TOELICHTING RAAD VAN 18 JUNI 2014 OPENBARE ZITTING GOEDKEURING - AKTENAME - BEKRACHTIGING 1. VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE OPENBARE ZITTING) - GOEDKEURING FINANCIËN 2. (GL) VERLENGING OPDRACHTHOUDERSCHAP KASBEHEER - GOEDKEURING Aan de raad wordt voorgesteld om het opdrachthouderschap voor het centrale kasbeheer te verlengen. 3. (GL) INTERNE KREDIETAANPASSING - GOEDKEURING Aan de raad wordt gevraagd de noodzakelijke interne kredietaanpassingen goed te keuren. WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN 4. (LR) WZC BRIELS - ONDERGRONDSE AFVALCONTAINERS - GUNNING De omgevingswerken voor WZC Briels werden opgestart op 26 mei 2014. Er is een locatie voorzien voor de inplanting van afvalcontainers. Ibogem werd gevraagd een prijsvoorstel uit te werken voor het afvalbeheer in WZC Briels. In het vast bureau van 14 juni 2014 werd beslist: kennis te nemen van het voorstel van Ibogem met de prijzen van de verschillende systemen akkoord te gaan met voorstel van de ondergrondse Eurobins containers het contract met Ibogem ter goedkeuring voor te leggen aan de raad van 18 juni 2014 Het ontwerp van het contract wordt voorgelegd. Aan de raad wordt voorgesteld: volgende ondergrondse Eurobins containers met zuiltje te voorzien: 2 x restafval (5000 liter met vulsegment van 100 L en doorstort), 1 x PMD (5000 liter), 1 x papier/karton (5000 liter met doorstort), 1x glas (1300 liter). de plaatsing en lediging van de ondergrondse containers incl. huur, onderhoud, elektronische toegang, software licentiekosten en beheer te gunnen aan Ibogem voor een totaalbedrag van 2.667,06 EUR per maand (vrij van BTW). 30 badges aan te kopen voor een totaalbedrag van 162,60 EUR (vrij van BTW). het contract tussen OCMW Beveren en Ibogem voor de plaatsing en lediging van 5 ondergrondse Eurobins containers inclusief huur, onderhoud, 30 badges, elektronische toegang, software licentiekosten en beheer goed te keuren.
5. (LR) KINDERDAGVERBLIJF WINDEKIND - AANPASSINGSWERKEN PLAFOND BRANDVEILIGHEID - GUNNING In het kinderdagverblijf Windekind dienen aanpassingswerken brandveiligheid uitgevoerd. Een onderzoek van de brandpreventie in augustus 2013 gaf aanleiding tot enkele opmerkingen. Een kunststofmateriaal bevindt zich tussen de plafondgewelven. Een brandvrij plafond moet voorzien worden, met als brandnorm EI60. In het vast bureau van 12 maart 2014 werd akkoord gegaan om het aanbestedingsdossier op te starten en de uitvoeringswijze verder af te stemmen met de brandweer.
In de raad van 21 mei 2014 werd het lastenboek voor de aanpassingswerken brandveiligheid in kinderdagverblijf Windekind goedgekeurd voor een geraamd bedrag van 59.600 EUR (excl. BTW 21 %) en geopteerd voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking als aanbestedingswijze. Twee firma’s hebben een offerte ingediend. Het verslag van nazicht dd. 5 juni 2014 voor de uitgegeven werken en het verslag van nazicht dd. 5 juni 2014 voor de intern uitgevoerde werken worden voorgelegd aan de raad. Aan de raad wordt voorgesteld om: - uitdrukkelijk kennis te nemen van het verslag van nazicht dd. 5 juni 2014 voor de uitgegeven werken en het verslag van nazicht dd. 5 juni 2014 voor de intern uitgevoerde werken. - de opdracht voor de aanpassingswerken brandveiligheid in kinderdagverblijf Windekind te gunnen aan de firma met de meest gunstige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte, nl. voorstel 2 van Interfast nv, Schaarbeekstraat 40, 9120 Melsele (BE0452 789 862) voor een totaalbedrag van 18.735,59 EUR (incl. 21% BTW). - De materiaalkosten voor de resterende werken in eigen beheer te gunnen aan de firma met de meest gunstige offerte, nl. LLC plafonds, Fotografielaan 49-51, 2610 Wilrijk (BE0408 394 744) voor een totaalbedrag van 4.672,63 EUR (incl. 21% BTW). 6. (CV) DE BRON - LOT SIGNALISATIE - GUNNING - GOEDKEURING Met haar beslissing in zitting van 16 april 2014 keurde de raad het lastenboek voor het lot signalisatie van het bouwproject voor Home De Bron en Dagcentrum NAH De Stroom samen met de bijhorende raming voor een totaalbedrag van 20.507,08 EUR (incl. BTW 21%) goed, zoals opgemaakt door architectenbureau Abetec. Op basis van de ingediende offertes werd door architect Jean-Marie Windels (Abetec) het verslag van nazicht d.d. 27 mei 2014 opgemaakt, dat aan de raad wordt voorgelegd. Aan de raad wordt voorgesteld om: - uitdrukkelijk kennis te nemen verslag van nazicht d.d. 27 mei 2014 door architect JeanMarie Windels (Abetec). - de opdracht voor het lot signalisatie voor Home De Bron en dagcentrum De Stroom te gunnen aan Studiegroep Labyrint bvba, Zone Z5 – Mollem 270, te 1730 Asse met ondernemingsnummer 0426-658-260 voor een bedrag van 12.065,81 EUR (incl. 21 % BTW).
7. (VF) DIVERSE VOORZIENINGEN - SOFTWAREPAKKET WOONZORG - LASTENBOEK AANBESTEDINGSWIJZE - GOEDKEURING Het huidige softwarepakket van de firma Cevi voor het beheer van de elektronische zorgdossiers en administratieve bewonersdossiers in de woonzorgcentra, serviceflats en het dagverzorgingscentrum is reeds ca. 10 jaar in gebruik. Een ingrijpende upgrade van het pakket werd door Cevi gelanceerd, met een aanzienlijk hogere kostprijs tot gevolg. Het huidige pakket zal in de toekomst ook niet langer ondersteund kunnen worden. In het vast bureau van 29 januari 2014 werd beslist om de upgrade van het huidige softwarepakket niet te laten uitvoeren en werd principieel akkoord gegaan om een nieuwe aanbesteding te organiseren voor de huurkoop van een nieuw softwarepakket.
De opdracht wordt geraamd op 260.000,00 EUR (incl. BTW 21%) voor een huurkoopperiode van 5 jaar. Een ontwerp van lastenboek werd opgemaakt voor een aanbesteding via onderhandelingsprocedure met bekendmaking, waarbij de aanbesteding gebeurt in 2 fases: een kandidatuurstelling waaruit min. 3 en max. 4 kandidaten geselecteerd worden indiening van offertes door de geselecteerde kandidaten. In het vast bureau van 27 mei 2014 werd om redenen van hoogdringendheid (art. 52 van het OCMW-decreet) beslist om de aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de publicatie van de kandidatuurstelling uit te voeren op 28 mei 2014. Aan de raad wordt voorgesteld om: het lastenboek voor huurkoop van een nieuw softwarepakket voor het beheer van de elektronische zorgdossiers en administratieve bewonersdossiers in de woonzorgcentra, serviceflats en het dagverzorgingscentrum goed te keuren, de beslissing van het vast bureau van 27 mei 2014, waarin beslist werd om de aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de publicatie van de kandidatuurstelling uit te voeren op 28 mei 2014, te bekrachtigen.
8. (SDW) VERNIEUWEN TELEFOONINFRASTRUCTUUR EN FUSIE TELEFOONCENTRALES OCMW EN GEMEENTE - GUNNING Zowel de gemeente als het OCMW werken met een telefooncentrale van Alcatel Lucent en met NextiraOne als dienstenleverancier. De contracten van beide organisaties zijn vorig jaar reeds voor 1 jaar stilzwijgend verlengd. De beide contracten vervallen op 30 juni 2014. Indien er niets ondernomen wordt, worden de contracten terug voor 1 jaar stilzwijgend verlengd op 1 juli 2014. In het kader van de samenwerking werd bekeken of deze contracten alsook de hardware, op elkaar kunnen afgestemd worden. Er werd beroep gedaan op Nextel om dit te onderzoeken. Hieruit bleek dat de centrales in vrij goede staat zijn en nog verder bruikbaar zijn. Na onderzoek blijven drie scenario’s over m.n.: stilzwijgende verlenging van de afzonderlijke onderhoudscontracten (OCMW en gemeente) één onderhoudscontract (voor beide organisaties) van 3 jaar zonder fusie één onderhoudscontract (voor beide organisaties) van 3 jaar met fusie De dienst ICT stelt voor om scenario 3 (één onderhoudscontract met fusie van de centrales) te kiezen. Het vernieuwde onderhoudscontract, de offerte voor de fusie en het vernieuwen van de telefonie wordt aan de raad voorgelegd. Dit is de meest eenvoudige en goedkoopste oplossing als tussenstap naar het nieuwe AC (EVI). Deze oplossing biedt een grote meerwaarde en flexibiliteit (bv. er kan tussen de beide organisaties gratis gebeld worden met een verkorte nummering). Aan de raad wordt voorgesteld om: Het vernieuwde onderhoudscontract goed te keuren en te gunnen aan Dimension Data Belgium voor een jaarlijks bedrag van 26.752,85 EUR (excl. BTW) De offerte voor de fusie en vernieuwing van de telefonie-infrastructuur voor OCMW en gemeente goed te keuren en te gunnen aan Dimension Data Belgium voor een maximaal geraamd éénmalig investeringsbedrag van 67.883,84 EUR (excl. BTW). Omwille van
techniciteit kan nog geen exacte berekening gemaakt worden onder meer met betrekking tot de BTW verrekening (6,12 of 21%). Een gedetailleerde verrekening zal na uitvoering van de werken voorgelegd worden aan het vast bureau.
INSTELLINGEN EN ALGEMEEN BEHEER 9. (KSM) JAARVERSLAG EN JAARREKENING 2013 - VASTSTELLING Het jaarverslag en de jaarrekening 2013 worden voorgelegd aan de raad. De raad neemt kennis van het jaarverslag en de jaarrekening; Het jaarverslag is samengesteld uit: verplichte algemene gegevens van het OCMW Beveren. de activiteiten, enkele prestatiegegevens en de gerealiseerde doelstellingen voor het jaar 2013 per dienst/voorziening. Een financieel gedeelte waarin door de financieel beheerder een financiële analyse wordt gemaakt van de resultaten. De jaarrekening 2013 met de wettelijke tabellen. Het negatief resultaat bedraagt -8.389.759,70 EUR en de berekende gemeentelijke bijdrage bedraagt 7.802.086,04 EUR. Het geconsolideerde balanstotaal op 31.12.2013 bedraagt 89.442.099,04 EUR. Het jaarverslag en de jaarrekening 2013 worden toegelicht tijdens de zitting door de secretaris, de financieel beheerder, de afdelingshoofden en de diensthoofden.
10. (KB) KWALITEITSHANDBOEK SERVICEFLATS DE BEUKEN EN HOF TER NOTEN GOEDKEURING Na erkenning van de serviceflats door het Vlaams Agentschap dient het OCMW een kwaliteitshandboek samen te stellen volgens de wettelijke bepalingen van het Vlaams Agentschap voor Zorg en Gezondheid. De erkenning van Hof Ter Noten dateert van 14 mei 2012, De Beuken dateert van 1 december 2012. Aan de raad wordt voorgesteld om het kwaliteitshandboek voor serviceflats De Beuken en Hof Ter Noten goed te keuren.
11. (IC) DIENST SCHULDBEMIDDELING WAASLAND - JAARVERSLAG - KENNISNAME JAARREKENING EN VERSLAG COMMISSARISSEN - BETALING BIJDRAGE - GOEDKEURING Het OCMW Beveren is partner van de OCMW vereniging “Dienst schuldbemiddeling Waasland”. De vereniging heeft de jaarrekening en het verslag van de commissarissen goedgekeurd en vraagt om betaling van het saldo van de jaarlijkse bijdrage. Aan de raad wordt voorgesteld om: de jaarrekening en het verslag van de commissarissen goed te keuren. kennis te nemen van het jaarverslag goedkeuring te verlenen om het saldo van de jaarlijkse bijdrage zijnde 29.406,42 EUR te betalen.
12. (IC) PROJECT ROMA 'T WERKT - JAARVERSLAG - AKTENAME - VERDERZETTING PROJECT - GOEDKEURING Op 2 april 2012 zijn de OCMW’s van Beveren, Sint-Niklaas en Temse, in nauwe samenwerking met het Oost-Vlaams Diversiteitscentrum (ODiCe) vzw, gestart met een project “Roma ’t werkt”. Aan de raad wordt het jaarverslag over dit project voorgelegd voor de periode van april 2013 tot en met maart 2014. De POD Maatschappelijke integratie heeft laten weten dat het project verlengd wordt met een jaar. Er wordt voorgesteld om het project verder te zetten. Aan de raad wordt voorgesteld om: akte te nemen van het jaarverslag. goedkeuring te verlenen voor de verderzetting van het project.
13. (CV) EVI-PROJECT - LASTENBOEK MIDOFFICE - KENNISGEVING In zitting van de gemeenteraad van 27 mei 2014 werd in het kader van het EVI-project het lastenboek voor de midoffice ter goedkeuring voorgelegd en goedgekeurd. De gemeenteraad ging akkoord: om principieel te beslissen tot het implementeren van een midoffice gevolgd door ev. uitbreidingen; om de lastvoorwaarden vast te stellen en de raming goed te keuren voor de vermoedelijke som van 575.000 EUR (inclusief BTW), op 5 jaar; met de vermoedelijke opstartkosten: 150.000 EUR (inclusief BTW); met de vermoedelijke jaarlijkse kosten: 85.000 EUR (inclusief BTW); om als gunningswijze de onderhandelingsprocedure met bekendmaking te kiezen; om in te stemmen met de financieringswijze; om rekening te houden met het jaarlijks te voorziene bedrag van 85.000 EUR (exploitatiebudget t.e.m. 2019). Aan de raad wordt voorgesteld om: - kennis te nemen van het gemeenteraadsbesluit van 27 mei 2014 waarbij het lastenboek midoffice en de onderhandelingsprocedure als aanbestedingsprocedure werd goedgekeurd.
BESLOTEN ZITTING GOEDKEURING - AKTENAME - BEKRACHTIGING 14. VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE BESLOTEN ZITTING) - GOEDKEURING 15. BESLISSINGEN WOONZORGCOMITÉ - AKTENAME 16. BESLISSINGEN VAST BUREAU - AKTENAME 17. BESLISSINGEN BIJZONDER COMITÉ VOOR DE SOCIALE DIENST - AKTENAME
PERSONEEL 18. (KB) AANVRAAG ONTSLAG WEGENS VERVROEGD PENSIOEN - GOEDKEURING Een administratief medewerker van de administratie doet een aanvraag tot het bekomen van een rustpensioen. Aan de raad wordt gevraagd goedkeuring te geven voor dit rustpensioen met ingang van 1 oktober 2014.
19. (KB) AANVRAAG ONTSLAG PENSIOEN OM MEDISCHE REDENEN. Een gezinshelpster van de Gezinszorg aan huis doet een aanvraag tot het bekomen van een vervroegd rustpensioen met ingang van 1 juli 2014 om medische redenen, dit naar aanleiding van de beslissing van Medex.
