UITKOMSTEN EVALUATIE PAPIERLOOS VERGADEREN Griffie september 2013
Vooraf In de raadsvergadering van 23 februari 2012 is door de raad besloten tot invoering van het papierloos vergaderen. Hierbij is afgesproken om in 2013 het papierloos werken te evalueren. Ter voorbereiding op de evaluatie is een memo met conceptvragen voorgelegd aan de fractievoorzitters op 4 april 2013. De op- en aanmerkingen uit het fractievoorzitters overleg zijn betrokken in de uitgevoerd evaluatie. In tegenstelling tot bovenstaande plaatjes is in de evaluatie niet ingegaan op de keus tussen het versturen van papieren of digitale vergaderstukken. Uit reacties van (duo-)raadsleden in het afgelopen jaar is duidelijk dat ze unaniem tevredener zijn dan in het tijdperk van de papieren vergaderstukken. Of zoals een van de raadsleden aangaf: “Het enige nadeel aan de iPad is, dat ik steeds vergeet een pen mee te nemen”. De evaluatie is uitgevoerd om duidelijk(-er) te krijgen waar en wat voor verbeteringen gewenst zijn. Aan de evaluatie hebben 18 (duo-)raadsleden deelgenomen; een respons van 58%. In het navolgende worden de vragen en uitkomsten toegelicht. De opzet hiervan is aan de hand van de drie pijlers van papierloos vergaderen, te weten: (Werk-)Processen, Infrastructuur en Competenties. Per gestelde vraag treft u allereerst de beantwoording aan; gevolgd door een aanbeveling/opmerking. Daar waar van toepassing is op een gestelde vraag een cursief weergegeven oplossing/antwoord toegevoegd. Deze evaluatie is voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg (18-09-2013). Hierin is het volgende opgemerkt: De aanwezigen nemen met instemming kennis van deze notitie. De aanbevelingen worden overgenomen, met uitzondering van de aanbeveling onder punt 3 “Vertrouwelijke stukken”. De fractievoorzitters vinden dat vertrouwelijke stukken alleen maar beschikbaar moeten zijn via het ter inzage leggen in de leeskamer van de gemeenteraad. Voorkomen moet worden dat deze via de iPad, Dropbox of e-mail digitaal beschikbaar worden gesteld. Het risico op het verspreiden van deze stukken is daarmee groot. De huidige afspraken rond vertrouwelijke stukken worden daarmee bevestigd.
1
Uitkomsten evaluatie papierloos vergaderen (WERK-) PROCESSEN 1. Indeling Dropbox. Is deze helder en overzichtelijk of verdient deze een aanpassing. De huidige indeling van Dropbox wordt als overzichtelijk ervaren en bestanden kunnen veelal gemakkelijk worden gevonden. Een deelnemer pleit voor een zoekfunctie in Dropbox. Dropbox kent een (beperkte) zoekfunctie. Deze werkt als volgt: Open een Dropbox-map, waarin in je wilt zoeken. Bijvoorbeeld “Raad”. Leg je vinger rechts op de mappen en schuif naar beneden over de mappen. Hierdoor wordt een zoekvenster geopend. Tik hierin je zoekterm en alle bestanden die hieraan voldoen komen tevoorschijn. Door op cancel te drukken ga je weer terug naar de bekende mappen. Het zoekvenster verdwijnt automatisch. Een deelnemer wil de LTA onderdeel laten zijn Dropbox. Omdat de LTA een eigen website heeft is dit niet mogelijk. Wel zal (als proef) worden gewerkt met het opnemen van een Word-bestand met een link naar de LTA bij de raads- en raadscommissievergaderingen. De LTA opent dan gelijk en kan geraadpleegd worden. Omdat je hierbij uit Dropbox gaat moet je het LTA-scherm afsluiten en je Dropbox weer open om andere Dropboxbestanden in te kunnen zien. Aanbeveling/opmerking Uit de beantwoording van de evaluatie en uit gesprekken met (duo-)raadsleden blijkt dat veel (duo-)raadsleden Dropbox gebruiken als “het raadsinformatiesysteem”. Zoals bekend is Dropbox een open systeem waarbij alle gebruikers dezelfde rechten hebben en is de beschikbare ruimte beperkt. Bovendien is het onmogelijk om vanuit de griffie te zorgen dat overal de juiste bestanden (blijven) staan. De inzet van de griffie beperkt zich tot het plaatsen van de juiste bestanden bij de komende vergaderingen: Dropbox is het instrument om de bestanden bij de komende vergaderingen tijdig te kunnen raadplegen. De website van de gemeente is en blijft het raadsinformatiesysteem van uw raad. Hier kunt u de juiste bestanden vinden; hierbij wordt er vanuit gegaan dat de huidige problemen met de oude website op korte termijn wordt verholpen. Kortom voor het zoeken naar oude bestanden is het gewenst om de website te raadplegen.
2. Hoeveelheid stukken in Dropbox. Vanuit de griffie worden naast de raadsvoorstellen alle openbare bijlagen in Dropbox opgenomen. Is dit handig/overzichtelijk of is een beperking tot de relevantste stukken gewenst. Het is goed om alle bijlagen op te nemen. Geen mening. Beperk per onderwerp/agendapunt de stukken tot het raadsvoorstel en een paar bijlagen.
16 1 1
Aanbeveling/opmerking Conform de huidige werkwijze alle openbare bijlagen bij raadsvoorstellen in Dropbox opnemen.
2
89% 6% 6%
3. Vertrouwelijke stukken. Deze worden niet opgenomen in Dropbox, vanwege het open systeem. Vindt u het gewenst dat er ook een beveiligde oplossing komt voor het digitaal raadplegen van vertrouwelijke stukken. Ja, dat is van belang. 11 61% Geen mening. 2 11% Nee, dat is niet nodig. 5 28% Aanbeveling/opmerking Op het moment dat Dropbox vervangen kan worden door een gesloten (beveiligd) systeem zullen vertrouwelijke stukken ook digitaal beschikbaar worden gesteld. Deze aanbeveling is niet overgenomen door het fractievoorzittersoverleg (18-09-2013).
4. Kopieergedrag. Opgenomen om inzicht te krijgen of het kopiëren door (duo-) raadsleden op het Stadskantoor is afgenomen. 17 Ik maak niet of nauwelijks nog gebruik van de kopieervoorzieningen in het Stadhuis. Ik kopieer evenveel als voor de invoering van het papierloos werken. 0 Ik kopieer ongeveer evenveel als voor de invoering van het 1 papierloos werken.
94% 0% 6%
Aanbeveling/opmerking De invoering van het papierloos vergaderen heeft geleid tot een afname van het gebruik van de kopieervoorzieningen.
5. Mailverkeer. Bedoeling van dit onderwerp is om duidelijk te krijgen of de raad i.p.v. dagelijkse mails van de griffie behoefte heeft aan een wekelijkse mail of een onderwerp in Dropbox (met een overzicht van het laatste nieuws en stukken). Informatie, die niet kan wachten wordt natuurlijk gelijk doorgestuurd. Dagelijks meerdere mails van de griffie is prima. 10 56% Geen mening. 1 6% Liever een dagelijkse mail. 6 33% Liever een wekelijkse mail. 1 6% Aanbeveling/opmerking De hoeveelheid mails vanuit de griffie wordt niet als erg storend ervaren. Een derde deel van de deelnemers opteert voor een dagelijkse mail. Voorgesteld wordt om de huidige werkwijze te handhaven.
3
INFRASTRUCTUUR (VOORZIENINGEN) 6. 3G-abonnement. Maakt u gebruik van dergelijk abonnement in uw iPad, waarmee u overal kunt beschikken over internet. Bij de verstrekte iPads is bewust gekozen voor de mogelijkheid van een iPad met een duurdere 3G-mogelijkheid. Aangenomen wordt dat hier niet of nauwelijks gebruikt wordt gemaakt en dat deze niet essentieel is. Ja, ik heb een 3G-abonnement. 4 22% Nee, ik heb geen 3G-abonnement. 14 78% Aanbeveling/opmerking Een tablet met een 3G-verbinding is geen voorwaarde bij het gebruik voor het raadswerk.
7. PC en Printer leeskamer. Kunnen deze verwijderd worden of wordt daarvan nog gebruik gemaakt. Sinds kort is er aanvullend een draadloze printer geplaatst in de leeskamer om te gebruiken in combinatie met een iPad. In uw Dropbox staat onder iPadweetjes een korte handleiding voor het gebruik van deze printer. Ja, prima om deze weg te halen. 16 89% Nee, ik maak hier nog regelmatig gebruik van. 2 11% Aanbeveling/opmerking PC en vaste printer op de leeskamer worden binnenkort verwijderd.
8. Tablets na verkiezingen 2014. Is het nodig om na de verkiezingen in 2014 aan nieuwe (duo-)raadsleden centraal tablets plus verzekering beschikbaar te stellen of dienen ze hiervoor zelf te zorgen. Steeds meer mensen beschikken over een tablet en het aanbod en dus de keuzes in verschillende tablets wordt steeds groter. De applicaties die de raad gebruikt werken vrijwel op alle tablets. Afsluitend kan worden opgemerkt dat de ondersteuning bij het gebruik van meerdere types tablets vanuit de griffie/organisatie complexer wordt. Ja, goed idee om (duo-)raadsleden zelf een tablet aan te laten 11 61% schaffen. Nee, centraal aanschaf van een soort tablet via de gemeente 7 39% verdient de voorkeur. Aanbeveling/opmerking Na de verkiezingen 2014 dienen (duo-)raadsleden zelf een tablet aan te schaffen. De huidige nog lopende verzekering van de centraal aangeschafte tablets komt per 1-1-2014 te vervallen.
4
9. Renteloze lening. Is het nodig om naast de maandelijkse vergoeding van € 59 bruto per maand voor de aanschaf en abonnementskosten van een tablet, ook een renteloze lening te verschaffen. In de lopende raadsperiode is wel een renteloze lening en een terugbetalingsregeling uit de maandelijkse vergoeding van kracht. Destijds zijn de iPads 2 centraal aangeschaft, vanwege de lange levertijd en de eerste opzet om de iPads aan de (duo-)raadsleden vanuit de gemeente beschikbaar te stellen. Uiteindelijk heeft de raad besloten om de iPads over te kopen van de gemeente, waarmee de iPads gelijk eigendom werden van de (duo-) raadsleden. Betaling kon in één keer of in termijnen van 24 maanden. De iPad 2 Wifi 16 GB is momenteel als nieuw te koop voor ongeveer € 380 (dezelfde iPad als die van de raad echter zonder 3G-verbindingsmogelijkheid). Nee, is niet nodig gezien de maandelijkse vergoeding. 6 35% Ja, een renteloze lening met terugbetaling in 24 maanden is 11 65% gewenst. Aanbeveling/opmerking Vanuit de griffie zal in overleg met de afdeling ondersteuning bezien worden of hiervoor een regeling getroffen kan worden.
10. Sociale media. Cursusbehoefte inventariseren. Ja, graag een cursus. Nee, (nu) niet nodig.
6 12
33% 67%
Aanbeveling/opmerking Momenteel is er geen behoefte aan een dergelijke cursus.
11. Postmappen. Het gebruik van de post- en schrijfmappen tijdens de vergaderingen van raad en commissies lijkt minimaal. Deels wordt dit veroorzaakt door de afname van papieren stukken; bijvoorbeeld uitnodigingen worden veelal alleen geplaatst in uw Dropbox. Tijdens vergadering schuift een deel van de (duo-) raadsleden de mappen aan de kant of legt deze ergens anders neer. Kunt u ermee instemmen dat we deze niet meer gebruiken en dat u uw post uit de leeskamer haalt. Om u te attenderen op post zal de griffie dan wekelijks een bericht sturen aan (duo-)raadsleden, die stukken in hun postvak hebben liggen. Ja, dat is goed. 15 83% Nee, ik wil graag de postmap houden. 3 17% Aanbeveling/opmerking De postmappen kunnen worden afgeschaft. Naast het versturen van een mail “u heeft post in uw postvak in de leeskamer ”, zal de griffie zich nog buigen over een alternatief; één postmap met vakjes, waaruit (duo-)raadsleden bij vergaderingen hun stukken kunnen halen.
5
12. De nieuwe website. Graag uw mening en suggesties voor verbeteringen over de nieuwe gemeentelijke website en het zoeken naar oudere bestanden. De website is het raadsinformatiesysteem (RIS) van uw raad. Op de nieuwe website staan verwijzingen naar de oude website Vaak met de aanduiding “Bekijk het archief t/m 2012”. Als u hierop klikt, komt u op de oude website. De oude website is als het ware ingepakt in “Pagefreezer”. De zoekfunctie werkt hierbij alleen rechtsboven bij het loepje; de oorspronkelijke zoekfunctie werkt niet meer. De volgende opmerkingen zijn gemaakt: Zoeken en opslaan naar thema/onderwerp en per datum. Onderscheid commissiestukken en raadsstukken. Onderscheid raadsvoorstellen en bijlagen. Oude bestanden zijn niet goed vindbaar en er treden foutmeldingen op. Te weinig ervaring er mee om er een mening over te kunnen geven. Oude website was niks mis mee, alles gemakkelijk te vinden. Graag betere informatie. Lastig om zaken te zoeken. Misschien een link in de Dropbox? Aanbeveling/opmerking De nieuwe website betekent wennen en het zoeken zeker in de “ingepakte” oude website werkt momenteel niet naar behoren. De gemaakte opmerkingen sluiten daar grotendeels bij aan. Vanuit de griffie zullen we blijven aandringen om vanuit de organisatie te zorgen voor een goed werkende website, te meer omdat de website het raadsinformatiesysteem van de raad is. Nadat de kinderziektes van de website zijn verholpen is het verstandig om in de inwerkperiode van de nieuwe raad ook aandacht te schenken aan de opzet van de website; specifiek het zoeken van bestanden.
COMPETENTIES 13. Gebruik “griffie”-applicatie. In hoeverre maakt u gebruik van de applicatie iAnnotate PDF (De iPads zijn vanuit de griffie standaard uitgerust met deze applicatie, waarmee op een pdf-bestand aantekening kunnen worden gemaakt). Ik maak regelmatig gebruik van iAnnotate. 4 22% Ik heb het wel geprobeerd, maar iAnnotate is qua werking niet echt 6 33% gemakkelijk. Ik maak geen gebruik van iAnnotate. 8 44% Aanbeveling/opmerking iAnnotate is niet een gebruiksvriendelijke/eenvoudige applicatie om aantekeningen te maken op een pdf-bestand. Voor nieuwe (duo-)raadsleden wordt aangeraden om deze niet meer aan te schaffen. Als vervanger van Dropbox wordt intern nog gewerkt aan de introductie van Notubox (een beveiligd systeem om bestanden beschikbaar te stellen). Notubox kent ook de mogelijkheid om aantekeningen te maken. Voorgesteld wordt om hierop te wachten.
6
14. Overige applicaties. Welke applicaties gebruikt u regelmatig voor uw raadswerk en is er een applicatie die u mist. De volgende applicaties zijn genoemd: Page, Goodreader, VNG Nieuws, Rijksoverheid, Pages, Keynote. Aanbeveling/opmerking Bij de introductie van de nieuwe raad zal vanuit de griffie aandacht worden besteed aan relevante applicaties voor het raadswerk.
15. LTA. Inzicht in het gebruik en gewenste aanpassingen van de Lange Termijn Agenda. Nooit. 0 Een enkele keer. 12 Voorafgaande aan raads- en commissievergaderingen. 6
0% 67% 33%
16. LTA. Suggesties voor verbeteringen LTA. De volgende opmerkingen zijn gemaakt: Combinatie met Dropbox LTA toevoegen als document bij vergaderstukken. Aanbeveling/opmerking vragen LTA De LTA is op verzoek van de raad ontwikkeld als raadsinstrument. Het gebruik/het raadplegen ervan kan beter. Naast de onder antwoord 1 gemaakte opmerking over het standaard opnemen van een link bij de vergaderstukken naar de LTA, is het aan te bevelen om op de agenda’s van de fracties en agendacommissies standaard het agendapunt LTA op te voeren.
17. Gebruik standaardvoorzieningen op iPad. In hoeverre maakt u gebruik van de mogelijkheden als FaceTime, Camera, Notitieblok, etc. op uw iPad. Agenda 10 Contacten 7 Notities 12 Facetime 3 Camera 8 Aanbeveling/opmerking Niet alle deelnemers maken (optimaal) gebruik van de standaardapplicaties op hun iPad. Bij de introductie van de nieuwe raad zal vanuit de griffie hieraan aandacht worden besteed.
7
18. Videowebcasting. Doel is om inzicht krijgen in het gebruik van het terugkijken van videowebcasts. En om duidelijk te krijgen of er behoefte is aan een zoekfunctie op keywords. Tegen betaling kan het huidige vidowebcastingsysteem worden uitgebreid met een zoekfunctie waarbij gezocht wordt op gesproken woorden. Als bijvoorbeeld gezocht wordt op het woord “tunnel”, komt het merendeel van de uitzendingen, waarin dat woord is gebruikt naar voren. Na elke vergadering. 2 11% Af en toe. 14 78% Nooit. 2 11% 19. Zoekfunctie op keywords in videouitzendingen. Ja, doen. Geen mening. Nee.
7 9 2
39% 50% 11%
Aanbeveling/opmerking Naast het live kunnen volgen van de vergaderingen is videowebcasting van belang als een soort van “woordelijk verslag”, met zoekfunctie. Bij de introductie van de nieuwe raad zal vanuit de griffie aandacht worden besteed aan de wijze van raadplegen. Voor het aanvullend aanschaffen van een zoekfunctie op keywords bestaat op dit moment geen duidelijke behoefte. OVERIGE 20. Ruimte voor overige opmerkingen. Zijn er bepaalde vragen in uw ogen niet gesteld of wilt u iets anders kwijt over het papierloos vergaderen dan kunt u uw opmerkingen hier opnemen. De volgende opmerkingen zijn gemaakt: Behoefte bestaat aan eenvoudiger manier van aantekeningen maken en archiveren op iPad. De gratis applicaties Quickoffice en Cloudon bieden mogelijkheden. Graag de jaarrekening, begroting en PPN op papier. Wordt op verzoek verstrekt. De zwarte postmap kan weg, maar het zou handig zijn als de inkomende post beneden bij de vergadering ligt. Zie beantwoording vraag 11.
8
