Openbare aanbesteding Printvoorzieningen

Openbare aanbesteding Printvoorzieningen 2013-004-FRGE-EA-Printvoorzieningen Programma van Eisen

Datum: Auteur(s): Versie:

26 maart 2013 Fieke de Wit, Jan van Teeffelen, Ger Franssen 1.0

Openbare aanbesteding Printvoorziening 2013-004-FRGE-EA-Printvoorzieningen Programma van Eisen

Versie

Datum

Omschrijving

Door

0.1

11-1-2013

Eerste opzet door projectgroep

GYYO, WIFI, TEJA, FRGE

0.3

23-1-2013

Aanvullingen vanuit projectgroep verwerkt

WIFI, TEJA, FRGE

0.6

31-1-2013

Aanvullingen vanuit projectgroep verwerkt

WIFI, TEJA, FRGE

0.8

17-2-2013

Controle, aanvullingen en aanpassingen

TEJA

0.9

18-2-2013

Controle, aanpassingen

WIFI, TEJA, FRGE

0.9a

19-2-2013

Eisen en wensen opnieuw bekeken en aangepast

WIFI, TEJA

0.9b

27-2-2013

Aanpassingen n.a.v. overleg met Arnold Braak en Hans Doffegnies

WIFI, TEJA, FRGE

1.0

26-3-2013

Controle, aanpassingen

FRGE, WIFI, TEJA

Datum: Auteur(s): Versie: Status:

26 maart 2013 Fieke de Wit, Jan van Teeffelen, Ger Franssen 1.0 Definitief

PVE 2013-004-FRGE-EA-Printvoorzieningen Summa College © 2013

Pagina:

2 van 17

Inhoud

1.

ALGEMEEN

4

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11.

Eisen en Wensen Multifunctionals, Laserprinters en Reprodiensten Minimale specificaties multifunctionals en laserprinters Algemene eisen multifunctionals en laserprinters Algemene eisen reprodiensten Technische specificaties multifunctionals Technische specificaties laserprinters Eisen (ICT) aan multifunctionals en laserprinters Eisen aan onderhoud en service van multifunctionals en laserprinters Eisen aan managementinformatie Eisen aan facturatie Wensen multifunctionals en laserprinters Wensen Reprodiensten

4 4 5 7 8 8 9 10 11 12 14 17

Openbare aanbesteding Printvoorzieningen PVE 2013-004-FRGE-EA-Printvoorzieningen

Pagina:

3 van 17

1.

ALGEMEEN De in dit programma gedefinieerde eisen gelden als minimumeisen. Het niet voldoen aan één van deze eisen zal tot knock-out van de Inschrijver leiden. Inschrijver dient aan te geven of wordt voldaan aan de gestelde eisen. Het achter een eis invullen van een “Ja” in de kolom “voldoet” betekent dat dit een onvoorwaardelijke “Ja” is. Hierop kan niet meer worden teruggekomen. Alle kosten die gemaakt moeten worden om een “Ja” te bewerkstelligen zijn voor rekening en risico van de Inschrijver.

2.

Eisen en wensen multifunctionals, laserprinters en reprodiensten

2.1.

Minimale specificaties multifunctionals en laserprinters

Functionaliteit A4 papier A3 papier A5 tot A3 scannen en kopiëren Dubbelzijdig afdrukken Kleuren afdruk Zwart/witafdruk Mogelijkheid tot maken kleurenafdruk instelbaar per gebruikersaccount Scannen in zwart/wit Scannen in kleur Minimaal aantal papier lades Minimale capaciteit per lade Capaciteit bulklade (als 1 van de 4 lades) Handmatige invoer Automatisch dubbelzijdige documenteninvoer (RADF) met een capaciteit van minimaal Automatische enkelzijdige documentinvoer van minimaal Papiergewichten in gram/m2 Kopiëren/printen/scannen Nieten (40 vel tegelijk, 75 gram/m2) Printsnelheid zwart minimaal pagina's per minuut Printsnelheid kleur minimaal pagina's per minuut Resolutie printen variabel instelbaar tot minimaal Resolutie scannen variabel instelbaar tot minimaal Resolutie kopiëren variabel instelbaar tot minimaal Vergroten en verkleinen in stappen van 5% Follow-me printing Scannen naar en scannen van USB stick (FAT32 geformatteerd) Scan naar e-mail (alleen eigen e-mail van gebruiker) Digitale mailbox met harde schijf. De opdrachten mogen na een herstart niet verdwenen zijn De apparatuur moet uitgerust zijn met een job interruptie

Zwart/wit laserprinter Ja Nee n.v.t. Ja n.v.t. Ja

Multifunctional Ja Ja Ja Ja Ja Ja

n.v.t. n.v.t. n.v.t. 1 500 vel n.v.t. Ja

Ja Ja Ja 4 500 vel 1.500 vel Ja

n.v.t. 10 vel 75 - 120 Nee Nee 20 n.v.t. 600 dpi n.v.t. n.v.t. n.v.t. Ja

50 vel 50 vel 75-120 Ja Ja 40 35 600 dpi 600 dpi 600 dpi 25 - 400 % Ja

n.v.t. n.v.t.

Ja Ja

n.v.t. nee

Ja Ja


Pagina:

4 van 17

Functionaliteit Mogelijkheid zodat tussendoor kopieën, scans en prints mogelijk zijn De apparatuur moet uitgerust zijn met een job-verwijdermogelijkheid zodat de gebruiker zelf een printopdracht uit zijn rij van printopdrachten kan halen Jobs van een gebruiker moeten afzonderlijk geprint kunnen worden. De gebruiker moet kunnen aangeven welke jobs van hem/haar er op een bepaald moment afgedrukt moeten worden De apparatuur moet voorzien zijn van een tikkenregistratiesysteem voor zwart/wit en kleurenafdrukken (afzonderlijke teller voor kleur en zwart/wit op Multifunctional) De bedieningshandleiding, scherm, menu's en besturingssoftware op de werkplek zijn in het Nederlands Webbased beheertool om centraal inzicht te krijgen in tonerverbruik, storingen, aantal afdrukken, etc. Koppelen aan betaalsysteem

2.2.

Zwart/wit laserprinter

Multifunctional

nee

Ja

nee

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja Ja

Ja Ja

Algemene eisen multifunctionals en laserprinters Nr. E.1.

E.2.

E.3.

E.4. E.5.

E.6.

Omschrijving

Eis

Contractant verklaart dat aangeboden apparatuur conform de specificaties uit paragraaf 2.1. wordt aangeboden. Daarnaast voldoen de laserprinters en multifunctionals aan de eisen die vanaf paragraaf 2.2. worden gesteld. De specificaties blijken uit een Nederlandstalige productbeschrijving. Productbeschrijvingen in andere talen worden niet geaccepteerd. Het Summa College, en de aan haar gelieerde rechtspersonen, aanvaart geen aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door apparatuur en/of medewerkers van Contractant. Contractant draagt zélf zorg voor verzekeringen van apparatuur en medewerkers. Contractant gaat flexibel om met het tussentijds verplaatsen, bijplaatsen, ruilen en retourneren van apparatuur. Zij garandeert het Summa College dat bijplaatsingen/ruilingen tegen dezelfde condities (eisen en wensen) als aangeboden zal geschieden. Het display en de bediening van alle aangeboden apparaten is in de Nederlandse taal en/of is voorzien van voor zich sprekende iconen.

Eis

Contractant verklaart dat alle geleverde en te leveren artikelen en materialen, inclusief de verpakkingen, veilig zijn te gebruiken zonder specifieke instructie en/of vaardigheden. Veiligheidsbladen worden, zonder kosten, in Nederlandse taal met de apparatuur meegeleverd.

Eis

Voldoet Ja/nee

Eis

Eis

Eis

Eis


Pagina:

5 van 17

Nr.

Omschrijving

De te leveren apparatuur voldoet aan de vigerende eisen van Energy Star voor kantoorapparatuur (Imaging equipment) of soortgelijk keurmerk. De multifunctionals en laserprinters en zijn niet gevaarlijk voor het E.8. milieu en de mens. U voegt een certificaat of een ander formeel document van een onafhankelijke instantie toe waaruit blijkt dat aan deze minimumeis wordt voldaan. Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken. Het tonerpoeder in de tonercartridges dat in de door Contractant E.9. aangeboden apparaten past bevat geen stoffen die gevaarlijk zijn voor het milieu en de mens. Dit betekent dat de stoffen geclassificeerd met de R code R50, R53, R50/53, R52/53, R51/53 en R59 volgens richtlijn 1999/45/EG niet zijn toegestaan. U voegt een certificaat of een ander formeel document toe van een onafhankelijke instantie waaruit blijkt dat aan deze minimumeis wordt voldaan. Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken. U beschikt op het moment van publiceren van deze aanbesteding over E.10. een kwaliteitssysteem volgens de ISO norm 9001:2008 dan wel een andere kwaliteitsbewakingsregeling die op de Europese normenreeksen op dit terrein is gebaseerd. Follow-me printing wordt geleverd en ingericht als onderdeel van de E.11. overeenkomst. E.7.

E.12.

Als onderdeel van de overeenkomst wordt een betaalsysteem voor studenten geleverd en ingericht.

De financiële afhandeling, van print -en kopieerwerkzaamheden voor studenten, gaat volledig buiten het Summa College om. Het geld wordt niet op een bankrekening van het Summa College gestort. Contractant levert een webbased applicatie waarmee studenten saldo E.14. kunnen opladen/opwaarderen voor het maken van afdrukken en kopieën. Contractant maakt gebruik van vaste IP-adressen om toegang te E.15. krijgen tot de printserver en de Active Directory van het Summa College. De software op de printserver is compatible met Windows 2008 R2 SP1 E.16. en hoger. E.13.

Eis

Voldoet Ja/nee

Eis

Eis

Eis

Eis

Eis Eis Eis

Eis

Eis

Eis


Pagina:

6 van 17

2.3.

Algemene eisen reprodiensten Nr. E.17.

E.18.

E.19.

E.20.

E.21.

Omschrijving

Eis

Het Summa College stelt één ruimte beschikbaar waar Contractant een servicepunt (repro) in kan richten. Het is aan Contractant hoe het werk wordt verdeeld tussen de kleine repro en de bulk-repro op locatie van Contractant. Het servicepunt (repro) op locatie van het Summa College zal spoedopdrachten uitvoeren. Spoedopdrachten kunnen alleen door geautoriseerde personen van het Summa College worden gegeven. Het Summa College vraagt van de meest voorkomende werkzaamheden en artikelen de prijs in het prijzenblad. De door u opgegeven prijs is inclusief materiaal, uurloon, belastingen, heffingen, etc. Het Summa College behoudt de mogelijkheid om ook andere werkzaamheden bij de repro te beleggen die niet in het prijzenblad worden gevraagd. Hierover zullen nadere prijsafspraken (marktconforme) worden gemaakt na gunning. Tussen aanlevering –en aflevering van opdrachten zit maximaal 2 werkdagen.

Eis

Afleveren van de opdrachten dient te geschieden op één nader te bepalen locatie te Eindhoven voor 13.00 uur. Het Summa College behoudt de mogelijkheid om deze locatie en tijd in overleg aan te passen. Opdrachten kunnen zowel digitaal als in hard copy worden E.23. aangeleverd. De hardcopies zullen bij het servicepunt (repro) op locatie van het Summa College worden aangeboden. Bij digitale aanlevering wordt gebruik gemaakt van een digitale E.24. opdrachtbon die bijgevoegd wordt bij de opdracht. E.22.

E.25.

E.26.

E.27.

E.28.

E.29.

Bij het aanleveren van een hardcopy wordt een opdrachtbon toegevoegd bij de hardcopy en aangeboden aan de balie van het servicepunt (repro) op locatie van het Summa College. De opdrachtbon is minimaal voorzien van de handtekening van bevoegd persoon, naam (school/dienst) van het Summa College, adres locatie, telefoonnummer, omschrijving van de opdracht en kostenplaats. Met de Contractant wordt besproken welke gegevens voor hem noodzakelijk zijn om op de opdrachtbon te vermelden. In schoolvakanties wordt het aantal leveringen mogelijk beperkt. Tussen Kerst en Nieuwjaar is het gebouw gesloten en kunnen geen leveringen plaatsvinden. De afleverbon wordt voor 12.30 uur ook per e-mail naar de postkamer gestuurd zodat zij op de hoogte zijn van de opdrachten die geleverd worden. De postkamer tekent voor ontvangst. De opdrachten zijn gebundeld per opdracht. Op de bundel worden contactpersoon, school en adres locatie vermeld.

Voldoet Ja/nee

Eis

Eis

Eis

Eis Eis

Eis

Eis Eis

Eis

Eis

Eis

Eis


Pagina:

7 van 17

2.4.

Technische specificaties multifunctionals Nr.

2.5.

Omschrijving

Eis

E.30. De aangeboden MFP’s hebben de mogelijkheid om documenten als set of gesorteerd af te drukken

Eis

E.31. Opdrachten kunnen ook dubbelzijdig worden uitgevoerd bij papiergewichten tot 120 gr./m2.

Eis

E.32. Print- en kopieeropdrachten kunnen standaard in zwart/wit en dubbelzijdig worden afgedrukt. Kleur- en enkelzijdig afdrukken kan per printopdracht ingesteld worden. E.33. Na elke printopdracht schakelt de MFP automatisch terug naar de basisinstellingen.

Eis

E.34. Via de handmatige invoer kunnen etiketten, transparanten en zwaar papier (t/m 220 gr./m2) verwerkt worden.

Eis

E.35. Indien de invoerbak tijdens een opdracht leeg is dan is per machine instelbaar of de opdracht wordt stopgezet of wordt voortgezet vanuit een andere invoerbak. E.36. Alle niet-geprinte opdrachten worden na een vast instelbare tijd automatisch verwijderd.

Eis

E.37. De MFP dient voorzien te zijn van een kopieermogelijkheid van:  Enkelzijdig naar enkelzijdig;  Enkelzijdig naar dubbelzijdig;  Dubbelzijdig naar enkelzijdig;  Dubbelzijdig naar dubbelzijdig. E.38. De scanfunctionaliteit ondersteunt de volgende bestandtypes:  JPEG;  TIFF;  PDF;  Hoog gecomprimeerd PDF. E.39. De mogelijkheid om kleurenafdrukken te mogen maken moet centraal door de beheerder per gebruikersaccount instelbaar zijn.

Eis

Voldoet Ja/nee

Eis

Eis

Eis

Eis

Technische specificaties laserprinters Nr.

Omschrijving

Eis

E.40.

Printopdrachten kunnen ook dubbelzijdig worden uitgevoerd bij papiergewichten tot 120 gr./m2.

Eis

Indien de invoerbak tijdens een opdracht leeg is dan is per machine instelbaar of de opdracht wordt stopgezet of wordt voortgezet vanuit de handmatige invoer.

Eis

E.41.

Voldoet Ja/nee


Pagina:

8 van 17

2.6.

Eisen (ICT) aan multifunctionals en laserprinters Nr.

Omschrijving

E.42. De apparatuur wordt als onderdeel van de overeenkomst gekoppeld aan de Active Directory van het Summa College. E.43.

Eis

Voldoet Ja/nee

Eis

Alle apparatuur is centraal aan te sturen en te controleren (met Eis statusaanduidingen) vanuit één (webbased) applicatie, waarbij de beheersoftware de functionaliteit en/of gegevens biedt met betrekking tot:  Configureren en resetten;  Hardwareadres;  Serienummer;  TCP/IP-adressen;  Status van het apparaat;  Tonervoorraad;  Tellerstanden;  Autorisatiemodellen voor functionaliteit binnen de beheersoftware.

De applicatie wordt zonder meerkosten geleverd. E.44. Foutmeldingen zijn duidelijk en een foutenlogboek wordt gegenereerd. Eis E.45. Uw systemen ondersteunen het dynamisch toewijzen van IPv4 en IPv6 adressen middels Microsoft Windows DHCP.

Eis

E.46. De printer/MFP maakt gebruik van een netwerkaansluiting (RJ45).

Eis

E.47. Printertalen PCL5, PCL6 en automatische printertaalkeuze dienen te worden ondersteund.

Eis

E.48. Contractant levert universele, door Microsoft gecertificeerde drivers voor de besturing van apparatuur.

Eis

E.49. Alle door leverancier te leveren drivers zijn Nederlandstalig.

Eis

E.50. De (web)driver is eenvoudig door een eindgebruiker zelf op een eigen device te installeren. Indien nodig heeft Contractant hiervoor een handleiding beschikbaar of levert ondersteuning aan de eindgebruikers voor het installeren van de driver. E.51. Indien Microsoft nieuwe onderhoudsversies uitbrengt, levert de Contractant ten behoeve van de door hem geplaatste apparatuur per omgaande daarvoor aangepaste/nieuwe Microsoft-gecertificeerde drivers. E.52. Alle door Contractant aangeboden apparatuur (en daarbij behorende printer-drivers en software) functioneert fout- en conflictloos op alle, binnen het Summa College, gangbare (mobiele) apparatuur.

Eis

E.53. Contractant levert één driver die alle meest gangbare operating systemen ondersteunt genoemd bij eis E.52.

Eis

Eis

Eis


Pagina:

9 van 17

Nr.

2.7.

Omschrijving

Eis

E.54. Bij het installeren van een driver update wordt de oude driver overschreven, waarbij de oude instellingen bewaard blijven.

Eis

E.55. Gegevensdragers (o.a. harddisk) in de systemen worden bij onherstelbare defecten en bij beëindiging van inzet vernietigd. Contractant geeft hiervan een schriftelijke verklaring af op het moment dat zo’n situatie zich voor doet.

Eis

Voldoet Ja/nee

Eisen aan onderhoud en service van multifunctionals en laserprinters Nr. E.56.

Omschrijving

Eis

Contractant garandeert het Summa College een beschikbaarheid van ten minste 96% per kwartaal per multifunctional, een en ander gerelateerd aan de kantoortijd. Een multifunctional of laserprinter is niet beschikbaar als deze niet of niet goed functioneert vanwege een (technische) storing aan de multifunctional of laserprinter. De niet beschikbaarheid wordt geacht te zijn ingegaan vanaf het moment dat het Summa College Contractant van de niet beschikbaarheid in kennis heeft gesteld.

Eis

Voldoet Ja/nee

Voor het berekenen van de beschikbaarheid wordt de volgende formule toegepast: Beschikbaarheid = (K-S)/K * 100% K = aantal kantooruren per kwartaal (werkdagen van 8.00 – 17.30 uur) S = het aantal kantooruren per kwartaal, waarin de multifunctional niet beschikbaar is.

E.57.

E.58.

Voor de berekening van S worden de volgende uren niet meegenomen:  De uren dat het Summa College van een gebrek nog geen kennis heeft;  Voor zover Contractant een gebrek niet kan verhelpen en de multifunctional of laserprinter niet kan vervangen door een niet aan Contractant toe te rekenen oorzaak;  Voor zover een storing niet verwijtbaar aan Contractant is.  Voor zover een gering gebrek de functionaliteit van de apparatuur niet aantast. Indien Contractant gedurende het kwartaal er niet in slaagt een minimumperformance op de beschikbaarheid van 96% per multifunctional of laserprinter te realiseren, heeft het Summa College het recht een boete ad. € 50,00 per procentpunt per kwartaal dat onder 96% performance is gerealiseerd als boete te claimen (wordt er bijvoorbeeld 90% gerealiseerd dan zal de boete over dat kwartaal 6 x € 50,00 = € 300,00 bedragen). De gemiddelde responstijd van de 2e lijns service bedraagt 95% binnen 8 werkuren.

Eis

Eis


Pagina:

10 van 17

Nr. E.59.

E.60.

E.61. E.62.

E.63. E.64. E.65.

E.66.

2.8.

Omschrijving

Eis

Voldoet Ja/nee

Een apparaat wordt kosteloos vervangen indien een apparaat Eis gedurende de periode van 1 jaar meer dan 5 keer een storing heeft die door de 2e lijns beheer van Contractant moet worden verholpen. De aangeboden apparaten zijn in staat de storingen, Eis onderhoudsgegevens en gebruiksmaterialen geautomatiseerd door te melden binnen de serviceorganisatie van het Summa College én naar de serviceorganisatie van de Contractant. Onderhoudspersoneel van Contractant meldt zich bij aankomst aan en Eis bij vertrek af bij de locatieverantwoordelijke van het Summa College. U beschikt over een Nederlandstalige helpdesk en een Nederlandstalige Eis klantenservice die beide telefonisch op werkdagen van 08.00 – 17.30 uur te bereiken zijn. Contractant zorgt voor voldoende voorraad van onderhoudsmaterialen Eis en verbruiksartikelen op alle locaties van het Summa College. Contractant voert regulier beheer uit op de apparatuur.

Eis

Indien Contractant gedurende een periode van maximaal 2 kwartalen achtereenvolgens de gemiddelde afgesproken levertijd niet haalt, danwel gedurende een periode van langer dan 2 kwartalen de veiligheidsvoorraad niet op peil houdt, geldt per kwartaal een boete van € 1.000,-. Stilstand van apparatuur als gevolg van een tekort aan verbruiksartikelen wordt gezien als storing en telt mee in de downtime. Het Summa College heeft systeembeheerders op locatie (SOL) die als 1e lijns professionals zorgdragen voor de correcte werking van de ICTapparatuur. De SOL-medewerkers zullen eerst een storingsanalyse op de multifunctionals en laserprinters uitvoeren. Het Summa College geeft periodiek de daarvoor benodigde training/instructies aan de SOLmedewerkers.

Eis

Eis

Eisen aan managementinformatie Nr. E.67.

Omschrijving

Eis

Contractant voorziet het Summa College via een webbased applicatie realtime van managementinformatie. De kwartaalrapportage dient uitgesplitst naar apparaat te worden aangeleverd en bevat tenminste de volgende informatie:  Apparaat serienummer en –naam;  Locatie en kostenplaats;  Aantal afdrukken zwart;  Aantal afdrukken kleur (indien het een kleuren apparaat betreft);  Totaal aantal afdrukken zwart cumulatief;  Totaal aantal afdrukken kleur cumulatief (indien het een kleuren apparaat betreft);  Aantal afdrukken door studenten.

Eis

Voldoet Ja/nee


Pagina:

11 van 17

Nr. E.68.

E.69.

E.70.

2.9.

Omschrijving

Eis

Voldoet Ja/nee

Contractant voorziet het Summa College per kwartaal van Eis managementinformatie over de opgetreden storingen aan de geleverde apparatuur. Deze rapportage wordt maximaal 10 dagen na het verstrijken van een kwartaal aangeleverd in digitale vorm. In de rapportage komen tenminste de volgende onderdelen voor:  Datum en tijd van de ontvangen storingsmelding;  Datum en tijd waarop de storing is opgelost;  Aard van de storing;  Tellerstand van het apparaat op het moment van storing;  Laatste keer onderhoud;  Beschikbaarheidspercentage overall;  Beschikbaarheidspercentage per machine. Contractant voert over de reprowerkzaamheden één keer per jaar een Eis klanttevredenheidsmeting uit onder de contactpersonen van de scholen en rapporteert deze aan de contractmanager van het Summa College. Indien de klanttevredenheid, gemeten naar objectieve normen, te Eis wensen over laat zal Contractant binnen 1 maand na constatering een “SMART” geformuleerd verbeterplan opstellen.

Eisen aan facturatie Nr.

Omschrijving

E.71. Facturatie vindt plaats op basis van een vaste all-in prijs per tik. Zie het aanbestedingsdocument voor een opsomming van de componenten die onderdeel uitmaken van de all-in prijs. De tikprijs die reeds is betaald door studenten worden op de factuur van het totaalbedrag afgetrokken. E.72. Voor een scan (zowel zwart/wit als kleur) wordt geen tik in rekening gebracht. E.73.

Contractant stuurt per maand een verzamelfactuur waarop per afdrukapparaat de kosten zijn gespecificeerd. Op de factuur wordt ten minste het volgende vermeld:  Factuurdatum;  Factuurnummer;  Klantnummer;  Debiteurennummer;  Kostenplaats;  Totaal zwart/wit afdrukken per apparaat, onderverdeeld naar afdrukken van studenten en afdrukken van personeel;  Totaal kleurenafdrukken per apparaat, onderverdeeld naar afdrukken van studenten en afdrukken van personeel;  Kosten per afdrukapparaat;  Kosten per locatie gespecificeerd per apparaat;  Totale kosten voor het Summa College;  Overige eenmalige kosten per apparaat indien van toepassing;  Verrekening van afdrukken die door studenten zijn gemaakt.

Eis

Voldoet Ja/nee

Eis

Eis Eis


Pagina:

12 van 17

Nr.

Omschrijving

Contractant stuurt maandelijkse verzamelfactuur over de reprowerkzaamheden, gespecificeerd per kostenplaats en per opdracht. De factuur van de reprowerkzaamheden bestaat uit een verzamelblad E.75. per school en een blad met specificaties. Deze specificatie bestaat uit:  Datum;  School;  Contactpersoon (van het Summa College);  Omschrijving opdracht;  Prijs per eenheid;  Totaalprijs (inclusief en exclusief btw). Alle facturen wordt uiterlijk de derde werkdag van de volgende maand E.76. digitaal (in PDF) aangeleverd op mailadres [email protected] E.74.

Eis

Voldoet Ja/nee

Eis

Eis


Pagina:

13 van 17

2.10.

Wensen multifunctionals en laserprinters Nr. W.1.

Omschrijving

Wens

De Contractant dient een implementatieplan in te dienen waarin aangegeven wordt hoe zij invulling zal geven aan het implementeren van de multifunctionals. Het implementatieplan moet rekening houden met het ‘Print- en reprobeleid’ van het Summa College. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 10 A4’tjes en dient alle relevante zaken te bevatten. Uw implementatieplan voegt u toe als bijlage.

Wens

Max. punten 100

Wens

100

In dit plan dienen tenminste de volgende onderdelen terug te komen:  De samenstelling van de projectorganisatie;  Het vaststellen van het printervlekkenplan voor de multifunctionals over alle Summa College locaties;  De planning voor de levering en plaatsing van de multifunctionals;  Vervangen van de multifunctionals van de huidige leverancier, gelet op continuïteit van de print-/scan-/kopieervoorzieningen;  Wat wordt er wanneer van het Summa College verwacht qua werkzaamheden;  Welke werkzaamheden er volgens Contractant vallen onder bedrijf gerede oplevering;  Implementeren van een betaalvoorziening voor studenten;  Uitrollen van de betaalvoorziening onder studenten;  Testen van het betaalsysteem voor studenten;  Training van netwerk- en systeembeheerders op locatie (SOL), facilitair medewerkers en helpdeskmedewerkers voor het verhelpen van eenvoudige storingen en het bijvullen van papier en vervangen van toner. Verdeling van maximaal te behalen punten:  Projectorganisatie, max. score = 20 punten;  Printer vlekkenplan, max. score = 20 punten;  Planning, max. score = 20 punten;  Betaalvoorziening, max. score = 30 punten;  Traning, max. score = 10 punten.

W.2.

Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken. Beschreven dient te worden de inrichting en benodigdheden voor follow-me printing. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 4 A4’tjes. In dit plan dienen tenminste de volgende onderdelen terug te komen:  Driver (diverse platforms), max. score = 20 punten;  Authenticatie, max. score = 40 punten;  Beveiligd printen, max. score = 20 punten;  Fail-over/Bedrijfscontinuïteit, max. score = 20 punten. Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken.


Pagina:

14 van 17

Nr. W.3.

Omschrijving

Wens

Studenten en cursisten betalen een bepaalde tikprijs voor het maken Wens van afdrukken en kopieën. Studenten hebben een account op de Active Directory en cursisten hebben geen account op het netwerk van het Summa College.

Max. punten 100

Beschrijf hoe het betaalsysteem voor studenten én cursisten gerealiseerd gaat worden en hoe het functioneert. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 4 A4’tjes. In deze beschrijving dienen tenminste de volgende onderdelen terug te komen:  Inrichting, max. score = 20 punten;  Opladen/opwaarderen/afwaarderen, max. score = 40 punten;  Financiële afhandelingen, max. score = 40 punten.

W.4.

Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken. Contractant dient een beschrijving in te dienen waarin hij aangeeft Wens hoe hij invulling zal geven aan het onderhoud van de multifunctionals en laserprinters. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 5 A4’tjes exclusief een concept SLA dat als separate bijlage bijgeleverd mag worden. In deze beschrijving dienen tenminste de volgende onderdelen terug te komen:  Het concept-SLA, passend bij de eisen ten aanzien van de beschikbaarheid, reactietijd en oplostijd.  Het proces vanaf aanmelden van een storing tot en met de oplossing;  Het plaatsingsproces (plaatsen van nieuwe multifunctionals of verhuizen van reeds geplaatste multifunctionals naar een andere locatie). Een verhuizing kan betrekking hebben op een andere locatie in hetzelfde pand maar het kan ook een verhuizing naar een ander pand van het Summa College inhouden;  Welke verplaatsingen mag het Summa College zelf uitvoeren zonder dat de garantie en het onderhoudscontract op de multifunctionals in het geding komt?  Het onderhoud zal zonder meerkosten plaatsvinden gedurende de schoolvakanties. In welke schoolvakanties kan onderhoud plaatsvinden? Hoe wordt de planning van het onderhoud over de diverse locaties verdeeld en hoe wordt deze planning afgestemd met het Summa College?

25

Verdeling van maximaal te behalen punten:  Concept SLA, max. score = 10 punten;  Procesbeschrijving, max. score = 5 punten;  Verplaatsing, max. score = 5 punten;  Planning, max. score = 5 punten. Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken.


Pagina:

15 van 17

Nr. W.5.

Omschrijving

Wens

Het Summa College wenst maximaal ontzorgd te worden voor wat Wens betreft beheer en support. Geef aan welke benodigdheden (hardware, operating systeem, printserverssoftware, etc.) voor het draaien van de printserversoftware u in staat bent te leveren en te beheren. Geef daarbij aan of de printserver in een door u beheerd datacenter komt te staan of in een datacenter van het Summa College. Geef aan wat u beheert en adviseert aan het Summa College om in eigen beheer te houden. Geef hierbij ook een architectuurplaatje zodat het Summa College inzicht krijgt in de aangeboden oplossing. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 4 A4’tjes.

Max. punten 50

Verdeling van maximaal te behalen punten:  Eigen beheer vs. outsourcen, max. score = 10 punten;  Advies, max. score = 10 punten;  Architectuur, max. score = 10 punten;  Beveiligde verbinding, max. score = 10 punten;  Authorisatie active directory, max. score = 10 punten.

W.6.

Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken. Een belangrijk speerpunt in het beleid van het Summa College is Wens duurzamer werken. Ook op het gebied van printvoorzieningen zullen de komende jaren belangrijke stappen gezet worden. Concrete en meetbare doelen zullen gezamenlijk met de Contractant worden opgesteld. Inschrijver wordt verzocht aan te geven op welke wijze zij Summa College actief ondersteunt bij het bereiken van een duurzamere werkomgeving. Hier wordt niet gevraagd om een visie maar om concreet toepasbare mogelijkheden. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 4 A4’tjes. In deze beschrijving dienen tenminste de volgende onderdelen terug te komen:  Afname energieconsumptie, papierverbruik en CO2 uitstoot, max. score = 20 punten;  Ondersteunen bewustwording eindgebruikers, max. score = 10 punten;  Opstellen concrete en meetbare doelen, max. score = 10 punten;  Rapportage en bespreken voortgang, max. score = 10 punten.

50

Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken.


Pagina:

16 van 17

2.11.

Wensen reprodiensten Nr. W.7.

W.8.

W.9.

Omschrijving

Wens

Contractant dient een beschrijving in te dienen waarin hij aangeeft Wens hoe hij invulling zal geven aan het verwerken van opdrachten. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 4 A4’tjes. In deze beschrijving dienen tenminste de volgende onderdelen terug te komen:  Portal (24/7)/Digitaal aanlevering, max. score = 20 punten;  Vertrouwelijke opdrachten, max. score = 10 punten;  Authoriseren, max. score = 20 punten;  Proefdruk/verantwoordelijkheid, max. score = 10 punten;  Prioriteiten (ranglijst medewerkers), max. score = 10 punten;  Terugkoppeling/communicatie, max. score = 10 punten;  Logistiek/ontzorgen/brengen max. score = 20 punten; Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken. Het Summa College wil mogelijk de readerproductie bij Contractant neerleggen. Het proces van produceren vanaf het moment van aanleveren van ruwe tekst door een medewerker tot aan de levering en betaling dient beschreven te worden. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 4 A4’tjes. In deze beschrijving dienen tenminste de volgende onderdelen terug te komen:  Verzamelen van content, max. score = 10 punten;  Samenstellen (opmaak) en produceren van de readers, max. score = 10 punten;  Distribueren van de readers met speciale aandacht voor de aanvang van het schooljaar, max. score = 20 punten;  Verzorgen van de betaling. Maak daarbij onderscheid tussen het leveren aan de individuele student en aan een tussenpersoon (boekenleveranciers zoals Van Dijk Educatie) max. score = 10 punten. Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken. Het Summa College wil optimaal ontzorgd worden. Welke bijdrage zou de Contractant kunnen leveren in de afhandeling van de (interne-)post stroom. Deze beschrijving dient niet langer te zijn dan 2 A4’tjes. In deze beschrijving dienen tenminste de volgende onderdelen terug te komen:  Verwerking, max. score = 5 punten;  Registratie, max. score = 5 punten;  Digitalisering, max. score = 5 punten;  Logistiek, max. score = 5 punten;  Archivering, max. score = 5 punten.

Max. punten 100

Wens

50

Wens

25

Zie checklist (bijlage 11) voor een correcte verwerking van de stukken.


Pagina:

17 van 17

Openbare aanbesteding Printvoorzieningen

Recommend Documents