Organisatieplan Samen naar één brandweer
1
Dit document is opgesteld in samenwerking met de deelprojectgroep ‘Organisatie’ bestaande uit: E. van der Sluis (voorzitter) J. Beuving (projectleider) G. van Alst E. Boetes K. Kloosterman M. Kool R. Hogeterp M. de Rooij F. Stabel D. de Vries H.C. de Vries Toehoorders vanuit de BOR: A. Dam H. Hoekstra Met ondersteuning door D. Draaisma Colofon Titel: Organisatieplan, Samen naar één brandweer Auteur(s): J. Beuving Project: ‘Samen naar één brandweer’ Opdrachtgever: Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Fryslân Rapportstatus: versie 1.5 (aangepast formatieplan) Datum: 12 maart 2013
2
Inhoudsopgave Samenvatting ........................................................................................................................ 5
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.
Inleiding................................................................................................................... 7 Aanleiding ............................................................................................................ 7 Doel regionalisering brandweer ........................................................................... 7 Korte schets huidige situatie ................................................................................ 7 Veiligheidsregio Fryslân....................................................................................... 8 Totstandkoming en besluitvormingstraject organisatieplan.................................. 8 Opbouw en leeswijzer.......................................................................................... 9
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.
Context .................................................................................................................. 10 Inleiding ............................................................................................................. 10 Wettelijke kaders regionalisering ....................................................................... 10 Bestuurlijke kaders en uitgangspunten .............................................................. 11 Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016................................ 12 Visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’.............................................. 13 Tot slot ............................................................................................................... 14
3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12.
Inrichting van de nieuwe organisatie.................................................................. 15 Inleiding ............................................................................................................. 15 Organogram op hoofdlijnen ............................................................................... 15 Visie op medewerkers........................................................................................ 16 Visie op leiderschap........................................................................................... 18 Procesgestuurde organisatie ............................................................................. 19 Drie niveaus van taakuitvoering......................................................................... 21 Primaire indeling van de organisatie .................................................................. 21 Indeling in geografische gebieden ..................................................................... 22 Indeling in functionele gebieden ........................................................................ 24 Risicogerichte invulling van de repressieve organisatie..................................... 24 Aanspreekpunt per uitrukploeg .......................................................................... 25 Bijzondere positie 24-uurs beroepsbezetting Leeuwarden ................................ 26
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10.
Primaire brandweertaken..................................................................................... 28 Inleiding ............................................................................................................. 28 Risicobeheersing ............................................................................................... 28 Planvorming....................................................................................................... 30 Vakbekwaamheid............................................................................................... 31 Materieelbeheer................................................................................................. 32 Incidentbestrijding en nazorg ............................................................................. 34 Uitvoering beheersmatige taken door vrijwilligers .............................................. 35 Management en ondersteunende taken ............................................................ 35 Formatieplan...................................................................................................... 36 Koppeling afdelingen en centrale taken ............................................................. 38
5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.
Uitbreiding bedrijfsvoeringstaken Veiligheidsregio Fryslân ............................ 39 Inleiding ............................................................................................................. 39 Doelstelling ........................................................................................................ 39 Visiedocument ................................................................................................... 39 Produkten, diensten en activiteiten .................................................................... 40 Taakverdeling .................................................................................................... 41
1.
2.
3.
4.
5.
3
6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6.
Besturings- en managementconcept.................................................................. 42 Inleiding ............................................................................................................. 42 Bestuur .............................................................................................................. 42 Invulling verlengd lokaal bestuur........................................................................ 42 Borging van de aansturing ................................................................................. 43 Overlegvormen .................................................................................................. 44 P&C cyclus ........................................................................................................ 45
7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7.
Samenwerking op gebied van fysieke veiligheid............................................... 46 Inleiding ............................................................................................................. 46 De gemeenten/ provincie ................................................................................... 46 Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (Fumo) ........................................ 47 Veiligheidsbureau .............................................................................................. 47 Meldkamer Noord-Nederland (MkNN) ............................................................... 47 Brandweeropleidingen Noord BV (BON)............................................................ 48 Instituut fysieke veiligheid (IFV) ......................................................................... 48
7.
8.
Vooruitblik............................................................................................................. 49
Bijlage 1: maatwerkpakketten taakafbakening omgevingsrecht .................................... 50
4
Samenvatting De Eerste Kamer heeft op 25 september 2012 ingestemd met de wijziging van de Wet veiligheidsregio’s waardoor volledige regionalisering van de brandweer verplicht wordt gesteld. Vooruitlopend op deze wetswijziging heeft het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân op 10 november 2011 de opdracht gegeven om per 1 januari 2014 te komen tot één brandweerorganisatie voor heel Fryslân welke voldoet aan de daarvoor gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders. Deze brandweerorganisatie gaat onderdeel uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân. Als uitvloeisel van voornoemde projectopdracht is op 11 juli 2012 bestuurlijk ingestemd met het visiedocument “Brandweer Fryslân over morgen”. Op basis van dit visiedocument is voorliggend organisatieplan opgesteld. Dit organisatieplan beschrijft de belangrijkste kaders en de structuur van de nieuwe organisatie. De nieuwe organisatie wordt opgebouwd uit de bestaande afzonderlijke gemeentelijke brandweerkorpsen, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden op het gebied van brandweerzorg en de huidige regionale brandweer. In totaal komen bij de geregionaliseerde brandweerorganisatie ongeveer 180 beroepsmedewerkers en 1180 vrijwilligers in dienst. Binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders is ervoor gekozen om de regio op te delen in vier geografische gebieden (zgn. ‘afdelingen’). In deze vier afdelingen wordt integraal invulling gegeven aan de uit te voeren taken op het gebied van brandweerzorg.
Figuur 1: Indeling in geografische gebieden
5
De hoofdtaken van de brandweer hebben betrekking op de taakvelden risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid, materieelbeheer en incidentenbestrijding. Gestreefd is naar evenwichtige afdelingen die nauw aansluiten bij de reeds bestaande samenwerkingsverbanden op brandweergebied. Aangezien veel brandweertaken lokaal uitgevoerd blijven worden (denk bijvoorbeeld aan repressie oefenen, brandveiligheidscontroles, contacten met de gemeenten) is ook kritisch gekeken naar de reisafstanden binnen de afdelingen om effectief en efficiënt te kunnen werken. De geregionaliseerde brandweerorganisatie staat op grond van de Wet veiligheidsregio’s onder eenhoofdige leiding van een regionaal commandant. Iedere afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd. Onder elk afdelingshoofd ressorteren vier clusterhoofden. Deze clusterhoofden zijn ieder verantwoordelijk voor één van de taakvelden risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer en sturen de betrokken medewerkers binnen deze taakvelden aan. Daarnaast is ieder clusterhoofd leidinggevende van een aantal (vrijwillige) uitrukploegen. De uitrukploegen dragen zorg voor de incidentbestrijding vanuit de 65 kazernes in Fryslân. In onderstaand organogram op hoofdlijnen is de structuur van de toekomstige brandweerorganisatie visueel weergegeven: Regionaal commandant staf
Afd. hoofd Gebied A/ risicob.
Afd. hoofd Gebied B/ vakbekw.
Afd. hoofd Gebied C/ planv.
Afd. hoofd Gebied D/ mat.beh.
staf Clusterhoofd risicobeheersing
Clusterhoofd vakbekwaamheid
Uitrukploegen met ploegleider
Clusterhoofd planvorming
Clusterhoofd materieelbeheer
Medewerkers
figuur 2: organogram op hoofdlijnen
Naast de verantwoordelijkheid voor de integrale uitvoering van brandweertaken draagt ieder afdelingshoofd ook zorg voor de beleidsontwikkeling van één van de taakvelden risicobeheersing, vakbekwaamheid, planvorming en materieelbeheer voor de gehele regio. Op deze wijze worden beleid en uitvoering optimaal met elkaar verbonden. In het visiedocument is het uitgangspunt ‘van regelgericht naar risicogericht’ als één van de pijlers aangemerkt. Dit betekent dat zowel op repressief gebied als op het taakgebied risicobeheersing de risico’s meer dan in het verleden leidend zijn bij de maatregelen die de brandweerorganisatie neemt. Ten aanzien van de repressieve taak zal in dit kader worden toegewerkt naar een organisatie die - rekening houdende met de beschikbaarheid van vrijwilligers - is afgestemd op de feitelijke risico’s in de omgeving. De brandweerorganisatie gaat onderdeel uitmaken van de Veiligheidsregio Fryslân. De ondersteuning van het primaire brandweerproces op het gebied van de PIOFACH taken wordt vanuit de afdeling bedrijfsvoering van de veiligheidsregio uitgevoerd.
6
1. 1.1.
Inleiding Aanleiding
De Eerste Kamer heeft op 25 september 2012 ingestemd met het wijzigen van de Wet veiligheidsregio’s waardoor volledige regionalisering van de brandweer verplicht wordt gesteld. Hiermee komt een einde aan de bestaande (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen in Fryslân. Vooruitlopend op deze wijziging in wetgeving heeft het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân (hierna te noemen: AB) op 10 november 2011 de opdracht gegeven om per 1 januari 2014 te komen tot één brandweerorganisatie voor heel Fryslân. Deze geregionaliseerde brandweerorganisatie gaat onderdeel uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân.
1.2.
Doel regionalisering brandweer
Het organisatorisch onderbrengen van de brandweerzorg bij Veiligheidsregio Fryslân is geen doel op zich, maar dient bij te dragen aan een hoger doel, namelijk: het blijvend realiseren van een toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân. De wettelijke verplichting tot regionalisering moet in Fryslân gezien worden tegen de achtergrond van de intergemeentelijke samenwerking zoals die de afgelopen jaren reeds gestalte heeft gekregen. Het is dan ook van belang voort te bouwen op deze samenwerking en daarbij de focus op kwaliteit te behouden.
1.3.
Korte schets huidige situatie
In Fryslân wonen ruim 644.000 inwoners. Voor een belangrijk deel kenmerkt de regio zich door landelijk gebied met veel dorpen en landbouw. De regio kent een aantal plaatsen met een meer stedelijk karakter, zoals Leeuwarden, Heerenveen, Sneek en Drachten. Specifiek aan de regio is het waddengebied met de eilanden Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog en het aantal meren en waterwegen. Deze zorgen vooral in de zomer voor een toestroom van toeristen. In de regio ligt een militaire vliegbasis en lopen enkele rijkswegen en spoorlijnen. Op dit moment kent Fryslân 12 BRZO bedrijven waarvan er 4 in de zwaarste categorie vallen (VR-plichtig). De brandweerzorg in Fryslân wordt verzorgd door 1180 vrijwilligers en 180 beroepsmedewerkers. Deze zijn op dit moment in dienst bij de huidige 11 (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen/bovenlokale samenwerkingsverbanden in Fryslân en het regionaal bureau van Brandweer Fryslân dat reeds organisatorisch onderdeel uitmaakt van de Veiligheidsregio Fryslân. De medewerkers zijn verspreid over 65 kazernes en het regionaal bureau De bovenlokale samenwerkingsverbanden verschillen ten opzichte van elkaar. Het varieert van het delen van een commandant tot een gemeenschappelijke regeling waar de vrijwilligers formeel ook in dienst zijn.
7
De huidige samenwerkingsverbanden omvatten: samenwerking tussen Súdwest-Fryslân en Littenseradiel samenwerking tussen Leeuwarden en Boarnsterhim; samenwerking tussen Skârsterlan, Gaasterlân-Sleat en Lemsterland (De Friese Meren i.o.); samenwerking tussen Ooststellingwerf en Weststellingwerf in de intergemeentelijke brandweer IBOW; samenwerking tussen Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Kollumerland, Ameland en Schiermonnikoog in Brandweer Noordoost Fryslân; samenwerking tussen Ferweradeel, Franekeradeel, Harlingen, Het Bildt, Leeuwarderadeel, Menaldumadeel, Terschelling en Vlieland in Brandweer Noordwest Fryslân. Op onderdelen werken de korpsen Opsterland, Tytsjerksteradiel, Smallingerland en Heerenveen ook met andere korpsen samen, zij hebben echter ieder wel hun eigen commandant.
1.4.
Veiligheidsregio Fryslân
De Veiligheidsregio Fryslân is een gemeenschappelijke regeling van de 27 Friese gemeenten en is verantwoordelijk voor de uitvoering van een aantal taken zoals opgenomen in de Wet veiligheidsregio’s en de Wet publieke gezondheid. Het gaat hier om taken op de terreinen van brandweerzorg, crisisbeheersing, rampenbestrijding, epidemiologie, gezondheidsbevordering, infectieziektebestrijding, jeugdgezondheidszorg, medisch milieukundige zorg en ouderenzorg. Met de regionalisering van de brandweer per 1 januari 2014 komt daar de uitvoering van de taken op gebied van brandweerzorg bij. Deze taak is nu nog bij de Friese gemeenten ondergebracht. Door de regionalisering gaan de bestaande (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen/ bovenlokale samenwerkingsverbanden in Fryslân samen met het regionaal bureau van Brandweer Fryslân, binnen de Veiligheidsregio Fryslân één nieuwe brandweerorganisatie vormen. Een belangrijk punt hierbij is de aansluiting op de bestaande bedrijfsvoeringstaken (personeel & organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) binnen de huidige organisatie van de Veiligheidsregio. Deze taken worden nu grotendeels door de afzonderlijke gemeenten uitgevoerd.
1.5.
Totstandkoming en besluitvormingstraject organisatieplan
Voorliggend organisatieplan is een product van de deelprojectgroep organisatie onder voorzitterschap van de heer mr. E. van der Sluis, gemeentesecretaris van Achtkarspelen. De deelprojectgroep heeft verder bestaan uit mevrouw Hogeterp en de heren Beuving, Van Alst, Boetes, Kloosterman, Kool, De Rooij, Stabel, D. de Vries, H.C. de Vries en Draaisma. Toehoorders vanuit de BOR zijn de heren Dam en Hoekstra. Dit organisatieplan wordt op 28 november 2012, samen met andere relevante beslisdocumenten, aan het AB voorgelegd. Het AB zal in november gevraagd worden een voorgenomen besluit te nemen over deze documenten voorafgaand aan de definitieve besluitvorming in maart 2013. Op basis van het voorgenomen besluit kan de WORbestuurder ook de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) om advies vragen.
8
1.6.
Opbouw en leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt allereerst de context geschetst waarbinnen dit organisatieplan is opgesteld. Naast de wettelijke kaders van regionalisering worden ook de eerder vastgestelde bestuurlijke uitgangspunten hieromtrent weergegeven. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de inrichting van de nieuwe organisatie toegelicht. Hiertoe zal allereerst het organogram op hoofdlijnen van de nieuwe organisatie worden gepresenteerd. Vervolgens worden de onderliggende overwegingen en keuzes hieromtrent toegelicht. Hoofdstuk 4 is een nadere uitwerking en invulling van het in hoofdstuk 3 gepresenteerde organogram met een daaraan gekoppeld taakverdeling en formatieoverzicht. Aansluitend hierop wordt in hoofdstuk 5 de noodzakelijke uitbreiding op het gebied van bedrijfsvoering van de Veiligheidsregio Fryslân toegelicht. In hoofdstuk 6 komt vervolgens het besturings- en managementconcept aan de orde. Gedefinieerd wordt op welke wijze de toekomstige brandweerorganisatie wordt aangestuurd, hoe de ambtelijke organisatie dit ondersteund en welke rolverdeling van toepassing is. In hoofdstuk 7 worden de belangrijkste samenwerkingspartners van de nieuwe brandweerorganisatie in het kort toegelicht. Dit organisatieplan wordt tot slot afgesloten met een vooruitblik naar de komende periode.
9
2. 2.1.
Context Inleiding
In dit hoofdstuk wordt de context geschetst waarbinnen voorliggend organisatieplan is opgesteld. Naast de wettelijke kaders van regionalisering worden ook de eerder vastgestelde bestuurlijke uitgangspunten hieromtrent weergegeven. Aangezien de geregionaliseerde brandweer onderdeel gaat uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân zijn ook de in het ‘meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016’ gestelde kaders van belang. Tot slot komt het op 11 juli 2012 door het AB vastgestelde visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ aan de orde. Dit visiedocument is richtinggevend geweest voor het opstellen van dit organisatieplan.
2.2.
Wettelijke kaders regionalisering
De Wet veiligheidsregio’s beoogt een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie van brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening en crisisbeheersing onder regionale bestuurlijke regie. Op grond van artikel 10 van deze wet worden aan het bestuur van de Veiligheidsregio de volgende taken en bevoegdheden overgedragen: a. het inventariseren van risico’s van branden, rampen en crises; b. het adviseren van het bevoegd gezag over risico’s van branden, rampen en crises in de bij of krachtens de wet aangewezen gevallen alsmede in de gevallen die in het beleidsplan zijn bepaald; c. het adviseren van het college van burgemeester en wethouders over de taak, bedoeld in 1 artikel 3, eerste lid ; d. het voorbereiden op de bestrijding van branden en het organiseren van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing; e. het instellen en in stand houden van een brandweer; f. het instellen en in stand houden van een GHOR; g. het voorzien in de meldkamerfunctie; h. het aanschaffen en beheren van gemeenschappelijk materieel; i. het inrichten en in stand houden van de informatievoorziening binnen de diensten van de veiligheidsregio en tussen deze diensten en de andere diensten en organisaties die betrokken zijn bij de onder d, e, f, en g genoemde taken. Op grond van artikel 25 Wet veiligheidsregio’s voert de geregionaliseerde brandweer in ieder geval de volgende taken uit: a. het voorkomen, beperken en bestrijden van brand; b. het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand; c. het waarschuwen van de bevolking; d. het verkennen van gevaarlijke stoffen en het verrichten van ontsmetting; e. het adviseren van andere overheden en organisaties op het gebied van de brandpreventie, brandbestrijding en het voorkomen, beperken en bestrijden van ongevallen met gevaarlijke stoffen.
1 Artikel 3 lid 1: Tot de brandweerzorg behoort: a. het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt; b. het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand.
10
Daarnaast voert de regionale brandweer tevens taken uit bij rampen en crises in het kader van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing. De Wet veiligheidsregio’s streeft ten aanzien van regionalisering de volgende eindresultaten na: één brandweerorganisatie voor de hele regio; eenhoofdige leiding; al het brandweerpersoneel in regionale dienst; één rechtspositie voor beroepspersoneel en één voor vrijwilligers; een eenduidig kwaliteitsniveau conform het Besluit personeel veiligheidsregio en het Besluit veiligheidsregio’s; de beschikbaarheid van een kwaliteitszorgsysteem; beheer en inkoop centraal.
2.3.
Bestuurlijke kaders en uitgangspunten
De wettelijke verplichting tot regionalisering brengt een aantal verplichtingen met zich mee, maar laat aan de invulling hiervan ook veel ruimte. Deze ruimte is nader ingekleurd door eerder genoemd bestuursbesluit tot regionalisering van de Friese brandweer en vervolgens de vaststelling van het projectplan “Samen naar één brandweer” op 14 maart 2012. Op basis van dit projectplan is door het AB een aantal bestuurlijke uitgangspunten bepaald met betrekking tot het eindresultaat: Uitgangspunten organisatie de Veiligheidsregio Fryslân is de ontvangende organisatie. de nieuw te vormen brandweerorganisatie wordt zodanig ingericht dat deze haar opgedragen ‘warme’ en ‘koude’ taken effectief en efficiënt kan uitvoeren. de organisatie voldoet aan de wettelijke eisen en gangbare normen. garantie voor dienstbaarheid aan het lokale bevoegd gezag door vorm en inhoud te geven aan actieve informatie-uitwisseling. de basisbrandweerzorg leveren op het niveau van de lokale gemeenschap (dichtbij de burgers, dicht bij lokaal bestuur en dicht bij de brandweermedewerkers). bureaucratie dient zo veel mogelijk voorkomen te worden. elke kazerne houdt zijn eigen identiteit. Elke kazerne of groep heeft een duidelijk aanspreekpunt. Uitgangspunten financiën de totale financiële kosten voor 2011 van de betreffende brandweerkorpsen en de regionale brandweer vormen het financiële kader voor de brandweer op 1 januari 2014. er wordt bij de start geen efficiencyopdracht meegegeven. harmonisatie van de inwonerbijdrage valt buiten de scope van dit project. de kwaliteit van de brandweerzorg is leidend voor de gemeentelijke bijdrage. kosten voor de latende organisaties (frictiekosten) worden inzichtelijk gemaakt en komen ten laste van de betreffende organisaties. de totale omvang van de financiële ontvlechting en frictiekosten zijn inzichtelijk op 1 januari 2013.
11
Uitgangspunten personeel al het personeel (inclusief vrijwilligers) komt in dienst van de nieuw te bouwen organisatie. de inzet en betrokkenheid van vrijwilligers tijdens en na het project is van essentieel belang. Om dit te borgen dient dit in het project een plaats te krijgen. Uitgangspunten gebouwen en materieel het materiaal (inventaris) en materieel (voertuigen) gaat over naar de nieuwe organisatie. gebouwen blijven in eigendom van de gemeente. Overdracht van vastgoed vormt geen 2 onderdeel binnen het project .
2.4.
Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016
De uitwerking van dit organisatieplan kan niet los worden gezien van het ‘Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016’ (vastgesteld in het AB van 14 maart 2012). Dit meerjarenbeleidsplan vormt het strategisch kader voor de beleidsperiode 2013-2016 en is daarmee mede richtinggevend voor de regionalisering van de brandweer en het nog op te stellen beleidsplan brandweer. In dit beleidsplan is met het oog op een aantal (externe) ontwikkelingen de koers van de Veiligheidsregio voor de komende jaren uitgezet. Aangegeven is dat de huidige financieel-economische situatie van grote invloed is op de financiële mogelijkheden van de opdrachtgevers, de gemeenten. De schulden- en eurocrisis geven geen aanleiding te veronderstellen dat in de komende jaren boven de loon- en prijsindexatie ruimte aanwezig is voor beleidsintensiveringen met betrekking tot de uit te voeren taken. Gezondheid en veiligheid zijn sterk verbonden met activiteiten, met omgeving, met gebouwen en met gedrag. Dit betekent dat de Veiligheidsregio Fryslân haar taken met name moet realiseren in samenwerking en in overleg met anderen. Zij treedt daarbij op als ketenpartner, initiator, coördinator, aanspreekpunt of dienstverlener. De missie van Veiligheidsregio Fryslân is als volgt verwoord: Veiligheidsregio Fryslân is de alerte en slagvaardige organisatie waarin de gemeenten zich verbinden en zich verbonden voelen op het terrein van publieke gezondheid en fysieke veiligheid. Gezondheid en veiligheid zijn ook de terreinen waarop burgers en instellingen/bedrijven zelf een belangrijke invloed uitoefenen. Het is aan de medewerkers van de veiligheidsregio om burgers en instellingen/bedrijven van nabij te faciliteren en tot samenwerking uit te nodigen. Vakbekwaam en dienstbaar, opdat de veiligheidsregio de natuurlijke partner is op het terrein van gezondheid en veiligheid. Uiteraard zal de organisatie daarbij transparant en efficiënt moeten werken. Als visie wordt dan ook gehanteerd: Veiligheidsregio Fryslân is dé overheidsinstelling voor een gezonder en veiliger leven, met de kernwaarden betrokken, betrouwbaar en professioneel, dicht bij de burger.
2
Dit uitgangspunt is gebaseerd op de aanname dat dit niet tot negatieve financiële consequenties leidt als gevolg van mogelijke BTW vraagstukken. Indien dat wel het geval mocht blijken te zijn, zou dit uitgangspunt heroverwogen kunnen worden.
12
2.5.
Visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’
De ontwikkelrichting van de nieuwe brandweerorganisatie is geschetst in het visiedocument “Brandweer Fryslân over morgen”. Deze visie is opgesteld tegen de achtergrond van de in dit hoofdstuk geschetste kaders en de vele (landelijke) ontwikkelingen die binnen de brandweer zelf gaande zijn. Het AB heeft op 11 juli 2012 met dit visiedocument ingestemd als richting voor voorliggend organisatieplan.
Op grond van het visiedocument is voor de nieuwe brandweerorganisatie de volgende ambitie vastgesteld: Brandweer Fryslân als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân voelt zich verantwoordelijk voor de (brand)veiligheid en de continuïteit in de samenleving. Als operationele organisatie voert zij haar taken slagvaardig uit. Brandweer Fryslân blijft zoeken naar de mogelijkheden voor slimmere en effectievere brandbestrijding en hulpverlening en heeft tevens versterkt aandacht voor preventie en het verstandiger en bewuster maken van de Friese burgers en bedrijven op het gebied van brandveiligheid. Er wordt een groter beroep gedaan op eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Het rendement van de activiteiten in relatie tot de kosten voor de samenleving zijn sturend: met de beschikbare middelen de beste resultaten behalen. Om dit te bereiken wordt de samenwerking met (nieuwe) partners verder versterkt. Deze ambitie vormt de basis voor de in de visie geformuleerde pijlers voor de toekomstige brandweerorganisatie: 1. verbonden met de gemeenten; 2. vrijwilligers als basis; 3. risicobeheersing, van regelgericht naar risicogericht; 4. repressie afgestemd op risicobeeld; 5. verdere professionalisering van het brandweervak; 6. bedrijfsvoering ondersteunt de ambities.
Deze pijlers zijn in onderling verband nader geconcretiseerd in een aantal bouwstenen voor de nieuwe organisatie. Deze bouwstenen zijn: 1. invulling van verlengd lokaal bestuur; 2. de brandweer als adviseur fysieke veiligheid; 3. een organisatie die de ‘warme’ en ‘koude’ taken efficiënt en effectief uitvoert; 4. bedrijfsvoering klantgericht en uniform; 5. een organisatie met medewerkers die verandering en vernieuwing aangaat; 6. vrijwilligers: het kloppend hart van de brandweer; 7. een organisatie waar het plezierig werken is. Bovenstaande pijlers en bouwstenen zijn in visiedocument verder uitgewerkt.
13
2.6.
Tot slot
De uitgangspunten in bovenstaand visiedocument vormden de basis voor een “organisatieplan op hoofdlijnen” dat op 26 september 2012 aan het AB is gepresenteerd. In dit organisatieplan wordt de bestuurlijk omarmde richting en de hoofdstructuur van de toekomstige brandweerorganisatie nader uitgewerkt. Het jaar 2013 zal vervolgens in het teken staan van de verdere inrichting van de nieuwe organisatie en de uitwerking van het brandweerbeleidsplan voor de komende jaren. Dit organisatieplan vormt hiervoor het vertrekpunt. Het is belangrijk te benoemen dat de vorming van een nieuwe brandweerorganisatie een dynamisch proces is. Dit brengt met zich mee dat tijdens de voorbereidings- en implementatiefase van de toekomstige organisatie nieuwe inzichten naar voren kunnen komen die van invloed zijn op de vormgeving hiervan. Naar aanleiding hiervan kan voorliggend organisatieplan op onderdelen nog aan wijzigingen onderhevig zijn. In onderstaand figuur is de relatie tussen de in dit hoofdstuk genoemde planvorming weergegeven:
Organisatieplan op hoofdlijnen
Organisatieplan
Brandweer Fryslân over morgen
Beleidsplan 2014-2018
figuur 3: relatie tussen onderdelen
14
3.
Inrichting van de nieuwe organisatie
3.1.
Inleiding
Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven, vormde het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ de basis voor een ‘organisatieplan op hoofdlijnen’ dat op 26 september 2012 aan het AB is gepresenteerd. De hierin naar voren gebrachte richting en hoofdstructuur van de toekomstige brandweerorganisatie wordt in dit en de hierna volgende hoofdstukken verder uitgewerkt. Ook de Bijzondere ondernemingsraad (BOR) is gevraagd hun zienswijze te geven over het ‘organisatieplan op hoofdlijnen’. In paragraaf 3.2 wordt allereerst het organogram op hoofdlijnen van de nieuwe organisatie gepresenteerd. Vervolgens worden de onderliggende overwegingen en keuzes toegelicht. Deze keuzes zijn gebaseerd op een nadere uitwerking van de in hoofdstuk 2 benoemde kaders, uitgangspunten en ambitie. De onderliggende keuzes zijn als volgt onder te verdelen: -
visie op medewerkers (3.3); visie op leiderschap (3.4); procesgestuurde organisatie (3.5); drie niveaus van taakuitvoering (3.6); primaire indeling van de organisatie (3.7); indeling in geografische gebieden (3.8); indeling in functionele gebieden (3.9); risicogerichte invulling van de repressieve organisatie (3.10); aanspreekpunt per uitrukploeg (3.11); bijzondere positie 24-uurs beroepsbezetting Leeuwarden (3.12).
3.2.
Organogram op hoofdlijnen
Conform de Wet veiligheidsregio’s staat de geregionaliseerde brandweer onder eenhoofdige leiding van een regionaal commandant. Binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders is ervoor gekozen om, onder aansturing van deze regionaal commandant, de regio op te delen in vier geografische gebieden (zgn. ‘afdelingen’, zie paragraaf 3.8.). In deze vier afdelingen wordt onder integrale leiding van een afdelingshoofd invulling gegeven aan de uit te voeren brandweertaken. Deze taken zijn opgedeeld in de ‘koude’ taakvelden risicobeheersing, vakbekwaamheid, planvorming en materieelbeheer, welke ter voorbereiding zijn op het ‘warme’ taakveld incidentenbestrijding (repressie). Naast de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van de integrale brandweerzorgtaken binnen de afdeling, is het afdelingshoofd ook verantwoordelijk voor de beleidsvorming en ontwikkeling voor de hele regio op één van de vier gebieden. Dit geheel staat weergegeven in figuur 4: organogram op hoofdlijnen.
15
Regionaal commandant staf
Afd. hoofd Gebied A/ risicob.
Afd. hoofd Gebied B/ vakbekw.
Afd. hoofd Gebied C/ planv.
Afd. hoofd Gebied D/ mat.beh.
staf Clusterhoofd risicobeheersing
Clusterhoofd vakbekwaamheid
Uitrukploegen met ploegleider
Clusterhoofd planvorming
Clusterhoofd materieelbeheer
Medewerkers
figuur 4: organogram op hoofdlijnen
In elke afzonderlijke afdeling wordt aan de ‘koude’ taakvelden (1) risicobeheersing, (2) vakbekwaamheid, (3) planvorming en (4) materieelbeheer invulling en uitvoering gegeven binnen vier gelijknamige clusters. Ieder cluster heeft een clusterhoofd en bestaat uit een aantal beroepsmedewerkers. Het clusterhoofd treedt met betrekking tot zijn taakveld op als inhoudelijk deskundig adviseur van het afdelingshoofd. Bovendien is elk clusterhoofd verantwoordelijk voor het functioneren van gemiddeld 5 tot 6 uitrukploegen. Iedere uitrukploeg heeft een ploegleider. De ploegleider is eerste aanspreekpunt binnen zijn/ haar ploeg en voor het clusterhoofd. De ploegleider is (functioneel) verantwoordelijk voor de paraatheid van zijn/ haar ploeg. Onder paraatheid wordt verstaan de vakbekwaamheid van de ploegleden en de mogelijkheid van de betreffende ploeg om direct op een hulpvraag te kunnen reageren.
3.3.
Visie op medewerkers
Met de komst van de landelijke visie ‘Brandweer over morgen, strategische reis als basis voor vernieuwing’ is een ontwikkeling in gang gezet die een grondige vernieuwing van de brandweerorganisatie vraagt. Deze verandering in het bedrijfsmodel van de brandweer moet zich geleidelijk ontwikkelen. Gepassioneerde inzet, gedreven vanuit een intrinsieke motivatie, van zowel de beroeps- als vrijwillige brandweermedewerkers is en blijft de meest bepalende factor voor de beweging naar, én het succes van de ‘nieuwe’ koers. Van hen wordt verwacht om vanuit een flexibele houding kritisch mee te denken over de mogelijkheden tot vernieuwing, en daarnaast te kijken wat binnen – maar ook buiten – de eigen taken de mogelijkheden zijn om de kwaliteit van de brandweerzorg in relatie tot de kosten te vergroten. Beroepsmedewerkers en vrijwilligers vormen hierin de cruciale schakel; hun kennis, ervaring en betrokkenheid bij de vakinhoud maar ook de publieke taak vormt hiervoor belangrijke input.
16
De algemene kernwaarden van de brandweer zijn: behulpzaam, deskundig en daadkrachtig. Om invulling te geven aan de drie kernwaarden is het nodig dat de organisatie en individuele medewerker intern en extern voeling houdt (in verbinding) met de veranderende omgeving (in beweging) en kan werken binnen een veilige werkomgeving (veilig). In verbinding, in beweging en veilig zijn dan ook de drie speerpunten waarbij het om medewerkers gaat.
o In verbinding Verbinding van de brandweermedewerkers manifesteert zich in betrokkenheid met de (lokale) samenleving, met de brandweerorganisatie, met collega’s en leidinggevenden. De brandweer wil een geaccepteerde ‘netwerkpartner in veiligheid’ zijn. Alleen dan kan ze haar maatschappelijke taak goed vervullen. Verbinding in het netwerk vergt een naar buiten gerichte belangstelling. Het vertrouwen dat iemand opwekt, de integriteit en authenticiteit die wordt uitgestraald, bepaalt het natuurlijke gezag en daarmee de effectiviteit in het brede netwerk waarbinnen de brandweerorganisatie zich beweegt. Bijna 90% van de medewerkers binnen de Friese brandweer is ‘vrijwilliger’. Dit feit alleen al maakt de brandweer tot een unieke organisatie. Deze medewerkers staan 24 uur per dag, 7 dagen per week klaar om uitvoering te geven aan de basisbrandweerzorg in Fryslân. Een randvoorwaarde om hier op een goede wijze invulling aan te geven is de lokale en sociale verbondenheid van de vrijwilliger met de samenleving aan wie die zorg wordt geleverd. De vrijwilliger is op lokaal niveau hét gezicht van de brandweer en vormt daarmee de link van de Veiligheidsregio Fryslân naar de Friese samenleving op het vlak van basisbrandweerzorg en (brand)veiligheid. De nieuwe organisatie schept de voorwaarden om de lokale en sociale verbondenheid van vrijwilligers te behouden en te stimuleren. Daarnaast is er ruimte voor een stuk ‘eigen identiteit’, niet alles hoeft standaard. Binnen gestelde kaders is er ruimte om uiting te geven aan deze lokale eigenheid. De verbinding van brandweermensen onderling komt onder meer tot uitdrukking door voorzieningen voor sociale activiteiten (op postniveau) te faciliteren. o In beweging De wereld om ons heen verandert voortdurend in tal van opzichten. De brandweer moet meebewegen om aansluiting te houden. Dit geldt voor de medewerkers maar ook voor de brandweerorganisatie als werkgever. Gestreefd wordt naar duurzaam en goed werkgeverschap. Dit betekent dat op adequate wijze wordt ingespeeld op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Ook in de toekomstige krappere arbeidsmarkt met veranderende eisen van werknemers moet de brandweerorganisatie aantrekkelijk blijven als werkgever. Dat geldt voor zowel de beroeps- als vrijwillige medewerkers. Binnen de geregionaliseerde brandweerorganisatie als onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân wordt beleid ontwikkeld op thema’s zoals diversiteit, Het Nieuwe Werken, mobiliteit, loopbaanperspectief en evenwicht tussen werk en privé. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar wat passend is voor het beroepsdeel, maar zeker ook voor de vrijwilligers. Vrijwilliger zijn is men niet alleen. Het thuisfront achter de vrijwilliger is één van de drijvende factoren die het vrijwilligers mogelijk maken invulling te geven aan hun taak. Het is belangrijk om aandacht te hebben voor randvoorwaarden die minimaal geregeld moeten zijn om de thuisbasis voldoende gemotiveerd te houden. Ook voor individuele medewerkers is het van cruciaal belang zowel fysiek als mentaal in beweging te blijven. Fysiek om te voldoen aan de eisen die het repressieve brandweervak stelt en mentaal om de voortdurende beweging van de maatschappij te kunnen blijven volgen en een werkend leven inzetbaar te blijven. De nieuwe brandweerorganisatie motiveert medewerkers ‘een leven lang te leren’.
17
o Veilig Als organisatie met zorg voor de veiligheid van de burger als doelstelling, is het vanzelfsprekend dat de fysieke veiligheid van alle eigen activiteiten inclusief ARBOaspecten voldoende aandacht krijgt. Maar veiligheid heeft voor de medewerkers ook de dimensie van je veilig voelen in de organisatie. Ongeacht sekse, seksuele geaardheid, afkomst, kleur of geloofsovertuiging, moet het zo zijn dat diversiteit in de brandweerorganisatie als vanzelfsprekend wordt ervaren. Dat alles vereist wederzijds vertrouwen tussen werkgever en werknemer. In volwassen arbeidsverhoudingen passen eigen meningen en initiatieven. Van fouten wordt geleerd en niet op afgerekend. Aandacht wordt besteed aan persoonlijke en functionele integriteit door het sturen en handelen op organisatiewaarden en het nakomen van afspraken. Binnen deelprojectgroep Personeel wordt de visie op medewerkers specifiek voor vrijwilligers nader uitgewerkt.
3.4.
Visie op leiderschap
De huidige (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen en het regionale bureau van Brandweer Fryslân hebben ieder een eigen identiteit en een eigen manier van werken. Om op een adequate wijze sturing te geven aan de nieuwe gezamenlijke brandweerorganisatie en de verankering hiervan binnen de Veiligheidsregio Fryslân, is het belangrijk een eenduidige sturingsfilosofie te hebben. De eerder aangehaalde ambitie zoals verwoord in het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over mogen’ en de vastgestelde missie en visie zoals opgenomen in het Meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013-2016 vragen om stevig leiderschap van het management. Van de leidinggevenden wordt verwacht dat zij de verandering en vernieuwing van de brandweerorganisatie actief vormgeven. Zij zijn de eerste die in hun rol- en taakopvatting het nieuwe beleid moeten uitdragen en vertegenwoordigen. Leiderschap binnen de nieuwe brandweerorganisatie is verbindend, motiverend, inspirerend en resultaatgericht. Leidinggevenden verbinden het ‘menselijke kapitaal’ met de vraag van de organisatie waarbij evenwicht is tussen eigenheid en ontplooiing van de medewerkers enerzijds en de vraag naar prestaties van de organisatie anderzijds. De leidinggevenden zorgen ervoor dat in de clusters gebruik wordt gemaakt van medewerkers met verschillende en elkaar aanvullende competenties en vaardigheden. Het optimaal verbinden van persoonlijke kwaliteiten van werknemers aan de organisatie vraagt om een flexibele manier van organiseren. Daarom moet ook de (burger)werkgever van de vrijwilliger in verbinding zijn met de brandweerorganisatie. Leidinggevenden hebben hierin een belangrijke taak. Leiding en werkvloer staan met elkaar in verbinding doordat leiders het vakmanschap respecteren en daar aandacht aan besteden. Tegelijkertijd moeten zij stevig hun verantwoordelijkheid nemen voor doorontwikkeling van de verschillende taakvelden binnen de brandweerorganisatie. Vanuit dat respect en die verantwoordelijkheid gaan leidinggevenden in gesprek met de werkvloer over de noodzakelijke veranderingen in het vak. De vernieuwing van de brandweerorganisatie brengt ingrijpende veranderingen op het gebied van kernovertuigingen, speerpunten, traditionele werkwijzen en specialismen met zich mee. Leidinggevenden en de medewerkers op de werkvloer blijven hierover actief met elkaar de dialoog aangaan. Naast interne verbinding, dragen leidinggevenden een belangrijke verantwoordelijkheid ten aanzien van verbinding ‘naar buiten’. Dit uit zich door het opereren in netwerken op verschillende niveaus waardoor het denken ‘van buiten naar binnen’ gevoed wordt. Naast vakmanschap en traditionele instrumentele leiderschapskwaliteiten worden persoonlijke leiderschapskwaliteiten gevraagd. Die zijn nodig om teams te kunnen smeden en in beweging te krijgen, medewerkers in hun kracht te laten groeien, de regie te voeren in
18
veranderingsprocessen en een lerende organisatie te behouden. Hierbij past een cultuur van constructieve feedback. De leidinggevende weet een balans te vinden tussen taak- en mensgericht besturen, hij kan binden en verbinden, zorgen voor een veilige werkomgeving waarin mensen open en eerlijk met elkaar omgaan en zich ontwikkelen. Het is nodig om naast horizontaal leiderschap ook verticaal leiderschap (door alle lagen heen) te introduceren. Afhankelijk van niveau en functie moeten desbetreffende leidinggevenden een mix van deze vaardigheden toepassen. Dit wordt in het beleidsplan nader uitgewerkt. Samengevat wordt ten aanzien van leiderschap in de nieuwe organisatie het volgende beoogd: een resultaatgerichte aanpak, waarbij aansturing plaatsvindt op basis van vertrouwen en resultaatafspraken; het kunnen stimuleren van medewerkers het beste in zichzelf boven te halen en in te zetten voor Veiligheidsregio Fryslân; leiderschap dat zich vertaalt in het (mede)ontwikkelen van visie en strategievormen, waarbij alle lagen van de organisatie worden betrokken en medewerkers uitgenodigd worden om hun deskundigheid en expertise in te brengen; leiderschap dat zich uit in het opereren in netwerken, zodat de geregionaliseerde brandweer als onderdeel van Veiligheidsregio Fryslân middenin de samenleving staat en dat zich kenmerkt door denken dat van buiten naar binnen gericht is.
3.5.
Procesgestuurde organisatie
De ambitie van de brandweer in Fryslân is om daar te investeren in brandweerzorg waar de toegevoegde waarde het grootst is. Doel is om op systematische wijze de kwaliteit van de taakuitvoering, de resultaten en het beheer te bewaken, te beheersen en te verbeteren. Naast de wettelijke verplichting (art 23 Wvr) vormt kwaliteitszorg zowel een instrument als een wijze van denken en handelen waarmee de geregionaliseerde brandweerorganisatie in staat wordt gesteld zich systematisch te verbeteren en te vernieuwen. Als belangrijk uitgangspunt geldt dat de brandweer blijft inspelen op de (veranderende) eisen en verwachtingen van burgers, bestuur, partners, medewerkers en andere belanghebbenden. Het landelijke procesmodel van de Nederlandse Vereniging voor Brandweer en Rampenbestrijding (NVBR, 2008) is als uitgangspunt genomen voor het beschrijven van de processen en de producten binnen de brandweer. Dit model is ontwikkeld voor alle veiligheidsregio’s en geeft een overzicht van de relevante processen binnen de brandweer. In het procesmodel worden drie typen processen onderscheiden, te weten: primaire processen ondersteunende processen besturende processen Procesmanagement is geen doel op zich maar een belangrijk onderdeel van resultaatgericht werken. Zicht op de resultaten en de daaraan gekoppelde sturingsmogelijkheden tot op individueel niveau is een belangrijk aspect van het resultaat gericht werken. Een ander aspect wordt gevormd door het organiseren van verbetermanagement: leren van “fouten” en op basis daarvan verbeteringen aanbrengen en die vervolgens weer monitoren.
19
Grafisch staat dit weergegeven in onderstaand figuur.
Figuur 5: type processen
Door processen in kaart te brengen wordt een basis gevormd voor verbeteren. Zo worden bij voorbeeld ‘best practices’ zichtbaar. Processen leren medewerkers verder te kijken dan alleen de eigen werkplek. Verder worden knelpunten in processen in kaart gebracht en vindt er samenwerking plaats tussen afdelingen. Een activiteit kan immers onderdeel zijn van een groter geheel om zo bij te dragen aan een eindresultaat. Doordat processen herhalend zijn en de meetresultaten telkens verbeteringen of verslechteringen laten zien leert de organisatie voortdurend ten aanzien van haar eigen handelen. Veel processen binnen de brandweer maken ook onderdeel uit van een keten. Het benoemen en beschrijven van processen is een hulpmiddel om activiteiten met verschillende ketenpartners op elkaar af te stemmen en te harmoniseren. Als meerwaarde van het werken met processen gelden ook aspecten als: het zichtbaar maken van samenhang in activiteiten, het inzicht in rollen, een betere overdraagbaarheid van kennis. De plan- do- check –act cyclus (PDCA) heeft binnen een proces een belangrijke plaats. Primaire processen Binnen de primaire (brandweer)processen (taakvelden) vinden taken plaats op gebied van: Risicobeheersing Planvorming Vakbekwaamheid Materieelbeheer Incidentbestrijding en nazorg De organisatie wordt rondom de belangrijkste processen gestructureerd. Andere processen lopen vaak dwars door organisatieonderdelen heen. De processen vormen de basis en worden later in de organisatie verder uitgewerkt. Ondersteunende processen Binnen de ondersteunende processen vinden taken plaats op gebied van bedrijfsvoering. Hierbij valt te denken aan personeelszaken, informatisering & automatisering, facilitaire zaken, financiën, communicatie en huisvesting. Dit worden ook wel de PIOFACH-taken genoemd. Deze taken vinden hoofdzakelijk plaats binnen de afdeling Bedrijfsvoering van Veiligheidsregio Fryslân. De ondersteunende taken worden besproken in hoofdstuk 5. Besturende processen De besturende processen omvatten het adviseren van het bestuur, de strategie- en beleidsontwikkeling. Deze onderwerpen worden in hoofdstuk 6 nader uitgewerkt.
20
3.6.
Drie niveaus van taakuitvoering
Op basis van de beschrijving van taken in voorgaand hoofdstuk wordt een nadere toedeling van taken binnen de brandweer opgesteld op basis van de gestelde kaders en uitgangspunten. Voor het beleggen van taken is gekeken naar drie mogelijke niveaus van uitvoering: lokaal bovenlokaal regionaal. Lokaal niveau betekent dat deze taakuitvoering op iedere kazerne thuishoort. Het bovenlokale niveau is een tussenniveau. Het betreft hier taken ten behoeve van meerdere kazernes en / of gemeenten die zich er niet voor lenen deze op of vanuit elke kazerne uit te voeren. Ook ligt het minder voor de hand om ze op een centraal punt te beleggen. Het betreft hier met name afstemming op operationeel uitvoerend niveau. Het derde niveau is het regionale niveau. Op dit niveau kan bijvoorbeeld specialistische taken of beleidsmatige taken het meest efficiënt voor de hele brandweerorganisatie worden uitgevoerd of gefaciliteerd worden. Op basis van de eerdere beschrijving van taken wordt, met inachtneming van de kaders en uitgangspunten de volgende taaktoedeling op hoofdlijnen voorgesteld: Lokaal: - vakbekwaamheid; - oefenen/ borging repressieve kwaliteit - incidentbestrijding en nazorg; - paraatheid; - bestrijden incidenten; - evaluatie incidenten / oefeningen; - personele nazorg. Bovenlokaal: - uitvoering en coördinatie van taken op het gebied van risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer. Op deze wijze wordt op uitvoeringsniveau zorg gedragen voor integrale uitvoering van brandweertaken. Tevens kunnen op dit niveau ook een aantal ondersteunende (bedrijfsvoerings-)taken worden uitgevoerd zoals urenregistraties etc.; - ondersteuning van de uitrukploegen. Regionaal niveau: - besturende taken - relatie met het bestuur - aansturing korps - beleid ontwikkelen op gebied van brandweerzorg en bedrijfsvoering - ondersteunende taken - beleid en regie op bedrijfsvoeringstaken (PIOFACH); - uitvoering bedrijfsvoeringstaken - uitvoering specialistische brandweertaken; - regie op multidisciplinaire inbreng en afstemming.
3.7.
Primaire indeling van de organisatie
Om een organisatie te ontwerpen die voldoet aan de kaders en uitgangspunten kunnen de taken op twee manieren worden geclusterd. Een eerste wijze is het indelen van de regio in meerdere geografische gebieden. Binnen deze gebieden worden de brandweertaken integraal uitgevoerd. Voordeel hiervan is dat dit herkenbaar is en nauw aansluit bij de huidige werkwijze. De verschillende brandweertaken worden fysiek dicht bij elkaar uitgevoerd en
21
kunnen gemakkelijk op elkaar worden afgestemd. Mogelijk nadeel zou kunnen zijn dat de afzonderlijke geografische gebieden te weinig kwaliteit en capaciteit bundelen om effectief en efficiënt samen te werken. Als gevolg daarvan zouden er sub-regio’s kunnen gaan ontstaan waarmee de koppeling tussen beleid en uitvoering wordt verzwakt. Een tweede manier om taken toe te delen is op functionele gebieden. Zo kan er voor de hele regio één afdeling ontstaan die zich bezig houdt met risicobeheersing, één met vakbekwaamheid en één met materieelbeheer. Op deze wijze worden kennis en kwaliteit van de afzonderlijke vakgebieden gebundeld en is aansluiting bij landelijke ontwikkelingen eenvoudiger vorm te geven. Mogelijk nadeel hiervan is dat het minder efficiënt en effectief is om al deze medewerkers fysiek bij elkaar te plaatsen dan wel vanaf verschillende locaties maar onder centrale aansturing te laten werken. Het organiseren van oefeningen, het onderhouden van materieel, het houden van controles en afstemming met de gemeenten vindt lokaal plaats. Dit zou met zich meebrengen dat medewerkers van één afdeling vanaf verschillende locaties hun werkzaamheden moeten verrichten of genoodzaakt zijn om veel te reizen. Ook de contacten met de vrijwilligers / de vrijwillige posten zijn op deze wijze moeilijker vorm te geven en zullen in de praktijk een meer bureaucratisch karakter krijgen. Om de voordelen van schaalvergroting optimaal te benutten en tegelijk de lokale binding en integrale uitvoering van taken te behouden is gekozen voor een matrixorganisatie waarin de voordelen van beide modellen worden verenigd. Teneinde een optimale invulling van de lokale taken te kunnen waarborgen is primair gekozen voor een indeling in geografische gebieden. Binnen elk van die gebieden wordt integraal uitvoering gegeven aan het vastgestelde regionale beleid op het gebied van de integrale brandweerzorg. Om de nadelen van (alleen een) geografische indeling te ondervangen en gebruik te maken van de voordelen van de functionele structuur, wordt een functionele hulpstructuur voorgesteld waarbij het afdelingshoofd verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van beleid op één van de vier taakvelden voor de hele regio. De verdere uitwerking van de geografische indeling staat in paragraaf 3.8. De functionele structuur staat verder uitgewerkt in paragraaf 3.9.
3.8.
Indeling in geografische gebieden
De genoemde kaders en uitgangspunten uit hoofdstuk 2 en de benoeming van taakvelden (3.5) en de drie niveaus van taakuitvoering (3.6) zijn leidend voor de verdere indeling in geografische gebieden. Met name het bouwen van een organisatie die haar opgedragen ‘warme’ en ‘koude’ taken efficiënt en effectief kan uitvoeren en de oriëntatie op het gemeentelijk perspectief vormen hierbij belangrijke criteria. Om een effectieve en efficiënte organisatie te kunnen bouwen is bij de geografische indeling gekeken naar de volgende aspecten: de omvang per geografisch gebied van gelijkmatig niveau (aantal medewerkers / vrijwilligers / ploegen / kazernes); binnen geografisch gebied voldoende ‘kritische massa’ zodat voordelen van schaalvergroting en bundeling van kennis en capaciteit optimaal worden benut waarbij ook rekening wordt gehouden met de span of control; reisafstanden binnen het werkgebied. Veel werkzaamheden vinden lokaal plaats (op kazernes, te controleren gebouwen, bij gemeenten etc.). Grote reisafstanden binnen een geografisch gebied verminderen de efficiëntie; het huisvesten van personeel in grotere plaatsen/ grote kazernes. Grotere kazernes bieden ook plaats voor de huisvesting van beroepspersoneel. Tegelijk biedt dit ook mogelijkheden om de repressieve slagkracht in de dagsituatie te vergroten; de omvang sluit aan op de schaal om relatiebeheer op een adequate wijze invulling te geven; rekening houden met het risicoprofiel van het gebied (water, bos, zee).
22
Daarnaast is bij de indeling in geografische gebieden geredeneerd vanuit het gemeentelijk perspectief. De geografische gebieden: sluiten aan op de bestaande gemeentegrenzen. Alle kazernes van één gemeente vallen binnen hetzelfde geografisch gebied; sluiten (zo veel mogelijk) aan bij bestaande en / of toekomstige samenwerkingsverbanden tussen gemeenten en brandweer Op basis van bovenstaande criteria en eerder gestelde kaders en uitgangspunten is gekozen voor een indeling in onderstaande vier geografische gebieden (figuur 6): Leeuwarden, Harlingen, Franekeradeel, Het Bildt, Ferwerderadiel, Menameradiel, Leeuwarderadeel, Vlieland, Terschelling en deel Boarnsterhim (incl kazerne Grou); Súdwest-Fryslân, de Friese Meren (i.o.) en Littenseradiel; Smallingerland, Dongeradeel, Kollumerland c.a., Achtkarspelen, Dantumadiel, Ameland, Schiermonnikoog en Tytsjerksteradiel; Heerenveen, deel Boarnsterhim (incl. kazerne Akkrum), Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland. Bijgaande indeling in vier gebieden sluit nauw aan bij de indeling in politieteams. Alleen het politieteam Smallingerland/ Opsterland is over twee geografische gebieden verdeeld. De andere politieteams vallen volledig binnen een geografisch gebied van de brandweer.
figuur 6: indeling in geografische gebieden
Uitgangspunt bij de indeling in vier gebieden is dat alle beroepsformatie binnen één afdeling vanuit één centraal punt zijn werkzaamheden uitvoert. Mochten er redenen zijn dat dit niet te realiseren is (huisvesting, efficiency, repressieve dekking) dan kan hier van afgeweken worden.
23
3.9.
Indeling in functionele gebieden
Om beleid en uitvoering goed te verbinden en optimaal gebruik te maken van de kennis en kwaliteit in de regio is ieder afdelingshoofd verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling op één van de vier taakvelden en de verbinding met landelijke ontwikkelingen. Voor de functionele gebieden wordt aangesloten bij dezelfde taakvelden zoals deze voorgesteld is in paragraaf 3.5, te weten risicobeheersing, planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer.
3.10.
Risicogerichte invulling van de repressieve organisatie
Fryslân kenmerkt zich door landelijk gebied met veel dorpen en landbouw. Daarnaast zijn er een aantal plaatsen met een meer stedelijk karakter, zoals Leeuwarden, Heerenveen, Sneek en Drachten. Specifiek aan de regio is het waddengebied met de eilanden Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog en het aantal meren en waterwegen. Het onderkennen van verschillen in risico’s binnen de regio vormt één van de basisvoorwaarden voor de verdere ontwikkeling van brandweer in Fryslân. Tot nog toe gelden uniforme normen en standaards, die in sommige delen van het land noodzakelijk waren, gezien de regionale risico’s en de kenmerken. Daarmee lijken de zwaarste normen te gelden voor het gehele land, terwijl dat niet noodzakelijk en ook niet mogelijk is. Zo moeten alle regio’s voorzien in alle specialismen en ook nog op hetzelfde niveau. Risicodifferentiatie maakt verantwoorde nuancering, rekening houdend met het Friese situatie, mogelijk. De repressieve organisatie is een 24-uurs organisatie, 365 dagen per jaar. Er zijn tijdstippen waarop niet altijd een traditionele 6-‘mans’-tankautospuit in voldoende mate gegarandeerd kan worden. De komende jaren wil de nieuwe brandweerorganisatie voortvarend aan de slag gaan met repressie die afgestemd is op de feitelijke risico’s in de omgeving en rekening houdt met de beschikbaarheid van vrijwilligers. De ‘repressie afgestemd op het risicobeeld’ vormt hiermee ook een vervolg op de ‘risicobeheersing, van regelgericht naar risicogericht’. Hierbij zal aansluiting worden gezocht bij landelijke pilots en onderzoeken. De basis voor de repressieve organisatie wordt gevormd door brandweerploegen die in Fryslân dag en nacht inzetbaar zijn voor de bestrijding van brand en incidenten. Elke post is 3 op dit moment gehouden aan dezelfde opkomsttijden en kent een vergelijkbare bezetting en uitrusting. De enige uitzondering hierop vormt de gemeente Leeuwarden. Die gemeente hanteert voor haar optreden op basis van haar risicoprofiel als leidend de opkomsttijden van het besluit Veiligheidsregio’s en beschikt over een 24 uurs beroepsbezetting Risicogerichte invulling van de repressieve organisatie In het visiedocument is aangegeven dat de brandweer meer vanuit de risico’s wil gaan denken en werken. Deze visie sluit aan bij een landelijke trend om de zelfredzaamheid van burgers en bedrijven te bevorderen en als overheid de restrisico’s adequaat af te dekken. In lijn met deze visie wordt het risico bij de invulling van de repressieve organisatie in meerdere mate een leidende factor. Aan de hand van ondermeer het brandrisicoprofiel, de risicokaart en de dichtheid van de bebouwing wordt voor een bepaald gebied het risico vastgesteld. Op basis daarvan vindt 3 In de bestuursvergadering van 6 juli 2011 is besloten “de nota “Friese Norm, Kwaliteitsniveau brandweerdekking” en het daarin opgenomen voorstel tot bestuurlijk gemotiveerd afwijken vast te stellen en akkoord te gaan met de uitwerking van de koers van scenario C als gewenst model voor het realiseren van de Friese Norm”. Concreet betekent dit dat het bestuur heeft ingestemd met een overschrijdingspercentage van 50% onder gelijktijdige intensivering van de risicobeheersing.
24
indeling van de brandweerposten in verschillende categorieën voorgesteld (basispost, hoofdpost en kernpost) met criteria voor de prestaties van de ploegen op die post. Als criteria wordt vooralsnog gedacht aan: - de bijdrage aan repressieve dekking (voldoen aan normtijden); - de bijdrage aan voorkoming van overschrijding van de 18 minuten grens (wettelijk maximale opkomsttijd); - het aantal relevante uitrukken; - de garantie / mate van beschikbaarheid (overdag / avond / weekend); - het type voertuig (TS 6, TS 4, ..). Ook in dit systeem blijven de uitrukposten onderling van elkaar afhankelijk om in gezamenlijkheid 24 uur per dag voldoende repressieve dekking te geven. Het op - of afschalen van één post kan immers consequenties hebben voor de omliggende posten. Tevens ligt er een relatie met intensivering van activiteiten op gebied van risicobeheersing.
3.11.
Aanspreekpunt per uitrukploeg
De basis voor de repressieve organisatie wordt gevormd door de ploegen die vanaf 65 posten in Fryslân dag en nacht paraat zijn voor de bestrijding van brand en incidenten. Afhankelijk van de grootte van de kazerne zijn daar één tot vijf ploegen actief. Dit geeft aan dat er tussen de kazernes sprake is van een grote verscheidenheid. Op kazernes waar meerdere ploegen actief zijn is er per ploeg altijd één aanspreekpunt. Deze rol wordt door vrijwilligers uitgevoerd. De beroepspost Leeuwarden vormt hierop een uitzondering. De ploeggrootte varieert veelal tussen de 12 en 18 medewerkers. Wanneer één vrijwilliger voor meerdere ploegen aanspreekpunt is levert dat een belasting op die voor een vrijwilliger steeds moeilijker te realiseren is. Dat verklaart de keuze om van ploegen (i.p.v. kazernes) uit te gaan bij de borging van de paraatheid van de repressieve organisatie. In totaal zijn er ongeveer 85 ploegen. Onder ieder clusterhoofd vallen 5 tot 6 uitrukploegen. Hierin ligt een deel van de waarborg voor de aandacht voor de uitrukploegen. Met 5 tot 6 uitrukploegen is frequent contact tussen uitrukploeg en clusterhoofd mogelijk. Het clusterhoofd en ploegleider vervullen een belangrijke functie in de communicatie tussen beleid en uitvoering. Dit is zeker van belang bij een organisatie die de komende jaren aan verandering onderhevig zal zijn. Het is met name in de wisselwerking tussen clusterhoofd en ploegleider waar de ruimte voor de ‘eigen identiteit’ bepaald wordt. Hiervoor is het van belang dat het clusterhoofd hierin voldoende regelruimte krijgt om dit samen met de betreffende ploeg(leider) vorm en inhoud te geven. De ploegleider is als functioneel leidinggevende verantwoordelijk voor vakbekwaamheid en paraatheid van die betreffende uitrukploeg. Het clusterhoofd is verantwoordelijk om zorg te dragen voor de randvoorwaarden waarbinnen de paraatheid van de uitrukploegen geborgd kan worden. Hiërarchisch vallen de vrijwilligers uit de uitrukploegen onder het betreffende clusterhoofd.
25
3.12.
Bijzondere positie 24-uurs beroepsbezetting Leeuwarden
De kazerne in Leeuwarden kenmerkt zich door een beroepsbezetting. Het betreft hier een 24uurs dienst en een repressieve dagdienst. Samen met de vrijwillige post in het noorden van Leeuwarden dragen zij er gezamenlijk zorg voor om continu voldoende operationele slagkracht te leveren. Het risicobeeld van de gemeente Leeuwarden met veel inwoners, een oude binnenstad, ziekenhuis, gevangenis, vliegbasis en andere objecten met een hoog risico in combinatie met het grote aantal inzetten en specialismen in combinatie met de vastgestelde opkomsttijden vragen om volcontinu beroepsbezetting. Dagdienstmedewerkers zijn op andere kazernes ook aanwezig, maar draaien daar vaak niet in een hard rooster mee in de uitruk. Zij rukken veelal uit samen met opgeroepen vrijwilligers. Met name de medewerkers van de 24uurs dienst (+/- 40 medewerkers) en de repressieve dagdienst (+/- 15 medewerkers) vormen een bijzondere groep binnen de brandweer in Fryslân en vragen extra inspanning van de leidinggevenden. Het repressieve brandweerwerk is redelijkerwijs niet vol te houden tot de pensioengerechtigde leeftijd. Om uitval voor de pensioengerechtigde leeftijd te voorkomen is er loopbaanbeleid ontwikkeld dat er zorg voor draagt dat medewerkers maximaal 20 jaar actief zijn in een bezwarende (repressieve) functie. Dit loopbaanbeleid draagt er zorg voor dat beroepsmedewerkers in een bezwarende functie tijdens hun loopbaan bij de brandweer actief begeleid worden naar werk buiten de brandweer. Dat betekent dat die betreffende medewerkers extra opleidingen, loopbaanbegeleiding en stages volgen om door te kunnen stromen naar een nietbezwarende functie. Deze verantwoordelijkheid ligt bij medewerker en de direct leidinggevenden (clusterhoofd). Doordat medewerkers in een bezwarende functie maximaal 20 jaar deze taak mogen uitvoeren houdt dit ook in dat de ‘doorstroom- en uitstroomsnelheid’ van deze medewerkers binnen de brandweer aanzienlijk wordt verhoogd. Niet alleen de uitstroom maar ook de interne doorstroom naar andere hogere (repressieve/ specialistische) functies binnen de brandweer vraagt extra inspanning op het gebied van selectie, opleiding en inwerken. Het functioneren in een repressief rooster stelt hogere eisen aan de medewerkers. Fysieke klachten leiden voor repressieve medewerkers eerder tot beperkte inzetbaarheid en daaraan gekoppeld een traject van re-integratie en/ of passende werkzaamheden en hebben direct invloed op het volcontinu-rooster van de 24uurs dienst. Dit zijn zaken die veel aandacht en zorgvuldigheid vragen en primair tot de verantwoordelijkheid behoren van de direct leidinggevenden. De medewerkers in de 24uurs dienst en repressieve dagdienst worden niet alleen ingezet bij incidenten maar hebben allen ook een beheersmatige taak. Deze taken voeren zij uit onder verantwoordelijkheid van de betreffende clusterhoofden (planvorming, vakbekwaamheid, materieelbeheer). De meeste medewerkers in de 24uurs vallen hiërarchisch onder deze verschillende clusterhoofden. Dit vraagt van de afzonderlijke clusterhoofden een dusdanige inspanning (ook ten opzichte van andere clusterhoofden binnen andere afdelingen) dat er behoefte is aan extra leidinggevend potentieel. Om die reden kent alleen Leeuwarden een vijfde clusterhoofd, te weten een ‘clusterhoofd 24uurs dienst’. Deze geeft hiërarchisch leiding aan de drie ploegleiders van de 24uurs dienst en functioneel leiding aan de ploegleider van de repressieve dagdienst. Tezamen zijn zij verantwoordelijk voor de paraatheid en repressieve kwaliteit van de repressieve beroepsbezetting. De taken van het ‘clusterhoofd 24uurs dienst’ kent een sterk operationeel karakter en is primair intern gericht. Naast de primaire taken voor de beroepsbezetting van Leeuwarden, kan het clusterhoofd ook aanspreekpunt zijn voor een aantal andere vrijwillige ploegen. Samengevat is het clusterhoofd 24uurs dienst onder andere verantwoordelijk voor: repressieve vakbekwaamheid van de totale beroepsbezetting van de 24uurs dienst en dagdienst (inclusief specialismen); personeelsplanning op dagdagelijkse basis (dienstrooster) binnen de geldende kaders (beschikbaarheid personeel/ arbeidstijdenregeling/ etc)
26
-
-
tactische personeelplanning waarbij rekening wordt gehouden met in- uit- en doorstroom van repressieve functionarissen en opleidingsverplichtingen in kader van tweede loopbaan; actief ondersteunen en mede vormgeven van het loopbaanbeleid voor medewerkers in een bezwarende functie; nauwe afstemming met de andere clusterhoofden over de inzetbaarheid, de beoordeling en doorstroom van medewerkers.
27
4. 4.1.
Primaire brandweertaken Inleiding
De nieuw te vormen brandweerorganisatie als onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân is opgebouwd uit de huidige regionaal bureau Brandweer Fryslân en de tien afzonderlijke (boven)gemeentelijke brandweerkorpsen. Om van deze verschillende organisaties één brandweer te vormen is gekeken naar de huidige personele bezetting en de geleverde kwaliteit in de afzonderlijke korpsen op de betreffende taakvelden. Uit deze onderzoeken kwam naar voren dat er geen grote verschillen bestaan in de geleverde kwaliteit tussen de korpsen die het noodzakelijk maken om voorafgaand aan de regionalisering extra te investeren (been bijtrekken). De huidige beschikbare personele formatie is in clusters opgenomen van de betreffende afdelingen voor zover het uitvoerende taken betreft. De beleidsmatige taken zijn centraal belegd voor de hele regio. Alleen op het gebied van risicobeheersing (specialistische taakuitvoering) wordt ook op centraal niveau uitvoering gegeven. Op basis van dit onderscheid is de personele formatie per afdeling bepaald. Aangezien ieder korps met hetzelfde kwaliteitsniveau ‘instapt’ vindt er geen verplaatsing van formatie plaats tussen de afdelingen. In volgende paragrafen is nader geduid welke taken op welk niveau worden uitgevoerd. Uiteindelijk leidt dit tot een nieuw formatieoverzicht in de laatste paragraaf van dit hoofdstuk. Het op te stellen beleidsplan, op basis van het visiedocument, kan mogelijk nog zorgdragen voor gerichtere inzet van capaciteit. Achtereenvolgens wordt per taakveld de doelstelling, de relatie met het visiedocument en het onderscheid tussen centrale en decentrale uitvoering weergegeven. Als laatste worden de belangrijkste in- en externe relaties benoemd.
4.2.
Risicobeheersing
Doelstelling Risicobeheersing bestaat uit het wegnemen van structurele oorzaken van onveiligheid en het voorkomen van het ontstaan daarvan (pro-actie). Onder risicobeheersing horen ook de taken op gebied van brandpreventie. Brandpreventie is de zorg voor het voorkomen van directe oorzaken van onveiligheid en het zoveel mogelijk beperken van gevolgen van inbreuken op die veiligheid. Te denken valt aan taken op het gebied van toetsing en advisering bij vergunningverlening en meldingen, de controle van vergunningen en het geven van voorlichting op het gebied van brandveiligheid. Visiedocument
De ambitie van de brandweer is om de aandacht te versterken voor preventie en het verstandiger en bewuster maken van de Friese burgers en bedrijven op het gebied van brandveiligheid. Er wordt een groter beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Deze ontwikkeling van ‘regelgericht naar risicogericht’ draagt bij aan het doel om ‘minder incidenten (branden), minder slachtoffers en minder schade’ te bereiken Daarnaast is het van belang dat de brandweer in Fryslân een actueel beeld heeft van de te voorziene risico’s en dit in verband brengt met de beschikbare operationele slagkracht. Hiervoor is goede informatie noodzakelijk over onder meer brandoorzaken, risicoprofielen en risicogroepen. Dit principe ligt ook ten grondslag aan de basisvoorwaarde voor
28
risicodifferentiatie. Bij risicodifferentiatie gaat het niet alleen om het toestaan en accepteren van geografische verschillen, het biedt ook de mogelijkheid om inhoud te geven aan benodigde variatie in het veiligheidszorgniveau. Verschillen in risico’s zijn immers niet alleen geografisch bepaald, maar kunnen ook in tijd of demografie verschillend zijn. De geregionaliseerde brandweer wil zich ontwikkelen tot een kennis- en expertisecentrum voor gemeenten, instellingen/bedrijven en burgers in Fryslân op het gebied van fysieke veiligheid. Producten, diensten en activiteiten Risicobeheersing wordt gevormd door de klassieke schakels van de veiligheidsketen ‘proactie’ en ‘preventie’. Binnen de clusters vindt de uitvoering van het vastgestelde beleid plaats. De uitvoerende taken op het gebied van risicobeheersing zijn op te delen in drie onderdelen, te weten: - toetsing/ advisering van vergunningen (incl ruimtelijke ordening en externe veiligheid) - controle/ toezicht op vergunningen - voorlichting en ‘Brandveilig Leven’ (community safety) In het visiedocument staat een uniforme taakoverdracht tussen gemeenten en Veiligheidsregio Fryslân op het gebied van het omgevingsrecht. Gemeenten blijven bevoegd gezag voor deze taak en kunnen besluiten om de uitvoering onder te brengen bij de Veiligheidsregio Fryslân. Een aantal gemeenten heeft aangegeven om een deel van het voorgestelde takenpakket binnen de eigen gemeente uit te willen blijven voeren. Voor deze gemeenten is een uitzondering gemaakt. Hiervoor zijn een tweetal maatwerkpakketten opgesteld om deze gemeenten te bedienen. Aan de maatwerkpakketten zijn wel aanvullende voorwaarden verbonden om de ambities van de brandweer te kunnen realiseren. Een nadere uitwerking van deze maatwerkpakketten en voorwaarden staat in bijlage 1. Taakverdeling Een aantal taken op het gebied van risicobeheersing is dusdanig specialistisch dat dit het meest efficiënt op centraal niveau uitgevoerd wordt. Het betreft hier met name taken die gericht zijn op het wegnemen van structurele oorzaken van onveiligheid en het voorkomen van het ontstaan daarvan (pro-actie). Het betreft hier advisering op specifieke wet- en regelgeving zoals het Besluit Externe Veiligheid Inrichtingen (BEVI) en Vuurwerkbesluit. Ook het advisering m.b.t. bestemmingsplannen/ruimtelijke ordening/infrastructuur, controleren en het uitvoeren van risico-inventarisaties en analyses vallen hier onder. Naast de specialistische taakuitvoering wordt ook centraal beleid ontwikkeld en worden landelijke ontwikkelingen gevolgd voor het taakveld van risicobeheersing.
Op decentraal niveau vindt de advisering en controle van vergunningen en meldingen plaats. Ook de praktische voorlichting aan specifieke doelgroepen vindt decentraal plaats.
29
Relaties De belangrijkste externe relaties zijn: Gemeenten in de regio Fryslân Provincie Fryslân FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) Doelgroepen voorlichting Instituut fysieke veiligheid (IFV) De belangrijkste interne relaties zijn Planvorming Incidentenbestrijding Communicatie (onderdeel bedrijfsvoering Veiligheidsregio)
4.3.
Planvorming
Doelstelling Planvorming draagt zorg voor het opstellen, beheren en doorontwikkelen van het gehele stelsel van operationele plannen, aanvalsplannen, procedures, werkinstructies, handboeken, coördinatiestructuren en opschalingmodellen. Daarnaast is planvorming de spin in het web en de aanjager van de integrale doorontwikkeling van de repressieve brandweerorganisatie. Visiedocument De informatie over de feitelijke risico’s in het verzorgingsgebied is beschikbaar voor de repressieve brandweereenheden. Het digitaal verkrijgen, beheren en ontsluiten van relevante informatie draagt in belangrijke mate bij aan een slagvaardige repressieve brandweerorganisatie die optimaal voorbereid en toegerust is op haar taak. Daarnaast moet naast de focus op (lokale) basisbrandweerzorg ook de aansluiting worden behouden met het grootschalig en bijzonder optreden. Om het brandweerwerk verder te professionaliseren en het beleid bij te sturen is het van belang om periodiek de beoogde resultaten en de feitelijk behaalde resultaten met elkaar te vergelijken. Hier draagt o.a. evaluatie van brandweeroptreden aan bij. Produkten, diensten en activiteiten Onder planvorming vallen onder andere het opstellen van kaartmateriaal (waaronder aanvalsplannen en bereikbaarheidskaarten), (beheer) bluswatervoorziening en het opstellen en onderhouden van inzet- en alarmeringsprocedures, repressieve procedures / werkinstructies, rapportage over repressieve prestaties, het zorg dragen voor de evaluatie(systematiek) van incidenten, leeragentschap en dekkingsplan. Taakverdeling Op centraal niveau wordt beleid ontwikkeld om binnen de regio op een uniforme wijze met planvorming om te gegaan. Op decentraal niveau vindt planvorming plaats voor specifieke objecten of specifieke risico’s binnen het eigen geografisch gebied. Hieronder vallen bereikbaarheidskaarten en aanvalsplannen. Tevens wordt vanuit decentraal niveau input geleverd vanuit de brandweerkolom voor het opstellen of actualiseren van specifieke plannen zoals rampbestrijdingsplannen of plannen met een brede reikwijdte zoals planvorming voor Friese vaarwegen of Waddenzee. De regie op dit soort plannen ligt bij het Veiligheidsbureau. Het Veiligheidsbureau maakt onderdeel uit van de Veiligheidsregio Fryslân.
30
Relaties De belangrijke externe relaties zijn: Meldkamer Noord-Nederland (MkNN) Politie Fryslân Gemeenten Provincie (risicovolle) bedrijven Waterleidingbedrijf Instituut fysieke veiligheid (IFV) De belangrijkste interne relaties zijn: Veiligheidsbureau Risicobeheersing Vakbekwaamheid Incidentenbestrijding Automatisering en informatisering (onderdeel bedrijfsvoering veilihgiedsregio)
4.4.
Vakbekwaamheid
Doelstelling Vakmanschap is de basis voor veilig en effectief brandweeroptreden. Vakbekwaamheid heeft als doel om repressieve medewerkers op te leiden (vakbekwaam worden) en bij te scholen en te laten oefenen (vakbekwaam blijven) in hun repressieve taken. Vakbekwaamheid richt zich op het opleiden, het oefenen, het bijscholen en de beoordeling/ registratie hiervan. Visiedocument Vakmanschap is de basis voor veilig en effectief brandweeroptreden. Naast het aanleren van (technische) brandweerspecifieke vaardigheden zal ook competentiegericht opleiden en trainen verder worden vormgegeven. Produkten, diensten en activiteiten Vakbekwaamheid kent twee hoofdtaken, te weten ‘Vakbekwaam worden’ en ‘Vakbekwaam blijven’. Met ‘vakbekwaam worden’ wordt bedoeld het functiegericht opleiden. Dit omvat alle organiserende en coördinerende werkzaamheden gericht op het opleiden van repressieve brandweermensen. Opleiding worden veelal centraal georganiseerd door Brandweer Opleidingen Noord (BON). Onderdeel hiervan is de werkplekbegeleiding en het maken van praktijkopdrachten bij het eigen korps.
31
De tweede hoofdtaak is ‘Vakbekwaam blijven’. Hierbij gaat het om het trainen en oefenen van de repressieve functies. De doelstelling is het op het gewenste niveau verkrijgen en houden van de vakbekwaamheid van het repressieve personeel. Het gaat hier om het trainen en oefenen van alle operationele functies binnen de brandweer op het gebied van de monoen multidisciplinaire taakuitvoering tot GRIP 1. Vanaf GRIP 1 en hoger worden de multidisciplinaire trainingen verzorgd door het Veiligheidsbureau. Taakverdeling Op centraal niveau wordt beleid ontwikkeld met betrekking tot het vakbekwaam worden en blijven en de wijze waarop dit het best ondersteund kan worden (registratie/ oefenmethodiek, etc). De uitvoering van alle trainingen voor specialistische taken, grootschalige (mono)disciplinaire oefeningen en bijscholing vindt op decentraal niveau plaats in de afzonderlijke clusters. In onderlinge samenwerking kunnen ook grootschalige of meerdaagse trainingen worden georganiseerd. Tevens wordt met het Veiligheidsbureau samengewerkt in het organiseren van grootschalige multidisciplinaire oefeningen. De regie bij grootschalige multidisciplinaire oefeningen ligt hierbij bij het Veiligheidsbureau. Vanuit de brandweer worden de operationele eenheden geleverd en wordt de oefenorganisatie ondersteund. Relaties De belangrijke externe relaties zijn: Brandweer Opleidingen Noord (BON) Politie (multidisciplinaire) ketenpartners Bedrijven/ instellingen Instituut fysieke veiligheid (IFV) De belangrijkste Interne relaties zijn: Incidentbestrijding Planvorming Risicobeheersing Veiligheidsbureau
4.5.
Materieelbeheer
Doelstelling Materieelbeheer richt zich vooral op al het brandweergerelateerde beheer van materieel en materiaal, het keuren en onderhouden daarvan en het vervullen van de magazijnfunctie. Visiedocument Om de schaalvoordelen maximaal te benutten worden kennis en kwaliteit op het juiste niveau gebundeld. Hierdoor ontstaat meer ruimte om aan de vernieuwing van de brandweer vorm en inhoud te geven. Op deze wijze kunnen landelijke ontwikkelingen beter gevolgd worden en geïmplementeerd worden binnen de eigen organisatie.
32
Producten, diensten en activiteiten De taken op gebied van Materieelbeheer zijn op te delen in drie hoofdonderdelen. Ten eerste draagt materieelbeheer zorg voor aanschaf, het beheer, de vervanging en stallen van (repressieve) brandweervoertuigen. Ten tweede draagt materieelbeheer zorg voor de aanschaf, beheer en vervanging van brandweerkleding. Zowel voor de voertuigen als de kleding worden vaak mantelovereenkomsten afgesloten. De laatste hoofdtaak is het aanschaf, beheer en vervanging van materiaal. Met name aan het onderhoud van ademluchtapparatuur die ingezet wordt bij brand of oefening worden hoge eisen gesteld voor beheer en onderhoud en beschikbaarheid. Taakverdeling In hoofdstuk 5 is een opsomming gegeven van taken die centraal door de afdeling bedrijfsvoering van de Veiligheidsregio Fryslân worden uitgevoerd. De taken van materieelbeheer verschillen in belangrijke mate van de werkzaamheden van de afdeling bedrijfsvoering van de Veiligheidsregio. Veel beheers- en onderhoudstaken op het gebied van brandweerzorg kunnen niet (efficiënt en effectief) bij de afdeling bedrijfsvoering worden ondergebracht. Het gaat hier om het aanschaffen, onderhouden beheren en vervangen van brandweerspecifiek materieel en materiaal en het onderhouden van brandweerapparatuur (ademluchtapparatuur etc) . Hiervoor is specifiek (brandweer-) kennis en expertise nodig en een nauwe relatie met uitrukploegen/ ploegleiders. Deze taken zijn belegd binnen de clusters materieelbeheer van de brandweer. Ook worden nu een aantal onderhouds- en beheertaken ook door vrijwilligers uitgevoerd. De vrijwilligers worden ingezet als er ook aanbod van werk is zoals het onderhouden van ademluchtapparatuur na brandinzet of oefening. De uitvoering van taken op gebied van materieelbeheer gaan plaatsvinden binnen de door bedrijfsvoering aangegeven beleids- en kwaliteitskaders. In de komende jaren zal de samenwerking en afstemming tussen materieelbeheer en bedrijfsvoering verder vorm moeten krijgen waarbij kwaliteit en doelmatigheid leidend zijn en waarbij rekening wordt gehouden met de inzetbaarheid van vrijwilligers voor deze taken. Op centraal niveau wordt beleid ontwikkeld in nauwe samenwerking en afstemming met de afdeling bedrijfsvoering met betrekking tot beheer en onderhoud van al het brandweermaterieel. Relaties De belangrijke externe relaties zijn: Leveranciers Instituut fysieke veiligheid (IFV) De belangrijkste interne relaties zijn: Planvorming Incidentbestrijding Vakbekwaamheid Bedrijfsvoering
33
4.6.
Incidentbestrijding en nazorg
Doelstelling Incidentbestrijding, ook wel repressie genoemd, is het daadwerkelijk bestrijden van onveiligheid en het verlenen van hulp in noodsituaties. Dat wil zeggen het uitrukken bij brand, ongevallen, hulpverlening. De repressie wordt opgebouwd vanaf de 65 kazernes in Fryslân. Afhankelijk van het risicogebied beschikt een kazerne over 12 (één ploeg) tot 50 vrijwilligers (meerdere ploegen). Daarnaast beschikt Leeuwarden over een beroepskazerne waar ook een aantal specialistische taken belegd zijn. De standaardeenheid van de brandweer wordt gevormd door een tankautospuit waar standaard met 6 ‘man’ wordt uitgerukt. Een bevelvoerder geeft operationeel leiding aan een brandweereenheid. Indien verder opgeschaald wordt, wordt ook de officier van dienst ingeschakeld. Deze functie wordt veelal ingevuld door beroepsmedewerkers binnen de brandweer. In het verlengde van de incidentbestrijding ligt de nazorg. Onder nazorg valt alles dat wordt gedaan om zo snel mogelijk terug te keren naar de normale verhoudingen na de inzet bij een incident. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan de opvang van brandweerpersoneel bij schokkende gebeurtenissen. Daarnaast hoort ook het evalueren van het incident onder de nazorg. Visiedocument Risicodifferentiatie vormt één van de basisvoorwaarden voor de verdere ontwikkeling van de brandweer in Fryslân. De komende jaren wil de nieuwe brandweerorganisatie voortvarend aan de slag gaan met repressie die afgestemd is op de feitelijke risico’s in de omgeving en rekening houdt met de beschikbaarheid van vrijwilligers. Een weergave van deze ontwikkelrichting staat in paragraaf 3.10. Produkten, diensten en activiteiten het beperken en bestrijden van brand het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand het waarschuwen van de bevolking het verkennen van gevaarlijke stoffen en het verrichten van ontsmetting; daarnaast voert de brandweer tevens taken uit bij rampen en crises in het kader van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing het evalueren van incidenten het bieden van adequate personele nazorg bij ingrijpende gebeurtenissen Taakverdeling De meeste brandweertaken worden uitgevoerd door een standaardeenheid, de tankautospuit. Naast de tankautospuit zijn er ook specialistische voertuigen zoals redvoertuigen voor redden/ blussen op hoogte en hulpverleningsvoertuigen (met specialistisch gereedschap). Voor bijzondere typen ongevallen zijn ook brandweermedewerkers speciaal opgeleid en getraind zoals brandweerduiker, gaspakdrager of meetploeglid.
34
Bij grotere incidenten wordt (multidisciplinair) opgeschaald en worden meerdere tankautospuiten gealarmeerd. Deze tankautospuiten worden operationeel aangestuurd door een officier van dienst (OvD). Op dit moment zijn er binnen Fryslân zeven OvD-piketten om te kunnen voldoen aan de opkomsttijd van 15 minuten. De geografische gebieden vallen nu niet volledig samen met de voorgestelde gebiedsindeling. Een nader onderzoek is nodig op na te gaan op welke wijze deze piketten en de koppeling met de geografische gebieden het best vorm gegeven kan worden. Voor wat betreft de piketten van de Hoofdofficier van Dienst (HOvD, tevens leider COPI) zijn er nu twee piketten, te weten een HOvD-piket Noord en HOvD-piket Zuid. De piketten hebben een opkomsttijd van 30 minuten. De indeling in geografische gebieden sluit nauw aan bij de huidige verdeling van werkterrein van de piketten. Als laatste is er één commandant van dienst piket (CvD, tevens Operationeel) voor heel Fryslân. Deze repressieve taken worden (grotendeels) ondergebracht bij de beroepsmedewerkers van de brandweer. Relaties De belangrijke externe relaties zijn: Burgers en bedrijven Meldkamer Noord Nederland (MkNN) Politie Ambulancezorg Gemeenten De belangrijkste interne relaties zijn: Risicobeheersing Planvorming Vakbekwaamheid Materieelbeheer
4.7.
Uitvoering beheersmatige taken door vrijwilligers
De uitvoering van beheersmatige taken wordt in beginsel uitgevoerd door de beroepsbezetting en de ploegleiders. Echter, bij veel korpsen wordt een aantal taken ook uitgevoerd door vrijwilligers. Deze uitvoering vindt dan plaats in afstemming met de betreffende ploegleider en betreffend clusterhoofd. Voorwaarde hiervoor is wel dat de uitvoering geschiedt volgens een door de regio vastgesteld uitvoerings- en kwaliteitskader, waarvoor het clusterhoofd en ploegleider verantwoordelijk zijn.
4.8.
Management en ondersteunende taken
De uitvoering van de primaire brandweertaken vindt binnen de afdelingen plaats. Per afdeling zijn er 4 clusterhoofden (in afdeling Noordwest één extra voor de 24uurs dienst). De clusterhoofden geven uitvoering aan het beleid op hun taakveld waarbij de focus met name gericht is op de interne bedrijfsvoering. De clusterhoofden zijn adviseur van het afdelingshoofd en hebben een beperkte beleidstaak op operationeel of tactisch niveau. Het afdelingshoofd is binnen zijn afdeling verantwoordelijk voor de integrale uitvoering van de taken op gebied van brandweerzorg. Daarnaast is het afdelingshoofd verantwoordelijk
35
voor het ontwikkelen van beleid op strategisch niveau op één van de vier taakvelden waarbij zowel de focus is gericht op de interne bedrijfsvoering als op externe ketenpartners. Om dit vorm te kunnen geven wordt het afdelingshoofd ondersteund door 1,5 fte beleidsmedewerkers. Daarnaast zijn er binnen elke afdeling 2 fte op gebied van administratieve/ managementondersteuning (in Noordwest 3 fte). Deze ondersteunen het afdelingshoofd en de clusterhoofden. De 4 afdelingshoofden vallen hiërarchisch onder de regionaal commandant. De regionaal commandant beschikt over 2,5 fte beleidsmedewerkers die de regionaal commandant ondersteunen in de voorbereiding van het overleg met de afdelingshoofden en de advisering richting bestuur over brandweerspecifiek aangelegenheden. Daarnaast bereiden deze beleidsmedewerkers de landelijke, bovenregionale en multidisciplinaire afstemming voor.
4.9.
Formatieplan
Het formatieplan is weergegeven in tabel 1. Dit overzicht is gebaseerd op de huidige uitvoering van taken binnen de afzonderlijke brandweerkorpsen en regionale brandweer. Op basis van de taakverdeling zoals weergegeven in voorliggende hoofdstukken is de formatie toegerekend. Bij het formatieplan worden een aantal kanttekeningen geplaatst: Formatie 24uurs dienst Leeuwarden In de formatie van Noordwest zit ook de 24uurs beroepsbezetting van Leeuwarden (+/- 40). Om die reden zijn de clusters in Noordwest in formatieve zin ook aanzienlijk groter dan in de andere afdelingen. De medewerkers die 24uurs diensten draaien werken ook ’s avonds ’s nachts en in het weekend. Daarnaast voeren zij een aantal specialistische taken uit (o.a. brandweerduiker en gaspakdrager) die zij ook geregeld moeten beoefenen. De aantallen medewerkers uit de 24uurs dienst staan in onderstaande tabel tussen haakjes weergegeven. De beschikbaarheid voor beheersmatige taken van medewerkers in de 24uurs dienst is ongeveer 400 uur per jaar. Deze uren zijn zij beschikbaar voor de beheersmatige taak. De medewerkers uit de 24uurs dienst zijn beheersmatig grotendeels ondergebracht in de clusters planvorming, vakbekwaamheid en materieelbeheer. Al hun repressieve zaken stemmen zij af met het clusterhoofd 24uurs dienst. In kader van het loopbaanbeleid of ontwikkeling kunnen medewerkers van de 24uurs dienst ook in andere clusters worden ingezet. Indicatief zijn de aantallen in tabel 1 weergegeven. Taakafbakening omgevingsrecht Op gebied van omgevingsrecht hebben de gemeenten aangegeven welke takenpakket zij willen onderbrengen bij de geregionaliseerde brandweer.
36
Management Reg. commandant Afdelingshoofd Beleidsondersteuning Managementonderst. Inkoopfunctie Piofach naar bedrijfsvoering VRF Vrijwilligers
Noordwest
Zuidwest
Zuidoost
Noordoost
1 1,5 3
1 1,5 2
1 1,5 2
1 1,5 2
1 2,5 1
3 2 2,7
260
360
260
300
Risicobeheersing Specialisten Clusterhoofd (HBO) HBO MBO
1 1 4,6
1 1 5,5
1 1 1,3
1 1 4 5,6
Planvorming Clusterhoofd (HBO) HBO MBO
1 2 3,5 (+14)
1 1 2,1
1 1 2,1
1 1 2,5
Vakbekwaamheid Clusterhoofd (HBO) HBO MBO
1 2 7,1 (+13)
1 1 5
1 1 3,7
1 1 6,7
Materieelbeheer Clusterhoofd(HBO) HBO MBO VMBO
1 2 4,6 (+13) 1
1 1 2,9 1
1 1 1,7 1
1 1 1,7 1
1 3 1 42,3 (40)
29,0
22,3
30
24 uurs dienst Clusterhoofd (HBO) MBO VMBO Totaal beroeps per afd Totaal beroeps
Centraal
4
3
13,2 176,8
Tabel 1: formatieplan 1)
mdw inkoopfunctie. Nog nader onder te brengen binnen VRF aanwezige formatie binnen brandweer op gebied van overheadtaken. Worden geplaatst binnen afdeling bedrijfsvoering VRF 3 ) wordt toegevoegd aan afdelingshoofd met beleidsdomein risicobeheersing. 4) weergave per 12 mrt 2013 .Gemeente Smallingerland is voornemens takenpakket 1 over te dragen. Formatie is nog niet opgenomen in overzicht 2)
37
Uit bovenstaand formatieplan komt naar voren dat er enige verschillen zitten in de personele omvang van de verschillende afdelingen. Dit is enerzijds toe te wijzen aan de beroepsbezetting van Leeuwarden. Anderzijds ligt dit op gesloten in de eerdere keuzes om te komen tot de indeling in geografische gebieden waarbij zoveel mogelijk is aangesloten bij bestaande samenwerkingsgebieden tussen gemeenten (op brandweergebied).
4.10.
Koppeling afdelingen en centrale taken
De toewijzing van het beleidsmatig taakveld en specialistische taakuitvoering aan een afdelingshoofd vindt plaats binnen de verdere onderwikkeling van de organisatie en het beleidsplan. Deze taak wordt uitgevoerd waar ook het afdelingshoofd zijn/ haar werkplek heeft. Criteria die meegenomen kunnen worden om tot een keuze te komen deze centrale taak bij afdelingen/ afdelinghoofden onder te brengen zijn: Huisvesting (voldoende werkruimte/ werkplekken); Taakafbakening risicobeheersing: keuzes gemeenten inzake taakafbakening omgevingsrecht van de betreffende gemeenten binnen die afdeling; Contact met de Meldkamer Noord-Nederland (MkNN) en de fysieke afstand met Planvorming.
38
5. Uitbreiding bedrijfsvoeringstaken Veiligheidsregio Fryslân 5.1.
Inleiding
Een goede ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering is van essentieel belang voor het functioneren van de brandweer. Medewerkers en leidinggevenden moeten kunnen rekenen op vakkundige ondersteuning op het brede palet aan bedrijfsvoeringtaken. De bedrijfsvoeringstaken zijn binnen de Veiligheidsregio Fryslân centraal belegd bij de afdeling bedrijfsvoering. Met de organisatorische uitbreiding van de veiligheidsregio met een veel groter onderdeel brandweer ontstaat ook de noodzaak de bedrijfsvoeringsfuncties te versterken. In dit hoofdstuk wordt hier op ingegaan.
5.2.
Doelstelling
De afdeling bedrijfsvoering is ondersteunend en dienstverlenend aan alle onderdelen binnen de veiligheidsregio. Dit betekent dat de afdeling bedrijfsvoering medewerkers ondersteunt door kaders te stellen en beleid te ontwikkelen waarbinnen taken op gebied van bedrijfsvoering uitgevoerd moeten worden. De afdeling bedrijfsvoering heeft hierbij een bewakende en toetsende functie om het doelmatig en rechtmatig handelen van de organisatie te borgen. Daarnaast heeft de afdeling bedrijfsvoering een belangrijke adviesfunctie. Leidinggevenden in de organisatie worden geadviseerd over bijvoorbeeld goede uitvoering van personeelszorg, het gebruik van communicatiemiddelen en het goed beheer van budgetten. Ook verleent de afdeling bedrijfsvoering facilitaire zaken en diensten om de werkzaamheden van medewerkers in de organisatie te vergemakkelijken en te ondersteunen. Bijvoorbeeld door het beheren van de ICT-infrastructuur, het beheren van kantoorautomatisering, het informeren over verschillende regelingen en het beheren van de website(s). De medewerkers van bedrijfsvoering hebben veel contact over met alle afdelingen en clusters over alle diensten en producten die de afdeling bedrijfsvoering levert.
5.3.
Visiedocument
Om de geregionaliseerde brandweer uniform, transparant en beheersbare ondersteuning te bieden worden de volgende taken geconcentreerd: Planning en control en financiële en personele administraties Personeel(-sbeleid) en organisatie en kwaliteit(sbeleid) Facilitaire services en ict-voorzieningen Informatievoorziening Vanuit de uniforme basis wordt gewerkt aan een klantgerichte uitvoering. Met de gebruikers worden regionaal (uniforme) afspraken gemaakt over het gebruik en ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering. Voor de overgang van personeel gelden als belangrijke uitgangspunten rechtsgelijkheid, uniformiteit, beheersbaarheid en transparantie. In dit kader past een beperkt, kortdurend overgangsrecht.
39
5.4.
Produkten, diensten en activiteiten
Binnen het deelproject financiën is een analyse gemaakt van de omvang van de overhead. Deze is weergegeven in het rapport ‘Financiële ontvlechting van de brandweer regio Fryslân’. Dit rapport is opgesteld door de deelprojectgroep Financiën. Aan de hand van dit onderzoek wordt geconstateerd dat voor een goede uitoefening van de overheadfuncties voor ongeveer 180 beroeps en 1180 vrijwilligers er een personele uitbreiding dient te komen. Dit aantal is een aanvulling op de reeds aanwezige bedrijfsvoeringsformatie die bestaat uit: Aantal fte die nu al binnen de brandweerformatie van de gemeenten zitten en mee overgaan naar de Veiligheidsregio Fryslân; het deel overhead dat nu al binnen de Veiligheidsregio aanwezig is voor het regionaal bureau Brandweer Fryslân; de reeds aanwezige personele capaciteit voor wagenparkbeheer voor de brandweer. Omdat de gebouwen in eigendom blijven van de gemeenten is het beheer en onderhoud daarvan niet opgenomen. In onderstaand tabel staan de belangrijkste bedrijfsvoeringstaken weergegeven.
P&C
P&O
Services
Informatie management
Communicatie
Bestuur- en directie ondersteuning
Hoofdonderwerp P & C documenten Financiële Administratie Personeels- en Salarisadministratie Controlling en kwaliteit Verzekeringen Arbeidsvoorwaarden IDU (in-, door-, uitstroom) Inzet en prestatie Arbeidsomstandigheden Organisatiebeleid Archivering/ digitalisering Huisvesting Werkplekinrichting (it-hardware) Services Front- en backoffice + gebruikersondersteuning (helpdesk) Inkoop en logistiek Netwerkinfrastructuur Applicatiebeheer Informatiemanagement Informatiebeveiliging Digitalisering Corporate Publieks/risicocommunicatie Persvoering Social Media Directiesecretaris Directiesecretariaat
Tabel 2: overzicht belangrijkste bedrijfsvoeringstaken
40
5.5.
Taakverdeling
In de komende projectfase wordt hard gewerkt om de bedrijfsvoering op het gewenste niveau te brengen om de brandweeronderdelen te kunnen bedienen. Ook de taakverdeling en de allocatie van de benodigde formatie zal in de komende maanden verder gedetailleerd worden.
41
6. 6.1.
Besturings- en managementconcept Inleiding
De Veiligheidsregio Fryslân wordt, zoals de Wet veiligheidsregio’s stelt, als een vorm van verlengd lokaal bestuur vormgegeven binnen een Gemeenschappelijke Regeling. De organisatie wordt bestuurd door het bestuur en gestuurd door een directeur die verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken. De bestuurlijke aansturing wordt geborgd door de planning en control cyclus zoals deze geldt voor Veiligheidsregio Fryslân. Verantwoording vindt plaats door middel van vier – en achtmaandsrapportages en via de jaarrekening. In dit hoofdstuk wordt gedefinieerd op welke wijze de organisatie wordt aangestuurd, hoe de ambtelijke organisatie dit ondersteund, en welke rolverdeling van toepassing is.
6.2.
Bestuur
Conform de gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio Fryslân en in overeenstemming met de Wet veiligheidsregio’s bestaat het Algemeen Bestuur uit de burgemeesters van de gemeenten in Fryslân. Het bestuur stelt, zowel financieel als beleidsmatig, de organisatiedoelen en kaders vast en controleert de uitvoering ervan. Ook ziet het bestuur erop toe dat de organisatiedoelstellingen binnen de gegeven kaders worden uitgevoerd.
6.3.
Invulling verlengd lokaal bestuur
De gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân is verlengd lokaal bestuur. Dit betekent dat de geregionaliseerde brandweer haar taken uitvoert ten dienste van de gemeenten en dat het algemeen bestuur het beleid van de brandweer en de daarvoor ingezette middelen bepaalt. De ambtelijke organisatie van de Veiligheidsregio is verantwoordelijk voor de uitvoering van het bestuurlijk vastgestelde beleid. Ten behoeve van de opdrachtgever (gemeenten)/opdrachtnemer (algemeen bestuur) relatie is het van belang dat er sprake is van betekenisvolle lokale aansturing van de brandweer. Betekenisvolle lokale aansturing van brandweerzorg vergt niet alleen een stelsel dat lokale aansturing mogelijk maakt, maar vergt ook (een besef van) “lokale verbondenheid”. Bij het organiseren van lokale verbondenheid gaat het om het vormgeven van een betekenisvolle relatie tussen de gemeente(lijke organen) en de taken op het terrein van brandweerzorg in de wetenschap dat ook andere partijen een essentiële rol (hebben te) spelen op dit terrein. Lokale verbondenheid vergt daarmee het organiseren van een verbreding van de politiek-bestuurlijke aandacht niet alleen van de burgemeester maar ook van college, gemeenteraad en burgers en lokale bedrijven.
42
Randvoorwaarden voor lokale aansturing, inclusief lokale verbondenheid zijn in ieder geval: de bestuurlijke en ambtelijke processen zijn transparant en open; de organisatieleiding oriënteert zich nadrukkelijk op het gemeentelijk perspectief; ruimte voor lokale prioriteiten op basis van een dienstverleningsovereenkomst (maatwerk); de medewerkers van de brandweer werken en denken vanuit en met de gemeenten; de informatievoorziening vanuit de brandweer naar de gemeenten moet goed verzorgd zijn; de gemeenten worden vroegtijdig betrokken bij de beleidsvorming van de brandweer met het oog op proportionaliteit en integraliteit; de na te streven doelen voor brandweerzorg worden opgenomen in het gemeentelijk integraal veiligheidsplan; niet alleen gemeenten maar ook burgers en lokale bedrijven intensief worden betrokken bij de uitvoering van de brandweerzorg (breder dan alleen in de vorm van vrijwilligheid bij de brandweer); Verder is het van belang dat de verschillende werkprocessen nauw op elkaar zijn afgestemd en dat ook helder is wie de contactpersonen op de verschillende managementniveaus zijn.
6.4.
Borging van de aansturing
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het bestuurlijk vastgestelde beleid ligt bij de ambtelijke organisatie van Veiligheidsregio Fryslân. Zij ondersteunt het bestuur vanuit deskundigheid en professioneel en onafhankelijk advies. De ambtelijke organisatie voert het vastgestelde beleid uit op de meest efficiënte en effectieve wijze. Bij bestuurlijk of financieel gevoelige aspecten, vindt terugkoppeling naar het bestuur plaats. Zij blijft eindverantwoordelijk, ook voor de uitvoering. Verantwoordelijkheid directeur Veiligheidsregio Fryslân De directeur Veiligheidsregio Fryslân is hoofd van de ambtelijke organisatie en uit dien hoofde belast met de leiding van Veiligheidsregio Fryslân als geheel. De directeur Veiligheidsregio Fryslân is secretaris van het Algemeen en het Dagelijks Bestuur en is de eerste adviseur van die organen. De directeur is eindverantwoordelijk voor de bestuurlijke contacten en voor de compleetheid en integraliteit van de ambtelijke advisering en uitvoering.
Verantwoordelijkheid commandant regionale brandweer De organisatie-eenheid Brandweer Fryslân staat conform artikel 25, lid 3 van de Wet veiligheidsregio’s onder leiding van een regionaal commandant. De regionaal commandant legt verantwoording af aan de directeur Veiligheidsregio Fryslân en is integraal verantwoordelijk voor de beleidsuitvoering en de uitvoering van het beheer (financieel, personeel, materieel). Daarnaast draagt hij verantwoordelijkheid voor de besteding van de aan de eenheid toegewezen middelen op basis van gemandateerde bevoegdheden. De commandant onderhoudt contacten met de portefeuillehouder in het Dagelijks Bestuur en de Colleges van Burgemeester en Wethouders in hun rol als opdrachtgevers.
43
Verantwoordelijkheid afdelingshoofd brandweer Binnen elke geografische eenheid is een afdelingshoofd aangesteld. Dit hoofd is verantwoordelijk voor de integrale taakuitvoering en de prestaties van de brandweer binnen het geografische gebied. Daarnaast is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor beleidontwikkeling op één van de vier taakvelden op strategisch niveau waarbij de focus zowel gericht is op de interne bedrijfsvoering als de op de externe ketenpartners. Afstemming met gemeenten De afdelingshoofden zijn het aanspreekpunt voor de Colleges van B & W en de gemeentesecretaris / directeur van de ambtelijke dienst. Dit betekent dat zij integraal aanspreekbaar zijn op de brandweerzaken binnen de betrokken gemeente, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Het afdelingshoofd zal, binnen de gestelde kaders, bestuursafspraken voorbereiden en zorg dragen voor de uitvoering daarvan. De clusterhoofden zijn met name het aanspreekpunt voor hoofden van gemeentelijke afdelingen. Met name het clusterhoofd risicobeheersing zal regelmatig contact onderhouden om de kwaliteit te optimaliseren en knelpunten op te lossen. In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de primaire aanspreekpunten tussen gemeente en brandweer. Niveau Bestuurlijk
Managerial Ambtelijk
Gemeente Vz Veiligheidsbestuur Leden AB/ DB Burgemeester Gemeentesecretaris/ directeur Afdelingshoofden gemeente Gemeentelijke medewerkers
Veiligheidsregio Dir. VRF/Reg cdt Dir. VRF/Reg. Cdt Dir VRF/ Reg cdt./ Afd.hoofd Afdelingshoofd Clusterhoofd Medewerkers clusters
Tabel 3: primaire aanspreekpunten
6.5.
Overlegvormen
Hoofdenoverleg Brandweer De regionaal commandant is verantwoordelijk voor de uitvoering van het vastgestelde beleid en de opgedragen taken. In de afzonderlijke geografische gebieden zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de integrale taakuitvoering. Elk afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling en inbreng in het hoofdenoverleg brandweer op een bepaald taakveld. De nodige afstemming vindt plaats in het hoofdenoverleg brandweer. Werkoverleg geografisch gebied Binnen ieder geografisch gebied voert het afdelingshoofd periodiek overleg met de clusterhoofden over de integrale taakuitvoering en ontwikkelingen op dit vlak. Vakgroepoverleg Het afdelingshoofd met bijvoorbeeld het beleidsmatige taakveld ‘risicobeheersing’ ontwikkelt primair met de vier clusterhoofden risicobeheersing (vanuit de vier geografische gebieden) het beleid op het terrein van risicobeheersing. Hierin wordt de uitvoering van beleid geëvalueerd en worden nieuwe ontwikkelingen gevolgd. Voor alle vier de functionele gebieden is er een vakgroepoverleg. Uiteraard zijn er meerdere overlegvormen binnen ploegen en clusters. Deze worden hier niet nader uitgewerkt.
44
6.6.
P&C cyclus
De geregionaliseerde brandweer maakt onderdeel uit van Veiligheidsregio Fryslân en sluit daarmee aan bij de planning en controlsystematiek zoals deze wordt gehanteerd binnen de veiligheidsregio. In overeenstemming met de Wet veiligheidsregio’s maakt de brandweer eens per vier jaar een beleidsplan. Dit plan sluit aan op het (strategisch) meerjarenbeleidsplan en het beleidsplan veiligheid. De samenhang in planvorming is ook beschreven in het meerjarenbeleidsplan Veiligheidsregio Fryslân 2013 – 2016, vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2012. Indien een gemeente behoefte heeft aan extra diensten van de brandweer worden hierover separate afspraken gemaakt tussen die gemeente en Veiligheidsregio Fryslân. Deze afspraken worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. De uitwerking van het vastgestelde beleid vindt plaats in de jaarplannen van de afdelingen en wordt bestuurlijk vastgelegd in de vorm van de jaarlijkse programmabegroting. Verantwoording naar bestuur en opdrachtgevers gebeurt gedurende het jaar door middel van vier- en achtmaandsrapportages en na afloop van het jaar via de jaarrekening.
45
7. Samenwerking op gebied van fysieke veiligheid 7.1.
Inleiding
Brandweer Fryslân maakt onderdeel uit van Veiligheidsregio Fryslân en wil hierbinnen, in samenwerking met overige veiligheidspartners, een sterke bijdrage leveren aan de veiligheid in Fryslân. De brandweerorganisatie realiseert zich dat de kwaliteit van deze samenwerking, op basis van gedeelde risicoprioritering en wederzijdse afhankelijkheden en afspraken, bepalend is voor het uiteindelijk resultaat. Voor de beschrijving van de relaties met andere partners op gebied van fysieke veiligheid is het belangrijk te realiseren dat de nieuw te vormen brandweerorganisatie als onderdeel van de Veiligheidsregio Fryslân een herkenbare ‘rode’ organisatie zal zijn met zowel de basisbrandweerzorg als het monodisciplinaire grootschalig brandweeroptreden in haar takenpakket. In hoofdstuk 4 zijn de taken van Brandweer Fryslân reeds beschreven. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste samenwerkingspartners in het kort toegelicht en de relatie met Brandweer Fryslân.
7.2.
De gemeenten/ provincie
De verantwoordelijkheid voor het afgeven en controleren van vergunningen ligt integraal bij de gemeenten/ provincie. De rol van de brandweer richt zich op het toetsen van de aanvraag op (brand)veiligheidsaspecten en het adviseren van de gemeenten over het wel/niet c.q. onder welke voorwaarden verlenen van de vergunning. De overige taken binnen het werkproces, zoals het inboeken van de vergunningsaanvraag, het opstellen van de vergunningsbrief en het versturen van legesnota’s blijven bij het bevoegd gezag. Ook voor toezichthoudende taken vanuit het wabo-proces is de brandweer uitvoerder voor het bevoegde gezag. Het bevoegd gezag kan daarbij gebruik maken van de deskundigheid van de brandweer door hen als adviespartner te betrekken bij of inzetten voor toezichts- en handhavingsacties. De vorm waarin dit gebeurt sluit aan bij de vastgestelde taakafbakening in het visiedocument of op de vastgestelde maatwerkpakketten (bijlage 1). Medewerkers van de geregionaliseerde brandweer kunnen aangewezen worden als toezichthouder door het bevoegde gezag en zelfstandig controles verrichten namens het bevoegd gezag en hierover aan hen rapporteren. Een andere mogelijke vorm is het betrekken van een medewerker van de brandweer als deskundige bij een gezamenlijke controle, waarbij de uitvoerings-verantwoordelijkheid voor het controleren en rapporteren in handen is van de toezichthouder van het bevoegde gezag. De uitvoering van het handhavingsproces blijft volledig bij het bevoegd gezag. Anders dan voorheen in een enkele gemeente het geval was, heeft de brandweer geen verantwoordelijkheid meer in het tot stand doen komen van een toezichts- en handhavingsbeleid op het gebied van brandveiligheid. De Wabo (Wet algemene bepaling omgevingsrecht) heeft juist beoogd dat het gemeentebestuur een integraal toezichts- en handhavingsbeleid opstelt waarbij bestuurlijke keuzes worden gemaakt over de toezichtcapaciteit en handhavingsstrategie in relatie tot de door het gemeentebestuur te duiden ongewenste risico’s. Het opstellen van een sectoraal toezichts- en handhavingsbeleid, waarbij de risicoduiding en inzet van capaciteit niet is afgestemd met
46
andere aandachtsgebieden, staat haaks op de idee van de Wabo-wetgever. De brandweer ziet het wel als haar taak om het gemeentebestuur te adviseren over het gemeentelijke toezichts- en handhavingsbeleid. Het advies zal zich richten over duiding van risico’s en over het beschikbaar kunnen stellen van deskundige capaciteit aan de gemeenten ter uitvoering van dit beleid.
7.3.
Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (Fumo)
De FUMO is een uitvoeringsorganisatie waarin de Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân gaan samenwerken. De FUMO is één van de ongeveer 30 Regionale Uitvoerings Diensten (RUD) die in heel Nederland worden voorbereid en een landsdekkend systeem gaan vormen. De FUMO gaat een groot aantal vergunningverlenings-, toezichts- en handhavingstaken uitvoeren op het gebied van het omgevingsrecht. De deelnemende partijen brengen minimaal de taken uit het basistakenpakket in de FUMO, zoals overeengekomen in de package deal. Aanvullend kunnen zogenaamde plus taken vrijwillig worden ondergebracht bij de FUMO. Hierbij valt te denken aan geluidsadvisering en zgn. BRIKS taken. (Bouw, Reclame, Inrit, Kap en Sloop). De FUMO is een belangrijke partner van de geregionaliseerde brandweer op het gebied van (brand)veiligheid. De geregionaliseerde brandweer zal actief de samenwerking opzoeken om tot een goede uitvoering te komen en invulling te geven aan de pijlers van de brandweerzorg.
7.4.
Veiligheidsbureau
Binnen Veiligheidsregio Fryslân is de regie en coördinatie op de multidisciplinaire taken belegd bij het organisatieonderdeel Veiligheidsbureau. Het voert op grond van de Wet
Veiligheidsregio's wettelijke taken uit als multidisciplinair opleiden, trainen en oefenen, opstellen, beheren en implementeren van het regionaal crisisplan en van de rampbestrijdingsplannen. Vanuit de brandweer vindt afstemming plaats met het Veiligheidsbureau op het gebied van de multidisciplinaire (voorbereiding op de) bestrijding van rampen en crises. Op gebied van het oefenen vindt daar waar nodig afstemming plaats tussen het Veiligheidsbureau en de brandweer.
7.5.
Meldkamer Noord-Nederland (MkNN)
De MkNN is het fysieke meld-, regel- en coördinatiecentrum voor alle spoedeisende hulpvragen. Omdat de MkNN haar taken voor drie veiligheidsregio’s verricht moeten de processen op Noord Nederlandse schaal zoveel mogelijk op elkaar worden afgestemd. Eenduidigheid in alarmering, opschaling en informatievoorziening is noodzakelijk. Er ligt hier ook een duidelijke relatie met de processen binnen de veiligheidsregio, ook deze moeten aansluiten bij die van de MkNN. Om dit te realiseren moet met de kolommen afspraken worden gemaakt omtrent het aanleveren en beheren van kolomspecifieke informatie. De MkNN stelt een ICT-applicatie beschikbaar waarin de kolommen zelf gegevens kunnen invoeren en beheren. Er vindt periodiek afstemming plaats tussen de brandweer en de MkNN over de alarmeringsen inzetprocedures. Aan dit overleg nemen naast de Friese brandweer ook Groningse en Drentse vertegenwoordigers van de brandweer deel.
47
7.6.
Brandweeropleidingen Noord BV (BON)
Momenteel draagt de BON zorg voor de organisatie van de brandweeropleidingen voor manschappen en bevelvoerders voor de drie noordelijke provincies. Tevens exploiteert de BON een aantal oefencentra waar onder realistische omstandigheden getraind kan worden. Vanuit de brandweer wordt zorg gedragen voor de trajectbegeleiding van de cursisten.
7.7.
Instituut fysieke veiligheid (IFV)
De Wet veiligheidsregio’s regelt ook de oprichting het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). In het IFV worden zes organisaties samengevoegd die als gemeenschappelijk kenmerk hebben dat ze hun werkzaamheden hoofdzakelijk verrichten voor (partijen in) de veiligheidsregio's. Dit zijn het NIFV, het Bureau Veiligheidsberaad, Bureau NVBR, de Landelijke Faciliteit Rampenbestrijding, het Nederlands bureau brandweerexamens en het Landelijk Management Development voor veiligheidsregio's. Met deze samenvoeging ontstaat een zelfstandig bestuursorgaan dat gericht is op ondersteuning van de veiligheidsregio's bij het uitvoeren van hun taken op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing. Het takenpakket bestaat uit beleidsmatige en bestuurlijke ondersteuning, kennisintensivering en regievoering over materieel en logistiek. Het IFV is gevestigd in Arnhem en zal op 1 januari 2013 van start gaan.
48
8.
Vooruitblik
Bij de regionalisering van de brandweer komen veel ontwikkelingen samen. De brandweer wordt ontvlochten uit de gemeenten en alle afzonderlijke brandweerkorpsen in Fryslân gaan samen onderdeel uitmaken van één organisatie, de Veiligheidsregio Fryslân. Inherent aan deze reorganisatie is dat er van alle medewerkers de komende tijd een bijzondere inspanning wordt gevraagd. Niet alleen in al het werk dat nog verzet moet worden, maar ook de flexibiliteit die gevraagd wordt. Flexibiliteit om om te kunnen gaan met deze reorganisatie en alle wijzigingen die daar uit voort komen. Flexibiliteit om bestaande werkafspraken opnieuw vorm en inhoud te geven. Flexibiliteit om na te denken over een gezamenlijke manier om het werk opnieuw in te richten. Naast de inhoudelijke reorganisatie komt vanuit het visiedocument, mede gezien de financieel-economische situatie, ook een duidelijke ontwikkelrichting van de brandweerzorg naar voren. Er zal met bestaande dan wel minder middelen gezocht moeten worden naar nieuwe manieren om een gelijkwaardig niveau van (brand)veiligheid te vinden. Ook van de gemeentelijke organisatie wordt de nodige flexibiliteit gevraagd. Was de brandweer voorheen veelal een onderdeel van de gemeente, nu komt deze toch meer op afstand te staan. Ook binnen de Veiligheidsregio zal gekeken worden naar manieren om het werk verder te optimaliseren en harmoniseren. Van de gemeenten wordt ook verwacht dat zij hun werkprocessen mede afstemmen op de werkwijze van de veiligheidsregio om goede aansluiting te blijven houden. Een factor, die in dat kader van groot belang is, is die van de acceptatie. Dat geldt in de eerste plaats voor alle betrokken medewerkers, beroeps zowel als vrijwillig. Betrokkenheid van het personeel moet herkenbaar gestalte krijgen in medewerkerparticipatie, medezeggenschap en belangenbehartiging. Naast de noodzakelijke uniformering en harmonisering moet er ook ruimte blijven bestaan voor een stuk ‘eigen identiteit’, de behoefte om zaken op een eigen wijze in te kunnen vullen. Met name bij de afzonderlijke vrijwillige posten wordt hier veel waarde aan gehecht. Bij dit alles mag het thuisfront van de vrijwilligers en beroepsmedewerkers niet worden vergeten. Bij elke beroepsbeoefenaar is een stabiele en stimulerende thuissituatie van groot belang maar bij vrijwilligers is dat nog meer het geval. Immers: naast die van het normale beroep doet het zijn van brandweervrijwilliger een tweede “aanslag” op begrip en inschikkelijkheid van partner en overige gezinsleden. Verder moet er evenzeer sprake zijn van acceptatie bij de andere spelers op het veld: het openbaar bestuur, de gemeenten, de partners in de veiligheidsketen en de overige relaties. Het vertrouwen van de burgers moet worden behouden door een adequate hulp – en dienstverlening. Om dit veranderingsproces succesvol te kunnen laten verlopen en in de komende jaren de brandweerzorg verder te ontwikkelen wordt er de komende jaren veel verwacht van medewerkers en leidinggevenden binnen de Veiligheidsregio Fryslân. Naast de al genoemde betrokkenheid bij de verschillende fasen van het proces speelt een heldere communicatie een belangrijke ondersteunende rol. Die communicatie dient eveneens in de verschillende fasen van het proces gestalte te krijgen. In het Projectplan “Samen naar één brandweer” is een paragraaf (6) gewijd aan de communicatie op basis van wat in de bestuursopdracht over dit onderwerp is opgenomen. Dit zal ook naar de toekomst toe een kritische succesfactor blijven.
49
Bijlage 1: maatwerkpakketten taakafbakening omgevingsrecht Taakafbakening op basis van het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ Mede als gevolg van de invoering van de Wabo, de Wet veiligheidsregio’s en de regionale uitvoeringsdiensten heeft de invulling van taken op gebied van het omgevingsrecht de afgelopen jaren de nodige aandacht gehad. Helder is dat de gemeenten in het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) verantwoordelijk zijn voor integrale vergunningverlening en handhaving. Tegelijkertijd heeft de brandweer een wettelijke taak op het gebied van brandpreventie onder verantwoordelijkheid van het veiligheidsbestuur (art 25 Wvr). Dat doet de vraag rijzen op welke wijze deze twee verantwoordelijkheden het beste vorm gegeven zouden kunnen worden. De taken van de brandweer op het gebied van omgevingsrecht kunnen uitgesplitst worden in pro-actie en preventie. Pro-actie betreft het geheel aan taken dat wordt uitgevoerd om te voorkomen dat er risico’s ontstaan, preventie behelst de taken die worden uitgevoerd om de mogelijke effecten van risico’s te beperken. Het onderdeel preventie kan verder worden uitgesplitst in 1) Hoog risico/ specialistische preventie (complexe vraagstukken waarvoor specialistische brandweerkennis nodig is) Bijvoorbeeld een ziekenhuis, verpleegtehuis of BRZO-bedrijf. Brandveiligheid betreft hier bijna altijd maatwerk. 2). Middel risico/ basis preventie (vraagstukken met verhoogd brandrisico met preparatieve en repressieve elementen waarvoor specifieke brandweerkennis nodig is bijvoorbeeld gebouwen met veel bezoekers (horeca, winkelcentra, scholen). Veelal wordt hier ook gebruik gemaakt van gelijkwaardige oplossingen. 3) Laag risico/ routinematige preventie (geen specialistische brandweerkennis nodig, geen noodzakelijke koppeling met repressieve brandweerzorg, werkzaamheden op basis van vaste prestatie-eisen) voorbeeld: woningbouw Huidige belegging van taken Op dit moment zijn de taken op het gebied van omgevingsrecht bij de afzonderlijke gemeenten op verschillende manieren organisatorisch belegd. In de meerderheid van de gemeenten wordt de routinematige preventie (niveau 3) uitgevoerd door de medewerkers van de respectievelijke afdelingen vergunningverlening en handhaving. De basis preventie taken (niveau 2) en specialistische preventie (niveau 1) worden in de meeste gemeenten uitgevoerd door de gemeentelijke brandweer en regionale brandweer (BRZO/ BEVI etc). Enkele gemeenten hebben ook de uitvoering van basis preventietaken en (onderdelen van) specialistische preventie belegd bij de eigen gemeentelijke afdeling vergunningverlening en handhaving. Voorgestelde belegging van taken in visiedocument Om bij de overgang naar de nieuwe organisatie de bestuurlijk gewenste efficiencyverbetering te realiseren en de kwetsbaarheid te verminderen, is een uniforme werkwijze gewenst. Voorgesteld wordt een werkwijze te kiezen die aansluit bij de in het vorige hoofdstuk geformuleerde risicobenadering en die bovendien de brandweer in staat stelt de veiligheidsketen gesloten te houden (in een Algemeen Overleg van de minister van V&J in de Tweede Kamer is dit laatste element expliciet aan de orde geweest). .. Concreet betekent het dat de taken op het gebied van basis preventie (Middel risico) en specialistische preventie (Hoog risico) in principe worden uitgevoerd door de veiligheidsregio (samen het basistakenpakket uit visiedocument). De taken op het gebied van routinematige preventie (Laag risico) worden uitgevoerd door de afdelingen vergunningverlening en handhaving van de respectievelijke gemeenten. Deze werkwijze sluit aan bij de visie op de organisatie en biedt bovendien een schaalniveau op dit taakgebied waardoor de
50
veiligheidsregio daadwerkelijk in staat is op te treden als kennis- en expertisecentrum op het gebied van fysieke veiligheid. Ook sluit de werkwijze aan bij de praktijk zoals die nu bij de meeste Friese gemeenten gebruikelijk is. Aanvullende maatwerkpakketten In het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân is op 11 juli 2012 het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’ vastgesteld als richting voor het op te stellen organisatieplan. In dit document is aangegeven dat een uniforme taakoverdracht gewenst is voor: het verkrijgen en houden van een actueel risicobeeld (als basis voor verdere ontwikkeling van de organisatie) het creëren van schaalvoordelen en het vormen van een effectieve en efficiënte organisatie het verminderen van de kwetsbaarheid van deze taakuitvoering Door het AB is uniforme taakoverdracht als basis voor de verdere uitwerking van het organisatieplan vastgesteld. Wel is door een aantal gemeenten in de vergadering van het Algemeen Bestuur aangegeven dat zij zich niet konden vinden in de uniforme taakoverdracht en aandrongen op een maatwerkoplossing. Dit betrof de gemeenten Heerenveen, Smallingerland, Tytsjerksteradiel en Leeuwarden. Tevens zijn er tijdens het POOK (overleg gemeentesecretarissen) opmerkingen geplaatst over de wijze waarop omgegaan kan worden met de rol van de brandweer bij evenementen. Nadere specificering taakafbakening visiedocument Op basis van de eerdere geformuleerde taakafbakening in het visiedocument en de aanvullende gesprekken met vier gemeenten is het volgende gestandaardiseerde maatwerk ontwikkeld waarmee tegemoet wordt gekomen aan de vraag van betrokken gemeenten. Dit wordt toegelicht in onderstaand model.
Toetsing vergunningen
Toezicht
Taakafbakening
Risico: Hoog
Middel
Pakket Pakket 1 2
Laag
Figuur 7: Maatwerk taakafbakening
De pakketten 1 en 2 omvatten samen de taakafbakening zoals deze in het visiedocument is omschreven (basistakenpakket). Op basis van de gesprekken met de vier gemeenten is er de behoefte om af te wijken van de voorgestelde taakafbakening. Dit kan door het voorgestelde totale takenpakket op te delen in de pakketten 1 en 2 waardoor er twee maatwerkpakketten ontstaan. Deze maatwerkpakketten worden hieronder nader toegelicht.
51
Pakket 1: toetsing vergunningen Pakket 1 omvat voor alle objecten zoals deze zijn genoemd in het visiedocument en dat de brandweer hier de toetsing aan wet- en regelgeving doet op gebied van brandveiligheid. De brandweer vormt dan een vast onderdeel in het vergunningsverleningsproces. Pakket 2: controle vergunningen Naast het toetsen van vergunningen op brandveiligheid, kan de brandweer ook periodiek de controles op brandveiligheid (i.o.m. de gemeenten) uitvoeren. Deze taken zitten in pakket 2. Het betreft hier dezelfde objecten zoals genoemd in het visiedocument. Randvoorwaarden maatwerkpakketten Indien gemeenten voor maatwerkpakketten kiezen moet er wel rekening worden gehouden met onderstaande randvoorwaarden: De Veiligheidsregio heeft een aantal wettelijke adviestaken. Dit zijn taken die voortvloeien uit het Vuurwerkbesluit en Besluit externe veiligheid inrichtingen (Bevi). Deze taken waren opgenomen in de voorgestelde taakafbakening in het visiedocument ‘Brandweer Fryslân over morgen’. Mocht een gemeente besluiten om takenpakket 1 niet onder te brengen bij de Veiligheidsregio, dan houdt de Veiligheidsregio wel deze wettelijke adviestaken. Mocht een gemeente besluiten om takenpakket 1 niet onder te brengen bij de brandweer, dan betrekt zij de brandweer wel bij het vergunningsverleningsproces over preparatieve zaken die in de vergunningen vastgelegd dienen te worden zoals opstelplaatsen brandweervoertuigen, plaatsing brandweeringangen, plaatsing brandmeldpaneel, sleutelkluisjes, bluswatervoorziening en droge blusleidingen, etc. Ook heeft de brandweer in die gemeente een rol bij evenementen. Over dit totaal dienen aanvullende afspraken gemaakt te worden/ bestaande afspraken voortgezet te worden. De gemeenten die zelf toezicht houden op de brandveiligheid van gebouwen houden de brandweer op de hoogte over de uitkomst van de controles en de ernst van de overtredingen of tekortkomingen zodat de brandweer continu beschikt over een actueel risicobeeld van het betreffende object. Om de verantwoordelijkheid van het AB ten aanzien van het voorkomen van brand invulling te kunnen geven is het van belang regionaal afspraken te maken over de kwaliteit van de taakuitvoering, Dat betekent dat er een beleidsplan risicobeheersing of een beleidsplan met als onderdeel risicobeheersing wordt opgesteld waarin dit kwaliteitsniveau en de borging daarvan is weergegeven. Als genoemde gemeenten kiezen om af te wijken van de voorgestelde taakafbakening, betekent dit wel dat zij zich minimaal conformeren aan het kwaliteitsniveau dat beschreven zal worden in het op te stellen beleidsplan. De voorgestelde maatwerkpakketten sluiten nauw aan bij de wensen van de gemeenten die eerder aangaven dat zij zich niet konden vinden in de uniforme taakafbakening. Rol brandweer bij evenementen In het POOK waar de taakafbakening besproken is zijn aanvullende vragen gesteld over de rol van de brandweer bij evenementen. Toen is aangegeven dat voor evenementen een soortgelijke indeling op basis van risico wenselijk is. Voorgesteld wordt om bij de ‘Regionale aanpak evenementen Fryslân’ (vastgesteld AB 14 maart 2012) aan te sluiten en de risicoindeling van dit evenementenbeleid te hanteren. In deze aanpak staat een driedeling in evenementen, te weten A, B en C, waarbij C het meest risicovol is. Voorgesteld wordt om de evenementen in categorie C en B te koppelen aan risico’s ‘hoog’ en ‘middel’ in de taakafbakening.
52
