Organisatieplan U Centraal 2014 140430-OrganisatieplanUCe2014
Inleiding Dit organisatieplan van U Centraal legt beleid vast over:
Missie, markt en organisatiekenmerken. De interne organisatie. Personeel en kwaliteitsbeleid.
Het organisatieplan wordt bijgesteld op basis van ontwikkelingen. Een maal per jaar wordt het organisatieplan geëvalueerd en opnieuw vastgesteld. 1. Missie U Centraal heeft als missie het versterken van zelfredzaamheid en de eigen kracht van mensen, zodat zij voor zichzelf en voor elkaar kunnen zorgen en mee kunnen doen in de samenleving. U Centraal biedt daarvoor stedelijke en wijkgerichte ondersteuning ter versterking van de zelfredzaamheid en eigen kracht van inwoners van Utrecht. De cliënt staat centraal en heeft in principe één plan en één hulpverlener. Ter versterking van de eigen kracht en het netwerk van de cliënt zet U Centraal vrijwilligers in en worden de aanwezige mantelzorgers ondersteund. U Centraal levert ook een bijdrage aan de versterking van de positie van de cliënt en van de samenleving door ondersteuning groepsgewijs aan te bieden. Daar waar de zelfredzaamheid van de cliënt ontoereikend is zal een ondersteunend vangnet geboden worden. Deze taken vervult U Centraal met competente generalistisch werkende medewerkers en een open, flexibele organisatie. De statutaire doelstelling luidt: “De stichting heeft ten doel de kwaliteit van leven van burgers te verbeteren door: a. b. c. d. e. f. g.
het versterken van de eigen regie van de burger; het stimuleren van het gebruik van de eigen kracht van de burger; het activeren van sociale netwerken rondom de burger; het bieden van informatie en advies aan burgers; het verlenen van hulp aan en het ondersteunen van burgers; het uitvoeren van activiteiten die het verkrijgen van (betaalde) arbeid vergemakkelijken; het bevorderen van en/of het bieden van begeleiding aan vrijwillige inzet op de hiervoor genoemde onderdelen a t/m f; h. het samen werken met andere organisaties om a t/m g uit te voeren; i. het betrekken van burgers en cliënten bij het verwezenlijken van a t/m g; j. het in stand houden van een professionele organisatie ter realisering van het gestelde doel; en voorts al hetgeen daarmee rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de meest ruime zin van het woord.” 1
2. Werkgebied Het werkgebied van U Centraal is de stad Utrecht. U Centraal biedt inwoners van de stad vormen van maatschappelijke ondersteuning aan. Zij wordt hiervoor gesubsidieerd door de lokale overheid en ontvangt incidentele bijdragen van particuliere fondsen. 3. Kenmerken van de organisatie De kenmerken van de organisatie bestaan uit een mix van:
Zakelijke en inhoudelijke relatie met subsidiërende overheden. De cliënt en de uitgangspunten van de Wmo staan centraal. Werken aan effecten. Levering van kwaliteit. Tijdige innovatie van aanpak en werkwijze. Werken met een moderne bedrijfsvoering in een platte organisatiestructuur.
3.1. Zakelijke en inhoudelijke relatie met subsidiërende overheden Voor U Centraal is degene die betaalt van groot belang. De lokale overheid heeft als doel om kwetsbare burgers (tijdelijk) te ondersteunen. Hiertoe heeft zij de beschikking over het instrument van subsidie in het kader van de Wmo. Het proces van subsidieverlening dient zorgvuldig te worden doorlopen. Met de lokale overheid is een zakelijke relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast heeft U Centraal een inhoudelijk relatie met de lokale overheid om in overleg de vorm en de kwaliteit van de ondersteuning van burgers verder te ontwikkelen. 3.2. De uitgangspunten van de Wmo De Wmo gaat uit van een samenleving waarin alle burgers kunnen participeren. Diegenen die niet mee kunnen doen, moeten worden ondersteund. In eerste instantie en bij voorkeur door het eigen sociale netwerk of vrijwilligers. Als dat niet lukt door professionals. De ondersteuning is per definitie tijdelijk van aard en gericht op het weer zelf kunnen deelnemen aan het samen leven. De zelfredzaamheid van de cliënt staat voorop. 3.3. De cliënt centraal De Wmo gaat uit van burgers die deelnemen aan het samen leven. Hiervoor zijn participerende mensen nodig. In de ondersteuning die wordt aangeboden moet de cliënt centraal staan, pas dan is kwaliteit mogelijk. Het zorgplan moet dus met de cliënt worden besproken en afgesproken. Zijn eigen aandeel in de gekozen oplossingen moet helder zijn. Eén van de centrale vragen is dan ook altijd: hoe kan de cliënt zichzelf redden? 3.4. Werken aan effecten In het proces van de subsidieverlening wordt getracht zo duidelijk mogelijke afspraken te maken. Werken in de sociale sector zal altijd de handicap hebben dat de effecten moeilijk hard zijn te definiëren. Zelden kan over meer gesproken worden dan van gecertificeerde kwalitatieve inspanningsverplichtingen die qua omvang zijn te meten in aantallen uren. Via meting van tevredenheid bij cliënten, bij samenwerkingspartners en subsidieverstrekkers, kan de kwalitatieve waarde van het afgeleverde werk worden vastgesteld. Dit neemt niet weg dat er een duidelijk beeld moet bestaan van de effecten die worden nagestreefd. 2
3.5. Inzet van expertise De medewerkers zijn het grootste bezit van U Centraal. Zij immers zetten hun capaciteiten en energie in ten behoeve van de cliënten. De organisatie dient dit proces mogelijk te maken en zo goed mogelijk te ondersteunen. De competenties van medewerkers dienen overeen te stemmen met de ambities van U Centraal. Deze competenties dienen daarvoor op heldere wijze door kennismanagement georganiseerd te worden. Er moet aandacht en tijd zijn voor de satisfactie van de medewerkers. 3.6. Levering van kwaliteit U Centraal is in bezit van een ISO 9001 certificaat voor kennisintensieve dienstverlening. Door middel van interne en externe audits wordt de kwaliteit jaarlijks gemeten en getoetst aan de normen. Verbeterpunten worden in een aanpak en planning geplaatst en uitgevoerd. 3.7. Tijdige innovatie van aanpak en werkwijze Voor de tijdige innovatie van de ondersteuning die wordt aangeboden, de aanpak en werkwijzen die worden gebruikt, worden medewerkers gestimuleerd om via evaluaties en teambesprekingen vernieuwingen voor te stellen, het werk te ontwikkelen en maatschappelijke ontwikkelingen te signaleren. Zo wordt bij voortduring gezocht naar verbetering van bestaand werk en innovatie. 3.8 Werken met een moderne bedrijfsvoering U Centraal heeft een moderne bedrijfsvoering met een efficiënte sturing en er wordt op professionele wijze uitvoering gegeven aan de werkzaamheden door middel van: Een gestroomlijnde beleidscyclus. De ontwikkeling van geautomatiseerde registratiesystemen t.b.v. rapportages aan subsidieverleners en management. Een zakelijke omgeving waarin een wederzijdse betrokkenheid bestaat. De aanwezigheid van een efficiënt werkend bedrijfsbureau. 4. De Interne organisatie 4.1 Werkteams U Centraal is georganiseerd in teams. In een team zijn medewerkers met een vergelijkbare expertise bijeengebracht. De medewerkers hebben op deze wijze collega’s die vergelijkbaar werk doen. Hierdoor ontstaat er teamgeest en wordt er een goede basis geschapen voor kwaliteitsbeleid. Het is belangrijk zelfstandig werkende teams te hebben die een gezamenlijke expertise bezitten, ontwikkelen en onderhouden. Met kennismanagement wordt gestimuleerd om de kwaliteit van het werk zo groot mogelijk te laten zijn. Dwarsverbanden, samenhang en samenwerking worden door het management georganiseerd en formeel vormgegeven. Medewerkers worden ondersteund in het verwerven van meer competenties die hun positie op de arbeidsmarkt (in- en extern) kan verbeteren. Medewerkers hebben de opdracht om door middel van consultatie van collega’s en casuïstiekbesprekingen hun eigen handelen in de relatie met de cliënt ter discussie te stellen. Dit levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het contact tussen de hulpverlener en de cliënt. In een tijd dat de relatie tussen cliënt en hulpverlener ten principale aan veranderingen onderhevig is, is dit een belangrijk speerpunt in de organisatie. 3
Een deel van de medewerkers van U Centraal is in 2014 werkzaam in een buurtteam onder inhoudelijke regie van andere organisaties. Het formeel werkgeverschap ligt bij U Centraal. Het gaat om een beperkt aantal buurtteams die vooruitlopend zijn op een stedelijk dekkende structuur die in 2015 gerealiseerd gaat worden. De gemeente Utrecht heeft een ontwikkelgerichte uitvraag gedaan om per 1 januari 2015 te komen tot één nieuwe stedelijk organisatie voor de Buurtteams Sociaal. U Centraal blijft in 2015 voortbestaan, met de nieuwe organisatie voor de buurtteams wordt een nauwe samenwerking beoogd. 4.2 Het bedrijfsbureau en de bestuurlijke organisatie Het bedrijfsbureau levert diensten aan de productiesector. Het gaat om centraal secretariaat en beheer, bestuurssecretariaat, personeelszorg, interne en externe communicatie (inclusief ICT) en administratie. De bestuurlijke organisatie bestaat uit een Raad van Toezicht, een Raad van Bestuur een Directie en teamleiders, een Ondernemingsraad en een Cliëntenraad. Deze voor de uitvoering noodzakelijke functies kosten geld dat door de productiesector moet worden opgebracht. Deze indirecte kosten worden ten opzicht van de directe productiekosten zo laag mogelijk gehouden. Een minimale omvang en kwaliteit is noodzakelijk voor een goed functionerende productiesector. De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur worden in een personele unie gedeeld met twee andere organisaties. 4.3 De managementstructuur De teams van U Centraal beschikken in principe over een meewerkend teamleider. De vrijgestelde leidinggevende uren van deze leidinggevenden zijn zo beperkt mogelijk in omvang. Dit is maatwerk en wordt van team tot team bepaald. Boven deze teams staat een tweekoppige directie en een Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur bestaat uit één bestuurder. U Centraal werkt samen met Stichting JoU en Stichting JES 030 in een statutair vastgelegde groepsstructuur met een personele unie op het niveau van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Ook het Bedrijfsbureau wordt gedeeld binnen deze unie. Het Bedrijfsbureau is formeel ondergebracht bij U Centraal Nadat het jaarplan van U Centraal is goedgekeurd door de Raad van Toezicht en is vastgesteld door de Raad van Bestuur, is de directie verantwoordelijk en de bestuurder eindverantwoordelijk voor de uitvoering daarvan. De directie is belast met het dagelijks bestuur van U Centraal. Dit betekent dat de directie met hun teamleiders nadrukkelijk sturen op de doelen, resultaten en ontwikkelingen die worden nagestreefd. Een grote verantwoordelijkheid hebben zij voor de uitvoering van een zorgvuldige planning en control. Samen met de afdeling P&O voeren zij ook het personeelsbeleid uit binnen de daarvoor gestelde kaders. Bij uitbreiding van formatie wordt altijd vooraf overleg gepleegd met de bestuurder. Het afsluiten van arbeidsovereenkomsten is een formele verantwoordelijkheid van de bestuurder. De directie en de bestuurder zijn verantwoordelijk voor het tot stand komen en uitvoeren van het strategisch beleid. 5. Personeel 5.1. De werkpraktijk De werkpraktijk van U Centraal is divers. Er zijn een zestal wijkgerichte teams en een zestal stedelijke teams. De verschillende werkeenheden kunnen een eigen herkenbaar gezicht nodig hebben voor de 4
buitenwereld. Hiervoor moeten maximale mogelijkheden worden gecreëerd. Toch wil U Centraal ook een homogene organisatie zijn, waarbij kan worden gerekend op een vergelijkbare kwaliteit en werkwijze. Een zekere homogeniteit straalt vertrouwen uit en geeft duidelijkheid aan lokale overheden. Homogeniteit komt tot uiting in de missie, het gezamenlijk gebruik van het bedrijfsbureau en door gebruik van het Handboek Kwaliteit. 5.2. Het algemene profiel van de dienstverlenende functies U Centraal beschikt over medewerkers in meerdere functies op verschillende niveaus. Als uitgangspunt voor alle functies is een algemeen competentieprofiel beschikbaar waaraan alle medewerkers op alle niveaus moeten voldoen. Daarnaast zijn er functie specifieke competenties en competenties die bij de uitvoering van werk horen. 5.3. Functie-indeling en de bijbehorende beloningsstructuur Bij de U Centraal uitvoeringsorganisatie worden de navolgende functies met bijbehorende salarisschaal onderscheiden: Schaal
Uitvoerend werk
Facilitair, Staf en Leidinggevend
1 2
Chauffeur
3 4
Bureaumedewerker Maaltijdservice
5
Front Office Administratief medewerker 2 Secretarieel medewerker VH/WO/SP/BB/SHV
6
Directie Secretaresse
7
Assistent Sociaal Werker
8
Maatschappelijk Werker Fiom Senior Sociaal Raadsman
Coördinator Aanpak Geweld in Afhankelijkheidsrelaties
Sociaal Werker Wijkteam Sociaal Werker Woonzorg Consulent 9
Medewerker Digitaal Zorgloket
Coördinator specifiek MW: VH/WO/SP/SHV 5
Coördinator Buurtbemiddeling Projectleider Groepsgewijze Activiteiten Projectleider Vrijwillige Inzet 10
Teamleider Staf-/Beleidsmedewerker 3
11 12 13
Directeur Bestuurder
Bij het Bedrijfsbureau (gedeeld met JES 030 en JoU) is dat als volgt: Schaal
Uitvoerend
Facilitair, Staf en Leidinggevend
Werk: n.v.t. 1
Medewerker diverse diensten
2 3
Medewerker Centraal Secretariaat
4 5 6
Administratief Medewerker 1 Secretaresse 2 Directie Secretaresse Medewerker Beheer Systeembeheerder
7 8
Administratief Medewerker 2 6
Communicatiemedewerker Directie Secretaresse/Administratief Mw Management 9
Ambtelijk Secretaris van OR, Cliëntenraad en Klachtencommissies P&O functionaris Stafmedewerker Communicatie
10
Administratief medewerker 3-Controller
11
Bestuurssecretaris Controller
12
Hoofd Bedrijfsbureau Bestuurder
5.4. De formatie van U Centraal De formatie van een team van U Centraal bestaat uit de uren voor productie. De omvang van het team is afhankelijk van het aantal uren dat wordt uitgevoerd. Elk team heeft afhankelijk van haar omvang teamleiding tot haar beschikking. Daarnaast kunnen extra leidinggevende uren worden toegekend in verband met specifieke omstandigheden. 5.5. Instroom van nieuwe medewerkers Voor de instroom van nieuwe medewerkers geldt dat werkzaamheden moeten kunnen worden uitgevoerd met de juiste expertise. De expertise die nodig is wordt bij elke vacature vastgesteld. Er is een centraal georganiseerd stagebeleid waarbij de instroom van nieuwe medewerkers mede als doel wordt gesteld. Door middel van loopbaanbeleid kunnen fricties in de teamsamenstelling worden weggenomen. 5.6. Secundaire arbeidsvoorwaarden en interne regelingen Hoogwaardige uitvoering van het werk vraagt om medewerkers die betrokken zijn, verantwoordelijkheid hebben en kwaliteit kunnen waarborgen. Dit vraagt om zorgvuldig en goed werkgeverschap en een beloningsstructuur met secundaire arbeidsvoorwaarden die zijn toegesneden op het werk. Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn in de CAO geregeld en in aanvullende interne regelingen. 5.7. Verzuim en Arbo Voor de continuïteit en doelmatigheid is een laag ziekteverzuim van groot belang. In preventieve zin zijn leidinggevenden van U Centraal daarom zeer alert op ‘ziekmakende’ factoren, zoals stress, organisatorisch falen, werkomstandigheden, etc. Bij daadwerkelijke ziekte wordt zeer frequent contact met de zieke medewerkers onderhouden, met als doel een zo spoedig mogelijke terugkeer. 7
Voor medewerkers die langer dan 6 weken ziek zijn, worden vervangende werkzaamheden gezocht die afgestemd zijn op de voor hen geldende beperkingen als gevolg van ziekte. In het kader van het Arbobeleid worden maatregelen getroffen die deze benadering ondersteunen. 6. Kwaliteit
Doelmatig werken is belangrijk om de kostprijs zo laag mogelijk te houden. Dit is in het belang van de klant omdat het de kosten kan matigen mits het kwaliteitsniveau hierbij niet in het geding is. Het is ook in het belang van de organisatie, omdat matiging van kosten de continuïteit betere waarborgen kan bieden. Doelmatig werken betekent in dit verband dat werkzaamheden moeten worden uitgevoerd op het juiste kwaliteitsniveau tegen een zo laag mogelijke kostprijs. De medewerkers van U Centraal worden gestimuleerd te werken aan een groeiende expertise. U Centraal ontplooit bij voortduring diverse kwaliteit verbeterende activiteiten om de aanwezige expertise van haar medewerkers volledig te benutten en het leren van elkaar stimuleren. Vernieuwende ontwikkelingen krijgen volop aandacht binnen U Centraal. De organisatie motiveert de medewerkers tot het kritisch bekijken naar de huidige ondersteuning en deze te toetsen op actualiteit en efficiëntie. Maatschappelijke verschuivingen en nieuwe ontwikkelingen dienen hierbij als uitgangspunt. In dit proces zijn de uitvoerenden de experts als het gaat om het lokaliseren van deze veranderingen en het aandragen van innoverende maatregelen. De directie schept ruimte en motiveert werknemers tot dit proces. Het leveren van kwaliteit is een kritische succesfactor van onze organisatie. U Centraal is in het bezit van het kwaliteitscertificaat ISO 9001 voor kennisintensieve organisaties.
8
