Organisatieplan JoU 2014 140430-OrganisatieplanJoU2014 Inleiding Dit organisatieplan van JoU legt beleid vast over:
Missie, markt en organisatiekenmerken De interne organisatie Personeel en kwaliteitsbeleid
Het organisatieplan wordt bijgesteld op basis van ontwikkelingen. Het bestaande plan kan worden vervangen of uitgebreid. Een maal per jaar wordt het organisatieplan geëvalueerd. 1. Missie De missie van JoU luidt: JoU maakt verschil. JoU is een organisatie die jongeren stimuleert op een positieve manier hun tijd te besteden en te werken aan een toekomst. Zodat ze straks zelfstandig door het leven gaan. JoU werkt samen met jongeren om inhoud te geven aan drie kernthema’s: een ‘veilige opgroeiomgeving’, ’mee doen’ en ‘aanpak risicomeiden’. De meeste slachtoffers van ongewenst gedrag van jongeren zijn zelf ook jongeren. Een veilige opgroeiomgeving is van groot belang. Veiligheid is meer dan overlast bestrijden. Je veilig voelen en anderen veiligheid gunnen zijn kernwaarden in onze samenleving. Dat geldt zowel in de openbare ruimte, als op school als in de activiteiten van JoU. JoU levert een bijdrage aan het opgroeien van jongeren als participerende burgers. ‘Mee doen!’ is het signaal dat JoU af geeft. Talenten en kracht die er in de jongeren schuil gaan, worden aangegrepen om deze vervolgens zo maximaal mogelijk te ontwikkelen. Daarom treedt JoU de jongeren positief tegemoet met een professionele inzet. Daarbij zal de jongere, zowel in de rol van slachtoffer als van dader aangesproken worden op de eigen verantwoordelijkheid. Jongeren worden met respect en duidelijkheid benaderd. Voor wie wil maakt JoU verschil! Het statutair doel is “de kwaliteit van leven van jeugdigen tot en met 27 jaar met een verhoogd risico te verbeteren door: a. het met de jeugdigen organiseren en uitvoeren van vrije tijdsbesteding en het vervullen van de pedagogische taak daarbij; b. het versterken van de eigen regie van de jeugdige; c. het stimuleren van het gebruik van de eigen kracht van de jeugdige; d. het activeren van sociale netwerken rondom de jeugdige; e. het bieden van informatie en advies aan jeugdigen; f. het verlenen van hulp aan en het ondersteunen van jeugdigen; g. het uitvoeren van activiteiten die het verkrijgen van (betaalde) arbeid vergemakkelijken; h. het samenwerken met onderwijsinstellingen ter voorkoming van schooluitval; i. het leveren van een bijdrage aan lokaal onderwijsbeleid; j. het bevorderen van en/of het bieden van begeleiding aan vrijwillige inzet op de hiervoor genoemde onderdelen a t/m i; k. het betrekken van burgers, jeugdigen en ouders en/of opvoeders bij het verwezenlijken van het doel; l. het in stand houden van een professionele organisatie ter realisering van het gestelde doel;
1
en voorts al hetgeen daarmee rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de meest ruime zin van het woord.”
2. Werkgebied Het werkgebied van JoU is (de provincie) Utrecht. JoU biedt jongeren vormen van maatschappelijke ondersteuning aan. Zij wordt hiervoor gesubsidieerd door lokale overheden en ontvangt bijdragen van particuliere fondsen. 3. Kenmerken van de organisatie De kenmerken van de organisatie bestaan uit een mix van:
Zakelijke en inhoudelijke relatie met subsidiërende overheden. De uitgangspunten van de Wmo staan centraal. De jongere staat centraal. Werken aan resultaten. Inzet van jongerenwerk expertise. Levering van kwaliteit. Tijdige innovatie van aanpak en werkwijze. Werken met een moderne bedrijfsvoering.
In deze mix kunnen desgewenst, afhankelijk van de ondersteuning die wordt geleverd, speciale accenten worden gelegd. De medewerkers van JoU worden actief ondersteund door de organisatie om dit profiel in hun werkomgeving te kunnen uitdragen. 3.1. Zakelijke en inhoudelijke relatie met subsidiërende overheden Voor JoU is degene die betaalt van groot belang. De lokale overheid heeft als doel om kwetsbare burgers (tijdelijk) te ondersteunen. Hiertoe heeft zij de beschikking over het instrument van subsidie in het kader van de Wmo. Het proces van subsidieverlening dient zorgvuldig te worden doorlopen. Met de lokale overheid is een zakelijke relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast heeft JoU een inhoudelijk relatie met de lokale overheid om in overleg de vorm en de kwaliteit van de ondersteuning van burgers verder te ontwikkelen. 3.2. De uitgangspunten van de Wmo De Wmo gaat uit van een samenleving waarin alle burgers kunnen participeren. Diegenen die niet mee kunnen doen, moeten worden ondersteund. Deze ondersteuning is per definitie tijdelijk van aard en gericht op het weer kunnen deelnemen aan het samen leven. De zelfredzaamheid van de jongere staat voorop. 3.3. De jongere centraal De Wmo gaat uit van burgers die deelnemen aan het samen leven. Hiervoor zijn participerende mensen nodig. In de ondersteuning die wordt aangeboden moet de jongere centraal staan, pas dan is kwaliteit mogelijk. JoU geeft aan jongeren coaching en individuele begeleiding om zo te voorkomen dat zij hulpverlening nodig zullen hebben. De rol hierin van de jongere moet groot zijn. Zijn eigen aandeel in de gekozen oplossingen moet helder zijn. Eén van de centrale vragen is dan ook altijd: hoe kan de jongere zichzelf redden? Als jeugdzorg toch nodig is dan zal de begeleiding gericht zijn op het motiveren hiervoor.
2
3.4. Werken aan resultaten In het proces van de subsidieverlening wordt getracht zo duidelijk mogelijke afspraken te maken, zo mogelijk met bijbehorende resultaten. Werken in de sociale sector zal altijd de handicap hebben dat de resultaten moeilijk hard zijn te definiëren. Zelden kan over meer gesproken worden dan van gecertificeerde kwalitatieve inspanningsverplichtingen die qua omvang zijn te meten in aantallen uren. Via meting van tevredenheid bij jongeren, bij samenwerkingspartners en subsidieverleners, kan de kwalitatieve waarde van het afgeleverde werk worden vastgesteld. 3.5. Inzet van gespecialiseerde expertise De medewerkers zijn het grootste bezit van de JoU. Zij immers zetten hun capaciteiten en energie in ten behoeve van de jongeren. De organisatie dient dit proces mogelijk te maken en zo goed mogelijk te ondersteunen. De competenties van medewerkers dienen overeen te stemmen met de ambities van JoU. Deze competenties dienen daarvoor op heldere wijze door kennismanagement georganiseerd te worden. Er moet aandacht en tijd zijn voor de satisfactie van de medewerkers. 3.6. Levering van kwaliteit JoU is in bezit van een ISO 9001 certificaat voor kennisintensieve dienstverlening. Door middel van interne en externe audits wordt de kwaliteit jaarlijks gemeten en getoetst aan de normen. Verbeterpunten worden dan in een aanpak en planning geplaatst en uitgevoerd. 3.7. Tijdige innovatie van aanpak en werkwijze Voor de tijdige innovatie van de werkzaamheden die worden verricht, de aanpak en werkwijzen die worden gebruikt, worden medewerkers gestimuleerd om via evaluaties en teambesprekingen vernieuwingen voor te stellen, het werk te ontwikkelen en maatschappelijke ontwikkelingen te signaleren. Ook samenwerkingspartners wordt jaarlijks gevraagd om suggesties te doen voor verbetering van het werk van JoU. Zo wordt bij voortduring gezocht naar innovatie. 3.8. Werken met een moderne bedrijfsvoering JoU heeft een moderne bedrijfsvoering met een efficiënte sturing en wordt op professionele wijze uitvoering gegeven aan de werkzaamheden door middel van: Een gestroomlijnde beleidscyclus. De ontwikkeling van geautomatiseerde registratiesystemen t.b.v. rapportages aan subsidieverleners en management. Een zakelijke omgeving waarin een wederzijdse betrokkenheid bestaat. De aanwezigheid van adequate ondersteunende voorzieningen en PR – beleid.
4. De Interne organisatie 4.1 Werkteams JoU is georganiseerd in teams. In een team zijn medewerkers met een vergelijkbare expertise bijeengebracht. De medewerkers hebben op deze wijze collega’s die vergelijkbaar werk doen. Hierdoor ontstaat er teamgeest en wordt er een goede basis geschapen voor kwaliteitsbeleid. Het is belangrijk zelfstandig werkende teams te hebben die een gezamenlijke expertise bezitten, ontwikkelen en onderhouden. Er zijn wijkteams. Stedelijke teams zorgen voor een dynamische en flexibele toevoeging. Medewerkers kunnen deel uitmaken van zowel een wijkteam als een stedelijk team.
3
Met kennismanagement wordt gestimuleerd om de kwaliteit van de dienstverlening zo groot mogelijk te laten zijn. Dwarsverbanden, samenhang en samenwerking worden door de teamleiding en de directie georganiseerd en formeel vormgegeven. Medewerkers worden ondersteund in het verwerven van meer competenties die hun positie op de arbeidsmarkt kan verbeteren. Medewerkers hebben de opdracht om door middel van consultatie van collega’s en casuïstiekbesprekingen hun eigen handelen in de relatie met de jongere ter discussie te stellen. Dit levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het contact tussen de jongerenwerker en de jongere. In een tijd dat de relatie tussen jongere en jongerenwerker ten principale aan veranderingen onderhevig is, is dit een belangrijk speerpunt in de organisatie. 4.2 Het bedrijfsbureau en de bestuurlijke organisatie Het bedrijfsbureau levert diensten aan de productiesector. Het gaat om centraal secretariaat en beheer, bestuurssecretariaat, personeelszorg, interne en externe communicatie (inclusief ICT) en administratie. De bestuurlijke organisatie bestaat uit een Raad van Toezicht, een Raad van Bestuur een Directie en teamleiders, een Ondernemingsraad en een Jongerenraad (in oprichting). Deze voor de uitvoering noodzakelijke functies kosten geld dat door de productiesector moet worden opgebracht. Deze indirecte kosten worden ten opzicht van de directe productiekosten zo laag mogelijk gehouden. Een minimale omvang en kwaliteit is noodzakelijk voor een goed functionerende productiesector. De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur worden in een personele unie gedeeld met twee andere organisaties. 4.3 De managementstructuur De wijkteams in JoU beschikken allen over een eigen meewerkend teamleider. Boven deze teams staat een tweehoofdige directie en een Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur bestaat uit één bestuurder. Jou werkt samen met Stichting U Centraal en Stichting JES 030 in een statutair vastgelegde groepsstructuur met een personele unie op het niveau van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Ook het Bedrijfsbureau wordt gedeeld binnen deze unie. Het Bedrijfsbureau is formeel ondergebracht bij U Centraal. Nadat het jaarplan van JoU is vastgesteld door directie, bestuurder en Raad van Toezicht, is de directie verantwoordelijk en de bestuurder eindverantwoordelijk voor de uitvoering daarvan. Dit betekent dat de directie met hun teamleiders nadrukkelijk sturen op de doelen, resultaten en ontwikkelingen die worden nagestreefd. Een grote verantwoordelijkheid hebben zij voor de uitvoering van een zorgvuldige planning en control. Samen met de afdeling P&O voeren zij ook het personeelsbeleid uit binnen de daarvoor gestelde kaders. Bij uitbreiding van formatie wordt altijd vooraf overleg gepleegd met de bestuurder. Het afsluiten van arbeidsovereenkomsten is een formele verantwoordelijkheid van de bestuurder. De directie en de bestuurder zijn verantwoordelijk voor het tot stand komen en uitvoeren van het strategisch beleid. 5. Personeel 5.1. De werkpraktijk De jongerenwerkpraktijk van JoU is zeer divers. De medewerkers hebben te maken met collega’s, jongeren, partners en subsidieverleners. Getracht moet worden om een eigen herkenbaar en gezamenlijk gezicht te hebben naar de buitenwereld. JoU wil een homogene organisatie zijn, waarbij kan worden gerekend op een vergelijkbare kwaliteit en werkwijze. Een zekere homogeniteit straalt vertrouwen uit en geeft duidelijkheid aan lokale overheden. Homogeniteit komt tot uiting in het 4
gedrag van de medewerkers. Hierbij wordt ook verwezen naar deel II van het Handboek Kwaliteit JoU en het Werkboek. 5.2. Functie-indeling en de bijbehorende beloningsstructuur Bij JoU worden de navolgende functies en bijbehorende niveaus onderscheiden:
Salarisschaal
Uitvoerend werk
Facilitair, Staf en Leidinggevend
1 2 3 4
Sociaal Cultureel Werker 1
5 6
Sociaal Cultureel Werker 2
7
Sociaal Cultureel Werker 2+, variant: met netwerken
8
Sociaal Cultureel Werker 3
Secretaresse 3, variant: Directiesecretaresse
Beleidsmedewerker 2
Jobcoach 9
Sociaal Cultureel Werker 3+, variant: JOS Coördinator
10
Teamleider
11 12
Directeur Bestuurder
5.3. De formatie van JoU De formatie van een team bestaat uit de uren voor productie. De omvang van het team is afhankelijk van het aantal declarabele uren dat wordt uitgevoerd. Elk team heeft afhankelijk van haar omvang teamleiding tot haar beschikking welke in uren kan variëren. 5.4. Instroom van nieuwe medewerkers
5
Voor de instroom van nieuwe medewerkers geldt dat werkzaamheden moeten kunnen worden uitgevoerd met de juiste expertise. De expertise die nodig is wordt bij elke vacature vastgesteld. Er is een centraal georganiseerd stagebeleid waarbij de instroom van nieuwe medewerkers mede als doel wordt gesteld. Door middel van loopbaanbeleid kunnen fricties in de teamsamenstelling worden weggenomen. 5.5. Secundaire arbeidsvoorwaarden en interne regelingen Hoogwaardige uitvoering van het werk vraagt om medewerkers die betrokken zijn, verantwoordelijkheid hebben en kwaliteit kunnen waarborgen. Dit vraagt om een zorgvuldig en goed werkgeverschap en een beloningsstructuur met secundaire arbeidsvoorwaarden die zijn toegesneden op het werk. Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn in de CAO geregeld en in aanvullende interne regelingen. 5.6. Verzuim en ARBO Voor de continuïteit en doelmatigheid is een laag ziekteverzuim van groot belang. In preventieve zin zijn leidinggevenden van JoU daarom zeer alert op ‘ziekmakende’ factoren, zoals stress, organisatorisch falen, werkomstandigheden, etc. Bij daadwerkelijke ziekte wordt zeer frequent contact met de zieke medewerkers onderhouden, met als doel een zo spoedig mogelijke terugkeer. Medewerkers die langer dan 6 weken ziek zijn, krijgen vervangende werkzaamheden die afgestemd zijn op de voor hen geldende beperkingen als gevolg van ziekte. In het kader van het arbobeleid worden maatregelen getroffen die deze benadering ondersteunen. 6. Kwaliteit Doelmatig werken is belangrijk om de kostprijs zo laag mogelijk te houden. Dit is in het belang van de klant omdat het de kosten kan matigen mits het kwaliteitsniveau hierbij niet in het geding is. Het is ook in het belang van de organisatie, omdat matiging van kosten de continuïteit betere waarborgen kan bieden. Doelmatig werken betekent in dit verband dat werkzaamheden moeten worden uitgevoerd tegen een zo laag mogelijke kostprijs en op het juiste kwaliteitsniveau. De medewerkers van JoU worden gestimuleerd te werken aan een groeiende expertise. JoU ontplooit bij voortduring diverse kwaliteit verbeterende activiteiten om de aanwezige expertise van haar medewerkers volledig te benutten en het leren van elkaar stimuleren. Innoverende ontwikkelingen krijgen volop aandacht binnen JoU. De organisatie motiveert de medewerkers tot het kritisch bekijken naar de huidige dienstverlening en deze te toetsen op actualiteit en efficiëntie. Maatschappelijke verschuivingen en nieuwe ontwikkelingen dienen hierbij als uitgangspunt. In dit proces zijn de uitvoerende medewerkers de experts als het gaat om het lokaliseren van deze veranderingen en het aandragen van innoverende maatregelen. Het MT schept ruimte en motiveert werknemers tot dit proces. Het leveren van kwaliteit is een kritische succesfactor van onze organisatie. JoU is in het bezit van het kwaliteitscertificaat ISO 9001 voor kennisintensieve organisaties.
6
