Omgevingsdíenst
Achterhoek
ñíùei! ;g
Aan de gemeenteraad van de gemeente Montferland Postbus 47 6940 BA Dl DAM
Onderwerp: Z i e n s w i j z e n begrotingen 2 0 1 3 e n 2 0 1 4
Geachte leden van de gemeenteraad, Diverse deelnemers in de gemeenschappelijke regeling van de Omgevíngsdíenst Achterhoek (ODA) hebben voorafgaande aan de behandeling van de ontwerp-begrotingen 2013 en 2014 hun zienswijzen op beide begrotingen gegeven. Tijdens de behandeling v a n de ontwerp-beg rotingen in het algemeen bestuur op 19 j u n i j . l . bleek dat nog niet van alle gemeenteraden een zienswijze was ontvangen en dat ín enkele gemeenten de beraadslagingen daarover nog moesten plaatsvinden. In deze vergadering is besloten al we! de ontwerp-begrotingen 2013 en 2014 vast te stellen maar de zienswijzen inhoudelijk te behandelen in de vergadering van het algemeen bestuur op woensdag 2 oktober j . l . Het algemeen bestuur heeft de zienswijzen van de deelnemers op 2 oktober j . l . behandeld aan de hand van een daartoe strekkend voorstel van het dagelijks bestuur. Dit voorstel treft u als bijlage bij deze brief aan. Het algemeen bestuur heeft met grootst mogelijke meerderheid besloten in te stemmen met de door het dagelijks bestuur voorgestelde reactie.
Datum 33-10-2013 Pagina 1 van Ĵ Ons, iWrvnay k Z i e n s ľ i t j ř e n beg roti n o e n 2 0 1 3 e n 2011 Uw k e n m m k
b-īhartddd ţtooi 6.A. l.oďäivedes td.riľbehanďelā3ľ: 05452SŨ5S4 emailadres behandelaar tj.ľcde.' egesiŞigeme-ntebei kdls.nd.
BIJ a y s geen
Onderdeel van het besluit van het algemeen bestuur is onafhankelijk extern advies ín te winnen over de organisatie inrichting van de ondersteunende diensten. Daarbij is het níet langer vanzelfsprekend dat de noodzakelijke ondersteunende diensten door meerdere deelnemers worden geleverd, zoals thans het geval is. Ook zal het onderzoek de effecten in beeld brengen voor de latende organisaties. Wij meenden er goed aan te doen u hierover te informeren. Met vriendelijke groet, Namens het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek,
( P.G.M. v directeur
O m g e u i n g s d i e n s t Achterhoek
De O m g e v i n g s d i e n s t A c h t e r h o e k v o e r t de oveth eden.
Eidsiinkľ.tìįj 2 7 2 5 5 I -:A H e n g e l o ( G l d )
Oosterbosch
^ . O ^ - ^ m
m i l i e u t a k e n uit v o o r d e Achte rhoe k-se l o k a l e
e n re gionale
.„
:
Voorstel aan het Algemeen Bestuur Kenmerk: Datum voorstel: AB-vergaderinp;: Portefeuillehouder:
12 september 2013 2 oktober 2013
Onderwerp: Afdoening zienswijze begroting 2013/2014 OPA Voorgestelde beslissing Bijgaande notitie: 1.
het AB vragen (de conclusies van) deze notitie te onderschrijven en de deelnemers dienovereenkomst te berichten. 2. Het AB vragen de wenselijkheid uit te spreken over een onderzoek naar een efficiëntere organisatie van de ondersteunende diensten, (kosten ca. 612.000,-) en daartoe de directeur machtigen deze uitgave te doen, ten laste van de opstartkosten.
Besluit A B-verg adering d.d.
1
Aanleiding Op 19 juni j . l . zijn de begrotingen 2013 en 2014 van de ODA in het algemeen bestuur behandeld. Daarbij is aan de hand van de zienswijzen van een aantal gemeenten vooral gesproken over budgetneutraliteit, overhead in het algemeen en de kosten van de organisatie ondersteunende diensten in het bijzonder. Uiteindelijk is afgesproken beide begrotingen vast te stellen en de zienswijzen opnieuw in het algemeen bestuur aan de orde te stellen; éérst informeel op 18 september a.s. en vervolgens formeel (woensdag 2 oktober 2013). Wat wordt met de b e s l i s s i n g bereikt? Formele afdoening van de ingediende zienswijzen op de begrotingen 2013 en 2014. A r g u m e n t e n om in te s t e m m e n met de v o o r g e s t e l d e beslissing ( e n ) De ODA blijft met haar gemiddelde kosten (uurtarief inclusief overhead) ruim binnen de uurtarieven van de meeste gemeenten. Kanttekeningen bij de voorgestelde b e s l i s s i n g ( e n ) In bijgaande zienswijze vergelijken we de uurtarieven c.q. overhead van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling met het uurtarief van de ODA. Op dit moment is de l bestuursrapportage 2013 in voorbereiding. We hebben nog niet de werkelijke kosten van de ondersteuning door de verschillende partners in beeld. Dat betekent dat de begrotingen zijn gebaseerd op de normkosten in het bedrijfsplan. Inmiddels is ons aan de hand van de uitgebrachte offertes voor de organisatie ondersteunende diensten duidelijk geworden dat het totaal aan offertes (C 856.000) het beschikbare bedrag in de begroting (C 552.000) fors overschrijdt ( m e t C 304.000). Overigens heeft het dagelijks bestuur de directeur opdracht gegeven de ondersteunende dienstverlening zo goed mogelijk te beleggen. Daarbij is het van belang te onderkennen dat de ODA voor de ondersteuning geen andere werkzaamheden vraagt ļ verlangt dan die welke de ondersteunende partners ook aan de eigen organisatie leveren. Bij de partners wordt onderzocht wie het meest aantrekkelijke aanbod kan doen voor een of meerdere (eventueel alle) ondersteunende taken. Om een goede prijs- en kwaliteitverhouding te bereiken is het niet (langer) vanzelfsprekend dat de noodzakelijke ondersteunende diensten door meerdere deelnemers worden geleverd. e
C o n s e q u e n t i e s voor:
Financiën: N.v.t. Personeel: N.v.t. I n f o r m a t i e 8i a u t o m a t i s e r i n g : N.v.t. Communicatie: N.v.t.
2
Bijlage - Notitie voor het Algemeen B e s t u u r Inleiding Op 19 juni j . l , zijn de begrotingen 2013 en 2014 van de ODA in het algemeen bestuur behandeld. Daarbij is aan de hand van de zienswijzen van een aantal gemeenten vooral gesproken over budgetneutraliteit, overhead in het algemeen en de kosten van de organisatie ondersteunende diensten in het bijzonder. Uiteindelijk ís afgesproken beide begrotingen vast te stellen en de zienswijzen opnieuw in het AB aan de orde te stellen; éérst informeel op 18 september a.s. en vervolgens formeel (woensdag 2 oktober 2013). Uit de vergadering van het Algemeen B e s t u u r v a n 19 j u n i 2 0 1 3 Zoals gezegd is in het AB van 19 juni j . l . uitvoerig gediscussieerd over budgetneutraliteit en overhead. De ODA begrotingen 2013 en 2014 zijn vastgesteld onder de volgende voorwaarden: 1. Het DB geeft in de AB vergadering van 2 oktober 2013 een reactie op de ingediende zienswijzen 2. Het DB heeft een inspanningsverplichting om de gemeentelijke uitgaven voor de ODA in overeenstemming te brengen met het uitgangspunt van budgetneutraliteit 3. Het DB voert een analyse uit van de verschillen tussen het bedrijfsplan en de begrotingen 2013 en 2014 van de ODA alsmede de werkelijke kosten die in dat kader zíjn gemaakt en nog gemaakt moeten worden (de huidige werkelijkheid). 4. Het DB betrekt in haar analyse de personele functie, de specialistische taken alsmede de overige zaken waarvoor in de zienswijzen van de gemeenteraden aandacht wordt gevraagd. 5. Het DB zal in de analyse meenemen of de bovenregionale taken ook in menskracht ingezet kunnen worden, welke andere kostenbesparende keuzes nog zouden kunnen worden gemaakt en wat de consequenties daarvan zijn. 6. De volgende vergadering van het AB vindt plaats op woensdag 2 oktober 2013 van 15.30 tot 17.00 uur in het gemeentehuis van Bronckhorst in Hengelo. Om een zorgvuldige en gedegen voorbereiding van deze vergadering mogelijk te maken, gelet op het belang van de door de gemeenteraden ingebrachte zienswijzen, zal de secretaris zorgdragen voor een ingelast informeel overleg voor de leden van het AB eind augustus of begin september. We kunnen de ingediende zienswijzen feitelijk indelen in een tweetal categorieën, te weten: 1. Zienswijzen over budgetneutraliteit en overhead. 2. Zienswijzen van (meer) technische aard,
1. Zienswijzen over budgetneutraliteit en overhead. De navolgende gemeenten hebben een zienswijze ingediend over budgetneutraliteit, overhead en ondersteunende diensten. Bronckhorst Doetinchem Montferland Oude Dsselstreek Winterswijk en Zutphen Bovengenoemde gemeenten hebben in hun zienswijzen gewezen op het feit dat de afgesproken budgetneutraliteit in het bedrijfsplan wordt geschonden in de begrotingen 2013 en 2014. Daarbij wordt vooral gewezen op de (fors) toegenomen kosten van de organisatie ondersteunende diensten (Personeel, Financiën, ICT, Huisvesting, Communicatie enz.). De gemeenten verlangen, weliswaar in omvang verschillend, door het treffen van (forse) bezuinigingsmaatregelen budgetneutraliteit te realiseren. Wat verstaan we onder budgetneutraliteit? Budgetneutraliteit heeft alles te maken met het uitgangspunt dat "de nieuwe situatie effect mag hebben op het saldo van uitgaven en inkomsten op de begroting."
3
geen
Bij de vergelijking tussen bestaand (oud) en nieuw is wel van belang welke uitgaven (en inkomsten) met elkaar worden vergeleken. In onze ogen blijft dat niet beperkt tot alleen de "directe" kosten (kosten die we rechtstreeks aan een product kunnen toerekenen), maar ook de indirecte kosten (de overhead). Deelnemers in de GR rekenen immers zelf ook met overhead. Dat op overheadkosten niet tegelijkertijd navenant kan worden bespaard is alleszins begrijpelijk. Vergelijking bedrijfspla n versus begrotin g 2013 We hebben een (cijfermatige) vergelijking gemaakt tussen de ramingen in het bedrijfsplan en de ODA begrotingen 2013 en 2014. Vooral de organisatie ondersteunende taken belopen in de uiteindelijke begroting meer dan het dubbele dan wat in het bedrijfsplan is afgesproken. De belangrijkste reden is dat aanvankelijk ruim 2 1 fte in dienst zou komen bij de ODA; dit zijn er ruim 60 geworden een verdrievoudiging. Dat heeft financiële gevolgen voor zaken als salarisverwerking, arbo-contracten, verzekeringen, opleidingskosten, dienstreizen, iet voorzieningen enz. Vergelijking begroting bedrijfsplan versus ODA begroting 2013 (bedragen in euro's) Kostensoort
Bedrijfsplan
Begroting
Verschillen
2013
(meerkosten)
(jaarbasis) Loonkosten medewerkers in dienst 21,23 fte, resp. 58,92 f t e Formatie Regio Achterhoek (2 fte) Managem, 2 fte -ţ- ass. ( + 1 detachering), resp. 3 fte. 4- ass. Algemene personeelskosten, inclusief opleidinqskosten Dienstreizen Personeel van derden Uitbesteding bovenreqionale taken Ondersteunende diensten (30 7o in dienst, respectievelijk 100 7o in dienst
1.373.184
3.988.291
2.615.107
126.000
139.793
13.793
200.000
333.834
133.834
106.452
150.613
44.161
0
120.000
120.000
288.267
288.267
0
197.933
489.337
291.404
274.562
551.612
277.050
0
0
0
2.566.398
6.061.747
3.495.349
0
0
Onvoorzien Totaal Toelichting >
h
> >
De toename van de loonkosten is een gevolg van de toename van het aantal medewerkers dat in vaste dienst van de ODA is gekomen; de lasten in de begroting 2013 zijn gebaseerd op de daadwerkelijk ingebrachte loonsommen door de partners. De toename kan globaal ais volgt worden verklaard: 42,42 fte méér in vaste dienst tegen de gemiddelde loonsom van C 62.350 e.e.a. overeenkomstig het bedrijfsplan. Dit zijn geen meerkosten. De loonkosten bij de partners zijn per direct weggevallen. Voor het management geldt min of meer hetzelfde; aanvankelijk zou één teamleider bij de ODA worden gedetacheerd. Naderhand zijn alle drie managers in vaste dienst gekomen. Aanvankelijk geraamd in het bedrijfsplan C 200.000; geraamd in de begroting 2013 op basis van daadwerkelijke loonkosten C 334.000. De toename van het aantal medewerkers in vaste dienst van de ODA leidt tot een navenante toename van de algemene personeelskosten. Dienstreizen waren in het geheel niet voorzien in het bedrijfsplan. Ook deze kosten vallen direct weg. De kosten voor uitbesteding van de bovenregionale taken vallen hoger uit dan geraamd. Hierbij moet worden opgemerkt dat van de provincie ook C 173.000 méér wordt terugontvangen dan geraamd in het bedrijfsplan. De feitelijke meerkosten belopen 4
3*
C 91.000 voor de programmatische taken (ketentoezícht, kenniscentrum, kwaliteit en coördinatie) en C 27.000 voor complexe gemeentelijke vergunningverlening. Deze verschillen zijn nu nog niet verder geanalyseerd. Deze analyse gaat binnenkort plaatsvinden. Op een aantal onderdelen zien we in de praktijk knelpunten ontstaan. Bijvoorbeeld: de complexiteit is in de praktijk minder groot. De coördinatie vraagt in een aantal gevallen onevenredig veel inspanning. Over de uitslag van de analyse en de gevolgen voor de uitbesteding zullen we t.z.t. rapporteren. De toename van de lasten voor de organisatie ondersteunende diensten heeft te maken met de uitbreiding van het aantal medewerkers in vaste dienst van de ODA (weliswaar op basis van dezelfde uitgangspunten j normeringen in het bedrijfsplan). Dienst Personeelszaken Financiële zaken Ĩ&A Facilitair (huisvesting, post en archief, caterínq etc.) Communicatie Totaal
Begroting bedrijfsplan C C C
24.680 54.252 81.505
Basis aantal medew. 20 20 20 20
C 101.129 C 12.996 C 274.562
Begroting 2013 ODA C 107.300 C 118.400 C 108.400 C 202.712 C 14.800 e 551.612
65
Basis aantal medew. 74 74 74 74 74
Budget neutraliteit Budgetneutraliteit heeft, zoals gezegd, alles te maken met het uitgangspunt dat "de nieuwe situatie geen effect mag hebben op het saldo van uitgaven en inkomsten op de begroting." Bij de vergelijking tussen bestaand (oud) en nieuw is wel van belang welke uitgaven (en inkomsten) met elkaar worden vergeleken. Daarbij is voor ons het bedrijfsplan ( = budgettair neutraal) het uitgangspunt. Waaruit bestaat de begroting van de ODA? De belangrijkste kostencomponenten van de ODA bestaan uit: loonsommen medewerkers; loonsommen management en organisatie ondersteunende kosten. De loonsommen van de medewerkers zijn ín de begroting 2013 opgenomen aan de hand van de d a a d w e r k e l i j k e loonsommen zoals die door de partners (provincie, gemeenten en regio Achterhoek) zijn aangeleverd. Met andere woorden: 100 Zo budgettair neutraal ten opzichte van de begroting van de deelnemers. Dit geldt ook voor de opleidingskosten en kosten van dienstreizen. Deze kosten kunnen één op één in de begroting van de latende organisaties worden "weggestreept". Met andere woorden: eveneens 100 Zo budgettair neutraal. 0
o
De loonsom van het management beloopt C 133.000 méér dan geraamd in het bedrijfsplan Zoals hiervoor aangeven was aanvankelijk sprake van detachering van één van de leidinggevenden. Uiteindelijk zijn ook alle dríe de leidinggevenden en de managementassistente in vast dienst benoemd. Dit heeft een kostenverhogend effect tot gevolg en een "overschrijding" in de begroting ten opzichte van het bedrijfsplan. Daar staat tegenover dat de leidinggevenden in de latende organisaties minder mensen aansturen dan voorheen. Het is duidelijk dat het niet eenvoudig is om deze kosten weg te bezuinigen bij de gemeente. Datzelfde geldt ook min of meer voor de organisatie ondersteunende diensten. In het bedrijfsplan zijn kengetallen gebruikt voor de berekening van de vergoeding voor de organisatie ondersteunende diensten. Daarbij was het uitgangspunt dat circa 20 medewerkers in dienst zouden komen van de ODA. Uiteindelijk zijn dat er ruim 70 geworden. Dit heeft geleid tot een toename van de kosten van de ondersteunende diensten in de ODA begroting ten opzichte van het bedrijfsplan met C 277.050, In de latende organisaties worden deze taken nu niet meer uitgevoerd ten behoeve van de medewerkers die overgegaan zijn naar de ODA. Daardoor ontstaat in de latende organisatie een dekkingsprobleem. 5
De begroting 2013 valt in het licht van budget neutraliteit ten opzichte van het bedrijfsplan ongeveer C 410.0Û0 hoger uit. Kosten die de latende organisaties, in tegenstelling tot de C 4,3 miljoen aan loonsommen, niet zonder meer in hun eigen organisatie kunnen wegstrepen. Overigens bij ongeveer 59 fte betekent dat een kleine C 7.000 per fte. Het is begrijpelijk dat de latende organisaties deze "frictiekosten" (want dat zijn het uiteindelijk) niet van "vandaag op morgen" in hun eigen begrotingen kunnen schrappen, maar het is niet redelijk en zelfs onmogelijk van de ODA te verlangen dat de ODA deze frictiekosten voor haar rekening neemt. In het bedrijfsplan is vastgelegd dat de frictiekosten voor rekening van de latende organisaties zijn. Uurtarieven f overhead deelnemers GR Bij de vergelijking tussen bestaand (oud) en nieuw is wel van belang welke uitgaven (en inkomsten) met elkaar worden vergeleken. In onze ogen niet alleen de "directe" kosten (kosten die we rechtstreeks aan een product kunnen toerekenen), maar ook de indirecte kosten (overhead). Deelnemers in de GR rekenen immers zelf ook met overhead. Milieutaken vervallen en medewerkers worden overgeheveld. Daarmee besparen de latende organisaties de direct aan milieu gerelateerde kosten. Dat op overheadkosten niet tegelijkertijd navenant kan worden bespaard is alleszins begrijpelijk. We hebben de uurtarieven c.q. overhead van de deelnemers in de GR geïnventariseerd. Dat levert het volgende overzichtje op (bedragen per u u r ) . D e e l n e m e r s GR Aalten Berkelland Bronckhorst Doetinchem Lochem Montferland* Oost Gelre* Oude IJsselstreek Winterswijk Zutphen* Gemiddeld ( v o o r l o p i g ) *
Uurtarief C 59 C 86 C 77 C 71 C 77 C 72 C 72 C 62 C 75 C 72 C 72,43
NB Doetinchem kent gedifferentieerde tarieven afhankelijke hier gekozen voor het tarief HBO-laag
van het salarisniveau;
we hebben
Ter vergelijking het gemiddelde uurtarief van de ODA (gebaseerd op de begroting 2013) Tarief directe kosten (uren) Tarief overhead Gemiddeld uurtarief ODA
C 44,78 C 17,14 C 61,92
(38,3 Zo) 0
Hieruit blijk dat de ODA met haar uurtarief ruim binnen het uurtarief van de meeste deelnemers blijft. NB de cijfers zijn niet helemaal vergelijkbaar, o.a. omdat medewerkers deels decentrentraal gehuisvest zijn. Het gaat in deze vergelijking om het beeld en niet om de exacte cijfers. Met een uurtarief in de hierboven genoemde orde van grootte kan de ODA de producten van vergunningverlening en handhaving leveren tegen een lager tarief dan bij de meeste latende organisaties.
6
Ter vergelijking de uurtarieven van enkele ļ de a n d e r e Gelderse omgevingsdiensten: Omgevingsdienst Regio Arnhem De Vallei Rivierenland Noord Veluwe Vel uwe Ussel Regio Niļmeqen
Uurtarief C 73
C 69 C 75
Kanttekeningen DienstverĴenìngso vereen komsten Op dit moment is de l bestuursrapportage 2013 in voorbereiding. We hebben nog niet de werkelijke kosten van de ondersteuning door de verschillende partners in beeld. Dat betekent dat de begrotingen zijn gebaseerd op de normkosten in het bedrijfsplan. Inmiddels is ons aan de hand van de uitgebrachte offertes voor de organisatie ondersteunende diensten duidelijk geworden dat het totaal aan offertes (C 856.000) het beschikbare bedrag in de begroting (C 552.000) fors overschrijdt (met C 304.000). Uiteraard moet hierover nog met de aanbieders worden gesproken. Als we uitgaan van de huidige offertes (C 856.000), dan zou dit leiden tot een overhead van C 20,42 (45,6 7o). Het bijbehorende uurtarief van de ODA wordt dan C 65,20. e
0
Tarief directe kosten (uren) Tarief overhead Gemiddeld uurtarief ODA
C 44,78 C 20,,42
(45,60/0)
C 65,20
Bovendien worden in de BERAP diverse knelpunten genoemd die efficiënt werken belemmeren. Om die op te lossen, moeten kosten gemaakt worden, deels incidenteel, maar ook structureel. Bijvoorbeeld: Doetinchem heeft er niet op gerekend dat de I CT ondersteuning volledig moet zijn. De ODA heeft geen applicatiebeheerders. Er was bijv. niet voorzien in juridische ondersteuning. De ODA blijft nog geruime tijd in ontwikkeling. Daarbij hoort ook organisatieondersteuning. Het is ook normaal dat daar in een organisatie capaciteit voor beschikbaar is. Het ligt voor de hand om voor deze werkzaamheden structureel budget vrij te maken. Nu worden die rollen tijdelijk extern ingevuld en de kosten hebben we ondergebracht onder opstartkosten. Overigens heeft het dagelijks bestuur de directeur opdracht gegeven de ondersteunende dienstverlening zo goed mogelijk te beleggen. Daarbij ís het van belang te onderkennen dat de ODA voor de ondersteuning geen andere werkzaamheden vraagt f verlangt dan die welke de ondersteunende partners ook aan de eigen organisatie leveren. Bij de partners wordt onderzocht wie het meest aantrekkelijke aanbod kan doen voor een of meerdere (eventueel alle) ondersteunende taken. Om een goede prijs- en kwaliteitverhouding te bereiken is het níet (langer) vanzelfsprekend dat de noodzakelijke ondersteunende diensten door meerdere deelnemers worden geleverd. We stellen voor om onafhankelijk extern advies in te winnen over de organisatie-inrichting met betrekking tot de ondersteunende taken om daarmee inzicht te krijgen in de (financiële) voor-en nadelen van de ondersteuning zoals die nu is gerealiseerd. Een voorlopige raming van de kosten van zo'n onderzoek bedraagt ca C 12.000,- . Wanneer u instemt met dit onderzoek stellen we voor om deze kosten te verantwoorden onder opstartkosten. Opstartkosten Dat brengt ons bij de opstartkosten. In het bedrijfsplan van juli 2012 hebben de deelnemers afgesproken een projectbudget beschikbaar te stellen van C 103.740 voor de opstartkosten van de ODA, Aanvankelijk was het de bedoeling dat de ODA op 1 januari 2013 van start zou gaan.
7
Later is de ingangsdatum bepaald op 1 april 2013. Dit betekent dat de opstartperiode met drie maanden is verlengd. De reguliere begroting 2013 is immers gebaseerd op de periode vanaf 1 april 2013 t / m 31 december 2013. Gedurende het eerste kwartaal 2013 is de ODA geconfronteerd met extra opstartverpiichtingen zoals onder meer: management; externe begeleiding bijzonder georganiseerd overleg ļ ondernemingsraad bouwen van de website ondersteuning management op het gebied van bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling (gehele j a a r ) , De opstartkosten belopen ongeveer C 240.000, Overigens zijn de provincie en de gemeenten hiervoor gecompenseerd door middel van een eenmalige bijdrage uit het gemeentefonds (decembercirculaire 2012). Resumé zienswijzen budgetneutraliteit en overhead.' Deelnemer
Zienswijze
Reactie
Bronckhorst
Voor 2 0 1 5 e v . Kosten v o o r ondersteunende diensten terugbrengen
K o s t e n o n d e r s t e u n e n d e diensten zijn n o r m a l e k o s t e n in een o r g a n i s a t i e . De latende o r g a n i s a t i e v e r r i c h t deze w e r k z a a m h e d e n niet m e e r nu het p e r s o n e e l is o v e r g e g a a n naar de ODA. D a a r m e e o n t s t a a n f r i c t i e k o s t e n in de latende organisatie. Die k a n de ODA niet t e r u g v e r d i e n e n
Doetinchem
Montferland
De g e m e e n t e kan de kosten v a n de ondersteunende diensten niet volledig t e r u g v e r d i e n e n in de eigen gemeentebegroting en wenst de kosten v a n de ondersteunende diensten in het bedrijfsplan en d e b e g r o t i n g als taakstellende bezuiniging op t e nemen. De g e m e e n t e v r a a g t een inspanningsverplĩch t i n g o m het uitgangspunt van budgetneutraliteit zoveel m o g e l i j k t e benaderen.
Voorstel
Het verschil tussen het bedrijfsplan en de h u i d i g e ODA b e g r o t i n g e n w o r d t v e r o o r z a a k t d o o r d a t alle m e d e w e r k e r s in dienst k w a m e n , ( v a n 2 1 . 2 3 fte naar 5 9 . 9 2 f t e ) Dat v r a a g t extra k o s t e n bij de ODA en deze t a k e n vallen weg bij d e latende organisatie. De k o s t e n d a a r v o o r zijn in een reguliere ( g e m e e n t e l i j k e ) o r g a n i s a t i e niet per direct z i j n t e r u g te b r e n g e n . D a t is veelal een proces v a n j a r e n . Dit laat o n v e r l e t d a t de ODA het als t a a k ziet o m de k o s t e n v o o r o n d e r s t e u n e n d e diensten laag te h o u d e n .
De directeur heeft opdracht o m t e proberen de ondersteunende diensten g o e d k o p e r in te k o p e n . Daarnaast w o r d t e x t e r n advies ingewonnen o v e r de organisatie inrichting m . b . t . d e ondersteunende taken o m d a a r m e e inzicht te k r i j g e n in de (financiële) v o o r e n nadelen van de keuzes v o o r de huidige ondersteuninq. Zie boven
Zie o v e r i g e n s de reactie op de g e m e e n t e Bronckhorst.
Het verschíl tussen het bedrijfsplan en d e h u i d i g e ODA b e g r o t i n g e n w o r d t v e r o o r z a a k t d o o r d a t alle m e d e w e r k e r s in dienst k w a m e n , ( v a n 2 1 . 2 3 f t e naar 5 9 . 9 2 f t e ) Dat v r a a g t extra kosten bij de ODA en deze t a k e n vallen weg bij d e latende organisatie. Dit laat o n v e r l e t d a t de ODA het als t a a k ziet o m d e k o s t e n v o o r o n d e r s t e u n e n d e d i e n s t e n laag t e houden,
8
Zie boven
Oude lĴ5Selstreek
Winterswijk
Zutphen
De koste n van Zie re actie Doe tinche m ondersteunende diensten in de begroting b e d r a g e n r u i m twe e maal zoveel als die in he t bedrijfsplan. D a a r m e e is de begroting nie t budgettair n e u t r a a l en w e n s t de k o s t e n van de ondersteunende diensten in h e t bedrijfsplan e n d e begroting ais taakstellende bezuiniging op te nemen, De b e g r o t i n g v a n Zie re actie Doe tinche m de ODA g e e f t v o o r W i n t e r s w i j k in 2 0 1 4 en 2015 e e n t e k o r t van C 3 5 . 0 0 0 . Voor 2013 is e r e e n lícht voordeel e n vanaf 2 0 1 6 Is de ze nagenoeg budgettair ne utraal. Daarmee is de begroting v o o r W i n t e r s w i j k nie t budgettair n e u t r a a l . De g e m e e n t e h o u d t vast aan h e t be grip budgetneutraliteit en s t e m t d a a r o m niet in m e t de beqrotinqen, De g e m e e n t e Zie re actie D o e t i n c h e m v r a a g t de ODA o m de o m v a n g v a n de begroting t e verkleinen o m d a t de b e g r o t i n g bij de overheadkosten níet voldoe t aan h e t bedrijfsplan e n geeft de ODA e e n taakstelling o m t e komen t o t e e n maximale bijdrage voor Z u t p h e n v a n C229.400,resp.C29l.300,voor2013 e n 2014.
9
Zie bove n
Zie bove n
Zie bove n
i
*
2 . Zienswijzen van (meer) technische aard. Een aantal gemeenten heeft zienswijzen van meer technische aard ingediend. Deze benoemen we hieronder. Deelnemer Berkelland
Bronckhorst
Onder werp Output financie ring reeds ingaande 112015
Loon en prijs index 2014
Zienswijze Het college v a n bur g e m e e s t e r en wethouders van Berkeiland pleit er v o o r de a a n g e kondigde outputfinan ciering reeds op 1 j a n u a r i 2015 in t e voeren,
De nullijn hanteren v o o r l o o n en prijsindex v o o r 2 0 1 4 in plaatst v a n 1,75*
Reactie I n de b e g r o t i n g 2 0 1 3 staat de v o l g e n d e passage: "De bekostiging van de omgevìngsdienst Achterhoek is voor maximaal dríe jaar p o basis van de benodigde formatie en budgetten voor uitvoering van de taken. Er worden gegevens verzameld om naar een outputmodel te kunnen toewerken (uiterlijk na 3 jaar). Ben outp utmodel houdt ín dat de omgevìngsdienst (zoveel mogelijk) p o basis van geleverde p restaties en afgenomen producten wordt bekostigd (kost p rijs p er prestatie/product). Na maximaal dríe jaar wordt de inputfinancieríng gewijzigd in een outputfinancieríng waarbij wordt verrekend en afgerekend p o basis van vast p rijzen p er product. Dit outp utsysteem houdt in dat partners betalen naar gelang van de soort en hoeveelheid afgenomen p roducten. Deze omslag dient te zorgen voor een p rikkel om als ODA met concurrerende tarieven te werken bij gelijkblijvende kwaliteit" We z i j n m o m e n t e e l bezig de b e n o d i g d e g e g e v e n s v o o r o u t p u t f i n a n c i e r i n g in beeld t e krijgen. Deze gegevens m o e t e n dan wel b e t r o u w b a a r zijn ( v o l l e d i g , actueel, c o r r e c t ) .
īn regionaal v e r b a n d is afgesproken voor g e m e e n s c h a p p e l i j k e regelingen een l o o n en p r i j s i n d e x v o o r 2 0 1 4 te h a n t e r e n van 1/75*54». U i t g a n g s p u n t d a a r b i j is d a t d e g e m e e n t e l i j k e b i j d r a g e n niet m e e r m o g e n s t i i a e n dan h e t laaaste Dercentaae v a n : 1. de p r i j s m u t a t i e B r u t o Binnenlands Product of 2. het n o m i n a l e accres v a n de a l g e m e n e u i t k e r i n g v a n het g e m e e n t e f o n d s . Deze i n f o r m a t i e k o m t j a a r l i j k s beschikbaar in de z o g e n a a m d e s e p t e m b e r c i r c u l a i r e v a n het g e m e e n t e f o n d s . Het i n d e x p e r c e n t a g e w o r d t o v e r i g e n s ieder j a a r gecorrigeerd m e t de w e r k e l i j k e o n t w i k k e l i n g e n . Deze correctie w o r d t d o o r g e v o e r d na afloop v a n het b e g r o t i n g s j a a r . I n de s e p t e m b e r c i r c u l a i r e 2 0 1 2 b e d r o e g h e t laagste van de hiervoor g e n o e m d e p e r c e n t a g e s 1 , 7 5 * (BBP). D a a r m e e m o c h t (en is ook g e b e u r d ) r e k e n i n g w o r d e n g e h o u d e n in de ODA begroting 2014. I n de k o m e n d e s e p t e m b e r c i r c u l a i r e zal de index v o o r 2 0 1 5 w o r d e n bepaald.
10
Voorstel 1 Januari 2 0 1 5 k o m t te v r o e g , Wij zullen u over de v o o r t g a n g in d e loop v a n 2014 informeren,
Op dit m o m e n t voor kennisgeving aannemen.
I
BTW
Montferland
Oude IJsseĚ s t r e e k
Inhuur budget
Vorming specifieke reserve ondersteu nende taken.
Kiezen v o o r een a n d e r BTWregime (zogenaamde koepel v r i j s t e l l i n g ) in plaats v a n het afgesproken ondernemer schap). Het huidige BTWregime b r e n g t het risico m e t zich m e e dat niet alle verschuldigde BTW k a n worden geclaimd.
De raad v a n Montferland zegt overeenkom stig de afgesproken maatlat voldoende personele f o r m a t i e te hebben ingebracht voor de uitvoering van de b a s i s t a k e n . I n h u u r van extra capaciteit v o o r M o n t f e r l a n d is niet aan d e o r d e . Het ingebrachte ìnhuurbudget van C 34.858 kan worden geschrapt. Voorstel een specifieke reserve t e v o r m e n voor ondersteu nende taken zodat eventuele positieve resultaten in die reserve v l o e i e n en wellicht d o o r a f r o m i n g als bezuiniging kunnen terugvloeien naar de deelnemers.
De zeven G elderse u i t v o e r i n g s d i e n s t e n hebben na en in overleg m e t de B e l a s t i n g d i e n s t g e k o z e n v o o r het o n d e r n e m e r s c h a p in h e t k a d e r v a n de BTW. Belangrijkste overwegingen: alle BTW ( i n k o o p en v e r k o o p BTW) k a n worden verrekend; e e n v o u d i g uit te v o e r e n en BTW v o r m t n i m m e r een k o s t e n p o s t . C o n s e q u e n t i e is ook d a t alle g e m e e n t e l i j k e b i j d r a g e n m e t BTW z i j n belast. De p a r t n e r s k u n n e n deze BTW weliswaar c l a i m e n bij h e t BTW C o m p e n s a t i e Fonds, m a a r nu e r vanaf 2 0 1 4 een plafond w o r d t ingesteld v o o r de o m v a n g v a n deze claims is h e t t o c h z a a k t e s t r e v e n naar b e p e r k i n g v a n de BTW d r u k bij de p a r t n e r s . We gaan s a m e n m e t de zes andere G elderse u i t v o e r i n g s d i e n s t e n bezien of het huidige BTW r e g i m e m o e t w o r d e n g e h a n d h a a f d of gewijzigd. O v e r i g e n s ís onze insteek d a t we kiezen voor de meest voordelige constructie. Uit n a d e r overleg is gebleken dat het ì n h u u r b u d g e t in de v o o r g a a n d e j a r e n niet w e r d a a n g e w e n d v o o r de ingebrachte t a k e n . De i n g e b r a c h t e f o r m a t i e v o l d o e t aan de m a a t l a t die b e h o o r t bij de i n g e b r a c h t e t a k e n . D a a r o m kan deze post w o r d e n g e s c h r a p t . Dit h e e f t g e e n consequenties v o o r de a n d e r e p a r t n e r s
A l l e r e e r s t h e b b e n we te m a k e n m e t artikel 3 0 v a n de g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g . Dit a r t i k e l bepaalt dat j a a r l i j k s m a x i m a a l 2,5 Zo v a n de j a a r l i j k s e exploitatielast w o r d t ( i m p e r a t i e f ) t o e g e v o e g d aan d e reserves. De j a a r l i j k s e exploitatielast b e d r a a g t o n g e v e e r C 6 m i i j o e n . Dit b e t e k e n t d a t , i n g e v a l v a n een b a t i g saldo, m a x i m a a l C 1 5 0 . 0 0 0 aan de reserves m o e t w o r d e n toegevoegd. Mocht in dit v o o r b e e l d het batig saldo m é é r b e l o p e n dan C 1 5 0 . 0 0 0 dan is het aan h e t A B aan dit m e e r d e r e een b e s t e m m i n g t e geven. 0
11
De gezamenlijke Gelderse uitvoeringsdien s t e n zien vooralsnog geen aanleiding het afgesproken BTWregime (het ondernemer schap) te veranderen). We volgend de ontwikkelingen v a n h e t BTW Compensatie f o n d s o p de voet, Medio 2 0 1 4 beoordelen wij de situatie opnieuw. Het ìnhuurbudget van M o n t f e r l a n d uit de begroting verwijderen
De suggestie v a n Oude Usselstreek valt te o v e r w e g e n en w e zullen dit b e t r e k k e n bij een nog o p t e stellen n o t i t i e over reservevormin g en r e s e r v e s .
Zutphen
Personele f u n c t i e en specialistische t a k e n
Boven regionale taken
B e t r e k k e n bij de analyse v a n de verschillen tussen het b e d r i j f s p l a n en de b e q r o t i n q . Boven regionale taken inzetten in m e n s k r a c h t .
Begin volgend j a a r zal er m e e r inzicht bestaan in w a t de d e e l n e m e r s h e b b e n ingebracht aan t a k e n en f o r m a t i e en w a t d o o r de ODA w o r d t g e l e v e r d .
De ODA is niet v o l d o e n d e " r o b u u s t " o m een aantal b o v e n r e g i o n a l e t a k e n zelf te d o e n . Het gaat dan v o o r a l o m specialistische v e r g u n n i n g v e r l e n i n g (en toezicht en h a n d h a v i n g ) op g e m e e n t e l i j k e en provinciaal n i v e a u . D a a r v o o r h u r e n we d e Omgevìngsdienst Nijmegen in, conform de a f s p r a k e n v a n h e t Gelders S t e l s e l . Datzelfde g e l d t v o o r een a a n t a l programmatische taken (ketentoezicht e t c ) Het s p r e e k t v o o r zich d a t w i j m o n i t o r e n w e l k e diensten w i j k r i j g e n g e l e v e r d .
We zullen u in de l o f 2 bestuursrapportage 2 0 1 4 nader informeren. e
e
De Gelderse omgevingsdien sten e v a l u e r e n zelf o o k d e bovenregionale t a k e n . Over de uitkomsten hiervan w o r d t het b e s t u u r t.z.t. geïnformeerd.
Tenslotte We hopen hiermee de discussie over budgetneutraliteit en overhead voldoende te hebben verklaard. Nu de ODA enkele maanden operationeel is, ontstaat er inzicht over de voordelen en knelpunten van deze nieuwe organisatie. Door het samenbrengen van medewerkers en kennis uit verschillende organisaties gaat de kwaliteit van het werk omhoog. Er wordt veel kennis gedeeld, dit komt de kwaliteit ten goede. De ODA is daarbij een lerende organisatie. We krijgen steeds scherper in beeld over welke kennís we beschikken en hoe die het beste te benutten is. De ODA is een netwerkorganisatie. De beschikbare kennis wordt in principe Achterhoekbreed ingezet, Wij beseffen terdege dat de ODA nog enkele efficiëntieslagen heeft te maken. Dat zal de komende tijd veel tijd en energie vergen. Wij doen dat graag en met veel plezier en enthousiasme!
12
1
Omgevìngsdienst
Achterhoek
OMGEVÌNGSDIENST A C H T E R H O E K Programmabegroting 2014
Meerjarenraming 2015 - 2017
Inhoudsopgave 1. Inleiding
3
1.1 A l g e m e e n
» 4
1.2 I n h o u d p r o g r a m m a ' s 1.3 U i ī g a n g s p u n t e n begroting 2 0 1 4
4
1.4 P r o c e d u r e b e g r o t i n g
6
2. Programma's
6
2.1 W a t willen w e b e r e i k e n ?
6
2.2 W a t g a a n w e d o e n ?
6
2.3 W a t m a g d a t k o s t e n ?
9
3. Algemene dekkingsmiddelen
1
3.1 Inleiding
1
0
3.2 U i t g a n g s p u n t e n
1
0
3.3 Financiële b e g r o t i n g
1
0
3.4 Toelichting financiële begroting
1
0
n
3.5 M e e r j a r e n r a m i n g 2 0 1 5 2 0 1 7
12
3.6 Bijdrage: eerst input d a a r n a outputgericht
14
4. Paragrafen
15
4.1 Inleiding
*5
4.2 P a r a g r a a f Bedrijfsvoering
15
4.3 P a r a g r a a f W e e r s t a n d s v e r m o g e n
16 1
4.4 P a r a g r a a f F i n a n c i e r i n g 4.5 P a r a g r a a f O n d e r h o u d kapitaalsgoederen
8
18
5. Besluit algemeen bestuur
1 9
2 0
Bijlage Bijlage 1 O v e r z i c h t bevoorschotting d e e l n e m e r s b i j d r a g e 2 0 1 4
20
2
1. Inleiding 1.1 Algemeen Voor u ligt de begroting 2014 en de meerjarenbegroting 2015 - 2017 van de Omgevìngsdienst Achterhoek (ODA). De ODA is opgericht op 7 november 2012, de eerste vergadering van het Algemeen Bestuur van de ODA. De Omgevìngsdienst Achterhoek is een gemeenschappelijke regeling waaraan de volgende decentrale overheden deelnemen: Gemeenten: Aalten, Berkeiland, Bronckhorst, Doetinchem, Lochem, Montferland, Oost-Gelre, Oude IJsselstreek, Winterswijk en Zutphen. Provincie Gelderland. Het openbaar lichaam kent drie bestuursorganen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter (van het algemeen- en dagelijks bestuur). Op 1 januari 2013 waren de besturen als volgt samengesteld: Algemeen Bestuur:
T. Kok (vz)
Functie
Gemeente/ Provincie
Plaatsvervanger
Functie
Wethouder
Aalten
J. Teeuwsen
Wethouder
L. Scharenborg
Wethouder
Berkelland
H. Bloemen
Burgemeester
A.
Wethouder
Bronckhorst
P. Seesing
Wethouder
Spekschoor
P. Drenth
Wethouder
Doetinchem
S. Kroon
Wethouder
F. Spekreijse
Burgemeester
Lochem
T. de la Court
Wethouder
F. Wissink
Wethouder
Montferland
R. Visser
Wethouder
V. van Uem
Wethouder
Oost Gelre
K. Bonsen
Wethouder
W. Rijsaardt
Wethouder
Oude IJsselstreek
J. Haverdil
Wethouder
T. van Beem
Burgemeester
Winterswijk
R. Gommers
Wethouder
H. la Rose
Wethouder
Zutphen
A. Gerritsen
Burgemeester
J. Markink
Gedeputeerde
Gelderland
Directeur
ODA
Secretaris P. van Oosterbosch Dagelijks Bestuur: Lid
Functie
Gemeente/
Plaatsver-
Provincie
vanger
Functie
Gemeente/Provincie
T. Kok (vz)
Wethouder
Aalten
V. van Uem
Wethouder
Oost Gelre
F. Wissink
Wethouder
Montferland
J. Haverdil
Wethouder
Oude-IJsselstreek
H. la Rose (plv. vz)
Wethouder
Zutphen
F. Spekreijse
Burgemeester
Lochem
Directeur
ODA
Secretaris P. van Oosterbosch
De Omgevìngsdienst Achterhoek behandelt voor de partners de aanvragen voor vergunningen in het kader van het omgevingsrecht (milieudeel), toetst meldingen, houdt toezicht op en handhaaft de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht. Daarnaast adviseert de Omgevìngsdienst Achterhoek gemeenten en provincie (op verzoek), bij de opstelling van beleid en bij specifieke ontwikkel- of uitvoeringsprojecten. Dit valt uiteen in de volgende deelopdrachten: 3
«
De Omgevingsdienst Achterhoek zorgt er voor dat de taakuitvoering blijft voldoen of gaat voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen. De kwaliteitseisen zijn herzien op 10 punten die vastgesteld zijn in het bestuurlijk overleg van Puma met de staatssecretaris van Milieu (28 juni 2012). Het doel van deze criteria: de uitvoering van vergunningverlening en toezicht à handhaving door gemeenten en provincies in het omgevingsrecht te professionaliseren en de kwaliteit in de organisatie te borgen. De criteria gaan over proces, inhoud en kritieke massa. Voor het milieudeei is een regionale maatlat beschikbaar met normuren voor een kwalitatief goede uitvoering van de taken.
«
De Omgevingsdienst Achterhoek zorgt voor een goede afstemming/samenwerking met partijen. Hiermee wordt gedoeld op de 11 partners, de bedrijven, de burgers, de omgevingsdiensten binnen het Gelders stelsel, de waterschappen en Rijkswaterstaat, rijksinspecties en diensten, openbaar ministerie, de brandweer en de veiligheidsregio. Voor de opdrachtgevers wordt het relatiebeheer helder belegd binnen de omgevingsdienst.
»
De Omgevingsdienst Achterhoek zorgt voor een zo eenduidig mogelijke taakuitvoering in het gehele gebied van de Achterhoek met maatwerkafspraken als het gaat om ambities en bestuurlijke keuzes van de individuele organisaties. De uitvoeringsprogramma's voor gemeenten en provincie worden opgesteld vanuit het perspectief van de overheid als opdrachtgever. Wanneer het gaat om de uitvoering van die taken gebeurt dat vanuit het perspectief van burgers en bedrijven met zoveel mogelijk één procedure en geharmoniseerde processen en documenten.
1.2 Inhoud p r o g r a m m a ' s De programma's van de Omgevingsdienst Achterhoek bestaan uit: a.
Toetsing en Vergunningverlening
b.
Toezicht en Handhaving Milieu.
Milieu
Meer specifiek gaat het om: >
Het basistakenpakket milieu, bodem en asbest dat bestaat uit de voorbereiding van vergunningen bij milieu (inclusief bezwaar en beroep bij vergunningverlening), het uitvoeren van milieu-inspecties bij aangewezen categorieën van bedrijven (inclusief bezwaar en beroep bij handhaving en specifieke toezichtstaken).
^
De milieubrede en Wabo-brede specialismen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTHtaken).
^
De specialismen cultureel erfgoed (historisch landschap en geografie, historisch stedenbouw en monumenten en archeologie) en externe veiligheid.
1.3 Uitgangspunten begroting 2014 De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd voor het samenstellen van de begroting 2014 en de meerjarenraming 2 0 1 5 - 2 0 1 7 . Beleid Het beleid zoals dat is geformuleerd in de begroting 2013 heeft als vertrekpunt gefungeerd voor het opstellen van de begroting 2014 en de meerjarenraming 2 0 1 5 - 2 0 1 7 . Beleidswijzigingen waartoe wordt besloten na 1 januari 2013 worden via begrotingswijzigingen verwerkt in de begroting 2014. Loonkosten De loonkosten zijn gebaseerd op de aannames in de begroting 2013. De raming zal worden aangepast aan de hand van de uitkomsten van de definitieve inpassing, respectievelijk de uitkomsten van de functiewaardering. Op 31 december 2012 liep de CAO voor de gemeenten af en komen er nieuwe onderhandelingen. Er zijn ook ontwikkelingen binnen de pensioensector. Het ziet ernaar uit dat de pensioenpremies voor de werkgevers aanzienlijk zullen stijgen. Al deze aanpassingen zullen indien noodzakelijk te zijner tijd in een begrotingswijziging worden verwerkt.
4
Loon- en prijsontwikkelingen We hebben ons gebaseerd op de loon- en prijsontwikkelingen zoals deze voor 2014 zijn aangekondigd in de gemeentefondscirculaire van 18 september 2012, de zogenaamde septembercirculaire. Dit is de laatst verschenen circulaire waarin een verwachting wordt uitgesproken over de loon- en prijsontwikkelingen voor 2013 en volgende jaren. De septembercirculaire van 2012 baseert zich op de jongste ramingen van het Centraal Plan Bureau. De parameter die daarbij wordt gebruikt betreft de prijsontwikkeling van het BBP (Bruto Binnenlands Product). Deze prijsmutatie bestaat deels uit de ontwikkeling van de netto materiële overheidsconsumptie (prijzen) en deels uit de loonontwikkeling. De prijsmutatie BBP voor 2014 (ten opzichte van 2013) wordt geraamd op 1,75 Zo. Dit percentage hebben wij gehanteerd voor de loon- en prijsontwikkeling voor 2014. Voor de jaren 2015 t/m 2017 zijn de lonen en prijzen constant verondersteld. 0
Rente Om de risico's eenvoudig te beheersen, zal de Omgevingsdienst Achterhoek alleen gelden uitzetten bij en aantrekken van de gemeente Berkelland tegen gangbare marktconforme voorwaarden. We sluiten aan bij de rentevisie en het renteniveau van Berkeiland. BTW Met de Belastingdienst is afgesproken dat de Omgevingsdienst Achterhoek wordt aangemerkt als ondernemer in de zin van de wet op de Omzetbelasting. Dit betekent dat alle BTW (zowel inkoop als verkoop) verrekenbaar is. De administratie zal daarop worden ingericht. Onvoorzien In de exploitatiebegroting van het bedrijfsplan is geen raming voor onvoorziene uitgaven opgenomen. Dít uitgangspunt is in de begroting 2014 overgenomen, met andere woorden: geen raming voor onvoorzien. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen zijn berekend op basis van: de daadwerkelijke loonsommen (inclusief vacatureruimte); het aantal ingebrachte fte's en
de daadwerkelijk door de deelnemers ingebrachte budgetruimte voor (specialistische) inhuur.
1.4 P r o c e d u r e begroting Voor de aanbieding en vaststelling van de (ontwerp) begroting geldt de volgende procedure. 1. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerp-beg roting vóór 1 april van het jaar voorafgaande aan het jaar waarvoor zij dient aan provinciale staten en de gemeenteraden. 2. Provinciale staten en de gemeenteraden kunnen hun zienswijzen over de ontwerp-begroting indienen bij het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst. 3. Het dagelijks bestuur verzamelt de zienswijzen en biedt de ontwerp- begroting voorzien van de zienswijzen aan aan het algemeen bestuur. 4. Het algemeen bestuur stelt de begroting vervolgens vast vóór 1 juli 5. Terstond na vaststelling van de begroting door het algemeen bestuur zendt deze de begroting aan provinciale staten en de gemeenteraden die bij de minister (van BZK) hun zienswijzen naar voren kunnen brengen. 6. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli aan de minister.
5
2. Programma's 2.1 Wat willen we bereiken? Uitvoering passend bij visie en missie Taakuitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving en de specialismen op een adequaat niveau, zodanig dat dit dienstbaar is aan een veilige leefomgeving. De uitvoering vindt efficiënt plaats met oog voor de klant. Startpunt Door de partners is de uitvoering van de taken in het kader van vergunningverlening en toezīcht&handhaving op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en daarmee samenhangende regels neergelegd bij de Omgevingsdienst Achterhoek. Het betreft vergunningen en meldingen in het kader van milieu. Beleidskaders í Kaders voor de uitvoering Bij de uitvoering van deze taken geldt, naast wat wettelijk is voorgeschreven, het volgende: dat wat er in het bedrijfsplan en het inrichtingsplan is aangegeven over de ambities rond processen en termijnen; dat wat de verschillende partners inbrengen als beleidskaders/ toetsingskaders. Ontwikkelingen De wet en regelgeving is dynamisch. De ODA speelt tijdig in op veranderingen en brengt deze ook voor de partners in beeld. Voor wat betreft wetgeving is het wachten op de vervanger van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht: de Omgevingswet. 2.2 Wat gaan w e d o e n ? In de opbouwfase is op het gebied van vergunningen en toezicht&handhaving veel geharmoniseerd. Ook is de workload in beeld gebracht en zijn handhavingsuitvoehngsprogramma's (HUP's) geschreven op basis waarvan de ODA haar taken voor de partners gaat uitvoeren. Deze taken worden voorlopig uitgevoerd binnen de huidige omstandigheden voor ICTstructuur, namelijk een 'verlengde kabelsysteem'. Dit betekent dat nog gewerkt wordt binnen de lokale systemen voor VTH. Daarnaast is er deels een overkoepelend systeem dat verder uitgerold wordt. Vanwege de netwerkorganisatie is het ook belangrijk om te investeren in de contacten met de partners. Maar daarnaast ook investeren in de medewerkers en bijvoorbeeld de gewenste cultuur van de Omgevingsdienst. Een nieuwe organisatie betekent ook dat de focus ligt op (her)schikking van taken om een optimale efficiency te bereiken. Bovenregionale taken In Gelderland hebben gemeenten en provincies gekozen voor een samenhangend stelsel van uitvoeringsdiensten waarin nabijheid, samenhang, kwaliteit en efficiency belangrijke uitgangspunten zijn. De keus om zo veel mogelijk in de regio en daarmee de eigen organisatie te blijven werken, maakt samenwerking tussen de uitvoeringsdiensten nodig en gewenst. Nodig omdat niet in alle regio's de uitvoering van alle taken robuust en op een kwalitatief goede manier mogelijk is. Samenwerking is gewenst omdat het de enige manier is om kwalitatief goede producten tegen een redelijke prijs te leveren.
6
De volgende bovenregionale taken zijn als volgt belegd. ļ i"
[ * 1 *ĩľ^B
Programmatische taken
Omgevingsdienst Veluwe en Ussel
Inrichting gebonden taken provinciaal
Omgevingsdienst Nijmegen
Inrichting gebonden taken gemeentelijk
Omgevingsdienst Nijmegen
Naast de bovenregionale taken zijn vier taken gedefinieerd die qua uitvoering bij één van de omgevingsdiensten zijn ondergebracht. Deze complexe vergunningverlening, vuurwerk en het toezicht op de bodemsaneringen, zijn toebedeeld aan de omgevingsdiensten Arnhem en Nijmegen. De Omgevingsdienst Achterhoek is voldoende robuust voor de "Handhaving milieu complexe bedrijven" en voor de "Vergunningverlening milieu van complexe agrarische bedrijven". De taken waarvoor de Omgevingsdienst Achterhoek niet robuust is, worden uitbesteed bij de aangewezen andere omgevingsdiensten. De Omgevingsdienst Achterhoek zal aldus geen bovenregionale taken of taken ten behoeve van complexe bedrijven voor andere omgevingsdiensten verrichten.
j
7
Programma 1 - Toetsing en Vergunningverlening Milieu Op te leveren producten Een diversiteit aan producten wordt geleverd: Omgevingsvergunningen activiteit milieu Toetsen meldingen: milieu, slopen Adviezen m.b.t. milieu-aspecten en op het gebied van geluid, lucht, externe veiligheid, milieu-zonering, bodem, cultuurhistorie en constructie. Dit afhankelijk van de inbreng van partners In de verschillende dienstverleningsovereenkomsten wordt vastgelegd welke taken door de ODA uitgevoerd worden. Wijze van uitvoering De vraag om producten wordt centraal geregistreerd. Aanvragen worden geheel digitaal behandeld en afgedaan. De processen zijn geoptimaliseerd, waarmee wordt bereikt dat de producten ruim binnen de (wettelijke) termijnen worden geleverd. De inzet van menskracht en deskundigheid is zodanig gepland dat producten met kwaliteit, integraal tot stand komen. Bij dat alles staat het klantgericht werken centraal. Vergunningverlening, zienswijze en beroep Indien het proces leidt tot een zienswijze of beroep wordt de afhandeling hiervan door de ODA verzorgd. Beleidscyclus De ODA stelt elk jaar een jaarverslag op het gebied van vergunningverlening op.
8
P r o g r a m m a 2 - Toezicht en Handhaving Milieu Toezicht De ODA houdt toezicht op de naleving van de milieuregelgeving. Hiertoe worden inrichtingen in de zin van de Wet Milieubeheer gecontroleerd aan de hand van een omgevingsvergunning of een melding als gevolg van het Activiteitenbesluit. Indien er voor de betreffende activiteit geen vergunning is verleend of wanneer er geen melding is ingediend, wordt erop toegezien dat dit alsnog gebeurt. Bij de controles wordt uitgegaan van prioriteiten en frequenties welke zijn gebaseerd op het door de partners afzonderlijk vastgestelde handhavingsprogramma's. Wanneer een inrichting niet voldoet aan de geldende regels vinden er hercontroles plaats om de drijver van de inrichting in de gelegenheid te stellen de overtreding alsnog te beëindigen. Verder neemt de ODA door burgers en/of bedrijven ingediende milieuklachten in behandeling en geeft daar een vervolg aan. Voor het indienen van klachten is de ODA via de Klanten Contact Centra van de deelnemers bereikbaar. Er is gebiedsgericht toezicht op de naleving van de milieuregelgeving (inclusief het bodemtoezicht) en het inrichtingenbestand wordt actueel gehouden. Handhaving, bezwaar en beroep Indien het toezicht niet leidt tot het beoogde resultaat wordt de naleving van de regels met gebruikmaking van bestuursrechtelijke handhavingsinstrumenten afgedwongen. De afhandeling van de in dit kader ingediende bezwaar- en beroepschriften wordt eveneens door de ODA verzorgd. Beleidscyclus De ODA draagt bij aan de ontwikkeling van het lokale handhavingsbeleid en er wordt elk jaar een jaarverslag en een toezicht- en handhavingsprogramma opgesteld. 2.3 Wat m a g het k o s t e n ? Programma 1.
Vergunningverlening Milieu Lasten
2.
Toezicht en Handhaving Milieu
Bedrag č 2.495.704
Lasten
ē 3.582.483
Totaal lasten
«6.078.187
Algemene dekkingsmiddelen Baten
ţ 6.078.187
Resultaat
É0
De totale lasten van de begroting 2014 bedragen C 6.078.187. Vanwege de start van de nieuwe organisatie ontbreken de voorgeschreven jaarrekeningcijfers en de cijfers van het voorgaande begrotingsjaar. De verdeling naar de programma's Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving is gebaseerd op de formatieve inzet. De algemene dekkingsmiddelen betreffen hoofdzakelijk de bijdragen van de partners op basis van de gemeenschappelijke regeling. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de financiële begroting.
9
3. Algemene dekkingsmiddelen 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de financiële begroting van de Omgevingsdienst Achterhoek weergegeven. Voor de exploitatie van de Omgevingsdienst Achterhoek is een zo realistisch mogelijke begroting samengesteld. 3.2
Uitgangspunten
De uitgangspunten voor de samenstelling van de begroting 2014 zijn hiervoor onder 1.3 geformuleerd. 3.3 Financiële begroting Onderstaand de financiële begroting 2014 van de ODA met een korte toelichting. 2013 (jaarbasis)
I Financiële begroting 2014
2014
LASTEN 1
Loonkosten
C 4.732.531
C 4.725.709
2
Personeel van derden
C
288.267
C
293.312
3
Bovenregionale taken
C
489.337
C
497.900
4
Organisatie ondersteunende diensten
C
551.612
C
561.266
Totaal lasten
C 6.061.747
C 6.078.187
Bijdragen van derden
Ě
C
Bijdragen deelnemers
C 5.343.970
C 5.347.849
Totaal Baten
C 6.061.747
C 6.078.187
BATEN 5 6
717.777
730.338
C 0
Begrotingssaldo
C 0
3.4 Toelichting financiële begroting LASTEN 1.
Loon kosten
(Ç 4.725.709 )
De loonkosten bestaan uit: Loonsom primaire proces en het management
ŝ 4.464.215 0
Opslag voor algemene personeelskosten inclusief opleiding 3,5 Zo Dienstreizen Subtotaal
C
139.394
g
122.100
C 4.725.709
In de loonkosten is voor í 369.000 aan vacatureruimte opgenomen zijnde het verschil tussen de benodigde formatie en de (voorlopig) geplaatste formatie. o
Voor 2014 hebben we een taakstellende bezuiniging opgenomen van 20 Zo van deze vacatureruimte overeenkomende met C 74.000. Dit is in deze begroting 2014 verwerkt 2.
Person eel van derden (ŝ 293.312) Betreft specialistische inhuur volgens het bedrijfsplan budgetten van de deelnemers.
3.
Boven region ale taken
(4 497.900)
Een aantal zogenaamde bovenregionale taken is belegd bij verschillende omgevingsdiensten. 10
Hieronder een overzicht welke taken dit betreffen en welke omgevingsdiensten die taken uitvoeren. Bovenregionale taak
Belegd bij
Kosten
Programmatische taken
Omgevingsdienst Veluwe en Ussel
š 153.974
Inrichtinggebonden taken provinciaal
Omgevingsdienst Nijmegen
é 285.725
Inrichtinggebonden taken gemeentelijk
Omgevingsdienst Nijmegen
f
Totaal 4.
58.201
C 497.900
Organ isatie on dersteun en de taken
561.266 )
De ODA concentreert zich op haar kerntaken en verricht zelf geen ondersteunende taken. De organisatie ondersteunende taken worden afgenomen van de ODA partners. Per ondersteunende taak zijn in het bedrijfsplan normen afgesproken bijvoorbeeld per medewerker of per werkplek. Voor alle organisatie ondersteunende taken zullen met de desbetreffende partners dienstverleningsovereenkomsten worden afgesloten. Het betreffen: Ondersteunende taak
Belegd bij
Personeel (salarisadministratie en organisatie)
Lochem
Financieel (beheer en beleid)
Berkelland
Informatisering en automatisering
Doetinchem
Post en archief
Bronckhorst
Facilitair
Bronckhorst
Huisvesting
Bronckhorst
Communicatie
Winterswijk
BATEN 5.
Bijdragen
a.
Regio Achterhoek (é 177.852)
van derden(C 730.338 )
De Regio Achterhoek brengt voor twee medewerkers de werkelijke loonkosten en opslag voor algemene personeelskosten in (C 142.239). Daarnaast een bijdrage van Ê 35.613 voor de organisatie ondersteunende taken. b.
Provincie Gelderland overhead (ŝ 266.761)
c.
Er zijn zes medewerkers van de provincie Gelderland naar de ODA gegaan en ook daadwerkelijk in Hengelo gehuisvest. Deze medewerkers maken gebruik van verschillende faciliteiten, terwijl dit niet financieel wordt gecompenseerd door de provincie. De provincie kent hiervoor een opslag toe voor 0
overhead ten ter hoogte van 52,6 Zo van de ingebrachte loonsom. d.
Provincie Gelderland; inrichtinggebonden taken provinciaal
(ŝ285.725)
Het gaat hier om complexe bovenregionale taken van bedrijven waarvoor de provincie Gelderland bevoegd gezag is. De provincie vergoedt deze kosten aan de ODA. 6.
Bijdragen partners
(İ5.347.849)
Volgens de nie uw voorge ste lde ve rde e lsle ute l be lope n de bijdrage n van de partne rs als volgt:
11
Deelnemer
Bijdrage o.b.v. werkelijke
Bijdrage inhuur
Bijdrage in
Apart in rekening
per individuele
overhead o.b.v.
te brengen Regio A.
loonsom
deelnemer
aandeel FTE
Provincie, ODRN
Totale bijdrage 2014
Aalten
232.127
6.105
76.427
314.659
Berkelland
867.792
25.438
245.320
1.138.550
Bronckhorst
382.128
0
120.962
503.089
Doetinchem
372.924
0
109.262
482.185
Lochem
275.546
0
95.675
371.221
Montferland
170.590
35.468
52.838
258.896
Oost Gelre
260.620
68 029
88.693
417.342
Oude IJsselstreek
405.409
131 766
115.112
652.287
Winterswijk
284.707
17.348
89.825
391.881
Zutphen
248.929
9.158
78.125
336.212
Provincie
481.528
0
0
481.528 0
5.347.849
Overhead provincie
Subtotaal
266.761
266.761
Reqio Achterhoek
177.852
177.852
ODRN
285.725
285 725
730.338
6.078.187
Totaal
3.982.299
3 982.299
293.312
1.072.238
293 312
1.072.238
3.5 Meerjarenraming 2015 — 2017 Financiële meerjarenraming 2015-2017
2013
2014
2017
LASTEN 1
Loonkosten
C 4.732.531
C 4.725.709
C 4.725.709
2
Personeel van derden
C
288.267
C
293.312
C
293.312
C
293.312
C
293.312
3
Bovenregionale taken
C
489.337
C
497.900
C
497.900
C
497.900
C
497.900
4
Organisatie onderst, diensten
C
551.612
C
561.266
C
561.266
C
561.266
C
561.266
Totaal lasten
C 6.061.747
C 6.078.187
C 6.078.187
C
C
C 4.423.775
C 5.776.253
C 4.423.775
C 5.776.253
BATEN 5
Bijdragen van derden
C
6
Deelnemersbijdragen
C 5.343.970
C 5.347.849
C 5.347.849
C 5.045.915
C 5.045.915
Totaal Baten
C 6.061.747
C 6.078.187
C 6.078.187
C 5.776.253
C 5.776.253
C 0
C 0
C 0
C 0
Begrotingssaldo
717.777
C 0
12
730.338
730.338
C
730.338
C
730.338
Bijdragen per deelnemer (in euro's) Deelnemer
Bijdrage
Bijdrage
Bijdrage
Bijdrage
Bijdrage
2013
2014
2015
2016
2017
317.449
314.659
314.659
284.723
284.723
1.129.972
1.138.550
1.138.550
1.104.832
1.104.832
Bronckhorst
493.343
503.089
503.089
513.000
513.000
Doetinchem
486.982
482.185
482.185
433.839
433.839
Lochem
375.650
371.221
371.221
331.526
331.526
Montferland
252.484
258.896
258.896
269.253
269.253
Oost Gelre
413.920
417.342
417.342
406.057
406.057
Oude IJsselstreek
645.160
652.287
652.287
640.830
640.830
Aalten Berkelíand
Winterswijk
399.167
391.881
391.881
338.845
338.845
Zutphen
331.421
336.212
336.212
335.700
335.700
Provincie
498.421
481.528
481.528
387.309
387.309
Subtotaal
5.343.970
5.347.849
5.347.849
5.045.915
5.045.915
Overhead provincie
262.173
266.761
266.761
266.761
266.761
Regio Achterhoek
174.793
177.852
177.852
177.852
177.852
ODRN
280.811
285.725
285.725
285.725
6.061.747
6.078.187
6.078.187
5.776.253
Totaal
285.725 5.776.253 |
Toelichting Beleid Het beleid zoals dat is geformuleerd in de begroting 2013 heeft als vertrekpunt gefungeerd voor het opstellen van de begroting 2014 en de meerjarenraming 2015 - 2017. Beleidswijzigingen waartoe wordt besloten na 1 januari 2013 worden via begrotingswijzigingen verwerkt in de begroting 2014. Loon- en prijsontwikkelingen We hebben ons gebaseerd op de loon- en prijsontwikkelingen zoals deze voor 2014 zijn aangekondigd in de gemeentefondscirculaire van 18 september 2012, de zogenaamde septembercirculaire. Dit is de laatst verschenen circulaire waarin een verwachting wordt uitgesproken over de loon- en prijsontwikkelingen voor 2013 en volgende jaren. De septembercirculaire van 2012 baseert zich op de jongste ramingen van het Centraal Plan Bureau. De parameter die daarbij wordt gebruikt betreft de prijsontwikkeling van het BBP (Bruto Binnenlands Product). Deze prijsmutatie bestaat deels uit de ontwikkeling van de netto materiële overheidsconsumptie (prijzen) en deels uit de loonontwikkeling. De prijsmutatie BBP voor 2014 (ten opzichte van 2013) wordt geraamd op 1J5Yo. Dit percentage hebben wij gehanteerd voor de loon- en prijsontwikkeling voor 2014. Voor de jaren 2015 t/m 2017 zijn de lonen en prijzen constant verondersteld. Bezuinigingstaakstelling In de loonkosten is voor š 369.000 aan vacatureruimte opgenomen zijnde het verschil tussen de benodigde formatie en de (voorlopig) geplaatste formatie. Voor 2014 hebben we een taakstellende bezuiniging opgenomen van 20 Zo van deze vacatureruimte 0
overeenkomende met ê 74.000. Vanaf 2016 is de volledige vacatureruimte (bezuinigingstaakstelling) geschrapt.
13
3.6 Bijdrage: eerst input- en daarna outputgericht De bekostiging van de omgevingsdienst Achterhoek is voor maximaal driejaar op basis van de benodigde formatie en budgetten voor uitvoering van de taken. Er worden gegevens verzameld om naar een outputmodel te kunnen toewerken (uiterlijk na 3 jaar). Een outputmodel houdt in dat de omgevingsdienst (zoveel mogelijk) op basis van geleverde prestaties en afgenomen producten wordt bekostigd (kostprijs per prestatie/product). Na maximaal drie jaar wordt de inputfinanciering gewijzigd in een outputfinanciering waarbij wordt verrekend en afgerekend op basis van vast prijzen per product. Dit outputsysteem houdt in dat partners betalen naar gelang van de soort en hoeveelheid afgenomen producten. Deze omslag dient te zorgen voor een prikkel om als ODA met concurrerende tarieven te werken bij gelijkblijvende kwaliteit.
14
4. Paragrafen 4.1 Inleiding In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor de Omgevingsdienst Achterhoek. Om die reden zijn de paragrafen lokale heffingen, grondbeleid en verbonden partijen achterwege gelaten. De volgende paragrafen worden achtereenvolgens behandeld: 1.
Bedrijfsvoering
2.
Weerstandsvermogen
3.
Financiering
4.
Onderhoud kapitaalgoederen
4.2 Paragraaf Bedrijfsvoering Formatieplan Op het moment van samenstelling van deze begroting is er een concept plaatsingsplan beschikbaar, waarmee is gerekend. Dit is hiervoor onder 1.3 (uitganspunten begroting 2013) uitgebreid beschreven De komende periode zal de definitieve inpassing van de medewerkers plaatsvinden. Inrichtingsplan Het Inrichtingsplan van de Omgevingsdienst Achterhoek wordt bij het opstellen van deze begroting nog geschreven. In dit plan staat beschreven hoe de ondersteuning van het primaire proces zal plaatsvinden. In de komende maanden zal het management van de ODA de ondersteuning van het primair proces vormgeven. Belangrijk daarin zijn het invullen van het opdrachtgeverschap naar de gastheergemeenten voor de ondersteunende taken. Daarin worden onder meer afspraken gemaakt over zaken als werkplekken, ICTomgeving, financiële administratie, communicatie en de personeels- en salarisadministratie. Verordeningen Voor de Omgevingsdienst Achterhoek zijn inmiddels enkele verordeningen vastgesteld zoals de Financiële verordeningen, de Controleverordening en de verordening Doelmatigheid en Doeltreffendheid en het Treasurystatuut. Informatisering/ Communicatie Website Vanuit de provinciale regie wordt een website ontwikkeld voor de Gelderse omgevingsdiensten. De ondersteuning ten aanzien van Communicatie gaat Winterswijk verzorgen. Automatisering Afgesproken is dat in de beginfase wordt gewerkt met de bestaande systemen van de partners. Medewerkers van de ODA blijven daarom voorlopig gebruik maken van de (automatiserings)systemen van de deelnemende gemeenten voor vergunningverlening, handhaving en toezicht. Dat betekent dat binnen de ODA gewerkt wordt met verschillende systemen, van verschillende leveranciers, veelal ook anders ingericht en toegankelijk. Door de omvang van de RUD's in Gelderland is voor sommige zaken samenwerking noodzakelijk. Voor de communicatie tussen de RUD's onderling is door de provincie een Dun Zaak Systeem beschikbaar gesteld. Hierin kunnen een beperkt aantal zaken worden opgenomen. Onderzocht wordt of dit Dun Zaak Systeem ook kan worden ingezet om overkoepelende informatie beschikbaar te krijgen voor de ODA.
15
Samen met de andere RUD's wordt gezocht naar één systeem waarin alle zaken van de RUD kunnen worden ondergebracht zodat over enige jaren kan worden beschikt over één gestandaardiseerd systeem. Vast staat dat tot die tijd de automatisering extra handelingen vraagt van de medewerkers. De ondersteuning op het gebied van automatisering gaat Doetinchem verzorgen. Personeel en Organisatie De verwachting is dat de (voorlopige) plaatsing van het personeel tijdig (voor 1 april) zal zijn afgerond. 2013 zal een jaar zijn van elkaar ontmoeten, leren kennen, terwijl de winkel gewoon open blijft. Diverse zaken vragen in het startjaar om extra aandacht van management en de ondersteunende diensten. De ondersteuning van personeel en organisatie, inclusief salarisadministratie wordt verzorgd door de gemeente Lochem. Financieel Beleid en Beheer De ondersteuning op financieel gebied gaat Berkeiland verzorgen. Dít geldt zowel voor de financiële beheerkant (factuurverwerking, betalingen) als voor de P&C-cyclus (begroting, meerjarenbegroting, tussentijdse rapportages en jaarstukken) en financiële advisering. Ook de treasuryfunctie (aantrekken en uitzetten van gelden) zal Berkelland verzorgen. Facilitaire dienstverlening Gebouwen De huisvesting van de ODA bestaat uit een centrale locatie (ontmoetingsplek) bij de gemeente Bronckhorst en voor het overige decentrale werkplekken bij alle gemeenten. Uitgangspunt is dat iedere medewerker regelmatig gebruik maakt van de centrale ontmoetingsplek om binding met de overige ODA medewerkers op te bouwen en te onderhouden. Post en Archief Voor een adequate taakuitvoering door de ODA moeten de benodigde documenten en dossiers op doelmatige wijze zijn ontsloten. Uitgangspunt is een digitaal behandelingsproces binnen één jaar na oprichting. Ten aanzien van de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden van de ODA, evenals ten aanzien van het toezicht op het beheer, zijn de voorschriften van de gemeente Bronckhorst van toepassing. Voor het primaire proces ligt de archive ring staak bij de betreffende partners. Op termijn wordt onderzocht of het samenvoegen van archieven meerwaarde heeft en haalbaar is. Inkoop Voor wat betreft het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal de ODA zich conformeren aan de Achterhoekse afspraken. 4.3 Paragraaf w e e r s t a n d s v e r m o g e n Het weerstandsvermogen is een buffer om ontwikkelingen waarmee geen rekening is gehouden, op te vangen. In algemene zin bestaat het weerstandsvermogen uit de algemene reserve en de stelpost onvoorzien. Aangezien geen raming is opgenomen voor onvoorziene uitgaven beperkt het weerstandsvermogen zicht tot de reserves. De Omgevingsdienst Achterhoek heeft (nog) geen (algemene) reserves waardoor het weerstandsvermogen van de ODA op dit moment nihil is. Weerstands ca pa cite it De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te kunnen opvangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van de omgevingsdienst kunnen slechts de reserves worden gerekend.
16
Reserves In artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling is bepaald dat een batig saldo van de begroting of jaarrekening wordt toegevoegd (impliciet) aan de reserves tot een maximum van 2,5 ĥ van de jaarlijkse 0
exploitatielasten of C 500.000 en wel de laagste van deze twee. Het beschikken over reserves is voorbehouden aan het Algemeen Bestuur. Aangezien de Omgevingsdienst Achterhoek per 1 april 2013 van start is gegaan, beschikt de dienst (nog) niet over reserves. Daarmee is de weerstandscapaciteit gelijk aan de post onvoorzien. Risico's Deze begroting kent een aantal risico's waarvan de belangrijkste zijn: 1.
Formatie en loonkosten. De berekening van de loonkosten is gebaseerd op het (voorlopige) plaatsingsplan op basis van werkelijke loonsommen. Zodra de definitieve inpassing van alle medewerkers, respectievelijk de functiewaardering heeft plaatsgevonden, kan meer worden gezegd over de feitelijke loonkosten. Mocht daartoe aanleiding bestaan dan zullen we een aanpassing van de raming verwerken in een begrotingswijziging.
2.
Contracten. Bij het opmaken van de begroting waren de contractbesprekingen over bijvoorbeeld I CT voorzieningen nog in volle gang. Er wordt echter vanuit gegaan dat de bedragen in de begroting leidend zíjn voor de ODA voor de betreffende onderdelen.
3.
Dienstverleningsovereenkomsten. Met de deelnemers worden afspraken gemaakt over de dienstverlening op het gebied van communicatie, facilitaire zaken, financiën, huisvesting, informatievoorziening, personeelszaken en post- en archiefzaken. De exacte kosten hiervan zijn nog niet bekend.
4.
Loon- en prijsontwikkelingen De cao voor gemeenteambtenaren liep tot 31 december 2012. Voor 2013 (en volgende jaren) moeten nieuwe afspraken worden gemaakt. Naast de looneis van de vakbonden zitten in de loonontwikkeling ook andere werkgeverslasten bijvoorbeeld de reeds aangekondigde stijging van de pensioenpremies. We hebben weliswaar rekening gehouden met een bepaald loon- en prijsniveau maar de exacte uitkomsten van het cao-overleg zijn ongewis.
5.
Ziekteverzuim Er is vooralsnog geen raming in de begroting opgenomen voor vervanging als gevolg van ziekteverzuim. Kortdurend verzuim zal binnen de begroting moeten worden opgevangen en eventueel langdurig verzuim zoveel mogelijk binnen de begroting.
6.
Risico's taakuitvoering. Hieronder verstaan we het risico van aansprakelijkstelling bij de reguliere taakuitvoering. Een groot deel van dit risico zal worden verzekerd door hiervoor de reguliere verzekeringen af te sluiten (wettelijke aansprakelijkheid, bestuurdersaansprakelíjkheid etc).
7.
Harmonisatiekosten
/garanties
De komende tijd vinden gesprekken plaats met de werknemersorganisaties over onder meer de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden. De uitkomsten hiervan kunnen van invloed zijn op de personeelslasten. Overigens zou het logisch zijn dat harmonisatiekosten voor rekening blijven van de latende organisaties. Deze hebben daarvoor immers (in het verleden) voorzieningen getroffen dan wel maken die kosten deel uit van de bestaande begrotingen. 8.
W erkkostenregeling Naar verwachting treedt op 1 januari 2014 de werkkostenregeling in werking. Deze regeling begrenst het maximaal te besteden bedrag aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Boven de vrije ruimte is loonbelasting verschuldigd. Ook deze regeling kan financiële gevolgen hebben voor de loonkosten. We gaan daar vooralsnog echter niet vanuit
(NB: de verwachting is dat de invoering van de werkkostenregeling
17
wordt
uitgesteld)
9.
Onvoorzien We hebben overeenkomstig het bedrijfsplan ervoor gekozen geen bedrag in de begroting op te nemen voor onvoorzien. Daarmee loopt de begroting een risico. Onvoorziene en tegelijk onvermijdelijke uitgaven zullen tot een aanpassing van de begroting en dus in beginsel tot aanpassing van de deelnemersbijdragen leiden.
Níet alle risico's komen tegelijk voor. Ook zijn de gevolgen van de risico's niet altijd maximaal. De genoemde risico's kunnen wellicht deels binnen de begroting worden opgevangen, maar het kan ook dat een beroep op de deelnemers moet worden gedaan, of door de inverdientaakstellingen te spreiden over een langere periode. 4.4 Paragraaf Financiering De wet Financiering decentrale overheden (FIDO) verplicht de gemeenschappelijke regeling om richtlijnen vast te stellen voor het beheer van de geldstromen en de risico's die daaraan verbonden zijn. Hiervoor heeft het Algemeen Bestuur op 7 november 2012 een treasurystatuut opgesteld. Treasuryfunctie De treasuryfunctie maakt onderdeel uit van de ondersteunende financiële diensten die de gemeente Berkelland voor de Omgevingsdienst Achterhoek verricht. Risicobeheer Om de risico's eenvoudig te beheersen zal de Omgevingsdienst Achterhoek alleen gelden uitzetten bij en aantrekken van de gemeente Berkelland, tegen gangbare marktconforme condities. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) bedraagt de kasgeldlimiet
van het totaal van de primitieve begroting (C 6.078.000). De kasgeldlimiet bedraagt dan
« 498.000. 4.5 Paragraaf O n d e r h o u d kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn aankopen die een meerjarig gebruik dienen en die we meestal aanduiden als investeringen. Artikel 3 van de financiële verordening bepaalt dat nieuwe investeringen in de begroting moeten worden vermeld. Op dit moment is er geen sprake van (geplande) investeringen voor de Omgevingsdienst Achterhoek. Zoal daarvan sprake zal zijn dan komen daarvoor wellicht investeringen in de ICT omgeving en mobiliteit (dienstvervoermiddelen) in aanmerking. Voor het up-to-date houden van software zijn zoveel mogelijk onderhoudscontracten afgesloten met de leveranciers. De hieraan verbonden kosten worden geacht te zijn begrepen in de vergoeding welke de ondersteunende partner ontvangt van de ODA. Mocht de Omgevingsdienst Achterhoek noodzakelijkerwijs met investeringen worden geconfronteerd dan hanteren we de volgende afschrijvingstermijnen. ICT hardware: 5 jaar ICT technische software: 3 jaar ICT overige software: 5 jaar Dienstvervoermiddelen: 7 jaar Overigens bepaalt de financiële verordening (artikel 6) dat materiële vaste activa met economische waarde annuïtair worden afgeschreven.
18
5. Besluit Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek; Gelezen het voorstel van de Dagelijks Bestuur van BESLUIT: 1.
De begroting 2014 vast te stellen.
2. 3.
De meerjarenraming 2 0 1 5 - 2 0 1 7 voor kennisgeving aan te nemen. De bevoorschotting overeenkomstig bijlage 1 vastte stellen
Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur op
De voorzitter,
De secretaris,
1
19
Bijlage 1 bij het besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Achterhoek tot vaststelling van de begroting 2014. (Bevoorschotting door deelnemers)
Bijdrage o.b.v. werkelijke
Bijdrage inhuur
Bijdrage in
Apart in rekening
per individuele
overhead o.b.v.
te brengen Regio A.
loonsom
deelnemer
aandeel FTE
Provincie, ODRN
Aalten
232.127
6.105
76.427
314.659
Berkelland
867.792
25.438
245.320
1.138.550
Bronckhorst
382.128
0
120.962
503.089
Doetinchem
372.924
0
109.262
482.185
Lochem
275.546
0
95.675
371.221
Montferland
170.590
35.468
52.838
258.896
Deelnemer
Totale bijdrage 2014
Oost Gelre
260.620
68.029
88.693
417.342
Oude IJsselstreek
405.409
131.766
115.112
652.287
Winterswijk
284.707
17.348
89.825
391.881
Zutphen
248.929
9.158
78.125
336.212
Provincie
481.528
0
Subtotaal
3.902.239
293.312
0 1.072.238
481.528 0
5347.849
Overhead provincie
266.761
Reqio Achterhoek
177.852
177.852
ODRN
285.725
285.725
730.338
6.078.187
Totaal
3.982.299
293.312
1.072.238
20
266.761
