Evaluatie Digitaal vergaderen met iPads 1. Inleiding Op 10 januari 2012 heeft het college ingestemd met een pilot digitaal vergaderen. Naar aanleiding van dit besluit heeft Team Bestuur in samenwerking met de teams ICT Services, IGIS en DIV in de periode april tot en met augustus 2012 de pilot uitgevoerd. Aan de collegeleden, de deelnemers aan de collegevergaderingen en de medewerkers die de pilot ondersteunen is in april 2012 een iPad in bruikleen gegeven. Vanaf de collegevergadering van 17 april 2012 wordt aan de collegeleden en de overige deelnemers van deze vergadering geen papieren vergaderbundel verstrekt, met uitzondering van één hoogheemraad. De 1. 2. 3.
doelstellingen van het project, verwoord in de startnotitie “digitaal vergaderen”, waren: vermindering van de papierstroom voor bestuurlijke vergaderbundels. betere beschikbaarheid van de stukken die ter inzage worden gelegd voor de collegeleden snellere en verbeterde distributie van de vergaderbundels / gemak voor de bestuurders
De randvoorwaarden van het project waren: 1. Gebruikersgemak: gebruikersvriendelijk downloaden van de vergaderstukken; mogelijkheid tot het maken van digitale aantekeningen en arceringen in vergaderstukken; goede zoekfunctie in digitale vergaderstukken. 2. Werkprocessen: strak handhaven van de deadlines voor aanlevering en publicatie van vergaderstukken; gebruikersvriendelijke inrichting en omgeving van waaruit de D&H-leden vergaderstukken voor de aankomende vergadering kunnen binnenhalen; goede archivering van bestuurlijke stukken met het oog op duurzame toegankelijkheid. 3. ICT werkomgeving: aansluiting op de bestaande ICT werkomgeving van Delfland (passend binnen de informatiearchitectuur); koppeling met BIS en via BIS met DMS; goede beveiliging van informatie, ook met het oog op vertrouwelijke stukken die tijdens een vergadering aan de orde kunnen komen; goede ondersteuning van bestuurders en inrichting van een helpdeskfunctie; beveiliging van het tablet zelf; goede mogelijkheid om het beheer en onderhoud van het systeem te borgen. Leeswijzer Gestart wordt met een algemene indruk. Daarna wordt aan de hand van de doelstellingen en de randvoorwaarden het project geëvalueerd. Aan de collegeleden, de overige deelnemers van de collegevergaderingen en de medewerkers die het project ondersteunen, is gevraagd een vragenlijst in te vullen. De vragenlijst is toegevoegd als bijlage bij deze notitie. De antwoorden op de vragen worden geanonimiseerd gebruikt als input. De notitie eindigt met een aantal overige bevindingen, een eindconclusie en een voorstel voor het vervolg van het project. 2. Algemene indruk Voordat de iPads in gebruik genomen werden, is in een introductiebijeenkomst voorafgaand aan de collegevergadering van 2 april 2012 het gebruik van de iPad toegelicht. Met collegeleden die niet bij de introductiebijeenkomst aanwezig konden zijn of die behoefte hadden aan extra uitleg, zijn separate afspraken gemaakt. De meerderheid vond de uitleg tijdens de bijeenkomsten of de separate afspraken duidelijk. Op
de iPad via IBABS kunnen de deelnemers de volgende vergaderingen benaderen: Portefeuillehoudersoverleggen (vanaf jaarschijf 2009) PFO+ (vanaf jaarschijf 2007) D&H-vergaderingen (vanaf jaarschijf 2010) Commissievergaderingen VV (vanaf jaarschijf 2009) VV-vergaderingen (vanaf jaarschijf 2007) Informatieve VV’s (vanaf jaarschijf 2011) 1
Uit de ingevulde enquêtes komt het volgende beeld naar voren: voorbereiding vergaderingen: de meerderheid gebruikt de iPad voor het voorbereiden van PFO-, D&H- en VV-vergaderingen en maakt daarbij aantekeningen via de iPad op de voorstellen zelf; tijdens vergaderingen: de meerderheid gebruikt de iPad tijdens PFO-, D&H- en VVvergaderingen. Over het algemeen maken gebruikers tijdens de vergaderingen aantekeningen op papier en niet op de iPad. Wat verder opvalt is dat er tijdens vergaderingen veel gekeken wordt op het scherm, waardoor de aandacht voor de deelnemers in het overleg verminderd. Verwacht wordt dat het laatste een aanloopprobleem is en na verloop van tijd minder zal worden; overig gebruik: de meerderheid maakt gebruik van de opties mail, agenda en internet. Voordelen De meerderheid ziet als belangrijkste voordelen van de iPad: minder papiergebruik en als bijkomend voordeel een minder zware tas. Over het algemeen worden stukken sinds de introductie van de iPad door de collegeleden niet meer geprint. tijdbesparing omdat de iPad sneller opstart dan de pc of laptop. Nadelen Over het algemeen ziet de meerderheid geen nadelen bij het gebruik van de iPad. Zij hebben echter wel een aantal punten ter verbetering doorgegeven. Deze worden in paragraaf 7 overige bevindingen besproken. Eén hoogheemraad geeft vooralsnog de voorkeur aan een papieren bundel. 3. Doelstellingen Vermindering van de papierstroom voor bestuurlijke vergaderbundels Vanaf de D&H-vergadering van 17 april 2012 worden per vergadering vier papieren openbare en vertrouwelijke bundels gemaakt in plaats van dertien. Deze papieren bundels worden gemaakt voor één hoogheemraad, registratuur en twee reservebundels. De reservebundels kunnen ingezet worden in het geval dat er geen gebruik gemaakt kan worden van IBABS omdat er bijvoorbeeld geen contact mogelijk is met het wifi- of 3G-netwerk. Nazendingen voor de collegevergaderingen kunnen makkelijker toegevoegd worden. Voor de introductie van de iPad kregen de collegeleden de nazendingen via de e-mail toegezonden of op papier uitgereikt. Deze stukken waren los van de vergaderbundel. Omdat de collegeleden beschikken over alle hamerstukken, hoeven geen stukken voor de vergadering gekopieerd te worden wanneer een hamerstuk wordt overgeheveld naar de bespreekstukken. Vanaf augustus 2012 worden geen papieren VV-vergaderbundels meer verstrekt aan de collegeleden die volledig zijn overgegaan op de iPad. Het gebruik van de iPad heeft een aanzienlijke papierbesparing met zich meegebracht. Betere beschikbaarheid van de stukken die ter inzage worden gelegd voor de collegeleden Voor zover er een digitale versie van de ter inzage stukken voor handen is, wordt deze gekoppeld aan het betreffende agendapunt bij de collegevergadering. Collegeleden kunnen de stukken via de iPad overal en op elk willekeurig moment inzien. Zij zijn niet meer afhankelijk zijn van de openingstijden van het Gemeenlandshuis. Een aantal collegeleden heeft aangegeven het prettig te vinden de ter inzage map niet meer te hoeven raadplegen. Snellere en verbeterde distributie van de vergaderbundels / gemak voor de bestuurders Zodra de bundel klaar is voor vermenigvuldiging, wordt de agenda op IBABS gepubliceerd. Willekeurig wordt door de bestuursondersteuner een aantal documenten getest op raadpleegbaarheid. De collegeleden worden na een goed verlopen test op de iPad via de e-mail geïnformeerd over de beschikbaarheid van de bundel. De bundel is voor de collegeleden in de regel op donderdagochtend in de week voor de vergadering beschikbaar. Voor de iPad hing het moment van de beschikbaarheid van de bundel voor de collegeleden af van hun aanwezigheid op het Gemeenlandshuis. Zij ontvingen de bundel op donderdag aan het eind van de middag of op vrijdag. De afhankelijkheid van TNT post met betrekking tot de bezorging van de vergaderbundels is daarmee geminimaliseerd. Conclusie Het project digitaal vergaderen heeft aan de doelstellingen voldaan. 2
4. Randvoorwaarde gebruikersgemak Gebruikersvriendelijk downloaden van de vergaderstukken Uit de ingevulde enquêtes komt naar voren dat de meerderheid de stukken makkelijk kan raadplegen of door stukken heen kan bladeren. Mogelijkheid tot het maken van digitale aantekeningen en arceringen in vergaderstukken De meerderheid maakt gebruik van de optie van het maken van aantekeningen op de voorstellen tijdens de voorbereiding van de vergadering en niet tijdens de vergadering. Over het algemeen worden de aantekeningen makkelijk teruggevonden en daar waar dat nog niet het geval is, is de verwachting dat dit verbetert naarmate de iPad langer gebruikt wordt. Goede zoekfunctie in digitale vergaderstukken Voor alle overleggen zoals opgesomd in paragraaf 2 zijn de bestuurlijke vergaderstukken digitaal van een aantal voorgaande jaarschijven beschikbaar gesteld. De antwoorden van de enquête wijzen uit dat de meerderheid geen problemen ondervindt bij het zoeken naar vergaderstukken die in eerdere vergaderingen zijn behandeld. Een van de hoogheemraden vertelde het prettig te vinden dat zijn aantekeningen bij de voorstellen tijdens het gehele besluitvormingsproces beschikbaar blijven. Conclusie Het project digitaal vergaderen heeft aan de randvoorwaarde gebruikersgemak voldaan. 5. Werkprocessen Strak handhaven van de deadlines voor aanlevering en publicatie van vergaderstukken De introductie van de iPad heeft geen gevolgen gehad voor deadlines voor de aanlevering van stukken. Gebruikersvriendelijke inrichting en omgeving van waaruit de D&H-leden vergaderstukken voor de aankomende vergadering kunnen binnenhalen Uit de antwoorden van de enquête komt naar voren dat de meerderheid moeiteloos de vergaderstukken van de aankomende vergadering kan raadplegen. De collegeleden worden via de e-mail geïnformeerd zodra de vergaderstukken beschikbaar zijn. Goede archivering van bestuurlijke stukken met het oog op duurzame toegankelijkheid De introductie van de iPad heeft geen gevolgen gehad voor de archivering van bestuurlijke stukken. Alle vergaderdocumenten werden ook voor de introductie van de iPad via BIS afzonderlijk opgeslagen in DMS. Het eindresultaat is zichtbaar in IBABS. Conclusie Het project digitaal vergaderen heeft aan de randvoorwaarde werkprocessen voldaan. 6. ICT werkomgeving Aansluiting op de bestaande ICT werkomgeving van Delfland (passend binnen de informatie-architectuur) Om aan de wens digitaal vergaderen te kunnen voldoen heeft het bestuurlijke informatiesysteem (BIS) een extra functionaliteit, waarmee vergaderingstukken per vergadering gepubliceerd kunnen worden op IBABS, gekregen. Het bestaande systeem was leidend. Binnen de gebouwen van Delfland zijn, los van de pilot digitaal vergaderen, wifi-punten gerealiseerd. De iPads kunnen gebruik maken van deze wifi-punten. Sinds kort is snelheid van het wif-netwerk verbeterd. Overigens beschikken alle collegeleden en de secretaris-directeur over een 3G-abonnement. De iPad is vooralsnog niet aangesloten op het Delflands netwerk. E-mails die bewaard worden op dit netwerk kunnen via de iPad vooralsnog niet geraadpleegd worden. Of de iPad aangesloten kan worden op het Delflands netwerk en in hoeverre dit wenselijk is, moet nog onderzocht worden. De aansluiting op de bestaande ICT-infrastructuur is daarmee niet volledig gerealiseerd, maar is voldoende om digitaal te kunnen vergaderen.
3
Koppeling met BIS en via BIS met DMS De introductie van de iPad heeft geen gevolgen gehad voor de koppeling van BIS met DMS. Deze koppeling was in het bestaande systeem reeds gerealiseerd. Goede beveiliging van informatie, ook met het oog op vertrouwelijke stukken die tijdens een vergadering aan de orde kunnen komen De app IBABS pro kan iedereen die een iPad heeft, gratis downloaden. Om toegang te krijgen tot de Delflandse vergaderstukken is een inlognaam en wachtwoord die voor iedere gebruiker uniek is, noodzakelijk. Vertrouwelijke informatie wordt in BIS op een andere wijze dan openbare informatie gekoppeld. In BIS wordt de toegang van gebruikers tot vertrouwelijke vergaderstukken geregeld. Slechts een beperkte groep medewerkers en de collegeleden kunnen deze stukken raadplegen. Wie geen toegang heeft tot de vertrouwelijke documenten ziet op de iPad alleen de openbare stukken. Daarnaast heeft elke tablet ook een eigen pincode (zie verder kopje beveiliging van de tablet zelf). Hiermee wordt de toegang tot vertrouwelijke gegevens voldoende gewaarborgd. Goede ondersteuning van bestuurders en inrichting helpfunctie Bestuurders die problemen met het gebruik van de iPad ondervonden, zijn geholpen door teams Bestuur en IGIS, en in uitzonderlijke gevallen door het team ICT Services. Dit betekent voor de betrokken teams een extra werkbelasting. De synchronisatie van de iPad na verandering van het wachtwoord van het Delfland-account wordt als lastig ervaren. Door team IGIS is hiervoor een handleiding aan de gebruikers beschikbaar gesteld. Beveiliging van het tablet zelf De iPad is beveiligd met een pincode. Om de veiligheid te optimaliseren is gaandeweg de keuze gemaakt om iedere gebruiker een eigen pincode te laten kiezen. Wanneer de pincode een aantal keer verkeerd wordt ingetypt, wordt de toegang geblokkeerd. Deze blokkade kan worden opgeheven door middel van een pukcode. De pukcodes zijn bij het team ICT Services bekend. De pincode kan alleen worden omzeild wanneer de iPad volledig gereset wordt. Bij de reset worden alle gegevens op de iPad gewist en de instellingen worden teruggezet naar de fabrieksinstellingen. Wanneer een iPad gestolen of vermist wordt, wordt aangifte gedaan bij de politie. Goede mogelijkheid om het beheer en onderhoud van het systeem te borgen IBABS wordt door een externe leverancier beheerd. Zij onderhouden het systeem en ontwikkelen het systeem door, waardoor het systeem met enige regelmaat geüpdatet moet worden. In de appstore wordt de update klaargezet, die de gebruikers vervolgens zelf op hun iPad installeren met behulp van een apple-account. Over het algemeen ondervinden de gebruikers hierbij geen problemen. Slechts in een enkel geval werd het installeren van de update als lastig ervaren, hetgeen gekwalificeerd kan worden als een beginnerprobleem. Conclusie Het project digitaal vergaderen heeft aan de randvoorwaarde ICT werkomgeving voldaan. 7. Overige bevindingen Algemeen Uit de antwoorden op de enquête kwamen de volgende overige wensen voor de iPad naar voren: 1. Er is behoefte aan printfunctie op de iPad, het zogenaamde “airprinten”; 2. Er is behoefte aan een Word-functionaliteit zodat gebruikers op de iPad documenten kunnen maken. 3. Grafieken en tabellen in docx zijn vaak niet goed leesbaar via de iPad. 4. Er is behoefte om de iPad ook voor andere vergaderingen te gebruiken. Bijvoorbeeld voor de vergaderingen van de Unie van Waterschappen. Momenteel wordt onderzocht wat er nodig is om de vergaderingen van de UvW via BIS op de iPad te publiceren. Daarnaast is recent ontdekt dat de UvW een eigen app heeft voor de Unievergaderingen. Het nadeel daarvan is dat de ambtelijke adviezen van Delfland niet bij de vergadering raadpleegbaar zijn. 5. Er is geopperd de iPad uit te breiden met Skype zodat het mogelijk wordt om via de iPad vergaderingen op afstand te kunnen voeren. 6. De gebruiksduur van de batterij van de iPad wordt als kort ervaren. Nadat de iPad overdag is gebruikt, moet het apparaat opgeladen worden zodat deze ook beschikbaar is voor gebruik tijdens avondvergaderingen. 7. Er kunnen op dit moment geen documenten naast elkaar worden geopend. Dit is handig 4
wanneer informatie uit het ene document nodig is voor het andere document. 8. Ontvangen mails worden vaak bewaard in aparte mappen op het Delflandse netwerk. Deze mails zijn op de iPad niet meer raadpleegbaar. Verwezen wordt naar paragraaf 6, eerste alinea. 9. Het proces rondom de concept D&H-bundel volledig digitaal te laten plaatsvinden, waarbij de toetsers digitaal toetsen met behulp van een iPad. Deze wensen zullen in de komende periode worden onderzocht op nut, noodzaak en kosten. Zichtbaar onderscheid tussen vertrouwelijke en openbare stukken Tot voor kort was er in IBABS geen zichtbaar onderscheid tussen vertrouwelijke en openbare stukken. Met de meest recente update van BIS op 4 september 2012 is aan deze wens tegemoet gekomen. In IBABS ziet men aan een slotje welke documenten vertrouwelijk gekoppeld zijn. De beheerder van een vergadering kan via BIS aan gebruikers toegang tot vertrouwelijke documenten verlenen. Wifi versus 3G-abonnement Er is voor gekozen om aan de leden van het dagelijks bestuur een 3G-abonnement te verstrekken zodat aan hen de mogelijkheid wordt geboden om de vergaderingen ten alle tijden en op alle plekken te kunnen voorbereiden en voeren. Over het algemeen maakt de meerderheid indien beschikbaar, gebruik van wifi, zowel bij Delfland, als thuis en op een andere vergaderlokatie. Een enkeling maakt alleen gebruik van het 3G-netwerk. Bij gebruik van Delflandse wifi-netwerk moet de gebruiker zich wanneer hij de iPad wil gebruiken, opnieuw aanmelden. Dit wordt als lastig ervaren. Op korte termijn komt er een tweede wifi-netwerk voor de iPad beschikbaar, waarbij niet telkens opnieuw gevraagd wordt in te loggen. Ook is gebleken dat bij wifi-gebruik er soms verschillende keren moet worden ingelogd voordat alle vergaderingen op de iPad zichtbaar zijn. De databundels zijn op enkele uitzonderingen na, niet overschreden. De uitzondering betrof een verblijf in het buitenland. Accessoires Pen: aan de gebruikers is een speciale pen ter beschikking gesteld. Het gebruik van de pen wordt wisselend ervaren. Sommige gebruikers geven de voorkeur aan het gebruik van de pen en anderen gebruiken liever hun vingers. Toetsenbord: door twee gebruikers is aangegeven behoefte te hebben aan toetsenbord. Mogelijk neemt de behoefte toe indien een word functionaliteit aan de gebruikers ter beschikking wordt gesteld. Blackberry Het inleveren van de Blackberry voor een simpeler model is niet voor iedere gebruiker bespreekbaar. Via de telefoon heeft gebruiker toegang tot email, agenda en internet. Vaak heeft de gebruiker de telefoon de hele dag bij de hand, wat niet altijd geldt voor de iPad. Daarnaast is de ervaring dat de blackberry op sommige plekken werkt waar de iPad niet werkt. Vooralsnog is het advies hierin geen wijziging door te voeren. Apps voor privégebruik Geconstateerd is dat op de iPad apps voor privégebruik gedownload worden die niet voor zakelijk gebruik voor Delfland noodzakelijk zijn. Ook komt het voor dat gezinsleden van de iPad gebruik maken. Hiertegen is geen bezwaar. Benadrukt wordt dat de apps voor privégebruik niet worden ondersteund door Delfland. Daar waar gezinsleden soms gebruikmaken van de iPad dienen de gebruikers erop toe te zien dat de app IBABS niet wordt gebruikt. Omvang werkzaamheden Team Bestuur De komst van de iPad heeft geleid tot een verandering in de hoeveelheid werkzaamheden voor Team Bestuur. De toename in de werkzaamheden is het gevolg van enerzijds de implementatie van de iPads in het Delflandse werk en anderzijds het onderhoud en doorontwikkeling van het systeem en het beantwoorden van vragen. Er is op dit moment geen afname van de werkzaamheden rondom het produceren van de vergaderbundels. Dit houdt verband met de wijze van produceren van de papieren bundels. Daarin kan nog een vereenvoudigingslag worden gemaakt. De omvang van de werkzaamheden is niet afhankelijk van het aantal bundels.
5
8. Eindconclusie Aan de doelstellingen en de randvoorwaarde van de pilot digitaal vergaderen is voldaan. De meerderheid van pilot digitaal vergaderen is positief over het gebruik van de iPad en heeft sinds de introductie van de Ipad niet meer gewerkt met papieren vergaderstukken. De iPad wordt niet alleen gebruikt voor de voorbereiding van en tijdens vergaderingen, maar ook voor het lezen en beantwoorden van e-mails, het raadplegen van de agenda en het surfen op internet. 9. Vervolg Bestuurlijk vervolg Gezien de positieve resultaten van de pilot wordt geadviseerd de pilot digitaal vergaderen voor het college om te zetten naar normaal gebruik door de collegeleden. Aanbevolen wordt om ook het algemeen bestuur over te laten gaan op het gebruik van iPads. Aandachtspunten hierbij zijn: draagvlak van het algemeen bestuur om digitaal te vergaderen. Dit draagvlak wordt gepeild bij de agendacommissie. Indien de agendacommissie hier positief tegenover staat, wordt het voorstel aan de Verenigde Vergadering voorgelegd waarbij om een expliciet besluit wordt gevraagd. In het voorstel wordt ook het moment van proefdraaien en overgang bepaald. Er worden geen uitzonderingen toegestaan; alle VV-leden vergaderen of via een iPad of via hardcopy stukken; er wordt géén 3G-abonnement aangeboden aan VV-leden. Zij werken uitsluitend via wifi; de toegang in IBABS tot de VV-vergaderingen te beperken; inrichten van een helpdeskfunctie voor de leden van het algemeen bestuur inclusief tijden van beschikbaarheid. Dit betekent toename van de werkzaamheden voor de teams Bestuur, IGIS en ICT Services. Het bestuurlijk vervolg wordt door team bestuur begeleid. Zo nodig wordt er voor de begeleiding in de beginfase extra capaciteit ingehuurd. Ambtelijk vervolg Binnen de ambtelijke organisatie worden de mogelijkheden om digitaal te werken onder andere in het kader van “Het Nieuwe Werken” onderzocht. De iPad kan voor dit project een impuls zijn. De ontwikkeling van de visie op digitaal werken door organisatie ligt bij de sector Middelen. Er draaien op dit moment meerdere pilots ten aanzien van het gebruik van tablets. Aanbevolen wordt om criteria te ontwikkelen welke medewerkers wel en welke medewerkers niet in aanmerking komen voor een iPad. Daarnaast zal een uitspraak gedaan moeten worden of voor deze medewerkers een 3G-abonnement wordt afgesloten. De kosten van de mobiele dataverkeer nemen daardoor aanzienlijk toe. Op steeds meer plekken en binnen steeds meer organisaties wordt de mogelijkheid tot het gebruikmaken van een wifi-netwerk aangeboden. Gebruik van privé Ipads Steeds meer medewerkers schaffen in de privésfeer een iPad aan en willen de iPad gebruiken bij hun werkzaamheden voor Delfland. Team Bestuur heeft reeds een aantal verzoeken van medewerkers gehad om hen toegang te verlenen tot de IBABS. Zolang er door sector Middelen geen beleid is opgesteld voor het gebruik van privé iPads voor zakelijke doeleinden bij Delfland, geeft team bestuur medewerkers geen toegang tot IBABS.
6
