- CONCEPT Plan van aanpak invoering papierloos vergaderen Inhoud 1. Aanleiding 2. Breder kader 3. Besluitvormingsproces 4. Mogelijkheden software 5. Financiële paragraaf 6. Fiscale aspecten 7. Implementatie en planning 8. Bijlage 1. Aanleiding Op 3 november 2011 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen waarin het college wordt opgedragen om: - in overleg met de raad onderzoek te doen naar het gebruik en de mogelijkheden van de diverse tablets en applicaties om Microsoft-Office bestanden te kunnen bewerken en opslaan; - een inschatting te doen naar de bezuinigingen die door het gebruik van tablets bereikt kunnen worden; - na een positieve afweging en dito besluit, bij de invoering van tablets een cursus te organiseren voor de leden van de raad en fractieassistenten om te leren werken met een tablet; - bij aanname van deze motie, zo spoedig mogelijk, uiterlijk 1 juni een voorstel aan de raad voor te leggen zodat zo spoedig mogelijk daarna tot het gebruik van tablets kan worden overgegaan. Bij de behandeling van de motie is vanuit de gemeenteraad aangegeven dat papierloos vergaderen het raadswerk efficiënter moet maken. Dit omdat stukken makkelijker raadpleegbaar en terug te zoeken zijn. Daarbij wordt tevens beoogd de huidige hoeveelheid papier zo veel mogelijk terug te dringen. In voorliggend plan van aanpak zijn de procesmatige, inhoudelijke, financiële en fiscale gevolgen op rij gezet inclusief de planning. Daarbij is de aanschaf van tablets ook in bredere kader van de informatievoorziening geplaatst. 2. Breder kader Het papierloos vergaderen door te werken met tablets past goed in het bredere kader van gemeentelijke informatievoorziening. Medio 2011 is ter voorbereiding op te ontwikkelen beleid voor informatievoorziening opdracht gegeven om de ICT-technische kant van onze organisatie te screenen. In het daaruit voortvloeiende rapport is benoemd wat er de komende jaren moet gebeuren om de informatievoorziening en automatisering dusdanig te organiseren dat het optimaal ondersteunend is aan de werkprocessen die horen bij de interne en externe dienstverlening. Concrete elementen daarbij zijn onder andere het beheer van applicaties, servicemanagement, WiFi en veiligheid van de gegevens. In samenspraak met de gemeenten Terneuzen en Hulst wordt momenteel gewerkt aan het opstellen van een ICT plan voor de komende jaren. Samen met de input uit de eindrapportage en met nieuwe ontwikkelingen zoals breedband internet zijn dit belangrijke bouwstenen voor de ontwikkeling van het beleid. Het werken met tablets zal in dit totale beleid gaan fungeren als vliegwiel. 1
3. Besluitvormingsproces Papierloos vergaderen houdt in dat de deelnemers geen papier meer nodig hebben bij (de voorbereiding van) de vergadering. De verspreiding van stukken gaat eenvoudig en snel, stukken zijn op elk gewenst moment en op elke plaats in te zien, het bezoek aan de leeskamer is niet meer voor elke vergadering nodig en stukken zijn - ook ter vergadering - makkelijk terug te zoeken. Papierloos vergaderen draagt daardoor, zoals ook beoogd bij het aannemen van de motie, bij aan het vereenvoudigen van het raadswerk. Het gemak zit vooral in het ontsluiten via één kanaal. Waar u (en ook burgers) in de huidige situatie nog naar het gemeentehuis moet komen om bepaalde stukken in te zien of sommige bijlagen alleen op papier beschikbaar zijn, zijn straks alle stukken digitaal te raadplegen via internet (m.u.v. sommige vertrouwelijke zaken). Om de beoogde vereenvoudiging én het terugdringen van papier te realiseren, is naast digitalisering van de vergaderstukken ook digitalisering van het besluitvormingsproces een voorwaarde. Onder besluitvormingsproces wordt verstaan alle stappen die gezet worden vanaf het opstellen van een vergaderstuk tot en met de besluitvorming door de gemeenteraad. De behandeling en besluitvorming door de raad zijn hierin de laatste stappen. Daaraan gaat een proces van ambtelijke voorbereiding en besluitvorming door het college vooraf. Bijlage 1 geeft een overzicht van de processtappen. Wanneer deze stappen niet of slechts gedeeltelijk worden gedigitaliseerd, blijft er ongeveer evenveel papier in omloop als in de huidige situatie. De digitalisering van het besluitvormingsproces betekent dat (na de uitwerking van een voorstel, notitie of beleidsplan) de interne toetsing, de integrale afstemming door het management, de aanlevering voor behandeling in het college, de collegevergadering, de aanlevering voor de behandeling door de raad, de presidiumvergadering, de commissievergaderingen en uiteindelijk de besluitvormende raadsvergadering papierloos verlopen. Als de digitalisering beperkt blijft tot de laatste twee stappen, blijft de besparing ook beperkt (ca. 33%). Digitalisering van het proces houdt in dat alle groepen die hierin een rol hebben (raad, fractieassistenten, college, griffie en MT) hierin moeten worden gefaciliteerd om het papierloos vergaderen een serieuze kans te geven. Het is van belang dat alle deelnemers aan de vergadering gebruik maken van een tablet. Wanneer één of enkele deelnemers papieren stukken (moeten) gebruiken, ontstaat immers een inefficiënte knip in het werkproces (een deel gaat digitaal en een deel op papier). Concrete actiepunten t.a.v. besluitvormingsproces: - Digitaliseren besluitvormingsproces - Aanpassen interne processen - Uitgaan van 40 deelnemers aan papierloos vergaderen 4. Mogelijkheden tablets (hardware) Om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden, voorwaarden en kosten van het gebruik van tablets, zijn vrijblijvende offertes opgevraagd bij drie verschillende aanbieders. Verder is gebruik gemaakt van de ervaringen van andere Zeeuwse gemeenten en instellingen. Gehoord de discussie in de raad en passend bij de lijn van het bestuursakkoord, vormen ''sober'' en ''doelmatig'' de uitgangspunten. Dat wil zeggen dat de tablets geschikt moeten zijn om het raadswerk op een efficiënte, eenvoudige manier te doen. Tablet-computers zijn er van verschillende merken. De meest gebruikte is de iPad van Apple. De iPad staat bekend om het gebruiksgemak en de ''intuïtieve'' bediening. Uit oogpunt van doelmatigheid (raadswerk op een eenvoudige wijze kunnen doen) wordt in dit plan van aanpak dan ook uitgegaan van het gebruik van de iPad.
2
Om de vergaderstukken te bekijken, is een draadloze internetverbinding nodig. Alle iPads beschikken over een WiFi-aansluiting. Daarmee kan worden aangesloten op een draadloos netwerk. In het gemeentehuis en het Belfort zijn WiFi-netwerken voorzien. Hiervan kan tijdens vergaderingen gebruik worden gemaakt. Als het WiFi-netwerk is gerealiseerd, kunnen bezoekers van het gemeentehuis (bv. raadsvergaderingen) hier ook gratis gebruik van maken. Op dit punt moet wel beleid worden ontwikkeld in verband met beveiliging. Thuis is het ook mogelijk om een WiFi-aansluiting te realiseren (de meeste mensen hebben dit al). Optioneel is de 3G-aansluiting. Deze maakt de iPad geschikt om met een SIMkaart en abonnement gebruik te maken van een mobiel netwerk (net als bij smartphones). 3G is niet noodzakelijk voor het raadswerk maar kan handig zijn als gebruikers vergaderingen willen voorbereiden op locatie (niet thuis of op het gemeentehuis). Daarom wordt in dit plan uitgegaan van een iPad met 3Gaansluiting. Vanwege de levensduur van de apparaten en de persoonlijke instellingen, wordt geadviseerd om de iPads aan de gebruikers in bruikleen te geven en deze aan het einde van elke raadsperiode te vervangen (met mogelijkheid om over te nemen). Bij de aanschaf van de apparaten kan bij de leverancier een service- en onderhoudscontract worden afgesloten. Gebruikers kunnen dan met vragen rechtstreeks bij de deskundige en ruim bereikbare helpdesk van de leverancier terecht, waarbij er uiteraard waar nodig een intermediaire rol vanuit de ambtelijke organisatie zal zijn. Om een beeld te krijgen van de kosten de iPads inclusief service- en onderhoudscontract, zijn drie verschillende offertes opgevraagd, waaronder ook één leverancier in onze gemeente. De prijzen variëren in orde van grootte van € 19.500 tot € 22.000 excl. BTW. De aanleg van het WiFi-netwerk in het Belfort is voorzien bij de verbouwing. Voor de aanleg van het netwerk in Oostburg is een eenmalige investering nodig van ongeveer € 5.000. De kosten van een 3G-abonnement (optioneel) bedragen in totaal € 5.750 per jaar. Op de financiële consequenties wordt nader ingegaan bij punt 6 in dit plan. Concrete actiepunten t.a.v. hardware: - Aanbesteding en gunning aanschaf iPads, incl. service- en onderhoudscontract - Aanleg WiFi-netwerk in gemeentehuis Oostburg - Afsluiten 3G-abonnementen (optioneel) - Bruikleenovereenkomst opstellen
5. Mogelijkheden software Een iPad is zeer geschikt voor papierloos vergaderen. Er zijn speciale applicaties die het papierloos vergaderen ondersteunen en het mogelijk maken om aantekeningen te maken op de stukken en tijdens de vergadering. Verder kan men met een iPad e-mailen, de agenda beheren en gebruik maken van internet. Het is niet mogelijk om programma's van Microsoft Office (zoals Word en Excel) te gebruiken. De iPad is dus geen vervanger van een pc of laptop. Momenteel worden de vergaderstukken ontsloten via het Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS). Via internet kan het BIS op de iPad worden ingezien. Het is dan echter niet mogelijk om aantekeningen te maken op de stukken. Voor het ontsluiten van de stukken bestaan speciale applicaties voor de iPad die op een overzichtelijke manier inzage geven in de vergaderstukken en het mogelijk maken om aantekeningen te maken en bewaren. De gebruikers ontvangen een e-mailbericht als de stukken beschikbaar zijn en kunnen vervolgens met een wachtwoord inloggen om de stukken op te halen. Nadat de stukken eenmaal zijn binnengehaald via de applicatie, kunnen ze vervolgens offline (dus zonder internetverbinding) worden bekeken en "bewerkt''. Voor het college komt er een apart (niet openbaar) gedeelte op het BIS. Er zijn verschillende leveranciers die deze applicaties aanbieden. Bij de selectie van een aanbieder is het van belang om een goede aansluiting te realiseren met het bestaande BIS. Zo wordt slim gebruik gemaakt van wat er al is, wordt dubbel werk (het vullen van zowel het BIS als de applicatie) voorkomen en blijft het opgebouwde archief beschikbaar. 3
Het blijft overigens mogelijk om de stukken op een pc te bekijken via het BIS. Burgers die de commissieof raadstukken willen raadplegen, kunnen dit dus blijven doen op dezelfde manier als op dit moment. Burgers kunnen gratis gebruik maken van internet in het Klanten Contact Centrum en de bibliotheken (met leners- of internetkaart) dus kan de terinzagelegging volledig digitaal plaatsvinden. Om inzicht te krijgen in de kosten, mogelijkheden en compatibiliteit met het BIS, zijn vrijblijvend offertes opgevraagd bij twee aanbieders. Ook zijn referenties opgevraagd bij andere (Zeeuwse) gemeenten. Hieruit blijkt dat rekening moet worden gehouden met eenmalige opstartkosten in de orde van grootte van € 4.450 en jaarlijkse ''abonnementskosten'' van € 4.800. Het belangrijkste verschil tussen de aanbieders zit in de koppeling met het bestaande BIS, waarvan het belang hiervoor is aangegeven. Op de financiële consequenties wordt nader ingegaan in de volgende paragraaf. Om te leren werken met de iPad en de applicatie worden trainingen georganiseerd over het beheren van het systeem (medewerkers Griffiersbureau) en het gebruik ervan voor (de voorbereiding van) vergaderingen. Voordat volledig wordt overgeschakeld op het papierloos vergaderen wordt een proef gehouden. Daarbij schakelt in elke fractie één lid volledig over op papierloos vergaderen. De overige leden krijgen gedurende de proef ook nog papieren stukken. Tijdens de proef is er bij de vergaderingen ICT-ondersteuning aanwezig om acute problemen op te lossen. Concrete actiepunten t.a.v. software: - Aanbesteding en gunning software - Inrichting systeem, incl. koppeling BIS - Training medewerkers (griffie) en gebruikers (raad, fractieassistenten, college, MT) - Proef digitaal vergaderen
6. Financiële paragraaf Kosten Onderstaande begroting is gebaseerd op de opgevraagde, vrijblijvende offertes van diverse aanbieders. Er wordt daarbij vanuit gegaan dat het papierloos vergaderen per 1 januari 2013 volledig operationeel is (zie verderop, Implementatie en planning). Investering Aanschaf 40 iPads Aanleg WiFi-netwerk
€ €
21.500 5.000
Incidenteel Implementatie en instructie software
€
4.450
Structureel Software 3G-abonnement*
€ €
4.800 5.750
* Een hoger datalimiet is mogelijk. Dit kost ca. € 2.400,-, excl. BTW per jaar extra. Een abonnement is op elk moment opzegbaar of uit te breiden. Een 3G-abonnement is optioneel. Dekking De invoering van papierloos vergaderen brengt eenmalig opstartkosten met zich mee die op termijn kunnen worden terugverdiend. Deze opstartkosten worden gemaakt in 2012, ervan uitgaande dat het papierloos vergaderen per 1 januari 2013 volledig operationeel is. De investeringen en licentie kunnen worden gedekt binnen werkbudgetten op het gebied van ICT en informatievoorziening.
4
Voor de structurele lasten kan dekking worden gevonden door besparingen op papier en portokosten die het papierloos vergaderen met zich meebrengt en het aanpassen van de vergoeding aan raadsleden. Op basis van ervaringscijfers zijn deze besparingen geraamd. De meest directe besparing van het papierloos vergaderen is de bezuiniging op papier en portokosten. Opgemerkt wordt dat op dit punt is vanaf 2007 al een forse bezuiniging is gerealiseerd doordat ongewijzigde stukken na behandeling in de commissie niet meer worden meegestuurd met de raadsstukken en er veel gratis abonnementen zijn afgeschaft. Door de digitalisering van het besluitvormingsproces en raadstukken enkel nog digitaal beschikbaar te stellen (ook voor abonnementen, terinzagelegging enz.), kan een besparing op papier en portokosten worden gerealiseerd ad. € 7.500,- per jaar. Ingevolge artikel 8 van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden en wethouders 2011 ontvangt ieder raadslid een vergoeding van € 635,- per kalenderjaar, waarvan € 360,- als onbelaste vergoeding voor het gebruik van internet. Na de invoering van de iPads kan worden volstaan met een vergoeding voor het internetabonnement (WiFi). Overeenkomstig de motie wordt voorgesteld om de vergoeding te halveren (zie ook Implementatie en planning). Dit levert een jaarlijkse besparing op ad. € 6.033,-. De verwachting is dat de digitale werkwijze, na opstart en gewenning, niet meer tijd kost dan de huidige manier van werken. Op termijn zal naar verwachting zelfs tijdwinst worden geboekt omdat de digitale werkwijze bijdraagt aan het ''lean'' (eenvoudiger) maken van het proces. De aanpassing van het proces besluitvorming kan meteen worden aangepakt volgens de methode van het ''lean management''. Het exacte inverdieneffect in uren is op dit moment nog lastig in te schatten, omdat met name in het eerste jaar de opstart en aanloop plaatsvindt. Uitgangspunt is, mede gezien de ervaringen in andere gemeenten, dat er een positief effect zal ontstaan bij de optimalisering van onze informatievoorziening. Hierover zal tussentijds rapportage plaatsvinden. Benadrukt wordt dat de besparingen alleen volledig kunnen worden gerealiseerd wanneer er volledig digitaal wordt gewerkt. Het financiële plaatje ziet er samengevat als volgt uit:
Lasten/baten: Hardware (kapitaallasten)* Aanleg WiFi-netwerk Software, excl. BTW 3G-abonnement 500MB, excl. BTW Papier en portokosten Kostenvergoeding raadsleden Totaal Dekking: Werkbudget ICT/informatievoorziening Totaal
2012
2013
2014
2015
2016
2017
4.300 5.000 9.250
4.850 0 4.800
4.700 0 4.800
4.550 0 4.800
4.450 0 4.800
4.300 0 4.800
1.450
5.750
5.750
5.750
5.750
5.750
PM -2.011 17.989
-7.500 -6.033 1.867
-7.500 -6.033 1.717
-7.500 -6.033 1.567
-7.500 -6.033 1.467
-7.500 -6.033 1.317
13.750
4.850
4.700
4.550
4.450
4.300
4.239
-2.983
-2.983
-2.983
-2.983
-2.983
* Conform het afschrijvingsbeleid wordt uitgegaan van een afschrijvingstermijn van 5 jaar. Wanneer bij aanvang van de raadsperiode voor nieuwe raadsleden nieuwe iPads moeten worden aangeschaft, moet een aantal apparaten mogelijk vervroegd worden afgeschreven. Dit brengt op dat moment eenmalige kosten met zich mee.
5
7. Fiscale aspecten De kostenvergoeding zoals die nu conform de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden en wethouders 2011 wordt versterkt, is bedoeld voor de aanschaf van een computer. Als deze financiële vergoeding wordt vervangen door een verstrekking in natura, maakt dit fiscaal geen verschil. Concrete actiepunten t.a.v. fiscale aspecten: - Aanpassing verordening Verordening rechtspositie raads- en commissieleden en wethouders 2011
8. Implementatie en planning Zoals eerder aangegeven, vergt de invoering van papierloos vergaderen enige voorbereiding. Uitgegaan wordt van invoering van het papierloos vergaderen per 1 januari 2013 (voorbereidingen dit jaar). In onderstaand schema worden de stappen die hiervoor moeten worden gezet en de planning weergegeven. Stap Besluitvorming gemeenteraad op plan van aanpak Aanbesteding en gunning aanschaf iPads, incl. service- en onderhoudscontract Aanbesteding en gunning software Aanleg WiFi-netwerk in gemeentehuis Oostburg Afsluiten 3G-abonnementen Digitaliseren besluitvormingsproces Aanpassen interne processen Inrichting systeem, incl. koppeling BIS Bruikleenovereenkomst opstellen Training medewerkers Levering aan gebruikers Training gebruikers Proef papierloos vergaderen Aanpassing verordening Verordening rechtspositie raads- en commissieleden en wethouders 2011 Beleid informatievoorziening Formele invoering Onderhoud en service
8. Bijlage Bijlage 1: Overzicht stappen besluitvormingsproces 2012
6
Tijdpad Mei 2012 Juni 2012 Juni 2012 Juli/augustus 2012 Augustus 2012 Juli/augustus 2012 Juli/augustus 2012 Augustus/September 2012 Augustus 2012 September/oktober 2012 Oktober 2012 (centraal moment) Oktober 2012 Oktober t/m december 2012 Oktober 2012 December 2012 1 januari 2013 Doorlopend
OVERZICHT STAPPEN BESLUITVORMINGSPROCES 2012 Afronding Aanleveren Laatste Aanleveren Controle Verzend- Presidium Verzend- COMMISSIES Verzend- BESLUITVORMENDE ambtelijke concept B&W stukken afdelingshoofd datum datum datum VERGADERING voorbereiding commissies tot 16.00 presidium commissies raad incl. integrale en raad afstemming ma. wo. di. wo. do. ma. ma. do. di, wo. vr. do. 5 dec.
7 dec.
13 dec. vr. 16 dec.
9 jan. 6 feb. 5 mrt. 9 apr.
11 jan. 8 feb. 7 mrt. 11 apr.
17 jan. 14 feb. 13 mrt. 17 apr.
18 jan. 15 feb. 14 mrt. 18 apr.
7 mei
9 mei
15 mei
16 mei
23 juli 13 aug.
25 juli 15 aug.
10 sept.
12 sept.
31 juli 21 aug. 18 sept.
15 okt.
17 okt.
5 nov.
7 nov.
do. 22. dec. 23 jan. 20 feb. 19 mrt. 1 mei
di. 3 jan.
5 jan.
10,11 jan.
13 jan.
26 jan.
30 jan. 27 feb. 26 mrt. 7 mei
2 feb. 1 mrt. 29 mrt. 10 mei
10 feb. 9 mrt. 6 apr. 21 mei 15 jun. 16 aug. 14 sept.
23 feb. 22 mrt. 19 apr. 31 mei 21 juni (*) 28 juni 30 aug. (**) 27 sept.
21 mei
4 juni
7 juni
1 aug. 22 aug.
19 jan. 16 feb. 15 mrt. 23 april. wo. 16 mei 2 aug. 23 aug.
6 aug. 27 aug.
13 aug. 3 sept.
-6 sept.
7,8 feb. 6,7 mrt. 3,4 apr. 15,16 mei 12 juni 12,13 juni -11,12 sept.
19 sept.
20 sept.
24 sept.
1 okt.
4 okt.
9,10 okt.
12 okt.
25 okt.
23 okt.
24 okt.
25 okt.
29 okt.
5 nov.
8 nov.
13 nov.
14 nov.
15 nov.
19 nov.
26 nov.
29 nov.
23 okt. 13,14 nov. 4,6 dec.
26 okt. 16 nov. 7 dec.
8 nov. (***) 29 nov. 20 dec.
(*) voorjaarsnota/kadernota/jaarrekening
(**) indien nodig extra besluitvormende raadsvergadering
21 mei 2012 5/6 juni 2012 18 t/m 26 februari 2012 7 mei t/m 18 mei 2012 7 mei t/m 11 mei 2012 30 juni t/m 12 augustus 2012 30 juni t/m 19 augustus 2012 13 t/m 21 oktober 2012 22 december t/m 6 januari 2013
7
(***) begroting
Bijlage 1
VZG Jaarvergadering VNG alg. ledenvergadering Carnavalsvakantie bo/vo: Meivakantie bo Meivakantie vo Zomervakantie bo: Zomervakantie vo: Herfstvakantie bo/vo: Kerstvakantie bo/vo:
ma. 19 dec.
