PEMBUATAN WEBSITE SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PROMOSI LPK (LEMBAGA PENDIDIKAN KURSUS) EFAST
Naskah Publikasi
diajukan oleh Efri Yulianto 08.12.3051
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
WEBSITE DEVELOPMENT AND PROMOTION AS A MEDIA INFORMATION INSTITUTE OF EDUCATION COURSE EFAST
PEMBUATAN WEBSITE SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PROMOSI LEMBAGA PENDIDIKAN KURSUS (LPK) EFAST Efri Yulianto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Education is one of the things that must be taken by every person, through education one can obtain useful information for life. In the era of information and telecommunications as now, a good method of education is necessary to increase HR (Human Resources) quality and the many ways that can be used to improve the human resource is one of them through the institutions of informal education courses. With the increasing number of educational institutions of the course, then each institution courses are in demand to be able to compete by providing information with information technology and global communications network is the internet. To the author is interested in creating a website Educational Institutions Course EFAST as a means of information and promotion. And with the help of the internet is expected that each person can access the webiste is so in the next period can be a positive thing for the institution of informal education courses EFAST.
Keywords: Website, institute courses, php, mysql, media and promotional information.
1.
Pendahuluan Saat ini di dunia kerja membutuhkan tenaga-tenaga terampil dengan keahlian siap
kerja. Keahlian spesifik yang dibutuhkan di dunia kerja diantaranya adalah keahlian komputer, akuntansi, dan bahasa asing. Yang menjadi permasalahan adalah lulusan sekolah menengah
maupun perguruan tinggi kurang dibekali oleh ilmu praktis atau
keahlian khusus yang dibutuhkan dunia kerja. Akibatnya mereka tidak siap untuk terjun langsung ke dunia kerja. Dapat dipastikan angka pengangguran semakin meningkat. Lembaga pendidikan nonformal atau kursus dapat dijadikan alternatif untuk mempelajari keterampilan yang dibutuhkan dunia kerja. Karena itu banyak bermunculan lembaga pendidikan kursus (LPK) yang menyelenggarakan pendidikan siap kerja guna memenuhi kebutuhan dunia kerja. Semakin meningkatnya tuntutan masyarakat pada lembaga-lembaga pendidikan untuk dapat memberikan pelayanan yang prima, diperlukan suatu media informasi yang menjawab kebutuhan tersebut. Dengan penerapan media informasi diharapkan sebuah lembaga pendidikan dalam segala kegiatannya dapat menciptakan pelayanan kepada semua pihak. Dan hampir sebagian besar perusahaan dalam mempromosikan produknya dengan cara mengadakan pameran atau memasang iklan dimedia cetak maupun elektronik, bahkan sekarang pada berbondong – bondong untuk mempromosikan produknya melalui internet karena semakin meningkatnya penguasaan jasa internet dan ini juga merupakan media promosi dan penyampaian informasi yang potensial. Teknologi internet sangat sesuai untuk memenuhi tuntutan kecepatan pelayanan yang di inginkan, mengingat internet dapat diakses kapan saja, dimana saja serta implementasinya relatif murah. Dengan melihat permasalahan yang ada dan keunggulan - keunggulan internet, dapat diberikan solusi dengan dibangunnya sebuah sistem informasi yang penyajian informasi dan visualisasinya dibuat sederhana namun diharapkan dapat menarik pengunjung. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk mengambil judul “Pembuatan Website Sebagai Media Informasi dan Promosi LPK ( Lembaga Pendidikan Kursus ) EFAST”.
2.
Landasan Teori
2.1 Perancangan Sistem Mulyadi (1997) menjelaskan bahwa perancangan sistem adalah suatu proses menterjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Sedangkan pengertian analisis dan perancangan sistem menurut MCLeod adalah suatu proses pengindentifikasian proses-proses dan data yang diperlukan oleh suatu sistem yang baru. Apabila sistem yang dirancang tersebut adalah suatu sistem berbasis komputer, maka perancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang digunakan. 2.2 Pengertian Promosi Promosi merupakan salah satu komponen bauran pemasaran. Willian J. Stanton memberikan defenisi, “Promosi is an exercise in information, persuasion, and communication” (Buchari Alma, 2002:135). Kegiatan yang tidak menyampaikan informasi, membujuk, dan komunikasi adalah bukan promosi. Menurut Haper, “Promosi adalah suatu program terkendali dan terpaku dari metode komunikasi material perusahaan atau produk yang dapat memuaskan konsumen, mendorong penjualan serta memberi kontribusi pada kinerja laba perusahaan” (2000:65). Berdasarkan pendapat tersebut, promosi menunjukan adanya lalu lintas informasi dua arah meliputi informasi mengenai produk, dan segenap aspek informasi organisasi yang memerlukan pengelolahan dalam keberadaanya. Tujuan promosi ialah memberikan informasi, menarik perhatian, dan selanjutnya memberi pengaruh meningkatnya penjualan” (2002:137). Promosi dapat mempunyai tujuan menyampaikan informasi, menerima informasi, dan mempengaruhi pihak-pihak yang berkepentingan maupun belum terhadap organisasi. Dan pada segmen ini dimana Lembaga kursus efast mengiklankan dan memberikan informasi tentang sebuah kualitas pendidikan kepada masyarakat, terutama pada pendidikan bahasa inggris yang baru akan diterapkan pada media internet melalui sebuah aplikasi website. Dalam melakukan promosi atau iklan di internet ada beberapa strategi yang harus diketahui, yaitu sering dikenal dengan
5 M yang terdiri dari:
•
Penetapan tujuan (Mission)
•
Penetapan anggaran (Money)
•
Keputusan pesan (Message)
•
Penetapan media (Media)
•
Evaluasi (Measurement)
2.3 Website Sebagai Perangkat Lunak Website statis hanya terdiri dari kumpulan dokumen yang saling terhubung. Tetapi pada perkembangannya, website mulai memiliki banyak fungsi-fungsi tambahan, misalnya menerima masukkan data dari pengguna melalui form, terhubung dengan database, menghasilkan halaman secara dinamis dan banyak lagi. website yang memiliki fungsi-fungsi pengolahan data dapat dikatagorikan sebagai perangkat lunak. 2.4 Internet 2.4.1 Pengertian Internet Internet merupakan singkatan dari Interconnection Networking. Menurut Randal & Latulipe (Diana,2001) , secara sederhana Internet dapat diartikan sebagai “a global network of computer network”. Dengan demikian pada dasarnya Internet merupakan suatu jaringan komputer yang sangat besar, yang terbentuk dari jaringan-jaringan kecil yang ada di seluruh dunia, yang selalu terhubung satu sama lain. 2.4.2 Kegunaan Internet Banyak kegunaan yang menguntungkan yang didapatkan dari penggunaan internet dalam semua bidang (bisnis, akademis, pemerintahan, organisasi, dan sebagainya), antara lain: 1.
Informasi yang didapatkan lebih cepat dan murah, yaitu dengan pengguna aplikasi:
2.
•
email
•
WWW
•
News Group
•
FTP
Mengurangi biaya kertas dan biaya distribusi, contoh : Koran, brosur dan majalah.
3.
4.
5.
Sebagai media promosi online, contoh: •
Image company
•
Pengenalan dan pemesanan produk
Komunikasi interaktif •
Email
•
Dukungan pelanggan dengan feed back
•
Internet phone
•
Video conferencing
•
Internet Relay Chatting
Sebagai alat riset dan pengembangan ( development )
3.
Analisis
3.1 Latar Belakang Perusahaan Lembaga yang menjadi penelitian untuk skripsi ini adalah LPK (Lembaga Pendidikan Kursus) EFAST yang berkedudukan di Jl. Perumnas No.214 Yogyakarta. Pada awalnya lembaga pendidikan kursus ini bernama spec english yogyakarta yang didirikan oleh Hani Sutrisno, namun pada tahun 2010 kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Bapak Linta AP yang sekarang menjabat sebagai Direktur EFAST. Sebagai lembaga pendidikan kursus yang berfokus pada pendidikan bahasa inggris, EFAST siap maju dan bersaing dengan lembaga-lembaga kursus yang sejenis. Terdapat dua program yang ditawarkan lembaga pendidikan kursus EFAST, yaitu: 1. Bahasa Inggris Khusus Pelajaran yang membahas Grammar, Conversation, dan Listening dengan metode EGRA ( Exposure, Generalization, Reinforcement, Application ). 2. Inggris Mix BDP ( Brain Development Programme ) BDP adalah sebuah metode aktivasi otak dengan simulasi gelombang brainware, untuk membangunkan sebagian potensi otak dalam rangka meningkatkan kemampuan kapasitas otak peserta kursus. 3.2 Visi – Misi Perusahaan o
Visi Menjadi Pusat Pendidikan
Bahasa Inggris yang terfavorit dalam pilihan,
tercepat dalam mendidik siswa, aktif berbahasa Inggris dan terdepan dalam pelayanan. o
Misi Siswa
: Mendidik
siswa
berbahasa
inggris
dengan dengan
metode suasana
tercepat belajar
aktif dan
pelayanan yang menyenangkan. Karayawan
: Menciptakan tempat bekerja yang nyaman, inovativ, dan memberi hasil sesuai harapan karyawan.
Mitra Kerja
: Menciptakan
hubungan
kerja
sama
yang
saling
menguntungkan dan memberi manfaat bagi kedua belah pihak. Pemilik LPK
: Menjadikan lembaga kursus sebagai institusi bisnis yang menguntungkan dan bermanfaat bagi siswa, karyawan dan mitra kerja.
3.3 Penentuan Fakta Kebutuhan dan Tujuan Sistem LPK (Lembaga Pendidikan Kursus) efast bergerak dalam bidang pendidikan informal yaitu pendidikan kursus bahasa inggris, namun hingga saat ini EFAST belum memanfaatkan jaringan internet dengan menggunakan website dalam memberikan informasi dan melakukan promosi. LPK (Lembaga Pendidikan Kursus) EFAST biasanya menawarkan produk atau program-program mereka melalui selembaran brosur. Permasalahannya adalah para pelajar maupun masyarakat tidak dapat secara langsung dan cepat untuk mendapatkan informasi yang diinginkan karena keterbatasan tempat dan selembaran brosur untuk media promosi sangat kecil untuk menampilkan semua informasi tentang LPK EFAST. 3.4 Analisis PIECES Salah satu analisis yang digunakan dalam perancangan sistem informasi dan promosi adalah metode PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dan masalah-masalah yang teridentifikasi dalam tahap ini antara lain: 3.4.1 Analisis Kinerja (Performance) Kinerja pada sistem lama masih kurang efektif dan membutuhkan banyak waktu untuk membuat dan mengelolah suatu data menjadi informasi. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan oleh suatu sistem tertentu sedangkan Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut: 1.
Throughput Dalam
memberikan informasi dan menawarkan produk atau program
kursus yang ada LPK EFAST masih menggunakan brosur dan spanduk. Sehingga untuk publikasi informasi harus melalui beberapa tahap yang memakan waktu lama, sehingga dengan waktu yang ada sistem hanya mampu menyelesaikan sedikit pekerjaan. 2.
Response time Untuk dapat melakukan promosi dan menyampaikan informasi yang cukup,
cara yang sekarang masih membutuhkan waktu yang lama. 3.4.2 Analisi informasi (Information) Informasi merupakan hal yang krusial bagi pemakai akhir (end user). Analisis pada sistem lama dinilai dari 3 hal sebagai berikut: 1.
Akurat Informasi yang tidak akurat sering terjadi dan akan sangat merugikan,
penyebabnya jika terjadi perubahan data, sementara brosur dan spanduk telah
selesai dicetak, dan sulit untuk melakukan penggantian informasi dari lembaga kursus EFAST karena dibutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan brosur dan spanduk. 2. Relevan Informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima, jika informasi yang disebarkan melalui media promosi yang ada sekarang, bisa tidak relevan jika informasi tersebut diterima pada orang yang tidak membutuhkannya. Sedangkan dengan media promosi seperti website informasi yang dipromosikan lebih menyeluruh kesemua lapisan masyarakat. 3.
Tepat waktu Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab kalau informasi
yang diterima terlambat, maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. Apabila penyampaian
informasi dan promosi
dengan media website yang
dinamis informasi yang diterima masyarakat tepat waktu dan terbaru. 3.4.3 Analisis Ekonomi (Economy) Secara ekonomi sistem yang ada saat ini memerlukan biaya operasionalnya tidak sedikit untuk setiap tahunnya. Sistem lama memerlukan biaya yang besar karena setiap penyebaran brosur dilakukan di dalam serta diluar kota dan untuk melakukan hal tersebut, pembuatan selebaran brosur memerlukan biaya yang tidak sedikit karena dapat diprediksi bahwa setiap tahun biaya cetak brosur pasti mengalami kenaikan. Hasil analisis dari biaya dan manfaat sebagai berikut: 1.
Biaya Biaya yang dikeluarkan untuk setiap pencetakan brosur dan sepanduk diantara Rp. 3.000.000 – Rp. 4.000.000.
2.
Manfaat Manfaat yang dikeluarkan kurang maksimal, karena dinilai boros. Apabila ada kesalahan dalam pencetakan brosur dan spanduk, pencetakan harus diulang kembali.
3.4.4 Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian atas sebuah sistem sangatlah dibutuhkan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya pengendalian maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diatasi. Dari hasil analisis pengendalian adalah: ¾
Pengendalian informasi Proses promosi dan penyampaian informasi masih menggunakan surat,
brosur, maupun selebaran lainnya. Sehingga masyarakat yang memiliki
kepentingan dengan pihak lembaga seperti memperoleh informasi dan berinteraksi dengan lembaga harus datang langsung ke lembaga. Hal ini dapat diatasi dengan media website yang universal bisa diakses dimanapun dan kapanpun juga. 3.4.5 Analisis Efisiensi (Effeciency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minimum. Hal ini dapat dinaikan dan diturunkan dari segi efisiensi pihak lembaga kursus EFAST, selama ini banyak mengeluarkan biaya untuk promosi melalui brosur dan iklan dimedia cetak hal ini memerlukan biaya yang tidak sedikit. 3.5 Kebutuhan Sistem a. User bisa mendapatkan informasi tentang profil lembaga kursus. b. User bisa mendapatkan informasi tentang berita terbaru seputar dunia pendidikan. c. User bisa melihat foto-foto dokumentasi kegitan lembaga kursus pada menu galleri. d. Siswa bisa mendownload materi dan artikel dengan login username dan password yang di dapat dari lembaga kursus. e. Masyarakat bisa mengirim saran dan kritiknya melalu form buku tamu. f.
Admin dapat mengelolah web melalui menu admin.
3.6 Analisis Biaya dan Manfaat Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan Cost Benefit Analysis atau Analisa Biaya dan Manfaat. Tujuan dari analisa biaya dan manfaat ini adalah : Memberikan gambaran kepada user apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Metode kuantitatif yang dapat digunakan adalah : 1. Analisa Payback (Payback Period). 2. Analisa Net Present Value. 3. Return Of investment (ROI)
Tabel 3.1 Rincian Biaya dan Manfaat
3.7 Perancangan Sistem Setelah analisis selesai dilakukan, maka analisis sistem memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan sistem desain. menurut John Burch dan Gary Grundnitski desain / perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai “penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. Tujuan dari perancangan sistem yang diusulkan adalah untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai rancangan sistem yang diusulkan tersebut pada user atau pemakai dan untuk memenuhi kebutuhan pemakai tersebut. Perancangan sistem yang akan diusulkan meliputi tiga tahap yaitu: 1.
Perancangan basis data / model data
2.
Perancangan proses / model proses
3.
Perancangan antar muka (interface)
3.7.1 ERD
jk
email
tgl_lahir
alamat kd_program
nama nip kd_jadwal
fax
kd_program
id_kontak
n
peserta
no_hp
Program
kontak
n password
ip email
file
timestamp
nama
Mempunyai
id_gbook
hari 1
gbook
jam
Jadwal
tanggal
pesan
ip nama
date
hits
ip
online
id
shoutbox
statistik
Gambar 3.2 ERD
tgl pesan
user_online kd_jadwal
1
mengambil
telp
alamat
nm_program
3.7.2 DFD Memilih informasi
Peserta kursus
Berita Profil Program Info Download Mitra Gallery Kontak Ganti Password Menampikan Informasi
Berita Profil Program Info Download Mitra Gallery Kontak Ganti Password
Input Data Berita Slide show Info Program Gallery Mitra Kontak Upload File Peserta Banne Peserta
WEB SITE LPK eFast
yang di pilih
Admin
Menampikan Informasi
Berita Profil Program Info Mitra Gallery Kontak
Berita Profil Program Info Mitra Gallery Kontak
Maysarakat umum
Berita Program Info Mitra Gallery Kontak Upload File Peserta Banner Slide show Peserta Pengolahan Data
Memilih informasi
Gambar 3.4 DFD Level 0 yang di usulkan
Gambar 3.5 DFD Level 1
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Implementasi Database Implementasi database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field sekaligus pembuatan database. Berikut adalah implementasi dari database yang telah direncanakan. Berikut merupakan daftar tabel database dbefast: 1) Admin
Gambar 4.3 Tabel admin 2) News
Gambar 4.4 Tabel news 3) Info
Gambar 4.5 Tabel info 4) Tabel_data
Gambar 4.6 Tabel tabel_data 5) Peserta
Gambar 4.7 Tabel peserta
6) Program
Gambar 4.8 Tabel program 7) Jadwal
Gambar 4.9 Tabel jadwal
8) Banner
Gambar 4.10 Tabel banner 9) Statistik
Gambar 4.11 Tabel statistik user
10) Foto
Gambar 4.12 Tabel foto
11) SlideSHow Gambar 4.13 Tabel slide
12) gbook
Gambar 4.14 Tabel gbook
13) Kontak
Gambar 4.15 Tabel kontak 14) Mitra
Gambar 4.16 Tabel mitra 15) Shoutbox
Gambar 4.17 Tabel shoutbox 4.2 Implementasi Website 1. Halaman Utama Ini adalah hasil capture setelah mengklik fungsi Home.
Gambar 4.1 Halaman utama
2
Halaman Login Admin Ini adalah hasil capture halaman login Admin
Gambar 4.2 Halaman login admin
3
Halaman Admin Ini adalah hasil capture halaman Admin
Gambar 4.3 Halaman login admin 4.3 Pelaksanaan Kegiatan Implementasi Proses pembuatan dari aplikasi yang akan diuji adalah langkah yang harus dilakukan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan implementasi. Langkah pembuatan aplikasi tersebut dimulai dari pengetikan program hingga uji coba program terhadap kesalahankesalahan yang mungkin terjadi sebelum memasuki implementasi sistem. Adapun bentuk kegiatan yang dilakukan dalam tahapan implementasi adalah sebagai berikut: 1. Pengetesan Program 2. Pengetesan Sistem 3. Program Pendukung Aplikasi 4. Upload Sistem 5. Pemilihan dan Pelatihan Personil 6. Konversi Sistem 7. Operasi dan Pemeliharaan Sistem
5.
Kesimpulan Berdasarkan atas penjelasan serta pembahasan materi pada bab I, II, III, IV dan
dengan telah dilakukannya pengumpulan data, analisis, perancangan serta implementasi pada “Pembuatan Website Sebagai Media Informasi Dan Promosi Lpk (Lembaga Pendidikan Kursus) Efast”, diperoleh kesimpulan sebagai berikut: a.
Sistem informasi dan promosi berbasis web ini di buat sebagai solusi bagi pihak LPK EFAST untuk melakukan promosi dan menyampaikan informasi bagi pengunjung dan peserta kursus.
b.
Metode yang digunakan dalam membuat sistem informasi dan promosi berbasis web ini penulis menggunakan metode studi kepustakaan dan metode penemuan fakta.
c.
Dalam pembuatan sistem informasi dan promosi berbasis web ini penulis menggunakan bahasa pemrograman php dan MySQL sebagai database administratornya.
d.
Untuk
membangun
sistem
informasi
dan
promosi
berbasi
web
ini
menggunakan analasis pieces. e.
Dengan sistem informasi dan promosi ini dapat meningkatkan efektifitas kerja dan efisiensi sumber daya yang ada pada LPK EFAST.
6.
Saran Di dalam penelitian ini masih memiliki berbagai keterbatasan, maka perlu di
lakukan penyampaian saran untuk kesempurnaan pengembangan sistem bagi peneliti selanjutnya di masa mendatang. Saran untuk pengembangan sistem antara lain: 1. Perlu adanya manajemen data yang lebih terstruktur dan ditampilkannya info detail untuk profil para peserta. 2. Perlu adanya denah lokasi LPK EFAST di dalam website. 3. Perlu adanya fasilitas forum untuk para peserta kursus. 4. Adanya hak akses bagi para tutor atau pengajar untuk dapat mengupload data. 5. Adanya fasilitas pencarian data bagi para perserta untuk mendownload file. 6. Perlunya tampilan yang lebih dinamis untuk info-info program dan profil LPK.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir. 2009. Membuat Aplikasi Web dengan PHP+Database MySQL. Andi Offset. Yogyakarta. Bunafit Nugroho. 2008. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySQL dengan Dreamweaver. 2009. Yogyakarta. Jugiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D. 1989. Analisis & Desain “Sistem Informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis”. Komang Wiswakarma. Panduan Lengkap Menguasai Pemrograman CSS. Lokomedia. Yogyakarta. Lukmanul Hakim. 2010. Bikin Website Super Keren dengan PHP & jQuery. Lokomedia. Yogyakarta. Rulianto Kurniawan. 2008 . Membangun Situs dengan PHP Untuk Orang Awam. Maxikom. Palembang. Suyanto, M. 2005. Multimedia Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Andi Offset. Yogyakarta. http://anakbinus.blogsome.com
