Farmanager Bejaardenzorg Openbare aanbesteding / offerte-aanvraag Prof. dr. Ghislain Houben Universiteit Hasselt
Openbare aanbesteding • Def : een procedure waarop de aanbestedende overheid beroep doet voor de gunning van een opdracht. • Gunningscriterium : prijs Dit veronderstelt een goede weergave van de technische eisen in de vorm van een bestek • Verplichte publicatie aankondiging met uiterste ontvangstdatum en bestekmodaliteiten www.publicprocurement.be
Bulletin der Aanbestedingen Andere publicaties : gemeentelijke tijdschriften, ….
1
Openbare aanbesteding • Belangrijke stappen in het proces : – – – – – – –
Opstellen van de aankondiging van de opdracht Opstellen van het bestek Informatiesessie Opening van de offertes Onderzoek van de offertes Motivering van de gunning van de opdracht Kennisgeving aan de niet weerhouden inschrijvers en aan de leverancier of dienstverlener
• Openbare aanbesteding is van toepassing voor overheidsopdrachten van meer dan 5.500 € (excl. BTW)
Openbare aanbesteding Waaraan te voldoen teneinde deel te nemen? 1. 2. 3.
Financiële, economische en technische minimum eisen zoals vermeld in de aankondiging Niet verkeren in een toestand van uitsluiting (faillissement, fiscale achterstallen of RSZ-achterstallen) Regelmatig uitgebrachte offerte (aan vormvoorschriften voldoen, geen voorbehoud en tegemoet komen aan technische eisen)
Aanbestedende overheid gunt op basis van laagste aangeboden prijs, rekening houdend met berekenbare gegevens die met zekerheid haar uitgaven zullen verhogen.
2
De algemene offerte-aanvraag • Def : een procedure waarop de aanbestedende overheid beroep doet voor de gunning van een opdracht. • Gunningscriterium : divers. Naast de prijs, is er ook de technische waarde, de geboden garanties,… Al deze gunningscriteria worden weergegeven in de vorm van een bestek. De gunningscriteria zijn evenwaardig tenzij anders vermeld. Wordt gebruikt door overheid indien ze de uitwerking van de offerte wenst over te laten aan de inschrijvers. Deze staan open voor het aanbrengen van nieuwe technieken, methodes of producten.
Opmaak van een offerte • Stap 1 : zorg vooraf voor voldoende informatie – Wat is de behoefte van de klant? Naar welke voordelen is hij op zoek? Welke investering wil hij doen? Ken het budget van uw klant. Ken uw contactpersoon.
• Stap 2 : kies een duidelijke structuur – Begeleidende brief – Opening (aanleiding van de offerte) – Beschrijving huidige situatie (wat ontbreekt er, wat mist hij, waaraan heeft hij behoefte?) – Aanbieding van product of dienst (voordelen van met mijn organisatie in zee te gaan) – Prijs – Afsluiting (stimuleer tot actie) – Bijlage met technische specificaties, betalingscondities en leveringsvoorwaarden
3
Opmaak van een offerte • Stap 3 : Maak de offerte makkelijk leesbaar – Houd zinnen begrijpelijk, zakelijk en objectief meetbaar – Gebruik zo weinig mogelijk vaktaal – Schrijf vanuit perspectief klant
• Stap 4 : Zorg dat de offerte er aantrekkelijk uitziet (lay out) - Gebruik kleur - Voeg referenties toe of krantenartikels • Stap 5 : Volg de offerte op – Informeer naar het toekomen van de offerte – Telefonisch informeren naar beslissingsstadium • Stap 6 : De beslissing - bij negatieve beslissing : blijf hoffelijk en informeer naar reden van mislopen
Opmaak van een offerte • Verplicht op te nemen gegevens : – – – – – – – – – –
uw bedrijfsgegevens de gegevens van uw klant geldigheidsduur van de offerte omschrijving van het product of dienst levertijd prijs en gehanteerde tarieven betalingstermijn eventuele tussentijdse evaluaties eventuele algemene voorwaarden vrijblijvendheid van de offerte
4
Voor Uzelf • Evalueer regelmatig uw « commerciële » inspanning – Hoeveel offertes resulteerden in een overeenkomst? – Wat zijn gemeenschappelijke kenmerken van klanten? – Wat ging er mis bij offertes die niet resulteerden in verkoop
• Bewaar offertes voor de toekomst • Het niet uitbrengen van een offerte is mogelijk bij onreële kans op order.
Het financiële plaatje 1. Directe kosten versus indirecte kosten 2. Full costing versus direct costing 3. Return on investment (R.O.I.) 4. Behoefte aan bedrijfskapitaal
5
