CONCEPT Offerteaanvraag ten behoeve van de Openbare Europese aanbesteding “Regiesysteem”
N.B. Deze aanbesteding wordt volledig via TenderNed afgewikkeld.
ADVIES & BEHEER Inkoop & aanbesteden afdeling ABINK steller Bonnie Epema doorkiesnummer 06 53613846 datum 22 september 2015 registratienr.: 742366
© Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke
wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.
Pagina 1 van 83
Inhoud HOOFDSTUK 1
ALGEMEEN .................................................................................................... 5
1.1 ALGEMENE BESCHRIJVING VAN DE AANBESTEDENDE D IENST .................................................. 5 1.2 OFFERTEAANVRAAG .......................................................................................................... 5 1.3 D EFINITIES ...................................................................................................................... 5 1.4 M OTIVERINGEN CONFORM AANBESTEDINGSWET 2012 ........................................................... 8 1.5 W AT WORDT VAN DE POTENTIËLE INSCHRIJVERS VERWACHT ................................................... 9 H OOFDSTUK 2 OPDRACHTOMSCHRIJVING ................................................................................. 10 2.1 BVP EN DE OPDRACHTDOELSTELLINGEN ........................................................................... 10 2.1.1 Inleiding ................................................................................................................. 10 2.1.2 Opdrachtomschrijving, doelstellingen en randvoorwaarden ...................................... 10 2.2 L OOPTIJD VAN DE OPDRACHT ........................................................................................... 10 2.3 PLAFONDBEDRAG T OTAALPRIJS ........................................................................................ 10 HOOFDSTUK 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 3.19
DE AANBESTEDINGSPROCEDURE ............................................................ 12
AANBESTEDENDE D IENST ................................................................................................ 12 T IJDSPAD VAN DE AANBESTEDINGSPROCEDURE .................................................................. 12 C ONTACTPERSOON ......................................................................................................... 13 INFORMATIEBIJEENKOMST ................................................................................................ 13 ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE ....................................................................................... 13 INLICHTINGEN , VERBETERVOORSTELLEN EN KLACHTEN P RO-ACTIEVE HOUDING .................... 13 INDIENEN INSCHRIJVING ................................................................................................... 14 T ERUGTREKKING ....................................................... F OUT ! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD . VOORBEHOUDEN AANBESTEDINGSPROCEDURE ................................................................... 15 GESTANDDOENING ....................................................................................................... 15 T OEPASSELIJKE RECHT EN GESCHILLEN .......................................................................... 15 AANSPRAKELIJKHEID AANBESTEDENDE D IENST ............................................................... 15 T EGEMOETKOMING INSCHRIJVINGSKOSTEN ..................................................................... 16 GEHEIMHOUDING ......................................................................................................... 16 T AAL .......................................................................................................................... 16 H OLDING /DOCHTERONDERNEMING ................................................................................. 16 T ERUGVALLEN OP INSCHRIJVINGEN ................................................................................ 16 INTELLECTUEEL EIGENDOM INSCHRIJVING ....................................................................... 17 ONDERAANNEMING (BESCHIKBAARHEIDSVERKLARING DERDEN ; BIJLAGE 9) ......................... 17
HOOFDSTUK 4
EISEN EN BIJBEHORENDE DOCUMENTEN ................................................. 18
4.1 BEWIJSMIDDELEN ........................................................................................................... 18 4.2 UNIFORME E IGEN VERKLARING ( ZIE EISEN T ENDER NED) ...................................................... 18 4.3 GESCHIKTHEIDSEISEN (M INIMUMEISEN ) ............................................................................. 18 4.3.1 Geschiktheidseis: financiële en economische draagkracht ....................................... 19 4.3.2. Geschiktheidseis: ...................................................................................................... 19 Technische bekwaamheid ................................................................................................... 19 4.3 INSCHRIJVING HANDELS- EN B EROEPSREGISTER ( ZIE EISEN OP T ENDER NED ) ........................ 20 4.4 AKKOORDVERKLARING AANBESTEDINGSPROCEDURE ( ZIE EISEN T ENDER NED ) ........................ 20 4.5 AKKOORDVERKLARING OPDRACHTOMSCHRIJVING (BIJLAGE 2; ZIE OOK EISEN T ENDER NED) ...... 20 4.6 AKKOORDVERKLARING OVEREENKOMST (BIJLAGE 3; ZIE OOK EISEN T ENDER NED) ................... 20 4.7 AKKOORDVERKLARING ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN ICT ( BIJLAGE 4; ZIE OOK EISEN T ENDER NED) ........................................................................................................................... 21 4.8 PRIJZENBLAD (BIJLAGE 5) ............................................................................................... 21 4.9 SOCIAL RETURN ON INVESTMENT (SROI) ........................................................................... 23 HOOFDSTUK 5 BEOORDELING INSCHRIJVINGEN EN INTERVIEWS ...................................... 24 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
BEOORDELING VAN DE INSCHRIJVINGEN ............................................................................. 24 GUNNINGSCRITERIUM , SUBGUNNINGSCRITERIA EN WEGING .................................................. 25 BEOORDELINGSCOMMISSIE .............................................................................................. 25 BEOORDELINGSPROCES .................................................................................................. 25 W ACHTKAMER ................................................................................................................ 26 Pagina 2 van 83
5.6 GUNNING - EN BEOORDELINGSMETHODIEK .......................................................................... 26 5.6.1 SUBGUNNINGCRITERIUM G1: PRESTATIE - ONDERBOUWING ..................................................... 26 B. P LANNING .................................................................................................................. 272726 5.6.3 SUBGUNNINGCRITERIUM G2: KANSENDOSSIER .................................................................... 28 5.6.4 SUBGUNNINGCRITERIUM G3: R ISICODOSSIER ...................................................................... 29 5.6.5 SUBGUNNINGCRITERIUM G4: INTERVIEW SLEUTELFUNCTIONARISSEN EN USE CASE .................. 30 5.6.5.1 Use case ............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.6.6 SUBGUNNINGCRITERIUM G5: PRIJS .................................................................................... 32 HOOFDSTUK 6 A)
6.2
PRE-AWARD FASE EN GUNNING ............................................................... 34
PRE-AWARD FASE .......................................................................................................... 34 VOORNEMEN GUNNING EN BEZWAAR ................................................................................. 35
HOOFDSTUK 7
UITVOERINGSFASE .................................................................................... 36
BIJLAGE 0
CHECKLIST VAN IN TE DIENEN DOCUMENTEN .............................................. 37
BIJLAGE 1
UNIFORME EIGEN VERKLARING ...................................................................... 38
BIJLAGE 3
OVEREENKOMST ............................................................................................. 39
1
BEGRIPPEN ....................................................................................................................... 43
PLAN VOOR DE UITVOERING VAN HET PROJECT. ................................................................ 44 2
VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST ........................................................................... 46
3
PROJECTORGANISATIE EN RAPPORTAGE ..................................................................... 48
4
MAATWERK PROGRAMMATUUR ...................................................................................... 49
5
LEVERING & IMPLEMENTATIE ......................................................................................... 50
6
ACCEPTATIE ..................................................................................................................... 52
7
GARANTIE ......................................................................................................................... 54
8
AANSPRAKELIJKHEID ...................................................................................................... 56
9
PRIJZEN ............................................................................................................................ 57
10
BETALING ...................................................................................................................... 58
11
INTELLECTUELE (EIGENDOMS)RECHTEN .................................................................... 60
12
GEHEIMHOUDING EN BEVEILIGING .............................................................................. 62
13
PRIVACY, GEHEIMHOUDING EN BEVEILIGING ............................................................. 63
14
VERZEKERING ............................................................................................................... 65
15
ONDERHOUD EN (VERSIE)BEHEER .............................................................................. 66
16
DOCUMENTATIE ............................................................................................................ 67
17
OVERDRACHT RECHTEN EN VERPLICHTINGEN; ONDERAANNEMING ....................... 68
18
OVERMACHT .................................................................................................................. 69
19
ONTBINDING .................................................................................................................. 70
20
GESCHILLEN, TOEPASSELIJK RECHT EN DOMICILIEKEUZE ...................................... 72
21
ALGEMEEN .................................................................................................................... 73
BIJLAGE 4
ALGEMENE VOORWAARDEN .......................................................................... 75
BIJLAGE 5
PRIJZENBLAD REGIESYSTEEM ....................................................................... 76
Pagina 3 van 83
BIJLAGE 6
REFERENTIE-FORMULIER ................................................................................ 77
MODEL PO 1
KWALITATIEVE PRESTATIE ONDERBOUWING ............................................. 78
MODEL RD 1:
RISICODOSSIER IN AFNEMENDE PRIORITEITSVOLGORDE ....................... 80
MODEL KD 1:
KANSENDOSSIER , IN VOLGORDE AFNEMENDE TOEGEVOEGDE WAARDE 81
Pagina 4 van 83
Hoofdstuk 1 Algemeen 1.1
Algemene beschrijving van de Aanbestedende Dienst
Venlo is een stad met ongeveer 100.000 inwoners en bestaat naast de stad Venlo uit de stadsdelen Tegelen en Belfeld, Arcen en Velden, en Blerick. De stedelijke allure van centrumstad Venlo gaat hand in hand met de landelijke sfeer van de kleine kernen. De gemeente wordt enerzijds doorkruist door belangrijke, levendige verkeersaders, anderzijds door de kalm stromende Maas. Venlo is de centrumgemeente van Noord-Limburg en vormt met zes aangrenzende regiogemeenten de Regio Venlo, waarin wordt samengewerkt aan een duurzame economische ontwikkeling van de regio. Venlo is een goed bereikbare stad in een bijzondere regio met vele gezichten; van hypermoderne glasindustrie en innovatieve agro business, van logistiek, verkeersknooppunten en Maasoevers, tot kunst, cultuur en toerisme. Venlo is een dynamische en levendige stad waar iedereen welkom is, een stad die ruimte biedt aan de toekomst. Venlo staat de komende jaren voor een aantal flinke uitdagingen. Venlo wil graag een voorbeeldfunctie vervullen op het gebied van het cradle to cradle principe.
1.2
Offerteaanvraag
Deze Offerteaanvraag bevat alle benodigde informatie over de inhoud van de Opdracht en over de procedure die de Aanbestedende Dienst zal volgen om tot een Overeenkomst te komen met een onderneming aan wie de uitvoering van de Opdracht gegund wordt. De Offerteaanvraag bestaat uit vijf hoofdstukken: - Hoofdstuk 1 bevat een omschrijving van de opdracht, de definities en mogelijke motiveringen o.g.v. de Aanbestedingswet 2012 - Hoofdstuk 2 bevat informatie over de inhoud en looptijd van de Opdracht. - Hoofdstuk 3 bevat informatie over de Aanbestedende Dienst en de regels en voorschriften met betrekking tot de Aanbestedingsprocedure. - Hoofdstuk 4 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot de eisen en verklaringen, alsmede de bijbehorende documenten. - Hoofdstuk 5 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot beoordeling van de Inschrijvingen en de gunning - Hoofdstuk 6 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot de Pre award fase
1.3
Definities
In deze Offerteaanvraag wordt gebruik gemaakt van de navolgende definities. Definities worden met een hoofdletter beschreven. Als de definitie in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als de definitie in meervoud is gegeven, wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Aanbestedende Dienst De Aanbestedende Dienst is de gemeente Venlo Aanbestedingsdocumenten De documenten die door of namens de Aanbestedende Dienst zijn opgesteld ten behoeve van de Aanbestedingsprocedure. Deze bestaan in ieder geval uit: - de Offerteaanvraag 742366 en - eventuele Nota’s van Inlichtingen Pagina 5 van 83
Aanbestedingsprocedure Onderhavige procedure, waarbij op transparante wijze door de Aanbestedende Dienst een overheidsopdracht in de markt wordt gezet. Algemene Inkoopvoorwaarden Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 (update mei 2014). Beheer Beheer betreft de beschikbaarstelling en instandhouding van de infrastructuur waarop het Regiesysteem draait. Betreft de instandhouding en aanpassing van de programmatuur, de gegevensverzamelingen en de beheerdocumentatie van het Regiesysteem. Het omvat het geheel van activiteiten en verantwoordelijkheden dat er toe dient om het Regiesysteem in zodanige staat te brengen en houden, dat deze voldoen aan de vastgestelde eisen en behoeften van de Aanbestedende Dienst, gedurende de gehele levensduur van de bedrijfsprocessen die door het Regiesysteem worden ondersteund.
Contactpersoon Persoon die namens de Aanbestedende Dienst als aanspreekpunt fungeert voor de Inschrijvers. Definitieve gunning Gunning welke 20 dagen na de bekendmaking van het Voornemen tot gunning en definitieve besluitvorming plaatsvindt, indien geen gegronde bezwaren ertegen zijn bevonden en die gevolgd wordt door het ondertekenen van de Overeenkomst. Gunningscriterium Economisch meest voordelige Inschrijving Inschrijver De onderneming die een Inschrijving indient die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. Implementatie Het gebruiksklaar opleveren van het Regiesysteem, dat wil zeggen: 1. Het analyseren, ontwerpen, bouwen van de benodigde koppelingen met de technische infrastructuur en overige programmatuur van de Opdrachtgever; 2. Het analyseren, ontwerpen en documenteren van de processen en inrichting van de Informatie & Advies, MidOffice en het Sociale wijkteam (kernteam en uitvoeringsteams); 3. Het gezamenlijk met de Aanbestedende Dienst uitvoeren van Acceptatietesten; 4. Het opleiden en trainen van beheerders 5. Het leveren van documentatie en rapportages; 6. Het ondersteunen bij het in productie nemen van het Regiesysteem; 7. Het opleiding, trainen of instrueren van trainers/key users.. Op zodanige wijze dat het Regiesysteem conform de overeengekomen specificaties functioneert. Inschrijving De offerte van de Inschrijver, die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. Minimumeisen Eisen van kwalitatieve aard waaraan een Inschrijver en de Inschrijving dient te voldoen teneinde voor deelneming aan de aanbesteding respectievelijk voor gunning in aanmerking te kunnen komen. Nota van Inlichtingen
Pagina 6 van 83
Document waarin vragen en antwoorden zijn opgenomen naar aanleiding van de tijdig ingekomen verzoeken om nadere informatie en dat verzonden wordt aan alle ontvangers van deze Offerteaanvraag. Offerteaanvraag Onderhavig document inclusief bijlagen waarin de Aanbestedingsprocedure wordt beschreven, de Opdracht en de Minimumeisen waaraan voldaan moet worden. Opdracht Het opleveren van een operationeel, door de Opdrachtgever geaccepteerd Regiesysteem en het uitvoeren van het Beheer volgens de definitie in paragraaf 1.3.. Opdrachtgever De opdrachtgever van de Overeenkomst, zijnde de gemeente Venlo. Opdrachtnemer De Opdrachtnemer van de Overeenkomst, zijnde de Inschrijver aan wie de Opdracht is gegund. Overeenkomst Het contract tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op basis van nader te bepalen gedeelten van de Aanbestedingsdocumenten, de Inschrijving van de opdrachtnemer en overige tijdens de Aanbestedingsprocedure aan de orde gekomen zaken.
Regiesysteem Een geautomatiseerd systeem dat de processen van de organisatieonderdelen Informatie & Advies, MidOffice en het Sociale wijkteam (kernteam en uitvoeringsteams) ondersteunt, digitaliseert en automatiseert. Strategisch Inkoopkader Het inkoopbeleid van de gemeente Venlo, het Strategisch Inkoopkader 2014, vastgesteld door de gemeenteraad op 26 november 2014. Subgunningscriteria De inhoudelijke criteria voor de keuze van de economische meest voordelige inschrijving. Use Cases De in Bijlage I beschreven gedragingen van het Regiesysteem in bepaalde situaties. Vraagspecificatie Het document waarin de Opdrachtomschrijving staat die de Aanbestedende Dienst heeft opgesteld en die deel uitmaakt van de Aanbestedingsdocumenten.
Best Value Procurement Definities BVP: Bekendmaking De bekendmaking van de Inschrijver die toegelaten wordt tot de Pre-Award fase. BVP Best Value Procurement = Prestatie Inkoop Pre-Award fase De fase na de beoordeling, waarin een gedegen onderbouwing plaats vindt van de Inschrijving van de beoogde Opdrachtnemer. Pagina 7 van 83
Kansendossier Het door Inschrijver ingediende dossier onderdeel uitmakend van het Risico- en kansendossier, met geïdentificeerde kansen voor de Opdracht Plan van Aanpak De gedurende de Pre-Award fase door de beoogde Opdrachtnemer op te stellen uitwerking van de uit te voeren Opdracht, waarin deze beoogde Opdrachtnemer aangeeft hoe deze het door hem beloofde resultaat zal bereiken inclusief de op te leveren producten c.q. functionaliteiten en de gepresenteerde oplossing. Prestatie-onderbouwing Het document waarin Inschrijver aangeeft waarom deze in staat is de Opdrachtomschrijving c.q. projectdoelstellingen binnen de aangegeven randvoorwaarden voor onderhavige opdracht te realiseren, onderbouwd met verifieerbare uitvoeringsinformatie. Risicodossier Het door Inschrijver ingediende dossier onderdeel uitmakend van het Risico- en kansendossier, met geïdentificeerde risico’s voor de Opdracht met bijbehorende maatregelen ter beheersing van de risico’s Sleutelfunctionaris Functionaris van Opdrachtnemer die een belangrijke functie vervult in de dagelijkse uitvoering van de Opdracht en die daadwerkelijk wordt ingezet voor het uitvoeren van de Opdracht.
1.4
Motiveringen conform Aanbestedingswet 2012
Aanbestedende dienst heeft onderzocht in hoeverre de samenvoeging ingevolge artikel 1.5 Aw nodig is. Op basis van de aspecten, genoemd in dat artikel neemt Aanbestedende dienst het volgende tot uitgangspunt: (i) (ii)
(iii) (iv)
(v)
De relevante markt wordt omschreven als volgt: marktpartijen die in aanmerking komen als Opdrachtnemer zijn zowel bedrijven uit het MKB- als uit het grootbedrijfsegment. De samenstelling van de relevante markt voor wat betreft de verdeling grootbedrijf, middenbedrijf en kleinbedrijf is als volgt: Vanwege de omvang van de opdracht, zowel wat betreft de financiële waarde ervan als wat betreft de benodigde capaciteit, komen bedrijven uit beide segmenten in aanmerking voor het uitvoeren van de opdracht. De criteria en voorwaarden in de selectiefase beperken de toegankelijkheid voor MKB-bedrijven niet. Op basis van deze gegevens constateert Aanbestedende dienst dat de toegankelijkheid voor voldoende bedrijven uit het MKB mogelijk is. Aanbestedende dienst ziet de volgende organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging en van de separate opdrachtverlening voor de Aanbestedende dienst: door de samenhang tussen realisatie van het Regiesysteem, het aanbieden van de functionaliteit en het beheer daarvan, brengt separate opdrachtverlening het risico mee dat de onderdelen van het Regiesysteem niet goed op elkaar aansluiten, dat (daardoor) de functionaliteit niet optimaal is, dat veel tijd en kosten gemoeid zijn met vinden en oplossen van dergelijke problemen en dat niet duidelijk behoeft te zijn welke van de opdrachtnemers daarvoor aansprakelijk is te houden. Om te kunnen voldoen aan haar wettelijke taak bij uitvoering van het sociaal domein is dat voor de Aanbestedende dienst een onacceptabel risico. Aanbestedende dienst ziet de volgende organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging en van de separate opdrachtverlening voor de Opdrachtnemer: de hiervoor geschetste risico’s gelden ook voor de opdrachtnemers in het geval van separate opdrachten.
Pagina 8 van 83
Op basis van de samenhang van de verschillende opdrachten: de verschillende onderdelen horen functioneel en operationeel bij elkaar. Een verdeling van de onderdelen over verschillende opdrachtnemers introduceert ongewenste risico’s voor de uitvoering van de werkzaamheden omdat dat meebrengt dat de opdrachtnemers een volledige onderlinge afstemming zouden moeten hebben over hun deel van de opdracht. Daarmee zouden risico’s geïntroduceerd worden die ongewenst zijn en die ertoe kunnen leiden dat de Aanbestedende dienst niet (volledig) voldoet aan de op hen rustende wettelijke taak.
1.5
Wat wordt van de potentiële Inschrijvers verwacht
Van de potentiële Inschrijver wordt verwacht dat hij deze Offerteaanvraag aandachtig en kritisch leest en zo snel mogelijk attendeert op onvolkomenheden, onjuistheden en onrechtvaardigheden. De Aanbestedende Dienst vraagt de potentiële Inschrijver ook aandacht te besteden aan de conceptovereenkomst en algemene inkoopvoorwaarden. Inschrijvers die onjuistheden, onrechtvaardigheden of tegenstrijdigheden constateren dienen de aanbestedende dienst hier zo spoedig mogelijk over te informeren, omdat zij anders hun recht verliezen op het kunnen tegenwerpen van de onvolkomenheid aan de Aanbestedende Dienst, omdat zij niet tijdig hebben aangegeven bezwaar te hebben tegen de aanbestedingsstukken.
Pagina 9 van 83
Hoofdstuk 2 2.1
Opdrachtomschrijving
BVP en de Opdrachtdoelstellingen
De Aanbestedende Dienst heeft gekozen voor een innovatieve aanbestedingswijze en voert deze aanbestedingsprocedure uit via de filosofie en methodiek Best Value Procurement (BVP) ofwel PrestatieInkoop. 2.1.1 Inleiding BVP is een inkoopmethodiek die ruimte geeft aan Inschrijvers om hun toegevoegde waarde te laten zien en hoe ze zich op basis van dominante informatie onderscheiden ten opzichte van de concurrentie. Resultaat is: een Inschrijver die ruimte krijgt om verantwoordelijkheid te nemen. Wezenlijk onderdeel van de filosofie is dat de Aanbestedende Dienst de Inschrijver de te behalen doelen aangeeft en niet gaat voorschrijven hoe de Opdracht uitgevoerd moet worden; immers de Inschrijver is de expert. Dit houdt in dat het de Inschrijver vrij staat en er met nadruk toe wordt uitgenodigd om een eigen invulling van de Opdracht aan te bieden, binnen de in deze Offerteaanvraag en Bijlagen aangegeven uitgangspunten en randvoorwaarden. 2.1.2 Opdrachtomschrijving, doelstellingen en randvoorwaarden Een op uiterlijk 1 augustus 2016 operationeel en door de gemeente Venlo geaccepteerd Regiesysteem Het Regiesysteem ondersteunt, digitaliseert en automatiseert de processen van de organisatieonderdelen Informatie & Advies, MidOffice en het Sociale wijkteam (kernteam en uitvoeringsteams). Het Regiesysteem: o voldoet aan de randvoorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. van de Vraagspecificatie; o ondersteunt het concept 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur; o ondersteunt de beleidskaders zoals beschreven in hoofdstuk 2 van de Vraagspecificatie; o ondersteunt de arrangementenwaaier en de tien leefdomeinen zoals beschreven in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. van de Vraagspecificatie functioneel. daarnaast: o de projectdocumenten zoals benoemd in paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. van de Vraagspecificatie zijn opgeleverd; o de gegevens en documenten van de huidige leefzorgplannen naar het Regiesysteem zijn geconverteerd; o managementinformatie zoals beschreven in de randvoorwaarden in paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. kan worden gerapporteerd; daarnaast: o het inrichten en uitvoeren van het Beheer over het Regeisysteem. De omschrijving van de Opdracht, doelstellingen en randvoorwaarden zijn verwoord in bijlage Vraagspecificatie regiesysteem gemeente Venlo bij deze Offerteaanvraag.
2.2
Looptijd van de opdracht
De ingangsdatum van de Opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de Overeenkomst. Deze datum is beoogd op [datum]. De Overeenkomst eindigt op [datum] en kan vervolgens met telkens twee jaar worden verlengd.
2.3
Plafondbedrag Totaalprijs
Voor deze aanbesteding is een jaarlijks budget beschikbaar van € 50.000,- (excl. BTW) voor het ter beschikking stellen van een Regiesysteem, het Beheer, Onderhoud & Vernieuwing en € 50.000 voor Implementatie. De Totaalprijs voor een periode is dan 8 x €50.000+ € 50.000,- = € 450.000,-.
Pagina 10 van 83
In dit bedrag zitten alle kosten (‘all-in’) gemoeid met de uitvoering van Opdracht zoals deze is omschreven in de bijlage Vraagspecificatie. Van de Inschrijvers wordt verwacht dat zij een inschrijfprijs indienen die niet bov en het plafondbedrag ligt (dit is een Minimumeis). Iedere Inschrijving met een inschrijfprijs hoger dan het plafondbedrag is ongeldig en wordt terzijde gelegd.
Pagina 11 van 83
Hoofdstuk 3 De Aanbestedingsprocedure 3.1
Aanbestedende Dienst
Naam: Postadres: Bezoekadres: Telefoon: E-mail: Internet:
Gemeente Venlo Postbus 3434 5902 RK Venlo Garnizoenweg 3 077 – 3596666
[email protected] www.venlo.nl
De Aanbestedende Dienst heeft ervoor gekozen om de Opdracht aan te besteden door middel van een Europese openbare procedure welke via TenderNed verloopt. De Opdrachtgever kiest voor deze procedure op grond van het Strategisch Inkoopkader 2014 van de gemeente Venlo. De Opdrachtgever van deze Opdracht is het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Venlo en wordt in deze aanbestedingsprocedure vertegenwoordigd door mevrouw E. van Beek afdelingshoofd Advies en Beheer, op grond van het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van 6 oktober 2015.
3.2
Tijdspad van de Aanbestedingsprocedure
In onderstaande tabel is een planning weergegeven. De voormelde data zijn indicatief en hier kunnen daarom geen rechten aan worden ontleend. De Aanbestedende Dienst is gerechtigd tussentijds de tijdsplanning aan te passen. Indien wijziging van de tijdsplanning hiertoe aanleiding geeft, kan mogelijk de ingangsdatum v an de Overeenkomst hierop worden aangepast. De data en tijdstippen voor het stellen van vragen en het indienen van Inschrijvingen of de eventuele bekendgemaakte wijzigingen daarvan worden strikt gehanteerd. Publiceren offerteaanvraag op www.TenderNed.nl Informatiebijeenkomst: Voorlichtingsbijeenkomst over Prestatie inkoop (BVP)
7 oktober 2015
Uiterste datum voor het stellen van vragen via www.TenderNed.nl / indienen klachten over de procedure Antwoorden naar leveranciers (Nota van Inlichtingen); www.TenderNed.nl Aanbesteding (inschrijvingen binnen); www.TenderNed.nl (sluiting kluis) Beoordelen Inschrijvingen Versturen uitnodigingsbrief per e-mail voor interview Interviews met sleutelfunctionarissen van de Inschrijvers Afronden beoordeling en advies Pre-award fase Verzenden brief met uitnodiging Pre-award fase Kick off Pre-award met beoogd Inschrijver Afronding Pre-award fase Voornemen gunning Opdrachtgunning Contractondertekening Ingangsdatum overeenkomst Startdatum Uitvoeringsfase Opdracht
5 november
12 november 18 november 3 december 8 december 15 + 16 december 17 december 18 december 11 januari 19 februari 25 februari 24 maart Nog te bepalen Nog te bepalen 1 april
Pagina 12 van 83
3.3
Contactpersoon
De contactpersoon voor deze aanbesteding is: Naam: Bonnie Epema Functie: Senior Inkoper Email:
[email protected] Bij correspondentie via dit emailadres altijd het registratienummer van deze Offerteaanvraag vermelden. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan tot aan de ondertekening van de Overeenkomst met andere personen dan de Contactpersoon of op andere dan de omschreven wijze contact op te nemen met de Contactpersoon, op straffe van uitsluiting! Ook is het niet toegestaan in contacten met andere gemeentefunctionarissen dan de Contactpersoon te spreken over deze aanbestedingsprocedure.
3.4
Informatiebijeenkomst
Op [datum] wordt er een informatiebijeenkomst gehouden waar de BVP methodiek in relatie tot de Gunning in de aanbesteding nader wordt toegelicht . Deze informatiebijeenkomst vindt plaats op de locatie: Kazerneterrein Garnizoenweg 3 Venlo gebouw [locatie].
3.5
Elektronische communicatie
De Aanbestedende Dienst kiest er in deze aanbesteding voor om de communicatie met de Inschrijver uitsluitend langs elektronische weg te laten plaatsvinden. Om die reden wordt voor deze aanbesteding gebruik gemaakt van www.TenderNed.nl en zal alle communicatie door middel van TenderNed plaatsvinden.
3.6
Inlichtingen, verbetervoorstellen en klachten
Pro-actieve houding
Er is gelegenheid om nadere informatie te vragen c.q. inlichtingen te vragen, opmerkingen te maken bij deze Offerteaanvraag en /of verbetervoorstellen te doen. Ook kunnen klachten over de aanbestedingsprocedure worden ingediend. Vragen en inlichtingen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot de Offerteaanvraag kunnen uiterlijk tot en met [datum] worden ingediend via TenderNed. De vragen zullen uiterlijk op [datum] door de Aanbestedende Dienst worden beantwoord. In TenderNed bestaat de mogelijkheid om vragen direct te beantwoorden. Ter voorkoming van een mogelijke grote toestroom van vragen en antwoorden bij geïnteresseerden zal beantwoording als volgt plaatsvinden: - essentiële vragen voor de gehele Opdracht: zo snel mogelijk; - resterende vragen 1 X per week (eind van de week); Op [datum] zullen alle vragen inclusief antwoord in een Nota van Inlichtingen op TenderNed gepubliceerd worden. Het komt regelmatig voor dat Inschrijvers vragen stellen waarbij wordt vermeld dat deze vragen commercieel gevoelige informatie bevatten. De Opdrachtgever bepaalt of hiervan sprake is en zal vragen met een ten onrechte vertrouwelijk karakter retourneren. Deze vragen kunnen zonder de kwalificatie vertrouwelijk opnieuw gesteld worden. Verbetervoorstellen
Pagina 13 van 83
Tevens kan de Inschrijver uiterlijk tot en met [datum] verbetervoorstellen doen ten aanzien van de concept Overeenkomst en kan de Inschrijver suggesties doen af te mogen wijken van de Algemene Inkoopvoorwaarden. De verbetervoorstellen en suggesties moeten op dezelfde wijze als de vragen en inlichtingen worden ingediend. Deze verbetervoorstellen en suggesties worden door de Aanbestedende Dienst beoordeeld en al dan niet geaccepteerd. Afwijkingen van de Algemene inkoopvoorwaarden worden in de Overeenkomst opgenomen. Bij Nota van Inlichtingen worden de aanpassingen op de concept Overeenkomst gepubliceerd. Deze versie van de Overeenkomst dient bij Inschrijving zonder voorbehoud te worden geaccepteerd, dit is een Minimumeis. Dit geldt niet over de af te sluiten SLA. De voorwaarden hiervan zijn onderdeel van de Pre-Awardfase. De Aanbestedende Dienst wijst de Inschrijvers op de noodzaak om vóór de uiterlijke datum van het stellen van vragen of opmerkingen te maken te wijzen op gebreken in de aanbestedingsprocedure. De Aanbestedende Dienst vertrouwt er op dat Inschrijvers die geen gebruik maken van de mogelijkheid om verbetermogelijkheden in te dienen of te wijzen op onregelmatigheden in de Offerteaanvraag waaronder ook de voorwaarden en de Opdrachtomschrijving, afstand doen van hun eventuele rechten die uit de gebreken, onvolkomenheid of onregelmatigheid zouden kunnen voortvloeien, althans deze rechten verwerken. In het belang van een snelle en effectieve aanbestedingsprocedure wordt van een meedingende onderneming een pro-actieve houding verwacht: als deze Inschrijver onduidelijkheden of onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken signaleert in een stadium waarin deze nog ongedaan kunnen worden gemaakt, dient hij daarin in dat stadium tegen op te komen. Van een Inschrijver mag worden verwacht dat hij bezwaar maakt tegen de procedure, de voorwaarden, de Opdrachtomschrijving of de daarin te hanteren gunningscriteria op een moment dat deze zo nodig nog kunnen worden gecorrigeerd met zo gering mogelijke consequenties voor het verloop van de aanbestedingsprocedure. Klachten Klachten over de aanbestedingsprocedure moeten tijdig worden ingediend zodat de Aanbestedende dienst in staat wordt gesteld vóór bijv. de Nota van Inlichtingen of voor de gunning adequaat te handelen. Klachten moeten worden gestuurd naar
[email protected]. Na de Nota van Inlichtingen zullen geen klachten over de Offerteaanvraag c.a. worden behandeld. Klachten over de gunnings- of selectiebeslissing dienen binnen 5 dagen na de gunningsbeslissing te worden ingediend via
[email protected]. De Aanbestedende dienst streeft ernaar binnen 5 werkdagen te reageren. Pro-actieve houding Van een (potentiële) Inschrijver wordt een pro-actieve houding verwacht, op grond waarvan hij tegen eventuele onduidelijkheden of onvolkomenheden in deze Offerteaanvraag opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden of onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt.
3.7
Indienen Inschrijving
Uiterlijk op [datum], 12.00 uur dient de Inschrijving, inclusief alle vereiste documenten, ingediend te zijn op TenderNed. Inschrijvingen worden, afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag/aanvulling, ongeldig verklaard: - die op een andere wijze worden ingediend dan d.m.v. Tenderned; - die onvolledig zijn (De Inschrijver wordt daarover schriftelijk geïnformeerd onder vermelding van de reden).
Pagina 14 van 83
3.8
Voorbehouden Aanbestedingsprocedure
De Aanbestedende Dienst behoudt zich zonder meer en zonder tot enigerlei schadevergoeding en/of vergoeding van eventueel gemaakte kosten te zijn gehouden, in ieder geval het recht voor: de procedure tussentijds om haar moverende redenen op te schorten, af te breken of in te trekken; de tijdsplanning te wijzigen; de Gunningbeslissing in te trekken en/of te herzien; de Opdracht geheel of gedeeltelijk niet te gunnen;
Een Inschrijver die een beslissing in deze Aanbestedingsprocedure wilt aanvechten, dient dit schriftelijk en gemotiveerd bekend te maken aan de Aanbestedende Dienst, op straffe van niet ontvankelijkheid binnen een termijn van 20 dagen, te rekenen vanaf de dagtekening van de beslissing. NB: hier is sprake van een vervaltermijn. Dit schriftelijke bezwaar dient vergezeld te gaan met een afschrift van een dagvaarding voor een voorlopige voorziening. De betreffende Inschrijver dient de dagvaarding binnen de betreffende 20 dagen termijn uit te brengen.
3.9
Gestanddoening
De Inschrijver doet zijn Inschrijving gestand voor een periode van 6 maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum [datum], 12.00 uur voor het indienen van de Inschrijvingen. . Mocht tegen onderhavige aanbesteding een kort geding aanhangig worden gemaakt, zal de gestanddoeningstermijn van de Inschrijvingen automatisch worden verlegd tot 2 weken na de uitspraak van de Rechtbank. In overige gevallen behoudt de Aanbestedende Dienst zich het recht voor de Inschrijvers te verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen.
3.10 Toepasselijke recht en geschillen Op zowel deze Aanbestedingsprocedure als de te sluiten Overeenkomst is het Nederlandse recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiende uit onderhavige Aanbestedingsprocedure alsmede uit de te sluiten Overeenkomst, zullen uitsluitend worden beslecht door de Rechtbank Limburg.
3.11 Aansprakelijkheid Aanbestedende Dienst Deze Offerteaanvraag is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tot stand gekomen. De Aanbestedende Dienst is niet aansprakelijk voor eventuele tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en/ of onjuistheden. Indien de Inschrijver eventuele tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en/of onjuistheden constateert, dan dient deze de Aanbestedende Dienst hiervan zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk voor afloop van de uiterste termijn voor het stellen van vragen (zie par. 3.5) schriftelijk melding te maken bij de Aanbestedende Dienst om zo nodig een en ander te corrigeren of bij te stellen. De Aanbestedende Dienst zal per geval de eventuele gevolgen van de tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en/of onjuistheden beoordelen en bezien of en eventueel hoe zij die gevolgen zal proberen op te heffen. Indien, bij verzuim van het hiervoor bepaalde, na inschrijving of gunning blijkt dat er wel degelijk tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en/of onjuistheden aanwezig zijn dan kunnen deze niet aan de Aanbestedende Dienst worden tegengeworpen. Mochten voorafgaande aan de indiening van de Inschrijving geen (tijdige) opmerkingen en/of vragen ten aanzien van (maar niet uitsluitend) de gunningssystematiek, de Opdrachtomschrijving , of de Overeenkomst van een Inschrijver zijn ontvangen, dan wordt de Inschrijver geacht te hebben Pagina 15 van 83
ingestemd met het Aanbestedingsdocument. Na de Gunningsbeslissing kan de Inschrijver hier geen beroep meer op doen. Indien Inschrijver niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Aanbestedende Dienst heeft geattendeerd, is Inschrijver niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid van de aanbesteding anderszins. Van een (potentiële) Inschrijver wordt - zoals hierboven reeds gesteld is - een pro-actieve houding verwacht, op grond waarvan hij tegen eventuele onduidelijkheden of onvolkomenheden in deze Offerteaanvraag opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden of onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Een Inschrijver die bezwaren heeft maar er (te lang) mee wacht om die te melden aan de aanbestedende dienst, wordt er in deze offerteaanvraag uitdrukkelijk op gewezen hoe en binnen welke termijn hij tegen onder meer de geschiktheidseisen of de onduidelijkheid of ongeoorloofdheid van de gunningscriteria dient te ageren op straffe van verval van het recht om dat te doen.
3.12 Tegemoetkoming inschrijvingskosten De door de Inschrijver gemaakte kosten voor het opstellen van de Inschrijving worden in geen geval vergoed. Ook andere door de Inschrijver gemaakte kosten gemaakt gedurende de gehele Aanbestedingsprocedure worden op geen enkele wijze vergoed.
3.13 Geheimhouding Een Inschrijver zal vanuit zijn of haar onderneming geen informatie, welke door de Aanbestedende Dienst als vertrouwelijk wordt aangemerkt, aan derden ter beschikking stellen. Indien de Inschrijver een onderaannemer wenst in te zetten, is de Inschrijver gerechtigd de benodigde informatie aan deze te verstrekken, onder de voorwaarde dat deze onderaannemer zich aan het voorgenoemde houdt.
3.14 Taal De voertaal tijdens de Aanbestedingsprocedure en tijdens de uitvoering van de Opdracht is Nederlands. Alle documenten van zowel de Inschrijver als van de Aanbestedende Dienst zijn in het Nederlands gesteld.
3.15 Holding/Dochteronderneming Indien een Inschrijver deel uitmaakt van een concern of groep als bedoeld in artikel 2:24b BW (hierna “Groep”) kan slechts één bedrijf van die Groep een Inschrijving indienen: Indien een Inschrijver deel uitmaakt van een Groep en meerdere bedrijven uit deze Groep dienen een Inschrijving in, dan dienen die Inschrijvers onafhankelijk van elkaar te opereren en dienen die Inschrijvers ten genoege van de Aanbestedende dienst aan te tonen dat zij onafhankelijk van elkaar hun Inschrijvingen zullen opstellen, met alle middelen die zij daartoe dienstig achten. Indien de door Inschrijver overgelegde bewijsstukken om de onafhankelijkheid in operatie en Inschrijving van de andere Inschrijvers uit de Groep aan te tonen, daartoe aanleiding geven zal een verificatiegesprek plaatsvinden en kunnen aanvullende bewijsstukken om de onafhankelijkheid te toetsen gevraagd worden. Indien de Opdrachtgever vaststelt dat de Inschrijver(s) niet of onvoldoende heeft (hebben) aangetoond dat er sprake is van onafhankelijk opereren en van in onafhankelijkheid opgestelde Inschrijvingen, worden alle Inschrijvers die tot die Groep behoren uitgesloten.
3.16 Terugvallen op Inschrijvingen De Aanbestedende Dienst houdt zich het recht voor om bij een eventuele ontbinding van de in het kader van deze aanbesteding te sluiten Overeenkomst gedurende de looptijd daarvan terug te vallen op de Inschrijvingen van de overige Inschrijvers, mits deze nog steeds voldoen aan de in deze Offerteaanvraag gestelde criteria en voldoen aan de gestelde Minimumeisen. Alsdan zal een Overeenkomst worden gesloten voor de resterende looptijd van de oorspronkelijke Overeenkomst met een van de overige Inschrijvers op basis van door hen ingediende Inschrijvingen in de Pagina 16 van 83
volgorde c.q. rangorde van gunning. Een en ander geheel in overeenstemming met de eisen en voorwaarden zoals vermeld in dit document. Door in te schrijven gaan Inschrijvers akkoord met deze procedure en werken mee aan het sluiten van een Overeenkomst.
3.17 Intellectueel eigendom Inschrijving De Inschrijving en alle bijlagen die in het kader van deze Aanbestedingsprocedure aan de Aanbestedende Dienst worden verstrekt, worden op het moment van ontvangst door de Aanbestedende Dienst haar eigendom. De Inschrijver verleent de Aanbestedende Dienst het recht om ideeën, suggesties, (tekst)voorstellen, tekeningen en andere verstrekte informatie en documenten in het kader van deze Aanbestedingsprocedure te gebruiken, te bewerken, dan wel te modelleren, ook al wordt uiteindelijk de Opdracht niet aan de Inschrijver gegund. Het gebruik, de bewerking of andersoortige modellering geeft de Inschrijver geen recht op enige vergoeding onder welke naam of titel dan ook. De Aanbestedende Dienst staat er voor in dat informatie afkomstig van de Inschrijver, waarvan hij de vertrouwelijkheid kent, dan wel behoort te kennen, vertrouwelijk zal worden behandeld en dat daarbij in ieder geval rekening zal worden gehouden met de gerechtvaardigde (zakelijke) belangen van de Inschrijver.
3.18 Onderaanneming (Beschikbaarheidsverklaring derden ; bijlage 9) De Beschikbaarheidsverklaring middelen betreffende de technische- of beroepsbekwaamheid derden is als bijlage 9 apart gepubliceerd op TenderNed. Indien Inschrijver bij de uitvoering van de werkzaamheden een beroep doet op (een) derde(n), dient de Beschikbaarheidsverklaring voorafgaande aan de start van de werkzaamheden bij de Aanbestedende Dienst ingediend te zijn.
Pagina 17 van 83
Hoofdstuk 4 Eisen en bijbehorende documenten 4.1
Bewijsmiddelen
De Inschrijving is het aanbod van de inschrijvende ondernemer. Een aanvaarding daarvan door de Aanbestedende dienst houdt dan ook in dat een Overeenkomst tot stand komt. Daarom dient de Aanbestedende dienst erop te kunnen vertrouwen dat de Inschrijvende onderneming achter de Inschrijving staat en dat die onderneming het door haar aangebodene kan en zal leveren. Daar waar dit wordt verlangd dienen documenten rechtsgeldig ondertekend te worden door de/ een bij de Kamer van Koophandel geregistreerde tekenbevoegde, of een gelijkwaardig document waaruit blijkt dat de ondertekenaar bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen en te binden op het moment van ondertekening van de Inschrijving). Een volmacht gedateerd na de datum van Inschrijving is ongeldig. Een niet rechtsgeldig ondertekende Inschrijving wordt van verdere deelname uitgesloten, mits dit niet herstelbaar is. De Aanbestedende Dienst kan, voordat er gegund zal worden, de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving vragen om eventuele bewijsmiddelen ter ondersteuning van de afgegeven Verklaringen. Deze bewijsmiddelen dienen in dat geval daartoe aan de Aanbestedende Dienst te worden toegezonden binnen de in het verzoek gestelde termijn. Een Inschrijving wordt, afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag/aanvulling, ongeldig verklaard indien: - de bewijsmiddelen niet overeenkomen met wat in de documenten wordt verklaard - niet alle gevraagde documenten worden ingediend (afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag) - uit de bij de Inschrijving gevoegde documenten onvoldoende blijkt dat degene die de Inschrijving ondertekent bevoegd is. Een volmacht wordt niet geaccepteerd als deze is gedagtekend na de dag van Inschrijving - afgeweken wordt van de formulieren of daarin wijzigingen zijn aangebracht - de Inschrijving niet onvoorwaardelijk is. Na de (voorlopige) gunning van de opdracht zal de Opdrachtgever (kunnen) controleren of verifiëren op de Inschrijver daadwerkelijk voldoet aan de Eisen. Indien dit niet (volledig) het geval blijkt te zijn wordt de Inschrijver alsnog uitgesloten en vindt een nieuwe beoordeling en gunning plaats op basis van de gunningscriteria.
4.2 Uniforme Eigen Verklaring (zie eisen TenderNed) De Inschrijver dient de bij deze Offerteaanvraag gevoegde Uniforme Eigen Verklaring rechtsgeldig te ondertekenen en in te dienen. Indienen/uploaden: volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Uniforme Eigen Verklaring (PDF) NB: de Eigen Verklaring alleen te gebruiken in het programma Adobe Reader.
4.3
Geschiktheidseisen (Minimumeisen)
De Aanbestedende Dienst stelt eisen aan de geschiktheid van Inschrijvers voor het uitvoeren van haar Opdrachten. In de Uniforme Eigen Verklaring is hiervoor het onderdeel 5. ‘Geschiktheidseisen’ ingevuld. Met ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring, geeft Inschrijver aan dat de daarin gestelde Geschiktheidseisen op hem van toepassing zijn. Indien als combinatie wordt ingeschreven, dient elke
Pagina 18 van 83
combinant afzonderlijk een exemplaar van de Uniforme Eigen Verklaring te ondertekenen en bij de Inschrijving in te dienen. Ten aanzien van de Geschiktheidseisen wordt vereist:
4.3.1 Geschiktheidseis: financiële en economische draagkracht Hier worden geen eisten gesteld.
4.3.2. Geschiktheidseis: Technische bekwaamheid De Inschrijver beschikt over gecertificeerde medewerkers; De inschrijver werkt volgens vastgestelde werkprocessen, zoals een wijzigingsproces en OTAP proces; De inschrijver beschikt over een informatiebeveiligingsplan. Referenties: De Inschrijver dient bij de Uniforme Eigen Verklaring, volgens het format van Bijlage 6, 2 referenties bij te voegen. De Opdrachtgever heeft het recht de inhoud van de verklaring te verifiëren. De Inschrijver toont aan dat hij over voldoende kennis en ervaring beschikt om de Opdracht uit te voeren, door middel van referenties. De referenties moeten diensten betreffen die na 1januari 2014 zijn verricht en op sluitingsdatum van deze aanbesteding minimaal drie maanden in uitvoering zijn. Per referentie moet worden aangegeven in welke hoedanigheid hij de werkzaamheden heeft uitgevoerd: als hoofdaannemer dan wel onderaannemer. Van onderstaande kerncompetentie wordt elk één referenties gevraagd. Het is ook mogelijk één referentie in te dienen waaruit meerdere kerncompetenties blijken. Kerncompetentie Het beschikbaar stellen van software die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt Het implementeren van software die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt
Het Beheren van software die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt
Wat moet blijken uit de referentie Uit de referentie blijkt dat u bij twee gemeenten software beschikbaar stelt die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt Uit de referentie blijkt dat u bij één gemeente de ter beschikking gestelde software die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt, heeft geïmplementeerd Uit de referentie blijkt dat u bij twee gemeenten met 50.000 inwoners of meer software heeft onderhouden op het gebeid van de zorgdecentralisatie ontwikkelingen
Voor combinaties geldt het volgende ten aanzien van de ervaringseis:
Pagina 19 van 83
bij een combinatie van ondernemingen moet gezamenlijk voldaan worden aan de volledige ervaringseis, hetgeen inhoudt dat alle ondernemingen tezamen ervaring hebben met alle aspecten van de Opdracht. De door Inschrijver opgegeven referentie kan door de Aanbestedende Dienst gecontroleerd worden. De Aanbestedende Dienst wenst de contactpersoon die genoemd wordt, direct te kunnen benaderen (dus zonder tussenkomst van Inschrijver). De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om de betreffende referentie te bezoeken. Indienen/uploaden: Volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende referentieformulier (Bijlage 6) Volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Uniforme Eigen Verklaring .
4.3
Inschrijving Handels- en Beroepsregister ( zie eisen op TenderNed)
De Inschrijver dient bij de Inschrijving (een kopie van) het bewijs van inschrijving in het Handelsen Beroepsregister in te dienen. Deze mogen maximaal 6 maanden oud zijn, gerekend vanaf de sluitingsdatum voor de ontvangst van de Inschrijving. Uit de inschrijving in het handelsregister dient de tekeningsbevoegdheid te blijken van degene die de Inschrijving heeft getekend. Indien nodig dient dit ondersteund te worden door het toevoegen van een volmacht aan de Inschrijving. Tevens dient een kopie van het identiteitsbewijs van degene die de Inschrijving heeft getekend bijgevoegd te worden. In verband met mogelijke identiteitsfraude mag deze kopie zodanig bewerkt worden dat slechts de namen en handtekening zichtbaar zijn. Indien een volmacht wordt verstrekt dient zowel van de volmachtgever als de gevolmachtigde een kopie van het identiteitsbewijs te worden verstrekt. Indienen/uploaden: inschrijving(en) Handels- en Beroepsregister (PDF bestand) kopie identiteitsbewijs(zen) (PDF bestand) Indien uit de bij de Inschrijving gevoegde documenten onvoldoende blijkt dat degene die de Inschrijving ondertekent bevoegd is, wordt de Inschrijver uitgesloten van verdere deelname, afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag/aanvulling. Een volmacht wordt niet geaccepteerd als deze is gedagtekend na de dag van Inschrijving.
4.4
Akkoordverklaring Aanbestedingsprocedure (zie eisen TenderNed)
De Inschrijver dient zich volledig te conformeren aan de eisen en wensen, uitgangspunten en randvoorwaarden zoals genoemd in deze Aanbestedingsprocedure, zoals hiervoor is omschreven. U conformeert zich volledig hieraan indien u het antwoord “ja” aanvinkt bij de eisen
4.5
Akkoordverklaring Opdrachtomschrijving (bijlage 2; zie ook eisen TenderNed)
De Opdrachtomschrijving is opgenomen in deze offerteaanvraag in bijlage 2. U conformeert zich volledig hieraan en aan de mogelijke bijstelling daarvan in de Nota van Inlichtingen indien u het antwoord “ja” aanvinkt bij de eisen.
4.6
Akkoordverklaring Overeenkomst (bijlage 3; zie ook eisen TenderNed)
In bijlage 3 is de (concept) Overeenkomst opgenomen. U dient onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de in bijlage 3 opgenomen Overeenkomst c.q. met de gewijzigde Overeenkomst zoals meegezonden met de Nota van Inlichtingen. In paragraaf 3.5 is reeds gesteld dat de Inschrijver verbetervoorstellen – uitsluitend in de fase waarin vragen gesteld mogen worden - kan doen ten aanzien van de Overeenkomst op de wijze en tijdstip zoals daar vermeld. Deze verbetervoorstellen worden door de Aanbestedende Dienst beoordeeld en al of niet geaccepteerd. Pagina 20 van 83
De naar aanleiding van de verbetervoorstellen aangepaste concept Overeenkomst wordt samen met de Nota van Inlichtingen gepubliceerd op www.TenderNed.nl. De akkoordverklaring met de conceptovereenkomst in dit document of de eventueel aangepaste conceptovereenkomst is een Minimumeis. U conformeert zich volledig hieraan en aan de mogelijke bijstelling daarvan in de Nota van Inlichtingen indien u het antwoord “ja” aanvinkt bij de eisen. Het opstellen van de definitieve SLA maakt onderdeel uit van de Pre Award fase en hier zullen indien noodzakelijk, aanpassingen overeengekomen kunnen worden, zonder de strekking en de essentie van de Overeenkomst te wijzigen.
4.7 Akkoordverklaring Algemene Inkoopvoorwaarden ICT (bijlage 4; zie ook eisen TenderNed) Inschrijver gaat ermee akkoord dat de normaal door zijn onderneming te hanteren voorwaarden bij gunning van de Opdracht aan haar onderneming niet van toepassing zijn en verklaart zich hiermee bereid om bij de gunning af te wijken van de door haar gehanteerde standaardvoorwaarden. Uitsluitend de Algemene Inkoopvoorwaarden ICT van de Aanbestedende Dienst zullen van toepassing zijn. U conformeert zich volledig hieraan en aan de mogelijke bijstelling daarvan in de Nota van Inlichtingen indien u het antwoord “ja” aanvinkt bij de eisen De algemene voorwaarden zijn gepubliceerd op de internetsite van de Opdrachtgever en op www.TenderNed.nl onder deze Offerteaanvraag. De Aanbestedende Dienst vraagt de lezer/potentiele Inschrijver aandacht te besteden aan de algemene inkoopvoorwaarden. De potentiele Inschrijver kan – uitsluitend in de fase waarin vragen gesteld mogen worden suggesties doen af te mogen wijken van de Algemene Inkoopvoorwaarden ICT. Hierboven (par 3.5) is beschreven hoe en wanneer dat kan geschieden. Deze suggesties worden door de Aanbestedende Dienst beoordeeld en al dan niet geaccepteerd. Afwijkingen van de Algemene inkoopvoorwaarden worden verwerkt in de Overeenkomst. De naar aanleiding van de verbetervoorstellen aangepaste concept Overeenkomst wordt samen met de Nota van Inlichtingen gepubliceerd op www.TenderNed.nl
4.8
Prijzenblad (bijlage 5)
In bijlage 5 treft u het prijzenblad aan. Door invulling en ondertekening wordt door de Inschrijver verklaard met welke jaarprijs hij inschrijft. Het is aan de Inschrijver om een totaalprijs gebaseerd op het aantal inwoners per jaar op te geven en hier een nadere specificatie voor aan te leveren. Alle prijzen en tarieven zijn exclusief BTW en consistent met de Opdracht. Inschrijver is geheel verantwoordelijk voor een juiste vermelding en optelling. Van de Inschrijver wordt verwacht dat deze zelf zijn inschrijving controleert voordat deze wordt ingestuurd. Ook kenbare verschrijvingen of onjuiste tellingen kunnen de Opdrachtgever niet worden tegengeworpen. Een inschrijving die negatieve prijzen of tarieven bevat met de kennelijke bedoeling manipulatief in te schrijven, worden terzijde gelegd en niet verder beoordeeld. Indienen/uploaden: volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende prijzenblad Indexering: Voor de eerste twee jaar van de Overeenkomst is de opgegeven prijs vast. Daarna mag er per jaar een indexering volgens de onderstaande methodiek worden toegepast. Pagina 21 van 83
Indexcijfer: DPI CBS statline tabel 62 – IT dienstverlening, waarbij 2010 = 100. De berekening is als volgt: (( Indexcijfer juli T /Indexcijfer juli T -1) 100) – 100 = % waarmee het jaartarief mag worden verhoogd.
Pagina 22 van 83
4.9
Social return on investment (SROI)
Bij de uitvoering van de Opdracht dient Social Return On Investment te worden toegepast. Het gaat hier om personen met een bijstands,- WW-, WIA- of WAO-uitkering, kandidaten met een arbeidsbeperking (WSW) of leerlingen van VMBO, Voortgezet Speciaal Onderwijs, MBO niveau 1 of 2 en praktijkscholen. Door het plaatsen van werkzoekenden, het bieden van werkervaringsplaatsen of het creëren van stageplaatsen kan worden voldaan aan deze eis. Dit mag ook werk zijn dat de Opdrachtnemer buiten de scope van deze aanbesteding doet. De Social Return-verplichting mag gedeeltelijk worden ingevuld door het creëren van werkervarings- en/of stageplaatsen. Na opdrachtaanvaarding zal de coördinator Social Return de heer Pieter Adema contact opnemen om de invulling van SROI af te stemmen. Door ondertekening van de Eigen Verklaring gaat Inschrijver akkoord met deze bijzondere uitvoeringsvoorwaarde.
Pagina 23 van 83
Hoofdstuk 5 Beoordeling Inschrijvingen en interviews 5.1
Beoordeling van de Inschrijvingen
Stap 1
vaststellen van de volledigheid en geldigheid van de Inschrijvingen
Stap 2
beoordeling van de geldige en volledige Inschrijvingen op de eisen
Stap 3
inhoudelijke beoordeling inschrijving
Stap 4
Pre Award fase
Stap 1 De Inschrijving moet volledig en geldig zijn. Volledig betekent dat alle stukken die ingediend moeten worden ook feitelijk en compleet worden ingediend op de voorgeschreven wijze. Geldig betekent dat de ingediende stukken, waar gevraagd, door de daarvoor bevoegde persoon rechtsgeldig zijn ondertekend en voldoen aan de eisen die eraan zijn gesteld. De Inschrijver dient bij een vraag van de Aanbestedende dienst, met als doel een omissie op te heffen, te reageren binnen de door de Aanbestedende dienst aangegeven termijn. Bij het niet reageren van de Inschrijver binnen de aangegeven termijn wordt de Inschrijving ongeldig verklaard. Ongeldig verklaarde Inschrijvingen worden niet verder beoordeeld. Stap 2 Beoordeling van de geldige en volledige Inschrijvingen geschiedt aan de hand van de (Minimum) eisen en bijbehorende documenten. Voldoet een Inschrijver niet aan één of meerdere van deze eisen of juist wél aan één van de uitsluitingsgronden, dan wordt de Inschrijving uitgesloten. Na de (voorlopige) gunning van de opdracht zal de Opdrachtgever (kunnen) controleren of verifiëren op de Inschrijver daadwerkelijk voldoet aan de Eisen. Indien dit niet (volledig) het geval blijkt te zijn wordt de Inschrijver alsnog uitgesloten en vindt een nieuwe beoordeling en gunning plaats op basis van de gunningscriteria. Stap 3 De Inschrijving wordt inhoudelijk beoordeeld. Na de beoordeling op volledigheid, geldigheid en uitsluitingen start de inhoudelijke beoordeling van de Inschrijving ten behoeve van beoordeling welke inschrijver wordt uitgenodigd voor de pre award fase en welke inschrijver(s) in de wachtkamer komen. In de volgende paragrafen wordt het gunningscriterium en de beoordelingsmethodiek beschreven.
Pagina 24 van 83
5.2
Gunningscriterium, Subgunningscriteria en weging
De Aanbestedende Dienst hanteert als gunningscriterium: de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Hiertoe worden de Inschrijvingen beoordeeld op de volgende Subgunningscriteria: Prestatie onderbouwing (hoe gaat de inschrijver de gevraagde doelen behalen, voorstel voor activiteiten en werkzaamheden en wie welke taken uitvoert en een planning) Risico dossier + beheermaatregelen + kosten Kansendossier + maatregelen + besparingen en kosten Prijs. Het maximumbudget is gebaseerd op het aantal inwoners, inclusief Implementatie en Beheer voor de duur van 8 jaar en bedraagt: € 450.000,- exclusief BTW Interviews Presentatie Use Cases
De puntenweging van de Subgunningscriteria is voor deze aanbesteding als volgt verdeeld: Max Wegingsfactor Maximale G. Subgunningscriteria aantal punten
G1 G2 G3 G4 G5 G6
5.3
Prestatie-onderbouwing Kansendossier Risicodossier Presentatie Use Cases Interviews Sleutelfunctionarissen Prijs Totaal
100 100 100 100 100 100
Score
25% 10% 15% 10% 15% 25% 100%
25 10 15 10 15 25 100
Beoordelingscommissie
De uitwerking van de kwaliteit en de daarbij behorende Subgunningcriteria (G1 t/m G5) worden individueel beoordeeld door de leden van de beoordelingscommissie, bestaande uit zeven personen met ieder één stem, samengesteld uit: 1. 2. 3. 4. 5 6 7
Coördinator Jeugd uitvoeringsteams Coördinator Sociale Wijkteams Beleidsadviseur Sociale Wijkteams Coördinator MidOffice Medewerker Uitvoeringsteam Medewerker Kernteam Informatiemanager
De leden van de beoordelingscommissie zullen onafhankelijk van elkaar punten toekennen. De individuele scores worden vervolgens besproken in de beoordelingscommissie en via consensus wordt de definitieve score per Inschrijver vastgesteld. Door de leden van de beoordelingscommissie wordt de score kort gemotiveerd. De beoordelingscommissie wordt ondersteund door een medewerker van het team Inkoop en aanbesteden. Het gunningcriterium G6: prijs, wordt beoordeeld door een medewerker van het team Inkoop en aanbesteden. De leden van de beoordelingscommissie beoordelen de criteria G1 t/m G5 zonder dat zij kennis hebben van de prijs.
5.4
Beoordelingsproces
De Aanbestedende Dienst zal per Inschrijver de beoordelingen vastleggen. De Inschrijver met de hoogste score heeft de Economische meest voordelige Inschrijving gedaan. De Inschrijver met de hoogste totaalscore wordt uitgenodigd voor de Pre-Award fase. De Aanbestedende dienst maakt
Pagina 25 van 83
schriftelijk bekend aan alle Inschrijvers wie de Inschrijver is met wie de Pre Awardfase wordt ingegaan (de Bekendmaking).
5.5
Wachtkamer
Inschrijvers die niet worden toegelaten tot de Pre-Award fase zullen – tenzij zij een ongeldige Inschrijving hebben gedaan en om die reden zijn uitgesloten van verdere deelneming aan de Aanbestedingsprocedure – op dat moment echter nog niet definitief zijn afgewezen. Zij nemen in de zogenaamde wachtkamer plaats. Afhankelijk van het verloop van de Pre-award fase, kan de Aanbestedende Dienst besluiten Inschrijvers in de wachtkamer toe te laten tot de Pre-award fase. Als een genodigde van de Pre-award fase afvalt, zal de dan hoogst scorende Inschrijver uit de wachtkamer worden opgeroepen.
5.6
Gunning- en beoordelingsmethodiek
Hier wordt beschreven hoe de Inschrijvingen worden beoordeeld, welke (sub)gunningcriteria worden gehanteerd en hoe deze worden beoordeeld om te komen tot de keuze voor de Inschrijver met wie de Pre-Award fase wordt ingegaan. Uitgangspunt bij BVP is dat de Inschrijver een aanbodscope bepaalt, die is gebaseerd op realistische aannames (die afgeleid kunnen worden uit de Offerteaanvraag en de Bijlagen daarbij). Daarbij geldt, dat risicobeheer nadrukkelijk onderdeel uitmaakt van de Opdracht. Van Inschrijver wordt verwacht, dat hij de meest belangrijke risico’s die zich voor kunnen doen identificeert en hiervoor effectieve beheersmaatregelen formuleert. Indien die beheersmaatregelen kosten met zich meebrengen, dienen deze meegenomen te worden in de inschrijfprijs. Met andere woorden: Inschrijver is met zijn aanbodscope en het risicobeheer in staat de projectdoelstellingen te realiseren. Deze projectdoelstellingen moeten kunnen worden gerealiseerd binnen de gestelde randvoorwaarden zonder dat daarvoor een kans nodig is. De kansen vormen extra’s bovenop de door Inschrijver gedefinieerde aanbodscope, die hij gaat presenteren in de Pre-Award fase. In de Prestatie-onderbouwing, het Risico- en Kansendossier wordt kort en bondig de Prestatie, de geïdentificeerde risico’s en kansen beschreven en onderbouwd met verifieerbare informatie. Per subgunningcriterium wordt uitgewerkt wat het criterium inhoudt en hoe dit wordt beoordeeld.
5.6.1 Subgunningcriterium G1: Prestatie-onderbouwing Doelstelling Prestatie-onderbouwing: Inschrijver toont aan dat hij de Opdracht doorgrondt en met zijn oplossingsrichting de Opdracht c.q. doelstellingen van de Aanbestedende dienst zal realiseren. De Prestatie-onderbouwing bestaat uit 2 delen, nl. A de kwalitatieve ‘Prestatie-onderbouwing’ en B de ‘Planning’. De kwalitatieve Prestatie-onderbouwing bestaat uit:
A. Kwalitatieve Prestatie-onderbouwing: In de Prestatie-onderbouwing geeft Inschrijver een “kwaliteitsonderbouwing” in die zin dat Inschrijver in dit document met beweringen en de onderbouwing daarvan aangeeft op basis waarvan hij kan aantonen dat hij: -de Opdracht en -de doelstellingen (effecten en producten) gaat realiseren binnen de gestelde Opdrachtomschrijving en gestelde randvoorwaarden. Met andere woorden: wat zijn de sterke punten van Inschrijver op basis waarvan hij aantoont dat hij in staat is de doelstellingen te realiseren.
Pagina 26 van 83
B. Planning Van Inschrijver wordt verwacht dat hij ook een planning voor de implementatie van de opdracht op hoofdlijnen indient. De planning bevat minimaal: -welke sleutelfunctionarissen worden ingezet, -een fasering met duidelijke mijlpalen, -de belangrijkste activiteiten, -het kritieke pad vanaf opdrachtverlening tot het operationeel opleveren van het Regiesysteem. Deze planning zal worden beoordeeld in het licht van de aangeboden Prestatie-onderbouwing, en vormt een integraal onderdeel van dit gunningscriterium. Aandachtspunten (niet limitatief) die in de prestatie-onderbouwing en planning van belang zijn: - De inbedding van de in de gemeente Venlo gehanteerde arrangementenwaaier in het Regiesysteem; - De doorontwikkkeling van het Regiesysteem (roadmap); - De wijze waarop de in de Vraagspecificatie beschreven werkprocessen worden ondersteunt; - De informatiebeveiliging - Een voorstel SLA.
Score maximaal 100 punten Zeer slecht: De Prestatieonderbouwing voldoet slecht aan het gevraagde
Ruim onvoldoende: De Prestatie-onderbouwing voldoet deels aan het gevraagde
Neutraal/geen meerwaarde: De Prestatie-onderbouwing voldoet aan het gevraagde
Significante meerwaarde: Prestatie-onderbouwing die significante meerwaarde biedt boven het gevraagde
Uit de beschrijving blijkt dat de Inschrijver weinig tot geen inzicht heeft in een adequate uitvoering van de Opdracht en de Prestatie onderbouwing heeft geen realisatiekracht. Uit de beschrijving blijkt dat de Inschrijver de Opdracht niet volledig doorziet aangezien de beschrijving aantoonbare omissies en onduidelijkheden bevat en de Prestatie onderbouwing heeft beperkte realisatiekracht. Uit de beschrijving blijkt dat de Inschrijver volledig inzicht heeft in een adequate uitvoering van de Opdracht en de Prestatie onderbouwing heeft reële realisatiekracht. Uit de beschrijving blijkt dat de Inschrijver volledig inzicht heeft in een adequate uitvoering van de Opdracht en bovendien in staat is om de Opdracht uit te voeren met een uitmuntende Prestatie onderbouwing met een uitmuntende realisatiekracht.
0%
30 %
60 %
100 %
Pagina 27 van 83
De Prestatie-onderbouwing dient zo bondig mogelijk beschreven te worden. Ten behoeve van de prestatieonderbouwing dient gebruik gemaakt te worden van model PO 1.
5.6.3 Subgunningcriterium G2: Kansendossier Doelstelling Kansendossier: Kansen maximaliseren om waarde toe te voegen aan de Opdracht c.q. doelstellingen In het Kansendossier dient Inschrijver de belangrijkste kansen (met de bijbehorende maatregelen, effecten daarvan en kosten) voor de Opdracht te identificeren (dit zijn waarde toevoegende opties, bovenop de eigen aanbodscope, die in de Pre-Award fase wordt gepresenteerd). Met andere woorden: het gaat om extra’s die per definitie iets toevoegen aan de te realiseren Opdracht. Inschrijver dient kort te beschrijven op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de Opdracht, onderbouwd met verifieerbare uitvoeringsinformatie. Inschrijver dient ook de geïdentificeerde kansen te prioriteren. Onderscheidende (dominante) informatie is ’visionair’, geeft blijk van vooruitdenken, en gaat uit van het belang van de klant. Het resultaat hiervan moet worden verwerkt in model KD1. De aan te bieden kansen dienen een relatie te hebben met de Opdracht. Voor kansen waarvoor eerst onderzoek moet worden verricht, moet Inschrijver de onderzoekskosten verwerken in de financiële onderbouwing voor het Kansendossier. Het is aan de Inschrijver een afweging te maken tussen de waarde - toevoeging en de investering die daarbij hoort. Let op: de doelstellingen moeten worden gehaald zonder de kansen (= een Minimumeis) Score maximaal 100 punten Zeer slecht: Het Kansendossier voldoet matig aan het gevraagde
Ruim onvoldoende: Het Kansendossier voldoet deels aan het gevraagde
Neutraal/geen meerwaarde: Het Kansendossier voldoet aan het gevraagde
Significante meerwaarde: Het Kansendossier dat significante meerwaarde biedt boven het gevraagde
Uit de beschrijving blijkt dat het Kansendossier van de Inschrijver geen waarde toevoegt aan en/of niet toepasbaar is voor een adequate uitvoering van de Opdracht. Uit de beschrijving blijkt dat het Kansendossier van de Inschrijver beperkte waarde toevoegt aan en/of maar deels toepasbaar is bij de uitvoering van de Opdracht Uit de beschrijving blijkt dat het Kansendossier van de Inschrijver waarde toevoegt aan en toepasbaar is bij de uitvoering van de Opdracht. Uit de beschrijving blijkt dat het Kansendossier van de Inschrijver aanzienlijke waarde toevoegt aan en zeer goed toepasbaar is bij de uitvoering van de Opdracht en dat er sprake is van een uitmuntende expertise.
0%
30%
60%
100%
Pagina 28 van 83
5.6.4 Subgunningcriterium G3: Risicodossier Doelstellingen Risicodossier: Risico’s beheersen ten behoeve van het realiseren van de Opdracht c.q. doelstellingen. In het Risicodossier dient Inschrijver de belangrijkste risico’s, maximaal 5, ten aanzien van de te gunnen Opdracht te identificeren. Inschrijver dient deze geïdentificeerde risico’s naar zijn inzicht te prioriteren en bijbehorende beheersmaatregelen te noemen. Daarbij dient hij kort de effectiviteit van de maatregelen te onderbouwen met verifieerbare uitvoeringsinformatie. Onderscheidende (dominante) informatie is ’visionair’, geeft blijk van vooruitdenken, en gaat uit van het belang van de klant. Het resultaat en de prioritering dient te worden verwerkt in model RD 1. Risico’s binnen eigen invloedssfeer van beoogd Opdrachtnemer en risico’s van buiten de invloedssfeer van beoogd Opdrachtnemer: De Aanbestedende dienst verwacht van de Inschrijvers dat zij nadenken over alle risico’s die zich kunnen voordoen en daarmee rekening houden bij het bepalen van zijn inschrijfresultaat. Daarbij dient onderscheid gemaakt te worden naar risico’s binnen de invloedssfeer- en risico’s van buiten de invloedssfeer van beoogd Opdrachtnemer. In de Pre-Award fase zal uitgebreid aandacht worden geschonken aan het totale risicodossier en alle mogelijke risico’s zullen hierin worden opgenomen, inclusief door de beoogd Opdrachtnemer te formuleren beheersmaatregelen. In deze fase zullen ook de risico’s die andere Inschrijvers hebben genoemd en de beoogde Opdrachtnemer niet, (zonder de beheersmaatregelen) worden voorgelegd aan de beoogde Opdrachtnemer. Het kan voorkomen dat zich tijdens de uitvoering van de Opdracht een risico van buiten voordoet, die niemand heeft voorzien. Indien daarvan sprake is, dient Opdrachtnemer dit te melden in de wekelijkse risicorapportage en een voorstel voor een beheersmaatregel te doen inclusief onderbouwing daarvan. Daarbij dient Opdrachtnemer aan te geven welke kosten dit met zich meebrengt en welke gevolgen dit heeft op de planning. Uiteraard wordt van Opdrachtnemer verwacht de gevolgen in kosten en tijd zoveel mogelijk te voorkomen. Score maximaal100 punten Zeer slecht: Het Risicodossier voldoet slecht aan het gevraagde
Ruim onvoldoende: Het Risicodossier voldoet deels aan het gevraagde
Neutraal/geen meerwaarde: Het Risicodossier voldoet aan het gevraagde
Significante meerwaarde: Het
In het Risicodossier zijn nauwelijks risico’s geïdentificeerd en de beheersmaatregelen zijn niet effectief en dragen niet bij aan een adequate uitvoering van de Opdracht. In het Risicodossier is een beperkt aantal risico’s beschreven met beperkte beheersmaatregelen, is niet volledig en draagt maar deels bij aan een adequate uitvoering van de Opdracht en is niet voldoende effectief. In het Risicodossier is een aantal relevante risico’s met goede, effectieve beheersmaatregelen beschreven die bijdragen aan een adequate uitvoering van de Opdracht en die aangeven dat Inschrijver inzicht heeft in de risico’s en de beheersing daarvan. In het Risicodossier zijn volledig
0%
30%
60%
100% Pagina 29 van 83
Risicodossier dat significante meerwaarde biedt boven het gevraagde
alle relevante risico’s, met uitstekende beheersmaatregelen, beschreven die bijdragen aan een adequate uitvoering van de Opdracht en waaruit blijkt dat de Inschrijver een uitmuntend inzicht heeft in risicobeheersing en deze ook toepast.
5.6.5 Subgunningcriterium G4: Presentatie Use Cases en interview Sleutelfunctionarissen Doel van presentatie Use Cases: Regiesystemen zijn nog in ontwikkeling, voor Aanbestedende Dienst is het van belang om a. de aanwezige functionaliteit en de gebruikersvriendelijkheid (zie W11 van de Bijlage Vraagspecificatie) door middel van de Use Cases te zien en b. door middel van interviews met de Sleutelfunctionarissen de aanpak van Inschrijver met betrekking tot ontwerp, doorontwikkeling en Implementatie vast te stellen. Presentatie en Interviews vinden na elkaar op dezelfde dag plaats. De Use Cases en de wijze van presenteren is opgenomen in Bijlage I Use Cases. De Inschrijver start met presentatie van de Use Cases en toont de daarin gevraagde informatie. Beoordeling Use cases: Zeer slecht: De presentatie voldoet slecht aan het gevraagde
Ruim onvoldoende: De presentatie voldoet deels aan het gevraagde
Neutraal/geen meerwaarde: De presentatie voldoet aan het gevraagde Significante meerwaarde: Het Risicodossier dat significante meerwaarde biedt boven het gevraagde
In de presentatie zijn de gevraagde functionaliteiten uit de Use Cases nauwelijks getoond en/of is het Regiesysteem niet gebruikersvriendelijk. In de presentatie is de meerderheid van de gevraagde functionaliteiten getoond en/of het Regiesysteem is op onderdelen gebruikersvriendelijk. In de presentatie is alle gevraagde functionaliteit getoond en het Regiesysteem is gebruikersvriendelijk. In de presentatie is alle gevraagde functionaliteiten getoond en het Regiesysteem kent een hoge mate van gebruikersvriendelijkheid.
0%
30%
60%
100%
5.6.6 Subgunningcriterium G5: Interview Sleutelfunctionarissen Doel van Interview Sleutelfunctionarissen: Regiesystemen zijn nog in ontwikkeling, voor Aanbestedende Dienst is het van belang om a. de aanwezige functionaliteit en de gebruikersvriendelijkheid door middel van de Use Cases te zien en b. door middel van interviews met de Sleutelfunctionarissen de aanpak van Inschrijver met betrekking tot ontwerp, doorontwikkeling en Implementatie vast te stellen. Presentatie en Interviews vinden na elkaar op dezelfde dag plaats.
Pagina 30 van 83
De interviews vinden plaats met: 1 persoon die de aansturing doet (management) van de implementatie 1 persoon verantwoordelijk voor het ontwerp van het Regiesysteem Vaststellen of de Sleutelfunctionarissen die de Opdracht en de Inschrijving doorgronden, zich hier aan committeren en in staat zijn de uitvoering van de Opdracht te allen tijde goed te kunnen managen. Het subgunningcriterium ’interviews Sleutelfunctionarissen‘ zal worden beoordeeld aan de hand van interviews met (maximaal 2) Sleutelfunctionarissen die de Inschrijver heeft aangeboden. Aan de hand van de interviews wordt beoordeeld of de Sleutelfunctionarissen: -zich accountable opstellen en betrouwbaar zijn, -de kansen en risico’s kunnen identificeren én beheersen De Inschrijving, de Opdracht en de uitvoering van de Opdracht -goed doorgronden, overzien, -goed kunnen managen en realiseren. De vragen zullen hier nadrukkelijk op zijn gericht, mede in het licht van de ingediende Prestatie onderbouwing, het Risico- en het Kansendossier. Het interview dient mede ter verificatie van hetgeen in de kwalitatieve documenten is aangeboden. Het interview kan dan ook leiden tot een aanpassing van de score op de kwalitatieve documenten. De Aanbestedende dienst gaat ervan uit, dat de aangeboden Sleutelfunctionarissen erg belangrijk zijn om de Opdracht tot een succes te maken. Met iedere Sleutelfunctionaris van de Inschrijvers, die een geldige en volledige Inschrijving hebben gedaan, wordt een interview gehouden. De te houden interviews duren maximaal een uur per Sleutelfunctionaris en zullen onafhankelijk van elkaar plaatsvinden met de Sleutelfunctionarissen per Inschrijver. Voorwaarde is, dat de personen die Inschrijver als Sleutelfunctionaris afvaardigt ook daadwerkelijk en actief worden ingezet bij het uitvoeren van de Opdracht.
Voor het vaststellen van de eindscore geldt het volgende. De te interviewen Sleutelfunctionarissen kunnen gezamenlijk totaal maximaal 100 punten behalen. De Sleutelfunctionarissen worden beoordeeld door de beoordelingscommissie en per geïnterviewde kent de beoordelingscommissie een puntenscore toe overeenkomstig het gestelde in paragraaf 5.3..De gezamenlijk behaalde score van de Sleutelfunctionarissen wordt gedeeld door het aantal Sleutelfunctionarissen; d.w.z. elke Sleutelfunctionarissen ‘weegt’ voor een evenredig deel mee.
Score maximaal 100 punten Beoordelingspunten Vertrouwd en consistent met de Opdracht en de Inschrijving, blijkend uit de gegeven antwoorden. In staat om de Opdracht en de risico’s te allen tijde goed te kunnen managen en de Opdrachtresultaten te realiseren. Commitment (accountability) met de Opdracht, ter zake kundig en betrouwbaar. Score: Zeer slecht: De Sleutelfunctionaris voldoet slecht aan het gevraagde Ruim onvoldoende: De Sleutelfunctionaris voldoet deels aan het gevraagde Neutraal/geen meerwaarde:
0% 30% 60% Pagina 31 van 83
De Sleutelfunctionaris voldoet aan het gevraagde en geeft vertrouwen in het realiseren van de Opdracht Aanzienlijke meerwaarde: De Sleutelfunctionaris biedt aanzienlijke meerwaarde boven het gevraagde en geeft zeer veel vertrouwen in het realiseren van de Opdracht
100%
De interviews worden afgenomen door een bij deze aanbesteding betrokken medewerker van de Aanbestedende dienst die geen lid is van de beoordelingscommissie. Deze persoon ontvangt ter voorbereiding van de interviews de kwaliteitsdocumenten en bereidt de interviews voor met de beoordelingscommissie. Tijdens het interview zijn de leden van de beoordelingscommissie aanwezig voor de beoordeling. Zij mengen zich niet in het interview, tenzij ze daartoe worden uitgenodigd door de interviewer. Het gehele interview kan op audio worden opgenomen.
5.6.7 Subgunningcriterium G5: Prijs a)
Prijzenblad
Inschrijver moet conform het Prijzenblad (Bijlage 5) een inschrijfprijs opgeven per jaar. Voor deze aanbesteding is een jaarlijks budget beschikbaar van € 50.000,- (excl. BTW) voor het ter beschikking stellen van een Regiesysteem, het beheer en updates daarvan en € 50.000 voor implementatie. De Totaalprijs voor een periode is dan 8 x €50.000+ € 50.000,- = € 450.000,-.Dit bedrag is voor de onderhavige aanbesteding tevens het plafondbedrag.
De laagste prijs ontvangt de hoogste score. De overige prijzen worden gescoord op basis van de volgende formule: LOG formule: (LOG(P/LP))/(LOG(3))x100= Van de Inschrijvers wordt verwacht dat zij een inschrijfprijs indienen die niet boven het plafondbedrag ligt (Minimumeis!). Iedere Inschrijving met een inschrijfprijs hoger dan het plafondbedrag is ongeldig en wordt terzijde gelegd. In de Pre-Award fase dient de desbetreffende Inschrijver verdere inzage te geven in de kostencomponenten en de daarvoor begrote bedragen. Deze nadere specificatie dient aan te sluiten bij de prestatieonderbouwing (G1) en de SLA en kan naar inzicht van de mogelijke Opdrachtnemer aangeleverd worden. In de Overeenkomst wordt de mogelijkheid tot verlenging opgenomen als optie voor de Aanbestedende dienst. Indien de Overeenkomst wordt verlengd met de optionele verlengingstermijn(en) dan zal de lopende Overeenkomst worden voortgezet op basis van de daarin vast gelegde afspraken. Van Inschrijver wordt tevens verwacht dat hij op basis van zijn kennis en ervaring bij het bepalen van zijn inschrijfprijs rekening houdt met alle mogelijke risico’ s die zich kunnen voordoen bij de uitvoering van de Opdracht en hiervoor beheersmaatregelen bedenkt. Het gaat daarbij om risico’s die binnen zijn invloedssfeer liggen (“technische risico’s”) en risico’s die buiten zijn invloedssfeer liggen (“risico’s van buiten”). Indien de beheersmaatregelen kosten met zich meebrengen, dient Inschrijver deze kosten mee te nemen in zijn Inschrijfprijs. Inschrijver dient voor het opgeven van zijn Inschrijfprijs het Prijzenblad te hanteren van bijlage 5. b) Financiële onderbouwing Kansendossier De financiële onderbouwing van het Kansendossier maakt onderdeel uit van de Inschrijving en laat zien wat de financiële waarde per kans is van de in het Kansendossier opgenomen kansen. Zoals Pagina 32 van 83
aangegeven maken de kosten voor de kansen geen onderdeel uit van de inschrijfprijs. Het plafondbedrag is derhalve niet van toepassing op de kosten voor de kansen. In de Pre-Award fase heeft de Aanbestedende dienst het recht te besluiten een opgegeven kans te benutten en Inschrijver te verzoeken dit mee te nemen in een door hem op te stellen Plan van Aanpak. Daarnaast behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om ook na gunning te besluiten een opgegeven kans te benutten. Indien de Aanbestedende dienst besluit een kans te benutten, dan geldt hiervoor de financiële waarde zoals opgenomen in de financiële onderbouwing Kansendossier. De opgegeven prijzen zijn vast en gelden gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst. De posten in de financiële onderbouwing zijn voorzien van informatie waarmee de inhoud van een post vast ligt en een onderbouwing van de prijs. Denk aan zaken als: technische eisen, calculaties, offertes etc.
Pagina 33 van 83
Hoofdstuk 6 Pre-Award fase en Gunning Stap 4 a)
Pre-Award fase
PRE-AWARD FASE
Met het verzenden van de Bekendmaking, vangt tevens de Pre-Award aan. Deze fase is bedoeld om de Inschrijving van de beoogde Opdrachtnemer gedegen te toetsen. Pre award kick off Pre award periode De award meeting(s) nader af tespreken Voornemen gunning Gunning Contractondertekening Start Opdracht
De Pre-Award fase start met een overleg tussen de Aanbestedende Dienst en de beoogde Opdrachtnemer. Tijdens dit overleg wordt van de beoogd Opdrachtnemer verwacht dat hij de leiding over het project over neemt. In dit overleg dient hij een presentatie te geven over de invulling van de Opdracht zoals hij heeft aangeboden en de risico’s die hij daarbij voorziet. Ook de risico’s die Opdrachtnemer niet had opgenomen in het aangeleverde Risicodossier maar die Opdrachtnemer of de Aanbestedende Dienst wel voorziet komen daarbij aan de orde. Tenslotte moet hij in dit eerste overleg een eerste planning aanleveren gericht op de uitvoering van de Pre Awardfase. Gedurende de Pre-Award fase wordt van de de beoogde Opdrachtnemer verwacht dat hij de uit te voeren Opdracht verder uitwerkt in: Implementatie plan met de volgende onderwerpen: planning, taken en rollen, verantwoordelijkheden, trainingen uitwerken (train the trainer), Daarnaast komen aan de orde de onderwerpen die voortkomen uit de beoordeling van de Prestatie onderbouwing, het risico- en kansendossier en de uitwerking van de SLA inclusief KPIs. De beoogde Opdrachtnemer moet in het implementatieplan nauwkeurig aangeven op welke wijze hij het beloofde resultaat zal gaan bereiken binnen de uitgangspunten en randvoorwaarden en Opdrachtdoelstellingen zoals aangegeven in de Opdrachtomschrijving in hoofdstuk 2 en Bijlage 2. Het implementatieplan dient in ieder geval een realiseringsplan te bevatten Ook wordt van de beoogde Opdrachtnemer verwacht dat hij in het implementatieplan de beheersmaatregelen meeneemt ten aanzien van risico’s die hij niet had voorzien en die hem zijn aangereikt door Opdrachtgever (o.a. afkomstig uit risicodossiers van afgewezen Inschrijvers), indien daarvan sprake is. Daarnaast dient hij de mogelijkheden van de door hem opgegeven toegevoegde waarde (Kansendossier) nadrukkelijk te verwerken in het Plan van Aanpak, indien de Aanbestedende dienst dit verzoekt. In het implementatieplan moet Inschrijver ook aangeven welke activiteiten met welke inzet hij van de Aanbestedende dienst verwacht en hoe hij ervoor zorgt dat dit wordt beperkt tot een zo minimaal mogelijke inzet. Tenslotte moet Inschrijver in het implementatieplan aangeven hoe hij omgaat met de communicatie richting de Aanbestedende dienst en derden betrokkenen bij de Opdracht (belanghebbenden). In deze fase zal door de beoogde Opdrachtnemer tevens de voorgestelde werkwijze en de op te leveren producten/functionaliteiten worden gepresenteerd, deze worden getoetst en beoordeeld door de Beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie van de Aanbestedende dienst toetst of het definitief ingediende implementatieplan en de eventuele op te leveren producten, voldoen aan de kwaliteit die de beoogde
Pagina 34 van 83
Opdrachtnemer heeft opgegeven bij zijn Inschrijving (inclusief de opgegeven inschrijfprijs). De prijs kan niet aangepast worden naar boven, wel naar beneden. Indien de Aanbestedende dienst van mening is, dat de beoogde Opdrachtnemer met het ingediende implementatieplan heeft aangetoond dat hij in staat is de Opdracht uit te voeren overeenkomstig de door hem bij Inschrijving aangegeven kwaliteit, binnen de gestelde eisen en randvoorwaarden en voor de opgegeven inschrijfprijs en er overeenstemming bestaat over de opgestelde Overeenkomst, sluit de Aanbestedende dienst deze fase af door over te gaan tot het voornemen tot gunnen van de Opdracht, voor zover er geen overige (juridische) belemmeringen zijn die in de weg staan. Tegelijkertijd wordt het gunningvoornemen medegedeeld aan de overige Inschrijvers.
6.2
VOORNEMEN GUNNING EN BEZWAAR
Een Inschrijver die bezwaar wil maken dient dit schriftelijk en gemotiveerd bekend te maken aan de Aanbestedende Dienst, op straffe van niet ontvankelijkheid binnen een termijn van 20 dagen, te rekenen vanaf de dagtekening van het voornemen tot gunning. NB: dit is een vervaltermijn.
Dit schriftelijke bezwaar dient vergezeld te gaan met een afschrift van een conceptdagvaarding voor een voorlopige voorziening. De betreffende Inschrijver dient de dagvaarding binnen de betreffende 20 dagen termijn uit te brengen. De Aanbestedende Dienst zal de Opdracht in beginsel definitief gunnen aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving indien binnen de termijn van 20 dagen geen bezwaren op de voorgeschreven wijze bekend zijn gemaakt of als er binnen die termijn geen dagvaarding is uitgebracht voor een voorlopige voorziening. Definitieve gunning kan alleen plaatsvinden aan een Inschrijver die nog steeds voldoet aan alle in deze Offerteaanvraag gestelde eisen. Indien de bezwaartermijn ongebruikt verstrijkt en er geen overige (juridische) belemmeringen zijn, gaat de Aanbestedende dienst over tot definitieve gunning. Opdrachtnemer is er dan voor verantwoordelijk de Opdracht uit te voeren voor de door hem opgegeven prijs, binnen de opgestelde planning en de kwaliteit die hij heeft gegarandeerd alsmede binnen de geldende (wettelijke) eisen en randvoorwaarden.
Pagina 35 van 83
Hoofdstuk 7 Uitvoeringsfase In de uitvoeringsfase is Opdrachtnemer gehouden de Aanbestedende dienst wekelijks schriftelijk te informeren over de voortgang (van de uitvoering) van de Opdracht en het Plan van Aanpak, in termen van tijd, budget en kwaliteit. Hij dient te rapporteren over o.a. de ontwikkeling van de risico’s (zowel de risico’s die zijn voorzien als de risico’s die onverwacht optreden), iedere afwijking in de planning, afwijkingin de performance van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het opstellen van de weekrapportage. De Aanbestedende dienst controleert alleen of de gegeven informatie accuraat is, overeenstemt met hetgeen is uitgevoerd en of Opdrachtnemer eventueel actie verwacht van de Aanbestedende dienst in het licht van een opgetreden risico die buiten de invloedssfeer ligt van Opdrachtnemer.
Pagina 36 van 83
Bijlage 0
Checklist van in te dienen documenten
Uniforme Eigen verklaring
Inschrijving in Handels- of Beroepsregister
Kopie identiteitsbewijs
Prijzenblad, model bijlage 5
Bewijs lidmaatschap NVVK of gelijkwaardig
Referentiesformulier, model bijlage 6
Prestatie onderbouwing Model PO 1
Voorstel voor meting prestatie
Risicodossier
Model RD 1
Kansendossier
Model KA 1
Pagina 37 van 83
Bijlage 1
Uniforme Eigen Verklaring
Deze is als aparte bijlage bij de offerteaanvraag op TenderNed geplaatst.
Pagina 38 van 83
Bijlage 3
Overeenkomst
Overeenkomst Regiesysteem
Venlo, 28 september 2015 Intern dossiernummer: 742366 Status: concept Versie: 0.1
Inhoud
1
BEGRIPPEN
43
Pagina 39 van 83
2
VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
46
3
PROJECTORGANISATIE EN RAPPORTAGE
4
MAATWERK PROGRAMMATUUR
5
LEVERING & IMPLEMENTATIE 50
6
ACCEPTATIE
52
7
GARANTIE
54
8
AANSPRAKELIJKHEID
9
PRIJZEN 57
10
BETALING
11
INTELLECTUELE (EIGENDOMS)RECHTEN
12
GEHEIMHOUDING EN BEVEILIGING 62
13
PRIVACY, GEHEIMHOUDING EN BEVEILIGING 63
14
VERZEKERING 65
15
ONDERHOUD EN (VERSIE)BEHEER 66
16
DOCUMENTATIE
17
OVERDRACHT RECHTEN EN VERPLICHTINGEN; ONDERAANNEMING
18
OVERMACHT
69
19
ONTBINDING
70
20
GESCHILLEN, TOEPASSELIJK RECHT EN DOMICILIEKEUZE 72
21
ALGEMEEN
48
49
56
58 60
67 68
73
Pagina 40 van 83
De ondergetekenden, Partijen: 1.
De gemeente Venlo, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam], [functie], handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d. … , hierna te noemen ‘Opdrachtgever”,
en 2.
… , statutair gevestigd te …, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordig door … in zijn/haar hoedanigheid van (functie invullen), hierna te noemen: ‘Opdrachtnemer’,
Pagina 41 van 83
Nemen in aanmerking dat: 1.
2. 3. 4.
5. 6. 7.
Dat de gemeente Venlo ten behoeve van de uit te voeren wettelijke taken op het gebied van gedecentraliseerde zorgtaken (Wmo 2015, Jeugdwet en Uitvoering Participatiewet) , software nodig heeft voor de ondersteuning daarvan, het Regiesysteem. Het ter beschikking te stellen Regiesysteem zal op termijn een volledig met overige software pakketten voor opslag, workflow en financiën geïntegreerd zijn; Het ter beschikking te stellen Regiesysteem moet passen binnen de technische infrastructuur van de Opdrachtgever, dit is verwoord in Bijlage 3. Opdrachtgever heeft Opdrachtnemer op [datum invullen] verzocht een inschrijving uit te brengen met betrekking tot de beschikbaarstelling van een Regiesysteem, alsmede de (eventuele) aanpassing en het Invoeren daarvan op grond van de in artikel 2.11 genoemde bescheiden. Opdrachtnemer is gerechtigd tot het verlenen van dan wel in staat zorg te dragen voor een gebruiksrecht op het Regiesysteem sub artikel 2.1.5 bedoeld. Opdrachtnemer heeft op [datum invullen] een inschrijving aan Opdrachtgever uitgebracht. Opdrachtgever volgt de Europese aanbestedingsprocedure. Deze Overeenkomst maakt onderdeel uit van deze procedure.
En komen als volgt overeen:
Pagina 42 van 83
1
Begrippen
In deze Overeenkomst worden de navolgende begrippen met een Beginhoofdletter gebruikt. Begrippen die in deze Overeenkomst niet zijn gedefinieerd maar wel met een hoofdletter zijn geschreven, hebben de betekenis zoals opgenomen in Bijlage 3. Onder de begrippen wordt verstaan:
1.1
Acceptatie
1.2
Acceptatietest
1.4
Applicaties
1.5
Beheer
1.6
Bijlagen
1.7
Data
1.8
Diensten
1.9
Documentatie
1.10
Doorontwikkelen/Doorontwikkeli ng
1.11
Functionele specificaties
1.12
Gebrek
1.13
Gebruikers
De goedkeuring van alle onderdelen van het Regiesysteem. De test(procedure) waarmee kan worden aangetoond dat het Regiesysteem voldoet aan de overeengekomen specificaties voldoet, alsmede de gegarandeerde eigenschappen sub artikel 7 bedoeld bevat in zowel de test- als productieomgeving van Opdrachtgever. De door Opdrachtgever in samenhang met het Regiesysteem te gebruiken toepassingprogrammatuur in de ICT-omgeving van Opdrachtgever. Het vernieuwen en instandhouden van het Regiesysteem volgens de eisen en randvoorwaarden zoals gesteld in Bijlage 4 en de karakteristieken van het Regiesysteem Aanhangsels bij deze Overeenkomst, die na door beide partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van deze Overeenkomst. In de Bijlagen zijn de voorwaarden vermeld, waarnaar in deze Overeenkomst wordt verwezen. Alle gegevens die zijn opgeslagen in het Regiesysteem en bijbehorende databases. Alle werkzaamheden gericht op de Implementatie van het Regiesysteem, het operationeel opleveren daarvan, het Onderhoud en Beheer. Inclusief Het geheel van activiteiten waaronder: de Implementatie van het Regiesysteem, het uitvoeren van Beheer, het Doorontwikkelen waaronder tevens begrepen het uitvoeren van softwaretesten (samen met de opdrachtgever). Ondersteuning bij de functionele inrichting, bij inrichting autorisatie structuren en autorisaties. De (Nederlandstalige) documentatie bij het Regiesysteem alsmede de door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever te ontwikkelen documentatie behorende bij de Maatwerk Programmatuur. Het laten voldoen van het Regiesysteem aan de in Bijlage 4 geformuleerde wensen binnen de overeengekomen termijn. Een gedetailleerde uitwerking van de gewenste functionaliteit van het Regiesysteem waarin onder meer de functies en gegevensstructuren zijn beschreven die in het Regiesysteem dienen te zijn opgenomen en wel op dusdanige wijze dat Opdrachtnemer en/of een derde in staat moeten worden geacht daarop een technisch ontwerp te baseren. Het niet (volledig) voldoen van het Regiesysteem aan de overeengekomen, specificaties en/of de specificaties zoals opgenomen in het Programma van eisen (Bijlage 4) dan wel Documentatie. De personen aan wie het Regiesysteem ter beschikking wordt gesteld, te weten: gebruikers binnen de organisatie van de Opdrachtgevers, dit zijn zowel interne als externe medewerkers. Indirect gebruik door derden via
Pagina 43 van 83
webservices en andere toepassingen. De ingevoerde en geaccepteerde SaaS Informatievoorziening t.b.v. de ondersteuning van de professionals in het gemeentelijk sociale domein: 1-gezin 1-plan 1-regisseur. het gebruiksklaar opleveren van het Regiesysteem, dat wil zeggen: 8. Het analyseren, ontwerpen, bouwen van de benodigde koppelingen met de technische infrastructuur en overige programmatuur van de Opdrachtgever; 9. Het analyseren, ontwerpen en documenteren van de processen en inrichting van de Informatie & Advies, MidOffice en het Sociale wijkteam (kernteam en uitvoeringsteams); 10. Het uitvoeren van Acceptatietesten; 11. Het opleiden en trainen van beheerders 12. Het leveren van documentatie en rapportages; 13. Het ondersteunen bij het in productie nemen van het Regiesysteem; 14. Het opleiding, trainen of instrueren van gebruikers. Op zodanige wijze dat het Regiesysteem conform de overeengekomen specificaties (Bijlage […] ) functioneert. Plan voor de uitvoering van het Project.
1.14
Regiesysteem
1.15
Implementatie
1.16
Invoeringsplan
1.17
Koppeling
Elektronisch mechanisme om gegevens uit een andere omgeving te lezen of er naar toe te schrijven.
1.18
Koppelvlak
1.19
Licentie
1.20
Maatwerk Programmatuur
1.21
Materialen
1.22
Nieuwe Versie
1.24
Ondersteuning
1.25
Personeel van Opdrachtgever
1.26
Personeel van Opdrachtnemer
1.27
Programma van eisen
De aansluiting van het Regiesysteem op een servicebus om informatie uit te wisselen. Het recht van Opdrachtgever het Regiesysteem conform de bepalingen van deze Overeenkomst te gebruiken Alle aanpassingen aan Koppelingen met andere, bij de Opdrachtgever aanwezige Applicaties, dan wel andere aanpassingen die conform Inschrijving (Bijlage 5) nodig zijn om het Regiesysteem te laten voldoen aan één of meerdere eisen van de Opdrachtgever. Aanpassingen die uitvoerbaar zijn binnen het Regiesysteem (zoals het aanvinken van opties of het installeren van extra standaardcomponenten) worden niet als maatwerk beschouwd. De voor het gebruik, Implementatie van het Regiesysteem benodigde hulpmiddelen, zoals software, supplies, interfaces, compilers, etc. Een gewijzigde versie van het Regiesysteem, waardoor de functionaliteit daarvan wordt vergroot of wordt aangepast vanwege een veranderde ICT-omgeving. Het ondersteunen van Gebruikers bij het gebruik en toepassing van het Regiesysteem. Het door Opdrachtgever op grond van deze Overeenkomst ter beschikking te stellen personeel. De door Opdrachtnemer voor de uitvoering van deze Overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen, welke krachtens deze Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken. Het programma van eisen, wensen en vragen, onderdeel uitmakend van het Offerteaanvraag van Bijlage 4 dat door Opdrachtgever is opgesteld en door Opdrachtnemer is geaccepteerd. Hierin zijn de eisen van Opdrachtgever neergelegd waaraan het Regiesysteem dient te voldoen.
Pagina 44 van 83
1.28
Project
1.29
SaaS
1.30
Verbeterde Versie
1.31
Werkdagen
Het geheel van activiteiten gericht op de levering van Licenties, Implementatie, Maatwerk Programmatuur, Documentatie en Diensten. Software as a Service: het via een internetverbinding ter beschikking stellen van het Regiesysteem. Een gewijzigde versie van het Regiesysteem, waardoor Gebreken daarin worden hersteld, of de logische samenhang wordt verbeterd. Kalenderdagen, behoudens weekenden en algemeen erkende feestdagen, waarop de overeengekomen werkzaamheden zullen worden verricht.
Pagina 45 van 83
2
Voorwerp van de Overeenkomst
Overeenkomst en het afsluiten van Nadere Overeenkomsten 2.1.1 Onder de voorwaarden van deze Overeenkomst en tegen de vergoeding zoals opgenomen in artikel 9 lid 1, stelt Opdrachtnemer het Regiesysteem ter beschikking aan Opdrachtgever. Het Beheer van het Regiesysteem wordt door middel van de Service Level Agreement (Bijlage 1) geregeld. Ter beschikking stellen Regiesysteem 2.1.2 Na Implementatie en Acceptatie stelt Opdrachtnemer aan Opdrachtgever het Regiesysteem als SaaS beschikbaar voor de duur van deze Overeenkomst. Doorontwikkeling Regiesysteem 2.2 Opdrachtnemer garandeert dat de Doorontwikkeling van het Regiesysteem tussen [ nader overeen te komen termijnen] wordt opgeleverd, conform de door de Offerteaanvraag aangegeven termijnen. ontwikkeling van eventueel noodzakelijke Maatwerk Programmatuur, en overdracht auteursrecht 2.3
Opdrachtnemer garandeert dat Opdrachtnemer de in de Inschrijving genoemde functionaliteit ontwikkelt en implementeert in het kader van de Doorontwikkeling binnen de overeengekomen termijn van artikel 2.2. Hierbij gelden de voorwaarden als genoemd in artikel 4, artikel 6, artikel 7, artikel 8, artikel 9, artikel 10, artikel 11, artikel 12, artikel 17, artikel 18, 19 en 20.
ondersteuning bij de inrichting en Implementatie van het Regiesysteem en eventuele Maatwerk Programmatuur 2.4
Opdrachtnemer verkoopt hierbij aan Opdrachtgever de Materialen die benodigd zijn om het gebruik en de Implementatie van het Regiesysteem mogelijk te maken. De koopprijs voor de Materialen wordt geacht in de sub artikel 9 genoemde licentievergoeding(en) te zijn begrepen.
2.5
Voor de Implementatie stellen Partijen in onderling overleg een Invoeringsplan op. Het Invoeringsplan zal binnen 1 maand na ingangsdatum van de Nadere overeenkomst voor Implementatie gereed zijn en uitgewerkt zijn in de in het Invoeringsplan gedefinieerde producten. Het Invoeringsplan wordt als Bijlage 2 bij deze Overeenkomst gevoegd.
2.6
Opdrachtnemer zal de inrichting en Implementatie van het Regiesysteem en eventuele (Additioneel) Maatwerk Programmatuur uitvoeren overeenkomstig het bepaalde sub artikel 5 en 6.
Beheer 2.7
Opdrachtnemer zal het Regiesysteem (inclusief Verbeterde en Nieuwe Versies) beheren overeenkomstig het bepaalde in artikel 14 en conform het bij deze Overeenkomst behorende Offerteaanvraag alsmede de Inschrijving van Opdrachtnemer d.d. [ datum].
overig 2.8
Deze Overeenkomst gaat in op [datum]en duurt vijf (5) jaar. Na ommekomst van deze periode kan de Overeenkomst nog drie (3) maal met één (1) jaar worden verlengd.
2.9
De navolgende bescheiden maken deel uit van deze Overeenkomst. Voorzover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het lager genummerde document prevaleert boven het hoger genummerde, dat wil zeggen dat Bijlage 1 voor Bijlage 2 gaat enzovoort:
Pagina 46 van 83
Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage
1 2 3 4
Bijlage 5 Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage
6 7 8 9
Bijlage 10
Service Level Agreement Invoeringsplan Nota(’s) van Inlichtingen d.d. [datum] De Offerteaanvraag van Opdrachtgever d.d [[datum] met zaaknummer …. inclusief Vraagspecificatie De inschrijving van Opdrachtnemer d.d [datum] , alsmede overzicht van prijzen en tarieven Subbewerkersovereenkomst Informatiebeveiligingsplan Geheimhouding verklaring Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Leveringen en Diensten 2008 (update mei 2014) Algemene Inkoopvoorwaarden ICT-producten gemeente Venlo
De inhoud van deze Overeenkomst is daarnaast hoger gerangschikt dan de hierboven genoemde documenten. 2.10 Opdrachtnemer zal voldoende gekwalificeerd Personeel beschikbaar houden om deze Overeenkomst en Nadere Overeenkomsten uit te kunnen voeren. Opdrachtgever zal hiertoe de Opdrachtnemer tijdig in kennis stellen van de aanvang van de werkzaamheden. Opdrachtgever is gerechtigd vervanging van Personeel van Opdrachtnemer te verlangen indien Opdrachtgever van mening is dat Personeel van Opdrachtnemer niet voldoende gekwalificeerd dan wel anderzins, naar de mening van Opdrachtgever, niet naar behoren functioneert. Opdrachtnemer dient, na het eerste verzoek van Opdrachtgever hiertoe, binnen acht (8) Werkdagen aan dit verzoek van Opdrachtgever te voldoen. 2.11 Opdrachtnemer heeft zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van de doelstellingen van Opdrachtgever met betrekking tot het onderhavige Project, de ten deze relevante organisatie van Opdrachtgever, de processen waarbij het Regiesysteem zal worden gebruikt en de gegevensstromen die daarmee zullen worden verwerkt. Opdrachtgever heeft Opdrachtnemer daartoe van voldoende en correcte informatie voorzien en zal desgewenst - Opdrachtnemer verdere informatie verstrekken, voorzover die informatie bij Opdrachtgever beschikbaar is. 2.12 Bij de ontwikkeling van het Regiesysteem zal Opdrachtnemer gebruik maken van internationale standaarden indien en voorzover dit mogelijk is. 2.13 In geval van de ontwikkeling van Maatwerk Programmatuur doet Opdrachtnemer hierbij afstand jegens Opdrachtgever van alle eventueel aan hem, Opdrachtnemer, toekomende zgn. persoonlijkheidsrechten, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. (Opdrachtnemer doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken Personeel, afstand jegens Opdrachtgever van alle eventueel aan deze personeelsleden toekomende zgn. persoonlijkheidsrechten, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.)
Pagina 47 van 83
3
Projectorganisatie en rapportage
3.1
De projectorganisatie en rapportage zijn opgenomen in Bijlage 2 van deze Overeenkomst.
3.2
Akkoordbevinding door Opdrachtgever van voortgangsrapportages houdt niet in dat Opdrachtgever akkoord is met wijzigingen in budget, planning, capaciteit of kwaliteit.
3.3
Geen der partijen kan aanspraak maken op nakoming van een overeengekomen leveringsdatum c.q. het verbeurd raken van een daaraan gerelateerde boete, voor de dagen dat de overschrijding het gevolg is van: a. overmacht en/of b. het in gebreke blijven van de wederpartij en/of c. een tevoren overeengekomen termijnverlenging, bijvoorbeeld in het kader van het verstrekken van een meerwerkopdracht.
3.4
Indien een gedeelte van het Project dient te worden uitgevoerd op de locatie van de Opdrachtgever, zal de Opdrachtgever alle benodigde materialen, referentiedocumenten, CPU tijd, apparatuur en hulpmiddelen verschaffen. De Opdrachtgever zal redelijke voorzorgsmaatregelen treffen, zodat Opdrachtnemer niet onopzettelijk toegang heeft tot vertrouwelijke computergegevens. De Opdrachtgever verschaft correcte informatie over zijn bedrijfsactiviteiten en benodigde Diensten en zal onverwijld de compleetheid en juistheid van alle Maatwerk Programmatuur of resultaten die gedurende de verrichting van de Diensten door Opdrachtnemer worden gecreëerd, controleren en verifiëren.
Pagina 48 van 83
4
Maatwerk Programmatuur
4.1
Opdrachtgever stelt functionele specificaties op voor nieuw te bouwen Maatwerk Programmatuur. Opdrachtnemer meldt aan Opdrachtgever mogelijke fouten in de functionele specificaties en/of wijst Opdrachtgever op mogelijke problemen in de werking tussen het voorgestelde Maatwerk en het Regiesysteem. Opdrachtnemer maakt het technisch ontwerp, bouwt de Maatwerk Programmatuur en stelt de Documentatie op. Opdrachtnemer implementeert het Regiesysteem in een testomgeving en Opdrachtgever voert een Acceptatietest uit. Opdrachtnemer biedt ook ondersteuning bij de Implementatie van het Regiesysteem in de productie omgeving van Opdrachtgever.
4.2
De Opdrachtnemer zorgt er voor dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om de Maatwerk Programmatuur te realiseren. De benodigde capaciteit wordt vastgelegd in het Invoeringsplan (Bijlage 2) dat aan deze Overeenkomst wordt toegevoegd.
4.3
Alvorens de Maatwerk Programmatuur aan Opdrachtgever aan te bieden, zal Opdrachtnemer deze zelfstandig hebben onderworpen aan een acceptatietest, welke ertoe strekt Opdrachtnemer voor zichzelf te laten vaststellen dat de ontwikkelde Maatwerk Programmatuur goed werkt, zowel voor wat betreft de onderscheiden onderdelen, als in zijn geheel.
Pagina 49 van 83
5
Levering & Implementatie
5.1
De Implementatie vangt aan op het moment dat is vastgesteld in het Invoeringsplan zoals opgenomen als Bijlage 2 bij deze Overeenkomst.
5.2
De Implementatie dient met optimale inzet van het benodigde personeel van zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer plaats te vinden.
5.3
De Implementatie houdt mede in een instructie, niet zijnde een Opleiding, om Opdrachtgever en diens personeel vertrouwd te maken met het gebruik van het Regiesysteem. De instructie wordt gegeven door deskundigen, die daartoe bekwaam en geschikt zijn. De instructie zal zoveel mogelijk worden gegeven door de deskundigen die bij de Implementatie zijn betrokken.
5.4
Als onderdeel van de Implementatie zal Opdrachtnemer een acceptatietest uitvoeren, welke ertoe strekt Opdrachtnemer voor zichzelf te laten vaststellen dat het Regiesysteem goed werkt zowel wat betreft de onderscheiden onderdelen als in zijn geheel.
5.5
Indien voor de Implementatie aanpassing van de computerapparatuur van Opdrachtgever is vereist, zal Opdrachtnemer hier niet eerder toe overgaan dan na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever.
5.6
Indien ten behoeve van de Implementatie aanpassingen aan de computerapparatuur of aan andere programmatuur noodzakelijk zijn, welke niet in de Inschrijving van Opdrachtnemer zijn genoemd, zullen deze aanpassingen door Opdrachtnemer voor eigen rekening worden aangebracht. Indien Opdrachtnemer, om technische of organisatorische redenen, niet in staat is, c.q. onwillig is om deze aanpassingen aan te brengen, geldt het sub artikel 6.10 bepaalde op overeenkomstige wijze.
5.7
Zodra naar de mening van beide partijen de Implementatie is voltooid zal door Partijen een bewijs van Implementatie worden opgesteld en ondertekend. Dit bewijs laat het bepaalde in deze Overeenkomst omtrent Acceptatie en garantie onverlet.
5.8 Opdrachtnemer heeft uiterlijk met de Implementatie zorg gedragen en zal zorg blijven dragen voor het gedeponeerd zijn van de voor Opdrachtgever relevante volledige en leesbare versie van broncode van het Regiesysteem en de Documentatie bij een Escrow Agent. Het gedeponeerde zal door de Escrow Agent onder de voorwaarden van de Escrow licentieovereenkomst aan Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld indien Opdrachtnemer haar activiteiten beëindigt of in staat van faillissement wordt verklaard. Een kopie van deze Escrow Agreement zal op schriftelijk verzoek aan de Opdrachtgever worden gezonden. De kosten van de escrow, worden geacht te zijn inbegrepen in de prijs zoals bedoeld in artikel 9.1.
5.9
Indien Opdrachtnemer toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van één of meer van de verplichtingen sub artikel 2.2, 2,3, 4.1, 5.1 en/of 5.6, 5.7, 5.8, 5.12, 7.1 leden d en f zal Opdrachtnemer zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist in elk van deze gevallen een dadelijk opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete verbeuren aan Opdrachtgever van € 1000 per Werkdag of gedeelte van een Werkdag dat de overtreding voortduurt, met een maximum van € 25.000. Deze boete laat de overige rechten van Opdrachtgever, waaronder die op schadevergoeding en vordering tot nakoming, onverlet.
5.10 De onder dit artikel genoemde bepalingen gelden overeenkomstig voor eventuele Maatwerk Programmatuur met uitzondering van het bepaalde in artikel 5.3 en de gestelde datum in artikel 5.1. 5.11 Voor eventuele Maatwerk Programmatuur wordt in nader overleg een uiterste datum van Implementatie vastgesteld.
Pagina 50 van 83
5.12 Voor de broncode van eventuele Maatwerk Programmatuur geldt dat na Acceptatie aan Opdrachtgever een exemplaar ter beschikking wordt gesteld.
Pagina 51 van 83
6 6.1
Acceptatie
Partijen leggen in het Invoeringsplan, (Bijlage 2), de in onderling overleg vastgestelde procedures vast ten aanzien van de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de Acceptatietest. De Acceptatietest betreft de (Implementatie van de) het Regiesysteem. Het gestelde in dit artikel 6 geldt tevens voor Nieuwe en Verbeterde Versies van het Regiesysteem.
6.2 De Acceptatietest zal door Opdrachtgever worden opgesteld. De kosten van de door Opdrachtnemer daarbij op verzoek van Opdrachtgever te verlenen medewerking zullen tegen de in offerte genoemde tarieven aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht. 6.3
Binnen 30 Werkdagen na ondertekening van het bewijs van Implementatie sub artikel 5.7 bedoeld, zal Opdrachtgever de (Implementatie van de) Programmatuur tezamen met Opdrachtnemer aan de Acceptatietest hebben onderworpen.
6.4
Direct nadat de Acceptatietest heeft plaatsgevonden, wordt door partijen een procesverbaal opgemaakt en ondertekend. In dit proces-verbaal zullen worden vastgelegd de Gebreken die de (Implementatie van de) Programmatuur vertoont en voorts of de (Implementatie van de) Programmatuur door Opdrachtgever is goedgekeurd, dan wel afgekeurd.
6.5
Kleine Gebreken, waartoe gerekend worden Gebreken, die door hun aard en/of aantal bedrijfsmatige ingebruikname van het Regiesysteem redelijkerwijze niet in de weg staan, zullen geen reden tot onthouding van de goedkeuring zijn, onverminderd de verplichting van Opdrachtnemer tot kosteloos herstel van zodanige Gebreken sub artikel 6.6 bedoeld.
6.6
Binnen een door Partijen overeengekomen termijn na de datum van het proces -verbaal sub artikel 6.4 bedoelt, zal Opdrachtnemer de in het proces-verbaal vastgelegde Gebreken voor eigen rekening verhelpen dan wel in het geval van Standaard Programmatuur garanderen dat deze door een eerstkomende Verbeterde Versie zullen worden verholpen. Het oplossen van Gebreken met behulp van een Verbeterde Versie is uitsluitend mogelijk wanneer het bedrijfsmatig gebruik van het Regiesysteem redelijkerwijze niet in de weg staat, zulks ter beoordeling door Opdrachtgever.
6.7
Indien Opdrachtgever de (Implementatie van het) Regiesysteem niet bij de eerste uitvoering van de Acceptatietest sub artikel 6.3 bedoeld heeft goedgekeurd, zal binnen een door Partijen overeengekomen termijn na de datum van het herstel als genoemd in 6.6 de Acceptatietest worden herhaald. In een tweede proces-verbaal zal worden vastgelegd of de in het eerste proces-verbaal opgenomen Gebreken zijn verholpen respectievelijk andere Gebreken worden geconstateerd en - in geval van afkeuring sub artikel 6.4 bedoeld - of de (Implementatie van het) Regiesysteem thans is goedgekeurd. Terzake van niet verholpen Gebreken geldt het sub artikel 6.5 en 6.6 bepaalde gelijkelijk.
6.8
Indien de (Implementatie van het) Regiesysteem na de tweede Acceptatietest sub artikel 6.7 bedoeld opnieuw door Opdrachtgever wordt afgekeurd, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst - eventueel voorwaardelijk of gedeeltelijk - buiten rechte te ontbinden zonder dat daarvoor enige aanmaning of ingebrekestelling, is vereist. De Opdrachtnemer is in dat geval aansprakelijk voor de door Opdrachtgever geleden en te lijden schade. Onverminderd zijn recht op schadevergoeding is Opdrachtgever tevens gerechtigd Opdrachtnemer toe te staan de Gebreken alsnog voor diens rekening te laten herstellen.
6.9
Indien de (Implementatie van het) Regiesysteem door Opdrachtgever wordt goedgekeurd, zal de datum waarop het betreffende proces-verbaal is opgesteld en ondertekend, gelden als de datum van Acceptatie.
6.10 Indien Opdrachtnemer niet tijdig voldoet aan zijn verplichting tot herstel van Gebreken is Opdrachtgever, onverminderd zijn verdere rechten, gerechtigd deze Gebreken na
Pagina 52 van 83
voorafgaande kennisgeving of toestemming op kosten van Opdrachtnemer hetzij zelf hetzij door derden te doen verhelpen waarbij de tarieven van de derde partij mark tconform zijn. Opdrachtnemer is verplicht hieraan zijn medewerking te verlenen. In dat geval is Opdrachtnemer verplicht de daarvoor benodigde informatie op eerste verzoek te verstrekken. 6.11 Opdrachtgever is gerechtigd na voorafgaande schriftelijke kennisgeving de Acceptatietest, alsmede de (Implementatie van het) Regiesysteem door een derde te laten onderzoeken, alvorens de Acceptatietest of de (Implementatie van het) Regiesysteem goed te keuren c.q. te accepteren. Deze derde is onafhankelijk en is niet als concurrent van Opdrachtnemer te kwalificeren. Opdrachtnemer is verplicht hieraan zijn medewerking te verlenen, maar kan verlangen dat de derde vooraf verklaart zich te zullen houden aan de verplichting tot geheimhouding sub artikel 12.1 beschreven.
Pagina 53 van 83
7 7.1 a. b.
c.
d.
e. f.
g. h.
i. j. k.
l.
Garantie
Opdrachtnemer verklaart zich bekend met de configuratie van de Opdrachtgever en garandeert na Acceptatie dat: het Regiesysteem efficiënt, deugdelijk en onderling samenhangend is geschreven; het Regiesysteem geschikt is voor gebruik in samenhang met de door Opdrachtgever aangegeven Applicaties (inclusief toekomstige versies) en de overige bij Opdrachtgever aanwezige infrastructuur (zoals opgenomen in Bijlage 4); het Regiesysteem geschikt is voor het doel waarvoor Opdrachtgever deze heeft verworven, en de overeengekomen eigenschappen en specificaties bevat, zoals vastgelegd in Bijlage 4 en 5; indien wetswijzigingen aanpassingen noodzakelijk maken in het Regiesysteem, dienen binnen één maand nadat de aanpassing bekend is gemaakt via een officiele publicatie, doorgevoerd te zijn in het Regiesysteem; het Regiesysteem voldoet aan (internationale) technische normen; het Regiesysteem met de in de Offerteaanvraag beschreven functies kan worden uitgebreid en geschikt gemaakt kan worden voor gebruik in samenhang met in de in de Offerteaanvraag omschreven optionele modules; het Regiesysteem geen andere beveiligingsmaatregelen of -functies of voor het Regiesysteem vreemde elementen bevat dan die welke in de Documentatie zijn vermeld; het Regiesysteem onder gelijkblijvende omstandigheden volledig uitwisselbaar, d.w.z. “compatibel” zal blijven met de door de Opdrachtgever te gebruiken Applicaties en de overige bij Opdrachtgever aanwezige infrastructuur (Bijlage 4) ; het Regiesysteem onder gelijkblijvende omstandigheden niet leidt tot een hogere belasting van de infrastructuur (van Bijlage 4); het Regiesysteem zo min mogelijk fouten bevat en volledig operationeel zal zijn; de structuur van de Maatwerk Programmatuur zodanig is dat - in het geval het Regiesysteem wordt gewijzigd - deze niet hoeft worden aangepast of indien dit bij uitzondering toch noodzakelijk is, dit met behulp van beperkte middelen en met behoud van de overeengekomen functionaliteit kan worden aangepast. Opdrachtnemer regelmatig gebruikservaringen met betrekking tot het Regiesysteem zal inventariseren en, zonodig, door middel van Nieuwe Versies wijzigingen of aanvullingen van het Regiesysteem zal aanbieden.
7.2
Onverminderd het bepaalde sub artikel 7.1, garandeert Opdrachtnemer voorts voor de duur van twaalf maanden na Acceptatie dat Gebreken in de Maatwerk Programmatuur voor rekening van Opdrachtnemer zullen worden verholpen.
7.3
Indien Opdrachtgever tijdens de garantieperiode op enig tijdstip constateert dat het Regiesysteem niet voldoet aan het sub artikel 7.1 of 7.2 bepaalde, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer hiervan schriftelijk, en in spoedgevallen telefonisch, op de hoogte stellen. Tijdens de garantieperiode heeft Opdrachtgever aanspraak op de rechten uit de garantie sub artikel 7.1 en 7.2 bedoeld, waartoe Opdrachtgever slechts behoeft aan te tonen dat het Regiesysteem de gegarandeerde eigenschap(pen) niet bevat, c.q. niet naar behoren functioneert. Indien Opdrachtnemer van mening is dat Opdrachtgever geen beroep kan doen op de garantiebepalingen, omdat een Gebrek niet behoort tot de gegarandeerde eigenschappen c.q. terug te voeren is op niet aan Opdrachtnemer toe te rekenen hardwareoorzaken of op niet door Opdrachtnemer geleverde of geadviseerde Regiesysteem, rust de bewijslast terzake op Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer is in deze gevallen niettemin gehouden de betreffende Gebreken conform de bepalingen van deze Overeenkomst te herstellen. De kosten van dit herstel zullen alsdan tegen betaling op basis van de in de inschrijving van Opdrachtnemer genoemde tarieven conform het bepaalde in artikel 15.4 van deze Overeenkomst aan Opdrachtgever in rekening kunnen worden gebracht.
7.4
Opdrachtnemer verplicht zich binnen een periode van 1 werkdag na schriftelijke of telefonische melding van de Gebreken, die maatregelen te nemen die leiden c.q.
Pagina 54 van 83
mogelijkerwijs zullen kunnen leiden tot herstel van de Gebreken op kortst mogelijke termijn. Partijen kunnen overeenkomen dat Gebreken, die bedrijfsmatig gebruik van het Regiesysteem redelijkerwijze niet in de weg staan (zulks ter beoordeling door Opdrachtgever), zullen worden verholpen door een Verbeterde versie. Opdrachtnemer zal deze Verbeterde versie alsdan zo spoedig mogelijk na melding sub artikel 7.3 bedoeld beschikbaar stellen. 7.5
Opdrachtnemer zal voorzien in tijdelijke oplossingen, indien het Regiesysteem - om welke reden ook - langer dan 3 werkdagen buiten werking is c.q. voorzienbaar is of wordt dat het Regiesysteem langer dan 3 werkdagen buiten werking zal zijn. In hoeverre de tijdelijke oplossing toereikend is, bepaalt de Opdrachtgever. Artikel 5.4 is van overeenkomstige toepassing. In verband met het in de vorige alinea bepaalde zal Opdrachtnemer binnen 2 werkdagen na aanvang van het onderzoek naar de geëigende herstelmaatregelen een schatting van het met herstel gemoeid zijnde aantal uren afgeven. De herstelwerkzaamheden zullen ononderbroken en op de normale werktijden en -dagen worden uitgevoerd en op kortst mogelijke termijn worden voltooid.
7.6
Tot de herstelwerkzaamheden sub artikel 7.6 bedoeld behoort tevens het verstrekken van, tijdelijke, probleemoplossingen in de vorm van een programmaomweg om het betreffende gebrek te omzeilen. Programma-omwegen zullen door Opdrachtnemer niet eerder worden aangebracht dan na verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. Bij het indienen van een daartoe strekkend verzoek zal Opdrachtnemer aantonen dat het gebrek niet op andere wijze kan worden verholpen, alsmede welke de gevolgen van de omweg zijn alsmede welke vermindering van gebruikswaarde van het Regiesysteem dit tot gevolg heeft.
7.7 Indien het Regiesysteem tijdens de garantieperiode ten gevolge van Gebreken meer dan 2 Werkdagen buiten werking is, zal de garantieperiode met het aantal uitvaluren worden verlengd. Dit lijdt uitzondering voor Gebreken waarvan Opdrachtnemer aantoont dat deze niet aan hem kunnen worden toegerekend. 7.8
Indien het voor de uitvoering van de garantieverplichtingen noodzakelijk is dat Opdrachtnemer op lokatie van Opdrachtgever computerapparatuur met eigen meegenomen computerapparatuur verbindt, dan wel eigen programma's op de computerapparatuur implementeert met het oogmerk storingen op te sporen respectievelijk gedragingen van het Regiesysteem vast te leggen, zal Opdrachtgever dit gedogen, tenzij dit uit beveiligings- en/of continuïteitsoverwegingen in redelijkheid niet van Opdrachtgever kan worden gevergd, zulks ter beoordeling van Opdrachtgever . Opdrachtnemer is gehouden om Opdrachtgever vooraf gedetailleerd te informeren over de consequenties van het gebruik van de hiervoor bedoelde middelen voor Opdrachtgever. De inhoud van dit lid laat de garantieverplichtingen van Opdrachtnemer elders dan in artikel 7 omschreven, onaangetast.
Pagina 55 van 83
8
Aansprakelijkheid
8.1
Opdrachtnemer is jegens Opdrachtgever uitsluitend aansprakelijk voor de directe schade, die wordt veroorzaakt door een aan Opdrachtnemer toe te rekenen oorzaak. Onder directe schade vallen tevens aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel.
8.2
Opdrachtgever zal Opdrachtnemer indien deze toerekenbaar tekort schiet of toerekenbaar tekort zal schieten, een ingebreke stelling sturen met een herstel termijn. Indien Opdrachtnemer na deze hersteltermijn het tekortschieten niet heeft hersteld en dit aan Opdrachtnemer toe te rekenen is, is de Opdrachtnemer in verzuim. Indien de tekortkoming van Opdrachtnemer nakoming onmogelijk maakt, zal geen in gebreke stelling worden verzonden en is Opdrachtnemer onmiddellijk in verzuim.
8.3
De omvang van de aansprakelijkheid zoals gesteld in lid 1 is begrensd tot 900.000 Euro per jaar.
8.4
De in lid 3 opgenomen beperkingen van aansprakelijk komen te vervallen: indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer en/of diens personeel; in geval van schending door Opdrachtnemer van intellectuele (eigendoms)rechten. In geval van schending van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, Wet Melding datalekken of opvolgende regelgeving.
Pagina 56 van 83
9
Prijzen
9.1
De prijs van de door Opdrachtnemer te leveren Regiesysteem en Diensten is opgenomen in Bijlage 5. Deze prijs heeft betrekking op alle door Opdrachtnemer in het kader van deze Overeenkomst te verrichten Diensten waaronder Implementatie en opleidingen. Hiertoe behoren ook reis- en verblijfskosten van Personeel van Opdrachtnemer, alsmede de kosten van derden, die door Opdrachtnemer zijn ingeschakeld.
9.2
Als vergoeding voor het door Opdrachtnemer te verrichten Beheer conform artikel 15, zal Opdrachtgever aan Opdrachtnemer voldoen het onderhoudsbedrag zoals opgenomen in Bijlage 5. Voor wijzigingen in het onderhoudsbedrag geldt het bepaalde in artikel 15 lid 4. Daarnaast kan additionele vergoeding voor extra gebruikers en opleidingen mogelijk zijn. Deze additionele vergoeding is gebaseerd op Bijlage 5.
9.3
Indien door additionele wensen van Opdrachtgever, welke leiden tot wijziging van het Programma van eisen (Bijlage 4), de prestaties welke Opdrachtnemer op grond van deze Overeenkomst moet leveren aantoonbaar worden verzwaard, c.q. uitgebreid, is er sprake van meerwerk dat voor vergoeding in aanmerking komt. Indien Opdrachtnemer meent dat van meerwerk sprake zal zijn, zal hij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling doen aan Opdrachtgever.
9.4
Opdrachtnemer zal, voordat met het meerwerk sub artikel 9.3 bedoeld wordt aangevangen, een schriftelijke offerte uitbrengen, met betrekking tot de omvang van het door Opdrachtnemer ten gevolge van deze wijziging verwachte meerwerk en de daaraan verbonden kosten. Het meerwerk zal worden verricht tegen de tarieven van Bijlage 5. Opdrachtnemer zal niet met het meerwerk aanvangen alvorens hij schriftelijk uitdrukkelijk opdracht van Opdrachtgever heeft gekregen. Terzake van het door Opdrachtnemer te verrichten meerwerk gelden de bepalingen van dit contract. Opdrachtnemer is niet gerechtigd bij het uitbrengen van de offerte nadere c.q. zwaardere voorwaarden te stellen.
9.5
De overeengekomen prijzen en tarieven zijn, met uitzondering van de tarieven voor Beheer, vast en onveranderlijk.
9.6
Voor zover Opdrachtnemer gehouden is omzetbelasting in rekening te brengen, zullen de in deze Overeenkomst vermelde bedragen worden verhoogd met het ten tijde van het verrichten van de werkzaamheden voor de prestatie geldende percentage omzetbelasting. Alle prijzen en tarieven zullen steeds vastgesteld zijn in euro’s.
Pagina 57 van 83
10 Betaling 10.1 De vaste prijs sub artikel 9.1 zal door Opdrachtnemer in gedeelten worden gefactureerd. Het factureringsschema is als volgt:
Start Overeenkomst Afronding Acceptatietest en ondertekening proces-verbaal (artikel 6.9) Gedurende Project
Oplevering Maatwerkprogrammatuur Prijs ter beschikking stelling Saas
mijlpaal 15% van de prijs voor Implementatie 20% van de prijs voor Implementatie 65% gedeeld door het aantal maanden duur van het Project 100% achteraf 100% van het jaarbedrag voor alle Gebruikers van het Regiesysteem na Acceptatie en ondertekening proces – verbaal (artikel 6.9)
10.2 De kosten voor Beheer sub artikel 9.2 zullen eenmaal per kwartaal, aan het begin van het kwartaal, vooraf en deugdelijk gespecificeerd aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht. 10.3 Meerwerk (zoals additionele opleidingen, licenties en Additioneel Maatwerk Programmatuur) zal door Opdrachtnemer na voltooiing van de meerwerkzaamheden en Acceptatie daarvan door Opdrachtgever apart worden gefactureerd. De aard en omvang van de verrichte meerwerkzaamheden zullen in de facturen uitdrukkelijk worden vermeld en - aan de hand van authentieke bescheiden - worden gespecificeerd. 10.4 De facturen dienen te worden verzonden naar
[email protected]. Opdrachtnemer factureert ten behoeve van deze dienstverlening altijd onder vermelding van de door de Opdrachtgever aangegeven informatie en een beschrijving van het gefactureerde deel (zie 10.1 tot 10.3). 10.5 Opdrachtgever zal de door hem op basis van deze Overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na ontvangst en goedkeuring van de betreffende factuur aan Opdrachtnemer betalen.
Pagina 58 van 83
10.6 Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd door Opdrachtnemer verzonden facturen door een door Opdrachtgever aan te wijzen Register-Accountant op inhoudelijke juistheid te doen controleren. Opdrachtnemer zal de betrokken Register-Accountant inzage van boeken en bescheiden verlenen en alle gegevens en informatie verstrekken, welke deze verlangt. De controle zal vertrouwelijk zijn en zich niet verder uitstrekken dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De Register-Accountant zal zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uitbrengen. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van Opdrachtgever, tenzij tenzij uit het onderzoek blijkt dat bij meer dan 5% van de facturen, de factuur niet geheel juist was. 10.7 Overschrijding van (een) betalingstermijn(en) door Opdrachtgever of niet-betaling door Opdrachtgever van (een) fact(u)ur(en) op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die fact(u)ur(en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn prestaties op te schorten c.q. te beëindigen.
Pagina 59 van 83
11 Intellectuele (Eigendoms)rechten 11.1 Onverminderd de in deze Overeenkomst aan Opdrachtgever toegekende bevoegdheden, staat Opdrachtnemer er voor in dat hij gerechtigd is het Regiesysteem ter beschikking te stellen. 11.2 Alle intellectuele (eigendoms-)rechten, welke kunnen of zullen kunnen worden uitgeoefend – waar en wanneer dan ook – zowel ten behoeve van gebruik als ten behoeve van exploitatie door Opdrachtgever van het Regiesysteem en de ten behoeve van Opdrachtgever ontwikkelde Maatwerk Programmatuur, en/of van alle andere door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever op grond van deze Overeenkomst of daarmee samenhangende Overeenkomsten te leveren prestaties, berusten bij Opdrachtnemer. 11.3 Onder de in 11.2. bedoelde rechten zijn – zonder dat deze opsomming als limitatief kan worden opgevat – mede begrepen de rechten van artikel 2.1.4. 11.4 Het gestelde in artikel 11 lid 2 geldt niet voor die onderdelen van de M aatwerk Programmatuur en van overige door Opdrachtnemer bij Implementatie te gebruiken niet specifiek voor Opdrachtgever ontwikkelde Regiesysteem en/of materialen, bijvoorbeeld ontwikkeltools, waarop intellectuele eigendomsrechten van derden of van de Opdrachtnemer berusten. Deze intellectuele eigendomsrechten worden niet overgedragen. Opdrachtgever verkrijgt hierop een eeuwigdurende, niet exclusieve, niet overdraagbare en royalty vrije, wereldwijde licentie. 11.5 Bij wijziging van het Regiesysteem komen de intellectuele (eigendoms)rechten met betrekking tot de gewijzigde of verbeterde Regiesysteem toe aan de partij aan wie de intellectuele (eigendoms)rechten met betrekking tot de oorspronkelijke Regiesysteem toekomen. Het bepaalde sub artikel 11.1 tot en met 11.3 is op deze wijzigingen van overeenkomstige toepassing. 11.8 Opdrachtnemer verplicht zich de Maatwerk Programmatuur in generlei vorm aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enige inlichting te verschaffen, tenzij Opdrachtgever schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. Opdrachtgever is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, zoals afkoop door Opdrachtnemer van de exclusieve rechten van Opdrachtgever tegen een door Opdrachtgever te bepalen bedrag, het verlenen van een licentie tot gebruik van het Regiesysteem tegen betaling door Opdrachtnemer van een door Opdrachtgever vast te stellen royaltyvergoeding. 11.9 Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van derden t erzake van inbreuk op intellectuele (eigendoms)rechten van die derden betreffende het Regiesysteem, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot know-how, ongeoorloofde mededinging e.d. daaronder begrepen, behoudens voorzover die inbreuk is gebaseerd op wij zigingen die Opdrachtgever in het Regiesysteem heeft aangebracht. Opdrachtgever meldt aan Opdrachtnemer schriftelijk indien er een claim tegen Opdrachtgever wordt ingesteld voor inbreuken op de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het Regiesysteem. Opdrachtgever zal op verzoek van Opdrachtnemer die informatie aanleveren die nodig is voor onderzoek, de verdediging en de daaropvolgende schikking van de claim. Opdrachtnemer verplicht zich tot het, op zijn kosten, treffen van alle maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie bij Opdrachtgever en tot beperking van de door Opdrachtgever te maken extra kosten en/of te lijden schade. De verplichting tot vrijwaring vervalt indien door het gebruik van Opdrachtgever van de Programmatuur in combinatie met andere programmatuur de inbreuk is ontstaan, tenzij de Opdrachtnemer vooraf bekend was met die programmatuur.
Pagina 60 van 83
Opmerking [RP1]: Aanpassing besproken met BE: eigendom van samen met leverancier te ontwikkelen modules/functionaliteiten (deels) eigendom Gemeente Venlo.
Pagina 61 van 83
12 Geheimhouding en beveiliging 12.1 Beide partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen t.a.v. de informatie o ver elkaars organisatie, de ict-infrastructuur, de bestanden en het Regiesysteem, voor zover de Opdrachtgever of Opdrachtnemer niet op grond van enige wettelijke regeling gehouden is de in zodanige regeling bedoelde informatie te verschaffen. Behoudens voo rafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij zal ieder der partijen informatie en gegevensdragers welke hem ter beschikking staan, niet aan derden ter beschikking stellen en aan zijn Personeel slechts bekend maken voorzover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties. Partijen zullen hun Personeel verplichten deze geheimhoudingsbepalingen na te leven. Het model van de geheimhoudingsverklaring is toegevoegd als Bijlage 8. 12.2 De beperking van 12.1 is niet van toepassing op informatie die: (a) voor Opdrachtnemer bekend was vóór de onthulling van de gegevens; (b) Opdrachtnemer onafhankelijk ontwikkeld heeft; (c) publiek gemaakt is door Opdrachtgever; (d) is bekendgemaakt met voorafgaande toestemming van Opdrachtgever; of (e) die is bekendgemaakt krachtens gerechtelijk bevel of van toepassing zijnde wetgeving. Opdrachtnemer draagt zorg de Opdrachtgever vóór onthulling van de informatie op de hoogte te stellen van zulke gerechtelijke bevelen of wetgeving. Wat betreft dit artikel, worden de dochtermaatschappijen, gerelateerde maatschappijen en onderaannemers van Opdrachtnemer niet als "derden" beschouwd. 12.3 Geen van beide partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclame-uitingen van deze Overeenkomst melding maken, tenzij de één van de partijen op grond van enige wettelijke regeling gehouden is de in zodanige regeling bedoelde informatie te verschaffen.
Pagina 62 van 83
13 Privacy, geheimhouding en beveiliging 13.1 Voorzover van toepassing zullen Partijen in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp) en andere toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer een redelijk niveau van beveiliging van werkzaamheden garanderen indien die het verwerken van persoonsgegevens, zoals gedefinieerd in de Wet bescherming persoonsgegevens, omvatten. De redelijkheid van het niveau van beveiliging zal worden gerelateerd aan alle omstandigheden, zoals de aard van de gegevens en de kosten die worden gemaakt om een het niveau van beveiliging te garanderen conform de Wbp en de door het College bescherming persoonsgegevens vastgestelde risicoklasse. 13.2 Partijen zijn verplicht elkaar over een weer alle medewerking te verlenen teneinde de ander partij in staat te stellen haar verplichtingen op grond van de Wbp na te komen. Hieronder wordt onder meer verstaan dat Opdrachtgever Opdrachtnemer dient te informeren of enige verwerking in het kader van een Overeenkomst onder de Wbp valt en of deze verwerking is aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens dan wel bij de functionaris voor de gegevensbescherming van Opdrachtgever. Voor zover de verplichtingen genoemd in dit artikel 13 werkzaamheden met zich brengt of brengen voor Opdrachtnemer, worden deze in rekening gebracht bij Opdrachtgever, een en ander uitsluitend voor zover deze werkzaamheden betrekking hebben op aanpassingen van de Diensten in functionele zin. 13.3 Partijen verklaren dat zij –voor zover van toepassing- in overeenstemming met de Wbp zullen handelen en de verplichtingen voortvloeiende uit de betreffende wetgeving zullen naleven dan wel nakomen. Een verplichting zou kunnen zijn om verwerking van persoonsgegevens aan te melden bij het College bescherming persoonsgegevens. 13.4 Partijen garanderen de rechtmatigheid van eventueel gebruik van persoonsgegevens, verwerking, archivering, het doel van het gebruik en de uitwisseling van persoonsgegevens en/of enig ander gebruik zoals voortvloeit uit de Diensten met betrekking tot deze Overeenkomst. 13.5 Partijen vrijwaren elkaar over en weer tegen elke aanspraak van derden, waaronder mede begrepen het College bescherming persoonsgegevens of individuen, met betrekking tot het niet nakomen van de verplichtingen zoals gesteld in dit artikel 13. 13.6 Partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten aanzien van de informatie over elkaars organisatie en de werking van de Progammatuur. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij zal ieder der Partijen inf ormatie en gegevensdragers welke haar ter beschikking staan, niet aan derden ter beschikking stellen en aan haar personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen Diensten. Partijen zullen hun personeel verpli chten de geheimhoudingsbepalingen uit deze Overeenkomst na te leven. 13.7 Partijen zullen een separate subbewerkersvereenkomst sluiten. Opdrachtnemer zal hieraan zijn volledige medewerking verlenen. 13.8 Partijen zijn zich bewust van de zelfstandige auditrechten van het College bescherming persoonsgegevens. De kosten die Opdrachtnemer maakt voor het te woord staan van het College bescherming persoonsgegeven zullen voor 50% worden vergoed door Opdrachtgever tenzij dit in redelijkheid niet van Opdrachtgever kan worden verwacht. De 50% die niet door Opdrachtgever wordt vergoed, komt voor rekening van de Opdrachtnemer. 13.9 Opdrachtnemer toont jaarlijks, op verzoek van de Opdrachtgever door middel van een TPM (Third Party Mededeling) Verklaring dat het beveiligingsniveau en de genomen maatregelen overeenkomen met de beveiliging die wettelijk van toepassing is op het Regiesysteem.
Pagina 63 van 83
13.10 Als vertrouwelijk informatie wordt niet aangemerkt: Die informatie die al algemeen bekend is of wordt zonder dat dit aan de wederpartij kan worden verweten; De informatie die de wederpartij rechtmatig heeft verkregen van een Derde partij die dienaangaande geen geheimhoudingsplicht had. Informatie die zelfstandig werd ontwikkeld door de wederpartij. Informatie die wordt bekendgemaakt aan en op uitdrukkelijke vraag van een rechterlijke instantie of officiële autoriteit. In dat geval zal de wederpartij alsnog alles in het werk stellen om de vertrouwelijkheid zoveel als mogelijk te bewaren. 13.11 Opdrachtnemer zal er voor zorg dragen dat het door hem ingezette personeel en door hem ingeschakelde derden een geheimhouding verklaring ondertekenen en deze voor de aanvang van de werkzaamheden aan de Opdrachtgever overleggen. 13.12 Personeel van Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden, voor zover die bij Opdrachtgever worden verricht, is verplicht door Opdrachtgever aangehouden beveiligingsprocedures in acht te nemen.
Pagina 64 van 83
14 Verzekering 14.1 Opdrachtnemer heeft zich adequaat verzekerd en zal zich adequaat verze kerd houden voor de navolgende risico's: a. wettelijke aansprakelijkheid; b. beroepsaansprakelijkheid 14.2 De in lid 1 genoemde verzekering heeft een minimale dekking van 900.000 Euro.
Pagina 65 van 83
15 Beheer 15.1 Het Beheer zal omvatten: a. Incidentmanagement b. Het oplossen van fouten in het Regiesysteem 15.2 Voor de termijn van oplossen van Gebreken wordt verwezen naar de SLA. 15.3 De tarieven voor Beheer kunnen ten hoogste éénmaal per jaar, voor het eerst één (1) jaar na Acceptatie, worden gewijzigd naar gelang het wijzigingspercentage in de voorafgaande twaalf maanden van het indexcijfer zakelijke Dienstverlening (basisjaar 2006=100) zoals gepubliceerd door het CBS. Deze gegevens zijn te vinden via de link: http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?VW=T&DM=SLNL&PA=81165NED&LA=NL 15.4 Gedurende de duur van deze Overeenkomst is Opdrachtnemer bereid en in staat Personeel van Opdrachtgever opleiding(en) te geven ten behoeve van het gebruik van het Regiesysteem tegen de tarieven als aangeboden in Bijlage 5 en aangepast – indien van toepassing – conform artikel 15.3. 15.5 Opdrachtgever en Opdrachtnemer sluiten ter zake van response- en oplostijden een SLA af, die als Bijlage 1 bij deze Overeenkomst wordt gevoegd.
Pagina 66 van 83
16 Documentatie 16.1 Opdrachtnemer zal Opdrachtgever voorzien van voldoende Documentatie over de eigenschappen en gebruiksmogelijkheden van het Regiesysteem. De Documentatie dient zodanig te zijn: dat zij een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving geeft van de door Opdrachtnemer te leveren Programmatuur en de functies daarvan; dat gebruikers op eenvoudige wijze van alle mogelijkheden van het Regiesysteem gebruik kunnen maken; dat functioneel onderhoud en beheer van het Regiesysteem ook door voldoende opgeleide en deskundige derden kan plaatsvinden; De Documentatie zal gelijktijdig met de start van de Implementatie van het Regiesysteem sub artikel 5.1 bedoeld worden geleverd. 16.2 Opdrachtgever is gerechtigd de Documentatie te reproduceren en te wijzigen, mits met instandhouding van aanduidingen van auteursrecht e.d., die op originele exemplaren zijn vermeld. 16.3 Opdrachtnemer zal ervoor zorgdragen dat de door hem geleverde Documentatie zo spoedig mogelijk op zijn kosten zal worden vervangen, gewijzigd of aangepast indien op enig tijdstip tijdens het gebruik door Opdrachtgever van het Regiesysteem mocht blijken dat de Documentatie onjuiste informatie bevat of anderszins onvolledig, onvoldoende, onduidelijk of verouderd is. Na ommekomst van de garantieperiode zullen deze wijzigingen en aanpassingen door Opdrachtnemer worden verricht tegen vergoeding van de daaraan verbonden kosten, berekend naar de dan geldende tarieven zoals aangeboden door Opdrachtnemer (Bijlage 5) en aangepast conform artikel 15.4.
Pagina 67 van 83
17 Overdracht rechten en verplichtingen; onderaanneming 17.1 Buiten het gestelde in artikel 17.3 zijn Partijen niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen. Deze toestemming zal niet zo nder redelijke grond worden geweigerd; de toestemming verlenende partij is echter gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden. 17.2 Indien Opdrachtnemer bij de uitvoering van deze Overeenkomst, gebruik wil maken van de diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur van personeel, dan zal hij daartoe slechts bevoegd zijn na daartoe verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtgever, welke toestemming niet op onredelijke gronden zal worden onthouden. Bij het verlenen van goedkeuring als in dit lid bedoeld, is Opdrachtgever gerechtigd aan de goedkeuring voorwaarden te verbinden c.q. deze in tijd te beperken. Door Opdrachtgever gegeven toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens deze Overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen. 17.3 Indien (bij) Opdrachtgever overgaat tot uitbesteding van gegevensverwerking aan een rekencentrum, een andere overheidsinstelling of publiekrechtelijke instelling, of sprake is van uitbesteding van het beheer van de gegevensverwerking, of sprake is van verzelfstandiging van een deelorganisatie die de werkzaamheden m.b.t. de in deze Overeenkomst bedoelhet Regiesysteem (deels) gaat verrichten is Opdrachtgever gerechtigd de door hem krachtens deze Overeenkomst verkregen licentierechten op het Regiesysteem tegelijk daarmee over te dragen aan deze derde, mits deze derde solvabel is en bereid is de daarmee corresponderende verplichtingen jegens de Opdrachtnemer over te nemen. Opdrachtgever is daarmee van zijn verplichtingen jegens Opdrachtnemer gekweten. Opdrachtnemer zal noch aan Opdr achtgever, noch aan de derde aanvullende voorwaarden stellen.
Pagina 68 van 83
18 Overmacht 18.1 Indien één der Partijen gedurende een periode van meer dan 30 dagen t.g.v. overmacht niet kan nakomen c.q. tekortschiet aan zijn verplichtingen op grond van deze Overeenkomst, heeft de andere partij het recht de Overeenkomst d.m.v. een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding van de tekortschietende partij zal ontstaan. 18.2 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van Materialen of van het Regiesysteem, wanprestatie van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer.
Pagina 69 van 83
19 Ontbinding 19.1 Buiten hetgeen elders in deze Overeenkomst is bepaald is: a. Ieder der Partijen gerechtigd deze Overeenkomst d.m.v. een aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden indien de andere partij ook na schriftelijke aanmaning stellende een redelijke termijn in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit deze Overeenkomst te voldoen. b. Opdrachtgever gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, buiten rechte de Overeenkomst d.m.v. een aangetekend schrijven te ontbinden indien Opdrachtnemer surséance van betaling aanvraagt of hem surséance van betaling wordt verleend; Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; de onderneming van Opdrachtnemer wordt geliquideerd; Opdrachtnemer zijn huidige onderneming staakt; op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer dan wel op het Regiesysteem beslag wordt gelegd, dan wel Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit deze Overeenkomst na te kunnen komen. c. Opdrachtnemer gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, buiten rechte de Overeenkomst d.m.v. een aangetekend schrijven te ontbinden indien Opdrachtgever bewust inbreuk heeft gepleegd op de intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtnemer. 19.2 Indien deze Overeenkomst door Opdrachtgever wordt ontbonden op grond van het sub artikel 18.1 en/of 19.1 bepaalde, a. is Opdrachtgever naast het sub artikel 5.8 bepaalde ten aanzien van de broncode(s), gerechtigd, het Regiesysteem verder te blijven gebruiken, waarbij alsdan de beperkingen van dat gebruik, als opgenomen in artikel 2, komen te vervallen. Indien Opdrachtgever dat wenselijk vindt, is hij voorts gerechtigd onmiddellijke afgifte te vorderen van de door Opdrachtnemer voor Opdrachtgever ontwikkelhet Regiesysteem met bijbehorende broncode(s) c.q. deze te behouden, alsmede alle overige gegevens te verlangen welke benodigd zijn voor het gebruik, het onderhoud en/of de verdere ontwikkeling door of namens Opdrachtgever van het Regiesysteem c.q. reeds verkregen gegevens te behouden. Indien Opdrachtgever gebruik maakt van de bevoegdheden uit hoofde van dit lid zal hij daarvoor aan Opdrachtnemer een redelijke vergoeding voldoen, onverminderd de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer. b. Indien deze Overeenkomst door Opdrachtgever wordt ontbonden op grond van het sub artikel 18.1 en/of 19.1 bepaalde en Opdrachtgever geen gebruik maakt van de mogelijkheid zoals opgenomen in dit artikel 19.2 onder a zal Opdrachtnemer kostenloos meewerken met overdracht van de gegevens van Opdrachtgever welke opgeslagen zijn in het Regiesysteem naar door Opdrachtgever aan te wijzen programmatuur . c. In de gevallen van artikel 19.2 onder b. zal Opdrachtgever na overdracht van de gegevens naar door Opdrachtgever aan te wijzen programmatuur de Opdrachtgever het Regiesysteem, alle kopieën en de betreffende Documentatie in kwestie verwijderen en vernietigen. 19.3 Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de Overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze Overeenkomst bestaan. Indien Opdrachtgever op het moment van de ontbinding reeds diensten ter uitvoering van de Overeenkomst heeft ontvangen, zullen deze diensten en de daarmee samenhangende betalingsverplichting geen voorwerp van ongedaanmaking zijn. 19.4 In het kader van de continuïteit van de informatievoorziening van Opdrachtgever zullen Partijen, in geval van beëindiging van de Overeenkomst conform artikel 18.1 en 19.1 per ommegaande in overleg treden omtrent de overdracht van Data, gegevens, kennis en informatie aan Opdrachtgever of een door Opdrachtgever aan te wijzen derde benodigd voor gebruik van de Data door Opdrachtgever . Partijen zullen afspraken maken over de termijn en wijze waarop overdracht zal plaatsvinden. Alle werkzaamheden die door Opdrachtnemer in het kader van onderhavig artikel worden verricht worden op basis van nacalculatie tegen de tarieven zoals aangegeven in Bijlage 5 in rekening gebracht, tenzij sprake is van ontbinding conform artikel 19 lid 1 onder a.
Pagina 70 van 83
19.5 Bij de beëindiging van de Overeenkomst zal Opdrachtnemer in ieder geval de volgende gegevens aan Opdrachtgever ter beschikking stellen: a. Alle Data; b. Het volledige Project dossier ; c. Documentatie: d. volledig actuele overzicht van release- en changenotes met betrekking tot het Onderhoud; e. fysiek, logisch en functioneel diagram van de ingerichte infrastructuur (netwerk, hardware, os, middleware, Regiesysteems, koppelingen); f. Volledig beheer en onderhoudsdossier, logfiles van Problemen/Incidenten over de laatste drie/zes maanden; g. helpdesk dossiers over de laatste (6) zes maanden; h. alle voor Opdrachtnemer ontwikkelde/gebruikte macro’s /templates/ scripts; i. alle met het Regiesysteem(s) opgebouwde gegevensbestanden, met inbegrip van alle daarvan gemaakte back-ups; j. Procesbeschrijvingen; k. Overzicht van alle ter zaken doende contracten met derden alsmede Licenties; l. Overzicht Materialen.
Pagina 71 van 83
20 Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze 20.1 Ieder geschil tussen Partijen terzake van deze Overeenkomst en de uitvoering daarvan zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan Rechtbank Limburg tenzij Partijen alsnog arbitrage of bindend advies zullen overeenkomen. 20.2 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Pagina 72 van 83
21 Algemeen 21.1 De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Opdrachtnemer zijn niet van toepassing. 21.2 Kennisgevingen die Partijen op grond van deze Overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. 21.3 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 21.4 Het nalaten door één van de Partijen om binnen een in de Overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet -nakoming akkoord is gegaan. 21.5 Gedurende de duur van deze Overeenkomst en een jaar na ommekomst van deze Overeenkomst zullen Partijen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij (een) medewerker(s) van deze andere partij in dienst nemen, dan wel anderszins voor zich laten werken. Opdrachtnemer staat ervoor in dat het bepaalde in dit lid tevens zal worden nagekomen door met Opdrachtnemer gelieerde derden. 21.6 Indien de niet-nakoming van één van de bepalingen van deze Overeenkomst zou leiden tot verschuldigdheid van meerdere overeengekomen boetes, dan is voor die nietnakoming slechts één boete verschuldigd. Indien de betreffende boetes van verschillende hoogte zijn, geldt de hoogste boete. Het bepaalde in deze alinea is niet van toepassing indien de boetes, of één daarvan, het karakter hebben/heeft van een forfaitaire schadevergoeding. 21.7 Eénmaal per jaar heeft Opdrachtnemer en/of een vertegenwoordiger benoemd door Opdrachtnemer het recht een audit uit te voeren op de locatie en tijdens kantooruren van de Opdrachtgever om de naleving van de voorwaarden van de Overeenkomst dan wel Nadere Overeenkomst te onderzoeken. Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever van de audit minimaal vijftien (15) werkdagen voor audit. De Opdrachgever zal meewerken met Opdrachtnemer en/of de door Opdrachtnemer aangestelde vertegenwoordiger door: (a) voor de audit relevante bestanden ter beschikking te stellen; (b) voor de audit relevante kopieën van de opgevraagde bestanden te verschaffen; en (c) alle voor de audit relevante medewerkers van de Opdrachtgever opdracht te geven mee te werken met Opdrachtnemer en/of haar vertegenwoordiger, voor zover dit niet een schending van artikel 11 en artikel 12 met zich meebrengt. 21.8 Indien de audit aan het licht brengt dat de Opdrachtgever door aan hem toe te rekenen oorzaken niet voldoende vergoeding voor gebruik heeft betaald en aanvullende vergoedingen verschuldigd is, zal de Opdrachtgever deze verschuldigde bedragen én Opdrachtnemers redelijke auditkosten na ontvangst van een gespeficieerde factuur betalen.
Aldus overeengekomen
Opdrachtgever
Opdrachtnemer
Naam: Functie: Datum: Handtekening:
Pagina 73 van 83
de van toepassing zijnde Europese aanbestedingsdrempel zijn punt 2 en 3 van toepassing,4 maakt geen deel uit van de Eigen verklaring.
Pagina 74 van 83
Bijlage 4
Algemene voorwaarden
De volgende Algemene voorwaarden zijn van toepassing (zie TenderNed) 1. Algemene inkoopvoorwaarden ICT producten gemeente Venlo Deze zijn beschikbaar op www.TenderNed.nl
Pagina 75 van 83
Bijlage 5
Prijzenblad Regiesysteem
Naam: Functie: Bedrijf: Handtekening:
Datum:
Pagina 76 van 83
Bijlage 6
Referentie-formulier
Referentienummer: Naam van de opdracht Plaats van uitvoering Gegevens opdrachtgever: Naam: Adres: Postcode en plaats: Aantal inwoners: Contactpersoon opdrachtgever: Functie: Telefoonnummer: Opmerking: Inschrijver dient ermee akkoord te gaan dat de gemeente Venlo, of daartoe door hen aangewezen derden, direct, zonder tussenkomst van de Inschrijver, bij de referent informatie inwint. Datum start werkzaamheden Beschrijving van het referentieproject waaruit blijkt dat Inschrijver over benoemde kerncompetentie beschikt
Naam: Functie: Bedrijf: Handtekening:
Datum:
Pagina 77 van 83
Model PO 1 Kwalitatieve Prestatie onderbouwing Overzicht van de onderbouwing waarom u in staat bent de doelstellingen die voor deze opdracht zijn geformuleerd in hoofdstuk 2 te realiseren. Begin met de belangrijkste items voor de realisatie van de opdrachtdoelstellingen. Elke bewering dient u met meetbare prestatie-informatie te onderbouwen (al dan niet voorzien van een geanonimiseerd voorbeeld)
Bewering 1 Onderbouwing van de bewering met meetbare prestatieinformatie Bewering 2 Onderbouwing van de bewering met meetbare prestatieinformatie Bewering 3 Onderbouwing van de bewering met meetbare prestatieinformatie Bewering 4 Onderbouwing van de bewering met meetbare prestatieinformatie Bewering 5 Onderbouwing van de bewering met meetbare prestatieinformatie Bewering n Onderbouwing van de bewering met meetbare prestatieinformatie Naam: Functie: Bedrijf: Handtekening: Datum:
Pagina 78 van 83
Voorstel voor meting prestatie.
Prestatie criterium
KPI
Meetmethode
Doelstelling
Pagina 79 van 83
Model RD 1: RISICODOSSIER
in afnemende prioriteitsvolgorde
Risico 1 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Onderbouwing van de effectiviteit van de maatregel met meetbare prestatie informatie Risico 2 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Onderbouwing van de effectiviteit van de maatregel met meetbare prestatie informatie Risico 3 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Onderbouwing van de effectiviteit van de maatregel met meetbare prestatie informatie Risico n Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Onderbouwing van de effectiviteit van de maatregel met meetbare prestatie informatie Naam: Functie: Bedrijf: Handtekening: Datum:
Pagina 80 van 83
Model KD 1: KANSENDOSSIER ,
in volgorde afnemende toegevoegde waarde
Kans 1 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de projectdoelstellingen Onderbouwing Impact op prijs in € Impact op tijd Kans 2 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de projectdoelstellingen Onderbouwing Impact op prijs in € Impact op tijd Kans 3 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de projectdoelstellingen Onderbouwing Impact op prijs in € Impact op tijd Kans 4 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de projectdoelstellingen Onderbouwing Impact op prijs in € Impact op tijd Kans n Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de projectdoelstellingen Onderbouwing Impact op prijs in € Impact op tijd Naam: Functie: Bedrijf: Handtekening: Datum:
Pagina 81 van 83
Pagina 82 van 83
Pagina 83 van 83
