Plan van aanpak Aanbesteding accountantsdiensten 2011-2014 gemeente Langedijk (behoort bij besluit van de raad d.d. 18 januari 2011)
Inhoud Inleiding........................................................................................................................ 2 1. Instellen van de selectiecommissie ........................................................................ 2 2. Bepalingen van de te volgen procedure.................................................................. 2 3. Opstellen Programma van eisen en wensen ........................................................... 3 4. Opstellen shortlist potentiële inschrijvers ................................................................ 3 5. Beoordelen ingediende offertes ............................................................................. 4 6. Maken voorlopige keuze ........................................................................................ 4 7. Introductie nieuw contract ...................................................................................... 4
2
Inleiding Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet heeft de raad van de gemeente Langedijk op 8 december 2004 de “Controleverordening gemeente Langedijk 2004” vastgesteld. Deze verordening regelt onder meer de opdrachtverlening en de inrichting van de accountantscontrole. Nu na de controle van de jaarrekening 2010 de huidige overeenkomst voor accountantsdiensten afloopt, moet – in overeenstemming met de verordening – een aanbestedingsprocedure worden opgestart. Deze procedure moet ertoe leiden dat de raad een accountant benoemd met ingang van verslagjaar 2011. In dit plan van aanpak zullen achtereenvolgens behandeld worden: 1. Instellen selectiecommissie 2. Bepalen te volgen procedure 3. Opstellen programma van eisen en wensen 4. Opstellen shortlist van potentiële inschrijvers 5. Beoordelen van de ingediende offertes 6. Maken van een voorlopige keuze 7. Introductie nieuw contract 8. Planning
1. Instellen van de selectiecommissie Ter invulling van de controlerende bevoegdheid beschikt de raad over meerdere instrumenten. De raad voert de regie bij het gebruik van deze instrumenten. Wij stellen u voor een selectiecommissie “Aanbesteding accountantsdiensten 2011-2014” in te stellen waarin deze regierol tot uiting komt. In deze procedure krijgt de selectiecommissie als taak de beoordeling van de presentatie van de geselecteerde accountants en het maken van de keuze van de accountant op basis van gunningcriteria van het aanbestedingsdocument. De commissie doet ook de daadwerkelijke gunning. De selectiecommissie bestaat uit de leden van de Audit Commissie (vertegenwoordiging vanuit de raad). Daarnaast zijn de wethouder Financiën, de afdelingsmanager Financiën en de adviseur AO/IC lid van de selectiecommissie. De raadgriffier verzorgt de reguliere rol in de communicatie tussen commissie, ambtelijke organisatie en raad.
2. Bepalingen van de te volgen procedure De nieuwe overeenkomst heeft een looptijd van vier jaar (2011-2014) en heeft daarmee een geraamde waarde van €160.000. Hiermee is het voor de gemeente Langedijk niet noodzakelijk om Europees aan te besteden omdat zij met de accountantskosten onder het drempelbedrag van diensten, zijnde €193.000 blijft. Op basis van het Aanbestedingsbeleid gemeente Langedijk 2009 is gekozen voor een onderhandse aanbesteding, waarop de openbare aankondiging niet van toepassing is. Het aantal uit te nodigen inschrijvers bedraagt minimaal 4, conform het Aanbestedingsbeleid en uitgaande van een omvang boven €100.000. Nadat het Plan van Aanpak en het Aanbestedingsdocument zijn vastgesteld door de gemeenteraad (op 18 januari 2011) zullen de geselecteerde uit te nodigen inschrijvers worden aangeschreven. Na sluiting van de offertetermijn zal de selectiecommissie op basis van de gunningcriteria uit het Aanbestedingsdocument een keuze maken en een benoemingsvoorstel voorbereiden. De selectiecommissie doet ook de gunning van de opdracht. Daarna benoemt de raad de accountant.
2
3. Opstellen Programma van eisen en wensen Dit is de voornaamste stap in het gehele proces. Wat willen we geleverd hebben en onder welke condities willen we dit geleverd hebben. Aangezien het hier een aanbesteding van een reeds bestaande dienst betreft, kunnen we gebruik maken van het programma van eisen dat aan het huidige contract ten grondslag heeft gelegen. Bijgaand treft u aan het Aanbestedingsdocument. Hierin worden de volgende onderwerpen beschreven: 1. Korte beschrijving van de aanbesteding 2. Omschrijving van de opdracht 3. De gevraagde offerte 4. Procedures 5. Programma van Eisen en Wensen 6. Bijlagen In hoofdstuk 5 Programma van Eisen en W ensen zijn naast algemene eisen onderwerpen opgenomen als accountantsfunctie en op te leveren rapportages. Hierbij wordt rekening gehouden met artikel 2 lid 3 van de Controleverordening. Het programma van eisen wordt aan de gemeenteraad voorgelegd middels het Aanbestedingsdocument. De raad stelt het aanbestedingsdocument vast waarna de aanbestedingsprocedure kan beginnen. In dit plan van aanpak gaan wij nader in op de gunningcriteria. Met de leden van de Audit Commissie zijn in de vergadering van 23 september 2010 de wegingfactoren vastgesteld. Wij stellen u de volgende gunningcriteria voor: 1. Prijs 2. Ervaring 3. Team 4. Controlefilosofie Ad 1
Ad 2
Ad 3 Ad 4
Onder prijs wordt verstaan de vaste prijs voor de te leveren diensten volgens het aanbestedingsdocument. Tevens worden de uurtarieven van de controleleider en assistenten in de beoordeling betrokken. Hier gaat het om de rollen die de accountant vervult en de manier waarop hij zich presenteert. Onderscheidend zijn de feitelijke ervaring van de accountant en het controleteam, de kennis van de branche en de markt en de wijze waarop men in de markt staat. Onder team wordt de samenstelling van het controleteam afgewogen. Bij controlefilosofie wordt de visie van de accountant afgewogen tegen de waarde voor de gemeente Langedijk. Onderscheidende punten zijn de wijze van rapporteren, de bedrijfseigen filosofie die de accountant hanteert bij de uitvoering van de controle, het stimulerend zijn voor de gemeente en de manier waarop de accountant de interne controle van de gemeente naar een hoger niveau kan brengen.
4. Opstellen shortlist potentiële inschrijvers Aan de hand van kennis van de markt is door de Audit Commissie een shortlist van potentiële leveranciers opgesteld. Conform het Aanbestedingsbeleid gemeente Langedijk 2009 bestaat deze lijst uit minimaal 4 gegadigden die uitgenodigd worden een offerte in te dienen. De volgende accountantskantoren zullen worden gevraagd een offerte uit te brengen: 1. Deloitte te Alkmaar 2. Ernst&Young te Alkmaar 3. PwC te Alkmaar 4. IPA-Acon te Haarlem
3
5. Beoordelen ingediende offertes De beoordeling van de ingediende offertes geschiedt door de selectiecommissie. Beoordeeld wordt of alles wat is gevraagd ook is aangeleverd op de manier waarop wij dat wensen. Tevens wordt de vakinhoudelijke kant van de offertes beoordeeld. Vervolgens worden de partijen die een offerte hebben ingediend gevraagd zich aan de selectiecommissie te presenteren, waarbij de mogelijkheid aanwezig is om nader op de ingediende offerte in te gaan.
6. Maken voorlopige keuze Op basis van de ingediende offertes en de verkregen nadere informatie vindt de selectie van de leverancier plaats. Op basis van de al geformuleerde criteria beoordeelt de selectiecommissie de offertes en voorziet ze van scores. De selectiecommissie adviseert de raad over de te maken keuze. Nadat de raad een besluit heeft genomen, wordt het contract opgemaakt en kunnen alle partijen over het gunningbesluit worden geïnformeerd.
7. Introductie nieuw contract Nadat alle formaliteiten zijn afgerond is het zaak dat tussen beide partijen goede werkafspraken worden gemaakt. Indien sprake is van een nieuwe contractpartner zal daar meer tijd voor nodig zijn dan indien de dienstverlening van de huidige accountant wordt voorgezet. In het laatste geval zullen partijen overleg plegen over hetgeen contractueel is veranderd en op welke wijze dat vervolgens wordt ingevuld. Het overleg, ingeval een overeenkomst met een nieuwe contractpartner is gesloten, zal meer tijd vergen, aangezien de kans groot is dat er nog aanvullende informatie uitgewisseld moet worden. De praktijk is immers dat nadat de nieuwe contractpartner definitief bekend is, deze zich nog een keer extra in de organisatie zal gaan verdiepen.
8. Planning Plan van aanpak en Aanbestedingsdocument voor kennisgeving aannemen door College Raadsvoordracht Raadsbesluit: • Plan van aanpak (incl. vorm van aanbesteding, selectiecommissie) • Aanbestedingsdocument Verzenden uitnodigingen aan gegadigden Uiterste datum voor oriënterend bezoek Uiterste inleverdatum vragen informatiefase Uiterste verzenddatum antwoorden op vragen uit informatiefase Dag van aanbesteding Beoordelen inschrijvingen Presentatie kantoren Verzending voornemen tot gunning Uiterste datum stellen vragen over resp. indienen bezwaar
21 december 2010
14 dagen
18 januari 2011 18 januari 2011
19 januari 2011 4 februari 2011 11 februari 2011 18 februari 2011
3 maart 2011 7 dagen 10 maart 2011 (avond) 14 maart 2011 18 maart 2011
4
tegen voornemen tot gunning Afstemming overeenkomst Verslag en voordracht van de selectiecommissie aan de raad Presentatie nieuw accountantskantoor voor raadsleden Besluitvorming in de raad Ondertekening definitieve overeenkomst Start uitvoering
12 april 2011 12 april 2011 (Forum)
12 april 2011 Medio/eind april 2011 Mei 2011
5
