Project regionalisering brandweer Gelderland-Midden
Organisatieplan Vastgesteld per 19-12-12
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 Voorwoord ............................................................................................................................................... 3 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 4 2. Brandweer Gelderland-Midden ........................................................................................................... 5 2.1 Bouwstenen voor nieuwe organisatie ............................................................................................ 5 2.2 Ambitie ........................................................................................................................................... 5 2.3 Resultaat........................................................................................................................................ 6 3. Hoofdstructuur en inrichtingsprincipes ................................................................................................ 7 3.1 Definitie .......................................................................................................................................... 7 3.2 Sturingsfilosofie.............................................................................................................................. 7 3.3 Cultuur ........................................................................................................................................... 8 3.4 Processen ...................................................................................................................................... 8 3.5 Hoofdstructuur brandweer Gelderland-Midden ........................................................................... 13 3.6 Inrichting brandweer Gelderland-Midden..................................................................................... 15 4. Incidentbestrijding.............................................................................................................................. 18 4.1 Definitie ........................................................................................................................................ 18 4.2 Doelstelling .................................................................................................................................. 18 4.3 Producten, diensten en activiteiten.............................................................................................. 18 4.4 Inrichtingsprincipes ...................................................................................................................... 18 4.5 Gebiedsindeling ........................................................................................................................... 18 4.6 Structuur ...................................................................................................................................... 21 5. Operationele Voorbereiding............................................................................................................... 28 5.1 Definitie ........................................................................................................................................ 28 5.2 Doelstelling .................................................................................................................................. 28 5.3 Producten, diensten en activiteiten.............................................................................................. 28 5.4 Samenwerking ............................................................................................................................. 30 5.5 Structuur ...................................................................................................................................... 31 6. Risicobeheersing ............................................................................................................................... 35 6.1 Definitie ........................................................................................................................................ 35 6.2 Doelstelling .................................................................................................................................. 35 6.3 Producten, diensten en activiteiten.............................................................................................. 35 6.4 Samenwerking ............................................................................................................................. 36 6.5 Structuur ...................................................................................................................................... 36 7. Stafbureau ......................................................................................................................................... 40 7.1 Definitie ........................................................................................................................................ 40 7.2 Doelstelling .................................................................................................................................. 40 7.3 Producten, diensten en activiteiten.............................................................................................. 40 7.4 Samenwerking ............................................................................................................................. 41 7.5 Structuur ...................................................................................................................................... 41 8. Relatie sector brandweer - sector facilitaire zaken ........................................................................... 43 8.1 Definitie ........................................................................................................................................ 43 8.2 Doelstelling .................................................................................................................................. 43 8.3 Producten, diensten en activiteiten.............................................................................................. 43 8.4 Samenwerking ............................................................................................................................. 44 8.5 Formatie....................................................................................................................................... 44 Bijlage 1: uitgewerkte procesbeschrijvingen op hoofdlijnen.................................................................. 45 Bijlage 2: overzicht posten regio Gelderland-Midden............................................................................ 49 Bijlage 3: operationele hoofdstructuur brandweer Gelderland-Midden per 1 januari 2014................... 50
2
Voorwoord Beste brandweercollega’s, Voor jullie ligt het definitieve concept van het organisatieplan. Het document is nog verder aangeschept naar aanleiding van de vragen en opmerkingen die aan bod zijn gekomen in de laatste informatiebijeenkomsten en de reacties die ontvangen zijn op de conceptversie van het organisatieplan. Ik wil jullie bedanken voor alle input die wij hebben ontvangen en jullie deelname aan de verschillende informatiebijeenkomsten. Ik vind het mooi om te zien dat wij in gezamenlijkheid zo verder bouwen aan een nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden. Het vorige organisatieplan had de naam “organisatieplan op hoofdlijnen”, logischerwijs zou dit plan dan het “organisatieplan in detail” zijn. Er is voor gekozen om het gewoon “organisatieplan” te noemen, want niet alles is nu al in detail uitgewerkt. Er blijft ruimte in zitten voor de leidinggevenden en hun teams om verdere invulling te geven aan hoe het werk straks wordt ingericht. Een aantal zaken is nu ook nog niet definitief bekend, zoals hoe de plaatsingsprocedure plaatsvindt en wanneer precies. Dat is afhankelijk van de onderhandelingen met het Bijzonder Georganiseerd Overleg. In de planning van het project regionalisering brandweer is opgenomen dat begin september 2012 een definitief concept van het organisatieplan ter advisering wordt voorgelegd aan de Bijzondere Ondernemingsraad. De uiteindelijke besluitvorming over het organisatieplan door het Algemeen Bestuur vindt volgens planning in december 2012 plaats gezamenlijk met het beleidsplan brandweer en het met de vakbonden overeengekomen sociaal statuut. De functiebeschrijvingen van de nieuwe functies zijn niet opgenomen in dit plan, maar zijn ter informatie beschikbaar. De beschrijvingen en waardering zijn voorlopig vastgesteld door de directie en zullen eind 2012 definitief worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Zoals het er nu naar uitziet, kan in de eerste maanden van 2013 hopelijk al een start worden gemaakt met het traject van plaatsing. Dit is nog onder voorbehoud, omdat het traject van plaatsing afhankelijk is van het overeen te komen sociaal statuut dat samen met het Bijzonder Georganiseerd Overleg wordt opgesteld. De onderhandelingen hiervoor zijn nog in volle gang. De eerste stap in het plaatsingtraject is de invulling van leidinggevende functies. Er zal gestart worden met de selectie van afdelingshoofden en het hoofd stafbureau. Vervolgens staat de selectie van teammanagers op de planning en het plaatsingtraject wordt afgesloten met de plaatsing van alle medewerkers. Hiervoor wordt een was-wordt-lijst opgesteld, die waarschijnlijk door een onafhankelijke plaatsingscommissie wordt getoetst. Eind van dit jaar worden jullie uitgebreid geïnformeerd over het proces. Na afronding van het plaatsingtraject wordt gestart met de nadere invulling van het werk en de werkwijzen in de nieuwe afdelingen samen met de mensen die op de nieuwe functies zijn geplaatst. Voor de functie van vrijwilligers verandert er niet veel, behalve dan dat zij een clustercommandant krijgen. De clustercommandant zal in de tweede helft van 2013 met de ploegcommandanten aan de slag gaan om praktische afspraken te maken over wie wat doet. Tijdens de komende informatiebijeenkomsten in september wil ik graag jullie vragen beantwoorden over het voorliggende organisatieplan. Bovendien wil ik jullie persoonlijk meer toelichting geven over het traject van plaatsing en de activiteiten die hieruit voortvloeien. Met vriendelijke groet,
Paul Joosten
3
1. Inleiding Een belangrijke stap in het project regionalisering is de keuze hoe de brandweerorganisatie in Gelderland-Midden er uit komt te zien vanaf 1 januari 2014. Hiervoor is een eerste aanzet gegeven in het organisatieplan op hoofdlijnen dat in het voorjaar van 2012 bestuurlijk is vastgesteld. Het voorliggende document is het definitieve organisatieplan voor de brandweerorganisatie in GelderlandMidden. In dit document worden de in het organisatieplan op hoofdlijnen gekozen richting en de hoofdstructuur van de nieuwe organisatie verder uitgewerkt. Het organisatieplan geeft een beeld weer van de nieuwe organisatie met de verschillende afdelingen, teams en functies voor de brandweer in Gelderland-Midden. 2013 staat voor het project regionalisering brandweer in Gelderland-Midden in het teken van het ontwerpen en het inrichten van de nieuwe organisatie. Er zijn en worden op veel fronten ideeën gecreëerd en uitgewerkt om de nieuwe brandweerorganisatie vorm te geven. Dit organisatieplan is het startpunt voor de verdere ontwikkeling en opbouw van de nieuwe organisatie. Het organisatieplan op hoofdlijnen is de basis waarop dit plan verder is doorontwikkeld. Het organisatieplan op hoofdlijnen is met een positief advies van de Bijzondere Ondernemingsraad vastgesteld door de stuurgroep van dit project op 29 februari 2012 en is op 21 maart 2012 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Dit organisatieplan beschrijft de structuur van de nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden met bijbehorende functies en werklocaties. In dit plan is het implementatietraject van de nieuwe organisatie niet opgenomen. Hiervoor wordt een implementatieplan opgesteld in het najaar van 2012. Het implementatieplan zal verder ingaan op hoe de overgang naar één nieuwe brandweerorganisatie wordt vormgegeven. Zo komt in het implementatieplan aan bod hoe medewerkers en leidinggevenden worden begeleid in het werken met processen. Maar het implementatieplan beschrijft bijvoorbeeld ook hoe wordt gekomen tot een passende overlegstructuur voor de nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden. Het is belangrijk om te benoemen dat de vorming van de nieuwe brandweerorganisatie een dynamisch proces is. Dit betekent dat tijdens de ontwerp- en inrichtingsfase nieuwe inzichten naar voren kunnen komen die invloed hebben op de vormgeving van de nieuwe organisatie waardoor kleine wijzigingen noodzakelijk zijn. Bovendien kan het zo zijn dat bijvoorbeeld een vooraf bedachte structuur van een team in de praktijk toch niet efficiënt of effectief functioneert. Het organisatieplan is dus ook een dynamisch document. Het is de basis voor brandweer Gelderland-Midden. Door nieuwe inzichten of opgedane praktijkervaringen kan het plan nog aanvullingen krijgen. Het organisatiemodel zal geëvalueerd worden per 1 januari 2016. Per 1 januari 2015 vindt een eerste tussenevaluatie plaats.
Leeswijzer Na deze inleiding wordt in hoofdstuk twee de nieuwe brandweerorganisatie van Gelderland-Midden geduid. In hoofdstuk drie wordt dit verder uitgewerkt in de hoofdstructuur en bijbehorende inrichtingsprincipes. De hoofdstukken vier tot en met zes beschrijven elk één inhoudelijk afdeling en hoofdstuk zeven beschrijft het stafbureau. Het laatste hoofdstuk gaat kort in op de relatie tussen de sector brandweer en de sector facilitaire zaken binnen Veiligheids- en Gezondheidsregio GelderlandMidden. In het organisatieplan worden enkele processen beschreven om daarmee duidelijk te maken hoe processturing een wezenlijk onderdeel is van de nieuwe organisatie. Verdere uitwerking van deze en andere processen zal tijdens en na inrichting van de nieuwe organisatie plaatsvinden. De overige processen worden beschreven in een separaat handboek. Voor de volledigheid: daar waar over "hij" of "hem" gesproken wordt in de notitie, kan ook "zij" en "haar" gelezen worden.
4
2. Brandweer Gelderland-Midden 2.1 Bouwstenen voor nieuwe organisatie In het project regionalisering geldt een aantal uitgangspunten waaraan de nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden moet voldoen. Deze uitgangspunten komen voort uit het projectplan en worden hieronder nader gedefinieerd. Een efficiënte organisatie Efficiëntie komt tot uiting in het realiseren van een eenvormige werkomgeving door te kiezen voor één standaard, zoals op het gebied van materieel en materiaal. Maar ook door te organiseren in enkelvoud: bijvoorbeeld één rechtspositie en één verantwoordelijk managementteam. Hierbij is oog voor het minimaliseren van overhead en coördinatiedrukte.
Uitvoering van wettelijke brandweertaken en taken op het terrein van rampenbestrijding & crisisbeheersing De brandweerorganisatie voert de taken uit op het gebied van brandweerzorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing zoals omschreven in de Wet Veiligheidsregio's. De brandweer voert daarnaast de multidisciplinaire coördinatie uit in de voorbereiding van de rampenbestrijding en crisisbeheersing.
Een eenduidig en stuurbaar organisatiemodel voor de brandweerorganisatie als onderdeel van VGGM De nieuwe organisatie wordt ingericht op basis van een organisatie- en besturingsmodel dat duidelijke sturing biedt. De leidinggevenden in dit organisatiemodel hebben de positie en middelen om sturing te geven aan de werkzaamheden waarvoor zij verantwoordelijk zijn. In de organisatie wordt de repressieve brandweerzorg herkenbaar neergezet voor de vrijwilliger en de beroepsmedewerker. Een slagvaardige organisatie die snel inzetbaar is en voldoende kritische massa heeft Paraatheid en slagkracht zijn kerneigenschappen van de brandweerorganisatie. Dit uit zich in beschikbaarheid, gekwalificeerd personeel, goede voorbereiding en geoefendheid. De brandweer kan in korte tijd veel mensen en materiaal in stelling brengen. Slagvaardigheid heeft ook betrekking op de beheersorganisatie: de uitvoering van risicobeheersing, operationele voorbereiding, bedrijfsvoering wordt op een slagvaardige wijze neergezet.
Een uniform kwaliteitsniveau voor het gemeenschappelijke deel en als afgeleide daarvan eensluidende werkwijzen De organisatie voert haar taken uit op alle schakels van de veiligheidsketen op basis van een bestuurlijk vastgesteld uniform kwaliteitsniveau voor de gehele regio. Er ontstaat een basispakket dat in de gehele regio wordt geleverd volgens uniforme werkwijzen. Daarnaast heeft elke gemeente de mogelijkheid om aanvullende werkzaamheden in te kopen of een hoger kwaliteitsniveau uit te laten voeren. Korte informatielijnen met betrokken gemeenten op bestuurlijk en ambtelijk niveau In overleg met de gemeenten wordt per gemeente de dienstverlening bepaald. Afspraken worden vastgelegd in individuele dienstverleningsovereenkomsten. Aan de voorkant worden ook duidelijke afspraken gemaakt over vaste aanspreekpunten bij de advisering vanuit de brandweer aan de gemeenten op bestuurlijk en ambtelijk niveau.
2.2 Ambitie Brandweer Gelderland-Midden is straks één van de 25 brandweerkorpsen in Nederland. Het korps is gericht op de taken behorend bij de veiligheidsketen (pro-actie, preventie, preparatie, repressie en nazorg). Bij het uitvoeren van deze taken is de veiligheidsketen herkenbaar in de organisatie en een gesloten en krachtige keten. Het korps zorgt voor een continue paraatheid van de basisbrandweerzorg. Om dit te bereiken is samenwerking tussen medewerkers uit de diverse afdelingen, beroepskrachten èn vrijwilligers van onze regio van groot belang. Voor alle medewerkers geldt dat er sprake zal zijn van een herkenbare werkeenheid, met een aanspreekbare leidinggevende (bevoegd om te beslissen) èn een herkenbaar bovenliggend leidinggevend niveau. Concreet: iedereen kent zijn baas en de 'baas van zijn baas’.
5
Hiermee is herkenbaarheid en betrokkenheid geborgd. Brandweer Gelderland-Midden is een bekwame organisatie, die werkt vanuit de wetenschap dat repressieve brandweerzorg in belangrijke mate wordt verzorgd door vrijwilligers. De organisatie is op 1 januari 2014 toekomstbestendig ingericht en houdt rekening met de relevante omgevingsontwikkelingen. Dit omdat stabiliteit van taken en werkeenheden bijdraagt aan een goede taakuitvoering. In de uitvoering van de werkzaamheden is er ruimte voor het verrichten van extra taken voor gemeenten op basis van bestuurlijke wensen. De hoogste besturingslaag van de brandweerorganisatie is gezamenlijk verantwoordelijk voor de totale resultaten en voor de afstemming tussen bestuur en de organisatie. Deze samenhang is in de gehele organisatie herkenbaar. Werkzaamheden zijn op elkaar afgestemd en medewerkers zijn daarin aanvullend aan elkaar. Niet alleen de eigen werkzaamheden, maar juist ook de bijdrage aan de herkenbare producten voor onze klanten zijn bepalend.
2.3 Resultaat Het project regionalisering brandweer in Gelderland-Midden streeft naar het volgende resultaat: Een brandweerorganisatie voor Gelderland-Midden onder eenhoofdige leiding die regionaal beheer voert en waarbij al het brandweerpersoneel in dienst is; De start van de nieuwe organisatie is op 1 januari 2014; Een eenduidig, efficiënt en stuurbaar organisatiemodel voor de brandweerorganisatie als onderdeel van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden; Een eenduidige set van arbeidsvoorwaarden, -regelingen en functies; Een stabiele financiële situatie met een transparant financieel model dat recht doet aan de gebiedsgebonden kenmerken en risico’s; Een uniform kwaliteitsniveau voor het gemeenschappelijk deel en als afgeleide daarvan eensluidende werkwijzen; Opgestelde dienstverleningsovereenkomsten met alle gemeenten in de regio Gelderland-Midden waarin de brandweerzorg met het geldende kwaliteitsniveau is vastgelegd. Dit niveau voldoet tenminste aan het instapkwaliteitsniveau; Korte informatielijnen met betrokken gemeenten op bestuurlijk en ambtelijk niveau.
6
3. Hoofdstructuur en inrichtingsprincipes 3.1 Definitie In de regio Gelderland-Midden zijn momenteel 10 brandweerkorpsen, waarvan een aantal meerdere gemeenten bedient. In de regio zijn 41 uitrukposten van waaruit de brandweerzorg geleverd wordt. Dat gebeurt met de inzet van ruim 800 vrijwilligers en ruim 100 beroeps. Er werken zo'n 150 medewerkers met een beheersmatige functie bij de brandweer, waarvan een deel ook een repressieve functie vervult. Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) is één dienst die als wettelijk aangewezen hulpverleningsorganisatie op het terrein van brandweer, volksgezondheid, rampen en crises fungeert. De organisatie kent drie sectoren: brandweer, volksgezondheid en facilitaire zaken. De sector facilitaire zaken ondersteunt de beide inhoudelijke sectoren.
De gemeentelijke brandweerkorpsen in de regio gaan samen met de sector brandweer van VGGM één nieuwe brandweerorganisatie vormen. In het proces van regionalisering worden de andere twee sectoren binnen VGGM niet opnieuw ingericht. Uiteraard wordt de sector facilitaire zaken wel aangepast op de uitbreiding aan de brandweerkant. Dit valt buiten de verantwoordelijkheid van het project regionalisering. De directie van VGGM leidt dit proces. De herinrichting van de brandweerorganisatie vindt plaats binnen de context van de bestaande VGGM organisatie. Dit betekent dat het voorgestelde organisatiemodel van de brandweer moet aansluiten op de rest van de organisatie van VGGM. Dat geldt vooral op het aspect bedrijfsvoering. De PIOFACH taken (personeel & organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) zijn op dit moment centraal belegd binnen de sector facilitaire zaken. Het hierop aansluiten is als randvoorwaarde meegenomen in de uitwerking van dit organisatieplan. Daar waar significante voordelen kunnen worden behaald door af te wijken van dit centrale gedachtegoed voor de sector brandweer, zal dat worden benoemd.
3.2 Sturingsfilosofie Brandweer Gelderland-Midden wordt gevormd uit gemeentelijke brandweerkorpsen en de sector brandweer van VGGM; ieder met een eigen identiteit en eigen manier van werken. Dit betekent dat het belangrijk is een eenduidige sturingsfilosofie te hebben. Leiderschap dat zich kenmerkt door leidinggevenden die zich niet alleen verantwoordelijk voelen voor hun eigen organisatieonderdeel, maar gezamenlijk staan voor het belang van het geheel. Leiderschap is werken aan identiteit, cultuur en gedrag. Dit creëren we door: Te sturen op samenhang. Het management draagt uit hoe de eigen taken samenhangen met andere taakgebieden in de organisatie, om de doelstellingen van het geheel te kunnen realiseren. Naast de verbondenheid met het primaire taakgebied bestaat er ook een collectieve ambitie. Te sturen op resultaten met het accent op goedlopende processen, output en samenwerking. Te sturen op kostenbewustzijn en efficiëntie met een accent op goed budgetbeheer van geld en tijd. De bereidheid om prestatieafspraken te maken en elkaar daarop aan te spreken.
7
Het management maakt prestatieafspraken maar geeft ook de nodige vrijheid en ruimte bij de uitvoering van de taken zodat kennis en ervaring optimaal worden benut. Het management is in staat om coachend te sturen maar ook directief als het nodig is. Werkprocessen bevorderen effectieve samenwerking met collega’s en externe partners. Processen zijn beschreven en bieden daardoor voldoende informatievoorziening.
3.3 Cultuur De organisatie die wij met elkaar willen zijn, moet zich vanaf 1 januari 2014 gaan ontwikkelen. Dat geldt ook voor de cultuur van de organisatie. De brandweer Gelderland-Midden wordt een grote organisatie met veel verschillende teams. Die verscheidenheid van de organisatie is een groot goed. Die zullen we ook koesteren, zonder te denken in "wij-zij-hokjes". De belangen in de brandweerorganisatie zijn immers hetzelfde. Dat geeft saamhorigheid. Als brandweer zijn wij dienstbaar naar anderen, maar ook naar elkaar. De "warme" en "koude" organisatie zijn beide van waarde en houden we daarom dicht bij elkaar. Ook qua gevoel. Bij de brandweer werken vrijwilligers en beroepsmedewerkers intensief samen. In de organisatie werken we niet alleen samen binnen de afdelingen, maar vinden we het juist belangrijk dat medewerkers afstemming zoeken met andere afdelingen, gericht op het resultaat, en verder kijken dan het eigen team. Iedereen realiseert zich dat hij of zij onderdeel uitmaakt van het totaal en dat samen gewerkt wordt aan het neerzetten van een resultaat dat voldoet aan de wensen en eisen van onze interne en externe partners. Vanuit dat verantwoordelijkheidsgevoel wordt gehandeld. De brandweer blijft geworteld in de lokale gemeenschap, waarbij een post zijn eigen identiteit heeft. We organiseren betrokkenheid bij de organisatie en bij het verzorgingsgebied. Dit vraagt om inspirerend leiderschap, goed werkgeverschap en een management dat werkt volgens het principe: zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Open en transparant. Medewerkers worden uitgedaagd te doen wat ze leuk vinden en wat ze goed kunnen. Met passie en deskundigheid.
3.4 Processen Een organisatie heeft structuur nodig wil het niet eindigen in chaos. Een structuur alleen is echter niet genoeg. Het kan namelijk duidelijk zijn welke afdelingen, functies, taken en bevoegdheden er zijn, maar als er niet duidelijk is hoe het werk wordt uitgevoerd en afgestemd, kan een organisatie niet leveren wat zij wil leveren. Een hiërarchische structuur alleen maakt niet duidelijk welke resultaten de organisatie wil behalen en hoe die behaald moeten worden. Processen maken dit wel inzichtelijk, omdat het te behalen eindresultaat centraal staat in een proces. Processen zijn ketens van activiteiten (c.q. werkzaamheden) in onderlinge samenhang, logisch geordend en gericht op het bereiken van een resultaat.
Input = bijv. informatie
Proces
Product of dienst
Klant = bijv. inwoner, bedrijf of gemeente
In bovenstaand figuur leidt het proces, dat weergegeven wordt in het blok, tot een eindproduct dat bestemd is voor de klant. Een procesbeschrijving laat zien uit welke activiteiten een proces bestaat, wat het moet opleveren, wie er bij betrokken zijn en met welke andere activiteiten het samenhangt. De meerwaarde van het werken met processen voor de brandweer is: De samenhang in de activiteiten van de organisatie is duidelijk zichtbaar. Het geeft een beter inzicht in hoe een specifieke taak zich verhoudt ten opzichte van het geheel, gericht op een helder geformuleerd resultaat/product.
8
De rollen van de verschillende medewerkers in een werkstroom worden inzichtelijk. Communicatie over verbeteringen wordt vergemakkelijkt. Er ontstaat een betere overdraagbaarheid van kennis aan nieuwe medewerkers, kennis wordt immers vastgelegd. Er is een afgesproken werkwijze, waarbij er sprake is van een optimale balans in efficiency en effectiviteit. Klantgericht denken en externe gerichtheid worden gestimuleerd, omdat het eindresultaat en de klant centraal staan. Zelfsturing is beter mogelijk omdat de kaders duidelijk(er) worden vastgelegd. Met een medewerker worden resultaatafspraken gemaakt van wat er in een bepaalde periode van hem verwacht wordt. Er is aandacht voor het cyclische aspect van processen: alle processen hebben een herkenbare plan-do-check-act-cyclus in zich.
Het procesgestuurde model De brandweer in Gelderland-Midden kiest voor processturing. Het procesgestuurde organisatiemodel staat voor dat wat we wettelijk verplicht zijn te doen: één brandweerorganisatie bouwen op de schaal van de regio, gebaseerd op de optimale schaal van werkprocessen. Dit betekent dat de werkprocessen in de organisatie centraal staan. De processen beschrijven het werk van medewerkers, wat van hen verwacht wordt in het werkproces, wie nog meer betrokken is bij de werkzaamheden en met wie dus samenwerking moet worden gezocht. Medewerkers worden in het procesgestuurde model gestimuleerd om verder te kijken dan een afgebakende taak, zij zijn medeverantwoordelijk voor een proces. De taak is onderdeel van een groter geheel en draagt bij aan het einddoel. De gekozen primaire producten van de brandweer in Gelderland-Midden zijn incidentbestrijding, operationele voorbereiding en risicobeheersing. Deze producten komen tot stand doordat medewerkers uitvoering geven aan zowel afdelingsoverstijgende als afdelingspecifieke werkprocessen. Daarnaast zijn er verschillende ondersteunende en besturende processen te onderkennen, die deels binnen de brandweer en deels binnen de VGGM-sector facilitaire zaken zijn ondergebracht. Het landelijke procesmodel van de Nederlandse Vereniging voor Brandweer en Rampenbestrijding (NVBR) is als uitgangspunt genomen voor de in de tabel hieronder weergegeven processtructuur binnen Gelderland-Midden. Binnen de NVBR is een model ontwikkeld voor alle veiligheidsregio’s die de regio’s kunnen gebruiken als referentie voor het definiëren van de eigen werkprocessen en het ontwikkelen van procesbeschrijvingen. In dit NVBR procesmodel zijn de belangrijkste werkprocessen van de brandweer benoemd en onderverdeeld in verschillende categorieën. Er is voor gekozen om aansluiting te zoeken bij dit bestaande procesmodel van de brandweer. Op basis van het NVBR procesmodel zijn zeven afdelingsoverstijgende processen gekozen om nader uit te werken als onderdeel van dit organisatieplan. Bij de keuze voor deze processen is betrokkenheid van meerdere afdelingen als leidend criterium genomen. Afdelingsspecifieke processen maken ook onderdeel uit van de processtructuur binnen brandweer Gelderland-Midden. Dit zijn de werkprocessen die binnen één afdeling plaatsvinden.
9
Voorlopige processtructuur brandweer Gelderland-Midden Primaire producten: Incidentbestrijding Operationele voorbereiding Risicobeheersing Afdelingsoverstijgende processen (horizontaal georganiseerd) o.a.: Bereikbaarheidskaarten Evalueren Risicoanalyse Advisering externe veiligheid Opleiden / vakbekwaam worden Oefenen / bijscholen Advisering ten aanzien van vergunningverlening Afdelingsspecifieke processen, bijvoorbeeld: Controle op brandveiligheid (afdeling risicobeheersing) Bestrijden van incidenten (afdeling incidentbestrijding) Onderhoud van voertuigen (afdeling operationele voorbereiding) Ondersteunende processen, bijvoorbeeld: P&O Het leveren van facilitaire diensten Besturende processen, bijvoorbeeld: Beleid en sturing
Processen in relatie tot hiërarchie In de brandweerorganisatie van Gelderland-Midden is elk afdelingshoofd verantwoordelijk voor één primair product voor de gehele regio. Voor de totstandkoming van de primaire producten is een hiërarchische (c.q. verticale) structuur noodzakelijk om het werk te kunnen doen. Maar een belangrijk kenmerk van het procesgestuurde model is dat de drie afdelingen nauw met elkaar verbonden zijn door afdelingsoverstijgende (c.q. horizontale) processen. In onderstaand figuur zijn deze afdelingsoverstijgende processen weergegeven in relatie tot afdelingsspecifieke processen.
10
AFDELINGSSPECIFIEK PROCES
AFDELINGSSPECIFIEK PROCES
AFDELINGSSPECIFIEK PROCES
AFDELINGSOVERSTIJGEND PROCES
AFDELINGSOVERSTIJGEND PROCES
De afdelingsoverstijgende processen lopen dwars door de hiërarchische structuur heen om onderlinge afstemming en informatie-uitwisseling tussen de afdelingen te borgen. Voor deze afdelingsoverstijgende processen worden zogenoemde proceseigenaren benoemd die de gemaakte afspraken in het proces bewaken. Het MT draagt de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van afdelingsoverstijgende processen. De proceseigenaar organiseert in samenspraak met afdelingshoofden het werkproces over de afdelingen heen op basis van het product (c.q. dienst) dat wordt geleverd en de eisen en wensen die de klant aan dit product (c.q. dienst) stelt. Daarbij zoekt de proceseigenaar afstemming met de betrokken afdelingshoofden in het proces, bijvoorbeeld over de te leveren capaciteit. Verder genereert de proceseigenaar in opdracht van het MT belangrijke managementinformatie over het proces waarop het MT stuurt om processen te kunnen verbeteren. De rol van proceseigenaar is een structurele taak die een aantal functionarissen binnen de brandweer naast het reguliere werk op zich nemen. Proceseigenaren worden op basis van competenties benoemd. De proceseigenaar en het afdelingshoofd zijn in sterke mate afhankelijk van elkaar om resultaten te behalen. In relatie tot de proceseigenaar, is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor het product dat wordt geleverd in het proces terwijl de proceseigenaar namens het MT de inrichting en de kwaliteit van
11
het proces bewaakt. In geval van conflicten tussen proceseigenaren en afdelingshoofden, wordt dit besproken in het managementteam waar immers de gezamenlijke verantwoordelijkheid ligt voor de processen. De leden van het managementteam worden geacht te kunnen schakelen en afwegen tussen overkoepelende prioriteiten en doelstellingen en de afdelingsbelangen. De uiteindelijke doorzettingsmacht ligt bij de directeur brandweer, in het geval dat het managementteam er in goed overleg niet uitkomt. Een goed voorbeeld van een afdelingsoverstijgend proces is de totstandkoming van bereikbaarheidskaarten. Hieronder is de procesbeschrijving weergegeven. De afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de specifieke activiteiten in het proces zijn ook bij iedere processtap aangegeven1. Bereikbaarheidskaarten worden opgesteld voor de incidentbestrijding met behulp van informatie vanuit de afdelingen risicobeheersing en operationele voorbereiding. Als resultaat heeft de bevelvoerder bij een uitruk juiste en volledige informatie tot zijn beschikking. Maar aan de voorkant moeten wel duidelijke afspraken worden gemaakt over welke prestaties behaald moeten worden in het werkproces. Een prestatie-indicator van het proces bereikbaarheidskaarten kan bijvoorbeeld actualiteit van een bereikbaarheidskaart zijn. Zo kan binnen de organisatie worden afgesproken dat het aanpassen van een bereikbaarheidskaart door een wijziging van het object binnen tien werkdagen doorgevoerd moet zijn.
Bij de totstandkoming van het organisatieplan is bewust gekozen om eerst te starten met het beschrijven van een aantal afdelingsoverstijgende werkprocessen. Hier ligt tenslotte de crux van het procesgestuurde organisatiemodel: samen werken aan één eindresultaat (een door de brandweer te leveren product of dienst) met meerdere mensen vanuit verschillende afdelingen over de hele regio Gelderland-Midden verspreid. Voor zeven afdelingsoverstijgende processen zijn procesbeschrijvingen gemaakt door medewerkers van de brandweerorganisaties in Gelderland-Midden die momenteel ook betrokken zijn bij de werkzaamheden in het proces. De processen zijn op hoofdlijnen beschreven. Dit betekent dat er geen uitgebreide handboeken gemaakt worden met gedetailleerde procesbeschrijvingen. Werkprocessen zijn geen doel op zich, ze worden ingezet als middel om resultaten te bereiken. Het leidende principe hierbij is vakmanschap, de medewerkers die in het proces betrokken zijn, weten zelf hoe ze invulling kunnen geven aan de werkzaamheden op detailniveau. De volgende procesbeschrijvingen zijn in bijlage 1 opgenomen: Evalueren Risicoanalyse Advisering externe veiligheid Opleiden / vakbekwaam worden Oefenen / bijscholen Advisering ten aanzien van vergunningverlening
1
De afkorting RB staat voor de afdeling risicobeheersing en wordt aangegeven met de kleur groen; OV staat voor de afdeling operationele voorbereiding en wordt aangegeven met de kleur geel. IB staat voor de afdeling incidentbestrijding en wordt aangegeven met de kleur rood. Indien meerdere afdelingen betrokken zijn bij een specifieke processtap, dan is het blokje blanco gelaten.
12
Tijdens de sessies waarin medewerkers van de brandweerorganisaties in Gelderland-Midden aan de slag zijn gegaan met de procesbeschrijvingen, is ook een aantal inhoudelijke details en vragen naar voren gekomen. Met de uitwerking van deze inhoudelijke details en de beantwoording van de geformuleerde vraagpunten gaan de nieuwe leidinggevenden met de afdelingen verder aan de slag. Een vervolgstap is het beschrijven van nog een aantal afdelingsoverstijgende werkprocessen en het beschrijven van de werkprocessen die binnen één afdeling plaatsvinden. Deze laatste activiteit zal plaatsvinden in het tweede halfjaar van 2013 wanneer alle medewerkers van de brandweer in Gelderland-Midden op een functie zijn geplaatst. Dan start een traject waarin leidinggevenden en proceseigenaren gezamenlijk met medewerkers van de afdeling aan de slag gaan met hoe zij het werk in de afdeling willen organiseren en dus hoe zij de werkprocessen willen inrichten. Dit zal doorlopen in het eerste half jaar van 2014 als de nieuwe organisatie van start is gegaan.
Samenwerking Er zijn vier soorten samenwerkingsrelaties te benoemen in de brandweerorganisatie van GelderlandMidden: 1. Externe relaties: bijvoorbeeld inwoners, Regionale Uitvoeringsdiensten, leveranciers en de pers 2. Interne relaties: andere afdelingen binnen de brandweerorganisatie van Gelderland-Midden, andere sectoren binnen VGGM 3. Ketenpartners: de partners binnen en buiten de Veiligheidsregio Gelderland-Midden zoals gemeenten 4. Bestuurders: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de burgemeesters Waar relevant worden de verschillende samenwerkingsrelaties van de betreffende afdeling benoemd in de volgende hoofdstukken van deze notitie.
Informatiemanagement Goede en adequate informatievoorziening is een voorwaarde om succesvol te kunnen werken in een procesgestuurde organisatie. Door informatie en gegevens op een adequate wijze te registreren en te beheren, kan inzicht worden verkregen in geleverde resultaten en kan gericht worden (bij)gestuurd om gestelde doelen te behalen. Verder is een groot deel van de werkzaamheden dat wordt uitgevoerd in de nieuwe brandweerorganisatie niet specifiek locatiegebonden. Dit vraagt dus ook dat informatie overal beschikbaar is. Bovendien moet informatie actueel, betrouwbaar, controleerbaar en tijdig zijn. Informatievoorziening behelst vooral het ontsluiten van een veelheid aan bronsystemen, zodat van de grote hoeveelheid gestructureerde en ongestructureerde data gegevens kunnen worden gemaakt. Van deze gegevens wordt door inhoudsdeskundigen informatie gemaakt voor de desbetreffende doelgroep. Deze informatie kan dan worden gebruikt om te kunnen sturen, verantwoorden en/of adviseren, dit zowel in de koude als warme situatie. Het organiseren van een goede informatievoorziening zal de nodige inspanning vragen om dit gestructureerd en structureel op poten te zetten. Het is belangrijk om hierbij een onderscheid te maken tussen informatievoorziening en ICT automatisering. Automatisering gaat over het beschikbaar stellen aan medewerkers van geautomatiseerde hulpmiddelen (PC's, laptops, telefoon, etc.) en alles wat daar voor nodig is om dat te faciliteren. Waar automatisering randvoorwaardelijk is om te kunnen werken, is informatievoorziening randvoorwaardelijk om de goede dingen te kunnen doen.
3.5 Hoofdstructuur brandweer Gelderland-Midden De brandweer in Gelderland-Midden heeft een eenhoofdige leiding: de directeur brandweer. Het managementteam is gezamenlijk verantwoordelijk voor de brandweerorganisatie in GelderlandMidden. De directeur brandweer is voorzitter van het managementteam en bestaat naast hem uit de drie afdelingshoofden incidentbestrijding, operationele voorbereiding en risicobeheersing, het hoofd financiën, het hoofd advies & service en het hoofd stafbureau.
13
De organisatie is centraal ingericht en kent gedeconcentreerde werkplekken in de regio. Er is dus geen sprake van centrale of decentrale werklocaties en taken in de nieuwe organisatie.
Terminologie In dit organisatieplan worden de volgende begrippen gebruikt voor aanduidingen binnen de organogrammen van de verschillende afdelingen: Afdeling: er zijn drie afdelingen binnen brandweer Gelderland-Midden: incidentbestrijding, operationele voorbereiding en risicobeheersing. Iedere afdeling wordt geleid door een afdelingshoofd. Team: elke afdeling is waar nodig onderverdeeld in teams. Een team wordt geleid door een teammanager. De teammanager heeft volledige personele verantwoordelijkheid voor alle medewerkers die onder het team vallen. Onder de teammanager zijn enkele medewerkers werkzaam die functioneren als inhoudelijk aanspreekpunt voor de overige medewerkers. Daarnaast nemen zij een deel van de werkplanning op zich, zoals het uitzetten van werkzaamheden of opdrachten bij verschillende medewerkers in het team. Deze medewerkers hebben geen personele verantwoordelijkheid.
14
Repressief cluster: de afdeling incidentbestrijding kent een afwijkende benaming van de organisatieonderdelen. De afdeling is onderverdeeld in repressieve clusters die ieder aangestuurd worden door een clustercommandant. De clustercommandant stuurt rechtstreeks alle ploegcommandanten in het cluster aan. Ploeg: de vrijwilligers en beroepsmedewerkers die de brandweerzorg leveren vanuit de 41 uitrukposten in de regio Gelderland-Midden zijn onderverdeeld in ploegen. Een ploeg wordt geleid door een ploegcommandant. Een ploegcommandant heeft personele verantwoordelijkheid voor alle vrijwilligers of beroepsmedewerkers in de ploeg.
3.6 Inrichting brandweer Gelderland-Midden De brandweerorganisatie in Gelderland-Midden wordt opnieuw, van onderop, opgebouwd. Enerzijds betekent dit dat eerder gemaakte keuzes voor het vormgeven van de (lokale) brandweerorganisaties niet meer van toepassing zijn. Anderzijds geldt dat een brandweerorganisatie gebouwd wordt op een aantal vaststaande uitgangspunten, zoals: Processturing. Een wettelijk bepaalde taakstelling. De combinatie van een beheersmatige en een repressieve organisatie waarin veelal dezelfde mensen een functie vervullen. De lokale verankering van brandweerposten. Er is geprobeerd een zo optimaal mogelijke balans te vinden tussen de twee oriëntaties van de brandweer: de beheersmatige organisatie en de repressieve organisatie. Waar de repressieve organisatie primair een lokale focus heeft, zal de beheersmatige organisatie vooral worden georganiseerd op basis van een optimale schaalgrootte voor de betreffende taak. Daarbij spelen diverse factoren als kritische massa, uniforme kwaliteit, eenduidige werkwijze, continuïteit, efficiëntie en sturing een rol. Deze factoren worden door de procesgestuurde werkwijze ondersteund. Ten aanzien van de totale organisatie worden de volgende inrichtingsprincipes gehanteerd: Een afdeling heeft enkele uitvoerende teams (of clusters) om de kwaliteit te borgen en de gelaagdheid van de organisatie beperkt te houden. De opdeling in teams gebeurt op basis van span of control, het bundelen van specifieke kennis / kunde, de logische aansluiting bij andere organisaties en/of geografie. Dit wordt toegelicht in de betreffende hoofdstukken. De span of control van teammanagers is lastig te generaliseren voor alle teams. Per team is gekeken wat werkbaar is in de context van het te leveren product (c.q. dienst) en het gebied dat bediend moet worden. De aansturing van de teammanager varieert tussen de 15 tot 25 medewerkers. Ondersteunende staffuncties worden sectorbreed georganiseerd in een stafbureau. Vakinhoudelijk beleid is in de afdelingen belegd, algemeen beleid in het stafbureau. Hierbij wordt projectmatig werken niet bij één specifiek organisatieonderdeel belegd. In de afdelingen is een brede groep medewerkers beschikbaar die net als nu de rollen van projectleider, projectmedewerker of projectsecretaris op zich kunnen nemen bij het uitvoeren van een project. Daarnaast is vakinhoudelijke administratieve en secretariële ondersteuning in de afdelingen belegd, algemene administratieve en secretariële ondersteuning in het stafbureau. Op een aantal taakvelden die direct gerelateerd zijn aan de uitrukposten, is bewust gekozen om niet alles vanuit één punt te organiseren, maar juist aansluiting te zoeken bij de lokale verbondenheid en omstandigheden. Ten aanzien van de afdeling incidentbestrijding worden de volgende inrichtingsprincipes gehanteerd: De huidige posten zijn de basis voor de borging van de repressieve uitruksterkte. De span of control van een ploegcommandant en van een clustercommandant is 12 tot 18 medewerkers. Zo is er voldoende gelegenheid om de medewerkers (waarvan velen vrijwilligers zijn) personele ondersteuning te bieden en de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren. Voor de clustercommandant geldt tevens dat hij voldoende gelegenheid moet hebben om zichtbaar te zijn op de posten, de medewerkers hierin te kennen en de oefeningen geregeld bij te wonen.
15
Ten aanzien van de verbinding tussen de repressieve en beheersmatige organisatie worden de volgende inrichtingsprincipes gehanteerd: Verbinding en samenwerking in de veiligheidsketen vindt plaats op de werkvloer. Medewerkers met een beheersmatige functie werken op de diverse posten in de regio waar ook de clustercommandanten en ploegcommandanten werkzaam zijn. Op basis van de huidige ervaring en inzichten is duidelijk dat medewerkers van de beheersmatige organisatie ook nodig zijn voor het ondersteunen van de repressieve uitruksterkte op een aantal posten in de dagsituatie. Dit belang kan uitstijgen boven het bereiken van de optimale schaal voor de organisatie van de koude processen. Medewerkers die nu mee uitrukken in de dagsituatie, hebben bij de overgang naar de nieuwe brandweerorganisatie een keuzemogelijkheid voor de manier waarop zij uitvoering geven aan de beheersmatige en repressieve werkzaamheden. De eerste mogelijkheid is dat een medewerker één aanstelling heeft bij VGGM en daarbij twee functies kan bekleden (zowel beheersmatig als repressief). Dit betekent dat een medewerker beheersmatige taken uitvoert voor de brandweer, bijvoorbeeld de organisatie en begeleiding van oefeningen, en daarnaast ook een repressieve functie bekleedt doordat hij mee uitrukt tijdens kantoortijden op een bepaalde post als bevelvoerder. In dit geval worden uitruk- en oefenuren gezien als werktijd. Een tweede mogelijkheid is dat een medewerker een beheersmatige aanstelling heeft bij VGGM en daarnaast een aanstelling als vrijwilliger heeft bij VGGM. Uitruk- en oefenuren worden bij deze mogelijkheid vergoed volgens de vrijwillige aanstelling. Bij deze keuze moet wel de Arbeidstijdenwet als randvoorwaarde in acht worden genomen. In de toekomst krijgen nieuwe medewerkers bij de brandweer in Gelderland-Midden één aanstelling bij VGGM waarin zij meerdere functies kunnen bekleden (zowel beheersmatig als repressief). Definitieve besluitvorming over dit punt volgt nog in afstemming met het Bijzonder Georganiseerd Overleg. Repressieve taken zijn niet hard te matchen met beheersmatige taken, er is dus geen koppeling op voorhand tussen beheersmatige en repressieve functies. Voor de repressieve functie worden, net als voor de beheersmatige functie, eisen geformuleerd op basis waarvan mensen wel of niet geschikt zijn om deze functie uit te oefenen.
Strategisch, tactisch en operationeel niveau In een procesgestuurde organisatie vindt besturing plaats op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De directeur brandweer en de drie afdelingshoofden sturen voornamelijk op strategisch en tactisch niveau. Het gaat hierbij over het richting geven aan de organisatie en welke resultaten over een termijn van drie tot vijf jaar moeten worden neergezet. Tactische besturing gaat specifiek over het inrichten van de organisatie. Waar op strategisch niveau besluiten zijn genomen over de richting van de komende drie tot vijf jaar, gaat het op tactisch niveau over de vertaling van die keuzes in consequenties voor de brandweerorganisatie. Bijvoorbeeld welke middelen zijn nodig voor het behalen van strategische doelstellingen en welke medewerkers en/of externe samenwerkingspartners komen hierbij in beeld? Het is de taak van afdelingshoofden om de vertaalslag van strategisch naar tactisch niveau goed te maken voor het middenmanagement dat gevormd wordt door de verschillende teammanagers en clustercommandanten. Deze laatste groep heeft namelijk op hun beurt weer de taak om naast de tactische besturing een goede vertaling hiervan te maken naar het operationeel niveau. Medewerkers van brandweer Gelderland-Midden verrichten vooral uitvoerende werkzaamheden, omdat de activiteiten die zij ondernemen een directe bijdrage leveren aan de totstandkoming van producten of diensten die de brandweer levert aan bijvoorbeeld inwoners, bedrijven, samenwerkingspartners of andere afdelingen binnen de sector brandweer of binnen de veiligheidsregio.
Directeur brandweer De directeur is eindverantwoordelijk voor de gehele brandweerorganisatie. Hij stuurt op hoofdlijnen, de afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor de drie afdelingen en hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het totale resultaat. Naast de sturing van de interne organisatie is hij adviseur van het bestuur en heeft hij een sterke externe oriëntatie. De organisatie maakt beleid, het managementteam stelt vast en de organisatie voert uit. De directeur brandweer wordt bij afwezigheid vervangen door een van de afdelingshoofden. Deze wordt aangesteld als plaatsvervangend directeur brandweer.
16
De directeur brandweer is samen met de directeur publieke gezondheid verantwoordelijk voor de gehele VGGM organisatie. Daarnaast is hij voorzitter van de veiligheidsdirectie. De directeur brandweer heeft, samen met zijn managementteam, als eerste standplaats de werklocatie Arnhem – Rietgrachtstraat. Dit om dichtbij de ondersteunende sector facilitaire zaken en de directie volksgezondheid georganiseerd te zijn.
Relatie met gemeenten Afdelingshoofden dragen in de procesgestuurde brandweerorganisatie niet alleen verantwoordelijkheid voor het primaire product dat wordt afgeleverd, maar zijn ook gezamenlijk integraal verantwoordelijk voor het totale resultaat. Zij fungeren namelijk, ook voor de andere beleidsvelden buiten de eigen afdeling om, individueel als aanspreekpunt voor een aantal gemeentelijke bestuurders. De onderlinge afstemming over de lopende zaken in de drie afdelingen is dus van cruciaal belang. Dit contact heeft betrekking op zowel de operationele gang van zaken als de zaken op strategisch niveau, zoals beleidsmatige wijzigingen, ontwikkelingen in de gemeente en aanpassingen in de dienstverleningsovereenkomst. Het procesgestuurde model biedt ruimte en regie om gemeentelijk maatwerk te kunnen leveren.
Relatie met veiligheidsbureau Gelderland-Midden kent een veiligheidsbureau waarin de betrokken multidisciplinaire partners (brandweer, GHOR, politie, gemeenten, waterschap, Openbaar Ministerie en defensie) een bijdrage leveren aan het multidisciplinaire product. Het veiligheidsbureau is geen eigenstandige organisatie. De betrokken organisaties leveren elk een bijdrage in de vorm van capaciteit. Het managementteam van het veiligheidsbureau bestaat uit tactisch leidinggevenden van de parate diensten op het gebied van meldkamer, risico- en crisisbeheersing en een coördinerend functionaris namens de gemeente. Waterschap, Openbaar Ministerie en defensie zijn agendalid. Op basis van het beleidsplan Rampenbestrijding en Crisisbeheersing Gelderland-Midden wordt door het managementteam leiding gegeven aan dit bureau en de multidisciplinaire meldkamer. In de jaarplanning worden afspraken gemaakt over het aantal en het soort oefeningen, planfiguren en de te leveren capaciteit vanuit de verschillende partijen. Het managementteam van het veiligheidsbureau legt verantwoording af aan de veiligheidsdirectie. Werkzaamheden van het veiligheidsbureau vinden veelal plaats in de vorm van "projecten". Per oefening of planvorm wordt een projectleider benoemd. Vanuit de afdelingen worden de projectleden benoemd en door deze multidisciplinaire gelegenheidsteams worden de producten inclusief een evaluatie geleverd. Deze samenwerking vindt fysiek plaats in het politiebureau aan de Beekstraat in Arnhem. De brandweer zorgt voor de coördinatie en beleidsmatige ondersteuning van de werkzaamheden. De bijdrage aan het veiligheidsbureau en de coördinerende taak van de brandweer blijven ook na 2014 in stand en worden ondergebracht binnen de afdeling operationele voorbereiding. Het afdelingshoofd operationele voorbereiding is de coördinator van het veiligheidsbureau.
17
4. Incidentbestrijding 4.1 Definitie Incidentbestrijding is het bestrijden van brand en het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan brand.
4.2 Doelstelling Incidentbestrijding heeft als taak het bestrijden van brand en het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand. Daarnaast heeft incidentbestrijding in Gelderland-Midden een First Response Brandweer taak. Om deze taken uit te voeren, kan de afdeling continu (7 dagen per week, 24 uur per dag) vrijwilligers en beroepsmedewerkers inzetten. Deze rukken uit naar de plaats van het incident, met voldoende en gekwalificeerd personeel en met adequate hulpmiddelen.
4.3 Producten, diensten en activiteiten De afdeling incidentbestrijding levert meerdere producten en diensten. De taken worden verricht op basis van wetgeving, dienstverlening, of op basis van het aannemen van een opdracht. Conform de wetgeving worden de volgende producten/diensten geleverd: Redden van mens en dier Brandbestrijding Hulpverlening Schadebeperking Stabiliseren In de regio Gelderland-Midden is als extra taak door het bestuur vastgesteld: First Response Brandweer (FRB) De afdeling incidentbestrijding zorgt eveneens voor het ontwerpen, het toepasbaar maken en het actualiseren van procedures voor de brandweerzorg. De ontwikkeling en het beheer van werkinstructies, handboeken voor bevelvoerders, Officieren van Dienst en Hoofdofficieren van Dienst maken ook deel uit van dit taakveld. De taken op dit gebied zijn meer dan alleen het beschrijven van een procedure. Het wordt uitgevoerd door medewerkers die bekend zijn met de ontwikkelingen op het desbetreffende vakgebied. De vertaling van plannen en procedures naar het meldkamerdomein en het overleg hieromtrent horen ook bij dit taakveld.
4.4 Inrichtingsprincipes Voor de afdeling incidentbestrijding blijven een groot aantal zaken gaan zoals ze op dit moment gaan in de bestaande organisaties. De kracht van de brandweer zit in de lokale aansluiting en de identiteit van de verschillende posten. De wijze waarop de posten zijn opgebouwd, is en blijft herkenbaar voor alle collega’s. Voor het repressief personeel is de ploegcommandant aanspreekbaar voor de dagelijkse gang van zaken. Wat verandert, is dat meerdere posten samen een repressief cluster vormen. Het cluster wordt geleid door een clustercommandant. De herkenbaarheid /aanspreekbaarheid van direct leidinggevenden is hierbij voor iedereen van belang. De clustercommandant en de Officier van Dienst zullen regelmatig op de post zijn voor een bezoek tijdens of na de oefeningen. Vrijwilligers en beroepsmedewerkers van de afdeling incidentbestrijding kunnen dus terecht bij de eigen ploegcommandant met vragen of problemen, maar kunnen ook aankloppen bij de clustercommandant.
4.5 Gebiedsindeling Voor de repressieve organisatie hanteren we clusters van posten die samen onder de verantwoordelijkheid vallen van één clustercommandant. De repressieve sterkte per post zoals die in de huidige situatie georganiseerd is, is een gegeven. Het risicoprofiel van het ene gebied is eenmaal anders dan dat van een ander gebied in de regio. Een post heeft een of meerdere ploegcommandanten voor de aansturing van de repressieve organisatie op de post. Voor de span of control van een ploegcommandant wordt als uitgangspunt gehanteerd dat hij leiding geeft aan een
18
ploeg van zo'n 12 - 18 personen2. Indien de sterkte van een post groter is dan 18 personen, heeft het de voorkeur een tweede ploegcommandant aan te stellen, maar er zijn ook andere oplossingen denkbaar. Voor de indeling van de repressieve clusters is gekeken naar het aantal ploegcommandanten in relatie tot de span of control van een clustercommandant. Daarnaast is bij de inrichting van de repressieve clusters rekening gehouden met de gemeentegrenzen en de eerder afgesproken vijf OvDgebieden. In de operationele hoofdstructuur van brandweer Gelderland-Midden, die verderop in dit hoofdstuk wordt toegelicht, wordt ook uitgegaan van deze OvD-gebieden. Voor een zo optimaal mogelijke aansturing en samenwerking worden OvD-gebieden en repressieve clusters op dezelfde schaal georganiseerd. In bijlage 2 is een overzicht te vinden van de posten in de regio en het aantal vrijwilligers en beroepsmedewerkers per post. Aan de hand daarvan is het aantal verwachte ploegcommandanten toegekend aan de posten. Dit komt uit op een aantal van 68 ploegcommandanten in de regio. Een clustercommandant kan qua taken ook weer zo'n 12 - 18 ploegcommandanten aansturen. Uitgaande van deze uitgangspunten is de gebiedsindeling als volgt: Cluster
Posten
Aantal ploegcommandanten
Noord
Barneveld Garderen Kootwijkerbroek Voorthuizen Zwartebroek Nijkerk Hoevelaken Scherpenzeel Ede Ede-Stadspoort Bennekom Lunteren Otterlo Harskamp De Valk Ederveen Wageningen Arnhem Arnhem-Zuid Doorwerth Oosterbeek Renkum/Heelsum Wolfheze Doesburg Duiven Rheden Dieren Velp Zevenaar Giesbeek Lobith Pannerden Bemmel Huissen Gendt Doornenburg Elst Heteren Oosterhout Valburg Zetten
2 1 1 2 1 4 2 2 3 1 1 1 1 1 1 1 3 6
West
Midden
Oost
Zuid
1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 1 2 1 2 2 1 1 2 2 1 1 2
Totaal aantal ploegcommandanten 15
13
10
17
14
2
De bezetting van een tankautospuit bestaat uit 6 personen. Uitgaand van een factor 200% voor de bezetting komt het neer op 12 personen, en bij een factor van 300% gaat het over 18 personen.
19
Om de brandweerzorg te kunnen leveren heeft de brandweer beroepsmedewerkers en vrijwilligers paraat. Deze paraatheid is op diverse manieren vormgegeven. De korpsen Arnhem en Ede kennen een gedeeltelijke beroepsbezetting om brandweerzorg te kunnen leveren. De overige korpsen in de regio werken met vrijwilligers. Daarbij kan weer onderscheid worden gemaakt tussen posten waar alle vrijwilligers altijd gealarmeerd worden, vrijwilligers met consignatiedienst of posten waarbij vrijwilligers in een groep of sectie draaien die in een bepaalde week "dienst heeft".
Posten met dagbezetting In principe kunnen medewerkers op alle 41 posten in de regio Gelderland-Midden werken. Op een aantal plekken in de regio worden specifieke werklocaties ingericht van waaruit medewerkers hoofdzakelijk uitvoering geven aan hun werkzaamheden. Alle medewerkers van de brandweer in Gelderland-Midden hebben in overleg met hun leidinggevende een eerste standplaats van waaruit zij hun werkzaamheden uitvoeren. Daarnaast kunnen medewerkers nog een aantal nevenlocaties hebben waar zij bijvoorbeeld lokaalgebonden werkzaamheden verrichten. Vanuit een aantal posten wordt overdag ondersteuning van de uitruksterkte georganiseerd. De locaties zijn gekozen aan de hand van de huidige ervaring en inzichten op welke posten in de regio Gelderland-Midden ondersteuning van de repressieve uitruksterkte in de dagsituatie noodzakelijk is, omdat de uitruk op deze posten overdag niet volledig door vrijwilligers kan worden verricht. Het ondersteunen van de repressieve uitruksterkte in de dagsituatie is geen nieuw verschijnsel. Op veel posten in de regio werken nu medewerkers met beheersmatige taken die mee kunnen uitrukken. Per korps zijn daar afspraken over gemaakt hoe deze medewerkers mee uitrukken. Op basis van de ervaring en inzichten van alle commandanten over hun eigen korps is geïnventariseerd op welke posten in de dagsituatie knelpunten zijn in de uitruksterkte en in welke mate. Hierbij is ook gekeken naar het aantal meldingen tijdens werkdagen het afgelopen jaar. Op de volgende locaties wordt, op de momenten dat er knelpunten zitten in de bezetting, op roosterbasis de ondersteuning van de uitruksterkte met maximaal twee medewerkers (bevelvoerder en chauffeur/manschap) georganiseerd:
Barneveld Bemmel Dieren Doorwerth Elst Nijkerk Wageningen Zevenaar
Doordat op een aantal posten medewerkers aanwezig zijn die mee kunnen uitrukken, kan een post overdag bij een melding toch uitrukken. Immers, de post hoeft niet buitendienst gesteld te worden omdat er te weinig mensen beschikbaar zijn, of er hoeft geen buurpost gealarmeerd te worden omdat na een melding er niet voldoende mensen opkomen. Er zullen afspraken gemaakt worden op de post hoe de medewerkers mee uitrukken, bijvoorbeeld dat zij pas opstappen na een aantal minuten. Er zal nadrukkelijk overleg zijn met de post over de invulling van deze ondersteuning. In Arnhem (locaties Rietgrachtstraat en Beekstraat) en Ede zijn ook drie werklocaties gevestigd voor de nieuwe brandweerorganisatie, alleen hier is geen sprake van ondersteuning van de repressieve organisatie.
20
4.6 Structuur Bij de vormgeving van de structuur van incidentbestrijding is de tankautospuit als basis genomen. Als organisatorische basiseenheid voor incidentbestrijding is de groep medewerkers gehanteerd die nodig is om een tankautospuit te bemannen. Dit aantal kan per post verschillen in verband met sociaal/ demografische en geografische kenmerken. Daarnaast heeft een aantal posten een specialistisch voertuig waarop de operationele sterkte is aangepast.
21
Formatie Aantal fte 1
Functie Manager A
Schaal 14
6
Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning B
6
Toelichting Afdelingshoofd incidentbestrijding Medewerkers bedrijfsvoering. Vallen hiërarchisch onder clustercommandant van locatie waar zij werken.
Cluster Noord 1 Teammanager A 1 Vakspecialist C
12 9
Clustercommandant Medewerker incidentbestrijding
Aantallen vrijwilligers 205 Manschap/ bevelvoerder/ ploegcommandant Cluster West 1 Teammanager A 1 Vakspecialist C
12 9
1
Vakmedewerker B
7
3
Teammanager C en bevelvoerder
10
3
Teammanager D en bevelvoerder
9
21
Medewerker incidentbestrijding A of B
7 of 6
Clustercommandant Medewerker incidentbestrijding Planningscapaciteit voor beroepsbezetting Ede centrum Ploegcommandant Ede, niet mee te rekenen in de formatie, dit betreft 3 personen De repressieve taken worden meegeteld in de formatie van de beheersmatige functie. Plaatsvervangend ploegcommandant Ede, niet mee te rekenen als formatie, dit betreft 3 personen. De repressieve taken worden meegeteld in de formatie van de beheersmatige functie. Manschap Ede, niet mee te rekenen als formatie, dit betreft 21 personen. De repressieve taken worden meegeteld in de formatie van de beheersmatige functie.
Aantallen vrijwilligers 171 Manschap/ bevelvoerder/ ploegcommandant
22
Cluster Midden 1 Teammanager A 1 Vakspecialist C
12 9
0,5
7
Vakmedewerker B
4
10
Clustercommandant Medewerker incidentbestrijding Planningscapaciteit voor beroepsbezetting Arnhem Ploegcommandant Arnhem
Teammanager C en bevelvoerder 8 Teammanager D en bevelvoerder 60 Medewerker incidentbestrijding A of B Aantallen vrijwilligers 76 Manschap/ bevelvoerder/ ploegcommandant Cluster Zuid 1 Teammanager A 1 Vakspecialist C
12 9
Clustercommandant Medewerker incidentbestrijding
Aantallen vrijwilligers 174 Manschap/ bevelvoerder/ ploegcommandant Cluster Oost 1 Teammanager A 1 Vakspecialist C
12 9
Clustercommandant Medewerker incidentbestrijding
Aantallen vrijwilligers 260 Manschap/ bevelvoerder/ ploegcommandant Team meldkamer 0,8 Teammanager B 0,6 Teammanager B
11 11
1 3
Teammanager D Vakmedewerker A
9 8
15,75 0,5
Centralist brandweer Medewerker administratie & secretariële ondersteuning C
7 5
Teammanager meldkamer Hoofd lokaal beheer / ICT meldkamer Coördinator alarmcentrale Functioneel applicatiebeheerder Centralist Administratieve ondersteuning
9 7 of 6
Plaatsvervangend ploegcommandant Arnhem Manschap Arnhem
23
Ploegcommandanten Om een ploeg paraat te houden en om te kunnen sturen op kwaliteit is een leidinggevende nodig. In de praktijk betekent dit dat er op een post minimaal één ploegcommandant noodzakelijk is. De ploegcommandanten zijn verantwoordelijk voor de uitruk en de bemensing daarvan vanaf de betreffende post. Daarnaast leveren zij namens de ploeg belangrijke input voor de uitvoering van werkzaamheden op het gebied van bijvoorbeeld oefenen en opleiden en bij beleidsontwikkeling door de wensen en behoeften van de ploeg aan te geven. Verder hebben ploegcommandanten een belangrijke rol in het vertalen van het gezamenlijk opgestelde beleid naar de uitvoering en zij vormen daarmee de verbinding tussen de 41 posten binnen incidentbestrijding. Het is gewenst dat een ploegcommandant minimaal de repressieve functie van bevelvoerder bekleedt. De ploegcommandant voert beheersmatige taken uit voor de post, zo fungeert hij als aanspreekpunt voor de beroepsmedewerkers of vrijwilligers van de ploeg, voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de ploegleden en regelt zaken die hieruit voortkomen met bijvoorbeeld de clustercommandant. Verschillende posten binnen de regio hebben meer vrijwilligers of beroepsmedewerkers dan de 12 tot 18 medewerkers waarmee standaard gerekend is. Daar waar nodig is het mogelijk om de uren aan te passen per post. Dit kan door de uren voor één ploegcommandant bij te stellen dan wel door de totale groep te verdelen in twee ploegen en twee ploegcommandanten aan te wijzen. Indien er meerdere ploegcommandanten binnen de post functioneren, vindt een verdeling plaats in de verschillende beheersmatige taken per post. Zo kan één ploegcommandant alle contacten met de lokale omgeving op zich nemen, terwijl de andere ploegcommandant regelt dat de voorkomende problemen met het materieel en materiaal op de post worden gemeld bij de betreffende afdeling. Uitgangspunt hierbij is dat de ploegcommandanten allemaal zelf verantwoordelijk zijn en blijven voor de medewerkers binnen de eigen ploeg. Daar waar behoefte is aan een plaatsvervangend ploegcommandant, kan dat georganiseerd worden. Voor de posten met een beroepsbezetting in Arnhem en Ede worden ploegcommandanten aangesteld voor wie deze functie hun hoofdwerk is, dan wel een combinatiefunctie. Deze functies hebben ook een grotere beheersmatige component in zich. Een deel van de te werken uren is beschikbaar voor leidinggevende taken. In Arnhem en Ede is elk een eigen systeem voor de repressieve bezetting. Dit blijft in de nieuwe organisatie in stand.
Clustercommandant Een clustercommandant geeft leiding aan de ploegcommandanten in zijn gebied en is verantwoordelijk voor meerdere posten. De clustercommandant is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het totale incidentbestrijdingsproces in zijn werkgebied. Hij bepaalt de inzet van capaciteit in het gebied en heeft inzicht in paraatheid en capaciteit van de posten in het gebied in nauwe samenwerking met de ploegcommandanten. Hij coördineert de taken tussen de ploegcommandanten op de verschillende
deeltaken binnen het vakgebied en draagt actief bij aan de kwaliteitsverbetering en -borging binnen het incidentbestrijdingsproces. Vervanging van de clustercommandant wordt horizontaal opgelost met de collega clustercommandanten van de overige repressieve clusters. De clustercommandant voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de ploegcommandanten en draagt zorg voor werving en selectie van repressief personeel in nauwe samenwerking met de ploegcommandant en P&O. De clustercommandant heeft een taak bij personele gebeurtenissen, zoals jubilea, en hij draagt zorg voor de betrokkenheid van burgemeesters hierbij. De clustercommandant heeft variabele werktijden, omdat zijn werkzaamheden voor een deel buiten kantoortijden plaatsvinden. De clustercommandant is regelmatig aanwezig op de post bij of na de oefening.
24
Ondersteuning Binnen de afdeling incidentbestrijding wordt een aantal ondersteunende taken uitgevoerd. Ten behoeve van de beroepsbezettingen van Arnhem en Ede en de repressieve bezetting op de werklocaties is planningscapaciteit beschikbaar om roosters op te stellen. De formatie is opgenomen in de clusters waar de posten Arnhem en Ede onder vallen. Ter ondersteuning van de clustercommandant wordt een medewerker incidentbestrijding ingezet die een deel van de uitvoerende werkzaamheden voor het betreffende repressieve cluster op zich neemt. De medewerker incidentbestrijding houdt zich o.a. bezig met de coördinatie van de repressieve piketten in het cluster, de paraatheid van de posten, het overleg tussen de clustercommandant en de ploegcommandanten en de organisatie van de eerstelijns nazorg. Op het gebied van bedrijfsvoering wordt een centrale ondersteuningsfunctie op de werklocaties ingericht waar een clustercommandant werkzaam is of op andere grote werklocaties. Het gaat om de volgende locaties:
Arnhem; Rietgrachtstraat en Beekstraat Barneveld Bemmel Velp Doorwerth Ede Nijkerk Wageningen Zevenaar
Met ingang van 1 januari 2014 krijgen medewerkers te maken met veranderingen in de werkomgeving. Zij werken bijvoorbeeld met een andere PC en de telefoon- en postafhandeling zal ook anders verlopen dan zij nu gewend zijn. Praktische vragen, zoals "bij wie kan ik terecht als er iets is met mijn werkplek?" of "waar kan ik een declaratieformulier vinden?", gaan zeker ontstaan. Medewerkers en vrijwilligers kunnen niet alleen terecht bij hun leidinggevende voor vragen, maar er wordt ook een aanspreekpunt georganiseerd voor dit soort praktische vragen op de verschillende werklocaties. Dit aanspreekpunt ondersteunt medewerkers en vrijwilligers met allerhande zaken zoals het beantwoorden van de telefoon, het verstrekken van briefnummers, het reserveren van vergaderruimtes en dienstvoertuigen. Medewerkers en vrijwilligers worden zo op weg geholpen door hen bijvoorbeeld in contact te brengen met de juiste persoon van de sector facilitaire zaken binnen VGGM. Deze zogenoemde medewerkers bedrijfsvoering dragen gezamenlijk zorg voor het beantwoorden van het algemene telefoonnummer binnen de sector brandweer. Telefoongesprekken worden vanaf het algemene telefoonnummer vervolgens doorgeleid in de organisatie naar betreffende medewerkers op een willekeurige locatie in de regio Gelderland-Midden. De coördinatie van de telefonische bereikbaarheid en -dienstverlening is belegd bij het stafbureau. De medewerkers bedrijfsvoering worden aangestuurd door de clustercommandant.
Meldkamer De Regionale Alarm Centrale brandweer (RAC) vormt samen met de Meldkamer Ambulancezorg en Meldkamer Politie de gemeenschappelijke meldkamer Gelderland-Midden. Naast de afstemming met de andere disciplines bij gezamenlijk optreden, zijn het aannemen en beoordelen van meldingen, het alarmeren van de brandweereenheden en verstrekken van informatie aan die eenheden, taken van de RAC. De meldkamerorganisatie gaat in de nabije toekomst veranderen. Landelijk loopt een traject om te komen tot één meldkamerorganisatie met 10 uitvoeringslocaties. Het zal nog enige tijd duren voordat de nieuwe meldkamerorganisatie is opgebouwd en operationeel functioneert. In verband met deze landelijke besluitvorming over het opschalen van de meldkamers, is er voor gekozen om de bestaande structuur van de meldkamer als onderdeel van de totale brandweerorganisatie Gelderland-Midden te handhaven. Tot die tijd zal de RAC onder de afdeling incidentbestrijding worden geplaatst, als team meldkamer, en deel uit blijven maken van het concept gemeenschappelijke meldkamer zoals dit in
25
Gelderland-Midden is georganiseerd. Nadat de meldkamer is opgeschaald naar een landelijke organisatie, blijft het afdelingshoofd incidentbestrijding verantwoordelijk voor het relatiebeheer met de meldkamer.
Afdelingshoofd incidentbestrijding De clustercommandanten worden aangestuurd door het afdelingshoofd incidentbestrijding. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de complete incidentbestrijding en een efficiënte koppeling naar de andere afdelingen, zodat het totale product incidentbestrijding van brandweer GelderlandMidden optimaal geleverd wordt. Tevens is de coördinatie van de jeugdbrandweer binnen de regio Gelderland-Midden bij het afdelingshoofd incidentbestrijding belegd. Het afdelingshoofd heeft zitting in het managementteam van de sector brandweer. Het afdelingshoofd is bestuurlijk aanspreekpunt voor een aantal gemeenten. Hij is voor deze gemeenten integraal aanspreekpunt voor bestuurlijke aangelegenheden op het terrein van de brandweerzorg. Hij wordt bij afwezigheid vervangen door één van de collega afdelingshoofden. Gezien het zware accent dat in deze functie ligt op de repressieve organisatie, heeft het afdelingshoofd incidentbestrijding tevens een aanstelling als Commandant van Dienst. Voor alle leidinggevenden binnen de brandweerorganisatie geldt dat ze op meerdere plekken in Gelderland-Midden werkzaam zijn, omdat het werk vanuit verschillende locaties uitgevoerd wordt. Een leidinggevende zal dus niet vijf dagen per week op één locatie werken. Alle leidinggevenden hebben daarbij wel een eerste standplaats om de spreiding van leidinggevenden over de regio GelderlandMidden evenwichtig te verdelen. Hierbij zijn de werklocaties als uitgangspunt genomen. Zo werken ook de leidinggevenden van de afdeling incidentbestrijding verdeeld over de regio. De leidinggevenden van de afdeling incidentbestrijding hebben de volgende locaties als eerste standplaats voor hun werkzaamheden: Functionaris Afdelingshoofd incidentbestrijding Clustercommandant Noord Clustercommandant West Clustercommandant Midden Clustercommandant Zuid Clustercommandant Oost Teammanager meldkamer
Eerste standplaats Arnhem – Rietgrachtstraat Nijkerk Ede Arnhem – Rietgrachtstraat Bemmel Zevenaar Arnhem – Beekstraat
Operationele hoofdstructuur De hiervoor beschreven structuur van de afdeling geldt voor de normale dagelijkse werkzaamheden binnen incidentbestrijding. Op het moment dat een brandweereenheid uitrukt naar een incident geldt een andere structuur, de repressieve organisatie. Hierin heeft de burgemeester het opperbevel. De operationele hoofdstructuur van de repressieve kant van de brandweer is gebaseerd op eenhoofdige leiding tijdens een inzet. Een incident wordt bestreden door een basiseenheid die uit een tankautospuit met één bevelvoerder bestaat. Bij grotere of bijzondere inzetten worden meerdere basiseenheden ingezet onder leiding van een Officier van Dienst. Bij zeer grote inzetten met veel basiseenheden en meerdere Officieren van Dienst zal een Hoofdofficier van Dienst leiding geven aan de brandweer inzet. De Hoofdofficier van Dienst is de hoogst leidinggevende functie binnen het (monodisciplinaire) brandweeroptreden. Daarnaast maken de volgende specialistische functies onderdeel uit van de operationele hoofdstructuur: de Regionaal Officier Gevaarlijke Stoffen, de Adviseur Gevaarlijke Stoffen en de Voorlichter. Naast monodisciplinaire leiding aan het brandweeroptreden hebben de Hoofdofficier van Dienst en de Commandant van Dienst als respectievelijk Leider Commando Plaats Incident en (plaatsvervangend) Operationeel leider een multidisciplinaire leidinggevende functie.
De directeur brandweer fungeert als leidinggevende voor de Commandanten van Dienst. Het afdelingshoofd incidentbestrijding geeft leiding aan de Hoofdofficieren van Dienst. De
26
clustercommandant fungeert als leidinggevende voor de Officieren van Dienst en de ploegcommandanten in zijn cluster. De uitwerking van de operationele hoofdstructuur is te vinden in bijlage 3. Het afdelingshoofd incidentbestrijding is verantwoordelijk voor de inrichting en organisatie van de operationele hoofdstructuur.
27
5. Operationele Voorbereiding 5.1 Definitie Operationele voorbereiding betreft alle activiteiten ter voorbereiding op het daadwerkelijke operationele optreden. In de context van brandweer Gelderland-Midden gaat het om het borgen van voldoende vakbekwame mensen, het borgen van de kennis en informatie die nodig is voor het operationele optreden (door bijvoorbeeld het maken van plannen) en het borgen van logistiek en materieel. Het gaat dus in de eerste plaats om het optimaal voorbereiden, beschikbaar maken en houden van de organisatie van brandweer Gelderland-Midden, inclusief de medewerkers.
5.2 Doelstelling De afdeling operationele voorbereiding heeft als primaire doelstelling het leveren van producten en diensten die de uitvoering van de repressieve brandweerwerkzaamheden versterken of ondersteunen, zowel bij het monodisciplinaire als bij het multidisciplinaire optreden van de brandweer. Het vormt de verbindende schakel tussen enerzijds risicobeheersing waar er alles aan gedaan wordt om risico’s op incidenten zo klein mogelijk te houden en anderzijds de incidentbestrijding waarbij brandweermensen feitelijk worden ingezet. Daarnaast is operationele voorbereiding de schakel naar de multidisciplinaire partners die een rol spelen bij incidentbestrijding en crisisbeheersing (zowel regionale partners als instanties op landelijk niveau, of internationaal). De activiteiten binnen operationele voorbereiding zijn er op gericht dat de personen die actief zijn bij het repressieve optreden, adequaat zijn voorbereid op hun specifieke taakuitvoering. Dit heeft te maken met het vakbekwaam worden en blijven van de diverse functionarissen en de beschikking hebben over de juiste middelen (informatie, plannen, procedures, materiaal en materieel) om tot de vereiste taakuitvoering te komen. Daarnaast zijn de activiteiten erop gericht te voorzien in het materieel en materiaal ten behoeve van de uitruk. Daarbij gaat het om het verwerven, onderhouden en vervangen.
5.3 Producten, diensten en activiteiten De producten en diensten van operationele voorbereiding zijn in drie hoofdgroepen onder te brengen: Vakbekwaamheid (opleiden en oefenen), Operationele informatievoorziening en Logistiek.
Vakbekwaamheid Alle activiteiten die binnen de vakbekwaamheidteams worden uitgevoerd zijn gericht op het vakbekwaam maken en houden van het brandweerpersoneel. Vakbekwaamheid heeft betrekking op de functies met een kwalificatieprofiel zoals opgenomen in het Besluit personeel veiligheidsregio's. Het organiseren van algemene, niet brandweer georiënteerde opleidingen, valt niet onder de scope van de afdeling operationele voorbereiding. De vakbekwaamheidteams geven ieder uitvoering aan drie taakvelden voor de gehele regio. De verdeling van taken tussen de teams wordt in paragraaf 5.5 toegelicht. Het eerste taakveld is opleiden. Opleiden is het competentiegericht voorbereiden van brandweermensen op een functie. Het verzorgen van brandweeropleidingen vindt voornamelijk plaats door externe, landelijke opleidingsinstituten. Vanuit vakbekwaamheid wordt dit proces ondersteund en bewaakt. Daarnaast worden alle aanmeldingen voor brandweeropleidingen gecoördineerd en wordt uitvoering gegeven aan trajectbegeleiding. Voor de uitvoering van opleidingsactiviteiten (voornamelijk leerwerkplekbegeleiding) zal gebruik worden gemaakt van personeel dat werkzaam is bij incidentbestrijding of bij de andere afdelingen en dat naast de reguliere taken een neventaak heeft binnen het vakgebied van vakbekwaamheid. Oefenen en bijscholen is het tweede taakveld waar de teams vakbekwaamheid uitvoering aan geven. Hierbij gaat het om de organisatie, uitvoering en afstemming van oefeningen en het ontwikkelen en beheren van het meerjaren oefenprogramma. De organisatie van oefeningen vindt in nauwe samenwerking met ploegcommandanten plaats. De doelstelling is het op het gewenste niveau houden van de vakbekwaamheid van het repressief personeel. Het gaat hier om het bijscholen en oefenen van alle operationele functies binnen de brandweer op het gebied van mono- en multidisciplinaire
28
taakuitvoering, ofwel het geoefend houden van de gehele brandweerketen, van manschap tot Commandant van Dienst. Als laatste het taakveld planning, control en registratie dat de zorg voor de administratieve invulling van de vakbekwaamheidorganisatie omvat. De oefenbehoefte en wensen van individuen worden gekoppeld aan opleiding, bijscholing en oefenmomenten waardoor er een optimale afstemming tussen vraag en aanbod plaatsvindt. Registratie zorgt voor inzicht in het niveau van iedere medewerker, welke ontwikkelpunten er zijn en in hoeverre er is voldaan aan de oefenverplichting. Ook het faciliteren van logistieke zaken ten behoeve van oefeningen is onderdeel van dit taakveld.
Operationele informatievoorziening Bij operationele informatievoorziening worden intensieve betrekkingen met de multidisciplinaire partners, de afdelingen risicobeheersing en incidentbestrijding en de overige werkprocessen binnen de brandweerorganisatie onderhouden. In de regel zal vanuit de afdelingen risicobeheersing en incidentbestrijding input voor de werkzaamheden geleverd worden. Uitgangspunt voor operationele informatievoorziening is de toerusting van de vraaggestuurde organisatie: er worden producten geleverd waartoe een behoeftesteller opdracht heeft gegeven en die toepasbaar zijn voor het operationeel optreden zowel mono- als multidisciplinair. Naast taken op het gebied van de basisbrandweerzorg, worden ook producten ten behoeve van het specialistisch en bijzonder optreden ontwikkeld, cyclisch onderhouden en continu kwalitatief bewaakt (o.a. ongeval gevaarlijke stoffen/ waarschuwings- en verkenningsdienst, natuurbrandbestrijding en duiken). In samenwerking met medewerkers van de teams vakbekwaamheid wordt inhoud gegeven aan de oefeningen van deze specialismen. Grootschalig en multidisciplinair optreden, coördinatie en leiding In dit multidisciplinaire deel van operationele informatievoorziening worden ramp- en incidentbestrijdingsplannen ontworpen, onderhouden en geactualiseerd, evenals voorbereiding op evenementen, crisisplannen, procedures van multidisciplinaire aard en het grootschalig optreden. Het brandweergedeelte van rampenbestrijdingsplannen wordt opgesteld in nauwe samenwerking met risicobeheersing en incidentbestrijding en worden nadrukkelijk multidisciplinair afgestemd. Dit deelgebied ontwikkelt, beheert en adviseert over alle coördinatieprocessen, -structuren en faciliteiten waar de brandweer over gaat. Deze hebben in essentie een multidisciplinair karakter, maar vormen de basis voor de wijze van optreden van de brandweer binnen het stelsel van de hulpdiensten in de regio Gelderland-Midden. Onderwerpen als mono- en multidisciplinaire opschaling, bijstand aan buurregio’s, het onderhouden/beheren van CoPI en RCC, het functioneel beheer van LCMS, de afstemming en integratie met de multidisciplinaire partners krijgen binnen dit taakveld gestalte. De vertaling van de hiervoor genoemde plannen en procedures naar het meldkamerdomein en het overleg hieromtrent maakt onderdeel uit van het werkproces. Vanuit dit taakveld wordt ook de verbinding gelegd met de partners van het veiligheidsbureau en binnen deze samenwerking worden de multidisciplinaire oefeningen georganiseerd. Kenniscentrum Brandweer Gelderland-Midden heeft de ambitie om een lerende organisatie te zijn, waarbij processen en structuren zodanig zijn ingericht, dat leren en innoveren onderdeel worden van de dagelijkse praktijk. Een belangrijk aangrijpingspunt vormt het evalueren van incidenten, waarbij leerpunten via een kort cyclisch en continu leerproces binnen de organisatie worden verspreid en belegd. Door een reeks van activiteiten ontstaat een verbetercyclus waardoor het brandweervak en daarmee het brandweervakmanschap zich ontwikkelt. Ook het integraal uitvoeren van verbeteracties en implementeren van nieuwe producten kan vanuit het kenniscentrum worden gevoerd. Vanuit het kenniscentrum kan ook de zorg voor de inhoud, kwaliteit, actualiteit en uitvoering van de bijscholing- en oefenorganisatie worden geleverd. Aan de hand van verschillende bronnen implementeert of ondersteunt het kenniscentrum bijscholing- en oefenonderwerpen in het programma. Tevens wordt binnen het kenniscentrum de kwaliteit en effectiviteit van het bijscholing- en oefenprogramma permanent geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.
29
Leerpunten die niet direct terugkomen in het landelijk opleidingsprogramma worden integraal gedeeld binnen de organisatie. De communicatie tussen de afdeling incidentbestrijding, de afdeling operationele voorbereiding en multidisciplinaire partners is hierbij cruciaal. Het kenniscentrum faciliteert daarnaast in kennis die elders in de organisatie niet voorhanden is. Het kenniscentrum is onafhankelijk en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de afdelingen en het management. Het kenniscentrum vormt een regionale leerarena voor de sector brandweer waarin (nieuwe) kennis en informatie wordt opgedaan en gedeeld, onder andere op het gebied van inzetevaluaties, brandonderzoek en opkomsttijden, om vorm te geven aan het leerproces in de staande organisatie. Een belangrijke taak van het kenniscentrum is om bevindingen en uitkomsten door te vertalen naar de verschillende vakdisciplines, zoals risicobeheersing en incidentbestrijding. Bovendien wordt actief aansluiting gezocht bij landelijke netwerken. Het kenniscentrum is met name gericht op de vakinhoudelijke kwaliteit van de brandweer, zowel beheersmatig als repressief. Daarnaast genereert het kenniscentrum de benodigde managementinformatie over de totstandkoming van de primaire producten van de brandweer. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de prestatiegegevens ten behoeve van de indicatoren van Aristoteles.
Logistiek Onder de taak logistiek vallen voor de gehele regio de inkoop en het beheer van het materieel en materiaal, het keuren en onderhouden van dit materieel en materiaal, de magazijnfunctie, de ondersteunende ARBO werkzaamheden en het onderhoud aan bluswatervoorzieningen. Op het niveau van de repressieve clusters wordt een logistiek steunpunt georganiseerd vanuit logistiek. Dit steunpunt bestaat uit enkele medewerkers per cluster die onder andere zorg dragen voor ademlucht werkzaamheden, het reinigen van bluskleding en het klein onderhoud. Uitvoering van deze werkzaamheden valt onder verantwoordelijkheid van de afdeling operationele voorbereiding in nauwe samenwerking met de clustercommandant. Er is een bewuste keuze gemaakt om deze werkzaamheden zoveel als mogelijk in het repressieve cluster te organiseren, omdat op dit moment de ademlucht werkzaamheden erg verschillend zijn georganiseerd en er ook diverse materialen en voorraden zijn. Het is ook mogelijk dat een aantal taken door vrijwilligers wordt uitgevoerd. Daarnaast is de keuze gemaakt om dit taakveld in het repressief cluster te organiseren zodat ook meer flexibiliteit kan worden geboden als bijvoorbeeld een incident heeft plaatsgevonden. Op termijn, na harmonisatie in materialen en onderhoudscontracten, kunnen logistieke werkzaamheden wellicht op een grotere schaal worden georganiseerd.
5.4 Samenwerking Relaties / behoeftestelling De belangrijkste relaties van de afdeling zijn: Afdeling incidentbestrijding Afdeling risicobeheersing De ketenpartners (voor de multidisciplinaire plannen) Gemeenten Ministerie van Veiligheid & Justitie Externe leveranciers Landsgrensoverschrijdende contacten met Kreis Kleve
30
5.5 Structuur De afdeling operationele voorbereiding bestaat uit een aantal organisatie-eenheden:
Formatie Aantal fte 1
Functie Manager A
Schaal 14
Toelichting Afdelingshoofd operationele voorbereiding
Team vakbekwaamheid Midden/West 1 Teammanager A
12
1
Vakspecialist A
11
2
Vakspecialist C
9
Teammanager vakbekwaamheid Midden/ West Specialist opleiden & oefenen Medewerker vakbekwaamheid, tevens inhoudelijk aanspreekpunt (één per repressief cluster) en draagt zorg voor werkplanning Oefencoördinator Administratieve ondersteuning
9 1
Vakmedewerker A Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning C Team vakbekwaamheid Noord/Oost/Zuid 1 Teammanager A
8 5
12
1,5
Vakspecialist A
11
3
Vakspecialist C
9
14 1
Vakmedewerker A Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning C
8 5
Teammanager vakbekwaamheid Noord/ Oost/ Zuid Specialist opleiden & oefenen Medewerker vakbekwaamheid, tevens inhoudelijk aanspreekpunt (één per repressief cluster) en draagt zorg voor werkplanning Oefencoördinator Administratieve ondersteuning
31
Team operationele informatievoorziening 1 Teammanager A
12
7
Vakspecialist A
11
4
Vakspecialist B
10
2
Vakspecialist C
9
1 1
Vakmedewerker A Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning C Team beheer & logistiek 1 Teammanager A
8 5
12
5
Vakmedewerker A
8
8 7 0,5
Vakmedewerker C Vakmedewerker D Vakspecialist B
6 5 10
0,5
Vakmedewerker A
8
Team inkoop & werkplaatsen 1 Teammanager A
12
1 1 2
Vakspecialist A Vakspecialist B Vakspecialist C
11 10 9
1 8
Vakmedewerker C Vakmedewerker C
6 6
3
Vakmedewerker D
5
2
Vakmedewerker D
5
Teammanager operationele informatievoorziening Specialisten operationele voorbereiding / risico & veiligheid / opleiden & oefenen Medewerker operationele informatievoorziening Medewerker operationele informatievoorziening LCMS- en applicatiebeheer Administratieve ondersteuning Teammanager beheer & logistiek Technisch medewerker, tevens inhoudelijk aanspreekpunt en draagt zorg voor werkplanning Technisch medewerker Technisch medewerker ARBO / veilig repressief optreden ARBO / veilig repressief optreden Teammanager inkoop & werkplaatsen Inkoop Inkoop Medewerker werkplaats, tevens inhoudelijk aanspreekpunt en draagt zorg voor werkplanning Kantine / verzorgingsteam Medewerker werkplaats / voertuigtechniek Medewerker werkplaats / voertuigtechniek Magazijn
32
Voor het taakgebied (mono)oefenen wordt een geografische indeling gehanteerd en de teams sluiten aan bij de repressieve clusters, omdat de werkzaamheden vaak postspecifiek zijn en bovendien kan op deze manier een goede aansluiting met oefenleiders worden gevonden. Er is gekozen voor een opdeling in twee vakbekwaamheidteams, omdat het qua span of control niet werkbaar is voor één team. Beide teams houden zich bezig met het oefenen van manschappen en bevelvoerders. Daarnaast worden aandachtsgebieden / specialismen gekoppeld aan een team. Het betreffende team voert deze taak dan uit voor de hele regio. Er komt één team voor de clusters Midden en West waar tevens het specialisme OGS ondergebracht wordt. Hiermee vallen de beroepsploegen van Arnhem en Ede binnen één team. Bij het team vakbekwaamheid Midden en West (MW) worden ook de taken rond leerwerkplekbegeleiding en het contact met externe opleidingsinstituten voor de gehele regio Gelderland-Midden ondergebracht. Het andere team vakbekwaamheid werkt ten behoeve van de clusters Noord, Oost en Zuid (NOZ) waar tevens het specialisme natuurbrandbestrijding wordt ondergebracht. Doordat gewerkt wordt volgens de principes van processturing betekent het niet dat de taken en werkzaamheden die voortvloeien uit de specialismen van natuurbrandbestrijding en OGS alleen in het team vakbekwaamheid MW of het team vakbekwaamheid NOZ plaatsvinden. Het proces (c.q. de werkzaamheden in het proces) loopt door de gehele regio Gelderland-Midden heen. Taken zoals het ROBO pakket voor bevelvoerders, het realistisch oefenen en de organisatie van internationale wedstrijden worden ook belegd bij de teams vakbekwaamheid MW en NOZ. Het team operationele informatievoorziening houdt zich bezig met het multidisciplinair oefenen, het multidisciplinair opleiden en de trainingen van Officieren van Dienst, Hoofdofficieren van Dienst en Commandanten van Dienst voor alle repressieve clusters. Binnen dit team worden tevens de planvorming, procedures en operationele informatievoorziening ondergebracht. Daarnaast zijn de taken en de regiefunctie die gericht zijn op het ontwikkelen en borgen van kennis en het leren van ervaringen in dit team ondergebracht (het kenniscentrum). Vanuit dit team wordt een bijdrage geleverd aan de producten en werkzaamheden van het veiligheidsbureau. Vanwege de span of control wordt een splitsing gemaakt binnen het taakveld logistiek tussen een team beheer en logistiek en een team inkoop en werkplaatsen. In deze teams worden zowel op regionaal niveau taken uitgevoerd, bijvoorbeeld inkoop en magazijnbeheer, als op het niveau van repressieve clusters. Het team beheer & logistiek regelt het eerstelijns beheer en onderhoud van het materiaal en materieel van de 41 posten, alsmede de logistieke werkzaamheden die nodig zijn om de posten paraat te houden. Daarnaast zijn ARBO werkzaamheden bij het team beheer en logistiek belegd. Het team inkoop & werkplaatsen regelt de centrale inkoop van brandweergerelateerd materiaal en de werkplaatsen van Ede en Doorwerth maken onderdeel uit van dit team. Vanuit het team beheer & logistiek wordt op het niveau van de repressieve clusters een logistiek steunpunt georganiseerd. Dit steunpunt bestaat uit enkele medewerkers per cluster die onder andere uitvoering geven aan ademlucht werkzaamheden. Op dit moment worden ook op een aantal posten logistieke werkzaamheden uitgevoerd door het repressief personeel. In overleg met de teammanager logistiek en de ploegcommandant kunnen de logistieke werkzaamheden die worden uitgevoerd door het repressief personeel worden behouden. Ieder team binnen de afdeling operationele voorbereiding wordt aangestuurd door een teammanager. De teammanager is verantwoordelijk voor de kwaliteit en doorlooptijd van de werkzaamheden van het team. Daarvoor maakt hij een jaarplan voor zijn eigen team. Hij heeft een signalerende rol ten aanzien van te verwachten risico’s of bestuurlijke gevoeligheden. Hij voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers van zijn team. De vijf teammanagers kunnen elkaar vervangen bij afwezigheid.
Afdelingshoofd operationele voorbereiding Het afdelingshoofd operationele voorbereiding geeft leiding aan de teammanagers van de vijf teams. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de complete operationele voorbereiding en een efficiënte koppeling naar de andere afdelingen. Hij wordt bij afwezigheid vervangen door één van de collega afdelingshoofden.
33
Het afdelingshoofd heeft zitting in het managementteam van de sector brandweer. Tevens is het afdelingshoofd bestuurlijk aanspreekpunt voor een aantal gemeenten. Hij is voor deze gemeenten integraal aanspreekpunt voor bestuurlijke aangelegenheden op het terrein van de brandweerzorg. Het afdelingshoofd is bovendien coördinator van het veiligheidsbureau.
De leidinggevenden van de afdeling operationele voorbereiding werken verdeeld over de regio. Een leidinggevende zal niet vijf dagen per week op één locatie werken. Om toch een verdeling te maken van leidinggevenden over het hele gebied, hebben de leidinggevenden van de afdeling operationele voorbereiding de volgende locaties als eerste standplaats voor hun werkzaamheden: Functionaris Afdelingshoofd operationele voorbereiding Teammanager vakbekwaamheid NOZ Teammanager vakbekwaamheid MW Teammanager operationele informatievoorziening Teammanager beheer & logistiek Teammanager inkoop & werkplaatsen
Eerste standplaats Arnhem – Rietgrachtstraat Barneveld Wageningen Arnhem – Beekstraat Bemmel Doorwerth
34
6. Risicobeheersing 6.1 Definitie Bij risicobeheersing staat advisering over brandveiligheid centraal. De afdeling risicobeheersing is verantwoordelijk voor de schakels proactie en preventie in de veiligheidsketen. Proactie staat voor het structureel voorkomen van onveiligheid, bijvoorbeeld door vanuit veiligheidsoptiek invloed uit te oefenen op het maken van ruimtelijke plannen en het uitvoeren van risico inventarisaties. Preventie is het voorkomen van directe oorzaken van onveiligheid en het beperken van de gevolgen ervan door het doorvoeren van preventieve maatregelen in een bepaald gebied. Hierbij kan gedacht worden aan het verbinden van voorwaarden aan vergunningen met het oog op brandveiligheid. Burgers, bedrijven en instellingen worden geadviseerd over preventieve maatregelen.
6.2 Doelstelling De afdeling risicobeheersing is verantwoordelijk voor de taken proactie en preventie. De afdeling heeft de volgende doelstelling: 1. Het door advisering en toezicht voorkomen van brand en het beperken van de gevolgen van brand; 2. Het informeren van de afdeling incidentbestrijding over de bijzonderheden en risico’s van objecten zodat zij adequaat en veilig kunnen functioneren.
6.3 Producten, diensten en activiteiten Toezicht Toezicht houden c.q. adviseren over toezicht op de gebruiksmeldingen en verleende vergunningen. Toezicht maakt deel uit van een ketenproces met gemeenten. Hierover worden met de gemeenten, op basis van het gemeentelijke handhavingprogramma en het bijbehorende uitvoeringsprogramma, jaarlijkse afspraken gemaakt in een dienstverleningsovereenkomst.
Advisering Adviseren op vergunningaanvragen, brandbeveiligingsverordening, algemene plaatselijke verordening, evenementen en de toetsing van ruimtelijke plannen. Advisering maakt deel uit van een ketenproces met gemeenten, provincie en rijk. Hierover worden met de gemeenten afspraken gemaakt in een dienstverleningsovereenkomst.
Objectpreparatie Objectpreparatie is verantwoordelijk voor de objectgebonden planvorming ten behoeve van incidentbestrijding (bijvoorbeeld bereikbaarheidskaarten). De procedures en formats hiervoor worden opgesteld in samenspraak met operationele voorbereiding en incidentbestrijding. Om de keten goed gesloten te houden, wordt ervoor gekozen om objectpreparatie onder te brengen bij risicobeheersing en zo een koppeling te maken tussen de schakels preventie, preparatie en repressie.
Voorlichting/ brandveilig leven Het geven van brandpreventieve voorlichting. Voorlichting geven maakt veelal onderdeel uit van het adviestraject en is gericht op verschillende doelgroepen.
Advisering in het kader van Ruimtelijke Ordening Advisering bij grote infrastructurele projecten en ruimtelijke ontwikkelingen met als basis het regionale risicoprofiel.
35
Advisering Externe Veiligheid Advisering ter uitvoering van taken conform het Besluit Externe Veiligheid Inrichtingen en het Besluit Externe Veiligheid Transport en Buisleidingen.
Aanwijzing bedrijfsbrandweren en uitvoering BRZO controles Advisering van het regionaal bestuur inzake haar taak als bevoegd gezag bij toezicht op bedrijfsbrandweren en het realiseren van integrale controles bij bedrijven die onder het BRZO regiem vallen.
Risicocommunicatie Het coördineren van de risicocommunicatie ten behoeve van de gemeenten in de regio GelderlandMidden.
6.4 Samenwerking De belangrijkste relaties van de afdeling zijn: Afdeling incidentbestrijding Afdeling operationele voorbereiding Gemeenten Provincie Rijk Regionale Uitvoeringsdiensten Eigenaren en gebruikers van objecten in de regio
6.5 Structuur De afdeling risicobeheersing bestaat uit een aantal organisatie-eenheden:
36
Formatie Aantal fte 1
Functie Manager A
Schaal 14
Toelichting Afdelingshoofd risicobeheersing
Team brandveiligheidszorg Vallei 1 Teammanager A
12
4
Vakspecialist C
9
6
Vakmedewerker A
8
5
Vakmedewerker B
7
Teammanager brandveiligheidszorg Vallei Medewerker risicobeheersing, tevens inhoudelijk aanspreekpunt en draagt zorg voor werkplanning. Eén per werklocatie. Medewerker risicobeheersing Medewerker risicobeheersing Administratieve ondersteuning
1
Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning C Team brandveiligheidszorg Rivieren 1 Teammanager A
12
5
Vakspecialist C
9
8
Vakmedewerker A
8
7
Vakmedewerker B
7
1
5
Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning C Team risicobeheersing & externe veiligheid 1 Teammanager A
5
12
4 5
Vakspecialist A Vakspecialist B
11 10
4
Vakmedewerker B
7
Teammanager brandveiligheidszorg Rivieren Medewerker risicobeheersing, tevens inhoudelijk aanspreekpunt en draagt zorg voor werkplanning. Eén per werklocatie. Medewerker risicobeheersing Medewerker risicobeheersing Administratieve ondersteuning Teammanager risicobeheersing & externe veiligheid Specialist risico & veiligheid Medewerker risicobeheersing & externe veiligheid Medewerker objectpreparatie
37
De taken advies, toezicht en objectpreparatie zijn nauw met elkaar verbonden in het werkproces. Daarom wordt ervoor gekozen de taken gekoppeld binnen een team uit te voeren. Voor de stuurbaarheid wordt ervoor gekozen twee teams in te richten, afgestemd op de grenzen van de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD3), respectievelijk het team brandveiligheidszorg Vallei en het team brandveiligheidszorg Rivieren. Onder het werkgebied van het team brandveiligheidszorg Vallei vallen de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Scherpenzeel en Wageningen. De gemeenten Arnhem, Doesburg, Duiven, Lingewaard, Overbetuwe, Renkum, Rheden, Rijnwaarden, Rozendaal, Westervoort en Zevenaar behoren tot het werkgebied van het team brandveiligheidszorg Rivieren. Zaak is om het werkproces in de afdeling risicobeheersing zo te organiseren dat een goede aansluiting en afstemming met de RUD’s en de gemeenten wordt gerealiseerd. Daarnaast wordt een team risicobeheersing en externe veiligheid ingericht waarin specialistische advisering, multidisciplinaire taken, en projecten worden geborgd. Denk daarbij aan advisering op het gebied van externe veiligheid, BRZO en bedrijfsbrandweer; objectpreparatie; risicoanalyse en multidisciplinaire evenementenvergunningen; risicocommunicatie. Het taakveld voorlichting wordt ondergebracht bij de sector facilitaire zaken. Communicatie en voorlichting zal als één geheel worden uitgevoerd vanuit de sector facilitaire zaken. De vakinhoud zal vanuit de sector brandweer worden geleverd. Vanuit de sector facilitaire zaken vinden dan de volgende communicatie-uitingen plaats: concerncommunicatie; perscontacten en persberichten; beheer en vormgeving website/ intranet/ extranet; verzorgen van drukwerk; bewaken van de huisstijl en interne communicatie. Risicocommunicatie is vakinhoudelijk belegd bij de afdeling risicobeheersing, uitingen zijn belegd bij de sector facilitaire zaken en multidisciplinair vindt afstemming plaats met andere kolommen. En de coördinatie van brandpreventieve voorlichting (brandveilig leven) wordt belegd bij het team risicobeheersing en externe veiligheid. De uitvoering van de werkzaamheden rond brandpreventieve voorlichting en brandveilig leven vindt plaats in de teams brandveiligheidszorg Vallei en brandveiligheidszorg Rivieren. Voor twee teams brandveiligheidszorg wordt ervoor gekozen om een geografische indeling te hanteren die overeenkomt met de werkgebieden van de RUD’s in Gelderland-Midden. Het team wordt aangestuurd door een teammanager. De teammanager is verantwoordelijk voor de coördinatie en de afstemming met de RUD en de gemeenten in het betreffende gebied. Het team voert de taken advies, toezicht, objectpreparatie, brandpreventieve voorlichting en beheer van bluswatervoorzieningen uit. Het derde team risicobeheersing en externe veiligheid voert taken uit op het gebied van externe veiligheid, BRZO, risicoanalyse, objectpreparatie, vakinhoudelijk beleid en risicocommunicatie. Het team wordt aangestuurd door een teammanager. Voor dit team is geen geografische indeling gehanteerd. De teammanagers zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en doorlooptijd van de werkzaamheden van het team. Daarvoor maakt hij een jaarplan voor zijn eigen team. Hij heeft een signalerende rol ten aanzien van te verwachten risico’s of bestuurlijke gevoeligheden. Hij voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers van zijn team. De drie teammanagers kunnen elkaar vervangen bij afwezigheid.
Afdelingshoofd risicobeheersing Het afdelingshoofd risicobeheersing geeft leiding aan de teammanagers van de drie teams. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het totale risicobeheersingproduct en een efficiënte koppeling naar de andere afdelingen. Hij wordt bij afwezigheid vervangen door één van de collega afdelingshoofden. Het afdelingshoofd heeft zitting in het managementteam van de sector brandweer. Tevens is het afdelingshoofd bestuurlijk aanspreekpunt voor een aantal gemeenten. Hij is voor deze gemeenten integraal aanspreekpunt voor bestuurlijke aangelegenheden op het terrein van de brandweerzorg.
3
Daar waar RUD staat, kan ook omgevingsdienst (OD) gelezen worden. Beide termen worden in Gelderland gehanteerd.
38
De leidinggevenden van de afdeling risicobeheersing werken verdeeld over de regio. Een leidinggevende zal niet vijf dagen per week op één locatie werken. Om toch een verdeling te maken van leidinggevenden over het hele gebied, hebben de leidinggevenden van de afdeling risicobeheersing de volgende locaties als eerste standplaats voor hun werkzaamheden: Functionaris Afdelingshoofd risicobeheersing Teammanager brandveiligheidszorg Vallei Teammanager brandveiligheidszorg Rivieren Teammanager risicobeheersing & externe veiligheid
Eerste standplaats Arnhem – Rietgrachtstraat Ede Velp Arnhem – Beekstraat
39
7. Stafbureau 7.1 Definitie Het stafbureau draagt zorg voor de beleidsmatige en secretariële ondersteuning van het management van brandweer Gelderland-Midden en een algemene ondersteuning van de medewerkers van de sector brandweer.
7.2 Doelstelling Het stafbureau is samen met het management verantwoordelijk voor het afstemmen en opstellen van organisatiebrede strategie en beleid, de ontwikkeling van besturing voor de organisatie en het bewaken van de samenhang binnen de organisatie VGGM. Daarnaast is het stafbureau verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de sector en medeverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de verschillende werklocaties.
7.3 Producten, diensten en activiteiten Binnen het stafbureau wordt een breed spectrum aan producten geleverd.
Inhoudelijke en beleidsmatige ondersteuning van het management en de directie De beleidsmedewerkers en het hoofd leveren algemene en brede visie- en beleidsontwikkeling aan de directeur brandweer en de afdelingshoofden. Zij zijn tevens inzetbaar voor projecten die de afdelingen binnen de sector brandweer overstijgen en is betrokken bij de subsidieverwerving binnen de sector brandweer. Het vakinhoudelijke beleid wordt in de afdelingen ontwikkeld. Het stafbureau kan daarbij ondersteunen en zorgt ook voor de procesmatige afwikkeling van agendering voor het MToverleg, het directieoverleg en het bestuur. Tevens wordt vanuit het stafbureau de vertaling gemaakt naar de breedte van de VGGM-organisatie met sectoroverstijgend beleid.
Informatieanalyse In het stafbureau worden de informatie en gegevens die zijn gegenereerd in het team operationele informatievoorziening (taakveld kenniscentrum) nader geanalyseerd en vertaald naar voorstellen of scenario’s waarop het MT van de brandweer stuurt. Tevens wordt vanuit deze rol de ICT wensen en behoeften van de sector vertaald naar bureau ICT.
Relatiebeheer met gemeenten De drie afdelingshoofden hebben elk een aantal gemeenten in portefeuille. Het stafbureau zorgt voor de ondersteuning van dit relatiebeheer. Zij zorgen voor een afgestemde jaarplanning, bewaken de dwarsverbanden en integraliteit en ondersteunen de afdelingshoofden bij de afspraken met de betreffende gemeenten.
Procesmanagement De algemeen beleidsmedewerkers dragen zorg voor het beheer en de borging van procesmanagement binnen de sector brandweer. Daarbij zoeken ze afstemming met de senior beleidsmedewerker kwaliteit van de sector facilitaire zaken. De algemeen beleidsmedewerkers zijn samen met de proceseigenaren verantwoordelijk voor het processenboek van de brandweerorganisatie. Het stafbureau levert kennis over (het beschrijven van) processen, procesmanagement en de wijze van aansturing aan leidinggevenden en medewerkers.
40
Secretariële ondersteuning directeur brandweer en afdelingshoofden De directeur en de drie afdelingshoofden kunnen ieder beschikken over een secretaresse die hen ondersteunt in de organisatie van hun werkzaamheden. De directiesecretaresse is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het MT-overleg.
Telefonische bereikbaarheid sector brandweer Naast de directe nummers waarop medewerkers te bereiken zijn, komt er één centraal nummer voor de sector brandweer van waaruit telefoongesprekken verder de organisatie worden doorgeleid naar individuele medewerkers of organisatorische werkeenheden.
7.4 Samenwerking De gehele organisatie van brandweer Gelderland-Midden behoort tot de interne relaties van het stafbureau: Directie Afdeling incidentbestrijding Afdeling risicobeheersing Afdeling operationele voorbereiding Sector facilitaire zaken Sector volksgezondheid Tot de externe relaties van het stafbureau behoren: Gemeenten in de regio Veiligheidsregio's in het land Ministerie van Veiligheid & Justitie Brandweer brancheorganisaties
7.5 Structuur Onder het stafbureau valt zowel de secretariële ondersteuning als de inhoudelijke beleidsondersteuning van het management. Het stafbureau valt direct onder de directeur brandweer.
Formatie Aantal fte 1 2 2,5 1 2
Functie Manager B Beleidsadviseur B Beleidsadviseur C Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning A Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning B
Schaal 13 11 10 7
Toelichting Hoofd stafbureau Beleidsadviseur Beleidsadviseur Directiesecretaresse
6
Secretariële ondersteuning afdelingshoofden + coördinatie secretariaat
41
Vooral in de beginfase van de nieuwe brandweerorganisatie speelt het stafbureau een belangrijke rol bij het begeleiden en ondersteunen van leidinggevenden en medewerkers, omdat het werk in de afdelingen voor een groot deel opnieuw moet worden ingericht. Processturing geldt hierbij als uitgangspunt. Het is een taak van de nieuwe leidinggevenden om samen met medewerkers van de afdelingen aan de slag te gaan met het beschrijven van de nieuwe werkprocessen, en de bijbehorende werkwijzen, die toegepast worden in de gehele regio Gelderland-Midden. Hierbij worden leidinggevenden en medewerkers ondersteund, zowel in de coördinatie als inhoudelijk op het gebied van procesmanagement, vanuit het stafbureau. Het organiseren van het werk en het beschrijven van de afdelingsprocessen vraagt in het begin veel tijd en energie. Daarnaast is ook een belangrijke rol weggelegd voor leidinggevenden, en ter ondersteuning voor het stafbureau, om het gedachtegoed van processturing over te brengen aan medewerkers en het gedachtegoed te laten beklijven. In de beginfase wordt bewust meer beleidscapaciteit ingezet om dit proces goed te kunnen begeleiden. Daarnaast is de management- en directieondersteuning ondergebracht in het stafbureau. Managementassistentes bieden secretariële ondersteuning aan de afdelingshoofden binnen de brandweerorganisatie. De directiesecretaresse ondersteunt specifiek de directeur brandweer en het MT-overleg. De leidinggevenden die functioneren onder de drie afdelingshoofden hebben geen eigen secretariële ondersteuning tot de beschikking. Zij kunnen voor allerhande ondersteuning terugvallen op de medewerkers bedrijfsvoering die op verschillende werklocaties zitten. Het stafbureau vervult ook een ondersteunende rol in het relatiebeheer met gemeenten. Daarbij wordt uitgegaan van een vaste cyclus van gesprekken met gemeenten met de frequentie van eenmaal per kwartaal. Een deel van de huidige formatie binnen de brandweerorganisaties in Gelderland-Midden wordt ondergebracht bij de sector facilitaire zaken. Het betreft de formatie voor ondersteunende taken zoals communicatie, financiën, ICT en personeel en organisatie. Dit is in totaal 13,3 fte. Alle facilitaire medewerkers zijn hard nodig met de komst van de nieuwe brandweerorganisatie, dus er zullen geen medewerkers boventallig worden.
Hoofd stafbureau Het stafbureau wordt aangestuurd door een hoofd. Het hoofd levert inhoudelijke ondersteuning en adviezen aan de directeur brandweer. Het hoofd coördineert de beleidsmatige werkzaamheden van het stafbureau en stuurt de secretariële ondersteuning aan. Hij is verantwoordelijk voor het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers van het stafbureau. Het hoofd stafbureau bewaakt het procesmanagement binnen de sector brandweer en begeleidt en ondersteunt leidinggevenden en medewerkers bij het beschrijven en het beheer van werkprocessen. Hierbij hoort ook het overdragen van kennis over procesmanagement aan proceseigenaren en begeleiden van proceseigenaren bij het monitoren van processen. Het hoofd stafbureau functioneert tevens als secretaris van het MT. De eerste standplaats van het hoofd stafbureau is locatie Arnhem – Rietgrachtstraat.
42
8. Relatie sector brandweer - sector facilitaire zaken 8.1 Definitie Een goede facilitaire ondersteuning is van essentieel belang voor de werkzaamheden in de sector brandweer. Medewerkers en leidinggevenden moeten kunnen rekenen op vakkundige ondersteuning op het brede palet aan ondersteunende taken. De ondersteunende taken zijn binnen VGGM belegd bij de sector facilitaire zaken. De sector facilitaire zaken ondersteunt zowel de sector brandweer als de sector volksgezondheid binnen VGGM.
8.2 Doelstelling De sector facilitaire zaken is ondersteunend en dienstverlenend aan de twee vakinhoudelijke sectoren brandweer en volksgezondheid. Dit betekent dat de sector facilitaire zaken leidinggevenden en medewerkers ondersteunt door kaders te stellen en beleid te ontwikkelen waarbinnen de bedrijfsvoering uitgevoerd moet worden. De sector facilitaire zaken heeft hierbij ook een bewakende en toetsende functie om het doelmatig en rechtmatig handelen van de organisatie te borgen. Bovendien heeft de sector facilitaire zaken een belangrijke adviesfunctie. Leidinggevenden in de organisatie worden geadviseerd over bijvoorbeeld een goede uitvoering van de personeelszorg, het gebruik van communicatiemiddelen of een goed beheer van budgetten. Daarnaast verleent de sector facilitaire zaken diensten om de werkzaamheden van medewerkers in de organisatie te vergemakkelijken en te ondersteunen. Bijvoorbeeld door het beheren van de ICT infrastructuur, het leveren van kantoorautomatisering, het informeren over verschillende regelingen en het actualiseren en beheren van de verschillende websites. De medewerkers van de sector facilitaire zaken hebben dus veel contact over alle diensten en producten die de sector levert met zowel de leidinggevenden van de organisatie als met de medewerkers uit de verschillende afdelingen. Dit betekent dat de medewerkers van de sector facilitaire zaken goed toegankelijk en goed bereikbaar moeten zijn voor alle personeelsleden van de organisatie, ongeacht de locatie waar zij werken. De sector facilitaire zaken is gehuisvest in Arnhem, maar werkt door de hele regio Gelderland-Midden. Dit betekent dat de medewerkers van de sector gedeconcentreerd werken.
8.3 Producten, diensten en activiteiten De sector facilitaire zaken is opgebouwd uit twee afdelingen: de afdeling Control en Financiën en de afdeling Advies en Service. 1. Control en Financiën Taken van de afdeling zijn: beleid en control, financiële advisering, interne controle, financiële administratie, treasury, administratieve organisatie, toetsing van bedrijfsvoeringprocessen en rapportage hierover. De afdeling wordt aangestuurd door een afdelingshoofd, tevens concerncontroller. De afdeling is opgebouwd uit een bureau financiële administratie en een team sectorcontrollers. Voor de sector brandweer is er een sectorcontroller. Deze functionaris sluit aan bij het managementteam van de sector brandweer. Het afdelingshoofd/ concerncontroller is adviseur van de directie. 2. Advies en Service Taken van de afdeling zijn: personeel & organisatie, ARBO, kwaliteitszorg, juridische zaken, communicatie, webbeheer, informatisering en automatisering, archiefbeheer, postafhandeling, inkoop en gebouwenbeheer. De afdeling wordt aangestuurd door een afdelingshoofd. De afdeling is opgebouwd uit verschillende expertise-teams en heeft een verdeling in servicegerichte taken en beleidsontwikkelende taken. Het afdelingshoofd is adviseur van de directie. Door de nieuwe brandweerorganisatie zal op diverse taakgebieden ondersteuning worden gevraagd vanuit de sector facilitaire zaken. Maar waar het efficiënter of effectiever is om de (detail) uitvoering van taken te beleggen bij afdelingen of teams binnen de sector brandweer, worden taken met mandaat en budget bij de desbetreffende leidinggevende binnen de sector brandweer neergelegd. Het
43
uitgangspunt hierbij is dat deze taken binnen de kaders van de sector facilitaire zaken worden uitgevoerd. Bij ondersteuning vanuit de sector facilitaire zaken kan bijvoorbeeld gedacht worden aan: Afhandeling van rechtspositionele aangelegenheden; Ondersteuning en advisering van leidinggevenden op het gebied van personeel & organisatie; Begeleiding van werving- en selectieprocedures voor beroepsmedewerkers en vrijwilligers; Juridische toetsing van beleid; Ondersteuning van medewerkers op het gebied van ICT; Het verzorgen van perscontacten en persberichten; Het afhandelen van facturen; Het opstellen van begroting en jaarrekening. Daarnaast zal de sector facilitaire zaken ook een aantal diensten op zich nemen voor de sector brandweer die op dit moment nog bij de verschillende gemeenten in de regio Gelderland-Midden zijn belegd. Voorbeelden hiervan zijn de salarisadministratie, het bijhouden van personeelsdossiers, het gebouwenbeheer, de inrichting van werkplekken en de postbezorging.
8.4 Samenwerking De belangrijkste interne relaties van de sector facilitaire zaken zijn: Medewerkers en leidinggevenden sector brandweer Medewerkers en leidinggevenden sector volksgezondheid Tot de externe relaties van de sector facilitaire zaken behoren onder andere: Gemeenten in de regio Provincie Gelderland Ministerie van Veiligheid & Justitie Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Europese Unie Zorgverzekeraars en Nederlandse Zorgautoriteit Belastingdienst en Bedrijfsvereniging Federaties en vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers Landelijke koepels (GGD-Nederland, GHOR-Nederland, Nederlandse Vereniging voor Brandweer en Rampenbestrijding) Leveranciers en afnemers
8.5 Formatie De opbouw en inrichting van de afdeling facilitaire zaken valt buiten de reikwijdte van de regionalisering van de brandweer. In de huidige brandweerkorpsen is in totaal 13,3 fte medewerkers werkzaam op een functie die in de nieuwe organisatie terugkomt in de sector facilitaire zaken. Deze formatie komt in zijn geheel terug in de uitbreiding van facilitaire zaken, waarbij de betreffende medewerkers zoveel mogelijk volgens het principe van “mens volgt functie” geplaatst worden op een soortgelijke functie als die zij nu verrichten. Waar welke functionaris op geplaatst wordt, komt terug in de WAS-WORDT-lijst, net als voor alle andere medewerkers. Alle facilitaire medewerkers zijn hard nodig met de komst van de nieuwe brandweerorganisatie, dus er zullen geen medewerkers boventallig worden.
44
Bijlage 1: uitgewerkte procesbeschrijvingen op hoofdlijnen Hieronder zijn de procesbeschrijvingen weergegeven voor de volgende afdelingsoverstijgende processen: evalueren risicoanalyse advisering externe veiligheid opleiden / vakbekwaam worden oefenen / bijscholen advisering ten aanzien van vergunningverlening Deze procesbeschrijvingen zijn tot stand gekomen in de verschillende sessies met medewerkers van de brandweerorganisaties in Gelderland-Midden die momenteel ook betrokken zijn bij de werkzaamheden in het proces. De processen zijn op hoofdlijnen beschreven. De afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de specifieke activiteiten in het proces zijn ook bij iedere processtap aangegeven4. Procesbeschrijving evalueren Het proces evalueren start met het signaleren van een probleem. Dit kan op verschillende gebieden zijn, de procesbeschrijving is dus niet alleen van toepassing op incidentevaluatie. In het team vakbekwaamheid kan zich bijvoorbeeld ook een terugkerend probleem voordoen bij het oefenen dat het team graag nader wil onderzoeken door een evaluatie te organiseren. In overleg met de opdrachtgever vanuit de vakinhoudelijke afdeling volgt eerst een beslismoment of het probleem voldoet aan de criteria voor het organiseren van een evaluatie. Zo ja, dan wordt een opdracht geformuleerd en een evaluatieteam samengesteld. Het evaluatieteam gaat vervolgens aan de slag met het vaststellen van de onderzoeksdoelen en de te hanteren methodiek. Na het verzamelen van de benodigde informatie, stelt het evaluatieteam een conceptrapportage op. De conceptrapportage kan zowel bij interne als externe partners getoetst worden, bijvoorbeeld door een andere afdeling binnen de brandweer en door de opdrachtgever. Het proces wordt afgesloten met het opstellen van de definitieve rapportage en het aanbieden van deze rapportage aan de opdrachtgever. De evaluatie is het eindresultaat van dit werkproces. De evaluatie heeft een rapport opgeleverd voor de opdrachtgever waarin de vooraf bepaalde norm, het doel, de feiten, het oordeel (inclusief analyse) en de acties en aanbevelingen voor de opdrachtgever zijn opgenomen.
4
De afkorting RB staat voor de afdeling risicobeheersing en wordt aangegeven met de kleur groen; OV staat voor de afdeling operationele voorbereiding en wordt aangegeven met de kleur geel. IB staat voor de afdeling incidentbestrijding en wordt aangegeven met de kleur rood. Indien meerdere afdelingen betrokken zijn bij een specifieke processtap, dan is het blokje blanco gelaten.
45
Procesbeschrijving risicoanalyse Het proces risicoanalyse heeft een opgesteld risicobeeld van de regio als eindresultaat. De klant van het proces risicoanalyse is het bestuur van de veiligheidsregio. Voor het opstellen van het risicobeeld wordt een team gevormd vanuit de afdelingen incidentbestrijding, risicobeheersing en operationele voorbereiding. Vervolgens gaat het team aan de slag met het verzamelen van inhoudelijke informatie, hiervoor moeten ook externe partners geraadpleegd worden. In samenwerking met externe partners, zoals het Waterschap of Liander, worden risico’s geanalyseerd en geprioriteerd. Dit leidt tot het opstellen van een concept risicobeeld met aanbevelingen. Vervolgens wordt dit concept risicobeeld intern en extern getoetst. Het toetsen van het risicobeeld kan op meerdere niveaus plaatsvinden, bijvoorbeeld ook bij het bestuur. Na het toetsmoment wordt het definitieve risicobeeld opgesteld dat wordt aangeboden aan het bestuur. Na vaststelling van het risicobeeld wordt het naar interne en externe partners gecommuniceerd.
Procesbeschrijving advisering externe veiligheid In het proces advisering externe veiligheid werken medewerkers gezamenlijk aan het opstellen van een advies externe veiligheid voor de vergunningverlener. De eerste stap in het proces bestaat uit het ontvangen van een verzoek op basis van gemaakte afspraken met externe partijen. Vervolgens wordt dit verzoek toebedeeld aan medewerkers die het werk afhandelen. Deze medewerkers van de afdeling risicobeheersing nemen het initiatief om het verzoek bij verschillende beoordelende partijen uit te zetten en dit te coördineren. De afdelingen operationele voorbereiding en incidentbestrijding zijn hier vaak bij betrokken, maar externe partners leveren hier ook een belangrijke bijdrage. Dan stellen de betrokken medewerkers van de afdeling risicobeheersing het advies op en wordt het advies inhoudelijk getoetst. De laatste stap in het proces behelst het registreren en het verzenden van het advies externe veiligheid aan de vergunningverlener.
Procesbeschrijvingen opleiden / vakbekwaam worden en oefenen/ bijscholen Het eindresultaat van het proces opleiden/ vakbekwaam worden en van het proces oefenen/ bijscholen is in beide gevallen een gekwalificeerde medewerker die werkzaam is bij de brandweer in
46
Gelderland-Midden. De klanten van beide processen zijn de medewerker zelf en zijn of haar leidinggevende die ook belang heeft bij de kwalificatie van de medewerker. De eerste stap in het proces opleiden/ vakbekwaam worden is de selectie van een medewerker. Dit kan bijvoorbeeld een manschap zijn die de opleiding tot bevelvoerder gaat volgen. Vervolgens moeten een aantal randvoorwaarden geregeld worden door de afdeling operationele voorbereiding, bijvoorbeeld de organisatie van trajectbegeleiding. Daarna wordt in gesprek gegaan met de betreffende medewerker. Na een positief resultaat meldt de afdeling operationele voorbereiding de medewerker aan voor de opleiding die zowel intern als extern kan plaatsvinden. In het opleidingstraject volgt een toetsmoment. De laatste stappen in het proces opleiden/ vakbekwaam worden, worden gevormd door het houden van een evaluatiegesprek met de medewerker en het registreren van de gevolgde opleiding door de afdeling operationele voorbereiding.
Het proces oefenen/ bijscholen start met het bepalen van de oefendoelen op het niveau van de medewerkers van de brandweer in Gelderland-Midden door de afdeling incidentbestrijding. Daarna wordt door de afdeling operationele voorbereiding een planning opgesteld en worden de randvoorwaarden voor het oefenen geregeld. Hierbij kan gedacht worden aan het versturen van uitnodigingen aan deelnemers en het regelen van de oefenlocatie met de benodigde middelen. Vervolgens nemen repressieve medewerkers deel aan de oefening/ bijscholing. Hier zit een toets aan verbonden op inhoud en op aanwezigheid. De laatste stappen in het proces oefenen/ bijscholen worden gevormd door het evalueren van het oefenen en het registreren van de gevolgde oefening door de afdeling operationele voorbereiding. Hierbij kan de evaluatie leiden tot bijscholing. In het gehele proces is de afstemming met de afdeling incidentbestrijding cruciaal.
Procesbeschrijving advies ten aanzien van vergunningverlening In dit proces wordt een advies ten aanzien van vergunningverlening als eindresultaat opgeleverd. De werkzaamheden in dit proces worden uitgevoerd voor de vergunningverlener. Het proces start met het ontvangen van een ontvankelijk verzoek van een externe partij, bijvoorbeeld de Regionale Uitvoeringsdienst. Vervolgens wordt dit verzoek toebedeeld aan medewerkers die het verder
47
afhandelen. Op basis van wet- en regelgeving wordt het verzoek beoordeeld door de afdeling risicobeheersing in afstemming met de afdelingen incidentbestrijding en operationele voorbereiding. Dan wordt het advies opgesteld door de betrokken medewerker van de afdeling risicobeheersing en wordt het advies inhoudelijk getoetst door een collega of een leidinggevende. De laatste stap in het proces behelst het registreren en het verzenden van het advies aan de vergunningverlener.
48
Bijlage 2: overzicht posten regio Gelderland-Midden
Cluster
Posten
Aantal vrijwilligers / beroeps (medio 2011)
Aantal ploegcommandanten
Totaal aantal ploegcommandanten
Noord
Barneveld Garderen Kootwijkerbroek Voorthuizen Zwartebroek Nijkerk Hoevelaken Scherpenzeel Ede
33 16 16 22 16 40 26 25 Beroeps:27 Vrijwilligers: 16 16 18 16 15 15 15 15 48 Beroeps: 75 Vrijwilligers: 21 15 15 15 15
2 1 1 2 1 4 2 2 3
15
32 29 28 26 28 45 18 21 12 24 24 15 14 25 21 13 13 21
2 2 2 2 2 3 1 2 1 2 2 1 1 2 2 1 1 2
West
Midden
Oost
Zuid
Ede-Stadspoort Bennekom Lunteren Otterlo Harskamp De Valk Ederveen Wageningen Arnhem / ArnhemZuid Doorwerth Oosterbeek Renkum/Heelsum Wolfheze Doesburg Duiven Rheden Dieren Velp Zevenaar Giesbeek Lobith Pannerden Bemmel Huissen Gendt Doornenburg Elst Heteren Oosterhout Valburg Zetten
1 1 1 1 1 1 1 3 6
13
10
1 1 1 1
17
14
49
Bijlage 3: operationele hoofdstructuur brandweer Gelderland-Midden per 1 januari 2014 Inleiding In deze bijlage wordt de operationele hoofdstructuur van brandweer Gelderland-Midden beschreven. In deze beschrijving zijn, tenzij anders verwoord, onverkort van toepassing de uitgangspunten en (wettelijk) vastgelegde afspraken in de Wet veiligheidsregio's en bijbehorende Besluiten, het Beleidsplan Rampenbestrijding en Crisisbeheersing, de Mandaat Regeling Gelderland-Midden, het Regionaal Crisisplan Gelderland-Midden, de kadernota "Regeling OvD Gelderland-Midden 2010", de notities "grip op GRIP" en "grip op INFO" en de procedure "Monodisciplinaire Opschaling Brandweer Gelderland-Midden". De operationele hoofdstructuur omvat de navolgende leidinggevende functies: bevelvoerder van een basiseenheid, bevelvoerder van een specialistische eenheid, Officier van Dienst (OvD), Regionaal Officier van Dienst Gevaarlijke Stoffen (ROGS), Hoofdofficier van Dienst (HOvD), Adviseur Gevaarlijke Stoffen/ Meetplanleider (AGS/ MPL) en Commandant van Dienst (CvD). Verder wordt ook de rol en plaats van de Voorlichter van Dienst (VvD) beschreven. Tenzij anders verwoord, zijn de eerder vastgelegde afspraken binnen Gelderland-Midden, kwalificatieprofielen, competenties, opleidingseisen, geoefendheid e.d.. in de aanhef genoemde documenten van toepassing op de functionarissen die deel uit maken van de operationele hoofdstructuur van brandweer Gelderland-Midden.
De bevelvoerder De bevelvoerder van een basiseenheid De bevelvoerder heeft de leiding over de manschappen van een tankautospuit (TS) en de manschappen van een redvoertuig of hulpverleningsvoertuig die aan zijn tankautospuit zijn gekoppeld. Hij heeft taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de operationele leiding en uitvoeringscoördinatie van mensen en middelen vanaf het moment van uitruk tot en met het moment van aankomst op de post of kazerne. In geval van een multidisciplinaire inzet overlegt hij met collega's van ambulance, politie en gemeentelijke diensten omtrent de aanpak van het incident. Op de post of kazerne coördineert hij de materiële nazorg (inzet gereed maken), evalueert hij de inzet conform procedure met de manschappen (warme de-briefing) en handelt hij de administratie rondom het incident af. Bij opschaling heeft de eerst aanwezige bevelvoerder de leiding over de eenheden tot aankomst van de Officier van Dienst (OvD). Als de OvD aanwezig is, handelt de bevelvoerder onder leiding van de OvD. Bij een grootschalig optreden maakt de basiseenheid (TS) deel uit van een peloton brandweer bestaande uit 4 TS-en handelt de bevelvoerder onder leiding van een pelotonscommandant. De bevelvoerder van een bijzondere eenheid In de procedure "Monodisciplinaire opschaling brandweer Gelderland-Midden" zijn de bijzondere eenheden omschreven. Deze bijzondere eenheden zijn Watertransport 1000, Watertransport 2500, Technische hulpverleningseenheid instorting, Technische hulpverleningseenheid redding, de Verlichtingseenheid en de Gaspakken- en Ontsmettingseenheid. Iedere eenheid bestaat uit een TS en een bijzonder voertuig, meestal een haakarmchassis met bak. De bevelvoerder heeft de leiding over de manschappen van de TS en de manschappen van de bijzondere eenheid die aan zijn TS is gekoppeld. Hij heeft taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de operationele leiding en uitvoeringscoördinatie van zijn mensen en middelen tot en met het moment van terugkomst op de post of kazerne. In de meeste gevallen zal bij een inzet van een bijzondere eenheid sprake zijn van een opgeschaalde situatie en zal de bevelvoerder handelen onder leiding van de reeds aanwezige OvD.
50
De Gaspakkeneenheid met bevelvoerder (Lima) en Ontsmettingseenheid met bevelvoerder (Oscar) handelen onder leiding van de Regionaal Officier Gevaarlijke Stoffen (ROGS). Plaats in de organisatie Per basiseenheid zijn er afhankelijk van de organisatievorm 3 of 4 bevelvoerders beschikbaar. De beschikbaarheid is afhankelijk van de organisatievorm van de betreffende post of kazerne: vrije instroom, geconsigneerd of gekazerneerd. Bij daadwerkelijk optreden handelt de bevelvoerder onder verantwoordelijkheid van de OvD. In alle andere situaties handelt de bevelvoerder onder verantwoordelijkheid van de ploegcommandant van de post of kazerne. Deze ploegcommandant beoordeelt het functioneren van de bevelvoerder in zijn algemeenheid. Bij het beoordelen van het functioneren van de bevelvoerder onder repressieve omstandigheden is daarbij het oordeel van direct betrokken OvD's maatgevend. Indien de ploegcommandant zelf ook als bevelvoerder optreedt, wordt naast zijn functioneren in zijn algemeenheid ook zijn repressief optreden beoordeeld door de clustercommandant. Ook hier is het oordeel van de direct betrokken OvD's maatgevend.
Meldkamer
Bevelvoerder
Meldkamer
Meldkamer
OvD
Pelotons commandant
Bevelvoerder
Bevelvoerder
51
De Officier van Dienst (OvD) Optreden van de OvD bij een "klein incident" tot en met "zeer groot incident" De OvD geeft leiding aan maximaal 4 basis- of bijzondere eenheden. Hij heeft taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de operationele leiding en uitvoeringscoördinatie van mensen en middelen vanaf het moment van uitruk tot het moment van terugkeer naar de post of kazerne. Hij evalueert de inzet conform procedure met de bevelvoerders en handelt zijn administratie rondom het incident af. Bij een multidisciplinaire inzet overlegt hij met leidinggevenden van GHOR, politie en gemeentelijke diensten omtrent de aanpak van het incident. Als de HOvD aanwezig is, handelt de OvD onder leiding van de HOvD. Optreden van de OvD als pelotonscommandant Bij een inzet van meer dan 4 basis- of bijzondere eenheden zal in de regel worden opgetreden in pelotonsverband. De eerst aanwezige OvD wordt pelotonscommandant van het eerste peloton. Een tweede OvD (eventueel derde en vierde) wordt gealarmeerd gelijktijdig met de extra basis- en bijzondere eenheden en fungeert als pelotonscommandant van het tweede (eventueel derde en vierde) peloton. In de clusters wordt dan op basis van vrije instroom voorzien in paraatheid van een OvD conform de "Regeling OvD Gelderland-Midden 2010" of door tijdelijke waarneming vanuit het naast gelegen OvD cluster. De OvD/ pelotonscommandant heeft taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de operationele leiding en uitvoeringscoördinatie van mensen en middelen van zijn peloton vanaf het moment dat hij ter plaatse is. De OvD/ pelotonscommandant handelt onder leiding van de als taak/ compagniescommandant aanwezige HOvD.
De Officier van Dienst/ Regionaal Officier Gevaarlijke Stoffen (ROGS) De ROGS als adviseur van de OvD Voor een incident waarbij gevaarlijke stoffen zijn betrokken is in zijn algemeenheid de procedure ongeval gevaarlijke stoffen van toepassing (OGS procedure). In deze procedure is bepaald dat de ROGS ter plaatse gaat en de OvD adviseert over de wijze van optreden. Daar waar nodig overlegt de ROGS met de AGS. De ROGS als pelotonscommandant van OGS peloton/ peloton schuimblussing Bij een inzet van het OGS peloton (gaspakken- en ontsmettingseenheid) en peloton schuimblussing treedt de ROGS op als pelotonscommandant van genoemd peloton. De ROGS/ pelotonscommandant heeft taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de operationele leiding en uitvoeringscoördinatie van mensen en middelen van zijn peloton vanaf het moment dat hij ter plaatse is. Als de HOvD aanwezig is, handelt de ROGS/ pelotonscommandant onder leiding van de HOvD. Plaats van de ROGS in de organisatie en aanvullende opleiding Aanvullend op de landelijke organisatiestructuur Gevaarlijke stoffen blijft in Gelderland-Midden de functie van ROGS onderdeel uit maken van de operationele hoofdstructuur. Enerzijds om de belasting bij de andere OvD's te verminderen, anderzijds door concentratie bij twee OvD piketten de kennis en ervaring te vergroten. De ROGS is een combi-functie met de OvD in de clusters Midden en West. De landelijke opleiding bij het NIFV bestaat niet meer. Daar waar door uitstroom of doorstroom vacatures ontstaan in genoemde gebieden wordt door een interne of externe opleiding/ bijscholing de gewenste kwaliteit van de ROGS/ OvD geborgd. De OvD bij bestrijding van natuurbranden Onbeheersbare natuurbranden scoren hoog in het risicoprofiel van Gelderland-Midden. Voor de bestrijding is een werkwijze vastgesteld waarin de OvD ingezet kan worden als flankcommandant en als staffunctionaris logistiek. Voor beide functies is regionaal voorzien in aanvullende oefeningen en bijscholing.
52
De OvD als flankcommandant De OvD's met omvangrijke bos en heide gebieden in het verzorgingsgebied treden op als flankcommandant. De flankcommandant coördineert de inzet van de toegewezen eenheden op zijn flank. In het coördinatieplan "Natuurbrand en ontruimen/ evacueren recreatiegebieden" zijn de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en competenties omschreven. De flankcommandant handelt onder de leiding van de als taakcommandant/ staffunctionaris brandweer aanwezige HOvD in het CoPI.
De OvD als staffunctionaris logistiek Logistiek is een kritische succesfactor bij het bestrijden van natuurbranden. De staffunctionaris logistiek wordt afhankelijk van de locatie van de brand ingevuld door de OvD van het cluster Midden en het cluster West. In het coördinatieplan "Natuurbrand en ontruimen/ evacueren recreatiegebieden" zijn de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en competenties omschreven. De staffunctionaris logistiek handelt onder de verantwoordelijkheid van de als taakcommandant/ staffunctionaris brandweer aanwezige HOvD in het CoPI.
CoPi
Staf brandweer
Staf logistiek
Flank commandant
tactisch
bluswater
Bevelvoerders
53
De OvD als staffunctionaris in het ROT en CoPI Bij grootschalig optreden kan de OvD worden ingezet als staffunctionaris in het CoPI of ROT. In het CoPI handelt de OvD/ staffunctionaris onder verantwoordelijkheid van de als taakcommandant brandweer ingezette HOvD. In het ROT handelt de OvD/ staffunctionaris onder leiding van de als algemeen commandant brandweer optredende HOvD. Plaats in de organisatie Per cluster zijn 5 OvD's waarvan er altijd 1 op piket direct beschikbaar is voor de functie van OvD, ROGS, flankcommandant, staf logistiek. Voor de functie van pelotonscommandant en staffunctionaris in het ROT of CoPI wordt/ worden de direct beschikbare OvD('s) van omliggende gebieden/ clusters ingezet. In die clusters wordt dan op basis van vrije instroom voorzien in paraatheid van een OvD conform de "Regeling OvD Gelderland-Midden 2010" De OvD is een aparte functie die uitgevoerd wordt naast de hoofdfunctie bij de afdeling risicobeheersing, operationele voorbereiding of incidentbestrijding van Gelderland-Midden of naast een functie bij een externe werkgever. De OvD wordt beoordeeld door de clustercommandant. Voor de ROGS wordt hierbij het oordeel van de AGS meegenomen.
Voorzitter ROT
Algemeen commandant
AGS
Meetploegen
CoPI
Taakcommandant
ROGS
Pelotons commandant
54
De Hoofdofficier van Dienst (HOvD) De Hoofdofficier van Dienst kan drie verschillende rollen invullen. Elke rol brengt verschillende verantwoordelijkheden met zich mee en vereist andere competenties. De HOvD als taakcommandant brandweer in het CoPI Binnen de brandweerorganisatie en in het Crisisplan worden meerdere benamingen voor dezelfde functie gehanteerd: naast taakcommandant worden ook gehanteerd compagnies commandant of staffunctionaris van het CoPI. De HOvD als taakcommandant brandweer geeft leiding aan de bij het incident betrokken pelotonscommandanten. In het CoPI neemt de HOvD/ taakcommandant deel aan het multidisciplinaire overleg. Hij adviseert de Leider CoPI en stemt zijn handelen af met de andere in het CoPI aanwezige disciplines. Bij verschil van mening is het besluit van de Leider CoPI doorslaggevend. In functionele zin stemt de taakcommandant in GRIP 2 situaties en hoger zijn handelen af met de algemeen commandant brandweer in het ROT. In bijzondere situaties kan het voorkomen dat een HOvD aanwezig is bij een incident in GRIP 0 situatie. Hij geeft dan leiding aan de aanwezige OvD. De HOvD als algemeen commandant brandweer in ROT De algemeen commandant brandweer/ hoofd sectie brandweer van het ROT geeft leiding aan de uitvoering van maatregelen in het effectgebied van een incident. Daarbij wordt het handelen binnen het ROT onder leiding van de voorzitter ROT/ plv OL afgestemd met de andere bij het incident betrokken disciplines en instanties. Functioneel vindt afstemming plaats met de taakcommandant brandweer in het CoPI. Met betrekking tot de effecten van emissie van gevaarlijke stoffen en waarschuwen van de bevolking wordt de algemeen commandant brandweer geadviseerd door de AGS. De HOvD als leider CoPI De HOvD als leider CoPI geeft leiding aan het CoPI dat bestaat uit de hoogste leidinggevenden van de ter plaatse ingezette disciplines. In GRIP 1 situaties adviseert hij het bevoegd gezag en zorgt hij voor de multidisciplinair afgestemde communicatie richting bevolking en pers. In GRIP 2 situaties en hoger handelt de leider CoPI onder leiding van de plv OL/ voorzitter van het ROT. Plaats in de organisatie In het verzorgingsgebied van Gelderland-Midden zijn 2 HOvD gebieden met ieder 4 functionarissen. De dienstdoende HOvD geeft bij operationeel optreden leiding aan de in zijn gebied optredende OvD's. Bij opschaling naar GRIP 1 vult de dienstdoende HOvD in zijn gebied de functie van leider CoPI in. De andere dienstdoende HOvD wordt taakcommandant brandweer in het CoPI of bij verdere opschaling naar GRIP 2 en hoger algemeen commandant brandweer van het ROT. Afhankelijk van de aard van het incident wordt de prioriteit van invulling van de functie van taakcommandant of algemeen commandant bepaald. De niet direct ingevulde functie wordt ingevuld vanuit het vrije instroom principe. Bij repressief optreden of daaraan verbonden optreden handelt de HOvD onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd incidentbestrijding. Voor zijn repressief optreden wordt de HOvD beoordeeld door het afdelingshoofd incidentbestrijding. In alle andere situaties handelt de HOvD onder verantwoordelijkheid van zijn afdelingshoofd. De HOvD is een aparte functie die naast een hoofdfunctie bij de afdeling risicobeheersing, operationele voorbereiding of incidentbestrijding wordt ingevuld.
55
De Adviseur Gevaarlijke Stoffen (AGS) De Adviseur Gevaarlijke Stoffen als adviseur in CoPI en ROT De AGS is specialist op het gebied van gevaarlijke stoffen. In GRIP 0 situaties treedt hij op als backoffice/ adviseur van de ter plaatse aanwezige ROGS. In GRIP 1 situaties is de AGS adviseur van de aanwezige taakcommandant en leider CoPI. Indien vastgesteld is dat er geen effectgebied is en geen verdere opschaling naar GRIP 2 kan de AGS ter plaatse gaan en daar zijn adviesrol voortzetten. In GRIP 2 en 3 situaties gaat de AGS naar het ROT en adviseert daar de algemeen commandant. De AGS als Leider Meetplan Organisatie en adviseur ROT Indien er sprake is van een (vermoeden) van een effectgebied in GRIP 2 situaties en hoger geeft de AGS leiding aan de meetplan organisatie. Daarnaast adviseert de AGS de algemeen commandant in het ROT. Plaats in de organisatie In Gelderland-Midden zijn tenminste 4 AGS-en waarvan er altijd 1 op piket direct beschikbaar is voor advies aan de ROGS en het opstarten van de meetplan organisatie. Op basis van vrije instroom wordt in GRIP 2 situaties en hoger gestreefd naar een tweede AGS om de taken te verdelen en te zorgen voor de adviesfunctie in het ROT, leiding te geven aan de meetplan organisatie en afstemming met GAGS en externe deskundigen. De AGS wordt voor zijn repressief en daaraan verbonden optreden beoordeeld door het afdelingshoofd incidentbestrijding. De AGS is een aparte functie die naast de hoofdfunctie bij een van de afdelingen binnen GelderlandMidden wordt ingevuld.
56
De Commandant van Dienst (CvD) De functie van Commandant van Dienst wordt ingevuld door de korpsleiding zijnde de commandant en de afdelingshoofden risicobeheersing, operationele voorbereiding en incidentbestrijding. De CvD treedt op in de context van het multidisciplinair repressief optreden vanaf GRIP 2 en kan daarin optreden als Operationeel Leider (OL) in het Beleidsteam of als voorzitter van het ROT. De CvD als voorzitter van het ROT De afdelingshoofden incidentbestrijding, operationele voorbereiding en risicobeheersing zorgen samen met functionarissen vanuit de GHOR en politie in een gezamenlijk piket voor de invulling van de functie van voorzitter ROT/ plv operationeel leider. Hij heeft in deze rol de leiding over de bestrijding van het incident en de effecten van het incident op de omgeving. De voorzitter van het ROT/ plv operationeel leider handelt onder verantwoordelijkheid van de OL in het Beleidsteam. De CvD als Operationeel Leider in het (regionaal) Beleidsteam De Operationeel Leider geeft onder verantwoording van de burgemeester/ voorzitter van het beleidsteam de leiding aan de bestrijding van het incident en de effecten van het incident op de omgeving. Daarnaast is hij adviseur van de burgemeester in het beleidsteam. Samen met de korpsleiding (districtsleiding na invoering van de landelijke politie organisatie) van de politie en de (plv) RGF borgt de CvD samen met de commandant brandweer de invulling van de functie van OL in het (regionaal) Beleidsteam. Op basis van het type incident, omschreven in het Crisisplan, wordt bepaald vanuit welke discipline de taak van OL wordt ingevuld. Vooraf wordt (periodiek) bepaald door de commandant brandweer welke CvD bij afwezigheid van de commandant hem als OL vervangt in het (regionaal) Beleidsteam. Plaats in de organisatie CvD is een nevenfunctie van de afdelingshoofden van de brandweer Gelderland-Midden.
57
De Voorlichter van Dienst (VvD) Tijdens en na een brandweerinzet is er een VvD beschikbaar om gevraagd en ongevraagd informatie te verstrekken aan de pers. Met behulp van social media en de eigen internetsite wordt de bevolking rechtstreeks geïnformeerd. De VvD verzamelt zijn informatie door eigen waarneming en het uitvragen van de bevelvoerende ter plaatse. De VvD in GRIP 0 De VvD wordt door de meldkamer automatisch geïnformeerd bij alle prio 1 meldingen. Op basis van kennis en ervaring bepaald de VvD of en hoe hij meer informatie moet verzamelen en actief de pers en bevolking gaat informeren omtrent de inzet van de brandweer. De VvD is verantwoordelijk voor de inhoud van zijn berichten. Bij twijfel omtrent de inhoud overlegt hij met de OvD. De VvD in GRIP 1 en hoger Bij opschaling naar GRIP 1 situaties en hoger zal de VvD samen met collega's van de politie en mogelijk ook de gemeente optreden als voorlichter van het CoPI. Pers en bevolking worden geïnformeerd omtrent het verloop van het incident. De inhoud van de berichten hebben betrekking op het zichtbare, gezamenlijke operationele optreden van alle aanwezige disciplines. Onder verantwoording van de Leider CoPI wordt de inhoud van de berichten naar pers en bevolking bepaald. In het CoPI worden werkafspraken gemaakt met de aanwezige voorlichters. Bij een verdere opschaling naar GRIP 2 en 3 wordt volgens vrije instroom uit de voorlichterpool een VvD toegevoegd aan de sectie communicatie/ voorlichting van het ROT. Plaats in de organisatie In Gelderland-Midden bestaat een voorlichterpool die 4 - 6 voorlichters telt waarvan er altijd 1 direct beschikbaar is op piket. De VvD wordt voor zijn optreden beoordeeld door het afdelingshoofd incidentbestrijding. De VvD is een aparte functie die naast de hoofdfunctie bij een van de afdelingen in Gelderland-Midden wordt ingevuld.
58
Verdeling functies operationele hoofdstructuur
Functie
Aantallen
Totaal
Beschikbaarheid
Combinatie
Bevelvoerder
3 - 4 per basiseenheid
255
Ploegcommandant
OvD
4 - 5 per gebied
22
Vrije instroom Piket Gekazerneerd Piket 1 per gebied, (totaal 5 direct beschikbaar )
HOvD
4 + 4.
8
CvD
4
4
AGS VvD
4 4-6
4 6
Piket 1 per gebied, (totaal 2 direct beschikbaar) Multi piket met ghor en politie. piket piket
*Pelotons cdt. *Staf brw ROT/ CoPI *ROGS (2 gebieden) Flank cdt (bos) Staf logistiek *Taak/ cie cdt CoPI *Alg. cdt brw ROT *Leider CoPI *Vz ROT *Operationeel Leider Leider meetplan
Individuele combi Vrijwillig/beroeps
Infomanager copi of rot
59
