Evaluatie Proef papierloos vergaderen raadsleden Roerdalen. 1
“Papierloos vergaderen: Een sprong voorwaarts!”
Inleiding. De gemeenteraad van Roerdalen heeft op 15 december 2011 ingestemd met de proef papierloos vergaderen. De doelstelling was om proefondervindelijk vast te stellen of de inzet van e-readers/ipads een functioneel en duurzaam alternatief is voor het verstrekken van papieren vergaderstukken. Een doelstelling te realiseren zonder dat dit leidt tot aanzienlijke financiële lasten voor de gemeente. De opzet van de proef was om een beperkt aantal deelnemers uit de raad kennis en ervaring te laten opdoen met het concept van papierloos vergaderen. Deelname aan de proef impliceerde dat vergaderstukken uitsluitend nog zouden worden aangereikt via de ereader/ipad. Er is destijds aan de zes in de raad zitting hebbende fracties verzocht om een fractielid af te vaardigen voor deelname aan de proef. Tevens heeft de griffie, als schakel in het proces van informatievoorziening, deelgenomen aan de proef. De duur van de proef werd bepaald op een half jaar (periode van januari 2012 tot en met juni 2012), waarbij de maand december 2011 als implementatieperiode van de proef was voorzien. Voorts is bepaald dat achteraf een evaluatie zou plaatsvinden. Daarbij is het van belang de focus te houden op de oorspronkelijke doelstelling van de proef en niet te worden afgeleid door allerlei nevengeschikte digitale (on)mogelijkheden die een vertroebelend beeld zouden kunnen opwerpen. Met andere woorden een heldere afbakening van de proef is wenselijk. Afbakening proef papierloos vergaderen. In het kader van de proef papierloos vergaderen wordt primair onder papierloos vergaderen verstaan het digitaal via de e-reader/ipad ter beschikking stellen van de vergaderstukken van vergaderingen van gemeenteraad, raadscommissies en raadspresidium. Het ter beschikking stellen van vergaderstukken van gremia is afhankelijk van de gremia waarin de afzonderlijke deelnemers participeren. De proef moet, op basis van de ervaringen van de deelnemers, uitwijzen of deze digitale vorm van facilitering in kwalitatief opzicht tenminste gelijkwaardig is aan het verstrekken van vergaderstukken op papier. Met inachtneming van het vorenstaande is een beknopte evaluatie uitgevoerd. Achtereenvolgens wordt stilgestaan bij: 1. Functionaliteit van de ipad; 2. Functionaliteit van de applicatie NotuBox; 3. Papierloos werken tijdens vergaderingen (raad, raadscommissies en/of raadspresidium); 4. Effecten voor het werkproces van de griffie; 5. Financiële verantwoording; 6. Conclusie; 7. Hoe nu verder; de raad aan zet? 1
In dit verband wordt onder de term “papierloos” vergaderen tevens verstaan “papierarm” vergaderen.
1
1. Functionaliteit van de ipad. Direct vanaf de start is geopteerd voor de ipad. De ter beschikking gestelde ipad is van het type Ipad2 32GB Wifi + 3G. Deze keuze is destijds gebaseerd op het positieve beeld in gemeenteland over de functionaliteit en de gebruikersvriendelijkheid van de ipad. Het succes van de proef is namelijk in belangrijke mate afhankelijk van de functionaliteit van het tablet. Om een aanvaardbaar alternatief te kunnen zijn voor de papieren vergaderstukken is het immers essentieel dat de vergaderstukken eenvoudig, snel en leesbaar kunnen worden geraadpleegd. De ipads zijn tijdens een workshop onder de deelnemers van de proef uitgereikt. Onder de begeleiding van een medewerker van Informatisering en Automatisering hebben de deelnemers de ipad zelf gebruiksklaar gemaakt. Voorts zijn de meest belangrijke gebruiksmogelijkheden en wetenswaardigheden gepresenteerd. Daarnaast hebben de deelnemers een naslagwerk ontvangen waarin de basishandelingen en enkele tips & trucs zijn beschreven. De workshop van zo’n 2 uur over het gebruik van de ipad is door de deelnemers als informatief en leerzaam ervaren. Als aandachtspunt wordt genoemd het verwerken van de benodigde persoonlijke instellingen (e-mailadres, appel-id, e.d.) op de ipad. Voorts zijn de deelnemers uitermate te spreken over de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van de ipad. De ipad is eenvoudig in het gebruik, heeft een snelle verwerkingstijd en de leesbaarheid is prima. Het is in die zin een tablet dat een goed alternatief biedt voor papieren vergaderstukken. Daarnaast wordt gewezen op de vele (functionele) extra’s die verbonden zijn aan het gebruik van de ipad, zoals bijvoorbeeld het e-mailverkeer en de mogelijkheid tot het gebruik van internet. De algemene indruk over de functionaliteit van de ipad is zeer positief. 2. Functionaliteit van de applicatie NotuBox. Tijdens de proef is gebruik gemaakt van een ondersteunende applicatie van NotuBiz Nederland b.v., genaamd NotuBox. NotuBox biedt de mogelijkheid om vergaderstukken en overige informatie digitaal te distribueren. De opzet van de applicatie is om gebruikers de mogelijkheid te bieden vergaderdocumenten eenvoudig binnen te halen, deze op een goed leesbare wijze te presenteren, de teksten te arceren dan wel te voorzien van aantekeningen resp. notities en snel door de vergaderbundels te bladeren. Het is een persoonlijke documentenbox voor de gebruiker. Door middel van een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord krijgt men toegang tot een gestructureerd overzicht van de vergaderbundels. De input en het beheer hiervan geschiedt door de griffie. De applicatie maakt het mogelijk de vergaderbundel geheel of gedeeltelijk te downloaden. De applicatie is gebaseerd op een ingang via een digitale kalender waarin de vergaderdata zijn gekenmerkt. Ook het achteraf plaatsen van vergaderstukken in NotuBox vindt eenvoudig plaats binnen eerder verzonden en (eventueel) gedownloade vergaderbundels. In dit verband is het van belang te melden dat de ontwikkelingen op de digitale markt bepaald niet stil staan. Dat geldt zeker op het gebied van papierloos vergaderen, waarbij sprake is van een continue ontwikkelingsproces. Ook tijdens de proefperiode is de applicatie van NotuBox doorontwikkeld. Door middel van nieuwsbrieven zijn de deelnemers over deze ontwikkelingen geïnformeerd. Andere vormen van digitale distributie, door andere leveranciers, zijn tijdens de proef niet toegepast. Daar bestond, gezien de opzet van de proef, ook geen aanleiding toe. Overigens zij opgemerkt dat vertrouwelijke of geheime stukken niet digitaal ter beschikking worden gesteld. De stelregel wordt gehanteerd dat voor zover al sprake is van vertrouwelijke/ geheime documenten deze bij de griffie(r) kunnen worden ingezien. De deelnemers hebben een 2 uur durende presentatie bijgewoond van een medewerker van NotuBiz Nederland b.v. die de deelnemers inzicht heeft verstrekt in het functioneren van 2
NotuBox. Aan de hand van een PowerPoint presentatie en opdrachten zijn de deelnemers meegenomen in de wereld van NotuBox. De door NotuBiz verzorgde 2 uur durende instructie over het gebruik van de applicatie NotuBox2 is door de deelnemers als informatief en ruimschoots voldoende beschouwd voor de benodigde kennis van de applicatie. De applicatie is ontwikkeld om een alternatief te bieden voor de papieren vergaderstukken. In die zin is de applicatie volgens de deelnemers herkenbaar en relatief gemakkelijk te hanteren. Voor wat betreft de presentatie is de applicatie te vergelijken met de wijze waarop de raadsbundels via de gemeentelijke website worden ontsloten. Echter gebruik van de vergaderstukken via de gemeentelijke website wordt niet als een werkbare optie gezien, daar dit ten koste gaat van de efficiency en het gebruiksgemak. De applicatie is zeer eenvoudig te bedienen en wordt gekenmerkt door een snelle verwerkingstijd. Naar het oordeel van de deelnemers aan de proef worden bij de voorbereiding van de vergaderingen de papieren stukken absoluut niet gemist. Als bijkomend voordeel van de NotuBox applicatie wordt genoemd de beschikbaarheid van vergaderstukken van eerdere vergaderingen (digitaal archief) en het verlost zijn van de enorme stapels papier. De algemene indruk over de applicatie van NotuBox is positief, waarbij vermeld dient te worden dat er altijd wensen blijven bestaan om de functionaliteit nog verder te verbeteren. Daar de applicatie continue wordt doorontwikkeld bestaat de mogelijkheid dat op incidentele basis functionele toepassingen haperen. In z’n algemeenheid wordt geconstateerd dat dit slechts marginaal voorkomt en haperingen doorgaans snel en adequaat door NotuBiz worden opgelost. In dit verband wordt nog opgemerkt dat betreffende applicatie die tijdens de proef is gebruikt voor papierloos vergaderen (NotuBox), vooral is gekozen vanwege de eenvoudige aansluiting op de bestaande situatie en reeds aanwezige informatiesystemen. Deze informatiesystemen (SIMbri en de SIM website) zijn met name gericht op publicatie van raadsinformatie op de website en missen een (volledige) integratie met het interne ICT netwerk van de gemeente Roerdalen. Naar verwachting zal in 2014 een intern document management systeem aanwezig zijn, dat deze integratie van interne en externe informatie verder kan optimaliseren. Voor het moment is er echter intern geen document management systeem dat kan voorzien in deze behoefte. Tot 2014 blijft de situatie dan ook onveranderd op dit vlak. In 2013 zal een oriëntatie moeten plaatsvinden op de toekomst, waarbij afgewogen moet worden hoe verder wordt gegaan met de informatiesystemen voor de raad en hoe deze aansluiting vinden bij het interne ICT netwerk. 3. Papierloos werken tijdens vergaderingen. Zoals reeds eerder is aangegeven hebben de deelnemers aan de proef gedurende de proefperiode geen papieren vergaderstukken ontvangen. Met andere woorden betrokkenen zijn bij de voorbereiding van en tijdens de vergaderingen afhankelijk geweest van de digitale vergaderstukken welke via NotuBox ter beschikking zijn gesteld. Dit behoudens tijdens de vergadering uitgereikte documentatie, zoals last minute info, maar ook tijdens raadsvergaderingen ingediende moties en amendementen. Hierbij wordt opgemerkt dat de implementatie van papierloos vergaderen in een functioneel kader moet worden bezien. Waar mogelijk worden bescheiden, ook nadat de vergaderbundel digitaal is aangereikt, digitaal aangeleverd via NotuBox. Hierbij past de opmerking dat het niet zinvol wordt geacht om uitsluitend voor de vorm bescheiden digitaal aan te leveren, als het veel gemakkelijker is om bijvoorbeeld tijdens een raadsvergadering een kopietje van een motie op papier te verstrekken. Een pragmatische benadering heeft volgens de deelnemers aan de proef in die gevallen de voorkeur. Het gebruik van de digitale vergaderstukken tijdens de vergaderingen is niet afhankelijk van de toegankelijkheid tot internet. Gebruikers kunnen de digitale vergaderstukken voor de 3
vergadering geheel of gedeeltelijk downloaden. Belangrijk daarbij is dat de ipad, voorzien van de NotuBox applicatie, een functioneel gebruik tijdens vergaderingen waarborgt. Gebruikers moeten in staat zijn snel documenten op te halen, van documenten te wisselen, specifieke passages te zoeken, notities te maken en deze snel op te halen en derg. Het algemene beeld van de deelnemers is positief. Het feit dat ook documenten uit eerdere vergaderingen kunnen worden opgeroepen wordt daarbij als een belangrijk pluspunt ervaren. Bij grotere digitale documenten, hierbij wordt vooral gedacht aan de producten van de P&Ccyclus (begroting, jaarrekening), wordt het functionele gebruik van de ipad als alternatief voor de papieren vergaderstukken als minder praktisch beoordeeld. Dat geldt met name voor het ter vergadering volgen van de spreker, in combinatie met het volgen van de tekst van de digitale stukken en het maken van aantekeningen c.q. notities. Intensiever en meer ervaring met het gebruik van de ipad en de NotuBox apllicatie kan op dit punt wellicht uitkomst bieden. Dat neemt niet weg dat volgens de deelnemers aan de proef overwogen zou moeten worden omvangrijke documenten, zoals de programmabegroting en de jaarrekening, bij wijze van uitzondering, op papier aan te leveren. 4. Effecten voor het werkproces van de griffie. Alvorens met het papierloos vergaderen/gebruik ipad begonnen kon worden is de griffie bezig geweest met de ordening en de leesrechten en lees- en schrijfrechten van NotuBox applicatie voor de toekomstige gebruikers van de ipad. In het begin van de proefperiode zijn vanwege onbekendheid met het product vele vragen gerezen naar aanleiding van gemaakte gebruikersfouten. De helpdesk van NotuBiz is altijd bereikbaar geweest en heeft in de meeste gevallen snel voor een passend antwoord kunnen zorgen. Tijdens deze periode bleek echter dat het geleverde product voortdurend in ontwikkeling is, waardoor soms problemen ontstonden die eerst bij NotuBiz zélf opgelost moesten worden. In die zin is sprake van een afhankelijkheidsrelatie. In het kader van de proef zijn de vergaderstukken voor de vergaderingen van de raad, de raadscommissies en het raadspresidium door de griffie ingevoerd (resp. 6, 9 en 3) ten behoeve van NotuBox applicatie. Dat heeft voor de griffie een aanzienlijke extra tijdsinvestering betekent, te meer een min of meer identieke administratieve verwerking heeft moeten plaatsvinden voor het plaatsen van de vergaderstukken op de gemeentelijke website (SIMbri/SIM website). Als tijdelijke voorziening, bijvoorbeeld ten behoeve van de proef, is dat een acceptabele oplossing. Indien de proef echter op de een of andere wijze een vervolg krijgt dient hiervoor een voorziening te worden gecreëerd. Nadat alles is ingevoerd kan de griffie de opdracht geven tot publiceren. Vanuit NotuBiz werd medegedeeld dat het programma zelf om de zoveel tijd synchroniseerde en dat minstens binnen één uur NotuBox zou moeten werken. In de beginperiode ging dit niet vlekkeloos, maar naarmate de proefperiode verstreek verliep ook dit een stuk beter. Concluderend kunnen we zeggen dat in de aanloopperiode veel tijd nodig is geweest om alles te leren, te gebruiken en te controleren, maar dat na een halfjaar er routine in is gekomen. Tijdens de proef heeft de griffie gewerkt met één ipad, die door de drie medewerkers van de griffie afwisselend functioneel is gebruikt. Hiermede is wel een werkbare situatie gecreëerd, echter een werksituatie die verre van optimaal is. Een tablet is bedoeld als een persoonlijk op de gebruiker afgestemd apparaat. Groepsgebruik betekent inperking van de functionaliteit. Dit wordt gezien als een aandachtspunt.
4
5. Financiële verantwoording. Reeds bij het opstarten van de proef is duidelijk aangegeven dat de implementatie van papierloos vergaderen niet per definitie zal leiden tot een kostenbesparing. Dat is ook niet het vooropgezette doel geweest. Van belang is te vermelden dat sprake moet zijn van een verantwoorde financiële investering in een te realiseren kwaliteitsverbetering op het gebied van informatievoorziening. Financiële verantwoording proef (6 maanden/6 raadsleden/1 medewerker griffie). Kosten ipads (7 stuks) e 1 instructie NotuBox e 2 instructie NotuBox (optioneel) Software NotuBox (gebruikerskosten) Totaal
Geraamde kosten € 4200,00 € 150,00 € 300,00 € 450,00 € 5100,00
Werkelijke kosten € 4211,34 € 150,00 € 450,00 € 4811,34
De kosten voor ondersteuning door de ambtelijke organisatie (instructiebijeenkomst ipad/helpdeskfunctie) en de griffie (implementatie, invoer en helpdeskfunctie) zijn niet gekapitaliseerd. Het betreffen voor een substantieel deel eenmalige kosten. De meer structurele ondersteuningskosten van de griffie, betrekking hebbende op de verwerking van de vergaderstukken, kunnen in de toekomst door het treffen van een voorziening voor een belangrijk deel worden ondervangen. Een voorzichtige raming van de besparingen op de productiekosten van de papieren vergaderstukken over de proefperiode, uitgaande van de zes deelnemende raadsleden, bedraagt ca. € 700,- aan kosten kopieerapparaat, kopieën en papier. De besparing op het gebied van de inzet van de ambtelijke organisatie is hierin niet meegenomen. 6. Conclusie. De deelnemers aan de proef zijn van mening dat de functionaliteit van de ipad een goed alternatief biedt voor de papieren vergaderbundels. Zowel bij de voorbereiding van, als bij de vergaderingen zelf wordt de aanlevering van de vergaderstukken als ook het gebruik van die informatie als goed beoordeeld. Daarnaast biedt de ipad nog aanvullende mogelijkheden (bijv. e-mailverkeer, internetgebruik), welke door de deelnemers aan de proef als positief worden beoordeeld en wat als een duidelijke meerwaarde wordt gezien. Tijdens de proef is gebruik gemaakt van de software matige ondersteuning van de applicatie NotuBox, zijnde een product van het bedrijf NotuBiz. Na een aanloopperiode zijn de ervaringen met de betreffende applicatie overwegend positief. Hoewel is gebleken dat de applicatie op onderdelen nog kan worden verbeterd, heeft de applicatie een toegevoegde waarde voor de gebruiker. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de (digitale) markt van het papierloos vergaderen dynamisch is en dat voortdurend sprake is van nieuwe ontwikkelingen waarbij wordt ingespeeld op (aanvullende) wensen van de gebruiker. Volgens de deelnemers moet het streven erop zijn gericht om op termijn alle participanten (raads-, college- en commissieleden) aan het bestuurlijk besluitvormingsproces de transitie naar papierloos vergaderen te laten maken. Een streven dat raadsbreed zou moeten worden onderschreven als koers voor de toekomst. De wijze waarop, de voorwaarden waaronder en de termijn waarbinnen die transitie moet worden gerealiseerd, is afhankelijk van de politieke wil. In principe zou het papierloos vergaderen moeten gelden voor vrijwel alle voorkomende vergaderstukken, dus ook voor de documenten uit de planning en control cyclus. Echter omwille van de functionaliteit zou een uitzondering kunnen worden gemaakt voor de meer omvangrijke stukken, zoals de jaarlijkse programmabegroting en de jaarrekening. 5
Gewezen wordt op het belang om op termijn te komen tot raadsbrede implementatie van het concept van het papierloos vergaderen. Het in stand houden van twee processen, digitaal en papier, leidt tot een grotere werklastbelasting voor het ambtelijk apparaat, is niet efficiënt, niet effectief en werkt kostenverhogend. De deelnemers hebben aangegeven te opteren voor een geleidelijke transitie naar het concept van het papierloos vergaderen. De hieruit voortvloeiende extra kosten kunnen op basis van de te maken keuzes voor de gemeente beperkt blijven. Daarbij gaat het om de wijze waarop de gemeente haar faciliterende rol in deze meent te moeten vormgeven. Resumerend komen de deelnemers tot de conclusie dat de inzet van ipads, uitgerust met de door ondersteunende applicatie NotuBox, een functioneel en duurzaam alternatief is voor het verstrekken van papieren vergaderstukken. Het wordt door de deelnemers ervaren als “een sprong voorwaarts” in het raadswerk. Voorts is de conclusie getrokken dat mogelijkheden bestaan tot implementatie van het concept van papierloos vergaderen op een financieel verantwoorde wijze. De deelnemers hebben tot slot uitgesproken dat het concept van het papierloos vergaderen vanaf de nieuwe raadsperiode (2014) raadsbreed zou moeten worden geïmplementeerd. Vooruitlopend daarop verdient het aanbeveling om de transitie naar papierloos vergaderen op vrijwillige basis voor alle raadsleden te faciliteren.
7. Hoe nu verder; de raad aan zet? Ter afronding van de evaluatie worden een aantal scenario’s gepresenteerd met het doel helderheid te krijgen in de vraag: hoe nu verder? Scenario 1. De gemeenteraad besluit het evaluatierapport voor kennisgeving aan te nemen en gaat over tot de orde van de dag. Betekenis besluit: De proef krijgt (op de korte termijn) geen vervolg. De situatie van vóór de proef, waarbij raadsbreed papieren vergaderstukken werden verstrekt, wordt gecontinueerd. De in bruikleen gegeven ipads worden door de deelnemers bij de gemeente ingeleverd of kunnen tegen dagwaarde door de deelnemers worden overgenomen.
Scenario 2. De gemeenteraad besluit de proef van het papierloos vergaderen voort te zetten, waarbij in de periode tot maart 2014 (gemeenteraadsverkiezingen) 2 groepen van zes andere raadsleden zullen deelnemen aan de proef. Betekenis besluit: De proef wordt feitelijk gecontinueerd. Er worden zes andere raadsleden geworven voor deelname aan de proef. De in bruikleen gegeven ipads worden door de deelnemers aan de proef bij de gemeente ingeleverd. De ipads worden door I&A of een extern bedrijf opnieuw geïnstalleerd/gebruiksklaar gemaakt voor de nieuwe deelnemers aan de proef. Er volgt een introductiebijeenkomst over het gebruik van de ipad georganiseerd door I&A of een extern bedrijf. De NotuBox applicatie zal opnieuw moeten worden ingericht op het gebruik van de zes nieuwe deelnemers aan de proef. 6
Er volgt een introductiebijeenkomst over het gebruik van de NotuBox applicatie door NotuBiz. Als eerstvolgende proefperiode wordt uitgegaan van de periode november 2012/april 2013. Voor de laatste groep raadsleden die in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan de proef geldt de proefperiode september 2013 /februari 2014. Het hiervoor beschreven implementatietraject voor de derde groep raadsleden dient nogmaals te worden doorlopen. Na afloop van beide cycli staan de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 voor de deur, waarna de nieuwe gemeenteraad een afweging zal moeten maken op welke wijze de vergaderstukken moeten worden verstrekt. Kosten voortzetting proef periode september 2012/maart 2014 (6 deelnemers). Instructie en inregelen ipads Instructie NotuBox (2 keer) Software NotuBox (gebruikerskosten) Abonnementskosten NotuBox Voorziening NotuBox Totaal
Geraamde kosten 2012 € 500,00 € 300,00 € 300,00 € 200,00 € 200,00 € 1500,00
Geraamde kosten 2013 € 500,00 € 300,00 € 900,00 € 600,00 € 600,00 € 2900,00
Geraamde kosten 2014 € 200,00 € 150,00 € 200,00 € 550,00
Baten. Bij financiële baten in het kader van de omslag naar papierloos vergaderen moet vooral worden gedacht aan besparingen. Besparingen die in absolute zin moeilijk zijn te kwantificeren, echter met name liggen op het vlak van productiekosten van vergaderstukken. De productiekosten hebben met name betrekking op de kosten van papier, het produceren van kopieën, het gebruik van het kopieerapparaat en de inzet ambtelijke capaciteit ten behoeve van de productie van de papieren vergaderstukken. In dit verband wordt opgemerkt dat de productiekosten voor papieren vergaderstukken voor raadscommissieleden en derden (ter inzage stukken bibliotheken, provincie, e.d.) vooralsnog in stand wordt gehouden. Op basis van een voorzichtige raming bedragen de besparingen op de productiekosten van papieren vergaderstukken voor de periode september 2012/maart 2014, uitgaande van de zes deelnemende raadsleden, ca. € 1.750,- aan kosten kopieerapparaat, kopieën en papier. De besparing op het gebied van de inzet van de ambtelijke organisatie is hierin niet meegenomen.
Scenario 3. De gemeenteraad besluit om het concept van het papierloos vergaderen op vrijwillige basis mogelijk te maken voor alle raadsleden. Dit gebeurt onder de voorwaarde dat raadsleden zelf zorgdragen voor de aanschaf van een ipad. Betekenis besluit: Dat betekent dat de proef wordt beëindigd. De in bruikleen gegeven ipads worden door de deelnemers aan de proef bij de gemeente ingeleverd of kunnen tegen dagwaarde door de deelnemers aan de proef/raadsleden worden overgenomen. Inventarisatie volgt welke raadsleden op vrijwillige basis de overstap maken naar papierloos vergaderen. Er volgt een introductiebijeenkomst over het gebruik van de ipad georganiseerd door I&A (actie binnen bestaande I&A capaciteit). De NotuBox applicatie zal opnieuw moeten worden ingericht op het gebruik van de nieuwe doelgroep die deelneemt aan het concept van papierloos vergaderen. 7
Er volgt een introductiebijeenkomst over het gebruik van de NotuBox applicatie door NotuBiz. Implementatie van het papierloos vergaderen volgt zo spoedig mogelijk als in organisatorisch opzicht alle voorzieningen zijn getroffen. Voor raadsleden die de keuze maken niet de overstap te maken naar het papierloos vergaderen blijft de situatie onveranderd, hetgeen betekent dat de vergaderstukken voor deze raadsleden op papier worden verstrekt. De keuze voor de overstap naar papierloos vergaderen kan eenmalig worden genomen. Deze optie blijft van toepassing tot het moment dat de gemeenteraad anders besluit. In onderstaand financieel plaatje wordt ervan uitgegaan dat alle raadsleden de overstap maken naar papierloos vergaderen, zodat de kosten zijn gemaximeerd. Geraamde kosten implementatie papierloos vergaderen gemeenteraad (20 deelnemers). e
1 Instructie NotuBox Software NotuBox (gebruikerskosten) Abonnementskosten NotuBox Voorziening NotuBox Totaal
Geraamde kosten Incidenteel Structureel € 300,00 € 2400,00 € 600,00 € 800,00 € 300,00* € 3800,00
*Hier kan een eenmalige opbrengst tegenover staan voor zover raadsleden de in bruikleen verstrekt ipads overnemen tegen de dagwaarde.
Baten. Bij financiële baten in het kader van de omslag naar papierloos vergaderen moet vooral worden gedacht aan besparingen. Besparingen die in absolute zin moeilijk zijn te kwantificeren, echter met name liggen op het vlak van productiekosten van vergaderstukken. De productiekosten hebben met name betrekking op de kosten van papier, het produceren van kopieën, het gebruik van het kopieerapparaat en de inzet ambtelijke capaciteit ten behoeve van de productie van de papieren vergaderstukken. In dit verband wordt opgemerkt dat de productiekosten voor papieren vergaderstukken voor raadscommissieleden en derden (ter inzage stukken bibliotheken, provincie, e.d.) vooralsnog in stand wordt gehouden. Een voorzichtige raming van de besparingen op de productiekosten van papieren vergaderstukken op jaarbasis, ingeval raadsbreed zou worden, zou worden overgestapt op papierloos vergaderen, bedraagt: Geraamde besparingen op jaarbasis implementatie papierloos vergaderen gemeenteraad (20 deelnemers). Geraamde besparingen Kopieerkosten raads- en commissiestukken € 2700,00 (apparaat/kopieën) Papierkosten € 800,00 Ambtelijke capaciteit inzet bodes 60 mensuren Het evaluatiedocument is tot stand gekomen in samenspraak met en op basis van de ervaringen van de deelnemers aan de proef papierloos, waarbij rekening is gehouden met verstrekte informatie door de ambtelijke organisatie (beleidsmedewerker informatisering, teamcoördinator Informatisering en Automatisering en teamcoördinator Facilitaire Service), alsmede heeft afstemming plaatsgevonden met NotuBiz. Auteur: Rob Notermans, griffier Datum: 10 september 2012 8
