Stichting Earlybirds fotografie Organisatieplan
1
Inhoudsopgave ▪ Organogram ................................................................................................................... 3 ▪ De oprichters ................................................................................................................. 3 ▪ Het bestuur .................................................................................................................... 3 ▪ Voorzitter ............................................................................................................................. 4 ▪ Secretaris .............................................................................................................................. 4 ▪ Penningmeester ................................................................................................................... 4 ▪ Algemeen bestuurslid 1 ....................................................................................................... 5 ▪ Algemeen bestuurslid 2 ....................................................................................................... 5 ▪ Bestuursvergaderingen ........................................................................................................ 5 ▪ Kascommissie ....................................................................................................................... 5 ▪ Jaarverslag ............................................................................................................................ 5
▪ Coördinatoren ................................................................................................................ 5 ▪ Vrijwilligers .................................................................................................................... 6 ▪ Procedure aanstellen vrijwilligers ........................................................................................ 6 ▪ Beloning vrijwilligers ............................................................................................................ 6
▪ Telefonische bereikbaarheid .......................................................................................... 6 ▪ Taken per afdeling.......................................................................................................... 7 ▪ Fotografie ............................................................................................................................. 7 ▪ Communicatie ...................................................................................................................... 7 ▪ PR.......................................................................................................................................... 7 ▪ Financiën .............................................................................................................................. 8 ▪ Haakproject .......................................................................................................................... 8
2
Organogram Oprichters Jessica Vink Marije Hofman Marjolein Witteveen
Bestuur Voorzitter – Secretaris – Penningmeester 2 Algemene leden
Coördinator Financiën
Coördinator Communicatie
Coördinator Fotografie
Coördinator Haakproject
Coördinator PR
Vrijwilligers
Vrijwilligers
Vrijwilligers
Vrijwilligers
Vrijwilligers
De oprichters De oprichters van de Stichting Earlybirds Fotografie zijn Jessica Vink, Marije Hofman en Marjolein Witteveen. Zij zullen de notulen van de bestuursvergaderingen ontvangen. Ook worden zij betrokken bij grote wijzigingen binnen de stichtingen. Daarnaast kunnen zij desgewenst aansluiten bij bestuursvergaderingen.
Het bestuur Het bestuur heeft voornamelijk bestuurlijke taken. Aan elke afdeling is een bestuurslid gekoppeld. Het bestuurslid is eindverantwoordelijk voor de betreffende afdeling en functioneert als toeziend oog. Hij/zij blijft door regelmatig contact met de afdeling coördinator op de hoogte van het reilen en zeilen binnen de afdeling, en zal daarnaast binnen het bestuur zaken rondom deze afdeling bespreken. Het bestuur bestaat op dit moment uit de volgende personen: Functie Voorzitter Secretaris Penningmeester Algemeen lid 1 Algemeen lid 2
Bestuurslid Marjolein Witteveen Marjanneke de Jong Piroska Furedi Patricia van Aalst Dagmara Dominicus
Portefeuille Fotografie Communicatie Financiën PR Haakproject
E-mailadres
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
3
Voorzitter De voorzitter heeft de volgende taken: -
Verantwoording afdeling Fotografie Eerste aanspreekpunt voor coördinator Fotografie Bewaken dat de doelstellingen van de stichting worden gehaald Beleggen bestuursvergaderingen (datum, locatie en tijd bepalen en doorgeven aan secretaris) Aanleveren agendapunten bestuursvergadering aan secretaris Voorzitten bestuursvergadering Notulen akkoord verklaren tijdens bestuursvergadering als alle bestuursleden akkoord zijn Controle jaarverslag Aansturen bestuursleden Signeren algemene en belangrijke communicatie vanuit het bestuur Initiatief nemen De stichting vertegenwoordigen bij officiële gelegenheden
Secretaris De secretaris heeft de volgende taken: -
Verantwoording afdeling Communicatie Eerste aanspreekpunt coördinator afdeling Communicatie Maken en verzenden uitnodiging en agenda bestuursvergadering naar bestuursleden Notuleren bestuursvergadering (incl. uitwerken, en (ter controle) verzenden naar bestuursleden) Jaarverslag opmaken Bewaking contact Kamer van Koophandel Bewaking contact ANBI Jaarverslag opsturen naar ANBI Opmaken algemene communicatie bestuur Archief stukken bestuur bijhouden (correspondentie, notulen, jaarverslag etc) Verzamelen inkomende post Redigeren van teksten Notariële zaken regelen samen met tenminste één ander bestuurslid
Penningmeester De penningmeester heeft de volgende taken: -
Verantwoording afdeling Financiën Eerste aanspreekpunt coördinator Financiën Begroting opmaken in samenwerking met coördinator Financiën (incl. tussentijdse update) Definitieve begroting vaststellen Jaarrekening maken in samenwerking met coördinator Financiën Jaarrekening laten vaststellen in het bestuur Financiële administratie voor ANBI o Overzicht van onkostenvergoeding en Vacatiegelden aan bestuursleden o Overzicht maken van de kosten van de stichting, zoals beheerskosten 4
-
o Aard en omvang van de inkomsten en het vermogen van de stichting Controle van de kas en het kasboek Controle op de bankrekening/afschriften Controle op ontvangsten en betalingen Toezien op kascontrole en overleg met kascommissie Toegang tot bankrekening en bankpas Financieel jaarverslag aanleveren aan secretaris
Algemeen bestuurslid 1 Het algemene bestuurslid heeft de volgende taken: -
Verantwoording afdeling PR Eerste aanspreekpunt coördinator PR Deelnemen aan bestuursvergadering
Algemeen bestuurslid 2 Het algemene bestuurslid heeft de volgende taken: -
Verantwoording afdeling Haakproject Eerste aanspreekpunt coördinator Haakproject Deelnemen aan bestuursvergadering
Bestuursvergaderingen Het bestuur zal maandelijks vergaderen. Vanwege de grote afstand tussen de woonplaatsen van de bestuursleden zullen deze vergaderingen via Skype zijn. Daarnaast zal er halfjaarlijks een vergadering zijn waarbij alle bestuursleden lijfelijk aanwezig zijn. De vergaderingen worden genotuleerd door de secretaris, die de notulen verspreid onder de bestuursleden en de oprichters. De bestuursleden zorgen ervoor dat afdeling coördinatoren geïnformeerd worden over zaken die hun afdeling betreffen.
Kascommissie De kascommissie bestaat uit tenminste 2 leden die geen lid van het bestuur zijn. Zij zullen jaarlijks de controle uitvoeren.
Jaarverslag Het jaarverslag wordt opgemaakt door de secretaris. Onderdelen uit het jaarverslag worden aangeleverd door de verschillende bestuursleden. Het jaarverslag zal op de website gepubliceerd worden en is tevens per mail op te vragen.
Coördinatoren De coördinatoren van de afdelingen hebben als taak het verdelen van het werk onder de juiste vrijwilligers, vrijwilligers aansturen en overzicht houden over de afdeling. De coördinator is
5
aanspreekpunt voor de vrijwilligers en heeft nauw contact met het bestuurslid dat de afdeling in zijn/haar portefeuille heeft. Afdeling Fotografie Communicatie Financiën PR Haakproject
Coordinator Mirjam Goudriaan Tanja Crul Simone Harmsen Wendy Baan Renate Kouwehove
E-mailadres
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Vrijwilligers Elke afdeling heeft vrijwilligers. De coördinatoren zijn het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen een of meerdere taken vervullen.
Procedure aanstellen vrijwilligers De ‘sollicitatieprocedure’ voor nieuwe vrijwilligers wordt uitgevoerd door de coördinator van de betreffende afdeling en het bestuurslid dat deze afdeling in zijn/haar portefeuille heeft. Voor de sollicitatie zal gebruikt gemaakt worden van een vragenlijst. Vrijwilligers krijgen een proefperiode van twee maanden. Na twee maanden volgt er een evaluatie met de betreffende vrijwilliger, de betreffende coördinator en eventueel het betreffende bestuurslid. Dit gebeurd telefonisch, via skype of ‘live’, niet via de e-mail. De evaluatie is bedoelt om van beide kanten de bevindingen te bespreken. Na dit moment kan de samenwerking beëindigd worden wanneer een van beide partijen dit wenst. Uiteraard kan de samenwerking ook op eerdere en latere momenten opgezegd worden. Wanneer er een nieuwe vrijwilliger is aangesteld wordt dit gecommuniceerd met het bestuur, de coördinatoren en de vrijwilligers van de betreffende afdeling.
Beloning vrijwilligers Onze vrijwilligers ontvangen de redelijker gemaakt onkosten via de stichting vergoed. Dit geldt ook voor de bestuursleden. De bestuursleden ontvangen geen vacatiegelden.
Telefonische bereikbaarheid Op werkdagen tussen 12.00u en 17.00u is de stichting telefonisch bereikbaar. Het telefoonnummer is 06-57327148. Er is ook een voicemail waarop buiten de gebruikelijke tijden een boodschap achtergelaten kan worden.
6
Taken per afdeling Fotografie Taak Opnemen en verdelen aanvragen fotoreportages Bewaking kwaliteit fotografen Contactpersoon fotografen Verzenden fotoreportages Contact ivm sollicitaties nieuwe fotografen Beoordeling nieuwe fotografen Files fotografen doorsturen naar betreffende vrijwilliger Opmaak fotoalbum
Communicatie Taak Telefonisch contact algemeen Correspondentie (email) Tekstens schrijven voor website, foldermateriaal etc Persberichten Website Blog plaatsen Facebook (stichting pagina) LinkedIn Contacten ziekenhuizen Contacten overige instellingen Publicaties verzamelen Collages maken Schriftelijke correspondentie Documenten in huisstijl opmaken Reclamemateriaal opmaken
PR Taak Veiling Loterij Reclamemateriaal bestellen Bedenken en organiseren promotie activiteiten Beurzen Organiseren en promoten 3M Fonds Organisatie Wereldprematurendag Verzenden flyerpakketten
7
Financiën Taak Boekhouding - Uitbetaling en toezicht onkostenvergoeding - Facturering - Kasbeheer en bijhouden kasboek - Beheer bankafschriften en bankpas Ondersteuning aan bestuurslid - Jaarverslag - Begroting - Jaarrekening Vrijwilligers werven voor afdeling i.s.m. penningmeester
Haakproject Taak Facebook (openbare pagina) Facebook (groep) Inkomende mail verdeling (haakproject) Landelijke Haak Inn Inzamelen birdjes Inzamellijst updaten Patronen maken/updaten/plaatsen Keuren en wassen birdjes Verzenden birdjes naar fotografen Birdyhood Garentest Bijwerken garenlijst Promotie katoen Aansturen keurmeesters Speciale verzoekjes Tip van de dag
8
