PENGADILAN AGAMA PEKALONGAN Standard Operasional Prosedur (SOP) ADMINISTRASI UMUM Nomor SOP Tgl Ditetapkan
: :
W11-A9/581/0T.01.3/III/2012 9 Maret 2012
Revisi...Tgl. Halaman
: :
3 halaman
1. PROSEDUR SURAT MASUK No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
Output
1.
Setiap surat masuk diterima dan dibuka serta disortir oleh petugas pelayanan surat untuk selanjutnya diagendakan dan melampirkan lembar Disposisi kemudian diteruskan kepada Kasubbag. Umum.
Pengelola surat dan kasubbag Umum
60 menit
Surat masuk yang telah dilampiri lembar disposisi
2.
Berdasarkan surat masuk yang telah diterima, Kasubbag. Umum memberi disposisi untuk kemudian ditindaklanjutkan bagian yang terkait dengan perihal surat.
Pengelola surat dan kasubbag Umum
30 menit
Surat masuk yang telah disposisi
3.
Petugas pelayanan surat mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi kemudian diteruskan ke wakil sekretaris.Petugas pelayanan surat masuk sesuai dengan disposisi kemudian diteruskan ke Panitera sekretaris..
Pengelola surat dan kasubbag Umum
15 menit
Surat masuk yang telah disposisi
4.
Setelah didisposisi oleh Pansek kemudian dilanjutkan ke Ketua.
Pengelola surat dan kasubbag Umum
15 menit
Surat masuk yang telah disposisi
5.
Surat masuk ditindak lanjuti diselesaikan oleh pengelola yang terkait sesuai dengan disposisi surat untuk selanjutnya surat diarsipkan kedlm file arsip pengolah
Pengelola surat dan kasubbag Umum
8.640 menit
Surat masuk yang telah ditindaklanjuti dan diselesaikan
Penanggung Jawab
Waktu Pelaksanaan
2. PROSEDUR SURAT KELUAR No
Uraian Kegiatan
Output
1.
Wakil sekretaris mengins-truksikan /mendisposisi surat masuk kepada Kasub Bag terkait untuk membuat/ membalas surat kepada pihak yang dituju.
Wakil Sekretaris
30 menit
Intruksi disposisi surat keluar Konsep surat keluar
2.
Konsep surat keluar yang telah diselesaikan /ditindaklanjuti oleh Kasub Bag yang terkait selanjutnya diserahkan kepada petugas pengolah surat.
Kasubbag Umum
30 menit
Konsep surat keluar
3.
Petugas pengolah surat meneruskan konsep surat untuk mendapatkan persetujuan Kasub Bag umum yang telah diparaf
Pengelola Surat
15 menit
Konsep surat keluar yang telah disetujui
4.
Konsep surat diteruskan oleh petugas pengolah surat ke masing-masing Pejabat untuk dijadikan draf surat keluar.
Kasubbag Umum
30 menit
Draf surat keluar berikut keleng kapannya
5.
Draf surat yang telah disetujui selanjutnya disampaikan kepada petugas pengolah surat untuk diteliti
Ketua/ panitera Sekretaris
120 menit
Draf surat keluar yang
1
kelengkapannya.
telah ditanda tangani
6.
Pejabat yang berwenang menandatangani draf surat keluar Terhadap surat yang telah ditandatangani Pejabat, pelaksana pengolah surat mengagendakan surat dengan memberi nomor urut, kode surat dan membubuhkan dinas serta mencatatnya ke dalam
Ketua dan Panitera/Sekretaris
30 menit
Surat dalam amplop siap untuk dikirim
7.
Buku Ekspidisi. Selanjutnya surat yang siap dikirim diteruskan ke pengirim surat Pengirim surat mengirmkan dan mendistribusikan surat keluar sesuai dengan tujuan surat.
Pengelola Surat
60 menit
Surat keluar telah terkirim kepada yang dituju
A. PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR I. PROSEDUR BELANJA KEPERUAN SEHARI-HARI PERKANTORAN
No
Uraian Kegiatan
Penanggung Jawab
Waktu Pelaksanaan
1.
Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan seharihari perkantoran (Barang persediaan)
Kasubbag Umum
5 menit
2.
Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari perkantoran (barang persediaan yang akan diadakan.
Operator Aplikasi Persediaan
5 menit
3.
Petugas pengelola barang persedian menginput data ke dalam aplikasi persedian dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) minimal2 (dua) kali setahun. Petugas pengelola barang persedian mendistri busikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan) Petugas pengelola barang persedian melakukan opname fisik barang persedian minimal 2 (dua) kali setahun Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persedian
Operator Aplikasi Persediaan
10 menit
Operator Aplikasi Persediaan
10 menit
Operator Aplikasi Persediaan Operator Aplikasi Persediaan
5 menit
4.
5. 6.
Output
7 menit
II. PROSEDUR PENGINPUTAN BARANG INVENTARIS (BMN) No
1. 2. 3.
4. 5. 6.
7.
8.
Uraian Kegiatan
Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor/Barang Milik Negara. Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang Pejabat penerima barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas Aplikasi SIMAK BMN Petugas Aplikasi SIMAK-BMN menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK-BMN Kemudian Petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya Selanjutnya pengelola SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) minimal 2 (dua) kali setahun Petugas pengelola SIMAK-BMN menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada Kordinator Wilayah minimal 2(dua) kali setahun
2
Penanggung Jawab
Waktu Pelaksanaan
Kasubbag Umum
5 menit 5 menit
Pejabat penerima Barang
5 menit
Operator Aplikasi
5 menit
Operator Aplikasi
5 menit
Operator Aplikasi
Operator Aplikasi
Operator Aplikasi
Output
II. Prosedur Pelaporan SIMAK BMN A. Rekonsiliasi Internal Penanggung Jawab
Waktu Pelaksanaan
Output
Uraian Kegiatan
1.
Mengirimkan Arsip Data Komputer (ADK) Persediaan ke SIMAK BMN
Operator Persediaan
2 menit
Berita Acara Rekon internal, setiap bulan
2.
Petugas aplikasi memproses dokumen-dokumen laporan berdasarkan pengklasifikasian dalam Neraca meliputi : Persediaan, Aset Tetap (Tanah, Gedung dan Bangunan, Peralatan dan mesin, Jalan, Irigasi dan Jaringan, Aset Tetap lainnya, Konstruksi Dalam Pengerjaan), Aset Lainnya (Aset tidak berwujud) Petugas aplikasi mencetak dokumen dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa lebih lanjut. Mengirimkan ADK SIMAK BMN ke Sistem Akuntansi Keuangan Pemerintah (SAKPA). Jika data-data tersebut sudah cocok kemudian diterbitkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal.
Operator Simak BMN
5 mnit
No
3. 4. 5.
3 menit Operator Simak BMN Operator Simak BMN
5 menit
Penanggung Jawab
Waktu Pelaksanaan
Output
Operator aplikasi
60 menit
Berita Acara Rekonsiliasi Semester I dan 2
Operator aplikasi
5 menit
Penanggung Jawab
Waktu Pelaksanaan
5 menit
B. Rekonsiliasi dengan KPKNL
No
1.
2.
Uraian Kegiatan
Mengirimkan laporan yang berupa ADK, backup data SIMAK BMN, pengiriman dari SIMAK BMN (Saldo Tahun Lalu, Transaksi Tahun Berjalan, Transaksi Semester) ,pengiriman dari aplikasi SAKPA, Printout laporan yang berupa Laporan Barang Kuasa Pengguna (Persediaan, Intrakomptabel, Ekstrakomptabel, Gabungan, Konstruksi Dalam Pengerjaan, Aset Tak Berwujud, Barang Bersejarah, Neraca BMN, Catatan Ringkas BMN), Lampiran LBKP (BAR Internal UAKPA dan UAKPB, Realisasi Anggaran Kuasa Pengguna Barang, Dokumen pengelolaan BMN) yang telah diperiksa dan ditandatangani oleh pejabat Kuasa Pengguna Barang Setelah dilakukan rekonsiliasi dengan KPKNL dan hasil pemutakhiran data dituangkan dalam Berita Acara Pemutakhiran Data dan Rekonsiliasi Data BMN yang diterbitkan oleh KPKNL, petugas aplikasi mengirimkan laporan tersebut kepada Korwil dengan laporan yang sama.
3. PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
No
Uraian Kegiatan
1. Menerima Bahan Pustaka : 1. Mendaftar semua bahan pustaka ke dalam buku induk perpustakaan 2. Membubuhi stempel instansi pada halaman judul, halaman terakhir dan halaman rahasia 3. Membubuhi stempel dan mengisi inventarisasi dibalik judul yang tidak ada tulisan atau gambar 4. Membuat kartu buku dan kantong buku serta menempelkan pada setiap buku 5. Memberi nomor klasifikasi 6. Memberi label buku
3
Pengelola Perpustakaan
5 menit 2 menit 2 menit 2 menit 10 menit 5 menit 10 menit
Output
Bahan Pustaka
15-30 menit
7. Menata dalam rak perpustakaaan 2. Melayani tamu yang berkunjung ke perpustakaan 3. Melayani para peminjam buku 1. Mencarikan buku yang dibutuhkan 2. Mencatat dalam buku peminjaman 3. Mencatat dalam kartu buku dan menyimpan kartu buku 4. Menyerahkan buku kepada peminjam
Kasubbab Umum Pengelola perpustakaan
15 menit
Layanan Informasi
10 menit 5 menit 2 menit
Buku Pustaka
1 menit
4. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
Output
1 jam
Inventarisasi kerusakan kendaraan Persetujuan Inventarisasi kerusakan kendaraan Persetujuan Inventarisasi kerusakan kendaraan Telah disetujui / ditandatangani rencana permohonan telah diservis
1.
Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa kendaraan dinas yang akan diperbaiki.
2.
Mengajukan rencana pemeliharaan ke wakil sekretaris
15 menit
3.
Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh wakil sekretaris kemudian diteruskan kepada panitera sekretaris.
15 menit
4.
Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda tangani oleh panitera sekretaris.
15 mnit
5.
Petugas membawa kendaraan dinas ketempat service untuk diperbaiki / diservis. Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada kassubbag umum. kemudian disampaikan kepada kasubbag keuangan / bendahara.
2880 menit 15 menit
Terpeliharanya kendaraan dinas
5. PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA No
1.
Uraian Kegiatan
Rencana Umum Pengadaan, di umumkan di LPSE
Penanggung Jawab
Waktu Pelaksanaan
Output
Ketua Pengadilan Agama Pekalongan
5 Menit
Pengumuman
1. KPA memerintahkan kepada PPK untuk membuat perencanaan PBJ sesuai DIPA
1440 menit
Usulan rencana BJ
2. PPK menetapkan PBJ berupa spesifikasi,rancangan kontrak dan HPS
1440 menit
3. PPK mengajukan spesifikasi dan HPS ke KPA untuk dimintakan persetujuan
21.600 menit
Penetapan Rencana BJ SPPBJ SPK/ kontrak
memerintahkan kepada ULP/Pejabat 4. PPK pengadaan untuk melakukan proses PBJ
8.640 menit
Barang Jasa
5. Pejabat Penerima hasil pekerjaan menyerahkan hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA
1440 menit
Barang Jasa
4
6. Kemudian pejabat penerima hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA
1440 menit
pengeluaran melakukan proses 7. Bendahara pembayaran/pencairan pengadaan barang dan jasa setelah disetujui KPA
1440 menit
SP2D
6. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
Output
1 jam
Inventarisasi kerusakan kendaraan Persetujuan Inventarisasi kerusakan kendaraan Persetujuan Inventarisasi kerusakan kendaraan Telah disetujui / ditandatangani rencana permohonan telah diservis
1.
Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa kendaraan dinas yang akan diperbaiki.
2.
Mengajukan rencana pemeliharaan ke wakil sekretaris
15 menit
3.
Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh wakil sekretaris kemudian diteruskan kepada panitera sekretaris.
15 menit
4.
Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda tangani oleh panitera sekretaris.
15 mnit
5.
Petugas membawa kendaraan dinas ketempat service untuk diperbaiki / diservis. Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada kassubbag umum. kemudian disampaikan kepada kasubbag keuangan / bendahara.
2880 menit 15 menit
Terpeliharanya kendaraan dinas
7. PROSEDUR PENGHAPUSAN BMN No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
Output
1.
Petugas barang melakukan opname fisik barang tiap triwulan untuk mengiventaris barang yang sudah rusak berat
4320 menit
Rekap barang RB,RR
2.
Melaporkan hasil opname fisik barang rusak, membuat usulan SK Panitia penghapusan barang
2880 menit
3.
Panitia Penghapusan melakukan penelitian barang yang akan dihapus dan ketua PA. mengajukan pengusulan penghapusan ke PTA. SK penghapusan dari BUA MA
RB,RR SK panitia Penghapusan Rekomendasi penghapusan
4.
5.
SK penghapusan dari BUA MA diteruskan ke KPKNL untuk permohonan penjualan secara lelang
23.040 menit 1bln t
6.
Pembuatan Berita Serah Terima Barang
20.160 menit
7.
Penghapusan barang dari inventaris Aplikasi SIMAK BMN
4320 menit
5
SK Penghapusan MA Risalah lelang
Daftar barang yang dihapus
8. PROSEDUR KEBERSIHAN LINGKUNGAN No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
Output
SPK Penetapan telah diterima oleh tenaga honorer. Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya Tercapainya Lingkungan kantor yang bersih nyaman Terselenggaranya kebersihan lingkungan kantor Terselenggaranya kebersihan lingkungan kanto
1.
Telah selesainya Penetapan tenaga honorer sesuai pengadaan BJP, maka diterbitkan SPK petugas kebersihan kantor yang selanjutnya diteruskan kepada Ka. Subbag Umum
60 menit
2.
Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan kantor
60 menit
3.
Petugas pelayanan kebersihan lingkungan kantor melaksanakan tugas membersihkan gedung dan ruang kerja, serta halaman kantor.
240 menit
4.
Petugas melaporkan tugas yang telah dilaksanakan kepada kasub.bag umum
15 menit
5.
Kasub.Bag Umum melaporkan kebersihan kepada atasan.
15 menit
pelaksanaan
tugas
9. PROSEDUR KEAMANAN KANTOR No
Penanggung Jawab
Uraian Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
Output
SK Penetapan Petugas keamanan kantor Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya Keamanan terjaga
1.
Penetapan petugas keamanan kantor
60 menit
2.
Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan kantor
60 menit
3.
Petugas keamanan kantor melaksanakan keamanan kantor dengan menggunakan shift waktu yang sesuai dengan jadwa Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil kerjanya selama menjaga keamanan kantor kepada Kasubbag umum Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil laporan keamanan
480 menit
4.
5.
45 menit
Sesuai hari kerja
Terpenuhinya keamanan kantor Terselenggara nya keamanan lingkungan kantor
Pekalongan, 9 Maret 2012 Ketua Pengadilan Agama Pekalongan ttd Drs. Masrur,S.H.M.H.
NIP.150240554 6