PANDUAN SOSIALISASI
PENYELENGGARAAN REHABILATASI DAN REKONSTRUKSI PASCABENCANA KOTA MANADO TA. 2015 - RELOKASI SEKTOR PERUMAHAN DAN PERMUKIMAN
TAHUN 2016
DAFTAR ISI
I.
PENDAHULUAN …………………………………………………………………………………. 1
II.
PELAKU-PELAKU SOSIALISASI ………………………………………………..…………. 1
III.
PELAKSANAAN SOSIALISASI ……………………………………………………….……. 2
IV.
PELAKSANAAN SOSIALISASI TINGKAT KECAMATAN DAN KELURAHAN …. 5 A. SosialisasiKecamatan………………………………………………………………
5
B. Sosialisasi di tingkatKelurahan …………………………………………………. 7 V.
PERTEMUAN SOSIALISASI LAIN…………………………………………………………. 9 V.I.RapatKoordinasi……………………………………………………………………….
10
V.II. Lokakarya/Workshop………………………………………………………………….. 10 VI.
SOSIALISASI MELALUI MEDIA INFORMASI…………………………………………. 11 VI.I. Media Visual……………………………………………………………………………… 11 VI.II. Spanduk………………………………………………………………………………… 13 VI.III. SuratKabar…………………………………………………………………………….
VII.
13
SITUS WEB/ BLOG……………………………………………………………………………. 14
VIII. Evaluasi…………………………………………………………………………………………… 15
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | i
PANDUAN SOSIALISASI PENYELENGGARAAN REHABILATASI DAN REKONSTRUKSI PASCABENCANA KOTA MANADO TA. 2015 - RELOKASI SEKTOR PERUMAHAN DAN PERMUKIMAN
I.
PENDAHULUAN Sosialisasi penyelenggaraan rehabilatasi dan rekonstruksi merupakan upaya untuk memperkenalkan dan menyebarluaskan informasi mengenai pelaksanaan rehabilitasi dan rekonstruksi kepada masyarakat. Upaya ini juga diharapkan menjadi media pembelajaran mengenai konsep, prinsip, prosedur, kebijakan, tahapan pelaksanaan dan hasil pelaksanaan rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakatkepada masyarakat luas. Masyarakat yang dimaksud adalah masyarakat penerima manfaat langsung kegiatan, yakni korban banjir bandang di Kota Manado Tahun 2014, para pelaku kegiatan Instansi terkait pelaksana rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat lainnya, swasta, serta kelompok masyarakat. Hasil yang diharapkan dari proses sosialisasi adalah dimengerti dan dipahaminya konsep, prinsip prosedur, kebijakan dan tahapan pelaksanaan rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat secara utuh, khususnya masyarakat di lokasi kegiatan sebagai pelaku sekaligus sasaran penerima bantuan masyarakat umum, instansi atau lembaga lainnya. Guna mencapai pemahaman yang utuh tentang rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakatdi lokasi kegiatanserta dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan pemahaman masyarakat luas terhadap keberadaan kegiatan, maka dalam pelaksanaannya, proses sosialisasiini harus dilakukan secara terpadu dan berkelanjutan oleh berbagai pihak. Baik dalam berbagai kesempatan dan kegiatan maupun kesempatan dan kegiatan lain terdapat di setiap lokasi kegiatan.
II. PELAKU-PELAKU SOSIALISASI Guna mengoptimalkan maksud dan tujuan tersebut diatas, perlu dibentuk dan ditetapkan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan sosialisasi rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat di setiap tingkatan. Pihak-pihak tersebut dapat berasal dari para pelaku , fasilitator, Korlap,
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 1
KonsultanManajementrehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakatkelompokmasyarakat secara partisipatif dan swadaya.
III. PELAKSANAAN SOSIALISASI Sosialisasdapat dilakukan melalui dua cara, yakni: Pertemuan langsung Menggunakan media komunikasi/ informasi dan media alternatif lain
Pertemuan langsung Sosialisasi melalui pertemuan langsung dilakukan di setiap tingkatan, mulai dari kota sampai kecamatan dan kelurahan, bahkan di pokmas selain dalam pertemuan-pertemuan formal yang sengaja diadakan dalam rangka pelaksanaan program, sosialisasijuga dapat dilakukan inter-personal/kelompok kecil secara informal atau memanfaatkan forum-forum pertemuan yang telah ada sebelumnya di lokasi. Pertemuan sosialisas iyang diadakan dalam rangka rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat adalah sebagai berikut: a. Sosialisasi di kecamatan melalui pertemuanantar-Kelurahan; b. Sosialisasi di kelurahan melalui musyawarah Kelurahan; Hal-hal penting yang perlu diperhatikan ketika melaksanakan kegiatan sosialisasi melalui forum-forum pertemuan, antara lain: - Tentukan tujuan/ hasil yang ingin dicapai dari sosialisasi yang akan dilakukan; - Pastikan persiapan penyelenggaraan pertemuan (lihat ceklis persiapan penyelenggaraan pertemuan sosialisasi); - pastikan ketersediaan materi yang akan diinformasikan atau disampaikan (lihat ceklis informasi rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat untuk disampaikan dalam pertemuan sosialisasi); - Kesiapan untuk penyampaian materi seperti: metode, media atau alat yang digunakan; - Evaluasi hasil sosialisasi yang dilakukan untuk melihat tingkat keberhasilanya. Hasil evaluasi ini dapat dijadikan pegangan bila akan melakukan sosialisasi lanjutan. Lihat bagan alir sosialisasi.
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 2
Untuk membantu memastikan agar proses sosialisasi rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat melalui forum-forum pertemuan ini berjalan lancar dan tidak ada informasi yang terlewatkan, maka perlu dibuat ceklis tentang persiapan yang harus dilakukan dan informasi-informasi yang perlu disampaikan.
CEKLIS PERSIAPAN PERTEMUAN SOSIALISASI KECAMATAN DAN KELURAHAN Siapkan undangan (minimal dua minggu sebelum pelaksanaan pertemuan. Isi undangan menyebutkan waktu, tempat dan tujuan pertemuan) Undangan ditandatangani oleh yang berhak mengundang (di tingkat kelurahan dan kecamatan Konfirmasi/ pemberitahuan kehadiran peserta (minimal 2 hari sebelum pelaksanaan) Tempat dan peralatan telah tersedia dan cukupmemadai Materi dan bahan yang akan dibagikan telah tersedia sesuai perkiraan jumlah peserta Materi dan bahan untuk presentasi telah disiapkan dengan baik Materi pendukung sosialisasi untuk ditempel di tempat/ ruang pertemuan (poster, buletin, dll) telah tersedia Pengupayaan Alat dokumentasi Adakan pertemuan dengan penyelenggara dan penyaji lainnya untuk membicarakan rincian pelaksanaan pertemuan dan peranmasing-masing Jadwal acara Tempat diatur berbentuk huruf ”U”, seandainya memungkinkan Pengupayaan alat dokumentasi
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 3
Ceklis tersebut dapat dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan dan kondisi di tiaptiap lokasi atau tujuan pertemuan. Namun demikian, sebagai acuan awal dapat menggunakan ceklis berikut ini.
CEKLIS INFORMASI RELOKASI UNTUK DISAMPAIKAN DALAM PERTEMUAN SOSIALISASI
-
Latar belakang, tujuan, Keluaran dan sasaran kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi Prinsip-prinsip rehabilitasi dan rekonstruksi Ketentuan dasar Fungsi dan peran pelaku Tahapan Pelaksanaan Kegiatan Persiapan kegiatan Pelaksanaankegiatan Pengendalian Kegiatan Pemantauan Pelaporan
Agar proses sosialisasidi tingkat masyarakat/ kelompok berjalan optimal, fasilitator perlu melakukan hal-hal berikut: Pemanfaatan forum: 1) Selain melalui forum-forum pertemuan yang diagendakan program, manfaatkan forum-forum pertemuan yang ada di masyarakat seperti rapat-rapat aparat kelurahan dan aparat kecamatan, arisan 2) Manfaatkan setiap kesempatan bertemu dengan sekumpulan masyarakat, lapangan olah raga, tempat pengajian, persekutuan, misa, perayaan (selamatan) atau tempat-tempat berkumpul masyarakat lainnya, untuk sosialisasi rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat Undangan: 1. Gunakan cara-cara yang lazim dilakukan di masyarakat untuk Mengundang Masyarakat Di Setiap Pertemuan 2. Bila menggunakan undangan tertulis, usahakan undangan tersebut juga di tempel di papan-papan informasi. 3. Tidak boleh melakukan pertemuan sosialisasi hanya dengan kelompok dari kalangan tertentu saja.
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 4
IV. PELAKSANAAN SOSIALISASI TINGKAT KECAMATAN DAN KELURAHAN Sosialisasi tingkat kecamatan dan kelurahan diadakan Dalam Penyelenggaraan Rehabilatasi Dan Rekonstruksi Pasca Bencana Kota Manado Ta. 2015 – Relokasi. Sektor Perumahan Dan Permukiman berbasis masyarakat merupakan kegiatan oleh fasilitator dan TPM untuk memperkenalkan program atau kegiatan yang akan di danai melalui dana hibah dari Pemerintah ke Pemerintah Daerah dalam rangka bantuan pendanaan rehabilitasi dan rekonstruksi pasca bencana. A.
Sosialisasi Kecamatan Merupakan pertemuan antar Kelurahan untuk sosialisasi awal tentang tujuan, prinsip, kebijakan, prosedur maupun hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi serta untuk menentukan kesepakatan-kesepakatan antar Kelurahan dalam melaksanakan kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi di masing masing Kelurahan.
Tujuan
a.
b.
: Mendiseminasikan informasi pokok kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi meliputi tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan, organisasi, proses dan prosedur yang dilakukan, Menginformasikan peran pelaku-pelaku kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi di tingkat Kecamatan dan antar Kelurahan seperti TPM, danPOKMAS
Waktu
: Sebelum pelaksanaan sosialisasi atau selambat-lambatnya dua minggu setelah fasilitator pertama kali ditugaskan di kecamatantersebut.
Tempat
: Kantor kecamatan atau balai pertemuan di kecamatan, atau tempat lain yang memungkinkan untuk penyelenggaraan pertemuan.
Peserta
:
Pemandu
: Fasilitator kecamatan dan PPTK (Penanggung Jawab Pelaksana Teknis Kegiatan) di bantu KORLAP.
Metode
: Ceramah, curahpendapat
TPM(Tim PengendaliMasyarakat) Lurah Pemanfaat BDR (Bantuan Dana Rumah) berdasarkan SK LPM atau sebutan lainnya, Tokoh Masyarakat, Tokoh Agama,
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 5
Materi
: Petunjuk Teknis kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi tentang sosialisasi, Mengenai tugas, tanggung jawab pelaku kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi perkelurahan.
Alat
: Daftarhadir, notulensi,beritaacara,Pakta Integritas Daftarpenerima BDR Berdasarkan SK Walikota Camera untukdokumentasifoto
Biaya
: Swakelolah masyarakat (Tidakadabiaya )
Persiapan
:
1. PPTK bersama fasilitator kecamatan membuat surat undangan yang ditandatangani oleh camat. Seminggu sebelum pelaksanaan, undangan sudah disebarluaskan kepada wakil-wakil kelurahan dan masyarakat umum melalui papan informasi dan pertemuan-pertemuan informal yang ada di kelurahan 2. Undangan harus memuat: waktu dan tempat pertemuan, tujuan dan agenda pertemuan dan Nama-nama pemanfaat BDR yang wajib hadir dalam undangan juga disebutkan bahwa terbuka kesempatan bagi masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir dalam sosialisasi, 3. PPTK bersama fasilitator Kecamatan menyiapkan materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf ”U”.
Proses Sosialisasi 1. PPTK memberikan pengantar untuk menjelaskan maksud dan tujuan musyawarah, 2. Pembukaan oleh Camat atau yang mewakilinya, 3. PPTK menjelaskan agenda pertemuan musyawarah, 4. Penyampaian informasi Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi perkelurahan oleh Fasilitator di bantu oleh KORLAP 5. Tanya jawab dan klarifikasi terhadap hal-hal yang dianggap masih belum jelas oleh peserta, 6. PPTK bersama Fasilitator Kecamatan membacakan kembali hasil pertemuan, 7. PPTK bersama fasilitator Kecamatan membuat Berita Acara Sosialisasi, 8. Penutup.
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 6
Hal–hal yang harus Diperhatikan
B.
Pastikan kehadiran seluruh Penerima BDR dari masing masing Kelurahan dalam mengikuti pertemuan Sosialisasi, Persiapkan secara baik dan lengkap media atau alat bantu serta materi tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh guna memudahkan peserta pertemuan sosialisasi memahami tujuan dan proses pelaksanaan Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Atur ruangan pertemuan sehingga memungkinkan peserta pertemuan untuk berinteraksi secara aktif dan demokratis, Hindari hal–hal yang bersifat dominasi terhadap proses pertemuan dari dan oleh siapapun juga, Fasilitator Kecamatan jangan memaksakan diri untuk menjawab pertanyaan yang belum diketahui persis kepastiannya, apalagi yang berkaitan dengan kebijakan Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi , Dokumentasikan secara baik proses dan hasil pertemuan sosialisasi dan disebarluaskan kepada masyarakat melalui papan-papan informasi yang tersedia, di Kantor KORLAP Dipastikan bahwa semua Penerima BDR sudah memahami betul tentang penyelenggaraanKegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Hindari penggunaan bahasa asing, pergunakan bahasa dan kebiasaan lokal.
Sosialisasi di tingkatkelurahan Merupakan sosialisasi yang dilaksanakan tingkatkecamatantelahdilaksanakan.
segera
setelah
sosialisasi
Tujuan
: a. Memperkenalkan kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi kepada LPM, aparat pemerintah kelurahan, tokoh masyarakat b. MenyampaikanhasilsosialisasiKecamatan c. Memilih dan menyepakati pengurusdananggota POKMAS yang akan bertugas hingga akhir kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi d. Menyepakati dan menetapkan jadwalkegiatan POKMAS e. Menyepakati dan menetapkan jadwal pelaksanaankegiatan
Waktu
: Setelah pelaksanaan sosialisasiKecamatan
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 7
di
Tempat
: Balai kelurahan atau tempat pertemuan yang lazim dipakai.
Peserta
:
Pemandu
: Fasilitator Kecamatan dan PPTK di bantu TPM
Metode
: Ceramah, curah pendapat dan diskusi.
Materi
Alat
: Petunjuk teknis kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi Menjelaskan mengenai tugas, tanggung jawab dan proses pemilihan POKMAS Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi : Daftar hadir, notulensi, berita acara, Pakta Integritas Bahan-bahan untuk melakukan pemungutan suara tertutup (kertas dan alat tulis, dll). Camera untuk dokumentasi foto
Biaya
:
Persiapan
: 1. PPTK bersama Fasilitator Kecamatan memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan sosialisasi dengan kepala kelurahan yang bersangkutan. 2. PPTK bersama Fasilitator Kecamatan memastikan caloncalonpengurus POKMAS hasil identifikasi sebelumnya dapat hadir di musyawarah sosialisasi. 3. PPTK bersama Fasilitator Kecamatan memastikan informasi pelaksanaan sosialisasi telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau media pertemuan– pertemuan yang ada di Kelurahan 4. PPTK bersama Fasilitator Kecamatan menyiapkan materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf “U”. 5. Fasilitator Kecamatan memastikan tempat pertemuan dan peralatan lainnya yang memungkinkan terselenggaranya pertemuan secara efektif. 6. Fasilitator Kecamatan menyiapkan agenda pertemuan, notulen pertemuan dan daftar hadir.
Kepala kelurahan dan aparat kelurahan LPM atau sebutan lainnya, Tokoh masyarakat, tokoh agama, PenerimaBantuanRumah(BDR)Berdasarkan SKWalikota
Swakelolahmasyarakat (Tidakadabiaya )
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 8
Proses SosialisasiKelurahan 1. Sambutan oleh Kepala Kelurahan yang sekaligus menjelaskan maksud dan tujuan pertemuan, 2. Penjelasan tentang Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi PerKelurahanian oleh PPTK bersama Fasilitator Kecamatan dengan materi yang sudah dipersiapkan sebelumnya termasuk hasil-hasil sosialisasikecamatan 3. PPTK bersama Fasilitator Kecamatan menjelaskan tentang tidak adanya dana operasional POKMAS dalam Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi. 4. Tanya jawab dan klarifikasi terhadap hal-hal yang dianggap masih belum jelas oleh peserta, 5. Fasilitator Kecamatan Bersama TPM melanjutkan pertemuan dengan menjelaskan: Proses pemilihan dan penetapan Pengurus POKMAS 6. TPM bersama fasilitator memfasilitasi pemilihan pengurus POKMAS 7. Penetapan Pengurus POKMAS yang sudah terpilih 8. Menyampaikan rencana kegiatan selanjutnya sekaligus menutup acara pertemuan, 9. Membuat Berita Acara Sosialisasi dan Pakta integritas.
Hal–hal yang harus Diperhatikan
V.
Persiapkan materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh). Gunakan media, alat bantu yang telah tersedia seefektif mungkin agar masyarakat mudah memahami penjelasan tentang pelaksanaan Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Kelurahan. Hindari penggunaan bahasa asing yang akan menyulitkan masyarakat dalam memahaminya. Pastikan masyarakat Penerima Bantuan ikut dalam pertemuan.
PERTEMUAN SOSIALISASI LAIN Sosialisasi harus dilakukan terus-menerus secara berkesinambungan, tidak hanya melalui forum resmi untuk rehabilitasi dan rekonstruksi , tetapi juga dalam pertemuan-pertemuan lain secara formal dan informal. Baik yang dirancang sendiri maupun dengan memanfaatkan forum-forum pertemuan yang telah ada. Forumforum pertemuan lain yang dapat dijadikan media sosialisasi rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat diantaranya:
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 9
V.I.Rapat Koordinasi Rapat koordinasi ini dimaksudkan sebagai wadah pertemuan untuk tujuantujuan berikut: a) Mengevaluasi program yang telah dilakukan dengan membahas kelemahan dan kekuatannya; b) Membahas rencana kegiatan/ tindak lanjut dengan mengacu pada tahapan dan target yang telah disusun; c) Apabila dirasa perlu, merumuskan kembali kemungkinan perubahan strategi pelaksanaan kegiatan. Rapat koordinasi di tingkat kotadankecamatan yang telah ada atau terjadwal. Rapat koordinasi, yang diadakan secara regular setiap bulan. Secara umum, materi rapat dalam setiap pertemuan adalah perkembangan pelaksanaan program . Materi ini dapat dibagi ke dalam tiga topik, yaitu: a. Program sosialisasi yang telah dilaksanakan; b. Kelemahan dan kekuatan program yang telah terlaksana baik secara teknis maupun substansi serta rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya; c. Rekomendasi untuk rencana aksi program selanjutnya. V.II. Lokakarya/Workshop Ini juga sangat efektif untuk sosialisasi program kepada khalayak umum. Konsultan dapat memfasilitasi pelaksanaan forum-forum tersebut dan bekerjasama dengan berbagai pihak yang konsen terhadap upaya pemberdayaan masyarakat sosialisasi. Konsultan juga dapat memanfaatkan sosialisasi loka karya/ workshop yang akan diselenggarakan pihak lain untuk mensosialisasikan program. target/ sasaran waktu pelaksanaan 1)
: :
Aparat terkait, TPM, POKMAS 1 s/d 2 kali dalam setahun
Materi untuk dibagikan ke peserta i. Booklet profil kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat Kota/ Kecamatan/ Kelurahan (sesuai kebutuhan), diantaranya berisi kilasan informasi rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat secara umum; cakupan lokasi, sosialisasi
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 10
ii. iii.
dan daftar penerima bantuan BDR; kemajuan tahapan kegiatan/ penyerapan dana; masalah/ kendala yang dihadapi. Map paket informasi rehabilitasi dan rekonstruksi Brosur program (bila tersedia).
2)
Materi untuk ditempel/ dipasang di ruang pertemuan i. Alur tahapan kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi foto-foto hasil kegiatan 3) Materi untuk presentasi i. Slideshow/ powerpoint/ yang berisi informasi umum rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakatdan informasi khusus sesuai tujuan yang ingin dicapai VI. SOSIALISASI MELALUI MEDIA INFORMASI Selain melalui pertemuan-pertemuan langsung dengan masyarakat, pelaku rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat didorong untuk melakukan sosialisasi melalui media-media informasi lainnya. Dewasa ini, cukup banyak media informasi yang berkembang di masyarakat dan dapat digunakan sebagai media penyebarluasan informasi, baik media informasi tradisional maupun modern. Beberapa media informasi yang dapat digunakan adalah: VI.I. Media Visual 1.
Papan Informasi Papan Informasi (PI) merupakan tempat untuk menempelkan informasi yang perlu diketahui masyarakat. Selain sebagai sarana informasi, PI juga merupakan sarana pembelajaran (edukasi) prinsip transparansi dan akuntabilitas bagi masyarakat dan pelaku rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakatdi lokasi tersebut. Untuk itu, pelaku rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakatharus memastikan keberadaan PI di setiap lokasi secara swadaya dan ketersediaan informasinya bagi masyarakat. Melihat kegunaannya yang besar bagi masyarakat dan pelaku program, maka PI harus dikelola dan dipelihara dengan baik:
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 11
1) PI harus dibuat menarik perhatian dan membangkitkan rasa ingin tahu warga. Baik dari tata warna PI itu sendiri, maupun tata letak, dan ragam informasi yang disajikan. 2) Informasi yang disajikan dapat berupa informasi mengenai kegiatan yang sedang berlangsung di kelurahan, perkembangannya, masalah yang timbul, dan informasi lain yang dianggap perlu diketahui warga, seperti undangan rapat di kelurahan atau acara lain (bila ada), dan juga buletin yang telah dibaca oleh pelaku rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat atau media cetak lain yang informasinya bermanfaat. 3) Informasi yang ditampilkan tidak harus diketik dengan mesin tik atau komputer, tetapi bisa juga ditulis tangan dengan rapi dan indah, atau berupa gambar-gambar menarik yang dapat mewakili informasi yang akan disampaikan. 4) Karena sifatnya untuk memberikan informasi (termasuk perkembangan tahapan dan jadwal-jadwal kegiatan), maka informasi di PI harus selalu diperbarui secara berkala, minimal sebulan sekali. PI tidak boleh dibiarkan kosong, apalagi rusak dan tidak terurus. Karena bila rusak atau tidak terurus, maka minat warga untuk mendapatkan informasi program melalui PI akan menurun, dan fasilitator dinilai telah mengabaikan hak masyarakat untuk mendapatkan informasi. 5) Untuk menjaga kelangsungan dan memastikan ketersediaan informasi di PI secara rutin, maka Fasilitator Kecamatan, PPTK, dan pelaku lain, dapat memprakarsai Pembuatan Tim Kerja untuk memelihara dan mengelola PI secara swadaya, baik oleh Fasilitator dan POKMAS. 6) PI dan informasi yang ditempel harus terlindung dari hujan dan terhindar dari kemungkinan dirusak/ dirobek. Bentuk dan kelurahanin informasi diserahkan sepenuhnya kepada POKMAS sesuai dengan kreasi masing-masing, asalkan menarik perhatian. 7) Lengkapi selalu PIdengan alamat untuk pengaduan, saran dan informasi program, yakni: i. SMS pengaduan dan informasi ….. ii. Nama dan nomor telepon Fasilitator kecamatan dan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) 8) Untuk mengantisipasi warga yang kurang memiliki minat baca atau belum dapat membaca sama sekali, maka fasilitator kecamatan, PPTK Dan Pelaku Lainnya, dapat sesekali mengajak warga untuk berkumpul di depan PI guna menjelaskan apa yang diinformasikan dalam PI tersebut. Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 12
VI.II.
Spanduk Spanduk menjadi salah satu alternatif media komunikasi yang sangat efektif dalam menyampaikan pesan, memberitahukan sesuatu, meningkatkan penyadaran dan membangkitkan motivasi masyarakat. Misalnya untuk mengajak masyarakat berpartisipasi dalam kegiatan, meningkatkan kesadaran warga untuk turut menjaga/ melestarikan hasilhasil kegiatan, mengajak warga agar dapat berpartisipasi. Untuk tujuan itu, pelaku rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat didorong membuat spanduk atau dapat memfasilitasi masyarakat/ lembaga/ unit kegiatan lain dalam pembuatan spanduk guna kepentingan/ kelancaran kegiatan program dan di tempatkan ditempat umum/ di tempat terbuka/ di keramaian. Pembuatan spanduk hendaknya memperhatikan: 1) Maksud/tujuan yang ingin dicapai/disampaikan 2) Tempat dan target penerima informasi; forum diskusi (di ruangan) atau masyarakat luas (tempat umum/jalan raya) 3) Gunakan kalimat singkat, padat, jelas, tegas, maksimal 12 kata agar mudah diingat 4) Buat layout kelurahan dengan tata warna menarik. Perhatikan hal-hal berikut: i. Antara warna kain dan tulisan harus kontras, misalkan: warna kain putih, warna tulisan hitam atau biru tua ii. Gunakan bentuk huruf (font) dan ukuran huruf yang besar agar terbaca dari jauh iii. Hindari tulisan berwarna biru, bisa membuat mata pedih!!! iv. Hindari pemakaian warna-warna yg banyak digunakan di sekitar lokasi pemasangan. Misalnya : spanduk warna hijau dengan tulisan kuning diantara rindangnya pepohon sebuah taman.
VI.III. Surat Kabar Selain sebagai media sosialisasi dan , media cetak (surat kabar, majalah, tabloid, buletin) atau media massa lain, dapat berfungsi sebagai kontrol pelaksanaan kegiatan di lapangan. Surat kabar merupakan media cetak yang tepat untuk sosialisasi rehabilitasi dan rekonstruksi, karena akses masyarakat terhadap media ini cukup Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 13
tinggi. Konsultan dan fasilitator diharapkan dapat mengupayakan kegiatan program melalui surat kabar. 1) Identifikasi surat kabar/ media massa lain di lokasi kerja, terutama yang memiliki rubrik pemberdayaan masyarakat 2) Jajaki kerja sama dengan media massa dengan cara: i. Menulis artikel berkaitan dengan pelaksanaan program dan mengirimkannya ke media tersebut ii. Membuat press release secara reguler iii. Mengundang wartawan media massa lokal (termasuk radio) dalam setiap pelaksanaan rapat koordinasi konsultan di Kota iv. Konsultan dan tim koordinasi membawa serta wartawan pada saat melakukan supervisi-monitoring ke lokasi program guna menyaksikan secara langsung kegiatan masyarakat dan program
VII.
SITUS WEB/ BLOG Upaya meningkatkan pengenalan dan pemahaman program, pembelajaran transparansi dan akuntabilitas publik, salah satunya juga dapat dilakukan melalui situs web/blog. Konsultan dan fasilitator dapat berkreasi untuk menyampaikan informasi dengan membangun situs blog/ web sederhana atau memanfaatkan situs-situs web yang telah ada. Konsultan dan fasilitator harus aktif mendukung ketersediaan informasi dan cerita untuk ditayangkan di situs resmi rehabilitasi dan rekonstruksi. Untuk mendukung upaya tersebut, maka diharapkan pelaku di lapangan dapat: 1.
2. 3. 4.
Mensosialisasikan keberadaan situs resmi rehabilitasi dan rekonstruksi kegiatan permukiman berbasis masyarakat kepada para pelaku rehabilitasi dan rekonstruksi/ Stakeholder di lokasi masing-masing, mengakses informasi dan melakukan komunikasi melalui situs tersebut secara berkala. Mengirimkan fakta dan data, berita, cerita lapangan, gambar /foto dan informasi kegiatan di lokasi masing-masing, secara berkala. Berperan aktif dalam melakukan diskusi secara online di saluran forum diskusi dalam situs resmi rehabilitasi dan rekonstruksi Mencantumkan alamat situs rehabilitasi dan rekonstruksi relokasi;
relokasimanado.com 5.
Alamat informasi dan pengaduan, serta e-Mail kontak dan pengaduan
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 14
VIII. Evaluasi Hasil-hasil sosialisasi perlu dievaluasi oleh konsultan /fasilitator yang melakukan kunjungan lapangan ke setiap lokasi. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk melihat apakah tujuan sosialisasidapat mencapai sasaran, seperti di bawah ini. Salah satu cara sederhana yang dapat dilakukan dalam proses evaluasi adalah mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut, untuk kemudian dicarikan solusinya: a. Kegiatan sosialisasiapa saja yang telah dilakukan? Apakah sesuai jadwal? Bila belum, apa kendalanya? b. Apakah tujuan dari kegiatan-kegiatan sosialisasi tersebut sudah tercapai? Bila tidak, apa penyebabnya, dimana letak kekurangannya? c. Apakah kegiatan-kegiatan sosialisasi yang dilakukan telah mencapai sasaran/ target yang diharapkan? Bila tidak, kenapa? d. Apakah materi sosialisasiyang dibutuhkan telah terpenuhi? Bila tidak, dimana letak kekurangannya dan kenapa? e. Apakah metode penyampaian sosialisasi yang dipakai sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai? Bila tidak, metode seperti apa yang harus digunakan untuk setiap kegiatan sosialisasi dan ? f. Apakah waktu pelaksanaan sosialisasi yang dijadwalkan itu tepat, sehingga dapat diakses oleh sebanyak-banyaknya warga? Bila tidak, kapan sajakah waktu yang tepat untuk melakukan tiap-tiap kegiatan sosialisasi dan ? g. Apakah kendala yang dihadapi dalam kegiatan-kegiatan sosialisasi tersebut lebih disebabkan oleh masalah teknis atau kinerja pelaku?
Panduan Sosialisasi RELOKASI 2016
Page | 15
