Datum: 29-10-2013 Tijd: 19:45 uur Plaats: Eetcafe Musketier
Onderwerp: Notulen Algemene Vergadering Reggefiber DeVoKo Aanwezig: 32 leden (16 leden minder dan de voorgaande algemene vergadering). Afmeldingen: 10 leden hadden de moeite genomen zich af te melden. Punt 1: Opening Om 19:45 uur opent Vincent Blokhuis, als voorzitter (vz), de vergadering om deze weer te sluiten omdat er te weinig stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Om 20:00 uur wordt de vergadering heropend. Besluiten kunnen nu met meerderheid van stemmen worden genomen. Vz dankt de aanwezige leden die wel de moeite hebben genomen om deze algemene vergadering te bezoeken. Punt 2: Mededelingen Vz. begint met de mededeling dat hij heeft moeten constateren dat het bestuurlijk een moeilijk seizoen is geweest. Door de vele vacatures, waar we de vorige vergadering aandacht voor gevraagd hebben, moeten nog steeds de vele werkzaamheden door te weinig mensen worden opgebracht. Bij agenda punt 9 komen we hier uitgebreid op terug. Andere belangrijke zaken die werden genoemd: Viertal jubilarissen (2012-2013) die 25 jaar lid zijn, namelijk: Ria Ankoné, Rian Pikkemaat, Maikel Groener, Maikel van Benthem Het oudste lid, Jaap Oostenrijk, is dit jaar 80 jaar geworden, hij heeft zich inmiddels afgemeld als lid. Door de gemeentelijke bezuiniging vervalt de jeugdsubsidie per 1-1- 2014. Dit scheelt ongeveer €4.600,- op jaarbasis. Dit seizoen zijn Marc, Damir en Arjan gestart met de VT3 trainingscursus. Een ontwikkeling die het bestuur van harte ondersteund. Op deze wijze kunnen we straks van uit onze eigen vereniging gekwalificeerde trainers inzetten. Dit zal de kwaliteit verhogen en zorgt voor een betere aansluiting van uit onze eigen jeugd bij dames 1. De vereniging neemt de kosten van ongeveer 3 keer €730,= voor haar rekening. Hiervoor is een contract opgesteld dat er voor zorgt dat de trainers voor minimaal 3 jaar verplicht worden om trainingen te verzorgen voor onze vereniging. De activiteitencommissie verdient nu al weer een pluim. Zij zorgen ervoor dat er jaarlijks veel geld wordt binnen gehaald. De bakleverworst actie is op dit moment in volle gang. Bij punt 6 hier meer over. Er wordt elk half jaar een gesprek gevoerd met de wethouder. Op deze wijze proberen we invloed uit te oefen op het sportbeleid en kunnen we onze problemen (zoals accommodatie, privatisering DE en hoogte van de contributie) bespreken. Woensdag 30 oktober is het volgende gesprek gepland. In de vorige vergadering is aangegeven dat we de boetes die we van de NeVoBo ontvangen gaan verhalen op de teams. Graag nog even jullie aandacht hiervoor want dat zijn vaak onnodige boetes. Helaas komen er nog steeds klachten binnen dat de zalen niet netjes wordt achter gelaten. Laten we er samen voor zorgen dat alles z.s.m. wordt opgeruimd. Alle ballen in de kast en deze Notulen Algemene Vergadering Reggefiber DeVoKo d.d. 29-10-2013 Printdatum: 14-10-2014
Pagina 1 van 5
op slot doen, netten palen en scheidsrechters stoelen op de juiste plaats. Ook het grote net in de sporthal opruimen. Punt 3: Vaststellen notulen AV 13-11-2012 Notulen waren te vinden op de website. Vz. vraagt leden of er op/aanmerkingen zijn op de notulen. Zijn er niet dus notulen zijn vastgesteld bij deze.
Punt 4 A. Financieel jaarverslag seizoen 2011/2012 en begroting seizoen 2012/2013 Financieel jaarverslag: De cijfers worden door Maikel van Benthem doorgenomen. Het exploitatieresultaat is conform begroting. Een aantal posten worden uitgelicht:
Contributie: zit aanzienlijk resultaat tussen. Maikel legt uit dat hier het kledinggeld uit gehaald is. Sponsoring: springt negatief uit de begroting. Opbrengsten zijn minder, een aantal sponsoren zijn gestopt. Taakstelling sponsorcommissie (was € 1.000,-) is ook niet gehaald. Voordeel is behaald uit de gunstige inkoop van kleding. Zaalhuur: valt op aan kostenkant in positieve zin. Zaalhuur is strak ingekocht door Martijn Pikkemaat. Hij heeft er streng op toegezien dat er geen uren verspild zijn. APPLAUS!!! Jeugdafdeling: er is minder naar toe gegaan dan begroot, terwijl vorig jaar is gezegd meer te investeren in de jeugd. Dit komt in begroting 2013/2014 naar voren. Materialen: veel in geïnvesteerd. Ballen, netten, touwladders. Diversen: dames 1 heeft minder vervoerskosten gemaakt.
Begroting is gerealiseerd. Maikel vraagt de zaal of er vragen zijn. Berto vraagt naar begroting jeugdafdeling. Maikel legt uit dat dit in begroting 13/14 naar voren komt. De eigen middelen bedragen plm _??? % van de begroting. Begroting 2013/2014: Begroting sluit niet.. er staat onderaan de streep een tekort. Inflatiecorrectie zit verwerkt in de begroting. Posten die doorgenomen worden: Baten: -
Sponsoren er ligt grote uitdaging voor sponsorcommissie om target te halen Subsidies: jeugdsubsidie valt weg dus een gat van 4668,75 euro Reclameborden inkomsten van € 350,- vallen ook weg
Lasten: -
Trainers: Minder begroot voor trainers ivm lager niveau heren 1 Jeugdafdeling: meer in begroot ivm. ontwikkelen en investering in trainers
Dit waren de opvallende posten. Maikel geeft aan dat het karig is. Ivm wegvallen subsidie en stoppen hoofdsponsor. We zitten in zwaar weer. Klap subsidies kunnen we opvangen met huidige begroting maar het houdt niet over. Kledinggeld: uit de opbrengsten gehaald en netjes gereserveerd. Kledinggeld bijdrage wordt gehalveerd van 12 naar 6 euro. Contributie: inflatiecorrectie wordt gevolgd. Dus contributie gaat 2,5% omhoog. Contributie t/m 11jaar: € 118,80; t/m 18 jaar € 132,- en senioren € 205,20. Notulen Algemene Vergadering Reggefiber DeVoKo d.d. 29-10-2013 Printdatum: 14-10-2014
Pagina 2 van 5
Maikel geeft aan dat er drie opties zijn om het tekort op de begroting 2013/2014 weg te werken: 1. Laten staan en sturen op kosten beheersing en opbrengst vergroten; 2. Eenmalige bijdrage voor alle leden tekort is € 1213,21. Als alle leden bijdragen zou dit betekenen dat elk lid € 3,40 betaald; 3. Eenmalige bijdrage voor leden prestatieteams (teams die meer dan 1 keer per week trainen). € 1213,21/104 leden= € 11,65 per jaar meer betalen. Maikel vraagt leden welke keuze gemaakt wordt.. Aart-jan komt met een optie 4: we nemen verlies eenmalig uit eigen vermogen. Maikel geeft aan dat dit is overwogen mits er nog twee jaar een hoofdsponsorcontract is. Maikel geeft aan dat ivm. Onzekerheid hoofdsponsor het bestuur de reserve graag wil behouden. Vervolgens wordt er gestemd. Deze levert het volgende beeld op. Optie 1: 0 stemmen Optie2: 25 stemmen Optie 3: 7 stemmen Maikel verwerkt de stemming in de begroting. Amke stelt vraag waarom contributie voor prestatieteams niet standaard verhoogd worden. Maikel geeft aan dat we hier een lange termijn visie voor moeten ontwikkelen. Het is nu tekort dag om hier een beslissing over te maken. Het bestuur neemt dit komend jaar mee in het beleid. Berto vraagt over hoofdsponsor hoe we dit gaan oplossen. Hier komt Marleen later op terug. Punt 4 B. Verslag kascommissie en benoeming nieuw kascommissie-lid Maikel geeft aan dat afgelopen zondag de kascommissie bij hem is wezen controleren. Dit is uitgevoerd door Wendy Ankone en Ellen Stevelink. Ze zijn beiden afwezig vanavond. Els leest het door hen opgemaakte document voor. Benoeming kascommissie: Peter Sanders en Ellen Stevelink. Punt 4 C. Vaststelling contributie (laatste verhoging is van 01-01-2013) Zoals gemeld wordt de contributie verhoogt met de inflatiecorrectie en € 3,40 per lid. Maikel maakt hier nog een overzicht van. De vergadering gaat accoord met de voorgestelde verhoging. Punt 5 Verslagen Commissies Tijdens de vergadering werd door de Vz. van elke commissie (of zijn of haar vervanger) een toelichting gegeven over het afgelopen seizoen en een vooruitblik op het lopende seizoen. Vanuit de vergadering werden enkele vragen gesteld. Een volledig overzicht kan bij de secretaris opgevraagd worden. Punt 6 Kaderleden Vz. last Om 21.11 uur een plaspauze in van 5 minuten. Vervolgens gaat hij alle commissies langs. 18 (!) kaderleden namen afscheid. Zij werden op de vergadering genoemd en bedankt. 14 nieuwe kaderleden werden voorgesteld en benoemd. Een volledig overzicht kan bij de secretaris opgevraagd worden. Helaas bleven nog verschillende functies onbezet. In de vergadering werden de nog openstaande vacatures toegelicht. Punt 7 Afscheid en benoeming bestuursleden - Aftredend en niet herkiesbaar: Aniek Heinink. Het bestuur stelt voor om Albert Brookhuis in haar plaats te benoemen. - Aftredend en niet herkiesbaar: Berto Nijmeijer. Het bestuur stelt voor om Marleen Engelbertink als Vz. van de SC. tevens lid van het bestuur te benoemen. - Aftredend en herkiesbaar: Els Brinks Notulen Algemene Vergadering Reggefiber DeVoKo d.d. 29-10-2013 Printdatum: 14-10-2014
Pagina 3 van 5
Punt 8: Vrijwilligersbeleid Vz. geeft aan dat vorig jaar tijdens de algemene vergadering een discussie is geweest over het vrijwilligersbeleid en dat er een werkgroep is opgericht. Dit heeft helaas niet het gewenste resultaat gehad. Er komt nu teveel werk op de schouders van te weinig vrijwilligers terecht. Het bestuur geeft aan het beleid nog één keer te bespreken tijdens deze vergadering. Vz. geeft aan dat er dit seizoen echt wat moet veranderen. Het bestuur heeft te kennen gegeven dat het zo niet verantwoord is om als bestuur zo door te gaan. Vz. geeft aan dat de situatie daarom ernstig is. Geeft ook aan dat de mensen die nu aanwezig zijn ook al aardig wat doen voor de vereniging. Vz. geeft het woord aan Damir van de werkgroep om verslag uit te brengen van het afgelopen jaar en wat de werkgroep heeft gedaan. Damir start een presentatie: (De werkgroep bestaat uit Damir, Wolter, Els, Marieke en Ellen.) Damir omschrijft vrijwilliger als iemand die zich uit vrije wil, onbetaald en in georganiseerd verband voor anderen inzet. Dit is van ‘levensbelang’. Vrijwilligerswerk vereist vaardigheden. Damir stelt de vraag wat de grootste knelpunten zijn op het gebied van vrijwilligersbeleid aan de zaal: er wordt aangegeven geen tijd, onderschatting, angst (ik heb er geen verstand van), laksheid, gemakzucht, overbelasting van de actieve vrijwilligers. Korte termijn denken geen tijd voor beleid. Er blijft teveel werk liggen. Vrijwilligersbeleid volgens Damir: ontwikkelen van initiatieven om te werken, vrijwilligers ondersteunen, structureel aandacht bieden.. Opties: vrijwilligers werven of verplichten. 1. -
Werven: leden persoonlijk benaderen (methode van berkum). Interesse/hobby’s/studie van leden in kaart brengen d.m.v. vragenlijst Ouders benaderen
Daarna inventaris opmaken en gericht gaan zoeken zodat je de juiste persoon op juiste plek te krijgen. Damir laat een voorbeeldbrief zien van de nationale judobond. 2. Verplichten: - Vrijwilligersmarkt ieder lid moet een vacature invullen. Steeds meer verenigingen gaan dit invoeren - Computersysteem iedereen krijgt inlogcode waarin elk lid verplicht zich kan aanmelden voor activiteiten waarvoor punten verdiend kunnen worden .Elk lid of team krijgt een aantal punten die per seizoen behaald worden. Damir stelt de vraag: Hoe nu verder? En vraagt de zaal voor antwoord. Aart Jan: er zijn wel mensen die een keer wat willen doen voor een korte periode. Projectmatig aanvliegen gedurende een half of heel seizoen. Amke: verplicht systeem levert ongemotiveerde vrijwilligers op, hoe waarborg je je kwaliteit?? Martijn vraagt hoe dit met Twente 05 gaat? Wat zijn de beloningen of straffen? Contributie verhoging/verlaging, straffen in de vorm van geen wedstrijd spelen. Vincent: we geven veel geld uit aan trainers. Vincent oppert de cruciale vrijwilligersfuncties te gaan betalen. Aart Jan: Damir heb je onderzocht wat het betalen van vrijwilligers voor impact heeft?? Zijn er verenigingen die betalen. Damir antwoord: meeste verenigingen doen het in de vorm van contributieverhoging/verlaging. Maikel: korte termijn en lange termijn beleid. tweesporenbeleid Berto: jonge damesteams benaderen om eens mee te kijken binnen commissies. Soort snuffelstage. Berto geeft aan dat bij C3 fanatieke ouders aanwezig zijn. Ouders benaderen of anders benaderen. Notulen Algemene Vergadering Reggefiber DeVoKo d.d. 29-10-2013 Printdatum: 14-10-2014
Pagina 4 van 5
Vanuit de zaal komen kreten dat je ouders anders moet benaderen. Aan de hand van vragenlijst en dan gerichter bellen. Vincent: wat voor oplossing ook wordt bedacht er moet eerst tijd ingestoken worden om de opties in kaart te brengen. Dan moet je mensen vrij maken om daar vol overtuiging mee bezig te gaan. Het probleem is dat de huidige vrijwilligers geen ruimte/tijd over hebben om hier tijd in te steken. Hoe om te gaan met wachtlijst en enthousiaste ouders die aangeven wat te willen doen? Els geeft aan dat het voor de AC al enorm moeilijk is om jeugd te betrekken bij activiteiten. Een bepaald verplicht systeem is nodig om jeugd aan te moedigen mee te doen. Prestatieteams verplichten om vrijwilligersbeleid op poten te zetten. Verplichten om leden te bellen en te inventariseren wie wat kan doen!! Vragenlijst invoeren bij ouders van mini’s. Amke: inventariseren in mensen die niet wat doen? Vincent: vrijwilligerswerk net zo lang verplichten tot dat er weer structuur in zit om de teugels wat te laten vieren? Berto oppert om teams langs te gaan om leden te vragen wat ze doen/wat ze niet doen? Of er interesse is om stage te lopen bij commissie? Etc. Leo: kunnen we vrijblijvendheid verlaten en op korte termijn vrijwilligerswerk te verplichten? Dit moet uitgesproken worden door de vereniging en niet alleen door bestuur.. Vincent: Of vrijwilligerswerk wordt een voorwaarde om lid te zijn/blijven van deze vereniging. Elk team levert genoeg FTE voor 1 taak!! Aart Jan: eerst opvullen huidige meest urgente vacatures. Daarnaast wil je ook groep gaan verplichten die binnen de vereniging de leden gaan segmenteren aan de hand van hobby’s/studies etc. om zo te kijken wie welke kwaliteiten bezit voor kaderfuncties. Vincent: noodzaak om iemand in te huren die bovenstaande in gang zet… Voorstel vrijwilligers korte termijn: -
Verplicht stellen uitvoeren taken. Sancties voor het niet uitvoeren van de taken. Welke sancties? Allen lid blijven als je meer doet dan alleen consumeren. - In kaart brengen wat iedereen doet voor de vereniging (kaderfuncties) senioren. Acties Albert en Berto gaan teams langs. - Prioriteiten openstaande vacatures bepalen. Kaderfuncties invullen voor dit seizoen - Verplichten opvullen huidige urgente kadervacatures vanuit teams. - Groep in kaart gaan brengen wat de vrijwilligerskwaliteit van je leden is - Noodzaak om iemand in te huren, akkoord van de ledenvergadering om dit te kunnen doen (budget 1000 euro). - Voortgangsbewaking (evaluatie na 3 maanden) extra AV die verplicht stellen!! Bovenstaande punten moeten begeleid en bewaakt worden door het Dagelijks Bestuur. De vergadering gaat unaniem akkoord met dit voorstel. Punt 9: Rondvraag Vz. vraagt de zaal voor de rondvraag: Leo heeft een vraag: hij parkeert de vraag naar de ALV van volgend jaar. Gaat over jubileum jaar 2017. Sluiting: 22:30 uur Voor accoord: De Vz.: Notulen Algemene Vergadering Reggefiber DeVoKo d.d. 29-10-2013 Printdatum: 14-10-2014
De notulist Pagina 5 van 5
