PLAN VAN AANPAK AANBESTEDING IeT DIENSTVERLENING 2011

Centraal Orgaan opvang asielzoekers

PLAN VAN AANPAK AANBESTEDING IeT DIENSTVERLENING 2011 A Onderwer Naam aanbestedin Aanleiding aanbesteding

Opdrachtformulering

Productaroe Auteur I documentversie Bugethouder

B Begrippenlijst Makelaar

EG-aanbestedina ICT Dienstverlenina 2011 Raamovereenkomsten ICT-dienstverlening expireren op 31-10-2011. Gezien de behoefte en noodzaak om toekomstige opdrachten op dit gebied wederom onder te brengen binnen centraal af te sluiten Raamovereenkomsten, is het COA verplicht om de nieuwe Raamovereenkomsten af te sluiten middels Eurooese aanbestedina. De opdracht voor het project luidt: "het afsluiten van de economisch meest voordelige Raamovereenkomsten ten behoeve van ICT dienstverlening, waarbij de Opdrachtnemers alsmede de door de Opdrachtnemers te verlenen ICT dienstverlening kunnen voldoen aan de door het CGA gestelde eisen en wensen." De afdeling MS/Beheerllnkoop begeleidt en ondersteunt de Contracteigenaar in het aanbestedingstraject dat aanvangt met de goedkeuring van onderliggend document door de Contracteigenaar tot de implementatie van een Overeenkomst. Na het aanbestedingstraject begint de contractmanagementfase, waarin Inkoop de Contracteigenaar ook zal ondersteunen. Deze laatste fase zal echter aeen onderdeel ziin van dit oroiect. 1506 - ICT-dienstverlenin Will Bakker I 0.3 afdeling Management Contracteigenaar en opdrachtgever ~oor het project is Services MS/beheer. Budaethoude

Bedrijf dat is gespecialiseerd in het vinden en doorlenen van externe ICT deskundigen.

PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA

- 1 110 -


C Huidige situatie Huidige leverancier(-s) + SAP nrs contracten

Spend in € per jaar Percelen in de huidige overeenkomst(-en) Opbouw I beschrijving vorige aanbesteding

Leveranciersnummer 600118 Cap Gemini Nederland - SAP contract 4600000211 Leveranciersnummer 605770 Logica CMG Nederland BV - SAP Contract 4600000210 Leveranciersnummer 605810 Atos Origin Nederland SAP - Contract 4600000214 Leveranciersnummer 601396 Ordina Application Outsourcing - SAP contract 4600000212 Leveranciersnummer 603807 BT Professional Services Nederland - SAP contract 4600000215 Over 2008,2009 en 2010 30.000.000, gemiddeld 10.000.000 incl. btw circa 8400.000 excl. btw 3 Voor de inhuur van externen op het gebied van ICT, heeft het COA momenteel 5 Leveranciers gecontracteerd, verdeelt over 3 percelen. Perceel A heeft betrekking op Management & Consultancy, perceel B heeft betrekking op Softwarebouw en perceel C heeft betrekking op Operationeel Beheer.

=

Perceel A: 16 functieprofielen, perceel B: 8 functieprofielen, perceel C: 4 functieprofielen Niet-openbare aanbesteding. Aanbesteding op basis van ingediende maximumtarieven. Uitvraag op basis van mini-competitie. Veiling perceel C. Ervaring met huidige partij(-en) Bestek / inventarisatie bruikbaar volgende EA? Welk bureau heeft bij de vorige aanbesteding ondersteuning geboden? Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor de komende aanbesteding?

Tevreden Ja Commerce Hub ondersteuning bij e-commerce. 1:1

t·-

J'--

' .• J,~~ '! Apart perceel voor Progress Programmeurs Contracteren van een makelaar om contractpartijen in de minicompetitie scherp te houden.


- 2/10 -

Centraal Orgaan opuang asielzoekers

o Markt Beschrijving rnarkt

Omvang markt in € of aantal Aantal marktspelers Belangrijkste marktspelers (wie winnen aanbestedingen) Zijn wij als COA interessant voor de markt? Toelichting In scope: welke delen worden aanbesteed

Out of scope: welke delen worden niet aanbesteed Raakvlakken met andere aanbestedingen Overige aandachtspunten

De conjuncturele ontwikkelingen in de markt voor IT-dienstverlening laten een licht herstel zien ten opzichte van eerdere jaren. In 2007 (vlak voor de financiele crisis) zijn de maximale tarieven afgegeven. Na 2008 kwamen de tarieven onder druk te staan. In hoeverre het recente lichte herstel en aantrekkende afzetmarkt dit verschil te niet doen valt moeilijk te voorspellen. Bron: ICT Barometer Ernst&Young n.b. De markt voor ICT dienstverlening bestaat uit veel partijen. De grootste spelers zijn, in willekeurige volgorde, Atos, Ordina, Logica, Accenture, Cap Gemini, BT, KPN Getronics. Aanbestedingen in aard en omvang te vergelijken met deze aanbesteding worden veelal gewonnen door de hierboven genoemde bedrijven. Ja Omvang aanbesteding is interessant voor alle partijen A. Perceel Managementadvies en consultancy, B. Perceel Softwarebouw en Operationeel beheer, C. Perceel specialisatie Progress, D. Makelaar Geen Geen

PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011 COA

- 3/10 -


E Aanbesteding Omvang in € over looptijd overeenkomst Type aanbesteding (OP, NOP etc) EMVI / LP Op welke regelgeving gebaseerd Percelen Wat is de beste aanpak voor de komende aanbesteding

Circa 33.500.000 excl. BTW NOP EMVI EG-richtlijn 2004/18/EG en BAO

4 Na diverse opties uitvoerig te hebben besproken met het projectteam komt de volgende aanbestedingsstrategie naar voren: A. B. C. D.

Perceel Managementadvies en consultancy, Perceel Softwarebouw en Operationeel beheer, Perceel specialisatie Progress, Makelaar

omvang 19.000.000, omvang 8.500.000, omvang 2.500.000, omvang 3.500.000,

3 leveranciers 3 leveranciers 1 leverancier 1 leverancier

De functieomschrijvingen van de vorige aanbestedingen worden gebruikt. Het is voor een aanbieder mogelijk om in te schrijven op perceel A enlof Ben/of C. Een aanbieder.die inschrijft op perceel D kan echter niet op perceel A enlof B, enlof C inschrijven. Een inschrijver dient per perceel een offerte in te dienen. Bij uitvraag naar ICT dienstverleners onder de gecontracteerde partijen in perceel A, B en C kan, zulks ter beoordeling van de opdrachtgever, gelijktijdig worden uitgevraagd aan de gecontracteerde partij onder perceel D.

Marktconsultatie van aanbieders nodig? Is externe expertise nodig en zo ja: waarvoor en door wie? Looptijd nieuwe overeenkomst Overige aandachtspunten

Voor de percelen A, B, C, worden van de inschrijvers maximum uurtarieven gevraagd. Op advies van projectteamleden. Alternatief: prijs loslaten, steeds minicompetities, levert volgens projectteamleden geen meerwaarde. Perceel D (Makelaar) heeft een benchmarkfunctie en houdt partijen scherp. Voor perceel D wordt van de inschrijvers een opslagtarief per uur van geworven ICT-dienstverleners gevraagd, evenals een opslagtarief per uur voor ICT-dienstverleners die het COA zelf aandraagt. nee nee 2 jaar en 2x1 optie van maximaal 12 maanden Belangrijk: In de offerteaanvraag zal een implementatieinstructie worden voor verwerkt die een soepele overgang van de ene leverancier naar de andere moet garanderen, afspraken over inwerken, overdragen, (voorlopige) continuering key-spelers (op aangeven van het COA). De implementatieinstructie (minimale vereisten) wordt onderdeel van het Programma van Eisen. Het antwoord op de vraag "welke extra service verleent de inschrijver bij de implementatie" zal in de beoordelingsprocedure worden meegenomen.


- 4/10-


F Beschrijving aanbesteding Indeling percelen met omschrijving

8eteft het Leveringen, Diensten, Werken Welke aspecten I services zijn van belang? Arbo Innovatie Onderhoud Service Logistiek Duurzaamheid I MVa Opbouw integrale kosten (TCO) Geografische dekking (regionaal, landelijk) Overige aandachtspunten

A. Perceel Managementadvies en consultancy, 8. Perceel Softwarebouw en Operationeel beheer, C. Perceel specialisatie Progress, D. Makelaar Diensten

Onderzoeks- en ontwikkelactiviteiten, hoe speelt de inschrijver in op vaktechnische ontwikkelingen, opleidingsactiviteiten. Kwaliteitsborging NOK: uren of resultaat (fixed price opdrachten)

Landelijk


- 5/10 -


G Inrichting aanbesteding Eisen aan de onderneming Omzet I omvang onderneming

Organisatie Bedrijfsresultaat Referenties Kwaliteitscriteria (IS0900 1/1400 1) Innovatief vermogen Duurzaamheidcriteria 3P's Gunningcriteria (richtinggevend aan bestek)

Minimale gemiddelde omzet excl. BTW uit ICT-dienstverlening over 2008,2009,2010 A Perceel Managementadvies en consultancy, omzet gemiddeld 9.500.000 per jaar B Perceel Softwarebouw en Operationeel beheer, omzet gemiddeld 4.250.000 per jaar C Perceel specialisatie Progress, omzet gemiddeld 1.250.000 per jaar D Makelaar omzet gemiddeld 1.750.000 per jaar Weging Weging Weging Weging Weging

20% 15°Jb 15°Jb 25% 250/0

Kwaliteit 70%, Presentatie naar aanleiding van een case 300/0, Ondergrens 700 van 1000 punten (zie vorige aanbesteding) Gegadigden die meer dan 700 punten scoren gaan door naar de offerteronde. Prijs: Perceel A, B en C. laagste gemiddeld gewogen uurtarief Prijs: Perceel D laagste gemiddeld gewogen opslagtarief. Belangrijkste eisen aan leveringen Belangrijkste eisen aan diensten Informatievoorziening: schouw, prebidmeeting, monsters, casus, bedrijfspresentatie Overige aandachtspunten

Accoord inhuurprocedure, accoord periode aanvang werkzaamheden, accoord tariefstelling, accoord vervanging NVI


- 6/10 -


e·mail

Doorkiesnr

7187 7232 7337 7129

Concerninkooer Concerninkooer Contractmanaaer ICT Coordinator Coordinator Coordinator

TB lid


Plv. afdelingshoofd Inkoo Concerninkoper

7505

7239 7762 7751 TB lid

7143

- 7 110 -


I Bepaling aanpak aanbesteding Strategisch: Uitgebreide projectgroep; zware aanbesteding. Gezamenlijke projectgroep met inhoudsdeskundigen Knelpunt: Risicovolle aanbesteding, maar finàncieel mindèr. Aandacht voor PVE, inhoudsdeskundigen kijken mee. Hefboom: Financieel interessant, inhoudelijk minder. Inkoop doorloopt de aanbesteding, opdrachtgever wordt geïnformeerd en leest de stukken mee. Routine:

Minst complexe aanbesteding. Ink,op informe~~ d~ opdrachtgever over de resultaten.

Aan de hand van de risico-indicatoren op financieel en toeleveringsgebied kan worden bepaald in welk 'Kralj~c-kwadrant' de aanbesteding thuishoort. Het belang van iedere indicator kan worden aangepast omdat dit per opdrachtgever anders wordt beoordeeld. v * ~

r:

r2: .~

oe

~

Belang Financieel risico 5 Contractwaarde looptijd 1 Max kosten contractwisseling Belang 1 2 3 1 2 1

Toeleveringsrisico Aantal geschikte leveranciers Homogeniteit aanbod Gezondheidsl welzijn risico Milieurisico Risico Bedrijfsvoering Risico Reputatie eOA

in € miljoen in € miljoen

aantal range 0 range 0 range 0 range 0 range 0

-

Waarde € 33

€

10 10 10 10 10

Belang Invullen relevantie schaal 0 - 5 punten Waarde Omvang in of inschatting op schaal 0 - 10 punten

J Kwadrant Kwadrant volgens schema: Toelichting aanpak met opdrachtgever

10 10 0 0 5 0

PTN 165 0 10 10 20 0 0 10 0 4

Strategisch

Hefboom 10 9

8 7 6 5 4 3 2 1

H (1)

~ :_-~~~-f--~~,~--I~~'U-I

co ~

(1) ,~-4-----+--~'~----l·---I-------+-

!

i

:al

I .~

î

c

iI:

1

2

3 4 5 6 7 8 9 Routine Knelpunt Toeleverings risico

10

IH

I Hefboom, hoge contractwaarde, geen toeleveringsrisico

PVA en Opdrachtnota EA IeT Dienstverlening 2011COA

- 8/10 -


K Planning Voorbereidingen algemeen Marktonderzoek Plan van Aanpak Vaststellen Plan van aanpak Marktconsultatie

IStêlrt

I Eind

Tijd

I

Inkoop

Inzet in uren I Directie I Extern

I 09-03-2011 50

I

IWie levert

informatie

Beoordeling door:

Projectteam Projectteam TB

TB TB Opdrachtgever

Pro·ectleider Pro·ectleider Pro·ectteam

Pro·ectteam Pro·ectteam TB

20

Voorbereidingen aanbesteding 28-03-2011 24-06-2011 29-03-2011

Opstellen Voorselectiedocumenten Opstellen Aanbestedingsdocumenten Vaststellen documentatie TB

Aan·besled.i·l1.gsfase Publiêatiedatum SluitdatUrT1Jlragen.·•• roncJe··••·VS NoIa•• • van···•• • 1.6f1Ci1ti1"1 gén•• • VS SI.ûJtdatu~rn.· • •VS Einadatl.lrn·•• •. oeoordè.li·"·gi.·•.VS vs.ststellèl1.·.··ioéoördêl·.i.r"t·.g•••.•TS.·•.• VS U·itoodigi·.n.gsd·atu·rn·•• ioffértéfase 1·l"lliêhti·n·ge,,·dêl9.·.;Z•• schouW Sluitdatumvrager"tronde1 Notavan i lnlichtil"lgen1 SJuitdatlJrn·••. v/ragel"l.ronde •. 2 N.ota.van•• •rn~libhti·rigen··.·.·.·.·.2 Indlenèn~fferte~ .~~.~-.

I

20

04-04-2011 29-04-2011 03-05-2011 12-05-2011 10-06-2011 14-06-2011 24-06-2011

TB Pro·ectteam TB Pro·ectteam TB TB Pro·ectteam

08-07-2011 12-07-2011

Pro·ectteam TB Pro·ectteam TB Pro·ectteam

04-08-2011

Evaluatiêfase Casus 1 Monsters I Bedrijfspresentatie Eindd·aturn•.• ·.·.beoorde.li.n·g••. ·.·offertes Vaststellen beoordeling TB Voorlopige gunning Definitieve gunning Uitvoeringsfase Startdatum overeenkomst Implementatie en .overdracht Totaal

100

Startdatum I Einddatum [TIId

100

I

20

12-08-2011 09-09-2011 20-09-2011 05-10-2011

06-10-2011


01-11-2011 I 31-10-2011

40

I

20

30 320

I I

50 130

Inschrijvers Inschrijvers Projectteam Projectteam Projectteam

Projectteam Projectteam TB TB TB

Projectteam

I~T afdeling - 9/10 -


Komt de startdatum overeen met de einddatum voriae overeenkomst Vormt de aansluitina een risico? Welke oolossina is voorzien voor dit risico? Welke andere risico's zijn te onderscheiden?

ja nee De voortgang van de procedure en het halen van planning met wettelijke termijnen is mede afhankelijk van de beschikbaarheid en biidraae van de oroiectteamleden.

Overiae aandachtsounten

23 maart 2011

Ondertekenin Overige aandachtpunten die in het PVE expliciet aandacht behoeven en niet eerder besproken zijn (handmatig invullen). De Opdrachtgever en de Tenderboard geven akkoord op het Plan van Aanpak onder voorwaarde dat deze punten allen worden verwerkt in de aanbestedingsdocumenten.


-10/10-

/~~ ~

CDA


Geheimhoudings- & integriteitsverklaring

Project:

Europese aanbesteding ICT dienstverlening 2011, hierna 'de aanbesteding' .

Projectleider: ~oncern inkoper)

Ondergetekende verklaart middels het ondertekenen van deze verklaring dat in de voorbereiding, gedurende en na afronding van de aanbesteding hij/zij geen infonnatie verstrekt over de inhoud van de aanbesteding aan anderen - medewerkers van het COA of (potentiële) leveranciers - buiten de aanbesteding. Alle communicatie richting (potentiële) leveranciers in het kader van de aanbesteding verloopt via de projectleider of projectsecretaris van de aanbesteding. Ondergetekende verklaart tevens alle aan hem in het kader van de aanbesteding direct of indirect verstrekte infonnatie vertrouwelijk te behandelen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat deze informatie zonder toestemming van de projectleider bij anderen ter beschikking komt. Indien medewerkers of (potentiële) leveranciers (waaronder naast medewerkers ook adviseurs, tussenpersonen etc. van die partijen) gedurende of na afronding van de aanbesteding vragen stellen over de inhoud van de aanbesteding, dan wordt het gesprek door ondergetekende afgebroken en worden deze medewerkers of (potentiële) leveranciers te allen tijde door ondergetekende doorverwezen naar de projectleider. Bij toetreding tot de projectgroep verklaart ondergetekende dat hij - of zijn familieleden of andere naaste persoonlijke relaties - geen commerciële of andere belangen heeft in partijen die mogelijkerwijs zullen willen meedingen naar de aan te besteden opdracht. Mocht er voor ofna toetreding een dergelijk belang aanwezig zijn of ontstaan, dan zal dit worden gemeld aan de projectleider, die dan het recht heeft ondergetekende uit te sluiten van deelname aan het projecten/ofbeoordelingsteam. Bovenstaande punten zijn ontleend aan de 'Integriteitscheck inkopen'. Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de volledige Integriteitscheck inkopen (zie bijlage) en zich te conformeren aan de hierin gestelde standpunten. Datum:

.....~~:.Z

I1

Naam: Directie/afdeling: Handtekening:

.~

.

~.~ 1 van 5

'J~~ C OA

~


Bijlage 1 : Integriteitscheck inkopen

BIJLAGE 1 - DE INTEGRlTEITSCHECK INKOPEN Gehanteerde bron en uitgangspunt voor de integriteitscheck inkopen is de "Beroepscode voor de inkoper~' van de NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement). De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met ethische dillema's die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De paragrafen 1.1, 1.3, 3.2, 3.4, 4.1, 5.1, 5.2 en 5.3 zijn aangepast/toegevoegd ten opzicht van de originele beroepscode, alsmede de titels van de paragrafen. De handreiking zou ook als instrument gebruikt kunnen worden om achteraf te toetsen of gehandeld is volgens de 'ethisch gewenste wijze'. Let op: waar 'inkoper' staat, kan ook 'betrokkene bij de inkoopfunctie ' worden gelezen. Dit is dus iedereen die iets te maken heeft met inkoop!

I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming. 1.1 Belangenverstrengeling Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen of een ondersteuning van eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden voorkomen en te worden gemeld aan zijn leidinggevende of de verantwoordelijke projectleider. Betrokkenen mogen geen (neven)functies vervullen of (neven)werkzaamheden verrichten die een risico vormen voor de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet hierbij worden vermeden. 1.2 Ongewenste beïnvloeding De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet }1ierbij worden vel1fleden.

2 van 5

/~~ ~

COA


1.3 Ongewenst gebruik van middelen/informatie Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt. Er dienen passende maatregelen te worden genomen om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in handen van onbevoegde derden komt. 1.4 Persoonlijk voordeel/misbruik positie Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren of bedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor produkten of diensten voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming.

IJ Leveranciers rechtvaardig behandelen De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 Informatieverstrekking De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien. 2.2 Informatie verkrijgen De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 Financiële afhankelijkheid De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.

IJJ Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1 Vertrouwelijke informatie Prijs-, produkten procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient vertrouwelijk te worden behandeld.

3 van 5

/~~ ~

C OA


3.2 Gelijkwaardige informatie De inkoper dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te voorzien. De inkoper dient een passende mate van openbaarheid en toegankelijkheid te geven aan extern verspreide (of nog te verspreiden) informatie die in beginsel voor iedere potentiële leverancier van relevante informatiewaarde zou kunnen zijn. Informatiewaarde wordt hierbij als relevant gezien als deze van invloed zou kunnen zijn op een inschrijving of aanbieding (inclusief de voorwaarden daarbij) van een potentiële leverancier. 3.3 Reciprociteit Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te worden vermeden wanneer dit de concurrentie beperkt. 3.4 Persoonlijke voorkeuren Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van transparante en objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren. De minimale vereisten ten aanzien van de transparantie en objectiviteit zijn gegeven in de Europese aanbestedingsrichtlijn en nationale aanbestedingswetten en bijbehorende jurisprudentie (zie ook 5.2). De specificatie, selectie (beoordeling) en gunning van de opdracht dient altijd door minimaal 2 personen te worden beoordeeld. De selectie en gunning van de opdracht dient zoveel als mogelijk gebaseerd te zijn op hieraan vooraf geformuleerde criteria en beoordelings-/toekenningsmethodieken.

IV Reputatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper. 4.1 Deskundigheid De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven. Het onverantwoord extern uiten of doen voorkomen van concessies ten aanzien van de betrachte of nog te betrachten professionaliteit (zowel van de inkoper als van overige betrokkenen binnen de eigen onderneming) dient te worden voorkomen. 4.2 Betrouwbaarheid Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. 4.3 Kwaliteitszorg De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.

4 van 5

/~~ ~

C OA


V Wettelijke integriteit De inkoper dient de relevante vigerende integriteitsbeginselen uit het aanbestedingsrecht bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden te handhaven. 5.1 Gelijke behandeling De inkoper behandelt potentiële leveranciers op gelijke en niet-discriminerende wijze. Het onderwerp van de opdracht, alsmede de hieraan verbonden specificaties, dienen niet-discriminatoir (onpartijdig) te zijn. De concurrentieomstandigheden mogen niet worden vervalst. 5.2 Transparantie en objectiviteit De inkoper hanteert een transparante en objectieve aanpak van het inkoopproces. Alle potentiële leveranciers en overige betrokkenen moeten vooraf kennis kunnen nemen van de toepasselijke voorschriften en de zekerheid hebben dat deze voorschriften voor iedereen op dezelfde wijze worden toegepast. Gemaakte keuzes en beslissingen dienen op inhoudelijke basis en zoveel als rederlijkerwijs mogelijk objectief beargumenteerd en verantwoord kunnen worden. 5.3 Proportionaliteit Het proportionaliteitsbeginsel wordt in acht genomen, dat wil zeggen dat iedere gekozen maatregel of criterium zowel noodzakelijk als passend is gezien de beoogde doelen. De gestelde eisen en wensen moeten in verhouding staan tot het object van de te verstrekken opdracht.

5 van 5

~~~ ~

C OA



Project:

Europese aanbesteding IeT dienstverlening 2011, hierna 'de aanbesteding' . Projectleider: _ (concern inkoper)

Ondergetekende verklaart middels het ondertekenen van deze verklaring dat in de voorbereiding, gedurende en na afronding van de aanbesteding hij/zij geen informatie verstrekt over de inhoud van de aanbesteding aan anderen - medewerkers van het eOA of (potentiële) leveranciers - buiten de aanbesteding. Alle communicatie richting (potentiële) leveranciers in het kader van de aanbesteding verloopt via de projectleider ofprojectsecretaris van de aanbesteding. Ondergetekende verklaart tevens alle aan hem in het kader van de aanbesteding direct of indirect verstrekte informatie vertrouwelijk te behandelen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat deze informatie zonder toestemming van de projectleider bij anderen ter beschikking komt. Indien medewerkers of (potentiële) leveranciers (waaronder naast medewerkers ook adviseurs, tussenpersonen etc. van die partijen) gedurende of na afronding van de aanbesteding vragen stellen over de inhoud van de aanbesteding, dan wordt het gesprek door ondergetekende afgebroken en worden deze medewerkers of (potentiële) leveranciers te allen tijde door ondergetekende doorverwezen naar de projectleider. Bij toetreding tot de projectgroep verklaart ondergetekende dat hij of zijn familieleden of andere naaste persoonlijke relaties - geen commerciële of andere belangen heeft in partijen die mogelijkerwijs zullen willen meedingen naar de aan te besteden opdracht. Mocht er voor ofna toetreding een dergelijk belang aanwezig zijn of ontstaan, dan zal dit worden gemeld aan de projectleider, die dan het recht heeft ondergetekende uit te sluiten van deelname aan het projecten/ofbeoordelingsteam. Bovenstaande punten zijn ontleend aan de 'Integriteitscheck inkopen'. Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de volledige Integriteitscheck inkopen (zie bijlage) en zich te confonneren aan de hierin gestelde standpunten. Datum:

~-1. - zet


1 van 5

/~~ ~

C OA



BIJLAGE 1 - DE INTEGRITEITSCHECK INKOPEN Gehanteerde bron en uitgangspunt voor de integriteitscheck inkopen is de "Beroepscode voor de inkoper'; van de'NEfvI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement). De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met ethische dillema' s die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De paragrafen 1.1,1.3,3.2,3.4,4.1,5.1,5.2 en 5.3 zijn aangepast/toegevoegd ten opzicht van de originele beroepscode, alsmede de titels van de paragrafen. De handreiking zou ook als instrument gebruikt kunnen worden om achteraf te toetsen of gehandeld is volgens de 'ethisch gewenste wijze'. Let op: waar' inkoper' staat, kan ook 'betrokkene bij de inkoopfunctie ' worden gelezen. Dit is dus iedereen die iets te maken heeft met inkooo!

I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming. 1.1 Belangenverstrengeling Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondememingsbelangen of een ondersteuning van eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden voorkomen en te worden gemeld aan zijn leidinggevende of de verantwoordelijke projectleider. Betrokkenen mogen geen (neven)functies vervullen of (neven)werkzaamheden verrichten die een risico vonnen voor de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet hierbij worden vermeden. 1.2 Ongewenste beïnvloeding De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden. ~t~-'

.

.

;..~~.r·:~,:~~

2 van 5

~~

COA

~



11 Leveranciers rechtvaardig behandelen De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 Informatieverstrekking De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien. 2.2 Informatie verkrijgen De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 Financiële afhankelijkheid De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.

III Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1 Vertrouwelijke informatie Prijs-, produkten procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient vertrouwelijk te worden behandeld.

3 van 5

~~--/ ~

C OA



IV Reputatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper. 4.1 Deskundigheid De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven. Het onverantwoord extern uiten of doen voorkomen van concessies ten aanzien van de betrachte ofnog te betrachten professionaliteit (zowel van de inkoper als van overige betrokkenen binnen de eigen onderneming) dient te worden voorkomen. 4.2 Betrouwbaarheid Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. 4.3 Kwaliteitszorg De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.

4 van 5

'J~~ C OA

~



5 van 5


Gelleimhoudings- & integriteitsverklaring

Project:

Europese aanbesteding Icr dienstverlening 2011, hierna 'de aanbesteding' . Projectleider: concern inkoper)

Ondergetekende verklaart middels het ondertekenen van deze verklaring dat in de voorbereiding, gedurende en na afronding van de aanbesteding hij/zij geen informatie verstrekt over de inhoud van de aanbesteding aan anderen - medewerkers van het COA of (potentiële) leveranciers - buiten de aanbesteding. Alle communicatie richting (potentiële) leveranciers in het kader van de aanbesteding verloopt via de projectleider of projectsecretaris van de aanbesteding. Ondergetekende verklaart tevens alle aan hem in het kader van de aanbesteding direct of indirect verstrekte informatie vertrouwelijk te behandelen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat deze informatie zonder toestemming van de projectleider bij anderen ter beschikking komt. Indien medewerkers of(potentiële) leveranciers (waaronder naast medewerkers ook adviseurs, tussenpersonen etc. van die partijen) gedurende of na afronding van de aanbesteding vragen stellen over de inhoud van de aanbesteding, dan wordt het gesprek door ondergetekende afgebroken en worden deze medewerkers of (potentiële) leveranciers te allen tijde door ondergetekende doorverwezen naar de projectleider. Bij toetreding tot de projectgroep verklaart ondergetekende dat hij - of zijn fatnilieleden of andere naaste persoonlijke relaties - geen commerciële of andere belangen heeft in partijen die mogelijkerwijs zullen willen meedingen naar de aan te besteden opdracht. Mocht er voor ofna toetreding een dergelijk belang aanwezig zijn of ontstaan, dan zal dit worden gemeld aan de projectleider, die dan het recht heeft ondergetekende uit te sluiten van deelname aan het projecten/of beoordelingsteam. Bovenstaande punten zijn ontleend aan de 'Integriteitscheck inkopen'. Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de volledige Integriteitscheck inkopen (zie bijlage) en zich te conformeren aan de hierin gestelde standpunten. Datum: Naam: Directie/afdeling:

I van 5


Bij lage 1 : Integriteitscheck inkopen

BIJLAGE 1 - DE INTEGRITEITSCHECK INKOPEN Gehanteerde bron en uitgangspunt voor de integriteitscheck inkopen is de "Beroepscode voor de inkope~" van de NtVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement). De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met ethische dillema's die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De paragrafen 1.1,1.3,3.2,3.4,4.1,5.1,5.2 en 5.3 zijn aangepast/toegevoegd ten opzicht van de originele beroepscode, alslnede de titels van de paragrafen. De handreiking zou ook als instrument gebruikt kunnen worden om achteraf te toetsen of gehandeld is volgens de 'ethisch gewenste \vijze'. Let op: waar' inkoper' staat, kan ook tbetrokkene bij de inkoopfunctie ' worden gelezen. Dit is dus iedereen die iets te maken heeft met inkooo!

I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming. 1.1 Belangenverstrengeling Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen of een ondersteuning van eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden voorkomen en te worden gemeld aan zijn leidinggevende of de verantwoordelijke projectleider. Betrokkenen mogen geen (neven)functies vervullen of (neven)werkzaamheden verrichten die een risico vormen voor de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet hierbij worden vermeden. 1.2 Ongewenste beïnvloeding De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid mo~ h.ief~ij w~~den v.~~~(ten.' ., ~~ • :';1··~· ,'~.

~!; ~ ' , . '! :~~;:. ~,,~~: y. ',~:,

2 van 5


1.3 Onge\venst gebruik van middelen/informatie Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt. Er dienen passende maatregelen te worden genomen om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in handen van onbevoegde derden komt. 1.4 Persoonlijk voordeel/misbruik positie Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren of bedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor produkten of diensten voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming.

11 Leveranciers rechtvaardig be/,andelen De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 Informatieverstrekking De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien. 2.2 Infortnatie verkrijgen De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 Financiële afhankelijkheid De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.


3 van 5


3.2 Gelijkwaardige informatie De inkoper dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te voorzien. De inkoper dient een passende mate van openbaarheid en toegankelijkheid te geven aan extern verspreide (of nog te verspreiden) informatie die in beginsel voor iedere potentiële leverancier van relevante informatie\vaarde zou kunnen zijn. Informatie\vaarde wordt hierbij als relevant gezien als deze van invloed zou kunnen zijn op een inschrijving of aanbieding (inclusief de voorwaarden daarbij) van een potentiële leverancier. 3.3 Reciprociteit Koppeling van inkoopovereenkonlsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te worden venneden wanneer dit de concurrentie beperkt. 3.4 Persoonlijke voorkeuren Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van transparante en objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren. De Ininilnale vereisten ten aanzien van de transparantie en objectiviteit zijn gegeven in de Europese aanbestedingsrichtlijn en nationale aanbestedingswetten en bijbehorende jurisprudentie (zie ook 5.2). De specificatie, selectie (beoordeling) en gunning van de opdracht dient altijd door minimaal 2 personen te worden beoordeeld. De selectie en gunning van de opdracht dient zoveel als mogelijk gebaseerd te zijn op hieraan vooraf geformuleerde criteria en beoordeIings-ltoekenningsmethodieken.

IV Replltatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper. 4.1 Deskundigheid De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven. Het onverantwoord extern uiten of doen voorkomen van concessies ten aanzien van de betrachte of nog te betrachten professionaliteit (zowel van de inkoper als van overige betrokkenen binnen de eigen onderneming) dient te worden voorkomen. 4.2 Betrouwbaarheid Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. 4.3 Kwaliteitszorg De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.

4 van 5


V Wettelijke integriteit De inkoper dient de relevante vigerende integriteitsbeginselen uit het aanbestedingsrecht bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden te handhaven. 5. I Gelijke behandeling De inkoper behandelt potentiële leveranciers op gelijke en niet-discriminerende wijze. Het onderwerp van de opdracht, alsmede de hieraan verbonden specificaties, dienen niet-discriminatoir (onpartijdig) te zijn. De concurrentieolTIstandigheden mogen niet worden vervalst. 5.2 Transparantie en objectiviteit De inkoper hanteert een transparante en objectieve aanpak van het inkoopproces. Alle potentiële leveranciers en overige betrokkenen moeten vooraf kennis kunnen nemen van de toepasselijke voorschriften en de zekerheid hebben dat deze voorschriften voor iedereen op dezelfde wijze worden toegepast. Gemaakte keuzes en beslissingen dienen op inhoudelijke basis en zoveel als rederIijkerwijs mogelijk objectief beargumenteerd en verantwoord kunnen worden. 5.3 Proportionaliteit Het proportionaliteitsbeginsel \vordt in acht genomen, dat wil zeggen dat iedere gekozen maatregel of criterium zo\vel noodzakelijk als passend is gezien de beoogde doelen. De gestelde eisen en wensen moeten in verhouding staan tot het object van de te verstrekken opdracht.

5 van 5

J~~ ~

COA



Project:

Europese aanbesteding ICT dienstverlening 2011, hierna 'de aanbesteding' . Projectleider: (concern inkoper)

Ondergetekende verklaart middels het ondertekenen van deze verklaring dat in de voorbereiding, gedurende en na afronding van de aanbesteding hij/zij geen informatie verstrekt over de inhoud van de aanbesteding aan anderen - medewerkers van het COA of (potentiële) leveranciers - buiten de aanbesteding. Alle communicatie richting (potentiële) leveranciers in het kader van de aanbesteding verloopt via de projectleider of projectsecretaris van de aanbesteding. Ondergetekende verklaart tevens alle aan hem in het kader van de aanbesteding direct of indirect verstrekte informatie vertrouwelijk te behandelen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat deze informatie zonder toestemming van de projectleider bij anderen ter beschikking komt. Indien medewerkers of (potentiële) leveranciers (waaronder naast medewerkers ook adviseurs, tussenpersonen etc. van die partijen) gedurende of na afronding van de aanbesteding vragen stellen over de inhoud van de aanbesteding, dan wordt het gesprek door ondergetekende afgebroken en worden deze medewerkers of (potentiële) leveranciers te allen tijde door ondergetekende doorverwezen naar de projectleider. Bij toetreding tot de projectgroep verklaart ondergetekende dat hij - of zijn familieleden of andere naaste persoonlijke relaties - geen commerciële of andere belangen heeft in partijen die mogelijkerwijs zullen willen meedingen naar de aan te besteden opdracht. Mocht er voor ofna toetreding een dergelijk belang aanwezig zijn of ontstaan, dan zal dit worden gemeld aan de projectleider, die dan het recht heeft ondergetekende uit te sluiten van deelname aan het projecten/ofbeoordelingsteam. Bovenstaande punten zijn ontleend aan de 'Integriteitscheck inkopen'. Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de volledige Integriteitscheck inkopen (zie bijlage) en zich te conformeren aan de hierin gestelde standpunten. Datum: Naam: Directie/afdeling:

.'.... ~ qp l

(

115 ( a

Handtekening:

1 van 5

J~~ ~

C OA



BIJLAGE 1 - DE INTEGRITEITSCHECK INKOPEN Gehanteerde bron en uitgangspunt voor de integriteitscheck inkopen is de "Beroepscode voor de inkop." van de l\\EVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement). De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met ethische dillema's die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De paragrafen 1.1,1.3,3.2,3.4,4.1,5.1,5.2 en 5.3 zijn aangepast/toegevoegd ten opzicht van de originele beroepscode, alsmede de titels van de paragrafen. De handreiking zou ook als instrument gebruikt kunnen worden om achteraf te toetsen of gehandeld is volgens de 'ethisch gewenste wijze'. Let op: waar 'inkoper' staat, kan ook 'betrokkene bij de inkoopfunctie' worden gelezen. Dit is dus iedereen die iets te maken heeft met inkoop!

I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming. 1.1 Belangenverstrengeling Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondememingsbelangen of een ondersteuning van eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden voorkomen en te worden gemeld aan zijn leidinggevende of de verantwoordelijke projectleider. Betrokkenen mogen geen (neven)functies vervullen of (neven)werkzaamheden verrichten die een risico vormen voor de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet hierbij worden vermeden. 1.2 Ongewenste beïnvloeding De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beinvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden.

2 van 5

/~~ ~

C OA



II Leveranciers rechtvaardig behandelen De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 Informatieverstrekking De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien. 2.2 Informatie verkrijgen De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 Financiële afhankelijkheid De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.

III Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1 Vertrouwelijke informatie Prijs-, produkten procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient vertrouwelijk te worden beharideld.

3 van 5

\/~~ C OA

~




4 van 5

/~~ ~

C OA


V Wettelijke integriteit De inkoper dient de relevante vigerende integriteitsbeginselen uit het aanbestedingsrecht bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden te handhaven. 5.1 Gelijke behandeling De inkoper behandelt potentiële leveranciers op gelijke en niet-discriminerende wijze. Het onderwerp van de opdracht, alsmede de hieraan verbonden specificaties, dienen niet-discriminatoir (onpartijdig) te zijn. De concurrentieomstandigheden mogen niet worden vervalst. 5.2 Transparantie en objectiviteit De inkoper hanteert een transparante en objectieve aanpak van het inkoopproces. Alle potentiële leveranciers en overige betrokkenen moeten vooraf kennis kunnen nemen van de toepasselijke voorschriften en de zekerheid hebben dat deze voorschriften voor iedereen op dezelfde wijze worden toegepast. Gemaakte keuzes en beslissingen dienen op inhoudelijke basis en zoveel 'als rederlijkerwijs mogelijk objectief beargumenteerd en verantwoord kunnen worden. 5.3 Proportionaliteit Het proportionaliteitsbeginsel wordt in acht genomen, dat wil zeggen dat iedere gekozen maatregel of criterium zowel noodzakelijk als passend is gezien de beoogde doelen. De gestelde eisen en wensen moeten in verhouding staan tot het object van de te verstrekken opdracht.

5 van 5

~~~ ~

COA



Europese aanbesteding IeT dienstverlening 2011, hierna 'de aanbesteding' . Projectleider: concern inkoper)

Project:

Ondergetekende verklaart middels het ondertekenen van deze verklaring dat in de voorbereiding, gedurende en na afronding van de aanbesteding hij/zij geen infonnatie verstrekt over de inhoud van de aanbesteding aan anderen - medewerkers van het eOA of (potentiële) leveranciers - buiten de aanbesteding. Alle communicatie richting (potentiële) leveranciers in het kader van de aanbesteding verloopt via de projectleider ofprojectsecretaris van de aanbesteding. Ondergetekende verklaart tevens alle aan hem in het kader van de aanbesteding direct of indirect verstrekte infonnatie vertrouwelijk te behandelen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat deze infonnatie zonder toestemming van de projectleider bij anderen ter beschikking komt. Indien medewerkers of (potentiële) leveranciers (waaronder naast medewerkers ook adviseurs, tussenpersonen etc. van die partijen) gedurende of na afronding van de aanbesteding vragen stellen over de inhoud van de aanbesteding, dan wordt het gesprek door ondergetekende afgebroken en worden deze medewerkers of (potentiële) leveranciers te allen tijde door ondergetekende doorverwezen naar de projectleider. Bij toetreding tot de projectgroep verklaart ondergetekende dat hij - of zijn familieleden of andere naaste persoonlijke relaties - geen commerciële of andere belangen heeft in partijen die mogelijkerwijs zullen willen meedingen naar de aan te besteden opdracht. Mocht er voor of na toetreding een dergelijk belang aanwezig zijn of ontstaan, dan zal dit worden gemeld aan de projectleider, die dan het recht heeft ondergetekende uit te sluiten van deelname aan het projecten/ofbeoordelingsteam. Bovenstaande punten zijn ontleend aan de 'Integriteitscheck inkopen'. Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de volledige Integriteitscheck inkopen (zie bijlage) en zich te conformeren aan de hierin gestelde standpunten. Datum:

R~~I-'-"-.


1 van 5

/1f:1~ C OA

~



BIJLA GE 1 - DE INTEGRITEITSCHECK INKOPEN Gehanteerde bron en uitgangspunt voor de integriteitscheck inkopen is de "Beroepscode voor de inkop6r" van de NIjvI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement). De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met ethische dillema's die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De paragrafen 1.1,1.3,3.2,3.4,4.1,5.1,5.2 en 5.3 zijn aangepast/toegevoegd ten opzicht van de originele beroepscode, alsmede de titels van de paragrafen. De handreiking zou ook als instrument gebruikt kunnen worden om achteraf te toetsen of gehandeld is volgens de 'ethisch gewenste wijze'. Let op: waar 'inkoper' staat, kan ook 'betrokkene bij de inkoopfunctie ' worden gelezen. Dit is dus iedereen die iets te maken heeft met inkoop!

I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming. 1.1 Belangenverstrengeling Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen of een ondersteuning van eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden voorkomen en te worden gemeld aan zijn leidinggevende of de verantwoordelijke projectleider. Betrokkenen mogen geen (neven)functies vervullen of (neven)werkzaamheden verrichten die een risico vormen voor de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet hierbij worden vermeden. 1.2 Ongewenste beïnvloeding De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid mo~~ hierbij worden vermeden. (~}J

2 van 5

~~~ ~

C OA



11 Leveranciers rechtvaardig behandelen De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 Informatieverstrekking De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien. 2.2 Informatie verkrijgen De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 Financiële afhankelijkheid De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.


3 van 5

~~~ ~

C OA



IV Reputatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper. 4.1 Deskundigheid De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven. Het onverantwoord extern uiten of doen voorkomen van concessies ten aanzien van de betrachte of nog te betrachten professionaliteit (zowel van de inkoper als van. overige betrokkenen binnen de eigen onderneming) dient te worden voorkomen. 4.2 Betrouwbaarheid Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. 4.3 Kwaliteitszorg De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.

4 van 5

/~~ ~

COA



5 van 5

.~/~~ C OA~ Centraal Orgaan opuang asielzoekers Geheimhoudings- & integriteitsverklaring

Europese aanbesteding ICT dienstverlening 2011, hierna 'de aanbesteding' . Projectleider: concern inkoper) Project:

Ondergetekende verklaart middels het ondertekenen van deze verklaring dat in de voorbereiding, gedurende en na afronding van de aanbesteding hij/zij geen informatie verstrekt over de inhoud van de aanbesteding aan anderen - medewerkers van het COA of (potentiële) leveranciers - buiten de aanbesteding. Alle communicatie richting (potentiële) leveranciers in het kader van de aanbesteding verloopt via de projectleider ofprojectsecretaris van de aanbesteding. Ondergetekende verklaart tevens alle aan hem in het kader van de aanbesteding direct of indirect verstrekte informatie vertrouwelijk te behandelen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat deze informatie zonder toestemming van de proj ectleider bij anderen ter beschikking komt. Indien medewerkers of (potentiële) leveranciers (waaronder naast medewerkers ook adviseurs, tussenpersonen etc. van die partijen) gedurende of na afronding van de aanbesteding vragen stellen over de inhoud van de aanbesteding, dan wordt het gesprek door ondergetekende afgebroken en worden deze medewerkers of (potentiële) leveranciers te allen tijde door ondergetekende doorverwezen naar de projectleider. Bij toetreding tot de projectgroep verklaart ondergetekende dat hij - of zijn familieleden of andere naaste persoonlijke relaties - geen commerciële of andere belangen heeft in partijen die mogelijkerwijs zullen willen meedingen naar de aan te besteden opdracht. Mocht er voor of na toetreding een dergelijk belang aanwezig zijn of ontstaan, dan zal dit worden gemeld aan de projectleider, die dan het recht heeft ondergetekende uit te sluiten van deelname aan het projecten/ofbeoordelingsteam. Bovenstaande punten zijn ontleend aan de 'Integriteitscheck inkopen'. Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de volledige Integriteitscheck inkopen (zie bijlage) en zich te conformeren aan de hierin gestelde standpunten. Datum: Naam: Directie/afdeling: Handtekening:

1 van 5

'/~~ COA

~



BIJLAGE 1 - DE INTEGRITEITSCHECK INKOPEN Gehanteerde bron en uitgangspunt voor de integriteitscheck inkopen is de "Beroepscode voor de inkopet.' van de NJlVI (Nederlandse Vereniging voor Ink:oopmanagement). De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met ethische dillema' s die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De paragrafen 1.1,1.3,3.2,3.4,4.1,5.1,5.2 en 5.3 zijn aangepast/toegevoegd ten opzicht van de originele beroepscode, alsmede de titels van de paragrafen. De handreiking zou ook als instrument gebruikt kunnen worden om achteraf te toetsen of gehandeld is volgens de 'ethisch gewenste wijze'. Let op: waar' inkoper' staat, kan ook Ibetrokkene bij de inkoopfunctie ' worden gelezen. Dit is dus iedereen die iets te maken heeft met inkoop!

I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming. 1.1 Belangenverstrengeling Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen of een ondersteuning van eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden voorkomen en te worden gemeld aan zijn leidinggevende of de verantwoordelijke projectleider. Betrokkenen mogen geen (neven)functies vervullen of (neven)werkzaamheden verrichten die een risico vormen voor de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet hierbij worden vermeden. 1.2 Ongewenste beïnvloeding De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden. ~

2 van 5

J~~ ~

COA


1.3 Ongewenst gebruik van middelenlinfonnatie Alle middelen en bronnen van infonnatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt. Er dienen passende maatregelen te worden genomen om te voorkomen dat vertrouwelijke infonnatie in handen van onbevoegde derden komt. 1.4 Persoonlijk voordeel/misbruik positie Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren ofbedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor produkten of diensten voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming.

11 Leveranciers rechtvaardig behandelen De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 Informatieverstrekking De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien. 2.2 Infonnatie verkrijgen De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 Financiële afhankelijkheid De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.

111 Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1 Vertrouwelijke infonnatie Prijs-, produkten procestechnische infonnatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient vertrouwelijk te worden behandeld.

3 van 5

/~~ ~

CDA


3.2 Gelijkwaardige infonnatie De inkoper dient alle potentiële leveranciers van gelijke infonnatie te voorzien. De inkoper dient een passende mate van openbaarheid en toegankelijkheid te geven aan extern verspreide (of nog te verspreiden) infonnatie die in beginsel voor iedere potentiële leverancier van relevante infonnatiewaarde zou kunnen zijn. Infonnatiewaarde wordt hierbij als relevant gezien als deze van invloed zou kunnen zijn op een inschrijving of aanbieding (inclusief de voorwaarden daarbij) van een potentiële leverancier. 3.3 Reciprociteit Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te worden venneden wanneer dit de concurrentie beperkt. 3.4 Persoonlijke voorkeuren Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van transparante en objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren. De minimale vereisten ten aanzien van de transparantie en objectiviteit zijn gegeven in de Europese aanbestedingsrichtlijn en nationale aanbestedingswetten en bijbehorende jurisprudentie (zie ook 5.2). De specificatie, selectie (beoordeling) en gunning van de opdracht dient altijd door minimaal 2 personen te worden beoordeeld. De selectie en gunning van de opdracht dient zoveel als mogelijk gebaseerd te zijn op hieraan vooraf gefonnuleerde criteria en beoordelings-/toekenningsmethodieken.


4 van 5

./~~ C OA

~


V Wettelijke integriteit De inkoper dient de relevante vigerende integriteitsbeginselen uit het aanbestedingsrecht bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden te handhaven. 5.1 Gelijke behandeling De inkoper behandelt potentiële leveranciers op gelijke en niet-discriminerende wijze. Het onderwerp van de opdracht, alsmede de hieraan verbonden specificaties, dienen niet-discriminatoir (onpartijdig) te zijn. De concurrentieomstandigheden mogen niet worden vervalst. 5.2 Transparantie en objectiviteit De inkoper hanteert een transparante en objectieve aanpak van het inkoopproces. Alle potentiële leveranciers en overige betrokkenen moeten vooraf kennis kunnen nemen van de toepasselijke voorschriften en de zekerheid hebben dat deze voorschriften voor iedereen op dezelfde wijze worden toegepast. Gemaakte keuzes en beslissingen dienen op inhoudelijke basis en zoveel als rederlijkerwijs mogelijk objectief beargumenteerd en verantwoord kunnen worden. 5.3 Proportionaliteit Het proportionaliteitsbeginsel wordt in acht genomen, dat wil zeggen dat iedere*gekozen maatregel of criterium zowel noodzakelijk als passend is gezien de beoogde doelen. De gestelde eisen en wensen moeten in verhouding staan tot het object van de te verstrekken opdracht.

5 van 5

Zuiderent, Bas Van: Verzonden: Aan: CC: Onderwerp:

~01114:51 3072011 voorstel stopzetten aanbesteding ict diens ver enln 2011.docx

Heren, De aanbesteding ICT dienstverlening zal worden gestopt wat in grote lijnen de volgende vervolgstappen oplevert: 1. 2.

3. 4. 5.

Mail naar de aanmelders van de aanbesteding met de mededeling en motivatie (actie inkoop 15 juli 2011) en afmelding van de aanbesteding bij de EU (actie inkoop week 29) Opstarten nieuwe discussie tbv scope, doel, PvE, randvoorwaarden, criteria, aanbestedings- / marktstrategie, contractsvoorwaarden en aanbestedingsdocumenten (vanaf week 29, actie inkoop/MS Beheer) a. nieuwe aanbestedingsprocedure IeT dienstverlening voor te stellen b. noodzaak bepalen voor een aanbestedingsprocedure ICT Projecten Heraanbesteding uitvoeren voor ICT dienstverlening en mogelijk ook voor ict projecten (planning nader te bepalen) Inventariseren huidige overeenkomsten en gewenste doorloop na 01 november en afsluiten nieuwe tijdelijke overeenkomsten (actie MS Beheer) Opschorten aanvragen en opdrachten gedurende de periode van 01 november tot aan afsluiten nieuwe overeenkomst op basis van nieuwe aanbesteding (verwachting 01 januari 2012) (actie MS beheer)

Gr, Bas

Van: Verz Aan: CC: Onderwerp:

ing iet dienstverlening 2011.docx

Net met Rien gesproken. Het gaat bij bullet 3 om nieuwe contracten. Dat kan ook lasti~aar is mi te managen voor enkele maanden. Bestaande contracten kunnen worden verlengd in visi_n zoals_gisteren hebben bevestigd. De andere standpunten deelde ik al. Obv alle gesprekken en input, waarvoor hartelijk dank, ben ik van mening dat heraanbesteden voor ons de beste optie is. Hierbij mijn verzoek aan inkoop de vervolgstappen te schetsen en in te zetten. Mvgr,

-

Van: Verz Aan: Onde

en aanbesteding iet dienstverlening 2011.docx e

Hoi rien, ik belde je net nog even mn over de 3 bullet daar kan een issue zitten gezien het grote aantal gedetacheerden uit dit contract waarmee bij onze producten deels ook operationeel beheren (bv ibis), ik spreek je zo wel even, maurice 1

Van:

Verzo~iuli201 12· 5 Aan: Onderwerp: RE: 13072011 voorstel stopzetten aanbesteding

I

aienstverlening 2011.docx

1

Allen,

van voorliggend advies en de mailwiseling die de afgelopen dagen heeft plaatsgevonden (met input van olgt ook hier mijn standpunt •

•

•

• • • •

Contracten dienen in het voordeel van het COA te zijn, oftewel er dient onderhandeld te worden over de uiteindelijke prijs. Nu is dat bij bepaalde producten en diensten eenvoudiger (denk aan kantoorartikelen, voertuigen, etc.). In dit geval ben ik van mening dat als we praten over dienstverlening dit per dienst, lees hier per project moeten onderhandelen. Projecten zijn altijd zo specifiek dat dat deze niet vooraf in een standaardjasje gegoten kunnen worden. Verder ben ik van mening dat contracten niet een stapeling in zich moeten dragen van diverse aanverwante producten, tenzij de omvang daarvan dermate klein is en zo weinig impact heeft op het contract. In het geval van ICT projecten zijn de daarmee gemoeide bedragen dermate hoog dat we hier ook moeten spreken van het loskoppelen van een standaard contract. In het kader van rechtmatigheid begrijp ik dat het lopende contract 1 november afloopt en er een vertraging op zal worden gelopen van 2 maanden, dus met een uitloop tot 1 januari 2012. Dit6 hout voor mij in dat wij in de periode van 1 november tot en met 1 januari geen nieuwe contracten kunnen afsluiten. Dit zal dan uitgangspunt moeten zijn bij de stopzetting van deze aanbesteding. Projecten zullen dus dan ook per keer in de markt gezet moeten worden op basis van de specifieke eisen die gesteld worden. Ik begrijp dat er wel selectiegesprekken zijn gevoerd, maar dat de offertes nog niet zijn gestart. De nieuwe aanbesteding zal dus nast rechtmatigheid ook de doelmatigheid moeten ondersteunen. Ik weet niet hoe lang het nieuwe contractmoet gaan lopen, maar ik hoop dat dit niet vioor een periode is langer dan 2 jaar. Want gezien alle ontwikkelingen zou ik toch regelmatig de onderhandelingen opnieuw willen starten.

Dit ~andpunt is een stand~unt dat ik ook in de afgelopen weken heb uitgedragen met betrekking tot de inkooptrajecten: dienen zowel rechtmatig als doelmatig te zijn.

contract~n

OP~~Si~ van de input die nu nu is aangereikt zou lk e~dus voorstander van zijn om te komen tot een heraanbesteding. Ik zien graag een advies van de projecteigenaar tegemoet. vriendelijke groet,

-=_1

V1BA

Centraal Orgaan opvang asielzoekers Directeur Management Services 070 - 372 77 11

ISezoekafjres Sir Winston Churchililaan 366a 2285 SJ Rijswijk

kamer(.14

I',

t

/

,~

Postadres Postbli:> 3002 2280 f\JE Rijswijk

Van: Verzo

13 juli 2011 16:42 2

Aan: Onderwerp: 13072011 voorstel stopzetten aanbesteding let Heren, Bijgaand mijn advies over de nieuwe aanbesteding IeT-dienstverlening. Graag ontvang ik van jullie een reactie. Groet,

•

.J

3

Zoals jullie bekend staat de nieuwe aanbesteding voor ICT-dienstverlening op het punt om de nieuwe aanbestedingsfase 'gunning' in te gaan. De selectie is afgerond en geen bezwaren zijn geuit door de partijen die niet zijn geselecteerd. De aanbesteding heeft als onderwerp ICT-dienstverlening en de criteria en voorwaarden uit de selectiefase zijn ook specifiek hierop gericht. Nu is ook de mogelijkheid geboden in het selectiedocument om projecten met een resultaatsverplichting onder te brengen in de raamovereenkomst. Hier zie ik wat risico's als het gaat om doelmatigheid en ook om rechtmatigheid. De specifieke eisen die gesteld zouden moeten worden aan een ICT-project met resultaatsverplichting worden onderbelicht. Denk hierbij aan acceptatievoorwaarden, licenties, escrow, eigendomsrechten, koppelingen etc.. Omdat voor zo'n project dan per nadere overeenkomst alsnog afspraken gemaakt moeten worden over de hiervoor genoemde zaken, is mijns inziens elke nadere overeenkomst per definitie afwijkend van de voorwaarden uit de raamovereenkomst; en dus onrechtmatig. Als de voorwaarden van de raamovereenkomst wel worden gehanteerd is de aanbesteding ondoelmatig omdat het COA geen duidelijke afspraken over het resultaat van de opdracht kan maken. Ik stel voor om de projecten uit deze aanbesteding voor ICT-dienstverlening te halen. Nu begrijp ik dat het veelvuldig kan voorkomen dat het COA kleine projecten met resultaatsverplichting heeft te vergeven en enkele grotere projecten. Deze projecten zijn niet verder gedefinieerd in de aanbestedingsdocumenten en ik heb tot nu toe nog weinig beeld bij de hoeveelheid, grootte en complexiteit van de projecten. Ik kan dus ook nu nog niet direct een voorstel doen om een aanbesteding op te starten voor de projecten, eerder dan een inventarisatie heeft plaatsgevonden van de behoefte. Mijn voorstel heeft wel tot gevolg dat de huidige aanbesteding gestopt moet worden. Dit zou ik dan wel zo snel mogelijk willen doen om de gunningsfase niet in te laten gaan en hiermee te voorkomen dat partijen mogelijke voorkennis hebben. De nieuwe raamovereenkomst zal dan niet op 01 november in kunnen gaan, maar enkele weken later en dan alleen voor ICT-dienstverlening zoals ook oorspronkelijk bedoeld. De huidige raamovereenkomst kan niet worden verlengd omdat een verlenging als een nieuwe opdracht moet worden beschouwd. Het is dus wel dan noodzaak zo snel mogelijk een heraanbesteding op te starten en zoveel mogelijk voorkomen dat na 01 november en de nieuwe gunning opdrachten worden verstrekt.

..

-----------------------Aan:

Onderwerp:

Dame, heren, Zoals bij de meeste al bekend gaat.ons helaas verlaten en de aanbesteding ICT Dienstverlening 2011 niet verder afronden. Volgens mij wel allereerst op zijn plaats om hem te bedanken voor de goede voorzet en aan ons de taak om de bal in te trappen tijdens de gunningsfase.

Intern is besloten dat ik zijn taken zal overnemen, maar naar buiten toe z a l " l s contactpersoon fungeren. Zojuist hebben we (inkoopafdeling) de aanbesteding doorgelopen om zekerheid te hebben over de gang van zaken en de publicatiedatum voor gunning op 15 juli aanstaande. Het volgende is besloten en ik zou graag van een ieder de 'bevestiging hebben datw e het eens zijn met het volgende: 1.

2.

3.

De aanbesteding gaat zich puur richten op detachering. Projecten met een resultaatsverplichting vallen dus buiten de scope. Dit houdt in dat projecten die het eOA wil uitbesteden of separaat worden aanbesteed, of in een nieuwe raamovereenkomst voor projecten zullen worden geplaatst, of onder eigen regie worden uitgevoerd en alleen mensen worden ingehuurd onder de detacheringsovereenkomst. (check of dit mogelijk is ivm scopebepaling selectiefase) De Arvodi-voorwaarden zullen van toepassing zijn omdat de Arbit van toepassing zijn op zowel detachering als projecten, maar nu te 'zwaar' zijn voor alleen een detacheringsovereenkomst die met name toeziet op dienstverlening. We hebben vorige week onze vraag gesteld bij de kwaliteitsgrens van 700 punten. Ook de jurist stelt een vraag hierbij. Omdat dit criterium meer een relatie heeft met de uitvoer van projecten en de mogelijke risico's die hieraan verbonden zijn in deze aanbesteding, is besloten deze 700-punten-grens niet te stellen.

Ik zal de aanbestedingsstukken aanpassen en met track changes zichtbaar maken wat gewijzigd is. De tijd dringt e voor de 15 en ik hoop dat hier dan ook zo snel mogelijk na ontvangst op gereageerd wordt. Als je niet in de gelegenheid bent te reageren dan neem ik aan dat het akkoord is; maar mocht er onverhoopt toch ergens nog iets e zitten na de 15 , dan hoor ik dit wel graag zsm om eventuele aanpassing via de nota van Inlichtingen te doen. Ik verwacht morgen de aangepaste stukken te verzenden. Groet,

1

------------------------------------Van: Verzonden: Aan:

CC: Onderwerp:

IJgewerkte aanbestedingsstukken offertefase.

Beste. Bijgaand mijn reactie op de stukken waar jij mij afgelopen vrijdag op hebt geattendeerd. Zoals ik in een eerdere fase heb opgemerkt vind ik de opzet van de tekst en de gekozen structuur omvangrijk, veelal dubbelop, waardoor het stuk naar mijn idee inboet op leesbaarheid. Ook dit keer (offerte fase) kom ik tot een zelfde conclusie. Omvang staat niet gelijk aan kwaliteit. Bijvoorbeeld: Ook hier weer de lange lijst met begrippen die of niet relevant zijn, of geen verduidelijking bieden, of niet eens terugkomen in de tekst. Heroverweeg de uit te werken begrippen en schrap driekwart. 2) schrap uitvoerige herhalingen van tekstpassages wanneer in een eerdere paragraaf het begrip reeds is uitgewerkt. Zie tekst van de richtlijn en BAD. Ik prefereer zelf om enkel te verwijzen naar het BAD. Dat is immers de omzetting van de richtlijn in de Nederlandse rechtsorde. 3) Wees consistent met het gebruik van de begrippen. Bekijk goed of een nieuw begrip moet worden uitgewerkt of dat bij een bestaand begrip moet worden aangehaakt. 4) gebruik geen abstracte woorden als "in beginsel, in principe, eventuele "enz. Gunningscriteria: Er is voor EMVI gekozen maar mij is niet duidelijk in welke prijs kwaliteit verhouding ik moet denken (bv. Prijs 60 en kwaliteit (incl. bedrijfspresentatie)40%). Bij de tarieven wordt immers niet aangegeven voor welke weging de prijs meetelt. Ook is niet aangegeven hoe het laagst gewogen gemiddelde (LGG) moet worden uitgerekend. En hoe de opvolgende gewogen gemiddelde (OGG) aan deze LGG worden gekoppeld. Krijgt de LGG bijvoorbeeld een maximum ::f"" '. 'j:an punten en dan LGG/OGG * [max te behalen punten b.v. 60] = punten. Is het een bewuste keuze om een dergelijke ':::':::::'berekening achterwege te laten? Zoals ik het nu begrijp wordt van G4 1-19 en de bedrijfspresentatie het gemiddelde cijfer berekend en dat met 100 vermenigvuldigd. Alleen van de inschrijvers die boven de 700 punten behalen wordt gekeken naar de prijs en de drie laagste wordt de opdracht gegund. Daarmee ben ik van mening dat er sprake is van een verkapt selecteren op laagste prijs. Want ongeacht de score boven de 700 punten gaat het uiteindelijk om de laagste prijs. Naar mijn idee niet in lijn met de EMVI berekening. Hier zouden wij nog best wel eens wat vragen/ opmerkingen over kunnen ontvangen. Programma van eisen (PvE): Waarom zijn de Prestatie indicatoren opgenomen als een bijlage van het PvE. Deze zouden mooi in een (1) document kunnen worden verweven. Dat komt de leesbaarheid ten goede. Wanneer er wordt gewerkt met een integraal akkoord met het PvE dan kunnen de kopjes worden verwijderd "akkoord dat...". Voorwaarden: Ik begrijp dat nu is gekozen voor de toepasselijkheid van de Arbit en niet de eigen inkoopvoorwaarden of de ARVODI. Let wel dat de Arbit maar in een paar passages rekening houdt met onze opdracht zijnde daadwerkelijke dienstverlening 1

(detachering). 80% is dus niet relevant. Is daar bewust voor gekozen? Is dat bewust gedaan voor het geval vanuit perceel B maatwerksoftware wordt afgenomen. Of is dat in het geheel niet de bedoeling? Overeenkomst:

In de overeenkomst zie ik niet terug hoe de minicompetitie wordt ingericht. Ik adviseer verder de scope van de dienstverlening nader te specificeren, hetzij in artikel 2 hetzij in de uitwerking van het begrip Diensten. Merk op dat de definities (artikel 1) gebruik worden die ook zijn gebruik in de Arbit en geef daarna pas een opgave van aanvullende begrippen. Kijk ook of de begrippen relevant zijn. Ik ben namelijk de mening toegedaan dat alle begrippen die in de aanbestedingsfase relevant zijn geen toegevoegde waarde hebben voor het begrip van het contract. De lijst kan wat mij betreft worden verkort. Maak duidelijk dat afroepen (artikel 13) gelijk staat aan het aangaan van een Nadere overeenkomst waarop de bepalingen van de raamovereenkomst van toepassing zijn. wordt de koppeling gemaakt tussen het contract en de G4 1-19 documenten. Wordt er enkel verwezen naar de Offerte? Ik zou deze documenten als een bijlage aan de overeenkomst hechten en dan een onderlinge rangorde bepalen met overlappende documenten. Let op: artikel 3.5: de kern en inhoud van de te verlenen dienstverlening mag aanbestedingsrechtelijk niet ongelimiteerd worden aangepast. Zie hiervoor het leerstuk 'wezenlijke wijziging'. Ik zou de gebruikte bewoordingen veranderen. Koppel de wijzigingen meer aan de Nadere overeenkomst en niet aan het PvE. De voorgestelde rangorde klopt naar mijn mening niet. De raamovereenkomst inclusief bijlagen gaat boven alle andere documenten, maar enkele van deze documenten zijn ook weer bijlagen van de Overeenkomst. Ik zou zeggen dat alle bijlagen aanvullend ten opzichte van elkaar werken (zo niet dan ook interne rangorde)en dat de overeenkomst boven de bijlagen gaat en dat de nadere overeenkomsten daar weer boven gaan. Deze zijn immers van latere datum waarin aanvullende afspraken tussen partijen gemaakt kunnen worden. Ook ben ik er voor om zo min mogelijk documentatie uit de aanbestedingsfase integraal over te nemen in het contract. Ik zou ervoor zorgen dat alle relevante informatie als bijlage wordt aangehecht of verwerkt wordt in het contract. De rest is dan niet meer relevant voor de uitvoering van de overeenkomst. Ik wil hier best een nadere toelichting op geven. artikel 5 wordt melding gemaakt van een klanttevredenheidsonderzoek. Naar mijn idee is daar nog niet eerder melding van gemaakt. Wie voert dit onderzoek uit enzz... ik zou een nadere toelichting opnemen in bijvoorbeeld het PvE. In artikel 6 wordt ineens het begrip werkopdracht geïntroduceerd. Is dit begrip gelijk te stellen met nadere overeenkomst en afroep (zie ook artikel 13 en ERP uit PvE)? Zo ja, kies een begrip en werk dit dan uit in artikel 1. De navolgende bepalingen van de overeenkomst kom je ook tegen in de Arbit. Wanneer expliciet is gekozen voor een afwijking, dan wel aanvulling dan zou ik dat expliciet benoemen. Zo niet, dan in de overeenkomst schrappen en de Arbit het desbetreffende onderwerp laten regelen. Eenvoud!! Artikel 14.1: kies voor de Arbit of voeg hier in ieder geval aan toe dat er pas betaald wordt na akkoord. Dit zijn voor nu mijn opmerkingen. Ter voorkoming van misverstanden wijs ik nog sterk op de wijze van berekening van de EMVI. Wanneer je nog een nadere toelichting nodig hebt laat mij dit dan weten. Stuur een reactie tevens naar odat ik je berichten niet over het hoofd kan zien. Natuurlijk ben ik ook bereikbaar via het nummer dat bij jou bekend is.

2

ak

_ i n d t . Professionals en opdrachtgevers. Kennis en praktijk. Advies en realisatie. Surfend op de dynamiek van onze en uw

~xibel en krachtig. Net als onze nieuwe huisstijl. "

Dit e-mail bericht is uitsluitend bestemd voor geadresseerde en kan vertrouwelijke informatie bevatten. Indien u onbedoeld dit bericht ontvangt, wordt u vriendelijk verzocht contact op te nemen met de afzender van dit bericht. Aan de door u ontvangen inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. This email is confidential and mayalso be privileged. If you are not the intended recipient please notify us immedlately by contactlng the sender of this e-mail message. You should not copy it or use it for any purpose nor dlsc!ose its contents to any other person.

Van: Verzo Aan: CC: Onderwerp: Bijgewer

s estedingsstukken offertefase.

Hierbij de bijgewerkte stukken voor de offertefase. Graag kritisch lezen (met name de kwaliteitscriteria voor perceel D) Juridisch advies tav de raamcontracten en ARBIT komt maandag binnen.

@~vp Tenderboardbespreking in week 28. Voorgenomen pubikatiedatum

is 15-7-2010.

Met vriendelijke groet, ;~::::::::::::;

't

I_G-aanbestedingen MS/Beheer/lnkoop

Centraal Orgaan opvang asielzoekers Sir Winston Churchilliaan 366a, 2285SJ NL-Rijswijk Postbus 3002,2280 ME NL-Rijswijk

================================================== DIseLAIMER: Op 1 september 2011 verandert het eOA al haar e-mailadressen. Voor meer informatie kijk op www.coa.nl. Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. Het eOA aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's 3

C~ntraal

Orgaan opvang asielzoekers

Page 1 of2

Iverzonden bericht c

stopzetten

aanbeste~ing IeT

._.~

..

~

•

dienstverlening 2011

:

Van: Aan:

Onderwerp: Context: Datum:

stopzetten aanbesteding ICT dienstverlening 2011 EA IeT Dienstverlening 2011 vr 15 jul 2011 15:07

Geachte gegadigde, Gewijzigde inzichten als gevolg van intern beleid in de scope van de aanbesteding ICT-dienstverlening 2011/5 71116342, heeft het COA ertoe doen besluiten de aanbesteding te stoppen. De huidige aanbesteding heeft de procedure doorlopen volgens de niet-openbare procedure waarvan de selectiefase is afgerond. Het COA is van mening dat de huidige aanbestedingsprocedure door het wijzigen van de scope niet tot het juiste resultaat zal leiden en zal dus niet overgaan naar de gunningsfase. Daarnaast heeft het COA de mening dat door de gewijzigde inzichten en gewijzigde scope de huidige selectie niet per definitie tot eenzelfde concurrentieverhouding van de markt zou hebben geleid, waardoor zij zich genoodzaakt vindt de huidige selectieprocedure als niet geschikt te beschouwen.

https://login.commerce-hub.comlindex.cfm?skey=2AE 148EFB 1154C6EF316140F314...

26-7-2011

,'"

C,~ntraal

Orgaan opvang asielzoekers

Page 2 of2

Het CaA zal op zo kort mogelijke termijn overgaan tot het heraanbesteding, waarvan op dit moment geen exacte planning kan worden gegeven. Wij bieden onze excuses aan voor de door u genomen moeite. Met vriendelijke groet, .' plv. teamhoofd inkoop

https://login.commerce-hub.comlindex.cfin?skey=2AEI48EFB 1154C6EF316140F314... 26-7-2011


intern memo

aan van datum betreft telefoon

04:'11-2011 Oplegnotitie aanbesteding ICT Dienstverlening 062248 68 73

kopie aan

Beste.

Bijgaand stuur ikje de offerteaanvraag ICT Dienstverlening ter beoordeling.

Inleiding In het begin van 2011 heeft het COA een aanbesteding ICT-dienstverlening gestart met als kenmerk bij de TED (tender Europe daily) 2011/S 71-116342. Dit was een nietopenbare procedure waarvan de selectiefase reeds was afgerond. Er is besloten op 15 juli j l. deze aanbesteding te stoppen. De reden hiervoor was dat in de aanbesteding ook de mogelijkheid was opgenomen om projecten uit te laten voeren, terwijl de methodiek hiertoe niet was ingericht. Daarnaast waren meerdere onderdelen van de aanbesteding zowel ondoelmatig als onrechtmatig. Het doorgaan met dezelfde aanbesteding, maar met een gewijzigde gunningsfase was niet mogelijk omdat door de wijziging van de scope de afgesloten selectiefase niet per definitie tot eenzelfde concurrentieverhouding van de markt zou hebben geleid. Hierdoor waren wij genoodzaakt de huidige selectieprocedure als niet geschikt te beschouwen. Middels bijgaande offerteaanvraag zijn we overgaan tot het heraanbesteding. Graag ontvang ik je advies over de aanbesteding of goedkeuring zodat deze verstuurd kan worden naar de TAB via de spoedprocedure.

Omgang met contracten na 01 november 2011 Voor de contracten die vielen onder de vorige overeenkomst is het volgende advies geschreven. De aanbesteding heeft als planning dat op aanstaande woensdag gepubliceerd moet worden om de Ol februari als contractingangsdatum te halen. Indien dit niet lukt zal het contract later inkunenn gaan. De consequentie hiervan is echter dat een langere periode de nieuwe aanvragen voor ICT-dienstverlening separaat in de markt gezet moeten worden conform de eisen die de BAO daaraan stelt.

In de periode t~sen 1 november 2011 en de startdatum van de nieuwe overeenkomsten worden, zoals (fàngegeven do~r MS, slechts kleinere deelopdrachten op het gebied van ICT dienstverlening zullen worden verstrekt. Deze opdrachten hebben een waarde die onder de zogenaamde 'drempelwaarde' ligt. Pels Rijcken gaat ervan uit dat voor de berekening val1" die waarden geen diensten zijn gesplitst of bijzondere regels zijn gebruikt, in de;in van artikel 9 Bao. Pels l)ijcken wijst daarbij in het bijzonder op artikel9lid 13t.Bao, waarin voor diensten ''Uie met een zekere regelmaat worden verleerd die bestemd zijn om gedurende een bepaalde periode te worden hernieuwd" onder ineer is bepaald dat de totale reële waarde van de tijdens de voorafgaande twaalf maanden gegunde soortgelijke opeenvolgende opdrachten geldt als grondslag voor de ralning van de waarde.

Of

Voor het gunnen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten tnet een waarde boven de Europese drempelwaarden dient het COA (behoudens specifieke uitzonderingen) de Europese aanbestedingsprocedures volgens Richtlijn 2004/18/EG te volgen. Vooralsnog ligt het dus niet in de verwachting dat deze odrachten er zijn. Mochten deze opdrachten zich wel aandienen, is het noodzakelijk een Europese aanbesteding op te starten, waar de bijgaande offerteaanvraag al de oplossing is. Voor opdrachten onder deze Europese drempelwaarden is het COA in principe vrij om te bepalen welke procedures gevolgd wordet:I. Ook (enkelvoudig of meervoudig) onderhandse procedures kunnen worden toegepast voor opdrachten onder de drempel. Deze vrijheid onder de Europese dretnpelwaarden wordt echter ingeperkt door verplichtingen die volgen uit het primaire gemeenschapsrecht, met name door het verbod op belemmeringen van het vrije verkeer en het non-discriminatiebeginsel. Het Hof van Justitie EU heeft in diverse arresten duidelijk gemaakt dat aanbestedende diensten aan het vergegeven van overheidsopdrachten die niet onder de werking van de aanbestedingsrichtlijnen vallen (zoals opdrachten onder de Europese drempelwaarden), maar waarvoor een "duidelijk grensoverschrijdend belang" bestaat, op grond van voornoemde beginselen een "passende mate van openbaarheid" dienen te geven. Doel is om ondernemers uit andere lidstaten in staat te stellen mee te dingen naar deze opdrachten. Omstandigheden die kunnen duiden op het bestaan van een "duidelijk grensoverschrijdend belang" zijn volgens het Hof de geraamde waarde, samen met de technische aard of de uitvoering van op een plek die voor buitenlandse marktdeelnemers interessant zou kunnen zijn. Een "passende mate van openbaarheid" houdt in dat de opdracht voorafgaand aan gunning gepubliceerd zal moeten worden, op een zodanige wijze 2 van 3

dat ook belangstellenden uit andere lidstaten hun interesse kunnen tonen. Het benaderen van enkele partijen voor het doen van een offerte (zoals bij een meervoudig onderhandse procedure) zal niet kwalificeren als een "passende mate van openbaarheid". De passende mate van openbaarheid moet door de aanbestedende dienst zelf bepaald worden. Men moet eerder denken aan publicatie op de eigen website, media en/of een aanbestedingskalender, afllankelijk van de (grootte en het bereik van de) opdracht.

Als er geen grensoverschrijdend belang is, is het eigen inkoopbeleid van de organisatie van toepassing. Ten overvloede wijst Pels Rijcken erop dat in dergelijke gevallen uiteraard wel de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht dienen te worden genomen.

Op de vorige aanbesteding hebben 28 partijen een inschrijving ingediend, waarvan geen partij uit het buitenland. Hierdoor kan worden aangenonlen dat er voor incidentele opdrachten voor detacheren van IeT-diensten geen grensoverschrijdende interesse is. Het interne inkoopbeleid geeft aan dat opdrachten onder de 5.000 euro geen concurrentie stelling verplicht is, opdrachten nlet een waarde van 5.000 tot 25.000 zullen aan nlinilnaal twee partijen l1,'orden aangevraagd, opdrachten nlet een waarde van 25.000 tot 50.000 zullen aan mininlaal drie partijen worden aangevraagd, en opdrachten die een waarde vertegenwoordigen van nleer dan 50.000 euro zullen te allen tijde aan bureau Inkoop worden voorgelegd 0111 te bepalen ofonderhands wordt aanbesteed. Ofdat in het specifieke geval wel overgegaan zal moeten lvorden op een nadere wijze van publicatie dat het nleervoudig onderhands aanbesteden.

(aanvullin_ Conclusie Ter borging van de continuïteit van de ICT dienstverlening kan het CGA ervoor kiezen opdrachten met een waarde onder de drempel, waarvoor geen sprake is van een grensoverschrijdend belang, meervoudig onderhands aan te besteden; het eigen aanbestedingsbeleid van het CGA laat dat toe. Vast dient te staan dat voor de berekening van de waarde van die opdrachten geen diensten zijn gesplitst of bijzondere regels zijn gebruikt, in de zin van artikel 9 Bao. Is wel sprake van een grensoverschrijdend belang, dan dient een "passende mate van openbaarheid" te worden gegeven aan plaatsing van de opdracht. Het benaderen van enkele partijen voor het doen van een offerte (zoals bij een meervoudig' onderhandse procedure) zal niet kwalificeren als een "passende mate van openbaarheid". 3 van 3


OFFERTEAANVRAAG 2011/S 219-356605

INZAKE DE EUROPESE OPENBARE AANBESTEDING IeT DIENSTVERLENING TEN BEHOEVE VAN HET CENTRAAL ORGAAN OPVANG ASIELZOEKERS (COA)

Uitgave:Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (hierna te noemen: 'het COA') Postbus 3002, 2280 ME RIJSWIJK Bezoekadres: Sir Winston Churchilllaan 366a, 2285 SJ RIJSWIJK

© 2011 COA Gehele of gedeeltelijke overneming, reproductie of bewerking van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het COA is verboden, behoudens de beperking bij de wet gesteld.

3.1.1 VORM, STRUCTUUR EN TIJDIGHEID 3.1.2 GEGEVENS MET BETREKKING TOT DE INSCHRIJVER 3.1.3 GEGEVENS MET BETREKKING TOT DE COMBINATIE 3.1.4 GEGEVENS MET BETREKKING TOT DERDEN/ ONDERAANNEMERS 3.2 UITSLUITINGGRONDEN 3.3 GESCHIKTHEIDEISEN 3.3.1 INSCHRIJVING IN NATIONALE BEROEPS-/ HANDELSREGISTER 3.3.2 AANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING 3.3.3 OMZETVERKLARING 3.3.4 REFERENTIES 3.3.5 AKKOORDVERKLARING ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN HETCOA 3.3.6 AKKOORDVERKLARING RAAMOVEREENKOMST 3.3.7 AKKOORDMETDEARBIT-20IO 3.3.8 AKKOORD MET 1-IET PROGRAMMA VAN EISEN EN KPI' S

4

GESCHIKTHEIDCRITERIA

30 30 30 31

32

4.1 ORGANISATIE EN RESOURCES 4.1.1 OPBOUW VAN HET PERSONEELSBESTAND 4.1.2 VERZUIMCIJFERS 4.1.3 VERLOOPCIJFERS ~ 4.1.4 PERSONEELSMANAGEMENT 4.1.5 SPECIFIEKE VRAAG VOOR INSCHRIJVERS VOOR PERCEEL D : 4.2 INNOVATIEF VERMOGEN 4.2.1 ONDERZOEKS- EN ONTWIKKELINGSACTIVITEITEN 4.2.2 OPLEIDINGSAC1'IVITEITEN 4.2.3 ONDERZOEKS- EN ONTWIKKELINGSKOSTEN 4.3 KWALITEITSBC)RGING 4.3.1 CERTIFICATEN 4.3.2 KWALITEITSNIVEAU 4.3.3 VERISlETERINGKWALITEITSNIVEAlJ 4.3.4 KLACIITENPROCEDURE 4.3.5 KLANTTEVREDENHEIDSONDERZOEKEN

5

25 25 26 26 27 27 28 28 28 29

32 32 33 33 33 34 34 34 34 35 35 35 36 36 36 37

GUNNINGSCRITERIA

38

5.1 KWALITEIT DIENS TVERLENING 5.1.1 KWAI.."ITEIT SAMENWERKING 5.1.1.1 INSPELEN TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN 5.1.1.2 VERANDERINGSMANAGEMENT 5.1.1.3 SPANNINGSVELD 5.1.1.4 SAMENWERKING IN GEVAL VAN WRIJVING OP DE WERKVLOER 5.1.2 KWALITEIT DETACHERING 5.1.2.1 OVERDRACHT Op·DRACHTPRODUCTEN 5.1.2.2 SPANNINGSVELD 5.1.2.3 BEREIKBAARHEID 5.1.3 KENNIS & EXPERTISE LEVERANCIER 5.1.3.1 EXPERTISE BESCI-IIKBAAR MAKEN 5.1.3.2 VOORBEREIDEN OPDRACHT 5.1.3.3 KENNIS OPBOUW 5.1.3.4 KENNISBEHOUD 5.1.3.5 SPANNING ruSSEN HET INDIVIDUELE BELANG 5.2 KOSTENEFFECTIVITEIT & -EFFIËNTIE 5.2.1 CAPACITEIT EFFICIËNT BENUTTEN 5.3 IMPLEMENTATIE EN BEËINDIGING CONTRACT

:

2

38 38 38 38 39 39 39 39 40 40 40 40 41 41 41 42 42 42 42

1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

AKKOORD MET BETREKKING TOT GEBRUIK VAN NEDERLANDSE TAAL AKKOORD MET DE eGA VOORGESTELDE FUNCTIEPROFIELEN AKKOORD MET eGA BESTELPROCEDURE

AKKOORD MET BETREKKING TOT VERKLARING GOED GEDRAG EN GEHEIMHOUDING AKKOORD MET DE VASTE OPSLAG OP HET UURTARIEF VAN DE GEDETACHEERDE, ZONDER BEPERKENDE VOORWAARDEN 1.9 AKKOORD MET BETREKKING TOT DE PRESTATIE-INDICATOREN 1.10 AKKOORD MET BETREKKING TOT DE MANAGEMENT RAPPORTAGE 1.11 AKKOORD MET BETREKKING TOT KLANTTEVREDENHEIDSONDERZOEK 1.12 AKKOORD MET BETREKKING TOT VERVANGING VAN GEDETACHEERDEN

2

PRESTATIE-INDICATOREN

87 87 88 88 88 89 89 89 89

90

4

Standaardformulier

Uitsluitinggronden

leggen. Formulier dat de Opdrachtgever aan de Offerteaanvraag heeft toegevoegd om maximale vergelijkbaarheid van de door Inschrijvers opgeleverde inforlnatie te bewerkstelligen. De Standaardformulieren dienen als dwingend voorgeschreven voorbeeldformaat voor oplevering van informatie. De redenen die uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure kunnen rechtvaardigen, zoals vermeld in artikel 45 van het BAO.

6

1 Inleiding 1.1

Algemeen

Dit document is met de grootste zorg samengesteld. Olndat het eOA onderhevig is aan externe maatschappelijke invloeden, is het raadzaam om de website van het eOA in de gaten te houden, zodat u op de hoogte bent van de actuele situatie. De website is te vinden op http://www.coa.nl . Hierop staan ook de locaties vermeld.

1.2

COA organisatie

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers is een Zelfstandig Bestuursorgaan dat opereert onder de verantwoordelijkheid van het Rijk. Het eOA organiseert de eerste opvang van sterk \visselende aantallen asielzoekers in Nederland. Tot het moment dat besloten is over hun asielaanvraag, worden asielzoekers gehuisvest in één van de centra van het eOA. In de asielzoekerscentra (azc's) wordt hen een sober doch hU111aan pakket 11lateriële voorzieningen geboden. Het eOA streeft ernaar om de asielzoekers tijdens hun verblijf in het centrum zo zelfstandig mogelijk te laten functioneren en hen zo goed mogelijk voor te bereiden op een eventueel langdurig verblijf in de Nederlandse samenleving of terugkeer naar het land van herkomst. Het eOA hecht grote waarde aan samenwerking met partners die bij het asielbeleid betrokken zijn. Samen met hen probeert het eOA de komst van asielzoekers voor overheid en samenleving hanteerbaar te houden. Het eOA heeft een centrale ontvangstlocatie (col), vier procesopvanglocaties (pol's) in de nabijheid van een aanmeldcentrum van de IND en azc's. In de sectie Bijlagen in de E-sourcing tooI treft u een uitgebreide omschrijving van de eOA organisatie, inclusief het organogram.

1.3

Locatieoverzicht

Het eOA is een groeiende en krimpende organisatie. Het aantal locaties en de geografische spreiding van de locaties kan fluctueren. In verband met bijvoorbeeld het aflopen van de gebruikersovereenkomst met de lokale gemeente kan het eOA genoodzaakt zijn een locatie te sluiten. Mogelijkerwijs opent het eOA een andere locatie in een andere gemeente. Op de website van het eOA www.coa.nl vindt u het meest recente overzicht van de opvanglocaties van het eOA. Aan dit overzicht kunnen geen rechten worden ontleend.

8

De te sluiten Raamovereenkomsten kennen een contractperiode van twee jaar, ingaande I februari 20 12 (onder voorbehoud). Daadwerkelijke opdrachtverlening onder de Raamovereenkomsten geschiedt voor de percelen A en B in concurrentie. Voor het perceel A en B en e kan - indien door eOA gewenst- in de praktijk extra concurrentie worden gesteld door het tevens uitnodigen van de Opdrachtnemers van perceel D. Het eOA is vrij in haar keuze om perceel D te betrekken bij het aanvragen van Nadere offertes. Indien op een Nadere Offerte geen offerte wordt ontvangen die voldoet aan marktconformiteit qua prijs en / of kwaliteit, is het eOA gerechtigd om buiten de raalnovereenkomst bij derde partijen een Nadere Offerte op te vragen. Dit houdt dus tevens in dat indien de door de Opdrachtnemer aangeboden cv's eenzijdig door het COA als ongeschikt worden bevonden voor een correcte uitvoering van de Nadere Overeenkomst, de Nadere Offerte als niet marktconform ter zijde wordt gelegd. Indien het eOA hiertoe overgaat zal het eOA haar besluit motiveren. De gecontracteerde partijen die gevraagd zijn een Nadere offerte uit te brengen, zijn verplicht tot het uitbrengen van een Nadere offerte. De beoordeling van de Nadere offerte en de uitvoering van de opdracht vindt plaats op basis van de voorwaarden, zoals die zijn opgenomen in de Raamovereenkomst en indien van toepassing, gepreciseerd in de Nadere Overeenkomst. Binnen de Raamovereenkomsten zullen de per perceel gecontracteerde partijen, of derde partijen indien toegestaan, zich middels de aan te bieden Nadere offertes moeten kunnen onderscheiden op ondermeer: aantoonbare kennis, ervaring en competenties van mogelijk in te zetten medewerkers, resultaatsafspraken en voorgestelde uurtarieven. De partij met de economisch voordeligste aanbieding zal telkens de opdracht worden gegund en met deze partij zal een Nadere Overeenkomst worden gesloten. (Om te besluiten welke Opdrachtnemer de Nadere Overeenkomst gegund wordt, wordt de methode 'economisch lneest voordelige inschrijver' gebruikt. (zie paragraaf 6.3). De raalnovereenkolnsten zelf worden gebaseerd op de 'lo\vest accepable bid' -principe. Binnen de afte sluiten Raamovereenkomsten wordt door het eOA geen omzet of afname garantie afgegeven. Daarnaast behoudt het eOA zich het recht voor om in geval meerdere percelen van toepassing zijn op een aanvraag een uitvraag over meerdere percelen uit te zetten.

Perceel A: Management en consultancy Het perceel Management en consultancy is opgesplitst in drie onderdelen; management, consultancy en kwaliteitsmanagement. De functieprofielen in dit perceel hebben betrekking op consultancy op het snijvlak van business en ICT. Een belangrijk onderdeel hiervan is de vertaling van bedrijfsprocessen in IeT-termen en andersom de vertaling van IeT ontwikkelingen naar bedrijfsprocessen. Het changeen kwaliteitsmanagement is tevens ondergebracht in dit perceel. . De te contracteren Leveranciers dienen in staat te zijn vroegtijdig aanpassingen of wijzigingen op het beleid gesignaleerd vanuit de softwarebouw, te vertalen in adviezen richting de afdeling Management Services. De werkzaamheden die verricht dienen te worden hebben betrekking op het vertalen van de beleidsvisie in concrete werkplannen, het adviseren van het eOA inzake het automatiseringsbeleid en overdragen van de informatie uit de werkplannen aan de projectleiders op het gebied van softwarebouw. In dit perceel zijn 7 verschillende functieprofielen opgenomen. 10

Daarnaast beheert MS/beheer/ICT ca. 150 productieservers, welke zijn ondergebracht in een rekencentrum in Lelystad. Hiervan zijn 10 unix/progress-servers ten behoeve van het systeem voor administratie van asielzoekers, BIS/IBIS. De overige servers zijn Windows gebaseerd. De omgeving is gevirtualiseerd met behulp van een hypervisor en Citrix. De servicedesk is het ICT loket voor eindgebruikers bij COA. Voor registratie en afhandeling wordt gebruik gemaakt van HP-SD. De servicedesk is gevestigd in Rijswijk en valt hiërarchisch binnen de subafdeling Exploitatie. Op de servicedesk zal de 1e/2e lijns ondersteuning medewerker worden ingezet. Verder heeft het COA 2 dependances voor werkplekondersteuning in Meppel en Den Bosch. Voor het \verkplekbeheer kan eveneens de 1e/2e lijns ondersteuning medewerker worden ingezet. In dit perceel zijn 9 verschillende functieprofielen opgenomen. • • • • • • • • •

Systeem ontwerper Programmeur SAP Software engineer Database administrator Test engineer Functioneel Applicatiebeheer Systeembeheerder Netwerkbeheerder Telecom medewerker

In Bijlage C zijn de functieprofielen uitgewerkt. Het aantal te contracteren partijen binnen perceel B: 5

Perceel C: Progress specialisme

Het COA gebruikt voor het ondersteunen van het primaire proces een maatwerkapplicatie. Deze maatwerkapplicatie is ontwikkeld in Progress technologie. Het COA wil door middel van Perceel C een raamovereenkomst sluiten met een dedicated Progress partner. In dit perceel zijn 2 functieprofielen opgenomen. • •

Programmeur Progress Consultant Progress

In Bijlage C zijn de functieprofielen uitgewerkt. Het aantal te contracteren partijen binnen perceel C: 1

Perceel D: Makelaar

12

1.9

Looptijd van de Raamovereenkomst

De afte sluiten Raamovereenkomst heeft een looptijd van 24 maanden, met een geplande ingangsdatum van Ol februari 2012. Na deze looptijd kan de Raamovereenkomst maximaal 12 (twaalf) maanden worden verlengd. Deze verlengingsoptie wordt besproken in een evaluatie welke ongeveer 6 maanden voor het eindigen van de Raamovereenkomst zal plaatsvinden.

14

Middels de E-sourcing tooI zijn de Inschrijvingen voor het COA niet eerder zichtbaar dan op het moment dat de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving verstreken is. Ook is het middels de E-sourcing tooI niet mogelijk dat Inschrijvers de antwoorden van andere Inschrijvers kunnen inzien. Technische problemen: Indien Inschrijvers technische problemen ervaren (bv. inloggen lukt niet) dan kan er direct, zonder tussenkomst van het COA, telefonisch contact worden opgenomen met de helpdesk van Commercehub op 020 - 462 19 20 ofvia [email protected]. Help en training functie: De "help en training" functie van de E-sourcing tooI kunt u vinden onder het vraagteken rechts boven in het scherm. Hierin is een uitgebreide handleiding over de werking van de E-sourcing tooi opgenomen. Zowel het COA als Commerce-hub zijn niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor fouten die worden gemaakt door Inschrijvers bij het niet tijdig en volledig aanleveren van informatie zoals een Inschrijving via de E-sourcing tooI.

2.3

Globale planning

COA heeft een aankondiging geplaatst op www.Aanbestedingskalender.nl en in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, waarna de Aanbestedingsprocedure is gestart. De beoogde planning ziet er als volgt uit:

Einddatum 10-11-2011 30-11-2011 07-12-2011 ntb ntb 04-01-2012 11-01-2012 12-01-2012 27-01-2012 31-01-2012 01-02-2012

Ti·d 24.00

12.00

Het COA behoudt zich het recht voor de aangegeven tijdsplanning te wijzigen, met uitzondering van wettelijk vastgestelde termijnen. In geval het COA overgaat tot wijziging van het tijdschema wordt dit tijdig gecommuniceerd aan de Inschrijvers. Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan deze planning. De sluitingsdag en -tijd voor het indienen van vragen en de Offerte is een vast tijdstip en geldt als fatale termijn. Inschrijver draagt het risico van een traag netwerk of slechte verbinding et cetera aan haar kant. Het tijdstip van indienen is vastgesteld op 12:00 uur CET. De TooI beschouwt 12:00:01 CET als te laat en staat dan ook niet meer toe dat u stukken kunt aanleveren waardoor u niet meer kunt deelnemen aan de Aanbesteding. 16

2.6

Indienen van de Inschrijving in de E-sourcing tooi

Houdt er bij het indienen van de Inschrijving in de E-sourcing tooi rekening mee dat u uw wachtwoord nodig heeft. Na het indienen van de Inschrijving in de E-sourcing tooi, ontvangt u een email met daarin de bevestiging dat de Inschrijving is ingediend. Een correcte indiening van de Inschrijving in de E-sourcing tooI is op een t\veetal manieren te controleren. Ten eerste kan Inschrijver de status controleren in het menu Overzicht, waar als status 'Ingediend' staat indien de Inschrijving is ingediend. Daarnaast ontvangt Inschrijver autonlatisch vanuit de E-sourcing tooI een e-mail ter bevestiging van de correcte indiening van de Inschrijving. Voordat Inschrijver de Inschrijving heeft ingediend verschijnt in de E-sourcing tooI onderstaande tekst:

MO 188: U heeft zojuist dit document afgetekend en daarmee klaargezet voor indiening. Als dit het laatste document is, dan dient u nu de aanvraag definitief te maken en in te dienen. Ga hiervoor naar het submenu 'Omschrijving' en de tab 'Indienen'. (Als de tab 'Indienen' nog grijs is, kijk dan in de 'Bescheiden' tabel of alle verplichte stukken zijn afgetekend). Dit document is afgetekend op [datum en tijdstip] door [naam indiener]. LET OP: Teken alle 'verplichte' documenten binnen deze aanvraag af en dien vervolgens ook uw totale response in!

Let op: Het COA ontvangt de Inschrijving niet indien Inschrijver de in het kader genoemde handeling niet volledig heeft verricht. De Inschrijving kan dan ook niet worden beoordeeld.

2.7

Ondertekening

De ondertekening van de Inschrijving, eigen verklaring(en) en/of documenten moet rechtsgeldig zijn. Rechtsgeldigheid wordt aangenomen indien uit een bij de Inschrijving te overleggen bewijs van de bevoegdheid om de beroepsactiviteit uit te voeren blijkt, dat degene die de handtekening heeft geplaatst ook daadwerkelijk bevoegd is namens de inschrijvende rechtspersoon verplichtingen aan te gaan in het kader van deze Aanbesteding. Uit artikel 47, lid 1 BAO blijkt wat als voornoemd te overleggen bewijs kan gelden. Voor in Nederland gevestigde Inschrijvers is dat een uittreksel uit het Handelsregister. Voornoemd te overleggen bewijs mag op het moment van de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijvingen niet ouder zijn dan 3 maanden. • • •

•

•

Er is alleen rechtsgeldig ondertekend indien: De (uiteindelijk) ondertekenende bestuurder/gevolmachtigde een natuurlijk persoon is; Indien de bestuurder/gevolmachtigde een rechtspersoon is, er tevens een uittreksel van de Kamer van Koophandel bijgevoegd is van die rechtspersoon waaruit blijkt welke natuurlijke persoon bestuurder/gevolmachtigde van die vennootschap is en of deze bevoegd is de vennootschap te vertegenwoordigen; In ieder geval op basis van de overlegde stukken door het COA kan worden vastgesteld welke bestuurder/gevolmachtigde-natuurlijke persoon aan het einde van een keten bevoegd is Inschrijver rechtsgeldig te vertegenwoordigen; Als een ondertekenende bestuurder volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel niet zelfstandig bevoegd is de inschrijvende vennootschap te vertegenwoordigen dient zijn

18

Voor elk perceel wordt een afzonderlijke beoordeling uitgevoerd. Inschrijvers die op meerdere percelen inschrijven, ondervinden hiervan geen nadeel of voordeel.

2.10 Gunning Het COA stelt Inschrijvers zo spoedig mogelijk gelijktijdig schriftelijk in kennis van de Gunningbeslissing. De mededeling door het COA van de Gunningbeslissing houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, Burgerlijk Wetboek van het aanbod van de Inschrijver tot wie de mededeling is gericht. Aan de mededeling kunnen derhalve geen rechten \vorden ontleend. Het COA gunt de Raamovereenkomst niet eerder dan nadat een termijn van 15 kalenderdagen na verzending van de in de eerste alinea genoemde mededeling van de Gunningbeslissing is verstreken. Indien een Inschrijver bezwaren heeft tegen de Gunningbeslissing, dient de Inschrijver binnen 15 kalenderdagen na verzending van de mededeling door betekening van een dagvaarding een kort geding aanhangig te hebben gemaakt tegen de Gunningbeslissing van het COA. Indien binnen 15 kalenderdagen na verzending van de mededeling door betekening van een dagvaarding een kort geding aanhangig is gemaakt zal het COA niet overgaan tot Gunning van de Raamovereenkomst, voordat in eerste aanleg in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde Gunning gebiedt. Indien niet binnen 15 kalenderdagen na verzending van de Gunningbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde Inschrijvers geen bezwaren meer maken naar aanleiding van de beslissing en hebben zij hun rechten ter zake verwerkt. Het COA is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite beslissing. De gepasseerde Inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen. Het COA deelt bepaalde gegevens betreffende de Gunning niet mee indien openbaartnaking van die gegevens: a. b. c. d.

de toepassing van de wet in de weg zou staan, met het openbaar belang in strijd zou zijn, de rechtmatige commerciële belangen van ondernemers zou kunnen schaden, of afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen hen zou kunnen doen.

2.11 Aanvulling, verduidelijking en verificatie van de Inschrijving Een Inschrijver kan zijn Inschrijving na sluitingsdatum en -tijdstip voor het indienen van Inschrijvingen niet meer wijzigen, aanvullen en/ofverduidelijken, tenzij het COA daartoe een verzoek heeft gedaan. Het COA is gerechtigd doch niet gehouden om alle op basis van de Offerteaanvraag ingediende gegevens en verklaringen op hun juistheid te controleren. Verklaringen die achteraf onjuistheden blijken te bevatten kunnen door het COA worden opgevat als "valse verklaringen" in de zin van artikel 45 lid 3 sub g BAO.

20

2.18 Algemene voorwaarden Leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. In plaats hiervan zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van het COA op de aanbieding van toepassing. Het toevoegen van eigen voorwaarden wordt gezien als een specifieke afwijzing van de door het COA gehanteerde voorwaarden en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan deze Aanbesteding. De AlgeInene Inkoopvoor\vaarden van het COA zijn in de sectie "bijlagen" van de E-sourcing tooi opgenomen.

2.19 Gestanddoeningstermijn De termijn van gestanddoening van de uitgebrachte Inschrijvingen is 3 maanden na de uiterste inleverdatum. Indien het COA in rechte wordt gedaagd in verband met deze aanbestedingsprocedure is de termijn van gestanddoening dertig dagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist.

2.20 Taal De voertaal tijdens deze aanbestedingsprocedure is de Nederlandse taal. Alle doculnenten, zo\vel afkomstig van het COA als van de Inschrijver, zijn in het Nederlands gesteld. Uitzondering wordt gemaakt voor documenten die oorspronkelijk in een andere taal zijn gesteld, bijvoorbeeld referentieverklaringen van buitenlandse Opdrachtgevers etc. In voorkomend geval kan het COA om een officiële vertaling verzoeken. Eventuele kosten van deze vertaling zijn voor rekening van Inschrijver. Gedurende de uitvoering van de Opdracht dienen bovendien alle werknemers en vertegenwoordigers welke zorg dragen voor de uitvoering van de Opdracht in de contacten met de Opdrachtgever en haar verzekerden, de Nederlandse taal in woord en geschrift te gebruiken en te beheersen.

2.21 Voorbehoud Het COA is niet verplicht om de Opdracht te gunnen. Het beëindigen van de Aanbestedingsprocedure leidt niet tot enige aansprakelijkheid jegens Inschrij vers.

2.22 Kostenvergoeding Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze Aanbesteding. Kosten door Inschrijvers gemaakt in deze Aanbestedingsprocedure vanwege het opstellen van de Inschrijving kunnen dus niet op het COA worden verhaald.

2.23 Vertrouwelijkheid Het COA zal alle door de Inschrijvers in het kader van deze aanbesteding ingediende stukken vertrouwelijk behandelen en niet openbaar maken aan derden, tenzij het COA daartoe rechtens is gehouden enlof het COA de gegevens in het kader van de motivering van de Gunningbeslissing dan wel voor een in rechte in te nemen standpunt nodig heeft. Een en ander ter beoordeling van het COA.

22

2.29 Epiloog Een Inschrijver dient zowel op het tijdstip van indienen van de Inschrijving als gedurende de Aanbestedingsprocedure als op het tijdstip van Gunning en contractering aan alle in deze Offerteaanvraag gestelde eisen en voorwaarden te voldoen.

24

Bedrijfsprofiel: Ondernemingsstructuur en organogram, inclusief gegevens over eventuele relatie concern! holdingmaatschappij en hoe de eigendoms- en bestuurssituatie van de onderneming! groep/ houdermaatschappij is vormgegeven; De Inschrijver dient een opgave te verstrekken van alle juridische bindingen (met percentage van het belang) en samenwerkingsverbanden met andere ondernemingen (waaronder eventueel moeder/ dochter/ zusterrelaties) en de aard hiervan. Het perceel of de percelen van deze aanbesteding waarop de Aanvraag tot deelneming/Inschrijving betrekking heeft.

3.1.3 Gegevens met betrekking tot de Combinatie Indien de Inschrijver een Combinatie is, dient iedere Combinant de in paragraaf 3.1.2 van deze Offerteaanvraag gevraagde bedrijfsgegevens en bedrijfsprofiel aan te leveren in de E-sourcing tooI. Daarnaast dient de Combinatie in de E-sourcing tooi een door alle Combinanten ondertekende "verklaring combinatie" zoals opgenomen in de E-sourcing tooI te overleggen.

3.1.4 Gegevens met betrekking tot Derden/ Onderaannemers Derden Indien een Inschrijver gebruik maakt van middelen van een derde(n), teneinde aan de gestelde Geschiktheideisen te voldoen, dan dient de Inschrijver in de E-sourcing tooI een door alle betrokkenen ondertekende "verklaring lniddelen derden" zoals opgenomen in de E-sourcing tooI te overleggen. Uit de verklaring moet duidelijk blijken dat gezamenlijk aan de gestelde eisen wordt voldaan. Let op: Een Derde, op wiens technische en/ of beroepsbekwaamheid de Inschrijver zich in het kader van de Geschiktheideisen beroept, moet daadwerkelijk kunnen worden ingezet bij de uitvoering van de Opdracht, voor zover het de onderdelen betreft waarop de technische en! of beroepsbekwaamheid betrekking heeft. Daarnaast dient Inschrijver de in paragraaf 3. I .2 van deze Offerteaanvraag gevraagde bedrijfsgegevens en bedrijfsprofiel van de derde(n) aan te leveren in de E-sourcing tooI.

Onderaanneming Indien de Inschrijver voornemens is de Opdracht geheel of gedeeltelijk in onderaanneming te geven, dan dient de Inschrijver in de E-sourcing tooI een door alle betrokkenen ondertekende "verklaring onderaanneming" zoals opgenomen in de E-sourcing tooI te overleggen. Daarnaast dient(dienen) de Onderaannemer(s) de in paragraaf 3.1.2 van deze Offerteaanvraag gevraagde bedrijfsgegevens en bedrijfsprofiel aan te leveren in de E-sourcing tooI.

26

3.3.1 Inschrijving in nationale beroeps-/ handelsregister Inschrijvers (ingeval van Inschrijving als Combinatie ook alle Combinanten, en alle Onderaannemers en Derden op wie een beroep wordt gedaan) dienen in de sectie "ondertekening" van de E-sourcing tooI een recente verklaring toe te voegen waaruit blijkt dat de onderneming, volgens de eisen die gelden in het land waarin de onderneming is gevestigd, is ingeschreven in het nationale beroeps- of handelsregister, dan wel een verklaring of attest onder ede te verstrekken zoals bedoeld in artikel 47 BAO. Binnen Nederland vervult een uittreksel van Inschrijving bij de Kamer van Koophandel deze functie. Dit uittreksel van Inschrijving bij de Kamer van Koophandel dient er onder andere toe het COA in staat te stellen de rechtsgeldigheid van de ondertekening van Inschrijvers, Combinanten, Onderaannemers en overige Derden te kunnen controleren. Dit uittreksel mag maximaal 3 maanden oud zijn, gerekend vanaf het moment dat de Inschrijving ingediend dient te zijn.

3.3.2 Aansprakelijkheidsverzekering De Inschrijver (ingeval van Inschrijving in Combinatie, ook alle Combinanten) dient in het bezit te zijn van een geldige en adequate aansprakelijkheidsverzekering. Onder adequaat wordt verstaan een minimaal verzekerde som van € 1.000.000,00 per verzekeringsjaar. De Inschrijver (Combinanten) dient hiertoe in de E-sourcing tooi een ondertekende "verklaring verzekering" zoals opgenomen in de E-sourcing tooI te overleggen.

3.3.3 Omzetverklaring Het COA stelt als eis dat de (geconsolideerde) omzet uit ICT dienstverlening van de Inschrijver die zich inschrijft voor Perceel A tenminste gelniddeld € 9,5 Miljoen Euro (exclusief BTW) per jaar over de afgelopen drie boekjaren (2008, 2009, 2010) moet zijn geweest. Voor perceel B stelt het COA de eis dat de (geconsolideerde) omzet uit ICT dienstverlening van de Inschrijver die zich inschrijft tenminste gemiddeld € 4,25 Miljoen Euro (exclusief BTW) per jaar over de afgelopen drie boekjaren (2008,2009, 2010) moet zijn geweest. Voor perceel C stelt het COA de eis dat de (geconsolideerde) omzet uit ICT dienstverlening van de Inschrijver die zich inschrijft tenminste gemiddeld € 1,25 Miljoen Euro (exclusief BTW) per jaar over de afgelopen drie boekjaren (2008,2009,2010) moet zijn geweest. Voor perceel D stelt het COA de eis dat de (geconsolideerde) omzet uit ICT dienstverlening van de Inschrijver die zich inschrijft tenminste gemiddeld € 1,75 Miljoen Euro (exclusief BTW) per jaar over de afgelopen drie boekjaren (2008,2009, 2010) moet zijn geweest. In het geval van Inschrijving door een combinatie, holding of hoofd-/onderaannemers geldt dat de (geconsolideerde) omzet een optelsoln mag zijn van de omzet van alle rechtspersonen. Inschrijver dient in dit geval aan te tonen dat zij werkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van die rechtspersonen, bijvoorbeeld door overlegging van een Overeenkomst. Indien Inschrijver inschrijft op meerdere percelen, dienen de bovengenoemde omzeteisen voor de percelen, waarop Inschrijver inschrijft, bij elkaar opgeteld te worden; Inschrijver vult hiertoe de tabel in zoals opgenomen in de E-sourcing tooI aan de hand van de goedgekeurde jaarrekeningen over de meest recent afgesloten boekjaren.

28

3.3.5 Akkoordverklaring Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten van het COA De Inschrijver (ingeval van Inschrijving als combinatie, ook alle combinanten) dient akkoord te gaan met de Algemene Inkoopvoorwaarden van het COA. Leverings, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Inschrijvers worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Indien een Inschrijver de Algemene Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten van het COA niet accepteert, dan zal hij worden uitgesloten van verdere deelneming aan de Aanbesteding. De Algemene Inkoopvoorwaarden van het COA zijn opgenomen in de Bijlage sectie "Bijlagen"van de E-sourcing tooI. Inschrijver kan zijn akkoordverklaring aangeven in de E-sourcing tooI. De Algemene Inkoopvoorwaarden van het COA kunnen zelf niet inhoudelijk worden gewijzigd. In de te sluiten Raamovereenkomst kunnen eventueel bepalingen worden opgenolnen die (op ondergeschikte punten) afwijkend zijn van de Algemene Inkoopvoorwaarden. Let wel op de rangorderegeling. Leverings, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Inschrijvers \-vorden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3.3.6 Akkoordverklaring Raamovereenkomst Het COA stelt als minimumeis dat Inschrijver (in geval van Inschrijving als Combinatie, ook de Combinanten) akkoord gaat met alle bepalingen van de Raamovereenkomst zoals opgenomen in de sectie "bijlagen" van de E-sourcing tooI. Inschrijver (in geval van Inschrijving als Combinatie, ook de Combinanten) kan zijn akkoordverklaring aangeven in de E-sourcing tooI. Met deze akkoordverklaring geeft Inschrijver (in geval van Inschrijving als Combinatie, ook de Combinanten) aan dat hij, indien hem de Opdracht zal worden gegund, al hetgeen in de Raamovereenkomst is gesteld, van toepassing verklaart. De Raamovereenkomst is reeds in concept vastgesteld. Vragen en/ of opmerkingen over de concept Raamovereenkomst dienen als zijnde een verzoek tot nadere informatie te worden ingediend (zie paragraaf 2.4). Deze vragen! verzoeken zullen vervolgens in de Nota van inlichtingen worden beantwoord. Het COA neemt deze punten in overweging en behoudt zich het recht voor de Raamovereenkomst en/ofbijbehorende Bijlagen aan te passen. Het COA behoudt zich het recht voor opmerkingen terzijde te leggen of slechts gedeeltelijk te verwerken. Bij de Nota van inlichtingen zal indien naar aanleiding van de gestelde vragen! verzoeken - de concept Raamovereenkomst moet worden aangepast, de definitieve versie van de Raamovereenkomst worden toegevoegd. Door het indienen van de Inschrijving gaat Inschrijver onvoorwaardelijk akkoord met alle bepalingen van de Raamovereenkomst zoals deze na de laatste Nota van inlichtingen door het COA is vastgesteld.

3.3.7 Akkoord met de ARBIT-2010 Inschrijver dient akkoord te gaan met de ARBIT-2010. Indien een aanbieder de ARBIT-2010 niet accepteert, dan zal de Inschrijving terzijde worden gelegd. Inschrijver kan zijn akkoordverklaring aangeven in de E-sourcing tooI. De ARBIT-2010 kunnen zelf niet inhoudelijk worden gewijzigd omdat deze zijn gedeponeerd bij de notaris. In de te sluiten Raamovereenkomst kunnen eventueel bepalingen worden opgenomen die (op ondergeschikte punten) afwijkend zijn van de ARBIT-2010, aangezien bij tegenstrijdigheid de Raamovereenkomst in rangorde prevaleert boven de ARBIT-2010. 30

4

Geschiktheidcriteria

4.1

Organisatie en resources

Inschrijver dient aan te tonen binnen de eigen organisatie voldoende resources in huis te hebben ofte kunnen verkrijgen om de dienstverleningsopdrachten te kunnen uitvoeren volgens alle vereisten uit de aanbestedingsdocumenten. Een Inschrijving die niet overtuigend kan aantonen te beschikken over de juiste resources \vordt terzijde gelegd en zal derhalve niet inhoudelijk worden beoordeeld. Hiervoor dient ten aanzien van het personeelsbestand binnen de organisatie van de Inschrijver (en van eventuele onderaannemer(s)) de Inschrijver de hier onder gevraagde informatie op te leveren. Let wel, de door Inschrijver te verstrekken gegevens dienen zuiver betrekking te hebben op het personeel van de afdelingen/businesssunits of andere organisatorische eenheden die direct of indirect een rol zouden kunnen spelen in opdrachten binnen hetlde perce(e)l(en) waarvoor de Inschrijver zich inschrijft. U kunt uw infonnatie aangeven in de E-sourcingtooI. Waar een openvraag wordt gesteld met de mededeling 'Bij de beoordeling zal gelet worden op:' zal dit gescoord worden door middel van het toekennen van rapportcijfers van 1-10. Let op: de criteria 4.1.1 tlm 4.14 en 4.2.1 tlrn 4.2.3 gelden alleen voor perceel A, B en C. Let op: de criteria 4.1.5 geldt alleen voor perceel O. Let op: de criteria 4.3.1 tlm 4.3.5 gelden voor alle percelen.

4.1.1 Opbouw van het personeelsbestand De actuele opbouw van het personeelsbestand, onderverdeeld in adviseurs (of in het algemeen: voor opdrachten inzetbaar personeel). Voor de adviseurs dient de Inschrijver per perceel het aantal FTE (Full Time Eenheid, gesteld op 36 uur bij de overheid) op te geven volgens de profielen zoals die getoond zijn in bijlage C van dit document. Tevens dient de Inschrijver aan te geven welk aandeel van de adviseurs in vaste dienst zijn, in tijdelijke dienst, er anderszins gelieerd zijn (dus niet op de loonlijst van de organisatie staan) en welk aandeel openstaande vacatures er momenteel zijn;

Ondergrens per Perceel (per functieprofiel): ondergrens

= 5 FTE

Per percee1: • • • • • •

niet voldaan aan ondergrens = 0 pt, ondergrens * I = 3 pt, ondergrens * 2 = 6 pt, ondergrens * 3 = 8 pt, ondergrens * 4 = 9 pt, hoger dan ondergrens * 4 = 10 pt

32

4.1.5 Specifieke vraag voor Inschrijvers voor perceel D : Inschrijver \vordt verzocht aan te geven hoeveel verzoeken van inhuur ICT-dienstverleners (zie functieprofielen onder perceel A, B, en C) in het jaar 2010 heeft ingevuld door bemiddeling van de Inschrijver, uitgesplitst per perceel.

• • • •

• • •

• •

• •

0/100 = 0 pt; 10/90 = 0 pt; 20/80 = 0 pt; 30/70 = 1 pt; 40/60 = 3pt; 50/50-= 5 pt; 60/40 6 pt; 70/30 = 7pt; 80/20 = 9pt; 90/10= 10pt; 100/0 = 0 pt

Inschrijver dient de gegevens met betrekking tot de organisatie in te vullen in de E-sourcing tooI.

4.2 Innovatief vermogen Inschrijvers (inclusief eventuele onderaannemer(s)) dienen in de E-sourcing tooI over de afgelopen 3 jaren (2008-2010) voor ieder afzonderlijk jaar de volgende gegevens te overleggen:

4.2.1 Onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten Beschrijving (maximaal 1 paginaA4) uitgevoerde onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten op de voor het COA relevante gebieden (op te splitsen per perceel). De Inschrijver dient hierbij aan de hand van één tot maximaal drie voorbeelden uiteen te zetten wat de organisatie (en eventuele onderaannemers) in het betreffende jaar aan onderzoek en ontwikkeling heeft gedaan. Dit dient onderzoek te zijn dat betrekking heeft op het perceel of de percelen waarop de Inschrijver zich inschrijft. De bewijsstukken (artikel, rapport, etc.) dienen, als PDF-doculnent te worden toegevoegd. Indien van toepassing kan een onderzoek dat nog niet volledig is afgerond, maar wel relevant is, ook als voorbeeld dienen. De onderzoeks- en productontwikkelingsactiviteiten en hieruit voortvloeiende resultaten die buiten de Nederlandse organisatie (maar wel binnen dezelfde onderneming) zijn uitgevoerd/geboekt, kunnen voor zover ze door de Nederlandse werkmaatschappij gebruikt kunnen/mogen worden, worden opgevoerd; Bij de beoordeling zal gelet worden op: • • •

Mate van innovativiteit en wat zou dit bij kunnen dragen aan de samenwerking met het COA? De helderheid /concreetheid van de activiteit Toepasbaarheid bij opdrachtgevers en relevantie voor het COA

• 4.2.2 opleidingsactiviteiten Beschrijving (maximaal 1 pagina A4) van de uitgevoerde opleidingsactiviteiten ten behoeve van de in te zetten personen en een beschrijving van de wijze waarop de Inschrijver de vakkennis op peil houdt 34

4.3.2 Kwaliteitsniveau Welk niveau van kwaliteit wordt gegarandeerd en op welke wijze wordt dit doorvertaaid naar de opdrachtgever. Het COA beoordeelt het niveau van kwaliteit met name op de aanwezigheid van een helder beschreven (maximaal 1 paginaA4) aanpak en garantie t.a.v. resource management, product/procesontwikkeling, kennislnanagement/-archivering, klachtenathandeling-/evaluatie. Daarnaast heeft de Inschrijver de mogelijkheid zich op andere (door de Inschrijver) relevant geachte punten te onderscheiden. Bij de beoordeling zal gelet \vorden op: • • •

Helder beschreven aanpak en garantie t.a.v. resource management, product/procesontwikkeling, kennislnanagement/-archivering, klachtenathandeling-/evaluatie Volledigheid in aanpak van het Resource management Toepasbaarheid voor het COA gerelateerd aan de opdracht.

4.3.3 Verbetering kwaliteitsniveau Een beschrijving (maximaal I paginaA4) van de mogelijkheden om in samenwerking met het COA te komen tot verbetering van het kwaliteitsniveau van de totale dienstverlening; Bij de beoordeling zal gelet worden op: • • •

Volledigheid in de aanpak Toepasbaarheid voor het COA De wijze waarop kwaliteitsaudits, -toetsen of klantevaluaties worden uitgevoerd en auditresultaten worden gebruikt als verbeteringsinstrument;

4.3.4 Klachtenprocedure Een beschrijving (maximaal I paginaA4) van de wijze waarop klachten en/ofschadeclaims worden afgehandeld. Inschrijver dient hierbij in te gaan op de procedure van klachtafhandeling en evaluaties met de klant en welke al dan niet tot uw onderneming behorende medewerker(s) zijn belast met de kwaliteitscontrole en/of zorg voor klachtafhandeling. Is hierbij sprake van functiescheiding? Bij de beoordeling zal gelet ,vorden op: • • • • • •

Is de klachtenprocedure effectief (is de gebruikte methode toepasbaar)? Volledigheid (is aandacht besteed aan alle relevante facetten?) Organisatiebrede verspreiding van klachtenafhandeling en toe te reiken oplossing Aanwezigheid van één aanspreekpunt/verant\voordelijke voor klachten(afhandeling) Duidelijke aanwezigheid van relatiemanagement Proactieve benadering van organisatie om klachten/problemen te identificeren en op te lossen

36

5

Gunningscriteria

Indien de Inschrijving van de Inschrijver voldoet aan de in hoofdstuk 3 genoemde vormvereisten, uitsluitinggronden en Geschiktheideisen, wordt door het COA beoordeeld of de Inschrijving aan de in paragraaf 4.1 van deze Offerteaanvraag gestelde minimumeisen voldoet. Voldoet de Inschrijving aan de minimumeisen, dan wordt de Inschrijving door het COA beoordeeld op de volgende gunningcriteria. Let op: de criteria 5.1.1 tltn 5.3.1 gelden alleen voor perceel A, B en C. Let op: de criteria 5.4.1 t/m 5.6.1 gelden alleen voor perceel O.

5.1

Kwaliteit dienstverlening

Inschrijver dient een toelichting te geven op de criteria Kwaliteit zoals benoemd in de E-sourcing tooI. Voor de al de in deze paragraaf genoemde criteria is de scoremethodiek: Rapportcijfers van 1-10.

5.1.1 Kwaliteit Samenwerking 5.1.1.1

Inspelen toekomstige ontwikkelingen

Het COA wenst dat leveranciers kunnen inspelen op toekolnstige ontwikkelingen op het gebied van de door het COA gehanteerde systemen, zoals vigerende interne procedures, informatiesystemen, projectadministratie en bijbehorende administratieve formulieren, templates e.d.. Welke aanpassingen vergt dat voor U\V organisatie, hoe denkt u die aanpassingen door te gaan voeren gedurende de detacheringsopdracht en binnen welke termijn? (max. 1 A4). Bij de beoordeling zal gelet worden op: • • • • • •

flexibiliteit om administratief en procedureel te veranderen vermogen om te anticiperen snelheid van handelen concreetheid van de omschreven verandering uitleg eerdere ervaringen/suggesties bereidheid best-practice voor te stellen

5.1.1.2 Veranderingsmanagement Hoe gaat u om met veranderingsmanagement-aspecten die dergelijke opdrachten met zich meebrengen. Op welke wijze laat u deze aspecten terugkomen in uw aanpak bij het COA en welke rol dient het COA daarbij zelf te vervullen? (max. 1 A4) Bij de beoordeling zal gelet worden op: • •

aandacht aan cultuurtrajecten betrokkenheid opdrachtgever

38

• • • •

duidelijke aanwezigheid en naleving van 'implementatieplan' t.a.v. kennisoverdracht spreekt conceptuele gedachte aan (visie/zicht op kwaliteit van overdracht)? gebruik van (COA) standaarden/sjablonen en/ofvoor het COA toegankelijke/begrijpelijke informatiedragers? afstemming met klant t.a.v. over te dragen producten op afgesproken momenten?

5.1.2.2 Spanningsveld Op welke wijze gaat u om met het spanningsveld dat ontstaat als de mate van kwaliteit van een oplossing en de mate van acceptatie (of: het aanwezige draagvlak) hiervan door een opdrachtgever volgens u niet meer met elkaar in een goede verhouding staan? (max. 1 A4). Bij de beoordeling zal gelet worden op: • • • •

helderheid t.a.v. invulling van de keuze: kiezen voor verhogen kwaliteit, draagvlak of kiezen voor comprol11is? Welke risico's en voor\vaarden ziet de inschrijver hierbij? analyse/onderzoek naar verschil in perceptie hoe wordt afgestemd met opdrachtgever? hoe (en in hoeverre) wordt het personeel voorbereid op het omgaan met (al dan niet COA specifieke) veranderingsgerelateerde weerstanden?

5.1.2.3 Bereikbaarheid Hoe garandeert u de bereikbaarheid van uw medewerkers indien zij buiten de locaties van het COA werkzaamheden voor het COA uitvoeren? (max. 1 A4). Bij de beoordeling zal gelet worden op: • • • •

aanwezigheid ICT middelen aanwezigheid mobiele telefoons aanwezigheid vervangende schaduwmanagers/adviseurs procedure t.a.v. bereikbaarheid/respons: uiterlijk de volgende dag antwoord?

5.1.3 Kennis & expertise leverancier 5.1.3.1

Expertise beschikbaar maken

Op welke wijze kunt u de externe expertise en deskundigen waaraan het COA behoefte heeft, tijdig (proactief) beschikbaar maken en houden voor het COA? Geef aan welke maatregelen u treft om te zorgen dat de gevraagde dienstverlening met bijbehorend kennis- en ervaringsniveau optimaal aansluit bij het kennis- en ervaringsniveau van de medewerkers die op de betreffende opdrachten worden ingezet (max. I A4). Bij de beoordeling zal gelet worden op:

40

• •

beschrijving invulling kennisbehoud (visie/voorstel) resourcemanagement: COA opdrachten door vaste (beperkte) groep medewerkers uit laten voeren over de gehele contractperiode

5.1.3.5 Spanning tussen het individuele belang Bij de inzet van medewerkers door de leverancier ontstaat nog wel eens spanning tussen het individuele belang van de medewerker die graag afwisselend werk wil hebben bij verschillende opdrachtgevers en het belang van het COA die een dergelijke medewerker graag voor langere tijd aan zich wil binden op mogelijk één en hetzelfde project. Hoe vermijdt of vermindert u deze spanning voor het COA en welke bijdrage dient het COA hiervoor te leveren? (max. 1 A4) . Bij de beoordeling zal gelet worden op: • •

5.2

beschrijving invulling kennisbehoud (visie/voorstel) concrete randvoorwaarden t.a.v. continuïteit

Kosteneffectiviteit & -effiëntie

5.2.1 Capaciteit efficiënt benutten. In het geval dat de capaciteit van ingezette adviseurs niet efficiënt wordt benut, bijvoorbeeld doordat twee projecten niet naadloos op elkaar aansluiten of doordat ingezette adviseurs elkaar regelmatig moeten vervangen (en kennis moeten overdragen), welke maatregelen stelt u voor om de inzet van medewerkers bij het COA zo efficiënt mogelijk voor het COA te laten verlopen? Welke mate van flexibiliteit en continuïteit garandeert u aan het COA in het geval dat opeenvolgende projecten binnen het COA in de tijd niet naadloos op elkaar aansluiten? (max. 1 A4) . Bij de beoordeling zal gelet worden op: • • • • •

5.3

voorgestelde mate van flexibiliteit en continuïteit spreekt conceptuele gedachte aan (visie/zicht op kwaliteit van overdracht)? duidelijke aanwezigheid en naleving van plan t.a.v. kennisoverdracht afstelnming met klant t.a.v. over te dragen producten op afgesproken momenten? relevantie/voordelen voor het COA

Implementatie en beëindiging contract

5.3.1 Voorstel voor contractimplementatie Het COA wenst van de inschrijver een voorstel voor contractimplementatie te ontvangen. Het COA verwacht een voorstel van de inschrijver waarin suggesties staan die tot doel hebben de overgang naar de nieuw·e contractpartij(en) op het gebied van ICT dienstverlening voor beide partijen (COA en Opdrachtnemer) zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen. Het uitgangspunt hierbij is dat er binnen een zo snel mogelijke termijn na ingang van de nieuwe Raamovereenkomst maximaal gebruik 42

•

• • • • • •

concrete effectieve aanpak waaruit blijkt dat de organisatie de wens van de opdrachtgever helder kan vertalen in het aanbieden van een gedetacheerde die voldoet aan de gestelde eisen en wensen momentum uitbrengen offerte vast aanspreekpunt (bereikbaarheid) helder korte klachtenafhandelingsprocedure vorm in voorwaarden van het contract tussen opdrachtnemer en gedetacheerde detaillering urenverantwoording en facturering toegevoegde waarde van het werkproces voor het COA

5.5.2 Methode competenties Geef aan welke methode u hanteert OITI de competentie en de betrouwbaarheid van in te zetten gedetacheerden te onderzoeken (max. 1 A4) . Bij de beoordeling zal gelet worden op: • • • • • •

5.6

Onderzoeken van benodigde kennis Onderzoeken van benodigde vaardigheden Beoordeling competentie Bewijsstukken opleiding en ervaring Matchen met uitvraag van het COA Onderzoek naar betrouwbaarheid (screening)

Implementatie

5.6.1 Overlegstructuur Het COA wenst van de inschrijver een voorstel voor overlegstructuur te ontvangen indien de opdracht aan de inschrijver gegund zal worden. (tnax. 1 A4) . Bij de beoordeling zal gelet worden op: • • • •

5.7

overlegstructuur volledig (op operat.lstrat. niveau) heldere, concrete beschrijving/toelichting op overlegstructuur (inclusief periodiciteit betrokken functionarissen) is aanspreekpunt duidelijk? toegevoegde waarde van voorgestelde overlegstructuur

ov~rleg,

Tarieven

Inschrijver voor perceel A, perceel B, perceel C, dient in de E-sourcing tooI een overzicht van de maximum tarieven voor alle functieprofielen en functieniveaus (junior, medior, senior), binnen het betreffende perceel/percelen waarvoor Inschrijver een Offerte uitbrengt, te geven. De tarieven dienen zowel inclusief BTW als exclusief BTW te worden opgegeven. Voor de opgegeven tarieven gelden de 'voorwaarden als opgenomen in het Programma van Eisen en KPI's Perceel A, B en C.

44

6

Beoordelingsmethode

6.1

Beoordelaars

Het eOA zal de binnengekomen offertes met een projectteam van 6 personen beoordelen.

6.2

Beoordelingsprocedure

Voor alle stappen geldt dat het beoordelingsteam de beantwoording beoordeeld en scores geeft op de criteria. Deze gezamenlijke score wordt met motivatie in een plenaire sessie vastgesteld.

6.2.1 Stap 1 Beoordeling Vormvereisten, Uitsluitinggronden en Geschiktheideisen In hoofdstuk 3 zijn de Vormvereisten, uitsluitinggronden en Geschiktheideisen geformuleerd. De Uitsluitinggronden leiden tot uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure. De vorm en geschiktheideisen hebben alle een uitsluitend karakter wat inhoudt dat de Inschrijving terzijde wordt gelegd indien: • •

de vorm van de inschrijving niet overeenkomt met hetgeen gevraagd wordt in de aanbestedingsprocedure en / of de beantwoording van de geschiktheideisen leidt tot een ongewenste beantwoording

6.2.2 Stap 2 Beoordeling geschiktheidcriteria Per onderdeel (geschiktheidcriterium) kan bij de beoordeling van open vragen een rapportcijfer van 0 tot en met 10 worden gegeven, met inachtneming van de volgende schaalverdeling:

Uitmuntend Zeer oed Goed Ruim voldoende Voldoende Onvoldoende Mati Zeer mati Slecht Zeer slecht Niets d eleverd

10 9

8 7 6

5 4 3 2

o

Per onderdeel (geschiktheidcriterium) kan bij de beoordeling van gesloten vragen een score worden bepaald conform beschreven bij de desbetreffende vraag. 46

Het eOA hanteert voor de score per criterium een ondergrens van het rapportcijfer 2 en een minimale totaal score op de geschiktheidcriteria van een 6. Dit houdt in dat als op een van criteria die gewogen worden (dus niet waar een x staat) een score van een 1 gehaald wordt de Inschrijving terzijde wordt gelegd als kwalitatief zeer slecht. Daarnaast betekent dit dat de som '6' of hoger moet zijn. (5 wordt naar boven afgerond).

30%

Opbouw van het personeelsbestand van de or anisatie Verzuimei' ers van de or anisatie Verloo cijfers van de organisatie Personeelsmanagement en be eleidin Perceel D: Aantal geplaatste Adviseurs door bemiddeling van de gegadigde en het aantal geplaatste Adviseurs door bemiddeling van de o dracht ever (in 2010)

Innovatief vermo en

8

1.2

2% 8% 5%

3 6

0.06 0.56 0.3

20%

8

1.6

15%

6

0.9

10%

5

0.5

10%

6

0.6

5%

7

0.35

4%

7

0.28

3%

5

0.15

7

x

45%

Beschrijving onderzoeks- & ontwikkelin sactiviteiten Beschrijving o leidin sactiviteiten Percentage onderzoeks- en ontwikkelin skosten

Kwaliteits bor in

15%

25%

Eventuele relevante lrn'aliteitscertificaten of omschrijving bvaliteitszor s steem Olnschrijving gegarandeerd niveau van kwaliteit en wijze van toe assin bij 0 drachtgever Beschrijving van mogelijkheden om i.s.m. opdrachtgever te kOlnen tot een verbetering van de kwaliteit van IeT dienstverlenin Beschrijving van afhandeling van klachten en/ ofclaims

48

Kwaliteit van de dienstverlenin Kwaliteit salnenwerking

28 10%

Inspelen op toekomstige ontwikkelingen COA systelnen ( rocedures, tem lates, e.d.) Rol veranderingsmanagement in o drachten Wijze van omgaan met s annin sveld Wijze van omgaan met onvoldoende acceptatie van medewerkers die bij het COA te werk zi·n esteld

6% 4% 8%

21

Kwaliteit dienstverlenin

10%

Overdracht van werkzaamheden aan het COA Wijze van omgaan met spanningsveld tussen kwaliteit oplossing en acceptatie van advies (draa vlak) Garantie bereikbaarheid eigen medewerkers

7%

4% 40

Kennis & expertise leverancier

13%

Tijdige/proactieve beschikbaarstelling kennis en ex ertise Voorbereiding op werkzaamheden bi· het COA Opbouw toegankelijke kennis en ervarin binnen het COA Kennisbehoud bi· het COA Spanningsveld individuele belangen eigen medewerker en continuïteit voor het COA

10% 4% 9% 4% 4

Kosteneffectivitei t & -effiëntie Flexibiliteit en continuïteit bij over ang naar nieuwe rojecten

4%

50

dat als op een van criteria die ge\vogen worden (dus niet waar een x staat) een score van een 1 gehaald wordt de Inschrijving terzijde wordt gelegd als kwalitatief zeer slecht. Daarnaast betekent dit dat de som '6' of hoger moet zijn. (5 \vordt naar boven afgerond). Inschrijvingen met een score die onder de grens van 6 of met het cijfer 1 per perceel scoren en daarmee niet voldoen aan het minimaal te behalen aantal punten, worden ter zijde gelegd. Overige inschrijvingen worden beoordeeld als beschreven in stap 4.

6.2.4 Stap 4. Beoordeling Gunningcriterium Prijs Als laatste onderdeel van de beoordeling wordt de prijsfactor bepaald om de lowest acceptable bid te bepalen. De opgegeven tarieven in de e-sourcingtool worden ingevuld in de onderstaande tabel waar het wegingpercentage van het tarief is vermeld. U bent verplicht om alle functies en niveaus voor het betreffende perceel in te vullen. Indien u een functie of een niveau van die functie niet kunt aanbieden ofu laat het vak leeg, is de inschrijving onvergelijkbaar en dus ongeldig. Het opgegeven tarief wordt vermenigvuldigd met de betreffende wegingsfactor en alle tarieven worden bij elkaar opgeteld om tot een totaal prijs per perceel te komen. Het offreren van niet-marktconforme of negatieve prijzen is niet toegestaan.

Perceel A Management en consultancy Functieprofiel

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Projectmanager ICT Interim manager ICT SAP consultant ICT Architect Informatieanalist Functioneel ontwerper Informatiebeleidsmedewerker

Totaal

Junior

Medior

Senior

10/0 1% 1% 1% 1% 1% 1%

8% 4% 6 2% 2% 6% 2%

20% 10% 10% 6% 4% 9% 4%

7%

30%

63%

PerceelB: Software bouw

52

Projectmanager ICT Interim manager ICT SAP consultant ICT Architect Informatieanalist Functioneel ontwerper

€O,SO

€S,20

€ 17,00

€O,SO

€2,60

€ 8,SO

€O,SO

€3,90

€ 8,50

€0,50

€ 1,30

€ S,10

€O,SO

€ 1,30

€ 3,40

€O,SO

€ 3,90

€7,65

€O,SO €4

€ 1,30 €20

€ 3,40 € 54

Informatiebeleidsmedewerker €77

Het totaaltariefvoor perceel A is in dit geval 77 euro. Dit bedrag wordt meegenomen in stap 5.

6.2.5 Stap 5. Bepalen lowest acceptable bid(s) Van alle inschrijvers die voldoen aan de minimaal vereiste score op de geschiktheideisen en het gunningcriterium kwaliteit is de totaalscore op prijs doorslaggevend om als (een van de) inschrijver(s) te worden aangewezen. Voor het Perceel A zullen de 5 inschrijvingen die het laagste gewogen tarief hebben aangeboden en in stap 4 zijn beoordeeld omdat zij voldoen aan de minimale eisen en wensen zoals beschreven in stap 1 tot en met 3, als een van de lowest acceptable bids worden aangernerkt. Voor het Perceel B zullen de 5 inschrijvingen die het laagste gewogen tarief hebben aangeboden en in stap 4 zijn beoordeeld omdat zij voldoen aan de minimale eisen en wensen zoals beschreven in stap 1 tot en met 3, als een van de lowest acceptable bids worden aangemerkt. Voor het Perceel C zal de inschrijving die het laagste gewogen tarief heeft aangeboden en in stap 4 is beoordeeld omdat zij voldoet aan de minimale eisen en wensen zoals beschreven in stap 1 tot en met 3, als de lowest acceptable bid worden aangemerkt. Voor het Perceel 0 zullen de 2 inschrijvingen die het laagste gewogen tarief heeft aangeboden en in stap 4 is beoordeeld omdat zij voldoen aan de minimale eisen en wensen zoals beschreven in stap 1 tot en met 3, als de lowest acceptable bid worden aangemerkt. Dit tarief is voor alle bemiddeling, en er is dus financieel gezien geen verschil of de makelaar ZZP-ers of MKB-bedrijven uit eigen netwerk aandraagt of een ander netwerk of contact hiervoor gebruikt. Indien twee of meer gegadigden een gelijke definitieve eindscore hebben behaald en dit tot gevolg heeft dat het COA meer dan het gewenste aantal gegadigden zou moeten aanwijzen als lowest acceptable bid worden aangemerkt, zal het COA alle inschrijvers met dezelfde eindscore aanwijzen. Eindscores worden als gelijk beschouwd indien het onderlinge verschil minder is dan 1,0 promille (0, I0%) van de maximaal te behalen definitieve eindscore.

54

Bijlage A - De ICT organisatie van het COA

De ICT organisatie van het COA wordt binnen een viertal onderdelen vormgegeven met elk hun eigen aandachtsgebied. • • • •

Management Services/Ondersteuning &Advies/ICT projecten Management Services/Data Services/IVA Management ServiceslBeheer/ICT Beleid & Juridische Zaken

Beschrijving Management Services/Ondersteuning &Advies/ICT projecten ICT Projecten is het onderdeel binnen COA dat zich bezig houdt met ontwikkeling en advies op het gebied van ICT. Dit houdt in dat op basis van de vraag uit de organisatie informatieanalyses worden uitgevoerd en businesscases en adviezen worden opgesteld. Hieruit kunnen projecten voortvloeien die onder coördinatie van ICT Projecten worden uitgevoerd. Binnen die projecten is er bijzondere aandacht voor het itnplementatietraject. In de projecten zullen ontwerpers, programmeurs, test-engeneers als ook projectleiders en deelprojectleiders worden ingezet. Ook voor de implementatie trajecten worden specifieke deskundigen ingezet. ICT Projecten is zo opgezet dat het zich kan aanpassen aan de vraag. Zo wel inhoudelijk als kwantitatief. Om dit te bereiken is de vaste formatie beperkt en wordt veel inzet extern ingehuurd. ICT Projecten maakt met name gebruik van de functieprofielen uit perceel A,B en C. Beschrijving Management Services/Data Services/IVA Het team IVA (Informatievoorziening en Applicatiebeheer) IVA maakt onderdeel uit van de afdeling Management Services/ Data Services. IVA verzorgt het gebruikersapplicatiebeheer, gegevensbeheer en de informatievoorziening ten behoeve van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers. Het tealTI heeft een bezetting van 15 fte. IVA voert het gebruikersapplicatiebeheer uit met betrekking tot de haar toegewezen systemen BIS, IBIS, IRIS, Re-VIS, RICHE en SAPHR en verzorgt de levering van juiste, tijdige, betrouwbare en consistente interne en externe managementinformatievoorziening m.b.t. BIS, IBIS, Re-VIS, RIC,HE en SAP gegevens en combinaties daarvan. Het gegevensbeheer spitst zich toe op de gegevens zoals deze in IBIS en IRIS zijn vastgelegd. IVA verleent haar diensten aan de diverse hiërarchische lagen binnen het COA en aan een grote diversiteit externe partijen voor zover dit valt binnen de relevante afspraken en regelgeving. IVA streeft ernaar om haar klanten in de behoefte te voorzien naar voldoende ondersteuning bij het' gebruik van procesondersteunende applicaties en naar adequate ondersteuning middels levering van interne en externe informatievoorziening. IVA richt zich op de kwaliteitsverbetering van de gegevensvastlegging en -ontsluiting door haar kennis van betreffende applicaties en de mogelijkheden van Business Intelligence tools ter beschikking te stellen.

56

Bijlage B - Gebruikte IeT middelen Binnen het Centraal Orgaan opvang asielzoekers wordt gebruik gemaakt van de volgende platformen, ontwikkelingenmethodieken, schattingsmethodieken, ontwikkeltooIs en programmeertalen. In de in Bijlage C beschreven functieprofielen zal worden aangegeven met welke onderdelen van onderstaand overzicht de betreffende adviseur moet kunnen werken. Vanzelfsprekend dienen de adviseurs te kunnen werken met eventuele vernieuwde versies van onderstaande platformen, ontwikkelingenmethodieken, schattingsmethodieken, ontwikkeltoois en programmeertalen.

Platformen

Ontwikkelmethodieken

Schattingsmethoden OntwikkeltooIs

Overige tools

Programmeertalen Netwerk

MS Windows 2003 / MS Windows 2008 IBM AIX Powerfuse Citrix Metaframe presentation server 4 / 4.5 / 6 MQ SQL Server 2000 / MS SQL 2008 Exchange 2003 / 2010 Internet Information Server / TMG Biztalk 2006 Biometrie (avis) SAP * Backup/ archieving (EMC/Oell) / Networker Progress Server 10 SCOM Corsa MS Windows Portal / Sharepoint VMware4 SAN oplossing op NetApp LAD/SDM RAD IAO Functiepuntanalyse Progress Development 9 MS Access 2000 Business Objects XI MS Frontpage 2000 EHelp Robohelp Office Visual studio Sharepoint designer Wisdom MS Project Hp Servicedesk Wise Package Studio Altiris deployment App-V Trendmicro (AV/ AntiSpam) Progress 4GL MS Access / VBA Cisco

58

60

Adviseren van opdrachtgever over projectdoelstelling en -strategie Opstellen van (deel) projectplannen, opstellen van geïntegreerde projectplannen op basis van vastgestelde (deel) projectplannen Coördineren en beheersen van projecten, inzetten van personele, financiële en materiële middelen Leiden van werkoverleg binnen projecten

Academisch werken denkniveau Ervaring met grote, cOlnplexe organisaties en met de organisatie van informatievoorziening bij deze organisaties Kennis van en ruime ervaring met projectmanagelnentmethodieken (kennis en ervaring met Perform is een pré) Goede rapportagevaardigheden Analytisch vermogen Vermogen tot conceptuele gedachtevorming Doel en resultaatgerichte werkwijze Klantgerichte instelling Kennis van IeT en infrastructuren Aantoonbare ervaring in het initiëren en uitvoeren van veranderingsprocessen

62

• • • • • •

• • • •

• • • • •

Evalueren functionele eisen en wensen voor het operationele ERP systeem Analyseren knelpunten in functionele werking van het ERP systeem Analyseren van k\valiteit van stamgegevens, masterdata en transactiegegevens Bewaken van de performance van onderlinge processen om een optimale en up to date procesondersteuning te waarborgen Customizen van het ERP systeem Vertalen gebruikerseisen en -wensen in functionele consequenties voor systeemfuncties in termen die door onderhoud-/software leveranciers kunnen worden uitgevoerd en toetsen uitvoerbaarheid gebruikerswensen Maken aanpassingen op het functioneel ontwerp Uitvoeren functionele (acceptatie-) testen van wijzigingen Deelnemen aan projecten Onderhouden in- en externe contacten gericht op het uitvoeren van activiteiten met eindgebruikers, de functionele beheersorganisatie waaronder applicatiebeheerders, onderhoudsleveranciers. Definiëren en specificeren van functies, hun kenmerken en hun onderlinge relaties met de omgeving alsmede met hun onderlinge samenhang Analyseren, opstellen, beschrijven en onderhouden van functionele specificaties van elke te automatiseren informatiefunctie Toetsen van specificaties op volledigheid, duidelijkheid en consistentie Ontwerpen en documenteren Opstellen van planningen voor werkzaamheden.

werken denkniveau Kennis en ervaring met een of meer SAPIR3 modules zoals benoemd in bijlage B Ervaring met grote, cOlnplexe organisaties en met de informatievoorziening en processen bij deze organisaties Goede rapportagevaardigheden Doel en resultaatgerichte werkwijze Klantgerichte instelling Logisch en analytisch denkvermogen, ook op conceptueel niveau

* Het functieprofiel voor de SAP consultant is een generiek functieprofiel. Het COA wenst voor alle bestaande SAP module middels dit functieprofiel een SAP consultant te kunnen inhuren. In bijlage B is aangegeven welke SAP modulen het COA momenteel gebruikt.

64

Analyseren van en analyseren over informatievoorziening Zelfstandig uitvoeren van definitiestudies en opstellen van basisontwerpen Zelfstandig opstellen en onderhouden van functionele ontwerpen Adviseren bij het formuleren van informatiebehoeften en systeemvereisten Ontwerpen van prototypen met behulp van geautomatiseerde tools

• HBO werken denkniveau Ervaring met grote, complexe organisaties en met de informatievoorziening bij deze organisaties Ruime kennis van en ervaring met (de technieken van) het opstellen van basis-, functionele ontwerpen Kennis van en ervaring met bij COA in gebruik zijnde methoden, technieken en tools op het gebied van systeemontwikkeling (zie bijlage B) Ruime kennis van en ervaring met bij COA in gebruik zijnde database-managementsystemen en ontwikkelomgevingen Goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen

66

Vertalen beleidsontwikkelingen COA in informatiebeleid Opstellen communicatieplan beleidsimplementatie Begeleiden implementatie informatiebeleid Monitoren informatiebeleid Uitvoeren evaluatie en eventueel bijstelling informatiebeleid

Academisch werken denkniveau Ervaring met grote, complexe organisaties en beleidsontwikkeling bij deze organisaties Goede rapportagevaardigheden Vermogen tot conceptuele gedachtevorming Kennis van ICT en infrastructuren (Pro)actief Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel Intern en extern netwerken Leiding geven aan groepen Tot stand brengen samenwerkingsverbanden Projectmatig werken Creatief denken waarbij grote lijnen in de gaten gehouden moeten worden Analytisch vermogen

68

Ontwerpen functionele specificaties Opstellen van technisch gegevensmodel en technische specificaties Ontwerpen van applicatiestructuren en handmatige informatiefuncties Vaststellen gewenste situatie informatievoorziening Kwantificeren van de capaciteit van het informatiesysteem Opstellen van gebruikersinstructies, gebruikers- en systeemdocumentatie Opstellen en (doen) uitvoeren van (technische) itnplementatieplannen Opstellen informatieprocessen model Bepalen van conversiestrategieën Maken van systeemtestplan en uitvoeren systeemtest Leiding geven aan (onderdelen van) systeemontwikkelingsprojecten

HBO/WO werken denkniveau Kennis van en ervaring met methoden en technieken op het gebied van systeemontwikkeling, gestructureerd programmeren, ontwikkelen, testen en kwaliteitsborging Kennis van en ervaring met het ontwikkelen en onderhouden van grootschalige, complexe informatiesystemen Proj ectmanagementvaardigheden Ervaring filet beheer van applicaties en informatiesystemen Conceptuele kennis van beheer van netwerken & servers Ervaring met databasemanagement systemen Ervaring met kwaliteitsmanagement Ervaring met methoden en technieken voor applicatie(component)-bouw Ervaring met opstellen van technische- en gebruikers documentatie Ervaring met realiseren van technische wijzigingen Ervaring met technisch gerichte analysemethoden en -technieken Ervaring met technisch gerichte ontwerpmethoden en -technieken Abstractievermogen Accuratesse Analytisch vermogen Communicatieve vaardigheden (schriftelijk en/of mondeling) Creativiteit Organisatiebewustzij n

70

Coördineren van (kleinschalige) ontwikkelprojecten Vaststellen oplossingsalternatieven Opstellen en onderhouden van functioneel en technische ontwerpen Selecteren optimale tools e%f pakketten voor opdrachten Opstellen en onderhouden van technisch gegevensmodel Maken van programma' s e%f applicatiecomponenten Bepalen conversiestrategie Opstellen testplan Onderhouden en testen van programmatuur Samenstellen en onderhouden van programlna- en systeemdocumentatie Bijdragen aan de ontwikkeling van standaards Coördineren van pakketselecties Opstellen van gebruikersdocumentatie Verzorgen van beheerdocumentatie en kennisoverdracht

HBO/WO werken denkniveau Kennis van en ervaring met bij COA in gebruik zijnde 3 e en 4 e generatie programmeer talen (zie bij lage) Kennis van en ervaring met bij COA in gebruik zijnde ontwikkeltooIs (zie bijlage B) Kennis van en ervaring met bij COA in gebruik zijnde platforms (zie bijlage B) Kennis van en ervaring met het ontwikkelen en onderhouden van grootschalige, complexe systemen Ervaring met grote, complexe organisaties en met het organiseren van informatievoorziening bij deze organisaties Ervaring met beheer van applicaties en informatiesystemen Ervaring met ergonomische aspecten van systemen Ervaring met gegevensmodellering Ervaring met kwaliteitsmanagement Ervaring met methoden en technieken voor applicatie(component)-bouw Kennis van methoden en technieken voor projectmanagement Ervaring met opstellen van technische- en gebruikers documentatie Abstractievermogen Accuratesse Analytisch vermogen Communicatieve vaardigheden (schriftelijk en/of mondeling) Creativiteit Klantgerichtheid Organisatiebewustzij n

72

Opstellen van testplannen en -protocollen Uitvoeren van systeemtests Organiseren van stress-tests Begeleiden en uitvoeren van acceptatietests Beoordelen van testrapportages, analyseren van wijzigingsvoorstellen en zorgen voor uitvoering daarvan Begeleiden van invoering informatiesystemen Begeleiden van gebruikers en opstellen gebruikersprocedures en -handleidingen Opstellen van rapportages Opstellen van wijzigingsvoorstellen naar aanleiding van testresultaten

HBO werken denkniveau Ervaring met grote,complexe organisaties en met het organiseren van informatievoorziening bij deze organisaties Ervaring met beheer van applicaties Ervaring met beheer van informatiesystemen Conceptuele kennis van kwaliteitsmanageinent Ervaring met het opstellen van technische documentatie Ervaring in zowel inforlnatie- als automatiseringsprojecten Kennis van en ervaring met bij het COA in gebruik zijnde systeemontwerptechnieken en het gebruik van tools Kennis van en ervaring met bij het COA in gebruik zijnde relevante methodieken en standaards Ervaring met technisch gerichte analysemethoden en -technieken Accuratesse Analytisch vermogen Communicatieve vaardigheden (schriftelijk en/of mondeling) Creativiteit Kennis van andere disciplines Methodisch werken Oordeelsvorming Plannen en organiseren Sensitiviteit, inlevingsvermogen

•

74

Incident- en probleemanalyse Onderhoud van test en productiesystemen Participatie in projecten Adviseren over Hard- en Software Begeleiden aankoop en installatie Hard- en Software Dagelijks beheer

Algemeen: Klant 1 service gericht Flexibel Pragmatisch Technisch analytisch vaardig Resultaatgericht Projectmatige aanpak Afgeronde (technische) HBO opleiding Basiskennis ITIL (niveau ITIL foundation) Bereidheid tot uitvoeren stand by diensten Ervaring in automatisering Ervaring in vergelijkbare functie TCP/IP, DI-ICP enDNS Rijbewijs B Afhankelijk van gevraagde specialisaties: InformatieSystemen: AIX (gecertificeerd) Progress 9 SQL 2000 KA (Kantoor Automatisering) Beheer: Active Directory beheer Antivirus 1 AntiSpam Backup & Archiving procedures Citrix Met frame Presentation server 4 Exchange 2003 Internet Information Server MCSE 2000/2003 gecertificeerd Microsoft Terminal Services en Advanced Server Microsoft Office 2000 Storage Area Network Scripting Application packaging (Wise) Windows 2003 Windows clusterin

76

Incident- en probleemanalyse Participatie in projecten Adviseren over Hard- en Software Begeleiden aankoop en installatie Hard- en Software Als netwerk-/telecombeheerder binnen COA Netwerkbeheer bent u belast met het reguliere beheer van telecom en het netwerk.

Algemeen: Klant / service gericht Flexibel Pragmatisch Technisch analytisch vaardig Resultaatgericht Projectmatige aanpak Afgeronde (technische) HBO opleiding Basiskennis ITIL (niveau ITIL foundation) Bereidheid tot uitvoeren stand by diensten Ervaring in automatisering Ervaring in vergelijkbare functie TCP/IP, OHCP en ONS Rijbewijs B Goede kennis van LAN en WAN infrastructuren Goede kennis van QoS Goede kennis van (Cisco) routers (ADSL, WAN, etc.) Goede kennis van protocol TCP/IP Afhankelijk van gevraagde specialisaties: Afgeronde CCNA opleiding Goede kennis van cisco 6500, 5500, 6000, 3500 en 3700 switches Goede kennis van telefooncentrale omnivista 4760

•

78

Vertaalt technische en functionele specificaties naar complexe systeemfuncties en programmatuur Toetst realiseerbaarheid van aangeleverde ontwerp Draagt bij aan aanpassingen op het functioneel ontwerp. Programmeert aan de hand van aangeleverde ontwerp Draagt zorg voor het versiebeheer van programmatuur Stelt programmadocumentatie op Test programmatuur en werkt mee aan systeemtesten Draagt bij aan de bewaking en evaluatie van het onderhoudsproces binnen de organisatie en aan de verbetering ervan. Stelnt inhoudelijk af met de leveranciers over uit te voeren onderhoud. Draagt bij aan de (technische) afstemming lnet ketenpartners Beheert en evalueert functionele eisen en wensen voor operationele informatiesystemen. Analyseert knelpunten in de functionele werking van informatiesystemen. Draagt bij aan het onderhouden van de logische gegevensstructuur en gegevensdefinities (tabellen en bestanden) van de te onderhouden systemen. Verzorgt het applicatiebeheer van systemen die (nog) niet in de lijn konden worden belegd. Neemt deel aan projecten. Neemt deel aan relevante overlegstructuren. Onderhoudt in- en externe contacten gericht op het uitvoeren van activiteiten met eindgebruikers, de functionele beheerorganisatie waaronder applicatiebeheerders, de on~jer'hOlud~;Ie'ren:lncaer en met leveranciers van software akketten. HBO/WO werken denkniveau Kennis van en ervaring met methoden en technieken op het gebied van gestructureerd programmeren, ontwikkelen, testen en kwaliteitsborging Heeft ervaring met Progress versie 9 (grafische interface, event driven programmeertechnieken, named events en specifieke versie 9 technieken); Heeft ervaring met het gebruik van Smartobjects (ADM2); Heeft ervaring met het gebruik van persistent procedures; Heeft ervaring met ApplicatieServer technieken; Heeft ervaring met MsOffice koppelingen (VBA); Heeft ervaring met Progress database beheer; Kennis van hardware en netwerkfaciliteiten Conceptuele kennis van Windows, Unix Abstractievermogen Accuratesse Analytisch vermogen Communicatieve vaardigheden (schriftelijk en/of mondeling)

80

Bijlage D

Programma van Eisen en KPI's Perceel A, B en C.

1 Programma van Eisen 1.1

Acceptatie regiefunctie bij het COA

De missie van het COA is om een humaan en waardig eerste verblijf voor wisselende aantallen asielzoekers die naar Nederland komen te organiseren, met in achtneming van hun eigen verantwoordelijkheid. Dit dient op zo'n manier te gebeuren dat hun komst en eerste verblijf hanteerbaar zijn voor overheid en samenleving. De directies zullen daarom hun dienstverlening voortdurend afstemmen op de veranderende behoeften van het COA, de overheid en de samenleving. De Inschrijver dient om deze reden te accepteren dat de algemene regie van het uitvoeren van opdrachten, alsmede het implementeren van de Raamovereenkomst en hieruit voortvloeiende Nadere Overeenkomsten bij het COA ligt.

1.2

Akkoord dat leverancier een onderaannemer inschakelt indien leverancier niet kan voldoen aan vragen COA

Inschrijver garandeert dat hij in staat is te voldoen aan de vraag vanuit het COA. Inhuur via onderaannelner(s) kan slechts na schriftelijke toestemming van het COA plaatsvinden. De Inschrijver blijft ten allen tijde verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.

1.3

Akkoord met gebruik van COA systemen (procedures, informatiesystemen, administratieve formulieren, templates)

De Inschrijver dient akkoord te gaan met het gebruik van de door COA gebruikte systemen, zoals vigerende procedures, informatiesystemen, administratieve formulieren, templates e.d. Uiteraard staat het de toekomstige opdrachtnemers vrij om, na ervaring met de systemen binnen het COA en na akkoordbevinding van het COA, verbeteringen voor te stellen. Het COA acht het niet noodzakelijk en gewenst in dit stadium, naast de gegeven informatie in bijlage B van de offerteaanvraag, gedetailleerd in te gaan op de huidige gebruikte COA systemen, zoals vigerende procedures, informatiesystemen, administratieve formulieren, templates e.d., die in enkele gevallen afdelingsspecifiek zijn.

1.4

Akkoord met betrekking tot publiciteit en eigendom

De Inschrijver dient akkoord te gaan met de eis dat vanuit hun onderneming (als inschrijvende entiteit, d.w.z. inclusief eventuele onderaannemers of werkmaatschappijen) geen informatie die in het kader van dit project of eventueel hieruit voortvloeiende opdracht beschikbaar bij hem komt en waarvan hij de vertrouwelijkheid kent of behoort te kennen, aan derden ter beschikking zal worden gesteld, met uitzondering van voor het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/of hulppersonen. Daarnaast dient Inschrijver te accepteren dat vanuit zijn onderneming, c.q. door zijn onderneming voor het onderhavige project eventueel in te schakelen partners, onderaannemers en/ofhulppersonen geen publiciteit aan een project zal worden gegeven, anders dan na voorgaande schriftelijke toestemming van het COA.

82

1.10 Akkoord met de tariefstelling per functieprofiel, zonder beperkende voorwaarden De Inschrijver dient voor het perceel of de percelen waarop de Inschrijving betrekking heeft, voor alle gevraagde functieprofielen met bijbehorende functieniveaus tarieven aan te bieden, zonder beperkende voorwaarden. Onder tariefstelling dient te worden verstaan, een maxÏlnum "all-in" uurtarief prijs inclusief salariskosten, overheadkosten (kosten voor ondersteunend werk, benodigde huisvesting en apparatuur), reis- en verblijfskosten (woon-werk), -uren en overige onkostenvergoedingen, e.d., maar exclusief BTW. Eventuele kosten als gevolg van dienstreizen voor het COA (werk-werk) kunnen worden gefactureerd conform de geldende regeling van het COA (lnonlenteel vastgesteld op € 0,31 per kilometer). De gebruikte reistijd ten behoeve van dienstreizen voor het COA (werk-werk) kan worden gezien als diensttijd. De werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd op locatie zoals wordt overeengekomen in de Nadere Overeenkomst. De inschrijver dient maximum uurtarieven per gedefinieerd functieprofiel en functieniveau (junior, medior, senior) afte geven. De Opdrachtnemer heeft de mogelijkheid om bij de nadere concurrentiestelling een lager uurtarief dan het vastgestelde maximumtarief aan te bieden. Het opgeven van bandbreedte-tarieven is niet toegestaan. Het COA wil bij de tarifering geen gebruik maken van staffelkortingen (eventuele kortingen dient de inschrijver te verdisconteren in het uurtarief). De in de offerte opgenomen uurtarieven dienen tot 01 februari 2013 vast te zijn. Indien de Opdrachtnemer de tarieven wilt aanpassen, krijgt de Opdrachtnemer maximaal 1 keer per jaar de kans om de tarieven aan te passen, voor het eerst op 01 februari 2013. Indien de Opdrachtnemer een verzoek tot aanpassing schriftelijk uiterlijk één (1) maand voor ingangsdatum indient, zal de aanpassing plaats vinden op basis van indexering als vermeld in de CBS-index '~Zakelijke Dienstverlening". Als uitgangspunt voor de aanpassing dient de Opdrachtnemer de CBS-index "'Zakelijke Dienstverlening" te nemen, met als peilmoment het vierde kwartaal van 2012 ten opzichte van het tweede kwartaal 2011 (als basispeil, ook bij vervolg indexeringen), opgegeven voor "CAO-lonen per lnaand, inclusief bijzondere beloning". Deze kunnen worden geraadpleegd via internet: http://statline.cbs.nl/StatWeb/Table.asp?LA=nl&DM=SLNL&PA=70640ned&D 1=03&D3=23&D4=a&D5=a&STB=G 1,G2,G3 ,G4&HDR=T De tarieven dienen voorts tijdens de inhuurperiode vast te zijn gedurende de duur van de Nadere Overeenkomst inclusief eventuele verlengingen. Indien de tarieven in de Raamovereenkomst gedurende de inhuurperiode worden geïndexeerd, zullen de tarieven in de Nadere Overeenkomst dus niet worden geïndexeerd vanaf het moment dat de lopende Nadere Overeenkomst wordt verlengd. Interne promotie voor medewerkers bij de Opdrachtnemer zal gedurende de looptijd van het project waar de medewerker op is geplaatst geen consequenties hebben voor de tarifering richting COA~ Dit betekent dat voor de medewerkers die naar een hogere functie promoveren het bestaande oorspronkelijk afgesproken tarief zal worden gehanteerd binnen de bestaande Nadere Overeenkomst. Alle prijzen dienen gesteld te zijn in Euro, exclusief BTW. De opdrachten zullen in beginsel worden uitgevoerd op basis van nacalculatie. Eventuele kosten als gevolg van het afdekken van risico's (m.n.ondernemersrisico) zijn verdisconteerd in de aangeboden tarieven. Urenregistratie en declaraties kunnen uitsluitend worden ingediend voor activiteiten (zoals COA bijeenkomsten danwel etentjes/congressen) waaraan de Adviseur in opdracht van het COA deel neemt. 84

2

Prestatie-indicatoren

Inschrijvers dienen zich akkoord te verklaren met de volgende prestatie-indicatoren.

1. De Opdrachtnemer garandeert dat op alle aanvragen tot het verrichten van diensten binnen vijf (5) werkdagen (reguliere aanvragen) ofbinnen drie (3) werkdagen (spoedaanvragen) zal worden gereageerd door meerdere geschikte CV's (nlinimaal 2 cv's) aan te bieden bij het COA. Score ~ 95% (Met de eis van mininlaal '95% match' bedoelt het COA te zeggen dat de door de contractpartij aan te leveren CV's nagenoeg volledig aansluiten bij de door het COA gevraagde functieprofielen met bijbehorende kennis-, ervaringen competentieniveaus van de mede\verker(s)). 2. Vervolgens heeft het COA de mogelijkheid om, van dezelfde Inschrijver of van andere partijen met een Raamovereenkomst in het betreffende perceel of uit perceel D, meerdere kandidaten uit te nodigen voor een selectie. Alle uiteindelijk door het COA geselecteerde deskundigen dienen beschikbaar te zijn binnen tien (10) werkdagen (reguliere aanvragen) of vier (4) werkdagen (spoedaanvragen). Score beschikbaarheid ~ 95%. 3. De managementrapportage is tijdig en confornl de gestelde eisen. Score ~ 95%

De prestatie-indicatoren 1 tlm 2 dienen door de Opdrachtnemer te worden geITIeten en middels de managementrapportage aan het COA (concerninkoper) te worden gerapporteerd. De prestatie-indicator 3 zal door het COA worden gemeten. De prestaties worden per kwartaal gemeten en op basis van de gevraagde informatie als hierboven vermeld bij 'Akkoord met betrekking tot de management rapportage'l samen met u geëvalueerd. Indien uw prestatie op één of meerdere punten beneden de afgesproken service levels blijft, krijgt u gedurende minimaal 2 weken en maximaal twaalf (12) maanden de kans alsnog de gevraagde service levels te realiseren. Indien dat niet lukt, zal ontbinding van de RaalTIovereenkomst door het COA worden overwogen.

86

functies bij de te contracteren dienstverlener(s) worden ingehuurd op basis van de condities vastgelegd in de af te sluiten Raamovereenkomst.

1.6

Akkoord met COA bestelprocedure

Het COA maakt gebruik van hetERP-systeem SAP voor het bestellen van goederen en diensten. Het COA zal voor alle Adviseurs die "vorden ingehuurd, een Nadere Overeenkomst opstellen w'aarin onder andere afspraken over de werkzaamheden, het uurtarief, het aantal te werken uren, de standplaats e.d. worden vastgelegd. De Inschrijver dient akkoord te gaan met het COA bestelprocedure. Op basis van de Nadere Overeenkomst wordt er bij het COA een BestelOrder (BO) aangemaakt. De Nadere Overeenkomst in combinatie met de BO vormen gezamenlijk de juridische grondslag op basis waarvan de Dienst door de Opdrachtnemer aan het COA kan plaatsvinden. Na afloop van de kalendermaand laat de betreffende consultant een urenbriefje ondertekenen door de opdrachtgever van het COA. Op het urenbriefje dient tevens het BO nummer te worden vermeld. Het getekende urenbriefje geldt als 'prestatieverklaring' voor het betaalbaar stellen van de factuur. De facturatie vindt plaats op basis van kalendermaand en per BO nummer. Verzamelfacturen met meerdere BO nummers zijn niet mogelijk.

1.7

Akkoord met betrekking tot verklaring goed gedrag en geheimhouding

De Inschrijver dient akkoord te gaan met de eis dat (indien de Inschrijver de opdracht \vordt gegund) op verzoek van het COA voor de in te zetten gedetacheerden, de Inschrijver en gedetacheerde(n) een specifieke geheimhoudingsverklaring moet tekenen, en indien de inzet langer dan 6 weken is, een verklaring van goed gedrag (VOG) moet overleggen of deze gedetacheerde(n) lnoet onderwerpen aan een veiligheidsonderzoek. Dit geldt ook voor bestuurders en andere beleidsbepalende personen binnen de onderneming van de inschrijver, voor zover een verband kan worden gelegd met de uitvoering van een opdracht voor het COA. Gedurende de implementatieperiode van de overeenkomst zal de procedure nader \vorden toegelicht.

1.8

Akkoord met de vaste opslag op het uurtarief van de gedetacheerde, zonder beperkende voorwaarden

De Inschrijver dient voor het perceel Deen vaste geldelijke opslagen op het uurtarief van de gedetacheerde aan te bieden, zonder beperkende voor\vaarden. De in de offerte opgenomen uurtarieven dienen tot 01 februari 2013 vast te zijn. Indien de Opdrachtnemer de tarieven wilt aanpassen, krijgt de Opdrachtnemer maximaal 1 keer per jaar de kans om de tarieven aan te passen, voor het eerst op 01 februari 2013. Indien de Opdrachtnemer een verzoek tot aanpassing schriftelijk uiterlijk één (1) maand voor ingangsdatum indient, zal de aanpassing plaats vinden op basis van indexering als vermeld in de CBS-index "Zakelijke Dienstverlening''!. Als uitgangspunt voor de aanpassing dient de Opdrachtnemer de CBS-index "Zakelijke Dienstverlening" te nemen, met als peilmoment het vierde kwartaal van 2012 ten opzichte van het tweede kwartaal 2011 (als basispeil, ook bij vervolg indexeringen), opgegeven voor "CAO-lonen per maand, inclusief bijzondere beloning". Deze kunnen worden geraadpleegd via internet: http://statlîne.cbs.nl/StatWeb/Table.asp?LA=nl&DM=SLNL&PA=70640ned&D 1=03&D3=23&D4=a&D5=a&STB=G 1,G2,G3 ,G4&HDR=T De tarieven van de gedetacheerden dienen tijdens de inhuurperiode vast te zijn.

88

2

Prestatie-indicatoren

Inschrijvers dienen zich akkoord te verklaren met de volgende prestatie-indicatoren.

1.

De Opdrachtnemer garandeert dat op alle aanvragen tot het verrichten van diensten binnen vij f (5) werkdagen (reguliere aanvragen) of binnen drie (3) werkdagen (spoedaanvragen) zal worden gereageerd door tneerdere geschikte CV's (tnininlaal 2 cv's) aan te bieden bij het COA. Score 2: 95% (Met de eis van minitnaal '95% nlatch' bedoelt het COA te zeggen dat de door de contractpartij aan te leveren CV's nagenoeg volledig aansluiten bij de door het COA gevraagde functieprofielen met bijbehorende kennis-, ervaringen competentieniveaus van de gedetacheerde(n)). 2. Vervolgens heeft het COA de mogelijkheid om meerdere kandidaten uit te nodigen voor een selectie. Alle uiteindelijk door het COA geselecteerde deskundigen dienen beschikbaar te zijn binnen tien (10) werkdagen (reguliere aanvragen) ofvier (4) werkdagen (spoedaanvragen). Score 2: 95% 3. De geschiktheid van de voorgestelde kandidaten is conform de gestelde eisen. Score 2: 95%

De prestatie-indicatoren 1 tlm 2 dienen door de Opdrachtnemer te worden gemeten en middels de managementrapportage aan het COA (concerninkoper) te worden gerapporteerd. De prestatie-indicator 3 zal door het COA worden gemeten. De prestaties worden per kwartaal en/of per jaar gemeten en op basis van onderstaande tabel per relevante periode samen met u geëvalueerd. Indien uw prestatie op één of meerdere punten beneden de afgesproken service levels blijft, krijgt u gedurende minimaal 2 weken en maximaal twaalf (12) maanden de kans alsnog de gevraagde service levels te realiseren. Indien dat niet lukt, zal ontbinding van de Raamovereenkomst door het COA worden overwogen.

90

Inschrijver heeft bij de eerder dit jaar door COA uitgeschreven aanbesteding reeds referenties geselecteerd en aangeleverd. Het valt ons op dat het format van de nu gevraagde referentieverklaring is gewijzigd ten opzichte van de referentie template uit de RF!. Dit betekent dat wij de referenties opnieuw door onze opdrachtgevers/de referenten moeten laten tekenen. Aangezien wij onze relaties zo min mogelijk willen belasten stellen wij u voor, voor de onderhavige aanbesteding, het eerdere rereferentie-format eveneens toe te staan. Kunt u hiermee akkoord gaan?

Akkoord, echter dienen de aan te leveren referentie wel te voldoen aan de in de offerteaanvraag gestelde eisen.

Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf. Par 6.2.3. blz 52, Beoordeling Gunningscriterium Kwaliteit

A. Dit moet zijn '_'. In dat geval wordt er niet gewogen omdat er geen percentage is vermeld. B. Voor elk criterium separaat moet minmaal een 2 gescoord worden. Er zijn geen verdere subcriteria.

2

Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf 6.2.2 par blz 48 "Afronding gewogen score" IJa, dat is correct. Niet het cijfer 5, maar een 5 wordt naar boven afgerond.Een 5,50 en verder wordt een 6 en een 5,499 en verder een 5. In de 1e alinea op pag 48 staat de tekst "Daarnaast betekent dit dat de som ,,6u of hoger moet zijn. (5 wordt naar boven afgerond)"".

3

A) In u tekst refereert u naar "x" echter in de tabellen welke in deze paragraaf zijn opgenomen kunnen wij geen "x" terugvinden. Kunt u dit nader toelichten. B) Het is onduidelijk welk niveau van criteria hier wordt bedoeld. Het criteria "Kwaliteit samenwerking" bij de percelen A, B en C is onderverdeeld in 4 sub-criteria. Moet nu voor ieder van die sub-criteria minimaal een 2 worden gescoord of moet minimaal een 2 worden gescoord voor het criterium "Kwaliteit samenwerking"

Is het correct dat hier bedoeld wordt dat 5,5 naar boven wordt afgerond ?"

Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf par 6.2.2blz 49 "Rekenvoorbeeld"

Uw berekening is juist.

4

In de tabel met het rekenvoorbeeld wordt op pag 49 als gewogen totaal 6,925 genoemd. Wij komen bij onze optelling tot 6,74 hetgeen consistent is met de zin onder de tabel. Kunt u bevestigen dat het gewogen totaal van 6,925 in het rekenvoorbeeld incorrect is en 6,74 had moeten zijn? Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf par 6.2.3 "Beoordeling Gunningscriterium Kwaliteit"

IDe berekening is hetzelfde, alleen met andere percentages.

5

Bij de paragraaf geschiktheids criteria is een rekenvoorbeeld toegevoegd. Wij zouden ook graag een rekenvoorbeeld voor de beoordeling "Gunningscriteria kwaliteit" ontvangen. Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf par 6.2.4blz 54 "Beoordeling Gunningcriterium Prijs, wijze van afronden" In het rekenvoorbeeld wordt het gewogen tarief per functie/ervaringsniveau op 2 cijfers achter de decimaal bepaald. De subtotalen per ervaringsniveau Ounior, medior, senior) zijn echter op hele EURO's. Er wordt hier blijkbaar al afgerond. In de tekst wordt echter niet gesproken over afronden. Kunt u aangeven waar, en hoe er in deze berekening wordt afgerond.

Pas bij het totaal wordt afgerond. De berekening wordt gedaan in Excel waar geen afronding in de formules zitten, bij het totaal wordt op 2 decimalen afgerond.

6

Offerteaanvraag_aanbesteding_'CT_dienstverlening_2011.2.pdf Bijlage A blz 66 "Functieprofile Informatieanalyst"

Er mist geen tekst, de bullit is per abuis.

7

Correct, het indienen is het digitaal inleveren in Commerce-Hub.

8

1A4 komt overeen met ongeveer 5000 tekens inclusief spaties (4300 tekens excl spaties), waarbij we uitgaan van de standaard instellingen van Word Arial 10 pt.

9

U kunt inschrijven als hoofd- en onderaannemer: 2.14: Het is Inschrijver niet toegestaan om voor een andere Inschrijver als onderaannemer op te treden, tenzij de desbetreffende Inschrijver kan aantonen dat door de onderaanneming de mededinging niet wordt vervalst.

10

Het betreft inderdaad een percentage, namelijk hoeveel procent van de daadwerkelijke inzet komt uit het eigen netwerk van de opdrachtnemer en behoeft dus niet apart te worden geworven. Hiervan weet de broker derhalve meer van de kwaliteiten van de gedetacheerde. Deze tekst was niet volledig opgenomen in de offerteaanvraag.

11

Een gewijzigde versie is in Commerce-Hub geplaatst. Een gewijzigde versie is in Commerce-Hub geplaatst.

12 13

Onder het kopje werkzaamheden staat een bullet zonder tekst. Mist er hier tekst of had de bullet er niet moeten staan? Offerteaanvraag_aanbesteding_'CT_dienstverlening_2011.2.pdf par 2.5 blz 17"Sluitingsdatum indienen Inschrijving"

U heeft het over het elektronisch ondertekenen van de aanbesteding. Wij gaan er vanuit dat u hiermee bedoeld dat we de juiste documenten met de juiste handtekeningen voorzien en deze uploaden in de Ecommerce-hub en dan middels aftekenen de aanbesteding beschikbaar stellen. Is dat correct? Offerteaanvraag_aanbesteding_'CT_dienstverlening_2011.2.pdf Maximale lengte van de antwoorden. Bij diverse eisen heeft u opgegeven dat het antwoord de maximale lengte van 1 of 2 A4 mag zijn. Dit kan echter verschillend worden geïnterpreteerd. Wij horen graag hoe u meet dat het antwoord binnen de gestelde 1 of 2 a4 past. Als alternatief kunt u ook de eis wijzigen: 1 a4 wordt bv 4000 karakters en 2 A4 wordt 8000 karakters. De commerce-hub biedt namelijk de mogelijkheid om de input op aantal karakters te begrenzen. Offerteaanvraag_aanbesteding_'CT_dienstverlening_2011.2.pdf Par 2.14 blz 21 "Onderaannemers" Volgens deze paragraaf is het niet toegestaan om als inschrijver voor een andere inschrijver als onderaannemer op te treden. Wij gaan er vanuit dat deze restrictie geldt per perceel. Kortom is het wel toegestaan om op 1 perceel als hoofdaannemer in te schrijven en op een ander perceel niet als hoofdaannemer in te schrijven maar wel als onderaannemer op te treden voor een andere inschrijver. Offerteaanvraag_aanbesteding_'CT_dienstverlening_2011.2.pdf par 4.1.5 blz 34 "specifieke vraag voor inschrijvers voor perceel 0"

U vraagt naar het aantal verzoeken maar de puntentelling suggereert dat er een percentage moet worden opgegeven. Het is ons onduidelijk in welke vorm wij deze gegevens moeten aanleveren. Kunt u deze vraag en de beoordeling ervan nader toelichten.

De verklaring onderaannemers is niet volledig. Kunt u een volledige verklaring beschikbaar stellen? De garantieverklaring Derden beschrijft een andere dienst (afvalverwerking). Kunt u een nieuwe verklaring beschikbaar stellen?

In paragraaf 4.2.1. wordt gesproken over onderzoek. Er zijn vier variabelen; moet over de afgelopen 3 jaar, 1-3 voorbeelden, meerdere percelen en 1 A4. Stel wij schrijven in op twee percelen, hoeveel pagina's kunnen wij dat gebruiken? In de offerteaanvraag (4.2.2.) wordt gevraagd naar een beschrijving van de opleidingsactiviteiten op maximaal1A4. Leverancier gaat er vanuit dat dit per perceel geldt? In commercehub (4.2.3.) dient de leverancier een opgave te doen van het percentage dat besteedt wordt aan onderzoek. De velden moeten numeriek worden ingevoerd. Als een leverancier voor meerdere percelen inschrijft hoe moet dit worden aangegeven? Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf

Deze cijfers zijn perceel gebonden. Dus per perceel 1 A4.

14

Deze cijfers zijn niet perceel gebonden. Dus per inschrijving 1 A4.

15

Deze cijfers zijn niet perceel gebonden. Dus per inschrijving 1 A4.

16

Ja, indien de volmacht rechtsgeldig en onherroepelijk is en de volmachtgever wel aan alle eisen voldoet.

17

In Commerce -Hub is een eigen verklaring toegevoegd.

18

Dat is correct, u bent wel verantwoordelijk voor de juiste strekking van de eigen verklaring.

19

Een gewijzigde versie van de Garantieverklaring Derden is in Commerce-Hub geplaatst. De Holdingverklaring is toereikend.

20


21

2.7 Staat Opdrachtgever het toe om, op de plekken waar het mogelijk is, gebruik te maken van ondertekening door een gedelegeerd bevoegde? Desgewenst kan de bevoegdheidsverklaring bijgeleverd worden.

Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf 3.2.2 Verklaring verzekering Het is Inschrijver niet toegestaan om inzage te geven in de verzekeringspolis. Is Opdrachtgever bereid om een verzekeringscertificaat te accepteren die voldoet aan artikel 48 BAO? Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf

3.3.3 Omzetverklaring Het is door de Opdrachtgever toegestaan om een eigen holdingverklaring toe te voegen. Kan Opdrachtgever bevestigen dat enkel de eigen holdingverklaring ondertekend dient te worden en het bijgeleverde formulier niet? Commercehub, Garantieverklaring Derden.doc Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf

3.3.3 Omzetverklaring In deze garantieverklaring staat ondermeer de volgende tekst: "Raamovereenkomst sluit inzake afvalinzameling en -verwerking". De verklaring lijkt niet van toepassing op deze aanbesteding. Kan Opdrachtgever bevestigen dat dit formulier niet van toepassing is en dat de Holdingverklaring toerijkend is? Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf 4.2.1 Beschrijving (maximaal 1 paginaA4) uitgevoerde onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten op de voor het COA relevante gebieden (op te splitsen per perceel). Kan Opdrachtgever bevestigen dat er met1 pagina A4 per perceel gerekend wordt?

Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf

Niet akkoord.

22

1A4 komt overeen met ongeveer 5000 tekens inclusief spaties (4300 tekens excl spaties), waarbij we uitgaan van de standaard instellingen van Word Arial 10 pt.

23

4.2.2 Is het toegestaan de beschrijving van de opleidingsactiviteiten uit te breiden van 1 naar 4 A4's? In CommerceHub dienen een aantal vragen online te worden ingevuld, waarbij wordt aangegeven hoelang (in #A4) de inhoud mag zijn. De tooi checkt dit echter niet. Aangezien niet is gespecificeerd in welke lettergrootte een A4 moet zijn opgemaakt kan door aanbieders niet met zekerheid worden gecheckt of men te weinig, juist of teveel aanlevert. Hoe dienen aanbieders hier mee om te gaan?

De gevraagde informatie van het huidige referentieformulier komt overeen met het referentieformulier van de Ja dit is toegestaan, het referentieformulier van de andere aanbesteding is bijgevoegd. U aanbesteding van COA eerder dit jaar, met uitzondering van de volgende deelvragen: kunt een van beide formulieren gebruiken. - Heeft Inschrijver zowel de regiefunctie als de uitvoeringsfunctie van de betreffende dienstverlening uitgevoerd? (deze vraag is niet gesteld tijdens de vorige aanbesteding) - Is er sprake geweest van dienstverlening door geheel Nederland? (deze vraag is indirect gesteld in de vraag "De (geografische) spreiding van de opdracht" tijdens de vorige aanbesteding) - Aantal ingezette mensen gerubriceerd naar de functieprofielen zoals het COA die hanteert. (De functieprofielen komen niet geheel overeen. De vorige aanbesteding bevatte voor perceel A en B meer functieprofielen, die ook in de referentie zijn opgenomen). - Is de dienstverlening naar tevredenheid van de Opdrachtgever op vakkundige en regelmatige wijze verricht? (Deze vraag is indirect gesteld door het vragen naar een handtekening van de in de referenie genoemde contactpersoon, die daarmee heeft getekend voor de inhoud van de referentie). Is het toegestaan om gebruik te maken van de referenties die zijn ingediend (en in de evaluatie van COA goedgekeurd) t.b.v. de Europese aanbesteding (2011/8 71-116342) voor het COA eerder dit jaar en voldoen we dan aan eisen wat betreft de referenties?

24

Voor de beantwoording van de vragen die u stelt bij de Geschiktheidcriteria en Gunningcriteria stelt u Alleen bij 4.2.1. is het toegestaan om per perceel uit te splitsen en dan is een maximaal 1 A4 of maximaal 2 A4 ter beschikking. Voor meerdere vragen geldt dat de beantwoording per beantwoording ook 1a4 per perceel. perceel verschilt cq. specifiek is en is het wenselijk om het antwoord per perceel te splitsen (o.a. bij de vraag van paragraaf 4.2.1 Onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten). Kan inschrijver per perceel waarop wordt inschrijven het maximaal aantal pagina's gebruiken (bijv. indien op 2 percelen wordt ingeschreven, max. aantal pagina's maal 2) of geldt het maximaal aantal pagina's voor alle percelen samen (dwz. Ongeacht het aantal percelen waarop wordt ingeschreven)?

25

Pagina 50/51 van de offerteaanvraag: Het Model voor gunningcriteria percentages is niet correct. Het totaaiiDit is voor het COA niet te herleiden.

26

Ipercentage is 101 ok Per abuis is op pagina 51 (laatste alinea) het woord geschiktheidcriteria gebruikt in plaats van gunningcriteria IDit is correct en dient te worden gewijzigd in gunningcriteria.

27

In hoofdstuk 6.2.5 (pagina 54) geeft u het bepalen van de lowest acceptabels bid(s) weer. Uit uw uitleg maken wij op dat uit alle inschrijvers die op de geschiktheidscriteria en op het gunningscriterium 'kwaliteit' een voldoende scoren, er geselecteerd gaat worden op prijs. a. Klopt dit? b. Klopt het dat 'voldoende' in deze dan een '6' of hoger is? c. Wordt de hoogte van kwaliteit boven de '6' niet meegewogen in de eindbeoordeling? Zo ja, wat is dan de verhouding tussèn prijs en kwaliteit?

28

a. Dit is correct, alleen wordt er niet geselecteerd, maar volgt een gunningsadvies. B. Dit is correct, waarbij een 5 achter de komma naar boven wordt afgerond. C. Er wordt verder geen verhouding kwaliteit prijs gevraagd.

Ja dit is correct, niet alle velden zijn als verplicht ingesteld. Indien een organisatie kiest in te schrijven voor enkel perceel Dof een combinatie van A,B,C oudt het tooi dan rekening met het feit dat de aanbieding kan worden afgetekend zonder dat alle vragen verplicht ingevuld zijn.

29

Onze klanten ondertekenen regelmatig referentieverklaringen voor aanbestedingen. Indien wij deze in wensen te brengen is dit toegestaan en zo ja, aan welke eisen dient dit te voldoen.

U dient het bijgaande formulier te gebruiken dan wel het formulier uit de vorige aanbesteding.

30

Mogen de ondertekende referentieverklaringen uit de aanbesteding welke door u is terug getrokken ingebracht worden en accepteert COA deze documenten als zijnde akkoord.

Zie het antwoord op de andere vragen aangaande dit onderwerp.

31

Betreft: Hoofdstuk 4 Geschiktheidscriteria: Indien gegadigede een aanmelding met combinanten in wil dienen: Is het de bedoeling dat er een penvoerder aangewezen wordt die de informatie betreffende de geschiktheisdscriteria eenmaal in gaat dienen?

Ja.

32

Betreft 4.2.1 Onderzoeks- en Ontwikkelingsactiviteiten U geeft aan dat we er maximaal 1 x A4 tekst opgegeven mag worden. U geeft tevens aan dat de informatie per perceel gesplitst dient te worden. Op basis van het opsplitsen per perceel concluderen wij dat de informatie ook per perceel beoordeeld zal worden. Het lijkt ons in het nadeel van inschrijvers op meerdere percelen als die de relevante beoordeelbare informatie voor perceel A, B en C moeten beperken tot 1x A4 ten opzichte van inschrijvers die slechts op 1 perceel aanbieden. Hoe zorgt u voor een gelijk speelveld bij de beoordeling van dit geschiktheidscriterium.

Bij 4.2.1. is het toegestaan om per perceel uit te splitsen en dan is een beantwoording ook 1a4 per perceel.

33

Betreft 4.2.2 opleidingsactiviteiten U geeft aan dat we er maximaal 1 x A4 tekst opgegeven mag worden. U geeft tevens aan dat de informatie per perceel gesplitst dient te worden

Nee, dat is niet aangegeven, de informatie dient niet per perceel opgesplitst te worden.

34

Betreft: Hoofdstuk Gunningscriteria: Indien gegadigede een aanmelding met combinanten in wil dienen: Is het de bedoeling dat er een penvoerder aangewezen wordt die de informatie betreffende de gunningscriteria eenmaal in gaat dienen?

Zie het antwoord op de andere vraag aangaande dit onderwerp.

35

Referenties: Mogen wij de referentie verklaringen gebruiken die wij dit jaar (periode april/mei 2011) hebben gebruikt voor de aanbesteding 2011/8 71-116342 ? We willen namelijk onze referenten in deze hectische tijden niet onnodig belasten.


36

4.1.5.: specifieke vraag voor Inschrijvers voor Perceel O. In de commerce-hub kan onder de 3 percelen maar 1 verhoudingsgetal worden aangegeven. Klopt het dat de inschrijver de betreffende aanvragen en aanbiedingen per perceel kan cummuleren ? Kunt u verder toelichten wat er wordt bedoelt met: 60/40 = 6 pI. ? Betekent dit dat Inschrijver 60 aanvragen in het betreffende perceel heeft ontvangen en waar er vervolgens 40 een inzet zijn geworden?

Het betreft een percentage, namelijk hoeveel procent van de daadwerkelijke inzet komt uit het eigen netwerk van de opdrachtnemer en behoeft dus niet apart te worden geworven. Hiervan weet de broker derhalve meer van de kwaliteiten van de gedetacheerde. Deze tekst was niet volledig opgenomen in de offerteaanvraag.

37

Indien uw antwoord hierop nee is; kunt u ons aangeven hoe u de informatie u terug wenst te zien bij deze vraag in geval van een aanmelding met combinanten (bijvoorbeeld met het oog op het maximum aantal A4)"?

Indien uw antwoord hierop nee is; kunt u ons aangeven hoe u de informatie u terug wenst te zien bij deze vraag in geval van een aanmelding met combinanten (bijvoorbeeld met het oog op het maximum aantal A4)"?

Hoeveel punten krijgt Inschrijver wanneer er bijvoorbeeld 200 aanvragen zijn geweest en er 30 een contract zijn geworden?

5.6.1. overlegstructuur. Deze vraag komt niet terug in de commerce-hub. Hoe dient inschrijver deze vraag te beantwoorden?

De vraag en antwoordmogelijkheid is toegevoegd in Commerce-Hub.

38

Wat zal er gaan gebeuren met de lopende contracten van de huidige leveranciers, die straks na deze aanbesteding niet meer geselecteerd zijn? Indien het COA besluit deze contracten opnieuw te verlengen, zullen ze dan bij een van de twee geselecteerde brokers worden ondergebracht ? Om hoeveel contracten zal dit ongeveer gaan (globale schatting) ? Kunnen de brokers voor deze contracten hun geoffreerde opslag in rekening brengen ?

Deze vraag is niet relevant voor deze aanbesteding. Er zullen in principe geen contracten worden verlengd onder een andere raamovereenkomst.

39

Selectieleidraad,paragraag 3.3.4, bladzijde 29. Inschrijver heeft ook voor de eerdere aanbesteding van COA, voorjaar 2011, reeds getekende referenties aangeleverd. Is het COA akkoord om de destijds ingeleverde referenties, zonder aanpassingen wederom te mogen gebruiken om ?


40

Kunnen de referenties uit de vorige aanbesteding worden hergebruikt zonder dat referent opnieuw ondertekend hoeft te ondertekenen?


41

Gegadigde heeft geconstateerd dat de Garantieverklaring derden zoals opgenomen "afvalinzameling en -verwerking" betreft. Verzoek is deze aan te passen of liever nog - mede in het kader van lastenverlichting voor inschrijvers op Europese aanbestedingen - de in ogen van Gegadigde onnodig redundante eis voor een zogehnoemde 403-verklaring én deze garantieverklaring derden te veranderen in een zogehnoemde 403-verklaring of deze garantieverklaring derden.

De Garantieverklaring Derden is aangepast, verder blijven de formulieren ongewijzigd.

42

I

Indien een partij zich inschrijft op perceel A, B en C, mag deze partij zich dan ook inschrijven voor perceel D. Indien u inschrijft op percelen A, Benlof C, is het niet toegestaan om in te schrijven op Of word je uitgesloten voor perceel D als een partij zich inschrijft voor de andere percelen en vice versa? perceel D. Het COA maakt onderscheid tussen preferred supplier en broker

43

Mag een partij, die bijvoorbeeld perceel A heeft gewonnen met een onderaannemer, bij minicompetities

Ja, maar de opdrachtnemer is en blijft hoofdelijk aansprakelijk en enig aanspreekpunt. Ook blijven alle eisen uit de aanbesteding volledig van toepassing. Het betreft een percentage, namelijk hoeveel procent van de daadwerkelijke inzet komt uit het eigen netwerk van de opdrachtnemer en behoeft dus niet apart te worden geworven. Hiervan weet de broker derhalve meer van de kwaliteiten van de I gedetacheerde. Deze tekst was niet volledig opgenomen in de offerteaanvraag . Dit is niet toegestaan, Inschrijver dient de antwoorden uitsluitend als tekst in te vullen.

44

Indien u inschrijft op percelen A, Benlof C, is het niet toegestaan om in te schrijven op perceel D.

47

4.2.1. dient per perceel waarop wordt ingeschreven ingedient te worden (dus per perceel 1 A4).

48

Het woord 'en' dient te vervallen en wordt: Let wel dat het kopen van IT-producten niet valt binnen de scope van de aanbesteding.

49

Igebruikmaken van resources van derden? In paragraaf 4.1.5 wordt gevraagd aan te geven hoeveel verzoeken van inhuur ICT dienstverleners heeft ingevuld door bemiddeling. Hiervoor wordt een schema weergegeven met daaraan een puntenverdeling. Kunt u aangeven waar de verhouding voor staat? Inschrijver wenst wellicht haar antwoorden aan te vullen met figuren of plaaljes. Is het de inschrijver toegestaan antwoorden op Geschiktheidscriteria, Gunningscriteria in zijn geheel als bijlage toe te voegen, met in het tekstveld een verwijzing naar deze bijlage? Inschrijver heeft de intentie op meerdere percelen waaronder D aan te bieden. Dient er m.b.t. de criteria 4.3.1 tlm 4.3.5 voor alle percelen een los antwoord gegeven te worden, of kan volstaan worden met één antwoord? Inschrijver heeft de intentie op meerdere percelen aan te bieden en ook met onderaannemers. Is het de bedoeling dat de vraag in 4.2.1. voor elk perceel apart beantwoord wordt, of is de totale maximale toegestane lengte van het antwoord (ook al betreft het meerdere percelen en onderaannemers) 1A4?

Betreft offerteaanvraag, pagina 9, paragraaf 1.6; Gegadigde merkt op dat er in de zin: Let wel dat het kopen van IT-producten en niet valt binnen de scope van de aanbesteding." een of meerdere woord(en) mis(t)(sen). Gegadigde verzoekt deze zin aan te vullen. ti

45

46

Betreft offerteaanvraag, pagina 29, paragraaf 3.3.4; Een van de mogelijke referenten van Gegadigde heeft ons verzocht de opdrachtwaarde niet vrij te geven in verband met vertrouwelijkheid. Volstaat het noemen van het aantal ingezette FTE's?

Ja, dat is akkoord indien u ook de afzet hierbij benoemd, dus FTE en manuren, zodat de afzet duideijk is.

50

Betreft offerteaanvraag, pagina 32, paragraaf 4.1; In het geval dat men zich inschrijft als combinatie, dienen de gevraagde gegevens dan per combinant of als geheel aangegeven te worden?

De combinatie schrijft in, dus de gegevens van alle combinanten samen als een geheel.

51

Betreft offerteaanvraag, pagina 33, paragraaf 4.1.4; Gegadigde merkt op dat er bij dit criteria, in tegenstelling lOok hier geldt 1 A4. tot alle andere criteria, geen maximum aantal A4 is opgegeven. Gegadigde verzoekt dit alsnog te doen.

52

Betreft offerteaanvraag, pagina 34, paragraaf 4.2.1; Gegadigde merkt op dat 1 A4 als maximum gesteld is voor het beschrijven van de uitgevoerde onderzoeks- en ontwikkelingsactiveiten. Indien men zich inschrijft voor meerdere percelen geeft dit minder mogelijkheden om volledig te zijn in de beschrijving. Gegadigde stelt voor 1 A4 als maximum per preceel te stellen, gaat u daar mee akkoord?


53

Betreft offerteaanvraag, pagina 35, paragraaf 4.2.3; Gegadigde vraagt zich af of het "gemiddeld cijfer" het gemiddelde is tussen de cijfers over de afgelopen 3 jaar (2008 - 2010) of dat dit het gemiddelde is tussen onderzoekskosten en ontwikkelingskosten?

Hier is geen tijdsperiode gegeven, dus het algemeen genomen percentage dient u op te geven.

54

Betreft offerteaanvraag , pagina 48, paragraaf 6.2.2; UHet eOA hanteert voor de score per criterium een ondergrens van het rapportcijfer 2" Gegadigde interpreteert dit als volgt; Indien men een 0 of 1 zou scoren op een van de geschiktheidcriteria, er in scorelijst 2 opgenomen en dus verrekend wordt. Is deze aanname correct?

Nee, er worden rapportcijfers gegeven waarbij de aanname van het eOA is dat een 0 niet bestaat want dat betekent niet aangeleverd, en een 2 de minimumgrens is waarop een beantwoording van een criterium acceptabel is.

55

Betreft offerteaanvraag, pagina 48, paragraaf 6.2.2; "Het eGA hanteert voor de score per criterium een ondergrens van het rapportcijfer 2" Door het hanteren van een ondergrens van het rapportcijfer 2 is het niet mogelijk een score van 1 te halen. De zin "Dit houdt in dat als op een van de criteria die gewogen worden ... een score van een 1 gehaald wordt de Inschrijving terzijde wordt gelegd als kwalitatief zeer slecht." doet echter anders vermoeden. Wij verzoeken u hierover een nadere toelichting te geven.

Het coa kan uw vermoeden niet volgen. Voor alle criteria behalve prijs dient totaal minimaal een 6 gescoord te zijn (voldoende). Per criterium is de ondergrens van een 2 aangegeven. Dus indien een 1 gescoord zou worden op 1 criterium, is het totaal gemiddelde van een 6 niet meer relevant.

56

Betreft offerteaanvraag, pagina 48, paragraaf 6.2.2; "Daarnaast betekent dit dat de som '6' of hoger moet zijn. (5 wordt naar boven afgerond)." Betekent dit dat indien de som van de totaalscore van de geschiktheidcriteria een 5,0 is dit naar boven (naar een 6) wordt afgerond en dus leidt tot verdere beoordeling van de Inschrijving in stap 3?

nee, een 5,50 wordt een 6 en een 5,499 een 5.

57

Zo niet, graag een nadere toelichting op deze punten.

Betreft offerteaanvraag, pagina 51, paragraaf 6.2.3; Er wordt in deze paragraaf gesproken over Dit is correct geschiktheidcriteria, Gegadigde meent dat hier gunningcriteria had moeten staan, is deze aanname correct?

58

Betreft offerteaanvraag, pagina 51, paragraaf 6.2.3; "Het eGA hanteert voor de score per criterium een ondergrens van het rapportcijfer 2" Gegadigde interpreteert dit als volgt; Indien men een 0 of 1 zou scoren op een van de geschiktheidcriteria, er in scorelijst 2 opgenomen en dus verrekend wordt. Is deze aanname correct?

59

Nee, deze aanname is niet correct. Zie antwoord op eerdere vragen omtrent dit onderwerp.

Betreft offerteaanvraag, pagina 52, paragraaf 6.2.3; "Daarnaast betekent dit dat de som '6' of hoger moet zijn. (5 wordt naar boven afgerond)." Betekent dit dat indien de som van de totaalscore van de gunningcriteria een 5,0 is dit naar boven (naar een 6) wordt afgerond en dus leidt tot verdere beoordeling van de Inschrijving in stap 4?

nee, een 5,50 e.v. (en verder) wordt een 6 en een 5,499 e.v. een 5.

60

Offerteaanvraag, 1.6 inhoud van de opdracht, blz 9

Het woord 'en' dient te vervallen en wordt: Let wel dat het kopen van IT-producten niet valt binnen de scope van de aanbesteding.

61

Offerteaanvraag 6.3 Minicompetitie Nadere Overeenkomst, Blz 55 In de zin: In de offerteaanvraag zal het COA........kan vormen over de mate.... Hier ontbreekt naar onze mening een tekst.

De zin was onjuist en wordt: In de offerteaanvraag zal het COA de exacte formulering van de criteria aangeven.

62

Programma van Eisen, Bijlage 0: Artikel 1.9: kan Opdrachtgever alvast het model voor de geheimhoudingsverklaring ter beschikking stellen aan Opdrachtnemer?

De verklaring is toegevoegd in de sectie Bijlagen in Commerce-Hub.

63

Geachte heer I mevrouw,


64

In de zin: Let wel dat het kopen van IT-producten en ..... niet valt binnen de scope van de aanbesteding. Welke woord ontbreekt hier in de zin?

Mijn vraag is omtrent de gevraagde referenties: Afgelopen jaar hebben wij met meerdere aanbestedingen meegedaan en daarvoor reeds meerdere keren onze klanten benaderd om een referentie af te geven. U kunt begrijpen dat dit een grote druk legt op onze klanten. Is het wellicht mogelijk dat wij soortgelijke referenties, die eerder af zijn gegeven door onze klanten, indienen naast een ingevuld format van het COA. Onze klanten zullen wij wel inlichten over de mogelijkheid dat zij gebeld kunnen worden. Het format blijft ongewijzigd, zie eerdere antwoorden inzake de lengte van de tekst. Uploaden antwoorden in E-sourcing-tool: Waarom kunnen we de antwoorden op de gunningcriteria niet uploaden als Word bestand? Omdat inschrijvers het antwoord in Commerce-hub moeten 'inplakken' vervalt de opmaak van tabellen, plaatjes en kopjes etc. Dit komt de leesbaarheid van het antwoord niet ten goede (denk bijvoorbeeld aan het weergeven van een overlegstructuur). Ook is het antwoordveld niet gelimiteerd, waardoor het moeilijk te bepalen is wanneer het maximum toegelaten aantal A-4 is bereikt. Zou u dit kunnen aanpassen?

65

In 4.1.5. van de geschiktheidscriteria moeten inschrijvers op perceel 0 het aantal bemiddelde personen per perceel invullen (invulveld commerce-hub). Hoe berekent het COA de verhouding waarop zij het antwoord beoordeeld (zie pagina 34 van de offerteaanvraag)? Het is ons niet helder welke objectieve criteria COA hanteert, hoe de puntentelling tot stand komt en wat wij als inschrijver op alleen perceel 0 hier precies in moeten vullen. Wij ontvangen hier graag helderheid over.

66

Het betreft een percentage, namelijk hoeveel procent van de daadwerkelijke inzet komt uit het eigen netwerk van de opdrachtnemer en behoeft dus niet apart te worden geworven. Hiervan weet de broker derhalve meer van de kwaliteiten van de gedetacheerde. Deze tekst was niet volledig opgenomen in de offerteaanvraag.

Algemeen: Waarom heeft het COA gekozen voor een openbare procedure met geschiktheidscriteria met een weging (selectiecriteria)? Conform de richtlijn 2004/18 art.3 past een beperking van het aantal gegadigden in een niet-openbare procedure. Het lijkt erop dat het COA de snelheid van een openbare procedure heeft willen combineren met een nadere selectie van de gegadigden uit de niet-openbare procedure, hetgeen geen recht doet aan de beginselen van transparantie en objectiviteit. Het is gebruikelijk dat inschrijvers in een openbare procedure kunnen toetsen aan minimumeisen en objectieve geschiktheidscriteria of inschrijven Oberhaupt nut heeft. Inschrijvers nemen in deze procedure veel moeite om een offerte te maken, die wellicht niet op inhoud beoordeeld wordt. Graag uw reactie hierop.

Uw redenatie kan door het COA niet gevolgd worden. Er wordt geen selectie uitgevoerd en conform de eisen aan de openbare procedure kunnen alle geinteresseerden inschrijven en aan de hand van de gemelde criteria zich een beeld vormen van de opdracht en de mate waarop zij kans zouden maken.

67

In aanvulling op vraag 3. De volgende geschiktheidcriteria die u stelt in de percelen A, B, C en D zijn subjectief: 4.1.4, 4.2.1, 4.2.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4 en 4.3.5. Het is niet helder aan welke normen u het antwoord toetst. Dit is in strijd met het transparantiebeginsel (C-19/00 Succhi di Frutta en LJN:AZ 2119). Wij verzoeken u vriendelijk deze subjectieve criteria te schrappen óf elk VOLLEDIG antwoord op elk genoemd criterium met de maximale score te honoreren óf duidelijk te maken welke objectieve criteria u hanteert bij de beoordeling van elk van de gewenste antwoorden.

Het COA deelt uw mening niet dat de vraagstelling subjectief is. In het door u aangehaalde arrest wordt het transparantiebeginsel aangehaald waarbij beschreven wordt dat deze ten doel heeft te waarborgen dat elk risico van favoritisme en willekeur door de aanbestedende dienst wordt uitgebannen. Het impliceert dat alle voorwaarden en modaliteiten in het bestek worden geformuleerd op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze opdat enerzijds alle behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijvers de juiste draagwijdte kunnen begrijpen en deze op dezelfde manier interpreteren en anderzijds de aanbestedende dienst in staat is om metterdaad na te gaan of de offertes van de inschrijvers beantwoorden aan de criteria welke op de betrokken opdracht van toepassing zijn. Voor de criteria in deze aanbesteding is dan ook het volgende van belang: Het zou subjectief zou zijn als naar een bepaalde oplossing werd toegeschreven, dat is niet het geval. De inschrijvers hebben alle mogelijkheid om hun specifieke toegevoegde waarde voor de gevraagde dienstverlening uit te dragen en er wordt gevraagd deze in relatie tot de opdracht en de opdrachtgever uit te werken. Hieronder wordt ingegaan op elk criterium om enige interpretatieverschillen te voorkomen:

68

4.1.4. Concreetheid I duidelijkheid van het personeelsmanagement en de begeleiding van de medewerkers. Is het personeelsmanagement effectief voor de uitvoer van de opdracht (is de gebruikte methode goed toepasbaar voor het COA)? Volledigheid; is aandacht besteed aan alle relevante (voor detachering bij een overheid)facetten? Deze aspecten dienen gelezen te worden in het licht van een detacheringsopdracht bij een ZBO op het gebied van ICT-inhuur of makelaarsfunctie. In dit geval wordt dus gevraagd of het personeelsbeleid zo is dat de mensen goed worden voorbereid en

69

4.2.1 Onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten. Mate van innovativiteit en wat zou dit bij kunnen dragen aan de samenwerking met het COA? De helderheid /concreetheid van de activiteit Toepasbaarheid bij opdrachtgevers en relevantie voor het COA. In de begeleidende tekst van de vraag wordt veel informatie gegeven over de reikwijdte van de vraag en de beantwoording.

I

70

4.2.2 opleidingsactiviteiten. Aanwezigheid en toepasbaarheid van de ontwikkelplannen gericht op het ontwikkelen en borgen van vakkennis. Op welke wijze worden de ontwikkelplannen en de cyclus gemonitord? Bij afwezigheid van een ontwikkelplan, hoe borgt u dan de professionele begeleiding? In de begeleidende tekst van de vraag wordt veel informatie gegeven over de reikwijdte van de vraag en de beantwoording.

I

71

4.3.2" Kwaliteitsniveau. Helder beschreven aanpak en garantie t.a.v. resource management, product/procesontwikkeling, kennismanagement/-archivering, klachtenafhandeling-/evaluatie Volledigheid in aanpak van het Resource management Toepasbaarheid voor het COA gerelateerd aan de opdracht. In de begeleidende tekst van de vraag wordt veel informatie gegeven over de reikwijdte van de vraag en de beantwoording.

I

72

4.3.3 verbetering Kwaliteitsniveau. Volledigheid in de aanpak Toepasbaarheid voor het COA (elders in deze Nvl uitgelegd als: de afweging of een kwaliteitsverbeteringsslag noodzakelijk en / of wenselijk is bij het COA om haar eigen bedrijfsvoering of de relatie met de opdrachtnemer te verbeteren.) De wijze waarop kwaliteitsaudits, -toetsen of klantevaluaties worden uitgevoerd en auditresultaten worden gebruikt als verbeteringsinstrument; Hier wordt geen verdere infformatie gegeven in de begeleidende tekst, maar dient u ook net als de overige vragen te zien in het licht van een detacheringsovereenkomst bij een ZBO.

I

73

4.3.4. Klachtenprocedure. Is de klachtenprocedure effectief (is de gebruikte methode toepasbaar)? Volledigheid (is aandacht besteed aan alle relevante facetten?) Organisatiebrede verspreiding van klachtenafhandeling en toe te reiken oplossing Aanwezigheid van één aanspreekpunt/verantwoordelijke voor klachten(afhandeling) Duidelijke aanwezigheid van relatiemanagement Proactieve benadering van organisatie om klachten/problemen te identificeren en op te lossen. In de begeleidende tekst van de vraag wordt veel informatie gegeven over de reikwijdte van de vraag en de beantwoording.

I

74

4.3.5. Klanttevredenheidsonderzoeken. Mate van relevantie voor het eOA, op welke wijze worden onderzoeken bij het COA uitgevoerd? Compleetheid van onderzoek, worden alle facetten besproken als het gaat om de samenwerking en het meten van de tevredenheid op dit vlak? Hierin kunt u aangeven wat de resultaten zijn van klanttevredenheidsonderzoeken (maximaal 1 pagina A4). De onderzoeken dienen te zijn uitgevoerd na 1 januari 2009 en op welke wijze u dit gaat uitvoeren bij het COA, vanzelfsprekend ook in he licht van detacheren, het feit dat er een scheiding is tussen het bedrijf van de gedetacheerde en de opdrachtgever etc, maar dat zijn dus voorbeelden van hoe een antwoord gericht kan zijn op de opdracht en de omgeving waarin die wordt uitgevoerd.

I

75

I

76

I

Nota van inlichtingen 28-11-11: U heeft bij antwoord op 28-11 verklaard dat een formulier uit uw eerdere RFI Het formulier is toegevoegd in de sectie Bijlagen van Commerce-Hub. gebruikt mag worden als referentieformulier. Zou u zo vriendelijk willen zijn dit formulier bij uw beantwoording bij te voegen zodat andere inschrijvers kennis kunnen nemen van de inhoud daarvan?

Pagina 29 offerteaanvraag, par. 3.3.4: wij maken uit de referentiebeschrijving op dat u het aan de inschrijvers overlaat om te beoordelen welke referenties qua aard en omvang vergelijkbaar zijn en dit vervolgens zo goed mogelijk aan het COA aan te tonen, zien wij dit juist? Hoe beoordeelt het COA de referenties?

Wij kunnen uw redenatie niet volgen. De inschrijver moet een referentie opgeven waarna het eOA controleert of deze relevant is (vergelijkbaar) voor de opdracht. Hiermee zorgt het COA er voor dat opdrachtnemers geschikt zijn als ze meermaals zo'n opdracht als deze kwalitatief juist hebben voltooid.

77

Pagina 43, offerteaanvraag, 5.4.1. COA vraagt inschrijvers een aanbod te doen voor compensatie bij onjuiste matching van een gedetacheerde. Bedoelt u een financiële compensatie? Zo nee, waar doelt u dan op? In geval van een financiële compensatie, hoe borgt het COA dat een dergelijk aanbod niet opgevat zal worden als een variant" op het aanbod, hetgeen conform par. 2.17 tot uitsluiting moet leiden?

Het eOA laat een voorstel voor compensatie aan de inschrijver over. De wijze waarop I een inschrijver hiermee omgaat geeft het COA inzicht in de continuiteit van de opdracht. De wijze waarop een onjuiste match wordt rechtgezet is dus aan de inschrijver. Het heeft geen enkele relatie met het aanbieden van een variant wat van toepassing is op de aanbestedingsprocedure. Deze vraag heeft betrekking heeft op de inzet van een gedetacheerde.

78

lI

Pagina 45, offerteaanvraag, 5.7. Tarieven voor perceel D dienen inclusief én excusief BTW te worden opgegeven. Het tarievenblad in de E-sourcing taal heeft de mogelijkheid slechts 1 tarief op te geven bij ZZP en 1 tarief bij MKB. In de toelichting staat dat dit een tarief exclusief BTW moet zijn. Kunnen inschrijvers ervan uitgaan dat zij alleen de tarieven excl. BTW dienen op te geven?

Dit is correct.

79

E sourcing tooi: wij missen in de bijlagen de uitgebreide omschrijving van de COA organisatie, inclusief het organogram (1.2. offerteaanvraag, laatste alinea). Zou u zo vriendelijke willen zijn deze alsnog beschikbaar te stellen?

De beschrijving is toegevoegd in de sectie Bijlagen van Commerce-Hub.

80

Offerteaanvraag , paragraaf 1.7 Kunt u een indicatie van de volumes per perceel geven?

nee, dit is niet mogelijk.

81

Offerteaanvraag, paragraaf 3.1.4 Dit is correct zolang u geen beroep doet op derde om aan de eisen van de aanbesteding Inschrijver beschikt over alle gevraagde expertise en capaciteit om zelfstandig een inschrijving te doen, te kunnen voldoen. maar doet in voorkomende gevallen graag een beroep op de inzet van derden om tot een zo goed mogelijk aanbod voor Aanbestedende dienst te komen, waarbij Inschrijver uiteraard de volledige verantwoordelijkheid voor de inzet op zich neemt (conform artikel 16 van de raamovereenkomst). Wij hebben hier op voorhand geen zicht op en kunnen zodoende de gegevens met betrekking tot de inzet van derden niet invullen. Wij gaan ervan uit dat wij in dit geval bij de vraag "Schrijft u in met derden" "Nee" invullen en dat we na eventuele gunning derden kunnen inzetten, conform artikel 16 van de raamovereenkomst. Kunt u dit bevestigen?

82

Offerteaanvraag, paragraaf 3.3.4 Klopt het dat u met "dienstverleningsopdrachten die vergelijkbaar zijn met de onderhavige aanbesteding" vergelijkbare raamovereenkomsten voor ICT dienstverlening bedoelt? Of bedoelt u ook andere soorten opdrachten/overeenkomsten?

Vergelijkbare opdrachten dienen te vergelijken zijn met de detachering op het gebied van ICT, zoals in de functieprofielen beschreven.

83

Offerteaanvraag, paragraaf 3.3.4 Welke eisen stelt u aan de financiële omvang van de opdracht, de periode waarin de opdracht is uitgevoerd en het aantal ingezette mensen? Wanneer zijn deze aspecten wat u betreft vergelijkbaar met de onderhavige aanbesteding?

Deze criteria die u opnoemt zijn ook vermeld in de offerteaanvraag als scope van de opdracht. De referentie moeten dus vergelijkbaar zijn aan: de dienst detachering of makelaarsfunctie, soorten functies, duur van de inzet en te verwachten omzet (totaal per perceel gedeeld door het aantalopdrachtnemers per perceel).

84

Offerteaanvraag, paragraaf 4.1.1 U geeft aan dat u de opbouw van het personeelsbestand beoordeelt, op basis van het aantal FTE. U vraagt tevens aan te geven welk deel in vaste dienst is, welk deel in tijdelijke dienst en anderszins gelieerd. Hoe wegen deze elementen mee in de beoordeling?

Op bladzijde 47 van de offerteaanvraag staat deze vraag in dhet beoordelingsmodel en weegt voor 15% mee.

85

Standaard formulier Referenties. Wat is het verschil tussen "Financiële omvang van de opdracht" en "Bruto jaaromzet excl. btw bedraagt".

De financiele omvang heeft betrekking op de opdracht die als referentie wordt opgegeven en de bruto jaaromzet is van het bedrijf die de referent opgeeft.

86

Standaard formulier Referenties. Onze referentieklanten vinden het vervelend dat zij regelmatig opnieuw moeten tekenen voor tevredenheid. Sommige organisaties (vaak Amerikaans en beursgenoteerd) willen zelfs niet op documenten tekenen waar omzetbedragen op staan. Dit beschouwen zij als beursgevoelige en concurrentiegevoelige informatie die nooit ondertekend mag .worden. Zij willen wel een algemeen formulier ondertekenen, dat zij tevreden zijn met de dienstverlening van xxx. Mag dit getekende formulier gebruikt worden als bewijs van tevredenheid als toevoeging bij de referentie?

Nee, wel is het mogelijk de afzet aan te geven dus FTE en manuren.

87

Offertedocument. Pagina 33. Vraag 1: Is het echt de bedoeling dat 5 -10,9% verloop het hoogste (10 P) scoort? Dus als een bedrijf een laag verloop heeft, bijvoorbeeld 4%, dan waardeert u dit met een lagere waardering (5 P)? En een laag verloop van 2,9% levert nul punten op. Vraag 2: Wat is de logica achter deze puntenverdeling?

Ja, dat is correct, zowel een te groot verloop als een te klein verloop is niet gunstig voor de continuiteit en innovativiteit.

88

Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf par5.1.1.2blz 38 "Vraag rondom Veranderingsmanagement"

Hierbij wordt gerefereerd aan opdrachten die vallen binnen de scope beschreven in de paragrafen 1.4 Urn 1.9 van de Offerteaanvraag

Op pagina 38 in de 1e alinea van paragraaf 5.1.1.2 staat de tekst "Hoe gaat u om met veranderingsmanagementaspecten die dergelijke opdrachten met zich meebrengen. '1lI Kunt u aangeven waarnaar u refereert met de tekst "dergelijke opdrachten" 1 Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf Bijlage D 1.2 blz 82 "Akkoord onderaannemer"

Dit is correct, indien tijdens de looptijd van de raamovereenkomst gebruik wordt gemaakt van onderaannemers zal dit geschieden volgens artikel 16.1 van de raamovereenkomst.

Deze vraag betreft de percelen a,b en c. Inschrijver heeft de mogelijkheid om via enkele gespecialiseerde partners zzp-ers te leveren. Het is voor inschrijver op deze aanbesteding niet nodig zich te beroepen op de bekwaamheid of middelen van deze onderaannemers. Mogen wij er in dit geval vanuit gaan dat we de onderaannemers niet hoeven op te geven maar dat we later kunnen aangeven welke onderaannemers wij gebruiken en dat deze niet op onredelijke gronden zullen worden geweigerd.

2 Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf Bijlage 0 1.7 blz 83 "Akkoord met de door COA voorgestelde functie profielen"

Dit is akkoord, de KPI geldt alleen voor de beschreven profielen.

Er wordt hier gesproken over het feit dat incidenteel ook andere, niet gespecificeerde doch perceel gerelateerd functies, kunnen worden ingehuurd op basis van de condities vastgelegd in de af te sluiten Raamovereenkomst. De maximale tarieven zijn een onderdeel van deze condities. Deze tarieven zijn benoemd voor de gespecificeerde functies. Voor niet gespecificeerde functies zijn in de Raamovereenkomst geen tarieven opgenomen. Uiteraard willen wij ook graag deze functies leveren. Aangezien we op dit moment niet weten welke functies en tegen welk tarief lijkt het ons redelijk dat KPI nr 1 (950/0 pasend aanbieden, blz 90 van de offerteaanvraag) op deze uitvragen niet van toepassing zijn. Kunt u hierme akkoord gaan. 3 Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf Bijlage D 1.10 blz 85 "Aantal te factureren uren per week"

36 uur per week geldt als 1 fte bij het COA, echter is dit geen limiet voor het aantal in te zetten uren per week.

Hoe wordt de limiet van 36 uur per week in de praktijk gehandhaafd. Is het in de praktijk onmogelijk om meer dan 36 uur per week te schrijven of is het een gemiddelde dat wordt bepaald over de contractperiode. (voorbeeld: in een contractperiode van 2 weken wordt de eerste week 40 uur gewerkt en de week daarna 32) 4 Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf par 1.5 blz 9 "Inhoud van de opdracht"

Deze vraag is niet relevant voor deze NVI.

Deze aanbesteding wijkt af van de vorige (gestopte) aanbesteding waarin ook projecten deel uitmaakte van de aanbesteding. Hoe gaat COA deze vragen nu in de markt uitzetten.

5

Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf

Ja, het betreft alleen detachering.

1.6 In deze paragraaf geeft u aan dat "De aard van de Opdracht is het voorzien in de behoefte aan ICT dienstverlening aan het COA door middel van het Detachering van adviseurs." Op diverse plekken in de bijgeleverde contracten (bijvoorbeeld ARBIT.pdf, 30.3) staan aanwijzingen welke richting projecten duiden. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze mantel enkel een detacheringsmantel betreft en dat projecten van de Opdrachtgever buiten deze mantel vallen? 6 Offerteaanvraag_aanbesteding_ICT_dienstverlening_2011.2.pdf

Dat is afhankelijk van de te vergeven opdracht. Het is een detachering, maar er kan wel een projectresultaat gevraagd worden.

1.6 e.v. Kan Opdrachtgever bevestigen dat de uitgevraagde rollen geen resultaatverantwoordelijkheid hebben?

7 U heeft uw bestek opgedeeld in percelen. Is het toegestaan om als 1 en dezelfde organisatie in te schrijven op zowel perceel A,B,C als ook op D. Veelal dient een organisatie een keuze te maken zich te kwalificeren als hetzij preferred supplier hetzij broker.

Indien u inschrijft op percelen A, Benlof C, is het niet toegestaan om in te schrijven op perceel D. Het COA maakt onderscheid tussen preferred supplier en broker.

Indien een organisatie zonder eigen medewerkers (veelal brokers cq. Makelaars) ook in mogen schrijven voor percelen A, Benlof C opwelke wijze dienen de vragen welke betrekking hebben op ingezette eigen medewerkers dan beantwoord te worden. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan kengetallen omtrent verloop, opleidingsbudget, enz. (vragen 4.2.1, 4.2.2 enz) Kunnen ingehuurde ingezette specialisten dan hiervoor representatief zijn

Zie ook antwoord op de vorige vraag. Op bladzijde 32 en bladzijde 38 van de offerteaanvraag staat welke vragen er voor welk perceel beantwoord dienen te worden.

8

9 Mogen inschrijvers voor perceel Dook een omvangrijk bestand eigen medewerkers hebben en deze leveren Niet in perceel Donder deze raamovereenkomst. aan COA. 10 Mogen leveranciers welke zich gekwalificeerd hebben voor perceel A,B,C ook specialisten welke niet in dienst zijn leveren aan COA.

Ja, maar conform artikel 16.1 van de raamovereenkomst voor perceel A, B of C.

Perceel 0 : Makelaar (blz 12 en 13). "Het COA wil in staat zijn om zelfstandige ICT-dienstverleners (ZZP-ers of MKB-bedrijven) door bemiddeling van makelaars te kunnen inhuren." Kunnen we hieruit concluderen dat de geselecteerde partijen van de percelen A, B en C alleen eigen vaste medewerkers mogen aanbieden op aanvragen?

Niet correct.

11

12

PerceelD: Makelaar (blz 12 en 13). "Het eOA wil in staat zijn om zelfstandige ICT-dienstverleners (ZZP-ers of MKB-bedrijven) door bemiddeling van makelaars te kunnen inhuren." Indien het COA het toestaat dat de geselecteerde partijen voor de percelen A, B en C ook externe expertise mogen inhuren, waaronder bijvoorbeeld ZZP'ers enlof expertise via niche leveranciers, dan heeft het selecteren van een Broker totaal geen toegevoegde waarde. De leveranciers van de percelen A, Benlof e zullen dan namelijk zelf (direct of indirect) de ZZP'ers gaan benaderen. Wat is het standpunt van het eOA in deze?

Het standpunt is beschreven in de aanbestedingsdocumenten.

Hoe controleert het eOA dat de geselecteerde partijen voor de percelen A, B en C inderdaad alleen eigen medewerkers (vast personeel) aanbieden op de nadere offerte aanvragen (mini competities)? Wat zijn de consequenties voor deze leveranciers, wanneer het eOA achteraf constateert dat de leverancier uit het perceel A, Benlof e toch extern personeel heeft aangeboden bij het eOA ?

Deze vraag is niet relevant omdat de door u gestelde beperking niet juist is.

Blz 10: "Voor het perceel A en B en e kan - indien door eOA gewenst - in de praktijk extra concurrentie worden gesteld door het tevens uitnodigen van de Opdrachtnemers van perceel 0." Vraag 1.: waarom wenst het eOA niet direct concurrentie vanuit de ZZP markt. De opdrachtnemer uit perceel 0 selecteert altijd de best beschikbare kandidaat uit de markt en hoeft geen "bankzitters te verkopen, zoals de opdrachtnemers van de percelen A,B en e. Vraag 2.: Hoe denkt het eOA de best beschikbare kandidaat te kunnen selecteren, wanneer de Opdrachtnemers van Perceel 0 niet gelijktijdig met de Opdrachtnemers van de percelen A, B en e wordt gevraagd een nadere offerte uit te brengen ?

1. In de criteria die het eOA stelt aan de percelen A, B en C kunt u zien wat gevraagd wordt aan dienstverlening in die percelen en hiermee ook waarom het eOA deze diensten wil afnemen. 2. Er zijn meerdere partijen die een overeenkomst krijgen in de percelen. Concurentie zal ook in de percelen A, B en C gelden evt aangevuld met concurrentie uit perceel D.

13

14

lJ

15 Nee, dit is uw stelling die het eOA derhalve niet kan toelichten. Prestatie-indicatoren. "Opdrachtnemer garandeert minimaal 2 geschikte ev's aan te bieden. Nogmaals wil ik benadrukken dat dit alleen kan wanneer de opdrachtnemers van de percelen A, B en e alleen vaste medewerkers (in loondienst van de opdrachtnemer) mogen aanbieden. Opdrachtnemers uit perceel 0 moeten de enige leveranciers zijn die kandidaten uit de Derden markt (ZZP'ers, medewerkers van MKB bedrijven en niche partijen) mogen aanbieden bij het eOA. Kunt u dit herbevestigen en toelichten? 1J

16 Het eOA is op zoek naar de "economisch meest voordelige inschrijver'. Stel dat het COA toch ZZP'ers wil inhuren van de Opdrachtnemers van de percelen A, Ben C. Uit de praktijk zal blijken dat het eOA onnodige hoge tarieven zal gaan betalen voor de ZZP'ers; deze zijn namelijk via de broker scherper in te huren. Daarnaast zullen de meeste opdrachtnemers van de percelen A, B en C zelf ook werken met een Broker, waardoor er onnodig veel schakels in de keten onstaan die allemaal marge op de inzet willen maken. Deze opslagen worden uiteindelijk door het eOA betaald, of door de ZZP'er die door de diverse opslagen van de schakels zijn uurtarief ziet dalen. Het gevolg zal duidelijk zijn. Waarom kiest het COA niet voor de meest voordelige inhuur van ZZP'ers door deze alleen via de Broker in te huren?

Voor deze vraag verwijs ik u naar de criteria die alleen gelden voor de percelen A, B en C. Hierin staat wat wij verwachten van een niet-broker en welke dienst het COA dus wil afnemen.

Kan u bevestigen dat in perceel A en B (tenminste) een deel van de opdrachten detacheringsopdrachten, waarbij medewerkers van leverancier op locatie en ondersturing van COA functioneren, zullen zijn?

Dat is de kern van de opdracht. Het betreft detachering van de functies als genoemd in de aanbestedingsdocumenten over het algemeen op locatie van het eOA.

17

18

Geselecteerde partijen zullen gemotiveerd zijn in veel mini-competities deel te nemen en met een aanbieding te reageren. Er kunnen zich echter omstandigheden voordoen waardoor leverancier niet wenst aan te bieden. Kunt u bevestigen dat er voor geselecteerde partijen geen verplichting tot aanbieden zal ontstaan?

Er is wel verplichting tot aanbieden, zie artikel 9.1 van de raamovereenkomst.

Is er bij een mini-competitie altijd een mogelijkheid tot het stellen van vragen over inhoud en condities van de betreffende opdracht?

Ja, maar niet als deze betrekking hebben op de raamovereenkomst of hetgeen afgesproken is in de aanbestedingsprocedure.

U geeft aan "Hoe gaat u om met veranderingsmanagement-aspecten die dergelijke opdrachten met zich meebrengen. Op welke wijze laat u deze aspecten terugkomen in uw aanpak bij het eOA en welke rol dient het eOA daarbij zelf te vervullen?" Inschrijver is van mening dat deze vraag zeer breed is en op meerdere wijzen te interpreteren. Kunt u een voorbeeld geven van veranderingsmanagementaspecten die zouden kunnen optreden? En wat betreft "dergelijke opdrachten", om welke opdrachten gaat dit specifiek?

Het eOA gaat er vanuit dat elk IT project een veranderaspect heeft en dat de gedetacheerden hier adequaat mee om kunnen gaan. Bij dergelijke aspecten wordt gerefereerd aan opdrachten die vallen binnen de scope beschreven in de paragrafen 1.4 t/m 1.9 van de Gfferteaanvraag.

Wij zijn een specialist op één specifiek gebied en kunnen voor dat specifieke gebied alle functieprofielen eenvoudig leveren. Kunt u aangeven of het uw intentie is om ook contracten te sluiten met meerdere specialistische partijen of bent u op zoek naar grote partijen die alle gevraagde expertise mogelijk kunnen leveren?

Het eGA is op zoek naar grote partijen die alle gevraagde expertise kunnen leveren.

Onder welk van de genoemde percelen vallen werkzaamheden in het kader van het ABAP en Processes&Forms

Perceel B

Betreft Bijlage B, pagina 58, "Het eGA is voornemens de komende jaren de volgende SAP Modules toe te voegen aan het SAP systeem." Gegadigde neemt aan dat deze modules binnen de looptijd van de Raamovereenkomst worden toegevoegd. Is deze aanname correct?

Niet correct, dit kan het eGA niet garanderen.

Betreft Bijlage B, pagina 58, "Het eGA is voornemens de komende jaren de volgende SAP Modules toe te voegen aan het SAP systeem." Gegadigde neemt aan de aangebode(n) SAP consultant(s) kennis en ervaring moet hebben van de toegevoegde SAP Modules vanaf het moment dat deze aan het SAP systeem toegevoegd worden. Is deze aanname correct?

nee, het eGA verwacht dat Inschrijver kan voldoen aan alle profielen op het moment van tekenen van de Raamovereenkomst.

Betreft Bijlage e, pagina 64, SAP consultant;"Het eGA wenst voor alle bestaande SAP modules middels dit functieprofiel een SAP consultant te kunnen inhuren." Gegadigde interpreteert dit als 'Het eOA wenst voor de 9 in gebruik zijnde SAP Modules (opgenoemd in Bijlage B) middels dit functieprofiel een SAP consultant te kunnen inhuren'. Is deze aanname correct?

Niet correct.

Offerte aanvraag, 4.1.4 Personeelsmanagement Kunt u S.V.p. nader toelichten wat het eOA verstaat onder: relevante facetten?

Hieronder wordt onder andere verstaan opleiding, begeleiding bij functioneren, op kunnen gaan in verschillende omgevingen, en persoonlijke ontwikkeling gericht op detachering bij opdrachtgevers zoals het eOA. u kunt dit inderdaad lezen als dat u aandacht moet geven aan de bedrijfscultuur van het eOA, gerelateerd aan de betreffende opdracht.

19 20

21

22

23

24

25

26

Offerteaanvraag 5.1.1.2. Verandermanagement Wat wordt bedoelt met cultuurtrajecten of kunnen we dat lezen dat we aandacht moeten geven aan de (bedrijfs)cultuur van eOA.

27

28

Pagina 10 offerteaanvraag: COA geeft aan dat aanvragen voor kandidaten in de percelen A, Ben C, ook (gelijktijdig) bij de winnaars in perceel o uitgezet kunnen worden. Zijn er ook situaties denkbaar dat er alleen aanvragen in perceel D worden gedaan? Met andere woorden: wanneer ontvangen de contracthouders van perceel D van het COA een aanvraag voor bemiddeling en met hoeveel partijen moeten zij dan concurreren?

1. Indien er binnen de percelen A, Benlof C geen geschikte profielen worden aangeboden, kan het COA de aanvraag uitzetten binnen perceel D. 2. Wanneer het COA extra concurrentie wenst kan een aanvraag die binnen perceel A,B en/of C wordt uitgezet ook binnen perceel D worden uitgezet. In deze situatie zijn er dus maximaal 6 partijen die een aanbieding kunnen doen. 3.Er kan ook gekozen worden om alleen in perceel D een uitvraag te doen.

Pagina 43 offerteaanvraag, 5.5.1. U vraagt aan te geven welke toegevoegde waarde inschrijvers aan het COA kunnen leveren. Wordt de toegevoegde waarde voor het COA bepaald door de genoemde criteria of heeft het COA nog meer wensen in termen van resultaat?

Correct, de toegevoegde waarde wordt bepaald door de genoemde criteria.

Pagina 44 offerteaanvraag, 5.5.1: COA let bij de beoordeling op o.a. de detaillering van de urenverantwoording en de facturering. Kunt u aangeven welke mate van detaillering u wenst? Kunnen inschrijvers eventuele voorbeelden bijvoegen luploaden naast de gevraagde 2 A-4 tekst?

Zie artikel 14 van de Raamovereenkomst. Het COA vraagt een beschrijving en wijze van facturering te geven.

Offerteaanvraag, paragraaf 4.2.1 U refereert naar "de voor COA relevante gebieden". Heeft u hierbij specifieke relevante gebieden voor ogen? Zo ja, welke?

Zie paragraaf 1.7 van de offerteaanvraag , en bijlage B van de offerteaanvraag.

Offerteaanvraag, paragraaf 6.2.4 Welke kwalificaties hanteert u voor de niveaus "junior", "medior" en "senior"?

Dit is beschreven in de offerteaanvraag pagina 85.

Offertedocument. Pagina 33. Hoofdstuk 4.1.4. Waardering: "ls de gebruikte methode goed toepasbaar voo~ het COA?" Hoe kan de inschrijver weten wat COA beschouwt als "goed toepasbaar"?

Hierbij wordt gekeken naar het effect van personeelsmanagement van de Opdrachtnemer op detacheringsopdrachtenvan haar medewerkers bij het COA en dan met name de toegevoegde waarde hiervan voor het COA.

Offertedocument. Pagina 36. Hoofdstuk 4.3.3 Beoordeling "Toepasbaarheid voor het COA". Hoe kan de inschrijver weten wat COA beschouwt als "toepasbaar"?

de afweging of een kwaliteitsverbeteringsslag noodzakelijk en I of wenselijk is bij het COA om haar eigen bedrijfsvoering of de relatie met de opdrachtnemer te verbeteren.

29

30

31

32

33

34

35

het eOA doet voor de beantwoording van de vragen over de Arbit de mededeling dat deze voorwaarden als algemeen geldend en redelijk worden ervaren door het eOA en passend bij de raamovereenkomst voor IeT dienstverlening. De Arbit is onderverdeeld naar bijzondere bepalingen, waar bij gekozen is om wel alle onderdelen over te nemen. Of een onderdeel van toepassing is, is afhankelijk van de opdracht, maar hier zal geen onderscheid in gemaakt worden. De Arbit is niet van toepassing voor Perceel D.

Algemeen

de Algemene inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing verklaard.

Het is gebruikelijk dat of de ARBIT of de inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. Opdrachtgever heeft zowel de ARBIT als inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard. Dit leidt tot veel tegenstrijdigheid en onduidelijkheid. Er zal dan namelijk gekeken moeten worden in hoeverre de ARBIT en inkoopvoorwaarden in strijd zijn met elkaar, zeker in relatie tot artikel 4.9. Als artikelen in de ARBIT en inkoopvoorwaarden over hetzelfde onderwerp gaan, kan het namelijk nog steeds zo zijn dat de bewoording in het artikel anders is, waardoor beide artikelen toch voor een deel gelden. Zou Opdrachtgever één set voorwaarden (inkoopvoorwaarden of ARBIT) om deze reden willen laten vervallen? Zo niet, zou opdrachtgever kunnen specificeren welke artikelen van de inkoopvoorwaarden niet van toepassing zijn, omdat deze geregeld worden in de ARBIT? ARBIT 1.11 Implementatie:

0

2

1,11

3

1,23

4

1,23

5

1,9

6

nee, het voorstel wordt niet overgenomen omdat het een iet dienstverleningsovereenkomst betreft.

De definitie van Implementatie is zeer breed, en beschrijft naar onze mening onvoldoende duidelijk welke werkzaamheden hieronder nu zijn begrepen. Wij stellen daarom de volgende toevoeging voor: ", voor zover door Partijen overeengekomen in de Overeenkomst of de daarbij behorende bijlagen." Bijlage ARBIT [1], artikel 1.23 Het 'Overeengekomen gebruik' is een kernbegrip binnen de ARBIT. Kan Inschrijver ervan uitgaan, omdat het hierbij gaat om een mantel voor detachering, dat het 'overeengekomen gebruik' voldoende duidelijk is gespecificeerd in de Aanbesteding en dat de gangbare regels die horen bij de inzet van personen in een detacheringopdracht van toepassing zijn? Kan Aanbesteder, indien hij niet instemt met deze zienswijze, aangeven aan welke aspecten van het "Overeengekomen gebruik" Inschrijver in de uitvoeringfase aandacht moet besteden?

artikel 1.23 verwijst naar het bestek (lees: aanbestedingsdocumenten) en artikel 4. In deze documenten kunt u lezen welk kader het eOA geeft voor de te leveren dienst, wat aangevuld dient te worden met de door uw onderzoek geleverde informatie conform artikel 4. Door middel van de aanbestedingsdocumenten en de mogelijkheid tot het stellen van vragen kunt u zich op de hoogte laten stellen.

ARBIT 1.23 Overeengekomen gebruik:

artikel 1.23 verwijst naar het bestek (lees: aanbestedingsdocumenten) en artikel 4. In deze documenten kunt u lezen welk kader het eOA geeft voor de te leveren dienst, wat aangevuld dient te worden met de door uw onderzoek geleverde informatie conform artikel 4. Door middel van de aanbestedingsdocumenten en de mogelijkheid tot het stellen van vragen kunt u zich op de hoogte laten stellen.

Het 'Overeengekomen gebruik' is een dermate belangrijk begrip dat het van belang is dat beide partijen daaronder hetzelfde begrijpen, zodat daarover geen misverstanden ontstaan. De definitie zoals opgenomen in dit artikel 1.23 is erg algemeen geformuleerd: wij achten het daarom van belang dat deze in de Overeenkomst nader wordt gespecificeerd. Kunt u bevestigen dat Partijen het 'Overeengekomen gebruik' in ARBIT 1.9 Gebrek:

uw uitgangspunt lijkt onjuist omdat hiermee de door de opdrachtnemer aangeboden functionaliteit ondergeschikt wordt.

Opdrachtnemer gaat er vanuit dat de afspraken zoals opgenomen in de overeenkomst leidend zullen zijn voor de uitvoering van de Opdracht. Het kader zoals geschetst in het Bestek wordt door partijen nader ingevuld en uitgewerkt in de gezamenlijk overeengekomen specificaties. Deze gezamenlijk opgestelde specificaties dienen dan als uitgangspunt en maatstaf voor de djenstverlening. Wij stellen de volgende aanpassing voor: "Gebrek: iedere storing en/of ander mankement als gevolg waarvan de Prestatie niet (meer) voldoet aan de objectief bepaalbare functionele en/of technische specificaties zoals Partijen zijn overeengekomen in de Overeenkomst."

Bijlage ARBIT [1], artikel 4 Dit artikel van Arbit legt een Onderzoek- en informatieverplichting op aan Inschrijver, waarbij Inschrijver, populair gezegd, een haalplicht heeft. In dat kader wil Inschrijver graag een aantal vragen stellen om reeds in dit stadium invulling te geven aan deze haalplicht. • Kan Aanbesteder een uitputtende opsomming geven van de doelstellingen die Opdrachtgever nastreeft met de beoogde Overeenkomst? • Kan Aanbesteder bevestigen dat Aanbesteder alle informatiebronnen die essentieel zijn voor het bepalen van het door Aanbesteder met de Prestatie beoogde gebruik middels de aanbestedingsstukken bekend gemaakt heeft aan Gegadigde? • Kan Aanbesteder een volledige en uitputtende beschrijving geven van hetgeen verstaan dient te worden onder "de organisatie van Opdrachtgever, voor zover van belang voor de Overeenkomst"? • Voor welke belanghebbenden binnen en buiten de organisatie van Aanbesteder is de uitvoering van de Overeenkomst en/of de beoogde Prestatie relevant? • Voorziet Aanbesteder ontwikkelingen binnen en buiten zijn organisatie die invloed hebben op de uitvoering van de Overeenkomst en zo ja, welke? • Voorziet Aanbesteder weerstand binnen zijn organisatie bij de invoering van de beoogde Prestatie en zo ja, welke? • Welke organisatorische, personele, bestuurlijke of politieke aspecten aan de zijde van Aanbesteder staan naar het oordeel of de inschatting van Aanbesteder de haalbaarheid van de verlangde Prestatie mogelijkerwijs in de weg? • Welke overige aspecten onderkent Aanbesteder met betrekking tot de haalbaarheid van de verlangde Prestatie? ARBIT.pdf 4.1 De doelstellingen en de organisatie van Opdrachtgever is voor Inschrijver alleen maar kenbaar uit de aanbestedingsstukken. Dit artikel bevat die beperking niet. Is Opdrachtgever bereid om de volgende cursieve tekst aan te brengen:

Wijziging van artikel 4.1. Arbit. Ter bepaling van het door Opdrachtgever met de Prestatie beoogde gebruik heeft Wederpartij zich op basis van de aan Wederpartij verstrekte aanbestedingsdocumenten in voldoende mate op de hoogte gesteld voor zover het de Raamovereenkomst betreft. Ter bepaling van het door de Opdrachtgever met de in de nadere Overeenkomst beschreven Prestatie beoogde gebruik heeft Wederpartij zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van: a. de doelstellingen, in verband waarmee Opdrachtgever de Overeenkomst aangaat; b. de organisatie van Opdrachtgever, voor zover van belang voor de Overeenkomst.

4

7

Wijziging van artikel 4.1. Arbit. Ter bepaling van het door Opdrachtgever met de Prestatie beoogde gebruik heeft Wederpartij zich op basis van de aan Wederpartij verstrekte aanbestedingsdocumenten in voldoende mate op de hoogte gesteld voor zover het de Raamovereenkomst betreft. Ter bepaling van het door de Opdrachtgever met de in de nadere Overeenkomst beschreven Prestatie beoogde gebruik heeft Wederpartij zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van: a. de doelstellingen, in verband waarmee Opdrachtgever de Overeenkomst aangaat; b. de organisatie van Opdrachtgever, voor zover van belang voor de Overeenkomst.

"... Ter bepaling van het door Opdrachtgever met de Prestatie beoogde gebruik heeft Wederpartij zich op basis van de hem verstrekte aanbestedingsstukken in voldoende mate op de hoogte gesteld van

t-----------------------------------+----------.....--------~-ARBIT 4.1 Informatie:

. . . .-__

Wijziging van artikel 4.1. Arbit. Ter bepaling van het door Opdrachtgever met de Prestatie beoogde gebruik heeft Wederpartij zich op basis van de aan Wederpartij verstrekte aanbestedingsdocumenten in voldoende mate op de hoogte gesteld voor zover het de De doelstellingen die Opdrachtgever heeft met de te leveren Prestatie zijn voor de leverancier alleen Raamovereenkomst betreft. Ter bepaling van het door de Opdrachtgever met de in de kenbaar uit de aanbestedingsdocumenten. Artikel 4.1 bevat deze beperking echter niet. Wij stellen daarom nadere Overeenkomst beschreven Prestatie beoogde gebruik heeft Wederpartij zich in de volgende aanpassing voor: de doelstellingen, in verband waarmee "Ter bepaling van het door Opdrachtgever met de Prestatie beoogde gebruik heeft Wederpartij zich op basis voldoende mate op de hoogte gesteld van: a.

I\I~n rlp

~~n Wptiprn~rtii vpr~trpktp ~~nhp~tptiinn~tinr.llmpntpnin

vnltinpntip

m~tp

nn tip

h"''''.....''' ..."'....."'1,,1 "

.....

.

..

tip

()vprppnknm~t~;:mn~~t·

h

tip

nrn~ni~~tip v~n ()ntir~r.htnpvpr

vnnr

4

-t-_ _---t,1

4,1

8

9

ARBIT 4.3 Informatie:

Nee, het eerste deel van het artikel bepaalt al dat de Opdrachtgever voldoende informatie aandraagt.

Voor een succesvolle samenwerking is het van belang dat beide partijen actief relevante informatie met elkaar delen. Het gaat daarbij niet alleen om de informatie die is verstrekt tijdens de aanbesteding, maar ook om aanvullende informatie die na het afsluiten van de overeenkomst relevant kan zijntworden voor de uitvoering van de werkzaamheden. Het is van belang dat deze informatie, voor zover deze alleen bij Opdrachtgever bekend is, door Opdrachtgever met de leverancier wordt gedeeld. Wij stellen de volgende toevoeging voor: "(... ). Opdrachtgever verstrekt Wederpartij op verzoek en op eigen initiatief aanvullende informatie voor zover die niet van vertrouwelijke aard en is in redelijkheid relevant moet worden geacht voor de uitvoering van de Overeenkomst .(... )"

Artikel 5 van de ARBIT voorwaarden stelt dat Opdrachtgever steeds bevoegd is maatregelen te treffen gericht op borging van de kwaliteit van de Prestatie. Onduidelijk is om welke maatregelen het gaat. Omdat we niet voorshands met alle mogelijk maatregelen kunnen instemmen, willen we graag weten waaruit die maatregelen mogelijkerwijs kunnen bestaan.

Dit artikel zal worden besproken tijdens de besprekingen conform artikel 5 van de Raamovereenkomst.

Kunt u een voorbeeld kunnen geven van de in artikel 5 van de ARBIT genoemde maatregelen en willen bevestigen dat uit deze maatregelen niet volgt dat u inzage heeft in de administratie van Opdrachtnemer dan wel toegang heeft tot locaties van Opdrachtnemer?" Gaat u akkoord met de volgende aanvulling op artikel 5 ARBIT? "Dergelijke maatregelen zullen niet zullen niet inhouden inzage in de administratie van de Opdrachtnemer dan wel toegang tot locaties van de Opdrachtnemer."

Voorbeelden zijn niet relevant omdat het algemene voorwaarden betreft en een casus nooit representatief. Tekstvoorstel is akkoord. Toegevoegd wordt: "Dergelijke maatregelen zullen niet zullen niet inhouden inzage in de administratie van de Opdrachtnemer dan wel toegang tot locaties van de Opdrachtnemer'

ARBIT 5 Kwaliteitsborging:

Ja, maatregelen zullen altijd worden besproken.

4,3

10

5

11

5

12

5

13

7,2

14

7,2

15

Indien bepaalde maatregelen nodig zijn om het afgesproken kwaliteitsniveau te borgen, dan nemen wij aan dat eventueel te nemen maatregelen binnen een redelijke termijn voor de uitvoering daarvan worden aangekondigd, waarbij tussen partijen overleg zal plaatsvinden over de daarmee gemoeide kosten. Kunt u dit uitgangspunt bevestigen? ARBIT.pdf

Nee, het betreft een detacheringsovereenkomst waarbij de levering over het algemeen de uren zijn van een gedetacheerde.

7.2 Inschrijver vindt het redelijk om aan de eigendomsoverdracht de voorwaarde te verbinden dat Opdrachtgever aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. ARBIT Voorwaarden Artikel 7.2 Risico- en eigendomsovergang De eigendom dient naar mening van Inschrijver over te gaan op het moment van volledige betaling. Inschrijver verzoekt aanbestedende dienst om het artikel als volgt aan te passen: De aan Opdrachtgever geleverde Prestaties blijven eigendom van Wederpartij (of haar (toe)Ieveranciers) totdat de desbetreffende bedragen die Opdrachtgever verschuldigd is voor de krachtens Overeenkomst geleverde of te leveren Prestaties aan Wederpartij zijn voldaan.' Gaat aanbestedende dienst akkoord met deze suggestie? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting



ARBIT 7.2 Eigendomsovergang: Het komt ons redelijk voor dat de rechten op de resultaten van verrichte diensten zullen overgaan op Opdrachtgever zodra de daarvoor verschuldigde betaling heeft plaatsgevonden. Wij stellen de volgende aanpassing voor: "Onverminderd het bepaalde in artikel 8 gaat de eigendom van (onderdelen van) de Prestatie over op Opdrachtgever nadat Opdrachtgever alle bedragen die hij in het kader van de uitvoering van de Opdracht verschuldigd is aan Opdrachtnemer volledig en tijdig heeft voldaan."

I------------~--------------~---~-_+~~~-~-_:_____:_~---_:__-:_____:_~__:_-~---::---:---:-__-:--1t--_ _7...ó-of,2

16

IARBIT.pdf

7,21

17

8,1

18

8,1

19

8,11

20

ARBIT-voorwaarden: Artikel 7.2: kan Opdrachtgever ermee instemmen om op te nemen dat de eigendom van de Prestatie op Opdrachtgever overgaat nadat de facturen van Opdrachtnemer volledig zijn voldaan?


11. Nee, het onderwerp van de overeenk t 'IS d'lenst ' waarb"IJ .In pnnclpe . . geen oms verientng

8.1 sub a (1) De toelichting op de ARBIT erkent dat er afgeweken mag worden van het uitgangspunt dat intellectuele eigendomsrechten overgedragen moeten worden aan de klant. IE-rechten vertegenwoordigen een belangrijke commerciële waarde voor Wederpartij. (2) De IE-rechten die reeds toebehoren aan Inschrijver dienen te blijven rusten bij Inschrijver.

I

materiele producten ontstaan. 2. Nee, dit is niet akkoord.

(1) Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: "8.1.a. Wederpartij voor zover het betreft... " en aan dit artikel toe te voegen: "Opdrachtgever zal een niet exclusief Gebruiksrecht verkrijgen" (2) Is Opdrachtgever bereid om de volgende cursieve tekst toe te voegen als artikel 8.1 sub c: "Roorl~ ho~t!:l!:lnrlo intollol""h 1010 oinonrlnrn~rol""hton\lnnr Ilit\lnorinn \I!:In rio ()\loroon~nrnc!'thlii\lon

Nee, werkproducten worden in opdracht als detachering of advies voor de opdrachtgever ARBIT 2010 Artikel 8.1 en 8.2 a. Art. 8 - De formulering van de Arbit lijkt ook verspreiding van werkproducten buiten deze aanbesteding toe omtwikkelt. te staan. Hiermee neemt het risico op aansprakelijkheid onevenredig toe. Kunt u ermee akkoord gaan dat in de Overeenkomst wordt aangegeven dat de werkproducten van de leverancier uitsluitend voor intern gebruik door het eOA zijn bestemd en dat verspreiding onder derden uitsluitend is toegestaan na voorafgaande

.,..

.....

.

.

.

.,..

ARBIT 8.1 a Intellectuele eigendomsrechten:

Nee, maatwerkprogrammatuur is geen onderdeel van deze aanbesteding.

Zie ook artikel 7.2: Opdrachtnemer acht het redelijk dat de rechten op de resultaten van de dienstverlening, voor zover deze Maatwerkprogrammatuur betreffen, overgaan op Opdrachtgever zodra betaling heeft plaatsgevonden. Opdrachtnemer stelt voor de tweede volzin onder a. te vervangen door: "Deze rechten worden door Wederpartij aan Opdrachtgever overgedragen nadat Opdrachtgever alle bedragen die hij in het kader van de uitvoering van de Opdracht verschuldigd is aan Opdrachtnemer volledig en tijdig heeft voldaan."

I

1

1

ARBIT 8.1 a Intellectuele eigendomsrechten:

Nee, het betreft een detacheringsovereenkomst.

Na overdracht van de intellectuele eigendomsrechten op de voor Opdrachtgever ontwikkelde resultaten, is Opdrachtgever volledig beschikkingsbevoegd over deze rechten. Toch wenst Opdrachtnemer wel in staat te blijven de opgedane kennis te kunnen inzetten bij andere klanten. Hiervoor is ook een interne licentie op de overgedragen rechten nodig. Wij stellen daarom voor aan dit artikel de volgende volzin toe te voegen: "Direct na deze overdracht wordt Opdrachtgever geacht een niet-opzegbare, non-exclusieve licentie voor intern gebruik aan Opdrachtnemer te hebben verleend op de onder dit artikellid aan Opdrachtgever overgedragen rechten. Tevens is Opdrachtnemer bevoegd haar in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden opgedane kennis in andere opdrachten toe te passen. Opdrachtgever zal ervoor zorgdragen dat eventuele latere verkrijgers van voornoemde rechten de aan Opdrachtnemer verleende licentie alsmede de bevoegdheid van Opdrachtnemer om door haar opgedane kennis in andere opdrachten toe te passen, zullen eerbiedigen."

ARBIT-voorwaarden: Artikel 8.1 sub a: is Opdrachtgever bereid om op te nemen dat de ontstane intellectuele eigendomsrechten ten aanzien van de Prestatie aan Opdrachtgever worden overgedragen nadat de facturen van Opdrachtnemer volledig zijn voldaan?

Nee

ARBIT-voorwaarden: Artikel 8.1 sub a: Opdrachtnemer stelt voor om aan dit artikel toe te voegen dat van overdracht zijn uitgesloten de rechten op eventuele onderdelen van de resultaten welke Opdrachtnemer reeds bezat voorafgaand aan de start van de dienstverlening. Kan Opdrachtgever hiermee akkoord gaan?

ja, dat is akkoord. Toegevoegd wordt dat van overdracht zijn uitgesloten de rechten op eventuele onderdelen van de resultaten welke Opdrachtnemer reeds bezat voorafgaand aan de start van de dienstverlening, indien dit onderdeel is van de Nadere Overeenkomst.

8,1

21

8,1

22

8,1

23

8,2

24

8,3

25

Dit is waarschijnlijk niet relevant omdat het een detacheringsovereenkomst is. In de ARBIT 2010 Artikel 8.1 en 8.2 Nadere overeenkomst kan hiervan worden afgeweken. b. Art 8 - Het is onwenselijk dat alle intellectuele eigendomsrechten op professionele adviezen, ontwerpen en dergelijke wordt overgedragen, omdat dit wettelijk met zich meebrengt dat een cliënt dan ongevraagd de inhoud kan veranderen. Op die wijze kunnen wij geen professionele verantwoordelijkheid voor de inhoud van die werkproducten nemen. Kunt u ermee akkoord gaan dat voor adviezen en ontwerpen uitgebracht door leverancier op een medium waaruit blijkt dat leverancier verantwoordelijkheid draagt voor de inhoud daarvan (bijvoorbeeld briefpapier met een logo van leverancier of een scan daarvan) het recht om de inhoud daarvan te wijzigen niet aan het COA wordt overgedragen, maar dat een kosteloze, eeuwigdurende licentie voor intern gebruik door het COA op de desbetreffende werkproducten wordt verstrekt aan het COA?

In artikel 8.3 van ~e ARBIT voorwaarden wordt gesteld dat er bij verschil van mening over IE rechten vanuit wordt gegaan dat deze bij COA berusten. Dit lijkt weinig evenwiçhtig. Bent u bereid artikel 8.3 ARBIT buiten toepassing te verklaren?

nee.

ARBIT.pdf

de toevoeging is akkoord: "... Auteurswet, die rusten op intellectuele eigendomsrechten zoals bedoeld in artikel 8.1 sub a, in de mate waarin ... 11

8.4 Dit artikel dient uitsluitend van toepassing te zijn op intellectuele eigendomsrechten zoals bedoeld in artikel 8.1 sub a.

8,4

26

1

8,51

27

1

8,51

28

ARBIT.pdf

I a, is niet akkoord. b. is akkoord: "De vrijwaring geldt niet voor zover de Wederpartij aantoont dat de inbreuk 8.5 is ontstaan als gevolg van een, zonder zijn toestemming, door Opdrachtgever of een door (a) Inschrijver vindt het redelijk dat de schade en kosten die hij op grond van de vrijwaring dient te deze ingeschakelde derde in de Prestatie aangebrachte wijziging. De vrijwaring geldt vergoeden op dezelfde wijze worden beperkt als de aansprakelijkheid in artikel 26.3. evenmin indien de inbreuk aantoonbaar het gevolg is van onjuist, onzorgvuldig of (b) Er kunnen omstandigheden denkbaar zijn dat een vrijwaring redelijkerwijs niet van Wederpartij gevraagd ondeskundig gebruik van de Prestatie door Opdrachtgever" kan worden. (a) Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: "... van die derden ... met toepassing van de aansprakelijkheidsbeperking als genoemd in artikel 26.3, zulks met inbegrip... " (b) Is Opdrachtgever bereid om aan te sluiten bij artikel 12.6 ARBIT en met de volgende in de markt gebruikelijke uitzonderingen akkoord te gaan: "De vrijwaring geldt niet voor zover de Wederpartij aantoont dat de inbreuk is ontstaan als gevolg van een, zonder zijn toestemming, door Opdrachtgever of een door deze ingeschakelde derde in de Prestatie aangebrachte wijziging. De vrijwaring geldt evenmin indien de inbreuk aantoonbaar het gevolg is van onjuist, onzorgvuldig of ondeskundig gebruik van de Prestatie door Opdrachtgever"

1

1

ARBIT 2010 Artikel 8.5, 8.6 en 8.7 Inee, maar de tekst is aangepast (zie hierboven) Een vrijwaring betekent feitelijk dat de aansprakelijkheid van Inschrijver verder strekt dan de aansprakelijkheid die zij jegens opdrachtgever bereid is te aanvaarden en voor die aanspraken onbeperkt wordt. Beleid is dat Inschrijver alleen aansprakelijkheid aanvaardt jegens haar opdrachtgever, omdat zij daar immers de werkzaamheden voor verricht. Het is aan opdrachtgever de risico's in te schatten en de eigen aansprakelijkheid jegens haar wederpartijen of derden te beperken. Kunt u dit artikel laten vervallen en met bovenstaande instemmen?

I

1

Bent u bereid de tekst van artikel8.S ARHIT en 1S.2 Algemene Inkoopvoorwaarden te vervangen door: Inee, maar de tekst is aangepast (zie hierboven) "Opdrachtnemer vrijwaart COA tegen aanspraken van derden gebaseerd op de bewering dat door Opdrachtnemer ontwikkelde Product en/of Programmatuur inbreuk maken op een in Nederland geldend recht van intellectuele eigendom, zulks met inbegrip van persoonlijkheidsrechten als bedoeld in artikel2S, eerste lid van de Auteurswet, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen, onder voorwaarde dat COA Opdrachtnemer onverwijld schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de rechtsvordering en de afhandeling van de zaak, waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan Opdrachtnemer. COA zal daartoe de nodige volmachten, informatie en medewerking aan Opdrachtnemer verlenen om zich, zonodig in naam van COA, tegen deze rechtsvorderingen te verweren. Deze vrijwaring geldt niet indien de beweerde inbreuk verband houdt met gebruik van het ontwikkelde Product en/of de Programmatuur in strijd met de gebruiksvoorwaarden of met wijzigingen in het bedoelde Product en/of de Programmatuur die niet door Opdrachtnemer zijn aangebracht. Indien in rechte onherroepelijk vaststaat dat het door Opdrachtnemer ontwikkelde Product en/of de Programmatuur inbreuk maken op enig recht van intellectuele eigendom van een derde of indien een gerede kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zalOpdrachtnemer ervoor zorg dragen dat COA het bedoelde Product en/of de Programmatuur kan blijven gebruiken zo veel mogelijk met behoud van functionaliteit, bijvoorbeeld door aanpassing van de inbreukmakende onderdelen of door verwerving van een gebruiksrecht ten behoeve van COA, dan wel het bedoelde Product en/of de Programmatuur vervangen door functioneel vergelijkbare materialen. Iedere andere of verdergaande aansprakelijkheid of vrijwaringsverplichting van Opdrachtnemer wegens schending van rechten van intellectuele eigendom van derden is uitgesloten."

ARBIT Voorwaarden Artikel8.S Intellectuele eigendomsrechten Een ongelimiteerde vrijwaring is een niet calculeerbaar bedrijfsrisico dat redelijkerwijs niet kan worden verwacht geaccepteerd te worden door een bedrijf met gezonde bedrijfsvoering. Inschrijver verzoekt h~I~~":'" h~t h~..,."'h~\I~"" \I~""

ARBIT 8.S Vrijwaring:

",it

~..+i1n·... 1 i..,.

h .......... \I~..,.&I~ ... i..,.... +0 nOn"'on nf

~~n

+0 nO\lon tn+ "',0111-

29

8,SI

30

8.51

31

8,sl

32

8,SI

33

nee, maar de tekst is aangepast (zie hierboven)

Opdrachtnemer kan slechts aansprakelijkheid aanvaarden voor de situatie waarin daadwerkelijk vastgesteld wordt dat Opdrachtnemer inderdaad toerekenbaar inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van ARBIT-voorwaarden: ArtikeI8.S: is Opdrachtgever bereid om toe te voegen dat de nee, maar de tekst is aangepast (zie hierboven) aansprakelijkheidsbeperking uit de raamovereenkomst van overeenkomstige toepassing is? ARBIT-voorwaarden: ArtikeI8.S: is Opdrachtgever bereid om met betrekking tot de omvang van de nee, maar de tekst is aangepast (zie hierboven) vrijwaring nadere voorwaarden op te nemen in welke gevallen de vrijwaring niet geldt, zoals het geval dat de inbreuk is ontstaan als gevolg van een door Opdrachtgever of een door Opdrachtgever ingeschakelde derde aangebrachte modificatie in de Prestatie alsmede indien de inbreuk het gevolg is van onjuist of onoordeelkundig gebruik van de Prestatie door Opdrachtgever?

I

8,SI nee, maar de tekst is aangepast (zie hierboven)

1

1

ARBIT.pdf

nee, maar de tekst wordt aangevuld (zie hieronder)

8.6 Een verplichting tot het treffen van alle maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie is naar de mening van Inschrijver te verstrekkend. Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: "... op zijn kosten alle in redelijkheid te verlangen maatregelen treffen ... "

Bijlage ARBIT [1], artikel 8.6 Het nemen van maatregelen op kosten van opdrachtnemer is slechts redelijk voor zover deze maatregelen noodzakelijk zijn om stagnatie in de bedrijfsvoering te voorkomen. Het nemen van maatregelen die 'kunnen bijdragen aan het voorkomen van stagnatie' is wel erg omvangrijk. Kunt u daarom instemmen met de volgende toevoeging: "Indien een aanspraak van derden zoals bedoeld in artikel 8.5 leidt tot stagnatie van Opdrachtgevers bedrijfsvoering, zal Wederpartij alle maatregelen treffen die nodig zijn om stagnatie te voorkomen, en de door Opdrachtgever als gevolg daarvan te maken kosten en/of te lijden schade te beperken."

dat is akkoord, de tekst wordt aangevult: Indien een aanspraak van derden zoals bedoeld in artikel 8.5 leidt tot stagnatie van Opdrachtgevers bedrijfsvoering, zal Wederpartij alle maatregelen treffen die nodig zijn om stagnatie te voorkomen, en de door Opdrachtgever als gevolg daarvan te maken kosten en/of te lijden schade te beperken.

ARBIT 8.6 Intellectuele eigendomsrechten:

nee, maar de tekst wordt aangevuld (zie hierboven)

8,6

34

8,6

35

8,6

36

8,7

37

Het nemen van maatregelen op onze kosten is slechts redelijk voor zover deze maatregelen noodzakelijk zijn om stagnatie in de bedrijfsvoering te voorkomen. Het nemen van maatregelen die 'kunnen bijdragen aan het voorkomen van stagnatie' is wel erg omvangrijk. Wij stellen de volgende aanpassing voor: "Indien een aanspraak van derden zoals bedoeld in artikel 8.5 leidt tot stagnatie van Opdrachtgevers bedrijfsvoering, zal Wederpartij alle maatregelen treffen die nodig zijn om stagnatie te voorkomen, en de door Opdrachtgever als gevolg daarvan te maken kosten en/of te lijden schade te beperken."

ARBIT.pdf

nee, maar de tekst wordt aangepast (zie hieronder)

8.7 Het is mogelijk dat derden ten onrechte stellen dat er een inbreuk is gemaakt op hun intellectuele eigendomsrechten. Het is naar de mening van Inschrijver in een dergelijk geval niet redelijk om de Overeenkomst met Inschrijver te ontbinden. Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: " ... toelaat, onder de voorwaarde dat voldoende aannemelijk is dat de intellectuele eigendomsrechten van deze derden door Wederpartij zijn geschonden ...

ARBIT Voorwaarden Artikel 8.7 Intellectuele eigendomsrechten Inschrijver kan niet akkoord gaan met dit artikel 8.7. Als Inschrijver Opdrachtgever vrijwaart, zou ontbinding niet aan de orde moeten zijn. Inschrijver stelt voor om dit artikel te schrappen. Indien Opdrachtgever niet bereid dit artikel te schrappen dan stelt Inschrijver voor dat in dit geval Inschrijver ook het recht krijgt om de overeenkomst met Opdrachtgever te beëindigen. Gaat aanbestedende dienst akkoord met deze suggestie? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting.

ARBIT 8.7 Ontbinding: Het ontbinden van de overeenkomst is slechts redelijk indien in rechte wordt vastgesteld dat Wederpartij inderdaad inbreuk heeft gemaakt op de intellectuele eigendomsrechten van derden. Daarnaast lijkt ontbinding ons slechts gerechtvaardigd indien het redelijkerwijs voor Wederpartij niet mogelijk blijkt om de inbreuk op te heffen door het benodigde gebruiksrecht van die derden te verkrijgen, of een alternatief Product voor Opdrachtgever te verzorgen. Wij stellen de volgende aanpassing voor: "Onverminderd het bepaalde in artikel 8.5 en 8.6 kan Opdrachtgever, indien in rechte wordt vastgesteld dat het door Wederpartij geleverde Product inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden, en indien het voor Wederpartij in redelijkheid niet mogelijk is om de inbreuk op te heffen door zorg te dragen voor een gebruiksrecht of een vervangend gelijkwaardig Product of dusdanige aanpassingen in het geleverde Product dat de inbreuk ongedaan wordt gemaakt, de Overeenkomst buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden voor toekomstige verplichtingen (... )."

ARBIT 9.1 Documentatie:

Inee, maar de tekst wordt aangepast (zie hieronder)

8,7

38

8,7

39

9,1

40

9,2

41

Dit is akkoord: de tekst wordt: Onverminderd het bepaalde in artikel 8.5 en 8.6 kan Opdrachtgever, indien in rechte wordt vastgesteld dat het door Wederpartij geleverde Product inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden, en indien het voor Wederpartij in redelijkheid niet mogelijk is om de inbreuk op te heffen door zorg te dragen voor een gebruiksrecht of een vervangend gelijkwaardig Product of dusdanige aanpassingen in het geleverde Product dat de inbreuk ongedaan wordt gemaakt, de Overeenkomst buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden voor toekomstige verplichtingen.

Nee, dit is niet akkoord.

Opdrachtnemer stelt voor dat de kwaliteit van de Documentatie wordt gekoppeld aan de functionaliteit van de Prestatie en stelt dan ook de volgende tekst voor: uOpdrachtgever spant zich ervoor in dat de Documentatie zodanig is opgesteld dat de functionaliteit van de Prestatie adequaat is beschreven."

ARBIT 2010 Artikel 9.2 De redenatie kunenn wij niet volgend omdat het artikel secifiek 'binnen zijn organisatie' De formulering van de Arbit lijkt ook verspreiding van werkproducten buiten het eOA toe te staan. Daarmee benoemd. kunnen wij niet akkoord gaan, omdat daardoor het risico op aansprakelijkheid onevenredig toeneemt. Kunt u ermee akkoord gaan dat in de Overeenkomst wordt aangegeven dat de werkproducten van de leverancier uitsluitend voor intern gebruik door het eOA zijn bestemd en dat verspreiding onder derden uitsluitend is toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van leverancier?

1Bent u bereid de woorden "gedurende de looptijd van deze Overeenkomst" toe te voegen aan artikel 10.1 ARBIT na het woord "Wederpartij" almede de volgende bewoordingen aan het eind van dit artikel toe te voegen "Opdrachtgever zal hiertoe alle medewerking verlenen en alle relevante gegevens en bescheiden, tijdig en in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking stellen." zodat het artikel als volgt leest: "Voor zover voor de uitvoering van de Overeenkomst krachtens enig nationaal of internationaal voorschrift een vergunning is vereist, is Wederpartij gedurende de looptijd van deze Overeenkomst verantwoordelijk voor het verkrijgen en behouden van een dergelijke vergunning. Opdrachtgever zal hiertoe alle medewerking verlenen en alle relevante gegevens en bescheiden, tijdig en in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking stellen."

IJa, dit is akkoord.

I

10,1

42

10,1

43

11,1

44

11,1

45

11,1

46

ARBIT 10.1 Vergunningen: Nee, dit wordt niet gewijzigd. Het zorg dragen voor vergunningen die de Opdrachtgever nodig heeft voor zijn eigen bedrijfsvoering, kan nimmer de verantwoordelijkheid zijn van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer stelt de volgende aanpassing voor: "Voor zover voor de uitvoering van de Overeenkomst door de Wederpartij krachtens enig nationaal of internationaal voorschrift een vergunning is vereist (... )."

ARBIT.pdf

Nee, betaling is geregeld in de Raamovereenkomst

11.1 Uit de toelichting op de ARBIT blijkt dat er proportioneel omgegaan dient te worden met dit artikel en dat er situaties zijn waarbij het gebruikelijk is dat de Prestatie in termijnen door Opdrachtgever betaald wordt (bijvoorbeeld bij een gefaseerde Oplevering van de Prestatie of indien Wederpartij een Opdracht anders volledig zou moeten voorfinancieren). Is Opdrachtgever bereid om dit artikellid te vervangen door de volgende tekst: "Wederpartij op basis van het in de aanbestedingsstukken opgenomen, dan wel bij gebreke daarvan, in de offerte vastgestelde (acceptatie-) en factureringsschema?" ARBIT 11.1 Acceptatie:

Nee, dit is bij een detacheringsovereenkomst niet noodzakelijk te wijzigen.

Opdrachtnemer is voor betaling afhankelijk van de acceptatie, zonder dat duidelijk is aan welke criteria voldaan moet zijn voor acceptatie. Opdrachtnemer stelt daarom de volgende toevoeging voor: "Opdrachtgever is gerechtigd Acceptatie te onthouden indien het opgeleverde niet voldoet aan de vooraf overeengekomen specificaties of acceptatiecriteria." ARBIT-voorwaarden: Artikel 11.1 : Opdrachtnemer wenst aan dit artikel toe te voegen dat bij resultaatverplichte en fixed price opdrachten een factureringsschema wordt overeengekomen. Kan Opdrachtgever hiermee akkoord gaan?

nee, de wijziging is niet noodzakelijk voor een overeenkomst voor dienstverlening.

ARBIT.pdf


11.2 Ter vermijding van discussies is het voor beide partijen van belang dat het door Opdrachtgever te hanteren beoordelingskader van tevoren wordt vastgelegd. Goedkeuring dient niet te kunnen worden onthouden op grond van (subjectieve) eisen of gronden die niet vooraf kenbaar zijn gemaakt. Is Opdrachtgever bereid om een volledige acceptatieprocedure overeen te komen en de volgende cursieve zin toe te voegen: "... accepteert op basis van een toetsing aan de in de Overeenkomst vast te leggen eisen als onvoldoende beoordeelt" ARBIT 11.5 Acceptatie:

11,2

47

11,5

48

12

49

12,3

50


Vanaf het moment dat Opdrachtgever tot ingebruikname overgaat, zullen er wijzigingen (kunnen) plaatsvinden in het opgeleverde Product door de gebruikers, waarop Opdrachtnemer geen invloed heeft. Vanaf dat moment zal het Product dan ook als geaccepteerd worden beschouwd. Opdrachtnemer stelt de volgende toevoeging voor: "Bij ingebruikname van het opgeleverde Product door Opdrachtgever, of bij het uitblijven van enige mededeling (...

r

I

12 Ten aanzien van de soort dienstverlening in de percelen waar Opdrachtnemer zich voor wil inschrijven, is nee, maar toegevoegd wordt dat van overdracht zijn uitgesloten de rechten op eventuele het gebruikelijk dat de intellectueel eigendomsrechten bij de Opdrachtnemer berusten. Bent u daarom bereid onderdelen van de resultaten welke Opdrachtnemer reeds bezat voorafgaand aan de start om artikel 8.1 ARBIT buiten toepassing te verklaren en te vervangen door de volgende tekst: Behalve voor van de dienstverlening. zover hiervan in de Nadere Overeenkomst schriftelijk uitdrukkelijk wordt afgeweken ten aanzien van specifiek aangeduide materialen, berusten alle rechten van intellectuele eigendom op alle krachtens de overeenkomst ontwikkelde, ter beschikking gestelde of geleverde materialen (de door Opdrachtnemer te ontwikkelen, beschikbaar te stellen of te leveren repporten, programmatuur, websites, databestanden, apparatuur, analyses, ontwerpen, documentatie, offertes, alsmede voorbereidende materialen) of andere producten van de geest uitsluitend bij Opdrachtnemer of haar licentiegevers. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten en bevoegdheden die uitdrukkelijk schriftelijk worden toegekend. Voor het overige zal Opdrachtgever de Materialen of andere producten van de geest niet verveelvoudigen, openbaar maken of exploiteren (zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer) en slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze aan Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Een aan Opdrachtgever toekomend recht is niet overdraagbaar en mag niet in sublicentie worden gegeven."

ARBIT.pdf

De garantieperiode wordt gewijzigd naar 3 maanden.

12.3 Uit dit artikel volgt een garantieperiode van 12 maanden, hetgeen naar de mening van Inschrijver onredelijk lang is. Inschrijver kan er akkoord mee gaan dat de diensten voldoen aan de in de overeenkomst vastgelegde eisen op het moment van acceptatie en 3 maanden daarna. Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst toe te voegen: "op het moment van acceptatie en 3 maanden daarna"

ARBIT 12.3 Garantie:

ja, dat is akkoord.

Een garantietermijn van 12 maanden is zeer rang, en niet te verdisconteren in onze (reeds zeer scherpe) aanbieding. Opdrachtnemer stelt voor deze termijn bij te stellen naar 3 maanden na acceptatie. Kunt u daarmee instemmen? ARBIT-voorwaarden: Artikel 12.3: Opdrachtnemer wenst op te merken dat de (duur van de) garantie afhankelijk moet zijn van de soort opdracht (inhuur vs. project). Is Opdrachtgever bereid om een garantie overeen te komen afhankelijk van de soort opdracht? ARBIT-voorwaarden: Artikel 12.3: is Opdrachtgever bereid om de garantietermijn van 12 maanden te wijzigen in 3 maanden? ARBIT 12.4 Garantie:

12,3

51

12,3

52

12,3

53

12,4

54

14,3

55

14,3

56

14,3

57

14,3

58

ja, dat is akkoord.

ja, dat is akkoord.

I

Een casus zal nooit representatief zijn, maar het zal in het geval van detachering vooral zijn het tijdelijk inzetten van andere rescources.

Kunt u verduidelijking geven aan welke schade u denkt die als gevolg van het aanbrengen van een tijdelijke oplossing zou kunnen ontstaan, aangezien de tijdelijke oplossing juist bedoeld is ter voorkoming van enige schade? ARBIT.pdf

nee, een boete heeft een ander doel dan een schadeclaim.

14.3 Inschrijver vindt het redelijk dat een korting op de Vergoeding of boete in mindering gebracht wordt op eventueel te betalen schadevergoeding. Is Opdrachtgever bereid om de boete in mindering te brengen op de schadevergoeding zoals genoemd in artikellid 14.3 sub b? ARBIT Voorwaarden Inee, een boete heeft een ander doel dan een schadeclaim. Artikel 14.3 Facturering, korting en Meerwerk Inschrijver is van mening dat het redelijk is dat boetes in mindering worden gebracht van eventuele schadevergoeding dan wel om artikel 6:92 BW van toepassing te verklaren. Gaat aanbestedende dienst akkoord met deze suggestie? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting. ARBIT 14.3 Boete:

nee, een boete heeft een ander doel dan eenschadeclaim.

Het komt Opdrachtnemer onredelijk voor dat Opdrachtgever, naast een boete, ook nog schadevergoeding zou kunnen vorderen. Op deze manier zou immers een financiële vergoeding ontvangen worden die groter is dan de daadwerkelijk geleden schade. Wij stellen de volgende toevoeging voor: "b. zijn recht op schadevergoeding, voor zover deze schadevergoeding het bedrag van de opeisbare boete te boven gaat"

ARBIT-voorwaarden: Artikel 14.3 sub b: Opdrachtnemer stelt voor dat sub b alleen van toepassing is nadat de maximale boete is verbeurd en wenst dat de boete in mindering wordt gebracht op de eventueel te betalen schadevergoeding. Kan Opdrachtgever hiermee akkoord gaan?

Inee, een boete heeft een ander doel dan een schadeclaim.

ARBIT Voorwaarden nee, de beperking stelt het COA niet in staat de juiste controle uit te voeren indien Artikel 15.3 Betaling en controle noodzakelijk. Betaling is tevens geregeld in de Raamoverenkomst die prevaleert boven Inschrijver kan, als beursgenoteerde onderneming, onder de navolgende voorwaarden akkoord gaan. de Arbit. Inschrijver is bereid een accountant informatie te geven die nodig is om de juistheid van de factuur te verifiëren. Inschrijver is niet bereid om een accountant alle gegevens en informatie te verstrekken die hij verlangt. Verder wenst Inschrijver dit onderzoek te beperken tot maximaal twee keer per jaar. De accountant valt onder de geheimhoudingsverplichting van artikel 17. Gaat aanbestedende dienst akkoord met deze suggestie? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting.

In artikel 15.5 van de ARBIT voorwaarden doet opdrachtnemer afstand van haar recht tot opschorting indien de Opdrachtgever een betalingstermijn overschrijdt of een factuur (deels) niet betaalt als hij van mening is dat deze onjuist is of de Prestatie ondeugdelijk is. Dit kan lijden tot situaties waarin Opdrachtnemer gehouden is werkzaamheden uit te voeren terwijl er geen betaling plaatsvindt. Een aanvulling op grond van redelijkheid is op zijn plaats. Bent u bereid de volgende zinsnede aan artikel 15.5 ARBIT toe te voegen: "tenzij dit niet redelijk is jegens Opdrachtnemer."?

ARBIT 15.5 Opschorting:

Inee, dit is al geregeld in de Raamovereenkomst.

15,3

59

15,5

60

15,5

61

16

62

16,1

63

nee, dit is al geregeld in de Raamovereenkomst.

Het is niet in alle gevallen redelijk om Opdrachtnemer het wettelijk opschortingrecht of ontbindingsrecht te ontnemen. Opdrachtnemer stelt de volgende toevoeging voor: ", voor zover dit in redelijkheid van Wederpartij kan worden verwacht." ARBIT-voorwaarden: Artikel 16: omdat het Opdrachtnemer op grond van haar groepsrichtlijnen niet is Ua, dat is akkoord, tenzij in de nadere overeenkomst anders wordt overeengekomen. toegestaan om dergelijke garanties af te geven, stelt Opdrachtnemer voor om dit artikel te laten vervallen. Is Opdrachtgever daartoe bereid?

ARBIT.pdf

artikel 16.1 is vervallen, maar kan in de nadere overeenkomst anders worden overeengekomen.

16.1 Uit de toelichting van de ARBIT blijkt dat er terughoudend moet worden omgegaan met het vragen van een kredietinstellinggarantie, aangezien dit erg kostbaar is en gezien de kredietwaardigheid van Inschrijver niet opportuun. Is Opdrachtgever bereid om (1) af te zien van een kredietinstellinggarantie vanwege de daarmee gepaard gaande kosten; of (2) in voorkomend geval genoegen te nemen met een kredietinstellingverklaring?

ARBIT 16.1 Bankgarantie:

artikel 16.1 is vervallen, maar kan in de nadere overeenkomst anders worden overeengekomen.

Opdrachtnemer heeft grote bezwaren tegen het stellen van een kredietinstellingsgarantie, welke een aanzienlijk beslag legt op ons vermogen. Uit de toelichting op de ARBIT blijkt ook dat terughoudend moet worden omgegaan met het vragen van een dergelijke garantie, aangezien dit erg kostbaar is en gezien de omvang, beursgenoteerdheid en kredietwaardigheid van onze organisatie niet opportuun is. Wij verzoeken u het vereiste van een kredietinstellingsgarantie te laten vervallen. Daarnaast hebben wij bezwaar tegen de wettelijke rente die verschuldigd zou zijn bij te late acceptatie. In dat geval heeft Opdrachtgever immers reeds het recht om schadevergoeding te vorderen. Opdrachtnemer stelt voor artikel 16.1 buiten toepassing te laten. De geheimhouding wordt geregeld in art. 17 ARBIT, echter wij wensen de passage met betrekking tot het geoorloofd vrijgeven van informatie nog verder aan te vullen. Bent u bereid het volgende overeen te komen ter aanvulling van Artikel 17.1 ARBIT: "In aanvulling op het in artikel 17.1 ARBIT gestelde, is het partijen niet verboden om informatie openbaar te maken voor zover partijen verplicht zijn tot bekendmaking uit hoofde van enig voorschrift van een orgaan aan het toezicht waarvan Opdrachtnemer is onderwOrPen, een op Opdrachtnemer of personen werkzaam bij/voor of verbonden aan Opdrachtnemer rustende beroepsplicht of een bindende uitspraak van een overheidsorgaan. Daamaast·is openbaarmaking onder gelijkstrekkende geheimhoudingsbepalingen toegestaan aan de professionele adviseurs van Opdrachtnemer in verband met de beroepsaansprakelijkheid van Opdrachtnemer." Het is onduidelijk hoe eOA het in artikel 17.3 genoemde toezicht op geheimhouding wil gaan uitoefenen. Zoudt u een voorbeeld kunnen geven van het in artikel 17.3 van de ARBIT genoemde toezicht door eOA en willen bevestigen dat uit deze maatregelen niet volgt dat u inzage heeft in de administratie van Opdrachtnemer dan wel toegang heeft tot locaties van Opdrachtnemer? Gaat u daarom akkoord met het volgende tekstvoorstel in aanvulling op artikel 17.3 ARBIT? "Dergelijke maatregelen zullen niet inhouden inzage in de administratie van de Opdrachtnemer dan wel toegang tot locaties van de Opdrachtnemer."

16,1

64

17,1

65

17,3

66

17,4

67

17,6

68

akkoord. 17.1 wordt aangevuld: "In aanvulling op het in artikel 17.1 ARBIT gestelde, is het partijen niet verboden om informatie openbaar te maken voor zover partijen verplicht zijn tot bekendmaking uit hoofde van enig voorschrift van een orgaan aan het toezicht waarvan Opdrachtnemer is onderworpen, een op Opdrachtnemer of personen werkzaam bij/voor of verbonden aan Opdrachtnemer rustende beroepsplicht of een bindende uitspraak van een overheidsorgaan. Daarnaast is openbaarmaking onder gelijkstrekkende geheimhoudingsbepalingen toegestaan aan de professionele adviseurs van Opdrachtnemer in verband met de beroepsaansprakelijkheid van Opdrachtnemer."

I

akkoord met de aanvulling 7.3 ARBIT "Dergelijke maatregelen zullen niet inhouden inzage in de administratie van de Opdrachtnemer dan wel toegang tot locaties van de Opdrachtnemer."

Ingevolge artikel 17.4 ARBIT moet Opdrachtnemer na afloop van de opdracht alle gegevens die INee, dit is niet akkoord. Opdrachtnemer in het kader van uitvoering van de overeenkomst onder zich heeft, inclusief kopieën, aan eOA retourneren. Dit is onwenselijk i.v.m. de verplichte dossiervorming, indien dit ook betekent dat geen kopie voor het dossier mag worden behouden. Bent u bereid in aanvulling van artikel 17 lid 4 ARBIT het volgende overeen te komen: " Artikel 17 lid 4 ARBIT laat onverlet dat Opdrachtnemer een dossier aanhoudt ter zake van de opdracht. Opdrachtnemer neemt passende maatregelen om de vertrouwelijkheid en veilige bewaring van het dossier te waarborgen en de dossiers te bewaren gedurende een periode die voor een goede beroepsuitoefening aanvaardbaar is en die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en beroepsregels inzake bewaartermijnen. De dossiers zijn eigendom van Opdrachtnemer." ARBIT 17.6: Inschrijver acht het redelijk om de boete die naar onze mening veel te hoog is, te verlagen naar Inee, niet akkoord 25.000 Euro en een maximum op te nemen. Kunt u hiermee akkoord gaan?

ARBIT.pdf

nee, niet akkoord

17.6 Een standaard boete van 50.000 euro per overtreding is erg hoog en kan afhankelijk van de aard van de schending disproportioneel zijn. Voorts moet Inschrijver eventuele toerekenbare schade vergoeden, ongeacht het boetebedrag. Is Opdrachtgever bereid om artikellid 17.6 te laten vervallen? ARBIT 17.6 Boete:

17,6

69

17,6

70

17,6

71

18,2

72

18,3

73

nee, niet akkoord

Opdrachtnemer begrijpt de ratio achter het verbinden van een boete aan schending van de geheimhoudingsplicht. Echter, een boete van EUR 50.000,- is wel erg hoog. Wij stellen voor deze boete aan te passen naar EUR 20.000,-. ARBIT-voorwaarden: Artikel 17.6: Opdrachtnemer stelt voor om de boete te verlagen naar 20.000 EUR. Is dit akkoord voor Opdrachtgever? ARBIT.pdf

nee, niet akkoord nee, dit is niet akkoord.

18.2 Inschrijver kan een passend beveiligingsniveau garanderen indien duidelijke specificaties zijn overeengekomen betreffende informatiebeveiliging. Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: "... onrechtmatige verwerking. Opdrachtgever en Wederpartij zullen hiertoe specificaties betreffende "beveiligingsmaatregelen" schriftelijk overeenkomen, bij gebreke waarvan tenminste de binnen gebruikelijke beveiligingsmaatregelen in acht worden genomen. Deze maatregelen garanderen ... en de volgende tekst toe te voegen: "Voor zover niet begroot in de offerte zullen de kosten apart gefactureerd worden" ARBIT.pdf

a, deze is bijgevoegd bij de nota van inlichtingen, overige tekstuele aanpassing is niet noodzakelijk.

18.3 (a) In dit artikellid wordt gesproken van een eventueel toepasselijke gedragscode die Inschrijver niet bekend is. (b) De verplichting die omschreven is in dit artikellid is een algemene verplichting voor Opdrachtgever als verantwoordelijke in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Inschrijver is natuurlijk bereid als bewerker hieraan medewerking te verlenen, maar kan deze medewerking alleen verlenen na het ontvangen van concrete instructies van Opdrachtgever. (a) Kan Opdrachtgever aangeven of er een gedragscode van toepassing is? Zo ja, zou Opdrachtgever deze gedragscode ter beschikking willen stellen aan Wederpartij alvorens Wederpartij hier akkoord op hoeft te geven? (b) Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen? uin artikel 1 Wbp, op behoorlijke en zorgvuldige wijze conform instructies van de Opdrachtgever, die in overeenstemming zijn met. ..

ARBIT.pdf

Nee, eventuele kosten kunt u offreren in de minicompetitie.

18.4 De verantwoordelijkheid voor de nakoming van deze verplichtingen rust bij Opdrachtgever op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Inschrijver is natuurlijk bereid als bewerker hieraan medewerking te verlenen, maar kan deze medewerking alleen verlenen na het ontvangen van concrete instructies van Opdrachtgever. Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: verleent Opdrachtgever op basis van instructies van de Opdrachtgever als bedoeld in artikel 18.3 haar volledige medewerking ... "

U •••

en de volgende tekst toe te voegen: "De hieraan verbonden kosten worden aanvullend aan Opdrachtgever in rekening gebracht." Conform art. 19.1 en art 19.3 ARBIT dienen de medewerkers van Opdrachtnemer de veiligheidsprocedures en huisregels in acht te nemen en is Opdrachtgever gerechtigd het personeel van Opdrachtnemer aan een veiligheidsonderzoek te onderwerpen op grond waarvan Opdrachtgever kan weigeren dat een bepaald personeelslid wordt ingezet. We willen graag duidelijkheid over de veiligheidsprocedures en het veiligheidsonderzoek. Kunt u de inhoud van de veiligheidsprocedures en het veiligheidsonderzoek zoals Igenoemd in artikel 19.1 en 19.3 ARBIT uiteenzetten?" ARBIT-voorwaarden: Artikel 19.1: kunnen de geldende beveiligingsprocedures en huisregels voor de start van de werkzaamheden worden overgelegd aan Opdrachtnemer? Bent u bereid het volgende overeen te komen in afwijking van artikel 19.2 ARBIT: "Opdrachtgever is gerechtigd een VOG te verzoeken, het verzoek tot een VOG zal door Opdrachtnemer aan het betreffende personeel worden voorgelegd." ARBIT 19.2 VOG:

IDit is opgenomen in de raamovereenkomst.

IDit is opgenomen in de raamovereenkomst. IDit is opgenomen in de raamovereenkomst.

18,4

74

19,1

75

19,1

76

19,2

77

19,2

78

19,2

79

IDit is opgenomen in de raamovereenkomst.

Het aanvragen van een Verklaring omtrent het Gedrag bij de gemeente neemt enige tijd in beslag, terwijl de inzet binnen enkele dagen plaats moet kunnen vinden. Opdrachtnemer stelt voor om in spoedeisende gevallen de inzet te laten starten met het overleggen van een bewijs van aanvraag bij de gemeente. Direct na ontvangst van de VOG zal dit worden medegedeeld aan Opdrachtgever. Kunt u met deze procedure instemmen? ARBIT 19.2 VOG:

nee, de VOG dient overlegd te worden.

Privacygevoelige informatie van onze medewerkers, zoals een VOG, wordt centraal en beveiligd opgeslagen binnen onze organisatie. Zodra een VOG in ons systeem wordt opgenomen, informeren wij u dat voor de betreffende medewerker een VOG bij ons aanwezig is. Desgewenst kunt u hierin inzage vragen. De VOG zal dus niet fysiek aan u worden verzonden. Kunt u daarmee instemmen?

ARBIT.pdf

Deze zijn nu reeds bij de Nota van Inlichtingen gevoegd.

20.2 Inschrijver kan pas aan deze verplichting voldoen indien Opdrachtgever de voorschriften tijdig kenbaar maakt bij Inschrijver. Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst toe te voegen: "Opdrachtgever draagt er zorg voor dat Wederpartij tijdig bekend is met de bij Opdrachtgever geldende voorschriften inzake arbeidsomstandigheden" 20,2

80

21

81

21

82

23,1

83

24

84

ARBIT 2010 Artikel 21 IDe tekst wordt toegevoegd: "Het is Wederpartij toegestaan om over deze opdracht te Inschrijver zou graag de mogelijkheid willen hebben om deze opdracht na gunning als referentie op te geven communiceren naar derden in de vorm van een referentie en in het kader van de werving bij potentiële opdrachtgevers. Daarmee wordt in dat geval slechts in beperkte kring gecommuniceerd over van een mogelijk nieuwe opdracht na schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever" deze opdracht, maar juridisch gezien zou een dergelijke handelswijze in strijd kunnen zijn met deze bepaling. Bovendien zijn we in staat u referenties over te leggen in het kader van deze aanbesteding omdat eerdere opdrachtgevers ons voorstel hebben geaccepteerd. Is Opdrachtgever bereid om de volgende cursieve tekst toe te voegen? "Het is Wederpartij toegestaan om over deze opdracht te communiceren naar derden in de vorm van een referentie en in het kader van de werving van een mogelijk nieuwe opdracht" ARBIT 21 Referentie: Opdrachtnemer zou graag de mogelijkheid willen hebben om deze opdracht, na eventuele gunning, als referentie op te geven bij toekomstige opdrachtgevers. Wij zijn immers in staat aan u referenties te overleggen omdat eerdere opdrachtgevers hiermee ook akkoord zijn gegaan. Kunt u instemmen met de volgende toevoeging: "Het is Wederpartij wel toegestaan om in algemene bewoordingen het bestaan van de overeenkomst en de geleverde prestatie als referentie kenbaar te maken aan potentiële opdrachtgever, mits daarmee geen informatie over (de organisatie van) Opdrachtgever of de inhoud van deze overeenkomst wordt verstrekt."

De tekst wordt toegevoegd: "Het is Wederpartij toegestaan om over deze opdracht te communiceren naar derden in de vorm van een referentie en in het kader van de werving van een mogelijk nieuwe opdracht, na schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever"

ARBIT-voorwaarden: Artikel 23.1 : kan Opdrachtgever ermee instemmen dat vooraf toestemming wordt verleend voor groepsmaatschappijen van Opdrachtnemer?

Nee, dit is niet akkoord.

ARBIT 24 Overdracht:

Dit is akkoord.

Opdrachtnemer verzoekt u om op te nemen dat onder 'derden' niet wordt verstaan de 1000/0 dochterondernemingen binnen onze groepsmaatschappij.

ARBIT.pdf

Het artikel 26 van de Arbit wordt niet gewijzigd, echter is aansprakelijkheid tevens geregeld in de Raamovereenkomst die prevaleert boven de Arbit.

26 De toelichting van de ARBIT laat de mogelijkheid open om de aansprakelijkheidsbeperking nader te beperken indien o.a. de aard van de Prestatie hiertoe aanleiding tot geeft. Inschrijver wenst de aansprakelijkheid nader te beperken en indirecte schade uit te sluiten. Tevens bevat dit artikel geen beperking voor de aansprakelijkheid van Inschrijver voor onrechtmatige daden van Inschrijver. Het is derhalve redelijk dat tevens een exoneratie voor Inschrijver wordt gegeven, ongeacht uit welke hoofde een claim ten laste van inschrijver wordt gedaan. Is Opdrachtgever bereid om artikel 26.2/26.3 en 26.4 te vervangen door het volgende: "De totale aansprakelijkheid van Wederpartij, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot vergoeding van directe schade tot ten hoogste het bedrag van de voor deze overeenkomst bedongen vergoeding (exclusief BTW) voor de door Wederpartij te verrichten werkzaamheden. In geen geval zal de totale vergoeding voor directe schade onder deze Overeenkomst meer bedragen dan € 1.250.000,- (een miljoen tweehonderdvijftig duizend euro). Aansprakelijkheid van Wederpartij voor indirecte schade is uitgesloten."

26

85

26,1

86

26,2

87

26,2

88

Het artikel 26 van de Arbit wordt niet gewijzigd, echter is aansprakelijkheid tevens ARBIT 26.1 Aansprakelijkheid: geregeld in de Raamovereenkomst die prevaleert boven de Arbit. Opdrachtnemer kan slechts aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit een aan ons toerekenbare tekortkoming. Uit de toelichting op de ARBIT blijkt ook dat de mogelijkheid bestaat om de aansprakelijkheid nader te beperken indien o.a. de aard van de prestatie daartoe aanleiding geeft. Wij stellen daarom de volgende aanpassing voor: "( ... ). De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door deze geleden en/of te lijden directe schade. Bent u bereid om in afwijking van het in artikel 26.2 ARBIT gestelde het volgende overeen te komen: 'De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor persoon- en zaakschade is beperkt tot een bedrag gelijk aan één (1) maal de Vergoeding, behoudens opzet dan wel bewuste roekeloosheid aan de zijde van leidinggevend I personeel van Opdrachtnemer." ARBIT Voorwaarden Artikel 26.2 Aansprakelijkheid Nu 26.3 ziet op alle soorten schade acht Inschrijver het redelijk deze te beperken tot éénmaal de hoogte van de Vergoeding.



ARBIT 26.3 Aansprakelijkheid:


Opdrachtnemer kan slechts aansprakelijkheid aanvaarden voor directe schade die redelijkerwijs in verhouding staat tot de opdrachtwaarde van de te leveren werkzaamheden. Uit de toelichting op de ARBIT blijkt ook dat de mogelijkheid bestaat om de aansprakelijkheid nader te beperken indien o.a. de aard van de prestatie daartoe aanleiding geeft. Wij stellen de volgende aanpassing voor: "De in artikel 26.1 bedoelde aansprakelijkheid voor schade anders dan die bedoeld in artikel 26.2 is beperkt tot een bedrag van ten hoogste de betaalde vergoedingen voor de verrichte werkzaamheden met betrekking tot de betreffende Nadere Overeenkomst in het jaar voorafgaand aan de schadetoebrengende gebeurtenis, per kalenderjaar beperkt tot een bedrag van EUR 500.000,-."

ARBIT.pdf

26,3

89

26,4

90

26,4

91

26,5

92


26.4 Inschrijver vindt het redelijk dat de aansprakelijkheid in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten op dezelfde wijze worden beperkt als de aansprakelijkheid in artikel 26.3. Is Opdrachtgever bereid om artikellid 26.4 sub c te laten vervallen?

ARBIT 26.4 Aansprakelijkheid:


Om eventuele onduidelijkheid te voorkomen stellen wij voor om expliciet toe te voegen dat de beperking van aansprakelijkheid zoals hiervoor vermeld ook geldt in geval van garantie en vrijwaring. Opdrachtnemer stelt de volgende toevoeging voor: "De in artikel 26.2 en 26.3 opgenomen beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid gelden ook in geval van garantie en vrijwaring." Ter verduidelijking dat het in art. 26.5 ARBIT gaat om verplichtingen mbt personeel van de wederpartij, dient Inee, wij lezen de zin zo dat dit geen aparte bijzin is. er een komma achter het woord "verzekeringswetgeving" te worden opgenomen. Bent u bereid een komma achter het woord "verzekeringswetgeving" in artikel 26.5 ARBIT op te nemen?

ARBIT.pdf

Dit is niet akkoord.

27.2 Inschrijver is van mening dat een Pandemie ziekte van personeel als Overmacht beschouwd mag worden. Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: "... ziekte van personeel (met uitzondering van een pandemie)... "

ARBIT.pdf

27,2

93

29,3

94

29,3

95

29,3

96

29,3

97

29,4

98

Dit is reeds geregeld in de Raamovereenkomst, artikel 29.3 kan vervallen.

29.3 Inschrijver is niet gerechtigd mededeling te doen van eerdere claims. Inschrijver kan wel een verzekeringscertificaat verstrekken dat in overeenstemming is met artikel 48 BAO. Uit de toelichting op de ARBIT blijkt dat met een dergelijk verzekeringscertificaat ook voldaan kan worden aan dit artikel. Kan Opdrachtgever akkoord gaan met het verstrekken van een verzekeringscertificaat dat voldoet aan artikel 48 BAO? Dit is reeds geregeld in de Raamovereenkomst, artikel 29.3 kan vervallen.

We wensen geen mededelingen te doen over eerdere claims onder de verzekeringspolis in het lopende verzekeringsjaar. Bent u bereid de woorden "waarbij Wederpartij, behoudens in het geval wettelijke verplichtingen daaraan in de weg staan, mededeling doet van eerdere claims onder dezelfde polis in het lopende verzekeringsjaar" te schrappen uit artikel 29.3 ARBIT? Bijlage ARBIT [1], artikel 29.3 Gegadigde is een beursgenoteerde onderneming. Op grond van beursregelgeving is het Gegadigde verboden om, buiten het jaarverslag om, mededelingen te doen van koersgevoelige gegevens, zoals het melden van claims onder verzekeringspolissen. Kan Gegadigde volstaan met het verstrekken van de gegevens zoals vermeld in het gepubliceerde jaarverslag van onze onderneming?


ARBIT 29.3 Verzekering:


Als beursgenoteerde onderneming kunnen wij geen inzage geven in bewijzen van premiebetaling of eventuele eerdere claims onder onze polis. Uit de toelichting op de ARBIT blijkt dat het mogelijk is om in plaats daarvan een kopie te verstrekken van het door de verzekeraar afgegeven certificaat waaruit blijkt dat de omvang van de verzekeringsdekking voldoet aan de door u gestelde verzekeringseis. Kunt u akkoord gaan met het verstrekken van een dergelijk certificaat?

ARBIT: 29.4 & 5. Inschrijver staat er voor in dat deze adequaat is verzekerd, echter heeft wereldwijd verzekeringen ten behoeve van meerdere klanten afgesloten op grond waarvan aanspraken niet gecedeerd mogen worden eh niet iedere klant van tevoren om toestemming gevraagd kan worden bij mogelijke wijziging. Is het akkoord indien aan deze artikelen wordt toegevoegd: "tenzij dit op grond van de toepasselijke polisvoorwaarden niet is toegestaan"?

ja de eerste zin kan verwijderd worden, maar het eGA meldt u dat indien geen adequate verzekering meer beschikbaar is de overeenkomst beeindigd zal worden.

ARBIT.pdf

ja de eerste zin kan verwijderd worden, maar het COA meldt u dat indien geen adequate verzekering meer beschikbaar is de overeenkomst beeindigd zal worden.

29.4 Inschrijver kan niet afhankelijk zijn van de toestemming al haar klanten om een verzekering te mogen beëindigen (en bijvoorbeeld overstappen naar een andere verzekeraar). Voorts is het voor Opdrachtgever van belang dat de verzekerde bedragen niet ten nadele van Opdrachtgever gewijzigd worden. Is Opdrachtgever bereid de eerste zin van dit artikellid te laten vervallen?

Wij geven klanten geen inspraak in de voorwaarden en/of beëindiging van verzekeringen. De zinsnede in ja de eerste zin kan verwijderd worden, maar het COA meldt u dat indien geen adequate art. 29.4 dient dan ook veranderd te worden. Bent u bereid ter vervanging van artikel 29.4 ARBIT de verzekering meer beschikbaar is de overeenkomst beeindigd zal worden. volgende tekst op te nemen: "Opdrachtnemer zal gedurende de looptijd van de Overeenkomst adequaat verzekerd blijven"? Bijlage ARBIT [1], artikel 29.4 ja de eerste zin kan verwijderd worden, maar het COA meldt u dat indien geen adequate Gegadigde heeft bedrijfsbrede verzekeringspolissen waarmee Gegadigde het risico van al haar activiteiten verzekering meer beschikbaar is de overeenkomst beeindigd zal worden. heeft verzekerd. Het is voor Gegadigde onmogelijk om van al haar relaties, zoals klanten en leveranciers, goedkeuring te verkrijgen voor wijzigingen van de verzekeringpolissen, zoals verbeteringen van de polisvoorwaarden of contractsvemieuwingen. Gegadigde is bereid te garanderen dat zij gedurende de looptijd van de opdracht adequaat verzekerd zal blijven. Daarnaast is Gegadigde bereid om ten bewijze van adequate verzekering een verklaring van de verzekeringsmaatschappij te overleggen. Gegadigde verzoekt de aanbestedende dienst te bevestigen dat artikel 29.4 overeenkomstig bovenstaande uitleg zal worden aangepast. ARBIT 29.4 Verzekering:

29,4

99

29,4

100

29,4

101

29,4

102

29,4

103

29,5

104

ja de eerste zin kan verwijderd worden, maar het COA meldt u dat indien geen adequate verzekering meer beschikbaar is de overeenkomst beeindigd zal worden.

Opdrachtnemer staat ervoor in dat gedurende de looptijd van de overeenkomst wordt voldaan aan de gestelde verzekeringseisen. Daarbinnen is het echter van belang dat wij de vrijheid behouden om onze polis (die geldt voor alle onderdelen binnen onze gehele holding) aan te kunnen passen indien nodig. Wij stellen de volgende toevoeging voor: ", indien door deze wijziging niet meer wordt voldaan aan de gestelde eisen in artikel 29.2."

ARBIT-voorwaarden: Artikel 29.4: Opdrachtnemer wenst de eerste zin van dit artikel te verwijderen omdat zij ja de eerste zin kan verwijderd worden, maar het COA meldt u dat indien geen adequate niet afhankelijk mag zijn van de toestemming van Opdrachtgever(s). Kan Opdrachtgever hiermee verzekering meer beschikbaar is de overeenkomst beeindigd zal worden. instemmen? ARBIT 2010 Artikel 29.5 Het COA kan voor deze aanbesteding het artikel 29.5 buiten toepassing verklaren. Inschrijver is adequaat verzekerd, maar cedeert geen aanspraken op verzekeringspenningen, dat belemmert te zeer de mogelijkheid naar eigen inzicht onze belangen te behartigen en schadevorderingen af te wikkelen. Tevens verklaart onze verzekeraar niet te kunnen instemmen met het cederen van verzekeringspenningen (indien gewenst kunnen wij dit aantonen met een brief van onze verzekeraar). Bent u bereid dit artikel te laten vervallen?

Het is ons niet toegestaan de cessie van verzekeringspenningen overeen te komen. Gaat u ermee akkoord art. 29.5 ARBIT buiten toepassing te verklaren?

IHet COA kan voor deze aanbesteding het artikel 29.5 buiten toepassing verklaren.

ARBIT Voorwaarden Artikel 29.5 Verzekering Inschrijver kan op grond van de polisvoorwaarden niet cederen. Inschrijver verzoekt daarom dit artikel te schrappen. Gaat u akkoord met deze suggestie? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting.

Het COA kan voor deze aanbesteding het artikel 29.5 buiten toepassing verklaren.

Bijlage ARBIT [1], artikel 29.5. Cessie

Het COA kan voor deze aanbesteding het artikel 29.5 buiten toepassing verklaren.

29,5

105

29,5

106

29,5

107

29,5

108

Aanbestedende dienst heeft op basis van de huidige wetgeving reeds een beter recht dan hetgeen zij d.m.v. cessie zou kunnen verkrijgen en derhalve adviseert Gegadigde u om de cessie van verzekeringspenningen, zoals vermeld in artikel 29.5, buiten toepassing te laten. Als argumentatie hiervoor heeft inschrijver de volgende argumenten: 1. Op basis van artikel 3:287 BW heeft de aanbestedende dienst reeds een sterk recht om de verzekeringspenningen uitgekeerd te krijgen. Op basis van dit artikel is de vordering tot vergoeding van schade aan de schuldeiser (lees: de aanbestedende dienst) bevoorrecht op de vordering die de schuldenaar (lees: inschrijver) uit hoofde van verzekering van zijn aansprakelijkheid op de verzekeraar mocht hebben, voor zover deze vordering de verplichting tot vergoeding van deze schade betreft. De schuldeiser (lees: de aanbestedende dienst) kan zijn vordering verhalen op de vordering waarop het voorrecht rust, zonder dat hem andere rechten van derden op deze laatste vordering kunnen worden tegengeworpen (behoudens het ingevolge artikel 7:936 lid 2 BW aan de tussenpersoon toekomende recht op afdracht). Artikel 3:287 BW beoogt de verzekeringspenningen, overeenkomstig de strekking van een aansprakelijkheidsverzekering en ondanks bijvoorbeeld een faillissement van de verzekerde (lees: inschrijver), daadwerkelijk bij de benadeelde (lees: de aanbestedende dienst) terecht te laten komen. 2. Bij het afhandelen van schadeclaims heeft een verzekeraar een ander doel dan de inschrijver: terwijl ARBIT-voorwaarden: Artikel 29.5: omdat het Opdrachtnemer op grond van haar groepsrichtlijnen niet is toegestaan om de uitkeringen van verzekeringspenningen te cederen, stelt Opdrachtnemer voor om deze bepaling te laten ,vervallen. Indien Opdrachtgever hiermee niet akkoord kan gaan, stelt Opdrachtnemer voor dat zij in voorkomend geval de schade meldt aan de verzekeraar alsmede dat zij ervoor zorgt dat een eventuele uitkering rechtstreeks aan Opdrachtgever wordt overgemaakt. Kan Opdrachtgever hiermee instemmen?

IHet COA kan voor deze aanbesteding het artikel 29.5 buiten toepassing verklaren.

ARBIT Voorwaarden Artikel 30.1 Ontbinding en opzegging Inschrijver van mening dat van de mogelijkheid tot ontbinding gebruik kan worden gemaakt indien er sprake is van een tekortkoming in de nakoming van wezenlijke verplichtingen conform de wettelijke regeling. Graag toevoegen: 'mits de aard van de tekortkoming de ontbinding rechtvaardigt'. Gaat u akkoord met deze suggestie? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting.

dit artikel wordt niet gewijzigd, maar beeindiging door een tekortkoming is geregeld in de Raamovereenkomst welke prevaleert boven de Arbit.

ARBIT 30.1 Ontbinding:

dit artikel wordt niet gewijzigd, maar beeindiging door een tekortkoming is geregeld in de Raamovereenkomst welke prevaleert boven de Arbit.

30,1

109

30,1

110

30,3

111

30,3

112

Beëindiging van de overeenkomst is naar onze mening slechts mogelijk indien de ernst van de tekortkoming dit rechtvaardigt. Daarnaast heeft de term 'ontbinden' juridisch gezien het gevolg dat Opdrachtnemer de geleverde diensten moet terugnemen (wat praktisch gezien onmogelijk is) en dat Opdrachtnemer al het betaalde moet terugbetalen. Wij verzoeken u daarom het woord 'ontbinden' te vervangen door 'opzeggen'.

ARBIT 30.3 Wijzigingszeggenschap: Binnen onze organisatie is met enige regelmaat sprake van herstructurering in de vennootschapsstructuur (bijv. door interne fusies van verschillende onderdelen). Het komt ons niet redelijk voor dat in dat geval de overeenkomst beëindigd zou kunnen worden. Wij stellen de volgende toevoeging voor: "( ... ), sprake is van een ingrijpende wijziging in de zeggenschap over de activiteiten van de onderneming van Wederpartij, anders dan interne fusie of reorganisatie, (... )"

ARBIT-voorwaarden: Artikel 30.3: is Opdrachtgever bereid om toe te voegen dat Opdrachtgever de Overeenkomst niet kan ontbinden in geval van een concernfusie of herstructurering binnen de groep van ondernemingen waartoe Opdrachtnemer behoort?

nee, allereerst kan de opdrachtnemer de overeenkomst ontbinden en dat kan van toepassing zijn in geval van een nieuw ontstane concurrentiepositie in de pool van deelnemers. Daarnaast zouden nu relevante aspecten van de aanbesteding niet meer van toepassing kunnen zijn. De nieuw te vormen organisatie kan derhalve bepalend zijn voor de uitvoer ven de overeenkomst en de rechtmatigheid van de aanbestedingsprocedure.

nee, allereerst kan de opdrachtnemer de overeenkomst ontbinden en dat kan van toepassing zijn in geval van een nieuw ontstane concurrentiepositie in de pool van deelnemers. Daarnaast zouden nu relevante aspecten van de aanbesteding niet meer van toepassing kunnen zijn. De nieuw te vormen organisatie kan derhalve bepalend zijn voor de uitvoer ven de overeenkomst en de rechtmatigheid van de aanbestedingsprocedure.

ARBIT.pdf 30.4 Inschrijver vindt het redelijk dat de vergoeding in verhouding staat met de ernst van toerekenbaarheid. Als bij een lopende overeenkomst bijvoorbeeld na 3 jaar blijkt dat Wederpartij een geringe toerekenbaarheid toekomt, dan is het naar de mening van Inschrijver niet redelijk dat Wederpartij voor al deze 3 jaren geen vergoeding krijgt. Dit legt een onevenredig groot risico bij Wederpartij.

Dat is akkoord, de volgende tekst wordt toegevoegd: Indien Opdrachtgever echter aantoont dat de onrechtmatigheid (mede) aan wederpartij toerekenbaar is, komt Wederpartij een vergoeding toe die in verhouding staat tot de mate van toerekenbaarheid.

Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: IIlndien Opdrachtgever echter aantoont dat de onrechtmatigheid (mede) aan wederpartij toerekenbaar is, komt Wederpartij een vergoeding toe die in verhouding staat tot de mate van toerekenbaarheid."

30,4

113

30,4

114

30,4

115

30,4

116

30,4

117

Art 30.4 stelt dat Opdrachtgever de Overeenkomst kan ontbinden indien hij op goede gronden aanneemt dat Ide volgende tekst wordt toegevoegd: Indien Opdrachtgever echter aantoont dat de de rechter op een daartoe strekkende vordering op grond van de Wira (wet implementatie onrechtmatigheid (mede) aan wederpartij toerekenbaar is, komt Wederpartij een vergoeding toe die in verhouding staat tot de mate van toerekenbaarheid. rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden) de overeenkomst zal vernietigen. Deze tekst is vaag en daarmee onzeker. Aangezien de Overeenkomst na vernietiging door de rechter niet meer bestaat kan dit artikel vervallen. Bent u bereid artikel 30.4 ARBIT buiten toepassing te verklaren?

I

artikel 30.4 wordt niet buiten toepassing verklaard, maar gewijzigd. Het woord 'eveneens' Bent u - in samenhang met het verzoek om artikel 30.4 ARBIT buiten toepassing te verklaren - bereid de laatste zin van artikel 32.2 ARBIT buiten toepassing te verklaren? Indien het antwoord negatief is, bent u dan uit 32.2 kan vervallen. bereid het woord lIeveneens" uit de laatste zin van artikel 32.2 ARBIT te schrappen? ARBIT 30.4 WIRA: nee, maar de volgende tekst wordt toegevoegd: Indien Opdrachtgever echter aantoont dat de onrechtmatigheid (mede) aan wederpartij toerekenbaar is, komt Wederpartij een Beëindiging dient naar onze redelijke mening slechts mogelijk te zijn indien de rechter daadwerkelijk vergoeding toe die in verhouding staat tot de mate van toerekenbaarheid. overgaat tot vernietiging van de overeenkomst op grond van de Wira. Wij stellen de volgende aanpassing voor: 1I0pdrachtgever kan de Overeenkomst ook op de in artikel 30.3 aangegeven wijze ontbinden indien de rechter op grond van een daartoe strekkende vordering overgaat tot vernietiging van de overeenkomst op grond van de Wira." ARBIT 30.4 WIRA: Indien de overeenkomst wordt ontbonden vanwege het feit dat de aanbestedingsregels niet goed zijn gevolgd, vindt Opdrachtnemer het redelijk dat de vergoeding in verhouding staat met de ernst van de toerekenbaarheid. Anders zou immers een onevenredig groot risico bij Opdrachtnemer worden gelegd. Wij stellen de volgende aanpassing voor: IIlndien Opdrachtgever echter aantoont dat de onrechtmatigheid (mede) aan Wederpartij toerekenbaar is, komt Wederpartij een vergoeding toe die in verhouding staat tot de mate van toerekenbaarheid."

nee, maar de volgende tekst wordt toegevoegd: Indien Opdrachtgever echter aantoont dat de onrechtmatigheid (mede) aan wederpartij toerekenbaar is, komt Wederpartij een vergoeding toe die in verhouding staat tot de mate van toerekenbaarheid.

ARBIT.pdf

Dit is reeds geregeld in de raamovereenkomst.

30.6 Inschrijver moet personeel en materieel voor een langere periode reserveren voor het project, hetgeen impliceert dat deze niet beschikbaar zijn voor andere projecten en Inschrijver derhalve een keuze moet maken voor welke projecten zij inschrijft. Het is in dat verband naar de mening van Inschrijver onredelijk om een bepaling op te nemen waarin Opdrachtgever eenzijdig de overeenkomst tussentijds kan opzeggen. Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen:"... opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand".

In art. 30.6 is een opzeggingsmogelijkheid van een Opdracht opgenomen voor Opdrachtgever. Deze opzegmogelijkheid is eventueel met onmiddellijke ingang. Dit is onevenwichtig, we stellen graag een redelijke termijn voor. Bijlage ARBIT [1], artikel 30.6 Indien Opdrachtgever op grond van artikel 30.6 de Opdracht met onmiddellijke ingang opzegt, wordt Gegadigde geconfronteerd met vrijgekomen personeel, dat op dat moment niet direct bij een andere opdrachtgever ingezet zal kunnen worden. Kan Opdrachtgever bevestigen dat Opdrachtgever Gegadigde zo spoedig mogelijk zal informeren over een mogelijke voortijdige opzegging van de Opdracht en bevestigen dat Opdrachtnemer slechts in uitzonderlijke omstandigheden gebruik zal maken van zijn recht tot onmiddellijke opzegging?


ARBIT 30.6 Opzegging:


30,6

118

30,6

119

30,6

120

30,6

121

30,6

122


Indien Opdrachtgever de opdracht met onmiddellijke ingang opzegt, wordt Opdrachtnemer geconfronteerd met vrijgekomen personeel, wat zij op dat moment niet direct bij een andere opdrachtgever zal kunnen inzetten. Wij verzoeken u dan ook om ofwel te voorzien in een vergoeding voor leegloop van personeel ofwel een redelijke opzegtermijn te hanteren.

ARBIT-voorwaarden: Artikel 30.6: is Opdrachtgever bereid om aan dit lid toe te voegen dat bij opzegging een opzegtermijn van 4 weken geldt?


ARBIT.pdf

Het woord 'eveneens' is verwijderd uit artikel 32.2.

32.2 De laatste zin van dit artikellid geeft aan dat Wederpartij de diensten kosteloos moet verrichten indien Wederpartij de onrechtmatigheid als bedoeld in artikel 30.4 ARBIT (mede) toerekenbaar is. Indien Opdrachtgever de overeenkomst ontbindt op grond van vermoedelijke tegenstrijdigheid met de WIRA ligt het niet voor de hand Wederpartij nog diensten te laten verrichten. Indien Opdrachtgever daar desalniettemin voor kiest valt niet in te zien waarom Wederpartij deze diensten kosteloos zou moeten verrichten. Is Opdrachtgever bereid om de laatste zin van dit artikellid te laten vervallen?

ARBIT Voorwaarden Artikel 32.2 Exitclausule Gezien de reikwijdte van artikel 30, kan Inschrijver niet akkoord gaan met het kosteloos verrichten van diensten in het kader van deze Exitbepaling. Inschrijver verzoekt u om artikel 30 conform de hierboven geformuleerde tekstvoorstellen aan te passen dan wel het kosteloos verrichten van diensten te schrappen. Gaat u akkoord met deze suggestie? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting. ARBIT-voorwaarden: Artikel 32.2: Opdrachtnemer is van mening dat de in artikel 32.1 bedoelde diensten te allen tijde tegen een overeengekomen vergoeding moeten worden uitgevoerd. Kan Opdrachtgever ermee instemmen dat dit artikel wordt aangepast op een wijze zodat er geen sprake is van het kosteloos verrichten van de in artikel 32.1 bedoelde diensten? Artikel 33.1 ARBIT is ruim geformuleerd, het dient slechts te gaan om personeel dat betrokken is bij de uitvoering van de Overeenkomst. Ben u bereid om achter het woord "Personeel" in artikel 33.1 ARBIT de volgende tekst op te nemen "dat betrokken is (geweest) bij de uitvoering van de Overeenkomst."? ARBIT 33.1 Overnamebeding:

32,2

123

32,2

124

32,2

125

33,1

126

33,1

127

34

128

38

129



akkoord, toegevoegd wordt "dat betrokken is (geweest) bij de uitvoering van de Overeenkomst."

nee

Opdrachtnemer hecht veel waarde aan het behoud van haar medewerkers, zij vormen immers ons 'kapitaal'. Wij zouden dan ook een boete van EUR 50.000 willen koppelen aan niet-nakoming van dit artikel. Bent u daartoe bereid?

ARBIT-voorwaarden: Artikel 34: is Opdrachtgever bereid om de looptijd van de geheimhoudingsverplichtingen te stellen op 5 jaar, hetgeen als een gangbare termijn geldt voor geheimhoudingsverplichtingen?

nee

3Aangezien deze aanbesteding niet om koop gaat kunnen de betreffende bepalingen buiten toepassing worden verklaard. Bent u bereid de artikelen 38 tot en met 41 ARBIT in de raamovereenkomst buiten toepassing te verklaren?

nee, de Arbit is een integraal document.

Wij zijn voornemens het intellectueel eigendom van de speciaal voor opdrachtgever gerealiseerde programmatuur aan opdrachtgever over te dragen. De oplossing bestaat daarnaast wellicht uit enige Open Source componenten; standaardprogrammatuur wordt niet geleverd. De bijzondere bepalingen rond gebruiksrechten (art. 42 - 47) zijn derhalve niet van toepassing. Bent u bereid art. 42 - 47 ARBIT in de raamovereenkomst buiten toepassing te verklaren?

Inee, de Arbit is een integraal document.

42

130

43

131

43

132

43,1

133

43,1

134

44

135

ARBIT.pdf

Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken 43 te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de De ARBIT toelichting erkent dat het verstandig kan zijn om geen eeuwigdurend maar een -veelal goedkoper- raamovereenkomst en de aanbesteding. tijdelijk Gebruiksrecht te verwerven. Toeleveranciers zullen niet (gauw) geneigd zijn om een eeuwigdurend Gebruiksrecht af te geven en als ze hier wel toe bereid zijn dan is dit erg kostbaar. Is Opdrachtgever bereid de cursieve tekst als volgt aan te passen: Il ... een tijdelijk Gebruiksrecht. ..

ARBIT Voorwaarden Artikel 43. Aard en inhoud van het Gebruiksrecht In het geval Standaardprogrammatuur van derden is, gelden de licentievoorwaarden. ARBIT-voorwaarden: Artikel 43.1: is Opdrachtgever bereid om de licenties op de Standaardprogrammatuur op eigen naam aan te schaffen dan wel om te accepteren dat op het gebruik van de Standaardprogrammatuur de (licentie)voorwaarden van de betreffende derde partij van toepassing zijn? ARBIT-voorwaarden: Artikel 43.1 : is Opdrachtgever bereid om op te nemen dat een niet-exclusief en nietoverdraagbaar Gebruiksrecht wordt verstrekt?

ARBIT.pdf 44a Het kan voorkomen dat er door gebruik van Opdrachtgever een virus of dergelijke in de software terecht komt en dan is het naar mening van Opdrachtgever niet redelijk dat Wederpartij hiervoor wordt aangesproken.

Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding. Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding. Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding. Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding.

Is Opdrachtgever bereid om de cursieve tekst als volgt aan te passen: Ilde Standaardprogrammatuur op moment van acceptatie geen ...

ARBIT.pdf 44b Wederpartij kan alleen Gebruiksrechten verschaffen als de Rechthebbenden hiervoor toestemming geven. Een onverkorte toepassing van dit artikel is in het onderhavige geval dus niet mogelijk. Uit de ARBIT toelichting blijkt dat in dit geval afgeweken mag worden van dit artikel. Het is gebruikelijk dat opdrachtgevers ten aanzien van software van derden de licentievoorwaarden van deze derden accepteren. Mondiale bedrijven als Microsoft e.d. zijn immers nooit bereid om hun voorwaarden te wijzigen en zullen dus ook niet de voorwaarden van Opdrachtgever accepteren ten aanzien van hun software. Indien Wederpartij (standaard) Programmatuur of Systeemprogrammatuur van derden levert zal de levering, het gebruik en het onderhoud daarvan steeds onderworpen moeten zijn aan de toepasselijke (Iicentie- en onderhouds)voorwaarden van de desbetreffende fabrikant.

Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding.

Is Opdrachtgever bereid om t.a.v. de hardware en/of software rechtstreeks een contract aan te gaan met de hardware/softwareleverancier of ten aanzien van de hardware en/of software in ieder geval de voorwaarden van de hardware/softwareleverancier te accepteren? ARBIT 2010 Artikel44A Het kan voorkomen dat er door gebruik van Opdrachtgever een virus of dergelijke in de software terecht komt en dan is het naar mening van Opdrachtgever niet redelijk dat Wederpartij hiervoor wordt aangesproken

44

136

44

137

47

138

49

139

58,6

140

58,6

141


Wij stellen voor de volgende zinsnede toe te voegen: "de Standaardprogrammatuur op moment van acceptatie geen ... ". Kunt u hiermee instemmen? ARBIT-voorwaarden: Artikel 47: omdat Opdrachtgever reeds de beschikking krijgt over de broncodes, is het naar de mening van Opdrachtnemer niet nodig om een separate escrow regeling overeen te komen. Kan Opdrachtgever ermee instemmen dat de escrow regeling in het onderhavige geval niet van toepassing is? ARBIT 49 Tariefsverlaging:

I

Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding. Inee.

Boekhoudkundig is verlaging van de Vergoeding met terugwerkende kracht niet wenselijk. Kunt u ermee instemmen dat de verlaging van de Vergoeding uitsluitend voor de toekomst mogelijk is door de volgende toevoeging? , ... op een daarmee overeenstemmende verlaging van de Vergoeding, uitsluitend voor toekomstige werkzaamheden.· ARBIT.pdf 58.6 Het is naar de mel1ing van inschrijver onredelijk hem verantwoordelijk te houden voor Maatwerkprogrammatuur waar derden aanpassingen aan hebben verricht. Indien in het door derden aangepaste deel gebreken ontstaan dan zouden deze derden hiervoor verantwoordelijk gehouden moeten worden.


Is opdrachtgever bereid om de laatste zin van dit artikellid te laten vervallen? ARBIT 2010 Artikel 58.6 Het is naar de mening van inschrijver onredelijk hem verantwoordelijk te houden voor Maatwerkprogrammatuur waar derden aanpassingen aan hebben verricht. Indien in het door derden aangepaste deel gebreken ontstaan dan zouden deze derden hiervoor verantwoordelijk 'gehouden moeten worden. Is opdrachtgever bereid om de laatste zin van dit artikellid te laten vervallen?


ARBIT 58.6 Acceptatie:

Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken Het verhelpen van gebreken door derden op kosten van Opdrachtnemer heeft vergaande consequenties. Op te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de de (wijze van) herstel door de derde heeft Opdrachtnemer immers geen invloed, en kan daardoor ook niet raamovereenkomst en de aanbesteding. meer instaan voor de kwaliteit van de programmatuur. Daarnaast heeft Opdrachtnemer geen invloed op de daarvoor in rekening gebrachte kosten, hetgeen een niet in te calculeren risico met zich brengt. Opdrachtnemer stelt de volgende aanpassing voor: "Indien Opdrachtnemer daaraan niet voldoet, mag Opdrachtgever de Gebreken na voorafgaande mededeling aan Opdrachtnemer voor diens rekening zelf verhelpen of door een derde laten verhelpen, voor zover dit redelijke, daadwerkelijk gemaakte marktconforme kosten betreffen." Daarnaast stellen wij voor om de laatste zin van 58.6 te schrappen.

ARBIT-voorwaarden: Artikel 58.6: is Opdrachtgever bereid om toe te voegen dat de kosten gemoeid met het Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit verhelpen van gebreken door Opdrachtgever of een derde nimmer meer bedragen dan de door artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken Opdrachtnemer geoffreerde vergoeding? te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding. Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit ARBIT-voorwaarden: Artikel 58.6: als Gebreken door Opdrachtgever of derden worden verholpen, kan artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken Opdrachtnemer de juistheid van het aangepaste deel van de maatwerkprogrammatuur niet meer te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de garanderen. Is Opdrachtgever bereid om de laatste volzin van dit artikellid te verwijderen? raamovereenkomst en de aanbesteding. ARBIT 58.7 Ontbinding: Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken Beëindiging van de overeenkomst na de tweede acceptatietest zou onredelijk zijn indien de acceptatie wordt te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de onthouden als gevolg van gebreken die Opdrachtgever redelijkerwijs bij de eerste oplevering had moeten raamovereenkomst en de aanbesteding. constateren. Ten aanzien van deze gebreken heeft Opdrachtnemer immers nog geen herstelmogelijkheid gehad. Wij stellen de volgende toevoeging voor: ", tenzij de Acceptatie wordt onthouden als gevolg van Gebreken die Opdrachtgever redelijkerwijs bij de eerste acceptatietest had moeten constateren."

Recentelijk is in de media verschenen dat art. 59 ARBIT is geschrapt (zie Computable, 18-02-2011, http://www.computable.nllartikellict_topics/open_source/378881 0/12771 05/rijk-schrapt-gewraaktopensourceartikel-arbit.html). Kunt u bevestigen dat ook voor deze aanbestedingsopdracht geldt dat art. 59 ARBIT is geschrapt? ARBIT 59 Open Source:

IDit is juist, dit artikel is voor deze aanbesteding geschrapt.

58,6

142

58,6

143

58,6

144

58,7

145

59

146

59

147

59

148

64,1

149

Idit artikel is voor deze aanbesteding geschrapt.

Een wezenlijk kenmerk van open source programmatuur is dat het programmatuur betreft waarvan de eigendomsrechten niet aan een specifieke maker toebehoren. Het gaat om software die continu wordt doorontwikkeld door verschillende makers, en waarvan niet is vast te stellen welke intellectueel eigendomsrechtelijke aanspraken daarop eventueel kunnen worden uitgeoefend. Opdrachtnemer kan dan ook geen verantwoordelijkheid op zich nemen voor de kwaliteit van open source software of de vaststelling van de daarop rustende eigendomsrechten. Wij verzoeken dan ook dit artikel te laten vervallen.

ARBIT-voorwaarden: Artikel 59: Opdrachtnemer wenst op te nemen dat met betrekking tot open source software de (Iicentie)voorwaarden van die open source software van toepassing zijn. Kan Opdrachtgever hiermee instemmen? Bent u bereid om in artikel 64.1 ARBIT de volgende woorden op te nemen na het woord "leent": "gedurende de looptijd van de Overeenkomst". Bent u bereid om in artikel 64.2 ARBIT de volgende woorden op te nemen na het woord "stelt": "gedurende de looptijd van de Overeenkomst".

dit artikel is voor deze aanbesteding geschrapt.

nee, dit lijkt het COA overbodig omdat het COA ook geen personeel van andere partijen kan uitlenen of ergens anders te werk stellen als daar geen overeenkomst aan ten Igrondslag ligt.

ARBIT 65.4 Sluiting:

Deze dagen of periode zullen geconcretiseerd wrden in de nadere overeenkomst.

Om ervoor te zorgen dat wij daarmee rekening kunnen houden in onze planning, verzoeken wij u om toe te voegen dat een dergelijke sluiting tenminste drie maanden vooraf wordt aangekondigd door Opdrachtgever. Wij zullen de betreffende medewerkers immers elders te werk moeten stellen gedurende deze periode. Tevens verzoeken wij u om per jaar vooraf aan te geven om hoeveel dagen het zal gaan.

ARBIT-voorwaarden: Artikel 67.2 sub a: is Opdrachtgever bereid om op te nemen dat rechtstreekse storting I nee bij de Belastingdienst pas mogelijk is indien Opdrachtgever gegronde redenen heeft om aan te nemen dat Opdrachtnemer niet aan haar verplichtingen ter zake voldoet? Inee ARBIT-voorwaarden: Artikel 67.2 sub b: kan Opdrachtgever ermee instemmen dat maximaal 400/0 van het factuurbedrag op de G-rekening wordt overgemaakt?

ARBIT 73.2 Onderhoud op nieuwe versies:

65,4

150

67,2

151

67,2

152

73,2

153

73,3

154

76,2

155

77

156

84,3

157


Wij verrichten slechts onderhoud op de laatste en voorlaatste versie van het Product. Verdere onderhoudsdiensten maken geen onderdeel uit van onze aanbieding. Wij verzoeken u om artikel 73.2 te laten vervallen. ARBIT 73.3 Tijdelijke oplossing:


Gezien de spoedeisendheid die meestal gemoeid is met het aanbrengen van een tijdelijke oplossing stellen wij voor om Opdrachtgever zo snel mogelijk, doch uiterlijk direct na het aanbrengen van de oplossing te informeren. Kunt u daarmee instemmen? Bent u bereid om art. 76.2 ARBIT buiten toepassing te verklaren?

Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding. ARBIT 77 Inschakeling derden: Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken Het verhelpen van gebreken door derden op kosten van Opdrachtnemer heeft vergaande consequenties. Op te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de de (wijze van) herstel door de derde heeft Opdrachtnemer immers geen invloed, en kan daardoor ook niet raamovereenkomst en de aanbesteding. meer instaan voor de kwaliteit van de programmatuur. Daarnaast heeft Opdrachtnemer geen invloed op de daarvoor in rekening gebrachte kosten, hetgeen een niet in te calculeren risico met zich brengt. Tot slot achten wij het redelijk dat inschakelen van een derde partij slechts plaatsvindt na voorafgaande ingebrekestelling. Wij stellen de volgende aanpassing voor: "... indien Opdrachtnemer, ook na voorafgaande ingebrekestelling stellende een redelijke termijn, in gebreke blijft in de nakoming van zijn verplichtingen uit die Overeenkomst of indien hij daarvoor van Opdrachtnemer toestemming krijgt." ARBIT-voorwaarden: Artikel 84.3: kan Opdrachtgever ermee instemmen dat een eventuele Nieuwe versie tegen een vooraf overeengekomen tarief ter beschikking wordt gesteld?

In bijlage C wordt voor de kennis en kunde en de in gebruik zijnde platformen, ontwikkelmethodieken, schattingmethodieken, ontwikkeltoois en programmeertalen verwezen naar bijlage B. In bijlage B staat bij platformen: Progress server 10, bij Ontwikkeltools: Progress Development 9 en bij Programmeertalen: Progress 4 GL. Middels het Perceel C wil het COA beschikken over dedicated Progress expertise. Kan gesteld worden dat voor de Percelen A en B de genoemde Progress expertise niet tot de vereiste kennis en Ivaardigen behoort?

Geen aanpassing. De raamovereenkomst betreft ICT Dienstverlening waardoor op dit artikel geen aanspraak zal worden gemaakt tenzij toch 'koop'onderdelen onderdeel blijken te zijn van de Nadere overeenkomst. Dit moet dan wel passen binnen de raamovereenkomst en de aanbesteding. Klopt. Progress kennis is onderdeel van perceel C

I

Ic

158

In bijlage C staat in het functieprofiel van de Projectmanager ICT bij de vereiste kennis en vaardigheden dat kennis en ervaring met Perform een pre is. Perform is echter een systeemontwikkel- en kwaliteitssysteem van een van de toeleveranciers. Kan de opdrachtgever zich in vinden dat om belangenverstrengeling te verkomen de kennis en ervaring met Perform verwijderd wordt uit de functieprofielen?

,

IEens, kennis en kunde van perform wordt niet meegenomen in de beoordeling.

,

,c

159

Het COA heeft besloten de Algemene inkoopvoorwaarden in haar geheel niet van toepassing te verklaren voor de percelen A, B en C. Dit in verband met een te groot overlap tussen dit document, de Raamovereenkomst en de Arbit.

Algemene Inkoopvw: Onderdeel van de Algemene Inkoopvoorwaarden is een bankgarantie. Voor de diensten in scope lijkt dit Inschrijver niet opportuun. Mag Inschrijver ervan uit gaan dat in geval van detachering zoals in scope is dat geen bankgaranties gevraagd zullen worden? Indien Opdrachtnemer voorziet dat bankgaranties nodig zijn, kunt u dan toelichten in welke geval u dit voorziet?

Voor de percelen A, B en C is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen van de Algemene inkoopvoorwaarden.

Algemene_lnkoopvoorwaarden_Leveringen_en_Diensten_COA.pdf


8.1

2

4.5

3

10.1

4

10.2

5

4 lid 5 Indien er geen overeenstemming wordt bereikt over de gevolgen van een door Opdrachtgever gewenste wijziging is het ons inziens niet redelijk dat de overeenkomst ontbonden kan worden. Bij ontbinding ontstaan immers ongedaanmakingsverbintenissen. Is Opdrachtgever bereid om artikel 4 lid 5 te laten vervallen? Algemene_lnkoopvoorwaarden_Leveringen_en_Diensten_COA.pdf


10 lid 1 Is opdrachtgever bereid om de meer gebruikelijke termijn van 14 dagen na dagtekening van een ingebrekestelling te hanteren? Algemene_lnkoopvoorwaarden_Leveringen_en_Diensten_COA.pdf


10 lid 2: Is Opdrachtgever bereid om deze boete te laten vervallen of in ieder geval het maximum te beperken tot 5% van de prijs? Algemene_lnkoopvoorwaarden_Leveringen_en_Diensten_COA.pdf


11 Kan Opdrachtgever bevestigen dat dit artikel niet meer van toepassing is, gezien artikel 6.4 in de overeenkomst? Zo niet, is Opdrachtgever bereid om artikel 4 lid 1 te laten vervallen? Een garantie dat de diensten tot in de kleinste details en met de hoogst mogelijke graad van perfectie in overeenstemming is aan de overeenkomst is onrealistisch. De diensten zullen conform de overeenkomst worden verricht. Indien er zich gebreken voordoen kan Opdrachtgever een ingebrekestelling sturen en zal Opdrachtgever tot herstel overgaan conform artikel 11. Opdrachtgever heeft altijd de mogelijkheid om schadevergoeding te vorderen. 11

6


Voor de percelen A, 8 en C is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen van de Algemene inkoopvoorwaarden.

11 lid 5 Opdrachtgever is ICT-specialist en kan alleen toezeggen dat de geleverde diensten aan ICT gerelateerde regelgeving voldoet. Is Opdrachtgever bereid om artikel 11 lid 5 te laten vervallen?


11.5

7

15.2

8

15.3

9

Voor de percelen A, 8 en C is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen van de Algemene inkoopvoorwaarden.

151id 1 en 2 Dit artikel gaat uit van onbeperkte aansprakelijkheid, hetgeen niet gebruikelijk is in de ICT branche. Voorts moet Opdrachtnemer een algemene vrijwaring voor derden geven.

Is Opdrachtgever bereid om artikel 15 lid 1 en 2 te vervangen door onderstaande tekst: "De totale aansprakelijkheid van Leverancier, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot vergoeding van directe schade tot ten hoogste het bedrag van de voor deze overeenkomst bedongen vergoeding voor de door Leverancier te verrichten werkzaamheden. In geen geval zal de totale vergoeding voor directe schade onder deze Overeenkomst meer bedragen dan € 1.250.000,- . Aansprakelijkheid van Wederpartij voor indirecte I~,..h~rlo i~

.. :.&.

1_.&._-

"



15 lid 3: Het is Inschrijver niet toegestaan om inzage te geven in de verzekeringspolis.

Is Opdrachtgever bereid om een verzekeringscertificaat te accepteren die voldoet aan artikel 48 BAO?

Algemene_'nkoopvoorwaarden_Leveringen_en_Diensten_COA.pdf


16 lid 5 Indien software van Opdrachtgever is verwerkt in standaard software van een derde, kan Inschrijver niet toezeggen dat de standaard software eigendom van Opdrachtgever wordt. Opdrachtnemer kan niet meer rechten verschaffen dan de rechthebbende toelaat. Is Opdrachtgever bereid om artikel 16 lid 5 te laten vervallen of in ieder geval zodanig aan te passen?

Algemene_'nkoopvoorwaarden_Leveringen_en_Diensten_COA.pdf

16.5

10

17.3

11


17 lid 3 Dit artikel lijkt te impliceren dat de boete op grond van de enkele mededeling van Opdrachtgever verschuldigd zou zijn. Kan Opdrachtgever bevestigen dat Opdrachtgever eerst zal moeten aantonen dat er sprake is van schending van de geheimhoudingsplicht alvorens de boete betaald hoeft te worden?


niet van toepassing om dat softwareleveringen geen deel uitmaken van de overeenkomst.

Algemeen Het is gebruikelijk dat opdrachtgevers ten aanzien van software van derden, waaronder open source software, de licentievoorwaarden van deze derden accepteren. Mondiale bedrijven als Microsoft e.d. zijn immers nooit bereid om hun voorwaarden te wiiziaen en zullen dus ook niet de voorwaarden van In de Algemene Voorwaarden van het COA is de bijlage "Bankgarantie"opgenomen. Klopt het dat deze bankgarantie pas hoeft te worden ingevuld indien Aanbieder de aanbesteding wint?


12

13 Op pagina 12 van de offerteaanvraag noemt u de inzet van de '1 e/2e lijns ondersteuning medewerker' op de Voor de percelen A, B en C is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen van de Algemene inkoopvoorwaarden . servicedesk, deze komt echter niet voor in 1 van de 9 verschillende functieprofielen. Is het juist dat de verwijzing naar deze functie per abuis is overgenomen uit de aanbesteding eerder dit jaar en niet thuis hoort in deze offerteaanvraag?

14 Betreft: Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten COA, pagina 4, Artikel 15.1 (Aansprakelijkhei'd): "Leverancier is aansprakelijk voor alle schade die kan ontstaan in verband met de uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit de Overeen"komst. .. ". Gegadigde stelt voor om aansprakelijkheid van opdrachtnemer bij indirecte- en/of gevolgschade uit te sluiten.


15

Betreft: Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten COA, pagina 4, Artikel 17 (Geheimhouding en verbod op openbaarmaking): De geheimhoudingsverplichting zoals vastgelegd in artikel 17 zouden wij graag wederkerig geformuleerd willen zien. Kunt u ermee akkoord gaan om artikel 17 zodanig aan te passen dat ook op OPdrachtgever een identieke geheimhoudingsverplichting rust?


In de definitie van Leverancier, artikel 1 Algemene Inkoopvoorwaarden willen we graag "alsmede personeel van Leverancier'" schrappen. Gaat u hiermee akkoord?


In artikel 9.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden willen we de laatste twee zinnen verwijderen en vervangen door de volgende tekst: "Indien niet tijdig geleverd wordt, is Leverancier na ingebrekestelling in verzuim." Gaat u hiermee akkoord?


16

17

18 Gaat u ermee akkoord art. 10.2 Algemene Inkoopvoorwaarden buiten toepassing te verklaren? Zo nee, gaat Ivoor de percelen A, Ben C is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen u ermee akkoord de boete te maximeren op EUR 25.000? van de Algemene inkoopvoorwaarden.

19 Gegadigde kan, gelet op haar geheimhoudingsverplichtingen naar haar klanten toe en de privacy van haar klanten, alsmede haar onafhankelijke positie, niet volledig voldoen aan de letter van art. 12 Algemene Inkoopvoorwaarden. Kunt u aangeven in welke gevallen u tot een keuring wenst over te gaan? Kunt u aangeven wat de diepgang van een dergelijk zal zijn? Is het wellicht mogelijk voor aanvang van een opdracht hierover beperkende afspraken te maken?


20

Gaat u ermee akkoord art. 11,12,14,16 en 18 Algemene Inkoopvoorwaarden buiten toepassing te verklaren? Deze artikelen sluiten niet aan bij de aard van de opdracht.


In art. 20 lid 1 en 2 Algemene Inkoopvoorwaarden wordt verwezen naar wettelijke veiligheids-, gezondheidsen milieuvoorschriften en voorschriften van het COA. Kunnen we voor aanvaarding van de opdracht inzage krijgen in deze bepalingen?


21

20.1

22

Gezien het feit dat de aard van de opdracht met zich mee kan brengen dat het intellectueel eigendom bij Nee, het betreft een detacheringsovereenkomst waarbij niet de verwachting is dat Opdrachtgever of juist bij Opdrachtnemer dient te berusten en het feit dat de aard van de dienstverlening per Intellectueel eigendom overdracht van toepassing zal zijn. Dat zal te allen tijde liggen bij opdracht in een perceel kan verschillen, stellen wij voor om de mogelijkheid open te houden om per de opdrachtgever. opdracht in de Nadere Overeenkomst overeen te komen bij wie het intellectueel eigendom zal berusten. Gaat u hiermee akkoord? 23 Algemene Inkoopvoorwaarden Voor de percelen A, B en C is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen Artikel 8.1 van de Algemene inkoopvoorwaarden . Leverancier geeft geen bankgaranties af. Derhalve stelt Leverancier voor om in plaats van een bankgarantie een 403-verklaring af te geven door middel waarvan de moedermaatschappij van Leverancier instaat voor diens juridisch handelen. Gaat u hiermee akkoord?

8.1

24

Voor de percelen A, B en C is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen Algemene Inkoopvoorwaarden van de Algemene inkoopvoorwaarden. Artikel 9.1 Indien de Leverancier de overeengekomen leveringstermijn niet haalt, dan wenst de Leverancier eerst door de Opdrachtgever schriftelijk ingebreke te worden gesteld, waarbij de Leverancier een redelijke termijn wordt gegund om alsnog aan haar verplichtingen te voldoen, conform artikel 6:82 BW Bent u hiermee akkoord? Algemene Inkoopvoorwaarden Artikel 10.2 De Leverancier wenst dit lid te schrappen daar het artikel aangaande aansprakelijkheid reeds voldoende verhaalsmogelijkheden biedt. Indien de Opdrachtgever niet akkoord gaat met het schrappen van de boetebepaling verzoekt de Leverancier de bedragen in ieder geval aanzienlijk te beperken tot een maximum van 5%, waarbij geldt dat de boete altijd in mindering wordt gebracht op het bedrag van de eventuele schadevergoeding. Bent u hiermee akkoord? Algemene Inkoopvoorwaarden Artikel 10.6 Leverancier ziet graag dat dit lid wordt geschrapt.

9.1

25

10.2

26

10.6

27

13.1

28



Bent u hiermee akkoord?

Algemene Inkoopvoorwaarden Artikel 13.1 De Leverancier wenst het navolgende tekstvoorstel te doen:


"De intellectuele eigendomsrechten voor alle zaken die specifiek in opdracht van de Opdrachtgever zijn ontwikkeld en volledige door de Opdrachtgever zijn gefinancierd rusten bij de Opdrachtgever. Alle (intellectuele) eigendomsrechten, auteursrechten, gebruiksrechten en andere rechten ten aanzien van programmatuur of ontwerpen die rusten bij Partijen of derden voorafgaand aan het sluiten van deze overeenkomst, behoren bij uitsluiting toe aan die rechthebbende, alsmede alle aanpassingen, bewerkingen of uitbereidinge~ daarvan." Bent u hiermee akkoord?


Algemene Inkoopvoorwaarden Artikel 13.3 en 15.2 Een niet nader omschreven ongelimiteerde vrijwaring is een niet calculeerbaar bedrijfsrisico dat redelijkerwijs niet kan worden verwacht geaccepteerd te worden door een bedrijf met gezonde bedrijfsvoering. De Leverancier verzoekt u derhalve dit lid te schrappen. Indien u niet akkoord gaat met het schrappen van de bepaling aangaande vrijwaring, verzoekt de Leverancier de bedragen uit het artikel aangaande aansprakelijkheid in ieder geval van overeenkomstige toepassing te laten zijn. Een eventuele overeengekomen vrijwaring zal altijd in mindering worden gebracht op de eventuele schadevergoeding terzake van dezelfde gebeurtenis. Bent u hiermee akkoord?

"lnrHon rio I o\lor'!:Jnl"ior +noroLronh'!:J'!:Jr +oLrnrie-l"hio+ in rio n'!:JLrnrninn \I'!:Jn ."iin

13.3

29

.15.1

30

15.3

31

16.1

32

Voor de percelen A, B en e is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen van de Algemene inkoopvoorwaarden .

Algemene Inkoopvoorwaarden Artikel 15.1 De Leverancier wenst de navolgende aanpassing aan dit lid: ie- hit

rio

I

Algemene Inkoopvoorwaarden Artikel 15.3 De Leverancier stelt de navolgende aanpassing aan dit lid voor:

Voor de percelen A, B en e is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen van de Algemene inkoopvoorwaarden.

Algemene Inkoopvoorwaarden Artikel 16.1 De Leverancier wenst het navolgende tekstvoorstel te doen:

Voor de percelen A, B en e is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen van de Algemene inkoopvoorwaarden .

"De eigendom van de Zaken gaat over op de Opdrachtgever nadat deze zijn geleverd en zo nodig gemonteerd respectievelijk geïnstalleerd geaccepteerd en volledig zijn betaald". I

Bent u hiermee akkoord? Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eOA: Artikel 8: is Opdrachtgever bereid om dit artikel te Ivoor de percelen A, Ben e is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen verwijderen? van de Algemene inkoopvoorwaarden.

I

I

I

81

33

Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eOA: Artikel 10.1: is Opdrachtgever bereid om de termijn van 5 dagen te wijzigen in een 'redelijke termijn', dit conform boek 6 van het Burgerlijk Wetboek?


Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eOA: Artikel 10.2: is Opdrachtgever bereid om dit artikel te verwijderen, gezien de aard van de dienstverlening?


Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eOA: Artikel 10.2: indien Opdrachtgever hier niet toe bereid is, kan Opdrachtgever er dan mee instemmen om de boete te maximeren op 50/0?


Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eOA: Artikel 10.2: is Opdrachtgever bereid om de boete in mindering te brengen op de eventueel te betalen schadevergoeding?


10.1

34

10.2

35

10.2

36

10.2

37


Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eOA: Artikel 10.5: is Opdrachtgever bereid om op te nemen dat het recht op ontbinding na 30 dagen ontstaat?

I

I

Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eOA: Artikel 11: kan Opdrachtgever bevestigen dat dit artikel niet van toepassing is gezien het bepaalde in artikel 9 van de raamovereenkomst?

-Voor de percelen At B en e is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen van de Algemene inkoopvoorwaarden.

110 .5

38

11

39

12

40

Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eGA: Artikel 12: kan Opdrachtgever ermee instemmen Ivoor de percelen At Ben e is dit artikel niet van toepassing in verband met het vervallen om dit artikel buiten toepassing te verklaren? van de Algemene inkoopvoorwaarden.


Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en diensten eOA: Artikel 15.2: kan Opdrachtgever ermee instemmen om dit artikel buiten toepassing te verklaren?

t

,

,15.2

41

Concept_Raamovereenkomst_Perceel_A_B_C_1CT_dienstverlening_2011.pdf art 1.3

nee, het betreft over het algemeen detachering, maar er kunnen ook projectmanagers gevraagd worden die vallen onder de definitie van adviesdiensten.

Ivm met specifieke kenmerk van Detacheringsdiensten , als ook verwoord in de Arbitvoorwaarden, en de eenduidigheid van de te leveren diensten onder deze overeenkomst, bent u bereid aan de definitie van Diensten als laatste zin toe te voegen dat: De door Opdrachtnemer aan COA Diensten bestaan uit het ter beschikking stellen van Personeel om onder leiding en toezicht van COA, werkzaamheden te verrichten 1.3 Concept_Raamovereenkomst_Perceel_A_B_C_ICT_dienstverlening_2011.pdf art 6.4

nee.

de in dit artikel opgenomen garantie is niet in lijn met het kenmerk van detachering. Bent u bereid af te zien van dit artikel ?

ConcepLRaamovereenkomst_Perceel_A_B_C_ICT_dienstverlening_2011.pdf art 9.2

6.4

2

9.2

3

15.1

4

15.3

5

15.4

6

nee.

de in dit artikel opgenomen garanties zijn niet in lijn met het kenmerk van detachering en kunnen niet gegarandeerd worden alleen al omdat garantie overmacht uitsluit. Immers Opdrachtnemer stelt slechts Deskundigen ter beschikking die onder leiding en toezicht van het COA werkzaamheden uitvoeren. Bent u bereid af te zien van art. 9.2 ? Concept_RaamovereenkomsLPerceel_A_B_C_ICT_dienstverlening_2011.pdf art 15.1

nee.

Wij kunnen niet akkoord gaan met een dergelijke bepaling van aansprakelijkheid. Als eerder aangegeven, waarbij wij tevens verwijzen naar de definitie van detachering in de Arbit voorwaarden, vinden de werkzaamheden plaats onder leiding en toezicht van het COA plaats. Dit is het essentiêle kenmerk van detachering. Het karakter van deze diensten strookt niet met art 15.1 . Bent u bereid af te zien van dit artikel 15.1 ? Concept_Raamovereenkomst_Perceel_~B_C_ICT_dienstverlening_2011.pdfart

15.3

nee

wij verwijzen naar ons commentaar tav 15.1 . Detachering vindt onder leiding en toezicht van het COA plaats. Het karakter van deze diensten strookt niet met art 15.3. De hier opgenomen kosten allocatie kan niet worden aanvaard. Bent u bereid af te zien van artikel 15.3 ? ConcepLRaamovereenkomst_Perceel_A_B_C_ICT_dienstverlening_2D11.pdf art 15.4 Opdrachtnemer beschikt over wereldwijde verzekeringen . Opdrachtnemer kan indien gewenst relevante verzekeringscertificaten overleggen. Bent u bereid dit artikel te wijzigen in :

Dit is akkoord, de tekst wordt gewijzigd in: De Opdrachtnemer zal voor een adequate verzekering van zijn aansprakelijkheden zorgdragen. Desgewenst verschaft de Opdrachtnemer het COA inzage in de verzekeringscertificaten met betrekking tot deze verzekeringen.

De Opdrachtnemer zal voor een adequate verzekering van zijn aansprakelijkheden zorgdragen. Desgewenst verschaft de Opdrachtnemer het COA inzage in de verzekeringscertificaten met betrekking tot deze verzekeringen.

nee, maar het artikel wordt gewijzigd.

Concept_Raamovereenkomst_Perceel_A_B_C_ICT_dienstverlening_2011.pdf art 15.7 De hier opgenomen aansprakelijkheid per gebeurtenis is feitelijk onbeperkt want slechts per gebeurtenis per jaar beperkt en niet gerelateerd aan de totale waarde van de overeenkomst. Professionele organisaties kunnen een dergelijke onbeperkte aansprakelijkheid niet accepteren. Verder dient in ogenschouw te worden genomen dat indien het COA vasthoudt aan de eerder in artikel 15 opgenomen kosten van derden, ondanks het specifieke kenmerk van detachering, deze thans niet als directe schade worden opgenomen en derhalve onbeperkt zijn Bent u bereid de totale aansprakelijkheid van de door COA geleden directe schade , inclusief de eventueel in art 15 genoemde vergoedingen aan derden, onder deze overeenkomst per kalenderjaar te beperken tot de in dat kalenderjaar gefactureerde vergoedingen met een maximum van 1.000.000 Euro.

Concept_Raamovereenkomst_Perceel_A_B_C_ICT_dienstverlening_2011.pdf

15.7

7

8.1

8

9.4

9

dat is correct.

8.1 Kan Opdrachtgever bevestigen dat akkoord niet zal worden onthouden op basis van onredelijke gronden?


dit is correct.

9.4 Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de Raamovereenkomst tussentijds te beëindigen. Elders in de tekst wordt gesproken van "ontbinding" en in artikel 9.5 van "ontbinden". 1K'~n

rI~t ~r ~1I~~n e::nr~k~

ie::

\I~n h~Äinriininn ~n

rille::

ni~t \I~n

? Rii


nee.

14.10 In het geval opdrachtgever niet betaalt, zou leverancier een mogelijkheid moeten hebben om haar prestatie op te schorten. Is opdrachtgever bereid om artikellid 14.10 te laten vervallen?

Concept_Raamovereenkomst_Perceel_A.-B_C_ICT_dienstverlening_2011.pdf

14.10

10

15.3

11

8.5

12

5.4

13

9.4

14

nee.

15.3 Is opdrachtgever bereid om van deze mogelijkheid pas gebruik te maken na rechterlijke tussenkomst?

In artikel 8.5 van de concept raamovereenkomst geeft u weer dat de inwerktijd voor rekening van de opdrachtnemer komt. De duur van de inwerktijd zal vooraf worden afgesteld. Wat is hierin de maximum tijd?

Dat is afhankelijk van de specifieke opdracht.

Concept overeenkomst Blz. 6, Artikel 5.4 Klanttevredenheidsonderzoeken bevatten vaak concurrentiegevoelige informatie waar wij zeer voorzichtig mee om gaan. Wij gaan ervan uit dat de genoemde klantlevredenheidsonderzoeken in dit artikel gaan over de opdrachten die bij het CGA zijn uitgevoerd. Kunt u dit bevestigen?

ja, dit is correct.

Concept overeenkomst Blz. 8, Artikel 9.4 Wegens beleidsoverwegingen kan opdrachtnemer niet akkoord gaan met een boetebepaling. Het overeenkomen van een boete is ook niet noodzakelijk omdat in de voorwaarden bepalingen zijn opgenomen ten aanzien van aansprakelijkheid en de daaruit voortvloeiende verplichting tot vergoeding van schade in geval van schendingen van verplichtingen uit de overeenkomst. a) Kunt u dit artikel laten vervallen? b) Wij gaan ervan uit dat artikel 10 lid 2 en 3 van de algemene voorwaarden hiermee komen te vervallen. Kunt u dit bevestigen?

a. Nee. B. De inkoopvoorwaarden zijn vervallen.

Concept overeenkomst Artikel 15 a. Dit is correct als het dezelfde schadesoort betreft. B. nee, het tekstvoorstel wordt niet Wij gaan ervan uit dat art. 15.7 het maximum bedrag is voor directe aansprakelijkheid waarbinnen ook art. overgenomen. 15.1 valt. a) Kunt u dit bevestigen? b) Graag zouden wij de volgende zinsnede willen toevoegen: "xxxxx is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van de verstrekking van valse, misleidende of onvolledige informatie of documentatie door Cliênt of derden, het niet naleven van wet- of regelgeving op het gebied van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en van persoonsgegevens die onder de verantwoordelijkheid van Cliënt valt, dan wel het achterhouden van informatie of documentatie of het geven van een verkeerde voorstelling van zaken met betrekking tot informatie of documentatie". Kunt u hiermee instemmen?

Concept overeenkomst Artikel 15.4 U vraagt een aansprakelijkheidsverzekering met een dekking van EUR 1.000.000 per jaar bij een aansprakelijkheid van EUR 1.200.000 per jaar. Wij gaan ervan uit dat wij voldoen aan de inzage door het tonen van het verzekerde bedrag per jaar. Kunt u dit bevestigen?

15.7

15

15.4

16

ja dit is correct.

Concept overeenkomst Artikel 15 nee, schade is geregeld in de raamovereenkomst en de Arbit Wij gaan ervan uit dat de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt is tot direct veroorzaakte schade en dat opdrachtnemer gevrijwaart is van enige indirecte- en gevolgschade. Kunt u dit bevestigen? 15 Bent u bereid de volgende bepaling overeen te komen met gegadigde ten aanzien van detacheringsopdrachten: "Gedetacheerde staat gedurende de detacheringsovereenkomst onder leiding en toezicht van Opdrachtgever. Opdrachtgever heeft met uitsluiting van Leverancier zeggenschap over en is verantwoordelijk voor de werkzaamheden van gedetacheerde en de resultaten daarvan, alsmede voor ieder handelen of nalaten van gedetacheerde in verband daarmee."

17

nee dit is geregeld in de Arbit.

18

Graag nemen we de volgende teksten in de Raamovereenkomst op: "Opdrachtgever zal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Leverancier aan derden geen mededelingen doen over de aanpak van de Opdrachinemer of over diens werkwijze en dergelijke, noch de offerte, rapportage, adviezen of andere schriftelijke uitingen van de Opdrachtnemer aan derden ter beschikking stellen en/of openbaar maken. eOA zal er tevens voor zorgdragen dat derden niet van de in de vorige zin bedoelde inhoud kennis kunnen nemen." AI dan niet met de volgende toevoeging: "eOA is gerechtigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtnemer de door de Opdrachtnemer in het kader van deze opdracht vervaardigde eindrapportage openbaar te maken en/of aan derden te verstrekken indien enig wettelijk voorschrift, waaronder begrepen de Wet Openbaarheid van Bestuur, of een uitspraak van de rechter, eOA hiertoe verplicht. Indien de eindrapportage door eOA wordt verstrekt aan derden en/of openbaar gemaakt op basis van een wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak, zal eOA de Opdrachtnemer hierover voorafgaand aan de verstrekking en/of openbaarmaking tijdig schriftelijk informeren." Bent u hiertoe bereid? Indien het antwoord onverhoopt negatief is, bent u wellicht bereid deze artikelen per nadere overeenkomst, zeker daar waar het adviesdienstverlening betreft, te heroverwegen?

Inee, de tekst wordt niet overgenomen.

I

19

Graag willen we de aansprakelijkheid beperken en daarvoor de volgende tekst in de Raamovereenkomst ipv nee, aansprakelijkheid is tevens geregeld in de Arbit. artikel 15 op te nemen: "1. Opdrachtnemer zal de Diensten (en het eventuele meerwerk) naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van haar kan worden verwacht. Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk indien Opdrachtgever aantoont dat Opdrachtgever schade heeft geleden door een wezenlijke fout van Opdrachtnemer. 2. Behoudens opzet dan wel bewuste roekeloosheid aan de zijde van leidinggevend personeel van Opdrachtnemer, is deze aansprakelijkheid: a. bij controleopdrachten beperkt tot maximaal drie (3) maal het aan Opdrachtnemer ingevolge het bepaalde in de opdrachtbrief verschuldigde honorarium; en b. bij alle overige oPdrachten beperkt tot maximaal éénmaal het aan Opdrachtnemer ingevolge het bepaalde in de opdrachtbrief verschuldigde honorarium. Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor indirecte schade (waaronder, maar niet beperkt tot gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie) is uitgesloten, behoudens opzet dan wel bewuste roekeloosheid aan de zijde van leidinggevend personeel van Opdrachtnemer." Gaat u hiermee akkoord?

20

Ten aanzien van detacheringsopdrachten ziet gegadigde de aansprakelijkheid graag als volgt beperkt: Kan de volgende teskt dan in nadere overeenkomsten worden opgenomen? "Onverminderd de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer zoals die volgt uit [de tekstsuggestie uit vorige vraag], is Opdrachtnemer evenmin aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met de werkzaamheden van gedetacheerde, de resultaten daarvan of enig handelen of nalaten van gedetacheerde in verband daarmee. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer tegen alle aanspraken terzake (inclusief eventuele aanspraken van derden) en zalOpdrachtnemer alle schade en kosten vergoeden die Opdrachtnemer als gevolg daarvan lijdt respectievelijk maakt, tenzij deze aanspraken het gevolg zijn van opzet dan wel bewuste roekeloosheid van het leidinggevend personeel van Opdrachtnemer."

Inee, dit is niet akkoord.

21 Indien de vorige twee vragen niet akkoord zijn kan de aansprakelijkheid dan op andere wijze worden beperkt?

Dit is geregeld in de Arbit.

22 nee, hiermee creëert u een aanbestedingsrechtelijk probleem voor het COA. De Wij willen graag een tussentijdse beëindigingmogelijkheid overeen komen, die het ons mogelijk maakt de overeenkomst kan niet vrijblijvend zijn. overeenkomst ook om zwaarwegende redenen op te zeggen. Dit ondermeer in verband met mogelijke wijzigingen in weten regelgeving waaraan wij ons dienen te houden. Derhalve stellen wij voor de volgende bepaling als artikel 18 lid 6 toe te voegen aan de Raamovereenkomst: "De overeenkomst kan vanwege zwaarwegende redenen door zowelOpdrachtnemer als door COA te allen tijde schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een redelijke opzeggingstermijn." Kunt u hiermee instemmen?"

23 Wij kunnen bewijzen dat we adequaat zijn verzekerd voor mogelijke aanspraken; het is ons echter niet IDit is akkoord, de tekst wordt gewijzigd in: De Opdrachtnemer zal voor een adequate toegestaan de verzekeringspolis zelf ter inzage te geven. In Raamovereenkomst artikel 15.4 gaarne daarom verzekering van zijn aansprakelijkheden zorgdragen. Desgewenst verschaft de verzekeringspolis vervangen in bewijs van verzekering. Opdrachtnemer het COA inzage in de verzekeringscertificaten met betrekking tot deze verzekeringen.

24

Het is gebruikelijk een vrijwaring ten gunste van Leverancier overeen te komen. Gaat COA ermee akkoord de volgende tekst toe te voegen aan de Raamovereenkomst? "Opdrachtgever vrijwaart Leverancier voor alte aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met de ten behoeve van Opdrachtgever (nog te) verrichten werkzaamheden, tenzij Opdrachtgever aantoont dat de aanspraken geen verband houden met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt zijn door opzet of bewuste roekeloosheid van Leverancier. De vrijwaring heeft mede betrekking op alle schade en (proces)kosten die Leverancier in verband met een dergelijke aanspraak lijdt of maakt."

nee.

Binnen de ICT branche is het gebruikelijk om jaarlijks de prijzen te indexeren. De Opdrachtnemer ziet graag deze mogelijkheid terug in de Raamovereenkomst en stelt derhalve de navolgende wijziging voor:

nee.

25

"Prijzen kunnen op grond van het CBS prijsindexcijfer voor elk jaar worden gewijzigd. Dit wordt uiterlijk 1 december van het lopend jaar doorgegeven." Bent u hiermee akkoord? 26 Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en 0 Artikel 14.1 De Opdrachtnemer stelt de navolgende aanpassing aan dit lid voor:

nee.

"Betaling vindt plaats binnen 21 dagen na factuurdatum." Bent u hiermee akkoord? Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en 0 Artikel 14.6 De Opdrachtnemer stelt de navolgende aanpassing aan dit lid voor:

14.1

27

14.6

28

het is akkoord dat er eerst aanwijzingen behoren te zijn, maar de auditor wordt aangewezen door het COA.

" Het COA is gerechtigd een audit te houden indien zij concrete aanwijzingen heeft dat facturen onjuist zijn. De auditor zal door Partijen gezamenlijk worden aangewezen." Bent u hiermee akkoord?

Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en 0 I nee. Artikel 14.10 Opdrachtnemer is niet akkoord met dit lid en wenst het navolgende tekstvoorstel te doen: "Opdrachtnemer mag zijn verplichtingen uit hoofde van deze Raamovereenkomst eerst opschorten op grond dat het COA met een betalingsverplichting in verzuim is indien: 1. Het COA meer dan drie maanden facturen onbetaald laat, terwijl het COA deze facturen niet heeft bestreden en; 2. Opdrachtnemer het COA middels een aangetekende schriftelijke mededeling in kennis heeft gesteld dat Opdrachtnemer van zins is haar verplichtingen op te schorten en op welke dag en tijdstip dat zal geschieden, waarbij aan het COA een redelijke termijn gegund zal worden alsnog te voldoen aan zijn verplichtingen jegens Opdrachtnemer. Opdrachtnemer kan de overeenkomsttussen Partijen slechts buitengerechtelijk ontbinden, nadat het COA, na doorlopen van bovengenoemde stappen ten aanzien van opschorting, het COA nogmaals schriftelijk heeft gemaand en een redelijke termijn voor voldoening heeft gegeven. " Bent u hiermee akkoord?

Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en 0 Artikel 15.1 De Opdrachtnemer wenst de navolgende aanpassing aan dit lid: "Inrfion rfo

()nrfr~t"h+nornor+noro"onh~~r+o"nr+~t"hio+ in

rfo

14.10

29

15.1

30

15.1

31

16.3

32

nee, dit is verder geregeld in de Arbit.

ll~n

"7iin

i~

hii

Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en 0 Artikel 15.7 Zie het voorstel van Opdrachtnemer bij artikel 15.1

nee

Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en 0 Artikel 16.3 Een niet nader omschreven ongelimiteerde vrijwaring is een niet calculeerbaar bedrijfsrisico dat redelijkerwijs niet kan worden verwacht geaccepteerd te worden door een bedrijf met gezonde bedrijfsvoering.

nee

De Opdrachtnemer verzoekt u derhalve dit lid te schrappen. Indien u niet akkoord gaat met het schrappen van de bepaling aangaande vrijwaring, verzoekt de Opdrachtnemer de bedragen uit het artikel aangaande aansprakelijkheid in ieder geval van overeenkomstige toepassing te laten zijn. Een eventuele overeengekomen vrijwaring zal altijd in mindering worden gebracht op de eventuele schadevergoeding terzake van dezelfde gebeurtenis. Bent u hiermee Çlkkoord?

Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en D Artikel 17.2 Zie het voorstel van Opdrachtnemer bij artikel 15.1 en artikel 16.3

nee


Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en D Artikel 17.4 Opdrachtnemer wenst dit lid te schrappen.

17.2

33

17.4

34

18.2

35

18.3

36

nee.


Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en D Artikel 18.2.5 Opdrachtnemer wenst dit lid te schrappen.

nee.


Concept Raamovereenkomst Perceel A, B en D Artikel 18.3 Opdrachtnemer wenst dit lid te schrappen.

nee.


Concept Raamovereenkomst, artikel 8.3, pagina 7 In artikel 8.3 wordt gerefereerd aan de huisregels van COA. Kan Aanbesteder deze huisregels aan Inschrijver ter beschikking stellen?

De COA gedragscode is bijgevoegd in de sectie bijlagen in Commerce-Hub

37 Concept Raamovereenkomst, artikel 12, pagina 9 IDit is akkoord. In artikel 12.1 wordt gesteld dat de prijzen van de dienstverlening vast zijn voor de duur van de overeenkomst. In artikel 3.1 wordt overeengekomen dat de overeenkomst eenmaal verlengd kan worden op 1 februari 2014. Inschrijver stelt voor om een indexatie clausule op te nemen, zodat per 1 februari 2014 de prijzen kunnen worden aangepast, bij voorkeur met de CBS index CAO lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, Bedrijfstak zakelijke dienstverlening (SSI code 70-74). Kan Aanbesteder hiermee instemmen?

12 Concept Raamovereenkomst, artikel15.3, pagina 10 De Raamovereenkomst heeft betrekking op detachering. Wanneer de invulling van de Raamovereenkomst (of een individuele Opdracht) niet voldoet aan de verwachtingen conform artikel 15.1, dan zal dit uiteindelijk leiden tot de beêindiging van de individuele Opdracht of in het uiterste geval de beêindiging van de 1Raamovereenkomst. Artikel 15.3 creêert dan een situatie waarin Aanbesteder voor onbeperkte tijd de Concept Raamovereenkomst, artikel 15.4, pagina 11 Verzekeringspolissen zijn contracten tussen twee partijen. Een belangrijk onderdeel van dergelijke contracten is dat geheimhouding betracht dient te worden omtrent de polisvoorwaarden. Derhalve kan inschrijver geen inzage geven in dit contract aangezien inschrijver hiermee in strijd met haar contract met de verzekeringsmaatschappij zal handelen. Wel kan inschrijver ten bewijze van adequate verzekering ter hoogte van de in de "verklaring inzake verzekering" genoemde bedragen een verklaring van de verzekeringsmaatschappij overleggen. Inschrijver verzoekt de aanbestedende dienst te bevestigen dat een dergelijke verklaring voldoende is.

,

38

nee, het artikel wordt niet aangepast.

1

115 .3

39

,15.4

40


,

Concept Raamovereenkomst, artikel 19.1 , pagina 13 IDit artikel vervalt, maar is geregeld in de Arbit artikel 33. Inschrijver heeft als core business onder andere het leveren van detacheringdiensten zoals in deze Aanbesteding gevraagd. Het personeel in dienst van opdrachtnemer is daarin het belangrijkste bedrijfsmiddel van Inschrijver. Inschrijver kan er daarom niet mee akkoord gaan dat Aanbesteder gerechtigd is om zonder vergoeding dan wel onderhandeling een rechtstreekse arbeidsverhouding aan te gaan. Het vervangen van personeel dat op deze manier voor Inschrijver verdwijnt brengt hoge kosten met zich mee. Inschrijver stelt voor om dit artikel te schrappen, dan wel dusdanig aan te passen dat er in ieder geval overleg plaats vindt en een passende vergoeding overeengekomen moet worden alvorens personeel kan worden overgenomen. Is Aanbesteder hiertoe bereid? Concept Raam Overeenkomst 4.3 Informatie:

41

niet akkoord, de opdrachtnemer heeft ook een onderzoeksplicht om na te gaan wat de opdracht inhoudt en in welke organisatie dit wordt uitgevoerd.

De doelstellingen die het COA heeft zijn voor Opdrachtnemer alleen kenbaar uit de aanbestedingsdocumenten. Artikel 4.3. bevat deze beperking echter niet. Opdrachtnemer stelt daarom de volgende aanpassing voor: u Verklaart de Opdrachtnemer zich op basis van de verstrekte aanbestedingsdocumenten in voldoende mate op de hoogte te hebben gesteld.....

4.3 L I _~---:-----:--:-::-=-----:;-:------------+nëe~---------~I nee. Concept Raam Overeenkomst 4.8 Rangorde:

I

42

Om onduidelijkheid te voorkomen stelt Opdrachtnemer voor om de Offerte in rang op te nemen onder de Nadere Overeenkomsten. Stemt u hier mee in?

[=~=~----:-----:-:~=---:-::~----------------tnëa--------------1

I

Concept Raam Overeenkomst 4.9 Rangorde:

nee.

-lI4.8

43

In dit artikel wordt de rangorde feitelijk deels weer onderuit gehaald. Immers, door deze bepaling kunnen de hoger gerangschikte documenten toch (in de praktijk vaak onbedoeld of onbewust) weer doorkruist worden door lager gerangschikte documenten. Om onduidelijkheid te voorkomen stelt Opdrachtnemer voor om deze alinea ("Indien echter ... hoger gerangschikte document.") te verwijderen. Stemt u hiermee in? 1

Concept Raam Overeenkomst 15.1 Aansprakelijkheid:

1

het eerste deel van uw vraag is geregeld in de Arbit. Het tweede deel van de vraag is niet akkoord.

1

4 .9

44

,15.1

45

Aansprakelijkheid kan slechts ontstaan als gevolg van een toerekenbare tekortkoming. Deze link ontbreekt in het huidige artikel. Stemt u in met de volgende wijziging: ..... voor zover deze door of vanwege Opdrachtnemer in verband met een aan haar toerekenbare tekortkoming die tijdens de uitvoering, etc. Opdrachtnemer kan slechts aansprakelijkheid aanvaarden voor directe schade die redelijkerwijs in verhouding staat tot de opdrachtwaarde van de te leveren werkzaamheden. Kunt u in dat kader instemmen met een beperking van de aansprakelijkheid van EUR 500.000,- per gebeurtenis, waarbij een reeks van gebeurtenissen moet worden aangemerkt als een gebeurtenis en een totale aansprakelijkheid van EUR 1.000.000.- per Jaar. I··-~~~ ---.-J,L-

1-

_

Concept Raam Overeenkomst 15.7 Aansprakelijkheid:

het eerste deel van uw vraag is niet akkoord. Het tweede deel van uw vraag is niet duidelijk of compleet.

Opdrachtnemer kan slechts aansprakelijkheid aanvaarden voor directe schade die redelijkerwijs in verhouding staat tot de opdrachtwaarde van de te leveren werkzaamheden. Kunt u in dat kader instemmen met een beperking van de aansprakelijkheid van EUR 500.000,- per gebeurtenis, waarbij een reeks van gebeurtenissen moet worden aangemerkt als een gebeurtenis en een totale aansprakelijkheid van EUR 1.000.000.- per jaar. Om eventuele onduidelijkheid te voorkomen stelt Opdrachtnemer voor om expliciet toe te voegen dat de beperking van aansprakelijkheid zoals hiervoor vermeld in geval van garantie en vrijwaring. Kunt u hier mee instemmen? I

1

1

15 .7

46

Concept Raam Overeenkomst 18 Ontbinding: Gezien de aard van de dienstverlening is het niet mogelijk om deze weer ongedaan te maken. Kunt u in dit verband instemmen met de volgende toevoeging: "Indien het COA op het moment van de ontbinding reeds diensten en/of leveringen ter uitvoering van deze Raamovereenkomst heeft ontvangen, zullen deze diensten en/of leveringen en de daarmee samenhangende betalingsverplichting geen voorwerp van ongedaanmaking zijn?

47 Concept Raam Overeenkomst Bijlage G Artikel 2: Bij artikel 2 - Doel/voorwerp van de raamovereenkomst Hierin staat een verwijzing naar Bijlage G communicatiestructuur. Welke bijlage is dit en waar kunnen we deze vinden?

Bijlage G bestaat niet. Deze tekst zal worden verwijderd uit artikel 2.

48 Concept Raamovereenkomst: In de overwegingen wordt afwisselend over [perceel A, B of Cl gesproken dan Idat is correct. wel over [Perceel A en Bl Kan Opdrachtgever bevestigen dat overal [perceel A, B of Cl moet komen te staan?

49 Concept Raamovereenkomst: Artikel 4.3: is Opdrachtgever bereid om de laatste zin als volgt te wijzigen: '... I nee. dat de in te zettèn ICT dienstverlening geschikt is voor het doqr partijen overeengekomen doel.'? , ,

,4.3

50

De Algemene Inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing verklaard.

Concept Raamovereenkomst: Artikel 4.8: aangezien de Raamovereenkomst al veel verschillende onderwerpen behelst, vraagt Opdrachtnemer zich af waarom zowel de ARBIT voorwaarden als de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing worden verklaard. Omdat het toevoegen van beide voorwaarden weinig toevoegt en alleen maar tot onduidelijkheden leidt. vraagt Opdrachtnemer zich af of Opdrachtgever akkoord kan gaan met het buiten toepassing verklaren van ofwel de ARBIT voorwaarden ofwel de Algemene Inkoo!,voorwaarden. Concept Raamovereenkomst: Artikel 6.4: omdat de Deskundigen onder leiding en toezicht van Opdrachtgever werken, kan Opdrachtnemer geen garantie afgeven dat de werkzaamheden worden uitgevoerd in overeenstemming met het vigerende beleid van het COA. Is Opdrachtgever bereid hiervan een inspanningsverplichting te maken? Concept Raamovereenkomst: Artikel 6.6: Opdrachtnemer is ermee akkoord dat een VOG kan worden verzocht van de in te zetten Deskundigen. Opdrachtnemer ziet echter niet in waarom ook een VOG zou kunnen worden gevraagd van bestuurders en andere beleidsbepalende personen. Is Opdrachtgever bereid om deze eis te verwijderen? Concept Raamovereenkomst: Artikel 8.5: is Opdrachtgever bereid om een maximum te verbinden aan de inwerkperiode, bijv. 10 werkdagen? Concept Raamovereenkomst: Artikel 9.4: is Opdrachtgever bereid om de boete te stellen op maximaal 20 uur per gebeurtenis? Concept Raamovereenkomst: Artikel 9.5: er wordt in dit artikel gesproken over ontbinding op grond van artikel 9.4. In artikel 9.4 wordt echter gesproken over 'beëindigen'. Kan Opdrachtgever bevestigen dat in artikel 9.5 ook 'beëindigd' wordt bedoeld? Concept Raamovereenkomst: Artikel 12: is Opdrachtgever bereid om een mogelijkheid tot het jaarlijks indexeren van de tarieven op te nemen? Concept Raamovereenkomst: Artikel 14.5: Opdrachtnemer stelt voor dat de wettelijke rente pas is verschuldigd na dagtekening van de genoemde schriftelijke kennisgeving. Kan Opdrachtgever daarmee instemmen?

51 Dit is niet de strekking van het artikel. U dient te garanderen dat de werkzaamheden juist worden uitgevoerd. 6.4

52

6.6

53

8.5

54

9.4

55

9.5

56

ja

nee, dit is afhankelijk van de specifieke opdracht. nee. ja, dit wordt aangepast.

nee. 12

57

nee.

58 Concept Raamovereenkomst: Artikel 14.8: is Opdrachtgever bereid om aan dit artikellid toe te voegen dat Opdrachtgever uitsluitend van haar recht om betaling op te schorten gebruik zal maken indien Opdrachtnemer in verzuim is?

I

nee, er is al toegevoegd aan art 14,6 : Het COA is gerechtigd een audit te houden indien zij concrete aanwijzingen heeft dat facturen onjuist zijn. De auditor zal door het COA worden aangewezen.

I

,

,14.8

59

,15.4

60


Concept Raamovereenkomst Artikel 15.4: het is Opdrachtnemer niet toegestaan om het COA inzage te geven in de verzekeringspolis. Opdrachtnemer kan wel een kopie van het verzekeringscertificaat overleggen. Is dat akkoord?

,

Nee,aansprakelijkheid is verder geregeld in de Arbit.

Concept Raamovereenkomst: Artikel 15.7: Kan Opdrachtgever instemmen met de volgende toevoeging: IOpdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst. aemiste besoarinaen en schade door bedrijfsstagnatie.'? Concept Raamovereenkomst: Artikel 15.7: kan Opdrachtgever bevestigen dat de in dit artikel opgenomen regeling omtrent beperkinQ van de aansprakelijkheid van toepassing is op artikel 15.1 en 15.3?

1

Concept Raamovereenkomst: Artikel 15.7: is Opdrachtgever bereid om de aansprakelijkheid terug te brenaen naar 1_000_000 per gebeurtenis e_n.,A;p.-e_r....,;ja..-a_r?_. _ Concept Raamovereenkomst: Artikel 17.2: is Opdrachtgever bereid om aan dit artikel de volgende tekst toe te voegen? "onder voorwaarde dat Opdrachtnemer van zodanige aanspraken onverwijld schriftelijk op de hoogte wordt gesteld en dat Opdrachtnemer op geen enkele wijze in zijn verdediging zal worden beperkt, alsmede dat Opdrachtnemer niet in zijn juridische positie wordt geschaad door handelingen van Oodrachtgever.'? Concept Raamovereenkomst: Artikel 18.3: is Opdrachtgever bereid om toe te voegen dat het COA een oozeatermiin van minimaal 1 maand in acht zal nemen? Concept Raamovereenkomst: Artikel 19: aangezien de medewerkers van Opdrachtnemer het kapitaal van de onderneming van Opdrachtnemer zijn, wenst Opdrachtnemer niet op voorhand al goedkeuring te verlenen voor het overnemen van haar medewerkers door het COA. Opdrachtnemer wenst derhalve dit artikel te verwijderen en als uitgangspunt artikel 33.1 van de ARBIT voorwaarden te hanteren. Kan Opdrachtgever hiermee instemmen? Raamovereenkomst: Graag zien wij in de Raamovereenkomst een aantal zaken aangepast. De Raamovereenkomst voor perceel D doet naar onze overtuiging namelijk onvoldoende recht aan het feit dat het hier de bemiddeling van zelfstandigen betreft. Bent u in dat kader bereid de volgende zaken aan te passen: 1. -De deskundigen verrichten werkzaamheden onder leiding en toezicht van Opdrachtgever en niet onder verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer; 2. -De persoon is niet werkzaam voor Opdrachtnemer maar is zelfstandige en derhalve niet in dienst bij Opdrachtgever. 3. -De ARBIT-voorwaarden zien niet op de hier uitgevraagde dienstverlening. Bent u bereid deze voorwaarden niet van toepassing te verklaren? 4. -De bepaling uit artikel 8, artikel 6 en artikel 9 zien op de situatie dat een eigen medewerker wordt gedetacheerd, en niet op de situatie dat een zelfstandig ondernemer ter beschikking wordt gesteld. Graag zien wij deze bepalingen dan ook geschrapt voor perceel D. 5. -Artikel 16 is niet aan de orde nemen wij aan, vanwege het feit dat het hier per definitie om derden gaat. 6. -Artikel 19 gelet op het feit dat hier om zelfstandigen gaat hebben wij geen invloed/zeggenschap/arbeidsverhouding met de medewerker. Wij willen u dan ook verzoeken deze bepaling te schrappen dan wel dienovereenkomstig aan te passen. Raamovereenkomst artikel 14.6: Mogen wij ervan uitgaan dat een dergelijk onderzoek in de boeken enkel zal geschieden ingeval van gerede twijfel aan de zijde van Opdrachtgever?

61 nee.

115 .1

I

62

nee. 63 nee.

64 nee 65 ja dit is akkoord.

19

66

1, Dit is juist en zal anders worden beschreven in de Raamovereenkomst perceel D (volgt, uiterlijk 13 december) 2. Dit is juist en zal anders worden beschreven in de Raamovereenkomst perceel D (volgt, uiterlijk 13 december) 3. De Arbit is niet van toepassing op perceel D. Voor perceel D zullen de Algemene Inkoopvoorwaarden wel van toepassing zijn. 4. Beantwoording volgt uiterlijk 13 december 5. Dit artikel is wel aan de orde, hier betreft het de opdrachtnemer en niet de gedetacheerde. 6. dit is juist, het artikel vervalt.

67 dit is correct en wordt gewijzigd.

68 Raamovereenkomst artikel 15.7/15.1 Mogen wij ervan uitgaan dat de beperking van aansprakelijkheid in 15.7 de bepaling uit artikel 15.1 aanscherpt/beperkt?

de artikelen hebben inderdaad een directe relatie met elkaar.

69

'-

Planning

Het COA heeft op veler verzoek de termijn voor inschrijving verzet met 1 week en wordt derhalve 11 januari 2012. Hiermee schuiven alle andere data in de planning met eenzelfde periode op.

I

In Commerce-hub staan nog de "Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten COAt! en Deze vraag wordt in Commerce-Hub aangepast. wordt ons gevraagd om hiermee akkoord te gaan. Volgend de nota van inlichtingen komen deze voorwaarden te vervallen. Kunt u dit bestand verwijderen en de tekst van de vraag aanpassen? Nvl ALV CDA vraag 1

Deze vraag wordt in Commerce-Hub aangepast.

Opdrachtgever heeft besloten om de Algemene Inkoopvoorwaarden in het geheel niet van toepassing te verklaren voor de percelen A, B en C. In Commercce-Hub wordt nog gevraagd om akkoord te gaan met deze voorwaarden. Kunt u deze vraag voor genoemde percelen wijzigen? Algemeen Kunt u aangeven wanneer wat de publicatiedatum is voor de Nota van Inlichtingen. Vanuit de concept raamovereenkomst wordt verwezen naar Bijlage G Communicatiematrix. Deze is niet bijgesloten. Kunt u deze bijlage alsnog beschikbaar maken?

Selectieleidraad,paragraag 4.3.2, bladzijde 36. Bij de beoordeling zal gelet worden op: • Helder beschreven aanpak en garantie t.a. v. resource management, productIprocesontwikkeling, kennismanagement/-archivering, klachtenafhandeling-/evaluatie • Volledigheid in aanpak van het Resource management • Toepasbaarheid voor het CDA gerelateerd aan de opdracht.

Na deze tweede Nota van inlichtingen volgt gee nadere meer volgens planing. Mocht u naar aanleiding van deze Nota van Inlichting nog vragen hebben kunt u deze nog stellen tot uiterlijk 10 dagen voor de datum van inschrijving.

IDeze tekst is naar aanleiding van een vraag in de Nota van Inlichting 1 reeds vervallen. Het COA wil zo veel mogelijk concrete en bondige beantwoording. In dit geval kan het CDA zich voorstellen dat dit aantal onderwerpen in een A4 inderdaad wat te beperkt zou kunnen zijn. Wij willwen ehter toch vasthouden aan die korte beantwoording en stellen voor om 3 A4 voor deze vraag te gebruiken.

Dit alles moet op 1 A4 uitgeschreven worden. Dit is uiteraard erg aan de krappe kant om een volledige en helder beschreven aanpak en garantie t.a.v. de 7 genoemde processen (resource management, product-/procesontwikkeling, kennismanagement/-archivering, klachtenafhandelinglevaluatie) te kunnen geven. Wij stellen voor om hiervoor 4 A4 pagina te mogen benutten.

Dfferteaanvraag 4.3.1. Certificaten. (a) Moet de korte toelichting ook bij het ISO certificaat Deze toelichting is alleen bedoeld om de vergelijkbare norm te verduidelijken waar de vergelijking met een iso9001-norm zit. Devrage b en c zijn hiermee niet meer van gevoegd moet worden, of alleen bij 'een vergelijkbare norm'? (b) Als de 'korte toelichting' nodig is zelfs als men het certificaat heeft: hoeveel tekens beschouwt toepassing. u als 'korte toelichting'? (c) Als de 'korte toelichting' nodig is zelfs als men het certificaat heeft: op welke punten beoordeelt u dit?

" ~

Mijn client is onderdeel van een holding. Zij kan zelfstandig aan alle eisen van de opdracht voldoen. De referentieopdrachten staan echter op naam van haar zusterbedrijf, dat onder dezelfde holding valt. Deze referenties, die deels door mijn client zijn uitgevoerd, wil mijn client graag inzetten voor deze aanbesteding.

De referenties zoals gevraagd in de offerteaanvraag dienen gedaan te worden door de inschrijver of de onderaannemer indien aangetoond kan worden dat de inschrijver gebruik kan maken van die onderaannemer.

Kunt u bevestigen dat zij met het formulier "Verklaring middelen derden" en het aanleveren van de bedrijfsgegevens conform 3.1.2 gebruik kan maken van de referenties van het zusterbedrijf en zelfstandig kan inschrijven op de opdracht?

In de Nota van Inlichtingen staat op het tabblad "ARBIT" op regel 80 dat de voorschriften inzake arbeidsomstandigheden zijn toegevoegd. Het betreft artikel 20.2 van de ARBIT. Wij kunnen deze voorschriften als zodanig niet terug vinden.

I

Deze zijn terug te vinden in de sectie Bijlagen van Commerce-hub, als zijnde het document COA Gedragscode.

Kunt u ons voorzien van die voorschriften of deze toevoegen aan de bijlagen van de aanbesteding? Nvl ARBIT.pdf vraag 18

Het COA verwacht alleen detacheringsopdrachten te vergeven waarbij de op te leveren producten eigendom worden van het COA. Omdat de werkopdrachten in opdracht van Opdrachtgever geeft in de beantwoording van vraag 18 aan dat Opdrachtgever niet akkoord gaat en betaald worden door het COA wil zij geen belemmering hebben in het gebruik van de werkproducten. Indien voor een nadere opdracht de detacheerder bepaalde zaken met het toevoegen van een tekst waaruit blijkt dat reeds bestaande intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtnemer blijven berusten bij Opdrachtnemer. Opdrachtnemer gaat inbrengt dienen die zaken dan ook vrij te gebruiken zijn. In de Nadere Overeenkomst ervan uit dat het niet de bedoeling is dat Opdrachtnemer de reeds bestaande intellectuele kunnen specifieke afspraken gemaakt worden indien bijvoorbeeld een methode wordt eigendomsrechten die zij verkregen heeft in de tijd voorafgaande·aan de uitvoering van de ingezet om een dienst te leveren, waarbij de IE van de door de Opdrachtnemer diensten t.b.V. Opdrachtgever moet overdragen. Kan Opdrachtgever dit bevestigen?" geleverde methode wellicht wel bij de Opdrachtnemer berusten.

Nvl Conceptovereenkomst vraag 37

Deze zijn terug te vinden in de sectie Bijlagen van Commerce-hub, als zijnde het document COA Gedragscode.

In de beantwoording geeft u aan dat de huisregels van het COA zijn toegevoegd in de sectie bijlagen in Commerce-Hub. Wij kunnen geen bijlage met deze omschrijving terug vinden. Kunt u aangeven onder welke benaming deze terug is te vinden of alsnog een document met deze benaming toevoegen?

I

'In artikel 15.7 van de concept raamovereenkomst wordt de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer Conform artikel 26.2 an de Arbit is ook indirecteschade beperkt tot 1.250.000 euro. Dit voor directe schade beperkt. In de Nota van Inlichtingen heeft COA aangegeven dat bedrag is door het COA echter gewijzigd in 1.200.000 euro. aansprakelijkheid voor indirecte schade niet is uitgesloten. Kan COA toelichten of de aansprakelijkheid voor indirecte schade ook onder de beperking van 1.200.000 EUR valt of dat aansprakelijkheid voor indirecte schade (toch) is uitgesloten? Dit is voor Opdrachtnemer niet duidelijk nu in artikel 15.7 alleen de aansprakelijkheid voor directe schade wordt beperkt.' Wij hopen dat u bovenstaande vraag nog in behandeling kunt nemen en ons zou kunnen voorzien van een antwoord.

Naar aanleiding van de in de nota van Inlichtingen gegeven informatie over vraag 4.2.1 dat het antwoord op deze vraag per perceel uit gesplitst mag worden, dat betekent een beantwoording van 1a4 per perceel. In de beantwoording in de commerce hub is echter maar ruimte voor 1 A4. Kan dit worden aangepast. In vraag 4.3.1. wordt gevraagd naar een kwaliteitscertificaat inclusief korte toelichting. De commerce hub geeft hier echter weinig ruimte toe. Is het de bedoeling om het certificaat inclusief de toelichting in 1 A4 te beschrijven? Of kan er echter ruimte in de beantwoording worden gegeven, zodat het certificaat als A4 kan worden geupload. Bij vraag 4.3.5 Klanttevredenheidsonderzoeken staat in de laatste zin dat gegevens in de tooi kunnen worden toegevoegd. Wij verwachten daarom de mogelijkheid om een document te kunnen toevoegen. De mogelijkheid ontbreekt tot op dit moment.

Vraag uit de Nota van Inlichtingen 1 welke niet volledig en / of juist beantwoord was: Raamovereenkomst: Graag zien wij in de Raamovereenkomst een aantal zaken aangepast. De Raamovereenkomst voor perceel 0 doet naar onze overtuiging namelijk onvoldoende recht aan het feit dat het hier de bemiddeling van zelfstandigen betreft. Bent u in dat kader bereid de volgende zaken aan te passen: 1. -De deskundigen verrichten werkzaamheden onder leiding en toezicht van Opdrachtgever en niet onder verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer: 2. -De persoon is niet werkzaam voor Opdrachtnemer maar is zelfstandige en derhalve niet in dienst bij Opdrachtgever. 3. -De ARBIT-voorwaarden zien niet op de hier uitgevraagde dienstverlening. Bent u bereid deze voorwaarden niet van toepassing te verklaren? 4. -De bepaling uit artikel 8, artikel 6 en artikel 9 zien op de situatie dat een eigen medewerker wordt gedetacheerd, en niet op de situatie dat een zelfstandig ondernemer ter beschikking wordt gesteld. Graag zien wij deze bepalingen dan ook geschrapt voor perceel D. 5. -Artikel 16 is niet aan de orde nemen wij aan, vanwege het feit dat het hier per definitie om derden gaat. 6. -Artikel 19 gelet op het feit dat hier om zelfstandigen gaat hebben wij geen invloed/zeggenschap/arbeidsverhouding met de medewerker. Wij willen u dan ook verzoeken deze bepalinQ te schrappen dan wel dienovereenkomstiQ aan te oassen. Bij vraag 4.3.5 Klanttevredenheidsonderzoeken staat in de laatste zin dat gegevens in de tooi kunnen worden toegevoegd. Wij verwachten daarom de mogelijkheid om een document te kunnen toevoegen. De mogelijkheid ontbreekt tot op dit moment.

Dit wordt aangepast

Er wordt alleen een toelichting gevraag als het certificaat niet is toegevoegd. De vergelijkbaarheid van een andere norm kunt u in de A4 tekst beschrijven.

De upload mogelijkheid is toegevoegd.

1, Dit is juist en zal anders worden beschreven in de Raamovereenkomst perceel 0 Zie bijlage in Commerce-Hub 2. Dit is juist en zal anders worden beschreven in de Raamovereenkomst perceel 0 Zie bijlage in Commerce-Hub 3. De Arbit is niet van toepassing op perceel D. Voor perceel 0 zullen de Algemene Inkoopvoorwaarden wel van toepassing zijn. 4. Beantwoording volgt Zie bijlage in Commerce-Hub 5. Dit artikel is wel aan de orde, hier betreft het de opdrachtnemer en niet de gedetacheerde. 6. Dit artikel is vervallen.

De upload mogelijkheid is toegevoegd.

•

Vraag 4.1.S. moet conform onze uitleg van uw antwoord IAliereerst wellicht ten overvloede de opmerking dat deze vraag alleen voor inschrijvers bij Nvl 1. Vraag 11 en vraag 37, werkblad op perceel D van toepassing is. aanbestedingsprocedure ingevuld worden met een percentage. In commerce-hub staat echter 'aantal' . In de Nvl 1 is uitgelegd dat u dit als volgt dient te lezen: Daarnaast is er één invulveld per perceel, waardoor het Hoeveel procent van de daadwerkelijke inzet komt uit het eigen netwerk van de invullen van 1 percentage niet mogelijk is. opdrachtnemer en behoeft dus niet apart te worden geworven. Kunt u bevestigen dat hier 3 percentages ingevuld moeten worden? Zo nee, hoe moet dit invulveld dan U vult in het eerste veld een percentage in voor perceel A: dat deel van alle inzet geïnterpreteerd worden? betrekking hebbend op de functies uit perceel A komt uit uw eigen netwerk. Dit doet u En berekent u per percentage het aantal punten? kunt u tevens voor perceel Ben C. aangeven hoe de puntentelling en score op dit onderdeel U heeft dan 3 percentages ingevuld waarvan het gemiddelde percentage als tot stand komen? Kunt u ter verduidelijking een voorbeeld beantwoording leidt tot een algeheel percentage conform de vraag: hoeveel procent geven? van de daadwerkelijke inzet komt uit het eigen netwerk van de opdrachtnemer en behoeft dus niet apart te worden geworven. 0/100 is dan 0 procent komt uit het eigen netwerk en alle functies uit perceel A, 8 of C worden door de opdrachtnemer apart geworven. Hiervoor krijgt u dan 0 punten. Dit gaat op de zelfde wijze in stappen van 10 procent (die worden afgerond op eenheden van 10, conform de eerder uitgelgde afrondingsmethode waarbij een S naar boven wordt afgerond). sa/sa is dan SO% van de inzet komt uit het eigen netwerk en levert S punten op, gaGA> levert 10 punten op en heeft u alleen inzet uit het eigen netwerk zonder dat ook separaat extern wordt geworden krijgt u 0 punten. rekenvoorbeeld: percentage A 70 percentage perceel 8 1S percentagen perceel C 100

pagina 1 van 18


afdrukken naar pdf

Europese Aanbesteding IeT Dienstverlening Vragenlijst

Introductie Geachte Inschrijver, In deze introductie vindt u de Offerteaanvraag inzake de openbare Europese aanbestedingsprocedure ICT Dienstverlening 2011.2 met referentienummer 2011/5 219-356605 ten behoeve van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers. In de Offerteaanvraag wordt de procedure voor onderhavige aanbesteding beschreven. De door u aan te leveren Inschrijving ten behoeve van deze aanbesteding kunt u aanmaken en indienen in deze E-sourcing tooI. Wij nodigen u van harte uit tot het indienen van een Inschrijving. Met vriendelijke groet, De Aanbestedende dienst

tg Offerteaanvraag aanbesteding ICT dienstverlening 2011.2.pdf Bijlagen

tg ARBIT. pdf tg Algemene Inkoopvoorwaarden

m m m ~ m m ~ m

Leveringen en Diensten COA.pdf

Concept Raamovereenkomst Perceel A,B,C ICT dienstverlening 2011.pdf Concept Raamovereenkomst Perceel D ICT dienstverlening 2011.pdf Concept Nadere Overeenkomst Perceel A B of C.pdf 5tandaardformulier voor indienen vragen Nota van Inlichtingen.doc

COA Gedragscode.pdf

Organisatiebeschrijving COA.pdf

Formulier referenties ie aanbesteding.doc COA Geheimhoudingsverklaring.pdf

Sectie Ondertekening

~ 5tandaardformulier ondertekening Inschrijving.doc '.:•:.1

Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag het Standaardformulier ondertekening Inschrijving toe. Ingeval van Inschrijving als Combinatie, dienen alle Combinanten dit standaardformulier rechtsgeldig te ondertekenen.

~ tg 5tandaardverklaring ondertekening Inschrijving Ordina.pdf

I ~

,1.'

Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag een recent bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/ handelsregister toe. In geval van Inschrijving met Derden/ Onderaannemers of in Combinatie dienen alle Derden/ Onderaannemers of Combinanten dit bewijsstuk toe te voegen.

i

Im

KvK certificaten Ordina,pdf

Gegevens met betrekking tot de Inschrijver Bedrijfsgegevens (gegevens organisatie) Onder inschrijver wordt ook de Penvoerder van de Combinatie verstaan.

I Naam organisatie Inschrijver

I

Ordina Nederland B.V.

Postadres en postcode

Postbus 7101, 3430 JC

Plaats en land

Nieuwegein, Nederland

Telefoonnummer

IWebsite KvK - nummer (of gelijkwaardig)

Bedrijfsgegevens (gegevens contactpersoon) Naam contactpersoon

030 - 663 7000 www.ordina.nl 30086514 Julian Kreuk

Postadres en postcode

Postbus 7101, 3430 JC

Plaats en land

Nieuwegein, Nederland

Telefoonnummer

06- 53 37 55 72

E-mail adres Julian. [email protected] Bedrijfsprofiel Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de ondernemingsstructuur en het organogram toe.

tg Ondernemingstructuur en organogram Ordina.pdf Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de opgave van alle juridische bindingen en samenwerkingsverbanden toe.

m

Juridische bindingen en samenwerkingsverbanden Ordina.pdf

https://login.commerce-hub.com/index.cfm?skey==7B8CD07FEl2613C814609üF3039...

24-7-2014

pagina 2 van 18


Percelen l.•. Gegadigde dient aan te geven op welk perceel of percelen de • aanvraag tot deelneming/Inschrijving betrekking heeft.

!•. j

., Perceel A: ., Perceel B: Perceel C: Perceel D:

Management en consultancy Softwarebouw en operationeel beheer Progress specialisme Makelaar

Gegevens met betrekking tot de Combinatie Schrijft u in als Combinatie?

"I Nee Ja (beantwoord de vragen in dit hoofdstuk)

Bedrijfsgegevens (gegevens organisatie) Voer in onderstaande tabel de gevraagde gegevens van de Combinanten in.

Naam

or~galnis:atiie

Postadres en

po~stcode

Plaats en land Telefoonnummer Website KvK - nummer (of gelijkwaardig) Bedrijfsgegevens (gegevens contactpersoon) Voer in onderstaande tabel de gevraagde gegevens van de Combinanten in.

Naam contactpersoon Postadres en POlstcode Plaats en land Telefoonnummer E-mail Indien u inschrijft als combinatie met meer dan drie combinanten, dient u in de gevraagde informatie separaat aan te leveren door dit in pdf formaat te uploaden. Bedrijfsprofiel Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de ondernemingsstructuur en het organogram van de Combinanten toe. Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de opgave van alle juridische bindingen en samenwerkingsverbanden van de Combinanten toe. Verklaring Combinatie

f@1J Verklaring

Combinatie.doc

Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de verklaring Combinatie toe.

Gegevens met betrekking tot Derden/ Onderaannemers

I

I Schrijft u in met Derden/ Onderaannemers?

lil Nee

Ja (beantwoord de vragen in dit hoofdstuk)

Bedrijfsgegevens (gegevens organisatie) Voer in onderstaande tabel de gevraagde gegevens van de Derden/ Onderaannemers in.

Naam organisatie Postad res en postcode Plaats en land Telefoonnummer Website KvK - nummer (of gelijkwaardig) Bedrijfsgegevens (gegevens contactpersoon) Voer in onderstaande tabel de gevraagde gegevens van de Derden/ Onderaannemers in.

Naam contactpersoon ...

·_----~ ~----~~,~--...----.......--.-.,...-

...

_-~~-_.--._~~~~---

Postad res en postcode Plaats en land Telefoonnummer

https://login.commerce-hub.com/index.cfm?skey=7B8CD07FE12613C8146090F3039...

24-7-2014

pagina 3 van 18


Onderaannemer 1

Derde/ Onderaannemer 2

IDerde/ Onderaannemer 3

E-mail adres Indien u inschrijft met meer dan drie onderaannemers, dient u in de gevraagde informatie separaat aan te leveren door dit in pdf formaat te uploaden. Bedrijfsprofiel Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de ondernemingsstructuur en het organogram van de Derden/ Onderaannemers toe. Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de opgave van alle juridische bindingen en samenwerkingsverbanden van de Derden/ Onderaannemers toe. Verklaring middelen Derden

~ Verklaring

middelen Derden.doc

Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de verklaring middelen Derden toe. Verklaring onderaanneming

~ Verklaring

onderaanneming.doc

Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de verklaring Onderaanneming toe.

Verklaring inzake artikel 45 BAO

~ Verklaring

I•

inzake artikel 45 BAO.doc

Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de verklaring inzake artikel 45 BAO toe. In geval van Inschrijving met , Derden/ Onderaannemers of in Combinatie, dienen alle Derden/ Onderaannemers of Combinanten deze verklaring te

I

;::~k:::::'Inzake Art 45 BAO Ordina.pdf

Verklaring inzake aansprakelijkheidsverzekering

~ Verklaring

II,

inzake verzekering.doc

Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de verklaring inzake verzekering toe. In geval van Inschrijving in Combinatie dienen alle Combinanten deze verklaring te ondertekenen.

l-cg Verklaring inzake verzekering Ordina.pdf Omzetverklaring Inschrijver dient de volgende financiële gegevens uit de goedgekeurde jaarrekeningen over 2008, 2009 en 2010 op te leveren middels het invullen van onderstaande tabel.

Perceel A: Gemiddelde omzet ex. btw. Perceel B: Gemiddelde omzet ex. btw. Perceel C: Gemiddelde omzet ex. btw. Perceel D: Gemiddelde omzet ex. btw.

158,2

97,3

70,4

362,8

297,2

228,5

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Niet van toepassing

Niet van toepassing

~ Standaard çgncern - Holdingverklaring IÇT Dienstverlening.dgc ~ Garantieverklaring Derden.doc Voeg hier, indien van toepassing, de garantieverklaring Derden toe. Voeg hier, indien van toepassing, conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag de holdingverklaring toe.

m

Concern Holdingverklaring Ordina.Ddf

Referenties

~ Standaardformulier

referenties.doc

Referenties Perceel A Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 1 toe.

-cg Perceel A referentie 1 - COA - getekend. pdf Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 2 toe.

-cg Perceel A referentie 2 - OM - getekend. pdf Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 3 toe.

m

Perceel A referentie 3 - vt5PN -getekend. Ddf

Referenties Perceel B Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 1 toe.

-cg Perceel B referentie 1 - DICTU - getekend.Ddf Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 2 toe.

https://login.commerce-hub.com/index.cfm?skey=7B8CD07FEl2613C8146090F3039...

24-7-2014

pagina 4 van 18


-eg Perceel B referentie 2 - OM - getekend.pdf Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 3 toe.

m

Perceel B referentie 3 - vtsPN - getekend.pdf

Referenties Perceel C Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 1 toe. Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 2 toe. Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 3 toe. Referenties Perceel D Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 1 toe. Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 2 toe. Voeg hier conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag referentie 3 toe.

ARBIT en Algemene Inkoopvoorwaarden COA Alleen perceel A, B en C. Gaat Inschrijver (Combinatie) conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag akkoord met de ARBIT? Alleen perceel D. Gaat Inschrijver (Combinatie) conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag akkoord met de Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten van het COA?

~

~

Ja Nee Ja Nee

m

ARBIT.odf

-eg Algemene

Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten COA.pdf

Concept Raamovereenkomst

1 .1 Gaat Inschrijver (Combinatie) conform

de voorwaarden in de • Offerteaanvraag akkoord met de concept Raamovereenkomst , en concept Nadere Overeenkomst?

.; Ja Nee

-eg Concept Raamovereenkomst Perceel A,B,C ICT dienstverlening 2011.pdf

m m

Concept Nadere Overeenkomst Perceel A B of C.pdf Concept Nadere Overeenkomst Perceel D.pdf Concept Raamovereenkomst na correctie NvIl Perceel D ICT dienstverlening 2011.pdf

Programma van eisen en KPI's Gaat Inschrijver (Combinatie) conform de voorwaarden in de Offerteaanvraag akkoord met het Programma van eisen zoals opgenomen in bijlage D (perceel A, B en C) en/of bijlage E (perceel D) van de Offerteaanvraag?

V Ja Nee

Geschiktheidscriteria 4.1.1 Opbouw van het personeelsbestand Perceel A

SAP Consultant ICT Architect Informatie Analist Functioneel Ontwerper Informatie Beleidsmedewerker

Aandeel anderszins gelieerd

Aandeel openstaande vacatures

0

4

182

182

0

108

108

0

0

2

102

102

0

0

10

110

110

0

0

5

84

84

0

0

84

84

0

0

2

41

41

0

0

2

Projectmanager IeT Interim Manager ICT

Aandeel tijdelijke dienst

Perceel B

Systeem Ontwerper




79

79

0

0

2

44

44

0

0

6

307

307

0

0

6

39

39

0

0

5

40

40

0

0

4

--,--------,----_._----~--,

Programmeur SAP Software Engineer Database Administrator Test Engineer

https://login.commerce-hub.com/index.cfm?skey=7B8CD07FE 12613C8146090F3039...

24-7-2014

pagina 5 van 18


FTE

dienst




56

56

0

0

2

38

38

0

0

2

53

53

0

0

2

22

22

0

0

2

lAantal Functioneel Applicatiebeheerder Systeembeheerder Netwerkbeheerder Telecommedewerker

lAandeel vaste

Perceel C Aa ndeel tijdelijke dienst



Programmeur Progress Consultant Progress 4.1.2 Verzuimcijfers Deze vraag geldt alleen voor Inschrijvers op perceel A, Ben/of C

2008-2010 4.1.3 Verloopcijfers Deze vraag geldt alleen voor Inschrijvers op perceel A, Ben/of C

In 2008 bedroeg het verloop 15%. In 2009 bedroeg het verloop 13 0/0.In 2010 bedroeg het verloop 16%. Gemiddeld is dat 14,7% Korte toelichting:Drdina is een employer of choice (voorkeurswerkgever Nederlandse arbeidsmarkt):- Wij streven naar een bovengemiddelde medewerker tevredenheid door maximale ontplooiingskansen, waardoor wij medewerkers aan ons binden. Het is hierbij onze ambitie om het ongewenst verloop onder de 15% te houden. Door de marktomstandigheden is dat in 2010 helaas net niet gelukt. - Wij hebben een modern en toekomstvast pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. De komende jaren komt de nadruk te liggen op een toename van de resultaatafhankelijke beloning die in de directe invloedssfeer van onze medewerkers ligt. Het aantrekken en behouden van uitstekend gekwalificeerde medewerkers die over de benodigde kennis en expertise beschikken is een belangrijke basis voor ons succes. Als werkgever willen we de beste perspectieven en ontplooiingskansen bieden voor onze huidige en toekomstige medewerkers. Consultants en ICT-professionals die uitdaging zoeken, bieden wij de projecten en opdrachten die bij hun ambitie passen. Echter, in de huidige markt, met veranderende en krimpende vraag, moeten wij ons personeelsbestand als dienstverlener aanpassen. Dit betekent het werven van nieuwe medewerkers die goed passen bij de huidige vraag, omscholing van personeel waarnaar de vraag afneemt en in het uiterste geval op een nette manier afscheid nemen van personeel indien omscholing geen optie is. Gelukkig blijkt uit de werving dat wij voor velen nog altijd een aantrekkelijke werkgever zijn. In 2011 hebben wij meer dan 200 nieuwe medewerkers aangenomen. 4.1.4 Personeelmanagement Deze vraag geldt alleen voor Inschrijvers op perceel A, Ben/of C

Vul hier uw antwoord in, maximaal 1 A4. Personeelsmanagement Binnen Drdina noemen we het personeelsmanagement Human Talent Management. Het vormt de basis voor het succes van Drdina en een succesvolle opdracht bij het CDA. De centrale gedachte achter Human Talent Management is dat Drdina alle ruimte, instrumenten en begeleiding biedt aan de individuele ontwikkeling van de medewerkers. De b~geleiding bij de individuele ontwikkeling is essentieel om de medewerker te ondersteunen bij zijn loopbaanwensen en zijn inzetbaarheid bij klanten te bevorderen. We kijken daarbij naar de wensen van de medewerker en de ontwikkelingen in de markt. Hierdoor is het personeelsmanagement effectief voor de uitvoering van inhuuropdrachten bij het CDA. De medewerker wordt in zijn persoonlijke ontwikkeling begeleid door zijn lijnmanager bij Drdina. Elke medewerker maakt jaarlijks afspraken met zijn of haar manager over ontwikkeldoeistellingen, begeleiding, het opleidingsprogramma en te behalen resultaten. Deze resultaten worden viermaal per jaar besproken en de doelstellingen kunnen eventueel worden bijgesteld indien opdrachten daarom vragen. In deze gesprekken wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling van gedragsvaardigheden, vakinhoudelijke expertise en domeinkennis. De manager begeleidt de medewerker gedurende het jaar en samen evalueren ze aan het eind van het jaar de resultaten. Naast de begeleiding door de manager wordt intervisie en coaching of schaduwmanagement geboden door senior professionals. Daarnaast wordt de opdrachtgever, waar de medewerker is ingezet, gevraagd om de inzet van de medewerker te evalueren. Wanneer tijdens een opdracht bij het CDA blijkt dat de medewerker ontwikkelpunten heeft of bij de opdrachtgever kan meegroeien in rol, nieuwe technologie of materiekennis, dan investeert Drdina graag in de medewerker en stelt verv'olgens een ontwikkelplan voor met opleiding en/of coaching. De begeleiding van medewerkers tijdens de opdracht Dit gebeurt op twee manieren: - de accountmanager bewaakt afspraken tussen CDA en Drdina medewerker en stuurt op tevredenheid van CDA als opdrachtgever; - de Drdina lijnmanager borgt de kwaliteit van de medewerker op kennis en gedrag. De accountmanager begeleidt en heeft contact met alle professionals die zijn ingezet bij het CDA. Hij zorgt ervoor dat de medewerker goed voorbereid start. Hij licht de context van de opdracht toe en maakt de medewerker duidelijk wat de cultuur is bij het CDA en welke houding het CDA van hem/haar verwacht. De accountmanager brengt de medewerker ook in contact met professionals van Drdina die al bij het CDA ingezet zijn. Zij kunnen de professional snel op weg helpen binnen de organisatie van het CDA. Bij de start van de opdracht is het belangrijk om samen met de opdrachtgever de doelstellingen voor de Drdina professional te formuleren. Dit noemen wij opdrachtmanagement. In het kader van continue verbetering wil Drdina het opdrachtmanagement gaan intensiveren. Het doel daarvan is de kwaliteit van de inzet van de professional te verhogen. Dit gebeurt door vooraf heldere doelstellingen te formuleren en tussentijds te evalueren met professional en opdrachtgever, zodat snel bijgestuurd kan worden indien nodig. De ingezette medewerkers worden ook begeleid door hun eigen lijnmanager. Deze helpt hen bij de gedragsvaardigheden en de vakinhoudelijke expertise die zij nodig hebben bij hun opdracht. Voor sleutelrollen in, voor het CDA belangrijke, projecten bestaat de begeleiding ook vaak uit het toetsen van aanpak en producten tegen voor Drdina gangbare standaarden en normen. Hiermee biedt Drdina het CDA extra borging van kwaliteit van dienstverlening. Voor projectmanagers en adviseurs bieden wij tevens intervisie, waarbij ze ervaringen delen en gezamenlijk


24-7-2014


pagina 6 van 18

naar oplossingen zoeken voor een ingebracht probleem. Relevante facetten voor detachering bij een overheidsorganisatie Hieronder gaan we kort in op relevante facetten voor detachering bij een overheidsorganisatie: Integriteit: Integriteit is een onderdeel van het personeelsmanagement. Ordina voert een pre-employment screening uit om de integriteit van medewerkers te toetsen. Voor het COA zorgen we er voor dat de medewerkers overeen geheimhoudingsverklaring ondertekenen en over een VOG-verklaring beschikken. Verantwoordelijkheid: Ordina zet medewerkers bij COA in die verantwoordelijkheid nemen voor de planning en het resultaat van de opdrachten die zij doen. De accountmanager van Ordina weet dat dit een belangrijk aspect is bij inzetten voor het COA. Cultuurfit: De accountmanager kent de cultuur binnen het COA goed en zorgt dat de professionals die Ordina aanbiedt, passen binnen deze cultuur; Continuïteit: Door begeleiding en actief gezondheidsmanagement zorgen we er voor dat we COA zo veel mogelijk continuïteit bieden. Wanneer een medewerker onverhoopt wegvalt, zorgen wij voor een adequate kennisvastlegging, kennisoverdracht en een gratis inwerkperiode. 4.1.5 Aantal gedetacheerden door bemiddeling Deze vraag geldt alleen voor Inschrijvers op perceel D

Aantal 4.2.1 Onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten Deze vraag geldt alleen voor Inschrijvers op perceel A, Ben/of C Maximaal 1 A4 Perceel A: 2008 Business Intelligence Maturity Scan Met de BI MaturityScan krijgen opdrachtgevers inzicht in welke BI-investeringen rendement opleveren en wat er nodig is om Management Informatie op het gewenste niveau te krijgen. De BI MaturityScan bevat een scala aan configureerbare componenten, zoals een 'self assessment' (vragenbestand waaruit specifieke vragensets worden samengesteld), een 'professional assessment' (semi-gestructureerde interviews) en gestandaardiseerde workshops, waaronder visie & strategie en de roadmap workshop. De scan biedt een heldere inventarisatie van de huidige status van organisatie, processen en ICT met betrekking tot BI en voorziet in een gedetailleerd advies over verbeterstappen voor alle processtappen bij het genereren van Business Intelligence. Mate van innovativiteit: Er is geen enkele andere methode die alle processtappen van BI afdekt - juist dit aspect en de gedetailleerde adviezen waren aanleiding om deze innovatie te ontwikkelen en voortdurend verder uit te bouwen, zoals blijkt uit de artikelen die in TIEM zijn verschenen. Toepasbaarheid innovatie: Met de BI MaturityScan krijgen onze opdrachtgevers inzicht in de vraag welke investeringen in Business Intelligence rendement op zullen leveren en welke initiatieven nodig zijn om het leveren van Management Informatie op het ambitieniveau te brengen dat door de belanghebbenden wordt verwacht. De BI Maturity Scan is inmiddels bij tientallen klanten toegepast. Relevantie voor het COA: Het COA is op dit moment bezig met het vernieuwen van de managementvooziening. Sturings- en verantwoordingsinformatie is - mede in het licht van de huidige ontwikkelingen - één van de pijlers in het COA informatieplan 2012. De Maturity scan zou een goed bijdrage kunnen leveren aan de verdere invulling van de Business Intelligence behoefte. Perceel A: 2009 Roadmap concretisering van implementeren Informatiestrategie Ordina heeft een praktische aanpak ontwikkeld: een 'roadmap' die erop gericht is om op basis van bestaande documenten de ambitie en strategie van een organisatie te concretiseren (uit te werken in een resultaatgericht besturingsmodel) en vervolgens de (management) informatievoorziening hierop te laten aansluiten. De strategie wordt vervolgens vertaald naar het afdelings- en medewerker niveau. Daarna wordt de informatievoorziening hiermee in lijn gebracht. Na het uitwerken van het resultaatgericht besturingsmodel: de strategie implementeren en werken aan de gewenste verandering van het gedrag van managers en medewerkers. Mate van innovativiteit: Bestaande methodieken zijn dikwijls te abstract en te zeer gericht op het Angelsaksische bedrijfsmodel. Deze ontwikkeling van Ordina biedt direct KPI's, een actiematrix en relevante sturingsinformatie. Toepasbaarheid innovatie: De praktijk leert dat de strategie van een organisatie vaak slechts voor een deel is vastgelegd en dan ook nog vaak vrij algemeen beschreven. De Roadmap voorziet in concrete en toetsbare KPI's en acties voor iedere afdeling afzonderlijk. Deze aanpak is toegepast bij een reeks van klanten van Ordina in het midden- en kleinbedrijf, maar ook bij vtsPN en bij de Rabobank. Relevantie voor het COA: Mede in het licht van de huidige ontwikkelingen (kabinetsbeleid, Uitvoering Asielbrief en strakker sturen op doorlooptijden) is binnen het COA behoefte aan een concrete en praktische vertaalslag van de strategie naar de operatie. In relatie tot deze aanbesteding kan dit bijvoorbeeld worden gebruikt voor het vertalen van een informatiestrategie naar sturing op ICT. Ook helpt deze aanpak om concrete stuurindicatoren (KPI's) te definiëren, bijvoorbeeld voor managementinformatie, maar ook voor de sturing op ontwikkeling en beheer. Perceel A: 2010 Management dashboards die wel worden gebruikt (BI) Managementdashboards hebben de laatste jaren een grote vlucht genomen als hulpmiddel bij de sturing van organisaties. In veel organisaties is het niet meer de vraag óf er een managementdashboard is, maar eerder hoeveel. Ordina heeft een aantal belangrijke succesfactoren voor een geslaagde introductie van managementdashboards geïdentificeerd. Mate van innovativiteit: Dit onderzoek, en de daarop gebaseerde publicaties van de Ordina consultants Erwin Pilon en Mike van Kleef benoemt als eerste de succesfactoren voor een geslaagd managementdashboard. In de literatuur werd tot dusver te weinig rekening gehouden met niet ICT gerelateerde succesfactoren. Toepasbaarheid innovatie: Direct toepasbaar vanwege de 'drievragenmethodiek' voor het ontwikkelen van dashboards met sturingsinformatie. De innovatie is ingezet bij diverse klanten van Ordina, waaronder Rabobank en KPN. Relevantie voor het COA: het CaA heeft gezien de huidige ontwikkelingen, waaronder de lagere instroom van asielzoekers en het handhaven van uitstroomtermijnen, te maken met een gewijzigde behoefte aan sturingsinformatie bij Opdrachtgevers. Onze methode zou kunnen helpen bij de verdere invulling van managementdashboards.

-eg Perceel A-2008 Maturity Modellen - een vergelijk (TIEM nr 35l.pdf -eg Perceel A-2008 TIEM - Meten van de volwassenheid van BI.pdf -eg Perceel A-2010 Business Intelligence 20101028.pdf -eg Perçgel A-2009 Na dg bedrijfsoverdraçht.odf -eg Perceel B-2009 Aanmelding INDiGO voor NAF architectuurprijs.pdf -eg Perceel B-2008 SMART SAP Upgrade Methodiek.pdf

m

Service Excellence flyer 2011.pdf

m m

perçeel B-2010-1 Porj:al

00

Maat.pdf

Perceel B-2009 Pak ie Kansen met architectuur.pdf


24-7-2014


pagina 7 van 18

4.2.2 Opleidingsactiviteiten Deze vraag geldt alleen voor Inschrijvers op perceel A, Ben/of C Maximaal 1 A4 Binnen Ordina vinden opleidingsactiviteiten plaats op centraal niveau, afdelingsniveau en individueel niveau. Centraal niveau Op centraal niveau worden alle opleidingsfaciliteiten aangeboden. Dit noemen we binnen Ordina JOOST (Jouw Ordina Ontwikkelings Startpunt). JOOST heeft als doel om de persoonlijke ontwikkelen de opleidingsplannen van de afdelingen te ondersteunen en biedt alle faciliteiten voor opleiding en begeleiding. JOOST biedt de medewerkers van Ordina al jarenlang: • een breed scala aan vakinhoudelijke trainingen, examens en certificeringen en op vaardigheden gerichte trainingen; • toegang tot alle kennissessies binnen Ordina; • e-Learning; • loopbaanbegeleiding en coaching door ervaren coaches; • tools voor persoonlijke ontwikkeling als POP, Reflector Big Five Personality en Reflector 360; • toegang tot externe trainingen en certificeringen van de opleidingspartners van Ordina. De medewerkers kunnen zich via ons Intranet informeren over en aanmelden voor interne en externe opleidingen, certificering, coaching en loopbaanbegeleiding. Dit is inzichtelijk voor iedereen, ook extern, via joost.ordina.nl. Opleidingen worden voor een deel in huis gegeven, voor het overige deel werken we samen met gerenommeerde trainings- en opleidingsinstituten. Afdelingsniveau Op afdelingsniveau gebruiken we opleidingsplannen om doelen te stellen op het gebied van opleidingen in de laatste technologieën en methodieken en certificering daarin. Vanuit de afdelingen worden de ontwikkelingen binnen het vakgebied gevolgd. Met het opleidingsplan wordt gestuurd op het: • verbreden van de vakinhoudelijke kennis; • verhogen van de praktische en technische vaardigheden van onze professionals; • vergroten van soft skills en (advies)vaardigheden van de professionals; • verhogen van het aantal gecertificeerden ; • delen van kennis over trends en marktontwikkelingen (innovatie); • verhogen van kennis van methodieken; • verhogen van de vaardigheden van Ordina-docenten. Certificering is een goede manier om kennis en kunde expliciet te maken. Ordina stuurt met afdelingsopleidingsplannen en persoonlijke ontwikkelplannen actief op certificering van medewerkers. Individueel niveau Op individueel niveau wordt een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) opgesteld. Het POP bevat een opleidingsplan voor de individuele medewerker. Het POP is onderdeel van het personeelsbeleid van Ordina. Dit personeelsbeleid noemen we Human Talent Management (HTM). De centrale gedachte achter HTM is dat Ordina alle ruimte, opleiding en begeleiding biedt voor de individuele ontwikkeling van de medewerkers. Het HTM-proces doorloopt een jaarlijkse cyclus, waarin de medewerker en zijn manager minimaal vier gesprekken voeren over de ontwikkeling van de medewerker. Daarbij vinden wij het belangrijk om de klanten waar de medewerker is ingezet om hun mening te vragen. Op basis van de ontwikkelpunten stellen de medewerker en zijn manager een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) op. Samen worden de ontwikkelactiviteiten en de opleidingsbehoefte bepaald. Dit gaat om vakinhoudelijke kennis, klantkennis, certificering en de ontwikkeling van persoonlijke vaardigheden. Concreet betekent dit dat coaches worden aangesteld en cursussen, trainingen en examens worden geboekt om kennis te verhogen en competenties te ontwikkelen. Monitoring ontwikkelplannen De lijnmanager is eerstverantwoordelijke voor het monitoren van de ontwikkeling van zijn medewerkers en zorgt voor professionele begeleiding van de medewerker. Hiervoor is het persoonlijk ontwikkelplan één van de uitgangspunten. Om de ontwikkeling te monitoren heeft de lijnmanager minimaal vier gesprekken per jaar met de medewerker. In het eindejaar gesprek vindt de formele beoordeling plaats. Tijdens dit gesprek wordt eveneens de daadwerkelijke ontwikkeling van de medewerker afgezet tegen de afspraken in het ontwikkelplan. Deze evaluatie is onderdeel van het Human Performance Management (HPM).Klanten, waar de medewerker is ingezet, wordt om input gevraagd in de vorm van een formele beoordeling. Dit gebeurt aan het einde van het kalenderjaar of bij beëindiging van de opdracht. De resultaten van de HPM-gesprekken zijn weer input voor het POP van het volgende jaar. Op deze wijze ontstaat dus een cyclus van Plan, Do, Check en Act, waarin de persoonlijke en vaktechnische ontwikkeling van onze medewerkers centraal staat. Dit heet bij Ordina de HTM-/HPM-cyclus.

4.2.3 Onderzoeks- en ontwikkelingskosten Deze vraag geldt alleen voor Inschrijvers op perceel A, Ben/of C

2,5 4.3.1 Certificaten Deze vraag geldt voor alle percelen Voeg hier eventueel het certificaat toe

m

Kwaliteitscertificaat1.odf

Alternatief voor het certificaat, maximaal 1 A4 n.v.t.

4.3.2 Kwaliteitsniveau Deze vraag geldt voor alle percelen Maximaal 1 A4 Resourcemanagement Ordina garandeert het COA een hoog niveau van kwaliteit. Dit doen we door veel aandacht te schenken aan de gehele inzetketen, van aannamebeleid tot daadwerkelijke inzet bij het COA en de evaluatie daarvan. Deze aanpak werkt het beste ten aanzien van de kwaliteit en dat is in de praktijk ook gebleken. Wij garanderen dat wij op aanvragen snel en passende cv's aanbieden, dat kandidaten tijdig en goed voorbereid starten en dat ze begeleid worden tijdens hun opdracht voor het COA. Ook garanderen we continuïteit. Medewerkers worden niet vervangen tijdens hun opdracht. Mochten ingezette professionals onverhoopt wegvallen, dan bieden we adequate vervanging aan met een kosteloze inwerkperiode. Ordina's aannamebeleid is erop gericht medewerkers te selecteren die toegevoegde waarde kunnen bieden aan onze klanten, zoals het COA. Ordina werft kenniswerkers van HBO- of WO-niveau, die graag opdrachten uitvoeren bij klanten en zich verder willen en kunnen ontwikkelen, zodat ze van toegevoegde waarde blijven voor onze klanten. Daarbij kijken we goed naar de kennis die onze klanten vragen. Ordina's inzetbeleid is erop gericht de eisen en wensen van het COA optimaal te matchen met de competenties en skilIs van de medewerker. Hierbij worden zaken als cultuur en motivatie van even groot belang geacht als de inhoudelijke aansluiting bij de opdracht. Bij matching wordt het functieprofiel van de medewerker vergeleken met het gevraagde opleidings-, werken denkniveau, vakkennis, certificeringen, werkervaring en klantkennis. Vervolgens worden de door het COA gevraagde competenties gematcht met het competentieprofiel van de medewerker. Tenslotte worden reisafstand, contracturen en cultuur van het COA gematcht met het persoonlijke profiel van de medewerker.

https://login.commerce-hub.comlindex.cfm?skey=7B8CD07FE 12613C8146090F3 03 9...

24-7-2014


pagina 8 van 18

Bij het begin van de opdracht is het belangrijk om samen met de opdrachtgever de doelstellingen voor de Ordina professional te formuleren. Dit is de start van ons opdrachtmanagement. In het kader van continue verbetering wil Ordina het opdrachtmanagement intensiveren. Het doel van opdrachtmanagement is de kwaliteit van de inzet van de professional te verhogen. Dit gebeurt door vooraf heldere doelstellingen te formuleren en tussentijds te evalueren met de professional, zodat snel bijgestuurd kan worden indien nodig. De tevredenheid van het CaA over de kwaliteit van de dienstverlening meten we door middel van het Service Excellence Programma. Het Service Excellence Programma meet de klanttevredenheid door middel van interviews met stakeholders binnen het COA die iets kunnen zeggen over de kwaliteit van de dienstverlening van Ordina. Op basis van de verbeterpunten wordt een Continue Verbeter Plan (CVP) opgesteld. De accountmanager bewaakt de uitvoering van dit verbeterplan. Product/procesontwikkeling Ordina heeft de wijze van productontwikkeling en procesontwikkeling beschreven in haar IS09001 gebaseerde kwaliteitsmanagementsysteem. Daarbij worden marktstandaarden toegepast. Voor architectuur bijvoorbeeld is TOGAF leidend, ASL bij applicatiebeheer, Prince2 voor Projectmanagement. In gevallen waar geen adequate marktstandaard is, ontwikkelen we die zelf. Voor softwareontwikkeling hebben we bijvoorbeeld RUP op Maat ontwikkeld (www.rupopmaat.nl). Voor productkwaliteit van software hanteren we onder meer ISO 9126. Bij de inzet van medewerkers bij COA zijn de standaarden en methodieken die COA hanteert leidend. Wij garanderen dat wij medewerkers aan het COA aanbieden die kennis hebben van deze methodieken en standaarden. Daardoor is hun inzet bij het COA effectief. Kennismanagement/-archivering Ordina heeft een kennismanagementmethodiek ontwikkeld die zorgt voor het gecoördineerd uitvoeren van kenniscreatie, kennisvastlegging en kennisdeling. Ordina zorgt er voor dat al haar, bij het COA betrokken medewerkers, elkaar ondersteunen en samenwerken met medewerkers van het CaA. Kennisdeling wordt gefaciliteerd door de Ordina Wiki en de Smartportal. Hoe kennismanagement en kennisvastlegging gebeurt bij een specifieke opdracht, spreken we met het COA af tijdens de start van de opdracht. Hiermee is kennismanagement een onderdeel van opdrachtmanagement. Klachtenafhandeling/-evaluatie Ordina hanteert een klachtenprocedure die een vlotte, professionele en transparante afhandeling van klachten borgt. Wij garanderen een vlotte afhandeling. Dit betekent dat wij binnen drie werkdagen actie hebben ondernomen om het probleem weg te nemen en COA een voorstel hebben gedaan voor de verdere afhandeling van de klacht. Het doel van de klachtenprocedure is niet alleen om de klacht naar tevredenheid voor het CDA op te lossen. Het doel van de klachtenprocedure is een klacht naar tevredenheid (en liefst boven verwachting) op te lossen en maatregelen te treffen voor de verbetering van de dienstverlening. 4.3.3 Verbetering kwaliteitsniveau Deze vraag geldt voor alle percelen Maximaal 1 A4 Aanpak Ordina heeft een standaard aanpak om de kwaliteit van haar dienstverlening bij klanten te verbeteren. Hiervoor hanteert zij het Service Excellence Programma en het Continue Verbeter Plan. Tevens hanteert Ordina een aantal maatregelen die in het verleden goed gewerkt hebben om de kwaliteit te verbeteren. Het Service Excellence onderzoek 2011 vind op dit moment plaats bij het CaA. Service Excellence Programma Ordina meet de tevredenheid van het COA over de totale dienstverlening door middel van klanttevredenheidsonderzoeken uit het Service Excellence Programma. De klanttevredenheid meten we via persoonlijke interviews met minimaal vijf respondenten bij het COA. De respondenten kunnen zowel vertegenwoordigers vanuit ICT, inkopers als de business zijn. Samen met het COA zullen we bepalen wie het beste geïnterviewd kunnen worden. Door middel van de interviews onderzoeken wij uw mening over negen KPI's. Het totaal van deze individuele KPI's geeft het onderzoek een eindscore: de Klant Tevredenheids Index (KTI). We analyseren zowel de KTI per klant als de KTI per sector. Binnen de sector Public scoort Ordina doorgaans tevreden en zeer tevreden. Continue Verbeter Plan (CVP) Ordina rapporteert aan het COA over haar prestaties op basis van prestatie-indicatoren. Dit geeft een beeld van de kwaliteit van de dienstverlening. Met reguliere overleggen ten aanzien van de kwaliteit benoemen het COA en Ordina samen acties voor het verbeteren van het niveau van de dienstverlening. Deze verbeteracties worden vastgelegd in het Continue Verbeter Plan (CVP). In de overleggen bespreken Ordina en het COA de voortgang van het CVP. Verdere maatregelen • Ordina organiseert regelmatig kennissessies met onze klanten, waar inhoudelijke aandachtspunten rondom methoden/technieken en standaarden gepresenteerd worden met bevindingen van beide kanten. • In rondetafelconferenties wordt de actualiteit rondom bepaalde thema's en ontwikkelingen in de markt besproken. Er worden bij Ordina intern ook lezingen en presentaties rondom vakspecialistische kennis gehouden. Het COA wordt minimaal 2 maal per jaar uitgenodigd voor dit soort sessies. Door de jarenlange band met het COA kan Ordina deze sessies specifiek op het COA toegesneden aanbieden. • Een belangrijke bijdrage aan de kwaliteitsverbetering wordt gevormd door het verder vormgeven van de samenwerking tijdens de uitvoering van opdrachten. Vooraf wordt een gezamenlijk gedragen aanpak afgesproken. De kennis van Ordina, aangevuld met de domeinkennis van de COA-medewerker, zorgt enerzijds voor een beter resultaat in de opdracht en anderzijds voor het uitbreiden en borgen van de kennis en ervaring van de eigen COA-medewerkers. Het doel hiervan is dat de kennis over de geleverde producten, de ideeën erachter, de gehanteerde methoden en technieken en vooral ook de gebruiksdoelen van de producten door de gezamenlijke aanpak en uitvoering van de opdracht geleidelijk worden verankerd binnen de COA-organisatie. • Tenslotte wordt met periodieke evaluaties de kwaliteit gemeten en bijgestuurd. Regelmatig worden door individuele medewerkers evaluatie- of voortgangsgesprekken gehouden met de opdrachtgever. Hieruit volgen verbeterpunten die direct worden opgepakt. Elk kwartaal wordt de mantel brede dienstverlening geëvalueerd en worden eventuele verbeteracties benoemd en uitgevoerd. Bij Ordina vindt tenslotte ook jaarlijks een interne overall evaluatie plaats van de afgeronde opc:lralchten. De op schrift vastgelegde interne evaluaties en klantevaluaties vormen hiervoor de basis. De bevindingen worden vastgelegd en in teammeetings besproken. Toepasbaarheid voor het caA Om kwalitatief goede dienstverlening te kunnen blijven leveren, moet ardina de dienstverlening aan kunnen passen aan veranderende omstandigheden binnen het COA. In het strategisch overleg bespreken we daarom graag de ontwikkelingen binnen het COA. Hierdoor kunnen wij onze dienstverlening afstemmen op de veranderingen binnen het COA. Het is dan mogelijk om de prestatie-indicatoren tijdens het contract aan te passen aan zaken die het COA als opdrachtgever belangrijk vindt. De wijze waarop kwaliteitsaudits, -toetsen of klantevaluaties worden uitgevoerd en auditresultaten worden gebruikt als verbeteringsinstrument; De resultaten van de klanttevredenheidsonderzoeken gebruikt Ordina om voor het COA een Ordina Verbeter Actie Plan (OVAP) op te stellen. De directie van Ordina is samen met de accountmanager voor het COA verantwoordelijk voor de verdere uitwerking en opvolging ervan. Als laatste stap vragen we het COA of dit daadwerkelijk tot verbetering heeft geleid. Door de directe terugkoppeling aan het COA kan het COA de voortgang van het Service Excellence Programma monitoren. 4.3.4 Klachtenprocedure Deze vraag geldt voor alJe percelen Maximaal 1 A4 Procedure De accountmanager is het primaire aanspreekpunt voor het COA en neemt een klacht direct in behandeling. Als eerste stelt de


24-7-2014


pagina 9 van 18

accountmanager vast of hij/zij de klacht direct kan oplossen. Hij probeert samen met het COA tot een aanvaardbare oplossing te komen en ziet erop toe dat de afgesproken maatregelen ook daadwerkelijk worden nageleefd. Indien de klacht niet direct kan worden opgelost, meld de accountmanager de klacht aan het management en start vervolgens de formele klachtenprocedure. Onze afdeling Business Assurance ziet toe op de uitvoering van de klachtenprocedure en de verspreiding van kennis omtrent de klacht en de afhandeling daarvan. De klachtenprocedure wordt hieronder kort beschreven: . 1. Ontvangen en registreren klacht: Het COA dient mondeling, via een brief, per mail of fax een klacht in bij de accountmanager. Deze schakelt onze afdeling Business Assurance in. Classificeren en toewijzen klacht: De Business Assurance Manager registreert en classificeert de klacht. Hij wijst de klacht toe , aan een klachteigenaar, die de verdere afhandeling verzorgt. Dit borgt dat er sprake is van functiescheiding. Diagnosticeren klacht en bepalen oplossing: De klachteigenaar maakt een diagnose van de klacht, bepaalt de oplossing met j de aanpak voor realisatie, zowel op korte termijn als structureel en treedt in overleg met het COA hierover. !:;14. Bepalen (aanvullende) acties en sturen op realisatie: De klachteigenaar regelt nu de verdere behandeling van de klacht. Hij 1 bewaakt de voortgang en de communicatie, zowel intern naar ons management als naar het COA. 15. Verifiëren tevredenheid klant en afsluiten klacht: Als de nodige maatregelen genomen zijn, neemt de klachteigenaar contact J op met de klant om te verifiëren of deze tevreden is met de manier waarop de klacht is afgehandeld. Bij tevredenheid worden de ~ geleerde lessen geadministreerd voor verdere interne verspreiding. 6. Signaleren procesafwijkingen : De Business Assurance Manager bewaakt dat de afhandeling in lijn met deze procesbeschrijving en conform afspraken afgehandeld wordt. \ Door het management van Ordina wordt een klacht gemonitord en besproken tijdens het reguliere managementoverleg. Doel .~ hiervan is om te bepalen of er op basis van een binnengekomen klacht aanvullende maatregelen nodig zijn. Tevens wordt J hiermee geborgd dat de oplossing als kennis in de organisatie ingebracht wordt. ~ Relatiemanagement Ordina hecht veel belang aan goed relatiemanagement. Relatiemanagement bevordert het vertrouwen en legt daarmee een ~ solide basis voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het relatiemanagement begint bij het primaire aanspreekpunt voor het COA, de accountmanager. Deze spreekt met het COA en de door Ordina ingezette medewerkers, en kan hierdoor sturen op de I positieve ontwikkeling van het partnerschap met het COA. Door de aangebrachte functiescheiding bij klachtafhandeling borgt Ordina dat de relatie met het COA onafhankelijk van de klacht bewaakt kan worden door de accountmanager. Deze is daardoor in staat buiten de klachtafhandeling een oor en een partner te zijn van het COA. De dienstverlening loopt bij een klacht vanzelfsprekend door. Bovendien 'maakt dit de kwaliteit van de klachtafhandeling bespreekbaar voor het COA. •• Bovenstaande wordt verder ondersteund door de support van de Ordina Directie bij een klacht. Het kan zijn dat de klacht de I: ~ accountmanager betreft (of de klachteigenaar). De Ordina Directie neemt dan (tijdelijk) de rol van de accountmanager over om 1 vertrouwen te herstellen met het COA. Proactieve benadering van organisatie om klachten/problemen te identificeren en op te lossen ~ De accountmanager is er onder meer voor om door middel van sterk relatiemanagement, klachten te voorkomen. Hij bespreekt immers periodiek de opdrachtuitvoering met het COA, maar spreekt ook de medewerkers regelmatig. In een vroeg stadium worden eventuele knelpunten onderkend en kunnen maatregelen worden getroffen. •• Ons Service Excellence Programma is onze primaire methodiek om eventuele klachten voor te zijn. Nochtans is dit niet volledig i dekkend. Volledige dekking wordt verkregen door reguliere overleggen tussen het COA en Ordina waarin de kwaliteit van dienstverlening (inclusief het Continue Verbeter Plan) wordt besproken. Knelpunten en potentiële problemen worden zo direct duidelijk en kunnen aangepakt worden ter voorkoming van een klacht. Ook het klachtenproces zelf wordt gebruikt ter voorkoming van klachten. Het doel van de klachtenprocedure is een klacht naar tevredenheid (en liefst boven verwachting) op te lossen en maatregelen te nemen voor de verbetering van de dienstverlening. ~ Zo wordt voorkomen dat een soortgelijke klacht in de toekomst nogmaals optreedt.

I'13.·.2. i

I I i,'

•1:,'

j

I i

I! I ·1.:'

4.3.5 Klanttevredenheidsonderzoeken Deze vraag geldt voor alle percelen Maximaal 1 A4 Resultaten klanttevredenheidsonderzoeken Ordina meet de tevredenheid van haar klanten over de totale dienstverlening door middel van het Ordina Klant Tevredenheids Onderzoek (OKTO) van het Service Excellence Programma. Dit programma heeft als doel om zowel Ordina-breed als per klant de kwaliteit van de dienstverlening structureel te meten en te verbeteren. Door middel van interviews wordt er op een selectie aan KPI's een score en een mate van belang toegekend door de klant. Deze informatie wordt gebruikt om een verbeterplan op te stellen voor de betreffende klant. De KPI's zijn bewust niet nader gedetailleerd omdat verschillende klanten en functionarissen binnen de klant hier vaak verschillend over denken. Dat gegeven is voor ons klanttevredenheidsonderzoek juist essentieel. De KPI's zijn: 1. Nakomen gemaakte afspraken 2. Oplossen van geconstateerde problemen 3. Klantgerichtheid 4. Proactiviteit 5. Innovatie 6. Branchekennis 7. Bereidheid om bestaande contracten te verlengen 8. Algemene tevredenheid 9. Bereidheid om als referentie te dienen Naast scores op deze individuele KPI's geeft het programma een eindscore: de Klant Tevredenheids Index (KTI). We ,analyseren zowel de KTI per klant als de KTI per sector. Binnen de sector Public scoort Ordina tussen tevreden en zeer tevreden. Service Excellence bij het COA Het COA had altijd al haar eigen evaluatiegesprekken vanuit het bestaande raamcontract. In 2011 is besloten ook ons eigen klanttevredenheidsonderzoek bij het COA uit te voeren met zeven functionarissen. Deze gesprekken zijn inmiddels ingepland en deels uitgevoerd. Resultaten Aangezien de onderzoeken niet anoniem worden uitgevoerd, kan Ordina de daadwerkelijke resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken niet tussen klanten onderling delen. Overkoepelend kan Ordina wel aangeven wat de hoofdresultaten waren (KTI) en overkoepelend de bevindingen van (anonieme) klanten. Hieronder volgen de resultaten van de klanttevredenheidsonderzoeken die we vanaf 2009 hebben uitgevoerd bij organisaties die vergelijkbaar zijn met het COA. Met vergelijkbare organisaties bedoelen we org?lnisaties binnen de Rijksoverheid. De Klant Tevredenheids Index (KTI) voor 2011 is gemiddeld 45 op een schaal van 10 (ernstig probleem) tot 60 (excellent) en laat sinds 2009 een opwaartse trend zien. Dat betekent dat onze klanten binnen de Rijksoverheid tevreden tot zeer tevreden zijn over de dienstverlening van Ordina en dat de tevredenheid een opwaartse trend laat zien. De belangrijkste bevindingen binnen het domein Public tussen 2009 en 2011: " Mate van innovatie In 2009 liet het klanttevredenheidsonderzoek zien dat Ordina gemiddeld laag scoorde op de KPI Innovatie. Deze bevinding is meegenomen in de jaarplanning van Ordina ten aanzien van onze (toendertijd) toekomstige proposities. Dit heeft geleid tot een verhoogde aandacht voor de ontwikkeling en het uitdragen van nu veel gevraagde innovaties als Portal op Maat en onze vernieuwende kijk op management dashboards (zie verder in deze offerte). • Algemene tevredenheid Bij de start van ons Service Excellence Programma liep de algemene tevredenheid bij sommige nieuwe klanten achter ten opzichte van bestaande klanten. Hierdoor is Ordina meer aandacht aan de dienstverlening gaan besteden bij de start van het


24-7-2014


pagina 10 van 18

I contract. Hierdoor kwamen de medewerkers sneller op stoom en steeg deze KPI bij volgende nieuwe klanten. I Meer informatie is te vinden in de flyer Service Excellence 2011 in de bijlage van deze vraag.

m

Service Excellence flyer 20112.pdf

Gunningscriteria 5.1.1.1 Inspelen toekomstige ontwikkelingen Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Interpretatie Bij de interpretatie van deze vraag gaan wij ervan uit dat u de veranderingen in de systemen bedoelt die gebruikt worden in de samenwerking tussen het COA en Ordina en het uitvoeren van de mantelovereenkomst met het COA. Flexibiliteit om administratief en procedureel te veranderen Ordina is gewend om in te spelen op ontwikkelingen bij klanten en zich flexibel aan te passen aan veranderingen op het gebied van gehanteerde systemen, zoals vigerende interne procedures, informatiesystemen, projectadministratie en bijbehorende administratieve formulieren en templates. Ordina heeft ongeveer 70 mantelovereenkomsten met overheidsorganisaties en heeft haar eigen systemen, procedures en administraties zo ingericht dat we tegemoet komen aan de specifieke eisen van onze klanten. Vermogen om te anticiperen In de overleggen tussen Ordina en het COA bespreken we de actuele en toekomstige ontwikkelingen binnen het COA. Hierdoor kunnen we adequaat inspelen op veranderingen. Natuurlijk maken we ook gebruik van onze medewerkers binnen het COA. De Ordina-medewerker Albert Eisinga voert momenteel voor het COA veranderingen door in het kader van het programma performance en is op de hoogte van de veranderingen aan systemen. Doordat hij regelmatig contact heeft met de accountmanager kan Ordina anticiperen op de veranderingen binnen het COA. Snelheid van handelen Ordina is er op ingericht zich snel aan te passen aan de systemen en werkwijze van klanten waarmee wij een mantelovereenkomst hebben voor inhuur. De administratieve processen rond de inhuur van medewerkers worden binnen Ordina afgehandeld door de aJlocatiedesk. De allocatiedesk is in staat om veranderingen in de werkwijze, administratieve procedures en het gebruik van sjablonen binnen één week door te voeren. Concreetheid van de omschreven verandering De verandering die het COA binnenkort door zal voeren is het elektronisch aanleveren van de bestelorders. Dit vereenvoudigt de samenwerking tussen het COA en Ordina. Deze verandering vraagt verder geen aanpassingen binnen de organisatie van Ordina. Als wij breder kijken dan zien wij ontwikkelingen binnen de overheid om rijksbreed elektronisch in te kopen en facturen te betalen. Ordina bouwt in opdracht van Logius een nieuwe rijksbrede e-purchasing voorziening. Doordat wij sterk betrokken zijn en bijdragen aan de ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid, kunnen wij goed anticiperen op deze ontwikkelingen. Uitleg eerdere ervaringen/suggesties In het verleden heeft het COA offerteaanvragen inzake detachering rechtstreeks vanuit diverse behoeftestellers binnen Managed Services ICT laten opstellen. Sinds 2010 worden uitvragen en contractuele zaken in verband met IT Beheer structureel en centraal geregeld vanuit het COA contractmanagement. Daarnaast is het nog steeds mogelijk om de behoeftesteller te benaderen voor de bespreking van de sourcing en de inhoud van de opdrachten. De aanbeveling voor het COA zou zijn om centralisatie van contractmanagement verder door te voeren voor de andere afdelingen binnen het COA (MS). Bereidheid best-practices voor te stellen Ordina is altijd bereid best practices voor te stellen. Een van de best practices die Ordina voorstelt is om voor het beheer van de mantelovereenkomst en Nadere Overeenkomst de methodiek CATS CM voor contractmanagement (CM) te hanteren, voor zowel het COA als Ordina. Dit draagt bij aan een succesvolle besturing van de contracten. Buiten het delen van een gemeenschappelijke tooi en de daaromheen ingestelde procedures, levert een dergelijk middel de mogelijkheid de oneffenheden en scherpe randen rond contractmanagement aan te passen en fijn te slijpen. Dit levert zowel kwalitatieve (snelheid van doorloop en handelen, groei van onderling begrip) als kwantitatieve (alle contracten op dezelfde wijze, leverancier onafhankelijk) voordelen. 5.1.1.2 Veranderingsmanagement Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Visie op verandermanagement Het COA is geneigd snel in te spelen op veranderende omstandigheden. Daarin schuilt de kracht van de organisatie, maar tegelijk ook de kwetsbaarheid. Eerder bereikte resultaten kunnen immers gemakkelijk, vaak onbewust, losgelaten worden door de gevoelde urgentie en zich te richten naar nieuwe omstandigheden. Borging van bereikte resultaten is bij het COA extra belangrijk. Ordina kan het COA met deze borging optimaal ondersteunen. Verandermanagement vormt voor Ordinamedewerkers een bijna onlosmakelijk deel van hun werkzaamheden. Zij hanteren hiervoor een maatwerkaanpak met diverse ondersteunende modellen en methoden, waaronder: • De 'Waarden gedreven organisatie'. De essentie van dit door Ordina ontwikkelde 'piramidale' concept is dat er op diverse niveaus in de analyse balans wordt gevonden tussen individu en organisatie. • 'Door Implementeren Succes Creëren' (DISC) is een door Ordina doorontwikkelde methode waarin zeven aspecten worden onderscheiden die van doorslaggevend belang zijn voor een succesvolle implementatie: resultaten en verwachtingen, plannen en sturen, opleiden en trainen, ontwerpen en inrichten, communiceren en verankeren (borgen). • The Ordinary Process Simulator' (TOPS) is een simulatietechniek voor bedrijfsvoering waarin met de medewerkers de gehele procesketen wordt doorlopen. Dit kan zowel een bestaand proces zijn, waarin naar verbetermogelijkheden wordt gezocht, als een voorgenomen proces(wijziging). TOPS kweekt, zo is onze ervaring, begrip tussen de verschillende procesactoren. Aandacht voor cultuurtrajecten Cultuur draait om zingevingsvraagstukken, gewoonten, ongeschreven regels, houding en gedrag, rituelen en waarden. Wij bezien cultuur in samenhang met de structuur en strategie van het COA. Cultuurtrajecten zijn niet te isoleren van de structuur en strategie. De Ordina-medewerkers baseren hun keuze voor veranderingsproces, -interventies en ondersteunende modellen altijd op de organisatie specifieke cultuuraspecten. Verandermanagement richt zich op mensen; dit geld voor het COA des te sterker door de grote verbondenheid die de medewerkers bij het COA met hun werk hebben. Betrokkenheid opdrachtgever Het COA is zelf de trekker van de verandering. Ordina kan hierin alleen ondersteunend zijn. Het COA dient zelf uit te stralen wat zij met de verandering beoogt te bereiken en zelf intern het voorbeeld te geven. Draagkracht is de belangrijkste factor en veelal de basis voor geslaagde veranderingstrajecten. Communicatie over de verandering moet langs alle beschikbare kanalen lopen: Coaweb, vergaderingen, mail. Zeer belangrijk is dat alle producten (Beschrijvingen, handleidingen, trainingen) op elkaar afgestemd zijn, zowel in de planning als inhoudelijk. Onderscheidend vermogen Ordina De dienstverlening van Ordina stopt niet bij de oplevering van een strategisch of tactisch advies met een daaraan gekoppeld


24-7-2014


pagina 11 van 18

veranderingsplan. De dienstverlening omvat ook juist ondersteuning en begeleiding bij de uitvoering en de implementatie van veranderingstrajecten. Eén van de kernbegrippen in dit proces is 'duurzaamheid'. Het gaat niet alleen om de verandering op zich, maar ook om de verankering ervan in de organisatie. Ordina ziet haar onderscheidend vermogen in het feit dat wij sterk zijn in het doorvoeren van veranderingen op de werkvloer. Daarnaast onderscheidt Ordina zich door toegevoegde waarde te leveren door waar mogelijk haar visie te geven op COA vraagstukken. Het COA is in sterke mate een pragmatische 'hands on' organisatie. Hierdoor werkt een pilot-achtige aanpak (eerst zien en dan geloven) in de regel beter dan een aanpak waarin eerst concepten uitgewerkt worden. De uitdaging voor het verandermanagement hierin is, dat scherp bewaakt wordt dat het resultaat binnen de gestelde randvoorwaarden blijft, met name architectuurprincipes. Bovendien is een heldere doelformulering van groot belang en dient er een duidelijke, in meetbare termen geformuleerde business case te zijn. Verandermanagement in plan van aanpak In iedere PID en/of PvA voor een verandering is aandacht voor de impact van de verandering op de organisatie en de wijze waarop de verandering wordt doorgevoerd en verankerd in de organisatie. Bij Ordina begint iedere verandering met en zogenaamde adoptiefase, waarin het erom gaat de juiste mensen te betrekken en te enthousiasmeren. Belangrijk is dat duidelijk wordt binnen welke context de verandering plaatsvindt. Indien een verandering 'pijn' met zich meebrengt, moet dat vanaf het begin duidelijk zijn bij allen. De adoptiefase wordt effectiever naarmate de betrokkenen de verandering daadwerkelijk mee vormgeeft. Hierdoor worden zij de ambassadeurs van de verandering. Zijn er meerdere organisatieonderdelen bij de verandering betrokken, is het zaak per onderdeel een ambassadeur aan te wijzen die de weg voor de verandering voorbereidt. Helderheid specifieke rollen/taken Samen met onze opdrachtgevers geven wij vorm aan onze dienstverlening. Een actieve betrokkenheid van de opdrachtgever is essentieel bij het creëren van draagvlak. In veranderprocessen ziet Ordina een specifieke rol voor de opdrachtgever en voor de groep van leidinggevenden van het COA weggelegd. Wij verwachten van hen een voorbeeldfunctie en steun in het proces.

5.1.1.3 Spanningsveld Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Ordina hanteert altijd als uitgangspunt dat het belang van COA voorop staat. De missie van Ordina is klanten te helpen bij het realiseren van hun strategische doelstellingen, het oplossen van maatschappelijke vraagstukken en het toevoegen van waarde. Dit houdt in dat Ordina voor haar klanten een betrouwbare en loyale partner wil zijn. Het uitgangspunt dat het belang van de klant centraal staat, is daarom onderdeel van onze bedrijfscultuur. Dit is ook vertaald naar onze regels waar de medewerker zich aan moet houden: het integriteitsbeleid. Het integriteitsbeleid verplicht de medewerker melding te maken van belangenverstrengeling. Wanneer daar sprake van is dan neemt Ordina in overleg met het COA passende maatregelen die borgen dat het belang van het COA wordt behartigd. Daarnaast is ook de accountmanager alert op mogelijke belangenverstrengeling. Voor adviesopdrachten onderschrijven wij de gedragscode van de Raad van Organisatieadviesbureaus (ROA). De ROA heeft een gedragscode opgesteld waarnaar adviseurs dienen te handelen. Loyaliteit, onafhankelijkheid en integriteit vormen belangrijke aspecten van deze gedragscode. De adviseur is altijd loyaal aan zijn opdrachtgever en zet zich in om de opdracht tot een goed einde te brengen voor de opdrachtgever. Onafhankelijk betekent dat hij geen feiten of inzichten weglaat met het oog op eigen voordeel of dat van Ordina. Integriteit houdt onder andere in dat daar waar belangen conflicteren, het belang van het COA voor gaat. Het kan voorkomen dat de adviseur niet voldoet aan de verwachtingen die u als opdrachtgever heeft. Ook kan het zijn, dat de inbreng die de adviseur levert vanuit zijn deskundigheid en/of onafhankelijkheid op gespannen voet staat met heersende overtuigingen of meningen in uw organisatie. In dergelijke situaties vragen wij het COA dit direct bij de accountmanager te melden. De accountmanager kijkt welke mogelijkheden er zijn om het vertrouwen in de adviseur te herstellen. Als dit niet helpt dan wordt in goed overleg besloten om de consultant van de opdracht af te halen en te vervangen door een andere consultant. Rapportage aan opdrachtgever. De manier waarop de adviseur verantwoording aflegt en rapporteert, wordt bij de aanvang van de opdracht met het COA afgesproken. Rapportage aan het COA moet tijdig, volledig en juist zijn. In de gedragscode van de ROA wordt dit onafhankelijkheid genoemd. Onafhankelijk betekent dat de adviseur geen feiten of inzichten weglaat met het oog op eigen voordeel of dat van Ordina. Indien Ordina constateert dat mogelijk sprake is van een spanningsveld, bespreekt de accountmanager dit met het COA. De hierop volgende afspraken worden door de accountmanager aan het COA en binnen Ordina gerapporteerd. Mate van openheid t.a.v. toegevoegde waarde advies/ondersteuning De adviseur moet, voordat hij met de opdracht start, zich op de hoogte stellen van de verwachtingen van het COA. Dit gebeurt bij het aanbieden van het cv van de adviseur en tijdens het intakegesprek. Tijdens het intakegesprek stellen wij met het COA vast of de adviseur de juiste kennis en ervaring heeft om de opdracht succesvol af te ronden en of hij toegevoegde waarde heeft voor het COA. Een adviseur die geen toegevoegde waarde kan leveren voor het COA zal dit direct laten weten. Het past niet in onze adviescultuur om opdrachten te aanvaarden waarbij twijfel is over de toegevoegde waarde van de adviseur. Standaard heldere instructies/beleid of gedragscode voor personeel t.a. v. belangenconflicten Ordina heeft een integriteitsbeleid waarin duidelijke instructies zijn opgenomen ten aanzien van belangenconflicten. Het integriteitsbeleid verplicht de medewerker melding te maken van belangenverstrengeling. Ordina neemt dan in overleg met het COA passende maatregelen die borgen dat het belang van het COA wordt behartigd. Bovendien onderschrijft Ordina de gedragscode van de ROA en zorgt er voor dat De adviseurs kennen de gedragscode en handelen naar deze gedragscode. Ordina is al jarenlang lid van de ROA en participeert actief in het bestuur. De gedragscode is daarmee onderdeel van de adviescultuur geworden binnen Ordina, waarbij er een mechanisme van sociale controle is ontstaan tussen de adviseurs van Ordina onderling.

5.1.1.4 Samenwerking in geval van wrijving op de werkvloer Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Procedure vervanging Wanneer het COA aangeeft dat de samenwerking niet constructief verloopt, zal Ordina dat niet ter discussie stellen. Wij gaan ervan uit dat het COA, als opdrachtgever, eerst met de Ordina-medewerker spreekt en deze de kans geeft de situatie te verbeteren. Mocht dit niet blijken te werken, dan wordt melding gemaakt bij onze accountmanager voor een aspraak tussen beiden. Belangrijk is de medewerker bewust te maken dat zijn werkwijze niet bijdraagt aan zijn persoonlijke effectiviteit en zijn functioneren. Wanneer de medewerker inziet dat hij zijn gedrag moet veranderen dan zijn er nog mogelijkheden. In dat geval vinden wij het belangrijk dat de opdrachtgever bij het COA en de medewerkerin een persoonlijk gesprek het vertrouwen naar elkaar uitspreken en afspraken maken voor het succesvol afronden van de opdracht. Ordina zal deskundige ondersteuning bieden door coaching of schaduwmanagement te organiseren. Wanneer er geen vertrouwen is tussen de medewerker en de opdrachtgever bij het COA, zal Ordina voorstellen de medewerker direct van de opdracht te halen en te vervangen. Om te zorgen dat het COA daarvan geen hinder ondervindt, zal hij zijn kennis vastleggen en zijn opvolger inwerken. Van belang is te achterhalen wat de oorzaak is van de niet-constructieve samenwerking. Het gaat daarbij vooral om het scherp krijgen van diverse elementen van 'geschiktheid voor de opdracht bij het COA'. Hierdoor wordt een basis gelegd voor de verbetering van het matchingsproces. We kijken daarbij welke eigenschappen het COA zoekt, zoals initiatiefrijk, collegiaal, professioneel doortastend, vasthoudend, en of de beelden die Ordina daarbij heeft hetzelfde zijn als die van het COA.

https://login.commerce-hub.comlindex.cfm?skey=7B8CD07FE12613C8146090F3039...

24-7-2014


pagina 12 van 18

Voorwaarden wanneer een adviseur/manager vervangen moet worden De belangrijkste voorwaarde is dat de wens tot vervanging uitgesproken wordt. Dit kan vanuit het COA of proactief door de ingehuurde medewerker. Er wordt dan direct overgegaan tot vervanging. Voorwaarde daarbij is dat de te vervangen medewerker zijn opdracht en kennis adequaat overdraagt aan zijn opvolger. Het COA bepaalt of zij nog een adviseur van Drdina wenst in te huren of een vervanger zoekt bij een andere partij. Uitwisselbaarheid en flexibiliteit bij vervanging Tijdens het onderzoek gaat Drdina expliciet in op de verwachtingen van de opdrachtgever over de competenties van de vervangende adviseur of manager. Waaraan moet deze vervanger voldoen om alsnog tot een constructieve samenwerking te komen? Zodra de verwachtingen helder zijn, brengt de accountmanager direct de Allocatiedesk van Ordina in stelling om een vervangende kandidaat aan te bieden. In feite treedt dan ons reguliere selectie- en allocatieproces in werking. Met een flexibele opstelling voert Ordina het vervangingsproces versneld uit. Er is immers sprake van een acute situatie. Belang van organisatiesensitiviteit Van professionals die ingezet worden bij het COA verwachten wij een hoge mate van organisatiesensitiviteit en een open en flexibele houding. Dit draagt bij aan hun persoonlijke effectiviteit en hierop worden zij tijdens hun functioneringsgesprek mede beoordeeld. We besteden in de selectie van kandidaten voor een opdracht bij het COA ook altijd aandacht aan de cultuur van het CDA en het gewenste gedrag. Drdina medewerkers die aangeboden worden bij het CDA worden vooraf ook gebriefd door andere Drdina medewerkers die al bij het CDA werkzaam zijn. Wanneer een opdrachtgever de samenwerking als onvoldoende ervaart, dan is dat voor Drdina aanleiding om hierop actie te ondernemen in de begeleiding van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Onderzoek naar oorzaak van onvoldoende constructieve samenwerking Bij onvoldoende constructieve samenwerking is het essentieel eerst de oorzaak vast te stellen. De accountmanager van Ordina doet onderzoek naar het hoe en het waarom van de mismatch. In dat onderzoek betrekt hij de opdrachtgever, de adviseur in kwestie, de betrokken medewerker van Bureau Inkoop en eventuele andere relevante personen van het CDA. Indien de accountmanager door omstandigheden zelf 'teveel partij' is, dan voert een andere ervaren accountmanager het onderzoek uit. De accountmanager gaat transparant te werk en opereert nadrukkelijk vanuit het beginsel van hoor en wederhoor. De uitkomsten worden breed binnen Ordina (accountmanagement, allocatiedesk) en het CDA verspreid, zodat er lessen uit getrokken kunnen worden. Dit gebeurt op anonieme wijze. Compensatie bij onjuiste matching van adviseurs en managers Indien een adviseur of manager evident niet heeft gefunctioneerd, crediteren wij, uiteraard in overleg, een deel van de in rekening gebrachte uren. Ook nemen wij dan de inwerktijd van de nieuwe Drdina adviseur voor onze rekening. In de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer draait het om de interactie. In geval van een gedeelde 'schuld' zoeken wij in nauwe samenwerking met het COA naar een voor beide partijen acceptabele oplossing. 5.1.2.1 Overdracht opdrachtproducten Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Overdracht van werkzaamheden en documentatie rondom op te leveren producten en of diensten vindt altijd plaats in overleg met het COA. Bij de aanvaarding van de opdracht worden over de overdracht afspraken gemaakt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Onderdeel van deze afspraken zijn: • de momenten van overdracht; • de acceptatiecriteria; • de eisen die over en weer worden gesteld om de overdracht soepel te laten verlopen; • de producten die moeten worden overgedragen; • de informatie die wordt overgedragen; • de opbouwen wijze van overdracht van het projectdossier. In het bij de opdracht behorende Plan van Aanpak worden de gemaakte afspraken over de overdracht expliciet opgenomen, inclusief de daarvoor benodigde tijd. Hierdoor is vanaf het begin van een opdracht duidelijk op welke momenten en in welke vorm overdracht dient plaats te vinden. Op de momenten van overdracht wordt, aan de hand van de aan het begin van het traject gemaakte afspraken, de overdracht gerealiseerd. Hiermee worden verstoringen, bijvoorbeeld in de vorm van vertraging of informatieverlies door overdracht voorkomen. Ordina professionals voeren opdrachten voor het COA uit. Ordina zal het CDA er continu op triggeren medewerkers van het COA bij deze opdrachten te betrekken; enerzijds vanuit hun expertise als input en anderzijds om opgedane kennis aan hen weer over te dragen. Bij het overdragen van werkzaamheden, afspraken, adviezen en documentatie wordt rekening gehouden met de bij het COA geldende acceptatiecriteria. Er wordt door de betreffende Ordina medewerker een implementatieplan gemaakt waarin aandacht is voor kennisborging in de beheerorganisatie; dit is een continu proces. Om dit proces te formaliseren worden, voorafgaand aan de opdracht, afspraken gemaakt tussen het COA en Ordina met betrekking tot de wijze van oplevering en de acceptatie daarvan door de beheerorganisatie van het COA. Aan het einde van de opdracht, wanneer het moment van overdracht is aangebroken, zal er een cont~ctmoment zijn waarbij het COA en Ordina verifiëren of aan de eerder gemaakte afspraken is voldaan. Hierin komt ook de absorptie van het eindresultaat ter sprake en is er aandacht voor communicatie naar alle betrokken partijen binnen het COA, instructie van de Service Desks, en assisteren bij de opstelling van nazorg- en supportcontracten met derde leveranciers en overeenkomsten in het kader van Service Level Management. Een en ander wordt vastgelegd in een overdrachtsdocument waarin een stappen- en activiteitenplan wordt opgeleverd dat de sturing door het COA ondersteunt. Bij de overdracht zal rekening worden gehouden met de bij het COA aanwezige en beschreven processen, processtappen en werkinstructies. Overdrachtsdocumenten worden geschreven in begrijpelijk Nederlands en bevatten alleen die informatie die noodzakelijk is om kwalitatieve in beheer name te garanderen. Desgewenst kan gebruik worden gemaakt van de bij het COA in gebruik zijnde portaalfunctionaliteit om één en ander te communiceren, uit te dragen en vast te leggen. 5.1.2.2 Spanningsveld draagvlak Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Visie Indien er discrepantie ontstaat tussen de mate van kwaliteit van een oplossing en mate van acceptatie (of draagvlak) is het belangrijk daar de oorzaak van te achterhalen. In de visie van Ordina bepaalt de oorzaak veelal ook aanknopingspunten voor de oplossing van het ontstane spanningsveld. Deze discrepantie kan ontstaan door verschillen in verwachtingspatroon tussen het COA en Drdina. Het kan dan gaan om een verkeerde interpretatie van de requirements of een te hoge verwachting ten aanzien van de eindresultaten. In de gevallen waar er interpretatiefouten geconstateerd worden, is het efficiënter een stap terug te doen om de kwaliteit van de oplevering te verbeteren. Een interpretatiefout leidt immers tot het niet goed naleven van de vereisten van de opdracht. Verwachtingen zijn moeilijker te managen. Vaak ontstaan verkeerde verwachtingen door onzorgvuldigheid bij het opstellen of aanreiken van de requirements van een product of een onvoldoende uitleg van de verwachtingen, waardoor er een verschil in beeld ontstaat van de op te leveren producten. Feitelijk is dan het product volgens specificatie opgeleverd maar voldoet het niet. In dergelijke gevallen is het efficiënter het product verder door te ontwikkelen en met changes naar de juiste functionaliteit groeien. Hiervoor is een aanpassing van draagkracht nodig. Het grootste risico is echter dat men, ondanks onderling overleg tussen het COA en Ordina, er niet uitkomt. Dit brengt het additionele risico met zich mee dat de onderlinge verhouding verslechtert, wat voor zowel het COA als Ordina geen goede zaak


24-7-2014


pagina 13 van 18

is. De belangrijkste voorwaarde is een professionele houding en opstelling van beide partijen. Een goed partnerschap bestaat eruit elkaar te respecteren en steunen, waar de fout ook ligt. Met andere woorden, voor het oplossen van de geschetste discrepantie is draagvlak nodig dat invulling krijgt door vertrouwen en een positieve instelling. Ordina wil dan ook, in het geval van een dergelijk probleem, de juiste oplossing. Dat gaat alleen met onderzoek naar de oorzaak. Analyse/onderzoek naar verschil in perceptie Zoals geschetst onderzoekt Ordina graag de oorzaak omdat daar de sleutel ligt voor de oplossing. Dit gaat niet zonder het COA. Voordat een oplossing gekozen wordt, gaat Ordina graag in gesprek met alle betrokkenen. Door met alle betrokkenen om de tafel te zitten, ontstaat snel inzicht in de perceptie bij de partijen. Daarnaast heeft een dergelijk gesprek het effect dat het luchten van het hart en het mogen uitspreken van perceptie en emotie sterk bijdraagt aan de goodwill om de discrepantie op te lossen. Het wederzijds respect wordt hierdoor gesterkt, wat de benodigde basis is voor de resolutie. Afstemming met de opdrachtgever Na het gesprek kan het COA in een managementoverleg met Ordina de voorkeur uitspreken voor de te nemen acties, waarbij de resultaten van het gesprek als input dienen. Ordina stelt zich hierbij flexibel op en verwacht van het COA eenzelfde houding. Onderling wordt dan bepaald wie verantwoordelijk is voor welke actie. Dit is afhankelijk of er een compromis gezocht moet worden of juist herbouw of verantwoordelijkheid voor de vergroting van het draagvlak, dus acceptatie, van toepassing zijn. Zijn de gekozen acties bepaald, dan is het de verantwoordelijkheid van de actiehouders in beweging te komen. Of dit nu bij Ordina of het COA ligt. Hoe (en in hoeverre) wordt het personeel voorbereid op het omgaan met (al dan niet COA specifieke) veranderingsgerelateerde weerstanden? Omgang met weerstand is een vaardigheid waar onze consultants niet alleen op aangenomen worden, maar ook op gemeten. De ontwikkeling van deze vaardigheid vindt Ordina even belangrijk als de ontwikkeling van specialistische expertise. Het zijn tenslotte onze medewerkers die het dagelijkse gezicht van Ordina zijn naar het COA en onze andere klanten. Ordina biedt haar medewerkers dan ook alle vrijheid bepaalde gedragscompetenties verder te ontwikkelen. Dit kan via ons opleidingsinstituut JOOST, waar cursussen aangeboden worden op dit gebied. Zeker op het vlak van de professionele houding biedt JOOST cursussen in conflicthantering, communicatie, organisatiesensitiviteit en onderhandelingsvaardigheden. Naast deze cursussen hebben de Business Units van Ordina regelmatig intervisiesessies. In deze sessies wordt op een zelf reflecterende wijze de professionele houding van Ordina medewerkers onderling besproken. Dat kan over conflicten gaan, of de sterkten en de zwakten van de medewerker. Op het individuele vlak past Ordina ook coaching toe. In samenspraak met het COA wordt een ervaren consultant gekoppeld aan een minder ervaren collega. Samen bespreken ze de ins en outs van de opdracht waar de medewerker op geplaatst is. Dit vergroot het zelfinzicht en draagt bij aan het zelfvertrouwen. Bij conflicten staat de coach de collega bij in het dragen en oplossen van de situatie.

5.1.2.3 Bereikbaarheid Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 ICT-middelen Medewerkers van Ordina die bij klanten worden ingezet, krijgen altijd middelen tot hun beschikking om overal hun werkzaamheden te kunnen verrichten en bereikbaar te zijn. Bereikbaarheid is voor een bedrijf als Ordina zeer belangrijk. Omdat het primaire proces van Ordina bestaat uit het leveren van mensen, projecten en beheer aan klanten, zien wij telefonie en e-mail als bedrijfskritische middelen. Daarom zorgen wij voor goede bereikbaarheidsvoorzieningen. Deze voorzieningen zijn: Mobiele telefoon: Alle medewerkers beschikken over een mobiele telefoon. De mobiele telefoon is primair bedoeld om bereikbaar te zijn voor Ordina en opdrachtgevers als het COA. Het COA krijgt altijd het OG-nummer van de ingehuurde medewerker, zodat hij de medewerker kan bereiken. Werkplek en e-mail: Alle medewerkers beschikken over een laptop. Vanaf die laptop hebben de medewerkers toegang tot vele faciliteiten, waaronder e-mail. Ordina heeft een webmail faciliteit. Dat betekent dat de medeweker toegang heeft tot zijn mail vanaf elke PC die met het internet verbonden is. Tegenwoordig beschikken vele medewerkers over een smartphone, zodat ze ook mobiel over de zakelijke e-mail kunnen beschikken. Deze maatregelen borgen dat medewerkers altijd kunnen beschikken over email, bij Ordina, thuis, onderweg en bij de klant. Middelen voor kennisuitwisseling: Niet alleen garanderen we de bereikbaarheid. We vinden het ook belangrijk dat medewerkers terug kunnen vallen op Ordina voor kennis wanneer ze een opdracht voor het COA uitvoeren. Daartoe bieden we de medewerkers: • een Ordina-wiki, een kennisbank waarop actief vakkennis wordt verzameld over tal van vakinhoudelijke onderwerpen en klantthema's; • Chatter, een twitter-achtige omgeving waarmee de Ordina-medewerker voor vragen direct de hele community van Ordinamedewerkers kan bereiken; • Office-communicator, waarmee een medewerker eenvoudig een chatsessie of een online meeting kan houden met collega's; • Connect, het intranet van Ordina, waarop onder andere bereikbaarheidsgegevens gepubliceerd worden. Daarnaast zorgen we voor een goede vervoersregeling. In de meeste gevallen is dit een leaseauto. Dit zorgt er voor dat medewerkers flexibel kunnen reizen naar verschillende locaties van het COA. Aanwezigheid vervangende schaduwmanagers/adviseurs Voor belangrijke functies organiseren we regelmatig schaduwmanagers en schaduwadviseurs. Dit gebeurt ook voor het COA. Met de inzet van schaduwmanagers en schaduwadviseurs hebben wij als doel de kwaliteit van de inzet te verhogen, maar het draagt ook bij aan de bereikbaarheid. Voor functies waarvoor geen schaduwadviseurs zijn ingezet kan het COA contact opnemen met de accountmanager. De accountmanager zorgt bij problemen met de bereikbaarheid voor een oplossing. Procedure t.a.v. bereikbaarheid/respons: uiterlijk de volgende dag antwoord? Binnen Ordina hebben we dat afspraak dat we zo snel mogelijk, doch zeken binnen één dag reageren op communicatie, zowel per e-mail of per telefoon. Als dat niet mogelijk is door vakantie of ziekte dan is de opdrachtgever bij het COA altijd op de hoogte. Daarnaast wordt afwezigheid gemeld via de voicemail of de afwezigheid assistent van MS Outlook. In de voicemail of afwezigheid assistent wordt een vervangend contactpersoon genoemd.

5.1.3.1 Expertise beschikbaar maken Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Voor het COA is het belangrijk om op elk moment over externe expertise en deskundigen te kunnen beschikken. Ordina kan selecteren uit 2.000 professionals die functies vervullen die voor het COA relevant zijn en is goed in staat passende cv's aan te bieden zodra het COA een uitvraag doet. Bij voorkeur handelen we hierin proactief. De accountmanager voert regelmatig overleg met het COA, zodat hij weet welke aanvragen er gaan komen en kan inspelen op de ontwikkelingen bij het COA. Beschrijving vastleggen/verspreiding kennis in organisatie Ordina gebruikt voor kennismanagement ondermeer de Ordina Wiki. Met behulp van de Ordina Wiki raadplegen medewerkers vakkennis over tal van onderwerpen en klantthema's. De Ordina Wiki is online beschikbaar, zodat zij vanuit Ordina, vanuit huis

https://login.commerce-hub.comJindex.cfm?skey=7B8CD07FE 12613C8146090F3039...

24-7-2014


pagina 14 van 18

en bij de klant kennis kunnen raadplegen. Ook verspreidt Ordina kennis onder de medewerkers door middel van het College van Partners, publicaties, kennissessies, seminars en het opleidingsinstituut. Deze onderwerpen komen elders in deze tekst aan bod. Beschrijving resourcemanagement (inzet personeel op opdrachten) In het kader van deze vraag verstaan wij onder resourcemanagement het selecteren van professionals voor het COA en het begeleiden van de professionals tijdens de opdracht. Onze allocatiedesk ontvangt de aanvragen van het COA en selecteert geschikte kandidaten. Zij coördineren en bewaken de invulling van uw aanvraag in nauw overleg met de accountmanager. De allocatiedesk maakt een voorselectie van geschikte professionals. Met de CV-database matchen zij de aanvraag van het COA op drie aspecten: • Het functieprofiel van de in te zetten deskundige wordt gematcht met de gevraagde opleiding, werken denkniveau, vakkennis, certificeringen, werkervaring en kennis van het COA. • De door het COA gevraagde competenties worden gematcht met het competentieprofiel van de deskundige. • Reisafstand, contracturen en cultuur van het COA en van de desbetreffende afdeling worden gematcht met het persoonlijke profiel van de deskundige. Matching op basis van dit systeem dient ter ondersteuning. Uiteindelijk beoordeelt de accountmanager van Ordina welke kandidaat het best past bij de opdracht en de cultuur van het COA. De kandidaten binnen Ordina denken zelf actief mee. Zeker wanneer het Ordina medewerkers betreft die al eerder bij het COA zijn ingezet. Interne/externe opleidingen/trainingen Om ervoor te zorgen dat medewerkers hun kennis marktconform en op niveau houden heeft Ordina een opleidingsinstituut. Dit opleidingsinstituut noemen we binnen Ordina JOOST (Jouw Ordina Ontwikkelings Startpunt). JOOST heeft als doel om de ontwikkelen opleidingsplannen uit te voeren die aansluiten bij de behoefte in de markt. JOOST biedt een breed scala aan trainingen en certificeringen. Dit betreft aanbod op zowel technologisch, conceptueel en methodisch gebied, als op het gebied van adviesvaardigheden, procesbegeleiding en algemene vaardigheden. Daarnaast biedt JOOST de medewerkers van Ordina toegang tot alle kennissessies binnen Ordina, e-Iearning faciliteiten, loopbaanbegeleiding, coaching door ervaren coaches en tools voor persoonlijke ontwikkeling. Kennisdagen, seminars, etc. Als er seminars, congressen of beurzen zijn over onderwerpen binnen een relevant vakgebied dan kunnen Ordina professionals daar aan deelnemen. Ook levert Ordina regelmatig sprekers en zijn wij daar meestal met een stand. Het doel van de aanwezigheid is het vergaren van kennis, het opdoen van nieuwe contacten en daarmee het uitbreiden van de Ordina kennisnetwerken. Ordina organiseert regelmatig kennissessies, spreekavonden of workshops waarbij de klanten van Ordina worden uitgenodigd. Het doel hiervan is het delen van de laatste ontwikkelingen binnen een bepaald expertisegebied. Kennisdatabase(s)/kenniscentrum/kennisnetwerk De medewerkers van Ordina maken gebruik van een kennismanagement database voor de opslag, ontwikkeling en het bespreken van allerhande zaken die met de dagelijkse werkzaamheden te maken hebben, de Ordina WIKI. Het gebruik van WIKI draagt binnen Ordina veel bij aan klantkennis en expertiseontwikkeling. Ordina beschikt over een vooraanstaand kenniscentrum, het College van Partners. Het college van partners bestaat uit een aantal thoughtleaders binnen hun vakgebied die innovatieve kennis en methodieken ontwikkelen en deze kennis delen met collega's, klanten, universiteiten en marktpartijen. Als geen ander weten zij hoe ICT de hoge verwachtingen kan inlossen bij het vernieuwen en ontwikkelen van organisaties. Een van deze partners is Johan van Wamelen die momenteel een opdracht voor het COA uitvoert. Ordina heeft voor een goede invulling van haar advieswerkzaamheden een samenwerkingsrelatie met de faculteit bestuurskunde van de Erasmus Universiteit en de Universiteit van Tilburg. Ook participeren wij als Ordina in het Center for Public Innovation. Ons kennisnetwerk beslaat twee onderwerpen, onze (technologische) partners en het principe van networking. Onze technologische partnerships zijn HP (preferred Partner), Oracle (platinum partner), SAP (Gold partners) en Microsoft (momenteel silver, maar hard op weg naar Gold). Met deze partners werkt Ordina nauw samen ten behoeve van klanten als het COA. Networking zelf gebeurt op verschillende manieren. Samen met onze technologiepartners organiseert Ordina regelmatig kennissessies en lezingen rond specifieke problematieken, nieuwe technologieën en oplossingen voor klanten. Een andere vorm is de directe raadpleegbaarheid van Ordina medewerkers door middel van een tooI. Met deze tooi (Chatter, een Ordina specifieke omgeving in de Cloud, waarmee we kennis delen en vragen kunnen stellen aan collega's.) kunnen medewerkers, die een snel antwoord rond een issue wiJlen, dit ook snel vinden. Wijze/mate van borging pro activiteit inschrijver Om voor het COA proactief te kunnen zijn heeft de accountmanager periodiek overleg met de diverse geledingen binnen het COA. Tijdens deze overleggen bespreekt hij toekomstige vragen en opdrachten. Op basis van deze vraag wordt binnen Ordina proactief gehandeld door in een vroegtijdig stadium te kijken welke medewerker het beste de opdracht voor het COA zou kunnen uitvoeren en deze vrij te houden voor deze opdrachten. Om er voor te zorgen dat het kennisniveau in de toekomst blijft aansluiten, kijken we naar de toekomstige ontwikkelingen bij het COA en andere klanten binnen de Rijksoverheid. Daarnaast kijken we naar de ontwikkelingen binnen het vakgebied. Ordina werft actief op de markt naar professionals met specialistische kennis van techniek en de thema's die spelen bij onze klanten. Mate van originaliteit/innovativiteit De kennisdatabase, het college van partners, het opleidingsinstituut en kennissessie zijn op zichzelf staand niet innovatief. Dit mag het COA van iedere dienstverlener verwachten. De innovatie is gelegen in het feit dat Ordina via de nieuwste technieken en social media de medewerkers in staat. stelt kennis te raadplegen en te delen. Kennissessies kunnen online gevolgd worden. Onze kennisbank is een Wikipedia-achtige omgeving die door de Ordina-community onderhouden wordt. Het college van partners is voor iedere medewerker toegankelijk via de diverse communicatiemiddelen en andere tooling die Ordina in haar dagelijkse werkzaamheden toepast (CRM tooling, Salestooling, administratieve tools, Chatter en dergelijke). Dit maakt dat medewerkers die ingezet zijn bij het COA altijd direct toegang hebben tot kennis en ondersteuning kunnen vragen.

5.1.3.2 Voorbereiden opdracht Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Invulling klant specifieke kennisoverdracht (visie) Ordina doet al het mogelijke om medewerkers voor te bereiden op hun inzet bij het COA, zodat sprake is van een efficiënte en effectieve start. Of met andere woorden een vliegende start. Op basis van deze visie besteedt Ordina bij het overdragen van klant specifieke kennis aandacht aan: • inhoudelijke, formele aspecten; • informele aspecten van het COA. Ordina is van mening dat naast inhoudelijke informatie over de opdracht 'achtergrond' informatie over het COA een vereiste is om goed aan de slag te kunnen bij het COA. Voor het overdragen van kennis wordt gebruik gemaakt van informatie van Ordina professionals die ingezet zijn bij het COA. Eveneens wordt het COA gevraagd welke informatie het COA in het kader van het voorbereiden wil aanreiken. AI deze informatie wordt opgenomen en bijgehouden in het zogenaamde 'inzetdocument'. De volgende activiteiten voert Ordina uit om de medewerkers voor te bereiden op het uitvoeren van opdrachten bij het COA: • Het verstrekken van documenten die betrekking hebben op het onderwerp. Het spreekt voor zich dat dit alleen die documenten zijn waarvoor het COA toestemming heeft gegeven deze te delen. Hierbij wordt aangegeven wat de status van de documenten is. Denk bijvoorbeeld aan:

https://login.commerce-hub.comlindex.cfm?skey=7B8CD07FE12613C814609üF3039...

24-7-2014


pagina 15 van 18

o concept; o definitief; o besluitvorming heeft plaatsgehad; o etc. Op basis van onze visie leest de medewerker zich in op de opdracht /het dossier. • Het arrangeren van een of meerdere gesprekken tussen de medewerker die aan de slag gaat bij het CDA en medewerkers / accountmanager die al werkzaam zijn bij Ivoor het COA. Onderwerpen die aan de orde komen, zijn: o het inhoudelijke onderwerp van de opdracht; o de organisatiestructuur van het CDA; o informatie over de kerntaken van het CDA en daarmee de primaire processen van het CDA; o de do's en dont's die gelden bij het CDA; o de plaats en de rol van het COA in de vreemdelingenketen; o informatie over de COA-omgeving. Beschrijving up-to-date houden klant specifieke informatie Bij veranderingen in de opdrachten of procedures binnen het COA wordt als eerste het inzetdocument aangepast zodat de primaire informatie omtrent opdrachten en het COA zelf up-to-date is en blijft. Daarnaast vinden met regelmaat overleggen bij Ordina plaats. De medewerkers die betrokken zijn bij het COA nemen deel aan COA-specifieke overleggen. Op de agenda staan onder meer de opdrachten waaraan gwerkt wordt en de raakvlakken tussen de opdrachten. Daarnaast zijn de medewerkers betrokken bij de domeingroep 'Immigratie & Asiel'. De domeingroep heeft als aandachtspunt de vreemdelingenketen. In de genoemde domeingroep wordt informatie uitgewisseld over ontwikkelingen in de keten en worden acties ontwikkeld die leiden tot een toegevoegde waarde voor het CDA. Hierbij kan gedacht worden aan het signaleren van veranderingen over de gehele keten en de visie die Drdina daarop heeft. Het accountmanagement zorgt met regelmaat voor overdracht van informatie over het CDA. Hierbij wordt informatie gebruikt die is verkregen tijdens gesprekken met de diverse opdrachtgevers van het COA en met de ingezette medewerkers. Politieke ontwikkelingen worden door een ieder op de voet gevolgd. Indien het een ingrijpende ontwikkeling betreft, dan is iedere medewerker hierover binnen 24 uur op de hoogte gebracht. Met behulp van Chatter wordt dit nog sneller bewerkstelligd. Binnen Chatter wordt voor het COA een eigen groep aangemaakt zodat de Drdina consultants die bij en voor het CDA werken dagelijks kunnen discussiëren en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen.

5.1.3.3 Kennisopbouw Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 1 A4 Wij weten uit ervaring dat het CDA zorgvuldige kennisoverdracht belangrijk vindt. Kennisoverdracht en documentatie vormen altijd een vast onderdeel van elke opdracht. Dit past bij Ordina. Ordina opereert vanuit de visie dat "de klant het straks zelf moet kunnen". Deze visie uit zich in het gedrag van onze medewerkers die niet alleen producten opleveren, maar medewerkers van de klant meenemen in de totstandkoming van deze producten. Het toegankelijk maken van kennis en ervaring voor het COA begint al bij de start van een opdracht. Samenwerking met COA medewerkers tijdens de opdracht bereidt de organisatie voor op het moment dat het resultaat wordt overgedragen. Op dat moment moet het COA het tenslotte zelf kunnen. Beschrijving van interne kennisoverdracht, fasering en de wijze van overdracht Hoe kennisoverdracht het beste kan plaatsvinden is afhankelijk van de situatie. We beschrijven vier veel voorkomende situaties. Daarbij beschrijven wij ook fasering en de wijze waarop de kennis wordt overgebracht. 1. Bij een ontwikkeltraject of een implementatie is het belangrijk gebruikers en beheerders te betrekken bij de realisatie tijdens het traject. Zo bouwen ze kennis op van het op te leveren resultaat. Vaak wordt dit ondersteund door opleidingstrajecten. Fasering Bij de aanvang van de opdracht is er een kick-off in de vorm van een presentatie (wijze 3) Hiervoor worden gebruikers en beheerders uitgenodigd. Daarbij wordt het belang van hun betrokkenheid voor hun eigen kennisopbouw toegelicht. Gedurende het traject worden requirements opgesteld, wordt de kwaliteit van producten getoetst en worden tussenproducten opgeleverd. Hierbij worden gebruikers en beheerders betrokken. Alle tussenproducten worden met regelmaat gedocumenteerd en aan het COA voorgelegd.(wijze 2). Tijdens de opdracht geeft Ordina regelmatig presentaties over de voortgang.(wijze 3) Bij de formele overdracht worden voor gebruikers en beheerdershandleidingen (wijze 1) opgeleverd, maar de meeste kennis is al overgedragen tijdens het traject. 2. Wanneer medewerkers van het COA een bepaalde operationele rol moeten leren kennen, bijvoorbeeld het uitvoeren van applicatiebeheer, leiden we de medewerkers op in het zelfstandig uitvoeren van taken. Hiervoor hanteren we het principe Self, Shadow en Share en Lead. Taken worden vastgelegd in een taakomschrijving en procedures. Dit vormt een handboek voor de medewerker. (wijze 1) Fasering Self: Door zelfstudie neemt de beheerder kennis van de applicatie-inrichting en de beheerprocessen. Shadow: De beheerder doet actief kennis op door samen met de Ordina-medewerker taken uit te voeren. Share: De taken worden verdeeld tussen de beheerder en de medewerker van Ordina. Lead: De beheerder voert de taken zelfstandig uit en raadpleegt de medewerker van Ordina indien nodig. 3. Wanneer we medewerkers van het COA vaardigheden leren gebruiken noemen we dat mentoring. Een senior deskundige van Ordina begeleidt een medewerker van het COA en treedt op als mentor. Kennisoverdracht vindt vooral mondeling plaats. (wijze 3) Zo zorgt Drdina er voor dat de klant "het zelf kan en doet"~ Fasering Bij de start van de opdracht worden leerdoelen opgesteld. Tijdens de opdracht geeft de mentor vooral mondeling feedback.(wijze 3) Aan het eind van de opdracht wordt geëvalueerd in welke mate de leerdoelen zijn behaald. 4. Bij een adviesopdracht, managementopdracht of een procesinrichtings vraagstuk komen vaak verandermanagementaspecten aan de orde. Daarbij gaat het om communiceren, verwachtingen helder maken, draagvlak creëren en evalueren. Daarbij wordt niet alleen om feitelijke kennis overgedragen, maar ook inzicht in de te behalen doelen, wat er van een medewerker verwacht wordt, hoe hij moet acteren en wat de toegevoegde waarde is. Dit noemen we mentale implementatie. Mondelinge communicatie werkt hierbij het beste (wijze 3). Natuurlijk worden in dergelijke trajecten doelstellingen, aanpak, resultaten en aanbevelingen altijd schriftelijk vastgelegd en regelmatig aan het COA voorgelegd. (wijze 2) Fasering Naast de standaard fasering van aanvang, reguliere uitvoering, afronding vinden wij het belangrijk om gedurende de opdracht aandacht te geven aan 7 facetten van DiSC: 1. Resultaten& verwachtingen. 2. Plannen & sturen. 3. Ontwerpen en inrichten. 4. Communiceren. 5. Opleiden & trainen. 6. Afsluiten & evalueren. 7. Verankeren en verbeteren. Volledige (standaard) dossieropbouw Drdina zorgt voor degelijke en eenvoudig toegankelijke documentatie. Vanzelfsprekend levert Drdina documentatie, zoals handleidingen, verslagen, technische specificaties, draaiboeken, gebruikersinstructies, beheerinstructies, enz. Hierbij

https://login.commerce-hub.comlindex.cfm?skey=7B8Cn07FE 12613C8146090F3ü39...

24-7-2014


pagina 16 van 18

conformeren wij ons aan de eisen die het eOA daaraan stelt en gebruiken we de templates en procedures die het eOA daarvoor hanteert. Waar nodig adviseert Ordina over aanvullende wijzen van dossieropbouw.

5.1.3.4 Kennisbehoud Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en e Maximaal 1 A4 Invulling kennisbehoud Ordina hanteert als uitgangspunt dat medewerkers tijdens hun inzet bij het eOA niet worden vervangen en begrijpt het belang van kennisbehoud voor het eOA volledig. Zeker in het geval dat het eOA investeert in Ordina medewerkers. Dat is immers voor zowel de medewerker als Ordina een verrijking. Ordina streeft ernaar de lange termijn samenwerking met het eOA voort te zetten. Daarbij is het voor het partnerschap tussen het eOA en Ordina van belang dat de kennis, die Ordina en haar medewerkers opdoen van het eOA, zo veel als mogelijk weer bij het eOA ingezet wordt. Ordina is een vooraanstaande kennispartner binnen de Rijksoverheid, waaronder de vreemdelingenketen. Het eOA is derhalve voor Ordina een key account. Dit geeft het eOA voorrang bij de toewijzing van geschikte kandidaten. Dit betekent impliciet dat Ordina eenmaal ingezette professionals niet bij het eOA weghaalt om ergens anders in te zetten. Wanneer het eOA investeert in opleidingen dan stellen wij voor dit in de Nadere Overeenkomst vast te leggen: • dat de betreffende professional door Ordina niet zal worden geclaimt voor anders dan eOA opdrachten; • dat de betreffende professional akkoord gaat met zowel de opleiding als het gelieerde commitment ten aanzien van het kennisbehoud; • dat het eOA aangeeft welke additionele training en opleiding de betreffende professional voor het eOA verder kunnen professionaliseren; • dat de bijdrage waaraan Ordina zich committeert bovenstaande punten te verwezenlijken. Resourcemanagement Ordina heeft een pool medewerkers die aan gegeven hebben graag in de vreemdelingenketen of het eOA te willen werken of die ervaring al hebben. Bij voorkeur laten wij eOA opdrachten dan ook uitvoeren door deze vaste groep medewerkers gedurende de gehele contractperiode. Zo blijft de opgebouwde kennis voor het eOA behouden. Dit bewijst zichzelf door de langdurige inzet van Ordina medewerkers op de rollen programma-, projecten interim management. Om dit verder te bewerkstelligen gaat Ordina actief en voortdurend in gesprek met het eOA en onze medewerkers om tijdig nieuwe mogelijkheden voor inzet te herkennen. Zodoende kan optimaal gebruik gemaakt worden van de aanwezige kennis en ervaring. Als er een korte periode zit tussen het einde van de ene opdracht en de start van de volgende is dat geen probleem. Wij zien dit als een kans om te werken aan de opleiding van de professional. Daarnaast zullen wij bij aanvragen van het eOA altijd voorrang geven aan professionals die eerder succesvol bij het eOA zijn ingezet. Zij kennen de organisatie en zijn daardoor snel effectief in hun opdracht. Het bewijs dat bovenstaande maatregelen effectief zijn, blijkt uit de positieve ervaring van het eOA met Ordina medewerkers in de afgelopen jaren. Veel professionals zijn langdurig actief en professionals die in het verleden zijn ingezet voeren graag weer nieuwe opdrachten uit voor het eOA.

5.1.3.5 Spanning tussen het individuele belang gedetacheerde en het COA Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en e Maximaal 1 A4 Invulling kennisbehoud Ordina streeft er naar professionals tijdens hun opdracht niet te vervangen. Wij begrijpen het belang van kennisbehoud voor het eOA. Wij zorgen ervoor dat de medewerker de opdracht als uitdagend blijft ervaren. Dit doen we door verwachtingen te managen en de medewerker tijdens zijn opdracht te begeleiden. De accountmanager heeft regelmatig contact met de professionals die bij het eOA zijn ingezet. Ordina schept vooraf de juiste verwachtingen bij de medewerker over de in te vullen functie en de groeimogelijkheden die daarbij horen. Bij het eOA scheppen we de juiste verwachtingen door de ambities van de medewerker kenbaar te maken. Dit voorkomt dat medewerkers ontevreden raken. De kiem voor tevredenheid wordt dus gelegd bij het scheppen van de juiste verwachtingen. Daarnaast zijn de mate van afwisseling van het werk, het gevoel nuttig zijn, het werkklimaat en de kansen die het werk biedt om zich te ontplooien, zeer bepalend voor de tevredenheid van medewerkers. Tijdens de begeleiding van de medewerker zorgen we samen met het eOA ervoor dat aan deze aspecten wordt voldaan. Tijdens de begeleiding van de medewerker bij de opdracht evalueren we regelmatig hoe de medewerker functioneert. Hierbij vragen we ook de opdrachtgever bij het eOA om input. Op het moment dat de medewerker die opdracht niet meer als uitdagend genoeg ervaart, kijken we samen met het eOA naar mogelijkheden om de opdracht te verdiepen of te verbreden. Dit kan door de medewerker extra taken of verantwoordelijkheden te geven. Mocht hiervoor aanvullende kennis of vaardigheden nodig zijn dan ondersteunt Ordina de professional in zijn persoonlijke ontwikkeling. Zo kunnen we de persoonlijke ontwikkeling stimuleren, waardoor de medewerker gemotiveerd blijft en zijn kennis voor het eOA behouden. Concrete randvoorwaarden t.a. v. continuïteit Aan het eOA vragen we het functioneren van de medewerker te beoordelen en mee te denken over passende verruiming van zijn taken en of verantwoordelijkheden of aanvullende afspraken over de realisatie van de opdracht.

5.2.1 Capaciteit efficient benutten Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en e Maximaal 1 A4 Mate van flexibiliteit Ordina is naar het eOA zeer flexibel op het gebied van continuïteit. Ons resourcemanagement (eerder beschreven in 5.1.3.1) gaat ervan uit dat een kleine pool ervaren professionals de benodigde capaciteit volledig dekt, in zowel piek- als dalmomenten. Ordina gaat graag met het eOA op zoek naar een efficiënte invulling van de gevraagde werkzaamheden en zal, daar waar het kan, flexibel omgaan met gaten in de capaciteitsvraag. In periodes van minder werk is Ordina dan ook bereid professionals die tijdelijk niet benodigd zijn, binnen de grenzen van het redelijke, te reserveren voor toekomstige taken. Hierbij kan de professional voor Ordina van toegevoegde waarde zijn in de invulling van minder urgente taken, zoals het meedenken met de aanbestedingen waar Ordina op inschrijft (als schrijver dan wel adviseur) of de ontwikkeling van producten en proposities. Ook denkt Ordina graag mee op het gebied van planning van werkzaamheden zodat gaten in continuïteit snel geïdentificeerd worden en rekening gehouden kan worden in de capaciteitsplanning van zowel het eOA als Ordina. Plan voor kennisoverdracht Ordina streeft erna dat de noodzaak voor kennisoverdracht zoveel mogelijk wordt vermeden. Door te werken met een pool van ervaren professionals die bij het eOA worden ingezet, wordt dit al sterk beperkt. Ten aanzien van opdracht specifieke kennis of kennis die voor continuïteit nodig is, zijn er meerdere middelen waar Ordina mee werkt. • De ingezette professionals van Ordina zijn volledig gecommitteerd aan de kennisborgingsprincipes van hun opdracht. Dit houdt in dat ze verantwoordelijk zijn voor die taken die kennisbehoud garanderen, zoals het opnemen, vastleggen en overdragen van kennis. Daar waar onverhoopt een gat ontstaat tussen opdrachten waar kenniscontinuïteit daadwerkelijk door geraakt wordt, stelt Ordina voor een overdrachtsdocument op te stellen waarmee de kennis in ieder geval vastgelegd wordt en (redelijk) onafhankelijk overdraagbaar is. Dit werkt bij andere klanten van Ordina prima. • De Ordina accountmanager is een bron van kennis als het gaat om de actualiteit van het eOA. Ook in dalmomenten spreekt de


24-7-2014


pagina 17 van 18

accountmanager met regelmaat het COA en is daardoor een bron voor de actualiteit. Het is dan ook de accountmanager die bij stijging van de aanvragen vanuit het COA de in te zetten professional instrueert ten aanzien van de (nieuwe) opdracht. Hiervoor staan hem zijn eigen kennis en het overdrachtsdocument ter beschikking. • Met Chatter, Ordina's interne communicatie en discussiemiddel, een twitterachtige omgeving waarmee alleen de Ordinamedewerker voor vragen direct de hele community van Ordina medewerkers kan bereiken. Zo wordt er voor het COA een discussiegroep aangemaakt waar onze pool van ervaren professionals kennis en ervaringen kunnen delen ten aanzien van de opdrachten voor het COA. Collega's die wel werkzaam zijn bij het COA kunnen de actualiteit van het COA overbrengen op in te zetten collega's. Afstemming met klant t.a. v. over te dragen producten op afgesproken momenten Onze professionals dragen alle opdrachtgerelateerde kennis en documentatie op een correcte en efficiënte wijze over. Het maakt hierbij niet uit of dit voor hun klant is of een Ordina collega. Afstemming rondom overdracht gebeurt in goede overeenstemming, wat er overgedragen moet worden, hoe dat het beste kan, wanneer dat het beste uitkomt en aan wie (persoon) of wat (kennismanagementsysteem) overgedragen moet worden. Relevantie/voordelen voor het COA De voordelen voor het COA zijn: • flexibiliteit in open afschalen; • gegarandeerde kennisoverdracht en -behoud; • gegarandeerde continuïteit bij onregelmatige inzet; • inspraak tijdens afstemmingsmomenten; • overdracht ligt bij Ordina.

5.3.1 Voorstel contractimplementatie Deze vraag geldt alleen voor perceel A, B en C Maximaal 2 A4 Implementatieplan Uitgangspunt voor dit contractimplementatieplan is een getekende raamovereenkomst tussen het COA en Ordina. Ordina wijst het COA één vaste accountmanager toe die tevens verantwoordelijk is voor de uitvoering van dit implementatieplan. Bij verlenging van de ROK zal de inzet van de bestaande accountmanager gecontinueerd worden. De scope van dit plan betreft de gehele contractduur, van ondertekening tot beëindiging. Stap 1: Evaluatie aanbesteding De eerste stap die wij na elke aanbesteding doen, ongeacht of deze is verloren of gewonnen, is een evaluatie. Wat waren onze sterke punten en welke punten vragen nog aandacht. Op deze manier werken wij aan kwaliteitsverbetering van onze aanbestedingsprocessen en zijn wij een volgende keer (nog) beter in staat om aan te sluiten bij de verwachtingen van de aanvrager. Stap 2: Afstemmen implementatieplan De tweede stap is het afstemmen van het voorliggende implementatieplan met het COA om in samenspraak tot een definitief plan te komen. Afstemming betreft bijvoorbeeld eventuele aanvullende activiteiten en tijdsplanning. Deze afstemmingsfase volgt direct na de ondertekening van de raamovereenkomst. Stap 3: Basisafspraken, procedureel Zodra het implementatieplan gezamenlijk is vastgesteld, concretiseren we gezamenlijk de operationele afspraken, in lijn met de raamovereenkomst en onze aanbieding. Belangrijk is dat in deze stap het COA nog aanpassingen kan doen op de voorstellen in onze aanbieding. Wij maken graag nadere afspraken over onderstaande onderwerpen op basis van de wensen van het COA: • samenwerking en informatie-uitwisseling; • afspraken maken over klanttevredenheidsonderzoeken en periodieke evaluaties ten behoeve van continue kwaliteitsverbetering van onze dienstverlening; • bespreken eventuele aanpassingen over wijze van kennisoverdracht naar het COA; • bespreken welke informatie voor wie toegankelijk mag zijn binnen Ordina, bijvoorbeeld bij de voorbereiding van onze professionals op opdrachten; • overlegstructuur; • bepalen en inplannen van rapportages met betrekking tot onze dienstverlening; • afstemming met het COA over gewenste kennismakingsgesprekken; • afstemming over al dan niet invullen van de stap "inhoudelijke opstart" (zie stap 4). Vanzelfsprekend worden deze afspraken tussen het COA en Ordina vastgelegd. Stap. 4: Inhoudelijke opstart (optioneel) Ordina stelt voor om samen met het COA inhoudelijk af te stemmen over de ontwikkelingen bij het COA en de dienstverlening van Ordina. Hoewel we elkaar al goed kennen werkt een dergelijke sessie veelal verfrissend. In deze sessie geeft het COA aan wat zij de komende periode aan ontwikkelingen ziet en Ordina welke proposities en contacten zij heeft om, waar nodig en gewenst, het COA te ondersteunen. Als voorbeeld noemen wij hier onze innovatieve ontwikkelingen en de mogelijkheden hiervan voor het COA. Stap 5: Interne organisatie Ordina In deze stap bereiden wij alles voor in onze eigen organisatie. Aangezien wij al bekend zijn met het COA zal het hier vooral gaan om bijstellingen in het huidige proces naar aanleiding van nieuwe elementen in de raamovereenkomst. Interne aspecten zijn in ieder geval: . • Aanpassen klantdossier (procedures, functieprofielen, KPI's, tarieven en rapportages). Dit garandeert het COA dat onze processen conform de eisen van de nieuwe raamovereenkomst worden gevolgd. • Sluitende afspraken met onze onderaannemers, zodat ook hun aanbod goed aansluit op de vraag van het COA. • Aanpassen 'onboarding-programma'. Dit is het programma waarmee we onze medewerkers scholen voordat zij bij het COA worden ingezet. Programmaonderdelen zijn algemene informatie over het COA, standaarden, gedragscode COA, een overzicht van ingezette collega's en alle informatie gerelateerd aan onze aanbieding en afspraken met het COA. • Interne kick off: hierin wordt vooral het management en stafafdelingen binnen Ordina geïnformeerd over de met het COA gemaakte afspraken. Stap 6: Overdracht bij lopende projecten en opdrachten Het starten van een nieuw raamcontraet met nieuwe leveranciers vraagt specifieke aandacht. Contracten van opnieuw geselecteerde leveranciers moeten in het nieuwe raamcontract worden ondergebracht. Contracten van leveranciers die niet opnieuw zijn geselecteerd, kunnen niet meer worden verlengd, maar mogelijk wil het COA toch bepaalde sleutelpersonen voor een periode behouden. Desgewenst neemt Ordina de contracten van deze sleutelspelers over, zodat continuïteit geboden wordt en het COA vanaf dat moment voldoet aan de Europese regelgeving. Stap 7: Overdracht bij beëindiging contract Ook het voorliggende raamcontract zal na verloop van tijd moeten worden beëindigd. Indien Ordina onverhoopt niet tot de nieuwe leveranciers behoort, zullen wij alle medewerking verlenen aan kennisoverdracht naar medewerkers van het COA zelf of naar medewerkers van andere leveranciers. Indien bij beëindiging van het contract een of meer sleutelfiguren van. Ordina werkzaam zijn bij het COA die niet eenvoudig zijn te vervangen, zorgt Ordina voor een passende oplossing om de continuïteit van de opdracht te waarborgen, bijvoorbeeld door de betreffende medewerker via de nieuwe partij in te zetten. 2. Planning Voor de procedurele afstemming, het maken van operationele afspraken en het inregelen in de Ordina-organisatie gaan wij uit va n twee weken.

https://login.commerce-hub.com/index.cfm?skey=7B8CD07FEI2613C8146090F3039...

24-7-2014


pagina 18 van 18

De optionele inhoudelijke sessie (stap 4) plannen wij graag in de maand nadat de operationele afspraken zijn gemaakt. Uiteraard vinden deze ook ad hoc plaats gedurende de contractperiode, al naar gelang de behoefte van het CDA. Voor het vervangen van huidige medewerkers, in geval van beëindiging van het contract, staat het belang van het COA altijd voorop en wordt in overleg met het COA de overdracht van lopende projecten en of opdrachten besproken. 3 Randvoorwaarden Om te komen tot een soepele contractimplementatie en -uitvoering verwacht Ordina een constructieve samenwerking met de contractmanager inkoop van het CDA en een open houding van medewerkers van het COA. Op basis van onze ervaringen in het verleden en de huidige situatie verwachten wij hier geen problemen. In geval het contract met een of meer huidige leveranciers wordt beëindigd, gaat kennisoverdracht van de te vervangen medewerkers spelen. Uiteraard is het randvoorwaardelijk voor een goede overdracht dat de leverancier en medewerkers hun medewerking verlenen aan een goede kennisoverdracht. De opdrachtgever vervult hierin een spilfunctie. Indien sleutelpersonen via Ordina moeten worden gecontracteerd is het vereist dat de leverancier zich committeert aan de condities van het raamcontract van Drdina met het COA. 4 Taken en verantwoordelijkheden De Ordina accountmanager is hét aanspreekpunt voor het COA en verantwoordelijk voor de implementatie aan de zijde van Ordina. De contractmanager van het COA is verantwoordelijk voor de implementatie binnen het CDA. De taken van beiden volgen uit de hierboven beschreven aanpak. Tijdens de uitvoering van een opdracht berust de eerste verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de overdracht bij de Ordina-adviseur/projectleider. Deze zal specifiek voor de opdracht verantwoording afleggen aan de opdrachtgever. 5 Monitoring voortgang en kwaliteit Conform onze aanbieding zullen wij de voortgang en kwaliteit van de contractimplementatie monitoren. Aan Ordina-zijde is dit de verantwoordelijkheid van de accountmanager. Bij de uitvoering van het raamcontract zal de kwaliteit worden geborgd op de volgende wijzen: • kwaliteitssysteem Drdina, waarin onder meer wordt gecontroleerd of de afspraken met het CDA worden nagekomen en of er verbeteracties nodig zijn; • door evaluaties op basis van afgesproken kwartaalrapportages; • het Drdina lijnmanagement van bij het CDA ingezette medewerkers bewaakt de kwaliteit van deze medewerkers en stelt middelen ter beschikking om deze waar nodig te verbeteren; • op reguliere basis, door gesprekken van de accountmanager Ordina met het COA.

5.4.1 Samenwerking Deze vraag geldt alleen voor perceel D Maximaal 1 A4 nvt 5.5.1 Standaard werkwijze Deze vraag geldt alleen voor perceel D Maximaal 2 A4 nvt 5.5.2 Methode competenties Deze vraag geldt alleen voor perceel D Maximaal 1 A4 nvt

5.6.1 Overlegstructuur Deze vraag geldt alleen voor perceel D Maximaal 1 A4 nvt

5.7 Tarieven

~ Tarievenblad versie 2.0.xls

I Voeg hier uw ingevulde tarievenblad in. i

I~

Vraag 5.7 Tarievenblad versie 2.0.xls

https://login.commerce-hub.comlindex.cfm?skey=7B8CD07FE12613C814609üF3039...

24-7-2014


aan van

datuln betreft inlichtingen bij telefoon

Advies

Tender Assurance Board Inkoop 27 januari 2012 Gunningvoorstel ICT Dienstverlening 2012

-

Aanleiding De overeenkomsten voor ICT dienstverleners lopen per 1 lnaart 2012 af. Het COA heeft geen mogelijkheid tot verlenging.

Toelichting In 2011 is gestart met de aanbesteding ICT dienstverlening waarvan het contract initieel afliep op 01 november 2011. In verband met een hoog aanbestedingsrechtelijk en doelmatigheidsrisico is besloten de aanbesteding te stoppen en opnieuw op te starten. Voor de periode na Ol november 2011 zijn door middel van meervoudige aanbestedingen contracten afgesloten tot eind februari 2012.

De aanbestedingsprocedure is gestart met het publiceren van de offerteaanvraag, waarna 3 nota's van Inlichtingen zijn verstuurd. Sinds publicatie is door 72 bedrijven de documenten opgevraagd met daarin vermeld de specificatie, procedure en kwaliteitseisen. Op 11 januari jl. zijn 22 offertes ontvangen voor 4 verschillende percelen: Perceel A: Management en consultancy (voor ICT diensten): 15 offertes Perceel B: Softwarebouw en Operationeel beheer: 13 offertes Perceel C: Progress specialisme: 2 offertes Perceel D: Makelaar: 5 offertes In het beoordelingsprotocol en de offerteaanvraag is kenbaar gemaakt hoe de beoordeling zou plaatsvinden. Stap 1 Er zijn geen partijen vooraf afgewezen op basis het niet voldoen aan de vormvereisten, uitsluitingcriteria. Stap 2 Er zijn geen partijen die worden uitgesloten op basis van de referenties. Stap 3 De inschrijvingen zijn beoordeeld door het team van het COA en de teamscores zijn bepaald. Hier is een onregelmatige inschrijving ontdekt waar navraag naar is gedaan. Deze inschrijving is door het offreren van een abnormaal lage en nietmarktconform tarief ter zijde gelegd.

~I

Stap 4 de scores zijn verwerkt in het geschiktheidmodel waarna vçrder geen partijen zijn uitgesloten. Stap 5 de scores zijn verwerkt in het gunningsmodel kwaliteit waarna geen partijen zijn uitgesloten op b~is van een te slechte score op de kwaliteit. Stap 6 De tarieven zi}n gewogeh naar functies en de totaaltarieven zijn verwerkt. Stap 7 De lowest acceptable bids zijn vastgesteld door van de partijen welke zijn beoordeeld en meer dan een 6 gescoord hebben in stap 5, waarbij het volgende is vastgesteld: Perceel A gewogen tarieven: Atos Ori in Nederland BT Professional Services Caesar Accounts on eldi Cap emini CIMSOLUTIONS Conclusion \ ConQuaestor Deloitte Consultin DPAIT Flusso Headfirst InterAcces Jenrick CPI Nederland KPN Corporate Market Launch! HCM LinkiT La ica OneSto Sourcin erator Grou Delft Ordina Application Outsourcin Sa eti Nederland Talisman Software / Randstad

o

Gegund kan worden aan de partijen die groen gearceerd zijn. De inschrijving va~ _ i s ongeldig verklaard.

2 van 8

Perceel B gewogen tarieven: Atos Ori in Nederland BT Professional Services Caesar Accounts on eldi Ca emini CIMSOLUTIONS Conclusion ConQuaestor Deloitte Consultin DPAIT Flusso Headfirst InterAcces Jenrick CPI Nederland KPN Corporate Market Launch! HCM LinkiT Lo ica OneStopSourcin o erator Grou Delft Ordina A lication Outsourcin So eti Nederland Talisman Software / Randstad

Gegund kan worden aan de partijen die groen gearceerd zijn. De inschrijving vaC• •'

_ s ongeldig verklaard.

~3

van 8

Perceel C gewogen tarieven: Atos Ori in Nederland BT Professional Services Caesar Accounts on eldi Cap emini CIMSOLUTIONS Conclusion ConQuaestor Deloitte Consultin DPAIT Flusso Headfirst InterAcces Jenrick CPI Nederland KPN Cor orate Market Launch! HCM LinkiT Lo ica OneSto Sourcin erator Grou Delft Ordina Application Outsourein So eti Nederland Talisman Software / Randstad

o

niet aan niet aan niet aan niet aan niet aan niet aan niet aan niet aan niet aan niet aan niet aan niet aan

Gegund kan worden aan de partij die groen gearceerd is. De inschrijving va~ _ s ongeldig verklaard.

4 van 8

Perceel D gewogen tarieven: Atos Ori in Nederland BT Professional Services Caesar Accounts Cap emini CIMSOLUTIONS Conclusion ConQuaestor Deloitte Consultin DPAIT Flusso Headfirst InterAcces Jenrick CPI Nederland KPN Cor orate Market Launch! HeM LinkiT Lo ica OneSto Sourcin o erator Group Delft Ordina A lication Outsourcin So eti Nederland Talisman Software / Randstad

,

Tarief perceel D niet aan eboden in dit erceel niet a neboden in dit erceel niet aan eboden in dit perceel niet aan eboden in dit erceel niet aan eboden in dit erceel niet aan eboden in dit erceel niet aan eboden in dit erceel niet aan eboden in dit erceel niet aLn eboden in dit perceel

'J.

6Jegund kan worden aan de partijen die groen gearceerd zijn. De prijzen bij perceel D zijn opslagen op de uurtarieven van ICT Dienstverleners die niet via de percelen A, B of C worden ingehuurd. NB: heeft geen goede verklaring afgegeven dat zij kostendekkend althans marktconform hebben ingeschreven.

5 van 8

Personele Consequenties Voor de personele consequenties is aangenomen door inkoop dat de externen zo'n impact hebben op het personele vlak dat het volgende wordt opgelnerkt. De externen die nu op de werkvloer aanwezig zijn komen, met uitzondering van Cap Gemini in perceel A en Ordina in perceel B, van andere partijen. Dit betekent een verandering van mensen op de werkvloer vanaf 1 maart. Zodra de gunning definitief is zullen de mensen die nu ingehuurd worden en een tijdelijk contract hebben op gepaste wijze hierover worden geïnformeerd.

Financiële Consequenties De tarieven zijn enorm gezakt ten opzichte van de huidige tarieven met ongeveer 20%, wat op een verwachte omzet van 4 miljoen per jaar in de afgelopen jaren een besparing is van ongeveer 800.000 euro. (20% op perceel A en 14 % op perceel B, maar de zwaarte ligt op de seniorfuncties die een hoger percentage laten zien, zie bijlage) Hierin is geen indexatie verwerkt vanaf 2007 waardoor de werkelijke besparing hoger is. Ook is gerekend met een gemiddelde omzet van 4 miljoen \vat lager is dan de vorige jaren, echter toen zaten ook projecten in de omzet.

ICT Consequenties Mogelijke JCT consequenties op het gebied van systemen en beheer zijn er door een mogelijke wisseling van externen in een project. b~ continuïteit en overdracht moet geregeld gaan worden. \

Risico's

~ .

\

Het is mogelijk dat h~t ongeldig verklaren v a n _ e z e partij bezwaar zal gaan aantekenen. Om dit te kunnen weerleggen~ g lnet de advocaat van COA een dossier opgeb~uwd met argumentatie waarbij wij het vermoeden hebben voldoende sterkt te staan om onze standpunten te verdedigen. Hiermee zou mogelijk voorkomen kunnen worden dat Caesar Accounts een kort ge,\ng zal gaan aanspannen. Indien hladvies niet wordt nagevolgd, of indien toch een kort geding wordt aangespannen, beschikt het COA per 1 maart 2012 niet langer over een geldige overeenkomst en zullen de tij~lijke contracten vervangen moeten worden door nieuwe tijdelijke contracten. Ook deze zullen dan volgens de vigerende weten regelgeving meervoudig onderhands moeten worden aanbesteed. Het is mogelijk dat de accountant het wederom uitschrijven van meervoudige aanbestedingen zal interpreteren als een herhaling waardoor de totale waarde van de opdracht niet meer administratief gesplitst zou mogen worden om onder de aanbestedingsgrens uit te komen. Hiennee zal mogelijk de accountant de werkwijze als onrechtmatig beschouwen.

6 van 8

Inkoop Contracten moeten worden omgezet. ~edezeggenschap

Niet van toepassing.

Betrokkenheid andere organisaties Geen.

Communicatie Gezien het feit dat het een contract is dat bij Inkoop in beheer is, ,zal Inkoop de interne en externe communicatie verzorgen. Over de juridische procedure wordt strikte vertrouwelijkheid verwacht van een ieder die betrokken is bij de inhoud en beoordeling van de aanbesteding.

Wat zijn de vervolgstappen Indien de TAB akkoord gaat lnet het voorstel zal direct daarna de voorlopige gunningbrieven verzonden worden.

Toegevoegde Documenten Offerteaanvraag Tarieven per inschrijver Brief aan Caesar Accounts Beoordelingsprotocol Beoordelingsmatrix

Gevraagd Besluit Inkoop vraagt hierbij aan de TAB om akkoord te gaan met het gunningvoorstel.

7 van 8

Het aanbestedingsteam is akkoord met dit TAB-voorstel: \

Opdrachtgever:

Manager Inkoop:

Leden:

8 van 8


postbus 3002, 2280 ME RIJSWIJK

Sir Winston Churchilllaan 366a

Ordina Nederland B.V. t.a.v. de hee~ Postbus 7101 3430 JC NIEUWEGEIN

2285 SJ RIJS WIJK telefoon

(070) 372 7000

fax

(070) 372 7275

postadres postbus 3002 2280 ME RIJSWIJK

datum ondef\verp

ons kenmerk

02 februari 2012 BeoordeIingsresuItaten inzake aanbesteding ICT Dienstverlening 2011.2 124.000306

uw brief

inlichtingen bij telefoon

e-mail bijlage(n)

Geachte h e e _ In het kader van de openbare aanbesteding conform het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (het Bao) heeft u op 11 januari 2012 ingeschreven op de Raamovereenkomst ICT Dienstverlening ten behoeve van het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers als omschreven in de Offerteaanvraag. Als gunningcriterium geldt de lowest acceptable bid. Op deze aanbesteding hebben 22 partijen ingeschreven. Voor Perceel A heeft het COA 15 inschrijvers ontvangen, voor perceel B 13, voor perceel C 2 en voor perceel D 5. Hierbij bericht ik u dat het COA voornemens is voornoemde opdracht aan u te gunnen voor Perceel A en B. Volledigheidshalve benadruk ik dat deze mededeling van mijn gunningbeslissing - conform artikel 55 Bao - geen aanvaarding in de zin van art. 6:217 lid 1 BW inhoudt van uw aanbieding. U kunt aan deze mededeling geen rechten ontlenen.

De aanbestedingsprocedure is gestart met het publiceren van de offerteaanvraag, waarna 3 nota's van Inlichtingen zijn verstuurd. Sinds publicatie is door 72 bedrijven de documenten opgevraagd met daarin vermeld de specificatie, procedure en kwaliteitseisen. Op 11 januarijl. zijn 22 offertes ontvangen voor 4 verschillende percelen: Perceel A: Management en consultancy (voor ICT diensten): 15 offertes Perceel B: Softwarebouw en Operationeel beheer: 13 offertes Perceel C: Progress specialisme: 2 offertes Perceel D: Makelaar: 5 offertes Correspondentie uitsluitend aan het postadres met vermelding van de datum en het kenmerk van deze brief

In het beoordelingsprotocol en de offerteaanvraag is kenbaar gemaakt hoe de beoordeling zou plaatsvinden. Stap 1 Er zijn geen partijen vooraf afgewezen op basis het niet voldoen aan de vormvereisten, uitsl uitingcriteria. Stap 2 Er zijn geen partijen die worden uitgesloten op basis van de referenties. Stap 3 De inschrijvingen zijn beoordeeld door het team van het COA en de teamscores zijn bepaald. Hier is een onregelmatige inschrijving ontdekt waar navraag naar is gedaan. Deze inschrijving is ter zijde gelegd.

t l

Stap 4 De scores zijn verwerkt in het geschiktheidmodel waarna verder geen partijen zijn uitgesloten. Stap 5 De scores zijn verwerkt in het gunningsmodel kwaliteit waarna geen partijen zijn uitgesloten op basis van een te lage score op de kwaliteit. Stap 6 De tarkven!~n gewogen naar functies en de totaaltarieven zijn verwerkt. Stap 7 De lowest acceptable bids zijn vastgesteld door van de partijen welke zijn beoordeeld en meer dan een 6 gescoord hebben in stap 5 de prijsscore vast te stellen, waarbij het volgende is vastgesteld:

2 van 4

Perceel A gewogen tarieven: Tarief perceel A Ca emini CIMSOLUTIONS Oeloitte Consultin OPAIT Ordina A lication Outsourcin

Een voornemen tot gunning is gelijktijdig met dit bericht verstuurd aan de partijen die groen gearceerd zijn.

Perceel B gewogen tarieven:

BT Professional Services CIMSOLUTIONS OPAIT InterAcces Ordina A lication Outsourcin

Een voornemen tot gunning is gelijktijdig lnet dit bericht verstuurd aan de partijen die groen gearceerd zijn.

Perceel C gewogen tarieven: Ordina Flusso


Perceel 0 gewogen tarieven: Ordina LinkiT OneSto


3 van 4

De overige inschrijvers zijn gelijktijdig van deze gunningbeslissing op de hoogte gesteld. Zij hebben de gelegenheid om tegen deze gunningbeslissing en/of de daaraan ten grondslag gelegde motivering gedurende een termijn van 15 kalenderdagen na de dag van verzending van de aan hen gerichte mededeling een kort geding aanhangig te maken. Deze termijn loopt tot en met 17 februari 2012. De (overige) inschrijvers hebben derhalve tot en met 17 februari 2011 om een kort geding tegen de gunningbeslissing aanhangig te maken. Mochten zij daartoe tijdig overgaan, dan zal het COA niet tot gunning van de opdracht overgaan voordat in eerste aanleg in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt. Ook andere feiten en omstandigheden zouden aanleiding kunnen geven de gunningbeslissing te herzien.

Hoogachtend, Centraal Orgaan opvang asielzoekers

4 van 4


pagina 1 van 1

l"i

Iverzonden bericht

1_

I

~.=-_- b~f~di~z",,-a~!mii~~= __~=-~~--'J

~

Van: Aan:

Onderwerp: Context: Datum: Geachte lezer,

beëindiging bezwaartermijn Europese Aanbesteding ICT Dienstverlening ma 20 feb 2012 09:40

Het COA heeft aan alle inschrijvers op 02 februari jl. haar besluit kenbaar gemaakt dat zij voornemens is de opdracht voor ICT Dienstverlening 2012 te gunnen aan de partijen die conform de beoordelingsprocedure de lowest acceptable bid hebben ingediend. Daarnaast heeft het COA alle inschrijvende partijen de mogelijkheid gegeven eventuele bezwaren tegen de beslissing de opdracht te gunnen aan een van de genoemde partijen en/of de daaraan ten grondslag gelegde motivering uiterlijk binnen 15 kalenderdagen na de dag van verzending van de voornoemde brief kenbaar te maken door middel van het aanhangig maken een kort geding. Deze termijn liep tot en met 17 februari 2012. Inschrijvers diende derhalve uiterlijk op 17 februari 2012 een kort geding aanhangig gemaakt te hebben. Geen van de partijen is hiertoe over gegaan, en het COA gaat er derhalve van uit dat er geen bezwaren zijn tegen de beslissing om de opdracht aan de genoemde partijen te gunnen en dat de partijen deze beslissing voldoende gemotiveerd acht. Het COA zal op zo kort mogelijke termijn met de partijen aan wie een voorlopig gunningsbesluit is verstuurd contact opnemen om tot een overeenkomst te kunnen komen.

Met vriendelijke groet,

httos://loQin.commerce-hub.com/îndex.cfm?skev=R07R05R5OFF7Fll1 CC4R4:S21RC21...

24-7-2014


Iverzonden bericht

pagina 1 van 1

CaRRQJ'~he ~J ,l.)c.

Van: ) Aan: r ,na r ,na pp ,cation Outsourcing en Projecten B.V.) Onderwerp: Gegevens ivm voortzetting samenwerking Ordina en COA Context: Europese Aanbesteding ICT Dienstverlening Datum: ma 20 feb 2012 11:28 Geachte heer/mevrouw, Gezien de voortzetting van de samenwerking tussen Ordina en het COA wil ik graag enkele gegevens verifiëren, kunt u aangeven of onderstaande gegevens correct zijn? Ordina Application Outsourcing & Projecten Ringwade 1 3439 LM Nieuwegein Postbus 7101 3430 JC Ku nt u verder nog verstrekken: geldend bankrekeningnummer naam en gegevens van de accountmanager wie voor dit contract wordt aangesteld Bij voorbaat dank. Met vriendelijke groet,

https://login.comrnerce-hub.com/index.cfm?skey=57C219C06A4694FE270 199B870E...

24-7-2014

Centraal Urgaan opvang aSIelzoekers

l"Fl~O~~Vfll~n§

Van: Aan: Onderwerp: Context: Datum: Hallo Jannet,

ivm voortzetting samenwerking Ordina

pagIna I van 2

~n CO~

- e n t r a a i Orgaan opvang asielzoekers) Applîcation Outsourcing en Projecten B.V.) Re: Re: Gegevens ivm voortzetting samenwerking Ordina en COA Europese Aanbesteding ICT Dienstverlening ma 20 feb 2012 15:44

Wat zijn de contactgegevens van dhr Mvg,

ma 20 feb 2012 12:50 Ordina:

Geachte h e e _ De voortzetting van de samenwerking tussen Ordina en het COA inzake aanbesteding ICT dienstverlening gaat vanuit: Ordina Nederland B.V. Ringwade 1 3439 LM Nieuwegein Postbus 7101 3430 JC Bankrekeningnummer:ING Bank 069.68.64.649 Accountmanager: Met vriendelijke groet,

PMC Bidmanager tel: 030-663 76 44

ma 20 feb 2012 11:28 Geachte heer/mevrouw, Gezien de voortzetting van de samenwerking tussen Ordina en het COA wil ik graag enkele gegevens verifiëren, kunt u aangeven of onderstaande gegevens correct zijn? Ordina Application Outsourcing & Projecten Ringwade 1 3439 LM Nieuwegein Postbus 7101 3430 JC Kunt u verder nog verstrekken: geldend bankrekeningnummer naam en gegevens van de accountmanager wie voor dit contract wordt aangesteld Bij voorbaat dank. Met vriendelijke groet,

https://login.commerce-hub.com/index.cfm?skey==D8906422BEEC86CfCAEA627B4...

24-7-2014

Centraal Urgaan opvang asielzoekers

pagina 2 van 2

https://login.commerce-hub.comlindex.cfm?skey=D8906422BEEC86CFCAEA627B4...

24-7-2014

PLAN VAN AANPAK AANBESTEDING IeT DIENSTVERLENING 2011

Recommend Documents