PERANCANGAN PROGRAM APLIKASI SISTEM ASET PADA UNIVERSITAS BUNG HATTA (APLIKASI FKIP) Resti Ridyawati1, Eddy Soesilo1, Rini Widyastuti2 1 Jurusan Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan E-mail :
[email protected] Abstract Bung Hatta University is the largest private university in West Sumatra. One of the faculty is FKIP, the number of students approximately 2,000 people and has seven study programs or majors. Since the number of students, the course is supported by a number of devices / equipment (assets). Until now there was a recording system manually. Consequently takes a long time to be able to know the existing equipment. With the manual system, can not know the condition of either the inventory or not, how long it will use, whether it has been taken care, so that the data can not be obtained quickly and accurately. In order to know the list of inventory items or assets quickly and detail it needs to make an application program that can speed up the process of goods or asset inventory information in Guidance and Counseling. Designing an application program using Visual Basic 6.0 and MySQL 5.0.21. So using this application program, the user / users can find or get information assets / goods in FKIP quickly and accurately. Key words: Asset information system, VisualBasic6.0 PENDAHULUAN Ilmu pengetahuan dan teknologi
yang dalam hal ini mempunyai suatu tujuan
yaitu
untuk
menghasilkan
saat ini berkembang dengan pesat. Hal ini
mahasiswa-mahasiswa yang berkualitas.
menyebabkan informasi yang cepat dan
Untuk mencapai tujuannya itu, Universitas
akurat menjadi sumber daya yang sangat
Bung Hatta (UBH) Padang harus juga
penting. Maka dari itu komputer sebagai
memperhatikan tujuan dari subsistem yang
perangkat pengolah data dan informasi
ada di dalamnya, yang nantinya akan
memegang peranan penting. Diakibatkan
saling terkait.
karena banyaknya dan beraneka ragamnya
Universitas Bung Hatta memiliki
data yang harus diolah dan disajikan dalam
beberapa fakultas yang berada di dalamnya
bentuk informasi. Sehingga penanganan
dan tentu memiliki banyak mahasiswa
sistem yang handal sangat dibutuhkan
yang sedang melaksanakan pendidikan
untuk menyelesaikan masalah tersebut.
mereka. Karena banyaknya mahasiswa
Universitas Bung Hatta Padang
maka diperlukan sebuah sistem yang
merupakan salah satu Perguruan Tinggi
didukung oleh perangkat dalam mengolah
swasta yang cukup besar di Sumatera Barat
suatu data yang berkenaan dengan fasilitas
yang digunakan oleh mahasiswa. Jadi
mesin. Pengolahan data (data processing)
Universitas
memerlukan
adalah manipulasi dari data ke dalam
perancangan program aplikasi inventaris
bentuk yang lebih berguna dan lebih
barang (aset). Karena pengolahan datanya
berarti, berupa suatu informasi.
Bung
Hatta
masih diinputkan secara manual. Dalam merancang program aplikasi aset tersebut
Siklus Pengolahan Data Suatu
penulis menggunakan MySQL 5.0.21 dan
proses
pengolahan
data
Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0
terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut
pada Universitas Bung Hatta.
dengan siklus pengolahan data (data
Dengan membuat suatu sistem yang berbasis data, diharapkan akan dapat menggunakan
data
barang
yang
processing cycle), yaitu input, processing dan output (Hartono, 1999). INPUT
PROCESSING
OUTPUT
dibutuhkan pada periode tertentu untuk kegiatan-kegiatan penting di lingkungan
Gambar 1. Gambar Siklus Pengolahan Data
Universitas Bung Hatta seperti (properti Tiga
tahap
pengolahan
data
ruang yang dibutuhkan pada waktu ujian baik formatif manupun sumatif, laporan properti ruang jurusan untuk kepentingan akreditasi). Apabila program aplikasi aset berjalan
baik,
maka
akan
sangat
mempengaruhi tujuan dari Universitas
dikembangkan
dari
siklus
tersebut
dapat
lanjut.
Siklus
lebih
pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga atau lebih tahapan lagi, yaitu origination, storage dan distribution. Origination.
Bung Hatta Padang.
dasar
Tahap
ini
berhubungan
dengan proses dari pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan
Konsep Pengolahan Data Konsep
pengolahan
data
yang
(recording) data ke dokumen dasar.
terdiri dari pengertian pengolahan data,
Input.
dan
Karena
memasukkan data ke dalam komputer
siklus
lewat alat input (input device). Tahapan ini
siklus
definisi
pengolahan
pengolahan
data
data. dan
pengolahan data merupakan konsep dasar
Tahap
ini
merupakan
meliputi kegiatan :
dari manipulasi data ke dalam bentuk yang
a. Collecting
lebih berguna yaitu berupa informasi.
b. Veryfing
Data adalah suatu penggambaran
proses
c. Encoding
fakta, pengertian instruksi yang dapat
Processing. Tahap ini merupakan proses
disampaikan dan diolah oleh manusia atau
pengolahan
dari
data
yang
sudah 2
O
dimasukkan yang dilakukan oleh alat
bagian
pemroses (processing device), yang dapat
hubungan dan saling ketergantungan satu
berupa
sama lainnya untuk mencapai tujuan
proses
membandingkan,
menghitung, mengklasifikasikan,
–
bagian
yang
mempunyai
tertentu.
mengurutkan, mengendalikan atau mencari
Banyak definisi tentang sistem
di storage.
yang dikemukakan oleh para ahli. Salah
Tahapan ini meliputi kegiatan :
satunya menurut (Abdul Kadir 2003:54)
a. Classifying
Sistem adalah sekumpulan elemen yang
b. Sorting
saling
c. Calculating
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
terkait
atau
terpadu
yang
d. Sumarizing Output. Tahap ini merupakan proses
Pengertian Sistem Informasi
menghasilkan output/keluaran dari hasil
Adapun beragam definisi sistem
pengolahan data ke alat output (output
informasi menurut para ahli. Abdul Kadir
device), yaitu berupa informasi. Tahapan
(2003:10), sistem informasi mencakup
ini meliputi kegiatan :
sejumlah komponen (manusia, komputer,
a. Storing
teknologi informasi, dan prosedur kerja),
b. Retrieving
ada sesuatu yang diproses (data menjadi
c. Communication
informasi),
d. Reproducing
mencapai suatu sasaran atau tujuan.
dan
dimaksudkan
untuk
Distribution. Tahap ini merupakan proses dari distribusi output kepada pihak yang
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
berhak dan membutuhkan informasi.
Proses
pengembangan
sistem
Storage. Tahap ini merupakan proses
melalui beberapa tahapan mulai dari sistem
perekaman hasil pengolahan ke simpanan
itu direncanakan sampai dengan sistem itu
luar (storage). Hasil dari pengolahan yang
diterapkan,
dioperasi
dan
disimpan di storage dapat dipergunakan
Tahapan
utama
siklus
sebagai
pengembangan sistem terdiri dari tahapan
bahan
input
untuk
proses
selanjutnya.
Sistem berasal dari kata Yunani yaitu “Systema” yang berarti kesatuan.
hidup
perencanaan sistem, analisa sistem, desain sistem,
Pengertian Sistem
dipelihara.
perawatan
implementasi sistem.
sistem, Siklus
dan hidup
pengembangan sistem dengan langkah utamanya, dapat dilihat pada Gambar 1 :
Yaitu suatu kesatuan atau keseluruhan dari
3
Siklus
manajemen
aset
mempertimbangkan semua pilihan dan strategi manajemen sebagai bagian dari aset masa pakai, dari perencanaan sampai penghapusan aset. Tujuan adalah untuk mencari biaya terendah dalam jangka panjang (bukan penghematan dalam jangka pendek) ketika membuat keputusan dalam aset manajemen.
Gambar 2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Gambar 3. Siklus Manajemen Aset
Perencanaan
Aset
aset
meliputi
Aset adalah sumber daya yang
konfirmasi
tentang
pelayanan
yang
mempunyai manfaat ekonomi masa datang
dibutuhkan
oleh
pelanggan
dan
yang cukup pasti atau diperoleh atau
memastikan bahwa aset yang diajukan
dikuasai/dikendalikan oleh suatu entitas
merupakan solusi yang paling efektif untuk
akibat transaksi atau kejadian masa lalu.
memenuhi kebutuhan pelanggan.
Aset
mempunyai
sifat
sebagai
Pengadaan
aset
merupakan
manfaat ekonomik dan bukan sebagai
peningkatan dari aset dimana pembiayaan
sumber
manfaat
dapat menjadi alasan yang diharapkan
ekonomik tidak membatasi bentuk atau
untuk menyediakan keuntungan diluar
jenis
tahun pembiayaan.
ekonomik
sumber
dimasukkan
karena
ekonomik
sebagai
aset.
yang Aset
dapat pada
Pengoperasian
aset
mempunyai
umumnya terbagi 2 yaitu aset tetap dan
fungsi yang berhubungan dengan kerja,
aset tidak berwujud.
pengendalian
aset
dan
biaya
yang
berhunbungan dengannya yang merupakan
4
yang
data, yang memungkinkan pengoperasian
pendek.
data dikerjakan dengan mudah secara
Penghapusan aset adalah pilihan ketika
otomatis. Keandalan suatu sistem database
sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi
(DBMS) dapat diketahui dari cara kerja
tidak ekonomis untuk di rawat atau
optimizer-nya dalam melakukan proses
direhabilitasi.
perintah-perintah SQL, yang dibuat oleh
komponen
penting
dinamis
atau
dalam
aset
berumur
user
maupun
aplikasinya.
Konsep MySQL MySQL adalah sebuah perangkat
program-program
Sebagai
database
server,
MySQL dapat dikatakan lebih unggul
lunak sistem manajemen basis data SQL
dibandingkan
database
server
lainnya
(bahasa Inggris: database management
dalam query data. Hal ini terbukti untuk
system) atau DBMS yang multithread,
query yang dilakukan oleh single user,
multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi
kecepatan query MySQL bisa sepuluh kali
di seluruh dunia. MySQL AB membuat
lebih cepat dari PostgreSQL dan lima kali
MySQL tersedia sebagai perangkat lunak
lebih cepat dibandingkan Interbase.
gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga
Konsep Dasar Database
menjual dibawah lisensi komersial untuk
Definisi database adalah kumpulan
kasus-kasus dimana penggunaannya tidak
data yang saling berhubungan (relasi).
cocok dengan penggunaan GPL.
Istilah tersebut biasa digunakan pada
MySQL
adalah
Relational
sistem-sistem
yang
Database Management System (RDBMS)
Dalam
yang didistribusikan secara gratis dibawah
diartikan sebagai gabungan dari elemen-
lisensi GPL (General Public License).
elemen
Dimana
terorganisir.
setiap
orang
bebas
untuk
pengertian
terkomputerisasi.
data
yang
umum,
database
berhubungan
dan
menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat
Tujuan Database
komersial. MySQL sebenarnya merupakan
Prinsip utama database adalah
turunan salah satu konsep utama dalam
pengaturan data dengan tujuan utama
database sejak lama, yaitu SQL (Structured
fleksibelitas
Query Language).
pengambilan data kembali. Adapun tujuan konsep
database
pengoperasian database, terutama untuk
berikut :
SQL
adalah
sebuah
dan
diantaranya
kecepatan
adalah
dalam
sebagai
pemilihan atau seleksi dan pemasukan
5
Efisiensi meliputi speed, space dan
menulis
accurancy.
mengambil dan menyimpan data, oleh
2.
Menangani data dalam jumlah besar.
karena itu data dalam satu database
3.
Kebersamaan pemakaian (Sharebility).
harus dibuat satu format sehingga
4.
Meniadakan
mudah dibuat program aplikasinya.
1.
duplikasi
dan 4.
inkonsistensi data.
program
untuk
Masalah keamanan (Security) : Tidak setiap
pemakai
diperbolehkan
Kriteria Database
aplikasi
sistem untuk
database mengakses
Ada beberapa ketentuan yang harus
semua data, misalnya data mengenai
diperhatikan pada pembuatan file database
gaji pegawai hanya boleh dibuka oleh
agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu
bagian
keuangan
database, yaitu :
sedang
bagian
1.
Redudansi dan inkonsistensi data :
diperkenankan untuk membukanya.
Penyimpanan data yang sama di
Keamanan
beberapa tempat disebut redundansi,
disesuaikan baik ditingkat database
hal ini menyebabkan pemborosan dan
atau aplikasinya.
menimbulkan inkonsistensi data (data
2.
Masalah
integritas
personalia,
gudang
tidak
diatur
dan
(Integrity)
:
tidak konsisten) karena bila terjadi
Database berisi file yang saling
perubahan terhadap data maka data
berhubungan, masalah utama adalah
harus dirubah di beberapa tempat, hal
bagaimana kaitan antar file tersebut
ini tentunya tidak efisien.
terjadi meski diketahui bahwa file A
Pengaksesan data : Data dalam basis
terkait dengan file B, namun secara
data harus siap diakses oleh siapa saja
teknis ada field yang mengaitkan
yang membutuhkan dan mempunyai
kedua file tersebut oleh karena itu
hak untuk mengaksesnya. Oleh karena
field kunci tidak dapat diabaikan
itu
dalam merancang suatu database.
perlu
dibuat
suatu
program
pengelolaan atau suatu aplikasi untuk
3.
5.
dapat
dan
6.
Multiple User : Salah satu alasan
mengakses data yang dikenal sebagai
database
Database
nantinya data tersebut digunakan oleh
Management
System
dibangun
adalah
karena
(DBMS).
banyak orang, baik dalam waktu
Data terisolasi untuk standarisasi : Jika
berbeda maupun bersamaan sehingga
data tersebar dalam beberapa file
kebutuhan akan database handal yang
dalam bentuk format yang tidak sama,
mendukung banyak pemakai perlu
maka
dipertimbangkan.
akan
menyulitkan
dalam
6
7.
Data Independence (kebebasan data) :
untuk perubahan, pemeliharaan, dan
Pada aplikasi yang dibuat dengan
pengelolaan database.
bahasa pemrograman, apabila program
4.
Program aplikasi yang memudahkan
telah selesai dibuat dan ternyata terjadi
pengguna akhir untuk menggunakan
perubahan terhadap struktur file maka
data
program tersebut harus diubah, ini
informasi yang sesuai.
dan
mendapatkanya
sebagai
artinya program tersebut tidak bebas terhadap database yang ada. Berlainan
Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 adalah
dengan paket Database Management System (DBMS) apapun yang terjadi
suatu
pada struktur file, setiap kali hendak
digunakan
melihat data cukup dengan utility
Windows yang berbasis grafis (Graphical
LIST. Ini artinya perintah Database
User Interface – GUI). Visual Basic
Management System (DBMS) bebas
merupakan
terhadap
apapun
(pemrograman terkendali kejadian) artinya
perubahan terhadap database, semua
suatu program yang menunggu sampai
perintah akan stabil tanpa ada yang
adanya
perlu diubah.
event/kejadian
database
karena
bahasa
pemrograman
untuk
membuat
event-driven
respon
yang aplikasi
programming
dari
pemakai
berupa
tertentu
seperti
tombol
diklik, menu dipilih, dan lain sebagainya. Ketika
Komponen Utama Database Ada 4 komponen utama dalam
3.
dengan
kode
event
yang
(prosedur
Data, yang secara fisik menyimpan informasi-informasi.
2.
berhubungan
terdeteksi,
event) akan dijalankan.
database, yaitu: 1.
event
Analisa Dan Hasil System
Context Diagram adalah rancangan
(DBMS) yaitu perangkat lunak yang
yang menggambarkan sistem secara umum
mengelola database.
yang memperlihatkan batasan sistem, serta
Data Description Languages (DDL)
merupakan gambaran umum terhadap arus
dan Data Manipulation Languages
data informasi
(DML), yaitu bahasa basis data yang
lainnya. Context Diagram bisa dilihat pada
berfungsi untuk mendeskripsikan data
gambar 4 :
Database
Management
antara sistem dan entity
ke Database Management System (DBMS) dan juga memberi fasilitas
7
mendukung antara data satu dengan data lainnya.
Gambar 6. ERD
Gambar 4. Context Diagram
Data Flow Diagram merupakan alat pengembangan alur data dalam sistem secara terstruktur dan jelas, dapat dilihat pada gambar 3 : Gambar 7. Struktur Program
Bentuk hasil dari desain sistem yang telah
dibahas
sebelumnya
akan
digambarkan secara terperinci dibawah ini. Gambar 8. Login
Gambar 8. Form Login
Gambar 5. DFD Level 0
Entity
Relationship
Diagram
digunakan untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan persepsi adanya keterkaitan yang saling
8
Gambar 9. Menu utama
b.
Gambar 9. Menu Utama
Gambar 12. Form Input Data User
Menu utama terdiri dari 4 bagian : 1.
Menu Utama Master
Sub Menu input Data User
Menampilkan form input data user dimana data-data user yang akan menjadi admin
diinput
pada
form
kemudian
dimasukkan ke dalam database program.
2.
Menu Utama Permintaan
Gambar 10. Menu Utama Master
Pada menu master terdiri dari dua sub menu : a.
Sub Menu input Data Barang Gambar 13. Menu Utama Permintaan
Pada menu master terdiri dari dua sub menu : a.
Sub Menu input Permintaan Barang
Gambar 11. Form Input Data Barang
Pada sub menu ini menampilkan form input data barang dimana data-data barang yang ada dimasukkan pada database program.
Gambar 14. Form Input Permintaan Barang
Pada sub menu ini menampilkan form input permintaan barang dimana data-data 9
barang yang sudah ada bisa dipilih sesuai permintaan pada list data barang dan disimpan dalam database program. b.
Sub Menu Cari Data
Gambar 15. Form Cari Data Gambar 17. Laporan Data Barang
Menampilkan form cari data dimana
Sub
data-data yang sudah disimpan ke dalam database bisa dipanggil sesuai nama barang/aset atau fakultas/penempatan.
ini
berfungsi
untuk
mencetak laporan data barang/ aset pada Universitas Bung Hatta. b.
3.
menu
Laporan Data Permintaan
Menu Utama Laporan
Gambar 16. Menu Utama Laporan
Pada menu laporan ini terdiri dari dua sub menu : a.
Laporan Data Barang/ Aset
Gambar 18. Laporan Permintaan Barang
10
Sub
menu
ini
berfungsi
untuk
1.
Agar lebih aplikatifnya software ini
mencetak laporan data permintaan, jika
maka perlu dilengkapi dengan barcode
barang tersebut belum ada atau barang
scanner, karena pada sistem yang ada
dalam keadaan darurat untuk diganti.
sekarang hanya dirancang sebatas permintaan barang saja. Sebaiknya
4.
LogOut
dapat
Pada file ini terdapat sub menu exit.
selanjutnya.
Sub menu ini menjalankan perintah pada
2.
dilakukan
pendataan
Agar sistem ini bisa dimanfaatkan
visual basic 6.0 untuk keluar dari program
oleh seluruh fakultas maka harus
keseluruhan.
dilengkapi dengan server, agar bisa terhubung dengan kampus I, II, dan III.
KESIMPULAN Berdasarkan
perancangan
yang
3.
Agar tampilan laporan barangnya
telah dibuat, diperoleh kesimpulan sebagai
lebih sempurna lagi, maka diperlukan
berikut :
tampilan
1.
Dengan menggunakan sistem ini, jalur
dispesifikasikan
atau prosedural yang selama ini
barangnya,
berbelit-belit
tahun, nama barang, dan sebagainya.
bisa
disingkat
dan
tabel
yang
lebih
lagi
pembagian
misalkan
berdasarkan
menghemat waktu 2.
Dengan sistem ini, pihak manapun
DAFTAR PUSTAKA
bisa melihat kondisi aset Universitas Bung Hatta umumnya dan FKIP
3.
4.
Konsep
Dasar
Database.
[Online]
khususnya.
(http://library.binus.ac.id/eColls/eT
Dengan menggunakan Visual Basic
hesis/Bab2/2008-1-00282-SI
6.0, tampilan bisa dibuat sesederhana
2..pdf) diakses pada tanggal 22
mungkin.
April 2013.
Dengan
menggunakan
sistem
Bab
ini,
Bukhari, Fauzial. 2011. Konsep Dasar
pembuatan data aset dapat dilakukan
MySQL. [Online] (http://fauzial-
seketika.
bukhari.blogspot.com/2011/07/kon sep-dasar-mysql.html) diakses pada
Berdasarkan kesimpulan yang telah didapatkan maka disarankan beberapa hal sebagai berikut :
tanggal 22 April 2013. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi : Jakarta 11
Harianto, Kristanto.2003. Konsep dan Perancangan
Database.
Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisa Dan Desain Sistem
Informasi:
Terstruktur,
Teori
Pendekatan dan
Praktik
Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
12
