Offerteaanvraag. Europese Openbare procedure. Schoonmaakdienstverlening CPV Oktober 2010

Offerteaanvraag Europese Openbare procedure Schoonmaakdienstverlening

CPV 90900000-6 Oktober 2010

Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het PENTA college CSG en Ixion Advies en Aanbesteden © 2010

Offerteaanvraag PENTA college CSG

Pagina 2

Begrippenlijst ................................................................................................................... 4 1

Algemeen .................................................................................................................. 7

1.1

Inleiding .................................................................................................................8

1.2

Doel van de aanbesteding .........................................................................................8

1.3

Omvang van de aanbesteding ....................................................................................8

1.4

Duur van de Overeenkomst .......................................................................................9

1.5

Lezersinformatie ......................................................................................................9

2

Opdrachtgever en de schoonmaakdienstverlening ................................................. 10

2.1

Opdrachtgever ....................................................................................................... 11

2.2

Gewenste schoonmaakdienstverlening....................................................................... 12

2.3 3

2.2.1

Doelstellingen schoonmaakwerkzaamheden: een schone school! ............................ 12

2.2.2

Basis schoonmaakdienstverlening ...................................................................... 13

2.2.3

Afroep schoonmaakdienstverlening .................................................................... 16

2.2.4

Communicatie en rapportages ........................................................................... 17

2.2.5

Inzet personeel ............................................................................................... 18

2.2.6

Middelen, opslag en veiligheid ........................................................................... 20

2.2.7

Kwaliteitsmeting en contractbeheer .................................................................... 21

2.2.8

De Overeenkomst ............................................................................................ 25

Prijs schoonmaakdienstverlening .............................................................................. 26 De aanbestedingsprocedure .................................................................................... 29

3.1

Voorwaarden betreffende de procedure ..................................................................... 30

3.2

Voorwaarden betreffende de Offerte ......................................................................... 34

4

Beoordeling ............................................................................................................. 36

4.1

Beoordelingsprocedure ............................................................................................ 37

4.2

Inhoudelijke beoordeling ......................................................................................... 37

5

Selectie eisen .......................................................................................................... 40

5.1

Instructie bij selectie eisen ...................................................................................... 41

5.2

Checklist selectie-eisen ........................................................................................... 44

5.3

Selectie eisen ........................................................................................................ 48

6

Gunningcriteria ....................................................................................................... 63

6.1

Checklist gunningcriteria ......................................................................................... 64

6.2

Overzicht gunningcriteria ........................................................................................ 66

6.3

Kwaliteit ............................................................................................................... 68

6.4

Prijs ..................................................................................................................... 81

Begrippenlijst

Aanbestedende dienst Het PENTA college CSG. Bao Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. Dit besluit van 16 juli 2005, gepubliceerd in Staatsblad 408 en gewijzigd bij besluit van 7 december 2005, Staatsblad 2005, 650, houdende regels betreffende procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, strekt ter implementatie van Richtlijn nr. 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004. Bijlage Een van de Bijlagen die onderdeel uitmaakt van deze Offerteaanvraag. Current ratio Vlottende activa gedeeld door het kort vreemd vermogen. Inschrijver Het bedrijf dat inschrijft op deze Offerteaanvraag. Locatie Een van de vestigingen van Opdrachtgever. Nota van Inlichtingen Een of meer nota’s die van verstrekte inlichtingen zijn opgemaakt. Offerte Het aanbod van Inschrijver naar aanleiding van de Offerteaanvraag. Offerteaanvraag Het voorliggende document waarin Inschrijvers worden uitgenodigd een aanbod te doen. Opdrachtgever Het PENTA college CSG. Opdrachtnemer De Inschrijver die de economisch meest voordelige Offerte aanbiedt en waarmee Opdrachtgever de Overeenkomst sluit. Openbare procedure Een procedure waarbij alle belangstellende Inschrijvers mogen inschrijven en waarbij de selectie van Inschrijvers en de beoordeling en rangschikking van de Offertes in één fase plaatsvinden.


Pagina 5

Overeenkomst De Overeenkomst die in concept als Bijlage 7 is bijgevoegd en bij de eerste Nota van Inlichtingen definitief wordt vastgesteld. School Een van de Locaties die onder Opdrachtgever vallen. Solvabiliteitspercentage Eigen vermogen gedeeld door totale vermogen en vermenigvuldigd met 100 WIRA De Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden.


Pagina 6

1 Algemeen


Pagina 7

1.1 Inleiding In 2011 eindigen de overeenkomsten die het PENTA college CSG (verder te noemen Aanbestedende dienst dan wel Opdrachtgever) heeft met haar huidige leverancier van schoonmaakwerkzaamheden. De Aanbestedende dienst wenst een nieuwe Overeenkomst aan te gaan. Aangezien de omvang van deze Overeenkomst meer bedraagt dan € 193.000,- dient de Aanbestedende dienst bij de totstandkoming van een nieuwe Overeenkomst het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (“Bao”) in acht te nemen. Hierbij kiest de Aanbestedende dienst voor een openbare Europese aanbestedingsprocedure. IXion Advies en Aanbesteden BV ondersteunt de aanbestedende dienst tijdens deze aanbesteding.

1.2 Doel van de aanbesteding Doel van de aanbesteding is de Inschrijver te contracteren die de economisch meest voordelige inschrijving biedt. Van economisch meest voordelige inschrijving is sprake indien de inschrijving voldoet aan alle minimumeisen en daarnaast de hoogste puntenscore behaalt. Het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving bestaat uit het onderdeel prijs en het onderdeel kwaliteit. Prijs weegt voor 65% mee; kwaliteit voor 35%. Voor de verdeling van de scores voor het onderdeel kwaliteit wordt verwezen naar hoofdstuk 6.

1.3 Omvang van de aanbesteding Deze aanbesteding moet leiden tot het leveren van schoonmaakwerkzaamheden op de Locaties van Opdrachtgever. Opdrachtgever wil een partner contracteren waarmee de schoonmaakkwaliteit van het college kan worden geborgd en waar nodig kan worden verbeterd. Een aantal Locaties heeft eigen schoonmaakpersoneel in dienst. Deze werknemers van Opdrachtgever maken een aantal ruimtes van de betreffende Locaties schoon en blijven dat doen gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Voor de ruimtes waar dat aan de orde is vallen de schoonmaakwerkzaamheden niet onder onderhavige aanbesteding. Deze ruimtes zijn niet opgenomen in de betreffende ruimtestaten. Voor een aantal ruimtes geldt dat het eigen schoonmaakpersoneel deze schoonmaakt maar waarvoor tevens basis schoonmaakdienstverlening wordt gevraagd. Bij de ruimtes waar dat aan de orde is, is dat aangegeven in de werkprogramma’s die voor de betreffende ruimtestaten zijn opgesteld. De komende jaren kunnen op een Locatie bouwwerkzaamheden plaatsvinden om nog meer aan de wensen en eisen van deze tijd en toekomst aan te sluiten. Bij twee Locaties zullen in 2015 nieuwbouwactiviteiten plaatsvinden. Tijdens de bouwwerkzaamheden in een vestiging dient het schoonmaakonderhoud in overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer probleem- en geruisloos doorgang te hebben zonder dat het PENTA college CSG hier inspanning voor hoeft te leveren. Hoogstaande kwalitatieve schoonmaakdienstverlening door gekwalificeerd en gemotiveerd personeel en een zo schoon mogelijke leeromgeving voor de leerling dienen vanzelfsprekendheid te zijn.


Pagina 8

1.4 Duur van de Overeenkomst De Overeenkomst voor schoonmaakwerkzaamheden gaat in op 1 maart 2011. De Overeenkomst heeft een looptijd van 3 jaar waarbij Opdrachtgever de optie heeft de Overeenkomst tweemaal met een jaar te verlengen. Indien Opdrachtgever gebruik wenst te maken van genoemde verlengopties, zal Opdrachtgever dit uiterlijk 4 maanden voor de expiratiedatum schriftelijk aan Opdrachtnemer mededelen.

1.5 Lezersinformatie Deze Offerteaanvraag is opgebouwd uit verschillende hoofdstukken. 

Begrippenlijst



Hoofdstuk 1 Algemene informatie



Hoofdstuk 2 Opdrachtgever en gewenste dienstverlening



Hoofdstuk 3 Aanbestedingsprocedure



Hoofdstuk 4 Beoordeling van Offertes



Hoofdstuk 5 Selectie eisen



Hoofdstuk 6 Gunningcriteria



Bijlagen van Opdrachtgever

Met nadruk wordt opgemerkt dat de Offerte van Inschrijver alle gevraagde informatie) in de hoofdstukken 5 en 6 dient te bevatten inclusief de gevraagde ingevulde checklists en Bijlagen.


Pagina 9

2 Opdrachtgever en de schoonmaakdienstverlening


Pagina 10

In dit hoofdstuk treft Inschrijver informatie aan over Opdrachtgever, de Scholen en Locaties. Vervolgens treft Inschrijver een beschrijving van de te leveren dienstverlening aan Opdrachtgever.

2.1 Opdrachtgever Het PENTA college CSG is een brede scholengemeenschap voor christelijk voortgezet onderwijs. Het PENTA college CSG heeft 7 Scholen verdeeld over 8 Locaties in vijf gemeenten op de eilanden Voorne-Putten, Rozenburg en West-IJsselmonde. Daarnaast heeft het PENTA college CSG een vestiging in Spijkenisse waar de Algemene Directie is gehuisvest. Deze bundeling van krachten garandeert een bijzonder groot onderwijsaanbod waarin veel mogelijk is voor de leerlingen en medewerkers. Het PENTA college CSG kent een open identiteit. Het PENTA college CSG werkt vanuit een christelijke levensovertuiging waarbij het onderwijs open staat voor een ieder die zich daardoor aangesproken voelt. Vanuit deze identiteit heeft het PENTA college CSG een duidelijke visie op de onderwijskundige doelstellingen. Het PENTA college CSG houdt hierbij rekening met de maatschappelijke ontwikkelingen. Het PENTA college CSG voelt zich verantwoordelijk voor het scheppen van een veilig schoolklimaat voor de medewerkers en leerlingen. Daarbij is niet alleen aandacht voor zaken die te maken hebben met de fysieke veiligheid, maar ook voor andere factoren die van invloed zijn op het welbevinden. Het aanbod van Het PENTA college CSG omvat alle profielen op havo, atheneum, gymnasium en tweetalig onderwijs TTO en alle leerwegen van het VMBO inclusief leerwegondersteuning. Het PENTA college CSG is een innovatieve school gericht op nieuwe ontwikkelingen. Als voorhoedeschool is dan ook veel geïnvesteerd in voorzieningen voor informatie- en communicatietechnologie. 2.1.1 Over de Locaties De volgende Locaties maken deel uit van Opdrachtgever. PENTA college CSG Angelus Merula

PENTA college CSG Blaise Pascal

Curieweg 25

J.A. Heijwegenlaan 2

3208 KJ Spijkenisse

3201 KH Spijkenisse

PENTA college CSG De Oude Maas

PENTA college CSG Hoogvliet

De Ritte 1-2

-Locatie Endenhout

3201 LE Spijkenisse

Endenhout 1-3 3191 BZ Hoogvliet -Locatie Overwolde Overwolde 46-50 3191 AG Hoogvliet

PENTA college CSG Jacob van Liesveldt

PENTA college CSG Bahurim

Fazantenlaan 2

Mgr. Smitsstraat 3

3222 AM Hellevoetsluis

3232 BN Brielle


Pagina 11

PENTA college CSG Godfried Richter

PENTA college CSG Algemene Directie

Sparregat 1

J.A. Heijwegenlaan 4

3181 AZ Rozenburg

3201 KH Spijkenisse

Inschrijver dient rekening te houden met de specifieke gebouwinformatie ten behoeve van de werkzaamheden ten aanzien van de gevraagde schoonmaakdienstverlening. Deze specifieke gebouwinformatie is per Locatie opgenomen in Bijlage 1.

2.2 Gewenste schoonmaakdienstverlening In dit hoofdstuk wordt gewenste dienstverlening ten aanzien van schoonmaak beschreven. Op diverse plaatsen in de Offerteaanvraag wordt verwezen naar gegevens en informatie die in verschillende Bijlagen zijn opgenomen. Onderstaand een opsomming van deze Bijlagen. 

Bijlage 1 Gebouwinformatie per Locatie



Bijlage 2 Ruimtestaten per Locatie



Bijlage 3a tot en met 3i Werkprogramma’s per Locatie



Bijlage 4 KPI’s



Bijlage 5 Algemene aanwijzingen schoonmaakdienstverlening



Bijlage 6 Concept Overeenkomst



Bijlage 7 Overzicht personeel



Bijlage 8 Calculatiemodel prijs



Bijlage 9 Afroep



Bijlage 10 Format voor het indienen van vragen

Voorbeeld: indien in de Offerteaanvraag wordt gesproken over KPI’s dan wordt Inschrijver verwezen naar Bijlage 4 KPI’s. Om te beginnen zijn in hoofdstuk 2.2.1 de doelstellingen van Opdrachtgever beschreven ten aanzien van de schoonmaakdienstverlening. In de daarop volgende hoofdstukken zijn toelichtingen opgenomen van de gestelde eisen en wensen aan de schoonmaakdienstverlening uit deze Offerteaanvraag (zie hoofdstuk 6 Gunningcriteria) die Inschrijver in acht dient te nemen.

2.2.1

Doelstellingen schoonmaakwerkzaamheden: een schone school!

Deze toelichting heeft betrekking op vraag 1 van de gunningcriteria. Het beleid van Opdrachtgever is gericht op een tweetal doelstellingen. Ten eerste dienen de leerlingen in een zo schoon mogelijke omgeving te verblijven en ten tweede dienen werknemers van Opdrachtgever in een zo schoon mogelijke werkomgeving te verblijven.


Pagina 12

Bij het omschrijven van het begrip “schoon” heeft Opdrachtgever een aantal kenmerkende belevingsfactoren opgesomd die er voor zorgen dat zowel leerlingen als werknemers in een schone omgeving verblijven. 

Schone indruk



Welbehagen



Netjes



Fris



Frisse geur



Opgeruimd



Glanzende vloeren



Tafels, stoelen, meubels zijn schoon

Om de belevingsfactoren terug te zien in de resultaten van de schoonmaakdienstverlening van Opdrachtnemer heeft Opdrachtgever een aantal eisen, wensen en Kritische Prestatie Indicatoren (KPI´s) opgesteld waaraan de schoonmaakdienstverlening moet voldoen. Samengevat komen deze neer op de volgende doelstellingen. •

Goede schoonmaakdienstverlening die aan de gestelde eisen voldoet door gekwalificeerd en gemotiveerd schoonmaakpersoneel;

•

Een goede verdeling van uitvoering van de werkzaamheden door medewerkers van Opdrachtgever en Opdrachtnemer;

•

Goede en structurele communicatie tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever;

•

Een schone, degelijke en klantvriendelijke uitstraling van Opdrachtnemer (mensen, machines en materialen) naar medewerkers en leerlingen en bezoekers van Opdrachtgever;

•

Een schoonmaakwerkwijze die het milieu spaart;

•

Een goede initiële en periodieke afstemming van kosten ten aanzien van werkzaamheden die op afroep zijn verricht;

•

Een goede initiële en periodieke afstemming van kwaliteit tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer;

•

Het periodiek toetsen van kwaliteit, de klanttevredenheid van werknemers en leerlingen.

De schoonmaakdienstverlening die Opdrachtgever wenst is verdeeld over twee serviceniveaus: Basis schoonmaakdienstverlening en schoonmaakdienstverlening op afroep. Opdrachtnemer dient op basis van deze serviceniveaus haar Offerte op te stellen. Opdrachtnemer dient deze diensten efficiënt en effectief in te zetten.

2.2.2

Basis schoonmaakdienstverlening

Deze toelichting heeft betrekking op vragen 2 tot en met 5 van de gunningcriteria. In deze paragraaf wordt de te leveren basis schoonmaakdienstverlening door Opdrachtnemer besproken.


Pagina 13

Opdrachtnemer garandeert een operationele organisatie die beschikt over de gewenste professionele mankracht, teneinde een hygiënische omgeving en schone uitstraling voor medewerkers, leerlingen en bezoekers van Opdrachtgever te waarborgen. Basis schoonmaakdienstverlening betreft schoonmaakactiviteiten en voorzieningen, gespecificeerd per Locatie, waarover Opdrachtgever verdeeld over 40 weken per jaar kan beschikken. Ten aanzien van prijs en hoeveelheid zijn afspraken gemaakt die gedurende de looptijd van de Overeenkomst vast staan. De 40 weken per kalenderjaar zijn gebaseerd op het aantal weken waarin onderwijsactiviteiten worden verricht op de Locaties van Opdrachtgever. In de weken van de schoolvakanties, die door het Ministerie van OCW jaarlijks voor de betreffende regio worden vastgesteld, wordt geen basis schoonmaakdienstverlening verricht. Indien door vaststelling van de vakantieperiode door het ministerie van OCW het aantal weken in een kalenderjaar meer of minder dan 40 is zal over het kalenderjaar de meer- of minderkosten worden vastgesteld op basis van de geoffreerde prijzen in het Calculatiemodel prijs. Daarnaast worden door Opdrachtnemer gedurende maximaal twee weken in de zomervakantie schoonmaakwerkzaamheden verricht op een aantal Locaties. In welke weken van de zomervakantie de schoonmaakwerkzaamheden worden verricht wordt in overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer bepaald. Onder Basis schoonmaakdienstverlening wordt verstaan: 

Het verzorgen van basis schoonmaakonderhoud op de Locaties volgens de aangegeven frequentie per week in de werkprogramma’s en de daar op van toepassing zijnde KPI’s.



Het verzorgen van periodieke schoonmaakwerkzaamheden inclusief zomerschoonmaakwerkzaamheden op de Locaties. Deze periodieke werkzaamheden (uitgedrukt in frequentie per jaar) zijn ook aangegeven in de werkprogramma´s . Ook op deze periodieke werkzaamheden zijn de KPI´s van toepassing.

Uitvoering basis schoonmaakdienstverlening Opdrachtnemer dient de schoonmaakwerkzaamheden uit te voeren op werkdagen (maandag tot en met vrijdag) conform de aangegeven werkprogramma’s en met in achtname van de gebouwinformatie per Locatie en de Algemene aanwijzingen schoonmaakdienstverlening. In de gebouwinformatie per Locatie zijn ook de aanvang- en eindtijden opgenomen waartussen de werkzaamheden verricht mogen worden. Bij de basis schoonmaakdienstverlening is het schoonmaken van separatieglas inbegrepen dat binnen een aantal Locaties aanwezig is. In het Calculatiemodel prijs zijn bij de betreffende Locaties de totale afmetingen van separatieglas aangegeven in de ruimtestaten. Opdrachtnemer dient de Algemene aanwijzingen schoonmaakdienstverlening te allen tijde in acht te nemen. Per Locatie is naast de schoonmaakmedewerkers van Opdrachtnemer een locatieverantwoordelijke van Opdrachtnemer dagelijks aanwezig die aanspreekbaar is voor afstemming en bespreken van werkzaamheden met Opdrachtgever. Op welke vaste dagen in de week de werkzaamheden worden verricht wordt in overleg met de betreffende Locatie bepaald. Hierbij geldt dat indien werkzaamheden niet 5x per week worden verricht de werkzaamheden gelijk verspreid worden over de week. Voorbeeld: bij 2x per week


Pagina 14

zullen de betreffende werkzaamheden niet op 2 achtereenvolgende dagen verricht worden, maar verspreid over de week, bijvoorbeeld op dinsdag en vrijdag. Uitvoering periodieke schoonmaakdienstverlening inclusief zomerschoonmaak De periodieke werkzaamheden ten behoeve van de verschillende ruimten zijn ook opgenomen in de werkprogramma’s en maken onderdeel uit van de opleveringskwaliteit. De periodieke schoonmaakwerkzaamheden worden door Opdrachtnemer in overleg met Opdrachtgever ingepland en uitgevoerd in overleg met de contactpersoon van Opdrachtgever om het kwaliteitsniveau van de betreffende ruimte te realiseren. Rekening houdend met de schoolvakanties is de frequentie per periodieke schoonmaakactiviteit per jaar maximaal 10. Op welke momenten de periodieke werkzaamheden worden verricht wordt in overleg met de betreffende Locatie bepaald en verspreid over elk jaar. Voorbeeld: indien is aangegeven dat 10x per jaar een schoonmaakactiviteit moet worden verricht dan betekent dit bij een gelijke spreiding over het jaar dat de betreffende schoonmaakactiviteit 1x per maand moet worden verricht. Opdrachtnemer is verplicht aan het begin van het jaar een planning van de werkzaamheden aan te leveren aan de contactpersoon van de betreffende Locatie ten einde controle op de uitvoering mogelijk te maken. Onderdeel van deze periodieke schoonmaakwerkzaamheden zijn de zomerschoonmaakwerkzaamheden voor een aantal Locaties. Gedurende maximaal twee weken van de jaarlijkse zomervakantie verricht Opdrachtnemer de aangegeven schoonmaakwerkzaamheden in de werkprogramma’s zoals: 

tafels schoonmaken inclusief kauwgom verwijderen



vloeren in de was zetten



vloerbedekking (tapijt) diep reinigen en kauwgom verwijderen



tafels en stoelen weer terug in de onderwijsruimte zetten



lokalen en kantoorruimtes reinigen



seperatieglas schoonmaken

De periode van zomervakantie wordt door het ministerie van OCW voor de regio Midden jaarlijks vastgesteld. Vuilafvoer In verband met vuilafvoer dient Opdrachtnemer rekening te houden met de volgende werkzaamheden: 

Het restafval (op werkkar) inzamelen en in de centrale containers deponeren in de nabijheid van de Locaties;



Het voorzien van plastic zakken in de afvalbakken.

Algemene aspecten Opdrachtnemer draagt zelf verantwoordelijkheid voor onderstaande punten: 

Opdrachtnemer draagt zorg voor een vast team van medewerkers op Locatie om zodoende de betrokkenheid van de medewerkers met de Locatie te vergroten.



Opdrachtnemer dient vooraf aan de Bedrijfsvoerder van de betreffende Locatie toestemming te vragen om met een onderaannemer te gaan werken.


Pagina 15



Opdrachtgever draagt er zorg voor dat op overeengekomen tijden Opdrachtnemer toegang heeft tot de schoon te maken ruimten.



Daar waar staat “reikhoogte” dient 2.10 meter gelezen te worden. Indien deuren en separatieglas hoger zijn dan 2.10 meter dan geldt de hoogte van die deuren en het separatieglas.



In alle door de schoonmaakmedewerker te betreden ruimten, dient aanwezig spinrag verwijderd te worden, ook boven reikhoogte.



Lockers dienen behandeld te worden als hoge kasten.



Stoelen dienen op de plaats teruggezet te worden.

Uitgesloten onderdelen De volgende onderdelen vallen buiten de opleveringskwaliteit en maken geen onderdeel uit van het basis schoonmaakdienstverlening: 

P.c.’s: monitoren, toetsenborden en muizen;



Kopieerapparaten;



Kunstobjecten;



Plafonds (exclusief spinrag en eventueel aangebrachte beeldschermen, camera’s, luchtroosters en inblaasroosters);



Centrale ICT-apparatuur;



Centrale apparatuur in technische ruimte.

2.2.3

Afroep schoonmaakdienstverlening

Deze toelichting heeft betrekking op vraag 6 van de gunningcriteria. Schoonmaakdienstverlening op afroep wordt naar behoefte afgeroepen door Opdrachtgever. Het aantal keer dat schoonmaakdienstverlening wordt afgeroepen is variabel. Dit kan ook betekenen dat gedurende de looptijd van de Overeenkomst geen schoonmaakdienstverlening wordt afgeroepen. Welke schoonmaakdienstverlening wordt afgeroepen is ook variabel. Alleen het tarief staat vast. Opdrachtgever bepaalt of schoonmaakdienstverlening bij Opdrachtnemer wordt afgeroepen en zo ja, wanneer. Opdrachtnemer is gehouden gehoor te geven aan de afroep en de afgeroepen schoonmaakwerkzaamheden te verrichten op basis van de in de Overeenkomst opgenomen tarieven. Opdrachtgever heeft het recht om schoonmaakdienstverlening op afroep door een andere partij dan Opdrachtnemer uit te laten voeren. De geoffreerde tarieven voor de afroepwerkzaamheden zijn geen onderdeel van de gunning, maar worden wel opgenomen in de Overeenkomst. Indien Opdrachtgever schoonmaakdienstverlening bij Opdrachtnemer afroept dan dienen deze werkzaamheden door Opdrachtnemer te worden uitgevoerd op basis van de in de overeenkomst opgenomen tarieven en afgesproken tijdstippen. Indien Opdrachtnemer om welke reden dan ook de werkzaamheden niet wenst uit te voeren, is de Opdrachtgever gerechtigd deze op te dragen aan een derde, voor rekening en risico van Opdrachtnemer.


Pagina 16

Schoonmaakdienstverlening op afroep mag nimmer ten koste gaan van de uitvoering van de basis schoonmaakdienstverlening. Voor schoonmaakdienstverlening op afroep dient, indien nodig, extra mankracht te worden geleverd. Direct aansluitend op de uitvoering zal Opdrachtnemer de werkzaamheden opleveren aan Opdrachtgever. Indien akkoord, zal de Opdrachtgever de opdrachtbon van Opdrachtnemer ondertekenen en het origineel behouden. Opdrachtgever kan de volgende schoonmaakwerkzaamheden op afroep afnemen bij Opdrachtnemer. 

Extra basis schoonmaakdienstverlening voor de ruimten op de Locaties die door personeel van Opdrachtgever worden schoongemaakt indien personeel van Opdrachtgever is uitgevallen.



Schoonmaakwerkzaamheden vooraf en na evenementen op de Locaties van Opdrachtgever, Bijvoorbeeld “open dag”.



Zomerschoonmaak voor Locaties die geen zomerschoonmaak hebben opgenomen in de werkprogramma’s .



Schoonmaak van computers en toetsenborden.



Schoonmaak van technische ruimten.



Strippen/conserveren van harde vloeren.



Reinigen van tapijt.



Schoonmaak van wanden (m.u.v. tegelwanden en afwasbare wanden) en plafonds (exclusief spinrag en eventueel aangebrachte beeldschermen, camera’s, luchtroosters en inblaasroosters).



Reinigen archiefdepots.



Reiniging zonwering en horizontale, verticale lamellen en overige raambekleding.



Stoelreiniging.



Dieptereiniging sanitair.

2.2.4

Communicatie en rapportages

Deze toelichting heeft betrekking op vragen 7 tot en met 14 van de gunningcriteria.

Opdrachtnemer stelt een vaste accountmanager voor Opdrachtgever beschikbaar die beslissingsbevoegd is voor contractuele zaken. Daarnaast stelt Opdrachtnemer per Locatie een vaste locatieverantwoordelijke aan die tevens aanspreekpunt is voor de dagelijkse afstemming met de contactpersoon van de Locatie. De locatieverantwoordelijke is op de hoogte van inhoud van de afspraken uit de Overeenkomst en stemt hierover af met Opdrachtgever en is in staat een oranisatie op te zetten die een optimale mix tussen beleving van Opdrachtgever en uitvoering van de werkzaamheden kan realiseren. Communicatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer ten aanzien van het operationele en financiële beheer van de Overeenkomst vindt plaats op 3 niveaus.


Pagina 17

Niveau

Frequentie

Onderwerpen/input

1

1x per jaar

Strategisch/management

Management

schriftelijk

 Jaarrapportage

van

 Ontwikkelingen

Opdrachtgever

 Overeenkomst

en

 Financiële voortgang

Opdrachtnemer

 Managementrapportage  Verbeterpunten en oplossingen  Kwaliteit  Personeel en opleiding  Prijsaanpassing

2

3x per jaar

Tactisch

Management

schriftelijk

 Kwartaalrapportage

van Locatie en

verspreid over

 Klachten/knelpunten en oplossingen

Opdrachtnemer

een jaar en in

 Lopende projecten

overleg te

 Extra werkzaamheden

bepalen

 Facturatie en financiën  Kwaliteit  Klantbeleving  Veiligheid

3

Schriftelijk

 Knelpunten signaleren en probleem oplossen dagelijkse

Contactpersoon

indien

Locatie en

Opdrachtgever

locatieverantwo

daar om

ordelijke van

verzoekt ,

 Onvoorziene en afwijkende omstandigheden

Opdrachtnemer

maar

 Initiëren van te nemen acties

dagelijkse

 Afstemming over kwaliteit

afstemming

 Inzet medewerkers van Inschrijver

uitvoering op de Locatie  Afstemmen over gesignaleerde knelpunten, problemen, klachten, calamiteiten, storingen.

 Logboek  DKS-controle

Na gunning stelt Opdrachtnemer in samenwerking met Opdrachtgever definitieve formats vast (lay out en inhoud) ten aanzien van rapportages, logboeken enzovoort.

2.2.5

Inzet personeel

Deze toelichting heeft betrekking op vragen 15 tot en met 27 van de gunningcriteria.


Pagina 18

In dit hoofdstuk is omschreven welke eisen en wensen Opdrachtgever stelt aan het personele beleid van Opdrachtnemer en de in te zetten medewerkers. Wijziging contractpartner Bij gunning dient Opdrachtnemer de werkgelegenheidsclausule bij contractwisseling volgens de geldende CAO voor het Schoonmaakbedrijf (artikel 34) toe te passen. Bij overname van de onder de regeling vallende personeelsleden van de schoonmaak organisaties waarmee Opdrachtgever momenteel een overeenkomst heeft tot de datum van ingang van de Overeenkomst, dienen de opgebouwde CAO-rechten gerespecteerd te worden. Opdrachtnemer kan geen (loon)suppletiekosten aan Opdrachtgever doorberekenen. Over eventuele meeruren als gevolg van een verschil tussen het huidige contract en de Overeenkomst kan niet worden onderhandeld. In Bijlage 7 is een geanonimiseerd overzicht opgenomen van de betreffende medewerkers met bijbehorende loongegevens. Ter bescherming van de privacy van de betrokken medewerkers wordt deze Bijlage 7 per post verstrekt indien Inschrijver daar om schriftelijk verzoekt bij de projectorganisatie zoals vermeld in hoofdstuk 3.1.13. Inschrijvers kunnen daarom uiterlijk voor de aangegeven datum bij hoofdstuk 3.1.16 schriftelijk verzoeken.

Vaste personeelsbezetting per Locatie Opdrachtnemer zorgt voor een stabiele vaste personeelsbezetting per Locatie waarbij de medewerkers die Opdrachtnemer inzet op de Locaties voldoen aan gestelde wettelijke eisen en vakbekwaam, geschoold en betrouwbaar zijn en blijven voor een correcte uitvoering van de gevraagde schoonmaakdienstverlening. Dit geldt ook voor de vervangende medewerkers bij ziekte of verlof. Inzet van nieuwe medewerkers dient aangemeld te worden bij de Opdrachtgever evenals het ontslag of de overplaatsing van medewerkers werkzaam t.b.v. de opdracht. Indien Opdrachtnemer een nieuwe medewerker, tijdelijk of permanent, wenst in te zetten voor de uitvoering van de dienstverlening, dan dient Opdrachtnemer vijf werkdagen voorafgaand aan de inzet de Opdrachtgever hierover schriftelijk (per e-mail) te informeren en te voorzien van de naam, functie en het personeelsnummer. Conform de in Nederland geldende regels dient de Opdrachtnemer zeker te stellen dat de bij haar in dienst zijnde werknemers in het bezit zijn van alle relevante documenten. De Opdrachtgever dient te allen tijde inzage te kunnen krijgen in deze documenten. Op de Locaties dient een kopie van het paspoort/identiteitsbewijs en een kopie van een recente VOG-verklaring aanwezig te zijn. Indien Opdrachtgever bezwaar heeft tegen het te werk stellen van een medewerker, zal Opdrachtgever dit met redenen omkleed kenbaar maken aan Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer dient vervolgens passende actie te ondernemen. Communicatie van in te zetten medewerkers van Inschrijver met Opdrachtgever is zowel


Pagina 19

schriftelijk als mondeling in de Nederlandse taal. De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving omtrent tewerkstelling van jeugdigen. Hierbij mag Opdrachtnemer maximaal 15% van de uren van uitvoerende werkzaamheden per Locatie worden verricht door medewerkers jonger dan 22 jaar. Er is altijd één uitvoerende medewerker van Opdrachtnemer op de Locatie aanwezig ouder dan 21 jaar. Tijdens vakantieperioden mag in overleg met Opdrachtgever hiervan worden afgeweken. Opdrachtnemer draagt zorg voor een inzichtelijke en betrouwbare tijdregistratie van aanvang- en eindtijden van uitvoerende en toezichthoudende medewerkers. Deze regsitratie is op elk gewenst moment van een werkdag inzichtelijk. De werkzaamheden op de Locaties Opdrachtgever vinden plaats onder leiding van een locatieverantwoordelijke van Opdrachtnemer.

2.2.6

Middelen, opslag en veiligheid

Deze toelichting heeft betrekking op vragen 28 tot en met 33 van de gunningcriteria. De in te zetten machines en materieel voor de gevraagde schoonmaakdienstverlening zijn voor rekening van Opdrachtnemer. Elektrische apparatuur is voorzien van een NEN-EN 50110 / NEN 3140 certificaat. Bij de dagelijkse reiniging van gladde en harde oppervlakken in het interieur wordt door Opdrachtnemer zoveel mogelijk droge schoonmaakmethode gehanteerd, dat wil zeggen dat microvezeldoeken worden gebruikt zonder inzet van schoonmaakmiddel. De te gebruiken dagelijkse reinigers voldoen aan de gestelde eisen. Opslag van middelen, materialen en apparatuur geschiedt in de door Opdrachtgever ter beschikking gestelde afsluitbare ruimten. Opdrachtnemer is echter zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van deze opslagruimten, voor het niet onbeheerd achterlaten van werkkarren. Gebruik van schoonmaakmiddelen en gevaarlijke stoffen De schoonmaakmiddelen die Opdrachtnemer gebruikt voor de dagelijkse schoonmaak voldoen aan de eisen zoals ontleend aan het Europese Ecolabel voor allesreinigers en sanitairreinigers en Nordic Ecolabelling of cleaning products. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor voorraad- en uitgiftebeheer, afvoer, het registreren, het gebruiken en het opslaan van gevaarlijke stoffen van schoonmaakmiddelen. Opdrachtnemer zorgt er voor dat de te gebruiken schoonmaakmiddelen en werkwijze in overeenstemming zijn met de afwerkmaterialen waarop deze gebruikt worden.


Pagina 20

2.2.7

Kwaliteitsmeting en contractbeheer

Deze toelichting heeft betrekking op vragen 34 tot en met 37 van de gunningcriteria. In dit hoofdstuk wordt de wijze beschreven waarop Opdrachtgever de kwaliteit van de dienstverlening van Opdrachtnemer beoordeelt. Tevens worden de KPI’s voor het monitoren van de uitvoering van de Overeenkomst beschreven. Kwaliteitsmetingen De technische kwaliteit van het geleverde schoonmaakwerk wordt beoordeeld volgens NEN 2075, een kwaliteitsmeetsysteem voor schoonmaakdienstverlening. NEN 2075 is algemeen bekend als het VSR kwaliteitsmeetsysteem dat door de Vereniging Schoonmaak Research is ontwikkeld. Hierbij is de AQL gesteld op 4% voor sanitaire ruimten en voor alle overige ruimten is de AQL waarde gesteld op 7%. In NEN 2075 wordt onderscheid gemaakt tussen kwaliteitscontrole voor procesbeheersing (DKS) en kwaliteitscontrole ten behoeve van contractbeheersing (KMS). 

Procescontrole – Dagelijkse controle (DKS).

Voor de dagelijkse procesbewaking door Opdrachtnemer gebruikt is Opdrachtnemer verplicht het DKS systeem toe te passen op de Locaties van Opdrachtgever Opdrachtnemer het Dagelijks Kwaliteitcontrole Systeem (DKS). Hiermee kan Opdrachtnemer op eenvoudige wijze vaststellen of het schoonmaakproces naar wens verloopt en waar nodig direct bijsturen. De DKS-controles dienen 1x per week door Opdrachtnemer op elke Locatie te worden uitgevoerd. Op verzoek kan Opdrachtgever op elk gewenst moment inzage krijgen in de DKS-rapporten. Opdrachtnemer dient middels managementrapportage aantoonbaar te maken dat de procesbeheersing conform de afspraken in de Overeenkomst verloopt. In Bijlage 4 zijn de van toepassing zijnde KPI’s opgenomen waaraan Opdrachtnemer zich conformeert. 

Contractbeheersing – Kwaliteitsmeetsysteem (KMS)

Vanaf de derde maand van de looptijd van de Overeenkomst kunnen 1x per kwartaal kwaliteitsmetingen worden uitgevoerd geïnitieerd door Opdrachtgever en uitgevoerd conform NEN 2075, het VSR-kwaliteitsmeetsysteem. Deze worden per Locatie door een onafhankelijke partij van gediplomeerde VSRinspecteurs en – controleurs (door Opdrachtgever aangewezen) uitgevoerd. Opdrachtgever kan zonder opgave van redenen afwijken van de genoemde frequentie. Voor uitvoering van de KMS is de aanwezigheid van de actuele werkprogramma’s noodzakelijk. Indien bij de start van een controle de actuele werkprogramma’s en planningen ontbreken dan zal de meting niet worden uitgevoerd. Gemaakte kosten in verband met het vergeefs in gang zetten van een controle of herkeuring geïnitieerd door Opdrachtgever zijn dan voor rekening van Opdrachtnemer. Bij deze meting wordt de VSR-methodiek gehanteerd voor het dagelijkse en periodieke onderhoud. Hierbij geldt het volgende protocol: Na iedere kwaliteitsmeting worden de resultaten schriftelijk gerapporteerd aan Opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient, indien daarvoor redenen zijn, aan te geven welke maatregelen er zijn of


Pagina 21

worden genomen om eventuele onvoldoendes te herstellen. Opdrachtnemer dient dit binnen één week te herstellen. Daarna volgt een herkeuring op kosten van de Opdrachtnemer. Indien ook bij deze tweede kwaliteitsmeting in een bepaalde ruimtecategorie een “onvoldoende” resultaat wordt behaald, zal 10% van de maandfactuur van de afgekeurde Locatie worden ingehouden. Herkeuring volgt binnen één week wederom op kosten van Opdrachtnemer. Indien ook bij de derde kwaliteitsmeting in een bepaalde ruimtecategorie een “onvoldoende” resultaat wordt behaald, zal 15% van de maandfactuur van de afgekeurde Locatie worden ingehouden. Indien dit protocol zich bij een Locatie meer dan twee maal voordoet binnen de periode van de Overeenkomst (exclusief eventuele verlengingen) dan heeft Opdrachtgever het recht dit te interpreteren als het leveren van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst en is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst te beëindigen. Typen ruimte met bijhorende kwaliteitsmeting In het Calculatiemodel prijs zijn per Locatie de verschillende typen ruimte aangegeven gespecificeerd naar soort vloer. Bij elk type ruimte zijn m2 aangegeven en het aantal keer dat de betreffende type ruimte voorkomt op de betreffende Locatie en het bijbehorende werkprogramma ten aanzien van de schoonmaakwerkzaamheden die Opdrachtgever wenst voor te schrijven. Daarnaast is bij elk type ruimte aangegeven wat het geëiste minimale niveau is voor de kwaliteitmetingen. De volgende typen ruimte worden onderscheiden: HV

Horizontale verkeersruimte

Onder horizontale verkeersruimten heeft Opdrachtgever verschillende ruimten vermeld. Bij horizontale verkeersruimte worden beschrijvingen gehanteerd als: gang, doorloop, tochtbinnenportaal, hal, middenzone, voorruimte, verkeerszone, garderobe, overloop, omloop, richting, aula enzovoort. De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. KR

Kantoorruimte

Bij kantoorruimten worden beschrijvingen gehanteerd als: kantoor, directiekamer, spreekkamer, docentenwerkplek, werkkamers van verschillende functies/ medewerkers van Opdrachtgever, rookkamer, personeelskamer, docentenkamer, OOP (Onderwijs Ondersteunend Personeel) kantoor, vergaderruimte, wachtkamer. De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te


Pagina 22

worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. OP

Opslag

Bij opslag ruimten worden beschrijvingen gehanteerd als magazijnen, opslagruimten, bergingen, werkkasten etc. De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. OR

Onderwijsruimte

Bij onderwijsruimten worden beschrijvingen gehanteerd als onderwijsruimten, leslokalen voor veschillende vakken (waaronder muziek, creatieve en kunstzinnige expressie) , mediatheek, practicumlokalen enzovoort. De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. PR

Praktijkruimte

Bij praktijkruimte worden beschrijvingen gehanteerd als: praktijkruimte, voertuigen, bouw enzovoort. De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. RP

Receptie

De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. RS

Restauratieveruimten

Bij de restauratieve ruimten worden beschrijvingen gehanteerd als: aula, restauratieve ruimte personeelskamer, keuken, pantry’s, koffiehoeken enzovoort.


Pagina 23

De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. SP

Sportruimte

Bij de sportruimte worden beschrijvingen gehanteerd als: sport-, fitness-en gymnastiekruimte enzovoort. De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. SR

Sanitaire ruimte

Bij sanitaire ruimten worden beschrijvingen gehanteerd als: toilettten (dames en heren), sanitair enzovoort. Binnen sanitaire ruimten worden alle aard- en nagelvaste elementen beoordeeld tot reikhoogte. Ook de losse elementen in de ruimten zoals afvalbakken, toiletrolhouders, etc. vallen binnen het bereik van het basis schoonmaakonderhoud alsmede inblaas- en afzuigluchtroosters en spinrag boven reikhoogte, deuren, separatieglas. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 4% met “voldoende” te worden beoordeeld. TR

Technische ruimte

Bij de technische ruimte worden beschrijvingen gehanteerd als: repro, serverruimte enzovoort. De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard- en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris, losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. In de werkprogramma´s is aangegeven hoe vaak de aangegeven elementen schoongemaakt dienen te worden. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld. VV

Verticale verkeersruimten

Bij verticale verkeersruimten worden beschrijvingen gehanteerd als: liften, trappenhuizen, trappen, noodtrappenhuizen enzovoort. De elementen welke ter beoordeling komen, betreffen alle aard en nagelvaste onderdelen tot reikhoogte, deuren, separatieglas, alsmede alle inventaris en losse onderdelen welke in de ruimten staan opgesteld en inblaas- en afzuigluchtroosters. Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering op basis van een AQL 7% met “voldoende” te worden beoordeeld.


Pagina 24

KPI’s Opdrachtgever heeft Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld ten aanzien van de sturing en controle op Opdrachtnemer gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Opdrachtnemer wordt geacht aan de KPI’s gedurende de looptijd van de Overeenkomst te voldoen. Bij elke KPI is aangegeven hoe wordt gemeten, de frequentie van de meting en gevolgen van resultaten van de meting van de betreffende KPI.

2.2.8

De Overeenkomst

Deze toelichting heeft betrekking op vraag 38 van de gunningcriteria. Inschrijver dient zich te conformeren aan de Overeenkomst die in Bijlage 6 in concept is bijgevoegd. Deze Overeenkomst wordt gedurende de offerteaanvraag periode definitief vastgesteld en wordt door middel van een Nota van Inlichtingen aan Inschrijvers medegedeeld. In geval van definitieve ontruiming van (gedeelten van) Locaties is Opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst met betrekking tot die (gedeelten van) Locaties op te zeggen.


Pagina 25

2.3 Prijs schoonmaakdienstverlening Deze toelichting heeft betrekking op vragen 39 tot en met 45 van de gunningcriteria. Offreren van de prijs voor schoonmaakdienstverlening In Bijlage 8 is het Calculatiemodel Prijs opgenomen. Deze Bijlage dient voor het calculeren en specificeren van de prijs die Inschrijver offreert. Het Calculatiemodel Prijs begint met een tabblad waar een toelichting wordt gegeven voor het invullen van het Calculatiemodel Prijs. Inschrijver dient dit Calculatiemodel Prijs volledig in te vullen. Dat wil zeggen, alle gevraagde velden (cellen) dienen door Inschrijver te worden ingevuld. De door Inschrijver ingevulde gegevens resulteren in een “totaalbedrag per Locatie per jaar” (wordt automatisch berekend in het Calculatiemodel). In tabblad “Inschrijstaat prijs” zijn deze totaalbedragen middels een koppeling per Locatie per jaar opgesomd, hetgeen resulteert in de “Prijs per jaar Opdrachtgever” (wordt automatisch berekend in het Calculatiemodel). Dit is de prijs die Inschrijver offreert en dient Inschrijver in te vullen bij de gevraagde prijs voor schoonmaakdienstverlening bij vraag 45 en maakt onderdeel uit van de gunningprocedure. Een afwijking (hoe gering ook) tussen de “Prijs per jaar Opdrachtgever” van tabblad “Inschrijfstaat prijs” van Bijlage 8 Calculatiemodel Prijs en het door Inschrijver ingevulde bedrag bij vraag 45 heeft als gevolg dat de Offerte ongeldig is. De Offerte zal dan worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. Inschrijver dient de volgende door Inschrijver ingevulde tabbladen van Bijlage 8 te printen, te ondertekenen en als Bijlage bij de Offerte te voegen: 

Inschrijfstaat Prijs



Invulstaat AD



Invulstaat AM



Invulstaat BM



Invulstaat BP



Invulstaat GR



Invulstaat HE



Invulstaat HO



Invulstaat JL



Invulstaat OM



Tariefcodes



Loonsoortgroepen

Tevens dient Inschrijver de door Inschrijver ingevulde Bijlage 8 als Pdf op een USB-stick of CD rom bij de Offerte van Inschrijver te voegen. Opdrachtgever wenst dus geen excel-documenten te ontvangen. Offreren prijs voor afroep Tenslotte dient Inschrijver de bedragen voor afroepwerkzaamheden in te vullen in Bijlage 9 Afroep. Deze bedragen voor afroepwerkzaamheden maken geen onderdeel uit van de


Pagina 26

gunningprocedure, maar worden wel opgenomen in de Overeenkomst. Inschrijver dient de door Inschrijver ingevulde Bijlage 9 Afroep te printen, ondertekenen en als Bijlage bij de Offerte te voegen. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de door Inschrijver ingevulde gegevens. Indien in het Calculatiemodel een of meerdere gevraagde gegevens (cellen) niet zijn ingevuld, dan is de Offerte ongeldig. De Offerte van Inschrijver zal niet verder in behandeling genomen worden en zal worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. Inschrijvingen met anderszins vormgegeven prijsinformatie, een of meerdere niet of niet geheel ingevulde gevraagde gegevens van de cellen van Bijlage 8 Calculatiemodel prijs, door Inschrijver aangebrachte wijzigingen in formules, koppelingen of beveiligde cellen van de spreadsheets en aangebrachte aanvullingen door Inschrijver zullen niet in behandeling genomen worden. De Offerte van Inschrijver zal dan worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure.

De Offerteaanvraag en Bijlagen zijn met grote zorg samengesteld. Mocht Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient Inschrijver deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk tien dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de offerte, aan mevrouw van J. Haenen van IXion Advies en Aanbesteden schriftelijk kenbaar te maken (zie 3.1.13 voor contactgegevens). Inschrijver wordt er op geattendeerd dat op niet schriftelijk kenbaar gemaakte onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in een later stadium geen beroep meer kan worden gedaan. Uitgangspunten bij prijs Inschrijver dient bij het offreren van de prijs rekening te houden met de volgende aspecten: 

De prijzen zijn in Euro´s;



De prijzen dienen exclusief BTW te worden opgegeven;



De prijzen zijn vast voor de eerste drie jaar van de Overeenkomst. Bij de optionele verlenging(en) van de Overeenkomst kan Opdrachtnemer aanpassing van de prijzen voorstellen op basis van de betreffende prijsindexcijfers van het CBS waarbij het derde jaar van de Overeenkomst het jaar “nul” is. Wijzigingen in de prijzen van welke aard dan ook kunnen slechts plaatsvinden na een uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Opdrachtgever;



De prijzen zijn inclusief toekomstige geschatte CAO wijzigingen;



De prijzen zijn inclusief eventuele opslagen;



De prijzen zijn inclusief kosten van mogelijke derden die door Opdrachtnemer worden ingeschakeld;



De prijzen zijn inclusief materialen, schoonmaakmiddelen, machines, plastic zakken, werkkleding, vervoerskosten, winst voor Inschrijver, overhead keuringkosten, opleidingskosten personeel, het leveren en bespreken van rapportages, (her)keuringen, overleggen enzovoort. De sanitaire voorzieningen zeep, toiletpapier en handdoeken worden door Opdrachtgever ter beschikking gesteld.


Pagina 27



Inschrijver kan voor de gevraagde afroepwerkzaamheden volstaan met het afgeven van de prijzen. De prijzen voor afroepwerkzaamheden vormen geen onderdeel van de gunningprocedure, maar worden wel opgenomen in de Overeenkomst. Zie ook hoofdstuk 2.2.3.



Indien nodig, worden eventuele wijzigingen in de gespecificeerde ruimtestaat per Locatie na gunning in de calculatie doorgevoerd en verrekend op basis van de door aanbieder aangeboden kengetallen en tarieven in het Calculatiemodel prijs van de betreffende Locatie.


Pagina 28

3 De aanbestedingsprocedure


Pagina 29

Dit hoofdstuk biedt de Inschrijver informatie over de procedure die gevolgd wordt en met name de procedurele voorwaarden die Inschrijver in acht moet nemen.

3.1 Voorwaarden betreffende de procedure 3.1.1 Aanbestedingsprocedure De aanbestedingsprocedure betreft een Europese openbare procedure en is onderworpen aan de bepalingen van het Bao. 3.1.2 Voorbehouden Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan de in deze Offerteaanvraag genoemde planning, aantallen of specificaties. Deze dienen slechts ter indicatie en als basis voor de vergelijking tussen de verschillende Inschrijvers. Opdrachtgever is niet verplicht over te gaan tot gunning. Noch aan deze beslissing noch aan een andere beslissing voorafgaand aan de gunning kunnen door Inschrijver aanspraken op de opdracht of op vergoeding van Inschrijvingskosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade jegens Opdrachtgever worden ontleend. Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van kosten van deelneming aan deze aanbestedingsprocedure. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor deze aanbesteding te allen tijde stop te zetten zonder opgave van redenen. Mocht gedurende de aanbestedingsprocedure een Inschrijver aangeven, dat hij zijn voor deze aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, of dat diens bedrijf wordt overgenomen of anderszins niet langer aan de selectiecriteria zal voldoen, dan zal Opdrachtgever deze Inschrijver van verdere deelname/beoordeling uitsluiten. 3.1.3 Vertrouwelijk Dit aanbestedingsdocument met Bijlagen en alle overige door of namens Opdrachtgever verstrekte informatie en documenten, dient vertrouwelijk te blijven en door Inschrijver slechts aan medewerk(st)ers te worden getoond, die er voor de voorbereiding van de Offerte kennis van moeten nemen. Evenmin zal Inschrijver op enigerlei wijze derden in kennis stellen van de gegevens die in dit verband door of namens Opdrachtgever zijn of worden verstrekt. De vertrouwelijkheid dient ook in acht te worden genomen, indien de Offerte van Inschrijver niet geselecteerd wordt. Voorts zal alle door de Inschrijver aan Opdrachtgever verstrekte informatie als strikt vertrouwelijk worden behandeld, tenzij bekendmaking nodig is in het kader van de afwijzing van inschrijvingen. 3.1.4 Vaststellen Overeenkomst Bij de Offerteaanvraag ontvangt Inschrijver tevens de concept Overeenkomst. Inschrijver heeft tot de daarvoor aangegeven termijn (zie 3.1.16) de mogelijkheid wijzigingen voor te stellen. Vervolgens zal Opdrachtgever de voorstellen beoordelen en de Overeenkomst definitief vaststellen. De aldus vastgestelde Overeenkomst wordt in een Nota van Inlichtingen aan de Inschrijvers


Pagina 30

aangeboden. Opdrachtgever behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de wijzigingsvoorstellen af te wijzen. 3.1.5 Overeenkomst. Het indienen van een Offerte betekent dat Inschrijver onvoorwaardelijk akkoord gaat met de inhoud van de Overeenkomst. 3.1.6 Percelen De opdracht is niet verdeeld in percelen. 3.1.7 Onjuistheden Dit document is met zorg samengesteld. Mocht Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient Inschrijver deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk tien dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de offerte, aan mevrouw van J. Haenen van IXion Advies en Aanbesteden schriftelijk kenbaar te maken (zie 3.1.13 voor contactgegevens). Inschrijvers worden er op geattendeerd dat op niet gesignaleerde onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in een later stadium geen beroep meer kan worden gedaan. 3.1.8 Kostenvergoeding Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbestedingsprocedure. Correspondentie en ontvangen Offertes worden niet geretourneerd. 3.1.9 Controle Opdrachtgever behoudt zich het recht voor alle gegevens op juistheid en volledigheid te controleren en de opgegeven referenties te benaderen. Het verstrekken van onjuiste informatie wordt door Opdrachtgever aangemerkt als het afleggen van een valse verklaring en leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. 3.1.10 Communicatie Alle communicatie gedurende deze aanbestedingsprocedure vindt plaats in de Nederlandse taal. Uitzondering wordt gemaakt voor documenten die oorspronkelijk in een andere taal zijn opgesteld (bijvoorbeeld jaarverslag). Deze kunnen op verzoek van de Opdrachtgever vertaald worden voor rekening van de Inschrijver. Communicatie vindt uitsluitend plaats per post dan wel per e-mail met de aangegeven contactpersoon namens Opdrachtgever. Eventuele vragen in het kader van deze aanbesteding worden afhankelijk van het moment van indiening in verschillende tranches beantwoord. Opdrachtgever gaat er van uit dat vragen zoveel mogelijk in een vroegtijdig stadium worden ingediend. Voor het indienen van vragen dient Inschrijver het format te hanteren van Bijlage 9. Alle vragen en antwoorden zullen geanonimiseerd ter kennisgeving aan de Inschrijvers worden aangeboden. Ten aanzien van vragen die korter dan zes dagen voor de datum van indiening van de Offertes worden gesteld, kan niet gegarandeerd worden dat deze nog (tijdig) worden beantwoord.


Pagina 31

Indien Inschrijver besluit niet deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure en/of geen Offerte in te dienen dan zal Inschrijver dit onverwijld meedelen aan aangegeven contactpersoon bij 3.1.13. 3.1.11 Rondleiding Om inzicht te verschaffen in verschillende gebouwen van de Locaties van Opdrachtgever wordt een rondleiding georganiseerd verspreid over 2 dagen. Deze rondleiding heeft de volgende planning: 

Maandag 22 november 2010 van 9.00 uur tot 17.00 uur



Dinsdag 23 november 2010 van 9.00 uur tot 17.00 uur

Deze rondleiding is geen informatiebijeenkomst. Uitsluitend vragen die schriftelijk gesteld worden zijn van toepassing op deze aanbesteding. Per Inschrijver mogen maximaal twee personen aanwezig zijn bij de rondleiding. Indien Inschrijver wil deelnemen aan de rondleiding dient Inschrijver dit voor de aangegeven datum bij 3.1.16 Tijdplanning te melden bij de projectorganisatie (zie 3.1.13). In verband met de toegangsregeling dient Inschrijver de naam, functie en het emailadres van de bezoeker(s) op te geven bij de aanmelding voor deelname aan de rondleiding. Het programma van de rondleiding wordt verstuurd met de 1e Nota van inlichtingen. 3.1.12 Procedure Inschrijver zal Opdrachtgever niet belemmeren dan wel beperken in haar streven met een andere Inschrijver tot een gunning te komen en geen informatie over haar offerte met Opdrachtgever delen met andere Inschrijvers. Door het indienen van een Offerte verklaart Inschrijver zich akkoord met alle voorwaarden en het daaromtrent gestelde in deze Offerteaanvraag. Publiciteit met betrekking tot deze aanbesteding is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. Inschrijvers kunnen tot uiterlijk 15 dagen na het versturen van de mededeling van de gunningbeslissing opkomen tegen dit besluit door betekening van een kort geding dagvaarding aan het adres van de Opdrachtgever (zie 2.1.1 adres in Spijkenisse van de Algemene Directie). Bij voorkeur wordt dit voorafgegaan door een schriftelijke uitputtende kennisgeving van de bezwaren. Op deze aanbesteding en de eventueel hieruit voortvloeiende Overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing en is de rechter te Rotterdam bevoegd geschillen te beslechten. 3.1.13 Projectorganisatie Ten behoeve van de aanbesteding is een projectorganisatie samengesteld die geadviseerd wordt door IXion. IXion voert namens de projectorganisatie het secretariaat. Elke vorm van communicatie loopt dan ook via IXion. Contactadres: IXion Advies en Aanbesteden T.a.v. mevrouw Jose Haenen De Hoven 7 8101 DZ Raalte [email protected]


Pagina 32

Inschrijver zal aan de contactpersoon van de Aanbestedende Dienst de gegevens van één contactpersoon vermelden, die Inschrijver gedurende de aanbestedingsprocedure vertegenwoordigt. De contactpersoon van de Aanbestedende Dienst zal alleen met deze contactpersoon communiceren. 3.1.14 Rangorde documenten In geval van tegenstrijdigheid tussen de Nota’s van Inlichtingen en de Offerteaanvraag prevaleert het bepaalde in de Nota’s van Inlichtingen. Ingeval van tegenstrijdigheden tussen de Nota’s van Inlichtingen prevaleert het gestelde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 3.1.15 Openen Offertes Het openen van tijdig ingediende Offertes geschiedt aansluitend aan het uiterlijke tijdstip van indiening van de offerte. Deze opening is openbaar en toegankelijk voor alle Inschrijvers. Aangezien gunning echter plaats zal vinden op basis van economisch meest voordelige aanbieding, zal het openbare deel van de zitting beperkt blijven tot het openen van de Offertes. Controles op volledigheid of geldigheid en dergelijke zullen dan niet plaatsvinden. De beoordeling is niet toegankelijk voor Inschrijvers. Indien Inschrijver aanwezig wenst te zijn bij de opening van de offertes, dient Inschrijver dit 6 dagen voor het uiterste tijdstip van indiening van de Offertes kenbaar te maken aan de contactpersoon van Opdrachtgever zoals aangegeven bij 3.1.12 Projectorganisatie. Van de opening zal een proces-verbaal worden opgesteld waarin staat vermeld van wie een Offerte is ontvangen. Eventuele bijzonderheden worden in het proces-verbaal opgenomen. Het procesverbaal wordt aan alle Inschrijvers toegezonden. 3.1.16 Tijdsplanning In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de tijdsplanning. De vet gedrukte data zijn fatale termijnen. Activiteit

Wanneer

Publicatie aanbesteding via www.aanbestedingskalender.nl e

Op 15 oktober 2010

Indienen amendementen en vragen voor de 1 vragenronde

Voor 29 oktober 2010

Beantwoording vragen van de 1e vragenronde, vaststellen

Op 9 november 2010

Overeenkomst naar aanleiding van ingediende amendementen en programma rondleiding. Aanmelden rondleiding

Voor 13 november 2010

Rondleiding voor Inschrijvers die zich hebben aangemeld

Op 22 en 23 november 2010

Indienen vragen voor de 2e vragenronde en opvragen

Voor 25 november 2010

geanonimiseerd overzicht over te nemen personeel Beantwoording vragen van de 2e vragenronde

2 december 2010

Ontvangst Offertes

9 december 2010 voor 12.00 uur


Pagina 33

Mededeling gunning

16 december 2010

Einddatum stand still periode en eerste mogelijkheid voor

na 15 dagen na

tekenen Overeenkomst

mededeling gunning

3.2 Voorwaarden betreffende de Offerte 3.2.1 Sluitingsdatum Offertes dienen uiterlijk op 9 december 2010 voor 12.00 uur in het bezit te zijn van: mevrouw J. Haenen, adres: IXion Advies en Aanbesteden BV De Hoven 7 8101 DZ Raalte Inschrijver wordt geadviseerd de Offerte en Bijlagen persoonlijk af te geven bij mevrouw J. Haenen of haar vervanger. De persoon die de Offerte afgeeft ontvangt een ontvangstbevestiging met vermelding van het tijdstip van in ontvangstname. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor tijdige indiening van de Offerte. Het risico van te late of verkeerde (post)bezorging is voor rekening van de Inschrijver. Per fax of per e-mail ingediende Offertes worden niet geaccepteerd en niet in ontvangst genomen. Te laat ingediende Offertes worden niet geaccepteerd en niet in ontvangst genomen. 1. Vormvereisten Offerte De Offerte dient in 6-voud schriftelijk aangeboden te worden: één compleet origineel van de Offerte en 5 geanonimiseerde kopieën van de door Inschrijver ingevulde gunningcriteria. Op de gesloten envelop/het pakket dient te worden vermeld: “Offerteaanvraag Europese Openbare procedure Schoonmaakdienstverlening PENTA college CSG, CPV 90900000-6, oktober 2010. Niet openen voor 9 december 2010 voor 12.00 uur.” Het complete origineel van de Offerte dient als volgt aangeboden te worden: 1.

Voorblad met daarop de naam van Opdrachtgever

2.

Een tabblad

3.

De ingevulde checklist die Inschrijver aan het begin van hoofdstuk 5 aantreft

4.

De ingevulde vragenlijsten van hoofdstuk 5 Selectie eisen

5.

Een tabblad

6.

De Bijlagen van hoofdstuk 5 Selectie eisen

7.

Een tabblad

8.

De ingevulde checklist die Inschrijver aan het begin van Hoofdstuk 6 aantreft

9.

De ingevulde vragenlijsten van hoofdstuk 6 Gunningcriteria

10. Een tabblad 11. De Bijlagen van hoofdstuk 6 Guningscriteria


Pagina 34

Deze complete originele Offerte is getekend en geparafeerd door de rechtsgeldig vertegenwoordiger van Inschrijver blijkend uit het uittreksel van het handelsregister, of diens gemachtigde. Daarnaast dient Inschrijver 5 sets (kopieën van de originele Offerte) van de gunningsvragen geanonimiseerd aan te leveren. Het betreffen de vragen 1 tot en met 38 (dus exclusief de vragen 39 tot en met 45 betreffende prijs). Deze 5 geanonimiseerde sets dienen gezamenlijk in één gesloten blanco envelop te worden gestopt en samen met de originele Offerte aangeboden in een gesloten pakket. Met nadruk wordt opgemerkt dat de bovengenoemde kopieën geanonimiseerd, dat wil zeggen dat noch uit de inhoud noch uit de vorm de identiteit van de Inschrijver blijkt (dus geen logo’s, mailadresen, verwijzingen of vermeldingen in de tekst). Indien de kopieën niet geanonimiseerd zijn en/of indien de kopieën niet zijn ingesloten in envelopen zoals hierboven vermeld zal de Offerte worden uitgesloten van de verdere aanbestedingsprocedure.

Schematisch: Origineel

Kopie

Gunning vragen kwaliteit anoniem 5x

Niet geanonimiseerd complete originele Offerte 1x

Teneinde de beoordeling van de Inschrijvingen te kunnen bespoedigen, dient Inschrijver tevens tegelijkertijd met de schriftelijk te overleggen offerte - de inhoud van zijn offerte in PDF-formaat op CD-Rom of USB-stick aan te Leveren.

2. Algemene voorwaarden De Algemene voorwaarden van de Inschrijver worden nadrukkelijk van de hand gewezen en zijn dus niet van toepassing. De van toepassing zijnde Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever maken deel uit van het contract. Het niet nakomen van een of meerdere voorwaarden betreffende de procedure en de Offerte zal tot uitsluiting van de Inschrijver van de aanbestedingsprocedure leiden, tenzij het naar de mening van de Opdrachtgever slechts een eenvoudig te herstellen omissie betreft, die de inhoud van de Offerte niet wijzigt.


Pagina 35

4 Beoordeling


Pagina 36

In dit hoofdstuk wordt Inschrijver informatie geboden over de wijze van beoordeling van de Offertes.

4.1 Beoordelingsprocedure Beoordeling van de Offertes vindt plaats door de beoordelingscommissie van Opdrachtgever. De beoordelingscommissie bestaat uit de volgende 5 functionarissen van Opdrachtgever. Deze functionarissen zijn elk Hoofd Bedrijfsvoering op een van de Locaties van Opdrachtgever. De vertegenwoordiger van IXion advies en aanbesteden bv begeleidt het proces, maar heeft geen inhoudelijke inbreng en stemt niet mee. De beoordelingsprocedure kent de volgende stappen: 1. vaststelling van de tijdige indiening van de Offertes 2. controle van de Offertes op volledigheid (zijn alle gevraagde documenten aanwezig) 3. controle van de Offertes op geldigheid (voldoen de documenten aan de gestelde eisen voor wat betreft leeftijd en ondertekening door vertegenwoordigingsbevoegde etc.) 4. beoordeling van de selectie-eisen beoordeling of Inschrijver voldoet aan de gestelde minimumeisen 5. beoordeling van de gunningcriteria a.

beoordeling of Offerte voldoet aan de gestelde minimumeisen

b.

beoordeling en toekenning van punten aan kwalitatieve vragen

6. vaststelling rangschikking Offertes 7. gunningbeslissing

4.2 Inhoudelijke beoordeling Inhoudelijke beoordeling van de Offertes gebeurt op de eerste plaats door beoordeling van de minimumeisen. Deze beoordeling vindt plenair plaats door de beoordelingscommissie. Inschrijvers die niet aan een of meerdere minimumeisen voldoen, worden uitgesloten van de verdere aanbestedingsprocedure. Deze Inschrijvers spelen ook geen rol meer bij vaststelling van de scores voor de relatieve beoordelingen. Vervolgens vindt beoordeling plaats van de kwalitatieve vragen waarvoor Inschrijver punten kan scoren. Beoordelaars beschikken alleen over geanonimiseerde antwoorden van Inschrijvers. Beoordeling van de kwalitatieve vragen wordt onderscheiden naar absolute en relatieve beoordelingen. Zie daarvoor hoofdstuk 6.


Pagina 37

4.2.1. Beoordeling antwoorden op absolute kwaliteitsvragen Beoordeling van de antwoorden op deze vragen vindt per Inschrijver plaats zonder de antwoorden van Inschrijvers met elkaar te vergelijken. Elke inschrijving wordt dus op eigen merites behandeld. Elke beoordelaar toetst of Inschrijver de gevraagde aspecten voldoende inhoudelijk heeft beantwoord. Deze beoordeling legt de beoordelaar in eerste aanleg vast op zijn beoordelingsformulier. Vervolgens vindt onder leiding van de voorzitter van de selectie- en gunningcommissie overleg plaats over de beantwoording van vragen. Indien beoordeling unaniem is vindt puntenwaardering plaats zoals aangegeven door beoordelaars in eerste aanleg. Indien een of meerdere beoordelaars een afwijkende score hebben vastgelegd, vindt overleg plaats tussen beoordelaars, met het streven consensus te bereiken. Indien consensus wordt bereikt vindt score plaats conform deze consensus en vindt vastlegging hiervan plaats op het beoordelingsformulier. Indien geen consensus wordt bereikt, wordt gestemd en vindt score plaats op basis van meerderheid van stemmen. 4.2.2. Beoordeling antwoorden op relatieve kwaliteitsvragen Bij deze beoordeling worden de antwoorden van de verschillende Inschrijvers met elkaar vergeleken, waarna een score plaatsvindt. Individuele beoordeling De beoordelaar leest van de betreffende vraag het verstrekte antwoord van alle Inschrijvers. Vervolgens brengt de beoordelaar een rangorde aan in de antwoorden van de Inschrijvers: Nummer 1

Inschrijver met het beste antwoord

Nummer 2

Inschrijver met het op een na beste antwoord

Nummer 3

Inschrijver met het op twee na beste antwoord

Enzovoorts. Collegiale beoordeling Vervolgens vindt overleg plaats tussen de beoordelaars, waarbij de eigen beoordeling met argumenten van beoordelaars wordt uitgewisseld. Hierna stelt elke beoordelaar zijn rangorde definitief vast en wordt de totaalscore voor de betreffende vraag voor elke Inschrijver vastgesteld. Voor elke maal dat een Inschrijver plaats nummer 1 heeft gekregen van een beoordelaar, krijgt de Inschrijver het aantal punten overeenkomstig het aantal Inschrijvers. De nummer 2 krijgt een punt minder, enzovoorts. Dit leidt voor elke Inschrijver tot een totaalscore. Deze score per Inschrijver wordt gedeeld door het maximaal te scoren aantal punten. De uitkomst wordt tenslotte vermenigvuldigd met de maximale score die bij de betreffende vraag staat aangegeven. Deze score is de uiteindelijke score voor de betreffende vraag voor de Inschrijver.


Pagina 38

Voorbeeld met 3 Inschrijvers en 5 beoordelaars waarbij voor de betreffende vraag een maximale score mogelijk is van 50 punten. Inschrijver A

Inschrijver B

Inschrijver C

Beoordelaar 1

Plaats 1

Plaats 2

Plaats 3

Beoordelaar 2

Plaats 2

Plaats 1

Plaats 3

Beoordelaar 3

Plaats 3

Plaats 2

Plaats 1

Beoordelaar 4

Plaats 3

Plaats 2

Plaats 1

Beoordelaar 5

Plaats 3

Plaats 1

Plaats 2

Totaal

8 punten

12 punten

10 punten

In het voorbeeld kan een Inschrijver maximaal 15 punten scoren (5 beoordelaars kunnen maximaal 3 punten geven aan een Inschrijver, aangezien er 3 Inschrijvers zijn). Inschrijver A 8/15

0,53 maal 50 punten = 26,67 punten

Inschrijver B 12/15

0,80 maal 50 punten = 40,00 punten

Inschrijver C 10/15

0,67 maal 50 punten = 33,50 punten.

Het bovenstaande betekent dat het mogelijk is, dat voor een vraag geen enkele Inschrijver maximaal scoort. Alle berekeningen worden na twee decimalen rekenkundig afgerond. 4.2.3. Beoordeling antwoord op relatieve prijsvraag (vraag 45) De Inschrijver waarvan “Prijs per jaar Opdrachtgever” het laagst is ontvangt het maximum aantal punten van 650. Alle andere Inschrijvers worden hier aan gerelateerd. Voorbeeld: Inschrijver A offreert het totaalbedrag van € 500.000,Inschrijver B offreert het totaalbedrag van € 450.000,Inschrijver C offreert het totaalbedrag van € 550.000,Inschrijver B heeft de laagste prijs per jaar Opdrachtgever geboden. Inschrijver B ontvangt het maximaal aantal punten van 650. Inschrijver A ontvangt : € 450.000/ € 500.000 x 650 = 585,00 punten Inschrijver C ontvangt : € 450.000/ € 550.000 x 650 = 583,82 punten Alle berekeningen worden na twee decimalen rekenkundig afgerond.


Pagina 39

5 Selectie eisen


Pagina 40

Dit hoofdstuk betreft de selectie-eisen voor Inschrijvers. In paragraaf 5.1. zijn instructies opgenomen, waarvan Inschrijver kennis moet nemen bij het invullen van de vragenlijsten. In paragraaf 5.2. is de checklist opgenomen die Inschrijver ingevuld moet meesturen bij zijn Offerte. Indien een vragenlijst niet van toepassing is hoeft deze niet beantwoord te worden en bijgevoegd te worden bij de Offerte. In 5.3 zijn de selectie-eisen opgenomen.

5.1 Instructie bij selectie eisen

Inschrijver dient bij de beantwoording van de vragenlijsten de formats in acht te nemen die de Aanbestedende dienst heeft opgesteld en bijgevoegd. Het is niet toegestaan wijzigingen in deze formats aan te brengen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld. Ook is het niet toegestaan wijzigingen in de vraagstellingen aan te brengen. Indien bij een vraag Bijlagen gevoegd moeten worden, dienen deze Bijlagen direct achter de betreffende vraag gevoegd te worden. Voorbeeld: Het bewijs van inschrijving als bedoeld bij vraag 1p, wordt gevoegd achter vraag 1(Algemeen) en voor vraag 2 (Combinatie). Onderstaand wordt een toelichting geven bij de selectie-eisen. 1 Algemene vragen Inschrijver beantwoordt de vragen 1a tot en met p. Bij de vragen 1i tot en met m, worden de gegevens verstrekt van de persoon die de Offerte indient. Indien uit het register als bedoeld bij vraag 1p niet blijkt dat deze persoon namens Inschrijver rechtsgeldig vertegenwoordigingsbevoegd is, dient deze persoon een volmacht te verstrekken van degene die wel vertegenwoordigingsbevoegd is. Eenmaal aanmelden Een onderneming kan zich slechts eenmaal aanmelden als Inschrijver, hetzij als zelfstandige Inschrijver, hetzij als hoofdaannemer, hetzij als onderaannemer, hetzij als deelnemer van een combinatie. Van ondernemingen die behoren tot hetzelfde concern kan slechts een onderneming op de aanbesteding inschrijven, tenzij de ondernemingen binnen het concern aantonen dat geen afhankelijkheidsverhouding tussen hen bestaat en/of dat geen invloed op een ander wordt uitgeoefend. Indien onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid tussen de ondernemingen binnen een concern gewaarborgd is, mogen meer ondernemingen binnen een concern op de opdracht inschrijven. De ondernemingen die het aangaat, tonen hun onafhankelijkheid ten opzichte van elkaar en de vertrouwelijke behandeling van hun aanmelding en hun inschrijving ten genoege van de Aanbestedende Dienst aan met alle middelen die zij daartoe dienstig achten. Ondernemingen die behoren tot hetzelfde concern kunnen in ieder geval wel gezamenlijk als een Inschrijver meedoen (als hoofd-/onderaanneming of in combinatie).


Pagina 41

2. Combinatie Indien Inschrijver niet in een combinatie met een of meer andere Inschrijvers inschrijft, kan Inschrijver vraag 2 overslaan en hoeft Inschrijver deze vraag dan ook niet bij te voegen bij de Offerte. Indien sprake is van een combinatie vult één Inschrijver “vraag 1. Algemene vragen” volledig in en de andere Inschrijver(s) elk “2. Combinatie tot en met vraag 2p” volledig in. De vragen 2q tot en met 2t worden door de Inschrijver ingevuld die de combinatie vertegenwoordigt tijdens deze aanbestedingsprocedure. Alle combinanten vullen de “Verklaring combinant” in en voegen deze als Bijlage bij deze vraag bij. De Aanbestedende dienst accepteert op geen enkele wijze een beperking van de aansprakelijkheid (bij wanprestatie, inroepen bankgarantie e.d.) door de taakverdeling binnen de combinatie. 3. Onderaanneming Indien Inschrijver geen gebruik maakt van onderaannnemer(s), kan Inschrijver vraag 3 overslaan en hoeft Inschrijver deze vraag dan ook niet bij te voegen bij de Offerte. Indien Inschrijver bij de inschrijving gebruik maakt van een of meer onderaannemers, dienen de gegevens van de onderaannemer(s) bij de vragen 3a tot en met p ingevuld te worden. Tijdens de uitvoering van de Overeenkomst is het inschakelen van onderaannemers alleen toegestaan indien deze in de Offerte zijn gemeld. In alle andere gevallen dient Opdrachtgever vooraf hieraan zijn schriftelijke goedkeuring te geven. Opdrachtgever kan aan die toestemming voorwaarden verbinden. Indien sprake is van meerdere onderaannemers dienen de vragen 3a tot en met p door elk van de onderaannemers ingevuld te worden. De vragen 3,q, r en s worden door de hoofdaannemer (= Inschrijver) ingevuld. Tevens worden de getekende verklaringen als Bijlage bijgevoegd bij deze vraag. 4. Contactgegevens Hier worden de gegevens ingevuld van de persoon die namens Inschrijver als contactpersoon zal optreden tijdens deze aanbesteding. Het is niet toegestaan gegevens van meer dan één persoon te vermelden. 5. Uitsluitinggronden Indien sprake is van een combinatie, dienen alle combinanten de vragen te beantwoorden. Indien sprake is van een hoofdaannemer en onderaannemer, dienen zowel de hoofdaannemer als alle onderaannemers de vragen te beantwoorden. Zodra een van de uitsluitinggronden van toepassing is op de Inschrijver, dan wel op een van de combinanten, dan wel op een onderaannemer, wordt Inschrijver uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. Een van de uitsluitinggronden is van toepassing indien een van de vragen met ja wordt beantwoord, behalve voor de vragen 5be en 5bf die bij een uitsluitinggrond met neen worden beantwoord. 6. Financiële en economische draagkracht Inschrijver dient de betreffende vragen betreffende zijn financiële positie te beantwoorden. Indien een van de vragen met nee wordt beantwoord, zal Inschrijver worden uitgesloten van de verdere


Pagina 42

aanbestedingsprocedure. Voor vraag 6d is het toegestaan bij combinanten en of onderaannemers de omzet van de participerende bedrijven bij elkaar op te tellen. Indien Inschrijver bij vraag 6 e niet voldoet aan de eis van de lopende verzekering, is het voldoende dat Inschrijver een bewijs van een verzekeraar kan overleggen, dat Inschrijver bij gunning van de opdracht zich overeenkomstig verzekert. 7. Technische bekwaamheid en organisatorische criteria Inschrijver dient de betreffende vragen te beantwoorden. Indien een van de vragen met nee wordt beantwoord zal Inschrijver worden uitgesloten van de verdere aanbestedingsprocedure. Indien sprake is van een combinatie dan wel onderaannemerschap dienen alle bedrijven die participeren in deze aanbesteding te voldoen aan vraag 7b. Voor vraag 7a is het niet toegestaan dat referenties van de participerende bedrijven worden opgeteld. Wel kan een beroep worden gedaan op referenties van alle participerende bedrijven. Verklaringen worden ingevuld door de Inschrijver waarbij de Aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt referenties te verifiëren bij de betreffende contactpersoon van de referentie. Bij vraag 7b dient Inschrijver als bijlage het geëiste keurmerken van Inschrijver en de eventuele participerende bedrijven ter kwaliteitsborging toe te voegen. 8. Ondertekening Eigen Verklaring De Eigen Verklaring wordt ingevuld en ondertekend door een functionaris die bevoegd is Inschrijver in rechte te vertegenwoordigen, dan wel daartoe gemachtigd is door een rechtsgeldig vertegenwoordiger. 9. Volmacht Indien de Offerte niet wordt ingediend door de rechtsgeldig vertegenwoordiger, dient de rechtsgeldige vertegenwoordiger een volmacht te verstrekken aan de indiener van de Offerte. Hiervoor dient de betreffende verklaring ingevuld en ondertekend te worden.


Pagina 43

5.2 Checklist selectie-eisen De bijbehorende vragen/selectie-eisen staan vermeld in paragraaf 5.3 van de offerte-aanvraag. Vraag

Antwoord ingevuld?

Bijlage toegevoegd? 1. Algemeen

1a.

ja / nee

niet van toepassing

1b.

ja / nee

niet van toepassing

1c.

ja / nee

niet van toepassing

1d.

ja / nee

niet van toepassing

1e.

ja / nee

niet van toepassing

1f.

ja / nee

niet van toepassing

1g.

ja / nee

niet van toepassing

1h.

ja / nee

niet van toepassing

1i.

ja / nee

niet van toepassing

1j.

ja / nee

niet van toepassing

1k

ja / nee

niet van toepassing

1l.

ja / nee

niet van toepassing

1m.

ja / nee

niet van toepassing

1n.

ja / nee

niet van toepassing

1o.

ja / nee

niet van toepassing

1p.

ja / nee

ja / nee 2. Combinatie

2a.

ja / nee

niet van toepassing

2b.

ja / nee

niet van toepassing

2c.

ja / nee

niet van toepassing

2d.

ja / nee

niet van toepassing


Pagina 44

2 e.

ja / nee

niet van toepassing

2f.

ja / nee

niet van toepassing

2g.

ja / nee

niet van toepassing

2h.

ja / nee

niet van toepassing

2i.

ja / nee

niet van toepassing

2j.

ja / nee

niet van toepassing

2k

ja / nee

niet van toepassing

2l.

ja / nee

niet van toepassing

2m.

ja / nee

niet van toepassing

2n.

ja / nee

niet van toepassing

2o.

ja / nee

niet van toepassing

2p.

ja / nee

ja / nee

2q.

ja / nee

niet van toepassing

2r.

ja / nee

niet van toepassing

2s.

ja / nee

niet van toepassing

2t.

ja / nee

niet van toepassing

verklaring

ja / nee

ja / nee 3. Onderaannemer

3a.

ja / nee

niet van toepassing

3b.

ja / nee

niet van toepassing

3c.

ja / nee

niet van toepassing

3d.

ja / nee

niet van toepassing

3e.

ja / nee

niet van toepassing

3f.

ja / nee

niet van toepassing

3g.

ja / nee

niet van toepassing

3h.

ja / nee

niet van toepassing


Pagina 45

3i.

ja / nee

niet van toepassing

3j.

ja / nee

niet van toepassing

3k

ja / nee

niet van toepassing

3l.

ja / nee

niet van toepassing

3m.

ja / nee

niet van toepassing

3n.

ja / nee

niet van toepassing

3o.

ja / nee

niet van toepassing

3p.

ja / nee

Ja/ nee

3q.

ja / nee

niet van toepassing

3r.

ja / nee

niet van toepassing

3s.

ja / nee

niet van toepassing

verklaring

ja / nee

Ja / nee 4. Contactpersoon

4a.

ja / nee

niet van toepassing

4b.

ja / nee

niet van toepassing

4c.

ja / nee

niet van toepassing

4d.

ja / nee

niet van toepassing

4e.

ja / nee

niet van toepassing 5. Uitsluitinggronden

5aa.

Ja / nee

niet van toepassing

5ab.

Ja / nee

niet van toepassing

5ac.

Ja / nee

niet van toepassing

5ad.

Ja / nee

niet van toepassing

5ba.

Ja / nee

niet van toepassing

5bb.

Ja / nee

niet van toepassing

5bc.

Ja / nee

niet van toepassing


Pagina 46

5bd.

Ja / nee

niet van toepassing

5be

ja / nee

niet van toepassing

5bf.

Ja / nee

niet van toepassing

5bg.

Ja / nee

niet van toepassing

6. Financiële en economische draagkracht 6a.

ja / nee

6b.

ja / nee

Gemarkeerd in bijlage van 6a

6c.

ja / nee


6d.

ja / nee


6e.

ja / nee

ja / nee

7. Technische bekwaamheid en organisatorische criteria 7a.

ja / nee

Ja / nee

7b.

ja / nee

ja / nee

verklaring

ja / nee

ja / nee 8. Eigen verklaring

verklaring

ja / nee

ja / nee 9. volmacht

verklaring

ja / nee


ja / nee

Pagina 47

5.3 Selectie eisen 1. Algemeen

nr.

vraag

In te vullen door Inschrijver

a.

Naam van de onderneming

b.

Straat en huisnummer

c.

Postcode en vestigingsplaats

d.

Land

e.

Postbusnummer

f.

Postcode en plaats (postbus)

g.

Land

h.

Adres website

i.

Gegevens van de rechtsgeldig vertegenwoordiger

j.

naam

k.

functie

l.

telefoonnummer

m.

e- mail

n.

Rechtsvorm van de onderneming

o.

Handelsnaam of handelsnamen waarvan de onderneming gebruik maakt of heeft gemaakt

p.

Nummer van inschrijving bij de Kamer van

Nummer, plaats en datum inschrijving.

Koophandel en fabrieken of een vergelijkbare

Uittreksel van inschrijving bijvoegen.

inschrijving in het land van vestiging.

Uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden vanaf moment sluitingstermijn indienen Offertes.


Pagina 48

2. Combinatie (indien van toepassing gegevens invullen van onderneming waarmee combinatie wordt aangegaan voor deze Offerte) nr.

vraag


a.


b.


c.


d.

Land

e.

Postbusnummer

f.


g.

Land

h.

Adres website

i.


j.

naam

k.

functie

l.

telefoonnummer

m.

e- mail

n.


o.


p.


Nummer, plaats en datum inschrijving




Uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden vanaf moment sluitingstermijn Offerteaanvraag.

q.

Naam van de onderneming die als penvoerder optreedt.

r.

Toelichting reden combinatie

s.

Toelichting wijze van uitvoering combinatie

t.

Vermelding projecten (naam opdrachtgever, periode en omvang opdracht) die in combinatie reeds zijn uitgevoerd.


Pagina 49

Verklaring combinatie Hierbij verklaren ondergetekenden zich zowel gezamenlijk aansprakelijk, in de hoedanigheid van combinatie, alsook individueel hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de volledige en juiste uitvoering van de overeenkomst in al zijn onderdelen. Tevens verklaren ondergetekenden akkoord te gaan met het penvoerderschap door het in deze bijlage aangegeven bedrijf. Rechtsgeldige ondertekening Naam:



Firmanaam



Functie



Plaats



Datum



Handtekening:

 

Rechtsgeldige ondertekening Naam:



Firmanaam



Functie



Plaats



Datum



Handtekening:

 


Pagina 50

3. Onderaannemer (indien van toepassing gegevens invullen van onderaannemer) nr.

vraag


a.


b.


c.


d.

Land

e.

Postbusnummer

f.


g.

Land

h.

Adres website

i.


j.

naam

k.

functie

l.

telefoonnummer

m.

e- mail

n.


o.


p.


Nummer, plaats en datum inschrijving




Uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden vanaf moment sluitingstermijn Offerteaanvraag.

q.

Toelichting reden hoofdaannemer- / onderaannemerschap

r.

Vermelding wijze van uitvoering hoofdaannemer- / onderaannemerschap.

s.

Vermelding projecten (naam opdrachtgever, periode en omvang opdracht) die in hoofdaannemer- / onderaannemerschap zijn uitgevoerd.


Pagina 51

Verklaring Hierbij verklaart de hoofdaannemer hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de volledige en juiste uitvoering van de overeenkomst in al zijn onderdelen, dus ook voor onderdelen die door één of meer onderaannemers worden uitgevoerd.

Rechtsgeldige ondertekening hoofdaannemer Naam:



Firmanaam



Functie



Plaats



Datum



Handtekening:

 

Rechtsgeldige ondertekening onderaannemer Naam:



Firmanaam



Functie



Plaats



Datum



Handtekening:

 


Pagina 52

4. Contactpersoon persoon die gedurende de aanbestedingsprocedure als contactpersoon namens Inschrijver zal optreden. nr.

vraag

a.

Naam contactpersoon

b.

Naam onderneming waarvoor werkzaam

c.

Functie

d.

Telefoonnummer

e.

E- mailadres



Pagina 53

5. Uitsluitinggronden Nr.

Vraag


a.

Is jegens de onderneming van Inschrijver een onherroepelijk vonnis of arrest uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrechte om een of meer van de hieronder opgegeven redenen uitgesproken:

a.a.

Deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, lid 1, van

Ja / Nee

Gemeenschappelijk Optreden 98/773/JBZ van de Raad? a.b.

Omkoping in de zin van artikel 3, van het besluit van de Raad van 26 mei

Ja / Nee

1997, respectievelijk artikel 3, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad? a.c.

Fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de

Ja / Nee

bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap? a.d.

Witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Ja / Nee Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld?

b.

Overige uitsluitingsgronden

b.a.

Verkeert de onderneming in staat van faillissement of van liquidatie, dan wel

Ja / Nee

heeft de onderneming zijn werkzaamheden gestaakt, of geldt jegens haar een surseance van betaling of een akkoord, of verkeert de onderneming in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving? b.b.

Is het faillissement of de liquidatie van de onderneming aangevraagd of is

Ja / Nee

tegen haar een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving, aanhangig gemaakt? b.c.

Is jegens de onderneming een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde

Ja / Nee

volgens de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met haar beroepsgedragsregels? b.d.

Heeft de onderneming in de uitoefening van haar beroep een ernstige fout

Ja / Nee

begaan? b.e.

Heeft de onderneming aan haar verplichtingen voldaan ten aanzien van de

Ja / Nee

betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland? b.f.

Heeft de onderneming aan haar verplichtingen voldaan ten aanzien van de betaling van haar belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland?


Pagina 54

Ja / Nee

b.g.

Heeft de onderneming zich in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die ingevolge aanbestedingsprocedures kunnen worden verlangd, of heeft de onderneming die inlichtingen niet verstrekt?


Pagina 55

Ja / Nee

6. Financiële en economische draagkracht

nr.

vraag


a.

Voeg de jaarrekeningen c.q. jaarverslagen met de balansen en

Jaar ……..

resultatenrekeningen (eventueel in digitaal formaat) van 2008 en

Jaar ……..

2009 bij de Offerte. Ingeval Inschrijver een zogenaamde dochter- of werkmaatschappij betreft: de geconsolideerde jaarrekeningen van de holding-/concernmaatschappij over de jaren 2008 en 2009. b.

Over de jaren 2008 en 2009 is sprake van een

Ja / Nee

Solvabiliteitspercentage van minimaal 30%. Solvabiliteitspercentages dienen in de Bijlagen bij vraag 6a. gemarkeerd te worden. c.

De Current ratio over de jaren 2008 en 2009 is groter dan 0,5%.

ja / nee

Current ratio dienen in de Bijlagen bij vraag 6a gemarkeerd te worden. d.

Bij inschrijving dient Inschrijver een gemiddelde bedrijfsomzet te

Ja / Nee

hebben per jaar over de jaren 2008 en 2009 van ten minste een omvang van € 2.100.000,- (exclusief BTW), waarbij de omzet betrekking heeft op werkzaamheden die naar haar aard overeenkomen met de in deze Offerteaanvraag gevraagde schoonmaakdienstverlening. Omzet dient in de Bijlagen bij vraag 6a. gemarkeerd te worden. e.

Inschrijver dient hieronder op te geven tot welk bedrag hij verzekerd is, op redelijke voorwaarden, ter zake beroepsrisico’s met een minimum van € 1.000.000,- per gebeurtenis bij een eventuele gunning van de onderhavige opdracht. Inschrijver dient een afgesloten lopende verzekering aan te tonen door een kopie van de verzekeringspolis of door een afdoende verklaring van de verzekeringsmaatschappij bij te voegen waaruit blijkt dat Inschrijver zich overeenkomstig de voorwaarden zal verzekeren, zodra de opdracht aan Inschrijver wordt gegund.


Pagina 56

€ ……….

7. Technische bekwaamheid en organisatorische criteria

nr.

vraag


a.

Kan Inschrijver 3 (drie) referenties van

Ja / Nee

overeenkomsten voor schoonmaakdienstverlening overleggen waarbij het volgende vereist is: - Elke referentie is niet ouder dan 3 jaar - De uitvoering van een referentie waarvan de overeenkomst nog loopt moet minimaal zes maanden geleden zijn aangevangen. - Elke referentie is vergelijkbaar voor wat betreft de aard van de opdracht van onderhavige aanbesteding, wat inhoudt dat elke referentie betrekking heeft op - schoonmaakdienstverlening zoals beschreven in hoofdstuk 2.2.1 voor een organisatie verspreid over meer dan 3 locaties - schoonmaakdienstverlening van locaties waar dagelijks een groot aantal mensen verblijft in verschillende typen ruimten, zoals bijvoorbeeld onderwijslocaties, winkelcentra enzovoort. -

De waarde van de overeenkomst met elke referentie heeft een omvang van minimaal € 230.000 euro per jaar exclusief BTW.

-

Bij elke referent is de dienstverlening door Inschrijver uitgevoerd conform de afspraken in de betreffende overeenkomst (gelet op tijd, kosten en kwaliteit), hetgeen blijkt uit de bijbehorende tevredenheidsverklaring.

Inschrijver dient voor elke referentie de bijgevoegde verklaring referentie in te vullen, door de referent ondertekend en bij te voegen. b.

Is Inschrijver in het bezit van een certificaat van een Kwaliteitsborgingkeurmerk of een beschrijving van een kwaliteitsborgingssysteem, waardoor de kwaliteit van de te leveren dienstverlening gedurende de voorbereidings-, leverings- en nazorgfase wordt gewaarborgd. Een geldig certificaat (bijv. NEN ISO 9000) van een keurende instantie of een kopie van het kwaliteitshandboek dient als Bijlage te worden toegevoegd.


Pagina 57

ja / nee

-Vervolg 7. tevredenheidsverklaring referentie-

Referentie 1 Naam organisatie Type organisatie Onderwijsomgeving Werkzaamheden verricht gedurende jaren: Aard van de opdracht waaruit blijkt dat het betreft: - schoonmaakdienstverlening zoals beschreven in hoofdstuk 2.2.1 voor een organisatie verspreid over meer dan 3 locaties - schoonmaakdienstverlening van locaties waar dagelijks een groot aantal mensen verblijft in verschillende typen ruimten, zoals bijvoorbeeld onderwijslocaties, winkelcentra enzovoort. Adressen en locaties benoemen. Omvang dienstverlening per jaar exclusief BTW €

(minimaal € 230.000 excl BTW) Werkzaamheden zijn naar tevredenheid van referentie conform vooraf gemaakte afspraken (overeenkomst) uitgevoerd Periode van dienstverlening Gegevens contactpersoon referentie Naam Functie e- mailadres telefoonnummer Datum Plaats Handtekening


Pagina 58


(minimaal € 230.000 excl BTW) Werkzaamheden zijn naar tevredenheid van referentie conform vooraf gemaakte afspraken (overeenkomst) uitgevoerd. Periode van dienstverlening Gegevens contactpersoon referentie Naam Functie e- mailadres telefoonnummer Datum Plaats Handtekening


Pagina 59


(minimaal € 230.000 excl BTW) Werkzaamheden zijn naar tevredenheid van referentie conform vooraf gemaakte afspraken (overeenkomst) uitgevoerd Periode van dienstverlening Gegevens contactpersoon referentie Naam Functie e- mailadres telefoonnummer Datum Plaats Handtekening


Pagina 60

8.

Ondertekening van de Eigen Verklaring

Ondergetekende verklaart alle vragen en Bijlagen volledig en naar waarheid te hebben beantwoord en dat de in dit vragenformulier verstrekte inlichtingen met de werkelijkheid overeenstemmen en juist en volledig zijn. Ondergetekende is ermee bekend en stemt ermee in dat de Aanbestedende dienst, dan wel een door de Aanbestedende dienst aan te wijzende derde, de afgelegde verklaring en de overgelegde bewijzen eventueel verifieert of zal laten verifiëren. Ondergetekende zal, indien tot verificatie wordt overgegaan, daaraan zijn medewerking verlenen. Ondergetekende verklaart zich door ondertekening van dit formulier bereid tot het uitvoeren van de aangegeven diensten en werkzaamheden volgens deze Offerteaanvraag en stemt in met de aanbestedingsprocedure zoals vorm gegeven in deze Offerteaanvraag.

Aldus naar waarheid opgemaakt: Door (naam en voorletters)

Functie

Datum en plaats Handtekening


Pagina 61

9. Volmacht

Hierbij verleent de heer / mevrouw _____________________________________ in zijn / haar hoedanigheid van _____________________________________ , volmacht aan de heer / mevrouw _____________________________________, om namens _____________________________________(naam bedrijf van Inschrijver) een Offerte in te dienen naar aanleiding van de hier voorliggende Offerteaanvraag.

Datum _____________________________________ Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger _____________________________________


Pagina 62

6 Gunningcriteria


Pagina 63

6.1 Checklist gunningcriteria Inschrijver dient onderstaande checklist ingevuld bij de Offerte te voegen. Vraag

Ingevuld?

Toelichting/Bijlage bijgevoegd?

Doorhalen wat niet van

Doorhalen wat niet van

toepassing is.

toepassing is.

1

ja / nee

Ja / nee

2.

ja / nee

niet van toepassing

3

ja / nee

niet van toepassing

4

ja / nee

niet van toepassing

5

ja / nee

Ja / nee

6.

ja / nee

niet van toepassing

7.

ja / nee

niet van toepassing

8.

ja / nee

niet van toepassing

9.

ja / nee

niet van toepassing

10.

ja / nee

niet van toepassing

11.

ja / nee

niet van toepassing

12.

ja / nee

niet van toepassing

13.

ja / nee

niet van toepassing

14.

ja / nee

Ja / nee

15.

ja / nee

niet van toepassing

16.

ja / nee

niet van toepassing

17.

ja / nee

niet van toepassing

18.

ja / nee

niet van toepassing

19.

ja / nee

niet van toepassing

20.

ja / nee

Ja/nee

21.

ja / nee

niet van toepassing

22.

ja / nee

niet van toepassing


Pagina 64

23.

ja / nee

niet van toepassing

24.

ja / nee

niet van toepassing

25.

ja / nee

niet van toepassing

26.

ja / nee

Ja / nee

27.

ja / nee

niet van toepassing

28.

ja / nee

niet van toepassing

29.

ja / nee

niet van toepassing

30.

ja / nee

niet van toepassing

31.

ja / nee

niet van toepassing

32.

ja / nee

niet van toepassing

33.

ja / nee

niet van toepassing

34.

ja / nee

niet van toepassing

35.

ja / nee

niet van toepassing

36.

ja / nee

niet van toepassing

37.

ja / nee

niet van toepassing

38.

ja / nee

niet van toepassing

39.

ja / nee

niet van toepassing

40.

ja / nee

niet van toepassing

41.

ja / nee

niet van toepassing

42.

ja / nee

niet van toepassing

43.

ja / nee

niet van toepassing

44.

ja / nee

niet van toepassing

45.

ja / nee

Zie instructies bij Prijs Van Bijlage 8 de volledig ingevulde, geprinte en ondertekende tabbladen bijgevoegd en Bijlage 8 in Pdf op USB/Cd-rom Ja/ nee


Pagina 65

6.2 Overzicht gunningcriteria TOTAAL KWALITEIT 350 PUNTEN Vraag 1

Onderschrijven visie Opdrachtgever

Vraag 2

Basis schoonmaakdienstverlening

Absolute beoordeling

Minimumeis

Vraag 3

Eisen operationele organisatie

Minimumeis

Vraag 4

Kostenreductie

Minimumeis

Vraag 5

Toelichting op kostenreductie

Vraag 6

Afroep

Minimumeis

Vraag 7

Vaste accountmanager

Minimumeis

Vraag 8

Vaste locatieverantwoordelijke

Minimumeis

Vraag 9

Communicatie op 3 niveaus

Minimumeis

Vraag 10

Jaarrapportage

Minimumeis

Vraag 11

Logboek

Minimumeis

Vraag 12

Handelen bij verstoringen

Vraag 13

Locatie- informatieboek

Minimumeis

Vraag 14

Facturatie

Minimumeis

Vraag 15

Overname personeel

Minimumeis

Vraag 16

Geen loonsuppletie in rekening

Minimumeis

Vraag 17

Maximum tewerkstellen jeugdigen

Minimumeis

Vraag 18

Vaste personeelsbezetting

Minimumeis

Vraag 19

Kwaliteit en continuïteit bij vervanging

Minimumeis

Vraag 20

Locatiegericht opleidingsplan

Vraag 21

Aanmelden medewerkers

Minimumeis

Vraag 22

Nieuwe medewerkers

Minimumeis

Vraag 23

Weigeren medewerkers

Minimumeis

Vraag 24

Communicatie in Nederlandse taal

Minimumeis

Vraag 25

Eisen locatieverantwoordelijke

Minimumeis

Vraag 26

Functie locatieverantwoordelijke

Vraag 27

Evaluatie medewerkers

Minimumeis

Vraag 28

Machines/materieel

Minimumeis

Vraag 29

Criteria duurzaam inkopen

Minimumeis

Vraag 30

Opslag

Minimumeis

Vraag 31

Gevaarlijke stoffen

Minimumeis

Vraag 32

Reinigers

Minimumeis

Vraag 33

Gebruik materialen

Minimumeis

Vraag 34

DKS

Minimumeis

Vraag 35

VSR-KMS

Minimumeis

Vraag 36

Resultaten VSR-KMS

Minimumeis

Vraag 37

KPI’’s

Minimumeis

Vraag 38

Akkoord Overeenkomst

Minimumeis

Relatieve beoordeling




Score maximaal 50 punten





TOTAAL PRIJS 650 PUNTEN Vraag 39

Calculatie prijs

Minimumeis

Vraag 40

Up to date gegevens

Minimumeis

Vraag 41

Aanpassen werkprogramma´s

Minimumeis


Pagina 66

Vraag 42

Van toepassing op prijs

Minimumeis

Vraag 43

Wettelijke verplichtingen

Minimumeis

Vraag 44

Afroep

Minimumeis

Vraag 45

Totaalbedrag prijs uit

Laagste prijs maximale

Score maximaal 650

invulstaat Prijs

score oplevert

punten

MET NADRUK WORDT INSCHRIJVER ER OP GEATTENDEERD DAT HET NIET REALISEREN

VAN

GEOFFREEERDE

DIENSTVERLENING,

TERMIJNEN,

PERCENTAGES EN OF ANDERE GEOFFREEERDE SPECIFICATIES TOT SANCTIES ZAL LEIDEN. ZIE HIERVOOR DE BIJGEVOEGDE OVEREENKOMST. DE OFFERTE VAN

DE

WINNENDE

INSCHRIJVER

MAAKT

OVEREENKOMST.


Pagina 67

ONDERDEEL

UIT

VAN

DE

6.3 Kwaliteit Minimumeis: vraag met knock out waardering Score: vraag met scorewaardering Schoonmaakdienstverlening zie hoofdstukken 2.2.1 tot en met 2.2.3 Inschrijver dient te beschrijven op welke wijze Inschrijver invulling

Score

geeft aan de visie van Opdrachtgever ten aanzien van een Schone

maximaal 50

school (zie hoofdstuk 2.2.1). Hierbij toetst Opdrachtgever de

punten

beschrijving aan de hand van de wijze waarop Inschrijver bijdrage


levert aan het realiseren van de aangegeven doelstellingen ten aanzien van een Schone school. Indien uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver een bijdrage levert aan alle genoemde doelstellingen van Opdrachtgever ontvangt Inschrijver

Beschrijving maximaal 1 A4

Vraag 1

50 punten. Indien uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver een bijdrage levert aan een deel van de genoemde doelstellingen van Opdrachtgever (minstens vier) ontvangt Inschrijver 25 punten. Indien uit de beschrijving blijkt dat Inschrijver een bijdrage levert aan minder dan vier van de genoemde doelstellingen van Opdrachtgever ontvangt Inschrijver 0 punten. Vraag 2 Minimumeis

Inschrijver verricht basis schoonmaakdienstverlening op de Locaties van

Ja /

Opdrachtgever conform het gestelde in hoofdstuk 2.2.2. Onder basis

Nee

schoonmaak dienstverlening wordt verstaan: 

Het verzorgen van basis schoonmaakonderhoud op de Locaties volgens de aangegeven frequentie per week in de werkprogramma’s en de daar op van toepassing zijnde KPI’s.



Het verzorgen van periodieke schoonmaakwerkzaamheden inclusief zomerschoonmaakwerkzaamheden op de Locaties volgens de aangegeven frequentie per jaar. Deze periodieke werkzaamheden zijn uitgedrukt in frequentie per jaar en zijn aangegeven in de werkprogramma´s. Ook op deze periodieke werkzaamheden zijn de KPI´s van toepassing.

Hierbij neemt Inschrijver de specifieke gebouwinformatie per Locatie in acht, de Algemene aanwijzingen schoonmaakdiesnteverlening, de werkprogramma’s per Locatie , de opgestelde KPI’s, de gespecificeerde ruimtestaten per Locatie en de afspraken in de Overeenkomst. Garandeert Inschrijver dit? Vraag 3 Minimumeis

Inschrijver levert een operationele organisatie welke beschikt over de

Ja /

gewenste professionele mankracht, teneinde een hygiënische omgeving

Nee


Pagina 68

en schone uitstraling voor medewerkers, leerlingen en bezoekers van Opdrachtgever te waarborgen. Garandeert Inschrijver dit?

Minimumeis

Opdrachtgever heeft per Locatie voor elk type ruimte werkprogramma’s voorgeschreven die Inschrijver dient uit te voeren volgens de aangegeven frequenties. Opdrachtgever eist van Inschrijver dat

Ja / Nee

Vraag 4

Inschrijver Opdrachtgever gevraagd en ongevraagd adviseert en ondersteunt bij het zoeken naar mogelijkheden om de kosten voor Opdrachtgever voor de schoonmaakdienstverlening te reduceren. Garandeert Inschrijver dit? In vraag 5 wordt Inschrijver verzocht te beschrijven op welke wijze Inschrijver hierbij gaat adviseren en ondersteunen. Opdrachtgever vraagt van Inschrijver in een toelichting aan te geven op

Score

welke wijze Inschrijver Opdrachtgever gaat adviseren en ondersteunen

maximaal

bij het reduceren van kosten voor Opdrachtgever ten aanzien van de

100 punten

schoonmaakdienstverlening van Inschrijver. Hierbij is Opdrachtgever

Relatieve

met name geïnteresseerd in 

de mogelijkheden op het gebied van het bijstellen van

beoordeling

werkprogramma´s door resultaatgerichte afspraken te maken voor bepaalde typen ruimte met behoud van geëiste kwaliteitniveau; 

de wijze waarop Inschrijver dat gedurende de looptijd van de


Vraag 5

Overeenkomst kan uitvoeren waardoor kostenreductie optreedt voor Oprachtgever. Inschrijver toetst de beschrijving van Inschrijver op reële voorstellen en haalbaarheid van kostenreductie door Inschrijver.

Minimumeis

Inschrijver verricht schoonmaakwerkzaamheden op afroep conform het gestelde in hoofdstuk 2.2.3. Garandeert Inschrijver dit?

Ja / Nee

Vraag 6

Communicatie en rapportage zie hoofdstuk 2.2.4 Vraag 7 Minimumeis

Inschrijver stelt een vaste accountmanager voor Opdrachtgever

Ja /

beschikbaar die beslissingsbevoegd is voor contractuele zaken. Deze

Nee

accountmanager is aanspreekpunt voor Opdrachtgever en verantwoordelijk voor de communicatieniveaus 1 en 2 van vraag 9. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 8 Minimumeis

Inschrijver stelt per Locatie een vaste locatieverantwoordelijke aan die

Ja /

tevens aanspreekpunt is voor de dagelijkse afstemming met de

Nee

contactpersoon van de Locatie. De locatieverantwoordelijke 

is volledig op de hoogte van inhoud van de afspraken uit de Overeenkomst en stemt hierover af met Opdrachtgever.


Pagina 69



is in staat een organisatie op te zetten die een optimale mix tussen beleving van Opdrachtgever en uitvoering van de werkzaamheden kan realiseren



is verantwoordelijk voor kwaliteit, dagelijks overleg en afstemming met contactpersoon van de Locatie conform communicatieniveau 3 van vraag 9.

Garandeert Inschrijver dit? Vraag 9 Minimumeis

Communicatie tussen Opdrachtgever en Inschrijver ten aanzien van het

Ja /

operationele en financiële beheer van de Overeenkomst vindt plaats op

Nee

3 niveaus. Niveau

Frequentie

Onderwerpen/input

1

Schriftelijk 1x

Strategisch/management

Management

per jaar

 Jaarrapportage

van

 Ontwikkelingen

Opdrachtgever

 Overeenkomst

en Inschrijver

 Financiële voortgang  Managementrapportage  Verbeterpunten en oplossingen  Kwaliteit  Personeel en opleiding  Prijsaanpassing 

2

3x per jaar

Tactisch

Management

schriftelijk

 Kwartaalraportage

van Locatie en

verspreid over

 Klachten/knelpunten en oplossingen

Inschrijver

een jaar en in

 Lopende projecten

overleg te

 Extra werkzaamheden

bepalen

 Facturatie en financiën  Kwaliteit  Klantbeleving  Veiligheid 

3

Schriftelijk

Contactpersoo

indien

oplossen dagelijkse uitvoering op

n Locatie en

Opdrachtgever

de Locatie

Locatieverantw

daar er om

oordelijke van

verzoekt , maar

knelpunten, problemen, klachten,

Inschrijver

dagelijkse

calamiteiten, storingen.

afstemming

 Knelpunten signaleren en probleem

 Afstemmen over gesignaleerde

 Onvoorziene en afwijkende omstandigheden  Initiëren van te nemen acties


Pagina 70

 Afstemming over kwaliteit  Inzet medewerkers van Inschrijver  Logboek  DKS-controle Inschrijver neemt initiatief voor het inplannen van de aangegeven overlegmomenten met de betreffende functionarissen van Opdrachtgever, neemt deel aan deze overleggen op de verschillende niveaus en frequenties, zorgt voor de aangegeven input voor het overleg en maakt een bondig schriftelijk verslag van elk overleg en levert dit verslag (ook digitaal) binnen 1 week aan Opdrachtgever. Garandeert Inschrijver dit? Vraag 10 Minimumeis

Opdrachtgever eist van Inschrijver een jaarrapportage waarin in elk

Ja /

geval de volgende onderwerpen zijn opgenomen:

Nee



Het bereiken van doelstellingen;



Overzicht met kwartaalgegevens van de uitslagen van de gehouden procescontroles (DKS);



Klachtenregistratie en afhandeling van Opdrachtgever;



Inzet, wisselingen en evaluatie medewerkers van Inschrijver bij

en voor beeld

Opdrachtgever per Locatie. 

Totaaloverzicht van geplande werkzaamheden en afgeroepen werkzaamheden.



Financieel overzicht met kwartaalgegevens waarin de volgende gefactureerde bedragen zijn opgenomen: - basis schoonmaakdienstverlening - afgeroepen werkzaamheden - opgelegde malus door Opdrachtgever aan Inschrijver



Verbeterplannen/voorstellen voor kwaliteitsverbetering of innovatie gespecificeerd naar acties en meetbare doelstellingen.



Verbeterplannen/voorstellen voor efficiencyverbeteringen of kostenbesparingen gespecificeerd naar acties en meetbare doelstellingen.

Inschrijver dient een voorbeeld bij te voegen van een jaarrapportage waaruit blijkt dat over de bovenstaande genoemde onderwerpen wordt gerapporteerd. Garandeert Inschrijver deze jaarrapportage te leveren aan Opdrachtgever? Vraag 11 Minimumeis

Opdrachtgever wil gebruik maken van een logboek waarin door

Ja /

Inschrijver alle zaken worden vermeld die afwijken van de normale

Nee

dagelijkse procesgang (verstoringen en omstandigheden die tot een verstoring kunnen leiden). Ook de contactpersoon van Opdrachtgever kan geconstateerde verstoringen en omstandigheden die tot een verstoring kunnen leiden vermelden in het logboek. Verstoringen en


Pagina 71

omstandigheden die tot een verstoring kunnen leiden die binnen het takenpakket van Inschrijver vallen worden direct, maar uiterlijk bij de volgende schoonmaakbeurt door Inschrijver opgelost. Indien de verstoring is opgelost, wordt dit afgemeld in het logboek. Indien geen verstoringen door Inschrijver zijn gemeld dan betekent dit dat schoonmaak is verricht volgens de overeengekomen werkprogramma’s. De locatieverantwoordelijke en contactpersoon van de Locatie dienen dagelijks het logboek in te zien en te paraferen. Verstoringen en omstandigheden die tot een verstoring kunnen leiden die niet tot het takenpakket van Inschrijver behoren worden ook gemeld aan Opdrachtgever. Garandeert Inschrijver dit? Opdrachtgever wil voorkomen dat in de dagelijkse praktijk de beleving

Score

van het resultaat van de schoonmaakdienstverlening bij Inschrijver

maximaal

anders is dan bij Opdrachtgever.

100 punten

Inschrijver wordt in dit kader verzocht te beschrijven op welke wijze de


locatieverantwoordelijke van Inschrijver afstemt met de contactpersoon van de Locatie ten aanzien van verstoringen en omstandigheden die tot een verstoring kunnen leiden (opgenomen in het logboek) die binnen het takenpakket van Inschrijver vallen. Inschrijver wordt verzocht om in de toelichting ook aan te geven op welke wijze de


Vraag 12

locatieverantwoordelijke proactief handelt om er voor te zorgen dat de verstoring bij de volgende schoonmaakbeurt is opgelost. Inschrijver toetst de beschrijving van Inschrijver op reële acties en haalbaarheid van handelingen door Inschrijver. Vraag 13 Minimumeis

Inschrijver dient per Locatie een Locatie-informatieboek aan te leveren.

Ja /

Dit Locatie-informatieboek geeft inzicht in de schoonmaakorganisatie

Nee

van de Locatie, actuele de werkprogramma’s, planningen en procedures. In elk geval dienen de volgende gegevens te zijn opgenomen: 

Naam en contactgegevens van de locatieverantwoordelijke van Inschrijver



Naam en contactgegevens van de contactpersoon van Locatie



Werkprogramma’s en planningen



Overzicht materialen en middelen



Productinformatiebladen en VeiligheidsInformatieBladen (VIB).



Waterbezwaarlijkheid van de gebruikte middelen en inspanning om emissie naar water te saneren (ABM).


Facturatie door Inschrijver geschiedt : 

maandelijks achteraf binnen 5 werkdagen na het verstrijken van e

de betreffende maand: 1/12 deel van de jaarprijs voor de basis


Pagina 72

Ja / Nee

schoonmaakdienstverlening gespecificeerd per Locatie en geleverde basis dienstverlening; 

maandelijks achteraf voor werkzaamheden op afroep gespecificeerd per Locatie en onder vermelding van de afgeroepen dienstverlening.

Inschrijver levert facturen ook digitaal aan Opdrachtgever. Deze digitale facturen zijn door Opdrachtgever te splitsen en hergroeperen. Garandeert Inschrijver dit?

Inzet personeel zie hoofdstuk 2.2.5 Vraag 15 Minimumeis

Bij gunning dient Inschrijver de werkgelegenheidsclausule bij

Ja /

contractwisseling volgens de geldende CAO voor het

Nee

Schoonmaakbedrijf (artikel 34) toe te passen. Bij overname van de onder de regeling vallende personeelsleden van de schoonmaakorganisaties waarmee Opdrachtgever momenteel een overeenkomst heeft tot de datum van ingang van de Overeenkomst, dienen de opgebouwde CAO-rechten gerespecteerd te worden. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 16 Minimumeis

Opdrachtgever biedt inzicht in de opbouw van het schoonmaak-

Ja /

personeelsbestand dat conform de werkgelegenheidsclausule bij

Nee

contractwisseling volgens de geldende CAO voor het Schoonmaakbedrijf (artikel 34) door Inschrijver overgenomen dient te worden. Inschrijver kan geen (loon)suppletiekosten aan Opdrachtgever doorberekenen. Eventuele meeruren als gevolg van een verschil tussen het huidige contract en de Overeenkomst kan niet worden onderhandeld. Accepteert Inschrijver dit?

Vraag 17 Minimumeis

Inschrijver is verantwoordelijk voor de naleving van wet- en

Ja /

regelgeving omtrent tewerkstelling van jeugdigden. Hierbij mag

Nee

Inschrijver maximaal 15% van de uren van uitvoerende werkzaamheden per Locatie worden verricht door medewerkers jonger dan 22 jaar. Er is altijd één uitvoerende medewerker op de Locatie aanwezig ouder dan 21 jaar. Tijdens vakantieperioden mag in overleg met Opdrachtgever hiervan worden afgeweken. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 18

Inschrijver zorgt voor een stabiele vaste personeelsbezetting per

Ja /

Locatie waarbij de medewerkers die Inschrijver inzet op de Locaties

Nee


Pagina 73

Minimumeis

voldoen aan gestelde wettelijke eisen en vakbekwaam, geschoold en betrouwbaar zijn voor een correcte uitvoering van de gevraagde schoonmaakdienstverlening. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 19 Minimumeis

Inschrijver waarborgt de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening

Ja /

door een vast team van medewerkers in te zetten die aan de gestelde

Nee

eisen voldoen. Vervangende medewerkers die worden ingezet bij ziekte en verlof zijn volledig ingewerkt en voldoen aan wettelijke gestelde eisen en zijn vakbekwaam, geschoold en betrouwbaar voor een correcte uitvoering van de gevraagde schoonmaakdienstverlening. Garandeert Inschrijver dit? Opdrachtgever hecht er belang aan dat de medewerkers die Inschrijver

Score

inzet bij Opdrachtgever vakbekwaam en geschoold zijn en blijven

maximaal 50

gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Inschrijver wordt verzocht

punten

een opleidingsplan te beschrijven van de uitvoerende en


toezichthoudende medewerkers van Inschrijver die op de Locaties van Opdrachtgever zullen worden ingezet. Hierbij dienen de volgende punten in elk geval aan de orde te komen: 

geldigheid van de VOG verklaringen



het percentage van in te zetten medewerkers met SVS-


Vraag 20

vakopleiding Schoonmaker/-ster 

opleidingseis van medewerkers voordat zij bij Opdrachtgever worden ingezet



vervolgopleidingen en of deze verplicht danwel facultatief zijn.

Indien in de toelichting van Inschrijver elk van de vier bovenstaande punten geheel wordt beschreven ontvangt Inschrijver 50 punten. Indien in de toelichting van Inschrijver twee of drie van de bovenstaande punten geheel wordt beschreven ontvangt Inschrijver 25 punten. Indien in de toelichting van Inschrijver minder dan twee van de bovenstaande punten niet of niet geheel wordt beschreven ontvangt Inschrijver 0 punten. Vraag 21 Minimumeis

Inschrijver meldt de in te zetten medewerkers aan bij Opdrachtgever

Ja /

aan de hand van naam en personeelsnummer. Inschrijver levert aan

Nee

elke Locatie van elke medewerker die op de betreffende Locatie door Inschrijver is ingezet voor de gevraagde schoonmaakdienstverlening een kopie van het paspoort/identiteitsbewijs en een kopie van een recente VOG-verklaring. Garandeert Inschrijver dit?


Pagina 74

Vraag 22 Minimumeis

Binnen 1 werkdag nadat een nieuwe medewerker is ingezet voor de

Ja /

uitvoering van de gevraagde schoonmaakdienstverlening, tijdelijk of

Nee

permanent, dient Inschrijver naam, personeelsnummer, een kopie van het paspoort/identiteitsbewijs en een kopie van een recente VOGverklaring te leveren aan de betreffende Locatie.

Vraag 23 Minimumeis

Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, vanwege haar

Ja /

moverende redenen, een medewerker van Inschrijver te weigeren en

Nee

van Inschrijver te verlangen dat een medewerker van Inschrijver onverwijld wordt verwijderd. Accepteert Inschrijver dit?

Vraag 24 Minimumeis

Communicatie van in te zetten medewerkers van Inschrijver met

Ja /

Opdrachtgever is zowel schriftelijk als mondeling in de Nederlandse

Nee

taal. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 25 Minimumeis

De werkzaamheden bij Opdrachtgever vinden plaats onder leiding van

Ja /

een locatieverantwoordelijke van Inschrijver. Deze

Nee

locatieverantwoordelijke 

is volledig op de hoogte van inhoud van de afspraken uit de Overeenkomst en stemt hierover af met Opdrachtgever.



is verantwoordelijk voor de dagelijkse afstemming met de contactpersoon van de Locatie ten aanzien van kwaliteit, knelpunten, personeel, werkprogramma’s enzovoort.

Garandeert Inschrijver dit? Inschrijver wordt verzocht te beschrijven op welke wijze de functie van

Score

locatieverantwoordelijke per Locatie wordt ingevuld. Hierbij dienen in

maximaal 50

elk geval de volgende zaken beschreven te worden.

punten Absolute beoordeling



Opleidingsniveau



Ervaring



Beslissingsbevoegdheid



De wijze waarop de locatieverantwoordelijke een organisatie opzet met een optimale mix tussen beleving van Opdrachtgever (contactpersoon Locatie) en uitvoering van de werkzaamheden

Indien in de toelichting van Inschrijver elk van de vier bovenstaande punten geheel wordt beschreven ontvangt Inschrijver 50 punten. Indien in de toelichting van Inschrijver twee of drie van de bovenstaande punten geheel wordt beschreven ontvangt Inschrijver 25 punten. Indien in de toelichting van Inschrijver minder dan twee van de bovenstaande punten niet of niet geheel wordt beschreven ontvangt Inschrijver 0 punten.


Pagina 75

Beschrijving maximaal half A4

Vraag 26

Vraag 27 Minimumeis

Binnen 3 maanden na aanvang van de Overeenkomst vindt per Locatie

Ja /

tussen Opdrachtgever en Inschrijver een evaluatie plaats van de door

Nee

Inschrijver ingezette medewerkers. Deze evaluatie wordt geinitieerd door Inschrijver. Garandeert Inschrijver dit?


Pagina 76

Materialen, middelen, opslag en veiligheid zie hoofdstuk 2.2.6 Vraag 28 Minimumeis

De in te zetten machines/materieel voor de gevraagde

Ja /

schoonmaakdienstverlening zijn voor rekening van Inschrijver.

Nee

Elektrische apparatuur is voorzien van een NEN-EN 50110 / NEN 3140 certificaat. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 29 Minimumeis

Inschrijver conformeert zich aan de meest recente criteria voor

Ja /

duurzaam inkopen van schoonmaak die zijn ontwikkeld door Senter

Nee

Novem (www.senternovem.nl). Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 30 Minimumeis

Opslag van middelen, materialen en apparatuur geschiedt in de door

Ja /

Opdrachtgever ter beschikking gestelde afsluitbare ruimten. Inschrijver

Nee

is verantwoordelijk voor het afsluiten van deze opslagruimten en voor het niet onbeheerd achterlaten van werkkarren. Accepteert Inschrijver dit?

Vraag 31 Minimumeis

Inschrijver is verantwoordelijk voor voorraad- en uitgiftebeheer, afvoer,

Ja /

het registreren en het gebruiken van gevaarlijke stoffen van

Nee

schoonmaakmiddelen. Garandeert Inschrijver dit?


Pagina 77

interieurreiniger, sanitairreiniger en allesreiniger. De te gebruiken dagelijkse reinigers voldoen aan de volgende eisen, zoals ontleend aan het Europese Ecolabel voor allesreinigers en sanitairreinigers (200513441EC) en Nordic Ecolabelling of cleaning products, versie 4.1 (2007-2011): 

Het product bevat géén gevaarlijke of toxische stoffen of

Ja / Nee

Minimumeis

Onder dagelijkse reinigers wordt verstaan: vloerreiniger,

En bewijs toevoegen

Vraag 32

preparaten zoals: . Alkylfenolethoxylaten (APEO's) en derivaten daarvan; . EDTA (ethyleendiaminetetraazijnzuur) en zouten daarvan; ' NTA(nitrilotriacetaat); . Nitromuskusverbindingen en polycyclische muskusverbindingen, zoals: muskusxyleen: 5-tert-butyl-2,4,6{rinitro-m-xyleen, muskusambrette: 4-tert-butyl-3-methoxy-2, G-dinitrotolueen, moskeen: 1,1,3,3,5pentamethyl-4,6-dinitroindaan, muskustibetine: 'l-tert-butyl-3,4,5trimethyl-2,6-dinitrobenzeen, muskusketon: 4'-tertbutyl- 2',6'dimethyl-3',5'-dinitroacetofenon, HHCB: 1 ,3,4,6,7,8-hexahydro4,6,6,7,8,8-hexamethylcyclopenta(g)-2-benzopyran, AHTN: 6-acetyl1,1,2,4,4,7-hexamethyltetraline; 

Het product bevat geen fosforhoudende ingrediënten;



Het product bevat geen ingrediënten met de volgende R-zinnen, of combinaties daarvan, in een hoeveelheid die hoger is dan 0,1%5 van het totale gewicht van het eindproduct:

. (Milieurisico's) R50/53 R51/53 R59; . (Gezondheidsrisico's) R23 R24 R25 R26 R27 R28 R31 R32 R40 R45 R46 R49 R60 R61 R64 R68. Bewijsmiddelen: a) De bij deze Offerte te voegen verklaring van inschrijver dat aan deze minimumeis wordt voldaan. b) Een bij deze Offerte te voegen opgaaf van de te gebruiken schoonmaakmiddelen of een ander document (zoals de certificaten en/of Veiligheids lnformatie Bladen (VlB's) van de gebruikte middelen en/of een ingrediëntenlijst per product) waaruit blijkt dat aan deze minimumeis wordt voldaan. lndien bedoeld certificaat is afgegeven door Europees Ecolabel, wordt in ieder geval aan deze minimumeis voldaan. Vraag 33 Minimumeis

Inschrijver is er verantwoordelijk voor dat de te gebruiken

Ja /

schoonmaakmiddelen en werkwijze in overeenstemming zijn met de

Nee

afwerkmaterialen waarop deze gebruikt worden. Inschrijver is aansprakelijk voor schade aan de afwerkmaterialen en/of andere eigendommen van Opdrachtgever door schoonmaakmiddelen en/of apparatuur. Accepteert Inschrijver dit?


Pagina 78

Kwaliteitsmeting en contractbeheer zie hoofdstuk 2.2.7 Vraag 34 Minimumeis

Voor het meten van de kwaliteit past Inschrijver het DKS systeem toe.

Ja /

De DKS-controles dienen door Inschrijver op elke Locatie minstens één

Nee

keer per week te worden uitgevoerd. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 35 Minimumeis

In elk kwartaal kunnen per Locatie VSR-KMS kwaliteitsmetingen

Ja /

geïnitieerd worden door Opdrachtgever en uitgevoerd conform NEN

Nee

2075, het VSR-kwaliteitsmeetsysteem door een onafhankelijke partij (door Opdrachtgever aangewezen) uitgevoerd. Na iedere kwaliteitsmeting worden de resultaten schriftelijk gerapporteerd aan Inschrijver. Gaat Inschrijver hiermee akkoord?

Vraag 36 Minimumeis

Het resultaat van de VSR-KMS meting dient direct na oplevering met

Ja /

“voldoende” te worden beoordeeld:

Nee

 Sanitaire ruimte op basis van AQL van 4%  Overige ruimte op basis van AQL van 7% Bij deze kwaliteitsmeting wordt het volgende protocol gehanteerd. 1. Bij een onvoldoende beoordeling dient Inschrijver binnen 1 week te herstellen. 2. Vervolgens wordt op kosten van Inschrijver een herkeuring verricht. 3. Indien deze herkeuring (2e meting) wederom onvoldoende beoordeling oplevert dan dient Inschrijver binnen 1 week te herstellen en wordt een malus opgelegd van 10% op de laatste maandfactuur van de betreffende Locatie. 4. Vervolgens wordt op kosten van Inschrijver een herkeuring verricht. 5. Indien deze herkeuring (3e meting) wederom onvoldoende oplevert dan dient Inschrijver binnen 1 week te herstellen en wordt een malus opgelegd van 15% op de laatste maandfactuur van de betreffende Locatie. Indien bovenstaand protocol (stappen 1 tot en met 5) zich meer dan 2 maal bij Opdrachtgever voordoet gedurende de looptijd van de Overeenkomst dan heeft Opdrachtgever het recht dit te interpreteren als een wanprestatie en heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst te beëindigen. Accepteert Inschrijver ditl?

Vraag 37 Minimumeis

Opdrachtgever heeft Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld

Ja /

ten aanzien van de sturing en controle van Inschrijver gedurende de

Nee

looptijd van de Overeenkomst. Accepteert inschrijver de vastgestelde KPI’s?


Pagina 79

Overeenkomst zie hoofdstuk 2.2.8 Vraag 38

Inschrijver dient in te stemmen met de Overeenkomst die in concept als

Ja /

Minimumeis

Bijlage 6 is bijgevoegd. Deze Overeenkomst is gedurende de

Nee

offerteaanvraag periode definitief vastgesteld en is door middel van een Nota van Inlichtingen aan Inschrijvers medegedeeld. Stemt Inschrijver in met de vastgestelde Overeenkomst?


Pagina 80

6.4 Prijs Uitgangspunten bij prijs zie hoofdstuk 2.3 Vraag 39 Minimumeis

Inschrijver dient voor de calculatie van de prijs uit te gaan van de

Ja /

gegevens in de bij deze Offerteaanvraag behorende Bijlagen:

Nee

Bijlage 1 Gebouwinformatie per Locatie Bijlage 2 Ruimtestaten per Locatie Bijlage 3a tot en met 3i Werkprogramma’s per Locatie Bijlage 4 KPI’s Bijlage 5 Algemene aanwijzingen schoonmaakdienstverlening Bijlage 6 Concept Overeenkomst Bijlage 7 Overzicht personeel lndien nodig, worden eventuele wijzigingen in de gespecificeerde ruimtestaten na gunning in de calculatie doorgevoerd en verrekend op basis van de door Inschrijver aangeboden kengetallen en tarieven. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 40 Minimumeis

Inschrijver dient alle gespecificeerde ruimtestaten per Locatie van

Ja /

Bijlage 2 te hebben gecontroleerd en up-to-date gebracht binnen een

Nee

(1) maand na aanvang van de Overeenkomst. Deze wijzigingen t.o.v. de vermelde gegevens dienen in onderling overleg met Opdrachtgever geverifieerd te worden en akkoord bevonden. Een eventuele hercalculatie van de kosten voor Opdrachtgever van de schoonmaakdienstverlening gedurende de looptijd van de Overeenkomst geschiedt op basis van de door Inschrijver geoffreerde kengetallen en tarieven in het Calculatiemodel prijs en is alleen van toepassing indien Opdrachtgever akkoord is over de wijze waarop de hercalculatie is verricht en de resultaten van de hercalculatie. Accepteert Inschrijver dit?

Vraag 41 Minimumeis

Gedurende de looptijd van de Overeenkomst kan Opdrachtgever

Ja /

werkprogramma’s aanpassen indien blijkt dat het betreffende

Nee

voorgeschreven werkprogamma niet langer aansluit op de behoefte van de Locatie. Een eventuele hercalculatie van de kosten voor Opdrachtgever van de schoonmaakdienstverlening geschiedt op basis van de door Inschrijver geoffreerde kengetallen en tarieven in het Calculatiemodel prijs en is alleen van toepassing indien Opdrachtgever akkoord is over de wijze waarop de hercalculatie is verricht en de resultaten van de hercalculatie. Accepteert Inschrijver dit?

Vraag 42 Minimumeis

Het volgende is van toepassing op de door Inschrijver geoffreerde

Ja /

prijzen:

Nee



De prijzen zijn in Euro´s;



De prijzen dienen exclusief BTW te worden opgegeven;


Pagina 81



De prijzen zijn vast voor de eerste drie jaar van de Overeenkomst. Bij de optionele verlenging(en) van de Overeenkomst kan Opdrachtnemer aanpassing van de prijzen voorstellen op basis van de betreffende prijsindexcijfers van het CBS waarbij het derde jaar van de Overeenkomst het jaar “nul” is. Wijzigingen in de prijzen van welke aard dan ook kunnen slechts plaatsvinden na een uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Opdrachtgever;



De prijzen zijn inclusief toekomstige geschatte CAO wijzigingen;



De prijzen zijn inclusief eventuele opslagen;



De prijzen zijn inclusief kosten van mogelijke derden die door Opdrachtnemer worden ingeschakeld;



De prijzen zijn inclusief materialen, schoonmaakmiddelen, machines, plastic zakken, werkkleding, vervoerskosten, winst voor Inschrijver, overhead keuringkosten, opleidingskosten personeel, het leveren en bespreken van rapportages, (her)keuringen, overleggen enzovoort. De sanitaire voorzieningen zeep, toiletpapier en handdoeken worden door Opdrachtgever ter beschikking gesteld;



Inschrijver kan voor de gevraagde afroepwerkzaamheden volstaan met het afgeven van de prijzen. De prijzen voor afroepwerkzaamheden vormen geen onderdeel van de gunningprocedure, maar worden wel opgenomen in de Overeenkomst.


Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor alle wettelijke verplichtingen

Ja /

ten aanzien van het doorberekenen van premies, toeslagen, opslagen

Nee

enzovoort in de geoffreerd prijs. Inschrijver kan deze niet apart doorberekenen bij Opdrachtgever. Garandeert Inschrijver dit?

Vraag 44 Minimumeis

Inschrijver heeft Bijlage 9 Afroep volledig ingevuld en als Bijlage 9

Ja /

Afroep bij de Offerte gevoegd.

Nee

Garandeert Inschrijver dit?


Pagina 82

gelijk is aan het bedrag dat is afgebeeld bij “Prijs per jaar Score

Opdrachtgever” op tabblad “Inschrijfstaat prijs” van Bijlage 8

maximaal

Calculatiemodel prijs.

650 punten

Inschrijver dient de volgende door Inschrijver ingevulde tabbladen van Bijlage 8 Calculatiemodel prijs te printen, te ondertekenen en als Bijlage Calculatiemodel prijs bij de Offerte te voegen: 

Inschrijfstaat Prijs



Invulstaat AD



Invulstaat AM



Invulstaat BM



Invulstaat BP



Invulstaat GR



Invulstaat HE



Invulstaat HO



Invulstaat JL



Invulstaat OM



Tariefcodes



Loonsoortgroepen

Tevens dient Inschrijver de door Inschrijver ingevulde Bijlage 8 als Pdf op een USB-stick of CD rom bij de Offerte van Inschrijver te voegen. Opdrachtgever wenst dus geen excel-documenten te ontvangen. De Inschrijver waarvan de “Prijs per jaar Opdrachtgever” het laagst is ontvangt het maximum aantal punten van 650. Alle andere Inschrijvers worden hier aan gerelateerd. Voorbeeld: Inschrijver A offreert het totaalbedrag van € 500.000,Inschrijver B offreert het totaalbedrag van € 450.000,Inschrijver C offreert het totaalbedrag van € 550.000,Inschrijver B heeft de laagste prijs per jaar Opdrachtgever geboden. Inschrijver B ontvangt het maximaal aantal punten van 650 Inschrijver A ontvangt : € 450.000/ € 500.000 x 650 = 585,00 punten Inschrijver C ontvangt : € 450.000/ € 550.000 x 650 = 583,82 punten


Pagina 83

Prijs per jaar Opdrachtgever €………….

Inschrijver dient de “Prijs per jaar Opdrachtgever” te vermelden die

Alle ingevulde tabbladen van Calculatiemodel prijs bijvoegenBijlagen 5a tot en met 5i en Bijlage 6 bijvoegen.

Vraag 45

Offerteaanvraag. Europese Openbare procedure. Schoonmaakdienstverlening CPV Oktober 2010

Recommend Documents