Netwerkstad Twente
P L A N
V A N
A A N P A K
A C C O U N T A N T S F U N C T I E S T A T U S
C O N C E P T
Februari 2011, Gemeente Enschede Colofon Titel Ondertitel Versie, datum Projectnummer Samengesteld door Commodity Bestandsnaam Contactadres voor publicatie
Plan van Aanpak Europese Aanbesteding accountantsfunctie Concept 24 februari 2011 20110001 Meriam Lutjann / Wilma ten Brinke accountantsfunctie Plan van Aanpak accountantsfunctie Netwerkstad Twente Gemeente Enschede/Wilma ten Brinke
Document historie Versie 0.1 0.2 0.3 0.4
Datum 24-02-2011
Gewijzigd door Wilma ten Brinke
Versie 0.1
Datum 10-03-2011
Verzonden aan Griffiers
0.2 0.4 def.
10-03-2011
Stuurgroep
def
Status Concept Concept Concept Definitief concept Definitief
Opmerking(en) opgesteld aanpassing aanpassing aanpassing
Verzendlijst
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
Opmerking(en) Bespreken concept d.d 242-2011 Bespreken concept d.d….. Voor akkoord besturen Definitief (naar Opdrachtgever)
2
INHOUDSOPGAVE
1.
2.
3.
4.
INLEIDING ................................................................................................................ 3 1.1. Achtergrond ...................................................................................................... 3 1.2. Doelstelling en randvoorwaarde .................................................................... 3 1.3. Definitie segment -scope ................................................................................ 3 1.4. Kernspelers....................................................................................................... 3 ANALYSE .................................................................................................................. 3 2.1. Kwantitatieve analyse...................................................................................... 3 2.1.1. Inkoopvolumes.................................................................................... 3 2.1.2. Aantallen facturen .............................................................................. 3 2.1.3. Gegevens opdrachtgever ................................................................. 3 2.2. Kwalitatieve analyse ........................................................................................ 3 2.3. Contractanalyse ............................................................................................... 3 2.4. Marktanalyse .................................................................................................... 3 2.5. Behoefteanalyse .............................................................................................. 3 INKOOPSTRATEGIE .............................................................................................. 3 3.1. Keuze verwervingsprocedure......................................................................... 3 3.2. Keuze aanbestedingsstrategie ...................................................................... 3 3.3. Keuze gunningcriteria...................................................................................... 3 3.3.1. Beoordelen offertes ........................................................................... 3 3.4. Beleidsmatige uitgangspunten....................................................................... 3 3.4.1. Overige aspecten................................................................................ 3 PLANNING, CALCULATIE EN COMMUNICATIE .............................................. 3 4.1. Uitgangspunten planning: ............................................................................... 3 4.2. Planning............................................................................................................. 3 4.3. Calculatie........................................................................................................... 3 4.4. Communicatie................................................................................................... 3
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
3
1.
INLEIDING
1.1.
Achtergrond
Initiatie In 2007 heeft Netwerkstad Twente een Europese Aanbesteding voor de accountantsfunctie doorlopen. Deelnemende organisaties zijn: Gemeente Almelo, Borne, Hengelo en Enschede en Oldenzaal. Deloitte is geselecteerd als Leverancier. Het contract met Deloitte wordt, na verlenging van 1 jaar, op 31 december 2011 van rechtswege beëindigd. Daarom wordt een nieuwe Europese Aanbesteding gestart voor de accountantsfunctie. De ingangsdatum van het nieuwe contract is 1 januari 2012. De gemeente Losser en Regio Twente zijn geen deelnemer geweest aan de eerdere aanbesteding, maar sluiten zich bij de nieuwe aanbesteding aan bij de gemeenteraden binnen de Netwerkstad Twente.
1.2.
Doelstelling en randvoorwaarde
Doelstelling Deze Europese Aanbesteding moet leiden tot (een) nieuw(e) contract(en) voor de controle van de boekjaren 2012, 2013 en 2014 met een mogelijke optie voor 2015 voor Netwerkstad Twente en de gemeente Losser waarbij: 1. Er een financieel voordeel te behalen valt, 2. De belangen van Netwerkstad Twente en dus de individuele gemeenten en organisaties gewaarborgd blijven, 3. Het contractmanagement ten behoeve van de accountantsfunctie wordt geprofessionaliseerd. Randvoorwaarde Duurzaamheid geldt zowel voor product als de sociale paragraaf. Dit met behulp van de AgentschapNL criteria.
1.3.
Definitie segment -scope
De aanbesteding betreft het aanbesteden van de accountantsfunctie voor de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Oldenzaal en Losser en Regio Twente. De CPV codes bij deze aanbesteding is 79211000, boekhoudingsdienst en 79211200 opstellen van financiële verslagen.
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
4
1.4.
Kernspelers
Onderstaand zijn de kernspelers in relatie tot dit project weergegeven. Organisatie Gemeente Oldenzaal Gemeente Enschede Gemeente Enschede
Contactpersoon Hans Brokers
E-mailadres
[email protected]
telefoon 0541 588129
Laurens van Lier
[email protected]
053 4818021
Meriam Lutjann
[email protected]
053 4818725
Gemeente Enschede
Wilma ten Brinke
wilma.ten.brinke@ensched e.nl Tabel 1: ATA (Aanbestedingsteam Accountantsfunctie)
053 4818258
Inkoop van: Ambtelijk Opdrachtgever Voorzitter Projectleider/ secretaris stuurgroep inkoopadviseur
Organisatie Gemeente Oldenzaal Gemeente Enschede Gemeente Enschede
Contactpersoon Hans Brokers
E-mailadres
[email protected]
telefoon 0541 588129
Laurens van Lier
[email protected]
053 4818021
Meriam Lutjann
[email protected]
053 4818725
Gemeente Enschede
Wilma ten Brinke
wilma.ten.brinke@ensched e.nl
053 4818258
projectleider/ secretaris stuurgroep inkoopadviseur
Gemeente Almelo Gemeente Borne Gemeente Hengelo Gemeente Oldenzaal Gemeente Losser
Jan Brand Ton Geerdink Wibout Dragt Johan Meijer
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
06 21881030 06 52057453 ??? 06 51432039
Raadslid Raadslid Raadslid Raadslid
Ellen Visschedijk-ten Veldhuis dhr. Mr. R.S. Cazemier
[email protected]
0541 552231
Raadslid
[email protected]
0541 854108 (via secretaresse Simone Hoping)
portefeuillehouder financiën
Regio Twente
Ambtelijk Opdrachtgever Voorzitter /Raadslid
Tabel 2: (SG) Stuurgroep accountantsfunctie
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
5
Naast de Stuurgroep is er een Stuurgoep +, waar aanvullend onderstaande personen aan deelnemen. Organisatie Contactpersoon E-mailadres telefoon Gemeente Almelo C?? Steenbergen
[email protected] ??? Griffier teamleider financiën en Gemeente Almelo Christa Arkink/
[email protected] 0546 541307 / Simone te Riet
[email protected] 0546 835709 documentaire informatievoorziening Gemeente Borne Saskia Morsink
[email protected] 074 26 58 675 Griffier 06 30 43 78 28 Gemeente Borne ??? ??? ??? concerncontroller Gemeente Hengelo Gerrit-Jan Eeftink
[email protected] 074 2459950 Griffier Gemeente Hengelo Rob Hofman
[email protected] 074 2459252 Financieel medewerker Gemeente Enschede Rolf Jongedijk
[email protected] 053 481 8120 Griffier Gemeente Enschede Gerald Oude g.oudenijhuis@enschede 053 481 8078 concerncontroller Nijhuis .nl Gemeente Oldenzaal ------Griffier Gemeente Oldenzaal Albert Lageweg
[email protected] 0541 58 82 86 financieel expert Gemeente Losser Ben Pikula
[email protected] ??? Griffier Gemeente Losser ??? ??? ??? concerncontroller Regio Twente Jan Olthof
[email protected] 053 4876627 senior beleidsadviseur financiën Tabel 3: (SG+) Stuurgroep accountantsfunctie+
2.
ANALYSE
2.1.
Kwantitatieve analyse
De kwantitatieve analyse heeft tot doel inzichtelijk te maken hoe het inkoopvolume ten aanzien van de accountantsfunctie is opgebouwd.
2.1.1.
Inkoopvolumes
In onderstaande tabellen wordt het inkoopvolume per organisatie inzichtelijk gemaakt. De contractbedragen gedurende de controle jaarrekening over 2008, 2009 en 2010 waren in euro’s:
Almelo Borne Enschede
1e voorschot 2e voorschot afrekening
2008 61.900
2009 61.900
2010 61.900
57.000 28.500 28.400 113.900 contract + 14.900
57.000 28.500 28.400 113.900 contract + 11.500
56.950 28.475
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
6
Hengelo
meerwerk
meerwerk
EXCL BTW 67.000 52.000
EXCL BTW
meerwerk
67.000 6.000 meerwerk
67.000 6.000 meerwerk
Losser Oldenzaal Regio Twente Totaal Tabel 4: Segmentscope
2.1.2.
Aantallen facturen
Er worden alleen maandfacturen verstuurd op afdeling/dienstniveau. In 2008, 2009 en 2010 heeft Deloitte …….facturen aan Netwerkstad Twente verstuurd.
Almelo Borne Enschede Hengelo Losser Oldenzaal Regio Twente
2008 1*
2009 10
2010 10
5
5
3 tot heden
Totaal Tabel 5: Aantal facturen * In 2008 één voorschotfactuur jaarrekeningcontrole 2008
2.1.3.
Gegevens opdrachtgever
Algemene gegevens zijn te vinden op: Gemeente Almelo: www.almelo.nl Gemeente Borne: www.borne.nl Gemeente Enschede: www.enschede.nl Gemeente Hengelo: www.hengelo.nl Gemeente Losser: www.losser.nl Gemeente Oldenzaal: www.oldenzaal.nl Regio Twente: www.regiotwente.nl
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
7
2.2.
Kwalitatieve analyse
De deelnemers in deze aanbesteding moeten in het eerste kwartaal van 2011 noodzakelijke informatie aanleveren om volgens planning de aanbesteding tijdig af te kunnen ronden. De eerste stap in de procedure is het opstellen van een plan van aanpak en het verzamelen en analyseren van informatie. Direct na het accorderen van dit plan van aanpak dient door de vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie, naast de kwantitatieve gegevens zoveel mogelijk relevante (kwalitatieve) informatie verzameld te worden. Relevant in dit verband wil zeggen alle informatie die nodig is om een goed oordeel te kunnen geven over de huidige werkzaamheden van de accountant en de verwachtingen / behoeften voor de toekomst. Uitgangspunt voor het verzamelen van relevante informatie is de onderstaande lijst: - Jaarrekening (laatste jaar); - Managementletters en rapporten van bevindingen (laatste 2 jaren); - Sociaal jaarverslag (laatste jaar, indien aanwezig); - Begroting (lopend jaar); - Interne management rapportage (meest recente); - Controleprotocol (meest recente); - Overzicht SISA regelingen en deelverantwoordingen (2010); - Meerjarenprognose; - Opzet planning & control cyclus; - Overzicht van de huidige sterke en zwakke onderdelen van de AO/IB; - Beschrijving van de plannen voor de komende maanden / jaren om de AO/IB op het vereiste niveau te krijgen (gesplitst naar de korte en langere termijn); - Standaard inkoopvoorwaarden; - Organogram; - Gegevens van de vertegenwoordigers vanuit de ambtelijke organisatie, de griffie en / of de stuurgroep; - Alle andere stukken die interessant kunnen zijn voor de geïnteresseerde accountants. 2.3.
Contractanalyse
Het contract met Deloitte is tot stand gekomen middels een EU-aanbesteding. De contractcompliance is goed te noemen. Voor de accountantsfunctie wordt alleen Deloitte ingezet. Het contract eindigt op 31 december 2011. 2.4.
Marktanalyse
Bij vijf accountantskantoren in Enschede is nagevraagd in hoeverre zij ervaring hebben met de accountantscontrole bij gemeenten. Om bij gemeenten de jaarrekeningen te mogen controleren moeten de accountantskantoren een Wta vergunning (Wet toezicht accountantsorganisaties) hebben van AFM (Autoriteit Financiële Markten) én ervaring met controle op de jaarrekening etc. van gemeenten. Er zijn zeven kantoren in Twente die deze vergunning hebben, maar geen van alleen heeft ervaring. Kroese Wevers geeft aan dat zij dit in samenwerking met andere kantoren wel kunnen omdat zij wel de vergunning hebben maar niet de ervaring. Alle overigen geven aan dat zij vanwege geen ervaring dan ook niet in gaan schrijven op deze aanbesteding. Op aanbestedingen bij gemeenten schrijven normaal gesproken alleen ‘the Big Four’ in. Te weten Deloitte, KPMG, Price Waterhouse Coopers en Ernst & Jong in. Zij hebben als enige vier kantoren zowel de vergunning als de ervaring. Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
8
2.5.
Behoefteanalyse
Naar aanleiding van deze aanbesteding wordt een raamcontract afgesloten met één geselecteerde partij voor een periode van drie jaar met een optie tot één keer één jaar verlenging.
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
9
3.
INKOOPSTRATEGIE
3.1.
Keuze verwervingsprocedure
Netwerkstad Twente maakt gebruik van één scenario voor wat betreft de inkoop van de accountantsfunctie. Ten aanzien van de accountantsfunctie wordt één leverancier gecontracteerd. Er wordt per deelnemer een contract afgesloten. 3.2.
Keuze aanbestedingsstrategie
In het kader van samenwerking in Netwerkstad Twente worden voordelen nagestreefd in kwalitatieve en financiële zin. Voor de accountantsfunctie geldt dat de omzet van Netwerkstad Twente, de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Losser, Oldenzaal en Regio Twente gezamenlijk, het Europese drempelbedrag voor leveringen overschrijdt. Deze financiële waarde verplicht daarom tot het volgen van een Europese aanbesteding. Met het oog op het aantal potentiële leveranciers en het feit dat de markt voor accountants voor deze omvang niet wordt gekenmerkt door overcapaciteit is gekozen voor de openbare procedure: Openbare procedure: Bij de openbare procedure mogen alle belangstellenden reageren op de oproep tot mededinging om een offerte uit te brengen. De in acht te nemen minimumtermijn voor het indienen van offertes bedraagt 52 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van verzending naar het Bureau der officiële publicaties van de Europese Gemeenschappen. De termijn wordt met 12 dagen verkort omdat we het aanbestedingsdocument en overige documenten via www.aanbestedingskalender.nl plaatsen. Dit is exclusief besluitvorming organisaties.
1. Aanvraag
2.Insturen
3.Nota van
offerte
vragen
Inlichtingen
6.Controle
5. Opening
4. Offerte
offertes
indienen
8.Toekennen
9.Bepalen
scores criteria
EMVI
Ingediende offertes
7.Kwalitatieve Beoordeling aanbiedingen
12.Contract
11.Bezwaarperiode
10.Voorlopige
tekenen
en afstemmen
gunning
timent
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
10
3.3.
Keuze gunningcriteria
Ten behoeve van een Europese aanbesteding dient onderscheid te worden gemaakt tussen selectiecriteria en gunningcriteria. De aanbestedende partij kan met betrekking tot de gunningcriteria kiezen tussen: • Laagste prijs en • Economisch meest voordelige aanbieding. Bij economisch meest voordelige aanbieding moeten de subcriteria (bv. kwaliteit van product/service en prijs) in volgorde van belangrijkheid in de offerteaanvraag worden vermeld. Omdat het onmogelijk is om het inkoopsegment accountantsfunctie tot in alle details te specificeren (kwalitatieve variatie kan niet worden uitgesloten), wordt gekozen voor het gunningcriterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’. De gunningscriteria worden nog nader bepaald.
3.3.1.
Beoordelen offertes
Nadat de accountantskantoren hun offerte hebben ingediend is het van belang om het beoordelen van de offertes op correcte en consistente wijze te laten plaatsvinden. Het beoordelen vindt plaats in vijf stappen: 1. Na het inleveren van de offertes worden de offertes gecontroleerd op de eerste vereisten en de selectiecriteria. 2. Uitvoering van de beoordeling per deelnemende organisatie v.w.b. gunningcriteria. 3. Samenvoeging van de beoordelingen per deelnemende organisatie tot een uiteindelijke beoordeling. a. Stap 2 en 3 worden op dezelfde dag aansluitend uitgevoerd 4. Aanvullende vragenronde met inschrijvers die als hoogste kunnen eindigen waarna scores bijgesteld kunnen worden. 5. Bespreking ter afsluiting van de offertebeoordeling en voornemen tot gunning. De Stuurgroep wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de vijf gemeentes en Regio Twente, waarbij iedere gemeente één vertegenwoordiger van de gemeenteraad en Regio Twente een lid van het dagelijks bestuur aanwijst. Daarnaast wordt een Stuurgroep+ gevormd waarin de griffier en de concerncontroller (of diens vervanger) (Regio Twente, senior beleidsadviseur financiën) van de desbetreffende deelnemende organisaties zitting nemen. Stap 1: De ambtelijk opdrachtgever, de voorzitter, projectleider en de inkoopadviseur van de gemeente Enschede (ATA) zullen direct na het openen van de offertes de eerste stap uitvoeren. Zij overhandigen alleen de geldige inschrijvingen aan de Stuurgroep zodat de volgende stappen niet onnodig uitgevoerd worden. Stap 2: De beoordeling van de offertes wordt uitgevoerd door alle leden van de Stuurgroep+ afzonderlijk. Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
11
Na de individuele beoordelingen worden de beoordelingen gezamenlijk besproken. Tekstueel zal dit leiden tot een samenvatting van de door de Stuurgroep+ opgestelde kwalitatieve beoordelingen. Cijfermatig wordt het gewogen gemiddelde genomen van de door de Stuurgroep+ toegekende punten (afgerond op hele punten). Stap 3: Op basis van de vragen vanuit de individuele beoordelingen, stelt de Inkoopadviseur van de gemeente Enschede een korte vragenlijst op en verstuurt deze naar elk uit te nodigen kantoor. Deze vragen zullen door de kantoren (minimaal) beantwoord moeten worden tijdens de vragenronde. Daarnaast staat het de Stuurgroep vrij om aanvullende vragen te bedenken, die tijdens de vragenronde beantwoord moeten worden. Gelijk met het versturen van de uitnodigingen draagt de Inkoopadviseur van de gemeente Enschede eveneens zorg voor het versturen van voorlopige afwijzingen aan kantoren die niet zullen worden uitgenodigd voor een vragenronde. Stap 4: Op basis van de beoordeling worden accountantskantoren uitgenodigd voor een vragenronde, waarbij de opgestelde vragenlijsten als input dienen. Voor deze vragenronde worden alleen de kantoren uitgenodigd die na bijstelling van punten kans maken op de eerste plaats. In de uitnodiging zal nadrukkelijk worden gevraagd om de aanwezigheid van de manager en / of controleleider, omdat deze bij de controle de directe aanspreekpunten van de ambtelijke organisatie zijn. Elk kantoor krijgt afzonderlijk een half uur om de gestelde vragen te beantwoorden. De Stuurgroep+ zal aanwezig zijn bij deze vragenronde. De voorzitter zal de voorzittersrol vervullen, de inkoopadviseur maakt aantekeningen van punten die van belang kunnen zijn voor de definitieve beoordeling en het gunningadvies richting het GriffiersOverleg. Tijdens elke vragenronde wordt de Stuurgroep+ in de gelegenheid gesteld om aanvullende vragen te stellen waar de accountant direct op kan reageren. Stap 5: Na de vragenrondes kunnen indien nodig scores bijgesteld worden waarmee de definitieve keuze wordt gemaakt. Na het verwerken van de score en de daaruit voortkomende accountantskeuze zal de inkoopadviseur een gunningadvies voor het GriffiersOverleg voorbereiden. Direct na het GriffiersOverleg zullen eveneens de brieven van afwijzing of gunning worden verzonden aan de accountantskantoren, daarbij zal worden vermeld dat formele goedkeuring in de gemeenteraden nog plaats moet vinden.
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
12
3.4.
Beleidsmatige uitgangspunten
De Algemene Inkoopvoorwaarden Netwerkstad Twente zijn van toepassing op deze opdracht. Gemeente Enschede heeft de duurzaamheidsambitie 100% duurzame inkoop vanaf 2010. De overige organisaties hebben de duurzaamheidsambitie 75% duurzame inkoop vanaf 2010. De gemeente participeert in het door het ministerie van VROM opgezette Programma Duurzaam Inkopen. In het kader van deze duurzaamheidsambities maakt de gemeente bij deze aanbesteding gebruik van de duurzaamheidscriteria van AgentschapNL. Er zijn geen specifieke criteria voor de accountantsfunctie. Er kan gebruik worden gemaakt van onderdelen van andere criteria. Daarnaast wordt in de aanbesteding gevraagd naar de visie van Inschrijvers ten aanzien van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Netwerkstad Twente stimuleert werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de reguliere arbeidsmarkt zoals bijvoorbeeld SW-medewerkers, langdurig werklozen en participatiebanen. De inzet dient minimaal 5% van haar medewerkers te zijn. Inschrijvers dienen aan te geven wat hun bijdrage is. Deze eis wordt binnen de markt getoetst en op basis daarvan wordt een definitieve eis geformuleerd. Gezien de omvang van de aanbesteding kan hierbij onder andere worden gedacht aan stagiares of bijvoorbeeld het geven van trainingen aan zogenaamde doelgroepers van het Werkplein.
3.4.1. • • •
Overige aspecten De proceskosten (logistiek en administratief) dienen zo laag mogelijk zijn. Waar het mogelijk is zal reductie van de (indirecte, operationele) inkoopkosten verder doorgevoerd worden (o.a. leveranciersmanagement). Conractmanagement dient actief uitgevoerd te worden. Hiervoor wordt een communicatiematrix opgenomen in het aanbestedingsdocument.
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
13
4.
PLANNING, CALCULATIE EN COMMUNICATIE
4.1.
Uitgangspunten planning: • •
•
Definitieve gunning voor 23 december 2011 Uitgaande van de openbare procedure bedraagt de doorlooptijd van de aanbesteding 41 kalenderdagen. Dit is exclusief voorbereiding, beoordeling en besluitvorming organisaties. Tijdige besluitvorming/goedkeuring
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
14
4.2.
Planning
AO=Ambtelijk Opdrachtgever V=Voorzitter SG=Stuurgroep SG+=Stuurgroep+ GO=GriffiersOverleg AS=Ambtelijk secretaris INK=Inkoop ATA=Aanbestedingsteam Accountantsfunctie Activiteit
Planning Aanbesteding Accountant
Datum
Tijdstip
Locatie
Wie
Status
Start project
dinsdag 6 december 2011
AS/INK
√
Bijeenkomst GriffiersOoverleg
donderdag 6 januari 2011
GO
√
AS/INK
√
Plan van Aanpak Voorstel planning + plan van aanpak aan voorzitter en AO Tenderboard gemeente Enschede Bijeenkomst ATA voorbereiding 1e stuurgroep bijeenkomst Bijeenkomst GriffiersOverleg bespreken concept plan van aanpak Oplevering benodigde gegevens Bijeenkomst stuurgroep bespreking Plan van Aanpak Communicatie Raad aanbesteding NWS via RVS (raadsvoorstel)
dinsdag 1 februari 2011 vrijdag 4 februari 2011 maandag 14 februari 2011 donderdag 10 maart 2011 dinsdag 8 maart 2011 donderdag 10 maart 2011 17.00 - 19.00 u uiterlijk 31 maart 2011
√
Enschede
ATA GO SG SG AS
Offerteaanvraag Bijeenkomst GriffiersOverleg bespreken concept offerteaanvraag Concept offerteaanvraag aan stuurgroep bijeenkomst Bijeenkomst stuurgroep bespreking Offerteaanvraag
donderdag 7 juli 2011 donderdag 14 juli 2011 donderdag 21 juli 2011 17.00 - 19.00 u
Enschede
GO SG SG
Publicatiefase Publicatie aanbesteding¹
donderdag 1 september 2011
INK
√
Vragen inschrijvers n.a.v. offerteaanvraag Bijeenkomst ATA tbv centrale informatiebijeenkomst (optioneel) (prebid) Verzending verslag + aanv.stukken n.a.v. informatiebijeenkomst Offerte ingediend bij (uiterlijk 11.00 uur) Bijeenkomst ATA tbv controle op eerste vereisten
woensdag 28 september 2011
Inschrijver
maandag 3 oktober 2011 woensdag 5 oktober 2011 woensdag 12 oktober 2011 woensdag 12 oktober 2011
Bijeenkomst stuurgroep+ beoordeling offertes v.b.w. gunningcriteria
donderdag 20 oktober 2011
Presentaties Vragen voor presentatie versturen en uitnodigen aan inschrijvers n.a.v. offertebeoordelingen Bijeenkomst stuurgroep+ eventueel presentaties en def scores bepalen
donderdag 27 oktober 2011
ATA INK Inschrijvers/INK ATA ovb hele dag
donderdag 3 november 2011 ovb hele dag
Enschede
SG+
INK Enschede
SG+
Gunningsfase Bijeenkomst GriffiersOverkeg bespreken concept gunningadvies Communicatie Raad benoeming accountantNWS RVS Bekendmaking voorlopige gunningsbeslissing aan inschrijvers² Bekendmaking def gunningsbeslissing aan inschrijvers² Ondertekening contract (onder voorbehoud) Definitief contract met geselecteerde inschrijver Publicatie gunning
donderdag 24 november 2011 uiterlijk 31 dec 2011 woensdag 7 december 2011 donderdag 22 december 2011
GO AS INK INK
maandag 2 januari 2012 donderdag 5 januari 2012
INK
¹ Na deze datum gaat een wettelijk verplichte termijn in van 41 dagen die de inschrijvers krijgen om hun offerte in te dienen. ² Na deze datum gaan twee wettelijke termijnen in; 1 van 15 dagen waarbinnen de inschrijvers een civiel of kort geding kunnen beginnen tegen het verloop van de procedure en 1 verplichte termijn van 48 waarbinnen de gunning gepubliceerd moet worden. De publicatie zal derhalve tussen de 15de en de 48ste dag plaats moeten vinden. ³ Geel gearceerde data zijn opgenomen in de offerteaanvraag -> in principe niet te wijzigen.
Inkoopplan accountantsfunctie, versie 0.1. – 24 februari 2011
16
4.3.
Calculatie
De verwachte aantal in te zetten uren van de inkoopadviseur worden geraamd op 125 uur. Het uurtarief bedraagt € 70,-
4.4.
Communicatie
Communicatie over de procedure dient op verschillende niveaus plaats te vinden. De inkoopadviseur van de gemeente Enschede zal deze communicatie verzorgen naar Inschrijvers en stelt de bijbehorende stukken op. De Ambtelijk Secretaris zal de communicatie verzorgen naar de diverse GriffiersOverleggen, Stuurgroep, Stuurgroep+ en Gemeenteraden en stelt de bijbehorende stukken op. Onderstaand volgt een korte toelichting op de communicatie die de Ambtelijk secretaris en Inkoop richting de Stuurgroep en de accountantskantoren verzorgen. De Stuurgroep zal formeel goedkeuring verlenen aan de volgende documenten:
Plan van Aanpak: Offerteaanvraag; Gunningadvies.
De inkoopadviseur zal deze communicatiestroom voorbereiden, maar de communicatie zal feitelijk door de Ambtelijk Secretaris verzorgd worden. Accountantskantoren Communicatie tussen aanbieders (accountantskantoren) en opdrachtgever (gemeentes) is heel belangrijk. Daarbij dienen de volgende zaken in acht te worden genomen:
De accountantskantoren kunnen trachten de procedure te beïnvloeden, bijvoorbeeld door contact op te nemen met functionarissen en/of bestuurders binnen de gemeentes. Vooral voor de huidige accountant geldt natuurlijk dat er eenvoudige ingangen zijn. Daarom moet elk direct contact tussen accountants en gemeentes gedurende de procedure vermeden worden. Inkoop gemeente Enschede treedt op als contactpersoon en er mag alleen direct contact zijn wanneer hier schriftelijk toestemming voor verleend wordt. Overtreding van deze regel zou moeten leiden tot uitsluiting van de procedure. Deze uitsluiting is vastgelegd in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). Uiteraard is contact tussen de huidige accountant en de gemeentes met betrekking tot de accountantscontrole over het lopende boekjaar wel toegestaan.
Gedurende de procedure zullen er vragen komen van de accountantskantoren. In het kader van een eerlijk proces is het van groot belang dat alle inschrijvers dezelfde antwoorden ontvangen via de Nota van Inlichtingen. Zo wordt voorkomen dat het ene
Pagina 17 van 18
accountantskantoor een betere uitgangspositie verkrijgt ten opzichte van de andere kantoren. De inkoopadviseur neemt deze communicatie geheel op zich. Zowel de voorbereiding als de feitelijke communicatie vindt door de inkoopadviseur plaats, natuurlijk alleen na goedkeuring van de Stuurgroep.
Pagina 18 van 18
