PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr PENATAAN ARSIP DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN NATUNA
Hasmardiyati, Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Tanjungpura, Pontianak. Email:
[email protected] Abstrak Topik penelitian ini dipilih karena bidang kearsipan merupakan pusat infomasi yang terdapat pada suatu organisasi. Terselenggaranya sistem kearsipan yang baik sangatlah mendukung organisasi tersebut untuk meneapai tujuannya. Oleh karena itu, kearsipan haruslah dikelola dengan baik. Sistem kearsipan dengan cara penyimpanan yang rapi dan teratur pada tempat yang tepat akan mempengaruhi efektivitas pelayanan dan meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Hasil penelitian di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Natuna menunjukkan bahwa sistem penataan arsip terutama ketepatan menyimpan dan penempatan arsip, sudah cukup baik dan tertata dengan rapi, penyimpanan arsip dilakukan secara sentralisasi, sehingga mempermudah petugas arsip dalam menemukan kembali berkas yang diperlukan. ------------------Kata Kunci : Penataan arsip, ketepatan, penempatan dan penyimpanan arsip. Abstract Research topic was chosen because it is the center of the field of archival information that is contained in an organization. The implementation of a good filing system is the organizational support for accomplishing the goal. Therefore, the filing must be managed properly. Archival storage system in a way that is neat and tidy at the right place will affect the effectiveness of service and increase employee productivity. Results of research in the Department of Population and Civil Registration Natuna regency shows that the system accuracy primarily archival arrangement and placement of store archive, it is good enough and neatly arranged, performed in a centralized archive storage, making it easier for officers to find the archive file the required return. ------------------Keywords: Structuring archives, accuracy, placement and archival storage.
meningkatkan
PENDAHULUAN Arsip merupakan
daya
guna
dan
tepat
guna
sumber daya ingatan,
administrasi aparatur negara. Fakta dasamya arsip
sumber data dan sumber informasi yang sangat
merupakan pusat informasi dari segala kegiatan
penting
yang dilakukan oleh suatu organisasi.
bagi
adrninistrasi
proses yang
penyelenggaraan
sudah
barang
tentu
Penataan kearsipan
yang tepat dapat
penanganan dan pengelolaannyaharus secara
meningkatkan
profesional,
didasari
kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi
disiplin serta tangungjawab yang tinggi dari para
sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, sehingga
pengelolanya.
menjadikan arsip sebagai sumber informasi yang
sungguh-sungguh
yang
Berdasarkan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 arsip mempunyai nilai
dan arti
yang
paling aktual dan lengkap. tidak dapat dilepaskan
sangat penting yang merupakanbahan bukti resmi
dilakukan
mengenai
penyelenggaraan
administrasi
arsip
pemerintah
dan
kebangsaan,
kelangsungan
kehidupan
pemerintah wajib menyelamatkan bahan bukti sebagai
pertanggungjawaban
nasional
peran arsip yang merekam
Keberadaan arsip
dari kegiatan
oleh suatu organisasi.
juga
berfungsi
untuk
hidup organisasi
yang
Selain itu menjaga dan bukti
keberadaan organisasi.
serta
Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
1
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr Dinas
Kependudukan
Pencatatan
Sipil
menggunakan
sistem nomor
dan
Kabupaten
Natuna
sebagai
dijadikan
bahan bukti
agar diperbaiki untuk
penulisan pada kutipan akta kelahiran nantinya.
sistem
Kegiatan
kearsipan
meliputi,
penyimpanan dan penataan arsip. Akan tetapi
pengelolaan, penataan dan penyimpanan. Oleh
berdasarkan
karena itu penulismembatasi masalah penelitian
observasi penulis masih terdapat
kendala-kendala efektifnya setiap
yangmenyebabkan
pengelolaan
bagian memiliki
kearsipan
kurang
pada; polapenataan arsip di Dinas Kependudukan
dimana
dan Pencatatan SipilKabupaten Natuna. Adapun
arsip tersendiri
dan
belurn ada bagian khusus yang menangani arsip. Berdasarkan pengamatan yang penuIis
tujuan penelitian ini dimaksudkan untuk halhal sebagai berikut: 1.
Ingin mengetahui ketepatan menyimpan
lakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
arsip yang dilaksanakan oleh Dinas
Sipil Kabupaten Natuna adalah masih terdapat
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
kendala-kendala
Kabupaten Natuna.
yang
menyebabkan
kurang
berjalan dengan lancamya proses pelayanan
2.
lngin mendeskripsikan penempatan arsip
terhadap masyarakat yaitu banyaknya berkas
pada
kearsipan khususnya berkas permohonan akta
Pencatatan Sipil Kabupaten Natuna.
kelahiran yang belum tertata dengan baik.
3.
Arsip yang dikelola oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Natuna yaitu
Dinas
Kependudukan
lngin mengetahui
dan
berapa lama suatu
arsip ditemukan pada saat diperlukan. 4.
lngin
menggambarkan
akta kelahiran, akta perkawinan, akta kematian,
pengamanan
perceraian,
perubahan
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
dokumen,
Kabupaten Natuna.
kenal lahir/mati,
penggantian nama, pendidikan,
pemalsuan
sensus penduduk,
asing, pengesahan Pengangkatan Surat Kutipan,
Anak, Tambahan
Laporan
Anak,
Kelahiran,
Lain,
Legalisir,
Kematian,
Laporan
Menurut
Lembaga
buku,
foto,
film,
lain-lain.
dokumen arsip-arsip
pada
Dinas
lain
Natuna
yang dihasilkan
menimbulkan disebabkan syarat
sehingga
masalah-masalah baru menumpuknya
yang
berkas-berkas
permohonan akta kelahiran
mikrofilm,
rekaman
dalam
segala
macam
bentuk dan sifatnya, aslinya dan salinannya, serta dengan
bertambah
Negara
peta, bagan atau dokumen-
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten terus
Administrasi
(LAN), arsip adalah segala kertasnaskah,
suara, gambar
hari
Dinas
TEORI KEARSIPAN
perkawinan, Keterangan Lahir Luar Negeri, dan
Setiap
pada
warga negara
anak, Pengakuan
Keterangan
arsip
sistem
badan, organisasi,
segala penciptaannya,
sebagai
dan
atau diterima oleh suatu bukti
atas
tujuan,
fungsi-fungsi, kebijaksanaan-
sebagai
kebijaksanaan, keputusan-keputusan,prosedur-
bahan acuan untuk ditulis pada akta kelahiran.
prosedur,pekerjaan- pekerjaan, dan kegiatan-
Sebab, apabila kutipan akta kelahiran tersebut
kegiatan
terdapat
karena
kesalahan,
permohonan
maka
berkas-berkas
pembuatan akta kelahiran dapat
Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
pemerintah pentingnya
yang lain, atau informasi
yang
terkandung di dalamnya.
2
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr Sedarmayanti
(2003:70)
bahwa
penataan
untuk
memudahkan
berpendapat
arsip
di
perludilakukan
penyimpanan
dalam
kantor/organisasi
pedoman
dan
penataan
arsip berdasarkan
masalah.
penemuan
kembali
arsip
setiap saat
3. Sistem Nomor/Numerical
diperlukan
dengan
cepat
dan
Sistem
sehingga
perlu
dilakukan
tepat,
sebagai
penentuan
nomor
penataan
adalah
berkas
Filing System salah
satu
sistem
berdasarkan kelompok
metode penyimpanan atau sistem penataan
permasaJahan yang kemudian masing-masing
arsip. Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam
atau setiap masalah diberikan nomor tertentu.
sistem penataan arsip yaitu :
Persiapan
1. Sistem Abjad /Alphahetical Filing System Sistem
abjad
yaitu
penataan
salah
berkas
dipergunakan
satu
yang
sistem
umumnya
untuk menata berkas yang
Arsip berdasarkan
nomor: a. Menyusun Pola Klasifikasi Arsip b. Menyiapkan peralatan arsip. 4.
berurutan dari A sampai Z yang berpedoman pada pengaturan indeks. Persiapan penataan
penataan
Sistem
Tanggal/Urutan
Waktu/
Chronological Filing System Sistem
arsip berdasarkan Abjad:
tanggal
penataan
adalah
berkas
salah
satu
sistem
berdasarkan
urutan
a Faham Pengaturan Mengindeks
tanggal, bulan dan tahun yang mana pada
b. Menyiapkan Lembar Petunjuk Silang, bila
umumnya tanggal yang dijadikan pedoman
perlu
termasuk diperhatikan dari datangnya surat,
c. Menyiapkan peralatan arsip.
(akan lebih baik bila berpedoman pada cap
2.
datangnya surat).
Sistem Masalah/Perihal/ Subject Filing System
Surat atau berkas
Sistem masalah
adalah
penataan
berkas
kegiatan
yang
masalah-masalah
salah satu sistem
ditempatkan di bagian paling akhir pula,
berdasarkan kegiatanberkenaan
tanpa
dengan
berkas
perusahaan masalah-masalah sistem ini.
pada
umumnya
terjadi
tersebut
dikelompokkan
menjadi satu subjek yang disusun dalam
Indeks.
tahunnya
surat atau
tersebut
dapat
bulan-bulan,
Persiapan
penataan
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun b. Menyiapkan peralatan arsip.
Masalah-masalah
suatu
di file
surat
arsip berdasarkan sistem tanggal :
dalam surat-surat
setiap harinya.
tersebut akhimya,
yang
setiap
maka harus
ditentukan dahulu masalah-masalah yang
masalah
dikelompokkan berdasarkan
penataan arsip
berdasarkan sistem masalah,
memperhatikan
atau berkas
yang berhubungan dengan
Untuk dapat melaksanakan
yang datang paling akhir
daftar
yang
Oleh
sebab
arsip berdasarkan
bemama
Dokter
itu dalam penataan
sistem masalah, perlu
dipersiapkan dahulu daftar indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masaJah-masalah yang terdapat Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
5.
Sistem
Wilayah/Daerah/Regional
Geographical Filing System Sistem
wilayah
adalah
salah satu sistem
penataan berkas berdasarkan tempat(lokasi) daerah atau wilayah tertentu. Peraturan
Gubemur Kepulauan Riau nomor
453 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan Provinsi
Kepulauan
Riau
dinyatakan 3
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr bahwa penataan berkas/arsip terdiri atas dua
d. Apabila arsip tersebut belum jelas/belum
tahap yaitu: 1. Tahap persiapan yaitu membuat kerangka penyimpanan menyiapkan folder
dengan dengan
sarana-sarana dan
filling
tercantum
kode
masalahnya
untuk selanjutnya ditentukan
kode
yaitu sekat/guide,
cabinet (lemari arsip).
Proses penataan harus rnengetahui prinsip-
klasifikasi, diteliti
klasifikasinya
untuk
inti
menentukan
penyimpanan. e.
Mempersiapkan
tunjuk silang bagi arsip
yang mernpunyai lebih dari satumasalah.
prinsip umurn pemberkasan yaitu : a.
Bentuk berkas yaitu self indexing yang berarti susunan berkasnya tertatasedemikian rupa
sehingga
menunjukkan
berkas
akan
dapat
kapan dan dimana berkas-
berkas tersimpan.
angka,
sistem
masalah (subjek),
abjad, sistem
sistem geografis
sistern kronologis
dan
sesuai dengan tujuan,
kegunaan dan bentuk arsip. c. Arsip-arsip
d.
1. Jenis Penelitian Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian Adapun
b. Arsip dapat diberkaskan baik berdasarkan : sistem
METODE PENELITIAN
yang
ini adalah penelitian deskriptif. langkah-langkah
penelitian yang
dilakukan adalah sebagai berikut: a. Penelitian
Kepustakaan, yaitu suatu
upaya yang dilakukan untuk meneari dan mempelajari
literatur-literatur
yang
memuat teori-teori, kerangka pemikiran,
merupakan
bagian
dokumen-dokumen,hasil penelitian dan
langsung
dari satu persoalan diberkaskan
peraturan
menjadi
satu berkas baik surat
sekunder yang
masuk
perundangan
sebagai
ditujukan
data untuk
maupun surat keluar dengan masalah yang
kepentingan keperluan penelitian, baik
sarna.
itu sebagai
Arsip
yang
masalah
disimpan
berdasarkan
sesuai dengan klasifikasi arsip.
e. Untuk memudabkan
dalam menentukan
dan penemuan kembali arsip diperlukan
dalam
tertentu (numeric, alphabet dan
sebagainya).
a Memisah-misahkan
arsip
kelompok-kelompok sub
masalah
klasifikasi
upaya
yang
menurut masalah dan sesuai
dan keadaan
dengan
bagianlangsung
pola
arsip tersebut.
dari suatu
yaitu merupakan dilakukan
untuk
data primer dengan cara
datang langsung ke lokasi penelitian, yang
dalam
hal
ini
dan
adalah
Dinas
Peneatatan Sipil
dalam 2. Lokasi Penelitian Lokasi
penelitian
Kependudukan
dilakukan dan
di Dinas Pencatatan
SipilKabupaten Natuna
Memadukan/menyatukanbagian-
semula
suatu
Lapangan,
Kabupaten Naruna,
b. meneliti asrsip tersebut c.
b. Penelitian
Kependudukan
2. Tahap pelaksanaan, yang terdiri dari:
maupun
sebagai pedoman analisisnya.
memperoleb
indeks yang dituangkan
kode-kode
teori pendukung
persoalanyang
penyampaiannya tersebar
menjadi
3. Sumber data Adapun yang menjadi surnber data penelitian ini yaitu:
satu berkas atau menjadisatu urutan. Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
4
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr a. Kepala Dinas
Kependudukan
dan
sehari-hari yang berlangsung di
Pencatatan Sipil Kabupaten Natuna b. Sekretaris
Dinas Kependudukan
Dinas dan
Kependudukan
Pencatatan
Pencatatan Sipil Kabupaten Natuna
Sipil
Natuna
dan
Kabupaten
terutama
yang
c. Kepala Bidang : 3 orang
menyangkut benda-benda, situasi
d. Kepala Seksi : 6 orang
pekerjaan,
situasi
e. Kepala Sub Bagian : 3 orang
kerja
dan
f. Staf: 4 orang
penyimpanan arsip.
ruangan letaktempat
3) Teknik dokumenter adalah teknik 4. Teknik dan Alat Pengumpulan Data
pengumpulan data dan informasi
a. Teknik pengumpulan data
melalui pencarian dan penemuan
1) Wawancara,
yaitu
mengadakan kepada
dengan
tanya
bukti-bukti. Teknik dokumenter
jawab
ini
unsur pimpinan dan
pegawai dan
metodepengumpulan
Dinas Kependudukan Pencatatan
merupakan
yangberasal
data
dari
peraturan
Sipil
perundang-undangan, keputusan-
Natuna
guna
keputusan dandokumen-dokumen
melengkapi
data
yang
yang
diinginkan.
Selain
itu
Kabupaten
dilakukan
secara
artinya
hal-hal
ditanyakan atau
terstruktur,
berkaitan
dengan
kearsipan. b. Alat Pengumpulan Data
yang
1) Pedoman wawancara yaitu alat untuk
kepada informan
mengumpulkan data dan informasi
kepada
pegawai
Dinas
Kependudukan
dan Pencatatan
Sipil Kabupaten
Natuna tidak
yang digunakan sebagai arahan yang telah
dipersiapkan terlebih
sewaktu
berdialog
dahulu
langsung
atau
disusun atau disiapkan terlebih
wawancara terpimpin antara penulis
dahulu.
dengan inforrnan kunci.
Semua
materi
wawancara disampaikan dengan
konteks
atau diskusi yang bersama informan pegawai
sesuai
2)
pembicaraan
Pedoman observasi,
yaitu sebagai
panduan untuk mengamati objek yang
dilakukan
ditelitisebagai
atau kepada
terhadap
Dinas Kependudukan
dasar
pengecekan
informasi
yang
telah
disampaikan oleh informan.
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Naruna
5. Teknik Analisa Data
2) Observasi, adalah cara melakukan atau
mengadakan
pemantauan atau
melalui pengamatan
Teknik
analisa
dengan
pengolahan
diperoleh
data
yang
dilakukan
data yaitu data yang
dan dikumpulkan
kemudian
langsung terhadap semua objek
dikategorikan menurut jenis masing- masing
dan
kemudian
subjek
penelitianyaituterhadapaktifitas Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
data tersebut
diolah
dengan
menggunakan metode kualitatif. 5
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr daJam penempatan D. Pola
Penataan
Kependudukan
Arsip
Di
Dinas
DanPencatatan
Sipil
sehingga
arsip dapat
tertata dengan baik. Kegiatan
pemeliharaan
dan pengamanan
arsip pada sistem penyimpanan arsip pada
Kabupaten Natuna 1. Ketepatan Menyimpan Arsip
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Ketepatan
arsip merupakan
Kabupaten Natuna dengan sistem nomor,
mempengaruhi
pokok masalah dan wilayah temyata sangat
faktor
menyimpan
yang
sangat
keberhasilan
dalam penemuan
kernbali
arsip. Karena dengan menyimpan dengan
tepat
kecepatan
arsip
dapat membantu
penemuan
dalam
kern bali arsip
sehingga bisa menemukan
arsip dengan
menghernat waktu. Penemuan adalah
arsip
bagaimana
dapat dengan
Sekretaris
hasil
kembali
wawancara
kepadaKepala
Umum dan Kepagawaian dan
prasarana
bahwa sarana
kearsipan pada dan
Pencatan
Sipil
dalam
arsip
tempat
inaktif
yaitu
satu
penempatan
arsip
yang kadang-
kadang kepada dan
ditempatkan
buku-buku
ruangan
untuk menyimpan
dan alat kelengkapan kantor
yang lain.
Pencatatan Sipil Kabupaten Natuna dalam
Dinas
penyimpanan
asas
Sipil
yaitu
lemari arsip dengan tipe terbuka
mengunakan
sentralisasi-desentralisasi menyimpan
arsip untuk beberapa
kerja disentralisir
sedangkan
unit
mempunyai
kerja yang
Dinas
untuk
Kependudukan
arsip
Subag
suatu dokumen
wawancara
Dinas
Berdasarkan
Kabupaten Natuna belum madai, terutama
rnudah ditemukan
hasil
arsip.
dan
atau dokumen
waktu yang cepat dan tepat. Berdasarkan
penemuan
dalam penempatan
Kependudukan
kembali
cara
mememudahkan
untuk
unit unit-
spesifikasi
rak
Kependudukan Kabupaten
ditutupi
dalam
dan
Natuna menggunakan
kaca
lemari
(setiap
yang dapat
digeser)
arsip.
Tujuan
menempatkan
penggunaan
Pncatatan
seperti
itu untuk
tersendiri
dimungkinkan
mempermudah
petugas kearsipan dalam
menyeJenggarakan
sendri-sendiri
menempatkan,
mencari
dan menemukan
penyelenggaraan penyimpanan arsipnya.
arsip.
2. Penempatan Arsip
3. Penemuan Arsip
Kegiatan menyimpan keterangan-keterangan
Peranan arsip sangatlah penting sebagai
sebagai
sumber informasi dan pusat ingatan
aktifitas
kegiatan berbagai
tata
menaruh
usaha,
merupakan
arsip-arsip
dengan
cara dan alat di tempat tertentu
suatu
instansi
organisasi
pemerintah
swasta
bagi
maupun
untuk membantu
yang dianggap aman agar tidak mengaJami
pimpinan dalam mengambil keputusan.
kerusakan dan kehilangan.
Arsip dapat berperan dengan baik, jika
Penempatan
arsip sangatlah
pada kelengkapan
sarana
berpengaruh dan prasarana
dignnakan baik
dan
sistem
penataan
teratur.
Penataan
dernikian
instansi.
penyimpanan dan penemuan kembali arsip
peraJatan yang
beraneka ragam jenis sangatlah membantu Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
dapat
dilakukan
bertujuan
agar
arsip
arsip yang dimiliki suatu organisasi atau Penggunaan
itu
arsip yang
secara efektif.
sistem
Dengan 6
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr sistem penataan
arsip yang tertib dan
teratur, akan mencerminkan
keberhasilan
diketahui pada
berkas-berkas
arsip
tersebut
yang tercantum
sudah lengkap
dan
suatu penataan kegiatan kearsipan, yang
diperiksa
oleh pejabat
akan besar pengaruhnya terhadap kinerja
maupun
membedakan antara
organisasi
yang telah dicetak dengan yang belum
sehingga
di masa
yang akan datang,
dalam pencapaian
organisasi
tujuan
tertib
dan teratur
pemberian
arsip yang
dapat
pelayanan
menunjang
dengan
efektif
Dengan
meneliti
disposisi
diketahui
apakah
arsip-arsip
dicantumkan
peJayanan
dicetak. Oleh karena
Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Natuna.
disposisi
Berdasarkan
dapat
kepada
hasil
Staf
Subag
Kepegawaian Pencatatan
wawancara
penulis
Urnum
Dinas Kependudukan
ini dapat
dengan
arsip
ini staf
akta yang akan
itu, dengan meneliti yang
menata
arsip
mempermudah membedakan
antara
dan
arsiplberkas yang sudah digunakan untuk
dan
dicantumkan pada kutipan akta yang telab
Sipil Kabupaten Natuna dalam
dicetak
mennjadi
akta
dengan
melaksanakan tugasnyamenata arsip. telah
belum maupun yang akan dicetak.
melakukan persiapan-persiapan agar dapat
3). Memadukan Arsip
mendukung
pelaksanaan
sistem penataan
Setelah
arsip
digunakan
pada instansi.ini
meneliti
yang
memisah-rnisahkan disposisi
sehingga arsip terse but dapat tertata dengan
kemudian
rapi dan teratur seperti:
tersebut
1). Memisah-rnemisahkan
tersebut
pada kutipan akta dan tidak
tercarnpur
Dinas
akta
sudah dijadikan baban untuk ditulis dan
kepada masyarakat sebagai pengguna jasa pada
arsip
dicetak (diterbitkan).
dapat berjaian dengan lancar.
Selain itu dengan penataan
yang berwenang
Arsip
arsip
arsip
menatanya
dan
tersebut,
memadukan agar
yang
arsip-arsip
rnempennudah
sesuai
dengan
jenis
akta
Agar arsip dapat terata dengan rapi dan
sehingga
teratur,
dan
arsip-arsip dari jenis akta yang lainnya.
dan
4). Mengklasifikasi
Staf
Kepegawaian
Subag
Umum
Dinas Kependudukan
Pencatatan
Sipil
memisahkan
arsip sesuai dengan
wilayah
Kabupaten
dan jenis
mengelompokkan
Akta.
Natuna
Setelah
tahun.
kegiatan
Kegiatan
dan membeda-bedakan
tidak tercampur
dalam
memadukan
mengklasifikasi.
tersebut, adalah
Tujuan
dari
mengklasifikasiyaitu mnempermudah petugas
pada nantinya
menggolonakan
arsip itu dapat
arsip
berikutnya
arsip ini bertujuan agar arsip mudah ditata sehingga
lagi dengan
untuk arsip
dalarn
arsip sesuai dengan jenis
dengan mudah pula disusun sesuai dengan
akta yang tertera pada arsip itu sehingga
sistem
dalam
nomor
yang digunakan
Kependudukan
di Dinas
dan Pencatatan
Sipil
penyusunan
nantinya
tidak
tercampur dengan yang Iainnya,
Kabupaten Natuna.
5). Mengindeks
2). Meneliti Disposisi
Dengan mengindeks arsip nantinya dapat
Bersamaan
dengan
arsip. selanjutnya
memisah-misahkan
meneliti arsip-arsip agar
Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
dengan mudah membedakan telah
diklasifikasi
sehingga
arsip yang dalarn 7
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr mengurutkan arsip tidak tercampur dengan
Kabupaten
arsip dari jenis
kerja
arsip akta yang berbeda.
Natuna,menggunakan
Kepala
Setelah itu, arsip diurutkansesuai dengan
Kepegawaian
tahun dan jenis akta.
arsip
6). Tunjuk Silang
menyimpan
Tujuan
tunjuk
dalam
silang
Subag
Umum
dan
berupa lemar, arsip dan rak
serta
filling
cabinet.
Tujuan
arsip akta di lemari dan rak
digunakan
agar
arsip yaitu untuk mempermudah
arsip
tidak
dalam
menemukan
ruang
mencari arsip yang
petugas
baru dicetak
mengalami kesuJitan karena arsip itu telah
untuk diperbaiki apabila masyarakat yang
diurutkan
mempunyai akta
dan
dibagi
jumJah
yang
tersebut
disesuaikan dengan nomor utur. Untuk itu,
adanya
arsip yang akan disusun terlebih dahulu
dimilikinya. Dengan meletakkan arsip pada
diurutkan sesuai dengan nomor yang ada
lemari dan rak arsip akan menghemat
sehingga dalam menyusun arsip nantinya
waktu dalam
tunjuk silang dapat digunakan
harus bolak-balik ke ruangan lainnya.
mengalami
kendala
dan tidak
karena
teJah
Dinas
kesalahan
menemukan
pada
akta
yang
mencari arsip karena tidak
Kependudukan
Sipil
7). Menyusun Arsip
berbagai macarn arsip akta, KTP dan KK,
Penyusunan
melakukan pemel iharaan agar arsip dapat
Staf Subag Umum dan Kepegawaian pada
terjaga
Dinar Kependudukan dan Pencatatan Sipil
arsip
Kabupaten Naruna dengan menggunakan
organisasi
sistem
nomor.
Arsip
mempermudah
sesuai
nomor
agar nom or akta yang ada
tersebut
diurutkan
dengan yang
Natuna
Pencatatan
mengurutkan arsip sesuai dengan nomomya.
arsip yang dilakukan oleh
Kabupaten
dan
baik.mengingat
sangat atau
keputusan
penting
instansi
Dinas
Pencatatan
Sipil
teratur
Kabupaten
Naruna
dan menemukan
arsip
pemeliharaan
dapat
maka
dan
dalam penyimpan
bagi suatu
pengarnbilan
olehpimpinan
Kependudukan
petugas
peranan
sehingga
dalam
pada arsip dapat terurut dengan rapi dan sehingga mempermudah
yang memiliki
melakukan
arsip sehingga dapat teraga
terse but. Apabila arsip terse but nantinya
deogan baik melalui cara sebagai berikut :
akan digunakan
1). Dari segi fisik arsip
pembuktian, sesuai
kembali
dengan
dengan
menghemat
sebagai bahan
menyusun nomomya
waktu dalam
mencari
arsip
Pemeliharaan arsip dilakukan dengan cara
dapat
pengamanan dari segi fisik yang dilakukan
dan
Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil
menemukan arsip tersebut.
Kabupaten Natuna :
8). Menyimpan Arsip
a. Penyimpanan biasa seperti disimpan di
Menyimpan
arsip
akta
kelahiran,
rak arsip dan lemari arsip yang ada di ruangan
kematian,
perkawinan,
perceraiaan,
kerja Kepala
pengakuan
dan pengesahan
anak pada
Kepegawaian.
Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Natuna menggunakan ruang kerja
b.
Memperbaiki
Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
arsip-arsip
rusak sulit dipergunakan
Kepala Subag Umurn dan Kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
dan Staf Subag Umum
cara arsip
memberikan
tersebut
sehingga
dan
yang sudah
kembali, dengan perakat
pada
arsip tersebut 8
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr dapat dipergunakan dan disimpan kembali
surat edaran, surat izin, peraturan-peraturan
untuk jangka waktu yang lebih lama
dan lain-lain.
2). Dari segi informasi
Hasil wawaneara penulis dengan Sekretaris
Penggunaan arsip terkandung)
(informasi
Natuna
orang yang tidak bertanggung jawab. Cam
agar
dapat
yang dilakukan ialah pemberian wewenang
dilakukan dengan eara:
kepada salah seorang staf Subag Umum
1). Pengaturan ruangan
dan Kepegawaian
Menyimpan
arsip akta
sehingga tidak ada peluang bagi pegawai
kematian,
akta
yang lain yang tidak berkepentingan
kematian,
dalam
disalahgunakan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Kabupaten
eampur
agar tidak
yang
dalam pencarian
pencarian
arsip
arsip
ikut demi
arsip
menyatakan terjaga dengan
akta
perceraian,
Sipil
Natuna
Kepala
Kepegawaian.
Subag
Arsip
dalam
Umum dan
Surat Keterangan
yang
Pindah Penduduk, disimpan dalam ruangan
menyimpan begitu banyaknya arsip yang
Kepala Bidang SIAK. sedangkan arsip para
digunakan
yang memerlukan
pegawai (PNS dan PTT) disimpan dalam
selalu menata arsip dengan baik, sehinggga
ruang staf Subag Umum dan Kepegawaian.
arsip tersebut dapat terjaga dengan aman
Ruangan ini juga berfungsi sebagai ruang
dan terpelihara dengan baik. Oleh karen a
tunggu
itu. arsip-arsip yang tertata dengan rapi dan
menernui Kepala Dinas.
baik dengan penjagaan dan pemeliharaan
2). Pemeliharaan untuk Penataan Arsip
yang teliti akan memudahkan setiap orang
Tempat yang digunakan untuk menyimpan
yang
dan
Dinas
Kabupaten
akta
dan pengesahan anak, arsip KTP dan KK
ruangan Pencatatan
akta
penggakuar.
tersebut. dan
baik,
perkawinan,
serta jenis arsip lainnya disimpan
Kependudukan
bahwa
kelahiran,
menjaga kerahasiaan informasi pada arsip
Dinas
Sipil
bagi pihak
memerlukan
pelayanan
Kependudukan
pad a
dan Pencatatan
bagi masyarakat
menata
yang
arsip akta
Kependudukan
dan
akan
pada
Dinas
Pencatatan
Sipil
Sipil Kabupaten Natuna.
Kabupaten Natuna antara lain lemari arsip
Dalam rangka menjamin keamanan arsip,
dan rak arsip serta filing cabinet. Untuk
hasil wawaneara
rak-rak
Bidang
penulis
dengan Kepala
SIAK, menyatakan,
yang ditempuh
bahwa eara
adalah dengan menyimpan
arsip
menyimpan
yang
merupakan tempat
arsip model terbuka, maka
selalu dibersihkan
dari debu- debu yang
arsip dengan 2 (dua) cara, yaitu:
terdapat di rak tersebut.
1). Penggunaan arsip elektronik
lernari
Penggolongan arsip dalam kelompok arsip
merupakan
elektronik meliputi : Akte (dalam berbagai
model
jenis akte), Kartu Keluarha (KK) dan KTP.
kelembapannya dengan cara selalu terbuka.
2). Penggunaan arsip secara manual
3). Preventatif
Arsip
manual
keluar/masuk,
ini
meliputi,
surat
Surat Pindah Tugas (SPT),
Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
arsip
Sedangkan
untuk
dan
filing cabinet
yang
tempat
penyimpanan
arsip
tertutup,
selalu dijaga tingkat
Dalam
rnenjaga
kebutuhan
arsip
akta
agar
tetap
baik
maka
Dinas
Kependudukan
dan
Pencatatan
Sipil 9
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr Kabupaten
Natuna
preventatif
yaitu memberikan
bahan
pencegah
serangga
kerusakan,
cara
dibutuhkan
bahan-
tempat-tempat
kapur
barus
2.
Semakin pekerjaan
pada
bertambahnya pada
Dinas
yang disebabkan
Berdasarkan hasil, observasi penulis pada
masyarakat
ruangan
jenis
Kependudukan
arsip, ternyata
mengurus
akta
dan
KTP
pengaruh terhadap semakin
memudahkan
arsip-arsip
arsip
yang
diperlukan,
penyirnpanan kotoran
untuk menemukan
arsip
Tempat
yang
bersih
debu akan mencegah
berbagai membawa banyaknya
barn yang harus disimpan
oleh petugas
dari
Natuna
tingginya kesadaran
semua arsip tertata rapi dan bersih sehingga petugas
volume
dan Pencatatan Sipil Kabupaten
penyimpanan arsip.
penyimpanan
keamanan
kerusakan maupun kehilangan.
yang lain. Misalnya dengan
memberikan
dan sekaligus
arsip yang terjaga secara baik, tanpa ada
baik dari
maupun dari segi kemungkinan-
kemungkinan cara
melakukan
bidang kearsipan.Untuk
tahap sekarang belurn terlalu dirasakan
terjadinya
sebagai
kerusakan arsip itu sendiri.
masalah,
mengingat ruangan
arsip yang berada dalam ruangan kerja Kepala Subag Umum dan Kepegawaian masih bisa menampung
E. Kesimpulan Berdasarkan
uraian
dikemukakan
dalam
yang bab-bab
telah
arsip.
terdahulu,
Namun, untukbeberapa
mendatang,
Kependudukan
unttuk
Kabupaten
beberapa
Naruna,
gedunglkantor
1.
memiliki ruanglgudang
arsip
pada
Dinas Kependudukan dan
PencatatanSipil
Kabupaten
dapat dikatakan
Natuna
cukup baik. Sebab,
Dinas
danPencatatan
kesumpulan, sebagai berikut : Sistem penyimpanan dalam penataan
tahun
sudah seharusnya
maka pada Bah Penutup ini penulis berusaha mengemukakan
semua jenis
Sipil
sudah
memiliki
dan
sekaligus
baru
arsip tersendiri
pula. 3.
Salah satu ukuran keberhasilan
dalam
penataan sistem kearsipan dalam suatu
berdasarkanperhitungan dengan
angka
organisasi adalah mudahnya penemuan
kecermatan
angka
kembali
bahwa
perbandingan yang jumlah
antara jumlah
tidak
diketemukan
arsip
menunjukkan Artinya
dengan diketemukan
angka di bawah
3%.
sistem penataan
dalam
arsip
perlu
penyimpanan diperbaiki
yang
arsip
tidak
lagi. Ketepatan menyimpan
arsip ini merupakan aspek yang sangat penting aspek dengan
dan
arsip
klasifikasi
memudahkan
penemuan
arsip
memang
arsip
yang
Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
terjadi
Kependudukan
pada
Dinas
dan Pencatatan
Sipil
Kabupaten Natuna, dimana setiap arsip yang diperlukan,
sangat
mudah
ditemukan kembali dan tidak memakan waktu yang lama, yang disebabkan oleh: a. Sistem secara
sessuai serta
oleh
petugas kearsipan. Kenyataan demikian
menentukan terhadap
penempatan
arsip yang diperlukan
penyimpanan sentralisasi
arsip
(95%)
pada ruangan
SubagUmum dan Kepegawaian. b.
Arsip-arsip jenis
aktif seperti
berbagai
aida, KK dan KTP disimpan 10
PublikA, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 2 Nomor 2. Agustus 2013 http://jurnalmahasiswa.fisip.untan.ac.id ; http://jurnalmhsfisipuntan.co.nr secara elektronik Subag
oleh
Umum
staf
memudahkan
dan Kepegawaian
dan penemuan
yang memiliki kualifikasi pendidikan Sarjana (Sl) Komputer.
Peranan karena
oleh
organisasi.
Umum
Kepegawaian
dan
sehingga
memudahkan penemuan arsip. 4.
Pemberian
wewenang
kepada
petugas yang mengelola
kearsipan
membawa pengaruh tidak pada
tertibnya
hanya
kearsipan
itu
dan pusat
penting,
sebagai
pusat
ingatan
bagi
Oleh sebab itu, petugas
arsip harus baik
sangatlah
arsip berfungsi
informasi
Subag
kembali arsip yang
arsip
oleh satu orang petugas yang ditunjuk Kepala
penyimpanan
diperJukan. 2.
c. Penyimpanan dan penempatan arsip
penataan,
memiliki
pendidikan
persyaratan,
formal
pendidikan khusus di bidang kearsipan. Dinas Kependudukan
dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Natun, hanya memiliki satu orang
yang ditunjuk
sendiri, tetapi jugaberpengaruh pada
menangani bidang kearsipan.
terjaminnya
petugas
keamanan arsip dari
maupun
tersebut
berhalangan,
untuk Apabila baik
segala kerusakan maupun kehilangan.
sakit maupun dinas luar, maka akan
Selama
menghambat
ini
pada
Kependudukan
dan
Dinas Pencatatan
Sipil Kabupaten
Natuna,
terjadi kerusakan
dan kehilangan
arsip,
baik
belum
arsip yang disimpan
secara manual
maupun
arsip yang
disimpan secara elektronik.
Oleh
sebab
Berdasarkan
hasil penelitian sebagaimana
telah penulis kemukakan, maka berikut ini dapat penulis
usulkan
beberapa
saran
sebagai berikut : 1. Dalam rangka penataan arsip yang lebih baik untuk menunjang pencapaian maka
G. Daftar Pustaka Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, CV. Mandar Maju, Jakarta 1998, Metodologi
Kualitatif,
PT
Remaja
Rosdakarya, Bandung. Peraturan Gubernur Kepulauan Riau Nomor 453 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau, 2006. Tanjungpinang.
organisasi,
kantor
Dinas Kependudukan Pencatatan
Penelitian
J. Lexy,
hasil kerja dan
tujuan
setiap
itu perlu penambahan
petugas bidang kearsipan.
Moleong
F. Saran-saran
kinerja bidang kearsipan.
termasuk dan
Sipil Kabupaten
Natuna,
harus memiliki ruangan arsip tersendiri. Di satu sisi, akan memberikan nyaman
bagi pejabata dimana ruangan
kerja tidak arsip.
rasa
menyatu
Pada
dengan
sisi yang
ruangan
lain, akan
Hasmardiyati Ilmu Adminsitrasi Negara FISIP Universitas Tanjungpura
11
