PENGADILAN AGAMA MAGELANG

PENGADILAN AGAMA MAGELANG Standard Operating Procedures KESEKRETARIATAN UMUM PADA PENGADILAN AGAMA MAGELANG Nomor SOP Tanggal Ditetapkan

: W11-A8/Ist/OT.01.3/I/2014 : 02 Januari 2014

Revisi Tanggal Halaman

: : 1 dari 3 halaman

DESKRIPSI: Prosedur Pengelolaaan Surat Masuk dan Surat Keluar No. A.

Uraian Kegiatan Penerimaan Surat Masuk

1.

2.

3.

4.

5.

B.

Pengelolaan Surat Masuk

1.

2.

3.

C.

Penyelesaian Surat Masuk

1.

D.

Pengarsipan Surat Masuk Pengelolaan Surat Keluar

1.

E.

Unit/Pejabat Terkait Unit Pengolah menerima surat yang Unit Pengolah masuk dan memeriksa kebenaran surat, apakah tujuan surat tersebut sesuai dengan alamat kantor, apabila alamat surat tidak sesuai dengan alamat kantor, maka surat segera dikembalikan kepada pengirim surat; Membubuhkan paraf disertai nama, Unit Pengolah tanggal dan jam saat surat diterima pada Lembar Pengantar atau Buku Ekspedisi atau bentuk tanda terima lainnya sebagai bukti penerimaan surat; Melakukan sortir dan mengklasifikasikan Unit Pengolah surat ke dalam kelompok Surat Dinas atau Surat Pribadi; Mengatur dan menyusun surat ke dalam Unit Pengolah setiap kelompok alamat atau tujuan berdasarkan penanganan masing-masing; Menyampaikan semua surat yang telah Unit Pengolah disortir dan diteliti kepada pembuat kebijakan. Mencatat dalam Buku Agenda Surat Unit Pengolah Masuk dengan melampirkan lembar disposisi, kemudian mendistribusikannya kepada pembuat kebijakan; Pembuat kebijakan menerima dan Pembuat mempelajari isi surat, serta meneliti Kebijakan kelengkapan surat masuk yang diterima; Pembuat kebijakan menulis disposisi Pembuat kemana suart itu akan diarahkan dan Kebijakan membubuhkan paraf pada lembar disposisi kemudian disampaikan kembali kepada Unit Pengolah. Mempelajari sesuai dengan disposisi Unit Pengolah yang diberikan dan menindaklanjuti sesuai isi disposisi, kemudian membubuhkan paraf pada kartu kendali dan mencatat ke dalam Register Arsip. Surat yang diterima disimpan ke dalam Unit Pengolah lemari arsip sesuai dengan klasifikasinya. Melaksanakan isi disposisi dengan Unit Pengolah membuat konsep surat jawaban atau tindak lanjut, kemudian memintakan Nomor Surat Dinas kepada Unit Pengolah Surat Keluar baik dengan melampirkan 1 (satu) lembar copy surat tersebut; Uraian Pelayanan

1.

Waktu Penyelesaian 15 menit

5 menit

15 menit

15 menit

10 menit

15 menit

20 menit

15 menit

20 menit

5 menit 1 jam

Ket

No.

Uraian Kegiatan

Unit/Pejabat Terkait Surat Keluar diberi nomor surat Unit Pengolah berdasarkan urutan terakhir pada Buku Register Surat Keluar dan melakukan pencatatan pada Buku Register Surat Keluar pada kolom-kolom yang telah tersedia sesuai dengan isi surat; Surat diketahui, dipelajari dan diberi ralat Pejabat yang (jika perlu) oleh Kepala Unit Pengolah Berwenang dan pejabat yang berwenang. Hal ini dilakukan secara berjenjang sesuai Hierarki Jabatan; Apabila ada ralat maka surat tersebut Unit Pengolah dikembalikan kepada Unit Pengolah untuk diperbaiki; Apabila surat tersebut merupakan Pejabat yang kewenangan Wakil Panitera atau Wakil Berwenang, Sekretaris, maka Wakil Panitera atau Unit Pengolah Wakil Sekretaris dapat mebubuhkan tanda tangannya untuk selanjutnya dapat diperbanyak dan diberikan cap stempel; Apabila surat tersebut tidak dalam Unit Pengolah kewenangan Wakil Panitera atau Wakil Sekretaris, maka Wakil Panitera atau Wakil Sekretaris cukup membubuhkan parafnya pada tempat yang telah ditentukan dan kemudian diserahkan kembali kepada Petugas Unit Pengolah; Surat yang telah diparaf oleh pejabat Pejabat yang tersebut kemudian disampaikan kepada Berwenang Panitera/Sekretaris untuk diparaf atau ditandatangani dan diteruskan kepada pimpinan untuk diketahui dan ditandatangani; Surat dinas yang telah ditandatangani Unit Pengolah oleh pejabat yang berwenang, kemudian diperbanyak sesuai jumlah tujuan surat dan tembusannya, kemudian dibubuhi stempel kantor untuk diserahkan kepada Unit Pengelola Surat Keluar disertai 1 (satu) lembar pertinggal sebagai arsip, sedangkan aslinya disimpan oleh Unit Pengola. Apabila Surat Keluar memiliki lampiran lebih dari 5 (lima) lembar, maka cukup lembar pengantarnya yang dijadikan arsip; Uraian Pelayanan

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


10 menit

15 menit

5 menit

5 menit

5 menit

30 menit

Ket

No.

Uraian Kegiatan

Unit/Pejabat Terkait 9. Oleh Unit Pengolah Surat Keluar, arsip Unit Pengolah tersebut dicatatkan ke dalam Buku Register Arsip Surat Keluar dan disimpan ke dalam lemari arsip sesuai kode dan klasifikasi surat; 10.Kemudian surat-surat tersebut yang Unit Pengolah dikirimkan dimasukkan ke dalam amplop dinas dan diberikan alamat tujuan untuk selanjutnya dikirimkan melalui Kantor Pos/Ekspedisi sesuai tujuan surat dan tembusan-tembusannya. Uraian Pelayanan


30 menit

Selesai

Ketua Pengadilan Agama Magelang

Drs. H. MUSLIKIN, SH NIP. 19690817 199403 1 007

Ket





DESKRIPSI: Prosedur Pengelolaan Barang Persediaan No.

Uraian Kegiatan

A.

Opname Fisik

B.

Rekapitulasi Data Permintaan

C.

Pencairan Dana

D.

Pembelian Barang Rekapitulasi Data Pembelian

E.

F.

Pendistribusian

Unit/Pejabat Terkait 1. Melakukan Opname Fisik pada barang Pengelola persediaan yang masih tersedia; Persediaan 2. Rekapitulasi hasil Opname Fisik. 1. Menyerahkan blanko permintaan Pengelola barang persediaan ke setiap sub Persediaan bagian untuk diisi sesuai kebutuhan; 2. Mengumpulkan semua blanko permintaan barang persediaan dari setiap sub bagian; 3. Melakukan rekapitulasi atas permintaan barang persediaan dari setiap bagian. 1. Menyusun data permintaan barang Pengelola persediaan yang akan diajukan ke Persediaan, bendahara; KaurUmum, 2. Meminta paraf dari Wakil Sekretaris Wakil untuk diketahui; Sekretaris, 3. Mengajukan data permintaan barang Bendahara persediaan ke Bendahara untuk pencairan dana. Melakukan pembelian barang persediaan Pengelola setelah dana dicairkan oleh Bendahara. Persediaan 1. Melakukan pengecekan barang Pengelola persediaan yang sudah dibeli; Persediaan, 2. Melakukan rekapitulasi barang Operator persediaan yang sudah dibeli dan Aplikasi menyerahkan data pembelian barang Persediaan. persediaan kepada Pengelola Aplikasi Persediaan. 1. Memasukkan barang persediaan ke Pengelola dalam lemari barang persediaan; Persediaan, 2. Mempersiapkan barang persediaan Kaur Umum sesuai blanko permintaan setiap sub bagian sesuai keadaan riil barang persediaan; 3. Mempersiapkan Berita Acara Serah Terima Barang Persediaan; 4. Melakukan drop barang persediaan ke setiap sub bagian sesuai dengan blanko permintaan dan riil barang persediaan yang ada; 5. Meminta penanggung jawab sub bagian untuk menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang Persediaan ; Pengelola 6. Melakukan distribusi barang Persediaan Uraian Pelayanan


Bulanan

60 menit

Bulanan

30 menit

Bulanan

Ket

10 menit 60 menit

Bulanan

60 menit

Bulanan

5 menit

Harian

persediaan kepada pegawai yang 7. memerlukan; No.

Uraian Kegiatan

Unit/Pejabat Terkait 8. Melakukan pencatatan permintaan Pengelola pegawai pada Buku Permintaan. Persediaan Uraian Pelayanan


Selesai



Ket harian





DESKRIPSI: Prosedur Pengelolaan Aplikasi Persediaan No.

Uraian Kegiatan

Unit/Pejabat Terkait Mempersiapkan nota pembelian, Pengelola Adm. data persediaan, data opname fisik Keuangan, sebelumnya dan data pendukung Pengelola Adm . lainnya. Umum, Operator Aplikasi Persediaan Uraian Pelayanan

A.

Persiapan Data

B.

Proses Penginputan Data

C.

Pengiriman Data

D.

Pencetakan Laporan

1. Cetak Buku Persediaan; 2. Cetak Laporan Persediaan dan Rincian Laporan Persediaan; 3. Membuat Berita Acara Opname Fisik Barang Persediaan.

E.

Pelaporan

1. Pengiriman Back Up ke KPKNL; 2. Pengiriman Berita Acara Opname Fisik Barang Persediaan ke KORWIL SIMAKBMN.

1. Melakukan input data persediaan masuk (pembelian) barang persediaan; 2. Melakukan input data persediaan keluar (permintaan) barang persediaan; 3. Melakukan input data hasil opname fisik; 4. Back up data. Melakukan pengiriman data persediaan ke aplikasi SIMAK-BMN.


Ket

Operator Aplikasi Persediaan

60 menit

Bulanan

Operator Aplikasi Persediaan, Operator SIMAK-BMN Operator Aplikasi Persediaan, Pengelola Persediaan, Kuasa Pengguna Barang. Operator Aplikasi Persediaan, KPKNL, KORWIL SIMAK-BMN

5 menit

Semesteran

60 menit

Semesteran

30 menit

Semesteran

Selesai Ketua Pengadilan Agama Magelang






DESKRIPSI: Prosedur Pengelolaan Laporan BMN dan Rekonsiliasi No.

Uraian Kegiatan

A.

Persiapan Data

B.

Proses Penginputan Data

C.

Rekonsiliasi Data

D.

Pencetakan Laporan

E.

Pelaporan

Unit/Pejabat Terkait Mempersiapkan data berupa SPM, Pengelola Adm. SP2D, Data Pengahapusan, Nota Keuangan, Pembelian, Data Persediaan dan Pengelola Adm . data pendukung lainnya. Umum, Operator SIMAK-BMN Uraian Pelayanan

1. Melakukan input data sesuai transaksi; 2. Melakukan proses back up data SIMAK-BMN. 1. Melakukan Rekonsiliasi Internal antara SIMAK-BMN dengan SAKPA; 2. Cetak data Neraca BMN dan diserahkan kepada Operator SAKPA sebagai kelengkapan rekonsiliasi aplikasi SAKPA ke KPPN; 3. Pembuatan Berita Acara Rekonsiliasi Internal bulan berjalan; 4. Pembuatan Catatan Laporan BMN (CLBMN); 5. Rekonsiliasi ke KPPN.


Ket

Operator SIMAK-BMN

60 menit

Bulanan

Operator SIMAK-BMN, Operator SAKPA

15 menit

Bulanan

Operator SIMAK-BMN, Operator SAKPA, KPB

30 menit

Bulanan

60 menit

Bulanan

Operator SIMAK-BMN, KPKNL 1. Cetak Laporan BMN Operator Intrakomptable, SIMAK-BMN Ekstrakomptable dan gabungan Intrakomptable dan Ekstrakomptable; 2. Cetak Catatan Laporan BMN (CLBMN); 3. Mengarsip semua laporan dengan cara dijilid. Melakukan Pelaporan SIMAK-BMN Operator ke KORWIL SIMAK-BMN SIMAK-BMN

60 menit

Bulanan

60 menit

Semesteran

60 menit

Semesteran







DESKRIPSI: Prosedur Pengadministrasian Usul Penghapusan No. A.

Uraian Kegiatan Usul Pembentukan Panitia Penghapusan BMN

B.

Tugas Panitia Penghapusan BMN

C.

Pengajuan Berkas

Uraian Pelayanan

Unit/Pejabat Terkait Ketua PA, Ketua PTA

Ketua Pengadilan Agama mengajukan usul pembentukan Panitia Penghapusan Barang Milik Negara dengan melampirkan nama-nama panitia yang diusulkan kepada Ketua Pengadilan Tinggi Agama Semarang untuk ditetapkan. Setelah mendapatkan Surat Keputusan Panitia Pembentukan Panitia Penghapusan BMN, Penghapusan Panitia kemudian mulai bekerja, antara lain: BMN 1. Menginventarisir dan meneliti barang yang akan dihapus; 2. Menilai kondisi fisik barang yang akan dihapus; 3. Menetapkan perkiraan nilai limit terndah penjualan barang yang akan dihapus; 4. Membuat Berita Acara Penilaian/ Pemeriksaan; 5. Menyelesaikan kelengkapan administrasi usul penghapusan. Selanjutnya panitia mengajukan Berkas Usul Penghapusan tersebut kepada Panitera/Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang untuk dipelajari dengan Surat Pengantar yang ditandatangani oleh Ketua Pengadilan Agama, menyampaikan Usul Permohonan Pengahapusan BMN terhadap barang yang dimaksud, dikirimkan ke KPKNL/Kanwil DJKN sebagaimana kewenangannya sesuai nilai BMN yang akan dihapus dengan melampirkan : a. Untuk Penghapusan Peralatan Kantor, melampirkan : 1. Alasan/pertimbangan penghapusan BMN; 2. Surat Izin Penghapusan dari Eselon I atau sesuai dengan pelimpahan wewenang; 3. Surat Keputusan Pembentukan Panitia Penghapusan Barang Milik Negara; 4. Laporan Hasil Penelitian; 5. Berita Acara Penilaian/Pemeriksaan oleh Panitia Penghapusan Barang Milik Negara; 6. Kartu Inventaris Barang yang akan dihapus; 7. Laporan semester/saldo awal Barang Milik Negara (Daftar Inventaris Barang); 8. Foto-foto barang yang akan dihapus

Waktu Penyelesaian 3 hari

5 hari

Ket

(tampak depan, samping dan belakang);

No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan 9. Daftar BMN yang akan dihapus beserta Harga Limit dan Harga Taksiran yang nantinya diperuntukkan kepada KPKNL/Kanwil DJKN; 10.Surat Pernyataan Pertanggungjawaban Nilai Limit Penjualan BMN yang akan dihapus. b. Untuk Penghapusan Gedung dan Bangunan untuk dibangun kembali, melampirkan : 1. Alasan/pertimbangan penghapusan BMN; 2. Salinan DIPA tahun yang bersangkutan; 3. Surat Keputusan Pembentukan Panitia Penghapusan Barang Milik Negara; 4. Berita Acara Penelitian oleh Panitia Penghapusan Barang Milik Negara; 5. Laporan Hasil Pemeriksaan dan Penilaian Harga Taksiran Bangunan oleh Dinas Pekerjaan Umum setempat; 6. Kartu Inventaris Barang yang akan dihapus; 7. Laporan semester/saldo awal Barang Milik Negara (Daftar Inventaris Barang); 8. Foto-foto barang yang akan dihapus (tampak depan, samping dan belakang); 9. Daftar BMN yang akan dihapus beserta Harga Limit dan Harga Taksiran yang nantinya diperuntukkan kepada KPKNL/Kanwil DJKN; 10.Surat Pernyataan Pertanggungjawaban Nilai Limit Penjualan BMN yang akan dihapus. c. Untuk Penghapusan Kendaraan Bermotor, melampirkan : 1. Alasan/pertimbangan penghapusan BMN; 2. Surat Pernyataan dari Ketua bahwa adanya penghapusan tersebut tidak akan mengganggu penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi; 3. Surat Keputusan Pembentukan Panitia Penghapusan Barang Milik Negara; 4. Berita Acara Penelitian oleh Panitia Penghapusan Barang Milik Negara; 5. Surat Keterangan dari Dinas Perhubungan setempat; 6. Berita Acara Penilaian/Pemeriksaan kendaraan yang akan dihapus;

Unit/Pejabat Terkait

Waktu Penyelesaian

Ket

No.

Uraian Kegiatan

D.

Pembuatan Pengantar Rekomendasi

E.

Proses BUA

F.

Penghapusan

Uraian Pelayanan 7. Kartu Inventaris Barang yang akan dihapus; 8. Laporan semester/saldo awal Barang Milik Negara (Daftar Inventaris Barang Kendaraan Bermotor); 9. Foto kendaraan bermotor yang akan dihapus (tampak depan, samping dan belakang); 10.Salinan Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (STNK) dan Buku Pemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB); 11.Lampiran daftar BMN yang akan dihapus beserta Harga Limit dan Harga Taksiran yang nantinya diperuntukkan kepada KPKNL/DJKN; 12.Surat Pernyataan Pertanggungjawaban Nilai Limit Penjualan BMN yang akan dihapus. Setelah menerima Persetujuan Penghapusan dari KPKNL/Kanwil DJKN, Panitia membuat Pengantar Permohonan Rekomendasi yang ditandatangani oleh Ketua PTA kepada Kepala BUA MARI dengan melasmpirkan : a. Seluruh lampiran penghapusan; b. Lampiran Daftar BMN yang akan dihapus yang diperuntukkan kepada Kepala BUA MARI; c. Persetujuan Penghapusan dari KPKNL/Kanwil DJKN. Apabila berkas dianggap lengkap, Kepala BUA akan mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan. 1. Setelah SK diterbitkan, selanjutnya panitia mengajukan permohonan jadwal pelelangan kepada KPKNL; 2. Melaporkan hasil pelelangan penghapusan kepada pimpinan.

Unit/Pejabat Terkait

Waktu Penyelesaian

Panitia Penghapusan BMN

7 hari

BUA

60 hari

Panitia Penghapusan BMN

30 menit



Ket





DESKRIPSI: Prosedur Pemeliharaan Gedung dan Bangunan No. A.

B.

C.

Uraian Kegiatan Rancangan Pemeliharaan

Pemeliharaan Gedung dan Halaman

Penyelesaian Pemeliharaan

Uraian Pelayanan 1. Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung dan halaman kantor kepada pimpinan secara berjenjang; 2. Membuat Surat Undangan untuk mengikuti kualifikasi penunjukan langsung pemeliharaan gedung dan halaman kantor; 3. Melakukan negosiasi dengan rekanan dan melaporkan hasilnya kepada PPK 1. Membuat SK Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Pemeliharaan Gedung dan Halaman; 2. Membuat Surat Perjanjian Pekerjaan (Kontrak) dengan rekanan dan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK); 3. Melakukan pemeliharaan Gedung dan Halaman Kantor 1. Setelah pekerjaan pemeliharaan selesai dilakukan, maka diadakan pemeriksaan, penelitian dan penilaian atas pekerjaan pemeliharaan tersebut dan dibuat Berita Acara Pemeriksaan; 2. Apabila telah diselesaikan dengan baik maka diadakan serah terima pekerjaan dan membayar sesuai kontrak serta dibuat Berita Acara Pembayaran dan Tanda Bukti Pengeluaran;

Unit/Pejabat Terkait Kasubag Umum

Waktu Penyelesaian 1 minggu

Pejabat Pengadaan Barang/Jasa

1 hari

Pejabat Pengadaan Barang/Jasa Pejabat Pembuat Komitmen

1 hari 60 menit

Pejabat Pembuat Komitmen Rekanan (Pihak Kedua) Pejabat Pemeriksa

60 menit

Sesuai jangka waktu pelaksanaan 1 hari

Kuasa Pengguna Anggaran

1 hari

Selesai



Ket





DESKRIPSI: Prosedur Pemeliharaan Kendaraan Dinas No. A.

B.

Uraian Kegiatan Pemeliharaan Kendaraan Roda 4

Pemeliharaan Kendaraan Roda 2

Uraian Pelayanan 1. Melakukan perawatan kendaraan roda 4 secara rutin; 2. Mengganti oli secara berkala setelah mendapat persetujuan dari PPK; 3. Melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK; 4. Mencatat waktu perbaikan dan bagian-bagian yang diperbaiki; 5. Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa berlakunya; 6. Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan. 1. Melakukan perawatan kendaraan roda 2 secara rutin; 2. Mengganti oli secara berkala setelah mendapat persetujuan dari PPK; 3. Melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK; 4. Mencatat waktu perbaikan dan bagian-bagian yang diperbaiki; 5. Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa berlakunya; 6. Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan.

Unit/Pejabat Terkait Kaur Umum


Kaur Umum

90 menit

Kaur Umum

1 hari

Kaur Umum

10 menit

Kaur Umum

120 menit

Kaur Umum

15 menit

Pemakai

60 menit

Pemakai

90 menit

Pemakai

1 hari

Kaur Umum

10 menit

Pemakai

120 menit

Kaur Umum

15 menit

Selesai



Ket





DESKRIPSI: Prosedur Pemeliharaan Peralatan dan Mesin No. A.

B.

C.

Uraian Kegiatan Komputer dan Laptop

Meubelair

Mesin Fotocopy

Uraian Pelayanan 1. Mengontrol kondisi fisik komputer dan laptop; 2. Melakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK; 3. Mencatat nomor inventaris komputer dan laptop yang diperbaiki dan komponen-komponen yang diperbaiki; 4. Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan. 1. Menata meubelair pada masingmasing ruangan; 2. Melakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK; 3. Mencatat jenis-jenis meubelair yang telah diperbaiki beserta nomor inventarisnya; 4. Melaporkan hasil penataan dan perbaikan kepada Pimpinan. 1. Menunjuk petugas (operator) mesin fotocopy; 2. Petugas fotocopy melayani pegawai yang ingin fotocopy; 3. Melaporkan kepada Kasubag Umum apabila ada kerusakan; 4. Melakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK; 5. Mencatat komponen-komponen yang telah diperbaiki; 6. Melaporkan kepada pimpinan.

Unit/Pejabat Terkait Petugas IT


Petugas IT

1 hari

Petugas IT

15 menit

Petugas IT

15 menit

Petugas barang Inventaris Petugas barang Inventaris

60 menit

Petugas barang Inventaris

15 menit

Kaur Umum

15 menit

90 menit

Kaur Umum Petugas Fotocopy Petugas Fotocopy Petugas Fotocopy

Petugas Fotocopy Kaur Umum



Ket


: W11-A8/Ist /OT.01.3/I/2014 : 02 Januari 2014



DESKRIPSI: Prosedur Penujukan Pemegang Kendaraan Dinas No. A.

B.

C.

Uraian Kegiatan Pengajuan Permohonan

Penelaahan dan Pembuatan SK

Pengarsipan

Uraian Pelayanan Setelah acara pelantikan, maka pejabat yang baru dapat mengajukan Usul Penggunaan Kendaraan Dinas Operasional dengan melampirkan Surat Pernyataan, fotocopy SK Jabatan dan dan Berita Acara Serah Terima Jabatan kepada Kaur Umum selaku Unit Pengelola. 1. Menelaah Usul Penggunaan Kendaraan Dinas Operasional; 2. Membuatkan konsep SK Penggunaan Kendaraan Dinas Operasional yang baru dan disampaikan secara berjenjang sampai kepada Ketua atau Panitera/Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang; 3. KPB menyetujui dengan membubuhkan tanda tangan pada SK tersebut dan menyerahkan kembali kepada Unit Pengelola; 4. Membuat Berita Acara Serah Terima Kendaraan Dinas yang dimaksud dari pejabat yang lama kepada pejabat yang baru dengan disaksikan oleh pejabat lainnya yang sekurangkurangnya setara atau 1 tingkat dibawah jabatannya. Selanjutnya Unit Pemngelola memperbanyak SK dan Berita Acara Serah Terima tersebut untuk disampaikan kepada Pejabat yang baru dan 1 berkas pertinggal sebagai arsip.



Kaur Umum

60 menit

Kaur Umum

90 menit 1 hari

10 menit Kuasa Pengguna Barang

120 menit

Kaur Umum

15 menit

Kaur Umum

15 menit



Ket


No. A.

B.

Uraian Kegiatan Penunjukan Pengelola Perpustakaan

Peminjaman Buku Perpustaan

C.

Pengembalian Buku Perpustakaan

D.

Inventarisasi Buku Perpustakaan

: W11-A8/Ist/OT.01.3/I/2014 Revisi Tanggal : 02 Januari 2014 Halaman DESKRIPSI: Prosedur Pengelolaan Perpustakaan Kantor Uraian Pelayanan 1. Menunjuk petugas pengelola perpustakaan; 2. Mengisi Buku Induk Perpustakaan; 3. Menata buku di rak sesuai dengan klasifikasinya; 4. Menyampaikan kepada pimpinan, jika ada buku yang dibutuhkan namun belum ada di perpustakaan. 1. Membuat buku daftar peminjaman buku; 2. Mengisi formulir data peminjam; 3. Buku yang akan dipinjam dicatat pada Buku Peminjaman dengan membubuhkan stempel tanggal pengembalian pada lembar peminjaman buku dan meminta paraf peminjam pada Buku Peminjaman; 4. Buku yang dipinjam diserahkan kepada peminjam. 1. Buku yang telah dipinjam diserahkan kepada Pengelola Perpustakaan sesuai dengan tanggal pengembaliannya; 2. Peminjam member paraf pada buku Peminjaman sebagai bukti bahwa buku yang dipinjam telah dikembalikan; 3. Data peminjam dan buku yang dipinjam dicatat pada buku daftar peminjaman buku. 1. Berdasarkan disposisi pejabat yang berwenang, maka buku/majalah yang diterima dicatat pada Buku Induk dan Buku Pengklasifikasian; 2. Menentukan kode pengklasifikasian buku, lalu dibuat label dank ode buku serta diberi stempel pada buku tersebut, kemudian diletakkan pada rak yang sesuai dengan klaifikasinya.




Pengelola Perpustakaan

2 jam

Pengelola Perpustakaan Peminjam Pengelola Perpustakaan

30 menit

Pengelola Perpustakaan Pngelola Perpustakaan

5 menit

Pengelola Perpustakaan

10 menit 5 menit

15 menit

60 menit



Ket


: W11-A8/ 0069/OT.01.3/I/2014 : 02 Januari 2014



DESKRIPSI: Prosedur Penginventaris Barang Milik Negara No. A.

Uraian Kegiatan Inventarisasi Data BMN

B.

Pembuatan DIR dan KIB

C.

Penempelan Label pada BMN

D.

Opname Fisik

Uraian Pelayanan 1. Operator SIMAK-BMN menerima tanda bukti transaksi BMNdari bagian keuangan berupa SPM dan SP2D serta Berita Acara Serah Terima Barang dari Pejabat Pengadaan; 2. Operator SIMAK-BMN melakukan input data dari SPM dan SP2D ke dalam aplikasi SIMAK-BMN; 3. Data tersebut disimpan ke dalam aplikasi SIMAK-BMN; 1. Aplikasi SIMAK-BMN akan meminta data untuk menginput Daftar Inventaris Ruangan (DIR); 2. Aplikasi SIMAK-BMN secara otomatis membuat Daftar Inventaris Ruangan atau Kartu Identitas Brang; 3. Apabila yang diinput berupa Daftar Inventaris Ruangan maka selanjutnya SIMAK-BMN membuat labeling untuk BMN. 1. Setelah proses labeling selesai, label ditempel pada BMN tersebut; 2. KIB yang telah dicetak, SPM dan SP2D diarsipkan oleh Penginventaris BMN. 1. Penginventaris BMN melakukan opname fisik pada BMN yang ada; 2. Rekapitulasi hasil opname fisik; 3. Mengklasifikasi BMN sesuai kondisi yang ada; 4. Melakukan perbaikan BMN yang rusak setelah mendapat persetujuan PPK; 5. Untuk BMN yang rusak berat diusulkan untuk dihapuskan.

Unit/Pejabat Terkait Operator SIMAK-BMN


Operator SIMAK-BMN

30 menit

Operator SIMAK-BMN

30 menit

Operator SIMAK-BMN

60 menit

Operator SIMAK-BMN

60 menit



Ket


No. A.

B.

C.

D.




DESKRIPSI : Prosudur Pengelolaan Website Unit/Pejabat Waktu Uraian Pelayanan Terkait Penyelesaian Sehari sebelum 1. Unit kerja menyapkan materi Wasek/Wapan berupa data-data/laporan-laporan Operator TI waktu tayang yang yang akan dimuat dalam Website PA Magelang 2. Tim Pengelola TI & Websete meliputi/Mendokumentasikan kegiatan yang akan dipublikasikan kedalam websete dari masiangmasing sub Bagian’ 3. Admin melengkapi menu-menu sesuai dengan berita yang akan dipublikasikan. 30 menit 1. Wasek memeriksa materi terkait Wasek /Wapan bidang Kesekretariatan. Operator TI 2. Wapan Memeriksa materi terkait bidang keperkaraan. 3. Wasek /Wapan bertanggung jawab akan validnya materi dan mengkonsultasikan materi yang dimaksud kepada Pansek,Ketua atau pihak pihak yang berkopenten jika diperlukan. 30 menit 1. Mempublikasikan materi yang telah Wasek/Wapan diparaf oleh Wasek/Wapan melalui Operator TI Websete PA Magelang sesuai dengan menu yang telah disiapkan. 15 menit Memeriksa dan memastikan muatan Operator materi yang dipublikasikan walid dan Up to date

Ket




No. A.




DESKRIPSI : Prosudur Pengelolaan Barang dan Jasa Unit/Pejabat Waktu Uraian Pelayanan Terkait Penyelesaian 30 Menit 1. Menyusun Jadwal Kegiatan PPK/Wasek Pengadaan Barang /Jasa sesuai dengan menyerahkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk mendapat persetujuan. 2. Memeriksa Jadwal Kegiatan 15 Menit Pengadaan Barang / Jasa,jika setuju menandatatangani jadwal kegiatan Pengadaan Barang/Jasa jika tidak setuju mengembalikan kepada pejabat Pengadaan barang dan jasa 3. Menerima Jadwal Pengadaan Sesuai Jadwal Barang/Jasa yang telah disetujui oleh PPK untuk dilakukan Pengadaan barang /Jasa. 4. Memeriksa dan menerima Barang 30 Menit /Jasa disertai Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah Terima Barang. 5. Memriksa dan Menerima 30 Menit Barang/Jasa bila sesuai dengan Spesifikasi yang diminta/kontrak atau bila tidak sesuai dikembalikan ke Rekanan/Penyedia Barang/Jasa. 6. Menginput kedalam Aplikasi 30 Menit SIMAK BMN 7. Menyimpan Barang berdasarkan 30 Menit kebutuhan Ruangan. 8. Mengajuikan Bukti Pembayaran 1 Hari Barang/Jasa dari Rekanan disertai kwitansi,Faktur Barang, Surat Setor Pajak dan menyerahkan ke Kasaubag Keuangan untuk mendapatkan persetujuan. 3 hari 9. Memeriksa bukti Pembayaran jika disetujuai diajukan ke KPPN. 10. Menerima Bukti Pembayaran 30 Menit untuk diarsipkan ke dokumen

Ket



PENGADILAN AGAMA MAGELANG

Recommend Documents