PENATAAN TATALAKSANA DI INSTANSI PEMERINTAH Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi 2012
KRONOLOGI ORGANISASI
Tugas & Fungsi
Visi dan Misi
SDM
Struktur
Institusi / Lembaga
KRONOLOGI ORGANISASI • Visi adalah cara pandang jauh ke depan kemana organisasi harus dibawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. • Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang diinginkan oleh organisasi.
Visi dan Misi
• Misi adalah pernyataan yang menetapkan tujuan organisasi dan sasaran yang ingin dicapai. • Misi adalah sesuatu yang harus dilaksanakan oleh organisasi agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik.
KRONOLOGI ORGANISASI • Tugas dan Fungsi adalah terjemahan operasional dari visi dan misi • Bagaimana visi dan misi diwujudkan dalam bentuk aktifitas yang konkrit •Tugas dan Fungsi diterjemahkan dalam bentuk proses kerja •Kumpulan proses kerja yang saling terkait disebut sebagai tata laksana
Proses Kerja 1 Tugas A Proses Kerja 2
Proses Kerja 1 Tugas B Proses Kerja 2
Kerja Kerja Kerja
Kerja Kerja Kerja
Tugas dan Fungsi
O U T P U T
KRONOLOGI ORGANISASI • Tugas dan Fungsi yang identik kemudian dikelompokkan • Kelompok Tugas dan Fungsi yang identik ditempatkan dalam wadah yang sama yaitu struktur organisasi
Head Supporting Core Div. ABC
Div. DEF
Struktur
Div. GHI
• Karena semua tugas dan fungsi berasal dari visi dan misi yang sama, keterkaitan dan hubungan antar bagian / divisi dalam struktur organisasi harus terlihat jelas
KRONOLOGI ORGANISASI • Setiap bagian / divisi dalam struktur kemudian di isi oleh SDM dengan kompetensi yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang akan dijalankan
Div. ABC
• Tugas A • Tugas B
Div. DEF
• Tugas D • Tugas E
Div. GHI
• Tugas G • Tugas H
SDM
KRONOLOGI ORGANISASI Visi dan Misi
Tugas & Fungsi
Institusi / Lembaga
Struktur
SDM
PERSEPSI TERHADAP BIROKRASI INDONESIA elitis
inefisien
egois
otoriter gemuk inefektif
korup berbelit -belit
miskin kualitas
lamban
PERSOALAN UTAMA
Kompetensi SDM rendah
Proses Kerja tidak jelas
Struktur terlalu besar
PENDEKATAN LAMA Weberian: berfokus pada rasionalisasi birokrasi Pendekatan kelembagaan: mencari bentuk struktur yang paling efektif dan efisien Pendekatan SDM: merekrut SDM profesional sebanyak-banyaknya Kelemahan: tidak langsung mengenali sumber masalahnya
PENDEKATAN BARU Persoalan birokrasi ada di proses kerja Proses kerja yang ada tidak lagi sesuai dengan visi dan misi Penataan proses kerja dilakukan dengan menata tata laksana Struktur dan SDM akan mengacu kepada proses kerja Tata laksana yang baik akan menggambarkan kan fungsi yang tepat sehingga menghasilkan struktur yang tepat dan akan membutuhkan SDM yang tepat
PENDEKATAN BARU Reinventing Government: dipopulerkan oleh David Osborne dan Ted Gaebler RG mengadopsi Perekayasaan Tata laksana (Business Process Reengineering/BPR) BPR: Perubahan fundamental dan radikal BPR: Penataan institusi dilakukan dari proses awal kronolgi organisasi, yaitu visi dan misi BPR: Proses kunci dari penerapan BPR adalah membuat tata laksana yang baru sesuai dengan visi dan misi tersebut.
KENDALA BPR
Waktu yang dibutuhkan lama
Sulit diterapkan pada organisasi yang besar
Membutuhkan banyak biaya
PENATAAN TATA LAKSANA Tata laksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
Aktivitas adalah serangkaian tindakan sistematis dengan menggunakan alat kerja atau sarana kerja untuk menghasilkan bagian-bagian kelengkapan keluaran suatu tata laksana PermenPAN 12/2011
Pengguna adalah penerima keluaran yang dihasilkan suatu tata laksana sesuai dengan kebutuhannya
MENGAPA DILAKUKAN PENATAAN TATA LAKSANA?
DIKTUM PERTAMA PERATURAN MENTERI PAN DAN RB NOMOR 12 TAHUN 2011 TENTANG PEDOMAN PENATAAN TATALAKSANA
Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) digunakan untuk memberikan acuan bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk membangun dan menata tatalaksana (business process) dalam rangka memberikan dasar yang kuat bagi penyusunan standard operating procedures (SOP) yang lebih sederhana, efisien, efektif, produktif dan akuntabel.
TUJUAN PENATAAN TATALAKSANA Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan
Sebelum
S.E.R.A • Proses kerja yang rumit, disederhanakan (simplification)
S
• Proses kerja yang belum ada, diciptakan (reegineering)
E
R
• Proses kerja yang tidak perlu, dieliminasi (elimination)
A • Proses kerja yang ada diintegrasikan dengan teknologi (automation)
TUJUAN PENATAAN TATALAKSANA Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan
Sesudah
KERANGKA KERJA PTL Organisasi Job skills Struktur Reward Nilai-Nilai Organisasi
Proses – – – –
Teknologi – Penerapan teknologi – Arsitektur Sistem Informasi – Metode dan alat – Sistem Informasi Organisasi
Core business processes Nilai tambah Fokus pengguna Inovasi
ALTERNATIF PENDEKATAN Business Process Improvement (BPI): Penataan Tatalaksana dengan fokus kepada proses kerja yang bermasalah saja. BPI: Penataan menyesuaikan dengan struktur dan SDM yang sudah ada BPI: Perubahannya bertahap (inkremental), sehingga bisa dikerjakan secara berkelanjutan menyesuaikan dengan biaya yang ada BPI: Tidak menyentuh seluruh organisasi
ALTERNATIF PENDEKATAN Business Process Management (BPM): Gabungan dari prinsip-prinsip BPR+BPI + Infrasruktur teknologi BPM menggabungkan pendekatan prosessentris dan lintas-fungsional untuk meningkatkan cara organisasi mencapai tujuan mereka BPM adalah pendekatan penataan tatalaksana paling mutakhir, dengan menempatkan tata laksana (business process) sebagai pusat perhatian dalam mengelola organisasi
MANAJEMEN TATALAKSANA (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) Analisis Kebutuhan
Perancangan
Evaluasi
Implementasi
Pemberlakuan
Monitoring
PEMETAAN DAN ANALISIS TATALAKSANA Langkah-langkah: Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan fungsi organisasi); Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkan analisis kebutuhan; Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut; Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari tatalaksana tersebut; Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana; Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut; Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut; Tentukan pemilik (owner) tatalaksana tersebut; Lakukan pemodelan tatalaksana; Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)
LANGKAH-LANGKAH PEMETAAN DAN ANALISIS • Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan fungsi organisasi)
• bahwa setiap proses kerja harus dapat setidaknya membantu terwujudnya arahan strategis organisasi • arahan strategis organisasi adalah acuan proses kerja yang akan diperbaiki atau diciptakan
LANGKAH-LANGKAH PEMETAAN DAN ANALISIS • Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkan analisis kebutuhan • Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut • Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari tatalaksana tersebut
kenali proses kerja yang bermasalah (proses terlalu lama, output tidak sesuai harapan, dan sebagainya)
LANGKAH-LANGKAH PEMETAAN DAN ANALISIS • Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana • Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut • Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut • Tentukan pemilik (owner) tatalaksana tersebut IZIN Pemberian Layanan Penerbitan Izin
Menerima
Mengkaji
Unit Kerja A Surat Permohonan Dokumen lainnya
Mengeluarkan
LANGKAH-LANGKAH PEMETAAN DAN ANALISIS • Lakukan pemodelan tata laksana • Dari semua tahapan langkah analisis dan pemetaan,
pemodelan tata laksana adalah yang paling sering mengundang pertanyaan • Dalam PermenPAN 12/2011 tidak mewajibkan untuk menggunakan metode pemodelan tertentu • pemodelan tata laksana digunakan sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi, asal mudah dipahami. • pemodelan tata laksana dilakukan untuk menggambarkan proses kerja melalui simbol-simbol tertentu untuk aktifitas tertentu • dalam PermenPAN 12/2011 metode pemodelan tata laksana yang disarankan adalah metode Business Process Model and Notation (BPMN)
BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION
BPMN adalah notasi yang diciptakan oleh Object Management Group (OMG) yaitu gabungan perusahaan terkemuka di AS (diantaranya Hewlett-Packard, IBM, Sun Microsystems, Apple Computer, American Airlines dan Data General) untuk menyediakan suatu notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis, mulai dari bisnis analis yang membuat draft awal dari proses, para pengembang teknis yang bertanggung jawab untuk menerapkan teknologi yang akan melakukan proses-proses tersebut, hingga kepada orang-orang bisnis yang akan mengelola dan memantau proses mereka.
N O T A S I B P M N
CONTOH PENERAPAN BPMN
LANGKAH-LANGKAH PEMETAAN DAN ANALISIS
• Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)
PERBAIKAN TATA LAKSANA Langkah-langkah: 1. Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari tata laksana 2. Pahami kebijakan atau peraturan yang mengatur tata laksana 3. Identifikasi perbaikan tata laksana yang diusulkan, melalui: Penyederhanaan proses (streamlining/simplification – S) b) Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination –E) c) Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering –R) d) Pengotomatisasian proses (automation – A) a)
4. 5.
Perbaiki model tatalaksana sesuai dengan perbaikan yang telah dilakukan Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)
PENENTUAN STANDAR TATA LAKSANA Dilakukan melalui: Focused Group Discussion (FGD) dengan melibatkan sekurang-kurangnya penanggungjawab operasionalisasi proses yang terkait dengan pelaksanaan tugasnya; Masukan dari pengguna langsung tata laksana dan/atau survei kepuasan pengguna atas pemberian layanan tatalaksana; dan Benchmark dengan K/L dan Pemda yang telah menetapkan standar untuk tata laksana yang sama atau sejenis
HARAPAN KE DEPAN • Dengan melakukan Penataan Tata laksana diharapkan:
Pelayanan yang optimal Terciptanya birokrat profesional
Masyarakat sejahtera
SEKIAN TERIMA KASIH
Ambar Sartomo Asisten Deputi Tata Hubungan Penyelenggaraan Pemerintahan Deputi Bidang Tata Laksana
[email protected]
