4
BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1
Pengumpulan Data
4.1.1 Penentuan Objek Penelitian PT REKABAJA MANDIRI memproduksi ratusan item produk yang berasal dari puluhan group produk. Mengingat begitu banyaknya item produk yang diproduksi oleh PT REKABAJA MANDIRI, maka dengan bimbingan dari Departemen
PPC, untuk tahap kedua ini Penulis diarahkan untuk
mengamati item produk TAIL GATE. Diharapkan dengan memilih item produk TAIL GATE,
dapat
membantu
PT
REKABAJA
MANDIRI
dalam
mengidentifikasi kemungkinan penggunaan tipe lot size selain dari yang saat ini dipergunakan oleh Seksi Production and Planning Control (Seksi PPC) dan membantu Penulis dalam menjalankan proses KP di PT REKABAJA MANDIRI. Setelah ditentukan objek untuk penelitian, Penulis memutuskan untuk menentukan objek penelitian dengan mengidentifikasi data permintaan keseluruhan item produk TAIL GATE.
42
Melalui fase identifikasi, Penulis mengetahui bahwa item product number yang memiliki tingkat permintaan tertinggi adalah Tail Gate Type TV 33. 4.1.2 Tai Gate Type TV 33 Tail Gate Type TV 33 adalah item produk Tail Gate yang memegang persentase terbesar dibandingkan dengan produk Tail Gate type lainnya. Tail Gate Type TV 33 diproduksi untuk memenuhi permintaan pelanggan untuk melengkapi kebutuhan komponen pembentuk Dum Truck. 4.1.3 Proses Produksi Proses produksi adalah proses pembentukan bahan mentah (row material) menjadi produk yang siap untuk di proses dan di rakit pada tahap berikutnya. Pada PT REKABAJA MANDIRI sendiri dalam proses produksi komponen mesin di kelompokan menjadi: 1. Tahap Desain Tahap pengggambaran desain disesuaikan oleh permintaan konsumen dengan kata lain konsumen memberikan desain yang telah dibuat menggunakan gambar teknik kemudian akan diperiksa untuk dibuat dengan sesuai permintaan yang telah di desain konsumen. 2. Tahap Verifikasi Gambar yang telah dibuat di periksa kembali berdasarkan kebutuhan produk melalui pemilihan material berdasarkan kegunaan produk serta fungsi lalu dibuat skema pengerjaan produk dan pemesanan material.
43
3. Tahap Proses Produksi Setelah skema pengerjaan mesin dan material diterima oleh departemen produksi, produk dibuat berdasarkan gambar serta melihat batas toleransi kesalahan sesuai dengan gambar. 4. Proses Finishing Setelah produk telah selesai dibuat, dikirim ke bagian finishing untuk proses penghalusan,dan perataan permukaan dengan mesin grinding. 5. Proses Quality Control Proses ini meliputi pengecekan produk yang telah dibuat dengan gambar teknik menggunakan alat ukur carl zeiss. 4.1.4 Data Permintaan Tail Gate Type TV 33 Untuk melakukan penelitian ini Penulis membutuhkan data terkait dengan jumlah permintaan Tail Gate Type TV 33. Data permintaan ini akan dibutuhkan Penulis untuk mengolah data untuk permintaan periode januari – Desember 2011. Data hasil permintaan ini selanjutnya akan dipakai untuk menerapkan metode persediaan Lot for Lot (LFL), Fixed Period Requirement (FPR) dan ), Fixed Order Quantity (POQ). Ketiga metode ini merupakan bagian dari analisa penerapan Material Requirement Planning (MRP I) di PT REKABAJA MANDIRI. Berikut data permintaan Tail Gate Type TV 33 dari bulan Januari sampai dengan bulan Desember 2011.
44
Tabel 4.1 Permintaan Tail Gate Type TV 33 (Periode Januari – Desember 2011) Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Total Permintaan Rata-Rata
Data Permintaan 6 5 7 5 6 7 8 7 9 6 8 8 82 6
4.1.5 Lead Time, Safety Stock, dan Project On Hand Tail Gate Type TV 33 dan Komponen Penyusunnya Di dalam pembuatan Master Production Schedule (MPS), terdapat kolom–kolom penting yang harus diisi. Kolom ini antara lain adalah nett requirement, safety stock, dan project on hand Tail Gate Type TV 33. Pengisian kolom ini membutuhkan keterangan pelengkap berupa Lead time produk utama dan komponen penyusunnya serta kuantitas safety stock dan project on hand dari independent product. Berikut rangkuman data mengenai lead time, kuantitas safety stock dan project on hand produk utama dan komponen penyusunnya.
45
Tabel 4.2 Lead Time, Safety Stock, dan Project On Hand Tail Gate Type TV 33 dan Komponen Penyusunnya No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 16
Level 0 1 1 1 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Component Quantity Unit / Measure Lead Time (month) Tail Gate Type TV 33 20 Pcs 1 Tail Gate 20 Pcs 1 Label (barcode) 2 Pcs 3 Bungkus (pack) 1 Pcs 2 Lock 1 Pcs 2 Side 2 Pcs 2 Plate 1 Pcs 2 LRC 2 Pcs 2 LRH 1 Pcs 1 PB 1 Pcs 1 Link 2 Pcs 1 Clip 6 Pcs 1 Roat 1 Pcs 1 Screw 7 Pcs 3 Bushig 1 Pcs 1 TLB 1 Pcs 2 Steel 2 Pcs 2
Safety Stok : 2 Unit On Hand
: 10 Unit
Bardasarkan data pada tabel di atas, dapat diketahui bahwa Tail Gate Type TV 33 untuk komponen penyusunnya tidak memiliki safety stock dan project on hand. 4.1.6 Alur Perintah Produksi Tail Gate Type TV 33 Setelah mengetahui keterangan mengenai produk yang akan dijadikan penelitian, Penulis mulai melakukan pengumpulan data permintaan Tail Gate Type TV 33 ke Departemen Production and Planning Control-PPC. Di Departemen tersebut Penulis mendapat keterangan mengenai tahapan – tahapan dalam penurunan surat kerja untuk memproduksi Tail Gate Type TV 33.
46
Permintaan yang diajukan oleh pelanggan pertama – tama jatuh ke bagian Departemen Marketing. Di Departemen Marketing ini surat perintah tentang data permintaan yang muncul diolah dan dimasukan ke database selama kurang lebih lima hari. Kemudian Departemen Marketing ini menurunkan surat perintah untuk memproduksi Tail Gate Type TV 33 ke Departemen Production. Departemen
Production
kemudian
mengolah
surat
permohonan
permintaan untuk memproduksi Tail Gate Type TV 33. Salah satu pengolahan yang dilakukan oleh Departemen Production adalah mencocokkan data Tail Gate Type TV 33 yang berada di gudang dengan jumlah kebutuhan yang dipesan. Hal ini dilakukan oleh Departemen Production untuk menanggulangi terjadinya over inventory. Setelah selesai diolah, Departemen Production akan menurunkan surat perintah Master Production Schedule-MPS kepada Departemen Production Planning and Inventory Control-PPIC. Departemen PPIC akan membagi jumlah kuantitas Tail Gate Type TV 33 kedalam tiga periode waktu. Tiga periode ini adalah Monthly Production Schedule (MPS), Weekly Production Schedule (WPS), dan Daily Production Control (DPS). Jadwal produksi ini dirancang untuk mempermudah pembagian target produksi Tail Gate Type TV 33 agar merata hampir di setiap harinya. Kemudian Departemen PPIC akan menurunkan DPS ke Production Planner Center. Production Planner Center akan membuat Sasaran per Shift (SPS). Sasaran per shift merupakan target produksi yang dibebankan dengan hampir merata di tiga shift kerja. Setiap shift kerja bekerja selama delapan jam dengan
47
jumlah pekerja kurang lebih sebanyak 18 orang. Di PT. REKABAJA MANDIRI para pekerja pabrik ini disebut dengan Tim Member. Marketing
Production
PPIC
(Surat Permohonan Produksi)
(Master Production Schedule-MPS)
(Monthly, Weekly & Daily Production Schedule)
PPC (Sasaran Per Shift SPS)
Diagram 4.1Urutan Perintah Produksi Tail Gate Type TV 33 4.1.7 Data Penunjang Data penunjang merupakan data – data selain yang akan diperlukan oleh Penulis untuk penelitian penerapan Material Requirement Planning. Data penunjang ini antara lain adalah mengenai struktur organisasi perusahaan dan profil perusahaan. Data – data ini yang diperlukan Penulis untuk melengkapi penyusunan Laporan Kerja Praktek. Data penunjang ini didapatkan dengan cara observasi langsung ke departemen terkait dan melakukan penggalian informasi dengan pihak yang bersangkutan.
48
4.2
Pengolahan Data
4.2.1 Data Permintaan Tail Gate Tipe TV 33 Data permintaan Tail Gate Type TV 33 selama rentang bulan Januari sampai dengan Desember 2011 adalah sebagai berikut : Tabel 4.3 Permintaan Produk Tail Gate tipe TV 33 (Periode Januari – Desember 2011) Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Total Permintaan Rata-Rata
Data Permintaan 6 5 7 5 6 7 8 7 9 6 8 8 82 6
Data permintaan tersebut akan dipergunakan oleh Penulis untuk mengolah persediaan bahan baku Tail Gate tipe TV 33. Dari data tersebut di atas, Penulis merefleksikannya dalam bentuk grafik. Hal in dilakukan untuk mempermudah Penulis dalam melihat pola data permintaan Tail Gate type TV 33.
49
Grafik 4.1 Permintaan Tail Gate Type TV 33 Periode Januari – Desember 2011 Secara garis besar grafik diatas menunjukan terjadinya Kenaikan dan penurunan permintaan. Walau tidak memperlihatkan terjadinya penurunan atau peningkatan secara konstan di waktu – waktu tertentu, namun data permintaan tetap berfluktuasi seperti pola musiman dan siklikal. 4.2.2 Pembuatan Bill of Material (BOM) Bill of Material (BOM) adalah struktur yang dibuat berdasarkan level kebutuhan suatu bahan baku menurut kebutuhan level parentnya. Pembuatan BOM ini menggunakan aplikasi Smart Art – Hierarchy yang terdapat di dalam perangkat lunak Ms. Excel. Penggunaan aplikasi ini didasari agar Penulis dapat lebih jelas membedakan keberadaan antara produk dan anggota komponen menurut levelnya masing - masing. Karena dengan menggunakan aplikasi Smart Art – Hierarchy pengaturan warna dapat diatur sesuai dengan keinginan user. Sehingga secara otomatis apabila level bertambah, warna juga akan berubah pada level yang berbeda.
Berikut merupakan Bill of Material (BOM) untuk item
produk Tail Gate typ TV 33. 50
Gambar 4.1. Bill Of Material (BOM) Tail Gate TV 33 Berdasarkan bill of material (BOM) diatas, dapat ditarik beberapa point penting yaitu : 1. Item produk Tail Gate Type TV 33 memiliki empat level yaitu level 0 (nol) sampai dengan level 3 (tiga). 2. Item ID Tail Gate TV33 memiliki jumlah komponen penyusun terbanyak dibandingkan dengan item ID pada level yang sama atau berbeda yaitu dengan jumlah tiga komponen. 3. Pada level tiga terdapat Komponen yang
membutuhkan tipe
komponen penyusun yang sama. Namun kuantitas yang dibutuhkan pada komponen tersebut berbeda.
51
4. Total komponen penyusun item produk Tail Gate Type 33 dari level satu sampai dengan level empat adalah sebanyak dua puluh satu komponen 4.2.3 Lot for Lot (LFL) Teknik Lot for Lot (LFL) merupakan teknik pengukuran lot yang paling sering diaplikasikan oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan proses perhitungannya sederhana dan dianggap dapat meminimumkan biaya persediaan yang akan dikeluarkan. Dasar penggunaan teknik lot size Lot for Lot adalah karena tipe lot ini hanya memenuhi memproduksi sesuai dengan jumlah permintaan yang telah direncanakan dalam kurun periode tertentu. Kondisi tersebut tentu tidak akan menghasilkan sisa komponen atau material, yang pada akhirnya akan memboroskan biaya inventory perusahaan. Berikut dibawah ini merupakan contoh hasil perhitungan MRP I I pada level nol yakni independent product dari produk Tail Gate tipe TV 33. Untuk perhitungan level selengkapnya dapat dilihat di bagian lampiran I. Tabel 4.4 Perhitungan MRP I – LFL pada Level 0 item produk Tai Gate type TV33 Level 0 Lead Time 1 month On Hand 10 Safety Stock 2 Lot Size LFL Gross Requirement On Hand Net Requirement Plant Order Recipts Plant Order Realist
Tail Gate Type TV 33
-3
-2
-1 10
1 6 4
3
2 5 2 1 3 7
3 7 2 5 7 5
4 5 2 3 5 6
Time Period (month) 5 6 6 7 2 2 4 5 6 7 7 8
7 8 2 6 8 7
8 7 2 5 7 6
9 9 2 4 6 6
10 6 2 4 6 8
11 8 2 6 8 8
12 8 2 6 8
Total 82
71 11
Lampiran I – MRP I Produk Tail Gate type TV 33 dengan metode LFL) 4.2.4 Fixed Period Requirement (FPR) Dalam penerapan teknik FPR penentuan ukuran lot didasarkan pada periode waktu tertentu saja. Besarnya jumlah pemesanan didasarkan dengan cara
52
menjumlahkan kebutuhan bersih pada beberapa periode mendatang. Di dalam penerapan teknik Fixed Period Requirement (FPR) ini, selang waktu antar pemesanan dibuat secara tetap dengan penyesuaian pada ukuran lot pemesanan sesuai dengan kebutuhan bersihnya. Misalnya ditentukan periode pemesanan adalah setiap dua periode (ditentukan secara intuitif). Berikut di bawah ini merupakan acuan percobaan yang Penulis telah lakukan. Berikut dibawah ini merupakan contoh hasil perhitungan MRP I pada level nol yakni independent product dari item produk Tail Gate tipe TV 33. Untuk perhitungan level selengkapnya dapat dilihat di bagian lampiran II. Tabel 4.5 Perhitungan MRP I – FPR pada Level 0 item produk Tail Gate type TV 33 Level 0 Lead Time 1 Week On Hand 10 Safety Stock 2 Lot Size FPR Gross Requirement On Hand Net Requirement Plant Order Recipts Plant Order Realist
Tail Gate Type TV 33 Time Period (Week) -3
-2
-1
1 6
2 5
3 7
4 5
5 6
6 7
7 8
8 7
9 9
10 6
11 8
12 8
10
4
9
2
8
2
10
2
11
2
10
2
2
3
0
5
1 10 10
11 11
5
15 15
4
16 16
14
15
8 8
(Lampiran II – MRP I Produk Tail Gate type TV 33 dengan metode FPR) 4.2.5 Fixed Order Quantity (FOQ) Di dalam metode FOQ ukuran lot ditentukan secara subjektif menurut intuisi pengguna atau asumsi yang telah ditentukan. Tidak ada teknik pasti yang dikemukakan dalam penentuan ukuran lot yang akan dipakai. Kapasitas produksi selama lead time produksi dalam hal ini dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan besarnya lot. Sekali ukuran lot telah ditetapkan maka lot ini akan digunakan untuk seluruh periode selanjutnya dalam perencanaan. Dalam menentukan ukuran lot, Penulis melakukan beberapa kali percobaan trial and error dengan asumsi menggunakan kombinasi nilai safety stok, nilai minimum dan maksimum permintaan di delapan periode permintaan. Pemilihan 53
16
Total 82
6
14 14
13
74 6
nilai ini didasarkan bahwa dengan penggunaan nilai tersebut stok inventory dapat diminimumkan dan jumlah pemesanan tidak dilakukan tiap bulannya. Serta agar lebih terlihat jelas perbedaannya dengan aplikasi metode Fixed Order Quantity (POQ). Berikut di bawah ini : Tabel 4.6 Acuan Percobaan Penentuan Lot FOQ Percobaan
Kombinasi
Hasil (Unit)
Total 12x Pemesanan
Safety Stok
Total Kebutuhan On Hand 1 Thn
Percobaan I
2 x Nilai Minimal Permintaan
10
120
24
82
14
Percobaan II
2 x Nilai Median Permintaan
14
168
24
82
62
Percobaan III
2 x Nilai Rata -rata Permintaan
14
164
24
82
58
Percobaan IV
Nilai rata - rata permintaan
7
82
24
82
-24
Percobaan V
Nilai Median Permintaan + Safety Stok
9
108
24
82
2
Percobaan VI
Nilai Minimum Permintaan + Safety Stok
7
84
24
83
-23
(Lampiran III - Lima Percobaan Perbandingan Biaya Penyimpanan Dengan Ukuran Lot Yang Berbeda) Berikut dibawah ini adalah pengisian variabel item master perencanaan bahan baku Tail Gate Type TV 33 dengan metode lot sizing Fixed Order Quantity, yang merupakan contoh hasil perhitungan MRP I pada level nol yakni independent product dari item Tail Gate Type TV 33. Untuk perhitungan level selengkapnya dapat dilihat di bagian lampiran. Tabel 4.7 Perhitungan MRP I – FOQ pada Level 0 item produk Tail Gate Type TV 33 Level 0 Lead Time On Hand Safety Stock Lot Size
1 Week Minimum Order Multiplier Order 10 2 FOQ
-3
Gross Requirement On Hand Net Requirement Plant Order Recipts No. of Multiplier Order Plant Order Realist
9
Tail Gate Type TV 33
3 -2
-1 10
9
1
2
3
Time Period 4 5
6
7
8
9
10
11
12
Total
6
5
7
5
6
7
8
7
9
6
8
8
4
8
3
6 3 9
8 1 9
9
2
9
8 1 9
2 7 9
5 4 9
6 3 9
7 2 9
82 68 21 90
9
9
9
9
9
9
9
9
9 9
9
(Lampiran IV – MRP I E-RSPU Item Produk Tail Gate Type TV 33 dengan metode FOQ).
54
10
