SRH15 Plan van aanpak Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015
Inhoudsopgave 1. Inleiding
2. Organisatorisch Kader
Glazen Huis Heerlen 2015
3
3FM
4
Gemeente Heerlen
4
Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015
4
Remcom Projecten, Productie & Concepten
5
Visie en missie
5
Doelstellingen
5
Strategie
6
Doelgroepen & Doelgebieden
6
Organisatie & Communicatie
7
Werkwijze
7
Werkgroepen
8
Aanpak organisatie-‐ en informatievoorziening
9
Hoofdkwartier SRH15
9
Taken Stichting/Remcom
10
Partners & Stakeholders
12
Begroting
12
3. Richtlijnen 3FM
Richtlijnen Marketing & Locaties
13
4. Promotiecampagne
Algemeen
14
Promotieteams… Eyecatchers
14
Ambassadeurs
15
Benefietveiling
15
Mediacampagne
15
Persmomenten
15
Free Publicity
15
15
Richtlijnen Sociale Media en gebruik logo
16
Algemeen
17
Voorafgaand aan Serious Request 2015
17
Tijdens Serious Request 2015
18
Huisregels binnenstad
18
19
SRH15 Mobile App & Online
19
7. Aankleding binnenstad
Algemeen
20
Welkom & Gastvrij
20
Vergunning
21
22
M2015 | Jaar van de Mijnen
22
Toetsingskaders
23
Pop-‐Up
23
Programmering
23
Online & Sociale Media 5. Informatievoorziening
6. Communicatiemiddelen Algemeen
8. Side Events
Thema’s & Metrokaart
9. Planning
Planning op weeknummer
24
Contact
25
2
1. Inleiding | Glazen Huis Heerlen 2015 In december 2015 staat het Glazen Huis van 3FM Serious Request op het Pancratiusplein in Heerlen. Daar zijn we in Heerlen, Parkstad en Limburg ontzettend trots op! Serious Request is sinds 2004 een jaarlijks terugkerende benefietactie van radiozender 3FM. Elk jaar wordt in de week voor Kerst geld ingezameld voor het Rode Kruis. Zonder eten bivakkeren drie 3FM DJ’s zes dagen onafgebroken in het Glazen Huis. Tijdens deze non-‐ stop uitzending draaien zij verzoekplaatjes tegen betaling. Serious Request trekt meer dan 12 miljoen kijkers en luisteraars. Het Glazen Huis van 3FM Serious Request is daarmee het grootste multimediale evenement van Nederland. De positieve impact voor de stad, de regio en de provincie is dan ook enorm. De organiserende steden trekken gemiddeld 70.000 bezoekers per dag. Dit jaar staat het Glazen Huis in Heerlen. De gemeente Heerlen heeft Stichting Promotie Glazen Heerlen 2015 gevraagd de organisatie van de side-‐events en de promotiecampagne in het kader van Serious Request te organiseren. De stichting heeft op haar beurt Remcom gevraagd het project uit te voeren. Remcom zorgt ervoor dat de juiste expertise wordt binnengehaald zodat met een compact en daadkrachtig team gewerkt kan worden. In de aanpak en uitvoering staat ‘denken in kansen’ centraal. Inwoners, verenigingen, ondernemers en instellingen in stad en regio krijgen ruimschoots gelegenheid om met plannen en ideeën te komen. Gemeente Heerlen faciliteert en stimuleert. Zo wordt Serious Request 2015 (SRH15) van ons allemaal! In het voorliggende ‘Plan van aanpak SRH15’ beschrijven we de promotiecampagne voorafgaand aan -‐ en de side events tijdens SRH15. Daarnaast leest u over de wijze waarop we de informatievoorziening rondom het Glazen Huis organiseren, waarbij het door het College van Burgemeester en Wethouders geaccordeerde werkplan van de stichting leidend is. We zien dit plan van aanpak als een ‘groeidocument’ waar we met partners en gemeente aan blijven schaven zodat we straks vanuit een gezamenlijke visie en dito aanpak een onvergetelijk evenement voor Heerlen realiseren. Het bestuur van Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015
3
2. Organisatorisch Kader Het plan van aanpak is met medewerking van Remcom opgesteld door Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015 en wordt in opdracht uitgevoerd door Remcom in volle samenwerking met de gemeente Heerlen, partners en stakeholders, stagiaires van diverse onderwijsinstellingen en vrijwilligers. Dit alles in overleg met 3FM, productiebureau Little Fish, NPO en het Rode Kruis.
3FM 3FM is projecteigenaar van – en drijvende kracht achter Serious Request en stelt samen met het Rode Kruis het doel voor de inzamelingsactie vast. In de richtlijnen van 3FM Serious Request wordt beschreven aan welke vereisten de organiserende gemeente moet voldoen (zie bijlage in Drive map SRH15 PvA). 3FM en productiebureau Little Fish zijn daarbij verantwoordelijk voor de productie en de organisatie van SRH15.
Gemeente Heerlen Gemeente Heerlen is de ‘aannemer’ van het evenement en faciliteert 3FM/Little Fish in de organisatie van SRH15. Productionele zaken zoals vergunningen, logistiek, backstage, huisvesting, parkeervoorzieningen, hotelvoorzieningen vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van gemeente Heerlen. Wethouder Cultuur en Centrum, Barry Braeken, treedt op als bestuurlijk verantwoordelijk wethouder, Marjo Hendriks is ambtelijk opdrachtgever en Karel Stikkelbroeck is projectcontroller en gemandateerd namens de gemeente om het project te leiden. Zie ook ‘Projectstructuur gemeente Heerlen’ in Drive map SRH15 PvA’. Gemeente Heerlen is eindverantwoordelijk en wordt richting buitenwereld ook gezien als zodanig. Negatieve publiciteit, in welke vorm dan ook, zal dan ook afstralen op de gemeente Heerlen. Goed, regelmatig en constructief overleg is dan ook noodzakelijk.
Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015 Gemeente Heerlen heeft de verantwoordelijkheid voor uitvoering van de promotiecampagne voorafgaand, en de organisatie van de side-‐events tijdens SRH15, ondergebracht bij de Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015. De stichting is ook verantwoordelijk voor de sponsorwerving. De (statutaire) doelstellingen van de stichting zoals vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders zijn:
Het adequaat organiseren van de (promotie)campagne en de side events voor de actie van de Nederlandse radiozender 3FM onder de naam ‘3FM Serious Request’, welke in 2015 in Heerlen neerstrijkt en waarbij er zoveel mogelijk geld voor een nog nader te bepalen project van het Rode Kruis wordt ingezameld;
Het bevorderen van de saamhorigheid tussen en het verbinden van de verschillende regio's in de provincie Limburg en de Euregio;
Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:
Het genereren van commitment binnen het bedrijfsleven, non-‐profit organisaties, overheidsinstellingen, verenigingen, onderwijsinstellingen en zorginstellingen in de Provincie Limburg en de Euregio;
Het informeren van de bevolking over het evenement 3FM Serious Request 2015;
Het mobiliseren van de bevolking om in actie te komen voor 3FM Serious Request.
4
Stichtingsbestuur Het stichtingsbestuur bestaat uit: Voorzitter Paul Reijns, beleidsadviseur Zuyd Hogeschool Secretaris Raoul Braeken, directeur Hago Zuid Nederland en directeur Hago Food & Industry Penningmeester Lars Valkenberg RA, bestuursvoorzitter Koenen en Co
Raad van Toezicht De Raad van Toezicht bestaat uit: Barry Braeken, wethouder Cultuur gemeente Heerlen Henk Reker, directeur Particulieren Rabobank Parkstad Limburg Nanja Jeuring-‐Bruininks, kandidaat-‐notaris Hendriks & Fleuren Zuyd Notarissen
Remcom Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015 heeft Remcom Projecten, Productie & Concepten aangezocht de uitvoering van genoemde promotie, sponsorwerving en projectorganisatie ter hand te nemen. Remcom opereert in opdracht van de stichting en vormt het loket en is daarmee het aanspreekpunt voor publiek, ondernemers, instellingen en verenigingen. Met betrekking tot opzet en aanpak van marketing en promotie van zowel SRH15 als de side-‐events, is Remcom contactpersoon voor gemeente Heerlen.
Visie en missie Met het doel de overweldigende energie die met het evenement gepaard gaat in goede banen te leiden, heeft de Stichting een missie, visie met daarbij behorende doelstellingen opgesteld.
Visie In voorbereidingsfase naar, en gedurende Serious Request 2015, laat Heerlen zichzelf zien als jonge, dynamische stad, een slimme stad in beweging. Een stad waar pop en urban culture hoog in het vaandel staan. Een stad van innovatie en smart services die tijdens Serious Request 2015 niet alleen het centrum van Parkstad is, maar ook het kloppend hart van Limburg!
Missie De opzet en organisatie van een aansprekende promotiecampagne ten behoeve van het Glazen Huis / Serious Request, als ook de ontwikkeling en uitvoering van inhoudelijk sterke en samenhangende side-‐events waarmee Heerlen een duurzame versterking van haar reputatie ervaart.
Doelstellingen De doelstelling ten behoeve van het evenement SRH15 een optimale amusementsweek te organiseren waarbij zoveel als mogelijk bezoekers uit de regio worden gelokt die achteraf een grote mate van tevredenheid uiten. Daarnaast is de tevredenheid van gemeente Heerlen groot in die zin dat de reputatie van gemeente Heerlen een positieve impuls verkrijgt die in termen van duurzaamheid kansen biedt voor de citymarketing.
5
Strategie De doelstellingen worden bereikt door een afgemeten overlegstructuur met alle betrokken partijen, waarbij tot concrete werkafspraken wordt gekomen. Inzake de promotie neemt de stichting besluiten en verstrekt de hieruit voortvloeiende opdrachten aan Remcom. Deze ‘mean and lean’ benadering is noodzakelijk, omdat de resterende tijd krap bemeten is. Daar waar de gemeente een uitdrukkelijke verantwoordelijkheid kent zal via de daartoe aangewezen ambtelijke ondersteuning een verbinding gelegd worden. Het overleg en de acties zijn gericht op het aanjagen en ondersteunen van zoveel mogelijk goede doelenacties in Heerlen en de provincie. Het is de verantwoordelijkheid van de stichting om zoveel als mogelijk regionale onderwijsinstellingen, bedrijfsleven, culturele organisaties te involveren op hun eigen specifieke wijze. Maatwerk is daarbij aan de orde.
Doelgroepen & Doelgebieden 3FM Serious Request is een actie die een breed publiek aanspreekt en een landelijk bereik heeft. De afgelopen jaren is de bekendheid van de actie gegroeid. Een groot aantal mensen, instellingen en bedrijven volgt de actie en zetten zich in voor het goede doel. In de communicatie zal de Stichting zich vooral richten op vooraf duidelijk gedefinieerde doelgroepen die ieder een eigen communicatievoorziening behoeven. De kerndoelgroepen en doelgebieden zijn: Heerlen
Inwoners van Heerlen
Bewoners binnenstad
Kinderen
Jongeren (scholieren en studenten)
Ouderen
Verenigingen
Instellingen
Bedrijven
Ondernemers in de binnenstad / Centrumorganisatie
Regionaal De hierboven genoemde doelgroepen, behoudens binnenstad, in de regio Parkstad, de regio Zuid-‐Limburg (Heuvelland en Maastricht) en de Euregio. Provincie De hierboven genoemde doelgroepen in Midden-‐ en Noord-‐Limburg. Landelijk Inwoners van Nederland. Liefhebbers op het gebied van muziek, cultuur, culinair, winkelen, city sightseeing.
6
Organisatie & Communicatie Door gemeente Heerlen en de Stichting worden een aantal uitgangspunten gehanteerd. Daarbij hangt de aanpak – en het succes van SRH15 af van een nauwe samenwerking én taakafbakening tussen gemeente, 3FM en Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015. Globaal kan gesteld worden dat gemeente Heerlen streeft naar: 1. Een veilig en soepel verloop van het evenement; 2. Een positieve profilering van Heerlen. Daaraan kan toegevoegd worden:
het brede maatschappelijke, culturele – en onderwijsveld in Parkstad en provincie Limburg doet mee;
aan de uitvoering van de inzamelingsacties, promotiecampagne en side-‐events ligt een strategische visie ten grondslag;
de uitvoerende organisatie is professioneel, benader – en aanspreekbaar, gericht op samenwerking en proactief;
bezoekers komen voor Serious Request! Stad en side-‐events zijn dus compact en qua programma slim getimed;
Heerlen komt positief in beeld;
aankleding van looproutes naar het Glazen huis, gevels en etalages zijn zichtbaar versierd in de uitingen van SRH15.
Werkwijze Gemeente Heerlen heeft kaders gesteld die door de Stichting geaccordeerd zijn. Deze zijn: 1. Een toets op promotie en side-‐events met daarbij aangetekend: kwaliteit voor kwantiteit. De richtlijn voor alle initiatieven is dat ze moeten voldoen aan de volgende kernwoorden: jong, fris, innovatief, vernieuwend, hip, creatief, pop en smart. Er wordt daarbij duidelijk de focus gelegd op een jonge doelgroep (15-‐45 jaar), zonder andere doelgroepen uit te sluiten. 2. Voorvloeiende uit 1. is een aantal tactische principes geformuleerd: Initiatieven en activiteiten dienen een onderscheidend karakter te hebben; gericht te zijn op het goede doel; geen puur commerciële activiteiten; bij voorkeur afkomstig te zijn uit de regio; de belangen van lokale ondernemers te respecteren; daar waar mogelijk aan te sluiten bij bestaande initiatieven, activiteiten, organisaties en evenementen. 3. Op operationeel vlak zijn een aantal criteria geformuleerd: side-‐events vinden plaats binnen een vooraf vastgesteld festivalterrein; alle activiteiten dienen te passen binnen de gemeentelijke beleidskaders, betreffende veiligheid, openbare orde en volksgezondheid; er dient rekening gehouden te worden met weersinvloeden. Binnen gestelde richtinggevende kaders heeft de stichting het mandaat om beslissingen aangaande activiteiten en evenementen inzake de promotie en profilering van Heerlen te nemen. Bijzondere kansen die buiten de kaders vallen worden in overleg met de gemeente al dan niet gerealiseerd. Binnen die kaders worden door het stichtingsbestuur de lijnen uitgezet en de regie gevoerd. Via de opdrachtstelling door de stichting is Remcom verantwoordelijk voor de aanpak en uitvoering. Remcom legt daartoe aan het stichtingsbestuur verantwoording af. De noodzakelijke expertise voor de uitvoering in de praktijk wordt ingezet binnen diverse werkgroepen, te weten;
Acties & Evenementen
Marketing & Communicatie
Sponsorwerving
Stagiair(e)s & Vrijwilligers
7
Plannen, ideeën en bijbehorende kosten vanuit de werkgroepen worden voorgelegd aan de stichting. Het stichtingsbestuur zal uiteindelijk bepalen welke plannen en ideeën worden uitgevoerd binnen de gestelde bedragen in de begroting. Naast de formele inrichting is het ook van groot belang dat de Stichting op informele wijze adequaat samenwerkt met de vertegenwoordiging van gemeente Heerlen (werkgroepen). De stichting is zich ervan bewust dat SRH15 een feest voor Heerlen is. In deze geest wenst de stichting dan ook te werken aan de realisatie van haar doelen.
Werkgroep Acties & Evenementen De werkzaamheden binnen deze werkgroep vallen in twee doelgebieden uiteen: 1. Aanjagen en ondersteunen van zoveel mogelijk goede doelenacties in Heerlen en Limburg; 2. De opzet en uitvoering van de side-‐events tijdens SRH15, waaronder de opstelling van een programmatische inrichting op de pleinen van Heerlen. Daaronder vallen onder meer:
het uitzetten van eigen doelenacties en evenementen;
het door derden laten uitvoeren van side-‐events;
het benaderen van scholen, verenigingen, bedrijven en andere organisaties in heel Limburg om met acties geld in te zamelen voor het goede doel van Serious Request 2015;
samenwerking met bestaande evenementen in Heerlen, Limburg én de Euregio
samenwerking met de provinciale poppodia (in de programmering van ‘3FM Serious Talent’)
De werkgroep draagt zorg voor de invulling van de side-‐events tijdens de SRH15 week in december, maar zal ook initiatiefnemers ondersteunen en externe organisaties stimuleren om in actie te komen voor het goede doel tijdens SRH15. Daarnaast zet deze werkgroep, in samenwerking met de werkgroep ‘Marketing & Communicatie’ de promotieteams op, die ook worden ingezet tijdens evenementen in andere steden, en draagt zorgt voor de begeleiding van deze teams.
Werkgroep Marketing & Communicatie Het marketingteam is verantwoordelijk voor de marketing-‐ en communicatiestrategie waarbij de navolgende doelen centraal staan;
informeren van partners en stakeholders alsmede het Heerlense en Limburgse publiek met betrekking tot acties voorafgaand aan en tijdens SRH15;
stroomlijnen van de communicatie tussen gemeente, NPO/3FM en stichting, zodat een eenduidige communicatie ontstaat;
profileren van Heerlen als jong, dynamisch centrum en kloppend hart van Parkstad Popstad.
De werkgroep is verantwoordelijk voor vormgeving (huisstijl), promotie, media, tekstschrijven, audiovisuele zaken, website en online marketing en media. Waar nodig in nauwe samenwerking met NPO/3FM, Rode Kruis en gemeente Heerlen. De stichting is verantwoordelijk voor het opstellen van het ‘SRH15 Marketingplan’ en zal dit in nauw contact met de communicatieafdeling van de gemeente doen, teneinde afstemming te realiseren en doublures te voorkomen. De werkgroep zal ook de huisstijl in samenwerking met de gemeente ontwikkelen, op basis van de richtlijnen van 3FM. NB. Serious Request en het betreffende logo is een beschermde naam. Glazen Huis is daarentegen vrij te gebruiken.
8
Werkgroep Sponsorwerving Deze werkgroep houdt zich bezig met het werven van sponsorgelden en stelt zich tot doel een targetbedrag binnen te halen ten behoeve van de organisatie van promotie en side-‐events voor SRH15. Het doelgebied van de werkgroep sponsoring omvat:
het (lokale/provinciale) bedrijfsleven;
vertegenwoordigers van bedrijvencontactpunten;
Centrumorganisatie;
MKB Limburg, Ondernemend Parkstad Limburg (OPL), LWV en overige bedrijfsorganisaties en belangenbehartigers;
leisure organisaties en horeca;
Onderwijs; -‐ en zorgorganisaties;
Culturele instellingen;
de samenwerkende VVV’s.
NB! Partners van de Promotiecampagne Glazen Huis Heerlen 2015 zijn partner van de stichting en zijn daarmee niet automatisch partner van gemeente Heerlen, 3FM, Serious Request en het Rode Kruis. Noot: voor de gemeente is deze taak weggelegd richting publieke en bestuurlijke instanties, zoals Parkstad Limburg, Dit is Parkstad, Provincie Limburg, Kamer van Koophandel, IBA, Belgisch Limburg, Noordrijn Westfalen en Aken en samenwerkingsverbanden met steden en regio’s. Mocht de gemeente ook deze taak willen overdragen aan de stichting, dan vernemen we dat graag tijdig.
Stagiair(e)s & Vrijwilligers De stichting en Remcom werken binnen dit project samen met regionale onderwijsinstellingen. Scholieren en studenten krijgen de mogelijkheid in de vorm van een stageplek betrokken te raken bij de organisatie. Daarnaast werken we met vrijwilligers die samen met stagiaires voor de bemensing van het hoofdkwartier én de promotieteams zullen zorgen. In de SRH15 week in december zal het aantal vrijwilligers fors toenemen. We hebben mensen nodig voor de ondersteuning op kantoor, de organisatie van events, het verstrekken van informatie aan bezoekers en het begeleiden van gasten. Vrijwilligers kunnen zich aanmelden via de website.
Noot: ook gemeente, het Rode Kruis en 3FM werken met vrijwilligers. Afstemming waar nodig en samenwerking waar mogelijk.
Aanpak (Organisatie-‐ en informatievoorziening SRH15) De verschillende werkgroepen produceren een eigen projectplan. Dit wordt geaccordeerd door het stichtingsbestuur. Om alle informatie en de voortgang inzichtelijk en beschikbaar te maken, heeft Remcom heeft in Google Drive de map ‘SRH15’ aangemaakt. In deze map staan inmiddels meer dan 25 submappen die inzicht geven in waar de stichting, Remcom en de werkgroepen momenteel aan werken. Betrokkenen vanuit gemeente Heerlen kunnen eveneens toegang krijgen tot deze Drive map, zodat zij altijd up to date blijft over de gang van zaken en ontwikkelingen.
Hoofdkwartier SRH15 Het kloppend hart van de organisatie zit sinds kort aan de Akerstraat 24 in het centrum van Heerlen. Het zal een flitsende uitstraling krijgen. Op kantoor worden diverse activiteiten georganiseerd. Zo staan informatiebijeenkomsten, radio-‐uitzendingen, meet and greets met artiesten en DJ’s op de planning en wordt er speciale ‘Glazen Huis Heerlen’ merchandise verkocht voor het goede doel. Bovenal kent het SRH15 hoofdkwartier een open inloopkarakter en kunnen bezoekers bij een kop koffie hun ideeën voor acties met ons delen. Naast de mogelijkheid van inloop kunnen belangstellenden ook via de website hun wensen uiten.
9
Taken Remcom Het takenpakket voor Remcom met betrekking tot promotiecampagne en side-‐events is veelomvattend. We geven een opsomming, waarbij de kanttekening moet worden gemaakt dat ook hier periodiek bekeken moet worden naar uitbreiding of juist inkrimping van het takenpakket. Een en ander heeft te maken met de begroting en de beschikbare budgetten. Voor de uitvoering van de taken werkt Remcom nauw samen met de werkgroepen, met gemeente Heerlen en haar werkgroepen en waar nodig met externe partijen. De stichting voert de regie en bewaakt het proces en de begroting.
Werkgroepen
Het samenstellen en activeren van de werkgroepen
Indeling per branche (profit en non-‐profit); overheid, cultuur, onderwijs, zorg, bedrijfsleven, verenigingen
Indeling per regio; Parkstad Limburg, Westelijke Mijnstreek, Zuid-‐Limburg, Midden-‐Limburg, Noord-‐Limburg, Euregio
De aansturing van de verschillende werkgroepen
Het informeren van partijen over de ontwikkelingen, ideeën, plannen en begrotingen
Werkgroep Marketing
Uitvoering taken conform Plan van aanpak
Korte lijnen en overleg met de stichting en de afdeling Communicatie van gemeente Heerlen
Hoofdkwartier; pand, inrichting pand, aankleding pand, officiële opening
De ontwikkeling van de huisstijl voor de promotiecampagne
Het werven van marketingpartners
Het werven van mediapartners
Het werven van een autopartner
Het zoeken van samenwerking met verschillende organisaties en samenwerkingsverbanden
Het opstellen en uitvoeren van campagnes richting bedrijfsleven en non-‐profit organisaties
Het opstellen en uitvoeren van campagnes richting onderwijs en verenigingen
Het samenstellen van promotieteams
De ontwikkeling en realisatie van de website SRH15
De ontwikkeling en realisatie van de Mobile App SRH15
Online marketing via Facebook, Twitter en andere sociale media
Werkgroep Sponsorwerving
Opstellen en bijhouden informatie(brochure) voor potentiële partners
Opstellen en bijhouden van adressenlijsten ten behoeve van de werving van potentiële partners
Het organiseren van informatiebijeenkomsten voor potentiële partners
Het werven van partners en sponsors voor de promotiecampagne
Het organiseren van netwerkbijeenkomsten voor de partners
Het werven van ambassadeurs voor de promotiecampagne
Het onderhouden van de contacten en een goede communicatie met de financiële partners
Het opstellen van overeenkomsten voor de partners
Het organiseren van de promotie voor de partners
Bovengenoemde punten in overleg met het stichtingsbestuur en waar nodig met gemeente Heerlen
10
Werkgroep Acties & Evenementen
Uitvoering taken conform Plan van aanpak
Korte lijnen en overleg met de werkgroepen ‘Promotie’ en ‘Logistiek & Productie’ van gemeente Heerlen
Het creëren van ideeën en het uitzetten van acties
Conceptontwikkeling Serious Art, Serious Healthcare, Serious Student, Serious Requestival
Het verzamelen en ondersteunen van ideeën voor acties vanuit de bevolking, verenigingen, bedrijfsleven en non-‐profit organisaties
Het verzamelen en ondersteunen van ideeën voor side events vanuit verenigingen, bedrijfsleven en non-‐profit organisaties
Het samenstellen van promotieteams om acties in steden, tijdens evenementen, bij bedrijven en op scholen te promoten
Samenwerking met verschillende zorg-‐ en onderwijsinstellingen en non-‐profit organisaties
Samenwerking met het bedrijfsleven en bedrijfsorganisaties
Samenwerking met de culturele sector, festivals en evenementen in de regio en de provincie
Het aanvragen van benodigde vergunningen
Het shiften van aanvragen door externe partijen voor side events en commerciële stands
Het opstellen en uitvoeren van draaiboeken ten behoeve van de side events
De programmering van de side events
Het inkopen van alle faciliteiten ten behoeve van de side events
Werkgroepen gemeente Heerlen
Periodiek overleg met de werkgroep(en) en projectleiders inzake promotie en side events
Het opstellen van een plan van aanpak in samenwerking met de werkgroep(en) en projectleiders
Het opstellen en bijhouden van het tijdspad
Het opstellen en bijhouden van een actie-‐ en aandachtspuntenlijst
Het informeren van de werkgroep(en) over alle (externe) ontwikkelingen
Coördinatie vergunningentraject voor de invulling van initiatieven van derden
Communicatie en coördinatie met de afdeling publiekszaken/vergunningen
Coördinatie programmering en tijdslijn
Coördinatie ter plaatse als het gaat om de juiste begeleiding van deze initiatieven
Het aanleveren van plattegronden en (bouw)tekeningen ten behoeve van het inrichtingsplan
Opstellen reglementen voor gebruikers van pleinen en straten
Coördinatie op-‐ en afbouw, waaronder podia, licht en geluid en merchandise-‐ en cateringstands
Coördinatie stroom-‐ en watervoorzieningen
Catering Food & Beverage
11
Communicatie & Overlegstructuur Side-‐Events
Remcom
Gemeente Heerlen
Gemeente Heerlen
Gemeente Heerlen
Gemeente Heerlen
Coördina,e Side-‐Events Bart Kuipers
Projectleider Promoqe
Werkgroep OV
Werkgroep Logisqek & Producqe
Werkgroep Openbare Ruimte
Remco Mapaar
Richard van Beek
Peter Bindels
Norbert Kohlen
Rob Smeets
Partners & Stakeholders De Stichting zal in samenwerking met de gemeente zo veel mogelijk (potentiële) partners benaderen om mee samen te werken. Een eerste overzicht van mogelijke partners: Partners Heerlen Centrum & Winkeliers & MKB Bewonersraad Heerlen Centrum, Centrumorganisatie Heerlen, Corio Center, Shoppingcenter ’t Loon, Woonboulevard, MKB Parkstad. Partners Cultuur Onder meer Cultuurhuis Heerlen, Parkstad Limburg Theaters, Poppodium Nieuwe Nor, Schunck, Filmhuis, Huis voor de Kunsten Limburg en diverse regionale en provinciale culturele partners. Partners Evenementen Onder meer M2015, Booch, Braderie Hoensbroek, Cultura Nova, IBE, ParkCity Live, Parkstad Culinair, Raboronde en regionale en provinciale partners. Partners Horeca Onder meer Koninklijke Horeca afdeling Heerlen, Stichting Horeca Pancratiusplein Zuid en overige overkoepelende organisaties. Actief betrekken Onder meer de Inwoners, zorg-‐ en onderwijsinstellingen, verenigingen en bedrijven in stad, regio en provincie.
Begroting De uitvoering van de plannen voor de promotiecampagne behelst een periode van 12 maanden. Van 1 januari tot en met 31 december 2015. In samenspraak met de stichting en gemeente Heerlen worden ambities uitgesproken. De stichting stelt de begroting op, welke periodiek wordt bijgewerkt. In de begroting zijn opgenomen alle kosten voor marketing, promotie, acties, evenementen, huisvesting, inzet scholieren en studenten en de organisatiekosten. De begroting wordt voor een deel gedekt door een subsidieverstrekking van gemeente Heerlen en voor een deel door bijdragen uit het bedrijfsleven, bedrijfsorganisaties, diverse samenwerkingsverbanden en verschillende organisaties uit de profit en non-‐profit sector. Daarnaast zal de stichting/Remcom ook hoge inkoopkortingen bedingen en zullen bedrijven diverse onderdelen ‘gratis’ aanbieden in ruil voor marketing. Voor wat betreft ambitie en de uitvoering van zaken kunnen we ons permitteren wat de begroting financieel toelaat. Zie begroting in Drive ‘SRH15 PvA’. Noot: promotiekosten en kosten voor het faciliteren van de side events zijn posten die ook op de begroting van gemeente Heerlen voor zullen komen. Hier is een goede afstemming noodzakelijk. Ook wat betreft inkoop en de onderhandelingen daarvoor. De productiekosten 3FM worden geheel door gemeente Heerlen gedragen, inclusief alle benodigde faciliteiten.
12
3. Richtlijnen 3FM 3FM geeft een aantal richtlijnen mee, waarmee wij als organisatie rekening moeten houden. Zowel wat betreft marketing en communicatie als de invulling van de straten en pleinen rondom het Glazen Huis.
Lokaal marketingplan rond 3FM Serious Request Gemeente stelt vóór 1 augustus 2015 een marketingplan op ter promotie van het evenement op lokaal en regionaal niveau, met als doel zoveel mogelijk bezoekers naar de lokale studio (het Glazen Huis) te trekken en lokale en regionale initiatieven te stimuleren om zoveel mogelijk donaties te kunnen overdragen aan het Nederlandse Rode Kruis. Randvoorwaarden:
Eventueel in te zetten promotiemiddelen in stad en regio zijn in campagnestijl van 3FM Serious Request. 3FM levert daartoe tijdig vormgeving en huisstijlhandboek aan.
Alle uitingen uit dit marketingplan worden ruim vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan 3FM communicatie. De aanwijzingen van 3FM inzake uitingen zijn bindend.
Het staat partijen die een overeenkomst hebben met de gemeente vrij om eigen vormgeving te gebruiken om hun relatie met het evenement duidelijk te maken, op voorwaarde dat zij huisstijl van 3FM Serious Request en het 3FM Serious Request logo niet gebruiken. Voor deze initiatieven wordt het “Ik steun 3FM Serious Request-‐logo” gebruikt.
3FM Serious Request is de te communiceren boodschap in deze regionale campagne en dus de hoofdafzender. Naam van gemeente en eventueel stadsslogan, worden als endorser gebruikt.
Voor zover de regionale campagne is gericht op het inzamelen van donaties, mag deze geen landelijke uitstraling hebben, daar dit in conflict komt met de inspanningen van 3FM Serious Request zelf. De actie om lokale en regionale initiatieven te stimuleren is gericht op stad, verzorgingsgebied en provincie.
3FM draagt er zorg voor dat naam van stad of gemeente afdoende wordt vermeld in de uitzending.
De start van een eventuele regionale campagne vindt plaats in overleg met 3FM.
De gemeente is verantwoordelijk voor een (markt)onderzoek tijdens en na 3FM Serious Request waarin tenminste wordt onderzocht wat de waardering van de bezoekers is voor evenement en gemeente, op welke wijze het imago van de stad is veranderd door 3FM Serious Request, hoeveel extra bezoekers de stad of gemeente heeft getrokken en wat deze bezoekers hebben besteed in de stad of gemeente. Het is in de geest van 3FM Serious Request (maar niet noodzakelijk) dat dit onderzoek wordt uitbesteed als leertraject aan een plaatselijke/regionale hogeschool of universiteit. Uiteraard verleent 3FM alle medewerking aan de opzet en uitvoering van het onderzoek.
Locaties
De gemeente stelt een plein/pleinen ter beschikking in de periode maandag 25 november t/m dinsdag 31 december 2015.
De gemeente wijst voor de duur van bovenstaande periode een andere (bij voorkeur niet aangrenzende) locatie aan voor wintermarkten, weekmarkten, verplaatsbare horecagelegenheden en andere seizoensgebonden objecten als kerstbomen, ijsbanen en oliebollen-‐/gebakskramen of in overleg met 3FM wordt in deze periode een aangepaste plek op het plein aangeboden voor bovenstaande evenementen/objecten.
Gedurende het evenement (18 t/m 24 december) wordt door de gemeente geen toestemming verleend voor niet-‐nagelvaste commerciële uitingen op locatie en de aanliggende straten en in zicht van camera’s van evenement.
Kosten voor verplaatsing van eventuele andere evenementen, objecten, omleidingen, bewegwijzering, crowd control stewards, afzettingen van het evenemententerrein evenals de bemensing hiervan zijn voor rekening van de gemeente.
In de periode dat 3FM Serious Request wordt georganiseerd lopen geen juridische procedures met ondernemers of bewoners op en rond het plein die de organisatie van 3FM Serious Request kunnen belemmeren en/of 3FM, het Nederlandse Rode Kruis of het evenement imagoschade kunnen doen.
13
4. Promotiecampagne De promotiecampagne start in maart 2015 en officieel met de opening van het ‘SRH15 Hoofdkwartier’. De promotiecampagne bestaat uit meerdere dragers:
Hoofdkwartier
Promotieteams
Ambassadeurs
Benefietveiling
Mediacampagne
Persmomenten
Free Publicity
Online & Sociale Media
Let op! Elk bovengenoemd punt kan worden uitgevoerd indien er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn.
Promotieteams… Eyecatchers De promotiecampagne kent meerdere eyecatchers, waaronder het SRH15 Hoofdkwartier in Heerlen en de SRH15 Promotieteams. Vanuit het hoofdkwartier, gelegen aan de Akerstraat 24 in Heerlen, werkt de stichting in samenwerking met organisatiebureau Remcom, studenten, vrijwilligers en partners aan de promotiecampagne. We organiseren er diverse activiteiten, zoals informatiebijeenkomsten, radio-‐uitzendingen, meet & greets met artiesten en DJ’s en er wordt merchandise verkocht voor het goede doel. Bezoekers kunnen bij een kop koffie hun vragen stellen of ideeën voor acties met ons delen. Vanaf het voorjaar 2015 gaat het SRH15 met het echte Glazen Huis de provincie in om ‘luidkeels’ bekend te maken dat Serious Request naar Heerlen komt. Met dit Glazen Huis bezoeken we verschillende steden, evenementen en festivals in Limburg. Het promotieteam zorgt op locatie voor een programma met artiesten en DJ’s en komt ter plaatse in actie om geld in te zamelen voor het goede doel van Serious Request. Naast bovengenoemd team, sturen we ook een ‘kleine’ variant van het promotieteam de provincie in. Twee tot vier personen gaan op weg met een promotieauto en bezoeken de kleinere evenementen in de provincie. Denk aan braderieën, koopavonden-‐ en zondagen, pleinfeesten, voetbalwedstrijden van de grote Limburgse clubs, indoor feesten etc. Zij reiken informatieflyers uit en verkopen merchandise voor het goede doel. Met een Tuk Tuk reizen we door de regio. Deze SRH15 Express is een nieuwsgierige zoektocht naar alles wat te maken heeft met het grootste evenement dat Heerlen dit jaar aandoet. Hierbij wordt gewerkt met een vast TV-‐format met een reportage van maximaal drie minuten per uitzending. In samenwerking met Jongerenprogramma LOS en Audiovisueel Bureau Blend-‐r zorgen we voor de totstandkoming van dit unieke project. De reportages worden uitgezonden via de website en het YouTube kanaal van SRH15. Daarnaast kan men in dit project de samenwerking zoeken met RTV Parkstad, L1 en/of TV Limburg. We volgen bijzondere acties die geld inzamelen voor het goede doel. We leggen leuke anekdotes vast. We kunnen een partner van de campagne in beeld brengen. De SRH15 Express is van de partij bij belangrijke events en persmomenten. Straatinterviews met mensen over het SRH15 feest in Heerlen. Deze eyecatchers zijn ook voor de partners interessant. Het marketingteam bespreekt de mogelijkheden met de partners. Zo kunnen partners bijvoorbeeld participeren in het hoofdkwartier en/of het promotieteam en gebruik maken van het hoofdkwartier voor een bepaalde actie of bijeenkomst.
14
Ambassadeurs De stichting zal in overleg met gemeente Heerlen zal bekende Heerlenaren en bekende Limburgers vragen om het project en de promotiecampagne te ondersteunen. Zij kunnen ambassadeur worden. Zo hebben de burgemeesters van Parkstad Limburg al aangegeven graag ambassadeur te worden van het Glazen Huis Heerlen 2015, net als Guido & Wendy Dieteren van Guido’s Orchestra, Joost Vrouenraets, bekend choreograaf en Marco Roelofs, zanger van de Heideroosjes.
Benefietveiling De stichting heeft in principe niet de taak om geld op te halen voor het goede doel, wel om mensen en partijen te stimuleren dit te doen. Toch ligt er een mooie kans voor de stichting om een extra bedrag voor het goede doel op te halen. In september 2015 organiseert de stichting een benefietavond in bijvoorbeeld het Parkstad Limburg Theater Heerlen met een veiling van unieke items. Tijdens deze avond zorgen we met een partner voor een culinair diner en bieden we een programma. De opbrengst van deze avond en de veiling gaat naar het goede doel van Serious Request 2015.
Mediacampagne Diverse mediapartners worden betrokken bij de promotiecampagne. Denk aan L1, TV Limburg, Limburgs Dagblad en De Limburger, maar ook aan week-‐ en maandbladen, radiozenders en online mediaplatforms. Zowel op redactioneel gebied als op commercieel gebied middels advertenties. We streven hierbij naar 100% free publicity. Met een of meerdere televisiepartners presenteren we een televisieprogramma, geheel in het teken van Serious Request 2015. Radiozenders kunnen eveneens specifiek aandacht besteden aan dit onderwerp. De mediacampagne concentreert zich met name op de provincie en de Euregio. In de communicatieplanning bouwen we de aandacht in de regionale media op, ook middels persberichten.
Persmomenten Gezien het geweldige succes van de afgelopen edities, wordt ook voor Heerlen een enorme toeloop van toeschouwers, maar zeker ook aan media aandacht verwacht. Er ligt een grote kans om Heerlen en de regio op een positieve manier op de kaart te zetten. In samenspraak met de afdeling Communicatie van gemeente Heerlen en in samenwerking met de Limburgse media presenteren we interessante items en nieuwtjes via persberichten. In de communicatieplanning vermelden we al meerdere optionele persmomenten. Deze jaarplanning wordt periodiek aangevuld. Persmomenten moeten geschikt zijn voor alle media; print, sociale media, radio en televisie en zowel lokaal, regionaal, Euregionaal alsook op geschikte momenten landelijk.
Free Publicity Promotie loopt ook via partners die de campagne free publicity bieden. Denk aan Parkstad Limburg, Zuid-‐Limburg, Provincie Limburg, de VVV’s in Limburg en andere mediaplatforms. We koppelen de promotiecampagne ook aan andere evenementen, zoals Cultura Nova, Booch, IBE, M2015, Pinkpop, Solar etc.
Online & Sociale Media Momenteel zijn we met ruim 11.000 likes duidelijk aanwezig op Facebook en we zijn aanwezig op Twitter. Andere sociale mediaplatforms volgen. Online loopt straks alles via SRH15.nl. Zo ook de website. Op deze website staat alle (praktische) informatie voor geïnteresseerden en bezoekers. Voor particulieren, verenigingen, bedrijven en instellingen over hoe ze in actie kunnen komen. Hoe men zich kan aanmelden als vrijwilliger of als initiatiefnemer van een side event. We tellen tevens af tot aan de start van Serious Request 2015. Facebook en Twitter zijn op dit moment de krachtigste sociale media. Facebook heeft de meeste mogelijkheden. Vooral als het gaat om interactie tussen volgers en het creëren van een hype. Korte filmpjes plaatsen we op het YouTube kanaal om de boodschap te versterken. Instagram is een krachtige tool voor foto’s en ultrakorte filmpjes (15 seconden) te posten. Het onder jongeren populaire Snapchat is ook bruikbaar voor foto’s, meestal selfies. In principe sluiten we niets uit, maar met name Facebook en Twitter zijn leading.
15
Richtlijnen Sociale Media In samenspraak met de afdeling Communicatie van gemeente Heerlen stellen we een aantal duidelijke richtlijnen op voor het gebruik van de sociale media:
Sociale media worden gebruikt om SRH15 te promoten
Berichten hebben alleen betrekking op SRH15
Posts worden altijd gemaakt met beeld (foto of film)
De berichten worden afgesloten met #srh15 en verwijzen naar de website
Facebook wordt gebruikt om mensen te enthousiasmeren, beter nog uit te dagen tot interactie
Twitter is geschikt voor het plaatsen van korte berichten, uiteraard met links, filmpjes en foto’s
Berichten, foto’s en video’s worden centraal geplaatst en bewaakt
Er zijn grenzen aan de manier van reageren; reacties van volgers worden verwijderd wanneer ze racistisch en discriminerend zijn
Aanstootgevend taalgebruik wordt ook niet getolereerd. Gaandeweg het proces moet duidelijk worden waar hier de grenzen liggen; goed om discutabele posts te signaleren en te melden
Commerciële uitingen van partners en sponsoren alleen in de vorm van weggeefacties, like-‐share-‐win of slim verpakt in video of ander beeldmateriaal, met inzamelen voor 'het goede doel' als boodschap
Opstellen schema; bijvoorbeeld 1 of 2 geplande posts per dag, op vaste tijdstippen, met uitzondering van 'breaking' news'
Twitter kan ook worden gebruikt als nieuwsfeed in geval van 'breaking news' of tijdens evenementen waarop de promotruck aanwezig is
Gebruik de op het evenement van toepassing zijnde hashtags (#pinkpop) in combinatie met #srh15 met maximaal drie hashtags per tweet
In geval van een newsstream op Twitter kan daar op Facebook naar verwezen worden: "volg ons op Twitter voor de laatste ontwikkelingen....etc."
Belangrijk in de uitingen; humor, zelfspot, reageren waar dat gevraagd wordt (interactie=persoonlijk=betrokkenheid), Uitdagen tot interactie
Richtlijnen NPO inzake gebruik logo en samenwerking NPO en Rode Kruis
3FM is een publieke omroep en moet zich houden aan de mediawet
3FM/NPO is eigenaar van de merknaam en het logo ‘Serious Request’
De merknaam en het logo wordt niet te pas en te onpas gebruikt; hiervoor gelden richtlijnen. Zo mag men naam en logo niet inzetten voor commerciële doeleinden
Als het logo van Serious Request door een bedrijf wordt gebruikt om geld in te zamelen voor het goede doel van het Glazen Huis Heerlen 2015, dan dient ook al het ingezamelde geld ook gedoneerd te worden
Bedrijven mogen naam en logo niet inzetten om potentiële klanten te lokken
Onze taak is om onze partners en sponsors en organisaties, verenigingen en bedrijven die in actie willen komen voor het goede doel goed, goed te begeleiden bij het gebruik van naam en logo
Wanneer er twijfels bestaan over wat wel en niet is toegestaan met naam en logo, nemen we contact op met NPO/3FM
De titel ‘Glazen Huis’ is niet vastgelegd en mag te allen tijde gebruikt worden
NPO, 3FM en het Rode Kruis zullen ons ondersteunen in dit traject
Eind augustus wordt de nieuwe vormgeving aangeleverd, inclusief thema 2015
Er komt een nieuwe website kominactie.nl. Deze komt onder beheer van 3FM
Het Rode Kruis zal onze organisatie informeren over de werkzaamheden van het Rode Kruis en over het thema van 2015
Het Rode Kruis geeft gastlessen binnen het onderwijs. Wij kunnen het Rode Kruis vragen voor het houden van presentaties
Zie verder de bijlagen ‘SR Q&A’ en ‘SR voorwaarden Kom in Actie’ in Drive ‘SRH15 PvA’
16
5. Informatievoorziening Algemeen Voorafgaand en tijdens Serious Request 2015 worden belanghebbenden en bezoekers goed geïnformeerd. De impact van het evenement is voor de centrumbewoners en de ondernemers in de binnenstad niet gering. De opbouw van het evenement start al begin december. Tijdens het evenement is er 24 uur per dag bedrijvigheid in de stad. Het Glazen Huis produceert ook 24 uur per dag geluid. Toegangswegen worden afgesloten, parkeergarages stromen vol, de markten worden verplaatst en zo zijn er nog veel meer zaken die duidelijk gecommuniceerd dienen te worden. Het evenement vindt plaats in de week voor Kerst, dus de reguliere Kerstinkopen gaan gewoon door. Drukte alom dus. Communicatie vindt plaats in overleg tussen gemeente Heerlen en stichting. We informeren:
Inwoners van Heerlen
Bewoners van de binnenstad
Ondernemers in de binnenstad
Bedrijven, instellingen en verenigingen
Bezoekers
Informatievoorziening voorafgaand aan Serious Request 2015 In de periode voorafgaand aan het evenement zullen we met name de belanghebbenden in en rond het centrum en de inwoners van Heerlen en omstreken informeren over de impact van het evenement. Denk hierbij aan de op-‐ en afbouwperiode van 3FM en de productieteams, het afsluiten van wegen, omleidingen, parkeervoorzieningen voor auto’s en (brom)fietsen, specifieke regels voor leveranciers van horeca en winkeliers, openingstijden horeca, koopavonden, sluiting van de kerk en het beantwoorden van de meest gestelde vragen. Waar nodig zullen we een op een om tafel gaan met partijen en/of mensen middels schriftelijke correspondentie benaderen. De Bewonersraad Heerlen Centrum en het Centrummanagement kunnen hun achterbaan informeren. Om te voorkomen dat een onnodige vragen-‐ en/of klachtenstroom ontstaat, moeten we niet te vroeg pieken met de informatieverstrekking. We doseren dit door een goede communicatieplanning op te stellen. De informatieverstrekking aan belanghebbenden vindt op meerdere manieren plaats:
Informatiebijeenkomst voor de horecaondernemers in de binnenstad
Informatiebijeenkomst voor de winkeliers en overige ondernemers in de binnenstad
Informatiebijeenkomst voor de centrumbewoners
Periodieke nieuwsbrief via e-‐mail en/of brief/flyers aan bovengenoemde partijen (indien nodig, zoals bij belangrijke wijzigingen)
Nieuwskatern in regionale kranten (naar voorbeeld A2 Maastricht)
Op de website SRH15.nl vindt men antwoorden op de meest gestelde vragen
De SRH15 Mobile App is te downloaden
Men kan met vragen ook terecht bij het SRH15 Hoofdkwartier
Op de website en Facebook pagina van gemeente Heerlen
Diverse persberichten, die ook online gepubliceerd worden, informeren belanghebbenden
In het weekblad ‘Gezien.nl’ informeren we de inwoners van Heerlen periodiek over diverse (belangrijke) zaken
In november 2015 verschijnt het ‘SRH15 Magazine’ voor de inwoners van Heerlen en de regio’s Parkstad en Zuid-‐Limburg
17
Informatievoorziening tijdens Serious Request 2015 Tijdens Serious Request 2015 worden met name de bezoekers goed geïnformeerd. Heerlen wil zich natuurlijk goed en duidelijk profileren als gastvrije en creatieve stad met een gevarieerd cultureel,-‐ culinair-‐ en winkelaanbod. Gezien de potentiële aandacht die Heerlen krijgt rondom 3FM Serious Request zal Heerlen de kans krijgen en grijpen om te laten zien dat een bezoek aan Heerlen meer dan de moeite waard is. De informatieverstrekking aan bezoekers vindt op meerdere manieren plaats:
Bewegwijzering vanaf stadsautoweg voor bezoekers, artiesten en crew
Bewegwijzering vanaf einde afslagen stadsautoweg voor bezoekers, artiesten en crew
Bewegwijzering P-‐route
Bewegwijzering fietsenstallingen
Informatie-‐/programmaboekjes in treinen en op stations uit de richtingen Eindhoven, Maastricht, Aken-‐Kerkrade
Informatie op station Heerlen; laatste treinen richting Eindhoven, Maastricht, Aken-‐Kerkrade
Bij uitgangen station en parkeergarages; hostesses delen informatie-‐/programmaboekjes uit
De SRH15 Mobile App is te downloaden
Infozuilen op strategische plekken in de binnenstad met plattegrond, metrokaart en algemene info
LED screens op strategische plekken in de binnenstad
Via het SRH15 Hoofdkwartier
Informatie over waar bezoekers terecht kunnen bij diefstal, gevonden voorwerpen, kind kwijt etc.
Informatievoorziening huisregels binnenstad Informatieborden informeren de bezoeker over de huisregels in de binnenstad, op pleinen en terrassen:
Geen glaswerk
Alcohol -‐18
Geen drones
Geen bulkverpakkingen drank en eten
Fietsen in de binnenstad niet toegestaan
Gebruik de aanwezige toiletten
Afval deponeren in de afvalbakken
Geen sampling
Geen verkoop van merchandise
Accreditaties pleinen, gebouwen en overige ruimtes
18
6. Communicatiemiddelen We maken gebruik van verschillende communicatiemiddelen:
Informatiebijeenkomsten
Flyers
Posters
Abri’s
Billboards
SRH15 Hoofdkwartier
Gezien.nl
Limburgs Dagblad / Dagblad De Limburger
Persberichten
Regionale Radiozenders
Regionale Televisiezenders
Magazines / huis-‐aan-‐huisbladen
Informatie-‐/programmaboekje
De SRH15 Mobile App is te downloaden
Infozuilen op strategische plekken in de binnenstad
LED screens op strategische plekken in de binnenstad
SRH15 Mobile App Speciaal voor SRH15 zal onze ICT partner Valid een platformonafhankelijke app ontwikkelen. Deze app draait op IOS, Android en Windows. De app is er specifiek voor het evenement SRH15. De app zal in eerste instantie een plattegrond, de metrokaart met thema’s, het programma met detailinformatie en additionele (praktische) informatie aan de gebruiker tonen. Tevens laat de app nieuwsberichten (push) zien; bijvoorbeeld of de treinen vertraging hebben of wat de laatste nieuwtjes uit het Glazen Huis zijn. De app wordt tijdens het evenement continu up to date gehouden. Het marketingteam zal in overleg treden met gemeente Heerlen over de ontwikkeling van de app, zodat geen enkele informatie over het hoofd wordt gezien.
Online www.SRH15.nl https://www.facebook.com/SeriousRequest2015Heerlen https://twitter.com/sr15heerlen www.Heerlen.nl https://www.facebook.com/gemeenteheerlen https://twitter.com/gemeenteheerlen http://www.3fm.nl/ https://www.facebook.com/radio3fm https://twitter.com/3fm http://seriousrequest.3fm.nl/ http://seriousrequest.3fm.nl/kominactie https://twitter.com/seriousrequest http://www.rodekruis.nl/ https://www.facebook.com/rodekruis https://twitter.com/rodekruis
19
7. Aankleding binnenstad Algemeen Tijdens de Kerstperiode biedt Heerlen al een sfeerverhogend straatbeeld. Bestaande decoratie, zoals de sfeerverlichting in straten en bomen, de grote Kerstbal, Kerstbomen en overige Kerstdecoraties kunnen verwerkt worden in de totale aankleding van de binnenstad tijdens Serious Request 2015. Ook de plannen van Stralend Heerlen/Centrummanagement dienen gecheckt te worden. Past een en ander in het straatbeeld tijdens SRH15. Heerlen heeft een compacte binnenstad en dat is een voordeel. Vanaf het station en vanuit de parkeergarages is de bezoeker in mum van tijd in het centrum en bij het Glazen Huis op het Pancratiusplein. Ook dit plein is compact, met daaromheen veel horecagelegenheden. Om de bezoekersstromen over de stad te verdelen bieden we verscheidene side events. Deze side events en de verschillende podia zorgen eveneens voor sfeer in de binnenstad. Aan de hand van een aantal thema’s laten we vier metrolijnen door de stad lopen. Het visualiseren van de metrokaart op straat is een onderdeel van de aankleding en kan op verschillende manieren, zoals borden, (LED)verlichting, graffiti en anderszins. Belangrijk is dat we zorgen voor een sfeervolle binnenstad met de thema’s Kerst en Serious Request. In andere gaststeden viel de sfeer in de binnenstad een beetje tegen. Winkeliers van grote en landelijke ketens mogen vaak niets doen aan de aankleding en uitstraling van hun pand. Hier dienen we rekening mee te houden. Daar waar mogelijk kunnen we de winkeliers helpen. Heerlen moet in ieder geval gastvrij overkomen.
Welkom & Gastvrij
Een gastvrije stad zorgt voor een warm welkom; vanaf de toegangswegen, het station en de parkeergarages
Hostesses staan op verschillende plekken in de stad om de bezoeker welkom te heten en te voorzien van een programmagids
Een gastvrije stad zorgt voor een sfeervolle binnenstad
Duidelijke bewegwijzering op strategische plekken in de binnenstad
Een gastvrije stad is schoon; de reinigingsdiensten houden de binnenstad dagelijks en continu schoon
WiFi moet gratis en optimaal werken
Voldoende openbare toiletvoorzieningen
Voldoende parkeerplaatsen voor auto’s, motoren en (brom)fietsen
EHBO op strategische plekken in de binnenstad
De politie en hulpdiensten zijn niet (te) nadrukkelijk aanwezig
Vrijwilligers wijzen bezoekers vriendelijk de weg
20
8. Side Events Tijdens de week van Serious Request 2015 organiseren verschillende partners en initiatiefnemers meerdere side events in de binnenstad van Heerlen. De stichting en gemeente Heerlen faciliteren, maar organiseren zelf niet. Remcom zorgt voor de coördinatie. De stichting heeft officieel vergunning aangevraagd bij gemeente Heerlen.
Vergunning De evenementenvergunning geldt voor de periode 01-‐12-‐2015 tot en met 01-‐01-‐2016 en behelst het gebied binnen de groene lijn op de tekening. Het Pancratiusplein Zuid en het Burgemeester van Grunsvenplein worden uit deze vergunning gelicht en specifiek vergund aan 3FM. Pancratiusplein Noord en het Schelmenhofje zullen door 3FM gebruikt worden als backstage zone. Op alle andere pleinen en in diverse straten worden de side events georganiseerd. In overleg met de werkgroepvoorzitters van de operationele groepen bij gemeente Heerlen wordt gekeken naar de vergunningtechnische eisen voor de side events. Daarnaast wordt gekeken naar het aantal mogelijk in te vullen straten en pleinen, de beveiliging, EHBO, overkappingen, verkeersplan, openbare toiletvoorzieningen etc. Wenselijk is om tot 00.30 uur te programmeren. Dit om de juiste spreiding van bezoekers in de binnenstad te krijgen. Grote tekening in Google Drive ‘SRH15-‐Plan van aanpak-‐Bijlagen’. Evenementen
Periode
Locatie
Side Events binnenstad (horeca, winkeliers, Stralend Heerlen etc.) 04-‐12-‐2015 t/m 24-‐12-‐2015
Heerlen Centrum
Side Events door de culturele instellingen
12-‐12-‐2015 t/m 24-‐12-‐2015
Heerlen Centrum
3FM Serious Request
18-‐12-‐2015 t/m 24-‐12-‐2015
Pancratiusplein Heerlen
24-‐12-‐2015
Burg. van Grunsvenplein
Groot afsluitingsfeest Serious Request & M2015
31-‐12-‐2015
Pancratiusplein Heerlen
3FM Serious Request Slotfeest
21
Thema’s Het centrale thema voor de side events is ‘GRENSVERLEGGEND’. Grensverleggend, zowel gezien vanuit ambitie als vanuit onze geografische locatie. Om tot meer focus te komen, hebben we een viertal subthema’s gedefinieerd, namelijk:
Young & Urban
Kunst & Cultuur
Smart
Food & Beverage (culinair)
Bij de uitvoering van de thema’s wordt rekening gehouden met de verschillende doelgroepen en leeftijdscategorieën. Er moet voor ieder wat wils zijn. Bestaande Heerlense evenementen, organisaties en ondernemers betrekken we bij de invulling van de thema’s. We kunnen de organiserende partijen ‘eigenaar’ maken van het betreffende thema. Zo kunnen partijen als Poppodium Nieuwe Nor, Parkstad Limburg Theaters, Cultuurhuis Heerlen, Swing-‐Inn, Benito Dance, Schunck, de Muziekschool, maar ook de organisaties van onder meer de Booch, IBE, ParkCity Live, Cultura Nova, Urban Race en andere evenementen invulling geven aan de thema’s ‘Kunst & Cultuur’ en ‘Young & Urban’. Voor het thema ‘Smart Services / Science Technology & Education’ kunnen we onder meer Zuyd Hogeschool, Continium, Chemelot, DSM, M2015, Universiteit Maastricht, Smart Services Hub, IBA Parkstad en RWTH Aachen benaderen. Bedrijven in de regio kunnen zich profileren met hun kennis en kunde op dit gebied. De horeca, delicatessenzaken, Limburgse streekproducten, maar ook een evenement als Parkstad Culinair betrekken we bij het thema ‘Culinair’.
Metrokaart Elk thema krijgt een eigen plek in het centrum en/of wordt middels een route uitgezet door de binnenstad; de metrokaart. Met gekleurde routes door de stad laten we per thema zien wat er in de stad te beleven is. Iedere kleur (metrolijn) staat dus voor een bepaald thema. De metrolijnen beginnen bij het station en bij diverse parkeerlocaties. Daar worden de bezoekers door hostesses van harte welkom geheten in Heerlen. De bezoekers ontvangen een informatiegids met daarin de metrokaart. Men kan tevens de ‘SRH15 App’ downloaden. Op de metrokaart wordt aan de hand van de vier themakleuren de route beschreven om bij de verschillende events te komen. De kleuren zijn gekoppeld aan de vier subthema’s en de metronummers aan de events.
M2015 | Jaar van de Mijnen 2015 M2015 is een initiatief van gemeente Heerlen en wordt mede mogelijk gemaakt door de Provincie Limburg samen met 14 gemeenten en tal van maatschappelijke partners uit Nederland en de Euregio Maas-‐Rijn. De voormalige mijnstreek van Nederland organiseert in 2015 een themajaar over haar herkomst, met voor inwoners en bezoekers een breed programma aan activiteiten en lange termijn programma’s. M2015 gaat over nu: over wat de voormalige mijnstreek nu is en wat de streek wil worden. Maar het kijkt ook terug op haar geschiedenis. Het laat zien hoe enorm groot de invloed van het mijnverleden op deze regio is geweest en hoe belangrijk dat verleden is voor toekomstige ontwikkelingen. M2015 wil het verhaal van de mijnstreek vastleggen voor de toekomst. Zodat ook jonge generaties de geschiedenis kunnen voelen en beleven. M2015 en SRH15 organiseren beide diverse evenementen. Daar waar mogelijk streven we naar synergie. Een van de ideeën van onze promotiecampagne is om in samenwerking met M2015 het jaar ‘knallend’ af te sluiten met een passend feest op 31-‐12-‐2015. Een happening voor jong en oud op het Pancratiusplein in Heerlen. Bijvoorbeeld met een of meerdere DJ’s en artiesten, een vuurwerkshow (indien mogelijk) en/of een act van Cultura Nova. De festiviteiten op deze slotavond starten om 21.00 uur. Om klokslag 24.00 uur knallen we het nieuwe jaar in. Het programma sluit af om 01.00 uur. Bij de invulling van het programma en de aankleding van het plein dienen we rekening te houden met een slecht weer scenario. Het plaatsen van een Perfect Sky is een optie. e
In het restaurant en op het terras van Mijn Streek op de 5 verdieping van het Glaspaleis kunnen we een afsluitende borrel organiseren voor onze partners die ons dit jaar gesteund hebben.
22
Toetsingskaders In samenwerking met de projectgroep ‘Logistiek & Productie’ en de projectgroep ‘Promotie’ van gemeente Heerlen stellen wij criteria vast waaraan wij de side-‐events toetsen:
Veiligheid
Slecht weer scenario
Geluid dB(A)
Toegankelijkheid
Doelgroepen / Leeftijdscategorieën (voor ieder wat wils)
Aansluiting op thema’s / metrokaart
Gastvrijheid / Sfeer / Passend bij Heerlen (stadspromotie)
Kwaliteit boven kwantiteit / onderscheidendheid
Organisatieplan (op welke manier wordt het georganiseerd en hoe wordt een en ander gefinancierd)
Commercie; ondernemers binnenstad (horeca en winkeliers) en lokale initiatieven krijgen 1 keus, vervolgens regio en provincie
Openingstijden (voorkom een troosteloos beeld in de binnenstad en stel verplichte openingstijden vast)
e
De stichting en Remcom ontvangen veel aanvragen, ideeën, initiatieven. Om een en ander in goede banen te leiden zijn de bovengenoemde criteria leidend. Een eerste shifting hierin vindt plaats door de stichting. Vervolgens worden de plannen voorgelegd aan de projectgroepen bij gemeente Heerlen. Omarmde initiatieven die vergunningtechnisch geen problemen opleveren krijgen een ‘GO’.
Pop-‐Up Ook initiatieven voor het inrichten van lege panden en het creëren van ‘pop-‐up stores’ en ‘pop-‐up horeca’ toetsen we aan criteria. De kans bestaat dat men een en ander commercieel gaat uitbuiten. Ook hier geldt dat het bestaande horeca-‐ en winkelaanbod voorrang krijgt. Wel interessant; invulling door derden van de eerdergenoemde thema’s, exposities, workshops, tentoonstellingen, kids glazen huis etc. In nauw overleg met gemeente Heerlen worden aanvragen onder de loep genomen.
Programmering Tijdens het eerste en tweede kwartaal vinden gesprekken plaats met potentiële partners voor de invulling van het programma van de side events. Op uiterlijk 1 augustus moet de programmering grotendeels duidelijk zijn en presenteert de stichting het programma aan de stakeholders. Na finetuning op onderdelen stellen we een datum vast om het programma met de pers en de buitenwereld te delen.
23
9. Planning Week 7
SRH15 Hoofdkwartier operationeel
Week 18/19
Presentatie artwork promotiecampagne Glazen Huis Heerlen 2015
Week 18/19
Opening Hoofdkwartier promotiecampagne Glazen Huis Heerlen 2015
Week 20
Presentatie SRH15 promotieteams
Week 20
Start promotiecampagne Glazen Huis Heerlen 2015
Week 24
Bekendmaking thema Stille Ramp door 3FM en het Rode Kruis
Week 24/25
Informatiebijeenkomst vrijwilligers promotieteams
Week 31
Presentatie programmering side events
Week 35
Presentatie artwork 3FM Serious Request 2015 door 3FM
Week 46
Presentatie 3 Glazen Huis DJ’s door 3FM
Week 46
Presentatie Metroplan SRH15
Week 46
Informatiebijeenkomst vrijwilligers SRH15 week
Week 48
Start promotiecampagne 3FM
Week 49
SRH15 magazine voor inwoners regio (Heerlen, Parkstad, Zuid-‐Limburg)
Week 49
Start opbouw 3FM Glazen Huis
Week 51
Start Serious Request 2015
Week 52/53
Afbouw 3FM Glazen Huis
Data/weeknummers onder voorbehoud. In veel gevallen zijn we afhankelijk van externe partijen, zoals 3FM en het Rode Kruis. Verschillende onderdelen lenen zich goed voor een persmoment/persbericht. Dit overzicht wordt periodiek bijgewerkt!
Bijlagen Plan van aanpak in de Google Drive Map SRH15 PvA Bijlagen:
Begroting Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015
Heerlen Thematisch Kader SR
Kaders Gemeente – Stichting
Plattegrond Evenemententerrein binnenstad Heerlen
Projectstructuur gemeente Heerlen
SR Q&A
SR Richtlijnen
SR voorwaarden Kom in Actie
SRH15 Contactenlijst
Werkplan Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015
24
Contact Hoofdkwartier Stichting Promotie Glazen Huis Heerlen 2015 Akerstraat 24 6411 HA Heerlen www.SRH15.nl
[email protected]
Projectcoördinatie Bart Kuipers
Remco Mattaar
[email protected]
[email protected]
0031 (0)6 51 62 35 25
0031 (0)6 28 52 86 55
KvK: 62 12 85 23 IBAN: NL72 RABO 0301085110 Zie uitgebreide contactenlijst in Drive ‘SRH15 PvA’.
