Nieuwegein
fC* &
K-
Gemeenteraad
Onderwerp Plan van eisen ten behoeve van de onderhandse aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Nieuwegein. Datum 5 november 2014
Raadsvoorstel
1
Afdeling Financiën portel iMienc Jer m r . J . A . N . G a d e l l a
Onderwerp
Plan van eisen ten behoeve van de onderhandse aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Nieuwegein. 2
Gevraagd besluit 1. In te stemmen met het plan van eisen onderhandse aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Nieuwegein 2. De selectiecommissie bestaande uit de auditcommissie, de wethouder financiën, het hoofd financiën, een DT-lid, de griffier en de concerncontroller te machtigen over te gaan tot gunning onder voorbehoud van goedkeuring van de raad. 3. Akkoord te gaan met de voorgestelde gunningscriteria zoals vermeld bij punt 6 van dit voorstel.
3
Aanleiding en p r o b l e e m b e s c h r i j v i n g
Het contract met de huidige accountant loopt af. Het contract is inmiddels met l x l jaar verlengd tot en met de bijzondere accountantsverklaringen 2014. De vervolgstap is het starten van de aanbesteding. Hiertoe wordt u gevraagd met bijgaand plan van eisen in te stemmen. Gezien het bedrag van het accountantscontract, maximaal 5 jaren maal € 35.000 = € 175.000, is Europese aanbesteding niet noodzakelijk. In de Gids proportionaliteit 2013 wordt aangegeven dat "tot de Europese drempel voor leveringen en diensten en tot een bedrag van € 1.500.000 voor werken een meervoudig onderhandse procedure proportioneel geacht wordt". Wij kiezen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Redenen hiervoor zijn o.a. • kostenbesparing: transactiekosten bij een openbare aanbesteding zijn voor zowel de inschrijvers als de aanbestedende dienst een stuk hoger dan bij een onderhandse aanbesteding omdat de administratieve lasten hoger zijn; • aantal potentiële inschrijvers: er zal een beperct aa ichrijvers zij gezien de eis die wij stellen, namelijk dat de accountant ervaring dient te hebben met een gemeente van minimaal 20.000 inwoners en met een minimale jaarlijkse grondexploitatielast van € 2.500.000.
Bladnummer 2/3 Raadsvoorstel 5 november 2014
ij een onderhandse aanbesteding is inschrijving mogelijk voor ten minste 2 en maximaal 5 daartoe door ons uitgenodigde partijen. Deze partijen zullen in overleg met de auditcommissie worden geselecteerd. Wij stellen voor om in ieder geval de "Big Four", te weten Deloitte, PwC, Ernst & Young en KPMG uit te nodigen deel te nemen aan deze aanbestedingsprocedure, Voor de verdere begeleiding van de aanbesteding is een ambtelijke werkgroep in het leven geroepen bestaande uit een afgevaardigde uit het DT, hoofd financiën, concerncontroller en de jaarrekening coördinator. Inmiddels is een plan van eisen opgesteld. De auditcommissie heeft dit plan van eisen besproken in haar vergadering van 27 oktober en heeft hiermee ingestemd.
4
Gewenst maatschappelijk effect
N.v.t.
5
Bestaand beleidskader
Aanbestedingswet 2012 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 van de gemeente Nieuwegein Controleverordening 9 oktober 2003 Artikel 213 van de gemeentewet
6
Voorgestelde oplossing
De aanbesteding geldt voor een periode van 3 jaar met de optie t o t verlenging met twee maal één jaar. In de offerteaanvraag worden geschiktheids- en uitsluitingscriteria beschreven. Een belangrijke eis daarin is dat inschrijvers ervaring hebben met gemeenten van minimaal 20.000 inwoners met een minimale grondexploitatielast van € 2.5 J0.000 per jaar. De inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium van de economisch meest voordelige inschrijving. Deze bestaat uit de subgunningscriteria prijs, plan van aanpak en presentatie. Wij stellen voor om de onderstaande verdeling te hanteren: Subgunningscriterium
Te behalen punten
Gl
Prijs
50
G2
Plan van Aanpak
40
G3
Presentatie
10
Het maximaal te behalen aantal punten is 101 De planning is erop gericht dat de accountantsfirma die de opdracht krijgt in november 2015 start met de interim controle. Voor dit proces is het samenstellen van een selectiecommissie noodzakelijk. Wij stellen
2 O 14 - 3 9 3 Bladnummer 3/3 Raadsvoorstel 5 november 2014
u voor de auditcommissie, de wethouder financiën, het hoofd financiën, een DT-lid, de griffier en de concerncontroller te benoemen t o t de selectiecommissie. Deze commissie beoordeelt de inschrijvingen aan de eisen in de offerteaanvraag en hoort de toelichtingen van de inschrijvers op de offerte. Vervolgens gaat deze commissie over tot het vaststellen van de eindscores waarna gunning plaatsvindt onder voorbehoud van goedkeuring door de raad.
7
Alternatieven
Het huidige contract is aangegaan voor een periode van 3 jaar met de mogelijkheid t o t verlenging van twee keer 1 jaar. Inmiddels is het contract 1 keer verlengd. We hebben de mogelijkheid om het nogmaals met een keer 1 jaar te verlengen.
8
Financiële aspecten
N.v.t.
9
Communicatie aspecten
N.v.t.
10 Juridische aspecten N.v.t.
11 Risico's N.v.t.
12 Bijlagen Plan van eisen aanbesteding accountantscontrole
burgemeester en wethouders,
drs. P.C.M, van Elteren
F.T.J.M. Backhuijs
secretaris
burgemeester
Nieuwegein
2 0 14-39
Raadsbesluit De raad van de gemeente Nieuwegein; gelezen het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. 11 november 2014 en gelet op het advies van de auditcommissie besluit: 1. In te stemmen met het plan van eisen ten behoeve van de onderhandse aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Nieuwegein; 2. De selectiecommissie bestaande uit de auditcommissie, de wethouder financiën, het hoofd financiën, een DT-lid, de griffier en de concerncontroller te machtigen over te gaan tot gunning onder voorbehoud van goedkeuring van de raad. 3. Akkoord te gaan met de voorgestelde gunningscriteria zoals vermeld bij punt 6 van het raadsvoorstel. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 18 december 2014.
de griffier,
de voorzitter,
DEEL I UITSLUITINGSGRONDEN, KWALITATIEVE MINIMUMEISEN EN BEOORDELING Onderstaand vindt u de uitsluitingsgronden en kwalitatieve Minimumeisen waaraan de Inschrijver dient te voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. De Minimumeisen laten zich onderscheiden in die van technische bekwaamheid en van financiële en economische draagkracht. 1.1 UITSLUITINGSGRONDEN 1.1.1 Dwingende en Facultatieve Uitsluitingsgronden De Inschrijver dient in de akkoordverklaring aanbesteding (Bijlage B) te verklaren dat deze zich niet bevindt in de in artikel 2.86 en 2.87 opgesomde situaties van de aanbestedingswet 2012, alsmede dat zij afdoende is verzekerd inzake wettelijke aansprakelijkheid door middel van een beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Ter bewijs van deze verklaring kan de winnende Inschrijver worden verzocht de volgende gegevens aan de aanbestedende dienst te overleggen: - Recente verklaring van de griffier van de arrondissementsrechtbank van de woonplaats, respectievelijk plaats van statutaire zetel van de Inschrijver, die ertoe strekt dat de onderneming (a) niet in staat van faillissement, (I i) noch in staat van liquidatie verkeert, (c) de werkzaamheden van de onderneming niet zijn gestaakt en er (d) geen surséance van betaling is aangevraagd alsmede er (e) geen procedure aanhangig is die ertoe kan leiden; - Recente verklaring afgegeven door de Belastingdienst die ertoe strekt dat de Inschrijver de door hem verschuldigde betaling van de sociale zekerheidsbijdragen alsmede de belastingen, heeft betaald; - Een geldig polisblad van de toepasselijke beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheid. Eveneens stemt de Inschrijver er door middel van deze verklaring mee in dat hij of zij geen bezwaar maakt tegen een antecedentenonderzoek naar de betrouwbaarheid van zijn of haar onderneming en door zijn of haar onderneming in te schakelen deelnemers in het geval van de vorming van een Combinatie en de door zijn of haar onderneming in te schakelen onderaannemers in het geval van onderaanneming. 1.2 TECHNISCHE BEKWAAMHEID 1.2.1 Referenties De Inschrijver dient bij de Inschrijving, volgens de structuur van het standaardformulier, minimaal 2 referenties van de afgelopen 3 jaren op te geven, die qua aard en omvang vergelijkbaar zijn met onderhavige Opdracht. Qua aard vergelijkbaar met onderhavige Opdracht houdt dus in dat alle referenties betrekking dienen te hebben op accountantsdiensten voor een gemeente. Tenminste één van de referenties dient een gemeente van minimaal 20.000 inwoners en met een minimale jaarlijkse grondexploitatielast van € 2.500.000,- per jaar te vertegenwoordigen. Ter bewijs dient de Inschrijver de genoemde referenties, volgens het standaardformat als opgenomen in Bijlage E, toe te voegen aan de Inschrijving, op straffe van uitsluiting. Uit de te overleggen referenties dient duidelijk en ondubbelzinnig de ervaring op het vakgebied accountantsdiensten, zoals door de aanbestedende dienst wordt gevraagd, naar voren te komen. Ook dient hieruit duidelijk en ondubbelzinnig te blijken dat de referenties qua omvang vergelijkbaar zijn met onderhavige Opdracht. Indien Inschrijver zich, voor het voldoen aan de gestelde referentie-eis, beroept op de technische bekwaamheid van een derde, mag Inschrijver referentieprojecten van deze derde indienen als ware het haar eigen referentieprojecten. Inschrijver moet bij het overleggen van deze referentieprojecten wel inhoudelijk en contractueel aan kunnen tonen ook daadwerkelijk voor het vervullen van deze Opdracht over de hiertoe benodigde capaciteit van deze derde te kunnen beschikken. 1.2.2 Kwaliteit en veiligheid De Inschrijver dient voldoende kennis en kunde in huis te hebben om de Opdracht efficiënt en vakkundig uit te voeren. De leidinggevenden van het accountantskantoor en de voor de controle direct verantwoordelijke medewerkers dienen in ieder geval deel uit te maken van de beroepsgroep der accountants als bedoeld in artikel 393, Ie lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast beschikt uw organisatie over een WTA-vergunning welke door de Autoriteit Financiële
Markten (AFM) is afgegeven. In de akkoordverklaring aanbesteding (Bijlage B) dient de Inschrijver aan te geven te beschikken over de gevraagde vergunningen. Ter bewijs van deze verklaring kan de aanbestedende dienst bij het Voornemen t o t gunning van de winnende Inschrijver vragen een kopie van de vereiste vergunning te overleggen. Indien Inschrijver niet over de vereiste vergunning beschikt, maar over een gelijkwaardige vergunning, dient zij dit reeds bij Inschrijving aan te geven. Ter bewijs van deze gelijkwaardigheid kan de aanbestedende dienst bij het Voornemen tot gunning van de winnende Inschrijver vragen de gelijkwaardigheid te omschrijven. Indien Inschrijver zich, voor het voldoen aan de gestelde kwaliteits- en veiligheidseisen, beroept op de technische bekwaamheid van een derde, mag Inschrijver een vergunning van deze derde indienen als ware het haar eigen vergunning. Inschrijver moet bij het overleggen van deze vergunning wel inhoudelijk en contractueel aan kunnen tonen ook daadwerkelijk voor het vervullen van deze Opdracht over de hiertoe benodigde capaciteit van deze derde te kunnen beschikken. 1.3 FINANCIËLE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT 1.3.1 Financiële g e g e v e n s Inschrijvers dienen in de akkoordverklaring aanbesteding (Bijlage B) te verklaren, te voldoen aan de eis dat de bedrijfsjaaromzet, gerekend over de jaren 2011 t / m 2013, minimaal € 500.000,exclusief BTW bedraagt. Ter bewijs van deze verklaring kan de aanbestedende dienst bij het Voornemen t o t gunning van de winnende Inschrijver vragen haar de omzetcijfers te doen toekomen, waaruit opgemaakt kan worden dat zij hier inderdaad aan voldoet. Tevens dient de Inschrijver een stabiele onderneming te zijn, welke haar continuïteit kan garanderen. De Inschrijver dient hiertoe in staat te zijn o m , indien de Inschrijver de Opdracht gegund krijgt, een (meest) recente accountantsverklaring af te geven zonder een continuïteitsparagraaf. NB: bovenstaande omzetgegevens moeten gelden voor de eigenlijke Inschrijver. Alleen indien de holding zich financieel aansprakelijk stelt voor de goede uitvoering van de te verwerven Opdracht, mogen hier cijfers van de holding worden ingediend. DEEL I I PROGRAMMA VAN EISEN In dit hoofdstuk staat het Programma van Eisen weergegeven, oftewel de eisen voor de uitvoering van de Opdracht. Het Programma van Eisen bestaat uit een pakket van eisen met een knock-out karakter; het niet voldoen of kunnen voldoen aan één van deze eisen leidt automatisch t o t uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure! Mocht u zich niet kunnen vinden in één of meerdere eisen van het Programma van Eisen, dan dient u dit aan te geven in de inlichtingenronde. Aan de hand daarvan beslist de aanbestedende dienst wat voor gevolgen dit heeft voor de procedure. 11.1. AKKOORDVERKLARING PROGRAMMA VAN EISEN Inschrijver dient zich, middels het rechtsgeldig ondertekenen van de akkoordverklaring aanbesteding (Bijlage B) volledig en onvoorwaardelijk te conformeren aan het Programma van Eisen, zoals dat omschreven is in (dit) Deel IV van deze Offerteaanvraag. 11.2. PROJECTOMSCHRIJVING I I . 2 . 1 . Kerngegevens per 3 1 december 2013 Inwoners: Oppervlakte in ha Aantal woonruimten:
61.010 2.565 27.411
2Q14-393 Aantal niet woningen: Begrotingstotaal 2013 (primitief) Rekeningtotaal (inclusief grondzaken) Vaste Activa Reserves en voorzieningen
€ € € €
3.638 145 miljoen 161 miljoen 257 miljoen 107 miljoen
Voor nadere informatie zijn beschikbaar de Jaarstukken 2013 en de programmabegroting 2013 Zie voor deze twee boekwerken en meer algemene informatie over de gemeente Nieuwegein de website www.nieuwegein.nl, onder Politiek en Organisatie, RIS. I I . 2 . 2 . Bestuur, organisatie en besturingsfilosofie Het dualisme brengt een scheiding van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen raad en college met zich mee. De raad heeft een kaderstellende, een controlerende en een volksvertegenwoordigende rol. Het college bestuurt en verantwoordt. De door de raad vastgestelde controleverordening ex artikel 213 van de gemeentewet beschrijft uitvoerig de inhoud van de controlerende taak van de raad. De raad is Opdrachtgever voor de accountantscontrole. De inhoud van het opdrachtgeverschap is in artikel 2 van de controleverordening 2.13 als volgt vastgelegd: Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. De raad in zijn positie als Opdrachtgever heeft de regie over de controleopdracht aan de accountant. Het spreekt voor zich dat de raad zijn rol alleen goed kan vervullen in goed en frequent overleg met het college als ook met de Opdrachtnemer i.c de controlerende accountant. Daarvoor is een zogenaamde auditcommissie ingesteld: een commissie bestaande uit afgevaardigden van raad, het college, ambtelijke organisatie en controlerende accountantskantoor, die betrokken zijn bij onderzoeken over de doelmatigheid en rechtmatigheid. De auditcommissie bereidt de controleopdracht voor en formuleert de uitgangspunten voor de jaarlijks uit te voeren accountantscontroles. De accountantscontrole richt zich primair op de jaarrekening. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening. De ambtelijke organisatie is voor de accountant onderwerp van controle, vooral waar het gaat om de volgende aspecten van de organisatie: • het financieel beheer; • de inrichting van de financiële organisatie De controle richt zich vooral op de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie zodanig zijn dat zij een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. I I . 3 PROGRAMMA VAN EISEN I I . 3 . 1 Eisen aan de accountancy werkzaamheden De gemeente Nieuwegein verwacht van de accountant dat hij de accountantsopdracht overeenkomstig artik 2.13 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) uitvoert. De accountantsopdracht wordt in de volgende (sub)paragrafen nader omschreven. I I . 3 . 1 . 1 Controlewerkzaamheden en certificering De accountant bepaalt de aard en omvang van de werkzaamheden op basis van de gedrags- en beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op en voldoen aan de actuele regelgeving. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan de Gemeentewet (m.n. art. 2.12 en 2.13), het actuele Besluit begroting n verantwoording (BBV), de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), controleprotocollen van andere overheden maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen en relevante besluiten van raad en college.
Tevens dienen risico's die de gemeente loopt enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke exploitatie, actief gesignaleerd te worden. Ditzelfde geldt voor de risico's in de bedrijfsvoering. De controlewerkzaamheden van de accountant richten zich niet expliciet op het ontdekken van fraude. Indien de controle echter aanwijzingen voor fraude oplevert, zal hierover terstond worden gerapporteerd. II.3.1.2 Invulling controleopdracht jaarrekeningen 2012 en 2013 De gemeenteraad heeft op 17 februari 2010 de financiële beheersverordening gemeente Nieuwegein vastgesteld. Hierin staan de uitgangspunten voor het financiële beleid, de regels voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële administratie. Op 9 oktober 2003 heeft de raad de controleverordening gemeente Nieuwegein vastgesteld, waarin de regels vastliggen ten aanzien van de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. De door de accountant uit te voeren werkzaamheden dienen te zijn gebaseerd op deze verordeningen. De controle op rechtmatigheid is in Nieuwegein gericht op de begrotingsrechtmatigheid en de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Wat betreft het normenkader voor de rechtmatigheid van de uitgaven wordt, naast de externe wetgeving, van de gemeentelijke regelgeving uitsluitend de financiële beheerhandelingen in de rechtmatigheidscontrole betrokken. De goedkeurings- en rapp orteringtoleranties voor het controlejaar 2012 en 2013 betreffen de minimumeisen uit het BADO. De controle op de jaarrekeningen 2012 en 2013 heeft geresulteerd in een goedkeurende verklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid van de verslaglegging. I I . 3 . 2 Controleopdracht jaarrekening Uitgangspunt voor de controleopdracht gedurende de looptijd van de Overeenkomst is dat deze gelijk blijft aan de controleopdracht 2013. De offerte dient uit te gaan van een rechtmatigheidstoets in de opdracht zoals die in 2012 en 2013 is gehanteerd en met handhaving van de goedkeurings- en rapportagetoleranties zoals die zijn gehanteerd voor deze controleopdrachten. Uitgangspunt is tevens dat de werkwijze van de huidige accountant wordt gecontinueerd zodat de overgang naar de nieuwe accountant geen extra belasting voor de organisatie betekent. Met ingang van het boekjaar 2015 maken wij gebruik van het Key Control Dashboard voor de planning, vastlegging en rapportage van onze verbijzonderde interne controle. Wij verwachten van de accountant dat hij gebruik maakt van deze applicatie voor het kennis nemen van onze interne controle werkzaamheden. De gemeente Nieuwegein heeft als belangrijke eis een principle based controlemethode (controle naar de geest der wet) in plaats van een rule based controlemethode (controle tot op de laatste details). De controleopdracht dient uitgevoerd te worden conform de "uitgangspunten accountantscontrole" en "het normenkader". Dit normenkader wordt jaarlijks aangepast aan de actualiteit maar blijft leidend voor de uitvoering van de controleopdracht gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst. Rapportageproducten van de Opdrachtnemer Over de uit te voeren werkzaamheden wordt verslag uitgebracht volgens de hierna opgenomen rapportagestructuur: Rapportaqe lanagementletter en Board letter (bestuursamenvatting)
Tijdstip Na afronding van de interimcontrole
Inhoud logeli; e risico's, vert eter- en aandachtspunten betreffende de processen, procedures en gegevensverwerking (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen en overige van belang zijnde onderwerpen
2014-393 Accountantsrapport: verslag van bevindingen Accountantsverklaring
Na afronding van de controle van de jaarrekening Na afronding van de controle van de jaarrekening
Resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid van de verslaglegging. De opmerkingen zijn niet van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekkinq van de accountantsverklaring Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en de mate waarin de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen
Toelichting De jaarlijkse aanpak van de controlewerkzaamheden wordt gestart met het door de accountant indienen van een controleplan, waarin accenten voor dat betreffende jaar worden opgenomen (conform verordening 213 Gemeentewet, artikel 2 lid 5). De raad formuleert op basis van het controleplan de controleopdracht. De totstandkoming van het controleplan en de controleopdracht sluit aan bij de jaarlijks door de raad vast te stellen bestuurlijke planning. In de auditcommissie overlegt de accountant met de raad over de controleopdracht en over diens bijdrage en advies om de controlerende rol van de raad te versterken. Na afronding van de interim-controle wordt, in overeenstemming met een daartoe vastgestelde jaarplanning doch uiterlijk in januari, een managementletter (voor de directie) en een board letter (bestuurssamenvatting voor de raad met afschrift aan het college) uitgebracht. In de interim controle worden in een cyclus van drie jaar de belangrijkste bedrijfsvoeringprocessen van de gemeente gecontroleerd en is tevens ruimte voor de bij de controle betrokken actoren (raad, college, directie en accountant) in hun eigen rol onderwerpen toe te voegen. De gemeente gaat er vanuit dat dit in verhouding tot de totale controle niet meer is dan 20% van de werkzaamheden waar de onderwerpen zo worden gekozen dat deze nauw samenhangen met de reguliere controle. Na gereedmelding door de gemeente van de conceptjaarrekening en het conceptjaarverslag wordt, in overeenstemming met een daartoe vastgestelde planning doch uiterlijk binnen één maand, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betreffende de jaarrekening aangeleverd. Specifieke accountantsverklaringen gericht op deelverantwoordingen van het college ten behoeve van verschillende ministeries, de provincie of andere instanties worden aangeleverd conform de daartoe vastgestelde jaarplanning. Het streven is om hierbij zoveel mogelijk te komen tot een single audit gekoppeld aan de controle op de jaarrekening. Dit onderwerp wordt nader uitgewerkt in paragraaf IV.3.5. De accountant dient in de rapportages opbouwend kritisch te zijn naar de organisatie toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen wat ook betekent dat de bevindingen in begrijpelijke taal zijn opgesteld en dat waar mogelijk jargon wordt vermeden. In de rapportages dient een consistente lijn te worden gevolgd, waarbij oplossingsgerichte adviezen worden verstrekt. In ieder geval dienen de standaardonderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, ontwikkelingen, verslaglegging, balans, overige bevindingen) naar voren te komen. I I . 3 . 3 Deelverklaringen Tot de Opdracht behoort ook het afgeven van deelverklaringen ten behoeve van onder andere verschillende ministeries en provincie. De noodzaak tot het afgeven van deelverklaringen bestaat bij verschillende afdelingen van de gemeente. In bijlage H is een actuele opgave opgenomen van de afgegeven deelverklaringen 2013. Deze werkzaamheden zijn planmatig op jaarbasis te bepalen, omdat bekend is welke deelverklaring moet worden afgegeven en voor welke datum. Betreffende de bewaking van de termijnen wordt van de accountant ook een actieve rol verwacht. De goedkeuringstoleranties zijn overeenkomstig het BADO, tenzij de rijks- of provinciale rich lijnen andere goedkeuringstoleranties voorschrijven. Door de gemeente wordt verondersteld dat bijzonderheden en verbeterpunten ten aanzien van deelverklaringen ook worden vermeld in de managementletter.
I I . 3 . 4 Controleproces Bij de werkzaamheden wordt er vanuit gegaan dat de gemeente bij aanvang van de controle de benodigde bescheiden gereed heeft. De gemeente gaat er hierbij vanuit dat de een maand van tevoren door de accountant aangegeven wordt welke bescheiden er nodig zijn. Gedurende het proces wordt van de accountant een pro-actieve houding verwacht. De accountant dient vragen van de gemeente (zowel telefonisch als per mail) binnen 1 dag te beantwoorden. Gedurende de opdracht dient de samenstelling van het team zoveel als mogelijk ongewijzigd te blijven. Mocht een teamwijziging zich onverhoopt voordoen, dan gaat de gemeente er vanuit dat de accountant zorgt voor een adequate interne overdracht. Binnen de contractperiode wordt jaarlijks de uitvoering van het contract geëvalueerd. Dit gesprek vindt plaats op initiatief van de gemeente na afronding van de werkzaamheden van de jaarrekening en voorafgaand aan de nieuwe controleopdracht. .3.5 Advies In het verlengde van de onder punt 1 tot en met 5 beschreven werkzaamheden is advies een integraal onderdeel van de reguliere accountantsopdracht. Dit betreft primair adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages, evenals adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Daarnaast omvat de door ons gevraagde adviserende inbreng alle overige activiteiten die direct gericht zijn op ondersteuning van: • de raad in zijn controlerende taak; • het college in zijn verantwoordingsrol; • het ambtelijk apparaat bij het adequaat vormgeven van het financieel beheer en de financiële organisatie. Deze tot de adviesfunctie behorende ondersteuning krijgt onder andere op de volgende wijze vorm: • de deelname van de accountant aan de besprekingen en overleggen zoals ingekaderd in het communicatie overzicht; • aanvullende overleggen vanwege voortgang of belangrijke ontwikkelingen; • het actief vormgeven van een informatiestroom richting raad, college en ambtelijke organisatie m.b.t. voor de gemeente relevante ontwikkelingen binnen het vakgebied van de accountancy. De uitvoering van het advies dient op eigen initiatief, maar ook in voorkomende gevallen op verzoek plaats te vinden. V ij verwachten van de accountant dat zijn adviezen oplossingsgericht zijn en toegespitst op de Nieuwegeinse situatie. Een afzonderlijke opdrachtbevestiging voor het hierboven beschreven advies wordt niet gegeven; de werkzaamheden passen binnen de uitvoering van de reguliere werkzaamheden. Vergoeding voor het advies wordt dus geacht te zijn inbegrepen in de vaste prijs die in rekening wordt gebracht. De ervaring leert dat de door ons gevraagde adviesinbreng vereist dat de aanbieder de beschikking heeft over een adviespotentieel dat snel gerichte vragen van de financiële organisatie kan beantwoorden evenals senioriteit kan inbrengen wat betreft het advies aan bestuursorganen.
I o 1k - 39 3 I I . 3 . 6 Comrr Ter toelichting geven wij hierna liet voor de controle gehanteerde communicatie overzicht Gemeente Aantal per jaar Toelichting Nieuwegein Na afloop van de interim controle en de controle van het Raad Twee + pm jaarwerk zal op verzoek een toelichting worden gegeven op de uitgebrachte rapporten (board letter en rapport van bevindingen). Teamleden: partner, (senior) manager pm College van B & W Op verzoek verschijnt de accountant in de vergaderingen van het college. Teamleden: partner, (senior) manaqer Portefeuillehouder Pre-auditgesprek en bespreking managementletter. Twee + pm Financiën, Bespreking in directieteam in aanwezigheid gemeentesecretaris portefeuillehouder Financiën. Eventueel bespreking / directie/ bevindingen controle jaarrekening. concerncontroller Teamleden: partner, (senior) manaqer Afdelingshoofd Minimaal drie Het financieel management is voor de accountant het eerste Financiën aanspreekpunt. In dit periodieke overleg wordt ingegaan op: de organisatieontwikkeling en planning & control, financiële onderwerpen, de bevindingen van de interim-controle, het verslag van bevindingen bij de jaarrekening Teamleden: partner, (senior) manager en overige teamleden PM Afdelingen In het kader van de (interim) controle kan nader overleg van toepassinc zijn met de afdelingshoofden voor de relevante primaire processen. Teamleden: (senior) manaqer, overige teamleden 1.3.7 Meerwerk Incidenteel kan het mogelijk zijn dat meer werkzaamheden moeten worden uitgevoerd dan op basis van het contract en dit Programma van Eisen kon worden voorzien. Uitgangspunt is dat meerwerk door de accountant slechts wordt uitgevoerd op basis van een voorafgaand aan de werkzaamheden door de gemeente verstrekte schriftelijke opdracht. Wie namens de gemeente bevoegd is tot het geven van de opdracht tot meerwerk wordt nader uitgewerkt en aan de accountant schriftelijk verstrekt. Bij meerwerkopdrachten wordt een vast uurtarief gehanteerd (zie V.3 G l prijs). I I . 3 . 8 Wijzigingen Indien wijzigingen in wet- en regelgeving als gevolg hebben dat in dit Programma van Eisen beschreven werkzaamheden niet (meer) uitgevoerd hoeven te worden, dan is de gemeente Nieuwegein niet verplic : tot afname en betaling van deze diensten.
