Project Regionalisering Brandweer. Projectplan Versie 4.0

Project Regionalisering Brandweer Realisatie van het regionale Brandweerkorps Kennemerland Projectplan Versie 4.0

Haarlem, mei 2007 Martin Rensen

Projectplan Regionalisering Brandweer ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Versiebeheer Versie 0.1 0.2 0.3 0.4 1.0 2.0 3.0 4.0

Datum 27-03-07 28-03-07 01-04-07 02-04-07 03-04-07 12-04-07 25-04-07 09-05-07

Omschrijving / status Eerste concept Tweede concept Derde concept Opmerkingen F. Schippers verwerkt Laatste aanpassingen doorgevoerd Aanpassingen van en vaststelling door RMT Aanpassingen op blz. 10 en 12 Aanpassing n.a.v. DB

Versie 4.0 (09-05-2007)

Auteur(s) FvH / MR FvH / MR FvH / MR FvH / MR FvH / MR FvH / MR MR MR

Pagina 2 van 22


Inhoudsopgave

•

1

Inleiding

4

•

2

Waar staan we nu?

•

3

Projectomschrijving 7

5

3.1

Projectaanleiding ............................................................................................................ 7

3.2

Projectdoelstelling........................................................................................................... 7

3.3

Projectresultaat ............................................................................................................... 8

3.4 Projectscope .................................................................................................................... 8 3.4.1 Geografische dimensie ............................................................................................ 9 3.4.2 Scope op basis van de veiligheidsketen................................................................... 9 3.5

Kwaliteitseisen............................................................................................................... 10

3.6 Randvoorwaarden en uitgangspunten ........................................................................... 10 • 4 Projectuitvoering 13 4.1

Besluitvormingstraject................................................................................................... 13

4.2

Bevoegdheid van en informatie aan het projectmanagement........................................ 13

4.3

Relatie met overige projecten ........................................................................................ 13

4.4 Projectomgeving ............................................................................................................ 13 • 5 Projectaanpak 16 5.1

Welke stappen moeten nog doorlopen worden? ............................................................ 16

5.2

Hoe gaan we deze stappen doorlopen? ......................................................................... 16

5.3 Uitgangspunten werkwijze project ................................................................................ 17 • 6 Projectbeheersing 18 6.1

Benodigde resources...................................................................................................... 18

6.2

Benodigd Budget............................................................................................................ 19

6.3

Kwaliteitsbewaking........................................................................................................ 19

6.4 Projectcommunicatie ..................................................................................................... 19 • Bijlage 1 - Projectbetrokkenen 20 •

Bijlage 2 - Planning Regionalisering 2007 22

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 3 van 22


1

Inleiding

Het kabinet heeft in haar standpunt over de Veiligheidsregio’s negen basisniveaus bepaald waaraan de regio’s moeten voldoen. Regionalisering van de brandweer omvat een aantal van deze negen basisniveaus. Het Dagelijks Bestuur van de HulpverleningsDienst Kennemerland (HDK) heeft op 26 maart jl. de ingezette koers om op 1 januari 2008 te komen tot één regionaal brandweerkorps en gelijktijdige ontvlechten van de lokale korpsen uit de gemeentelijke organisaties, herbevestigd. Dit projectplan beschrijft hoe het traject van regionalisering als project wordt ingericht. In hoofdstuk twee wordt kort het besluitvormingstraject tot nu toe geschetst. Daarna wordt in hoofdstuk drie het project in detail beschreven, afgebakend en gepositioneerd binnen de brandweerorganisatie en reeds lopende trajecten. Hoofdstuk vier geeft een beeld van de projectuitvoering. Hoofdstuk vijf behandelt vervolgens de projectaanpak met de gekozen fasering en planning op hoofdlijnen. Tot slot wordt in hoofdstuk 6 de projectbeheersing toegelicht. Na afstemming met de betrokken stakeholders, zoals daar in ieder geval zijn het Regionaal Management Team (RMT) en het overleg van gemeentesecretarissen, wordt dit Projectplan ter besluitvorming aan het Dagelijks Bestuur van de HDK aangeboden. Omdat het resultaat van dit project een toekomstvaste, vernieuwde regionale brandweerorganisatie zal zijn, is gekozen voor de projectnaam: Regionalisering Brandweer Kennemerland. NA het afronden van de versie 3.0 van dit plan van aanpak is ervoor gekozen om het deel-project Proactie en Preventie (P&P) onder te brengen bij de werkgroep die zich tevens bezig houd met P&P voor het project territoriale congruentie (TC). Afstemming wordt bewaakt door de beide projectleiders (regionalisering en TC-deelproject 2). Derhalve bestaat het project Regionalisering Brandweer Kennemerland nog uit 5 deelprojecten.

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 4 van 22


2

Waar staan we nu?

Onderstaand wordt chronologisch aangegeven welke stappen/besluiten er in de afgelopen tijd zijn genomen en door welke gremia. Hierdoor ontstaat een beeld van waar we nu staan als regio met betrekking tot de regionalisatie. 7 maart 2005 Dagelijks bestuur HDK, themabijeenkomst Veiligheidsregio Kennemerland. Besloten wordt: 1. ‘Het op 24 december 2004 bestuurlijk vastgestelde ‘Werkplan RBK/VBK 2004-2008’ wordt voortvarend ter hand genomen volgens een realistische planning die bijdraagt aan het herstel van het vertrouwen in de HDK (regionale brandweer)’. 2. ‘Formeren van een bestuurlijke werkgroep Veiligheidsregio Kennemerland’. 3. ‘Voor deze werkgroep wordt een projectopdracht geformuleerd die bestuurlijk zal worden vastgesteld. Daarbij staan 2 taken centraal: a. Beoordelen van het Kabinetsstandpunt Veiligheidsregio en de in het kader daarvan nog in Kennemerland te zetten stappen, b. Onderzoek op welke onderdelen van de brandweerzorg en rampenbestrijding (los van het Kabinetsstandpunt) efficiencywinst kan worden geboekt door samenwerking’. 27 april 2005 Bestuursconferentie Veiligheidsregio Kennemerland. Diverse afspraken over proces, geen besluiten. 9 mei 2005 Dagelijks bestuur, reguliere vergadering. Twee sporen beleid: 1. uitwerking nog openstaande punten vanuit het Kabinetsstandpunt Veiligheidsregio’s, 2. onderzoeken van de mogelijkheden om door samenwerking efficiencyvoordelen te behalen. 20 juni 2005 Dagelijks bestuur, reguliere vergadering. 7 Projectopdrachten verdeeld over de commandanten in de regio. Bureau Berenschot begeleidt. Het DB besluit onder andere: 1. ‘Kennis te nemen van de voortgang’, 2. ‘V.w.b. het onderdeel repressie te inventariseren welke gemeenten aan dat onderzoek wensen deel te nemen’. Nadere uitwerking benchmark. Het DB besluit onder andere: 1. ‘In te stemmen met de voorgestelde uitwerking’, 2. ‘In te stemmen met de geformuleerde onderzoeksopdracht’,

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 5 van 22

Projectplan Regionalisering Brandweer --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. ‘Begeleiding benchmark en efficiencyonderzoek parallel te laten lopen’, 4. ‘De colleges van de regiogemeenten een brief te sturen waarin wordt ingegaan op de twee in gang gezette onderzoekstrajecten (efficiency en benchmark)’. 22 november 2005 Dagelijks bestuur, reguliere vergadering. Resultaten efficiencyonderzoek en benchmark worden medio december 2005 besproken in een bestuurlijke conferentie. 19 december 2005 Bestuurlijke conferentie te Spaarnwoude. Het DB besluit onder andere: 1. ‘Er wordt in Kennemerland toegewerkt naar een gelijkwaardig kwaliteitsniveau voor de brandweerzorg en de rampenbestrijding. Daarvoor is een door het bestuur vastgesteld kwaliteitsniveau vereist. Inspanning ter realisering hiertoe wordt geïnventariseerd’. 2. ‘Op die terreinen waarop duidelijk is dat door samenwerking nu reeds efficiency- en kwaliteitsvoordelen kunnen worden geboekt wordt op korte termijn nader bezien op welke wijze daaraan invulling kan worden gegeven’. 3. ‘Als eindmodel wordt een regionaal korps gezien dat per 2008 als organisatorisch en beheersmatige eenheid is ingericht. Vrijwilligers leveren in die organisatie een substantiële bijdrage en de betrokkenheid van de lokale commandanten in het proces is geborgd’. 4. ‘Regionalisering van de brandweer wordt ingebracht bij de collegeonderhandelingen in maart 2006’, 5. ‘De besluitvorming ligt bij de raden van de regiogemeenten. Als eerste stap zal een intentiedocument aan de raden worden aangeboden (april 2006). Daarin wordt inzicht geboden in de meerwaarde van een regionale aanpak boven het lokaal blijven uitvoeren van taken’. 19 juni 2006 Dagelijks bestuur, reguliere vergadering. Het DB besluit: 1. ‘In principe in te stemmen met het voorstel om in voorkomende gevallen waarbij regionaal personeel ((onder)officieren) vacatures bij de lokale brandweerkorpsen gaan vervullen gebruik te maken van de genoemde detacheringsconstructie (ook bij personeel van buitenaf)’, 2. ‘De detachering te regelen met behulp van een detacheringsovereenkomst waarbij eventuele risico’s voor rekening van de inlenende partij komen’, 3. ‘In te stemmen met de model-detacheringsovereenkomst’, 4. ‘Het voorstel te bespreken in de eerstvolgende bijeenkomst van het portefeuillehoudersoverleg Veiligheid’. 20 november 2006 Bestuurlijke conferentie. Verslag is (nog) niet vastgesteld door het DB, is slechts voor kennisgeving aangenomen. Er staan wel diverse uitgangspunten en randvoorwaarden in. Deze zijn opgenomen in paragraaf 3.6. Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 6 van 22


3

Projectomschrijving

3.1

Projectaanleiding

Bij de uitwerking van het Kabinetsstandpunt Veiligheidsregio’s voor de regio Kennemerland is een traject voor de regionalisering van de brandweer onderkend. De burgemeesters hebben inmiddels besloten (bestuursconferentie 19 december 2005) te komen tot één regionaal brandweerkorps. Belangrijkste motieven voor de vorming van één regionaal brandweerkorps zijn de: • Toegenomen dreiging door terrorisme. • Rol van de regionale brandweer als verantwoordelijke voor de voorbereiding van de coördinatie bij de bestrijding van rampen en zware ongevallen. • Noodzaak tot vergaande verbetering van de kwaliteit van het primaire brandweerproces en de ondersteunende bedrijfsvoering. • Ontwikkeling van multidisciplinair informatiemanagement, zoals beschreven in het ACIR rapport1. Tijdens diverse bestuursvergaderingen het afgelopen jaar zijn de kaders voor het project vastgelegd. Recentelijk herbevestigd door het Dagelijks Bestuur en het Portefeuillehoudersoverleg Veiligheid (zie vorig hoofdstuk).

3.2

Projectdoelstelling

Het project Regionalisering Brandweer Kennemerland heeft als doel: Gezamenlijk ontwerpen en realiseren van het nieuwe regionale brandweerkorps wat op 1 januari 2008 gereed is, waarin de mono- en multidisciplinaire brandweertaken zijn ondergebracht. Deze taken voert het regionaal brandweerkorps uit volgens een door het regionaal bestuur vastgesteld kwaliteitsniveau. Onderliggende doelstellingen in dit project zijn: • In standhouden van adequate, toekomstvaste brandweerzorg voor alle inwoners van de regio tegen aanvaardbare kosten. Brandweerzorg zoals beschreven in de veiligheidsketen, de voorbereiding op de multidisciplinaire procescoördinatie bij rampen en crises en de ondersteunende bedrijfsvoeringprocessen. • Verbetering van de onderlinge samenwerking. • Verbetering van de multidisciplinaire samenwerking. • Veiliger woon- en werkomgeving door brandweerorganisatie slagvaardiger en kwalitatief beter te organiseren.

1

ACIR Adviescommissie Coördinatie ICT Rampenbestrijding – 8 maart 2005 – “De Vrijblijvendheid Voorbij”

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 7 van 22


3.3

Projectresultaat

Bovengenoemde projectdoelstelling kan worden onderverdeeld in de volgende resultaatgebieden: 1. Bestuurlijk / juridisch Ø Opstellen brandweerverordening. Ø Overname van contracten, convenanten etc. Ø Monitoring besluitvorming gemeenteraden. 2. Personeel en Organisatie (incl. medezeggenschap) Ø Geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden (met gebruik making van inventarisaties arbeidsvoorwaarden n.a.v. diverse recente fusies in de regio (belastingdienst Haarlem/Haarlemmermeer en Kennemerland-Zuid)) Ø Goedgekeurd organisatie- en formatieplan Ø Plaatsingsplan Ø Regionale personeelsinstrumenten Ø Goedgekeurd model sociaalplan en per gemeente vastgesteld Ø Organiseren inspraakprocessen voor bonden, GO, OR en OC Ø Monitoring besluitvorming GO/OR Ø Opstellen bedrijfsvoeringsconcept 3. Financiën Ø Ontvlechting van gemeentelijke financiering Ø Ingerichte regionale financiën Ø Financieringssystematiek afstemmen met gemeenten 4. Kwaliteitszorg Ø Kwaliteitsborgingssysteem 5. Pro-actie en preventie (samenloop met TC, zie inleiding) Ø Inrichten regionale organisatie pro-actie en preventie 6. Communicatie & Informatie Ø Opzetten van een intern informatie- en communicatiesysteem Ø Opstellen en uitvoeren communicatieplan Ø In- en externe projectcommunicatie Ø Eén herkenbaar gezicht naar buiten (huisstijl en naam) Repressie (dekkingsplan) en (onderdelen van) preparatie (waaronder materieelspreidingsplan) maken onderdeel uit van het project TC (Territoriale Congruentie).

3.4

Projectscope

De scope van het project Regionalisering Brandweer Kennemerland wordt langs twee dimensies beschreven: Ø Geografische dimensie Ø Procesdimensie op basis van de veiligheidsketen

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 8 van 22


3.4.1 Geografische dimensie De projectscope omvat de organisatie van de brandweerzorg in de gemeenten: Uitgeest Heemskerk Beverwijk Velsen Haarlemmermeer Haarlemmerliede en Spaarnwoude Haarlem Heemstede Bennebroek Bloemendaal Zandvoort

3.4.2 Scope op basis van de veiligheidsketen Het project Regionalisering Brandweer Kennemerland richt zich op het onderbrengen van de taken, die voortkomen uit de primaire en ondersteunende processen zoals beschreven in de onderstaande figuur:

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 9 van 22


3.5

Kwaliteitseisen

Bij de projectrealisatie wordt gebruik gemaakt van kwaliteitsnormen en een nader te bepalen kwaliteitssysteem. Op dit moment werkt de brandweer op basis van: Ø De kwaliteitseisen op basis van het normenboek van de NVBR, en Ø Het INK management model.

3.6

Randvoorwaarden en uitgangspunten

Het Dagelijks Bestuur van de HDK heeft een aantal randvoorwaarden verbonden aan de regionalisering. De volgende uitgangspunten en randvoorwaarden, gerangschikt naar deelproject, zijn van toepassing: Financieel. • De incidentele en structurele kosten met betrekking tot het instapniveau zijn indicatief weergegeven en in principe niet verwerkt in de gemeentelijke begrotingen voor 2007. •

•

• • •

De desintegratiekosten - kosten die voor de ‘latende organisatie’ doorlopen na de overdracht van taken aan de regionale brandweer - worden door de gemeenten zelf inzichtelijk gemaakt (mede a.g.v. verschillen in overheadtoedelingssystematiek) en komen ten laste van de gemeente zelf. De huidige begrotingen van de elf brandweerkorpsen plus de regionale brandweer, plus gelden voor het project Territoriale Congruentie en gelden om maatrampniveau één te halen, zijn het financiële kader voor de regionale brandweer op 1 januari 2008. De balans voor de nieuwe brandweerorganisatie wordt per 1 januari 2010 vastgesteld. Middelen vanuit het Rijk in het kader van de Veiligheidsregio zijn beschikbaar voor dit project Regionalisatie Brandweer Kennemerland. De kosten voor de projectorganisatie ‘Regionalisatie Brandweer Kennemerland’ zullen vooralsnog uit de begroting van de HDK gedekt worden, dan wel er zal een beroep worden gedaan op het weerstandsvermogen.

Personeel & Organisatie. • De overgang van het overige personeel en de planning daarvoor worden beoordeeld aan de hand van de uitkomsten van het onderzoek naar de meest optimale organisatiewijze voor de taken bij de ‘koude’ organisatie. •

Er is aandacht voor het aspect van de binding van de vrijwilligers met de lokale situatie (personeelsvereniging).

•

Voor wat betreft de positionering van de toekomstige centrale staf- en ondersteuningsfuncties wordt deze op regionaal (lees: HDK) niveau is georganiseerd. Ieder post/kazerne heeft nu en in de toekomst een aanspreekpunt van vlees en bloed. Er moet expliciet aandacht zijn voor de vrijwilligers van de brandweer. Zij moeten inhoudelijk mee kunnen praten tijdens het traject en vertegenwoordigd zijn in het medezeggenschapstraject.

• •

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 10 van 22

Projectplan Regionalisering Brandweer --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------• • •

•

• •

Als meest optimale schaalgrootte voor het decentraal (districtelijk) organiseren van taken worden gebieden van 100.000 - 200.000 inwoners gehanteerd. Beleid wordt centraal (lees regionaal) geïnventariseerd en ontwikkeld. Uitvoering vindt op decentraal (districtelijk en /of lokaal) niveau plaats. Bij het ontwikkelen van de nieuwe organisatiestructuur wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met de bestaande praktijk in Kennemerland c.q. aansluiting gezocht bij reeds in de regio en bij gemeenten aanwezige (samenwerkings)structuren (bijv. brandweer in de IJmond met de Milieudienst IJmond). De regionale optimalisatie van de brandweerzorg richt zich in eerst instantie op het zo efficiënt mogelijk inrichten van de ‘koude’ organisatie; hiertoe is een overzicht van taken door Berenschot opgesteld aan de hand waarvan besluitvorming kan plaatsvinden over de meest optimale wijze van organiseren van de bestaande taken (lokaal. districtelijk of regionaal). Op 1 januari 2008 zal al het brandweerpersoneel, vrijwillig en beroeps, in regionale dienst zijn. Per gemeente kan voor de preventisten maatwerk mogelijk zijn. Er wordt geopteerd voor een verdeling van de regio in 3 districten te weten: IJmond, Haarlem/Kennemerland-Zuid en Haarlemmermeer.

Bestuurlijk/Juridisch. • Er blijven - conform de huidige situatie - twee bestuurlijke niveaus (gemeente en regio). Voor de districten wordt geen extra bestuurslaag (bestuurscommissie) gecreëerd. • De gemeenteraden dienen in dit proces goed geïnformeerd en betrokken te zijn. • De korpsen zijn in het regionaliseringsproces gelijkwaardig. • Colleges en gemeenteraden stemmen in. • Het gezag blijft op lokaal niveau bij de burgemeester en het beheer ligt bij het HDKbestuur (t.z.t. Veiligheidsbestuur). • De toekomstige organisatie wordt zodanig vormgegeven dat het verantwoordelijke bestuur (Colleges van B&W) voor brandweerzorg en rampenbestrijding op een adequate wijze invulling kan geven aan zijn wettelijke verantwoordelijkheid. • Er wordt uitgegaan van een regeling waarbij een openbaar lichaam wordt ingesteld. Algemeen. • De regionaal commandant stelt - na overleg met de commandanten van de gemeenten en de controllers - het moment vast waarop eenzelfde kwaliteitsniveau voor alle korpsen is gerealiseerd. • •

• • •

Tijdens de looptijd van het project zullen ook de reguliere werkzaamheden doorgang moeten vinden. Alle voorgenomen personeelsmutaties gedurende de looptijd van het project worden door de lokale commandanten afgewogen tegen de beoogde nieuwe regionale brandweerorganisatie. Gemeenten leveren informatie en werkkrachten. Jeugdbrandweerkorpsen zullen behouden blijven. Preparatieve aspecten uit het onderzoek van Berenschot – te weten het maken van bereikbaarheidskaarten en aanvalsplannen – worden na 1-1-2008 opgepakt.

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 11 van 22

Projectplan Regionalisering Brandweer --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------•

•

Het aan de hand van een uniform regionaal kwaliteitsniveau van brandweerzorg en rampenbestrijding bij de gemeenten in de regio Kennemerland inventariseren welke investeringen nog gedaan moeten worden om van een gelijk instapniveau te kunnen spreken. (verschillen instapniveau in kaart). Voor alle gemeenten in de regio Kennemerland en de gemeente Haarlemmermeer geldt als minimum instap-kwaliteitsniveau de kwalificatie voldoende (score 6) op alle vergeleken onderdelen. De lokale commandanten melden aan de regionaal commandant als zij dit niet kunnen realiseren.

Link met project TC (territoriale congruentie). • Er wordt voor het in de regio in te brengen materieel aan aanvullende nulmeting uitgevoerd; van een aanvullende nulmeting voor de huisvesting wordt vooralsnog geen gebruik gemaakt. Het aspect van de huisvesting zal na het stellen van voorwaarden door de regio te zijner tijd worden ingebracht. Vooralsnog blijft dit onderdeel bij de gemeenten. • Lokale brandweerposten voor de basisbrandweerzorg met autonomie en eigen identiteit, met voldoende ruimte voor maatwerk binnen eigen verzorgingsgebied. De noodzaak voor samenwerking tussen deze lokale eenheden in groter verband en het realiseren van kostenbeheersing bepalen het niveau van standaardisatie. •

De uitvoering van de repressieve brandweertaak in Kennemerland vindt plaats volgens het principe van operationele grenzen.

•

Optimalisatie van de ‘warme’ kant vindt plaats op het moment dat het regionaal dekkingsplan (incl. Haarlemmermeer) gereed is; aan de hand van dit plan zal volgens het principe van operationele grenzen worden bezien wat de meest optimale organisatiewijze is.

•

Het regionaal dekkingsplan en materieelspreidingsplan worden vanuit het project Territoriale Congruentie gemaakt en geïmplementeerd.

•

De brandweerzorg boven het basisbrandweerzorgniveau wordt ingevuld door specialistische eenheden. Per gemeente is maatwerk mogelijk, tegen nader over een te komen afspraken.

•

In iedere gemeente dient minimaal sprake te zijn van basisbrandweerzorg volgens uniforme normeringen. Basisbrandweerzorg is de zorg die elke post minimaal moet kunnen bieden. Alle medewerkers moeten de voor hun functie omschreven taken kunnen verrichten. Basisbrandweerzorg omvat, overeenkomstig de leidraad repressieve brandweerzorg:

•

§

Brandbestrijding

§

Beperkte technische hulpverlening

§

Beperkte ongevalbestrijding

§

Ondersteuning bij inzet waterongevallen

De brandweerzorg boven het basisbrandweerzorgniveau wordt ingevuld door specialistische eenheden.

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 12 van 22


4

Projectuitvoering Ø Aanstellen projectleider

Er geldt voor alle betrokken gemeentelijke brandweerorganisaties: Ø De korpsen zijn in dit proces gelijkwaardig; Ø Voor het gehele project wordt een actieve deelname van alle (groepen van) medewerkers verwacht; Ø Commitment tot het beschikbaar stellen en houden van voldoende capaciteit om gestelde projectactiviteiten uit te voeren; Ø De projectprocessen van analyse, ontwerp, implementatie en nazorg worden zowel van onder naar boven (bottom up) als van boven naar beneden (top down) georganiseerd; Ø Alle nieuw op te starten projecten binnen de scope van het project worden door de lokale commandanten getoetst op raakvlakken met en afhankelijkheden van het project Regionalisatie Brandweer Kennemerland.

4.1

Besluitvormingstraject

Primair aanspreekpunt voor de projectleider is de regionaal commandant. Na goedkeuring door het DB zal de projectleider de betrokken organisaties gelijktijdig informeren.

4.2

Bevoegdheid van en informatie aan het projectmanagement.

Ø Binnen het geaccordeerde projectbudget heeft de projectleider zelfstandig tekenbevoegdheid en functioneert als integraal manager; Ø Het projectmanagement wordt opgenomen in alle relevante informatiestromen, ten einde afstemming tussen het project en de lijnorganisaties te waarborgen.

4.3

Relatie met overige projecten

Dit project Regionalisering Brandweer Kennemerland heeft een nadrukkelijk link met het project Territoriale Congruentie, de fusie van de GGD-en, ontvlechting gemeente Haarlem/SBA en andere vergelijkbare projecten zoals bijvoorbeeld in Amsterdam-Amstelland, Gooi & Vechtstreek en Rotterdam-Rijnmond.

4.4

Projectomgeving

Het project Regionalisering Brandweer Kennemerland bevindt zicht in de volgende bestuurlijke en inspraak omgeving:

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 13 van 22


Algemeen AB HDK Bestuur Gemeenteraden

Gem. secretarissen

Burgemeesters

Commandanten

Dagelijks DB Bestuur HDK Regionale Brandweer

Regionaal Direktie HDK Commandant

OR HDK Ondernemings raden

Brandweer Korpsen

Het project kent de volgende omgeving:

Dagelijks Bestuur Regionale Brandweer

Overleg gemeentesecretarissen

Regionaal Management Team

Project Organisatie

Klankbordgroep Vrijwilligers

Werkgroepen

De gemeentesecretaris wordt in zijn functie als (algemeen) directeur c.q. ondernemer in de zin van de WOR meegenomen in het proces dat moet leiden tot regionalisering van de brandweer. Sterker, aangezien de lokale korpsen, die nu in zijn algemeenheid ressorteren onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, uit de eigen werkorganisatie dienen te worden ontvlochten en overgeheveld naar de Regionale Brandweer, hebben de gemeentesecretarissen een

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 14 van 22

Projectplan Regionalisering Brandweer --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------specifieke rol te vervullen als ambtelijke stuurgroep om de initiatie, uitvoering en overdracht adequaat vorm en inhoud te geven. Bovendien heeft de gemeentesecretaris een zorgplicht voor het personeel dat wordt overgebracht naar een nieuwe werkorganisatie. Gelet op de complexiteit van het proces en de verschillende vormen van verantwoordelijkheidstoedeling is het zaak dat tussen de gemeentelijke organisaties en de HDK intensief overleg en afstemming plaatsvindt over wie op welk moment acties uitvoert. Om dit overleg te stroomlijnen heeft de kring van gemeentesecretarissen inzake crisisbeheersing een coordinerend secretaris aangewezen.

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 15 van 22


5

Projectaanpak

Dit hoofdstuk beschrijft hoe we de komende tijd de eerder beschreven doelstellingen kunnen bereiken. Concreet wordt aangegeven welke stappen nog doorlopen moeten worden, hoe we dit gaan doen en welke middelen we daarvoor nodig hebben.

5.1

Welke stappen moeten nog doorlopen worden?

Onderstaande stappen moeten nog worden doorlopen: Ø Vaststellen bestuurlijke kaders Ø Bestuurlijk vaststellen van de huidige situatie bij de brandweer (ist-situatie) Ø Beschrijven van de gewenste situatie van de brandweer (soll-situatie) Ø Opstarten project Ø Benoemen projectleider Ø Inrichten van projectorganisatie, benoemen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Ø Opstellen en uitvoeren implementatieplan aan de hand van de verschillen tussen de ist en soll-situatie Ø Analyseren en organiseren van formele inspraak vanuit OR en OC Ø Start van in- en externe communicatie Ø Overdracht van de projectresultaten naar de lijnorganisatie Ø Evaluatie van de projectwerkwijze en resultaten

5.2

Hoe gaan we deze stappen doorlopen?

In paragraaf 4.4 is aangegeven hoe het project staat ten opzichte van zijn omgeving. Deze paragraaf beschrijft de projectorganisatie op zich. De projectorganisatie bestaat uit een projectbureau en een aantal werkgroepen. Het projectbureau bestaat uit een projectleider, een projectsecretaris en administratieve ondersteuning. Hierbij is de projectleider verantwoordelijk voor het tijdig en conform afspraken aanleveren van de producten. De projectsecretaris ondersteunt hem daarbij. De inhoudelijke uitwerking van diverse onderwerken wordt gedaan door werkgroepen. De projectsecretaris ondersteunt daar waar mogelijk ook de werkgroepen. De volgende werkgroepen moeten ingericht worden: 1. bestuurlijk/juridisch 2. personeel en organisatie (incl. Medezeggenschap) 3. financiën 4. kwaliteitszorg 5. pro-actie en preventie 6. communicatie en informatie

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 16 van 22


5.3

Uitgangspunten werkwijze project

Binnen het project Regionalisering Brandweer Kennemerland zal naast de bedrijfsmatige aspecten van de regionalisering ook aandacht worden besteed aan gedrag. Om dit concreet in te richten, worden er gedragsafspraken binnen het project geformuleerd, die als voorbeeld zullen dienen voor het beoogde gedrag in de nieuwe regionale organisatie. Communicatie en betrokkenheid Actief betrekken van alle medewerkers Transparante en tijdige projectcommunicatie en -voorlichting Regionale kennismaking tussen de korpsen, o.a. door kennisoverdracht maar zeker ook informele activiteiten zoals een personeelsvereniging Ø Behoud van eigen identiteit Ø Gebruik van landelijk beschikbare stukken t.b.v. kostenreductie en doorlooptijd (snelheid)

Ø Ø Ø Ø

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 17 van 22


6

Projectbeheersing

6.1

Benodigde resources

Voor het 2007 (en januari 2008) zijn onderstaande resources begroot. Hiernaast zullen er nog medewerkers uit de verschillende korpsen deel moeten nemen in de projectgroepen.

1

2

3

4

5 6 7

8

9

omschrijving Projectleider (Martin Rensen) Ø Afstemming met interne- en externe stakeholders Ø Dagelijkse leiding van het project Trekker Bestuurlijk/Juridisch (Frank van Herpen) Ø Overname van contracten, convenanten e.d. Ø Opstellen brandweerverordening Ø Monitoring besluitvorming gemeenteraden Trekker Personeel & organisatie (incl. medezeggenschap) (extern) Ø Geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden Ø Organisatie- en formatieplan Ø Plaatsingsplan Ø Regionale personeelsinstrumenten Ø Model sociaal plan Ø Inspraakprocessen voor GO, OC, OR en bonden Ø Monitoring besluitvorming GO/OR Ø Opstellen bedrijfsvoeringsconcept Trekker Financiën (Harry Veenboer) Ø Ontvlechten gemeentelijke financiering Ø Inrichten regionale financiën Ø Afstemmen financieringssysteem met gemeenten Trekker Kwaliteitszorg (Siep Paauwe) Ø Opzetten kwaliteitsborgingssysteem Trekker Pro-actie en Preventie (project TC, afstemming PL) Ø Inrichten regionale organisatie pro-actie en preventie Trekker Communicatie en Informatie (extern) Ø Opstellen en uitvoeren communicatieplan Ø Opzetten intern informatie- en communicatie systeem Ø Interne- en externe projectcommunicatie Ø Eén herkenbaar gezicht naar buiten (huisstijl en naam) Ondersteuning uitvoering communicatieplan Projectsecretaris (extern) Ø Ondersteuning projectleider en projectorganisatie Ø Inrichten projectsturing, -archief, -rapportage Projectadministratie (extern) Ø Ondersteuning projectleider en projectorganisatie Totaal

Versie 4.0 (09-05-2007)

dagen 85

periode 1/4 - 1/2/08

20

1/5 – 1/10

60

1/5 – 31/12

40

1/5 – 1/10

20

1/5 – 1/10

20

1/5 – 1/10

75

1/5 - 1/1/08

40 85

1/9 – 1/1/08 1/4 - 1/2/08

85

1/4 - 1/2/08

530

1/4 - 1/2/08

Pagina 18 van 22

Projectplan Regionalisering Brandweer --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------dagen

6.2

Benodigd Budget

In dit projectplan is een raming gemaakt van de kosten voor 2007 en januari 2008. Indicatief budget 2007/2008 Kostenpost Projectleider (intern) Projectsecretaris (externe inhuur) Projectadministratie (externe inhuur) Deelprojectleiders5 (externe inhuur voor P&O en communicatie) Externe ondersteuning (arbeidsvoorwaarden vergelijking) Bureau-, communicatie en huisvestingskosten Totaal:

Benodigd € 51.000,-2 € 68.000,-3 € 34.000,-4 €123.400,-6 € 50.000,€ 50.000,€ 376.400,-

De dekking moet in principe uit de reguliere begroting van de HDK komen. Wellicht dat dit niet voldoende ruimte biedt, en er een beroep gedaan moet worden op het weerstandsvermogen van de HDK en een bijdrage van de gemeente Haarlemmermeer. Daarnaast is een uitgangspunt dat de korpsen en de gemeenten, conform de afspraken, voldoende medewerkers met de juiste competenties beschikbaar stellen voor de vulling van de werkgroepen.

6.3

Kwaliteitsbewaking

De werkgroep kwaliteit zal een voorstel maken waarin de kwaliteitsbewaking binnen dit project gerealiseerd kan worden. Daarbij wordt aangesloten bij het INK-model, zoals dit binnen de brandweer en enkele gemeenten al wordt toegepast.

6.4

Projectcommunicatie

Binnen het aandachtsgebied Communicatie zal de interne en externe communicatie worden uitgevoerd. Hiertoe wordt een communicatieplan opgesteld. Het uitgangspunt is een open en transparante communicatie, daarbij zijn alle documenten en correspondentie breed toegankelijk.

2

85 dagen á 8 uur p.d. á € 75 p.u. 85 dagen á 8 uur p.d. á € 100 p.u. 4 85 dagen á 8 uur p.d. á € 50 p.u. 5 ten tijde van versie 4.0 was het projectteam geformeerd met deel interne en deels externe (deel-)projectleider(s). Door de inzet van eigen (gemeentelijke) medewerkers dalen de kosten aanzienlijk. Wellicht dat er wel kosten gemaakt moeten worden om werkzaamheden extern te laten doen van medewerkers die participeren in het project. 6 135 dagen á 8 uur p.d. á € 95 p.u. plus ondersteuning uitvoering communicatieplan 40 dagen á 8 uur p.d. á €65 p.u 3

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 19 van 22


Bijlage 1 - Projectbetrokkenen Projectteam Projectleider Trekker Kwaliteitszorg Trekker Bestuurlijk /Juridisch Trekker Financiën Trekker Personeel & Organisatie (incl. medezeggenschap) Trekker Communicatie Klankbordgroep vrijwilligers Trekker pro-actie en preventie Projectsecretaris Administratief medewerk(st)er

Naam M. Rensen S. Paauwe F. van Herpen H. Veenboer (gemeente Velsen) Vacature

Naam

11 12 13 14

RMT Leden Reg. Commandant Heemstede/Bennebroek Haarlem/Bloemendaal Uitgeest Haarlemmermeer Velsen Beverwijk Zandvoort Haarlemmerliede en Spaarnwoude Heemskerk Adviseurs Schiphol Corus Regionale Brandweer Zorg Veiligheidsbureau

1 2 3 4 5 6 7 8

Betrokken gemeenten Heemstede Haarlem Uitgeest Haarlemmermeer Velsen Beverwijk Zandvoort Haarlemmerliede en Spaarnwoude

Gemeentesecretaris W. van den Berg W.J. Sleddering F.F.M Eijk H. Bekkers M. Zierikzee C.B.P. Hazenberg H. Coerts B.J. Huisman

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Versie 4.0 (09-05-2007)

Anne Hofstee (extern) Marcel Gal Peter Reemer (via project TC) Vacature vacature

F. Schippers P. Reemer S. Paauwe M. Gal A. Boomsma F. van Herpen M. Rensen Vacature R. Trompert H. Munneke E. Oomes A. Duineveld Vacature R. Benoist

Pagina 20 van 22

Projectplan Regionalisering Brandweer --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9 10 11

Heemskerk Bennebroek Bloemendaal

Versie 4.0 (09-05-2007)

A. van de Velden E. Koek A. Ph. van der Wees

Pagina 21 van 22


Bijlage 2 - Planning Regionalisering 2007

Versie 4.0 (09-05-2007)

Pagina 22 van 22

Project Regionalisering Brandweer. Projectplan Versie 4.0

Recommend Documents