ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE PADA NGYK COFFEE SHOP JOGJAKARTA SEBAGAI MEDIA PROMOSI DAN INFORMASI
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh
Leo Adi Chandra 13.22.1480
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 201
ANALYSIS AND DESIGN OF WEBSITE NGYK COFFEE SHOPJOGJAKARTA FOR MEDIA PROMOTION AND INFORMATION
ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE PADA NGYK COFFEE SHOP JOGJAKARTA SEBAGAI MEDIA PROMOSI DAN INFORMASI Leo Adi Chandra Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSRACT NGYK COFFEE SHOP is one café food and beverages available in Jogja. By selling a variety of food and beverages as well as events that are often held for example live music and watch a football game together. Remains a lack of information and promotion of NGYK COFFE SHOP that this café has not been so well known because of the lack of information that can be obtained by prospective customers is an issue that must be addressed immediately. In the era of globalization and the development of information technology and the internet is now widely used as a promotional media and technology, especially information website, compared to other promotional media such as brochures, posters or other promotional media Web site is the most inexpensive, effective and efficient if we can manage it. From the point of view of any media campaign using the web still has a lot more advantages, both from the standpoint of pendisitribusian information, speed information delivery, price or cost that we pay. The purpose of the website creation NGYK COFFEE SHOP is as a medium and a means to help promote and inform about all things COFFEE SHOP NGYK making it easier for potential customers both local and non-local customers who are visiting Jogja and require reference information that there is a menu and activities so as to boost sales in NGYK COFFEE SHOP. Websites that not only functions as a means of promotion and information but also as an effort to increase the prestige (prestige) of a company has made a lot of bold entrepreneurs who pay high enough to have this online media Keywords: Website, Media Information and Promotion
1.
Pendahluan Di era globalisasi dan teknologi yang semakin maju dan canggih, imternet
memegang peranan yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan manusia, hal ini memungkinkan pemakai untuk memperoleh informasi yang cepat dan akurat. Sekarang ini internet banyak digunakan sebagai media promosi dan informasi terutama teknologi website dengan biaya yang relatif murah, jangkauan yang luas dan tepat sasaran. NGYK COFFEE SHOP Jl. Kranggan No. 25 Yogyakarta merupakan salah satu café makanan dan minuman yang ada di Yogyakarta. Dengan menjual makan dan minuman yang beragam, serta event-event yang kerap diadakan misalnya live music dan nonton bareng pertandingan sepak bola. Belum adanya bentuk promosi secara online melalui website dan kurangnya informasi yangbisadiaksespelanggan, menyebabkan perkembangan usaha ini menjadi terhambat. Promosi dan informasi yang mudah diakses secara cepat dan akurat sangatlah penting untuk kemajuan NGYK COFFEE SHOP Yogyakarta mengingat persaingan yang ketat karena menjamurnya usaha-usaha sejenis di Yogyakarta.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem ”Suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
1
Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Andra F.FitzGerald dan Warren D.Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : ”Urutan-urutan yang tepat dari tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya”.
2
Sedang yang lebih menekankan pada elemen atau komponen sistem adalah kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
1
. Jerry Fitz Gerald, Ardra F. Fitzgerald D.Stalling, Jr. Fundamental of system analysis, Edisi Kedua; New York, John Willy & Sons, 1981, hal. 5 2 . Ibid
2.2
Konsep Informasi
2.2.1
Pengertian Informasi Informasi sangat penting dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
3
Sumber dari informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang didalam dunia bisnis kejadian-kajadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. 2.3
Konsep Dasar Promosi
2.3.1
Pengertian Promosi Secara umum promosi
merupakan upaya dari produsen untuk
meninformasikan dan mempengaruhi orang atau pihak lain yang tadinya tidak mengenal menjadi mengenal, sehingga tertarik untuk melakukan transaksi atau penukaran barang atau jasa yang dipasarkan. berikut adalah beberapa pengertian tentang promosi yang diperoleh dari berbagai sumber, antara lain : 1.
Definisi promosi menurut Alma " Promosi adalah sejenis komunikasi yang memberi penjelasan yang meyakinkan calon konsumen tentang barang dan jasa".
2.
Menurut Saladin " Promosi adalah suatu komunikasi informasi penjual dan pembeli yang bertujuan untuk merubah sikap dan tingkah laku pembeli, yang tadinya tidak mengenal menjadi mengenal sehingga pembeli atau pelanggan dan tetap mengingat produk tersebut".
3.
Menurut Swasta dan Irawan " Promosi adalah arus informasi atau persuasi satu arah yang dibuat untuk mengarahkan seseorang atau organisasi kepada tindakan yang menciptakan pertukaran dalam pemasaran". Dari beberapa definisi para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
promosi adalah suatu komunikasi informasi dan arus informasi (persuasi satu arah) yang dibuat untuk memberitahu, membujuk, dan mengingatkan kepada calon konsumen tentang produk barang dan jasa, sehingga dapat mengarahkan
3
. Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Edisi ke empat; Jogjakarta : Andi Offset, 1999, hal. 8
seseorang atau organisasi kepada tindakan yang menciptakan pertukaran barang dan jasa dalam pemasaran. 2.4
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakanoleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
2.5
Konsep Dasar Database
2.5.1
Definisi Basis Data Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung (Inter Related Data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data (Controled Redundancy) dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal. Data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya. Data disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan, dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.
2.6
Bahasa Pemerograman yang digunakan
2.6.1
HTML (Hypertext Markup Language) HTML (Hypertext Markup Language) merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman
web. Dikatakan markup language karena HTML berfungsi untuk memformat file dokumen teks biasa untuk bisa ditampilkan pada web browser dengan bantuan tanda–tanda (tag) yang telah ditentukan. Yang dapat dilakukan oleh HTML antara lain : 1.
Mengontrol tampilan dari web page dan kontennya.
2.
Mempublikasikan dokumen secara online sehingga bisa di akses dari seluruh dunia.
3.
Membuat online form yang bisa di gunakan untuk menangani pendaftaran, transaksi secara online.
4.
Menambahkan object-object seperti image, audio, video dan juga java applet dalam dokumen HTML.
Struktur sebuah dokumen HTML dibagi menjadi dua bagian besar, yaitu head dan body. Masing-masing ditandai pasangan container tag dan . Bagian head berisikan judul dokumen dan informasi – informasi dasar lainnya, sedangkan bagian body adalah data dokumennya. 2.6.2
PHP PHP adalah server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web. PHP juga merupakan software yang open source (gratis) dan mampu lintas platform, yaitu dapat digunakan dengan sistem operasi dan web server apapun.
Gambar 2.2 Cara kerja PHP Script client side adalah proses yang terjadi dilakukan pada client atau dengan kata lain dilakukan pada browser, script programnya dapat dilihat hanya dengan menekan tombol view source, dan script ini sangat tergantung pada jenis browser sehingga apabila ada browser
yang tidak
dilengkapi dengan
kemampuan untuk memproses script tersebut, maka hasil tidak akan terlihat.
2.6.3
CSS (Cascading Style Sheet) Cascading Style Sheet (CSS) adalah suatu teknologi yang digunakan untuk memperindah tampilan halaman website (situs). Dengan Metode CSS keseluruhan warna dan tampilan yang ada di situs web dapat dirubah/diformat ulang dengan cepat. CSS juga telah di standarkan oleh World Wide Web Consortium (W3C) untuk di gunakan di web browser.
2.7
Perangkat Lunak yang digunakan
2.7.1
Adobe Dreamweaver CS5.5 Adobe Dreamweaver CS5.5 merupakan salah satu software unggulan Adobe yang dapat membantu dalam pembuatan web secara visual. Jadi, Adobe Dreamweaver CS5.5 ini tidak begitu memusingkan, karena dengan tag HTML atau bahasa pemrograman lainnya. Demikian tampilan utama dari Adobe Dreamweaver CS5.5 :
Gambar 2. 1 Tampilan Adobe Dreamweaver Cs5.5 Selain itu juga Adobe Dreamweaver CS3mempunyai fitur-fitur baru yang tidak ada di seri sebelumnya. Software ini memang kaya fitur dan lebih sempurna lagi tentunya dibanding dengan Adobe Dreamweaver sebelumnya, disamping itu pengoperasiannya lebih mudah dan lebih simpel, penulis yakin para pembaca pun merasa penasaran terhadap software yang satu ini.
3.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Analisis Sistem
3.1.1
Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengembangkan sistem baru lebih baiknya menganalisis kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. Hal ini digunakan untuk meningkatkan kemampuan sistem yang baru dan menghilangkan kelemahan sistem yang sedang berjalan. Untuk menganalisis kelemahan sistem tersebut digunakan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan service)
3.1.2
Analisis Kinerja (Performance) Kinerja adalah tugas yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu. Kinerja yang lambat akan mempengaruhi terhadap proses penjualan. Tabel 3. 1 Analisi Kinerja Parameter
Hasil Analisis
Waktu (Respon Time)
Untuk melayani pesanan pengunjung, karyawan
membutuhkan
waktu
10
sampai 20 menit setelah pelanggan tiba. Karena belum adanya reservasi secara online. Jumlah Produksi
Dalam
(Throughput)
promosi
memberikan
informasi
dan
masih menggunakan brosur
dan spanduk. Sehingga untuk publikasi informasi harus melalui beberapa tahap yang memakan waktu lama, sehingga dengan waktu yang ada sistem hanya mampu pekerjaan.
menyelesaikan
sedikit
3.1.3
Analisis Informasi (Information) Penyampaian informasi dan promosi yang baik, maka perusahaan akan mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu sesuai dengan yang di harapkan. Di dalam penginformasian sistem membutuhkan peningkatan kualitas informasi dan kecepatan pemberian informasi, khususnya informasi pelayanan yang diberikan dan produk yang dihasilkan. Tabel 3. 2 Analisis Informasi Parameter
Hasil Analisis
Akurat
Media
informasi
dan
promosi
pada
NGYK COFFEE SHOP masih berupa spanduk/brosur sehingga kurang akurat, akurat dalam pengertian informasi yang di kemas dalam bentuk brosur/spanduk memiliki
kemungkinan
kesalahan
penulisan yang mengakibatkan informasi yang terdapat di dalamnya tidak dapat dirubah. Mengingat sifat informasi yang terdapat
dalam
media
cetak
yang
bersifat statistik. Tepat waktu
Berita tidak di upadate secara berkala, serta tidak menjangkau semua wilayah dan membutuhkan waktu yang lama karena
menggunakan
spanduk
dan
brosur untuk menyampaikan informasi dan promosi Relevan
Informasi dan promosi diberikan harus mempunyai
manfaat
sebagai
dasar
pengambilan keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Infomasi dan promosi yang dimuat dalam brosur/spanduk tidak detail
sehingga
bisa
terjadi
salah
pengertian maksud tujuan informasi dan promosi
sehingga mengakibatkan nilai
informasi menjadi tidak relevan..
3.1.4
Analisis Ekonomi (Economy) Dalam sistem yang baru NGYK COFFEE SHOP
ini,nantinyamemiliki
nilai ekonomis dalam hal promosi dan pemesanan yang menghasilkan
manfaat
sesuai
dengan
biaya
yang
akan mampu
dikeluarkan
dan
pemborosan dapat diminimalisir. Masalah yang berkaitan dengan ekonomi yaitu pembengkakkan biaya khususnya biaya promosi berupa brosur karena dalam sebulan yang harus disebarkan relatif banyak sehingga akan
menimbulkan
biaya yang besar pula.
Tabel 3. 3 Analisis Ekonomi Parameter
Hasil Analisis
Biaya
Membutuhkan biaya yang besar untuk membuat brosur dan spanduk serta mengeluarkan
biaya
tambahan
lagi
untuk upah pemasangan spanduk dan penyebaran brosur. Manfaat
Manfaat
yang
dihasilkan
kurang
maksimal, karena dinilai boros. Apabila ada kesalahan dalam pencetakan brosur dan spanduk, pencetakan harus diulang kembali.
3.1.5
Analisis Kendali (Control) Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem. Untuk menjamin keamanan data dan informasi dapat menggunakan seorang yang bertugas sebagai administrator. Dengan adanya kontrol dari administrator maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki.
Tabel 3. 4 Analisis Kendali Parameter Kendali Keamanan Informasi
Hasil Analisis In Informasi dan promosi yang ada pada brosur
dan
spanduk
keamananya
kurang dapat di kontrol, media ini mudah rusak pada saat penyampaian informasi.
3.1.6
Analisis Efisiensi (Efieciency) Efisiensi pada website berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan biaya yang minimal. Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisiensi, melainkan waktu yang diperlukan untuk mencapai dan mendapatkan kembali data yang tersimpan cukup lama.
Tabel 3. 5 Analisis Efisiensi Parameter
Hasil Analisis
Sumber Daya
Dalam pembuatan brosur, banyaknya waktu dan tenaga yang terbuang tidak sebanding dihasilkan.
dengan
jumlah
yang
3.1.7
Layanan (Services) Analisis pelayanan dilakukan untuk mengetahui adalah peningkatan yang dihasilakan oleh sistem yang ada. Tabel 3. 6 Layanan Parameter
Hasil Analisis
Keragaman Informasi
Informasi
dan
promosi
yang
disampaikan lewat brosur dan spanduk tidak
beragam.
Informasi
yang
isampaikan hanya beberapa informasi tertentu
saja.
Sedangkan
NGYK
COFFEE SHOP
mempunyai banyak
informasi
ingin
kepada
yang
konsumen
konsumen, produk
seperti
yang
disampaikan
maupun
calon
keanekaragaman
ditawarkan
maupun
informasi lainya mengingat keterbatasan ruang dalam media cetak brosur.
3.2 Rancangan Sistem 3.2.1
Flowchart
Gambar 3. 1 Flowchart Sistem 3.2.2
Data Flow Diagram
Gambar 3. 2 Diagram Konteks
Gambar 3. 3 DFD Level 1
3.3
Relasi Antar Tabel Sebuah basis data tersusun atas kumpulan file yang saling berhubungan. Hubungan antar tabel ditunjukan dengan atribut utama (primary key) sebagai acuan. Relasi ini akan ditunjukan oleh sebuah garis yang menghubungkan tabel satu dengan tabel lainnya melalui atribut tamu (foreign key). Relasi antar tabel dalam perancangan ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3. 4 Relasi Antar Tabel
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Web Server dan Web Browser Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya sistem yang dikembangkan nantinya siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan, penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.2
Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya.
4.3
Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi, diantaranya :
4.5
Pemrograman
Pengujian program
Instalasi
Pengujian sistem
Pemilihan dan pelatihan personil
Konversi sistem
Pemeliharaan
Pemrograman Pemrograman merupakan tahap implementasi dimana dilakukannya pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL yang telah terintegrasi dengan paket program XAMPP for windows 2.5
5.
Penutup
5.1
KESIMPULAN Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab
sebelumnya
dan
dalam
mengakhiri
pembahasan
“Analisis
da
Perancagan Website Pada NGYK COFFEE SHOP Yogyakarta Sebagai Media Promosi dan Informasi” maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa : 1. Proses Promosi dan Informasi selama ini masih menggunakan cara manual dan belum adanya media khusus seperti website untuk penyampaian promosi dan informasi yang mengakibatkan pelayanan promosi informasi mengenai NGYK COFFEE SHOP Yogyakarta masih kurang memuaskan. Misalnya penyebaran promosi dan informasi melalui brosur dan banner tidak efisien dan terlalu besar mengeluarkan biaya, semua itu perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem informasi dan promosi berbasis website. 2. Sistem informasi dan promosi berbasis website mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) adalah : 1.
Dengan adanya sistem informasi dan promosi berbasis web, dapat mempermudah konsumen maupun calon konsumen untuk memperoleh informasi maupun layanan.
2.
Website yang telah dibuat dapat memperluas ruang lingkup penjualan dikarenakan berbasis web yang dapat diakses diberbagai tempat dan daerah.
3.
Dengan memanfaatkan media internet sebagai Media Informasi dan Promosi agar keuntungan menjadi maksimal.
4.
Website yang telah dibuat dapat membantu NGYK COFFEE SHOP dalam hal informasi dan promosi secara lengkap.
5.2
SARAN Untuk mendukung sistem yang telah dibuat, ada beberapa saran yang perlu diperhatikan: 1.
Hal yang penting diperhatikan pada sistem baru adalah melakukan perawatan terhadap hardware dan software dengan baik dan benar.
2. Diharapkan kepada NGYK COFFEE SHOP agar dapat memanfaatkan dan menggunakan sistem ini secara optimal sebagai media informasi dan promosi produk. 3.
Seiring
berkembangnya
usaha
maka
akan
semakin
kompleks
kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang sudah berjalan pada saatnya nanti tidak dapat memenuhi kebutuhan usaha. Maka dari itu pada masa yang akan datang perlu dilakukan pengembangan sebuah sistem informasi yang baru serta terhubung antar cabang. 4. Pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia dalam memahami dan memanfaatkan teknologi perlu ditingkatkan.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Andi Offset Sunyoto, Andi. 2006. Sistem Pengolahan Basis Data MS-SQL server+SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Wahyono, Teguh. 2004.
Sistem Informasi, konsep dasar, Analisis Desain dan
Implementasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu
