BIJLAGE Bijlage nr. 1011-002 Overeenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de Vrije Universiteit Brussel in het kader van het depotonderzoek TUSSEN De Vlaamse Gemeenschapscommissie, Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport, gevestigd te Sainctelettesquare 17 - 1000 Brussel, en vertegenwoordigd door de heer Dirk Broekaert, Algemeen directeur Cultuur, Jeugd en Sport hierna “VGC” genoemd, enerzijds EN Vrije Universiteit Brussel, VUB, gevestigd te Pleinlaan 2, 1050 Brussel, en vertegenwoordigd door Prof. Dr. Paul De Knop, Rector,hierna VUB genoemd, anderzijds WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT: Artikel 1: Voorwerp Deze overeenkomst betreft een resultaatsverbintenis van de VUB waarbij volgende resultaten op een kwalitatief en wetenschappelijke wijze worden aangeleverd. 1.1. Onderzoek Het onderzoek omvat volgende deelaspecten: a. het beschrijvend in kaart brengen van de al dan niet Nederlandstalige cultureel erfgoedorganisaties en –archiefinstellingen en van de archieven van de lokale besturen die de Vlaamse/Nederlandstalige aanwezigheid in het culturele, politieke, economische en maatschappelijk leven op het grondgebied Brussel-Hoofdstad documenteren voor de periode 1850-1980; met inbegrip van de aard en volumes van de collecties en deelcollecties en een raming van het volume aan benodigde depotruimte; b. een doorlichting van de mate van inventarisatie en het behoud- en beheerbeleid tot op het niveau van deze deelcollecties; c. een doorlichting en inventaris van de noden wat betreft inventarisatie en behoud- en beheerbeleid in deze voorvermelde organisaties en instellingen, en aanduiden van de urgente problemen ter zake op middellange termijn (tot 5 jaar); d. op basis van voornoemde gegevens en binnen- en buitenlandse voorbeelden een analyse maken en voorstellen van toekomstscenario’s formuleren voor een regionaal depotbeleid dat door de Vlaamse Gemeenschapscommissie kan worden uitgebouwd, met inbegrip van mogelijke concrete depotoplossingen (waaronder centraal depot, netwerking van gedecentraliseerde depots, en/of complementariteit van gedecentraliseerde depots met bestaande lokale en regionale depots, inzonderheid de provincies); e. onderzoeken of een fysiek centraal depot wenselijk en haalbaar is (inhoudelijk, financieel), rekening houdende met voorgaande gegevensmetingen en resultaten en met inbegrip van de mogelijke erfgoedbeheerders die in aanmerking komen als gebruiker van een eventueel centraal depot; f. vergelijking van mogelijke vormen van ontsluiting en publieke toegankelijkheid van de onderzochte (deel)collecties voor en na opname in een centraal of gecentraliseerd depot. 1.2. Methode
1
1.2.1. Afbakening: de te onderzoeken actoren Naar aanleiding van de geschetste problematiek moet het onderzoek afgebakend worden. Het is aangewezen om methodologisch terug te vallen op een kringenmodel en voor het kwantitatief onderzoek een volgorde aan te houden die door het model wordt gedicteerd: - het onderzoek vertrekt vanuit de instellingen die sterkhouders zijn van het Nederlandstalige aanwezigheid en cultuur in Brussel (kernkring), - vervolgens (volgende kring) gaat het onderzoek dieper in op officiële en officieuze tweetalige instellingen die Vlaams cultureel erfgoed bezitten - daarna (volgende kring) buigt het onderzoek zich over actuele Franstalige instellingen die een tweetalig verleden hebben en die Vlaams cultureel erfgoed bezitten (vb ULB) In samenspraak met de opdrachtgevers kan nagekeken worden of het daarna nog wenselijk is om de Franstalige instellingen zonder aanwijsbaar tweetalig verleden bij het onderzoek te betrekken. De federale wetenschappelijke instellingen worden in dit onderzoeksvoorstel buiten de kwantitatieve analyses gelaten. Enerzijds draagt de federale overheid zorg voor deze instellingen en mag men aannemen dat het Vlaams erfgoed dat zij beheren de gepaste zorg krijgt, anderzijds zijn deze collecties zo rijk en gigantisch (samen geschat op 80 miljoen objecten), dat ze de scope van dit onderzoek te boven gaan. Bovendien heeft de federale overheid in 2000-2002 zijn erfgoed al eens doorgelicht, maar met een nationale invalshoek . Uit deze doorlichting is onder meer een digitaliseringsproject (Digipat) voortgekomen. 1.2.2. In kaart brengen van het Vlaams erfgoed en polsen naar de noden en wensen Om een kwantitatief overzicht te krijgen, wordt een enquête uitgevoerd. Dit bestaat uit twee delen. Het eerste deel van het enquêteformulier polst naar de omvang van het Vlaamse erfgoed (daarbij rekening houdend met de aard van het erfgoed, zoals papier, perkament, foto’s, magneetbanden, films, enz.) naar de bewaring van de collecties, naar de materiële bewaaromstandigheden, de mate van registratie/inventarisatie/ontsluiting, het risicobeheer, de gebruikte standaarden, de personeelsleden enz. Het tweede deel van het formulier informeert naar de mogelijkheden, de noden en wensen van de erfgoedbeherende instellingen in verband met de depotproblematiek. Hierbij wordt gefocussed op de diverse mogelijkheden als daar zijn: - centraal depot - netwerking van gedecentraliseerde depots, en/of - complementariteit van gedecentraliseerde depots met bestaande lokale en regionale depots - gemeenschappelijke depots - nooddepot. Er wordt gepolst naar plus- en minpunten van de voorgestelde modellen en naar samenwerkingsbereidheid hieromtrent. Tenslotte peilt de enquête naar prioriteiten en inventariseert ze de meest urgente problemen i.v.m. depotwerking. Dit onderzoek wordt aangevuld met een aantal plaatsbezoeken, zodat de medewerker zich een beeld kan vormen van de concrete problemen en deze adequaat kan beschrijven. 1.2.3. Deskresearch en netwerkenstudie Via deskresearch wordt de literatuur die van toepassing is, bestudeerd. Eveneens worden de mogelijke bovenlokale partners en netwerken die in Brussel actief zijn, opgelijst. Om een inzicht te krijgen in de positionering en mogelijkheden van de bovenlokale instellingen om als partners op te treden in een gemeenschappelijk depotbeleid worden deze instellingen eveneens aangeschreven met het tweede deel van het - eventueel hiervoor aangepaste - enquêteformulier. 2
1.2.4. Kwalitatief onderzoek: focusgroep en experts De tussentijdse resultaten van de enquête worden voorgelegd aan een focusgroep. Deze groep wordt samengesteld uit de kaders van de cultureel erfgoedinstellingen. De verschillende culturele erfgoedinstellingen zijn op een gelijkmatige manier vertegenwoordigd. De leden van de focusgroep wordt gevraagd in een gezamenlijke bijeenkomst om te reflecteren over een aantal resultaten en op organisatorische aspecten. Dezelfde oefening wordt gedaan met een kleine groep van experts in verband met het Vlaams erfgoed in Brussel (zoals belangrijke personaliteiten en de steunpunten). 1.3. Mogelijke maatregelen om een depotbeleid uit te bouwen Na de volledige verwerking van de resultaten volgt het opstellen van een nota over de mogelijke maatregelen om een depotbeleid uit te bouwen. Deze behandelt: - ondersteuningsmaatregelen in het algemeen - concrete voorstellen i.v.m. diverse oplossingen depots - de mogelijkheden van partnerships - de mogelijkheden van ondersteunende netwerken - de mogelijkheden van vorming - communicatie rond mogelijke initiatieven - een indicatie over mogelijke beheerssoftware. Tenslotte wordt de studie afgesloten met een plan tot uitvoering van de voorgestelde maatregelen. Dit omvat: - prioriteiten en chronologie - rol van de VGC en de andere partners - financiële aspecten - opvolging en evaluatie. 1.4. Tijdsplanning en Stappenplan Het project loopt over 10 maanden. De tussentijdse rapportering gebeurt zakelijk en wordt beperkt tot de ‘mijlpalen’, die gezien worden als tussentijdse verslagen. Maand 1: - aanstellen van een wetenschappelijk medewerker - startvergadering met het opvolgingscomité - deskresearch: doornemen van gespecialiseerde literatuur voor het project - opstellen lijst van aan te schrijven erfgoedinstellingen volgens het kringenmodel - goedkeuring lijst van aan te schrijven erfgoedinstellingen door opvolgingscomité Maand 2: - opstellen enquêteformulier - oplijsten van mogelijke modellen i.v.m. depotwerking - aanleggen van een databank van mailadressen van aan te schrijven erfgoedinstellingen - goedkeuring enquêteformulier door begeleiding opvolgingscomité Maand 3: - verzenden van enquêteformulieren - opstellen lijst van mogelijke bovenlokale partners en netwerken + aanpassing en verzending enquêteformulier voor bovenlokale partners - bepalen van de focusgroep en de experts (goedkeuring door opvolgingscomité) - inlezen: buitenlandse voorbeelden van en oplossingen via regionale depotwerking 3
- oriëntatie beheerssoftware - start verwerking van resultaten Maand 4: - opvolging van aangeschreven instellingen - plaatsbezoeken - verwerking van resultaten - uitschrijven van de methodiek van het onderzoek - organisatie bijeenkomst van de focusgroep - organisatie bijeenkomst van de expertgroep Maand 5: - opvolging van aangeschreven instellingen - eindfase verwerking van de resultaten - nota over de inzichten van de focusgroep en de experts (ter kennisgeving aan het opvolgingscomité) Maand 6: - uitschrijven resultaten kwantitatief onderzoek - start opstellen nota over mogelijke maatregelen om een depotbeleid uit te bouwen Maand 7: - vervolg opstellen nota over mogelijke maatregelen om een depotbeleid uit te bouwen - nota tot uitvoering van voorgestelde maatregelen Maand 8: - finalisering van beide nota’s - draft eindrapport - bespreking draft eindrapport door opvolgingscomité Maanden 9 en 10 - definitieve versie eindrapport - presentatie projectresultaten 1.5. Onderzoeksresultaten: Maand 1: erfgoedinstellingen (volgens het kringenmodel)
Lijst van aan te schrijven
Maand 2: - Enquêteformulier bestaande uit twee delen - Oplijsten van mogelijke modellen i.v.m. depotwerking Maand 3: - Lijst van mogelijke bovenlokale partners - Nota over de intenties van de bovenlokale partners en de ondersteunende netwerken Maand 5: focusgroep en de experts
Nota over de inzichten van de
Maand 6: Rapport met kwantitatieve gegevens over de depotwerking en de noden bij de ondervraagde instellingen Maand 8: maatregelen uit te bouwen en uitvoering depotbeleid - Ontwerp van eindrapport
- Nota’s over mogelijke
4
Maanden 9 en 10: - Presentatie projectresultaten
- Definitieve versie eindrapport
1.6. Projectteam en Opvolgingscomité Het onderzoek zal worden uitgevoerd door het projectteam, met name de projectpromotor en de projectmedewerker Om het project op te volgen wordt een opvolgingscomité samengesteld, in overleg met de Erfgoedcel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. In het opvolgingscomité zullen minstens de leden van het projectteam, en een of meerdere vertegenwoordigers van de administratie van de VGC en van het bevoegde collegelid zetelen. Dit comité komt in de eerste maand van het project twee keer samen en vervolgens maandelijks. Artikel 2: Duur Deze overeenkomst zal in werking treden met ingang van 1 maart 2011 en zal van kracht blijven tot en met 31 december 2011. Artikel 3: Rapportering De eindrapportage en tussentijdse rapporteringen vinden zoals beschreven plaats. Artikel 4: Kostprijs De kostprijs van de dienstverlening bedraagt 47.960 EUR (incl. 10% overheadkosten en excl. 21% BTW). Artikel 5: Betalingsmodaliteiten De facturatie gebeurt in 3 schijven, te weten: - 30 % bij aanvang van de overeenkomst, na ondertekening door alle partijen, - 40 % op datum van 31 juli 2011, - 30 % na de eindrapportering en oplevering van de opgegeven documenten. De betalingen gebeuren forfaitair op basis van factuur, opgesteld door de Dienst Boekhouding van de VUB, en worden gestort op het rekeningnummer van de VUB 001 – 3409575-04 met vermelding WDGO (Depotonderzoek) De facturen dienen betaald te worden binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen volgend op de datum van factuur. Artikel 6: Resultaten uit het project 6.1. Resultaten De resultaten die gegenereerd worden in uitvoering van deze overeenkomst, zullen overgedragen worden aan de VGC, die deze resultaten vrij kan gebruiken. De VUB behoudt het recht op publicatie van de resultaten en gebruik van de resultaten voor doeleinden van academisch onderzoek en onderwijs. In publicaties wordt de VGC uitdrukkelijk vermeld als opdrachtgever en de VUB als uitvoerder. 6.2. Achtergrondkennis VGC en VUB blijven onverminderd eigenaar van hun respectievelijke achtergrondkennis. Artikel Artikel 7: Aansprakelijkheid 8.1. De VUB is in geen enkel geval aansprakelijk voor: - de schade die rechtstreeks of onrechtstreeks zou voortvloeien uit het gebruik van de resultaten door de VGC of door derden; - de gevolgen van beslissingen en/of adviezen die de VGC formuleert en/of implementeert op grond van de resultaten die voortvloeien uit het project; - de niet-naleving van wettelijke bepalingen door de VGC. 5
8.2. De totale aansprakelijkheid van de VUB zal, in geval van een toerekenbare tekortkoming van de VUB en rekening houdend met de hiervoor vermelde uitsluitingen, nooit het bedrag van het hierbij vastgelegde forfaitaire bedrag overschrijden. 8.3. De VGC is ertoe gehouden de VUB te vrijwaren tegen alle schade, kosten en vorderingen die de VUB ontvangt van derden naar aanleiding van het gebruik van de resultaten door de VGC voor zover die schadeclaims niet voortvloeien uit een foutief of onvoorzichtig gebruik van de VUB van die resultaten. Artikel 8: Overmacht Geen van de partijen kan aansprakelijk gesteld worden voor de niet-naleving van de overeenkomst wanneer dit veroorzaakt wordt door overmacht. Artikel 9 : Toepasselijk recht - Geschillenbeslechting Elk geschil dat niet in der minne kan opgelost worden, valt onder de bevoegdheid van de Rechtbank te Brussel en enkel het Belgische recht is van toepassing. Artikel 10 10: Diverse bepalingen 11.1. Indien een bepaling van deze overeenkomst ongeldig of onuitvoerbaar wordt geacht, zal het worden afgescheiden van de overeenkomst en de overige bepalingen zullen volledig van kracht blijven. De ongeldige of onuitvoerbare bepaling zal vervangen worden door een andere bepaling die zo dicht mogelijk aanleunt bij de betekenis en het doel van de ongeldige of onuitvoerbare bepaling. 11.2. Het niet uitoefenen door de partijen van één van de rechten, of een gedeelte hiervan, bepaald in deze overeenkomst, kan nooit worden beschouwd als een afstand om dergelijk recht of een gedeelte ervan uit te oefenen. 11.3. De VUB mag zijn rechten en verplichtingen voortvloeiende uit de overeenkomst noch geheel, noch gedeeltelijk overdragen aan derden, tenzij na voorafgaande en uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de VGC. Aldus opgesteld te Brussel 27 januari 2011 in twee originele exemplaren, waarvan elke partij erkent één getekend exemplaar te hebben ontvangen. Voor VGC,
Voor VUB,
De heer Dirk Broekaert,
Prof. Dr. Paul De Knop
Algemeen directeur Cultuur, Jeugd en Sport
Rector
Voor kennisname en akkoord, Prof. Dr. Frank Scheelings en Prof. Dr. Bart. Ballaux, Promotoren van het project Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de gunning van een overheidsopdracht zonder bekendmaking voor de realisatie van een depotonderzoek nr. 20102011-0272 van 27-012011 De collegeleden,
Bruno DE LILLE
Brigitte GROUWELS
Jean-Luc VANRAES
6
