TOELICHTING RAAD VAN 16 DECEMBER 2015 OPENBARE ZITTING GOEDKEURING - AKTENAME - BEKRACHTIGING 1. VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE OPENBARE ZITTING) - GOEDKEURING FINANCIËN 2. (KSM) VERHOGING HUURPRIJZEN - GOEDKEURING Het vast bureau vroeg een onderzoek naar de marktconformiteit van de huurprijzen van het OCMW Beveren. Na onderzoek werd een voorstel tot prijsverhoging van een aantal huurprijzen opgemaakt. Aan de raad wordt voorgesteld om het voorstel tot prijsverhoging van de huurprijzen OCMW Beveren goed te keuren en de prijsverhoging in te laten gaan vanaf 1 januari 2016 voor nieuwe verhuringen. WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN 3. (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - RAAMCONTRACT DIGITALE TV - GUNNING AKTENAME Het OCMW Beveren werd op 29 januari 2015 aangeschreven door Telenet met de boodschap dat er tegen 30 juni 2016 geen analoge TV meer zal worden aangeboden in de woonzorgcentra. Om onze residenten ook na 30 juni 2016 televisie te kunnen aanbieden, is het nodig om een raamcontract af te sluiten zij het dan uitsluitend digitaal. In de raad van 17 juni 2015 werd beslist om: - Zorgbedrijf Antwerpen aan te duiden om voor deze aanbesteding – in overleg met OCMW – in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden opdrachtgever. - De aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure met bekendmaking en lastenboek voor te leggen aan een latere raad. - De selectieleidraad voor het raamcontract van digitale TV goed te keuren gepubliceerd werd op 18 juni 2015 door Zorgbedrijf Antwerpen voor het ontvangen de kandidatuurstellingen.
het als het die van
In de raad van 8 juli 2015 werd beslist om het lastenboek voor het raamcontract van digitale TV voor diverse voorzieningen goed te keuren voor een geraamd bedrag van minimum 100.000 EUR (incl. BTW) voor het OCMW Beveren. Eén firma heeft een offerte ingediend, nl. Screenservices (Brussel). Het dossier wordt toegelicht tijdens de zitting. Aan de raad wordt voorgesteld om kennis te nemen van het besluit van Zorgbedrijf Antwerpen waarbij het raamcontract voor van digitale TV voor diverse voorzieningen werd gegund aan de firma met de enige offerte, zijnde Screenservices (BE 0402209609), Huart Hamoirstraat 55 te 1030 Brussel, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.
4. (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - RAAMCONTRACT ONDERHOUD ONDERGRONDSE PARKEERGARAGES - LASTENBOEK - GOEDKEURING Het huidig contract voor het onderhoud van de ondergrondse parkeergarages eindigt op 30 april 2016. Voorgesteld wordt om hiervoor een nieuwe prijsvraag te organiseren. Het OCMW Sint-Niklaas en OCMW Temse wensen ook deel te nemen en het OCMW Beveren zal optreden als opdrachtencentrale. Aan de raad wordt voorgesteld om: - het lastenboek voor het onderhoud van ondergrondse parkeergarages voor diverse voorzieningen goed te keuren voor een geraamd jaarlijks bedrag van 4.100,00 EUR (excl. 21% BTW) of 4.961 EUR (incl. BTW 21%) voor het OCMW Beveren. - de aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking waarbij het OCMW Beveren zal optreden als opdrachtencentrale en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad.
5. (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - RAAMCONTRACT REINIGEN VAN RAMEN -DELEGATIE - LASTENBOEK - GOEDKEURING Het contract voor het reinigen van de ramen van diverse voorzieningen van het OCMW Beveren met de firma M&G Cleaning loopt tot 30 april 2016. Het OCMW Sint-Niklaas heeft een lastenboek opgemaakt voor het reinigen van ramen. Voorgesteld wordt om in te stappen in dit lastenboek en het OCMW Sint-Niklaas aan te duiden om voor deze aanbesteding – in overleg met het OCMW – in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever. Door het contract voor een glazenwasser gezamenlijk aan te besteden, vergroot het volume van de diensten waardoor betere prijzen kunnen worden verkregen en tijdswinst wordt gegenereerd. Het OCMW Beveren zal in het aankoopproces betrokken worden. Aan de raad wordt voorgesteld om: - het lastenboek voor het reinigen van ramen van diverse voorzieningen goed te keuren voor een geraamd bedrag van 18.150 EUR (incl. 21% BTW) voor het OCMW Beveren. - de prijsvraag te organiseren via open offerteaanvraag. - het OCMW Sint-Niklaas aan te duiden om voor deze aanbesteding – in overleg met het OCMW – in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever. - het resultaat van de gunning ter aktename voor te leggen aan een latere raad.
6. (CV) WZC BOEYÉ-VAN LANDEGHEM - ONTDUBBELING FLATS - DEFINITIEF ONTWERPPLAN - RAMING - INDIENEN BOUWAANVRAAG - GOEDKEURING Bij beslissing van 8 september 2015 van het vast bureau werd 3D architecten aangesteld als architect voor het project tot ontdubbeling van de flats, dit voor een geraamd aannemingsbedrag van 99.250 EUR (excl. 6 % BTW) of 105.205 EUR (incl. 6 % BTW).
Ondertussen werd het dossier verder aangepast en uitgebreid met volgende zaken: - vloerafwerking van bestaande badkamers voor een geraamd bedrag van 5.596,80 EUR (incl. 6% BTW), zoals opgenomen in lastenboek en goedgekeurd door vast bureau d.d. 24 juni 2015. - aanpassingen ontwerpplan (inloopdouches, radiatoren e.d.), goedgekeurd in vast bureau d.d. 12 november 2015. - ontkoppeling sifons (fase I) voor een geraamd bedrag van 32.000 EUR (incl. 6% BTW), goedgekeurd in vast bureau d.d. 28 oktober 2015. - verhuis van een berging voor een geraamd bedrag van 3.000 EUR (incl. 6% BTW), goedgekeurd in vast bureau d.d. 28 oktober 2015. - plaatsen van screens voor nieuwe kamers (niet voorzien in lastenboek, maar noodzakelijk en bijkomend op te nemen in dit dossier) voor een geraamd bedrag van 3.604 EUR (incl. 6% BTW). Architectenbureau 3D architecten heeft de definitieve plannen tot indiening van de bouwaanvraag klaar, samen met een herziene raming van 167.986,07 EUR (excl. 6 % BTW) of 178.065,24 EUR (incl. 6 % BTW). De plannen met bijhorende raming worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad. Aan de raad wordt voorgesteld om: - De plannen voor de bouwaanvraag en de herziene raming van 178.065,24 EUR (incl. 6% BTW), zoals opgemaakt door 3D architecten, goed te keuren. - Akkoord te gaan om de bouwaanvraag in te dienen. - Opdracht te geven aan 3D architecten om het bouwdossier voor te bereiden en het lastenboek op te maken.
7. (KS) NIEUWBOUWPROJECT VRASENE - AANSTELLING ARCHITECT - GUNNING AKTENAME Voor de realisatie van een nieuw woonzorgcentrum met 94 bedden op de locatie van het huidige woonzorgcentrum Sint-Elisabeth te Vrasene dient een architect aangesteld. De prijsvraag werd georganiseerd via onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Op 30 juni 2015 werden 21 kandidatuurstellingen ingediend. In het vast bureau van 22 juli 2015 werd akkoord gegaan: - met het verslag van nazicht dd. 22 juli 2015 en de motieven die daarin aangebracht werden. - om vijf kandidaturen te weerhouden en hen het lastenboek te bezorgen. Vijf firma’s hebben een offerte ingediend, nl. tijdelijke vereniging Stabo – Arte (Leuven), tijdelijke vereniging Atelier Kyoto (Eppegem-Zemst), Conix RDBM Architects (Antwerpen), Osar architects (Antwerpen) en Llox architecten (Wilrijk). Aan de raad wordt voorgesteld om kennis te nemen van de beslissing van het vast bureau van 14 oktober 2015 waarbij de opdracht voor het uitwerken van een concept en de studieopdracht voor architectuur, stabiliteit, technieken, omgevingsaanleg, EPB en veiligheidscoördinatie voor de realisatie van een nieuw woonzorgcentrum te Vrasene werd gegund aan de firma met de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte,
zijnde Osar architects (0414.313.823), gevestigd te 2020 Antwerpen, Jan van Rijswijcklaan 162 bus 10. 8. (VVB) AANKOOP BRANDSTOF VOOR VOERTUIGEN - VERLENGING HUIDIGE OVEREENKOMST - AKTENAME Het huidige contract met de firma ‘Tijdelijk Samenwerkingsverband Total Benzinestations Beveren’ voor de levering van brandstof voor voertuigen eindigt op 31 december 2015. De gemeente Beveren heeft opnieuw onderhandelingen gevoerd met de betreffende leverancier, waarbij bekomen werd dat de brandstof voor voertuigen onder dezelfde voorwaarden, nl. met kortingen op de officiële dagprijzen van 4% voor benzine EURO 95 en 98 en 5% voor diesel, wordt geleverd voor de periode 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016. In het college van burgemeester en schepenen van 23 november 2015 werd de opdracht opnieuw verlengd voor een periode van 1 jaar, van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016. Aan de raad wordt voorgesteld om akte te nemen van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 23 november 2015 om de huidige overeenkomst met de firma ‘Tijdelijk Samenwerkingsverband Total Benzinestations Beveren’ voor de levering van brandstof voor voertuigen een derde maal te verlengen onder de huidige voorwaarden voor de periode van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016.
INSTELLINGEN EN ALGEMEEN BEHEER 9. (IC) DIENST SCHULDBEMIDDELING WAASLAND - BETALING EERSTE VOORSCHOT 2016 - GOEDKEURING Het OCMW is lid van de vereniging Dienst schuldbemiddeling Waasland. Zij betaalt hiervoor een bijdrage van 1 EUR per jaar, per inwoner, geïndexeerd. De vereniging heeft gevraagd om de helft van de bijdrage, 29.429,54 EUR als voorschot te betalen voor 2016. Aan de raad wordt voorgesteld om het voorschot voor 2016 te betalen aan de vereniging Dienst schuldbemiddeling Waasland, Abingdonstraat 99 te 9100 Sint-Niklaas.
10. (IC) OPVANG ASIELZOEKERS - UITBREIDING PLAATSEN LOKALE OPVANGINITIATIEVEN - GOEDKEURING De staatssecretaris voor Asiel en Migratie en Administratieve Vereenvoudiging heeft een oproep gelanceerd aan de OCMW’s om het aantal plaatsen binnen de Lokale Opvanginitiativen (LOI’s) uit te breiden. Het OCMW beschikt over een woning gelegen Van Gervenstraat 39 te 9120 Beveren waar 7 alleenstaande personen kunnen opgevangen worden. Aan de raad wordt voorgesteld om goedkeuring te verlenen: - om het aantal LOI–plaatsen uit te breiden met 7 extra plaatsen. - om de woning gelegen Van Gervenstraat 39 te 9120 Beveren te bestemmen als LOI woning voor de opvang van 7 alleenstaande personen.
11. (IC) HERVESTIGING VLUCHTELINGEN - OPSTART PROJECT - KENNISNAME In zitting van 16 september 2015 besliste de raad om in te gaan op de oproep voor hervestiging van vluchtelingen. De raad ging akkoord om een echtpaar en 2 kinderen te hervestigen. Fedasil heeft laten weten dat een Syrisch echtpaar met 2 kinderen geselecteerd zijn om aan Beveren toe te wijzen. Aan de raad wordt voorgesteld om - kennis te nemen van de toewijzing van een Syrisch echtpaar met 1 meerderjarig en 1 minderjarig kind voor hervestiging te Beveren. - akkoord te gaan om een geschikte woning te huren voor dit gezin.
12. (IC) EANDIS - OPLAADTERMINAL VOOR BUDGETMETERS - OVEREENKOMST GOEDKEURING In zitting van 20 mei 2009 keurde de raad de overeenkomst goed met Eandis die de organisatie regelt van oplaadterminals en budgetmeters voor gas en elektriciteit. In het Sociaal Huis staat een oplaadterminal. Eandis wenst een nieuwe overeenkomst af te sluiten waarbij de vergoeding op een andere wijze wordt berekend dan bij de huidige overeenkomst. Hierdoor zal de vergoeding voor het OCMW verlagen. De nieuwe overeenkomst wordt aan de raad voorgelegd. Aan de raad wordt voorgesteld om deze overeenkomst met Eandis goed te keuren.
13. (IC) MAATSCHAPPELIJKE DIENSTVERLENING - TIJDELIJKE UITBREIDING PERSONEEL - GOEDKEURING De afdeling maatschappelijke dienstverlening kampt al meer dan een jaar met een grote werkbelasting. Er werden verschillende initiatieven genomen om de werkdruk te verlagen maar desondanks blijft de werkdruk stijgen. Om een antwoord te bieden aan deze problemen en om verdere personeelsuitstroom te vermijden, stelt de afdeling maatschappelijke dienstverlening een substantiële tijdelijke uitbreiding van het personeel voor. Aan de raad wordt voorgesteld om: - goedkeuring te verlenen om tijdelijk 3 VTE maatschappelijk werkers (B1–B3) + 1 VTE administratief medewerker (C1-C3) aan te werven om de werkdrukstijging tegen te gaan en de opvang van vluchtelingen te verwerken. - goedkeuring te verlenen om bij de budgetwijziging van 2016 en de wijziging van het meerjarenplan de voorgestelde budgettaire ingrepen te doen, namelijk het aanwenden van de bestemde gelden LOI, het voorzien van extra personeelsbudget, het verhogen van de subsidies en het inkrimpen van de investeringsuitgaven LOI, conform de hoger vermelde bedragen.
14. (KSM) DOELSTELLINGENREALISATIE KWARTAAL 3/2015 - RAPPORTAGE KENNISNAME Aan de raad wordt voorgesteld kennis te nemen van de rapportage doelstellingenrealisatie kwartaal 3 2015.
PERSONEEL 15. (GVE) ARBEIDSREGLEMENT EN BIJLAGEN ICT-GEDRAGSCODE/ALCOHOL-EN MIDDELENBELEID/DEONTOLOGISCHE CODE VOOR AMBTENAREN/AANWEZIGHEIDSBELEID - GOEDKEURING In toepassing van de wet van 18 december 2002 tot wijziging van de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen is een lokaal bestuur verplicht om een arbeidsreglement op te stellen voor zijn personeelsleden. Het arbeidsreglement regelt de algemene arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn in een organisatie. Het document omvat o.m. : - arbeidstijd, controlerecht van de werkgever, wijze, tijdstip en plaats van de betaling van het loon, beëindiging van de arbeidsovereenkomst, sancties, jaarlijkse vakantie, feestdagen en vervangingsdagen, veiligheid en gezondheid, personeelsvertegenwoordiging, sociale inspectiediensten, rechten en plichten van toezichthoudend personeel, geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk en indienen van een geneeskundig getuigschrift. Het arbeidsreglement is van toepassing op iedere werknemer die wordt aangesteld in dienst van de administratie gemeenschappelijk met de gemeente (toepassingsgebied van de rechtspositieregeling voor gemeenschappelijke graden). Dit arbeidsreglement is niet van toepassing op: - het personeel van de voorzieningen - personeelsleden tewerkgesteld in toepassing van artikel 60. (waarvoor beide categorieën een afzonderlijk reglement van toepassing is) Volgende zaken worden gewijzigd ten opzichte van het bestaande arbeidsreglement d.d. 19 september 2005: corpus arbeidsreglement NIEUW: toevoegen artikel 6 § 11 (nevenwerkzaamheden) NIEUW: toevoegen artikel 8 §2 (dragen van gepaste en verzorgde werkkledij) NIEUW: toevoegen artikel 8 §3 en 4 (dragen van symbolen of hoofddeksels) WIJZIGING: aanpassen artikel 19 (rustpauzes) a/ huidige situatie: rookpauzes in voor- en namiddag van 5 minuten (telt niet als werktijd) voorstel: afschaffen rookpauzes b/ huidige situatie: schoonmaaksters van het administratief centrum hebben in de vooren namiddag een pauze voorstel: afschaffen pauzes naar analogie met de schoonmaaksters in het gemeentehuis NIEUW: toevoegen artikel 23 §5: (jaarlijkse vakantie – overdracht naar het volgende jaar niet toegestaan) NIEUW: toevoegen artikel 23 §6 (jaarlijkse vakantie – max. 30 dagen aaneensluitend) NIEUW: toevoegen artikel 28 §2 (bijwonen van begrafenissen) bijlage III - tijdsregistratiereglement WIJZIGING: aanpassen artikel 5 (glijdende werkregeling voor administratief personeel) a/ aanpassing einde stamtijd voor administratief personeel enkel op vrijdag van 16u00 naar 15u00 (voltijds, 4/5de en halftijds) b/aanpassing glijtijden voor administratief personeel van 8u00-9u00 naar 7u30-9u00 (voltijds en 4/5de)
Het arbeidsreglement wordt voorgelegd aan het vakbondsoverleg op 9 december 2015. Aan de raad wordt voorgesteld om het vorig arbeidsreglement van de gemeenschappelijke en decretale graden voor de administratie in te trekken en het nieuwe arbeidsreglement en bijlagen goed te keuren en vast te stellen met ingangsdatum van 1 januari 2016. BESLOTEN ZITTING GOEDKEURING - AKTENAME - BEKRACHTIGING 16. VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE BESLOTEN ZITTING) - GOEDKEURING 17. BESLISSINGEN VAST BUREAU - AKTENAME 18. BESLISSINGEN BIJZONDER COMITÉ VOOR DE SOCIALE DIENST - AKTENAME 19. BESLISSINGEN WOONZORGCOMITÉ - AKTENAME
