KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI KEDEPUTIAN TATALAKSANA
Outline Latar Belakang Pertanyaan / Fokus Penelitian
Tujuan FGD Konsep Ketatalaksanaan (Desk Study) Review Kebijakan Temuan Kajian Sebelumnya
Diskusi
#1 Latar Belakang Kelembagaan
Fokus Tujuan FGD Desk Study
Aparatur
Review Temuan Diskusi
Ketatalaksanaan
SDM
#2 Latar Belakang
Fokus Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi
• Pemahaman terhadap dimensi ketataksanaan relatif cukup bervariasi • Ketatalaksanaan sering diartikan sebagai rangkaian kegiatan koordinasi dan standardisasi penyelenggaraan fungsi fungsi organisasi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan
#3 Latar Belakang
Fokus Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi
• Ketatalaksanaan berperan dalam mengintegrasikan mengharmonisasikan dan menstandardisasikan pelaksanaan tugas dan fungsi yang dijalankan baik oleh para aparatur maupun unit unit kerja dalam suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien
#4 Latar Belakang
Fokus Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi
• Dalam prakteknya, baik dari segi organisasi yang membidangi ketatalaksanaan maupun cakupan atau lingkup urusan menunjukkan adanya variasi, baik antar instansi pemerintah pusat, antar instansi pemerintah daerah, maupun antara instansi pemerintah pusat dan daerah • kebijakan-kebijakan terkait dengan ketatalaksanaan dinilai masih relatif terbatas dan selama ini lebih dikenal hanya terfokus antara lain pada prosedur (standard operating procedures – SOPs dan ketatausahaan (tata naskah).
#5 Latar Belakang
Fokus Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi
• Ketatalaksanaan diartikan secara sempit sebagai ketatausahaan ; • Sebagian besar peraturan, tidak dirumuskan sanksi, jika peraturan tersebut dilanggar; • Hampir semua kebijakan Menpan tidak sesuai dengan UU No.10 Tahun 2004, khususnya pada Bagian Penomoran dan Bagian Menetapkan; • Format Surat Keputusan Bersama (SKB) Menteri yang banyak dijumpai pada jenis kebijakan beschikking, tidak diakui lagi eksistensinya dalam sistem kebijakan yang berlaku berdasarkan UU No.10 Tahun 2004;
Fokus Penelitian Latar Belakang
Fokus
Tujuan FGD Desk Study Review Temuan Diskusi
• Bagaimana pengertian, ruang lingkup, dan tugas fungsi unit ketatalaksanaan? • Bagaimana penyelenggaraan atau pelaksanaan ketatalaksanaan yang meliputi ruang lingkup, dasar hukum dan permasalahan yang dihadapi ? • Bagaimana hubungan kerja antara unit ketatalaksanaan dengan unit internal maupun eksternal? • Bagaimana pemikiran atau masukan konsep ketatalaksanaan • Bagaimana pemikiran atau masukan tentang hal-hal atau urusan yang termasuk dalam ketatalaksanaan
Tujuan FGD Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study Review Temuan Diskusi
• Menggali pemahaman mengenai ketatalaksanaan • Menggali informasi tentang praktek dan kebijakan ketatalaksanaan di masing-masing lembaga • Menggali pemikiran yang perlu di atur ke depan (praktek dan kebijakan) • Merumuskan dan memahami bersama konsep/fungsi tatalaksana
OM & Ketatalaksanaan Latar Belakang Fokus
OM
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
Ketatalaksanaan
Definisi OM Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
• Organisasi dan Metode berhubungan dengan struktur organisasi, tata aliran dan tata cara dalam rangka pencapaian hasil-hasil yang lebih baik dan efisien (M.A. Abdel Hamid,Amalendu) • Organisasi dan Metode adalah fungsi administrasi negara yang berhubungan dengan perancangan dan penyempurnaan kesanggupan institusi pemerintah untuk merencanakan dan melaksanakan programprogram yang perlu secara efektif, efisien dan hemat (Ernest T. Spieckerman) • Organisasi dan Metode sebagai rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan efisiensi daripada segala sumber-sumber yang diperlukan bagi terlaksananya proses manajemen dengan setepattepatnya (F.X. Soedjadi)
Lingkup & Fungsi OM Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
• Merencanakan penyusunan dan penyempurnaan struktur dan pola pokok organisasi • Menyelesaikan policy, strategi, taktik dan program-program operasional dinamika organisasi • Penempatan karyawan • Menyusun dan menyempurnakan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja antara lain dengan mengadakan pembangunan rencana kerja dan arus kerja. • Pengumpulan, penyusunan, penyimpanan dan pemeliharaan data • Menerencanakan, pembuatan , penyempurnaan dan pengiriman formulir • Pembuatan buku pedoman kerja • Penyederhaaan kerja
Administrasi Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
• Administrasi diartikan sebagai proses kerjasama dua orang atau lebih yang dilakukan secara rasional untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya • Administrasi memiliki tiga unsur utama yaitu personil, proses dan struktur • Pengertian proses disini adalah pengelolaan atau tatacara pelaksanaan kerjasama secara efektif dan efisien • pengelolaan organisasi atau yang sering disebut dengan manajemen yaitu proses perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pemanfaatan kegiatan dan sumber daya organisasi dalam rangka mencapai tujuan tertentu (prajudi, 124).
Ketatalaksanaan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
• Secara umum ketatalaksanaan selama ini dipahami sebagai sisi dinamis atau proses dari dan dalam • Sering diartikan sebagai rangkaian kegiatan koordinasi dan standardisasi penyelenggaraan fungsi-fungsi organisasi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan. • Berperan dalam mengintegrasikan, mengharmonisasikan dan menstandardisasikan pelaksanaan tugas dan fungsi yang dijalankan baik oleh para aparatur maupun unit unit kerja dalam suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien organisasi
Ketatalaksanaan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
• Menurut Waldo (1949) ketatalaksanaan adalah cara melakukan kerjasama dalam rangka pelaksanaan tugas organisasi. • Ketatalaksanaan dibedakan menjadi institutional procedures yang terkait dengan pengelolaan hubungan internal dan working procedures yang mengatur hubungan eksternal organisasi . • Miftah Toha : kekatalaksanaan adalah metoda kerja , pendelegasian tugas dalam organisasi.
Ketatalaksanaan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
• Tatalaksana merupakan aturan yang mengatur bagaimana kompetensi tersebut digunakan, bagaimana tugas tugas djalankan, bagaimana kerjasama harus dilaksanakan, dsb • Ketatalaksanaan diibaratkan sebagai alat pengikat segala unsur dalam organisasi dan mendukung pencapaian tujuan organisasi • Jenis tatalaksana atau prosedur dibedakan menjadi dua. Pertama adalah prosedur/tatalaksana institusional. Jenis prosedur ini menyangkut pengaturan internal organisasi. Prosedur ini mengatur obyek seperi misalnya staff, urusan rumah tangga, pelayanan dan fungsi fungsi pendukung lainnya. Dengan kata lain, prosedur ini lebih menyangkut pelayanan internal organisasi.
Ketatalaksanaan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
• Jenis prosedur kedua, adalah working procedures atau prosedur kerja. Prosedur ini berhubungan dengan pengaturan mengenai bagaimana organisasi berhubungan dengan pelanggan eksternal, seperti tata cara konsultasi dengan publik, pemberian pelayanan kepada publik terkait dengan pertanyaan dasar dimana, bagaimana, kapan, untuk siapa (Waldo) • Tata laksana diartikan sebagai kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan system kerja, metode kerja, dan prosedur kerja, pembagian kerja, susunan/struktur, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. Miftah Toha (1990:47) • bahwa ketatalaksanaan dalam konteks perubahan paradigma pemerintahan dewasa ini mencakup tiga aspek yaitu aspek kebijakan, organisasi atau kelembagaan pemerintah itu sendiri, dan aspek operasional.
Ketatalaksanaan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Desk Study
Review Temuan Diskusi
• Tata laksana memuat tiga unsur utama, yaitu interdependensi, interrelasi dan interaksi organisasi (Atmosudirjo, 1999 : 109) • Tatalaksana diartikan sebagai aturan yang mengatur proses pelaksanaan tugas organisasi terkait dengan pengelolaan sumber daya organisasi (keuangan, manusia, sarana prasarana, dan kewenangan) maupun pemberian pelayanan kepada masyarakat
Review Kebijakan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD Desk Study
Review
Temuan Diskusi
• Permenpan No: PER/112/M.PAN/11/2005, cakupan kebijakan Menpan, khususnya terkait bidang tata laksana yaitu mencakup perumusan kebijakan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan di bidang Tata Laksana, yang dijabarkan lagi dalam berbagai tugas derivatif, sebagai berikut : • Tata laksana administrasi umum, meliputi : Administrasi kesekretariatan (keuangan dan perkantoran); Tata naskah dinas dan kearsipan; Sarana dan prasarana. • Tata laksana politik, hukum, keamanan, dan kesejahteraan rakyat, yang mencakup penyiapan pedoman, persetujuan, pemantauan, analisis, hubungan kerja, dan penyusunan laporan di bidang tata laksana politik, hukum, perekonomian, kesejahteraan rakyat, otomasi administrasi, dan korporatisasi (Unit Pelayanan Pemerintah Pusat dan Daerah).
Kepmenpan Ketatalaksanaan Latar Belakang Fokus
•
Tujuan FGD Desk Study
Review
Temuan Diskusi
•
•
•
Kepmen.PAN Nomor 25/KEP/M.PAN/4/2002 Tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara : mencakup kebijakan, nilai-nilai dasar budaya kerja, penerapan nilai-nilai dasar, dan sosialisasi. Kepmen.PAN Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 Tanggal 23 Januari 2003 Tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah : komunikasi cepat menerapkan teknologi informasi. Kepmen.PAN Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 Tanggal 10 Juli 2003 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik : berisi hakekat, asas, kelompok pelayanan, penyelenggaraan, dan penyusunan petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan publik. Kepmen.PAN Nomor 72/KEP/M.PAN/7/2003 Tanggal 24 Juli 2003 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Berisi jenis, penyusunan, tata persuratan dinas, penggunaan lambang, logo, cap dinas, perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas.
Pemahaman Ruang Lingkup Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Pemahaman yang lemah stakeholder terhadap kebijakan ketatalaksanaan disebabkan kekaburan ruang lingkup ketatalaksanaan. (Tabel 1: Intrepretasi yang bervariasi responden)
Desk Study Review
Temuan
Diskusi
25 20 15 10 5 0
Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Pendapat Responden tentang ketatalaksanaan dalam menunjang kelancaran tugas organisasi pemerintah
Desk Study Review
Temuan
Diskusi
0,5 47,5
52
Penting Sangat Penting Tidak Berpendapat
Peran Ketatalaksanaan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Mayoritas responden memandang bahwa ketatalaksanaan berperan penting dalam memperbaiki mutu pelayanan, memperbaiki kinerja pelaksanaan kebijakan, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi
Desk Study Review
Meningkatkan efisiensi dan… Perbaikan koordinasi
Temuan
Mendukung profesionalisme… Perbaikan produktivitas
Diskusi
Memperkuat akuntabilitas Perbaikan kinerja pelaksanaan… Mencegah korupsi, kolusi, dan… Memperbaiki mutu pelayanan 0
5
10
www.themegallery.com
15
20
25
30
Pemahaman Peran Menpan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD Desk Study Review
Mengakui peran Menpan
Temuan
Tidak tahu Kebijakan Menpan Ragu-ragu
Diskusi
Peran Menpan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD Desk Study
Penilaian responden terhadap peran Menpan dalam mengkoordinir perbaikan tatalaksana pelaksanaan kebijakan pemerintah
Review Kurang Temuan
Diskusi
Baik
Cukup
0
10
20
30
40
Produk Kebijakan Menpan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD Desk Study Review
Temuan
Diskusi
Produk Kebijakan MENPAN yang paling banyak : Jabatan fungsional, kedisiplinan pegawai dan hari libur/ cuti bersama, Tidak tahu Seragam Kebijakan pendukung pemberantasan korupsi Kearsipan Hari libur dan cuti bersama Pedoman tata naskah dinas Pedoman penataan organisasi Kehumasan Kedisiplinan pegawai Pedoman formulasi, implementasi, evaluasi kebijakan public Budaya kerja Akuntabilitas Pengawasan Pelayanan public Pengawasan internal pemerintah Pengaturan jabatan fungsional
0
5
10
15
20
25
Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD Desk Study Review
Temuan
Diskusi
Pemahaman Kebijakan Ketatalaksanan Sebagian besar responden menganggap bahwa kebijakan ketatalaksanaan adalah yang mengatur tentang 1. Jabatan fungsional 2. Pelayanan publik 3. Akuntabilitas 4. Pedoman Penataan Organisasi 5. Kinerja Pemerintahan
Sosialisasi Kebijakan Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Pendapat responden mengenai sosialiasi kebijakan ketatalaksaan oleh Menpan
Desk Study Review
12,5 Temuan
27,5 Baik
Diskusi
Kurang 60
Ragu-ragu
Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD
Aksesibilitas Informasi Kebijakan Pendapat responden tentang akses informasi kebijakan MENPAN
Desk Study Review
Temuan Mudah Diskusi
Sulit Tidak tahu
Latar Belakang
Perilaku Mengakses Website Menpan
Fokus
Tujuan FGD Desk Study
2,5
Review
10
47,5 Temuan
Tidak Pernah Jarang
40
Sering
Tidak tahu Diskusi
Lainnya Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD Desk Study Review
Temuan
Diskusi
• Bidang pengaturan hari kerja/libur : 82,5% responden menilai penerapan kebijakan tatalaksana hari kerja/libur sudah berjalan baik • Bidang pengelolaan informasi (ketatausahaan) 42,5% menyatakan bahwa kebijakan Menpan terkait dengan tata laksana pengelolaan data dan informasi (kearsipan, tata naskah dinas dsb) telah diterapkan di instansinya masing-masing dengan baik. Selebihnya menyatakan kurang baik • Bidang pengaturan kinerja : 40% menyatakan kebijakan sudah diterapkan, selebihnya merasa penerapannya kurang baik • Ketatalaksanaan sarana prasarana : 70% merasa sudah cukup baik/baik
Pointer Diskusi Latar Belakang Fokus
Tujuan FGD Desk Study Review Temuan
Diskusi
• Bagaimana pemahaman mengenai ketatalaksanaan • Bagaimana pemahaman mengenai ruang lingkup ketatalaksanaan • Pemahaman mengenai tugas dan fungsi unit ketatalaksanaan • Bagaimana praktek ketatalaksanaan selama ini • Bagaimana hubungan kerja unit ketatalaksanaan dengan unit-unit terkait • Permasalahan terkait penyelenggaraan ketatalaksanaan • Mengapa menggunakan istilah ketatalaksanaan • Dasar hukum atau rujukan • Harapan konsep tatalaksana ke depan seperti apa
Terima kasih
