PENGADILAN AGAMA PEKALONGAN Standard Operasional Prosedur (SOP) KEPEGAWAIAN Nomor SOP Tgl Ditetapkan
: :
W11-A9/580/0T.01.3/III/2012 9 Maret 2012
Revisi...Tgl. Halaman
: :
3 halaman
1. PROSEDUR PELAPORAN ABSEN/ DAFTAR HADIR PEGAWAI Penanggung Jawab
Waktu Penyelesaian
Output
Petugas daftar hadir menyiapkan blangko absen masuk, mengecek pegawai yang belum absen, menutup jam masuk sesuai aturan, menyiapkan blangko absen pulang 2. Mengecek dan merekap kehadiran pegawai harian
Kasubbag Kepegawaian
5 menit
Kasubbag Kepegawaian
25 menit
3.
Kasubbag Kepegawaian
120 menit
Daftar hadir dan daftar pulang pegawai Rekap hadir harian pegawai Rekap absent pegawai PA. Pekalongan
No
Uraian Kegiatan
1.
Mengecek dan merekap/ mengkonsep kehadiran pegawai selama sebulan, mengetik konsep rekap absen, mencetak hasil absen sidik jari, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 4. Mengarsipkan
Kasubbag Kepegawaian
2. PROSEDUR PELAPORAN PEMBUATAN SURAT DINAS ( Surat Tugas, surat dinas aktif, pasip No 1.
Uraian Kegiatan
1. Menerima surat masuk 2. Mempelajari surat masuk 3. Mengonsep surat keluar 4. Mengetik surat keluar 5. Memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan surat keluar 7. Mengirim surat keluar sesuai dg tujuan melalui Via Pos, Faximil, E-mail 8. Mengarsipkan surat masuk dan keluar sesuai dengan kode surat
Penanggung Jawab
Waktu Penyelesaian
Kasubbag Umum
05 menit 05 menit 10 menit 10 menit 10 menit 15 menit 10 menit
Output
Surat Dinas Luar
05 menit
3. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU ASKES No 1.
Uraian Kegiatan
1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu ASKES 2. Membantu memproses pembuatan kartu ASKES, 3. Mengantar berkas ke kantor ASKES 4. Mengambil kartu ASKES 5. Mengkopy kartu askes untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 6. Menyerahkan kartu ASKES kepada ybs.
1
Penanggung Jawab
Waktu Penyelesaian
Kasubbag Kepegawaian
30 menit 20 menit 50 menit 50 menit 05 menit 05 menit
Output
Kartu ASKES
4. PROSEDUR PEMBUATAN IMPASSING No 1.
Uraian Kegiatan
1. Mendata pegawai yang akan Impassing tahun 2011 2. Mengonsep Impassing sesu 3. Mengetik Impassing 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan Impassing 7. Menyerahkan kepada ybs 8.Menyerahkan kepada Sub. Bag. Keuangan 1 bendel 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan
Penanggung Jawab
Waktu Penyelesaian
Kasubbag Kepegawaian
30 menit
Output
Impassing Pegawai
200 menit 400 menit 60 menit 60 menit 30 menit 20 menit 05 menit 100 menit 30 menit
5. PROSEDUR PEMBUATAN KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB) No 1.
Uraian Kegiatan
1. Mendata pegawai yang akan KGB tahun 2011 2. Mengonsep KGB sesuai dg TMT KGB-nya. 3. Mengetik KGB 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 6. Menggandakan KGB 7. Menyerahkan kepada ybs 8. Menyerahkan kepada Sub.Bag. Keuangan 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan
Penanggung Jawab
Waktu Penyelesaian
Kasubbag Kepegawaian
15 menit
Output
KGB Pegawai
100 menit 180 menit 30 menit 15 menit 30 menit 15 menit 5 menit 100 menit 10 menit
6. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU PEGAWAI (KARPEG) No 1.
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Mendata pegawai yang belum memiliki KARPEG 2. Membantu memproses pembuatan KARPEG 3. Mengonsep Pengantar, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan 4. Mengantar berkas ke PTA 5. Mengambil KARPEG di PTA 6. Mengcopy KARPEG untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 7. Menyerahkan KARPEG
Kasubbag Kepegawaian
Waktu Penyelesaian
15 menit
Output
Karpeg
60 menit 15 menit 60 menit 45 menit 15 menit 10 menit
7. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ISTRI, KARTU SUAMI (KARIS, KARSU) No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Menerima surat permohonan KARIS/ KARSU 2. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu Suami/ Istri 3. Membantu memproses pembuatan KARIS/KARSU 4. Mengonsep pengantar, meminta paraf dan tanda tangan pimpinan
2
Kasubbag Kepegawaian
Waktu Penyelesaian
15 menit 60 menit 60 menit 15 menit
Output
KARIS, KARSU
5. Mengantar berkas ke PTA Yogyakarta 6. Mengambil kartu KARIS/KARSU 7. Mengcopy KARIS/KARSU untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 8. Menyerahkan KARIS/KARSU kepada ybs
60 menit 45 menit 10 menit 10 menit
8. PROSEDUR PEMBUATAN CUTI No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Menerima permohonan Cuti 2. Mendata pegawai yang sudah maupun yang belum mengambil Cuti Tahunan/ Cuti Sakit/ Cuti Alasan Penting/Cuti lain 3. Membantu pembuatan permohonan Cuti 4. Meneruskan Permohonan Cuti kepada pimpinan 5. Membuat Surat Keterangan Cuti yang sudah mendapat persetujuan pimpinan/ atasan langsung 6. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan 7. Menggandakan Surat Keterangan Cuti 8. Menyampaikan kepada ybs, petugas absen. 9. Mencatat dalam buku kendali Cuti ybs. 10. Merekap keadaan Cuti setiap bulan 11. Menginformasikan keadaan cuti pegawai baik melalui papan pengumuman maupun Website/ kolom Kepegawaian 12. Mengarsip
Kasubbag Kepegawaian
Waktu Penyelesaian
15 menit 15 menit
Output
Surat Cuti
15 menit 15 menit 15 menit
05 menit 05 menit 05 menit 15 menit 30 menit 10 menit 10 menit 10 menit
9. PROSEDUR RAPAT BAPERJAKAT No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
RAPAT BAPERJAKAT : 1. Mengagendakan rapat Baperjakat 2. Mempersiapkan data-data kepegawaian yang akan dirapatkan 3. Mempersiapkan absen kehadiran rapat baperjakat 4. Membuat berita acara rapat untuk ditanda tangani 5. Menindaklanjuti hasil rapat pra Baperjakat 6. Mengarsipkan hasil rapat pra Baperjakat 7. Rekap data pegawai
Kasubbag Kepegawaian
Waktu Penyelesaian
60 menit 60 menit
Output
Agenda Baperjakat
15 menit 30 menit 15 menit 10 menit
10. PROSEDUR PENATAAN ARSIP, MENSORTIR ARSIP PASIF KEPEGAWAIAN, MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN No 1.
2.
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Menyisir Arsip pasip pada odner
Kasubbag Kepegawaian
Waktu Penyelesaian
90 menit
2. Mengelompokkan arsip aktif dengan arsip pasif
90 menit
1. Mensortir Arsip / File Kepegawaian
180 menit/
3
Output
Penataan Arsip Penataan
triwulan 2. Mengelompokkan jenis-berkas mutasi kepegawaian 3. Mengembalikan berkas pada arsip file
Arsip File yang masih di pergunakan
11. PROSEDUR MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN No 1.
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Menerima peraturan kepegawaian 2. Mempelajari peraturan kepegawaian
Waktu Penyelesaian
Kasubbag
05 menit
Kepegawaian
30 menit
3. Menggandakan peraturan kepegawaian
10 menit
4. Mensosialisasikan peraturan kepegawaian
15 menit
5. Mendokumentasikan aturan kepegawaian untuk
05 menit
Output
Peraturan Kepegawai an terbaru
dipedom
12. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT (Periode : 1 April 2011 dan 1 Oktober 2011) No 1.
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Mengecek pegawai PA yang akan naik pangkat 2. Memberitahu kepada pegawai yang akan naik pangkat 3. Menerima berkas Kenaikan pangkat 4. Memeriksa kelengkapan berkas KP 5. Menata isi urutan bekas KP 6. Mengonsep dan mengetik Nota KP 7. Mengecek kebenaran ketikan 8. Memintakan paraf dan tanda tangan kepada Pimpinan 9. Mengirim berkas ke PTA 10. Mengarsipkan berkas 11. SK. terbit kemudian mengentry KP ybs dalam
Kasubbag Kepegawaian
Waktu Penyelesaian
60 menit 10 menit 10 menit 30 menit 10 menit 30 ment 10 ment 10 menit
Output
Surat Keputusan Kenaikan Pangka
60 menit 10 menit 30 menit
SIMPEG 13. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT (PENSIUN BUP/JANDA/DUDA) No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Mengecek pegawai yang akan memasuki masa pensiun/ BUP 2. Memberitahu kepada ybs 3. Menerima berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 4. Memeriksa kelengkapan berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 5. Menata isi urutan bekas 6. Mengonsep dan mengetik Usulan Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 7. Membuat pengantar ke PTA 8. Mengecek kebenaran ketikan 9. Memintakan paraf dan tanda tangan kpd pimpinan 10. Mengirim berkas ke PTA
4
Kasubbag Kepegawaian
Waktu Penyelesaian
15 menit 10 menit 05 menit 30 menit 10 menit 15 menit 15 menit 30 menit 15 menit 60 menit
Output
SK Pensiun
11. Mengarsipkan berkas 12. Menayangkan pegawai yang akan memasuki masa pensiun (BUP) setiap periode melalui website 13. SK terbit kemudian Mengentry SK ybs dalam SIMPEG
10 menit 15 menit 15 menit
14. PROSEDUR MENERBITKAN DP-3 No 1.
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Menyerahkan data DP-3 tahun yang lalu kepada pejabat penilai.
Kasubbag
Waktu Penyelesaian
30 menit
Output
DP 3
Kepegawaian
2. Mengumpulkan konsep DP-3 dari pejabat penilai.
30 menit
3. Mengetik sesuai konsep DP-3 dari pejabat penilai
90 menit
4. Menyerahkan kembali ketikan DP-3 kepada pejabat penilai untuk ditandatangani
30 menit
5. Memintakan tanda tangan kepada pegawai yang dinilai (DP-3), Atasan Pejabat Penilai
30 menit
6. Menggandakan DP-3 yang sudah ditanda tangani.
60 menit
7. Menyerahkan kps Ybs dan Mengarsipkan
15 menit
15. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU TASPEN No 1.
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu TASPEN
Kasubbag
Waktu Penyelesaian
30 menit
Kepegawaian
2. Membantu memproses pembuatan kartu TASPEN
20 menit
3. Mengantar berkas ke kantor TASPEN
10 menit
4. Mengambil kartu TASPEN
10 menit
5. Mengkopy kartu TASPEN untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs
05 menit
Output
Kartu TASPEN
05 menit
6. Menyerahkan kartu TASPEN kepada ybs.
Pekalongan, 9 Maret 2012 Ketua Pengadilan Agama Pekalongan ttd Drs. Masrur,S.H.M.H. NIP.150240554
5
