OPENBARE AANBESTEDING COURANTE FOURNITUREN EN DIENSTEN
LASTENBOEK Opdrachtgever: Eurometropool Lille Kortrijk Tournai Zetel 1 rue du Ballon BP 749 59034 LILLE CEDEX Frankrijk Operationele diensten Casinoplein, 10 8500 KORTRIJK België
Opgemaakt overeenkomstig de wetgeving inzake Openbare aanbestedingen - Decreet nr. 2006-975 van 1 augustus 2006, inzake: _______________________________________________________________________ Grafisch ontwerp en druk van een toeristische kaart van de Eurometropool « Lille-Kortrijk-Tournai » _______________________________________________________________________
Aangepaste procedure overeenkomstig de toepassing van de artikels 26-II en 28 van het Wetboek inzake de Openbare aanbestedingen - Decreet nr. 2006-975 van 1 augustus 2006
1
A
A.
ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE CLAUSULES
1. Opdrachtgever 1.1.
Voorstelling van de Eurometropool:
De opdrachtgever is de Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai, hierna genoemd “Eurometropool”, vertegenwoordigd door de Voorzitter. De Eurometropool is een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS), opgericht op basis van het Reglement (EU) nr. 1082/2006 van het Europees Parlement en van de raad van 5 juli 2006. Die groepering overkoepelt de volgende leden, die de Samenwerkingsovereenkomst hebben ondertekend: Franse zijde: - de Staat, - de Région Nord-Pas-de-Calais, - het Département du Nord, - Lille Métropole Communauté urbaine, Belgische zijde: - de federale staat, - het Vlaamse Gewest en de Vlaamse Gemeenschap, - de Provincie West-Vlaanderen, - de intercommunale Leiedal, in naam van de gemeenten van het arrondissement Kortrijk, - de intercommunale wvi, in naam van de gemeenten van de arrondissementen Roeselare, Ieper en Tielt, - het Waalse Gewest, - de Franse Gemeenschap van België, - de Provincie Henegouwen, - de intercommunale IDETA, in naam van de gemeenten van het arrondissement Tournai met uitzondering van de gemeente Estaimpuis, en van het arrondissement Ath, en de gemeenten Lessines, Silly en Enghien, - de intercommunale IEG in naam van de gemeenten van het arrondissement van Moeskroen en van de gemeente Estaimpuis. De juridische zetel van de Eurometropool is gevestigd in Frankrijk, 1, rue du Ballon – BP 74 5 – F 590 34 LILLE Cedex. De operationele diensten zijn ondergebracht in een Grensoverschrijdend Agentschap, gevestigd in België, Casinoplein 10, BE-8500 Kortrijk. De Eurometropool is een openbare instelling voor intercommunale samenwerking die is onderworpen aan de Codes des Marchés Publics français.1
1.2.
Context van de opdracht:
1.2.1.
De toeristische ontwikkeling van de Eurometropool:
De belangrijkste opdracht voor de Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai bestaat erin te komen tot een efficiënte en coherente grensoverschrijdende samenwerking binnen het desbetreffende gebied. Er werden zes hoofdthema’s gedefinieerd door het Bureau van de Eurometropool, waaronder toeristische ontwikkeling.
1
Consulteerbaar op http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/_code.html
2
-
Dit thema dekt de 3 volgende luiken: het gebied opwaarderen, actoren opleiden, het toeristisch aanbod promoten en erover communiceren. De Waalse intercommunale IDETA werd aangeduid als leider hiervoor, en ze leidt enerzijds een Groep van Deskundigen (technisch niveau), en anderzijds een Thematische Werkgroep (beleidsniveau) die vertegenwoordigers bijeenbrengen uit de verschillende structuren die lid zijn van de Eurometropool, van Vlaamse, Waalse en Franse zijde. De eerste ambitie van deze werkgroep bestaat erin een grensoverschrijdend stedelijk gebied op te waarderen bij toeristische klanten. De partners hebben beslist om de samenwerking te starten met de creatie van de eerste grensoverschrijdende toeristische kaart van het Eurohoofdstedelijk gebied. 1.2.2.
Het gebied van de Eurometropool:
Het gaat over een grensoverschrijdend gebied van 3.550 km² met meer dan 2 miljoen inwoners. Het referentiegebied van de Eurometropool omvat: - in Frankrijk: - de perimeter van « Lille Métropole Communauté Urbaine »(85 gemeenten), - in België: - de Waalse arrondissementen Tournai, Ath en Moeskroen - de Waalse gemeenten Silly, Lessines en Enghien - de Vlaamse arrondissementen Kortrijk, Ieper, Roeselare en Tielt. Dit gebied omvat zodoende 145 gemeenten. (Als bijlage: kaart met afbakening van de Eurometropool)
2.
Voorwerp, aard en duur van de aanbesteding
2-1-
Voorwerp van de aanbesteding:
De aanbesteding heeft als voorwerp de opmaak, het ontwerp en de druk van een toeristische kaart van de Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai met levering van de digitale bestanden.
2-2-
Opsplitsing in fasen:
De opdracht zal worden opgesplitst in twee technische fasen: Fase I : Redactie / Ontwerp. Dit stuk omvat de volgende prestaties: - Het grafisch ontwerp van de toeristische kaart van de Eurometropool in 3 talen (3 verschillende documenten) - Het herschrijven van de teksten geleverd in de 3 talen (Frans, Engels en Nederlands), met het doel deze in te voegen op de kaart - Het vertalen van de teksten in de twee andere talen - Het leveren van alle grafische bestanden Fase II : Druk / Levering. Dit stuk omvat de volgende prestaties: - de druk van 50.000 kaarten in het Frans, 30.000 in het Nederlands en 20.000 in het Engels - de levering van 100.000 kopies op 4 verschillende punten.
3
2-4-
Duur van de aanbesteding:
De uitvoeringstermijnen worden bepaald op 6 weken voor Deel 1, en op 3 weken voor deel 2. 2-5-
Groeperingen:
Overeenkomstig artikel 51 van de Wet op de Openbare Aanbestedingen, “De economische operatoren mogen zich kandidaat stellen onder de vorm van een hoofdelijke groepering of een gezamenlijke groepering, op voorwaarde dat de concurrentieregels worden nageleefd. De groepering is gezamenlijk indien elk van de economische operatoren die lid zijn van de groepering zich ertoe verbindt om de prestaties uit te voeren die hem in de aanbesteding kunnen toegewezen worden. De groepering is hoofdelijk indien elk van de operatoren die lid is van de groepering zich financieel geëngageerd heeft voor de hele aanbesteding. Bij beide groeperingswijzen is er een van de economische operatoren die lid is van de groepering, aangesteld in de engagementsakte als gemachtigde, en die vertegenwoordigt alle leden ten aanzien van de opdrachtgever, en hij coördineert de prestaties van de leden van de groepering.” De opdrachtgever verbiedt de kandidaten om hun diensten zowel aan te bieden als individuele kandidaten en als leden van een of verschillende groeperingen.
2-6-
Onderaanneming:
De titularis is gemachtigd om de uitvoering van bepaalde delen van zijn aanbesteding uit te besteden, maar dit brengt de verplichting met zich mee om prestaties van meer dan 600 € ATI onmiddellijk te betalen. De opdracht die wordt uitbesteed moet verplicht aanvaard zijn en de betalingsvoorwaarden moeten zijn erkend door de opdrachtgever.
3.
Contractuele documenten
De contractuele documenten zijn de volgende: - De Engagementsakte zorgvuldig ondertekend door de kandidaat, met vermelding van het deel prestaties dat hij wil uitbesteden, en de identificatie van de onderaannemers (zie bijlage bij de engagementsakte). Het is de Franstalige versie van de Acte d’Engagement die moet ingevuld en ondertekend worden door de kandidaat; - Het aanbod overhandigd door de kandidaat; - Het huidig Lastenboek, inclusief het reglement van de raadpleging (zie B.) - De Samenstelling van de globale en forfaitaire prijs.
4.
Eigendom:
De prestatieplichtige verbindt zich ertoe om over te gaan tot het overdragen, op exclusieve wijze, van de rechten die hij heeft op de geografische kaart die aan de Eurometropool de mogelijkheid biedt om de kaart te gebruiken, te exploiteren, te reproduceren en aan te passen op alle dragers. Gezien de Eurometropool en/of zijn structuren - leden eigenaar zijn van de gegevens die zij meedelen aan de prestatieplichtige met het oog op de realisatie van de opdracht, verbindt de prestatieplichtige zich ertoe om de gegevens niet opnieuw te gebruiken voor eigen rekening, voor klanten of voor eender welke andere derde partij.
4
5. Modaliteiten om de prijzen te bepalen De prijzen moeten alle fiscale, parafiscale of andere kosten bevatten die betrekking hebben op de prestatie. Voor de aanbesteding moet met forfaitaire prijzen worden gewerkt.
5
6.
Betalen-opmaken van facturen:
6-1-Betaalwijze: De totale betaaltermijn mag niet meer bedragen dan 35 dagen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 98 van het Wetboek inzake openbare aanbestedingen.
6-2-Uiterlijke aspecten van de uitnodigingen tot betaling: Van de facturen die betrekking hebben op de aanbesteding moet er een origineel exemplaar zijn en 2 kopieën, met daarop naast de wettelijke vermeldingen, de volgende gegevens: - de namen, het identificatienummer en het adres van de schuldeiser; - het nummer van zijn bank- of postrekening; - het onderwerp van het contract - de uitgevoerde prestatie; - het bedrag exclusief BTW van de uitgevoerde prestatie, eventueel aangepast of geactualiseerd; - het BTW-percentage en -bedrag; - het totaal bedrag van de uitgevoerde prestaties; - de datum; - het facturatieadres (Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai, 1 Rue du Ballon BP 749, F-59034 Lille Cedex) De facturen moeten worden gestuurd naar het volgende postadres: Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai Operationele diensten van de Eurometropool Casinoplein 10 BE-8500 Kortrijk De betaling dient te gebeuren overeenkomstig de regels van de overheidsboekhouding en volgens de vigerende reglementering in Frankrijk.
7.
Technische specificaties:
7-1- Beschrijving van de behoefte: Deze kaart moet fungeren als referentietool voor toeristische klanten. Zij moet de belangrijkste punten die van toeristisch belang zijn voor de Eurometropool bijeenbrengen en voorstellen, of het nu gaat om sites of historische centra, of over toeristische infrastructuren (musea, enz.). Het document moet functioneel zijn; de kaart moet voldoende gedetailleerd zijn om zich te kunnen oriënteren op het grondgebied en om de verschillende sites te bereiken via de grote assen. Doelgroepen: -
Een voornamelijk exogene doelgroep: Franse toeristen (Noordelijk deel van Frankrijk en Parijs), Belgen (Vlamingen, Walen, Brusselaars), Nederlanders, Britten, Duitsers … Het buitenlands publiek dat men voor ogen heeft zijn voornamelijk stedelijke toeristen die hier een korte tijd verblijven. Beoogde doelstelling: kwaliteit en functionaliteit/nut.
-
Intern cliënteel: De kaart is uiteraard ook bedoeld voor de inwoners van de Eurometropool, want zij moeten nog wennen aan dat grensoverschrijdend gebied dat voor hen nog vaak weinig bekend is. De kaart zal dus ook een « pedagogische » functie hebben en een « federatieve » functie teneinde de basis te leggen van de grensoverschrijdende identiteit en van een verenigd gebied voor toerisme en recreatie. Grafische principes: De Eurometropool zal in 2010 een eigen grafisch charter of huisstijl krijgen, waarmee rekening zal moeten gehouden worden voor het ontwerp van de kaart.
6
7-2- Algemeen concept: De toeristische kaart moet de volgende zaken bevatten: -
-
-
Een cartografische ruimte met lokalisatie (met pictogrammen of grafische voorstelling) van de toeristische plaatsen en sites. Deze ruimte neemt een groot deel in van de voorzijde van het document. De pictogrammen verwijzen naar een beschrijvend kader voor elke site, bestaande uit een beeld (foto van de plaats), een titel, een korte beschrijving en praktische informatie. Het ijken van deze inhouden en het aantal sites dat mag worden vermeld op de kaart samen met de dienstverlener wordt bekeken tijdens de uitvoering. De lijst met toeristische sites die moet worden opgenomen op de kaart werd hiërarchisch ingedeeld in 3 niveaus, en voor de minst belangrijke sites kan men bijvoorbeeld werken met enkel een pictogram, en voor de belangrijkste sites kan men verwijzen naar een kader. Die keuzes zal men ook kunnen bespreken en voorleggen aan de dienstverlener. 3 cartografische zooms op de steden Lille, Kortrijk en Tournai: plan van de stad en lokalisatie van de toeristische sites van de stadscentra.
Voorstel voor grafische voorstelling (grafische voorwaarden te bespreken bij het begin van de opdracht) Sites met drie sterren (***) of “grote sites”
Genummerd pictogram dat fungeert als referentie voor een beschrijving (aantal karakters ongeveer 300) op de keerzijde van de kaart.
Sites twee sterren (**)of “secundaire sites”
Genummerd pictogram dat ofwel verwijst naar een korte beschrijving (aantal karakters 150 tot 200) op de keerzijde van de kaart, ofwel enkel de naam van de site met de gegevens.
Sites met één ster (*) of “kleinere sites”
Eenvoudig pictogram en/of eenvoudige vermelding van de naam van de site zonder beschrijving op de keerzijde.
Sites buiten de grenzen van de EM
Eenvoudig pictogram in een heldere schakering
Sites buiten de grenzen van de kaart
Richtingspijl
Niet weerhouden sites
Geen enkele
Verduidelijking: onder “site” verstaat men een geïsoleerde infrastructuur of een concentratie van infrastructuren, al naargelang de perceptie van het cliënteel (bijv.: het historisch hart van een stad wordt over het algemeen beschouwd als een “site” en wordt niet opgesplitst per monument). Als bijlage: een indicatieve lijst met de plaatsen en te beschrijven sites. In functie van de verfijning van de geografische grenzen van de kaart, zal de lijst minimaal kunnen worden aangepast. Deze lijst zal later ook kunnen aangepast worden met adressen, doorverwijzingen naar websites …
7-3- Cartografisch deel Perimeter van de kaart: De kaart moet het volledig gebied van de Eurometropool dekken (ongeveer 3.350 km²), en moet ook ruimere context bieden (de achtergrond van de kaart buiten de grenzen van de Eurometropool zal kunnen verschijnen op een meer heldere achtergrond, net als de pictogrammen van de sites die niet behoren tot de Eurometropool).
7
De Eurometropool moet centraal aanwezig zijn op de kaart, maar men moet die ook kunnen situeren aan de hand van nabijgelegen toeristische trekpleisters buiten het gebied, zoals Brugge, Gent, Brussel, Douai, Arras … Er zal dus aan het agentschap worden gevraagd om grafisch te verwijzen naar die sites door middel van pijlen met daarop “Brugge, x km” op de belangrijkste assen, en/of een kader met daarop een schematisch overzicht van de Eurometropool in vergelijking met die polen, en ook ten aanzien van de nabijgelegen hoofdsteden: Parijs, Brussel, Londen). Achtergrond van de kaart: De onbewerkte achtergrond van de kaart (PDF-formaat) moet worden geleverd met inbegrip van de volgende zaken: -
het volledig gebied van de Eurometropool en de aangrenzende gebieden de stedelijke voorzieningen de belangrijkste auto(snel)wegen het spoorwegverkeer de metrolijnen de luchthavens het riviernetwerk natuurparken en bossen
Grafische aspecten van de kaart: Een eerste vereenvoudigde kaartachtergrond moet onbewerkt worden geleverd in PDF-formaat (zie bijlage). Er wordt dus van de dienstverlener een belangrijke tussenkomst verwacht op grafisch vlak, die voldoet aan de volgende doelstellingen: de verplaatsing van de ene naar de andere site vergemakkelijken door middel van duidelijk zichtbare wegenassen en grensoverschrijdende vervoermiddelen (spoor, belangrijkste bussen, belangrijkste fietsassen) te vermelden bijdragen tot de integratie van het gebied (het gevoel van een eengemaakt gebied geven, met afgezwakte grenzen) instaan voor de zichtbaarheid en de aantrekkelijkheid van de sites die vooraan op de kaart prijken door een geschikte keuze van pictogrammen of getekende objecten de kaart een ludiek en leuk uitzicht geven via de vermelding van de waterwegen en de groene ruimtes, de keuze van de kleuren, enz. Er wordt van de dienstverlener een begeleiding verwacht voor de keuze van de grafische stijl van de kaart. In de antwoordfase voor dit lastenboek moet de inschrijver grafische pistes uitwerken die hem de mogelijkheid moeten bieden om de geest van het project te vertalen. De dienstverlener moet de gedetailleerde plannen integreren van de 3 hoofdsteden van de Eurometropool: Lille, Kortrijk, Tournai, met een nauwkeurige positionering van de pictogrammen of de getekende voorwerpen. Die plannen moeten worden bezorgd door het stuurcomité, maar ze moeten geharmoniseerd worden om te verschijnen in eenzelfde grafische stijl.
7-4- Inhoud De elementen die moeten voorkomen op het document “toeristische kaart van de Eurometropool” zijn de volgende: - een kaart van de Eurometropool met plaatsbepaling van: de toeristische sites met een verwijzing naar een kader met details de verkeersassen, in het bijzonder indien ze grensoverschrijdend zijn: weg (grote assen, grensoverschrijdende buslijnen), spoorweg (trein, metro), fiets …
8
- cartografische zooms op de 3 steden - een kader per site vermeld op de kaart met enkele lijnen tekst en een foto; dit kader zal een variabele grootte hebben al naargelang het belang van de site. - een kader dat verwijst naar de reservatiecentrales voor verblijfsmogelijkheden. - een kader dat verwijst naar de diensten voor toerisme - een kader met vermelding van geïntegreerde tariefsystemen: city pass, weekendbiljetten met vermelding van sites die behoren tot die netwerken (speciaal pictogram …) - de 2 omslagdelen van de kaart indien ze geplooid is - een kader met een klein kaartje waarop de grenzen van het gebied van de Eurometropool staan, haar ligging binnen de Euroregio (de grote steden moeten vermeld zijn) en haar ligging ten aanzien van de grote hoofdsteden of de Europese metropolen (Londen, Parijs, Brussel, Amsterdam … ) Elementen die moeten worden geleverd door het stuurcomité: -
lijst met sites en exacte adressen in Excelformaat
-
kaartachtergrond zoals hoger beschreven
-
een aantal tekstontwerpen in het Frans
-
afbeeldingen (foto’s, logo’s, enz.)
-
inhoud van de cover
7-5- Druk: Het stuurcomité moet de proefdruk goedkeuren vooraleer er wordt gedrukt. Technische eigenschappen: Open formaat: Gesloten formaat: Aantal delen: Vormgeving: Papier: Druk:
1000 X 630 mm 100 X 210 mm 10 X 3 9 parallelle "accordeonplooien" + 2 parallelle plooien rond gekruist 100 g/m2 kunstdrukpapier mat gerecycleerd Quadri Recto/Verso
(Mogelijkheid om het formaat lichtjes aan te passen in functie van de drukbaan.)
Oplage: 100.000 exemplaren waarvan 50.000 in het Frans, 30.000 in het Nederlands en 20.000 in het Engels Verpakking: Kartonnen dozen van 200 exemplaren, grootte van de kartonnen doos aan te passen aan de inhoud (geen lege ruimte). Etiketteren gebeurt als volgt: “Toeristische kaart van de Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai” voor de dozen met Nederlandstalige kaarten, “Carte Touristique de l’Eurometropole Lille-KortrijkTournai” voor de dozen met Franstalige kaarten.
Levering: De levering moet worden verdeeld over vier verschillende sites, volgens de volgende voorlopige verdeling:
9
Lille: 34.000 exemplaren Adres: Entrepôt du Comité Départemental du Tourisme 47, rue Jean Bart 59 260 HELLEMMES - Frankrijk Contact: Christophe Tual:+ 33 (0)3-20-33-31-26;
[email protected]
Kortrijk : 4.000 + 33.000 exemplaren Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai Eurométropole : 4.000 exemplaren Agence Transfrontalière - Grensoverschrijdend Agentschap Casinoplein 10 BE-8500 Kortrijk Tel: +32 (0)56.23.11.00 Contact: Els Oyaert,
[email protected] Toerisme Leiestreek: 33.000 exemplaren Streekhuis ZW-Vlaanderen Doorniksesteenweg 218 8500 Kortrijk Tel.: +32 (0)56/ 24 99 95 Contact: Dieter Depraetere
Tournai: 29.000 exemplaren Dienst voor Toerisme van Tournai Vieux Marché aux Poteries 14 7500 Tournai Tel. : + 32 (0) 69.22.20.45 Contact: Dimitri Kajdanski
Leveringspunt
Depot EM
Lille
Vlaanderen
Tournai
Totaal
Kaarten in het Frans
2000
19 000
10 000
19 000
50 000
Kaarten in het Nederlands
1000
7 000
17 000
5 000
30 000
Kaarten in het Engels
1000
8 000
6 000
5 000
20 000
Totaal
4000
34 000
33 000
29 000
100 000
NB: Deze voorlopige verdeling zal kunnen worden aangepast tijdens de aanbesteding.
Overzicht van de verwachte tussenkomsten van de dienstverlener (lijst die opnieuw kan worden geïnterpreteerd en aangevuld volgens de werkmethodologie van het kantoor): •
creëren van de grafische stijl van het document
•
grafisch ontwerp van de kaartruimte op basis van de geleverde kaartachtergrond, waaronder pictogrammen/symbolen en inkleding (Het ontwerp van de documenten moet bij voorkeur gerealiseerd worden in het formaat Indesign dat compatibel is met de versie CS3)
•
grafische opmaak van het document om alle inhoud op een ludieke en functionele wijze te integreren
10
•
alle tekstinhoud herschrijven om de stijl te harmoniseren en een aantrekkelijk uitzicht te garanderen
•
vertaling van de teksten in 3 talen (Frans, Engels en Nederlands); opmerking inzake de toponymie: de namen van de steden en de plaatsen behouden hun oorspronkelijke naam.
•
integratie van de inhoud
•
levering van de bronversie (oorspronkelijke grafische bestanden) en van de versie in PDF op cdrom op het einde van de opdracht met alle samenstellende elementen
•
druk en bewerking
•
opvolging vervaardiging
•
levering
8.
Het stuurcomité:
Een technisch Stuurcomité moet de opdrachtgever bijstaan voor de opvolging van de uitvoering van de prestatie. De prestatieplichtige zal moeten voorzien om deel te nemen aan drie vergaderingen met dit Stuurcomité tijdens Fase I, die hem de mogelijkheid moeten bieden om zijn methodologie toe te lichten bij de opstart, en om grafische oplossingen te bieden tijdens deze ontwerpfase.
11
B. REGLEMENT VAN DE RAADPLEGING 1.
Limietdatum voor het indienen van prijsopgaven:
De prijsopgaven moeten ten laatste worden ingediend op 8 februari 2010 via e-mail naar els.oyaert @eurometropolis.eu.
2.
Inhoud van de prijsopgaven
De prijsopgave moet verplicht de volgende zaken bevatten: 1. De verbintenisakte (in het geval van een uitbesteding moet de overeenkomstige bijlage ingevuld worden). Enkel de Franstalige versie van deze Acte d’Engagement moet ingevuld worden. 2. De technische opgave opgesteld in het Frans en in het Nederlands, moet de volgende zaken bevatten: Referenties van de kandidaat voor gelijkaardige prestaties. Ervaring met grensoverschrijdende projecten is een pluspunt; Beschrijving van de menselijke en materiële middelen die moeten worden ingezet voor de uitvoering van de prestatie; Beschrijving van het vigerend kwaliteitsysteem in het bedrijf; De werkmethodologie; De grafische mogelijkheden om de geest van het project te vertalen. 3. De forfaitaire prijzen
3.
Criteria om de aanbiedingen te beoordelen
De criteria om te oordelen over de aanbiedingen zijn prioritair: 1. De kwaliteit dat zal meetellen voor 60 % van de globale score. De evaluatie zal gebeuren op basis van de elementen opgesomd in punt 2 van de vorige paragraaf.
2. De prijs telt voor 40 % van de globale score.
12
