STICHTING CULTUUR EINDHOVEN ORGANISATIEPLAN

STICHTING CULTUUR EINDHOVEN

ORGANISATIEPLAN

05 FEBRUARI 2015

BLUEYARD Geert Boogaard Pierre Ballings

STICHTING CULTUUR EINDHOVEN | ORGANISATIEPLAN | 5 FEBRUARI 2015

2

INHOUD DEEL I DE OPGAVE 1. De Opdracht

10

2. Uitgangspunten

12

DEEL II HET EINDHOVENS MODEL 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Betekenis voor de hele stad Rol bestuur en politiek Rol Cultuur Eindhoven Werkveld Financiën en Organisatie

12 13 14 15 16

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Een Cultuurbedrijf Met externe adviseurs Op afstand van de overheid in de vorm van een Stichting Met een heldere missie

18 19 19 20 21

3. Cultuur Eindhoven

4. Cultuurraad Eindhoven 5. Rollen

5.1 5.2 5.3 5.4

18

22 25

Adviseur Aanjager Fonds Werkveld en DE knip

25 26 27 29

6.1 Functies en infrastructuur 6.2 Vier-‐Jarencyclus uitgewerkt

34 35

7.1 De informele fase 7.2 De formele fase

42 42

8.1 8.2 8.3 8.4

46 48 49 50

6. De vier-jarencyclus

7. Beoordeling en toekenning

8. Relatie met de gemeente

Controle en Sturing Opdracht Wetgeving Delegatie


34

42

46

3

DEEL III ORGANISATIE EN FINANCIËN 9. Organisatie SCE

9.1 9.2 9.3 9.4

Organen Flexibele organisatie Functies Huisvesting en ICT

10. Kosten

10.1 Kostenneutraal 10.2 Beheerslasten SCE 10.3 Begroting

52

52 54 56 58

60

60 61 62

DEEL IV REALISATIE 11. Fasering

11.1 11.2 11.3 11.4

Oprichtingsfase StartFase Uitvoeringsfase Groeifase

12. Kosten Oprichting 13. Risicoanalyse

64

64 65 66 66 67

68

BIJLAGEN A. B. C. D. E. F.

Samenvatting Blueyard rapport Coalitieakkoord Opdracht Gedragscode Cultuur Fondsen Huishoudelijk Reglement Reglement Raad van Toezicht

Separaat A. Statuten Stichting Cultuur Eindhoven (verzorgt Gemeente Eindhoven) B. Functieboek Stichting Cultuur Eindhoven C. Vragen en Antwoorden D. Samenvatting


4

INLEIDING Op 1 maart van dit jaar presenteerde bureau Blueyard het rapport Cultuur Eindhoven, over Cultuur en Cultuurbeleid in Eindhoven. In opdracht van de gemeenteraad van Eindhoven werd enerzijds het cultuuraanbod en zijn betekenis voor de stad in beeld gebracht – het rapport maakte als het ware een foto van wat zich aan kunst en cultuur in de stad manifesteert – anderzijds werd ook de rol van de overheid zelf onder de loep genomen. Het rapport trok de nodige conclusies: over de veelzijdigheid van het aanbod; over het DNA van de stad dat je in de kunst en creativiteit terug ziet; over de beperkte instroom van financiering van buiten Eindhoven; over het achterblijven van kunst en cultuur bij de snel groeiende economische betekenis van de stad; enzovoorts. De belangrijkste conclusie van het Blueyard rapport ging echter niet (direct) over de inhoud van de kunst en cultuur, noch over de betekenis ervan voor de stad, de belangrijkste conclusie ging over de rol van de overheid. Het rapport concludeerde dat de systematiek van cultuur subsidiëren, niet meer past bij een stad met de omvang en ambities van Eindhoven.

Eindhoven is in economische betekenis de tweede stad van Nederland, maar de subsidiesystematiek voor kunst en cultuur is die van een dorp. Het Blueyard rapport concludeerde voorts dat, door het nagenoeg ontbreken van een grootstedelijke systematiek, elk voorstel voor nieuw cultuurbeleid en elke grote beslissing over kunsten cultuurinstellingen in Eindhoven tot onnodige politieke spanning leidt. De dagelijkse besluitvorming over het kunst en cultuuraanbod van de stad, ligt in Eindhoven als een te zware maaltijd op het bord van de politiek. Daardoor – en zo heeft het verleden vaak bewezen – worden keuzes vaak niet gemaakt of op de verkeerde gronden. Kortom, het systeem zit vast. Die conclusie werd door de Gemeenteraad van Eindhoven breed herkend en erkend. En ook het advies om met name het systeem van cultuursubsidiëring drastisch te wijzigen, te objectiveren en op afstand van de politiek te plaatsen, werd door de politiek omarmd.

Eindhoven wil toe naar een moderne en grootstedelijke wijze van cultuursubsidiëring, waarbij de politiek stuurt en het cultuurbeleid bepaalt, maar waarbij de uitvoering en de beoordeling juist op meer afstand van de dagelijkse politiek staat. Ook in het Coalitieakkoord, dat na de gemeenteraadsverkiezingen van mei werd opgesteld, is het advies gevolgd. Het Coalitieakkoord stelt letterlijk: In lijn met de aanbevelingen uit het rapport ontwikkelen we een nieuwe meerjarige subsidiesystematiek die gelijk loopt met de systematiek van het ministerie van OCW. [….] We richten hiertoe een stichting Cultuur Eindhoven in, op afstand van de gemeente. Deze wordt verantwoordelijk voor de uitvoering van ons cultuurbeleid. De kaders stelt de gemeenteraad voor een meerjarige


5

periode vast. Binnen die kaders is dit externe orgaan, met zijn adviesraad van deskundigen, verantwoordelijk voor het beoordelings- en subsidieproces. De stichting Cultuur Eindhoven heeft ook een taak in het samenbrengen van initiatieven en partijen om te komen tot afstemming van programma’s en gezamenlijk gebruik van faciliteiten. De stichting ondersteunt het cultuurveld ook bij het aantrekken van financiering vanuit andere overheden, bedrijfsleven en fondsen. [….] Op basis van het Coalitieakkoord is vervolgens door het college een opdracht geformuleerd om een plan te ontwikkelen voor de oprichting van de gewenste Stichting Cultuur Eindhoven. Dit plan ligt nu voor u.

Blueyard-rapport als basis Het organisatieplan voor de Stichting Cultuur Eindhoven is direct gebaseerd op de analyses, conclusies en aanbevelingen van het Blueyard-rapport. Om die reden gaan we in dit plan niet nog eens de sector analyseren en conclusies trekken. Daarvoor verwijzen we graag naar het rapport zelf. In de bijlage geven we een samenvatting van het rapport. Wie het rapport Cultuur Eindhoven niet kent, doet er goed aan deze samenvatting te lezen. Voor degene die het hele rapport wil inzien, is vanaf medio februari 2015 een te downloaden exemplaar beschikbaar op cultuureindhoven.nl. Voor de ontwikkeling het Blueyard-rapport is uitgebreid met verschillende mensen in en buiten Eindhoven gesproken: uit de culturele en creatieve sector, uit de politiek, het bedrijfsleven, het maatschappelijk middenveld. We nemen deze input mee bij het ontwikkelen van dit organisatieplan en vullen deze aan met nieuwe input uit nieuwe gesprekken. Daarbij betrekken we onder andere het Eindhovense culturele veld (van groot podium tot klein gezelschap, van top tot breedte). Maar we leggen ons oor ook te luisteren buiten Eindhoven. In Amsterdam en Rotterdam bijvoorbeeld. Daar leren we van bijvoorbeeld het Amsterdams Fonds voor de Kunst en de Rotterdamse Raad voor kunst & Cultuur wat werkt en wat niet; wat anders zou moeten als je opnieuw zou kunnen beginnen. We voorkomen daarmee dat we in Eindhoven het verkeerde wiel opnieuw gaan uitvinden.

Optimaal, maar met oog voor realiteit Dit plan schetst een systematiek die past bij Eindhoven; bij de omvang en bij het DNA van de stad en vooral ook bij de ambities van Eindhoven. We schetsen een Eindhovens Model. We schetsen systematiek en structuur die nodig is om het coalitieakkoord recht te doen. Ook schetsen we de organisatie die daar bij hoort; een organisatie die de ambities waar kan maken. Dat doen we echter met oog voor de realiteit. We houden op voorhand reeds rekening met een beperkt budget en de roep om een kleine, maar flexibele en slagvaardige organisatie . Met het voorliggende plan willen we voldoende inzicht bieden in wat komen gaat om tot een afgewogen besluit te komen tot de daadwerkelijke oprichting van Cultuur Eindhoven. Tegelijkertijd hebben we met dit plan niet de pretentie noch de intentie om een detailtekening te maken, waarbij elk onderdeel, elk schroefje en elk nippeltje, tot in detail is uitgetekend. Enerzijds kan dat niet omdat in deze fase nog niet alle detailinformatie


6

voorhanden is, anderzijds is juist ook de gedetailleerde inkleuring onderdeel van het ontwikkelproces. In dit plan wordt ook een aantal dillema’s geschetst, waarbij nog geen expliciete keuze wordt gemaakt voor het een of voor het ander. Die keuzes vergen in die gevallen meer tijd, meer onderzoek, meer politieke afweging. Die dilemma’s gaan we niet uit de weg, maar geven wij helder omschreven mee aan degenen die Cultuur Eindhoven straks gaan realiseren. Het maken van nadere keuzes ten aanzien van deze dillema’s is onderdeel van de ontwikkeling van Cultuur Eindhoven de komende jaren.

Vier delen Het organisatieplan bestaat uit vier delen en begint met het deel de Opgave. Wat is de opdracht? Welke uitgangspunten kunnen we nu al benoemen? Waaraan moet, wat we straks maken, voldoen? In het tweede deel Een Eindhovens Model geven we daar concreet antwoord op. We schetsen enerzijds de contouren en rollen van de nieuwe organisatie Cultuur Eindhoven en anderzijds leggen we de systematiek neer waarmee deze nieuwe organisatie in Eindhoven gaat werken. We introduceren de Vier-jarencyclus, die de backbone vormt van de toekomstige systematiek. We schetsen vervolgens de rol en positie van de gemeente binnen dit Eindhovens Model. In het derde deel kijken we meer naar de organisatie van Cultuur Eindhoven, de Governance en we schetsen de inrichting van de kleine en flexibele organisatie. In dit deel gaan we ook in op de kosten. In het laatste deel Realisatie verkennen we in welke stappen de voorgestelde structuur en organisatie gerealiseerd zou moeten worden. Welke fases zijn er te onderscheiden? Wat moet eerst, wat volgt later? Hoe ziet de periode eruit totdat de nieuwe organisatie volledig operationeel is?

Wat we niet doen in dit plan Om misverstanden te voorkomen benadrukken we hier ook wat we niet doen met het ontwikkelen van dit organisatieplan: dit plan maakt geen inhoudelijk cultuurbeleid. We spreken ons niet uit over (de kwaliteit van) het kunst en cultuuraanbod van Eindhoven. We bepalen al helemaal niet welke instelling er geld moet krijgen en welke niet, of minder. We bepalen ook niet welke instellingen in de Basis Infrastructuur moeten komen. We stellen zelfs geen ‘regelingen’ op die criteria neerleggen waaraan toekomstige projecten moeten voldoen willen zij financiering krijgen. Wat we doen, is de structuur opzetten die al die zaken hierboven wel gaat doen. Die structuur stimuleert de ontwikkeling van de kunst en cultuur in Eindhoven en vergroot de betekenis ervan voor de stad, voor haar gebruikers en bovenal voor haar bewoners. Geert Boogaard Pierre Ballings


7


8

DEEL I

DE OPGAVE


9

1.

DE OPDRACHT In het Coalitieakkoord staat het duidelijk: “In lijn met de aanbevelingen uit het[Blueyard-]rapport ontwikkelen we een nieuwe meerjarige subsidiesystematiek”. Op verzoek van het college heeft de directieraad van de Gemeente Eindhoven vervolgens het voornemen van de coalitie vertaalt in een opdracht en deze verstrekt aan Geert Boogaard en Pierre Ballings. De opdracht bevat 13 onderdelen. Hieronder presenteren we eerst de letterlijke tekst uit de opdracht. Vervolgens combineren we de opdracht met de analyse en conclusies uit het Blueyard rapport en komen zo tot de uitgangspunten voor het plan dat voor u ligt. De 13 punten uit de opdracht: 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

9. 10. 11.

12.

Er is per 1 januari 2015 een stichting Cultuur Eindhoven (SCE), op afstand van de gemeente, zodat er tijdig ingespeeld kan worden op de nieuwe cyclus van OCW (en die van de landelijke fondsen). SCE wordt verantwoordelijk voor de uitvoering van het cultuurbeleid van de gemeente. De gemeenteraad stelt de kaders voor het cultuurbeleid, en daarmee de opdracht aan SCE, voor een meerjarige periode vast. SCE kent een adviesgroep van externe deskundigen en is, binnen de kaders van de raad, verantwoordelijk voor het beoordelings- en subsidieproces. SCE heeft ook een taak in het samenbrengen van initiatieven en partijen om te komen tot afstemming van programma's en gezamenlijk gebruik van faciliteiten. SCE ondersteunt het cultuurveld ook bij het aantrekken van financiering vanuit andere overheden, bedrijfsleven en fondsen. Er komt met een voorstel ten aanzien van de knip in verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de stichting. Voorwaarde hierbij is dat dit kostenneutraal uit de gemeentelijke organisatie plaatsvindt en niet ten laste van de cultuur budgetten. SCE brengt deskundigen bijeen die advies uitbrengen ten aanzien van de culturele basisinfrastructuur en het subsidiekader. Voor 1 januari 2016 wordt de culturele basisinfrastructuur en het subsidiekader in een besluit aan de gemeenteraad voorgelegd. De basisinstellingen gaan per 1 januari 2017 over naar een vierjarige subsidiesystematiek, zodat een zekere mate van continuïteit is gewaarborgd. SCE kent een flexibel budget dat -op basis van de kaders van de raad- het hele jaar door toegekend mag worden aan kleine en vernieuwende initiatieven. Binnen het cultuur budget behoudt de gemeente een klein budget waarmee de wethouder kan inspelen op actuele ontwikkelingen en initiatieven uit de stad. Hierbij heeft de gemeente vaak een verbindende rol waarbij de gemeente partijen samenbrengt en de ruimte geeft -soms letterlijk- om initiatieven te ontplooien . Bij het opstellen van de inhoudelijke kaders die de grondslag vormen voor de nieuwe financieringssystematiek, zijn de belangrijkste elementen: a. intrinsieke waarde, kwaliteit


10

b. c. d.

balans en verbinding tussen top en breedte toegankelijkheid en betaalbaarheid ruimte voor vernieuwing / innovatie / experiment én ruimte voor oud / vertrouwd e. meer ruimte voor veranderende vormen zoals evenementen f. verbinding met andere disciplines en domeinen g. ruimte voor maak en productie h. cultuureducatie gekoppeld aan scholen en in verbinding met cultuur in de stad i. faciliteren van amateurkunstbeoefening j. stimuleren van co-creatie en 'doen' k. talentontwikkeling bevorderen 13. Met ingang van 2016 geldt er een bezuinigingstaakstelling op het cultuurbudget van maximaal € 500.000 structureel . Daarnaast moet er rekening worden gehouden met de eerdere en nog niet gerealiseerde bezuinigingstaakstellingen op het cultuur budget. SCE zal in co-creatie met de gemeente komen tot concrete voorstellen om invulling te geven aan deze bezuinigingstaakstellingen.


11

2.

UITGANGSPUNTEN Door de opdracht vanuit de gemeente te combineren met de analyses en conclusies uit het Blueyard-rapport, zijn 24 uitgangspunten geformuleerd. De uitgangspunten zijn met de politiek, het culturele veld en andere betrokkenen besproken en met de input van velen verder aangescherpt. De uitgangspunten worden breed gedragen door zowel de Raad als het College. Gezamenlijk vormen de uitgangspunten het fundament van de organisatie die wij willen bouwen: Stichting Cultuur Eindhoven. Op basis van deze punten en de richting die zij aangeven, wordt het organisatieplan voor de stichting in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. Let wel, de uitgangspunten voor Cultuur Eindhoven vormen niet het toekomstige cultuurbeleid van de stad. Ze zeggen ook niets over welke organisatie wel en welke organisatie geen subsidie zou kunnen krijgen. Ook zeggen ze niets over hoe we bijvoorbeeld omgaan met amateurkunst of talentontwikkeling. Al dat soort zaken zijn voor later. Eerst bouwen we de organisatie (het instrument) en daarna kan deze organisatie zijn werk gaan doen: het uitvoeren van de opdracht die de politiek haar geeft.

2.1

BETEKENIS VOOR DE HELE STAD 1.

Betekenis kunst en cultuur We erkennen de brede waaier aan belangrijke betekenissen van kunst en cultuur voor de inwoners en voor de maatschappelijke en economische ontwikkeling van de stad (van individuele expressie en troost, via identiteit en gebiedsontwikkeling tot internationale positionering). Net als bij andere beleidsterreinen, willen we ook met het investeren in kunst en cultuur in Eindhoven ‘welzijn en welvaart’ bevorderen.

2. Voor alle inwoners en gebruikers van de stad Het cultuurbeleid en de te ontwikkelen systematiek heeft een positieve betekenis voor alle inwoners en alle gebruikers van de stad. 3. Meer inkomsten voor de stad en de cultuur Cultuur Eindhoven genereert door het stimuleren en ondersteunen van kunst en cultuur onder andere meer inkomsten voor de stad, haar bewoners en haar gebruikers. Dat zijn directe opbrengsten voor de kunst en cultuur zelf, uit subsidies, sponsoring, donaties etc. Maar ook (en belangrijker) indirecte opbrengsten uit bijvoorbeeld meer omzet, meer bezoekers en toerisme en vestiging van bedrijven. 4. Kwaliteit vergroot betekenis De betekenis van kunst en cultuur voor de stad neemt toe wanneer de kwaliteit ervan toeneemt. Niet alleen in de top, maar ook in de breedte. Daarom is het belangrijk om kwaliteit en kwaliteitsontwikkeling (inclusief talentontwikkeling) veel aandacht te geven.


12

We zien kwaliteit als een relatief begrip. Voor ons is kwaliteit datgene dat door een substantiële en relevante doelgroep als kwaliteit wordt ervaren en benoemd. 5. DNA Cultuur Eindhoven versterkt het DNA van Eindhoven. Het DNA van Eindhoven heeft betekenis ten aanzien van het verleden, het heden en de toekomst. Het DNA van Eindhoven grijpt terug op en komt voort uit een verlichte industriële ontwikkeling.

2.2

ROL BESTUUR EN POLITIEK 6. Keuzes maken Wij realiseren ons dat het maken van heldere keuzes binnen het aanbod van kunst en cultuur onvermijdelijk is. We realiseren ons ook dat keuzes maken met betrekking tot kunst en cultuur beter verloopt wanneer de politiek dat op hoofdlijnen doet. Met het instellen van de Stichting Cultuur Eindhoven is het mogelijk om noodzakelijke en geobjectiveerde keuzes te maken, zodat de gewenste ontwikkeling op gang komt en ambities gerealiseerd worden. 7. Politiek stuurt met Cultuurbrief en Opdracht De politiek bepaalt het cultuurbeleid. Elke vier jaar formuleert het College het cultuurbeleid in de Cultuurbrief. Het beleid (de Cultuurbrief) moet door de Raad worden vastgesteld. In de Cultuurbrief wordt onder meer aangegeven welke doelstellingen verwezenlijkt moeten worden en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn. Tegelijkertijd geeft de politiek via de Cultuurbrief aan welke culturele functies (culturele basis-infrastructuur) zij minimaal in de stad wenst terug te zien om deze doelstellingen te helpen verwezenlijken. In Cultuurbrief wordt ook aangegeven hoeveel de komende jaren moet worden geïnvesteerd in incidentele kunsten cultuurprojecten; in de vrije ruimte. Voor de uitvoering van het cultuurbeleid krijgt de Stichting Cultuur Eindhoven vervolgens een gerichte opdracht en een budget. Deze opdracht en het budget wordt (door Cultuur Eindhoven) onder andere vertaald in regelingen aan de hand waarvan organisaties een aanvraag voor subsidie kunnen indienen. 8. Cultuur Eindhoven voert uit Binnen de kaders van de opdracht wordt het cultuurbeleid door Cultuur Eindhoven uitgevoerd. Dat betekent onder andere dat Cultuur Eindhoven besluiten neemt over welke instellingen (meerjarige of project-) financiering ontvangen. Ook de hoogte van deze financiering wordt door Cultuur Eindhoven bepaalt. De besluiten van Cultuur Eindhoven komen tot stand op basis van de opdracht van het College, de daarop gebaseerde regelingen en het advies van haar onafhankelijke adviescommissie. De besluiten die betrekking hebben op de culturele basis-infrastructuur (BIS-Eindhoven) worden vooraf ter instemming voorgelegd aan het College van B&W. Het College toetst daarbij of aan de opdracht is voldaan en het proces naar behoren is verlopen.


13

9. Verantwoordelijkheid Om doelmatig en transparant te kunnen opereren, dienen de gescheiden verantwoordelijkheden van gemeente, bestuur (B&W), Raad en Stichting Cultuur Eindhoven voor iedereen helder te zijn. Deze scheiding van verantwoordelijkheden wordt verankerd in het organisatieplan en bijbehorende juridische documenten. De organen die elk een eigen verantwoordelijkheid kennen binnen het toekomstige proces, zijn hieronder schematische weergegeven. 10. Rol politiek bij benoemingen De Raad van Toezicht van Stichting Cultuur Eindhoven wordt benoemd door het College van B&W gehoord hebbende de wensen en bedenkingen van de Gemeenteraad. De leden van de RvT zijn gekwalificeerde buitenstaanders. Bij de keuze van de leden van de RvT komen ook en in het bijzonder personen in aanmerking van buiten de regio. Het college stelt een gedragscode op voor de toezichthouders en zorgt voor een adequaat relatiebeheer met de toezichthouders. De Raad van Toezicht benoemt de directeur, maar draagt deze vóór de benoeming eerst ter instemming voor aan het College van B&W.

2.3

ROL CULTUUR EINDHOVEN 11. Analyse en advies Elke vier jaar maakt Cultuur Eindhoven met behulp van haar adviseurs een grondige analyse van het culturele veld in Eindhoven en van de trends en ontwikkelingen die gaande zijn. Deze analyse wordt, vergezeld van een beleidsadvies, aangeboden aan de Wethouder Cultuur. De Wethouder gebruikt de analyse en het advies voor de vierjaarlijkse Cultuurbrief. 12. Advies uit verschillende sectoren Voor een goede, zo objectief mogelijke beoordeling van het culturele veld en van de aanvragen voor financiering, zijn onafhankelijke adviseurs noodzakelijk; adviseurs die uit verschillende onderdelen van de samenleving afkomstig zijn (niet alleen kunstensector). De adviseurs komen niet alleen uit Eindhoven. 13. Meer dan een subsidieloket We realiseren ons dat louter een ‘loketfunctie’ (een subsidie-uitgiftepunt) niet de gewenste ontwikkeling stimuleert. Om de betekenis van kunst en cultuur voor Eindhoven te vergroten, is proactief handelen noodzakelijk. Dat betekent dat Cultuur Eindhoven ook aanjaagt, initiatieven stimuleert, coacht, kansen benoemt en partijen verbindt. 14. Basisfuncties in vier-jarensystematiek In de Cultuurbrief en Opdracht worden elke vier jaar een beperkt aantal culturele functies benoemd die tezamen de culturele Basis Infrastructuur van Eindhoven moeten vormen (de BIS). Culturele organisaties doen vervolgens een aanvraag gericht op het invullen van deze functies. De vierjarige financiering die wordt toegekend is gericht op de exploitatie.


14

15. Andere meerjaren-financiering Naast de door de politiek gedefinieerde BIS functies, kunnen ook andere organisaties een beroep doen op meerjarige financiering vanuit Cultuur Eindhoven. Deze meerjarige financiering kan gericht zijn op langer lopende projecten en/of op de exploitatie. 16. Ruimte voor projecten Om de beoogde dynamiek en ontwikkeling te waarborgen en om de betekenis van kunst en cultuur voor de stad te optimaliseren, is het noodzakelijk om een breed pallet aan (incidentele) kunst en cultuurprojecten te stimuleren en waar nodig te ondersteunen. Daarvoor moeten dan ook voldoende middelen beschikbaar zijn. De aanvraag procedures voor kleinere projecten zijn kort en eenvoudig.

2.4

WERKVELD 17. Werkveld Cultuur Eindhoven speelt een rol ten aanzien een groot deel van het kunsten cultuuraanbod in Eindhoven. Veel elementen en aspecten van het culturele aanbod van de stad haken in elkaar; hebben met elkaar te maken. En in dat licht is het verstandig om veel van deze elementen vanuit één organisatie te ondersteunen en te stimuleren. Echter, mogelijk lenen niet alle elementen zich even goed voor een overdracht naar de nieuwe Stichting Cultuur Eindhoven. Welke elementen wel en welke elementen niet worden overgedragen, dient nog nader te worden onderzocht en vastgesteld. Dat proces kan ook na de oprichting van de Stichting worden afgerond. Werkvelden waarvan nu wordt voorgesteld dat zij worden overgedragen: a. Meerjarige financiële ondersteuning van culturele organisaties (professioneel en amateur) b. Incidentele financiële ondersteuning van kunsten cultuurprojecten (professioneel en amateur) c. Design Werkvelden die mogelijk (en soms ten dele) kunnen worden overgedragen: d. Design van de stad (openbare ruimte) e. Kunst in de openbare ruimte f. Cultureel vastgoed (in- of excl. onderhouds- kapitaalslasten) g. Cultureel erfgoed h. Het beheer van de gemeentelijke kunstcollecties i. Individuele aanstellingen (bijv. organist, beiaardier) 18. Ook niet-gesubsidieerde kunst en cultuur Cultuur Eindhoven ontwikkelt ook een ondersteunende rol ten aanzien van de nietgesubsidieerde kunst en cultuur. Er wordt in dit geval geen subsidie verstrekt, maar ondersteuning in andere zin is nadrukkelijk wel aan de orde en een opgave voor de nieuwe organisatie. Bijvoorbeeld in het geven van advies; het helpen wegnemen van knelpunten; het zijn van spreekbuis.


15

2.5

FINANCIËN EN ORGANISATIE 19. Kostenneutraal Stichting Cultuur Eindhoven wordt kostenneutraal ontwikkeld. Dat wil zeggen dat de totale kosten van de toekomstige exploitatie van de stichting voor de gemeente niet mogen leiden tot hogere kosten dan nu voor de ontwikkeling en uitvoering van het cultuurbeleid worden gemaakt. Middelen voor subsidie blijven hierbij buiten beschouwing. 20. Nieuwe werkwijze, nieuwe en oude kosten Stichting Cultuur Eindhoven krijgt de opdracht een passende werkwijze te ontwikkelen. Daarbinnen ontstaan nieuwe functies en nieuwe activiteiten, zoals bijvoorbeeld een adviescommissie of een aanjaagrol. Ook voor deze nieuwe functies en activiteiten geldt dat ze voor de gemeente kostenneutraal worden gerealiseerd. Het is aannemelijk dat ook binnen het gemeentelijk apparaat capaciteit ten aanzien van beleidsontwikkeling kunst en cultuur noodzakelijk blijft. Ook het opdrachtgeverschap vanuit de gemeente vergt enige capaciteit. Aan deze noodzakelijke capaciteit zijn uiteraard ook kosten verbonden. 21. Ook nieuwe inkomsten Stichting Cultuur Eindhoven krijgt de opdracht mee om daar waar mogelijk ook financiële middelen te werven buiten de gemeentelijke subsidie. Deze middelen kunnen gerichte projectgelden zijn van sponsors, donateurs en fondsen. De Stichting zou wellicht ook middelen van andere overheden kunnen aantrekken om binnen gerichte projecten in te zetten. Mogelijk worden voor particulieren fondsen op naam opgesteld. Cultuur Eindhoven zal dan een ANBI-status moeten verwerven. 22. Schone lei Het is van belang dat Stichting Cultuur Eindhoven zijn werkzaamheden kan starten met een schone lei. Voor de dossiers waarover nog grote (financiële) onzekerheid en mogelijk ook dispuut bestaat, wordt eerst door de gemeente en betrokken partijen een oplossing gevonden, voordat het wordt overgedragen aan Cultuur Eindhoven. 23. Gedragscode De Stichting Cultuur Eindhoven opereert transparant en legt volgens een vastgelegd patroon verantwoording af aan het college van B&W. Cultuur Eindhoven hanteert daarbij de Gedragscode Cultuurfondsen zoals deze door de gezamenlijke rijks-cultuurfondsen is ontwikkeld (o.a. Mondriaanfonds, Fonds voor de Podiumkunsten, Filmfonds).


16

DEEL II EEN EINDHOVENS MODEL


17

3.

CULTUUR EINDHOVEN Op basis van de geformuleerde opdracht en de uitgangspunten wordt nu de nieuwe systematiek vormgeven: het Eindhovens Model. In dit deel beschrijven we vooral het ‘eindplaatje’ van het Eindhovens Model. We beschrijven hoe de nieuwe structuur er in zijn optimale vorm uitziet, wat deze gaat doen en hoe dat in zijn werk gaat. In het volgende deel komt de relatie met de gemeente, en governance aan de orde. In het slotdeel kijken we hoe het ‘eindplaatje’ in fases te realiseren is.

3.1

EEN CULTUURBEDRIJF De opdracht die het college heeft meegegeven aan de toekomstige organisatie is stevig en in sommige opzichten ook complex (zie deel I en bijlage). Kort samengevat komt die opdracht er op neer dat er een nieuwe organisatie moet komen die… 1. 2. 3. 4. 5. 6.

de politiek adviseert t.a.v. het te ontwikkelen cultuurbeleid het cultuurbeleid uitvoert daarbij werkt met een commissie van externe adviseurs het culturele veld adviseert partijen samenbrengt en kansen helpt benutten zelf ook fondsen werft

De optelsom van deze opdrachten leidt tot de conclusie dat je niet kunt volstaan met het realiseren van een extern subsidieloket met een externe adviescommissie. Er wordt meer gevraagd. Er wordt dynamiek gevraagd; een stimulerende organisatie die positieve impulsen geeft aan kunst en cultuur in Eindhoven. Je zou het een cultuurbedrijf kunnen noemen. Voortvloeiend uit de opdracht heeft dit cultuurbedrijf straks in ieder geval dus de volgende drie rollen: 1.

Adviseur a. van de gemeente (o.a. ten aanzien van het cultuurbeleid) b. van de culturele initiatieven en instellingen 2. Fonds a. het beoordelen van subsidieaanvragen b. het beslissen over financieringsaanvragen i. op basis van het cultuurbudget van de gemeente ii. op basis van (aan te trekken) gelden van derden 3. Aanjager a. proactief partijen benaderen, samenwerking bevorderen en kansen signaleren en benutten; b. verbindingen maken met landelijke en internationale netwerken; Verderop in dit deel (hoofdstuk 5: Rollen) worden deze rollen nader toegelicht.


18

Gemeente Eindhoven

Stichting Cultuur Eindhoven Adviseur Fonds

Cultuurraad Eindhoven

Aanjager

Culturele sector Eindhoven 3.2

MET EXTERNE ADVISEURS Om met name de rol van adviseur van de gemeente en fonds voor de cultuursector goed te kunnen uitvoeren, wordt de nieuwe organisatie straks bijgestaan door een poule van 21 externe adviseurs. We noemen deze poule van adviseurs de Cultuurraad Eindhoven. In het volgende hoofdstuk wordt de Cultuurraad Eindhoven nader uitgewerkt. De Cultuurraad Eindhoven adviseert over de aanvragen en over het (te ontwikkelen) cultuurbeleid in bredere zin. De Cultuurraad bestaat uit een poule van maximaal 21 adviseurs met verschillende achtergronden: kunsten cultuurexperts (de meerderheid), maar ook vertegenwoordigers vanuit het bedrijfsleven, kennisinstellingen en het maatschappelijk middenveld. Om objectiviteit te borgen, zijn de leden van de Cultuurraad voor een derde deel afkomstig van buiten Eindhoven.

3.3

OP AFSTAND VAN DE OVERHEID Om als veelzijdig cultuurbedrijf optimaal te kunnen functioneren, wordt de nieuwe organisatie op afstand van de dagelijkse politiek en het gemeentelijke apparaat geplaatst. Om deze afstand wordt ook in het coalitieakkoord gevraagd. Met het op afstand plaatsen, wordt de organisatie juist meer in het midden van de samenleving gepositioneerd. Er zijn verschillende argumenten voor deze positionering aan te geven. We noemen er in willekeurige volgorde een aantal: 1.

Een zelfstandige organisatie staat dichter bij burgers (creatieven, kunstenaars, initiatiefnemers) bedrijfsleven, maatschappelijke - en culturele partijen; 2. Met name de rollen van adviseur en aanjager zijn beter vanuit een zelfstandige positie te realiseren dan vanuit een overheidspositie;


19

3. Samenwerking - samen met spelers uit de stad projecten ontwikkelen - kan beter vanuit een zelfstandige organisatie (partnership); 4. Om het (door de politiek) vastgestelde cultuurbeleid slagvaardig uit te kunnen voeren (en besluiten te kunnen nemen m.b.t. cultuursubsidies), is afstand tot die politiek zeer behulpzaam; 5. Een zelfstandige organisatie legt (gemakkelijker dan een overheid) relaties met andere fondsen en financiers, voor afstemming en samenwerking bij de financiering van projecten1. Dat is voor de cultuursector in Eindhoven van groot belang; 6. Een zelfstandige organisatie kan in zijn rol als fonds ook zelf extra middelen aantrekken.

3.4

IN DE VORM VAN EEN STICHTING Vervolgens is de meest passende vorm waarin de nieuwe organisatie opereert de vorm van een stichting. Er is ook overwogen om een andere rechtsvorm te kiezen (een BV of een coöperatieve vereniging bijvoorbeeld), echter, op basis van de missie, de rollen en de opgave van de nieuwe organisatie, kiezen juristen en andere experts in dit geval voor de stichtingsvorm. De stichtingsvorm biedt de ruimte om een ideële doelstelling te combineren met ruimte voor ondernemerschap. Het wettelijke kader voor een stichting biedt juridische ruimte om een grote mate van zeggenschap en democratische controle vanuit de gemeente te realiseren waar het gaat over de hoofdlijnen van het beleid maar ook de inrichting en invulling van de organisatie. En aan de andere kant geeft het de organisatie de ruimte om een eigenstandige rol en positie te vervullen waardoor fonds midden in de samenleving komt te staan De stichtingsvorm kent weinig juridische beperkingen.2 Het is een vorm die het bovendien mogelijk maakt een ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) te verwerven, waarmee het aantrekken van externe middelen wordt bevorderd. In de statuten en de reglementen worden de governance en checks and balances tussen de organen van de stichting geregeld. De Stichting Cultuur Eindhoven wordt ingericht in lijn met het gemeentelijk deelnemingenbeleid Op Afstand Verbonden en handelt volgens de Governance Code Cultuur en de Gedragscode Cultuurfondsen zoals deze in 2012 is opgesteld door de rijks-cultuurfondsen. De Stichting Cultuur Eindhoven hanteert het Raad-van-Toezicht-model, met een Raad van Toezicht en directeur/bestuurder. Raad van Toezicht wordt door het College benoemd (en evt. ontslagen). De benoeming van de directeur door de Raad van Toezicht, vindt plaats na instemming van het college. In hoofdstuk 8 gaan we nader in op de relatie met de gemeente. In hoofdstuk 9 kijken we in meer detail naar de governance structuur van de stichting.

1 Bevestigd door o.a. Clayde Menso, directeur van het Amsterdams Fonds voor de Kunst. 2 De belangrijkste beperkingen zijn het ledenverbod en het verbod op het maken van winst.


20

3.5

MET EEN HELDERE MISSIE Nu de opdracht en de uitgangspunten in beeld zijn en ook de argumenten voor een losse organisatie, kunnen we ook de missie en doelen voor de nieuw Stichting formuleren.

3.5.1

Missie Cultuur Eindhoven vergroot welzijn en welvaart voor de inwoners en gebruikers van de stad Eindhoven door de ontwikkeling van kunst en cultuur te stimuleren en de betekenis van kunst en cultuur voor de stad te vergroten. Cultuur Eindhoven vergroot de aantrekkelijkheid van de stad voor bewoners, bezoekers, bedrijven en organisaties.

3.5.2

Doelen De Stichting Cultuur Eindhoven (SCE) kent een aantal, met elkaar nauw samenhangende doelen. Deze doelen maken onderdeel uit van de statuten van de stichting. Het zijn doelen waaraan het succes van de stichting is af te meten. De doelen zijn (in willekeurige volgorde): a. het adviseren van de Gemeente Eindhoven over het (te ontwikkelen) cultuurbeleid op basis van ingewonnen advies bij onder andere relevante partijen in de stad, het culturele veld, Cultuurraad Eindhoven en de gemeentelijke politiek; b. het op transparante wijze uitvoeren van het cultuurbeleid zoals dit elke vier jaar wordt opgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Eindhoven; c. het adviseren van (culturele of andere) organisaties gericht op de realisatie van kunst, cultuur en creativiteit (inclusief de financiering daarvan); d. het (proactief) stimuleren van samenwerking (lokaal, nationaal en/of internationaal) en het aanjagen van kansrijke initiatieven; e. financiële ondersteuning bieden aan rechtspersonen die binnen de Gemeente Eindhoven kunsten cultuurprojecten realiseren; f. het aantrekken van extra financiële middelen van binnen – of van buiten Eindhoven voor de realisatie van kunst en cultuurprojecten in Eindhoven; g. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.


21

4.

CULTUURRAAD EINDHOVEN Zoals in het vorige hoofdstuk duidelijk werd, moet Cultuur Eindhoven om een moderne en effectieve uitvoeringsorganisatie te zijn, meer zijn dan een subsidieloket. Cultuur Eindhoven is een Cultuurbedrijf met verschillende rollen. Voor het uitvoeren van vooral de rollen van adviseur en die van fonds, maakt Cultuur Eindhoven gebruik van een eigen, maar externe en onafhankelijke adviescommissie: de Cultuurraad Eindhoven. Om te voorkomen dat er (zoals bijv. in Amsterdam) twee adviserende commissies ontstaan (één voor de gemeente en één voor het fonds), kiezen we voor een model waarbij de Cultuurraad Eindhoven echt een adviesraad is van de Stichting Cultuur Eindhoven (en niet van bijvoorbeeld de Gemeente of het College). De Cultuurraad richt zijn advies dan ook uitsluitend aan (de directeur/bestuurder van) Cultuur Eindhoven. Deze gebruikt dit advies voor besluitvorming en/of verdere advisering richting gemeente. De Cultuurraad Eindhoven heeft verschillende betekenissen voor Cultuur Eindhoven: - Sensor: de Cultuurraad biedt Cultuur Eindhoven belangrijke voelsprieten, toegang tot een netwerk, de verbinding met de stad en de wereld daarbuiten wereld; - Brains: de Cultuurraad levert ook brains, input voor beleidsontwikkeling (het vierjarige cultuurbeleid van de stad), visievorming, input voor innovatie en creatieve ideeën; - Beoordelaar: de Cultuurraad beoordeelt alle subsidieaanvragen met een begroting van € 10.000 of meer en minimaal € 5.000 aangevraagde subsidie*. De raad toetst in hoeverre de aanvragen (de plannen voor cultuurprojecten) voldoen aan de criteria die zijn opgesteld. *Aanvragen met een begroting van minder dan € 10.000 en/of een kleiner aangevraagd bedrag dan € 5.000 worden door de medewerkers van het Cultuur Eindhoven beoordeeld. Hun advies wordt aan de directie voorgelegd ter besluitvorming.

Samenstelling De wijzen van samenstellen, de taken en de werkwijze van de Cultuurraad wordt vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement (zie bijlage). De Cultuurraad Eindhoven bestaat uit een groep van 21 mensen en kent een vaste, onafhankelijke voorzitter zonder stemrecht. De groep mensen is zodanig samengesteld dat er een breed palet van expertises beschikbaar is binnen de verschillende kunsten cultuurdisciplines, maar ook van daarbuiten, vanuit het bedrijfsleven, kennisinstellingen, het maatschappelijk middenveld. Voor deze brede samenstelling wordt gekozen omdat de Cultuurraad weliswaar met name naar de culturele inhoud kijkt, maar deze spiegelt aan de bredere betekenis ervan voor de stad. Wie er straks ook in de Cultuurraad zitting nemen, alle leden moeten in staat zijn om het project in een groter perspectief te zien, groter dan het eigen expertise gebied.


22

Om te borgen dat binnen de Cultuurraad voldoende kunsten cultuurexperts zitting nemen, bestaat de raad voor minimaal 3/5 uit deze groep van experts. De Cultuurraad heeft een onafhankelijke voorzitter, benoemd door de Raad van Toezicht van de Stichting Cultuur Eindhoven na instemming van het college. De werving voor de leden van de Cultuurraad vindt op basis van profielen plaats door een selectiecommissie bestaande uit de voorzitter van de Cultuurraad, de voorzitter van de RvT en de directeur van SCE. De vacatures voor leden van de Cultuurraad worden openbaar gemaakt en een ieder die zich geroepen voelt kan naar de betreffende functies solliciteren. Voor het functioneren van de Cultuurraad Eindhoven wordt een regelement opgesteld. De leden van de Cultuurraad zijn onafhankelijk. Dat wil zeggen dat ze geen directe betrokkenheid of belang hebben bij het project waarover zij adviseren. Het kan voorkomen dat een commissielid betrokken is bij een project dat bij Cultuur Eindhoven wordt ingediend. Echter, in dat geval zal dit lid geen enkele rol spelen bij de beoordeling van/advisering van zijn of haar project. Alle leden van de Cultuurraad bekleden hun positie zonder last of ruggenspraak. De Cultuurraad Eindhoven bestaat ten dele uit experts van binnen Eindhoven. Om de objectiviteit zoveel mogelijk te waarborgen en om expertise van buiten de gemeente te benutten, komt ten minste een derde van de leden van buiten Eindhoven. Voor het invullen van de raad worden profielen opgesteld. Kandidaten solliciteren op basis van deze profielen naar het lidmaatschap, net zoals dat bijvoorbeeld ook bij het (rijks)Mondriaanfonds het geval is (zie bijlage Profielenboek SCE). De leden van de Cultuurraad Eindhoven ondertekenen een Code of Conduct. Deze set van gedragsregels wordt door de (kwartier makende) directie opgesteld.

Subcommissies De cultuurraad geeft advies over zowel het (te formuleren) cultuurbeleid als over de individuele aanvragen afzonderlijk. In beide gevallen worden uit de raad subcommissies gevormd, passend bij het adviesverzoek dat er ligt. Deze subcommissie bestaan uit 3 tot 7 commissieleden afhankelijk van de omvang en complexiteit van de aanvraag. Ook hier geldt dat minimaal 3/5 van de leden een expert is binnen het veld van kunst en cultuur. In het geval van advisering over het algemene cultuurbeleid en over aanvragen voor een meerjarige subsidie bepaalt de voorzitter (in afstemming met de directie van SCE en afhankelijk van het onderwerp) hoe de samenstelling van de subcommissie eruit ziet. In het geval van projectaanvragen bepalen de stafmedewerkers hoe de subcommissie is samengesteld.

Incidentele externe adviseurs In voorkomende gevallen kan de directeur van Cultuur Eindhoven besluiten om naast de leden van de Cultuurraad ook andere adviseurs te raadplegen. De directeur dient de inzet van dergelijke incidentele externe adviseurs dan wel schriftelijk te onderbouwen richting de voorzitter van de Cultuurraad en de Raad van Toezicht.


23

Digitaal Om de efficiëntie en ook om de kwaliteit van de besluitvorming te bevorderen, verloopt het adviseringstraject in de gevallen van projectaanvragen digitaal. De adviseurs van een geselecteerde subcommissie ontvangen de betreffende stukken (de aanvraag en het preadvies van de stafmedewerker) digitaal en worden verzocht hier binnen 10 dagen ook digitaal op te reageren (adviseren). Het digitaal adviseren is niet van toepassing op de meer-jarensubsidies en ook niet op het adviseren over het algemene cultuurbeleid. De commissieleden krijgen de bijbehorende stukken wel digitaal en ook wordt hen gevraagd reeds digitaal een eerste advies te formuleren, maar zij komen ook bijeen om over het betreffende onderwerp te spreken. Er zijn verschillende overheidsfondsen die positieve ervaringen hebben met een dergelijke digitale vorm van advisering (onder andere het FPK en het AFK). Zij hebben hier ook de benodigde software voor ontwikkeld. Het is verstandig om bij deze fondsen te rade te gaan voor de nadere ontwikkeling van de digitalisering.

Vergoeding De leden van de Cultuurraad Eindhoven ontvangen een bescheiden vergoeding voor hun werkzaamheden. Dat is € 25,00 voor elk digitale advies en € 100,00 voor een bijeenkomst. De voorzitter ontvangt een hogere vergoeding.


24

5.

ROLLEN De drie rollen van Cultuur Eindhoven – adviseur, fonds en aanjager – hangen nauw met elkaar samen. Toch moet Cultuur Eindhoven omwille van transparantie en een eerlijke besluitvorming, de rollen goed uit elkaar houden. Daarvoor worden taken en verantwoordelijkheden van de drie hoofdfuncties ondergebracht binnen een heldere en strak georganiseerde governance structuur. Deze structuur schetsen we verderop, maar eerst kijken we naar de inhoud van de drie rollen.

5.1

ADVISEUR De rol van adviseur heeft bij Cultuur Eindhoven twee kanten: de organisatie is zowel adviseur van de gemeente als van het culturele veld. Een adviseur ben je echter niet zomaar. Daarvoor is kennis van zaken nodig en visie om die kennis zinvol toe te passen. Om haar adviesrol naar behoren uit voeren en om zich constant te blijven ontwikkelen als adviseur, mobiliseert Cultuur Eindhoven kennis over en visie op kunst en cultuur vanuit de stedelijke samenleving en daarbuiten. Cultuur Eindhoven mobiliseert daarbij onder andere kennis en inzicht van… 1. De bewoners van Eindhoven 2. de Cultuurraad Eindhoven 3. de culturele sector (incl. Design) a. individuele creatieven b. organisaties 4. commerciële en maatschappelijke partijen 5. de politiek (o.a. raadsleden) 6. de gemeente (organisatie) 7. Eindhoven 365 8. landelijke culturele organisaties (o.a. Raad voor Cultuur, branche verenigingen en Fondsen) 9. internationale partijen Het mobiliseren van kennis en inzicht gebeurt onder meer via onderzoeken, bijeenkomsten, gesprekken of expertmeetings. Voor de organisatie is de feedback van de inwoners en gebruikers van Eindhoven essentieel. Daarom stimuleert en organiseert Cultuur Eindhoven het gesprek en het cultuurdebat in de stad.

5.1.1

Adviseur van de gemeente Cultuur Eindhoven adviseert de Gemeente Eindhoven gevraagd en ongevraagd over een breed scala aan onderwerpen gerelateerd aan kunsten cultuur in de stad.

Gevraagd Allereerst is Cultuur Eindhoven een gevraagd adviseur van de gemeente. Op verzoek van het College (Wethouder Cultuur) formuleert Cultuur Eindhoven elke vier jaar en zo’n anderhalf jaar voor het ingaan van een nieuwe vierjarenperiode, de Cultuurscan


25

Eindhoven. Hierin worden de trends en ontwikkelingen en het speelveld in beeld gebracht. De Cultuurscan is ook een objectieve foto van wat er wat betreft kunst, cultuur en creativiteit in en rond Eindhoven speelt. De Cultuurscan vormt een objectieve basis voor te vormen beleid. In het verlengde van de bevindingen uit de Cultuurscan formuleert Cultuur Eindhoven ook elke vier jaar, als begin van een nieuwe cyclus, de Concept Cultuurbrief. In dit document schetst Cultuur Eindhoven het cultuurbeleid voor de komende vier jaar. Die schets wordt gemaakt op basis van input uit de stad, de politiek, het culturele veld en op basis van de input uit haar Cultuurraad Eindhoven. Op basis van de Concept Cultuurbrief formuleert de wethouder Cultuur vervolgens de (definitieve) Cultuurbrief. Na vaststelling door de Gemeenteraad, vormt de Cultuurbrief het formele cultuurbeleid van de gemeente.

Ongevraagd Cultuur Eindhoven geeft Eindhoven (inclusief Raad, Bestuur en ambtelijk apparaat) ook ongevraagd advies. Dat is van belang omdat zich in de kunsten cultuur, maar ook daarbuiten, momenten en situaties kunnen voordoen die om een (snelle) reactie van de lokale overheid vragen. In zijn rol van ongevraagd adviseur richting overheid en politiek is Cultuur Eindhoven gericht op kennisdeling – permanent education.

5.1.2

Adviseur van kunst en cultuur Cultuur Eindhoven is naast een adviseur van de overheid vooral ook adviseur van de kunst en cultuur: van organisaties die kunst en cultuur produceren, presenteren, ontsluiten, beheren, behouden en onderzoeken. Let wel, dat hoeven niet alleen maar culturele of kunstorganisaties te zijn. Het advies voor de kunst en cultuur is tweeledig. 1. het adviseren van organisaties bij het voorbereiden, verbeteren en opstellen van hun financieringsaanvraag; 2. het adviseren over algemenere vraagstukken, los van specifieke aanvragen (bijvoorbeeld over fondsenwerving, opleiding, samenwerking, etc.).

5.2

AANJAGER Een andere belangrijke karakteristiek van Cultuur Eindhoven is haar rol als aanjager. Innovatie, samenwerking en kansen benutten zijn lang niet altijd processen die vanzelf op gang komen. In de praktijk blijkt dat daar niet zelden ook externe prikkels voor nodig zijn. Om die rol van aanjager te borgen en elke dag opnieuw in te vullen, stelt Cultuur Eindhoven een Cultureel Bouwmeester aan (werktitel). Deze man of vrouw heeft tot taak om innovatie en samenwerking te bevorderen, opzoek te gaan naar kansen, deze te benoemen en te helpen benutten. Kansen binnen de culturele en creatieve sector, maar ook kansen daarbuiten, in het bedrijfsleven, in het onderwijs of in het maatschappelijke


26

veld. Mede door het werk van de Cultureel Bouwmeester ontstaan nieuwe allianties en cross-sectorale projecten.

De Cultureel Bouwmeester stimuleert mensen en organisaties om samen te werken, om kansen te zien en te pakken. De Cultureel Bouwmeester stimuleert mensen en organisaties om samen te werken, om kansen te zien en te pakken. Dat doet de Cultureel Bouwmeester ook in de eigen organisatie. Daar prikkelt hij de medewerkers van Cultuur Eindhoven om de blik naar buiten te richten en ook de kansen te zien die misschien net buiten het dagelijkse blikveld vallen.

Groot netwerk De Cultureel Bouwmeester heeft niet alleen zelf een groot netwerk, hij of zij draagt er ook zorg voor dat het netwerk rond Cultuur Eindhoven groot is en groeit. Hij of zij organiseert regelmatig bijeenkomsten en evenementen om het netwerk te betrekken en te benutten. De Cultureel Bouwmeester gebruikt dat netwerk om draagvlak en samenwerkingspartners te mobiliseren. De Cultureel Bouwmeester vervult zijn of haar rol in lijn met het cultuurbeleid van de gemeente, en meer specifiek in lijn met de opdracht die de gemeente Cultuur Eindhoven elke vier jaar meegeeft. De Cultureel Bouwmeester kan bij uitstek bepaalde beleidsaccenten helpen realiseren (bijvoorbeeld: een betere samenwerking tussen het lokale onderwijs en de lokale kunstaanbod). In een enkel geval kan de Cultureel Bouwmeester ook zelf een project initiëren. Hij of zij doet dat echter alleen om aan te jagen: het eerste vlammetje voor een prachtig vuur. De uitvoering ligt altijd bij bestaande of nieuwe partijen die de handschoen oppakken en eventueel een financieringsaanvraag indienen.

Los van het formele proces Om partijen te kunnen begeleiden, adviseren, koppelen en inspireren, moet de Cultureel Bouwmeester een relatief zelfstandige positie innemen, los van het formele financieringsproces. De Cultureel Bouwmeester heeft geen rol in het formeel beoordelen van financieringsaanvragen. Dus ook niet bij die aanvragen die voortkomen vanuit zijn stimulerende rol. Beoordeling is aan de adviescommissie: de Cultuurraad Eindhoven. Op basis van het advies van de Cultuurraad kent de directie van Cultuur Eindhoven toe. Om die reden kan de directeur van Cultuur Eindhoven ook niet zelf de rol van enthousiaste aanjager op zich nemen. De directeur vervult vooral een rol in het formele traject. In het hoofdstuk over Governance en Organisatie wordt dit nader toegelicht.

5.3

FONDS Cultuur Eindhoven is uiteraard ook financier van projecten en organisaties binnen de culturele werkvelden die hierboven besproken zijn. Cultuur Eindhoven is in die zin ook een cultuurfonds. Dit fonds neemt daarbij taken en budgeten over van de gemeente. Cultuur Eindhoven valt daarmee binnen het kader van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB).


27

Subsidievormen Cultuur Eindhoven kan straks verschillende vormen van subsidie vertrekken. Die vormen worden in de opdracht van de politiek meegegeven aan Cultuur Eindhoven. (zie Vierjarencyclus). Het ligt voor de hand te beginnen met drie vormen: 1.

Een vierjarige subsidie voor een beperkt aantal organisaties waarvan de functies binnen het geformuleerde cultuurbeleid (Cultuurbrief) worden aangemerkt als onmisbare culturele basis infrastructuur (BIS) van Eindhoven; 2. Een (eventueel meerjarige) activiteiten- of projectfinanciering voor organisaties die niet als BIS worden aangemerkt (variërend in tijd: maximaal 3 jaar); 3. Een projectfinanciering voor het realiseren van een project; een project kan langere tijd in beslag nemen en kan klein of groot zijn (vanaf 500 euro tot groot 500.000 euro of meer). In de komende (kwartier makende) periode moet onderzocht worden of Cultuur Eindhoven ook nog andere subsidievormen wil toestaan, bijvoorbeeld subsidie voor individuele kunstenaars, zoals stipendia. In het hoofdstuk over de vier-jarencyclus schetsen we hoe (via welk proces) de subsidies vertrekt worden.

Ook projecten van bedrijven, scholen, ziekenhuizen zijn welkom Cultuur Eindhoven staat open voor de financiering van cultuur-projecten afkomstig vanuit verschillende sectoren in de samenleving en niet alleen vanuit de culturele sector. Het fonds financiert dus projecten uit de cultuursector zelf, maar kan ook projecten ondersteunen uit het bedrijfsleven en uit het maatschappelijk middenveld, het onderwijs, de zorg. Het maakt niet uit wie je bent, maar wat je doet en welke betekenis dat heeft! Zo kan het zijn dat een kennisinstelling een internationaal festival wil organiseren, waar kunst, creativiteit en wetenschap elkaar ontmoeten en tot innovaties komen. Zolang het betreffende project aan de criteria van het fonds voldoet, is dit soort projecten welkom bij Cultuur Eindhoven.

Het maakt voor Cultuur Eindhoven niet uit WIE je bent maar WAT je doet en welke betekenis dat heeft! 5.3.1

Een fonds-wervende instelling Stichting Cultuur Eindhoven krijgt de opdracht mee om, daar waar mogelijk, ook financiële middelen te werven buiten de gemeentelijke subsidie. Deze middelen kunnen afkomstig zijn van sponsors, donateurs en mogelijk zelfs van andere fondsen. Mogelijk kunnen voor particulieren of bedrijven fondsen op naam worden opgezet, gericht op specifieke onderwerpen of sectoren waar de betrokken gevers graag aan bijdragen. Deze positie van fonds wervende instelling ontstaat niet zomaar. Die moet worden vertaald in de organisatie. Er moet een fondsenwerver worden aangesteld die zich – zeker in het begin – niet meteen laat terugverdienen. Ook moet de financiële organisatie worden aangepast. En tot slot moet Cultuur Eindhoven ook een ANBI-status verwerven (de fiscale status van Algemeen Nut Beogende Instelling waardoor giften door de gevers van hun belasting kunnen worden afgetrokken).


28

Cultuur Eindhoven zal het naar verwachting niet per definitie makkelijk krijgen als fondsenwerver. Onderzoek laat zien dat mensen niet graag geld geven aan instellingen die nauw aan een overheid gelieerd zijn. Liever geven zij geld aan een werkelijk onafhankelijke club waar de overheid zich helemaal niet mee bemoeit. Toch zijn er manieren om dit sentiment om te buigen en gezamenlijk voor de realisatie van kunst en cultuur in Eindhoven te gaan. Misschien niet letterlijk in de rol van fondsenwerver maar wel in contact met fondsen en andere financiers, heeft Cultuur Eindhoven een cruciale rol in het stimuleren van méér financiering voor méér projecten in Eindhoven. Door namelijk op dagelijkse basis in contact te staan met andere fondsen, overheden, bedrijven, mecenaat, banken en andere financiers is het fonds in staat om draagvlak voor bepaalde projecten te vergroten en daarmee neemt de kans op financiering toe. Deze draagvlak-stimulerende rol is één van de voordelen van het zijn van een zelfstandig fonds.

5.3.2

Multiplier Het is goed om te bedenken dat Cultuur Eindhoven vrijwel nooit een organisatie of project in z’n eentje financiert. Er zijn vrijwel altijd andere partijen bij de financiering betrokken. Niet zelden is het de financiering van Cultuur Eindhoven die andere financiering op gang brengt of over de drempel trekt. Geld trekt geld aan en er treedt een soort multipliereffect op. Dit geld is afkomstig van zowel private financiers (fondsen, bedrijven, particulieren, banken) als van overheden: de rijkscultuurfondsen en mogelijk ook uit het grote cultuursubsidieprogramma van de Europese Unie (EU). Hoewel het onmogelijk precies te berekenen is, is het niet denkbeeldig dat de investering van Cultuur Eindhoven veel meer middelen uit de markt genereert dan er aan eigen fondsmiddelen in gaan. Ten eerste omdat andere financiers ook investeren, maar ten tweede omdat de projecten in de regel ook geld opbrengen of anderszins waarde en betekenis genereren (bestedingen, horeca, toerisme, werkgelegenheid, stijging vastgoedwaarde, enzovoorts).

5.4

WERKVELD EN DE KNIP De Stichting Cultuur Eindhoven heeft te maken met het werkveld van kunst en cultuur. Dat is een breed werkveld: kunst en cultuur gaat uiteraard over de schone kunsten en over kunstenaars, maar het gaat even zo goed over zaken die we cultuur noemen; cultureel erfgoed, immaterieel erfgoed, ons collectieve geheugen. Maar met kunst en cultuur bedoelen we tegenwoordig ook zaken als creativiteit, de creatieve industrie met z’n design, nieuwe media, mode en architectuur. Kunst en cultuur gaat over professionals en amateurs. Het gaat over makers en producenten, over presentatie-instellingen en kunst bij je thuis, op het werk of in de openbare ruimte. Het gaat om subculturen en mainstream. Over gesubsidieerde kunst en over niet-gesubsidieerde kunst. Het gaat om kunst maken en om kunst consumeren, over kunst kopen en kunst verkopen. Kortom, kunst en cultuur beslaan een heel groot werkveld.


29

Om het werkveld voor de Stichting Cultuur Eindhoven meer precies te bepalen, kunnen we zelf een afbakening maken. Echter, dat is niet verstandig. Voor een goede synchronisatie met en aansluiting op de landelijke subsidiesystematiek is het beter om de indeling te volgen van het Ministerie van OCW. Net als het ministerie hanteert Stichting Cultuur Eindhoven daarom de volgende indeling: Podiumkunsten Beeldende kunst Erfgoed Film Letteren

Creatieve industrie: Architectuur Vormgeving (incl Design en Mode) Nieuwe Media

Amateurkunst Cultuureducatie Bibliotheken

Eindhoven kiest ervoor hier ook nog het domein Urban Culture expliciet aan toe te voegen. Let wel: onder de genoemde onderdelen van de indeling vallen verschillende kunstdisciplines. Zo valt Muziek onder Podiumkunsten.

5.4.1

Meer dan de Afdeling Cultuur Binnen de Gemeente Eindhoven (net als in wel meer gemeenten) worden de domeinen uit het bovenstaande lijstje niet allemaal vanuit één afdeling bediend, aangestuurd en gefinancierd. Er is dan wel de afdeling Cultuur die het gros van de subsidies verstrekt aan culturele organisaties binnen de genoemde domeinen. Maar design wordt daarbij vanuit de afdeling Strategie ondersteund. De inrichting van het culturele vastgoed van de gemeente (Schouwburg en Poppodium bijvoorbeeld) wordt bekostigd en gerealiseerd vanuit de afdeling Vastgoed. Het vastgoed van een aantal grote kunstinstellingen in Eindhoven is ook van de gemeente en wordt vanuit Vastgoed gemanaged. Het Team Erfgoed zorg voor het culturele (historische en monumentale) erfgoed van de stad. En de kunstcollectie valt onder weer onder een andere afdeling. Net als Kunst in de openbare ruimte, of gemeentelijke aanstellingen van uitvoerende kunstenaars, zoals de stadsorganist. Kortom, de subsidiering van kunst en cultuur in de Gemeente Eindhoven gebeurt vanuit verschillende afdelingen. Het is zeer de vraag bij sommige elementen of dat handig is. Immers, veel van bovenstaande elementen en aspecten van het culturele aanbod van de stad haken in elkaar; hebben met elkaar te maken en hebben elkaar nodig. Het ligt dan ook voor de hand om de komende jaren – na de start van Cultuur Eindhoven – voor elk van deze culturele elementen te bekijken of het efficiënt en verstandig is om ze onder te brengen binnen een zelfde organisatie; onder het dak van Stichting Cultuur Eindhoven.

5.4.2

De Knip Door de complexe en vaak verstrengelde positie die verschillende elementen in de gemeente innemen is het moeilijk op dit moment een definitieve knip te maken en de vraag nu te beantwoorden wat wel en wat niet mee over gaat naar Cultuur Eindhoven. Voor een belangrijk deel is het op dit moment wel duidelijk, deze elementen gaan zeker over naar Cultuur Eindhoven (we lichten ze zo toe). Maar voor een ander deel is het allerminst duidelijk. Er dienen zich daar de nodige praktische en juridische obstakels aan. Bovendien is voor een aantal elementen niet geheel duidelijk hoe en voor hoeveel ze door de Gemeente worden bekostigd.


30

Om dat uit te zoeken is tijd nodig. En die hebben we nu in onvoldoende mate. Daarom beperkt dit organisatieplan zich tot die elementen waarvan nu reeds duidelijk is dat zij worden opgenomen binnen Cultuur Eindhoven. Tegelijkertijd zal zo spoedig mogelijk een onderzoek moeten worden uitgevoerd naar de wenselijkheid en mogelijkheid om ook andere elementen (of delen daarvan) onder te brengen bij Cultuur Eindhoven. De knip die inhoudelijk wordt gemaakt, heeft uiteraard ook zijn consequenties voor de personele belasting binnen de gemeente – of straks binnen Cultuur Eindhoven. De personele consequenties vormen een extra reden om zorgvuldig met de knip om te gaan. Op dit moment werken we met de volgende realiteit: Elementen die worden overgedragen naar Cultuur Eindhoven: a. Meerjarige financiële ondersteuning van culturele organisaties (professioneel en amateur) b. Incidentele financiële ondersteuning van kunsten cultuurprojecten (professioneel en amateur) c. Design Elementen die mogelijk (en soms ten dele) kunnen worden overgedragen: d. Inrichtingskosten gemeentelijk cultureel vastgoed (zie toelichting hieronder) e. Design van de stad (openbare ruimte) f. Kunst in de openbare ruimte g. Cultureel vastgoed (eigenaarschap / kapitaalslasten) h. Cultureel erfgoed i. Gemeentelijke kunstcollecties j. Individuele aanstellingen (bijv. beiaardier) We geven een toelichting op een aantal belangrijke dossiers.

5.4.3

Gemeentelijk Cultureel Vastgoed De gemeente is eigenaar van een aantal gebouwen waarin belangrijke culturele functies zijn gehuisvest. Een aantal van de instellingen die deze cultuurgebouwen (en functies) exploiteren betalen een huur gebaseerd op de kosten die de gemeente maakt voor rente en onderhoud en inrichting, de zogenaamde fiscale huur. Zij betalen niet voor de kapitaallasten. De kapitaallasten draagt de gemeente zelf om de noodzakelijke culturele infrastructuur beschikbaar te hebben en te houden. Het is niet aannemelijk dat de markt dergelijke lasten op zich zal nemen, omdat de opbrengsten vanuit een veelvormige culturele aanbod per definitie niet genoeg zijn om die lasten te dragen, laat staan winst te genereren. Dat ligt overigens anders bij het presenteren van louter commerciële producties, maar ook die hebben het lastig. Binnen het gemeentelijke culturele vastgoed speelt het volgende: om de huur en andere zaken te kunnen betalen ontvangen de instellingen van dit vastgoed subsidie uit de cultuurbegroting. Wanneer deze subsidie zou wegvallen door bijvoorbeeld een negatief oordeel van de Cultuurraad Eindhoven en een afwijzing van het subsidieverzoek, dan kunnen de instellingen niet meer aan hun huurverplichtingen voldoen en heeft de gemeente een probleem met zijn vastgoed.


31

Deze situatie wordt nog complexer in het geval van het Muziekgebouw en het Parktheater. Van deze N.V.’s is de Gemeente Eindhoven de enige aandeelhouder. Een subsidiebesluit van Cultuur Eindhoven komt onherroepelijk ook op de aandeelhouderstafel. Dit compliceert verhoudingen. Het valt in dat licht voor het College te overwegen om de twee N.V.’s om te vormen tot een zelfstandige stichting. Daarvoor is aanvullend onderzoek nodig. De financiering van het gemeentelijk cultureel vastgoed is dus afhankelijk van de toekenning van cultuursubsidies door Cultuur Eindhoven. Mede om die reden is het verstandig wanneer het college in 2015 met een definitief antwoord komt, hoe Eindhoven met dit gegeven wenst om te gaan. Daarvoor zijn verschillende scenario’s denkbaar. Scenario’s die nader moeten worden onderzocht en die wij hier niet verder bespreken. Hier ligt een opgave voor het College. We concluderen dat het culturele vastgoed en het groot onderhoud ervan vooralsnog bij de gemeente blijft. Pas na een gedegen onderzoek en uitspraak van het college zou hierin verandering kunnen komen.

5.4.4

Beheerssystematiek Cultureel Vastgoed Mogelijk iets anders ligt het bij de inrichting van het culturele vastgoed. De cultuurgebouwen in eigendom van de Gemeente onderscheiden zich niet alleen in het betalen van een fiscale huur, zij hebben ook een status aparte wat betreft de inrichting. Het inrichten(van stoffering tot installaties) valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeente (afdeling Vastgoed). Binnen een onlangs nog door de Raad vastgestelde Beheerssystematiek Cultureel Vastgoed regelt de gemeente nieuwe stoelen voor in de theaterzaal, een nieuwe geluidsinstallatie, nieuw licht, maar ook een nieuwe bar in de lobby, luxaflex voor de kantoren, tapijt op de trappen, kapstokken, verf op de muur. In totaal zijn hier jaarlijks aanzienlijke bedragen mee gemoeid. Het zijn bedragen die op de begroting van de afdeling Vastgoed staan. De reden dat de gemeente de Beheerssystematiek Cultureel Vastgoed heeft opgesteld ligt in de volgende redenering: wanneer de inventaris (installaties en inrichting) eigendom zou zijn van de betreffende instellingen, zou bij een eventueel faillissement van die instelling ook de inventaris voor de gemeenschap verloren gaan. Nu worden deze installaties min of meer als collectief goed gezien, eigendom van de gemeente. Het is op dit moment echter de vraag of deze methodiek leidt tot een zo efficiënt mogelijke besteding van de beschikbare middelen. Het is waarschijnlijk dat een instelling zelf deels andere, economisch slimmere keuzes zou maken over de inrichting, de aanschaf van materialen en over de timing van vervanging en onderhoud. Bovendien zijn er in de markt goede mogelijkheden om voor de inrichting en voor met name apparatuur en equipment fondsen en sponsoring aan te trekken. Omdat de gemeente nu eenzijdige deze kosten ruimhartig voor zijn rekening neemt, worden deze mogelijkheden middelen van buitenaf aan te trekken vanzelfsprekend niet benut. Naast de economische afweging van efficiëntie speelt er ook een aspect van eerlijkheid. Hoewel de inrichtingskosten verdisconteert zijn in de huur, wordt de regeling door de betreffende instellingen wel als positief ervaren. Andere instellingen kunnen niet naar de gemeente stappen wanneer zij nieuwe meubelen of een geluidsinstallatie nodig hebben.


32

Voor het College valt het volgende te overwegen: Om transparantie en ondernemerschap te bevorderen, de verantwoordelijkheid voor de inrichting te leggen op de plek waar die thuis hoort (namelijk bij de instelling) en om de behandeling van verschillende instellingen zoveel mogelijk gelijk te trekken, wordt de Beheerssystematiek Cultureel Vastgoed vóór 2017 afgebouwd. De hiermee vrijvallende middelen komen dan beschikbaar voor het financieringsbudget van Cultuur Eindhoven.

5.4.5

Van Abbemuseum Het Van Abbemuseum neemt binnen de kunst en cultuur van Eindhoven een bijzondere positie in. Het Van Abbemuseum is een gemeentelijke instelling – een gemeentelijke afdeling op zichzelf. Het museum is recent gestart met een onderzoek dat mogelijk leidt tot verzelfstandiging. Totdat deze verzelfstandiging formeel is gerealiseerd wordt het museum niet ondergebracht in de subsidiesystematiek van Cultuur Eindhoven. Het is belangrijk om voor de verzelfstandiging helder te krijgen wat de gemeente in totaal aan kosten voor het museum heeft. Deze totale kosten moeten immers vertaald worden naar een subsidiebijdrage aan het verzelfstandigde museum.


33

6.

DE VIER-JARENCYCLUS In dit hoofdstuk introduceren we de vertaling naar de praktijk: de Vier-Jarencyclus. We schetsen aan de hand van de vier-jarencyclus hoe nieuw cultuurbeleid tot stand komt, hoe de opdracht aan Cultuur Eindhoven wordt verstrekt en hoe straks de nieuwe systematiek van beoordelen en toekennen gaat functioneren.

6.1

FUNCTIES EN INFRASTRUCTUUR Voordat de Vier-jarensystematiek wordt uitgewerkt, moeten eerst nog twee aspecten nader worden belicht: het werken vanuit functies en een culturele Basis Infrastructuur. Binnen het culturele aanbod van de stad is er sprake van sectoren (disciplines), zoals toneel, dans, musea, muziek, film, beeldende kunst, vormgeving, et cetera. Die sectoren verschillen echter sterk en zijn moeilijk met elkaar te vergelijken, bovendien zijn niet alle in dezelfde mate in Eindhoven vertegenwoordigd. Het is lastig – zeker voor de politiek – om op sectorniveau de precieze wenselijkheid en betekenis ervan aan te geven. Mede daarom richt de nieuwe systematiek zich meer op functies. Binnen functies kunnen verschillende sectoren zijn vertegenwoordigd. Bij functies valt te denken aan de volgende verdeling: -

6.1.1

productie (waaronder (muziek) groepen, gezelschappen, festivals en productiehuizen); presentatie (waaronder podia, festivals en musea); ondersteuning (waaronder instellingen voor onderzoek, reflectie, informatie); collectiebehoud/beheer (waaronder musea en erfgoedinstellingen) ontwikkeling (waaronder productiehuizen en instellingen voor cultuureducatie).

BIS Belangrijk element van de nieuwe systematiek is dat waarbij het College en Raad vooraf concreet aangeven welke van de culturele functies zij van dermate grote betekenis achten, dat zij onmisbaar zijn voor de stad. Het zijn essentiële functies waarvan men vindt dat de stad, haar bewoners en gebruikers die niet kunnen missen. Nu niet, maar waarschijnlijk ook over enige tijd niet (bijvoorbeeld de functie van een instelling voor cultuureducatie, of de functie van groot podium voor een breed en gevarieerd aanbod van podiumkunsten). In lijn met het Ministerie van OCW noemen we deze onmisbare functies de culturele Basis Infrastructuur van Eindhoven, kortweg BIS. Let wel, bij het benoemen van de functies zegt de politiek niet welke instellingen deze functies moeten vervullen. Een en ander neemt niet weg dat het in een aantal gevallen voor de hand kan liggen, welke instelling welke functie vertegenwoordigd. Wat de politiek als onder de BIS verstaat, is aan de politiek. In de regel worden deze langjarig onmisbare functies ingevuld door grotere instellingen. Dat hoeft echter niet in


34

alle gevallen zo te zijn. Mogelijk dat er functies worden benoemd tot BIS die ingevuld kunnen worden door kleinere organisaties. Zoals in dit hoofdstuk verder wordt toegelicht, zullen de BIS instellingen binnen een vierjarensystematiek gesubsidieerd worden.

6.2

VIER-JARENCYCLUS UITGEWERKT Het cultuurbeleid van Eindhoven wordt vanaf het moment van oprichting van Cultuur Eindhoven ontwikkeld en uitgevoerd binnen een vier-jarencyclus. Deze cyclus loopt op hoofdlijnen synchroon met de vergelijkbare Cultuurnotacyclus van het Ministerie van OCW. De vier-jarencyclus schetst de cyclus van cultuurbeleid: van ontwikkeling, via vaststelling, naar uitvoering en verantwoording. Binnen de cyclus hebben zowel de aanvragen voor langjarige- meer structurele subsidies als die voor incidentele projectsubsidies hun plek. De eerste volledige vier-jarencyclus gaat in op 1 januari 2017 en loopt tot en met 31 december 2020. De beleidsontwikkeling voor een nieuwe vier-jarencyclus begint zo’n anderhalf jaar vóór aanvang van de nieuwe cyclus. Om het proces van de ontwikkeling en realisatie van het cultuurbeleid in één beeld duidelijk te maken, presenteren we hieronder eerst een vereenvoudigd schema van de stappen van beleidsontwikkeling tot en met uitvoering en verantwoording. In de teksten die volgen, lichten we elke stap nader toe. Cultuurscan Eindhoven Concept Cultuurbrief

Juni 2015

Verantwoorden 2017 - 2020

Cultuurbrief B&W Besluit en Beschikking SCE

Zomer 2016

Juni 2016

Vier-jarencyclus 2017 - 2020

Wethouder toetst voorgenomen besluit BIS

Voorjaar 2016

Gemeenteraad stelt Cultuurbrief vast

Opdracht aan SCE

Beoordeling door Cultuurraad Eindhoven

Aanvragen voor financiering

Regelingen opgesteld

September 2015

November 2015

December 2015

Begin 2016

Voorjaar 2016


35

6.2.1

Cultuurscan Eindhoven De cyclus start zo’n anderhalf jaar voor het ingaan van een nieuwe vierjarige beleidsperiode met de Cultuurscan Eindhoven. Op verzoek van het College (Wethouder Cultuur) brengt Cultuur Eindhoven elke vier jaar de trends en ontwikkelingen, speelvelden de culturele infrastructuur van Eindhoven in beeld in een goed leesbaar rapport. Het College geeft bij haar verzoek ook aan welke elementen de cultuurscan moet bevatten. De Cultuurscan is een objectieve foto van wat er wat betreft kunst, cultuur en creativiteit in en rond Eindhoven speelt: feiten en cijfers over cultuurconsumptie en cultuurparticipatie. Ook komen de ontwikkelingen rondom de eerder genoemde culturele functies aan de orde. De Cultuurscan gaat ook in op de betekenis van kunst, cultuur en creativiteit in de stad en zijn bewoners (o.a. op basis van de betekenissen uit de Betekenissencirkel Cultuur, zie bijlage). De Cultuurscan geeft ook aan welke trends en ontwikkelingen buiten de stad relevant zijn voor Eindhoven. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de ontwikkelingen in de kunst en cultuur, maar juist ook naar maatschappelijke bewegingen, domeinen en thema’s die daar op inwerken. Voor de goede orde: de Cultuurscan is géén beoordeling van de sector of van de individuele instellingen. De scan moet een bruikbaar vertrekpunt vormen voor het ontwikkelen van cultuurbeleid.

6.2.2

Concept Cultuurbrief Volgend op en gebruikmakend van de Cultuurscan verzoekt het College van B&W Cultuur Eindhoven om de Concept Cultuurbrief op te stellen. In de Concept Cultuurbrief is in de kern een uitgebreid advies aan het college. Cultuur Eindhoven schetst in de Concept Cultuurbrief het cultuurbeleid zoals dat in haar ogen de komende vier jaar gestalte zou moeten krijgen. De formulering van het verzoek voor de Concept Cultuurbrief is van significant belang. B&W geven op basis van functies (zie Cultuurscan) de richting aan en kunnen Cultuur Eindhoven verzoeken specifieke accenten aan te brengen en bepaalde betekenissen voorrang te geven. Ook kunnen B&W heel specifiek worden, bijvoorbeeld ten aanzien van één soort functie die moet veranderen, krimpen, verdwijnen of juist uitbreiden. In de Concept Cultuurbrief moeten onder andere de volgende onderdelen aan de orde komen: - Ambities van de stad ten aanzien van Kunst, Cultuur en Creativiteit; - Visie op kansen - Betekenis (welke betekenissen van kunst en cultuur moeten (extra) aandacht krijgen?) - Functies (welke functies zijn daarvoor nodig en welke moeten mogelijk extra aandacht en middelen krijgen?) - Welke functies mogen niet ontbreken in de Basis Infrastructuur (BIS) van Eindhoven? (zie ook hierboven) - Concrete doelstellingen (bijvoorbeeld over het publieksbereik, of het aantal voorstellingen, events, festivals met een bepaald karakter) - Contouren van de benodigde budgetten om ambities te verwezenlijken


36

De Concept Cultuurbrief spreekt zich in de regel niet uit over individuele (culturele) organisaties, maar focust op betekenis en functies. In uitzonderlijke gevallen kan de Concept Cultuurbrief zich ook over heel specifieke zaken uitspreken. Bijvoorbeeld over de komst van een nieuwe culturele instelling, of de mogelijke fusie van twee bestaande instellingen.

Input voor Cultuurbrief Cultuur Eindhoven ontwikkelt de Concept Cultuurbrief op basis van de (feitelijke en objectieve) informatie van de Cultuurscan. Daarbij wordt vervolgens input verzamelt bij: 1. De bewoners van Eindhoven 2. de Cultuurraad Eindhoven 3. de culturele sector (incl. Design) a. individuele creatieven b. organisaties 4. commerciële en maatschappelijke partijen 5. de politiek (o.a. raadsleden) 6. de gemeente (organisatie) 7. Eindhoven 365 8. landelijke culturele organisaties (o.a. Raad voor Cultuur, branche verenigingen en Fondsen) 9. internationale partijen De eindversie van de Concept Cultuurbrief valt onder de directe verantwoordelijkheid van de directeur/bestuurder van Stichting Cultuur Eindhoven. De Concept Cultuurbrief wordt rond de zomer van het jaar voorafgaand aan het ingaan van de nieuwe cyclus aan de Wethouder Cultuur toegezonden. De Concept Cultuurbrief is openbaar en komt dus ook bij de Gemeenteraad te liggen. De Raad kan nu (bij een Commissievergadering) kenbaar maken wat zij van de Concept Cultuurbrief vindt.

6.2.3

Cultuurbrief Op basis van de Concept Cultuurbrief formuleert de Wethouder Cultuur namens het College de Cultuurbrief. Dat gebeurt in het najaar van het jaar dat voorafgaat aan het jaar van ingaan van de nieuwe vierjarencyclus. De Cultuurbrief bevat het cultuurbeleid voor de komende vier jaar. Bij de verschillende onderdelen en functies worden ook beschikbare budgetten benoemd. Omdat de Concept Cultuurbrief niet geïsoleerd tot stand is gekomen, maar op basis van een grote en brede input van experts, zal de Wethouder Cultuur de tekst uit de Concept Cultuurbrief mogelijk in grote lijnen overnemen. De Wethouder is echter vrij om eventueel zaken aan te passen of toe te voegen. De wethouder neemt ook de eerste reacties vanuit de Gemeenteraad en samenleving op de Concept Cultuurbrief mee in zijn of haar overwegingen. De Wethouder kan Cultuur Eindhoven om aanvullende informatie verzoeken.


37

Wanneer de Cultuurbrief is opgesteld, stelt het College van B&W de Cultuurbrief, inclusief het daarbij behorende budget, vervolgens vast.

6.2.4

Raad stelt Cultuurbrief vast Na de vaststelling in het College van B&W gaat de Cultuurbrief naar de Gemeenteraad. Daar zal de wethouder Cultuur zich verantwoorden en zijn of haar keuzes toelichten en/of verdedigen. De Raad heeft de mogelijkheid om te amenderen. Uiteindelijk wordt de definitieve Cultuurbrief en het bijbehorende budget door de Raad vastgesteld. De vaststelling wordt gepland in het late najaar van het jaar dat voorafgaat aan het jaar van ingaan van de nieuwe vier-jarencyclus. De Cultuurbrief is daarmee het geldende cultuurbeleid voor de komende vier jaar. Ook het jaarlijks beschikbare cultuurbudget staat voor deze periode vast.

6.2.5

Opdracht aan SCE Op basis van de vastgestelde Cultuurbrief verstrekt het College de opdracht aan Cultuur Eindhoven 0m het beleid uit de Cultuurbrief de komende vier jaar uit te gaan voeren. De opdracht wordt verstrekt in november van het jaar dat voorafgaat aan het jaar van ingaan van de aankomende beleidsperiode van vier jaar. De opdracht is de vertaling van het cultuurbeleid in praktisch uit te voeren doelstellingen, gekoppeld aan beschikbare budgetten. In de opdracht wordt onder andere aangegeven… - de functies voor de BIS - overige functies die zeker (extra) aandacht moeten krijgen - speerpunten van beleid - mogelijke concrete opdrachten (bijv. een onderzoek, of een opgave om samenwerking tussen bepaalde partijen te realiseren) - vrije ruimte voor projecten die zich de komende jaren aandienen - ruimte voor amateurkunst De opdracht wordt openbaar gemaakt.

Jaarplan In lijn met de gemeentelijke opdracht stelt Cultuur Eindhoven ieder jaar vóór 1 november van het komend jaar een Jaarplan op. Dit jaarplan dient te worden goedgekeurd door de Wethouder van Cultuur. Uiteraard zal Cultuur Eindhoven ook jaarlijks een verantwoording geven over de verrichte werkzaamheden. Verantwoording en monitoring komen in deel IV nader aan de orde.

6.2.6

Regelingen Nadat de opdracht is verstrekt wordt deze door Cultuur Eindhoven (met behulp van inhoudelijke mensen en juristen) vertaald naar meerdere verschillende financieringsregelingen. Dat is Cultuur Eindhoven bij wet verplicht. Cultuur Eindhoven is in de kern ook een fonds dat subsidies vertrekt in opdracht van de overheid. Daarmee valt Cultuur Eindhoven onder de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). Dat betekent onder andere dat het proces van toetsing en beoordeling van aanvragen moet voldoen aan de eisen die de wetgever daaraan stelt: zorgvuldig, eerlijk en transparant. Vanuit deze juridische realiteit is Cultuur Eindhoven verplicht een formeel financieringsreglement of


38

regelingen op te stellen. In deze regelingen worden subsidievereisten (criteria) geformuleerd. Uiteraard begint het voorbereidende werk voor het opstellen van regelingen niet op de dag dat de opdracht bekend is. Veel criteria kunnen reeds van te voren in concept worden geformuleerd en na het van ontvangen van de opdracht definitief worden gemaakt. De verschillende financieringsregelingen worden begin december gepubliceerd. Omdat het cultuurbeleid in deze fase niet is vastgesteld, is ook niet aan te geven welke regelingen er zeker zullen worden opgesteld. Als voorbeeld valt te denken aan regelingen als een… - regeling voor de BIS - regeling voor kunst en cultuur productie - regeling voor kunst en cultuur presentatie - regeling voor cultuureducatie en amateurkunst

Criteria Om in aanmerking te komen voor subsidie van Cultuur Eindhoven, moeten de ingediende aanvragen voldoen aan de in de regelingen geformuleerde criteria. De criteria gaan zowel over de inhoud van het project of de meerjarige financiering als over de betekenis die deze inhoud zou moeten hebben. Het is denkbaar dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen harde subsidievereisten (criteria) en wat zachtere criteria, die meer als pluspunten gezien kunnen worden. Om dit laatste te illustreren geven we wat voorbeelden. Let wel, het zijn voorbeelden, het inhoudelijke beleid volgt immers als de systematiek in werking is getreden en wordt bepaalt door de politiek. Allereerst wat voorbeelden van harde subsidievereisten. Dit zijn de criteria waaraan aanvragen ten minste moeten voldoen: a.

het project draagt bij aan het realiseren van het om de Cultuurbrief geformuleerde beleid; b. het project heeft een betekenisvolle, artistieke kwaliteit die door de betreffende doelgroep ook als zodanig wordt herkend en erkend; c. het project is naar zijn aard en zijn mogelijkheden optimaal efficiënt en ondernemend opgezet; d. het project sluit aan bij het DNA van de stad. Een aantal voorbeelden van zachtere criteria, dit zijn pluspunten die bij de afweging positief beoordeeld worden: a.

het project is innovatief, doordat het zich binnen zijn discipline of sector onderscheidt in inhoud, uitvoering of cultureel ondernemerschap; b. bij het project is sprake van samenwerking met een of meer andere partijen, waarbij ten minste een partij behoort tot een domein buiten de culturele sector; c. het project is van een (inter)nationaal topniveau; het project wordt uitgevoerd binnen of in samenwerking met de Eindhovense sectoren TDK.


39

Sanity Check Naast de criteria voor inhoud en betekenis, worden ook eisen gesteld aan de aanvraag zelf (is deze compleet en op is er genoeg tijd voor de start van het project?), de financiering van het project (is de begroting reëel en doen er voldoende andere financiers mee?) en aan de sanity en governance van de aanvragende organisatie (zit die gezond en aanvaardbaar in elkaar?).

6.2.7

Aanvragen voor Financiering Op basis van deze regelingen kunnen organisaties aanvragen indienen. Dit kunnen culturele organisaties zijn, maar ook andere organisaties. Tenzij de Cultuurbrief daartoe de mogelijkheid biedt, is er vooralsnog geen ruimte voor individuen (nietrechtspersonen) om een aanvraag in te dienen. De aanvragen dienen digitaal te worden ingediend. Daarvoor zal een systematiek moeten worden ontwikkeld. De aanvragen voor de BIS regeling dienen in het voorjaar voorafgaand aan de vierjarenperiode te worden ingediend. De aanvragen gericht op de andere regelingen kunnen op elk moment binnen de vier-jarenperiode worden ingediend (vanaf drie maanden voor het ingaan van de periode (dus bij de eerste cyclus vanaf oktober 2016).

6.2.8

Beoordeling Het beoordelingstraject is een belangrijk onderdeel van de cyclus. We willen er wat uitvoeriger bij stilstaan dan alleen in een korte toelichting. Daarom wijden we er het volgende hoofdstuk aan (hoofdstuk 7). Zeer sterk samengevat komt de beoordelingsprocedure op het volgende neer: De aanvragen worden behandeld door SCE, maar ter beoordeling voorgelegd aan (subcommissies) van de Cultuurraad Eindhoven. De Cultuurraad geeft de directie, de directeur/bestuurder van SCE een advies over afwijzen dan wel toekennen.

6.2.9

Besluit en Beschikking Op basis van het oordeel en advies van de Cultuurraad beslist de directeur/bestuurder formeel over de toekenning, dan wel afwijzing van de aanvraag. Dat geldt ook voor grote aanvragen of voor aanvragen gericht op een vierjarige exploitatiesubsidie voor de basis infrastructuur (BIS, zie ook Toets Wethouder). De directeur/bestuurder volgt in de regel het advies van de Cultuurraad, maar kan daar van afwijken als de procedure niet goed lijkt te zijn doorlopen of dat er andere onrechtmatigheden zich voordoen.

6.2.10 Toets wethouder In het geval van de BIS instellingen, maakt de directie van SCE zijn voorgenomen besluit eerst kenbaar aan de wethouder. Deze toetst vervolgens uitsluitend of aan de opdracht is voldaan en of de procedure naar behoren is verlopen. Is dat het geval dan wordt het directiebesluit definitief. Is dat niet het geval, dan dient het gehele proces van advies over van de BIS instellingen opnieuw te worden doorlopen. De wethouder kan niet inbreken in de overeengekomen systematiek en zelf een beslissing nemen over de toekenning of afwijzing van aanvragen.


40

6.2.11 Verantwoording Wanneer Cultuur Eindhoven eenmaal aan de slag is gegaan met zijn vier-jaren opdracht, komt ook een proces van monitoring en verantwoording op gang. Dat proces geldt zowel ten aanzien van de gefinancierde instellingen als ten aanzien van Cultuur Eindhoven zelf. Voor het monitoren en evalueren (en verantwoorde) van de gesubsidieerde instellingen ontwikkelt Cultuur Eindhoven een protocol/systematiek. Een en ander ligt in lijn met praktijk zoals die bij de rijkscultuurfondsen ook van toepassing is. Voor het monitoren en verantwoorden van Cultuur Eindhoven (als organisatie) zelf, worden onder andere de volgende instrumenten ingezet: a. Jaarplan (voor 1 november) b. Tussenrapportages (twee keer per jaar) c. Twee keer per jaar gesprek tussen directie en voorzitter RvT en de wethouder Cultuur d. Jaarlijks gesprek met de Commissie Cultuur van de gemeenteraad e. Accountantscontrole f. Jaarverslag en Jaarrekening g. Cyclusverslag, aan het eind van de vier-jarencyclus


41

7.

BEOORDELING EN TOEKENNING De financieringsaanvragen die bij Cultuur Eindhoven worden ingediend voor de verschillende regelingen, worden in hoofdlijnen op eenzelfde manier behandeld. In alle gevallen is er sprake van twee te onderscheiden fases:

7.1

DE INFORMELE FASE In de informele fase komt een eerste idee, plan of conceptaanvraag bij Cultuur Eindhoven in beeld komt. Dit is de fase waarin de (potentiele) aanvrager advies kan krijgen en eventueel wordt geholpen om zijn project of aanvraag beter te maken. Dit is ook de fase waarin de Cultureel Bouwmeester actief is in het scouten van kansen en unieke projecten, het stimuleren van samenwerking, en het begeleiden van culturele partijen in de stad. De informele eerste fase is erop gericht om voor de tweede en formele fase vooral passende, overtuigende, kwalitatief goede en complete aanvragen op te leveren. Cultuur Eindhoven investeert in het scouten, begeleiden en adviseren van projecten en potentiele subsidie-aanvragers. Dat is niet alleen innovatief het is ook efficiënt. Het mag misschien extra mankracht en middelen aan de voorkant kosten, bij de verdere beoordeling en financiering door het fonds wordt deze investering verzilverd. Door reeds in het fase vóór de formele beoordelingsfase het cultuurproject van feedback te geven, wordt het aantal niet passende of niet uitontwikkelde aanvragen beperkt en daarmee het aantal afwijzingen. En dat is winst, juist voor overheidsfondsen. Partijen zullen anders eerder bezwaar en beroep aantekenen tegen een besluit.

7.2

DE FORMELE FASE De formele fase is de fase waarin de aanvraag formeel wordt ingediend en wordt beoordeeld en waarin toekenning (of afwijzing) van subsidie plaatsvindt. In deze fase is, bij een eventuele afwijzing, ook een bezwaarprocedure mogelijk. Nadat ideeën en plannen in de informele fase zijn doorontwikkeld tot overtuigende projectplannen, worden deze als formele subsidieaanvraag ingediend bij Cultuur Eindhoven. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van een digitaal aanvraagformulier, ook worden de vereiste bijlagen digitaal ingezonden. Vervolgens wordt de subsidieaanvraag gecheckt op juistheid en volledigheid. Aanvragers ontvangen een bericht ten aanzien van de ontvankelijkheid van de aanvraag.

Boven de 5.000 euro Aanvragen onder de 10.000 euro en met een aangevraagd bedrag van minder dan 5.000 worden door Stafmedewerkers beoordeeld (getoetst op de aansluiting bij de regelingen, criteria, beleid). Hun advies wordt aan de directie voorgelegd voor besluitvorming. Deze zal het advies in de regel overnemen.


42

Aanvragen met een begroting van 10.000 euro of meer en een aangevraagd bedrag van 5.000 of meer worden beoordeeld door de Cultuurraad. Op grond van de looptijd, omvang en inhoud van de betreffende aanvraag wordt een subcommissie geformeerd. In het geval van projecten wordt de subcommissie geformeerd door de betreffende Stafmedewerker. Gaat het om meer jarensubsidie dan stelt de directeur in overleg met de voorzitter van de Cultuurraad een subcommissie samen uit de groep van cultuurraadleden (zie ook procedure bij Cultuurraad).

Cultuurraad beoordeelt en geeft advies In deze tweede en formele fase is vooral ook de Cultuurraad aan zet. De Cultuurraad beoordeelt de aanvragen met een begroting van meer dan € 10.000 en geeft dit oordeel samen met een advies over toekennen dan wel afwijzen aan de directeur van Cultuur Eindhoven. Het proces van beoordelen wordt begeleid door de secretaris van Cultuur Eindhoven. Deze stelt, ondersteunt door accountmanagers van het Cultuur Eindhoven, zogenaamde preadviezen op. Deze preadviezen dienen als input voor de vergadingen van de verschillende subcommissie van de Cultuurraad. De secretaris woont de vergaderingen bij, geeft zo nodig toelichting en formuleert uiteindelijk ook de definitieve adviezen over toekennen dan wel afwijzen.

De directeur/bestuurder beslist Op basis van het oordeel en advies beslist de directeur/bestuurder over de toekenning, dan wel afwijzing van de aanvraag. Dat geldt ook voor grote aanvragen of voor aanvragen gericht op een vierjarige exploitatiesubsidie voor de basis infrastructuur (BIS). Juist omdat de opdracht door de politiek zo scherp is geformuleerd en tot duidelijke regelingen heeft geleid, en juist omdat de beoordeling en het advies door de Cultuurraad tot stand komt op basis van die regelingen, kan de directie uiteindelijk besluiten nemen. De directie toetst vooral of de beoordeling goed is verlopen en het advies van de Cultuurraad correct tot stand is gekomen en aan de opdracht beantwoordt. Is dat het geval, dan volgt de directie het advies van de Cultuurraad. In uitzonderlijke gevallen kan de directie het beoordelingsproces en/of het advies van de Cultuurraad als onvoldoende bestempelen. Hij vraagt de Cultuurraad om het huiswerk opnieuw te doen. In het geval dat ook na een tweede afweging door de Cultuurraad de meningen verdeeld blijven, dan beslist de directeur/bestuurder over de toekenning of afwijzing. In de gevallen waarbij de directeur/bestuurder afwijkt van het advies van de cultuurraad, dient de directeur/bestuurder zijn besluit vooraf gemotiveerd kenbaar te maken aan de voorzitter van de Raad van Toezicht van Stichting Cultuur Eindhoven. In alle gevallen beslist uiteindelijk de directeur/bestuurder over toekenning dan wel afwijzing van de aanvraag. De besluiten van de directeur/bestuurder worden openbaar gemaakt.


43

BIS Ook ten aanzien van subsidietoekenning of afwijzing voor aanvragen gericht op de basis infrastructuur (BIS) beslist de uiteindelijk de directeur/bestuurder. In deze gevallen legt de directeur/bestuurder echter eerst de voorgenomen besluiten ter instemming voor aan de Wethouder Cultuur. Deze toetst nogmaals of de beoordeling conform de opdracht, de regelingen en de Algemene Wet Bestuursrecht is verlopen. Alleen als dat niet zo is, dan kan de wethouder Cultuur Eindhoven de opdracht geven om het totale beoordelingsproces voor de BIS integraal over te doen. Is dat wel zo, dan stemt de wethouder in met de voorgenomen besluiten. Er wordt bewust voor gekozen dat de wethouder niet kan ingrijpen in individuele situaties, hij of zij kan alleen het hele traject goed- of afkeuren. Dit om te voorkomen dat er oneigenlijke reparaties gaan plaatsvinden die niet zijn gebaseerd op het voorgenomen cultuurbeleid (de Cultuurbrief). De Cultuurbrief is leidend, hier geeft het College en de Raad de richting aan die het uit moet gaan.

Beschikking In lijn met het besluit van de directie wordt vervolgens de beschikking opgesteld en verzonden. Bij een positief besluit vindt bevoorschotting plaats. Bij een negatief besluit kan de aanvrager eventueel bezwaar en beroep aantekenen en een bezwaarprocedure starten. Een protocol voor deze bezwaarprocedure wordt separaat van dit organisatieplan opgesteld. De aanvraagprocedure verschilt in lengte per regeling. Voor de BIS gelden andere termijnen dan voor incidentele projecten. Voor incidentele projecten geldt een behandeltermijn van maximaal drie maanden. Afhankelijk van de omvang en looptijd van de projecten, wordt bij de beschikking ook de verplichting van het leveren van voorgangsrapportages opgenomen. Op basis van deze verplichte rapportage wordt het project door Cultuur Eindhoven gemonitord. Binnen 13 weken na afloop van het project dient de aanvrager een aanvraag tot vaststelling in. Cultuur Eindhoven toetst de aanvraag tot vaststelling en stelt deze (wanneer er geen onaanvaardbare afwijkingen worden aangetroffen) vervolgens vast. In onderstaand schema is de hele aanvraagprocedure vervat voor projecten van meer dan 5.000 euro aangevraagd bedrag. (zie schema op volgende pagina)


44

Idee / Plan Feedback vanuit SCE Ontwikkeling plan Projectplan / aanvraag

Initiatief

Bouwmeester

Ontwikkeling

Scouten, Aanjagen en Ontwikkelen

Informele Fase

Initiatiefnemer

Behandeling en toets

Aanvraag

Aanvraag ingediend

Sub-commissie geformeerd

Advies

Beoordeling Cultuurraad Advies Cultuurraad

Beschikking Positief Bevoorschotting

Negatief

Besluitvorming

Besluit Directeur

Evt. Bezwaar/Beroep

Monitoring / rapportages Vaststelling


Vaststelling

Beoordelen, besluiten en Financieren

Formele Fase

Pre-advies geformuleerd

45

8.

RELATIE MET DE GEMEENTE

8.1

CONTROLE EN STURING Cultuur Eindhoven is een initiatief van de Gemeente Eindhoven, de gemeente streeft er bepaalde doelstellingen mee na en bovendien wordt het fonds voornamelijk gevuld met gelden van gemeente. Het is dan ook vanzelfsprekend dat de Gemeente Eindhoven de nodige controle en sturing wil houden op Cultuur Eindhoven. De sturing vanuit de gemeente wordt gewaarborgd en geregeld via een verordening. Deze verordening is vergelijkbaar met de Wet op het specifiek cultuurbeleid die van toepassing is op de realisatie van het landelijke cultuurbeleid. De verordening sluit aan op de Algemene Subsidieverordening van Eindhoven en bevat de spelregels waarmee het cultuurbeleid van de stad wordt ontwikkeld en tot uitvoer wordt gebracht. De verordening zal door de gemeente zelf moeten worden opgesteld, maar is in grote lijnen gebaseerd op de systematiek die in dit organisatieplan uiteen wordt gezet. De verordening kan zelfs verwijzen naar dit organisatieplan. De controle en sturing van de gemeente die in de verordening wordt vastgelegd, komt onder meer tot uitdrukking in de volgende punten: 1.

Het College van B&W van Eindhoven is oprichter en daarmee ook opdrachtgever van de Stichting Cultuur Eindhoven. De gemeenteraad heeft op grond van de Gemeentewet de mogelijkheid om bij de oprichting wensen en bedenkingen over de governance van de stichting kenbaar te maken. Gedeputeerde Staten van de Provincie dient eveneens goedkeuring te verlenen aan de oprichting van de stichting.

2. De college stelt de statuten vast. Ook bij wijziging van de statuten is instemming van het college vereist. De statuten worden als bijlage bij dit organisatieplan toegevoegd. 3. De het college benoemt de leden van de Raad van Toezicht. De directeur/bestuurder wordt door de Raad van Toezicht benoemd, echter het college moet deze benoeming vooraf goedkeuren. 4. De Raad van Toezicht draagt een onafhankelijk voorzitter voor de Cultuurraad Eindhoven voor aan het college. Het college wordt gevraagd met deze voordracht in te stemmen. Zo niet, dan volgt er een andere voordracht. 5.

De directeur van SCE stelt ieder jaar een werkplan op. Dit werkplan moet door de Wethouder Cultuur worden goedgekeurd voordat het in werking kan treden.


46

6. De stichting maakt jaarlijks een door een accountant gecontroleerd verslag, en het college rapporteert op basis daarvan aan gemeenteraad over de mate waarin de stichting haar doelen voor voorgaand jaar heeft gerealiseerd. 7.

Minimaal twee keer per jaar vindt bovendien gestructureerd werkoverleg plaats tussen de wethouder en de directeur en voorzitter van de RvT. Indien het gesprek daar aanleiding toe geeft, rapporteert de wethouder ook hierover aan gemeenteraad. Op basis van deze rapportages kan wanneer nodig bijsturing plaatsvinden.

8. De gemeenteraad heeft op grond van de Gemeentewet de “normale” instrumenten (bijvoorbeeld beleidsvorming, budgetrecht, rekenkameronderzoek, informatierecht ect) om haar kaderstellende en controlerende taak uit te oefenen. De gemeenteraad gaat zelf onderzoeken hoe de betrokkenheid bij deze verbonden partij wordt geregeld.

8.1.1

Relatie in beeld In een schema ziet de verbondenheid tussen Cultuur Eindhoven, Gemeenteraad en College er als volgt uit:

Gemeente Eindhoven

Oprichter / subsidie

Stichting Cultuur Eindhoven

Gemeenteraad College van B&W

benoemen

Raad van Toezicht

opdracht

advies en verantwoording

Voorzitter

Bestuur / Directie

advies

Cultuurraad Eindhoven

Staf 8.1.2

Sturing vanuit de politiek Binnen de in dit organisatieplan gepresenteerde systematiek – wat we gemakshalve het Eindhovens Model noemen – is er een cruciale rol voor de politiek; voor de gemeenteraad in het bijzonder. Het “op afstand van de dagelijkse politiek” plaatsen, wil namelijk niet zeggen dat er geenbetrokkenheid en sturing vanuit die politiek zou moeten zijn. In tegendeel, we creëren juist een systematiek – een instrument – waarmee de politiek uit de voeten kan en zich kan uitspreken over de betekenis van kunst en cultuur voor de stad. Vanuit dit betekenis perspectief kan de politiek het cultuurbeleid sturen.

Het Eindhovens Model is erop gericht om de politiek in haar volle breedte te betrekken in het gesprek over de betekenis van kunst en cultuur voor de stad.


47

Daarbij is de politiek niet de alles bepalende oordelaar over de kunst zelf (wat staat er op de planken en wat hangt er aan de muur), maar de politiek is wél het sturend mechanisme dat zich uitspreekt over de betekenis die het kunsten cultuuraanbod in de stad zou moeten hebben. Om het te vergelijken met een heel ander domein: de politiek geeft wel aan dat het verkeer rond Eindhoven beter moet doorstromen en dat de luchtvervuiling naar beneden moet, maar de politiek laat zich graag adviseren over de het aantal nieuwe rijstroken en de maximum snelheid dat daar voor nodig is. In de bijlage wordt nog eens ingegaan de wijze waarop de politiek naar kunst en cultuur kijkt. Net als bij andere beleidsterreinen staat ook bij kunst en cultuur voor de politiek de vraag centraal: wat is de betekenis voor welzijn en welvaart? Zie bijlage ‘cirkel van betekenissen’.

8.2

OPDRACHT Om die betekenissen van kunst en cultuur te realiseren geeft het college eens in de vier jaar -binnen de door de raad gestelde kaders- een concrete opdracht aan de Stichting Cultuur Eindhoven.

De opdracht aan Cultuur Eindhoven is een directe vertaling van het cultuurbeleid dat de gemeenteraad heeft vastgesteld. De opdracht wordt vastgelegd in een subsidiebeschikking. Dat betekent dat de verstrekking van de inhoudelijke opdracht samenvalt met de beschikking over het subsidiebedrag dat nodig is om deze opdracht naar behoren uit te voeren. In de opdracht (beschikking) worden de verschillende doelstellingen en betekenissen benoemd en ook de culturele functies (het soort instellingen) dat deze doelstellingen zou moeten verwezenlijken. De opdracht geeft ook aan welk budget daarvoor beschikbaar is. In hoofdstuk Vier-jaren cyclus wordt de inhoud van de opdracht en het vervolg van het proces verder toegelicht. De opdracht vanuit de politiek is het kompas voor Cultuur Eindhoven. Op basis van de opdracht worden regelingen gemaakt en op basis daarvan kunnen organisaties een aanvraag indienen voor subsidie.

In het Eindhovens Model is de opdracht aan Cultuur Eindhoven cruciaal. Hiermee stuurt de politiek de uitvoering van het door haar geformuleerde cultuurbeleid. Betrokkenheid Gemeenteraad na opdracht Het is de gemeenteraad die cultuurbeleid van de stad vaststelt. De raad bepaalt daarmee in wezen de opdracht aan Cultuur Eindhoven. Maar ook na het verstrekken van de opdracht is betrokkenheid van de gemeenteraad wenselijk. Maar wel op afstand; op afstand verbonden. Het is aan de gemeenteraad zelf om invulling te geven aan deze verbondenheid. Er zijn daarvoor verschillende scenario’s die juist dezer dagen binnen de raad onderzocht en besproken worden (onder andere ‘Adoptieteams’).


48

Los van bovenstaande, bestaat er altijd voor Cultuur Eindhoven de inspanningsverplichting de gemeenteraad actief te informeren en te betrekken bij haar beleidsvorming en beslissingen.

Sturen met de Vier-jarencyclus Binnen de Vier-jarencyclus (zie hoofdstuk Vier-jarencyclus) komt de sturende en controlerende rol helder op verschillende momenten naar voren. We geven hier deze momenten weer waarop de politiek het cultuurbeleid stuurt en controleert: 1. Het College geeft SCE opdracht voor het maken van de Cultuurscan 2. Het College geeft SCE opdracht voor het maken van de Concept Cultuurbrief, hierbij reeds richting en aandachtspunten aangevend; 3. SCE bevraagt College en Raad over een toekomstig cultuurbeleid en stelt de Concept Cultuurbrief op; 4. De Wethouder Cultuur formuleert de uiteindelijke Cultuurbrief en definieert zo het cultuurbeleid voor de komende vier jaar (inclusief budgetten); 5. In de Cultuurbrief worden de functies van de BIS bepaald en er wordt budget voor gereserveerd; 6. De Gemeenteraad stelt de Cultuurbrief vast. Daarmee stelt de gemeenteraad het cultuurbeleid vast voor de komende vier jaar, geeft zij ook aan welke middelen beschikbaar komen voor welke (soorten) functies en bepaalt zij de opdracht aan cultuur Eindhoven; 7. Op basis van de Cultuurbrief formuleert de wethouder de opdracht – de subsidiebeschikking – aan SCE; 8. Regelmatig en op vastgelegde momenten legt SCE verantwoording af aan de Wethouder; deze kan dit eventueel doorspelen aan de Gemeenteraad; 9. Gemeenteraadsleden hebben geregeld contact met Cultuur Eindhoven (de vorm wordt nog door de gemeenteraad vastgesteld); 10. De Wethouder Cultuur toetst de adviezen van de Cultuurraad Eindhoven ten aanzien van de BIS instellingen en kan bij een onzorgvuldige procedure en/of het niet houden aan de opdracht de procedure laten overdoen; 11. De gemeenteraad beoordeelt elke vier jaar het totale functioneren van SCE aan de hand van een Raadsinformatiebrief (RIB) die wordt opgesteld o.a. op basis van het Cyclusverslag van SCE.

8.3

WETGEVING Stichting Cultuur Eindhoven wordt door de gemeentelijke overheid opgericht. Daarvoor heeft de gemeente wel de toestemming nodig van de provincie. Deze wordt in de regel gegeven nadat de gemeenteraad heeft ingestemd met de oprichting. Er moet wel een goedkeuringsverzoek richting provincie worden gestuurd. De betreffende aanvraagprocedure kan maximaal zes weken duren. SCE gaat een subsidierelatie aan met de gemeente Eindhoven. Dat doen – voor zover bekend – alle door de overheid gefinancierde cultuurfondsen (landelijk, regionaal en lokaal). Met de subsidiebeschikking stuurt de overheid de organisatie op inrichting, functioneren en output. De Stichting Cultuur Eindhoven krijgt van de overheid een eigen beslisbevoegdheid. Op deze besluiten en het beslisproces is de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing. De STICHTING CULTUUR EINDHOVEN | ORGANISATIEPLAN | 5 FEBRUARI 2015

49

organisatie valt ook onder de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Markt en Overheid. Verder zijn de staatssteunregels van toepassing. Dit betekent dat de stichting, wanneer zij overheidsgeld ter beschikking stelt aan ondernemingen, getoetst moet worden aan de staatssteunregelgeving.

8.4

DELEGATIE Het College van B&W is oprichter van Stichting Cultuur Eindhoven en blijft in alle gevallen politiek verantwoordelijk voor alles wat de stichting doet – dus ook voor alle besluiten die de stichting (in lijn met de subsidiebeschikking) neemt. De politieke verantwoordelijkheid is echter nog wat anders dan de juridische verantwoordelijkheid. De juridische verantwoordelijkheid ligt bij de Stichting Cultuur Eindhoven zelf. Het college verleent de Stichting Cultuur Eindhoven namelijk delegatie voor de uitvoering van het gehele subsidieproces. Bij delegatie wordt de bevoegdheid om subsidies te verlenen overgedragen. Dat betekent dat de beoordeling en advisering door de stichting wordt gedaan, maar ook de besluitvorming; de toekenningen – zij het binnen de kaders die de politiek daarvoor heeft opgesteld. Deze delegatieverlening betekent ook dat een proces van bezwaar en beroep bij de stichting komt te liggen. De stichting wordt juridisch verantwoordelijk voor de keuzes die zij maakt (het college blijft politiek verantwoordelijk). De stichting moet dan ook zelf voorzien in een regeling voor bezwaar en beroep.


50

DEEL III ORGANISATIE & FINANCIËN


51

9.

ORGANISATIE SCE In het voorgaande deel van dit organisatieplan werd het Eindhovens Model geschetst. Nu dat model in beeld is, kan er ook een organisatie uitgetekend worden die minimaal nodig is voor het functioneren van dit model. Bij het opstellen van het organisatiemodel en bij het nader invullen van de functies, is rekening gehouden met de opgave om kostenneutraal te zijn: de toekomstige organisatie functioneert binnen hetzelfde budget als de gemeente dat nu doet. Het huidige budget (dat de gemeente kwijt is) is echter niet eenvoudig naar boven te halen. Veel functies en begrotingsposten zitten namelijk versleuteld in een algemene overhead van de gemeente. De overgang van gemeente naar stichting zal ook frictiekosten opleveren. Frictiekosten vallen echter buiten het begrip van kostenneutraliteit. Bij elk proces van het naar buiten plaatsen van mensen en activiteiten zijn er voor de gemeente frictiekosten. Dat is ook in het geval van de oprichting van Cultuur Eindhoven onvermijdelijk. Hoe die frictiekosten in de praktijk exact uitpakken is buitengewoon lastig te becijferen. We laten deze exercitie dan ook aan de gemeente zelf. Temeer omdat het ook de gemeente is die bepaalt hoe zij met deze frictiekosten wenst om te gaan: in lijn met (congruentie) met andere reorganisatieprocessen van de gemeente. Bovenstaande laat onverlet dat Cultuur Eindhoven daar waar het maar even mogelijk (passend) is, wordt bemenst met de huidige medewerkerkers van de Afdeling Cultuur. Over de exacte voorwaarden waaronder dat zal de SCE kwartiermaker / directie (zie volgende hoofdstuk) in onderhandeling treden met de gemeente. We schetsen eerst de organen van Cultuur Eindhoven en vervolgens gaan we in op de afzonderlijke functies.

9.1

ORGANEN Binnen de Stichting Cultuur Eindhoven zijn twee organen te onderscheiden: de Raad van Toezicht en de Cultuurraad Eindhoven.

9.1.1

Raad van Toezicht De stichting Cultuur Eindhoven wordt opgezet op basis van een Raad van Toezicht-model waarbij een Raad van Toezicht (RvT) toeziet op het functioneren van de organisatie in het algemeen en op het functioneren van het bestuur in het bijzonder, in dit geval één directeur/bestuurder. Juist omdat de directeur straks het eenhoofdig bestuur van de stichting vormt, is uit oogpunt van checks en balances een toezichthoudende functie noodzakelijk. De RvT wordt ingericht en gepositioneerd overeenkomstig de Governance Code Cultuur en de Gedragscode Cultuurfondsen zoals deze in 2012 is opgesteld door de rijkscultuurfondsen (zie bijlage).


52

De bevoegdheden van RvT worden vastgelegd in de statuten van de Stichting Cultuur Eindhoven. Bovendien wordt er daarnaast een Reglement RvT opgesteld. Beide documenten zijn in de bijlagen terug te vinden. Samenvattend komen belangrijke aspecten van de RvT op het volgende neer: 1. De RvT wordt benoemd (en eventueel ontslagen) door het college van B&W. 2. De RvT bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden. 3. De RvT wordt samengesteld op basis van profielen (zie bijlage profiel leden en samenstelling RvT stichting Cultuur Eindhoven). De RVT staat onder leiding van een ervaren voorzitter met het nodige inhoudelijke en bestuurlijke gewicht. Daarnaast hebben de leden elk een specifieke en van elkaar verschillende achtergrond. 4. Meer dan de helft van het aantal leden van de RvT is woonachtig in de Gemeente Eindhoven of één van de aangrenzende gemeenten. Het toezicht van de RvT omvat onder meer het toezicht op de uitvoering van het beleid en de manier waarop grotere risico’s voor de organisatie worden beheerst. Ook kan de directeur/bestuurder bepaalde besluiten -zoals bijvoorbeeld vaststellen van begroting en jaarrekening, financiële bijdragen boven een bepaald financieel belang, het aangaan van arbeids- of inhuurovereenkomsten inclusief salaris of honorering- niet nemen zonder voorafgaande goedkeuring van de RvT. Let wel, de RvT heeft zelf geen directe formele rol ten aanzien van de advisering over en de ontwikkeling van het cultuurbeleid. Zij ziet er wel op toe dat dit gebeurt, en dat het goed gebeurt.

Werving RvT Om objectiviteit vanaf het begin de waarborgen, is het aan te raden om de eerste drie leden van de Raad van Toezicht (inclusief voorzitter) door een extern bureau te laten werven, in opdracht van het college. De leden van de RvT kunnen, eenmaal benoemt, zelf andere (vervangende) leden voordragen aan het college.

9.1.2

Cultuurraad Eindhoven De stichting kent een adviescommissie, de Cultuurraad Eindhoven. De Cultuurraad Eindhoven adviseert over de aanvragen en over het (te ontwikkelen) cultuurbeleid in bredere zin. In hoofdstuk 4 wordt het functioneren van deze Cultuurraad reeds uitvoerig beschreven, we beperken ons hier dan ook tot de governance. De Cultuurraad als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht, moet zo zijn samengesteld dat zij geacht kan worden onafhankelijk deskundig advies over het cultuurbeleid en de ingediende aanvragen uit te brengen. Om dit te waarborgen is een duidelijke profielschets voor de verschillende leden van de Cultuurraad opgesteld en is het functioneren van de Cultuurraad vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement (zie bijlagen). We geven belangrijke aspecten hier samengevat weer: 1.

De Cultuurraad Eindhoven bestaat uit een poule van maximaal 21 adviseurs met verschillende achtergronden: kunsten cultuurexperts, maar ook


53

2.

3. 4. 5.

6. 7.

9.2

vertegenwoordigers vanuit het bedrijfsleven, kennisinstellingen en het maatschappelijk middenveld. In de Cultuurraad Eindhoven zitten in ieder geval voor twee derde mensen met primaire expertise van het culturele veld. Daaronder bevindt zich ook een aantal specialisten van één of meerdere culturele domeinen en/of disciplines. Om objectiviteit te borgen, zijn de leden van de Cultuurraad voor ten minste een derde deel afkomstig van buiten Eindhoven. De Cultuurraad heeft een onafhankelijke voorzitter, benoemd door de Raad van Toezicht van de Stichting Cultuur Eindhoven na instemming van het college. De overige leden worden benoemd door een selectiecommissie: de selectiecommissie bestaat uit de Voorzitter van RvT, de directeur/ bestuurder van Cultuur Eindhoven en de (onafhankelijke) Voorzitter van de Cultuurraad Eindhoven. Al deze drie mensen zijn met instemming van of direct door het college benoemd. De selectiecommissie leidt een sollicitatieprocedure waarbij kandidaten op basis van openbaar gemaakte profielen worden uitgenodigd om te solliciteren. Met uitzondering van de voorzitter worden de leden van de selectiecommissie benoemd voor een periode van twee jaar en kunnen tweemaal worden herbenoemd voor een periode van weer twee jaar. Er wordt daarbij een rooster van aftreden gevolgd.

FLEXIBELE ORGANISATIE Voor het optimaal functioneren van de Stichting Cultuur Eindhoven (het realiseren van de missie en doelstellingen) moet de stichting over de nodige menskracht beschikken. Die menskracht is echter niet op elk moment in de vier-jarencyclus in eenzelfde mate noodzakelijk. Bij het eind en begin van de cyclus is meer menskracht nodig dan in de jaren in het midden van de cyclus. Bij de start en opbouw van de stichting zijn mogelijk meer en wellicht andere mensen nodig dan, wanneer de organisatie eenmaal staat en draait. Om die reden maken we een organisatie die bestaat uit een relatief kleine, vaste kern van medewerkers (6,2 fte) en daar omheen een flexibele schil van menskracht (zie schema op de volgende bladzijde). Binnen de flexibele schil maken we onderscheid tussen functies die min of meer doorlopend noodzakelijk zijn en incidentele functies die nauw samenhangen met het moment binnen de vier-jarencyclus en de start van de organisatie. Doorlopende functies in de schil zijn onder andere een fondsenwerver, een jurist en een accountant. En hoewel deze functies doorlopend noodzakelijk zijn, wil dat niet zeggen dat ze dat altijd en altijd in eenzelfde mate actief moeten zijn. Een jurist is het ene jaar meer nodig dan het andere. Een fondsenwerver werkt wellicht in binnen projectafspraken. Een accountant zal vooral aan het eind van een boekjaar actief worden. Ook een aanjager, de Cultureel Bouwmeester (zie hieronder), wordt als externe functie opgenomen. De reden hiervoor ligt onder andere in het idee dat deze relatie per definitie tijdelijk is en dat het goed is om regelmatig (bijvoorbeeld om de twee tot vier jaar) andere professionals uit te nodigen om de rol van Cultureel Bouwmeester op zich te nemen. Bovendien versterkt de externe positie zijn of haar onafhankelijkheid van het beoordelingsproces.


54

Juist omdat de functies in de schil niet altijd eenzelfde mate van inzet kennen, kiezen wij ervoor om aan deze externe functies geen vaste individuele tijdsbelasting toe te kennen (fte). We kiezen ervoor om een totaal bedrag beschikbaar te stellen waarbinnen deze functies gefinancierd dienen te worden. Dit totaalbelasting (en budget) is echter wel gebaseerd op de gedane benchmark bij vergelijkbare andere cultuurfondsen als het Amsterdams Fonds voor de Kunst, het Fonds voor Cultuurparticipatie.

9.2.1

Optimaal samenwerken met verbonden partijen Er is nog een belangrijke reden om niet alle functies in de vaste kern op te nemen maar extern in te huren. En die reden ligt het de mogelijkheid van samenwerken met andere met de gemeente verbonden partijen. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat delen van de backoffice gedeeld kunnen worden met een partij als Eindhoven 365 (de financiële administratie wellicht). Mogelijk kan ook voordeel behaald worden wanneer dergelijke partijen gezamenlijk met Cultuur Eindhoven bepaalde diensten inkopen/afnemen. Bij het daadwerkelijk inrichten en opstarten van de nieuwe organisatie moeten dergelijke vormen van optimaal samenwerken nader verkend worden.

Raad van Toezicht (max 5)

KERNTEAM 6,2 fte

CULTUURRAAD

Directeur (1,0 fte) Stafmedewerkers (3,6 fte) Administrateur/Controller (0,8fte) Teamassistent (0,8)

FLEXIBELE SCHIL

Extern, flexibel, doorlopend •  Cultureel Bouwmeester •  Fondsenwerver •  ICT ondersteuning •  Accountancy •  Communicatie (beperkt) •  Jurist (afh. van noodzaak) Extra bij start of piek in cyclus •  Inhoudelijke expertise •  Financiële expertise •  Extra communicatie •  P&O advies •  ICT inrichting Cross-overs en Samenwerking •  Sociaal domein •  Ruimtelijke domein •  Economisch domein


55

9.3

FUNCTIES Bij het vaststellen van de noodzakelijke functies (in het kernteam en in de flexibele schil) is naar verschillende andere, vergelijkbare (overheids)organisaties gekeken. Onder andere naar: het Amsterdams Fonds voor de Kunst, het Fonds voor Cultuurparticipatie en ook naar de Gemeente Eindhoven, afdeling Cultuur.

Beloning De beloning voor de directeur/bestuurder en alle andere functionarissen blijft binnen de grenzen die de gemeente stelt. De beloning zal in hoofdlijnen gelijk blijven aan de situatie zoals deze nu binnen de gemeente (o.a. afdeling Cultuur) geldt. We lichten hieronder de functies uit het hierboven gepresenteerde model toe. Van de functies zijn ook functieprofielen gemaakt. Deze functieprofielen zijn terug te vinden in het Functieboek Stichting Cultuur Eindhoven (zie bijlage).

9.3.1

Directeur/bestuurder (1 fte) Centraal in de organisatie staat de directeur/bestuurder. Deze directeur is het boegbeeld van de organisatie en geeft leiding aan de organisatie en neemt op basis van het advies van de Cultuur Eindhoven Commissie de besluiten over de te verstrekken subsidies. De RvT benoemt de directeur/bestuurder. Daarvoor is echter wel instemming noodzakelijk van het College van B&W. Daarom draagt de RvT voor de benoeming eerst de beoogd kandidaat ter instemming voor aan het College. De bevoegdheden van de directeur/bestuurder liggen vast in de statuten en een door de Raad van Toezicht vast te stellen directiestatuut. De directeur legt in zijn hoedanigheid van bestuurder en na goedkeuring door de RvT, verantwoording af aan de gemeente over het gevoerde beleid en de bestedingen. De directeur stuurt de interne organisatie aan en ook de flexibele schil daar omheen. De directeur heeft ook de directe verantwoordelijkheid voor de financiële bedrijfsvoering, zij het dat hij of zij hierin wordt bijgestaan door een Administrateur/Controler.

9.3.2

Stafmedewerkers (3,6 fte) Om het proces van werken enerzijds te vereenvoudigen en anderzijds het contact met het culturele veld te verbeteren, wordt ervoor gekozen om vier á vijf stafmedewerkers (3,6 fte) te verbinden met specifieke culturele domeinen (zoals bijvoorbeeld ‘podiumkunsten’ of ‘erfgoed’) en daarbinnen met concrete instellingen. Zij nemen ten dele ook de rol op zich van accounthouders. Ze zijn direct aanspreekpunt voor het veld. De verdeling van de domeinen dient door de nieuwe directie ter hand te worden genomen. Stafmedewerkers kunnen meer dan één domein onder zich krijgen. Stafmedewerkers krijgen binnen SCE een breed takenpakket. Stafmedewerkers van SCE… a. treden op als specifiek domeindeskundige; dragen bij aan de ontwikkeling van (concept) cultuurbeleid (met name Senior Stafmedewerkers); b. zijn aanspreekpunt voor instellingen en aanvragers uit het betreffende domein; treden op als accounthouder én als adviseur richting het veld;


56

c.

vervullen voor het specifieke domein de rol van secretaris richting de Cultuurraad; bereiden vergaderingen en adviezen voor; d. verwerken het advies van de Cultuurraad in een stuk dat vervolgens besluitvorming aan de directie wordt voorgelegd e. voeren een flink deel van het (financieel en administratieve) accounthouderschap zelf uit.

9.3.3

Administrateur/Controler (0,8 fte) Uit de praktijk blijkt de backoffice van een cultuurfonds de nodige aandacht nodig te hebben. Daarom wordt administrateur aangesteld die tegelijkertijd ook de rol van controler op zich neemt. Deze persoon beheert en controleert het financiële verkeer van SCE en adviseert de directie. Hij of zij verzorgt deels zelf de financiële administratie, maar stuurt vooral ook de administratie aan voor zover deze extern is uitbesteed. De Administrateur/Controler draagt zorg voor de planning & control cyclus, periodieke financiële rapportages, interne kostentoerekeningen, balansen, winst-enverliesrekeningen, begrotingen/ budgettering, de jaarrekening en meerjarenplanningen. Hij of zij bewaakt de financiële positie en het financiële resultaat. Zo nodig huurt hij voor het uitvoeren van deze taken extern capaciteit in. Daar waar het gaat over Bedrijfsvoering, ontwerpt en beheert de functionaris management informatiesystemen, administratieve systemen, werkwijzen en procedure. Hij of zij begeleidt zo nodig de Stafmedewerkers bij het uitvoeren van hun taak als accounthouder (bij financieel-administratieve issues).

9.3.4

Teamassistent (0,8) Deze functionaris is een duizendpoot die het gehele team van van SCE op verschillende manieren ondersteunt. De functie kenmerkt zich breed spectrum aan secretariële en administratieve werkzaamheden. Stafmedewerkers kunnen een beroep doen op de teamassistent voor ondersteunende werkzaamheden die dicht bij het accounthouderschap liggen, zoals het opstellen van (subsidie)contracten, financieel/administratief contact met de gesubsidieerde partijen, etc.

9.3.5

Cultureel Bouwmeester (extern, indicatief 0,4 fte) Stichting Cultuur Eindhoven werkt, zoals we eerder hebben toegelicht, met een proactieve scout, een aanjager, we geven hem de werktitel mee van Cultureel Bouwmeester. Deze Cultureel Bouwmeester is uitsluitend actief in de informele (voor)fase van het aanvraagtraject. Hij of zij heeft geen bemoeienis met of invloed op de formele behandeling en beoordeling van de aanvragen. De Cultureel Bouwmeester vormt het (artistiek) inhoudelijke geweten van de stichting. Hij werkt aan het oeuvre van Cultuur Eindhoven. Hij heeft de taak om kansen te zien en om partijen te motiveren deze kansen te benutten. Hij brengt mensen bij elkaar. Hij benut het netwerk, maar hij bouwt het netwerk ook verder uit. Gezien de taken van de Cultureel Bouwmeester is dit een persoon met een grote ervaring, een enorm netwerk en een stevig statuur.


57

9.3.6

Fondsenwerver (extern, indicatief 0,4) Om ook andere middelen te verwerven dan die van de Gemeente Eindhoven, is het noodzakelijk dat er iemand aan de slag gaat met de fondsenwerving. Voor een belangrijk deel zal dat de directeur zijn, maar daar is ook een permanente ondersteuning bij noodzakelijk. Een interne fondsenwerver/relatiemanager die zich richt op mecenaat, bedrijfsleven en andere particuliere giften, is noodzakelijk. Deze functie kan goed extern worden uitgevoerd.

9.3.7

Communicatie Communicatie is van wezenlijk belang voor het welslagen van de missie van Cultuur Eindhoven. Enerzijds is de communicatie gericht op het aantrekken en stimuleren van passende en sterke subsidieaanvragen (projecten), anderzijds is de communicatie gericht op het uitdragen wat Cultuur Eindhoven doet; op het verwerven en behouden van draagvlak in de samenleving. Communicatie speelt ook een belangrijke rol bij het werven van externe middelen. Het is denkbaar dat de communicatieadviseur(s) (deels) afkomstig zijn van of gedeeld worden met andere verbonden partijen (bijvoorbeeld EHV 365).

9.3.8

ICT Verantwoordelijk voor het functioneren en ontwikkelen van ICT, inclusief het gedigitaliseerde systeem van aanvragen, beoordelen en administreren. Ook met betrekking tot ICT kan schaalvoordeel behaald worden door samenwerking met andere (al dan niet verbonden) partijen. Bijvoorbeeld met andere overheidsfondsen als AFK, BKC, Brabant C, Fonds voor de Podiumkunsten.

9.4

HUISVESTING EN ICT De nieuwe organisatie heeft straks een staf van 6,3 vaste fte. Omdat niet iedereen een fulltime contract heeft en omdat er mogelijk ook stagiaires zijn gaan we uit van een maximale werkplekbehoefte voor 10 mensen. Uitgaande van een (wettelijke) 8m2 per persoon leidt dat tot een oppervlakte van 80 m2 voor de bureauwerkzaamheden. Aangevuld met overleg- en ontvangstruimtes, een grote vergaderruimte en gangpaden komt de ruimte behoefte neer op 140 tot 170m2. De grote vergaderruimte zou eventueel incidenteel kunnen worden gehuurd of geleend. Om verder kosten te besparen voor zowel SCE als de gemeente wordt gezocht naar huisvesting in een passend gebouw van de gemeente. Daarbij geldt dat wel de mogelijkheid moet bestaan voor een eigen identiteit en een eigen ingang. Voor de aanpassing van de beoogde huisvesting en de daadwerkelijke verhuizing er naartoe worden eenmalige kosten gemaakt. De hoogte hiervan is nog niet aan te geven, omdat de locatie (en de staat ervan) nog niet bekend is. Het streven hierbij is om tegen zo minimaal mogelijke kosten de huisvesting in te richten en te betrekken. We geven in de start begroting wel een indicatief bedrag voor inrichting en verhuizing weer.


58

ICT infrastructuur ICT vormt de backbone van het bedrijfsproces van een cultuurfonds. Daarom is het per definitie noodzakelijk dat de ICT infrastructuur op orde is. In de begin fase kan Cultuur Eindhoven nog even op de ICT infrastructuur van de Gemeente Eindhoven draaien. Daarna moet snel worden overgestapt op een eigen systematiek. Voor het aanvraagproces en het adviseringstraject van de Cultuurraad is digitalisering noodzakelijk. Andere overheidsfondsen hebben hier reeds ruime ervaring mee en hebben bovendien ook softwarepakketten ontwikkeld. Het is aan te raden hierop aan te sluiten en niet zelf (dure) pakketten te laten ontwikkelen.


59

10.

KOSTEN

10.1

KOSTENNEUTRAAL Aan de opdracht tot oprichting van de Stichting Cultuur Eindhoven is een belangrijke voorwaarde verbonden: het moet kostenneutraal. We hebben deze voorwaarde meegenomen in de uitgangspunten en definieerden deze daar als volgt: Stichting Cultuur Eindhoven wordt kostenneutraal ontwikkeld. Dat wil zeggen dat de totale kosten van de toekomstige exploitatie van de stichting voor de gemeente niet mogen leiden tot hogere kosten dan nu voor de uitvoering van het cultuurbeleid worden gemaakt. Middelen voor subsidie blijven hierbij buiten beschouwing. Wie in de volgende paragraaf het overzicht van de beheerslasten ziet, constateert dat deze onder de totale kosten uitkomen die de gemeente in de huidige situatie besteedt aan het uitvoeren van cultuurbeleid. De Stichting Cultuur Eindhoven wordt sober ingericht (en begroot) om binnen de budgettaire randvoorwaarden te blijven. Ook nieuwe elementen als de ‘Cultuurraad’ worden daardoor binnen het beschikbare budget gerealiseerd. Daarmee wordt Cultuur Eindhoven kostenneutraal gerealiseerd.

De Stichting Cultuur Eindhoven wordt kostenneutraal gerealiseerd. Frictiekosten en ontvlechting Het binnen een nieuwe stichting plaatsen van activiteiten die nu door de gemeente worden gerealiseerd, gaat altijd gepaard met frictiekosten. Ook in met de oprichting van Cultuur Eindhoven ontstaan frictiekosten. Deze frictiekosten staan los van de kostenneutraliteit. Frictiekosten ontstaan doordat taken van de afdeling Cultuur voor een groot deel worden overgeheveld naar de nieuwe stichting. Daarmee vervallen arbeidsplaatsen bij de gemeente zelf. Voor een belangrijk deel kan het ambtelijk personeel waarschijnlijk mee gaan naar de nieuwe stichting, maar voor een deel mogelijk ook niet. Deze mensen moeten elders binnen de gemeente een functie vinden. Voor zover deze mensen niet elders binnen de gemeente plaatsbaar zijn, ontstaan frictiekosten. Ook met het niet meer gebruiken van de gemeentelijke overhead (o.a. huisvesting en ICT) kunnen frictiekosten ontstaan. Het is lastig te voorspellen hoe groot deze frictiekosten in werkelijkheid precies zullen uitvallen. We weten immers niet welke personeelsleden meegaan naar de nieuwe stichting, welke een andere functie krijgen en welke voor een afvloeiingsregeling in aanmerking komen. Bovendien blijkt het, zoals gezegd, lastig om de werkelijke overhead in kaart te brengen. Deze secundaire kosten worden binnen de gemeente deels berekend als percentage van de kosten voor de medewerkers in het primaire proces.


60

Vanwege de complexiteit en de onmogelijkheid om in deze fase aan te geven wat de frictiekosten in werkelijkheid zullen zijn, laten we (in onderlinge afstemming met de gemeente) het onderwerp verder aan de gemeente. Het ambtelijk apparaat pakt dit verder op en informeert bestuur en gemeenteraad hoe de ontvlechting wordt gerealiseerd. Bij het ontvlechten worden onder meer de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. De gemeente streeft naar een slanke overheidsorganisatie; 2. De gemeente levert liever geen diensten (detachering) t.b.v. de bedrijfsvoering van externe (al dan niet verbonden) partijen; 3. De gemeente streeft naar consistent beleid, zeker ook m.b.t. ontvlechten.

10.2

BEHEERSLASTEN SCE Om de nieuwe organisatie te laten functioneren worden uiteraard kosten gemaakt. We noemen deze kosten beheerslasten. In de begroting hieronder worden deze beheerslasten uiteengezet. We onderscheiden deze beheerslasten van activiteitenlasten. Dat doen we in lijn met de begrotingssystematiek van het ministerie van OCW. Binnen deze twee categorieën onderscheiden we bovendien personeel en materieel. Activiteitenlasten hebben met name betrekking op het budget dat al subsidie wordt uitgekeerd aan instellingen (aanvragers), beheerslasten gaan over het beheer van de organisatie. Om de beheerslasten van Cultuur Eindhoven vast te stellen is gekeken naar twee benchmarks: de huidige Afdeling Cultuur en de het Amsterdams Fonds voor de Kunst (AFK). Deze laatste laat zich in opdracht en begrotingsomvang goed vergelijken met Cultuur Eindhoven. Bovendien kunnen we van het AFK leren wat bepaalde functies en processen wanneer ze los staan van de overheid in de dagelijkse praktijk – in de werkelijkheid – kosten. Zo konden we bijvoorbeeld goed in beeld krijgen wat het werken met een Cultuurraad aan kosten met zich mee zou brengen (minder dan wij initieel hadden verwacht). Hoewel de vergelijking niet één op één te maken is, kunnen we kijken naar het percentage beheerslasten bij andere fondsen. De kosten (beheerslasten) die het AFK in 2013 maakte, bedroegen zo’n 14 procent van de totale inkomsten. De rijks cultuurfondsen komen uit op een zo’n 10 procent beheerslasten. In de gepresenteerde begroting voor de beheerslasten voor Cultuur Eindhoven komen wij uit rond de 5 procent.

Schalen en maximale trede in volgende schaal Om de overstap van gemeente naar de nieuwe stichting te vergemakkelijken is bij het opstellen van de begroting gekeken naar de salarisschalen zoals deze binnen de gemeente worden gehanteerd en op de Afdeling Cultuur van toepassing zijn. Echter, ze zijn gehanteerd als indicatie, als uitgangspunt, als benchmark. Bij het opstellen van de begroting hanteren we – net als de gemeente dat doet – steeds de maximale trede van de salarisschaal volgend op de schaal waarop de functie is ingeschaald. Dat betekent dat de werkelijke kosten waarschijnlijk lager zullen uitvallen dan begroot, omdat 1.) niet iedereen op de maximale trede wordt aangenomen en 2.) dat niet iedereen een schaal hoger wordt ingedeeld dan dat de functie normaal gesproken aangeeft. STICHTING CULTUUR EINDHOVEN | ORGANISATIEPLAN | 5 FEBRUARI 2015

61

Vergelijk met gemeente De begroting wordt vergeleken met de huidige kosten die gemeente maakt voor het ontwikkelen en realiseren van het cultuurbeleid. Het detailoverzicht daarvan wordt door de gemeente separaat beschikbaar gesteld. De personeelskosten die wij opnemen zijn kosten inclusief alle werkgeverslasten. We begroten deze op 30%. Zouden we de kosten in beeld brengen die de gemeente op dit moment voor de functies maakt dan moeten daar ook nog de ww- en wiavoorzieningen bij opgeteld worden. De gemeente heeft namelijk (anders dan organisaties en bedrijven – en onze nieuwe stichting) zelf de financiële verantwoordelijkheid om bij ontslag of het vervallen van formatie in de werkloosheidsgelden te voorzien (anders doet het UWV dat). De kosten per arbeidsplaats zijn daardoor voor de gemeente hoger dan voor een externe organisatie.

10.3

BEGROTING Beheerslasten Personeel** Directeur Stafmedewerkers Teamassistent Administrateur/Controller

fte

schaal indicatie gemeente

1 3,6 0,8 0,8

14 12 6 12

indicatie max per maand

indicatie Max Incl max bruto werkg. jaarsalaris Lasten fullbij full-time time

6.755 5.594 2.766 5.594

91.686 75.927 37.543 75.927

Totaal personeel vast

30% 119.191 98.706 48.806 98.706

Kosten SCE*

Huidige kosten

x fte's 119.191 355.340 39.045 78.964 592.540

Extern, flexibel, continu*** Cultureel Bouwmeester, Fondsenwerver, fin. Admin, Communicatie, Jurist, ICT

130.000

Extern incidenteel start en piek in cyclus*** Inh. en fin. Expertise, P&O, ICT, onderzoek, jurist, etc Accountant / verantwoordingskosten

35.000 25.000

BTW over externe inhuur

39.900

Personeel Gemeente huidige situatie (excl. Bijkomende kosten als WIA en WW) Totaal personeel

800.130 822.440

800.130

Materieel Raad van Toezicht Cultuurraad Eindhoven

6.000 30.000

-

Huisvesting ICT: telefonie, hardware, software

37.500 57.500

32.112 57.171

Communicatiekosten (website, etc.) Activiteitenkosten (debat, presentaties, etc) Overig / onvoorzien Niet verder gespecifieerde overhead

10.000 15.000 25.000 -

125.411

181.000

214.694

1.003.440

1.014.824

Totaal overige kosten

Totaal beheerslasten per jaar

SCE

huidig

* Indicatie van de totale loonkosten voor SCE is inclusief alle bijkomende werkgeverslasten. ** Weergegeven kosten zijn maximale kosten; werkelijke kosten zijn afhankelijk van trede binnen de gehanteerde schalen. *** Op basis van aanname dat externe inhuur deels en waar mogelijk wordt gedeeld/samen ingekocht met andere (verbonden) partijen.


62

DEEL IV REALISATIE


63

11.

FASERING De transformatie van de huidige naar de toekomstige situatie, is niet in één dag te realiseren. Sommige zaken kunnen snel omgezet worden, andere zaken vragen vanwege de complexiteit meer tijd. We faseren de realisatie. We onderscheiden vier fases:

Oprich'ngsfase.

Star@ase.

Uitvoeringsfase.

Groeifase.

•  S'ch'ng.oprichten. •  RvT.werven./. benoemen. •  Kwar'ermaker. aanstellen. •  Cultuurraad. inrichten.

•  Gesprekken.stad. •  Cultuurscan. •  Concept. Cultuurbrief.

•  Cultuurbrief. •  Opdracht. •  Start.aanvragen. •  Uitvoeren. cultuurbeleid.

•  Andere.domeinen. opnemen.

1e.helE.2015.

11.1

MeiKsept.‘15.

2015.tot.2017.

vanaf.2017.

OPRICHTINGSFASE Voordat de nieuwe organisatie echt van start kan gaan moet het nodige werk worden verzet. Tegelijkertijd dienen de reguliere werkzaamheden van de afdeling cultuur doorgang te vinden tot dat de nieuwe organisatie operationeel is. De voorgang van deze werkzaamheden is en blijft de verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling. Voor de oprichting en de start van de cyclus zijn in ieder geval de volgende activiteiten noodzakelijk: 1.

2.

3.

4. 5. 6. 7.

Politieke besluitvorming tot oprichting van het Cultuur Eindhoven zoals voorgesteld in dit organisatieplan: a. In het College (januari 2015) b. In de Raad (begin maart 2015) Aanstellen Raad van Toezicht* a. Geworven op basis van profielen door extern bureau b. te benoemen door College (onder voorbehoud instemming Raad) (febr 2015) Oprichting stichting door gemeente a. Notaris (passeren van de statuten) b. Goedkeuring Provincie Noord Brabant (april 2015) Werven en benoemen van een kwartiermaker** Werven en benoemen van de Cultuurraad*** (april 2015) Werven en aanstellen van een Cultureel Bouwmeester en Communicatie medewerker. Het inrichten (bemensen) van de organisatie (uiterlijk mei 2015)


64

*Raad van Toezicht Om onafhankelijkheid en objectiviteit zoveel mogelijk te waarborgen is het aan te raden de eerste drie leden van de Raad van Toezicht (inclusief de voorzitter) te laten werven door een extern bureau. De werving zou dan plaats moeten vinden op basis van de (goedkeurde) profielen.

** Kwartiermaker Om geen onnodige tijd te verspillen, is het te overwegen om voor een snelle start te kiezen voor een kwartiermaker. Op het moment van goedkeuren van dit organisatieplan kan zo’n kwartiermaker worden aangesteld en de opdracht krijgen om het huis in te richten conform de blauwdruk uit dit organisatieplan. Deze kwartiermaker zou een toekomstig directeur kunnen zijn – maar dat is geen vanzelfsprekendheid. De kwartiermaker wordt maximaal benoemd voor de periode tot 1 januari 2017. Omdat de kwartiermaker niet de directeur is, kan deze in een vroeg stadium reeds door de gemeente worden benoemd (en niet zoals later noodzakelijk, door de RvT met instemming van het College). De kwartiermaker krijgt onder andere de opdracht mee om de verschillende organen en functies in te vullen. Werving en selectie, personeelsbeleid. Omdat het gros van de functies wordt ingevuld met mensen die nu reeds binnen de gemeente (met name Cultuur) werkzaam zijn, werkt de kwartiermaker bij het invullen van de organisatie nauw samen met het hoofd Economie en Cultuur van de Gemeente Eindhoven. Zij krijgen hierbij ondersteuning van de afdeling P&O van de gemeente. Daarnaast richt de kwartiermaker zich op alle andere zaken die ook onder de toekomstige directie vallen: huisvesting, financiën, communicatie, huisvesting, ICT, etc.

*** Formeren Cultuurraad Eindhoven De Raad van Toezicht van de Stichting stelt voor de Cultuurraad Eindhoven een onafhankelijk voorzitter voor aan het College van B&W. Bij instemming wordt deze voorzitter benoemd. Vervolgens worden de leden van de Cultuurraad in een openbare procedure geworven op basis van profielen. Dit proces wordt gecoördineerd door de directeur/bestuurder. Zoals eerder beschreven worden de leden vervolgens geselecteerd door de selectiecommissie (Voorzitter Cultuurraad, Voorzitter RvT en Directeur). Voor het formeren van de Cultuurraad Eindhoven dient de toekomstige directie/kwartiermaker een huishoudelijk reglement op te stellen (waarvan de blauwdruk reeds als bijlage is toegevoegd). Ook zal hij een Handleiding voor Adviseurs moeten samenstellen. Tot slot moet er ook een Integriteitsverklaring voor de leden van de Cultuurraad worden opgesteld.

11.2

STARTFASE Om straks in de pas te kunnen lopen met de cultuurnotacyclus van OCW, is het zaak dat de in dit plan beschreven cyclus in Eindhoven tijdig start. Daarom zal er veel prioriteit gegeven moeten worden aan de start van de cyclus.


65

De cyclus zoals deze in dit organisatieplan staat beschreven start elke vier jaar met het maken van de Cultuurscan. Het is de vraag of dat ook nu moet gebeuren. Begin 2014 is er immers ook al een scan uitgevoerd (door Blueyard). Blueyard baseert zich daarbij op statistische gegevens van de gemeente zelf en op eerdere rapporten over cultuur in Eindhoven. Het valt te overwegen om dit keer het Blueyard rapport, aangevuld met beschikbare feitelijke gegevens en overzichten als Cultuurscan te gebruiken. Vervolgens kunnen inhoudelijke gesprekken met de stad worden georganiseerd; met partijen zoals in dit organisatieplan benoemd. Daarna wordt het proces vervolgd zoals eerder aangegeven. Dat proces resulteert in het aanbieden van de Concept Cultuurbrief aan het college.

11.3

UITVOERINGSFASE De uitvoeringsfase start op een moment dat de organisatie staat. Dat wil in dit geval zeggen: de kwartiermaker heeft zijn team geformeerd en de basale zaken als huisvesting en ICT zijn op orde. Naar verwachting is dat rond de zomer van 2015. In de uitvoeringsfase wordt de aandacht gericht op het verder doorlopen van de cyclus: 1.

Gemeenteraad en wethouder ontvangen Concept Cultuurbrief (september 2015) a. Gemeenteraad geeft eerste reactie 2. De wethouder cultuur formuleert zijn of haar Cultuurbrief (oktober 2015) a. Goedkeuring College b. Goedkeuring Raad 3. College geeft SCE opdracht het Cultuurbeleid uit de cultuurbrief uit te voeren 4. SCE Formuleert regelingen 5. Aanvragen kunnen worden ingediend. Daarna start het eerder beschreven proces van beoordelen door de cultuurraad.

Eerder beleid Zolang de nieuwe aanvragen nog niet onder het nieuwe cultuurbeleid kunnen worden aangevraagd, blijft de oude werkwijze (en het oude beleid) gehandhaafd. Over de uitvoering hiervan worden nadere afspraken gemaakt met de gemeente (met name met het hoofd van de afdeling Cultuur).

11.4

GROEIFASE Deze fase begint vanaf 2017. In deze fase ligt de nadruk op de doorontwikkeling van de organisatie. Zoals eerder in dit organisatieplan besproken, bestaat cultuur uit meer dan de gesubsidieerden van de huidige afdeling. We schetsten o.a. het culturele vastgoed, kunst in de openbare ruimte, en het design van de stad. In deze groeifase kunnen deze domeinen ook onderdeel gaan vormen van Cultuur Eindhoven. Het hoeft niet, maar het kan. En in een aantal gevallen zou dat ook heel verstandig zijn omdat de domeinen verstrengeld zijn en de cultuur in de stad er vaak bij gebaat is als deze domeinen onder één dak worden bediend en onderling verbonden. De directie zal samen met de gemeentelijk apparaat hiertoe voorstellen in dienen bij het college. Met name het aangekondigde onderzoek naar (de positie van) het culturele vastgoed dient dan te zijn afgerond.


66

12.

KOSTEN OPRICHTING Voor het oprichten en opstarten van Stichting Cultuur Eindhoven worden eenmalige kosten gemaakt. Onderstaand worden deze kosten indicatief in beeld gebracht. Indicatief omdat een aantal posten in deze fase niet goed in te schatten, bijvoorbeeld huisvesting. Deze posten zijn afhankelijk van de keuzes en mogelijkheden die zich aandienen. Om die reden nemen we een relatief groot bedrag onvoorzien op. Een aantal elementen binnen de hieronder genoemde posten kunnen mogelijk in meerdere jaren worden afgeschreven. In die gevallen komen deze afschrijvingskosten terecht bij de materiele kosten uit de jaarbegroting. De kwartiermaker moet hier nadere verkenning op plegen. Immers, sommige kosten kunnen mogelijk worden gedeeld met andere partijen.

Indicatie eenmalige kosten oprichting SCE Oprichtingskosten

3.000 Notaris Juridisch advies*

3.000 PM

Huisvesting

40.000 Inrichting Verhuizing

30.000 10.000

Hardware Installatie netwerk Kopieermachine

10.000 5.000 5.000

Huisstijl / druk / etc Website ontwerp Bouw website** Communicatie materiaal

10.000 6.000 10.000 5.000

ICT

20.000

Communicatie en voorlichting

31.000

Wervingskosten *** Raad van Toezicht Onvoorzien Totaal

20.000 30.000 144.000

* afhankelijk van noodzakelijkheid inzet extern juridisch advies ** afhankelijk van functionaliteiten (digitaal aanvragen etc.) *** afhankelijk van keuze voor inzet werving- en selectiebureau


67

13.

RISICOANALYSE In een nieuwe werkwijze, een nieuwe structuur, verandering komen altijd ook risico’s aan de orde. Risico’s dat zaken anders uitpakken dan gepland, risico’s dat dingen mis gaan. In dit hoofdstuk kijken we naar mogelijke risico’s. En tegelijkertijd geven we aan hoe we die risico’s tegemoet treden, of, om het anders te zeggen: welke beheersmaatregelen tegenover de risico’s genomen zijn. We onderscheiden vier mogelijke risicogebieden: a. benoemingen b. beleid c. governance d. bedrijfsvoering

a. Oprichting en Benoemingen Hieronder worden verstaan de risico's die voort kunnen komen uit de bevoegdheid van de gemeente om een organisatie als SCE op te richten en de leden van de Raad van Toezicht van deze organisatie te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Bovenliggend risico is dat de benoemde leden van de Raad van Toezicht in opspraak komen en dat het college (de wethouder) hierop wordt aangesproken. Risico Statuten en/of governance model is ondeugdelijk of in strijd met wet en regelgeving. Voorgedragen RvT leden worden ongeschikt geacht. Samenstelling RvT is niet toereikend; onvoldoende diversiteit; onafhankelijkheid is onvoldoende. RvT is onvolledig (telt te weinig leden)

Voorgestelde directeur/bestuurder beantwoord niet aan profiel en kwaliteitseisen.

Beheersmaatregelen College geeft pas goedkeuring na juridische check op weten regelgeving en governance code. Wethouder kan benoeming blokkeren door niet met de benoeming in te stemmen. Wethouder blokkeert de benoeming. Voor de benoeming RvT worden profielen opgesteld voor deskundigheid, onafhankelijkheid en diversiteit. Voordrachten gaan vergezeld van nevenfuncties en zijn openbaar. De statuten waarborgen dat de RvT uit ten minste 5 leden bestaat; is het aantal leden minder dan vijf, dan blijft de RvT overigens bevoegd. Het jaarverslag van SCE vermeldt aflopende zittingstermijnen. De directeur/bestuurder kan pas worden benoemd na instemming van de wethouder. RvT is aanspreekbaar op het functioneren van de directeur/bestuurder. In het uiterste geval kan de wethouder de RvT ontslaan en een nieuwe RvT benoemen.

b. Beleid Hieronder worden overwegend de risico's verstaan die kunnen voortvloeien uit de verantwoordelijkheid als opdrachtgever van het cultuurbeleid in algemene zin: het college


68

van de gemeente Eindhoven. Het risico bestaat eruit dat het beleid dat het college vaststelt niet (goed) wordt uitgevoerd door de uitvoeringsorganisatie SCE. De helderheid van het geformuleerde beleid (in de Cultuurbrief) en de kwaliteit van de prestatieafspraken in de opdracht van het college aan SCE en zijn een basisvoorwaarde voor een goede werking van beheersmaatregelen. Risico

Beheersmaatregelen

Onvoldoende aansluiting van SCE subsidieregelingen op beleid van gemeente Eindhoven.

B&W geeft opdracht aan SCE, stelt de financiële kaders vast en formuleert prestatieafspraken. B&W geeft goedkeuring aan jaarbegrotingen en jaarrekening van SCE Onderdeel van jaarverantwoording. Onderdeel ook van frequent overleg tussen wethouder en directie en voorzitter RvT van SCE. Onderdeel van frequent overleg als hierboven. Wethouder is gerechtigd in te grijpen in samenstelling RvT. Aanvragers kunnen bezwaar en beroep aantekenen. Onderdeel van jaarverantwoording. Onderdeel ook van frequent overleg tussen wethouder en directie en voorzitter RvT van SCE. Mogelijkheid tot interventie procedure, i.c. ontslag leden RvT van SCE en opschorten financiering.

Subsidieregelingen blijken onvoldoende aan te sluiten op praktijk in de sector. Taak verwaarlozing; SCE behandelt aanvragen niet voldoende zorgvuldig. Beleidsdoelen en/of prestatieafspraken worden niet gehaald.

c. Governance Governance is op zichzelf geen risico, het is een beheersmaatregel die het mogelijk maakt bepaalde aspecten van een organisatie te beheersen door middel van interne checks & balances. Het toezicht van B&W op de governance geschiedt achteraf op basis van het jaarverslag. Dit betekent dat sturing steeds achteraf plaatsvindt. SCE wordt geacht de Governace Code Cultuur te onderschrijven en die ook daadwerkelijk toe te passen. Onderdeel van de governance bij SCE is de code cultuurfondsen zoals die ook door Rijksfondsen wordt gehanteerd. In deze code is vastgelegd hoe fondsen omgaan met zaken als transparantie, professionaliteit en klachten. SCE zal deze code bindend verklaren en statutair verankeren. Bovenliggende risico is dat B&W ten onrechte vertrouwt op de werking van de governance (inclusief de code Rijkscultuurfondsen) en ten onrechte zijn direct toezicht hierop heeft beperkt. Relevante maatregelen: Risico

Beheersmaatregelen

SCE verstrekt onvoldoende informatie

SCE heeft een informatieplicht. RvT en bestuurder leggen jaarlijks verantwoording af in jaarverslag en tussentijds ook aan de wethouder.


69

Transparantie en verantwoording zijn onvoldoende Onvoldoende integriteit

Publicaties, beleidsplan, jaarplan, evaluaties. SCE committeert zich statutair aan de Gedragscode Cultuurfondsen (incl. Governance Code Cultuur) en is daar ook op aan te spreken en aan te sturen. SCE committeert zich statutair aan de Gedragscode Cultuurfondsen. Stringente regelgeving binnen SCE: reglementen, code of conduct, vast gelegde procedures. Werving en selectie beleid is streng.

d. Bedrijfsvoering Het betreft hier vooral de zorgvuldigheid waarmee procedures worden nageleefd, de inrichting van de organisatie en de wijze waarop SCE haar taken uitvoert, waaronder de rechtmatige en doelmatige besteding van subsidiegelden. Risico's zijn er in het niet naleven van weten regelgeving, financieel mismanagement, faillissement en een onrechtmatige besteding van de middelen: Risico

Beheersmaatregelen

Continuïteit organisatie komt in gevaar.

Garantie-inkomsten vanwege gemeente Eindhoven. Jaarrekening met accountantsverklaring incl. Doelmatigheidstoets. Review audit gemeente Eindhoven op de instellingsaccountant van SCE. SCE is verantwoordelijk voor een adequate AO/Ic. Directeur/bestuurder voert uit, RvT toetst. Aanstellen Manager Financiën en Bedrijfsvoering naast directeur, zodat intern er altijd minstens twee paar ogen meekijken. Jaarrekening en accountantsverklaring. (zie boven) Sanity check op elke aanvrager. Heldere regelingen onder controle van accountant. Jaarrekening met accountantsverklaring incl. Doelmatigheidstoets. Review audit gemeente Eindhoven op de instellingsaccountant van SCE. SCE is verantwoordelijk voor een optimale relatie tussen prestaties, kwaliteit en kosten. De opdracht geeft duidelijke prestatierichtlijnen. Kosten worden gemonitord en verantwoord met jaarrekening inclusief accountantsverklaring. B&W geeft goedkeuring aan de jaarrekening met daarin opgenomen de (beoogde) reservevorming SCE committeert zich statutair aan de Gedragscode Cultuurfondsen. Blijft binnen de door de gemeente hiertoe gestelde kaders. Moet inkomens van directie/bestuur melden in het jaarverslag. Er is een klachtenprocedure. Aanvragers kunnen formeel ook bezwaar en beroep aantekenen tegen de gevolgde procedure, de behandeling, en de interpretatie van het beleid en/of regelingen. SCE handelt in lijn met de Gedragscode Cultuurfondsen.

Financieel mismanagement

Onrechtmatige bestedingen

Ondoelmatige bestedingen

Te grote (liquide) reserves Beloningen zijn te hoog

Klachten en bezwaren


70

BIJLAGEN


71

A. SAMENVATTING BLUEYARD RAPPORT CULTUUR EINDHOVEN In het najaar van 2013 heeft de gemeenteraad van Eindhoven het college verzocht om meer helderheid te scheppen over de positie en betekenis van kunst en cultuur in Eindhoven. Het college heeft vervolgens Geert Boogaard van bureau Blueyard gevraagd om een rapport op te stellen waarin enerzijds gekeken wordt naar het cultuuraanbod en zijn betekenis voor deze stad en waarin anderzijds gekeken wordt naar de rol van de gemeentelijke overheid. Ook is gevraagd om aanbevelingen te doen voor te zetten stappen in de nabije toekomst.

BETEKENIS Achter deze vragen van de raad, gaat nog een meer basale vraag schuil: “Hoe moet een overheid überhaupt naar kunst en cultuur kijken?” Het simpele antwoord op die vraag is: net zoals een overheid dat ook naar andere beleidsterreinen doet: door een bril van welzijn en welvaart. De overheid stelt zich namelijk bij alles wat zij doet steeds die ene centrale vraag: wat is de betekenis voor welzijn en welvaart? En dat doet zij ook wanneer ze naar kunst en cultuur kijkt. Maar wat zijn dan die betekenissen van kunst en cultuur voor de stad en haar bewoners? We zien daarbij dat kunst en cultuur een hele serie aan betekenissen in zich dragen. De betekenissen wisselen met het perspectief waarmee je naar kunst en cultuur kijkt. Een citymarketeer ziet andere betekenissen dan een muzikant op het podium. We drukken dat uit in een betekenissencirkel. AANTREKKINGSKRACHT VESTIGINGSKLIMAAT

WELVAART

POSITIONERING BESTEDINGEN

INKOMEN

PRIJSNIVEAU VASTGOED

HUIZENPRIJZEN

PRODUCTIVITEIT

WOONKLIMAAT

WERKGELEGENHEID

STATUS

KUNST EN CULTUUR

INNOVATIE

ONTWIKKELING

HUMUSLAAG CREATIVITEIT

VERMAAK

GEBIEDSONTWIKKELING

INSPIRATIE

ONDERWIJS

EXPRESSIE

WELZIJN

DEMOCRATIE

TROOST

GEZONDHEID

EMOTIE

LEEFKLIMAAT

ONTMOETING

IDENTITEIT

COLLECTIEF STICHTING CULTUUR EINDHOVEN | ORGANISATIEPLAN | 5 FEBRUARI 2015

© BLUEYARD 2014

INDIVIDUEEL 72

Deze bekenissencirkellaat in één beeld zien hoeveel verschillende betekenissen – of waarden – kunst en cultuur op hetzelfde moment vertegenwoordigt voor de stad en zijn inwoners – individueel of collectief, voor welzijn of voor welvaart. We stellen dat een cultuurbeleid van de stedelijke overheid gebaseerd moet zijn op het totaal aan betekenissen van kunst en cultuur en niet slechts op een aantal.

KWALITEIT Betekenissen van kunst en cultuur nemen in waarde toe, wanneer de kwaliteit van de kunst en cultuur toeneemt. Een hogere kwaliteit van de kunst en cultuur is om die reden van belang voor Eindhoven: het levert een grotere betekenis op voor de stad en haar inwoners. En omdat kwaliteit zoveel oplevert, is het ook van belang dat er een goed en deskundig oordeel wordt gegeven over die kwaliteit. We betogen dat dit kwaliteitsoordeel het beste door een groep van onafhankelijke deskundigen gegeven kan worden. Binnen het hele spectrum aan betekenissen wordt vanzelfsprekend ook stilgestaan bij de economische betekenis. Op basis van verschillende onderzoeken naar de economische betekenis trekken we de conclusie dat het aannemelijk is dat het kunsten cultuuraanbod van Eindhoven de stad meer oplevert dan het aan subsidie (en aan belastinggeld) kost.

STEDELIJK DNA Stedelijk cultuurbeleid ontstaat op basis van wat een stad is en wat een stad wil. Wat is Eindhoven in essentie? Wat zijn de belangrijkste kenmerken? En vooral: wat wil Eindhoven in essentie? De stad is “niet het mooiste meisje van de klas, maar wel het spannendste meisje van de klas”. Eindhoven moet het niet hebben van haar looks maar van haar brains en vooral ook van wat er allemaal in de stad gebeurt. Kunst en cultuur zijn daarbij essentieel. Zij kleuren de stad. Eindhoven heeft een bijzonder eigen DNA: vernieuwen, onderzoeken, maken, zelf zaken oplossen. We zien ook hoe Eindhoven een kweekvijver van talent is en grote aantallen creatieve talenten aantrekt, hierin gesteund door het enorme aanbod aan spannende maar ook betaalbare werken presentatieruimtes. Eindhoven is nog jaren dé plek om je creatieve carrière te beginnen. Daarmee heeft Eindhoven een enorm kapitaal in huis.

TWEE WERELDEN We zien in Eindhoven twee culturele werelden. Een wereld van het oude vertrouw- de en een wereld van het nieuwe, hippe, vooruitstrevende. We zien hoe die werelden soms botsen, maar ook beiden van belang zijn voor de stad en haar bewoners. De overheid moet hierin de balans zoeken. Enerzijds moet het cultuurbeleid zorgdragen voor de waarde van het bestaande, anderzijds moet het ruimte bieden aan en gebruik maken van de nieuwe creatieve energie die zich van de stad meester heeft gemaakt. Eindhoven is zeer ambitieus en – gesteund door de laatste ranking in de top drie van beste investeringsregio’s – wil de stad de komende jaren in menig opzicht verder klimmen naar de internationale top. Kunst en cultuur dragen bij aan hetrealiseren van die grote Eindhovense ambities en zijn bijvoorbeeld bij uitstek geschikt om de stad internationaal mee te positioneren (citymarketing) en aantrekkingskracht te vergroten.


73

We moeten echter ook concluderen dat Eindhoven aan de ene zijn Brainport- ambities goed organiseert, maar dat de stad aan de andere kant, bij kunst en cultuur nog lang niet op datzelfde niveau acteert. Binnen de gemeente lijken kunst en cultuur soms eerder een probleemdossier te zijn, dan dat zat zij als belangrijke motor en voorwaarde voor groei worden gezien. Deze grote tweedeling tussen aan de ene kant met Brainport zeer volwassen zijn en aan de andere kant met Cultuur nog in de kinderschoenen staan, vormt een rode draad door het rapport.

FOTO’S VAN HET CULTURELE VELD We brengen het culturele veld van Eindhoven in beeld. En hoewel de fotoserie in het rapport verre van volledig is, geeft de set aan foto’s toch een compleet beeld. We maken weliswaar onderscheid tussen gesubsidieerde en ongesubsidieerde cultuurorganisaties, maar we zien van beide sectoren de betekenis voor de stad. Binnen de gesubsidieerde organisaties vormen de culturele basisfuncties in veel opzichten het zwaartepunt. Basisfuncties zijn bijvoorbeeld een poppodium, een museum, een klassiekemuziekpodium, een bibliotheek en een centrum voor cultuureducatie. Sommige van deze basisfuncties hebben in Eindhoven een grote betekenis voor de internationale positionering van de stad, anderen zijn meer van lokale betekenis. We zien echter dat de 11 grootste gesubsidieerde instellingen gezamenlijk 93% van het cultuurbudget van de stad ontvangen. Daarmee zijn er nauwelijks structureel gemeentelijke middelen beschikbaar voor nieuwe projecten. Eindhoven heeft op dit moment een bijzonder aanbod van kleine, prikkelende en vernieuwende initiatieven. Het zijn de vernieuwers met betekenis voor de innovatie binnen zowel welzijn als welvaart. En er komen naar verwachting de komende jaren nog meer van deze vernieuwers op Eindhoven af. Duidelijk wordt dan ook dat Eindhoven een grote opgave heeft om, naast zijn waardevolle culturele basis, voldoende aandacht en middelen te besteden aan de permanente vernieuwing; aan het DNA van de stad.

ZONDER SUBSIDIE Er bestaat in Eindhoven een brede waaier aan niet-gesubsidieerde kunst en cultuur. Van muziek tot aan galerieën. Vaak bevindt dit kunsten cultuuraanbod zich buiten het zicht van de overheid, maar het heeft daardoor niet minder betekenis. Makers in het designveld doen slechts zeer incidenteel een beroep op de overheid. Ook (en misschien wel juist) kunsteducatie en amateurkunst vindt grotendeels ongesubsidieerd plaats. VAN ONS Wil vernieuwing in Eindhoven ruimte kunnen krijgen, dan vergt dat betrokkenheid en een breed draagvlak. In de stad blijkt lang niet iedereen zoveel op te hebben met de innovatieve en hippe design- en kunstprojecten in de stad. We zien dan ook wrijving tussen het bestaande en het nieuwe. Een overheid moet zich in dat licht goed realiseren dat mensen in de regel pas kunst en cultuur omarmen, wanneer zij het gevoel hebben dat het van ons is. Het mag modern of hip zijn, maar het moet van ons zijn. Er ligt dan ook een belangrijke opgave voor de overheid (en de politiek!) om alle Eindhovenaren mee te nemen bij het introduceren van vernieuwing en hen te overtuigen dat het gaat om het DNA dat hun stad groot heeft gemaakt. Het is het DNA van vernieuwing, en dat is van ons Eindhovenaren.


74

PUBLIEK Eindhovenaren gaan voor hun kunst en cultuur nauwelijks naar andere steden (in Brabant of daarbuiten). Een dergelijke werkelijkheid past ook goed bij een cen- trummetropool die Eindhoven steeds meer aan het worden is: de stad heeft daarin een eigen en compleet cultuuraanbod op topniveau. Een totaalaanbod dat past bij de tweede economische positie in het land. DE TWEEDE ECONOMIE STAAT BIJ CULTUUR OP DE 10E PLAATS Eindhoven staat op een tiende plaats waar het gaat om cultuuruitgaven per inwo- ner. Kijken we naar de recente bezuinigingen dan zien we dat alleen Amersfoort meer op cultuur bezuinigde dan Eindhoven. We stellen dan ook de nodige vragen bij deze financiële realiteiten. Hoe kan het zijn dat een stad met de ambities van Eindhoven, een stad met het top-drie-investeringsklimaat van Europa, relatief zo weinig middelen besteedt aan kunst en cultuur? En dat terwijl kunst en cultuur zo essentieel zijn bij het realiseren van de ambities en het aantrekken van de investeringen.

GOED NIEUWS OVER GELD Er is goed nieuws over de beschikbaarheid van cultuurmiddelen buiten Eindhoven. Er zijn wat dit betreft kansen voor de culturele instellingen. Eindhoven heeft nog een wereld te winnen, zoals het volgende feit illustreert: Daar waar Amsterdam 39% van de rijksmiddelen voor cultuur weet binnen te halen, lukt het Eindhoven om (als tweede stedelijke economie van het land) slechts 1,5 procent van die middelen binnen te halen. CULTUREEL VASTGOED Ook al wordt de wens overal in de gemeente geuit, we concluderen ten aanzien van het gemeentelijk cultureel vastgoed dat de kosten van dit vastgoed niet gemakkelijk en snel naar beneden kunnen. We roepen op tot realiteitszin en het houden van een gerichte inventarisatie om de werkelijke kosten in beeld te krijgen. De overheid moet zich binnen dit vraagstuk ook telkens realiseren dat tegenover de kosten van het vastgoed ook de nodige inkomsten staan. Ook het culturele vastgoed genereert een serie aan betekenissen voor de stad en haar bewoners. We onderstrepen het belang van vooral goedkoop industrieel vastgoed (leeg- staande voormalige industriële complexen) voor het aantrekken van creatieven en kunstenaars. We zien de lokale overheid zoeken naar een nieuwe rol. Zij wil meer als partner van de sector optreden, met slimme vormen van samenwerking samen tot oplossingen komen. Deze nieuwe rol zien wij echter nog weinig in de praktijk tot resultaten leiden. We nemen eerder een verstoorde relatie waar tussen gesubsidieerde kunstinstellingen en de lokale overheid van Eindhoven. Niet omdat er bezuinigd moet worden, maar meer vanwege het ontbreken van twee zaken: 1. een overtuigend en begrijpelijk cultuurbeleid; 2. een heldere beoordelings- en subsidiestructuur. We constateren dat in de afgelopen jaren alle beleidsplannen en visies op cultuur in Eindhoven min of meer doodlopen. We concluderen dat dit in de kern komt doordat de STICHTING CULTUUR EINDHOVEN | ORGANISATIEPLAN | 5 FEBRUARI 2015

75

stad voor zijn kunst en cultuur geen beoordelings- en subsidiesystematiek heeft die past bij de omvang en toegenomen betekenis van de stad; een systematiek die past bij de ambities en bij de nieuwe positie van Eindhoven. De cultuur-subsidiesystematiek van Eindhoven is die van een kleine gemeente. De systematiek die Eindhoven hanteert wijkt dan ook af van die van andere grote steden. Ook sluit deze niet goed aan bij de systematiek van het ministerie van OCW. In Eindhoven is de besluitvorming over kunst en cultuur een dagelijkse politieke zaak, in andere steden staat dit proces veel meer op afstand. Elders wordt bij de besluitvorming over kunst en cultuur ook advies van externe adviseurs ingewonnen, zo niet in Eindhoven.

VOORSTEL VOOR EINDHOVEN Als onderdeel van onze aanbevelingen doen we een concreet voorstel om in Eindhoven te komen tot een nieuwe en bij Eindhoven passende subsidiesystematiek en structuur. In deze structuur worden de beoordelings- en subsidieprocessen weggehaald uit hun politieke en ook uit hun ambtelijke omgeving. In het voorstel wordt de hele uitvoering van het subsidieproces (in opdracht van de gemeente) ondergebracht in een stichting: een fonds. Dit fonds voert het cultuurbeleid uit dat de politiek vaststelt. Het fonds organiseert het beoordelingsproces, voor zowel de basisfuncties (eens in de vier jaar) als voor de kleinere projecten (het hele jaar rond). Daarbij maakt het fonds gebruik van externe deskundigen die in wisse- lende samenstelling adviezen geven. Het fonds staat middenin de samenleving en dicht bij het culturele veld, het is benaderbaar, het is van ons. We geven het fonds een werktitel mee: Cultuur Eindhoven. 1 maart 2014 Blueyard Geert Boogaard


76

B.COALITIEAKKOORD Het Coalitieakkoord stelt letterlijk: In lijn met de aanbevelingen uit het rapport ontwikkelen we een nieuwe meerjarige subsidiesystematiek die gelijk loopt met de systematiek van het ministerie van OCW. Hiermee verwachten we meer aanspraak te kunnen maken op financiering door het Rijk en beter te kunnen aansluiten op kansen die (private) fondsen bieden. We richten hiertoe een stichting Cultuur Eindhoven in, op afstand van de gemeente. Deze wordt verantwoordelijk voor de uitvoering van ons cultuurbeleid. De kaders stelt de gemeenteraad voor een meerjarige periode vast. Binnen die kaders is dit externe orgaan, met zijn adviesraad van deskundigen, verantwoordelijk voor het beoordelings- en subsidieproces. De stichting Cultuur Eindhoven heeft ook een taak in het samenbrengen van initiatieven en partijen om te komen tot afstemming van programma’s en gezamenlijk gebruik van faciliteiten. De stichting ondersteunt het cultuurveld ook bij het aantrekken van financiering vanuit andere overheden, bedrijfsleven en fondsen. Om tijdig in te kunnen spelen op de nieuwe cyclus van OCW is de nieuwe stichting per 1 januari 2015 operationeel. We komen met een voorstel ten aanzien van de knip in verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de stichting. Voorwaarde is dat dit kostenneutraal uit de eigen organisatie en niet ten laste van de cultuurbudgeten plaatsvindt. Wij leggen voor 1 januari 2016 een besluit voor aan de gemeenteraad ten aanzien van de culturele basisstructuur en het subsidiekader. Wij laten ons daarbij adviseren door de deskundigen bijeengebracht door de stichting Cultuur Eindhoven. Deze basisinstellingen gaan per 1 januari 2017 over naar een vierjarige subsidiesystematiek, zodat een zekere mate van continuïteit is gewaarborgd. Daarnaast ontstaat meer ruimte om aan kleine en vernieuwende initiatieven het hele jaar door subsidie toe te kennen. Dit flexibele budget wordt op basis van de kaders van de raad, door de stichting Cultuur Eindhoven toegekend. Tot slot behouden we een klein budget waarmee wij zelf kunnen inspelen op actuele ontwikkelingen en initiatieven uit de stad. Hierbij hebben wij vaak een verbindende rol waarbij wij partijen samenbrengen en de ruimte geven, soms letterlijk, om initiatieven te ontplooien. Een voorbeeld is de samenwerking in de populaire muziek tussen het Summa College (opleiding Metal Factory), het Centrum voor de Kunsten (CKE), jongerencentrum Dynamo en de Effenaar. We maken deze beweging binnen het totale cultuurbudget. Wij geven het college opdracht om de inhoudelijke kaders op te stellen die de grondslag vormen voor de nieuwe subsidiesystematiek. De belangrijkste elementen daarvan zijn: • intrinsieke waarde, kwaliteit • balans en verbinding tussen top en breedte • toegankelijkheid en betaalbaarheid


77

• • • • • • • • • • •

ruimte voor vernieuwing / innovatie / experiment én ruimte voor oud / vertrouwd meer ruimte voor veranderende vormen zoals evenementen verbinding met andere disciplines en domeinen ruimte voor maak en productie cultuureducatie gekoppeld aan scholen en in verbinding met cultuur in de stad faciliteren van amateurkunstbeoefening stimuleren van cocreatie en ‘doen’ talentontwikkeling bevorderen


78

C. OPDRACHT OPDRACHT INZAKE OP- EN INRICHTING STICHTING CULTUUR EINDHOVEN

4 augustus 2014

Betreft Opdrachtformulering tot het oprichten en inrichten van een extern orgaan ten behoeve van de uitvoering van het toekomstige cultuurbeleid en het voldoen aan de uitgangspunten geformuleerd in het coalitieakkoord (werktitel Stichting Cultuur Eindhoven, SCE). Bestuurlijk opdrachtgever De basis voor de opdracht is het coalitieakkoord 2014 – 2017. Hierin zijn de uitgangspunten geformuleerd (zie hieronder). Het politiek- bestuurlijke opdrachtgeverschap ligt bij het College van B&W, i.c. bij de wethouder voor Cultuur, mevrouw Schreurs. Ambtelijk opdrachtgever Het ambtelijk opdrachtgeverschap is belegd bij de directieraad (DR) en meer specifiek bij DR-lid mevrouw Widdershoven. De ambtelijke opdrachtverstrekking is vastgelegd in onderhavig document. Opdrachtnemer De opdrachtformulering wordt verstrekt aan de heer Boogaard en de heer Ballings, tezamen de opdrachtnemer, zodat hierop een offerte kan worden uitgebracht. Het dagelijkse toezicht op de uitvoering van de opdracht ligt bij het sectorhoofd Economie en Cultuur, mevrouw Koster.

Uitgangspunten (conform coalitieakkoord p15, 16, 40 en 41): 1.

2.

Er is per 1 januari 2015 een stichting Cultuur Eindhoven (SCE), op afstand van de gemeente, zodat er tijdig ingespeeld kan worden op de nieuwe cyclus van OCW (en die van de landelijke fondsen). SCE wordt verantwoordelijk voor de uitvoering van het cultuurbeleid van de gemeente.


79

3. 4. 5. 6. 7.

8.

9. 10. 11.

12.

13.

De gemeenteraad stelt de kaders voor het cultuurbeleid, en daarmee de opdracht aan SCE, voor een meerjarige periode vast. SCE kent een adviesgroep van externe deskundigen en is, binnen de kaders van de raad, verantwoordelijk voor het beoordelings- en subsidieproces. SCE heeft ook een taak in het samenbrengen van initiatieven en partijen om te komen tot afstemming van programma's en gezamenlijk gebruik van faciliteiten. SCE ondersteunt het cultuurveld ook bij het aantrekken van financiering vanuit andere overheden, bedrijfsleven en fondsen. Er komt met een voorstel ten aanzien van de knip in verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de stichting. Voorwaarde hierbij is dat dit kostenneutraal uit de gemeentelijke organisatie plaatsvindt en niet ten laste van de cultuur budgetten. SCE brengt deskundigen bijeen die advies uitbrengen ten aanzien van de culturele basisinfrastructuur en het subsidiekader. Voor 1 januari 2016 wordt de culturele basisinfrastructuur en het subsidiekader in een besluit aan de gemeenteraad voorgelegd. De basisinstellingen gaan per 1 januari 2017 over naar een vierjarige subsidiesystematiek, zodat een zekere mate van continuïteit is gewaarborgd. SCE kent een flexibel budget dat -op basis van de kaders van de raad- het hele jaar door toegekend mag worden aan kleine en vernieuwende initiatieven. Binnen het cultuur budget behoudt de gemeente een klein budget waarmee de wethouder kan inspelen op actuele ontwikkelingen en initiatieven uit de stad. Hierbij heeft de gemeente vaak een verbindende rol waarbij de gemeente partijen samenbrengt en de ruimte geeft -soms letterlijk- om initiatieven te ontplooien . Bij het opstellen van de inhoudelijke kaders die de grondslag vormen voor de nieuwe financieringssystematiek, zijn de belangrijkste elementen: a. intrinsieke waarde, kwaliteit b. balans en verbinding tussen top en breedte c. toegankelijkheid en betaalbaarheid d. ruimte voor vernieuwing / innovatie / experiment én ruimte voor oud / vertrouwd e. meer ruimte voor veranderende vormen zoals evenementen f. verbinding met andere disciplines en domeinen g. ruimte voor maak en productie h. cultuureducatie gekoppeld aan scholen en in verbinding met cultuur in de stad i. faciliteren van amateurkunstbeoefening j. stimuleren van cocreatie en 'doen' k. talentontwikkeling bevorderen Met ingang van 2016 geldt er een bezuinigingstaakstelling op het cultuurbudget van maximaal € 500.000 structureel . Daarnaast moet er rekening worden gehouden met de eerdere en nog niet gerealiseerde bezuinigingstaakstellingen op het cultuur budget. SCE zal in cocreatie met de gemeente komen tot concrete voorstellen om invulling te geven aan deze bezuinigingstaakstellingen.


80

Opdrachtuitvoering De opdrachtnemer komt met een offerte op basis van deze opdrachtformulering. De opdrachtnemer presenteert in augustus 2014 een plan van aanpak dat een nadere uitwerking is van deze opdrachtformulering (met hierin opgenomen een planning en begroting van het ontwikkelproces). Opdrachtnemer voert het plan van aanpak uit in de periode tot 1 januari 2015, dat doet de opdrachtnemer in cocreatie met de ambtelijke organisatie en specifiek de sector EC. De opdrachtnemer besteedt voldoende tijd en energie in het creëren van draagvlak bij de verschillende spelers in Eindhoven. SCE sluit inhoudelijk en in zijn werkwijze aan bij de specifieke kenmerken van de stad Eindhoven (het DNA): ruimte voor innovatie, aansluitend bij de TDK focus, in relatie tot de ‘Triple Helix’ (kennisinstellingen, ondernemers, overheid).

In september 2014 wordt aan de raad duidelijk gemaakt hoe de inrichting van de juridische entiteit (SCE) eruit zou kunnen zien met een cultural governance code. Opdrachtnemer levert als finale resultaat voor deze projectfase (voor 1 januari 2015) een organisatieplan op waarin bovengenoemde uitgangspunten zijn verwerkt. Het organisatieplan onderbouwt de (juridische, inhoudelijke en strategische, zoals taak- en rolverdeling gemeente/SCE) keuzes die zijn gemaakt. Het organisatieplan geldt als definitief voorstel tot oprichting van de juridische entiteit (SCE). Ondersteuning Na goedkeuring van de offerte, het plan van aanpak, de planning en de begroting door de ambtelijk opdrachtgever, zal deze zorgdragen voor: • de benodigde (incidentele) financiële middelen, conform begroting opdrachtnemer • beschikbaarheid benodigde ambtelijke capaciteit • (voor zover niet beschikbaar binnen het ambtelijk apparaat van de gemeente) advies van derden


81

D. GEDRAGSCODE CULTUURFONDSEN De publieke cultuurfondsen in Nederland hebben in 2008 een gedragscode opgesteld om te verzekeren dat de cultuurfondsen op een zo objectief, zorgvuldig, transparant en efficiënt mogelijke wijze werken. In 2012 hebben de fondsen de gedragscode geëvalueerd en besloten een nieuwe, gemoderniseerde gedragscode op te stellen. Het functioneren van de cultuurfondsen wordt reeds gereguleerd door weten regelgeving. In aanvulling hierop is de gedragscode opgesteld. Het doel van de gedragscode is het vergroten van het vertrouwen van aanvragers en burgers in de cultuurfondsen, het vergroten van de professionaliteit binnen de fondsen en het vergroten van de transparantie over de kerntaken van de cultuurfondsen. De gedragscode is onderverdeeld in zes beginselen: 1) integriteit en onpartijdigheid, 2) openheid, 3) betrokkenheid van stakeholders, 4) kwaliteit van dienstverlening, 5) evaluatie en 6) verantwoording. 1. Integriteit en onpartijdigheid a.

De cultuurfondsen voeren hun taken uit op een integere en onpartijdige wijze. Op de eerste plaats geldt dit voor het bestuur van de cultuurfondsen. Het bestuur geeft voorts het goede voorbeeld aan zijn medewerkers en adviseurs en maakt hen bewust van het belang van het op een integere en onpartijdige wijze uitoefenen van hun functie. b. Mede om een integere en onpartijdige taakvervulling te waarborgen, handelen de cultuurfondsen conform de Code Cultural Governance. In dit kader hanteren zij voor hun interne regelgeving met betrekking tot de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht de Code Cultural Governance. c. De cultuurfondsen stellen regels op die waarborgen dat medewerkers hun werk op een integere en onpartijdige wijze uitoefenen. Het gaat daarbij in ieder geval om onverenigbare functies, het aannemen van giften en een geheimhoudingsplicht. d. De cultuurfondsen zorgen ervoor dat medewerkers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard. Zij stellen hiervoor een procedure op. 2. Openheid a.

• • •

De cultuurfondsen zijn open over hun procedures en hun besluitvorming. Zij streven ernaar om hun taken op een zo transparant mogelijke wijze uit te voeren en in beginsel zoveel mogelijk relevante informatie toegankelijk te maken. Hierbij valt in ieder geval te denken aan het actief en passief verstrekken van informatie, al dan niet via de website van de cultuurfondsen, over; het beleid van de cultuurfondsen; de relevante organen van de organisatie; subsidiemogelijkheden;


82

• de procedures rondom de besluitvorming; • en de genomen besluiten. b. Bij het bepalen welke informatie wordt verstrekt, houden de cultuurfondsen rekening met signalen uit het veld en laten zij waar mogelijk zien wat zij daarmee doen. c. De cultuurfondsen treffen voorzieningen, waardoor personen en instellingen die met de cultuurfondsen in aanraking komen, de mogelijkheid hebben om klachten in te dienen en voorstellen te doen ter verbetering van werkwijzen en procedures. De cultuurfondsen zien toe op een integere en zorgvuldige behandeling van klachten die worden ontvangen. 3. betrokkenheid van stakeholders a.

Met het oog op het aansluiten bij behoeften in de samenleving, hebben de cultuurfondsen een (inter)actieve houding ten opzichte van hun aanvragers, andere stakeholders en de Nederlandse samenleving als geheel. b. Bij het vormen van beleid vragen de cultuurfondsen actief inbreng uit het veld. Dit gebeurt onder meer via onderzoeken, bijeenkomsten of expertmeetings. Waar mogelijk worden de plannen voor het nieuwe beleid verspreid, zodat het veld de mogelijkheid heeft om te reageren op deze plannen. c. De cultuurfondsen hebben regulier overleg met hun financiers, belanghebbenden, bestuurlijke partners en samenwerkingspartners zoals koepels, brancheverenigingen en andere organisaties uit het veld. Op die manier kunnen zij snel inspelen op ontwikkelingen en waar nodig het beleid bijstellen. De cultuurfondsen leggen verantwoording af over wat er met de inbreng uit het overleg is gedaan. 4. kwaliteit van dienstverlening a.

De cultuurfondsen hebben te maken met een breed veld aan aanvragers en fungeren als zodanig als dienstverlener. Zij zorgen voor een goede kwaliteit van de dienstverlening. b. De cultuurfondsen richten hun procedures in met het oog op de aanvrager. Zij zorgen ervoor dat de subsidieprocedures gebruiksvriendelijk worden ingericht. c. In het contact met aanvragers staat klantvriendelijkheid voorop. Dit betekent in ieder geval dat de cultuurfondsen goed bereikbaar zijn en tijdig en adequaat reageren op vragen en verzoeken van aanvragers. 5. evaluatie a.

De cultuurfondsen evalueren regelmatig hun eigen functioneren. Hierbij valt in ieder geval te denken aan hun beleid, regelingen en procedures. De cultuurfondsen stellen hiervoor procedures vast die waarborgen dat evaluaties op vaste momenten plaatsvinden. b. De cultuurfondsen maken ook gebruik van externe evaluaties, in de zin dat ook het veld wordt geraadpleegd over het functioneren van de cultuurfondsen. Dit kan zowel op incidentele als op structurele basis. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van externe partijen.


83

c.

Naar aanleiding van evaluaties wordt gekeken in hoeverre het functioneren van de cultuurfondsen dient te worden aangepast. Waar mogelijk worden de resultaten van de evaluatie en de naar aanleiding daarvan ondernomen stappen actief openbaar gemaakt.

6. verantwoording a.

De cultuurfondsen worden gefinancierd met publiek geld en leggen verantwoording af over wat er met dit geld wordt ondersteund. De primaire bron van verantwoording is het jaarverslag. De meest recente versie van het jaarverslag wordt op de website van de cultuurfondsen gepubliceerd. b. In het jaarverslag wordt door de cultuurfondsen een verantwoording over het jaar afgelegd. Alle belangrijke aspecten van de uitoefening van de taken van de cultuurfondsen komen hierin aan bod. Het jaarverslag bevat in ieder geval informatie over de ondersteunde en afgewezen projecten, bezwaarprocedures en de jaarrekening, voorzien van een verklaring van de accountant. Daarnaast wordt verantwoording afgelegd over de activiteiten die de cultuurfondsen organiseren en over wijzigingen van beleid en regelingen. slotbepaling De gedragscode is van toepassing met ingang van 1 mei 2013. De gedragscode vervangt de Code of Conduct uit 2008 en wordt gepubliceerd op de website van de cultuurfondsen.


84

E. HUISHOUDELIJK REGLEMENT Dit is een concept voor een toekomstig Huishoudelijk Regelement. Het uiteindelijke Huishoudelijk Regelement dient door de directeur/bestuurder te worden opgesteld en te worden goedgekeurd door de Raad van Toezicht van de Stichting Cultuur Eindhoven:

Ter uitwerking van de statuten d.d. …….. van de Stichting Cultuur Eindhoven (hierna te noemen: ‘SCE’) geldt het volgende: Artikel 1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. de Verordening: De Verordening Cultuursubsidies Eindhoven [op te stellen] b. SCE: Stichting Cultuur Eindhoven c. de statuten: de statuten van [datum] van SCE d. raad van toezicht: de raad van toezicht als bedoeld in artikel 1 van de statuten e. het bestuur: het bestuur als bedoeld in artikel 1 van de statuten f. directeur: de directeur/bestuurder van SCE. Artikel 2. Inrichting van de organisatie SCE kent: a. een bestuur (directeur/bestuurder) b. een raad van toezicht c. een bureau d. adviescommissies en (ad hoc) adviseurs: Cultuurraad Eindhoven Artikel 3. Het bestuur 1. Het bestuur kan, in overeenstemming met artikel 2 van de statuten, financiële en andere ondersteuning verstrekken voor activiteiten op het gebied van kunst, cultuur en creativiteit in of ten dienste van de Gemeente Eindhoven; het betreft activiteiten die gericht zijn op het scheppen, distribueren, presenteren van kunst, cultuur en creativiteit. 2. Het bestuur stelt hiervoor reglementen op. 3. De samenstelling en de bevoegdheden van het bestuur zijn omschreven in de statuten. Artikel 4. Raad van Toezicht De samenstelling en de bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn omschreven in de statuten.


85

Artikel 5. Bureau 1. Het SCE bureau ondersteunt het bestuur onder meer bij de behandeling van de aanvragen, en ondersteunt het bestuur in de bedrijfsvoering. 2. Het SCE bureau bereidt de beoordeling van ingediende aanvragen door de Cultuurraad Eindhoven voor en draagt zorg voor de afhandeling met inachtneming van de door het bestuur opgestelde reglementen. Artikel 6. Integriteit medewerkers 1. Werknemers van SCE vervullen geen nevenfuncties die strijdig zijn met het belang van SCE. 2. De werknemer die een bezoldigde nevenfunctie wil vervullen, of een nevenfunctie die valt binnen het werkterrein van SCE in de ruimste zin van het woord anders dan uit hoofde van zijn werk, bespreekt dit voornemen met het bestuur dat schriftelijk toestemming moet geven. 3. Werknemers onthouden zich van het vorderen of verzoeken om geschenken, beloften, beloningen of provisie van personen met wie zij uit hoofde van hun functie in aanraking komen. 4. Werknemers onthouden zich van het ontvangen van geschenken, beloningen of provisies die een waarde hebben van meer dan € 50,- van personen met wie zij uit hoofde van hun functie in aanraking komen. 5. De werknemer is zowel tijdens als na beëindiging van de arbeidsovereenkomst jegens anderen dan werknemers, bestuursleden en toezichthouders van de werkgever verplicht tot geheimhouding omtrent alle bedrijfsaangelegenheden die hem ter kennis zijn gekomen. 6. Werknemers kunnen geen subsidieaanvraag indienen. 7. Indien er bij de beoordeling van aanvragen kwesties aan de orde komen waarbij de werknemer een middellijk of onmiddellijk eigen belang heeft of kan hebben maakt deze hier meteen mededeling van bij het bestuur. De betrokken medewerker onthoudt zich van de voorbereiding en totstandkoming van advisering. Artikel 7. Transparantie en verantwoording 1. Het bestuur evalueert de verschillende subsidieinstrumenten en verwerkt de resultaten hiervan in beleid. 2. Het bestuur zorgt ervoor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard. Artikel 8. Selectiecommissie 1. Er is een selectiecommissie ten behoeve van de selectie van leden van de Cultuurraad en overige adviseurs. 2. De selectiecommissie bestaat uit de voorzitter van de Cultuurraad de voorzitter van de RvT en de directeur van SCE. 3. Met uitzondering van de voorzitter worden de leden van de selectiecommissie benoemd voor een periode van twee jaar en kunnen tweemaal worden herbenoemd voor een periode van twee jaar. 4. Een lid van een van de Cultuurraad Eindhoven kan niet tot lid van de selectiecommissie worden benoemd.


86

Artikel 9. De selectiecommissie heeft tot taak de naar aanleiding van een door het bestuur gedane openbare oproep binnengekomen sollicitaties te beoordelen, door het bestuur voorgedragen kandidaten te beoordelen en zo nodig zelf kandidaten te benaderen en voor elke plaats in een adviescommissie een kandidaat of kandidaten voor te dragen die beschikt dan wel beschikken over het door het bestuur opgestelde functieprofiel. Artikel 10. 1. De selectiecommissie vergadert zo vaak de voorzitter dit nodig acht. 2. De vergaderingen van de selectiecommissie zijn niet openbaar. 3. Het secretariaat van de selectiecommissie wordt gevoerd door het SCEbureau. Deze roept op tot de vergaderingen. Het maakt van het ter vergadering verhandelde notulen op, die door hem en de voorzitter worden ondertekend. Artikel 11. Al hetgeen de leden van de selectiecommissie uit hoofde van deze functie ter kennis komt, is strikt vertrouwelijk. Artikel 12. Cultuurraad Eindhoven 1. In verband met advisering over toekenning van subsidies benoemt het bestuur, na daartoe een openbare oproep te hebben gedaan en na raadpleging van de selectiecommissie, zoals bedoeld in artikel 9 en verder een poule van adviseurs: de Cultuurraad Eindhoven. 2. Uit de Cultuurraad worden vaste en flexibele adviescommissies samengesteld. 3. Het bestuur benoemt de adviseurs en ontslaat deze. 4. De leden van de Cultuurraad worden benoemd voor een periode van twee jaar en kunnen twee keer worden herbenoemd voor een periode van twee jaar. 5. Niet tot lid / adviseur kan worden benoemd: a. een lid van de Raad van Toezicht; b. (een lid van) het bestuur; c. een medewerker van SCE; d. een lid van de selectiecommissie, als bedoeld in artikel en verder; e. diegene die korter dan 4 jaar geleden vier jaar of langer adviseur is geweest van Cultuur Eindhoven. 6. Leden van de Cultuurraad melden hun functies en nevenfuncties schriftelijk aan het bestuur van SCE. 7. Bij tussentijdse benoemingen houdt het bestuur rekening met de laatst ontvangen voordracht van de selectiecommissie als bedoeld in artikel 9. 8. Het bestuur kan ad-hoc-adviseurs benoemen. 9. Het bestuur kan een lid van de Cultuurraad tussentijds uit zijn functie ontslaan. 10. Leden van de Cultuurraad genieten een door het bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reiskosten. Artikel 13. 1. De vaste en flexibele adviescommissies hebben tot taak het bestuur te adviseren over de voorgelegde aanvragen met inachtneming van het bepaalde in de desbetreffende (subsidie)regeling. 2. De adviescommissies dienen voor een door het bestuur te bepalen datum hun adviezen en aanbevelingen schriftelijk ter kennis te brengen van het bestuur.


87

3. Al hetgeen de adviseurs uit hoofde van deze functie ter kennis komt, is strikt vertrouwelijk. De vergaderingen van de adviescommissies zijn niet openbaar. Artikel 14. 1. De adviescommissies vergaderen zo vaak SCE dit nodig acht. 2. Het bestuur voegt uit het personeel van SCE een secretaris toe aan elke adviescommissie. De secretaris roept op tot de vergaderingen. Hij maakt van het ter vergadering verhandelde notulen op, die door hem en de voorzitter worden geaccordeerd. 3. Het bureau formuleert in voorkomende gevallen, voorafgaande aan de commissievergadering, een preadvies. Het preadvies bindt de adviescommissie niet. Artikel 15. 1. Adviseurs bezoeken de projecten en/of instellingen van de aanvragers of voeren een aanvullend gesprek met aanvragers voor zover dit voor een verantwoorde advisering noodzakelijk is, en brengen hiervan verslag uit aan de adviescommissie. 2. De adviescommissies dienen zich bij hun oordeel over een aanvraag te baseren op de door de aanvrager verstrekte gegevens, de visuele documentatie en eventueel aanvullende informatie. Voor zover van toepassing betrekken de adviescommissies bij hun advies ook het verslag naar aanleiding van een bezoek zoals bedoeld in het eerste lid. 3. De adviescommissie stelt de adviezen als bedoeld in artikel 12 vast bij meerderheid van stemmen. Adviezen worden geaccordeerd door de voorzitter en de secretaris. 4. Ieder lid, dan wel plaatsvervangend lid van de adviescommissie, alsmede de voorzitter heeft één stem. 5. Wanneer geen stemmenmeerderheid als bedoeld in het eerste lid wordt bereikt, brengt de adviescommissie een negatief advies uit. 6. De stemverhouding, alsmede de overwegingen die tot het uiteindelijke advies hebben geleid, worden door de secretaris als bedoeld in artikel 15 lid 2 genotuleerd. 7. Ieder lid van de adviescommissie is bevoegd een afwijkende mening in de adviezen op te doen nemen. 8. Geldige adviezen van een adviescommissie kunnen slechts tot stand komen indien minimaal drie stemgerechtigde personen aanwezig zijn. 9. Leden van de adviescommissie zijn niet gerechtigd hun persoonlijke advies naar buiten te brengen indien dit afwijkend is. De commissie ‘praat met één mond’. Artikel 16. Ad hoc adviseurs 1. Het bestuur kan op grond van hun specifieke kennis en ervaring ad hoc adviseurs benoemen, mits schriftelijk en gemotiveerd voorgelegd aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. 2. Ad hoc adviseurs hebben als taak advies uit te brengen over de aan hen voorgelegde subsidieaanvra(a)g(en) van het bepaalde in de desbetreffende regeling. a. Het bestuur kan een ad hoc adviseur tussentijds uit zijn functie ontslaan.


88

b. Ad hoc adviseurs genieten een door het bestuur nader vast te stellen vacatieen reisvergoeding. c. Ad hoc adviseurs melden bij aanstelling hun functies en nevenfuncties schriftelijk aan SCE. 3. Niet tot ad hoc adviseur kan worden benoemd: a. een lid van de Raad van Toezicht; b. (een lid van) het bestuur; c. een medewerker van SCE; d. een lid van de selectiecommissie, als bedoeld in artikel en verder; Artikel 17. Integriteit 1. Indien in een Cultuurraadvergadering kwesties aan de orde komen waarbij een adviseur middellijk of onmiddellijk een eigen belang heeft, of kan hebben of wanneer het gaat om belangen van rechtspersonen waarbij hij als lid van het bestuur, adviseur of commissaris of functionaris is betrokken, dan woont hij de beraadslaging en besluitvorming over het desbetreffende onderwerp niet bij. Het is de plicht van de adviseur om dit onverwijld aan de secretaris mede te delen. Het is de taak van de secretaris om dit gedurende het beoordelingsproces strikt te bewaken. 2. Bij aanvang van iedere adviescommissievergadering controleert de secretaris of de betrokken adviseurs een belang hebben bij de beraadslaging en besluitvorming. Bij twijfel besluit het bestuur. Artikel 18. Beoordeling aanvragen 1. Het bestuur besluit over bij SCE ingediende aanvragen met inachtneming van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, het Algemeen Reglement en de op dit Reglement gebaseerde Deelreglementen en overige door het bestuur vastgestelde regelingen. 2. Het bestuur stelt een werkwijze op aan de hand waarvan subsidieaanvragen worden beoordeeld. 3. Het bestuur toetst of het advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst het bestuur het advies aan de reglementen en financiële uitgangspunten. Het bestuur beslist als er wordt overgegaan tot honorering van de aanvraag vervolgens over de hoogte van de toekenning 4. Een overzicht van de gehonoreerde aanvragen wordt geplaatst op de website van SCE. Artikel 19. Bezwaar Bezwaarschriften worden conform de procedure van het Algemeen Reglement van het Cultuur Eindhoven behandeld. Artikel 20. Klachten 1. Klachten worden behandeld door een daartoe door het bestuur aan te wijzen medewerker(s). 2. Het bestuur zendt binnen 6 weken na ontvangst een reactie op een klacht. Artikel 21. Slotbepaling 1. Dit reglement wordt aangehaald als: Huishoudelijk reglement van het Cultuur Eindhoven.


89

2. Dit Huishoudelijk reglement is vastgesteld door het bestuur met goedkeuring van de Raad van Toezicht op [datum] te Eindhoven. 3. Dit Huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van 1 april 2015.


90

F. REGLEMENT RVT Dit is een concept voor een Reglement voor de Raad van Toezicht van de Stichting Cultuur Eindhoven. Het uiteindelijke Regelement dient al dan niet als onderdeel van de Statuten te worden goedgekeurd door het College van B&W:

Overwegingen Artikel xxx lid xxx van de statuten van Stichting Cultuur Eindhoven bepaalt dat de Raad van Toezicht, met inachtneming van de statuten, een reglement kan opstellen, waarin aangelegenheden omtrent de besluitvorming en werkwijze van de Raad van Toezicht worden opgenomen. Dit reglement is door de Raad van Toezicht vastgesteld op [datum] en is geldig vanaf [datum]. Artikel 1. begripsbepalingen 1.1 In dit reglement wordt verstaan onder: a. de directie: het bestuur van Cultuur Eindhoven; b. de stichting: Stichting Cultuur Eindhoven. Artikel 2. status en inhoud van de regels 2.1 Dit reglement dient ter aanvulling op de regels en voorschriften die op de Raad van Toezicht van toepassing zijn op grond van alsdan geldend Nederlands recht en geldt in aanvulling op datgene wat reeds in de artikelen 11 t/m 15 van de statuten van Cultuur Eindhoven is bepaald. 2.2 Dit reglement kan worden gedownload van de website van Cultuur Eindhoven. Artikel 3. samenstelling 3.1 De Raad bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden, inclusief een voorzitter. 3.2 De Raad van Toezicht is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar, van de directie en van deelbelangen kunnen functioneren als goede toezichthouders en adviseurs. 3.3 De door de Raad van Toezicht, uit zijn midden, benoemde secretaris draagt zorg voor het beheer van het archief van de Raad van Toezicht en voor de verslaglegging van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Het verslag van de vergadering wordt in de eerst volgende vergadering goedgekeurd. 3.4 De Raad van Toezicht stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast. 3.5 Leden van de Raad van Toezicht, die volgens het rooster van aftreden, aftredend zijn, komen eenmaal voor herbenoeming in aanmerking. Voordat tot herbenoeming kan worden overgegaan evalueert de Raad van Toezicht het functioneren van het lid, dat voor herbenoeming in aanmerking wenst te komen. Daarbij wordt zowel gekeken naar het functioneren van betrokkene als naar de


91

meest recente profielschets. Ook wordt aandacht besteed aan de vraag of vernieuwing wenselijk is. 3.6 De Raad van Toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van de directie. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden vastgelegd. Artikel 4 taken 3.1 Bij de Raad van Toezicht berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de stichting aan hem worden opgedragen. 3.2 De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken in de stichting. De Raad grijpt waar nodig in en staat de directie met raad terzijde. De Raad van Toezicht richt zich bij de vervulling van zijn taak op het belang van de stichting en weegt daarbij de belangen af van de bij de stichting betrokkenen. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren. 3.3 De voorzitter van de Raad van Toezicht fungeert als communicatiepartner van de directie. De voorzitter kan besluiten zich daarbij te laten vergezellen door de plaatsvervangend voorzitter dan wel een ander lid van de Raad van Toezicht. Artikel 5. bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1.1 Onverminderd hetgeen in de statuten van de stichting is bepaald, behoren tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht in ieder geval: a. het bewaken van de samenstelling en de kwaliteit van de directie, onder meer door het desgewenst betrekken van deskundigen van buiten de stichting bij de procedure voor de vervulling van een directeursfunctie; b. het jaarlijks houden van een functioneringsgesprek met de directeur(en). Dit gesprek zal worden gevoerd door een delegatie uit de Raad van Toezicht, waarna de uitkomsten hiervan door de Raad van Toezicht zullen worden besproken. Van het functioneringsgesprek en de daarop volgende bespreking maakt de Raad van Toezicht een verslag op dat door of namens de Raad zal worden gearchiveerd; c. het toezicht uitoefenen op de functievervulling van de directie en op de algemene gang van zaken binnen de stichting; d. het vaststellen van het directiereglement; e. het vaststellen of wijzigen van overige reglementen met goedkeuring van de Wethouder Cultuur van de Gemeente Eindhoven; Artikel 6. vergaderingen en werkwijze 1.1 De Raad van Toezicht vergadert onderling dan wel in aanwezigheid van de directie; de keuze tussen het al dan niet uitnodigen van de directie wordt door de Raad van Toezicht gemotiveerd vanuit het belang van de stichting. 1.2 De vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt, is strikt vertrouwelijk. 1.3 De directie kan aan de Raad van Toezicht of de voorzitter daarvan voorstellen derden uit te nodigen tot het geheel of gedeeltelijk bijwonen van een vergadering van de Raad van Toezicht. 1.4 De Raad van Toezicht vergadert volgens een vastgesteld schema waarin de data voor het komende jaar en de te behandelen onderwerpen zijn opgenomen.


92

Artikel 7. besluitvorming binnen de Raad van Toezicht 7.1 De leden van de Raad van Toezicht bevorderen zoveel mogelijk dat besluiten bij unanimiteit worden genomen. 7.2 Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft één stem. 7.3 Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten van de stichting of andere reglementen geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de Raad van Toezicht genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Indien de stemmen staken wordt de besluitvorming opgeschort, tenzij dit naar het oordeel van de voorzitter niet in het belang van de organisatie is. In dat geval is de stem van de voorzitter van de Raad van Toezicht doorslaggevend. De Raad van Toezicht kan slechts besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden van de Raad van Toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is. 7.4 Besluiten van de Raad van Toezicht worden in beginsel genomen in een vergadering van de Raad van Toezicht. 7.5 De Raad van Toezicht neemt geen besluiten op een gebied waarvoor een bepaald lid van de Raad van Toezicht in het bijzonder verantwoordelijk is, indien dat lid afwezig is. 7.6 Besluiten van de Raad van Toezicht kunnen ook schriftelijk worden genomen, mits het desbetreffende voorstel aan alle in functie zijnde leden van de Raad van Toezicht is voorgelegd en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. Een verklaring van een lid van de Raad van Toezicht dat zich terzake van een schriftelijk te nemen besluit wil onthouden van stemming, dient in te houden dat hij zich niet tegen deze wijze van besluitvorming verzet. 7.7 Van een door de Raad van Toezicht genomen besluit kan extern worden blijk gegeven door een verklaring van de voorzitter of de secretaris van de Raad van Toezicht. Artikel 8. transparantie en verantwoording 8.1. De Raad van Toezicht en de directie bespreken periodiek de gewenste mate van verzekering van de stichting en zichzelf tegen aansprakelijkheid. 8.2. Voor zover er met externe belanghebbenden over de gang van zaken wordt gesproken, gebeurt dit primair door de directie. Desgewenst kan een lid van de Raad van Toezicht daarbij aanwezig zijn. 8.3. Raad van Toezicht onderhoudt een open verhouding met de medewerkers van de stichting en de personeelsvertegenwoordiging. 8.4. In het jaarverslag van de stichting wordt in elk geval opgenomen de profielschets voor de Raad van Toezicht en de relevante – voormalige – (neven)functies van de toezichthouders en de directie. 8.5. In het jaarverslag wordt door de Raad van Toezicht en de directie gerapporteerd in hoeverre de stichting voldoet aan de Governance Code Cultuur en de Code of Conduct. Voor zover dit niet het geval is, wordt dit beargumenteerd uitgelegd.


93

STICHTING CULTUUR EINDHOVEN ORGANISATIEPLAN

Recommend Documents