JANUARI Offerteaanvraag ten behoeve van de Europees openbare procedure accountantsdiensten gemeente Doetinchem

JANUARI 2009

Offerteaanvraag ten behoeve van de Europees openbare procedure accountantsdiensten 2009-2012 gemeente Doetinchem

Publicatienummer / Referentienummer Aanbestedende Dienst:

Offerteaanvraag Europees openbare procedure accountant diensten gemeente Doetinchem

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE ...................................................................................................................................... 2 INLEIDING .................................................................................................................................................... 4 DEFINITIES .................................................................................................................................................. 5 DEEL 1

OPDRACHTOMSCHRIJVING................................................................................................... 7

1.1 1.2 1.3 1.4

INHOUD VAN DE OPDRACHT ................................................................................................. 7 DE OVEREENKOMST............................................................................................................... 7 DE AANBESTEDENDE DIENST ............................................................................................... 7 ALGEMENE BESCHRIJVING AANBESTEDENDE DIENST .................................................... 7

DEEL 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20 2.21 2.22 2.23 2.24 2.25 2.26 2.27

AANBESTEDINGSPROCEDURE TOEPASSELIJKHEID BAO ....................................................................................................... 9 STANDAARDAKKOORDVERKLARING AANBESTEDINGSPROCEDURE (BIJLAG B) ......... 9 STANDAARDVERKLARING BEDRIJFSGEGEVENS (BIJLAGE D)......................................... 9 VERLOOP VAN DE AANBESTEDINGSPROCEDURE ............................................................ 9 CONTACTPERSOON................................................................................................................ 9 COMMUNICATIE ..................................................................................................................... 10 PRE-BID BIJEENKOMST....................................................................................................... 10 INDIENEN INSCHRIJVINGEN ................................................................................................ 11 VOLLEDIGHEID EN GELDIGHEID ......................................................................................... 11 TERUGTREKKING................................................................................................................ 11 INTREKKING AANBESTEDINGSPROCEDURE................................................................... 12 GESTANDDOENING ............................................................................................................. 12 TOEPASSELIJKE RECHT EN GESCHILLEN ....................................................................... 12 AANSPRAKELIJKHEID AANBESTEDENDE DIENST .......................................................... 12 TEGEMOETKOMING INSCHRIJVINGSKOSTEN ................................................................. 12 TAAL....................................................................................................................................... 12 GEHEIMHOUDING ................................................................................................................ 12 COMBINATIE ......................................................................................................................... 12 ONDERAANNEMING ............................................................................................................. 13 HOLDING/DOCHTERONDERNEMING ................................................................................. 13 BESCHIKBAARHEID ............................................................................................................. 14 VERKLARING OMTRENT RECHTMATIGHEID INSCHRIJVING ......................................... 14 INSCHRIJVING HANDELS- EN BEROEPSREGISTER ........................................................ 14 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN REGIO ACHTERHOEK GEMEENTEN................. 14 STANDAARDVERKLARINGEN EN BEWIJSMIDDELEN ...................................................... 14 BESLUITVORMING OMTRENT DE GUNNING .................................................................... 14 LEIDRAAD.............................................................................................................................. 15

DEEL 3

UITSLUITINGSGRONDEN, KWALITATIEVE MINIMUMEISEN EN BEOORDELING ......... 16

3.1 3.2 3.3. 3.4 DEEL 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3 4.3.1 4.3.2

UITSLUITINGSGRONDEN..................................................................................................... 16 TECHNISCHE BEKWAAMHEID ............................................................................................ 16 KWALITEIT EN VEILIGHEID ................................................................................................. 16 FINANCIELE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT............................................................ 16 PROGRAMMA VAN EISEN ................................................................................................... 18 PROJECTOMSCHRIJVING ................................................................................................... 18 DE ACCOUNTANCYFUNCTIE .............................................................................................. 18 DE CERTIFICERENDE FUNCTIE ......................................................................................... 18 DE NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE ................................................................................. 19 COMMUNICATIE EN PERIODIEK OVERLEG .................................................................... 19 ADVIESFUNCTIE ................................................................................................................. 19 RAPPORTAGES..................................................................................................................... 20 CONTROLEPLAN ................................................................................................................. 20 MANAGEMENTLETTER ....................................................................................................... 20

Offerteaanvraag Europees openbare procedure accountant diensten gemeente Doetinchem pagina 2 van 27

4.3.3 4.3.3.1 4.3.3.2 4.4 4.5 DEEL 5

ACCOUNTANTSVERKLARING EN VERSLAG VAN BEVINDINGEN ................................. 20 DE ACCOUNTANTSVERKLARING ....................................................................................... 20 HET VERSLAG VAN BEVINDINGEN .................................................................................... 20 PARTNERSHIP ...................................................................................................................... 20 GOEDKEURINGSTOLERANTIES BIJ DE CONTROLE VAN DE JAARREKENING ............ 21 GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELING.......................................................................... 22

5.1. GUNNINGCRITERIA .............................................................................................................. 22 5.1.1. PRIJS...................................................................................................................................... 22 5.1.2. ERVARING ............................................................................................................................. 24 5.1.2. A STANDAARDVERKLARING REFERENTIES (BIJLAGE E) ................................................. 24 5.1.2. B GEMEENTE SPECIFIEKE DESKUNDIGHEID ..................................................................... 24 5.1.2. C FLEXIBILITEIT EN INZET .................................................................................................... 24 5.1.3. KWALITEIT OFFERTE........................................................................................................... 24 5.1.4. KWALITEIT PRESENTATIE................................................................................................... 25 5.2. BEOORDELINGSPROCEDURE............................................................................................ 25 5.3. BEOORDELINGSPROTOCOL............................................................................................... 25


INLEIDING Deze Offerteaanvraag bevat informatie die Aanvragers nodig hebben om een idee te kunnen krijgen van de inhoud van de Opdracht en om zodoende te kunnen besluiten al dan niet een Inschrijving in te dienen. Daarnaast bevat de Offerteaanvraag de benodigde informatie met betrekking tot de selectiefase en de gunningfase en worden Aanvragers door middel van deze Offerteaanvraag nader geïnformeerd over de procedure die de Aanbestedende Dienst zal volgen om tot een Overeenkomst te komen met een onderneming die de uitvoering van de Opdracht op zich zal nemen. De Offerteaanvraag bestaat uit zes delen: − Deel 1 bevat informatie over de Opdracht en over de Opdrachtgever; − Deel 2 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot de Aanbestedingsprocedure; − Deel 3 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot de uitsluitinggronden, kwalitatieve minimumeisen en de beoordeling hiervan; . − Deel 4 bevat het Programma van Eisen; − Deel 5 bevat de Gunningcriteria en de beoordeling hiervan; − Deel 6 bevat de BIJLAGEN, behorende bij de Offerteaanvraag. In deze Offerteaanvraag wordt gebruik gemaakt van de definities die hierna zijn opgenomen. Deze definities gelden voor de gehele Aanbestedingsprocedure. Deze Offerteaanvraag is bedoeld voor exclusief gebruik door Aanvragers, ten behoeve van het indienen van een Inschrijving. De Opdrachtgever van de Opdracht is de Gemeente Raad van de gemeente Doetinchem. De Aanbestedende Dienst handelt tijdens de Aanbestedingsprocedure onder het voorbehoud van goedkeuring door of namens de Gemeenteraad van de gemeente Doetinchem. De Gemeenteraad van de gemeente Doetinchem moet formeel instemmen met de conceptovereenkomst, welke is terug te vinden als BIJLAGE M, tussen de Aanbestedende Dienst en de Opdrachtnemer. Nadat deze instemming is verkregen, kan de Opdracht definitief gegund worden. Op de te sluiten Overeenkomst zullen uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van de Regio achterhoek Gemeenten van toepassing zijn, welke terug te vinden zijn als BIJLAGE L. © Niets uit onderhavig document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst.


DEFINITIES In deze Offerteaanvraag wordt gebruik gemaakt van de navolgende definities. Definities worden met een hoofdletter beschreven. Als de definitie in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als de definitie in meervoud is gegeven, wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Aanbestedingsdocumenten De documenten die door of namens de Aanbestedende Dienst zijn opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure. Deze bestaan uit: - de Aankondiging (met publicatienummer: 2009/S XXX-XXXXXX en datum dag / maand / jaar); - de Offerteaanvraag (met referentienummer: XX en datum dag / maand / jaar); - eventuele Nota’s van Inlichtingen (van dag / maand / jaar). Aanbestedingsprocedure Onderhavige procedure waarbij op transparante wijze door de Aanbestedende Dienst een overheidsopdracht in de markt wordt gezet en iedere potentiële leverancier een Inschrijving mag doen. Aankondiging De formele aankondiging van de Opdracht in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (http://ted.europa.eu) en/of op Aanbestedingskalender (www.aanbestedingskalender.nl). Aanvrager Een onderneming die ofwel in bezit is van de Offerteaanvraag ofwel deze heeft aangevraagd bij de Aanbestedende Dienst. Beoordelingscommissie De beoordelingscommissie zal bestaan uit leden van de projectgroep en zal de Inschrijvingen inhoudelijk beoordelen. In de projectgroep is zowel inhoudelijke deskundigheid als procedurele en juridische deskundigheid vertegenwoordigd. Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Bao) Besluit van regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Stb. 2005, 408 gewijzigd door Stb. 2005, 650). Combinatie Twee of meer ondernemingen die een gezamenlijke Inschrijving indienen, waarbij de ondernemingen ieder hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het juist en volledig voldoen aan de verplichtingen, voortvloeiend uit het Contract. De Combinatie dient te voldoen aan de wettelijke vereisten en het Besluit Vrijstelling Combinatieovereenkomsten (Stb.1997, 592). Contactpersoon Persoon die namens de Aanbestedende Dienst als aanspreekpunt fungeert gedurende de Aanbestedingsprocedure. Definitieve gunning Gunning welke door de raad zal worden vastgesteld op 11 juni, anderhalve maand na de bekendmaking van het Voornemen tot gunning en definitieve besluitvorming plaatsvindt, indien geen gegronde bezwaren ertegen zijn bevonden, voor 11 mei 10.00 uur en die gevolgd wordt door het ondertekenen en de start van de Overeenkomst. Gunningcriteria De inhoudelijke criteria voor de keuze van de economische meest voordelige Inschrijving. Inschrijver De onderneming die een Inschrijving indient, die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. Inschrijving De offerte van de Inschrijver, die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten.


Minimumeisen Eisen van kwalitatieve aard waaraan een Inschrijver dient te voldoen, teneinde voor deelneming aan de aanbestedingsprocedure in aanmerking te kunnen komen. Nota van Inlichtingen Een of meer Nota’s die van verstrekte inlichtingen zijn gemaakt. Offerteaanvraag Onderhavig document, waarin de Aanbestedende Dienst heeft beschreven welke werkzaamheden er uitgevoerd moeten worden en onder welke (rand)voorwaarden. Opdracht De Opdracht die onderwerp is van de Overeenkomst, dat gesloten zal worden tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer. Opdrachtgever De Opdrachtgever van de Overeenkomst, zijnde de Gemeenteraad gemeente Doetinchem. Opdrachtnemer De Opdrachtnemer van de Overeenkomst, zijnde de Inschrijver aan wie de Opdracht is gegund. Overeenkomst Het contract tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer op basis van de Aanbestedingsdocumenten, de Inschrijving van de Opdrachtnemer en overige tijdens de aanbestedingsprocedure aan de orde gekomen zaken en documenten. Passende Inschrijving Iedere ten aanzien van het Programma van Eisen en de prijs onvoorwaardelijke Inschrijving, welke volledig en geldig is (d.w.z. dat alle gevraagde stukken ingediend zijn en rechtsgeldig zijn ondertekend), van een Inschrijver die voldoet aan de gestelde Minimumeisen. Programma van Eisen Het programma van eisen dat de Aanbestedende Dienst heeft opgesteld en dat deel uitmaakt van de Aanbestedingsdocumenten. Standaardverklaringen Invulformulier teneinde het betreffende te verklaren, zonder dat de Inschrijver bij Inschrijving daar meteen bewijsmiddelen voor dient te overleggen. Voornemen tot gunning Het voornemen om de Inschrijver, welke een Passende inschrijving heeft gedaan en na beoordeling op het Gunningcriterium/de Gunningcriteria de economisch meest voordelige Inschrijving is gebleken, de Opdracht te gunnen, tenzij daartegen gegronde bezwaren bestaan.


DEEL 1

1.1

OPDRACHTOMSCHRIJVING

INHOUD VAN DE OPDRACHT

Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet heeft de raad van de gemeente Doetinchem op 3 januari 2005 de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Doetinchem 2005” vastgesteld, later gewijzigd op 17 november 2005. Deze verordening regelt onder meer de opdrachtverlening en de inrichting van de accountantscontrole. Nu na de controle van de jaarrekening 2008 de huidige overeenkomst voor accountantsdiensten afloopt, moet in overeenstemming met de verordening- een aanbestedingsprocedure worden opgestart. Deze procedure moet ertoe leiden dat de raad een accountant benoemt met ingang van verslagjaar 2009. Op 11 september 2008 is de raadscommissie bestuurlijke zaken en financiën gevraagd hoe zij de rol van de raad wil invullen in de aanbestedingsprocedure. De commissie heeft toen aangegeven een raadswerkgroep te willen vormen die namens de raad (mandaat) belast wordt met het opstellen van een benoemingsvoorstel voor de huisaccountant. Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag.

1.2

DE OVEREENKOMST

De uitvoering van de Opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de Overeenkomst, voorzien met ingang van boekjaar 2009 tot en met boekjaar 2012, met een optie tot eenzijdige verlenging door de Aanbestedende Dienst van 2-maal 1 boekjaar. De Overeenkomst komt tot stand door middel van ondertekening van de conceptovereenkomst (BIJLAGE M).

1.3

DE AANBESTEDENDE DIENST

Naam: Postadres: Bezoekadres: Telefoon: Fax: Email: Internet:

1.4

gemeente Doetinchem postbus 9020 7000 HA DOETINCHEM Raadhuisstraat 2 0314 377 377 0314 399 586 [email protected] www.doetinchem.nl

ALGEMENE BESCHRIJVING AANBESTEDENDE DIENST

De gemeente Doetinchem bestaat uit de stad Doetinchem, de dorpen Gaanderen, Wehl en Nieuw Wehl, en de buurtschappen Dichteren, Langerak, Wijnbergen en IJzevoorde. In de gemeente Doetinchem wonen op circa 8.000 hectare grondgebied bijna 57.000 inwoners. Door deze omvang vervult Doetinchem een centrumfunctie op maatschappelijk, cultureel en economisch terrein in de Achterhoek. De Opdrachtgever van deze Opdracht is het de Gemeenteraad van de gemeente Doetinchem en wordt in deze aanbestedingsprocedure vertegenwoordigd door de heer P. Kroes. Ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure is een ambtelijke projectgroep opgericht, waarin zowel inhoudelijke deskundigheid als procedurele en juridische deskundigheid vertegenwoordigd is. Deze projectgroep bestaat uit de volgende personen: Mevrouw R. Ampting, afdelingshoofd bedrijfsvoering Mevrouw B. Freriks, afdeling concerncontrol De heer P. Kroes, inkoopadviseur De heer P. Fuijk, jurist


De Beoordelingscommissie zal bestaan uit de volgende personen: De heer K. Kuipers, Mevrouw R. Duin, De heer H. Bulten, De heer D. Kuiper, De heer B Emst,

wethouder raadslid raadslid raadslid raadslid

Daarnaast hebben de leden van de ambtelijke projectgroep tezamen één stem in de beoordelingscommissie.


DEEL 2

2.1

DE AANBESTEDINGSPROCEDURE

TOEPASSELIJKHEID BAO

De Aanbestedende Dienst heeft ervoor gekozen om de Opdracht aan te besteden door middel van een Europees Openbare procedure, conform artikel 28 lid 1 e.v. Bao. De Europees Openbare procedure houdt in dat iedere geïnteresseerde die voldoet aan de Minimumeisen een Inschrijving mag indienen en mag meedingen naar gunning van de Opdracht. De Inschrijvers dienen zich te realiseren dat hun aanbod eenmalig en definitief is met de Inschrijving die wordt ingediend. De Europees Openbare procedure biedt géén ruimte voor het voeren van onderhandelingsgesprekken.

2.2

STANDAARDAKKOORDVERKLARING AANBESTEDINGSPROCEDURE (BIJLAGE B)

De Inschrijver dient zich volledig te conformeren aan de Aanbestedingsprocedure, zoals deze is omschreven in Deel II van deze Offerteaanvraag.

2.3

STANDAARDVERKLARING BEDRIJFSGEGEVENS (BIJLAGE D)

De Inschrijver dient de Standaardverklaring bedrijfsgegevens zo volledig mogelijk in te vullen, alsmede een organisatieschema/organogram toe te voegen en – indien van toepassing – een verklaring van de moedermaatschappij. Indien de Inschrijver niet voornemens is een Combinatie aan te gaan of indien de Inschrijver niet voornemens is een deel van de Opdracht in onderaanneming te laten uitvoeren, dient de Inschrijver het vakje voor respectievelijk “geen Combinatie” of “geen onderneming” in te vullen en vervolgens de rest van het invulblad open te laten.

2.4

VERLOOP VAN DE AANBESTEDINGSPROCEDURE

In onderstaande tabel is de planning weergegeven. Aan de vermelde data en aanduidingen kunnen geen rechten worden ontleend. Procedure Aankondiging Verzenden Offerteaanvraag aan Aanvragers Indienen vragen door Aanvragers Nota van Inlichtingen/beantwoorden vragen Pre-bid bijeenkomst Indienen Inschrijvingen/sluitingsdatum Uitnodiging tot presentatie Presentaties Bekendmaken Voornemen tot gunning Bezwaartermijn tot en met Behandeling in de Gemeenteraad Definitieve gunning

2.5

Data 13 / 02 / 2009 24 / 02 / 2009 26 / 02 / 2009, 08.00 uur 05 / 03 / 2009 09 / 03 / 2009 10.30 uur 23 / 03 / 2009, 12.00 uur 13 / 04 / 2009 20 / 04 / 2009 21 / 04 / 2009 06 / 05 / 2009, 10.00 uur 11 / 06 / 2009 12 / 06 / 2009

CONTACTPERSOON

Naam: T.a.v.: Telefoon: Fax: E-mail:

Afdeling services, groep inkoop P. Kroes, inkoopadviseur (0314) 377 250 (0314) 399 586 [email protected]


2.6

COMMUNICATIE

Het is uitdrukkelijk niet toegestaan met andere personen dan Contactpersoon of op andere dan de omschreven wijze contact op te nemen met de Contactpersoon, op straffe van uitsluiting! Alle communicatie vindt uitsluitend schriftelijk plaats. Vragen dienen schriftelijk te worden gericht aan de Contactpersoon. Communicatie mag in verband met de snelheid per e-mail of fax plaatsvinden, mits deze altijd wordt bevestigd per post. Bij eventuele tegenstrijdigheden is de communicatie per post leidend. In dat geval is wel de datum van ontvangst van het elektronische middel leidend. Verzoeken om nadere informatie kunnen uiterlijk tot 26 / 02 / 2009, 08.00 uur schriftelijk worden ingediend bij de Contactpersoon. De datum waarop de Aanbestedende Dienst de vragen ontvangt is leidend. De vragen zullen uiterlijk op 05 / 03 / 2009 door de Aanbestedende Dienst worden beantwoord. De Aanbestedende Dienst bevestigt de gestelde vragen en antwoorden middels de Nota van Inlichtingen, welke aan alle Aanvragers schriftelijk en geanonimiseerd toegezonden zal worden. Omwille van een vlotte en gerichte beantwoording dient u de vragen in Excel in te dienen conform de indeling en opmaak van het volgende voorbeeld:

Hoofdstuk/BIJLAGE

Pagina

Nummering

Vraag

Naam Belangstellende

Deel 1

7

2.3

Wat is...

Kok Bv

BIJLAGE 5

2.7

PRE-BID BIJEENKOMST

Op 9 maart 2009 om 10.30 uur zal de aanbestedende dienst een Pre-bid bijeenkomst organiseren waar de aanbieders vragen kunnen stellen over het aanbestedingsdocument en de Nota Van Inlichtingen (NVI). Hier zal het ambtelijke projectgroep aanwezig zijn voor de beantwoording van de vragen.


2.8

INDIENEN INSCHRIJVINGEN

Uiterlijk 23 / 03 / 2009, 12.00 uur dient uw Inschrijving, inclusief alle vereiste documenten ingediend te zijn. De Inschrijving dient in 2-voud ingediend te worden, waarvan één origineel (gemerkt) en één kopie. Daarnaast dient de Inschrijving in de vorm van een elektronisch bestand op cd-rom te worden aangeboden (in de daartoe aangeleverde digitale formats). De Inschrijving dient ingediend te worden op onderstaand adres: Gemeente Doetinchem T.a.v.: P. Kroes Raadhuisstraat 2 7001 EW DOETINCHEM De Inschrijving dient in een gesloten envelop ingediend te worden, met voormeld adres en de vermelding: “INSCHRIJVING TEN BEHOEVE VAN DE EUROPEES OPENBARE PROCEDURE … MET PUBLICATIENUMMER: 2009/S XXX-XXXXXX VERTROUWELIJK EN PERSOONLIJK, NIET OPENEN VOOR 23 / 03 / 2009, 14.00”. !! TE LAAT INGEDIENDE INSCHRIJVINGEN ZULLEN NIET IN BEHANDELING GENOMEN WORDEN !! Op bovenvermeld adres kan de Inschrijving bij de receptie ingediend worden. Aan iedere Inschrijver wordt een ontvangstbevestiging verstrekt, waarop de datum en het tijdstip van ontvangst staan vermeld. Van de ontvangst van de Inschrijvingen wordt een proces-verbaal opgemaakt, waarin zijn opgenomen: de namen van de Inschrijvers en de datum en het tijdstip van ontvangst van de Inschrijvingen. Een afschrift van het proces-verbaal wordt aan alle Inschrijvers verstuurd. Aangezien de envelop tot de sluitingsdatum ongeopend bewaard wordt, dient u geen andere van u afkomstige stukken bij te sluiten. Gebruik om die reden de envelop niet voor het inwinnen van nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure.

2.9

VOLLEDIGHEID EN GELDIGHEID

De Inschrijving moet volledig en geldig zijn. Volledig betekent dat alle stukken die ingediend moeten worden ook feitelijk en compleet worden overlegd op de door deze Offerteaanvraag voorgeschreven wijze en de volgorde van opnemen in de Inschrijving (zie ook BIJLAGE A Checklist). Geldig betekent dat de ingediende stukken, waar gevraagd, rechtsgeldig zijn ondertekend en voldoen aan de eisen die eraan zijn gesteld. Hiertoe dienen de Standaardverklaringen in de BIJLAGEN op de gevraagde manier te worden ingevuld en ondertekend. De in te vullen Standaardverklaringen zullen als Worddocument via e-mail en/of op cd-rom aan de Aanvrager worden verstuurd. !! Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om de vaste tekst van de Standaardformulieren te wijzigen, op straffe van uitsluiting!! !! Onvolledige of ongeldige Inschrijvingen kunnen worden uitgesloten van verdere deelname aan de procedure !!

2.10

TERUGTREKKING

Een Aanvrager kan zich tot de datum en het tijdstip waarop de Inschrijvingen ingediend moeten worden terugtrekken uit de Aanbestedingsprocedure. Een Inschrijver die een Inschrijving heeft ingediend kan zich niet meer terugtrekken. De Inschrijving is onherroepelijk voor de duur van de gestanddoeningstermijn (zie paragraaf 2.12).


2.11

INTREKKING AANBESTEDINGSPROCEDURE

De Aanbestedende Dienst behoudt zich te allen tijde het recht voor om de Aanbestedingsprocedure (tussentijds) stop te zetten of eenzijdig in te trekken. Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten en/of geleden schade.

2.12

GESTANDDOENING

De Inschrijver doet zijn Inschrijving gestand voor een periode van 4 maanden, gerekend vanaf de sluitingsdatum ( 23 / 03 / 2009) voor het indienen van de Inschrijvingen. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor de Inschrijvers te verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen.

2.13

TOEPASSELIJKE RECHT EN GESCHILLEN

Op zowel deze Aanbestedingsprocedure als de te sluiten Overeenkomst is het Nederlandse recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiende uit onderhavige procedure, alsmede uit de te sluiten Overeenkomst, zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde burgerlijke rechter in het arrondissement Arnhem.

2.14

AANSPRAKELIJKHEID AANBESTEDENDE DIENST

De Aanbestedingsdocumenten zijn met de grootst mogelijke zorg opgesteld. De Aanbestedende Dienst is niet aansprakelijk voor eventuele tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden. Indien de Aanvrager eventuele tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden constateert, dan verzoekt de Aanbestedende Dienst om, direct na ontdekking hiervan, haar hiervan op de hoogte te stellen. De Aanbestedende Dienst zal per geval de eventuele gevolgen van de tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden beoordelen en beoordelen of en eventueel hoe zij die gevolgen zal proberen op te heffen.

2.15

TEGEMOETKOMING INSCHRIJVINGSKOSTEN

Inschrijvers ontvangen van de Aanbestedende Dienst géén tegemoetkoming inschrijvingskosten voor het indienen van hun Inschrijving.

2.16

TAAL

De voertaal tijdens de Aanbestedingsprocedure en tijdens de uitvoering van de Opdracht is Nederlands. Alle documenten van zowel de Aanvrager, de Inschrijver als van de Aanbestedende Dienst zijn in het Nederlands gesteld.

2.17

GEHEIMHOUDING

Een Inschrijver zal geen informatie, welke door de Aanbestedende Dienst als vertrouwelijk wordt aangemerkt, aan derden ter beschikking stellen. Indien de Inschrijver een onderaannemer wenst in te zetten, is de Inschrijver gerechtigd de benodigde informatie aan deze te verstrekken, onder de voorwaarde dat deze onderaannemers zich aan voorgenoemde houden.

2.18

COMBINATIE

Inschrijvers kunnen zelfstandig of als Combinatie inschrijven. Indien er gekozen wordt voor een gecombineerde Inschrijving, dient er achter BIJLAGE D3 een verklaring te worden toegevoegd, waaruit blijkt dat de leden van de Combinatie zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zullen stellen voor de


volledige en juiste uitvoering van de Overeenkomst in al zijn onderdelen. De voorkeur voor een rechtsvorm van de Combinatie gaat uit naar een Vennootschap onder Firma (VOF). Binnen de Combinatie dient een contactpersoon te worden aangewezen die namens de Combinatie optreedt als penvoerder. Deze penvoerder dient volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om namens de Combinatie op te treden. De deelnemers aan een Combinatie mogen niet als deelnemer van een andere Combinatie of op eigen titel deelnemen. Indien blijkt dat ondernemingen zich hieraan niet hebben gehouden, zal aan de betreffende ondernemingen of Combinaties worden verzocht te bepalen welke Inschrijver zich terugtrekt uit de Aanbestedingsprocedure. Wanneer niet of niet tijdig aan dit verzoek wordt voldaan, zal de Aanbestedende Dienst dit met behulp van een loting bepalen. De uitkomst van deze loting is bindend voor alle belanghebbenden. Een Combinatie moet voldoen aan de voorwaarden die zijn opgenomen in het Besluit Vrijstelling Combinatieovereenkomsten, alle op straffe van uitsluiting. Indien Inschrijver als Combinatie een Inschrijving indient, dienen in ieder geval de volgende gegevens van beide Combinanten (bij elkaar) aan de Inschrijving toe te worden gevoegd: − BIJLAGEN D, F, G en H en paragraaf 2.23 (Inschrijving handels- en beroepsregister) De volgende gegevens dienen enkelvoudig aan de Inschrijving toe te worden gevoegd, maar door beide partijen ondertekend (u kunt hiervoor de ondertekeningtabel onderaan het formulier in het document kopiëren): BIJLAGEN A, B, C en paragraaf 2.21 (Beschikbaarheid)

2.19

ONDERAANNEMING

Inschrijvers kunnen een deel van de werkzaamheden die voortvloeien uit de Opdracht door één of meerdere onderaannemers laten uitvoeren. De aansprakelijkheid berust in dat geval volledig bij de inschrijvende hoofdaannemer. Het verschuiven van de aansprakelijkheid naar de onderaannemer is te allen tijde ongeoorloofd. Alle afspraken met betrekking tot de Opdracht zullen gemaakt worden met de hoofdaannemer. In BIJLAGE D4 dient vermeld te worden van welke onderaannemers gebruik gemaakt zal worden. Tevens zal in deze BIJLAGE moeten worden aangegeven welk percentage van de Opdracht in onderaanneming zal worden verricht en welke onderdelen van de Opdracht in onderaanneming zullen worden uitgevoerd. De Inschrijvers, welke in onderaanneming aanbieden, mogen niet op eigen titel inschrijven voor deze Aanbestedingsprocedure. Hetzelfde geldt voor de hoofdaannemer; de hoofdaannemer mag zich niet als onderaannemer inschrijven, alle op straffe van uitsluiting. Indien Inschrijver een onderaannemer wenst in te zetten voor bepaalde werkzaamheden welke onderdeel uitmaken van de Opdracht, dienen in ieder geval de volgende gegevens afzonderlijk ingevuld aan de Inschrijving toegevoegd te worden: − BIJLAGEN C, D en H en paragraaf 2.23 (Inschrijving handels- en beroepsregister) De volgende gegevens dienen enkelvoudig aan de Inschrijving te worden toegevoegd, maar door beide partijen ondertekend te worden (u kunt hiervoor de ondertekeningtabel onderaan het formulier in het document kopiëren): − Paragraaf 3.21 (Beschikbaarheid) 2.20

HOLDING/DOCHTERONDERNEMING

Wanneer een holding inschrijft voor deze Aanbestedingsprocedure, mag een dochteronderneming van de holding zich niet inschrijven voor de Aanbestedingsprocedure. Indien een dochteronderneming, onderdeel van een holding, zich inschrijft voor deze Aanbestedingsprocedure, mag de holding zich niet inschrijven voor deze Aanbestedingsprocedure. Allen op straffe van uitsluiting.


2.21

BESCHIKBAARHEID

Indien de Aanmelder zich op enigerlei wijze beroept op de middelen (waaronder technische bekwaamheid en/of financiële draagkracht) van andere ondernemingen, dit ten nutte en bewijze van eigen vaardigheden en/of draagkracht, dient de Aanmelder aan te kunnen tonen hierover te kunnen beschikken tijdens uitvoering van de werkzaamheden. De Aanmelder dient BIJLAGE H volledig in te vullen om deze beschikbaarheid inhoudelijk en contractueel aan te tonen. Na het indienen van stukken, waarin deze gegevens zijn opgenomen, kan de Aanmelder slechts in overleg en na schriftelijke goedkeuring van de Opdrachtgever hierin wijzigingen aanbrengen.

2.22

VERKLARING OMTRENT RECHTMATIGHEID INSCHRIJVING

De Inschrijver dient te verklaren dat de Inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Voor de verklaring gebruikt u BIJLAGE I)

2.23

INSCHRIJVING HANDELS- EN BEROEPSREGISTER

De Inschrijver dient in de Inschrijving een (kopie van) bewijs van inschrijving in het handelsregister en (indien van toepassing) beroepsregister bij te voegen. Deze mag maximaal 6 maanden oud zijn, gerekend vanaf de sluitingsdatum (23 / 03 / 2009). Uit de inschrijving in het handelsregister dient de tekeningbevoegdheid te blijken van degene die de Inschrijving heeft getekend. Indien nodig dient dit ondersteund te worden door het toevoegen van een volmacht aan de Aanmelding.

2.24

ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN REGIO ACHTERHOEK GEMEENTEN

De Inschrijver gaat ermee akkoord dat de normaal door zijn onderneming te hanteren voorwaarden bij gunning van de Opdracht aan haar onderneming niet van toepassing zullen zijn en verklaart zich hiermee bereid om bij gunning af te wijken van de door haar gehanteerde standaardvoorwaarden. Uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van Regio achterhoek Gemeenten zullen van toepassing zijn. Indien niet voldaan kan worden aan één van de bepalingen van de algemene inkoopvoorwaarden, dient de Inschrijver deze bepaling(en) en de reden hiervoor te vermelden door een vraag te stellen in de inlichtingenronde én een alternatief tekstvoorstel te doen. Zie BIJLAGE L.

2.25

STANDAARDVERKLARINGEN EN BEWIJSMIDDELEN

De Standaardverklaringen in de BIJLAGEN (BIJLAGE A tot en met K) dienen rechtsgeldig ondertekend te worden. Dit houdt tevens in dat de Aanbestedende Dienst, voordat er gegund zal worden, de winnende Inschrijver kan vragen om eventuele bewijsmiddelen, ter ondersteuning van de afgegeven Standaardverklaringen. Deze bewijsmiddelen dienen in dat geval binnen 14 dagen na verzoek daartoe aan de Aanbestedende Dienst te worden toegezonden. Als deze bewijsmiddelen niet overeenkomen met wat in deze Standaardverklaring wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten voor gunning, zonder enig recht op vergoeding van de kosten. Om welke bewijsmiddelen het exact gaat zal steeds op het betreffende formulier worden aangegeven. Door middel van het ondertekenen van het formulier, gaat u ermee akkoord dat de Aanbestedende Dienst na Voornemen tot gunning de toepasselijke bewijsmiddelen vraagt van de winnende Inschrijver(s).

2.26

BESLUITVORMING OMTRENT DE GUNNING

De Inschrijvingen worden beoordeeld door de beoordelingscommissie aan de hand van de Gunningcriteria en de beoordelingsmethode, zoals omschreven in Deel 5 van deze Offerteaanvraag. De Aanbestedende Dienst zal haar Voornemen tot gunning bekendmaken aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving.


Alle Inschrijvers worden gelijktijdig schriftelijk geïnformeerd door de Aanbestedende Dienst over de uitkomst van de Aanbestedingsprocedure. De Aanbestedende Dienst geeft gemotiveerd aan waarom de keuze niet op de betreffende Inschrijver is gevallen. Een belanghebbende die bezwaar wil maken dient dit schriftelijk en gemotiveerd bekend te maken aan de Aanbestedende Dienst, binnen een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de dagtekening van het Voornemen tot gunning, alsmede een kortgeding aanhangig te maken. Dit schriftelijke bezwaar dient vergezeld te gaan met de conceptdagvaarding voor een voorlopige voorziening, welke ten behoeve van het aanhangig maken van het kortgeding tevens is verstuurd naar de griffie van de bevoegde rechter. De Aanbestedende Dienst zal de Opdracht definitief gunnen aan de Inschrijver met de economische meest voordelige Inschrijving, indien binnen de termijn van 15 dagen geen bezwaren op de voorgeschreven wijze bekend zijn gemaakt of als zij die bezwaren heeft onderzocht en ongegrond heeft bevonden. Definitieve gunning kan alleen plaatsvinden aan een Inschrijver die nog steeds voldoet aan de Minimumeisen. Door niet binnen de gestelde termijn bezwaar aan te tekenen, geeft Inschrijver haar recht op om op een later tijdstip alsnog bezwaar te maken op. De definitieve gunning dient goedgekeurd te worden door of namens de Raad van de gemeente Doetinchem.

2.27

LEIDRAAD

Als leidraad bij het opstellen van de Inschrijving is een checklist bijgevoegd. Dit ’hulpmiddel’ kan tevens als controlemiddel ten behoeve van de volledigheid van de Inschrijvingstukken worden gebruikt. De Inschrijver dient de ingevulde checklist (BIJLAGE A) als document in de aangegeven volgorde in de Inschrijving op te nemen.


DEEL 3

UITSLUITINGSGRONDEN, KWALITATIEVE MINIMUMEISEN EN BEOORDELING

Onderstaand vindt u de uitsluitinggronden en kwalitatieve Minimumeisen waaraan de Inschrijver minimaal dient te voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. De Minimumeisen laten zich onderscheiden in eisen aan de technische bekwaamheid en eisen aan de financiële en economische draagkracht.

3.1

UITSLUITINGSGRONDEN Standaardverklaring Algemeen

De Inschrijver dient te verklaren dat deze zich niet bevindt in de in artikel 45 leden 1 en 3 Bao opgesomde situaties, alsmede dat zij afdoende is verzekerd inzake wettelijke aansprakelijkheid door middel van een beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Als bewijsmiddel van juistheid van deze Standaardverklaring zullen van de winnende Inschrijver de volgende gegevens worden verlangd: − Recente verklaring van de griffier van de arrondissementsrechtbank van de woonplaats, respectievelijk plaats van statutaire zetel van de Inschrijver, die ertoe strekt dat de onderneming (a) niet in staat van faillissement, (b) noch in staat van liquidatie verkeert, (c) de werkzaamheden van de onderneming niet zijn gestaakt en er (d) geen surseance van betaling is aangevraagd alsmede er (d) geen procedure aanhangig is die ertoe kan leiden; − Recente verklaring afgegeven door de Belastingdienst die ertoe strekt dat de Inschrijver de door hem verschuldigde betaling van de sociale zekerheidsbijdragen alsmede de belastingen, heeft betaald; − Een geldig polisblad van de toepasselijke beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheid.

3.2

TECHNISCHE BEKWAAMHEID Standaardverklaring ervaring van gelijke strekking

De Inschrijvers dient te onderbouwen dat minimaal aan de volgende selectiecriteria wordt voldaan: bij minimaal 10 gemeenten, waarvan 5 (middel)grote (groter dan 50.000 inwoners), 3 jaar aaneengesloten werkzaam te zijn geweest (over de afgelopen 10 jaar) met het product zoals dat is opgenomen in dit Programma van eisen. Standaardverklaring Ervaring Opdrachten van Gelijke Strekking (BIJLAGE K).

3.3.

KWALITEIT EN VEILIGHEID

De Inschrijver dient voldoende kennis en kunde in huis te hebben om de Opdracht efficiënt en vakkundig uit te voeren. Voor de Aanbestedende Dienst zijn de kwaliteit en de klantgerichtheid van de Inschrijver belangrijk, zo ook de kwaliteit van dienst. Tevens worden eisen gesteld aan de integrale kwaliteitszorg en -borging. Hiertoe dient de Inschrijver minimaal te beschikken over de volgende branchespecifieke kwaliteitscertificaten. Daarvoor dient Inschrijver de Standaardverklaring Kwaliteitsborging (BIJLAGE G) zo volledig mogelijk in te vullen.

3.4

FINANCIELE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT Standaard verklaring Financiële Gegevens

Inschrijvers dienen te voldoen aan de eis dat de gemiddelde bedrijfsomzet, behaald op het gebied van accountantsdiensten, gerekend over de jaren 2005 tot en met 2008, minimaal € 500.000,- exclusief BTW bedraagt. Indien de definitieve cijfers van laatste jaar nog niet bekend zijn, dienen de voorlopige cijfers te worden ingevuld. De voorlopige cijfers moeten kunnen worden ondersteund door een accountantsverklaring.


Tevens dient de Inschrijver een stabiele onderneming te zijn, welke haar continuïteit kan garanderen. De Inschrijver dient hiertoe in staat te zijn om, indien de Inschrijver de Opdracht gegund krijgt, een accountantsverklaring af te geven met een continuïteitsparagraaf. NB: bovenstaande omzetgegevens moeten gelden voor de eigenlijke Inschrijver. Alleen indien de holding zich financieel aansprakelijk stelt voor de goede uitvoering van de te verwerven Opdracht mogen hier cijfers van de holding worden ingediend. Als bewijsmiddel van juistheid van deze Standaardverklaring zullen van de winnende Inschrijver de volgende gegevens worden verlangd: − Accountantsverklaring met – in geval van twijfel over de continuïteit - een continuïteitsparagraaf (o.g.v. art. 17 Verordening op de Gedrags- en Beroepsregels voor AccountantsAdministratieconsulenten)

3.5

INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTEN REGIO ACHTERHOEK AKKOORDVERKLARING INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTEN REGIO ACHTERHOEK

Het college van b&w van de gemeente Doetinchem heeft de inkoopvoorwaarden van de Gemeenten regio Achterhoek van toepassing verklaart. Ook bij deze te sluiten Overeenkomst zullen uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeenten regio Achterhoek van toepassing zijn, welke terug te vinden zijn als BIJLAGE L.


DEEL 4

PROGRAMMA VAN EISEN

In dit hoofdstuk staat het Programma van Eisen weergegeven, oftewel de eisen aan de uitvoering van de Opdracht. Het Programma van Eisen bestaat uit een pakket van eisen met een knock-out karakter; het niet voldoen of kunnen voldoen aan één van deze eisen leidt automatisch tot uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure! Mocht u zich niet kunnen vinden in één of meerdere eisen van het Programma van Eisen, dan dient u dit aan te geven in de inlichtingenronde. Aan de hand daarvan beslist de Aanbestedende Dienst wat voor gevolgen dit heeft voor de procedure.

4.1

PROJECTOMSCHRIJVING

Algemene eisen en begrippen De raad heeft bij verordening regels vastgesteld voor de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid. Dit betreft de beheersverordening van de Gemeente Doetinchem (Verordening artikel 212 Gemeentewet). In deze verordening wordt ingegaan op de kaderstelling en uitvoering van de begroting, de beheersing en de interne controle en de rapportage en verantwoording over deze begroting. Tevens wijst de raad een accountant aan, die de jaarrekening controleert, daarbij een accountantsverklaring verstrekt en een verslag van bevindingen uitbrengt. In de controleverordening (Verordening artikel 213 Gemeentewet, bijgevoegd als BIJLAGEN O en P) heeft de raad de randvoorwaarden hierbij nader aangegeven. Tevens heeft de raad een controleprotocol opgesteld (BIJLAGE N). Dit controleprotocol maakt ten behoeve van het gunningproces deel uit van het programma van eisen en dient derhalve in de beoordeling te worden meegenomen. De hiervoor genoemde randvoorwaarden zijn verwerkt in dit programma van eisen.

4.2

DE ACCOUNTANCYFUNCTIE

De accountancyfunctie bestaat uit: 1. De certificerende functie, inclusief deelverklaringen; 2. De natuurlijke adviesfunctie; 3. Communicatie en periodiek overleg; 4. De adviesfunctie.

4.2.1

DE CERTIFICERENDE FUNCTIE

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening is gericht op het geven van een oordeel over: • De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen); • De bijlage Single Information Single Audit (Sisa) bij de jaarrekening; • De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten(BBV)). Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 123, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota, notities en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) alsmede de Richtlijnen voor de accountantscontrole (NIVRA) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. Daarnaast gelden als referentiekader hierbij de (Gemeente)wet, het BBV, richtlijnen in Offerteaanvraag Europees openbare procedure accountant diensten gemeente Doetinchem pagina 18 van 27

het kader van de Sisa, wettelijke regelingen, controleprotocollen van de diverse ministeries, raadsbesluiten, gemeentelijke verordeningen, gemeentelijke voorschriften en richtlijnen. De certificerende functie is eveneens gericht op het afgeven van deelverklaringen ten behoeve van verschillende overheden. Het betreft hier enerzijds jaarlijkse verklaringen welke opgenomen zijn in de bijlage Sisa welke onderdeel uitmaakt van de jaarrekening (BIJLAGE Q bevat de in 2007 op gemeente Doetinchem van toepassing zijnde Sisa-regelingen). Anderzijds moeten jaarlijks deelverklaringen worden afgegeven welke van meer incidentele aard zijn en afhankelijk zijn van de activiteiten in de loop van enig jaar. Ingediende offertes moeten een indicatie geven van kosten die gemoeid zijn met dergelijke incidentele verklaringen.

4.2.2

DE NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE

In dit verband kan onder andere gedacht worden aan adviezen op basis van de controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de rapportages. Ook valt te denken aan adviezen met het oog op bepalingen uit de Gemeentewet met betrekking tot doelmatigheid. Dit advies beperkt zich daarbij slechts tot een beoordeling van het instrumentarium om de doelmatigheid te waarborgen. Voorts worden onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de organisatie als geheel en de afdelingen voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Gedacht wordt dan met name aan het geven van verbetervoorstellen waarmee wij ons zelfcontrolerend vermogen kunnen optimaliseren en het geven van adviezen waarmee wij onze interne beheersing kunnen verbeteren. Ook verwachten wij van onze accountant dat hij in het kader van de natuurlijke adviesfunctie aanbevelingen doet voor de interpretatie en implementatie van de richtlijnen en adviezen van de commissie BBV en het PRPG. De uitvoering dient op eigen initiatief, dan wel op verzoek van de gemeente plaats te vinden. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de accountant binnen redelijke termijn beschikbaar is; het gaat om adviezen van beperkte omvang die binnen een termijn van twee weken zijn te leveren. De adviezen moeten oplossingsgericht zijn en op de gemeente Doetinchem zijn toegesneden.

4.2.3

COMMUNICATIE EN PERIODIEK OVERLEG

Bij de beoordeling van de aanbiedingen is van belang op welke wijze en met welke intensiteit met de bestuurlijke en ambtelijke organisatie wordt gecommuniceerd. De aanbieder wordt gevraagd een beschrijving te geven van de wijze waarop hij denkt aan deze samenwerking (mede) vorm te gaan geven. Hierbij behoren de volgende bijeenkomsten onderdeel van de aanbieding te zijn: a. Met de raadscommissie Bestuurlijke zaken en financiën dient jaarlijks voor aanvang van de controle het controleplan te worden besproken en na afloop van de controle het verslag van bevindingen (conform de artikelen 2 en 7 van de controleverordening, BIJLAGEN O en P); b. Maximaal zes keer per jaar dient overleg plaats te vinden tussen de accountant en de ambtelijke organisatie. Bij twee van deze gesprekken is tenminste de portefeuillehouder financiën en/of de gemeentesecretaris aanwezig. Vier van deze gesprekken worden gevoerd met de concerncontroller en/of het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering.

4.2.4

ADVIESFUNCTIE

Het betreft hier adviezen van grotere omvang en van meer 'specialistische' aard binnen het ruim gedefinieerde vakgebied accountancy en aanverwante vakgebieden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de subsidieverstrekking, de administratieve organisatie, de interne controle, bedrijfseconomische/organisatorische onderzoeken, omzetbelasting, aanbestedingsbeleid, beveiligingsplannen en informatievoorziening. De uitvoering van onderzoek vindt plaats nadat een schriftelijke opdrachtbevestiging met probleemformulering en verwacht resultaat is gegeven. Bij de opdrachtformulering wordt tevens de wijze van inzet geregeld (hetzij participeren in overlegsituaties, hetzij zelfstandig uitvoeren van opdrachten). Hierover zal een procedureafspraak worden gemaakt.


4.3

RAPPORTAGES

Wij verwachten dat onze accountant jaarlijks drie rapportages oplevert. Hierna benoemen wij deze en geven wij aan wanneer deze rapportages uiterlijk opgeleverd moeten worden. Deze data zijn indicaties waarbij de gemeente zich het recht voorbehoudt van deze data af te wijken. Hiertoe zal jaarlijks voor aanvang van het controlejaar een planning opgesteld worden door de gemeente.

4.3.1

CONTROLEPLAN

Jaarlijks wordt vóór 1 juli een controleplan uitgebracht aan de raad. In dit plan is de inrichting en aanpak van de controle voor het betreffende jaar opgenomen. Conform artikel 2, lid 4 van de controleverordening krijgt de raad de gelegenheid om in het controleplan te laten opnemen de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

4.3.2

MANAGEMENTLETTER

Jaarlijks wordt vóór 1 november een managementletter uitgebracht aan het college. De managementletter bevat bevindingen uit de tussentijdse controle en is er op gericht de daaruit voortvloeiende verbetervoorstellen te doen implementeren in de organisatie.

4.3.3

ACCOUNTANTSVERKLARING EN VERSLAG VAN BEVINDINGEN

Jaarlijks wordt vóór 1 mei een accountantsverklaring en verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad:

4.3.3.1 DE ACCOUNTANTSVERKLARING De accountantsverklaring dient aan te geven of: • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; • de baten en lasten, evenals de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; • de door het college opgestelde jaarrekening in overeenstemming is met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet. • de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.

4.3.3.2 HET VERSLAG VAN BEVINDINGEN Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: • de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; en • onrechtmatigheden in de jaarrekening. Het verslag van bevindingen bevat een bestuurlijke samenvatting met daarin de conclusies en aandachtspunten op hoofdlijnen waarin de kern van de bevindingen duidelijk en toegankelijk worden neergezet voor de raad

4.4

PARTNERSHIP

De accountant dient ideeën te kunnen en te willen leveren voor verbetering van (planning en control) instrumenten en moet daarbij tevens oog hebben voor de organisatorische- en systeemconsequenties. Dit veronderstelt dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het 'wat' en 'hoe' van modern lokaal Offerteaanvraag Europees openbare procedure accountant diensten gemeente Doetinchem pagina 20 van 27

bestuur. De accountant moet bereid zijn te investeren in de gemeente door de inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise en hij moet blijk geven van affiniteit met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van financieel management.

4.5

GOEDKEURINGSTOLERANTIES BIJ DE CONTROLE VAN DE JAARREKENING

Voor het beoordelen van het “getrouwe beeld” en het uitvoeren van de “rechtmatigheidtoets” gelden goedkeurings– en rapporteringstoleranties. Hiertoe stelt de gemeenteraad jaarlijks een Controleprotocol vast waarin de grenzen voor fouten en onzekerheden vermeld zijn. In BIJLAGE N is het Controleprotcol 2009 opgenomen. De accountant dient zijn controle uit te voeren conform dit protocol.


DEEL 5

GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELING

Inschrijver dient zich akkoord te verklaren met de inkoopvoorwaarden gemeente Doetinchem die zijn verwoord in de inkoopvoorwaarden van de Gemeenten regio Achterhoek (BIJLAGE L). De gunning van deze Opdracht zal plaatsvinden aan de Inschrijver die voldoet aan de gestelde eisen, op grond van het principe van de economisch meest voordelige aanbieding EMVI. EMVI betekent dat de Inschrijving niet alleen wordt beoordeeld op de prijs, maar dat ook rekening wordt gehouden met de kwaliteitsaspecten van de aanbieding. De Inschrijvingen worden getoetst aan de in dit hoofdstuk genoemde Gunningcriteria. Bij deze beoordeling wordt per criterium de volgende waardering toegekend:

5.1.

GUNNINGCRITERIA

De Passende Inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het Gunningcriterium van de economisch meest voordelige Inschrijving.

G1

G2

G3 G4

5.1.1.

Subgunningscriterium De totaalprijs van de certificerende functie, de (natuurlijke) adviesfunctie en de communicatie en periodiek overleg De ervaring Kwaliteit van de dienstverlening, beoordeeld aan de hand van: Offerte Presentatie Totaal

Punten 100

Weging 30 %

Score 30

100

20 %

20

100 100

35 % 15 % 100 %

35 15 100

PRIJS

De totaalprijs is de totale prijs van de certificerende functie (de standaard controlewerkzaamheden, de controle van de Sisa-bijlage en de incidentele accountantsverklaringen), de (natuurlijke) adviesfunctie en de communicatie en periodiek overleg. In dit kader moet tevens vermeld worden welke de betalingsvoorwaarden en de wijze van indexering zijn. De totaal geoffreerde prijs dient naar de volgende functies te worden uitgesplitst: 1. Certificerende functie, onderverdeeld in a. Tussentijdse (interim) controlewerkzaamheden; b. Eindejaarscontrolewerkzaamheden; c. Controle van de Sisa-bijlage; d. Incidentele accountantsverklaringen; 2. (Natuurlijke) adviesfunctie en 3. Communicatie en periodiek overleg. Tevens dienen hierbij vermeld te worden de betalingsvoorwaarden en de indexering en bronvermelding van deze indexering; Daarnaast dienen de volgende onderdelen afzonderlijk geoffreerd te worden: 1. Administratieve dienstverleningen; 2. Fiscale adviezen; 3. Management- en bestuurlijke advisering en 4. Overige specifieke werkzaamheden. Voor de uitvoering van deze onderdelen het uurtarief, per dagdeel, per kwaliteitsniveau. Indien het pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat zal de prijs bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Het gaat hier om belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijziging van taken, onvoorziene zaken, omvangrijke organisatieveranderingen e.d.


Ook het uitbesteden of verzelfstandigen (privatiseren) van bedrijfsonderdelen betekent bijstelling van de offerteprijs. Wij verwachten dat in de offerte een voorstel wordt opgenomen op basis waarvan uitgaande van bijvoorbeeld (aanscherping van) de zelfcontroleerbaarheid van de organisatie een afname van de prijs in de loop van de contractperiode mogelijk is (specificatie van de mogelijkheden van het creëren van minderwerk). Aangegeven dient te worden de vorm van een staffel waaruit de afloop van de prijs zichtbaar wordt en waaruit bovendien de zelfwerkzaamheid van de gemeentelijke organisatie tot uitdrukking komt. Omschrijving 1) Totaalprijs voor de certificerende functie, onderverdeeld in: a. Tussentijdse (interim) controlewerkzaamheden (maximaal 25 punten) b. Eindejaarscontrolewerkzaamheden (maximaal 30 punten) c. Controle van de Sisa-BIJLAGE (maximaal 15 punten) d. Incidentele accountantsverklaringen (maximaal 8 punten) 2) Communicatie en periodiek overleg (maximaal 10 punten) 3) Uurtarieven van diverse functionarissen inzake aanvullende controle- en adviesopdrachten ((natuurlijke) adviesfunctie): a) Partner (maximaal 3 punten) b) Manager (maximaal 3 punten) c) Controleleider (maximaal 3 punten) d) Assistent (maximaal 3 punten)

€ € € € € €

€ € € €

Omrekenen “totaalprijs voor certificerende functie en specifieke verantwoordingen” naar punten: Toegekend aantal punten = Mpu – (prijs – LP)/LP*Mpu Hierbij is: Mpu = maximaal aantal te verdienen punten (= 88) Prijs = “totaalprijs voor certificerende functie en specifieke verantwoordingen” van de desbetreffende Inschrijver LP = “totaalprijs voor certificerende functie en specifieke verantwoordingen” van de laagste Inschrijver Omrekenen uurtarieven naar punten van respectievelijk de partner, manager, controleleider en assistent. Toegekend aantal punten = Mpu – (prijs – LP)/LP*Mpu Hierbij is: Mpu = maximaal aantal te verdienen punten (= 3 punten per uurtarief) Prijs = “uurtarief” van de desbetreffende Inschrijver LP = “uurtarief” van de laagste Inschrijver


Punten

5.1.2.

ERVARING punten

De ervaring a.

Standaardverklaring Referenties (BIJLAGE E) (maximaal 30 punten)

b.

Gemeente specifieke deskundigheid (maximaal 30 punten)

c.

Flexibiliteit en inzet. (maximaal 40 punten)

5.1.2. A STANDAARDVERKLARING REFERENTIES (BIJLAGE E) De Inschrijver dient bij de Inschrijving, volgens de structuur van het standaardformulier, minimaal 3 referenties van de afgelopen 4 jaren op te geven, die qua aard en omvang vergelijkbaar zijn met onderhavige Opdracht. 5.1.2. B GEMEENTE SPECIFIEKE DESKUNDIGHEID Uit de 3 referenties dient de ervaring op het vakgebied accountantsverklaring t.b.v. gemeenten, zoals door de Aanbestedende Dienst wordt gevraagd, naar voren te komen. Qua aard vergelijkbaar met onderhavige Opdracht houdt dus in dat alle referenties betrekking dienen te hebben op qua omvang vergelijkbaar met onderhavige Opdracht houdt in dat alle referenties ieder in waarde minimaal 60% van de Opdrachtwaarde van onderhavige Opdracht moeten vertegenwoordigen, te bepalen aan de hand van de geoffreerde prijs van de Inschrijving van de Inschrijver. 5.1.2. C FLEXIBILITEIT EN INZET De inschrijver dient aan te geven op welke wijze de dienstverlening tot stand komt en hoe de continuïteit van de dienstverlening gedurende de contractperiode gewaarborgd zal worden.

5.1.3.

KWALITEIT OFFERTE Nr. 1.

2.

3.

Omschrijving Punten Certificerende functie: - visie op het gebruik maken van interne controlewerkzaamheden (maximaal 20 punten) - aanpak van jaarrekeningcontrole (interim/eindejaarscontrole) (maximaal 30 punten) - aanpak van controle t.b.v. specifieke verantwoordingen (maximaal 5 punten) - wijze waarop de jaarlijkse accenten in het controleplan worden opgenomen (maximaal 5 punten) - visie op de wijze waarop om zal worden gegaan met ontwikkelingen in de gemeente Doetinchem (maximaal 5 punten) Communicatie en periodiek overleg - toelichting aan gemeentesecretaris/portefeuillehouder (maximaal 5 punten) - toelichting raadscommissie bestuurlijke zaken en financiën (maximaal 5 punten) Natuurlijke adviesfunctie - adviezen op basis van controlebevindingen (maximaal 15 punten): - signalerende functie mbt nieuwe ontwikkelingen en risico’s (maximaal 10 punten


5.1.4.

KWALITEIT PRESENTATIE Omschrijving Criteria voor beoordeling:

Punten

a. opzet en uitvoering presentatie (maximaal 15 punten) b. nadere toelichting met betrekking tot de controlefilosofie van de Inschrijver en de wijze waarop met de interne controle werkzaamheden van de gemeente wordt omgegaan - Visie controlefunctie; Kennis van wet - en regelgeving; Kwaliteit controlrapportages. (maximaal 30 punten) c. nadere toelichting met betrekking tot de nieuwe ontwikkelingen voor de gemeente (maximaal 15 punten) d. nadere toelichting met betrekking tot de organisatie van de adviesfunctie voor zowel het college als voor de raad (maximaal 15 punten) e. De inzet van de organisatie; - Samenstelling/bemensing dienstverleningsteam; - Continuïteit van de dienstverlening; - Borging van kennisoverdracht; - Beschikbaar specialismen binnen dienstverleningsteam. (maximaal 25 punten) Eventueel zal Opdrachtgever ter voorbereiding op de door de Inschrijver te houden presentatie bij de door Inschrijver verstrekte referenties informatie inwinnen.

5.2.

BEOORDELINGSPROCEDURE De beoordeling van de aanbiedingen verloopt als volgt: Stap 1 vaststellen van de volledigheid van de Inschrijvingen, Stap 2 vaststellen van de geldigheid van de Inschrijvingen, Stap 3 beoordeling van de geldige en volledige Inschrijvingen. Ad stap 1 Een onvolledige Inschrijving (Inschrijving die niet voldoet aan de eisen gesteld in hoofdstuk 3: minimumeisen en beoordeling) wordt uitgesloten van de verdere beoordelingsprocedure, tenzij het ontbreken van bepaalde informatie als een kennelijke omissie is aan te merken. Ad stap 2 Alle Inschrijvingen dienen te voldoen aan de formele vereisten (zie hoofdstuk 3: minimumeisen en beoordeling). Een niet geldige Inschrijving wordt uitgesloten van de verdere beoordelingsprocedure. Ad stap 3 Beoordeling van de geldige en volledige Inschrijvingen aan de hand van de gunningcriteria.

5.3.

BEOORDELINGSPROTOCOL Alle Gunningcriteria zullen afzonderlijk gescoord en beoordeeld worden met behulp van onderstaande systematiek, wat uiteindelijk zal resulteren in de selectie van de beste Inschrijver die de opdracht gegund zal krijgen. Er zijn twee soorten Gunningcriteria, te weten een prijscomponent en diverse kwalitatieve criteria zoals weergegeven in de tabel van hoofdstuk 5.1. Fase 1 De prijscomponent zal in eerste instantie alleen bekend zijn bij de afdeling Inkoop. Afdeling Inkoop bepaalt voor alle Inschrijvers het aantal punten.


Personen die de kwalitatieve criteria (ervaring, kwaliteit en presentatie) beoordelen worden pas nadat alle kwalitatieve boordelingen hebben plaatsgevonden op de hoogte gesteld van de prijscomponent. Fase 2 In deze fase zal door de ambtelijke projectgroep de gunningcriteria ervaring en kwaliteit van de offerte van hoofdstuk 5.1.2 en 5.1.3 beoordeeld worden. Ten einde de gunningcriteria maximaal te kunnen beoordelen dient de offerte minimaal de volgende elementen te bevatten; deze elementen dienen in de offerte in eenzelfde volgorde te worden opgenomen: Algemeen: - Filosofie “Partnership”; - Perceptie van de “natuurlijke adviesfunctie”; - Eventuele betrokkenheid en aantoonbare ervaring bij actuele ontwikkelingen; - Brede ervaring in overheidsland en bedrijven; - Ervaring met toezichthoudende organen; Specifiek: - Controlefilosofie (de controleaanpak, de eisen/wensen met betrekking tot interne controle en administratieve organisatie etc.); - Accountant moet bereid zijn de offerte neerwaarts bij te stellen naar mate het zelfcontrolerend vermogen van de gemeentelijke organisatie toeneemt; - Toelichting op de door het kantoor gehanteerde methoden van rechtmatigheidbeoordeling; - Adviespotentieel is van belang als maatstaf voor kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk.; - Contactpotentieel; - Continuïteit; - Organisatie van inzet dienstverleningsteam en opgave van de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting en de omvang van de staf betrokken bij gemeenteadministratie/certificering gedurende de laatste 3 jaar. De inkoopadviseur zal dit proces begeleiden. De beoordelaars zullen onafhankelijk van elkaar een score aan de betreffende gunningcriteria toekennen op basis van, van te voren vastgestelde aandachtspunten. Vervolgens wordt gezamenlijk een gemiddelde score per gunningcriterium per Inschrijver vastgesteld. Fase 3 Vervolgens wordt door de inkoopadviseur per Inschrijver de som bepaald van de scores voor de gunningcriteria prijs (5.1.1), ervaring (5.1.2) en kwaliteit van de offerte (5.1.3). De prijscomponent en de score van de kwaliteitscomponent zijn in eerste instantie alleen bekend bij de inkoopadviseur. Personen die de presentatie beoordelen worden pas nadat de presentaties beoordeeld zijn, op de hoogte gesteld van de prijs- en kwaliteitscomponent. Fase 4 De geselecteerde Inschrijvers geven de presentaties voor de beoordelingscommissie. Voor iedere presentatie wordt maximaal 45 minuten uitgetrokken. Na iedere presentatie zullen de commissieleden onafhankelijk van elkaar, op basis van te voren vastgestelde aandachtspunten, de Inschrijver individueel beoordelen. Na de laatste presentatie zullen de commissieleden gezamenlijk een gemiddelde score per gunningcriterium per Inschrijver vaststellen. De Inschrijvers worden verzocht om vóór de presentatie, de raadswerkgroepsleden een hand-out van de presentatie te overhandigen waarop de inhoud van de presentatie voldoende uitgebreid is weergegeven. De presentatie dient de volgorde van de hand-out te volgen. Op deze hand-out moet voor de raadswerkgroepsleden voldoende ruimte zijn om opmerkingen te noteren. Fase 5


In deze laatste fase zal afdeling Inkoop de eindscores optellen (prijs + ervaring + kwaliteit + presentatie). De Inschrijver met de hoogste totaalscore, is de Inschrijver die de opdracht gegund zal krijgen.


JANUARI Offerteaanvraag ten behoeve van de Europees openbare procedure accountantsdiensten gemeente Doetinchem

Recommend Documents