Evaluatie pilots Dienstverlening op locatie en Papierloos werken
Projectgroep Locatie Onafhankelijk Werken Versie 0.3 13 mei 2013
INHOUD 1
Inleiding ............................................................................................................................. 3 Afronding locatie- en tijdonafhankelijk werken ...................................................................... 3 Evaluatie van de pilots .......................................................................................................... 3 2 Evaluatie dienstverlening op locatie ................................................................................. 4 2.1 Technische problemen in de eerste maanden .......................................................... 4 2.2 Verder met de pilot, nu “aan de keukentafel” ............................................................ 4 3 Evaluatie pilot papierloos werken ..................................................................................... 5 3.1 Gemeenteraad ........................................................................................................... 5 3.2 Organisatie ................................................................................................................ 5 3.3 Vervolg ....................................................................................................................... 6
2 EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN
VERSIE 0.3
1
INLEIDING
In juni 2013 besloot de gemeenteraad van Buren akkoord te geven voor Locatie Onafhankelijk Werken. Daarmee gaf de raad het startschot voor een andere, nieuwe manier van werken. De gemeente Buren wordt met deze manier van werken een flexibelere organisatie die beter kan voldoen aan (toekomstige) behoeften van haar inwoners en klanten. Ook blijft de gemeente Buren door Locatie Onafhankelijk Werken een aantrekkelijke werkgever voor haar (toekomstige) medewerkers. Het project Locatie Onafhankelijk Werken bestaat uit vier gedeelten: 1 Locatie- en tijdonafhankelijk werken (vanaf 1 mei). Werken vanaf andere locaties en op andere tijden. 2 Pilot dienstverlening op locatie (oktober-juni). Het verlenen van diensten op andere locaties. 3 Pilot papierloos werken (december-juni). Vergaderen zonder papier. 4 Flexwerken (uitgesteld). Werken met flexibele werkplekken in het gemeentehuis voor alle medewerkers. Het laatste onderdeel, flexwerken, is uitgesteld. Dit gedeelte gaan we oppakken wanneer er noodzaak is om dit te doen. Die noodzaak kan bijvoorbeeld ontstaan wanneer er een huurder is voor een gedeelte van het gebouw. Afronding locatie- en tijdonafhankelijk werken Op 1 mei 2013 zijn we gestart met locatie- en tijdonafhankelijk werken. Daarmee bedoelen we dat elke medewerker van wie de functie het toelaat, kan werken waar en wanneer hij of zij dat wil. Daarvoor hebben we de ICT infrastructuur aangepast en afspraken gemaakt met medewerkers hoe wij onze bereikbaarheid behouden. Leidinggevenden hebben trainingen gevolgd over de nieuwe manier van leidinggeven die dit vraagt. In september evalueren we met medewerkers en leidinggevenden. Dit deel van het project behoort daarmee tot de reguliere werkzaamheden. Daarom sluiten we dit onderdeel (locatie- en tijdafhankelijk werken) van het project af. De vervolgacties die uit dit onderdeel zijn voortgekomen pakken we op in onze reguliere werkzaamheden. Vooral de ondersteunende afdelingen hebben hiermee te maken. Evaluatie van de pilots In juli 2012 gingen de werkgroepen van start met de voorbereidingen van de pilots. In oktober startte de pilot Papierloos werken en in december de pilot Dienstverlening op locatie. In dit document evalueren we deze twee pilots.
3 EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN
VERSIE 0.3
2
EVALUATIE DIENSTVERLENING OP LOCATIE
De pilot dienstverlening op locatie ging in december 2012 van start. De afdelingen Inwonerszaken, Ruimtelijke Ontwikkeling en Ruimtelijk Beheer hebben laptops gekregen om de dienstverlening op locatie te testen. Het ging hier om de volgende diensten: - Werk en inkomen (inwoners/cliënten) - WMO (cliënten) - Verenigingen - Economie, toerisme en recreatie (veelal bedrijven) - Volkshuisvesting (organisaties) - Toezicht (Ruimtelijk Beheer) - Projectleiding (Ruimtelijk Beheer) In een aantal gevallen zijn de laptops uitgereikt aan één medewerker en in een aantal gevallen maakte een heel team gebruik van één of twee apparaten. 2.1 Technische problemen in de eerste maanden In de eerste maanden bleek de ICT-infrastructuur niet geschikt om buiten het gemeentehuis te werken. In combinatie met slecht werkende dongels (voor internetontvangst) werkten de laptops niet goed genoeg. De applicaties startten traag op en de verbinding met ons eigen netwerk viel vaak weg. Ongeschikt dus om ondersteuning te bieden bij gesprekken met cliënten. Toezichthouders en projectleiding hebben er wel mee gewerkt omdat het bij hen minder impact had als het systeem niet of slecht werkte. Zij gebruiken het apparaat niet voor gesprekken met cliënten zoals inwonerszaken. Of cliënten het prettig vinden, hebben we nog niet kunnen testen. Vanaf 1 mei 2013 heeft de organisatie een nieuwe ICT-infrastructuur. Daarnaast zijn ook de problemen met de dongels opgelost. Een aantal technische problemen zijn daarmee opgelost. Het is nu mogelijk om het ook bij cliënten thuis te testen. Een aantal ervaringen op een rijtje: - Minder reistijd voor toezichthouders en projectleiders. Zij kunnen op locatie een logboek bijhouden, mail beantwoorden en tekeningen raadplegen. Vragen zijn sneller te beantwoorden. - Medewerkers van Inwonerszaken gebruiken de laptop wel in spreekkamers in Maurik omdat daar draadloos internet is, hierdoor was het systeem snel genoeg. In de spreekkamers bleken de laptops prettig omdat ook de cliënt via internet benodigde informatie op kon zoeken. - Medewerkers van werk en inkomen werken ook bij het werkplein in Tiel. Omdat daar draadloos internet is, werkte het systeem ook daar voldoende snel. Als een cliënt niet komt is het toch mogelijk om door te werken. Daardoor gaat er geen tijd verloren. 2.2 Verder met de pilot, nu “aan de keukentafel” Nu de technische problemen zijn opgelost gaan we in de pilot verder met dienstverlening ‘aan de keukentafel’, dus zoveel mogelijk bij de mensen thuis. We verlengen de pilot daarom naar november 2013. In die tijd gaan we verder met testen: 1. 2.
Hoe ervaren klanten (cliënten) dienstverlening op locatie met behulp van een laptop? Voor welke andere diensten in de organisatie is het zinvol ook dienstverlening op locatie te faciliteren met (ICT-)hulpmiddelen?
4 EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN
VERSIE 0.3
3
EVALUATIE PILOT PAPIERLOOS WERKEN
De pilot papierloos werken is in oktober 2012 gestart met drie verschillende groepen gebruikers: raadsleden, college en organisatie. Deze groepen hebben verschillende verwachtingen en eisen aan het papierloos werken. Iedereen werkte met een iPad, maar het werken zonder papier hebben we nog niet door aanvullende maatregelen afgedwongen: wie wil printen mag dat doen. 3.1 Gemeenteraad Alle raadsleden werken op dit moment met tablets. Helaas hebben wij maar weinig informatie over hoe zij het werken met de iPads ervaren. Onze indruk is, dat zij over het algemeen tevreden zijn over het werken met iPads. Wel hebben zij behoefte aan een goede digitale informatievoorziening. Aan deze informatievoorziening wordt gewerkt door een aparte projectgroep, die de hele informatievoorziening aan de raad en de bestuurlijke route via Decos onder handen neemt. Volgens planning kan er in september een goed werkend raadsinformatiesysteem zijn. We zijn ons ervan bewust dat het succes van papierloos werken door de raad hiervan afhangt. Bij de raadsvergaderingen werken alle raadsleden met iPads. Tot en met april werkten raadsleden naast de iPad ook nog met papieren vergaderstukken. In mei staat de eerste echte papierloze vergadering gepland. Raadsleden krijgen dan geen papieren vergaderstukken (en achterliggende informatie) aangeleverd. De ervaring van andere gemeenten leert dat papierloos vergaderen een succes is met uitzondering van financiële stukken. Het blijkt lastig om financiële overzichten zoals de kadernota digitaal te behandelen. 3.2 Organisatie De meeste deelnemers van de pilot geven aan (bijna) niet meer te printen. Twee deelnemers hebben de iPad weer ingeleverd omdat het werk zich niet leent voor papierloos werken met de iPad. De iPad is vooral handig voor: -
het raadplegen van documenten, versturen van emails, beheer (eigen) agenda, maken van notities; papierloos vergaderen; thuis dingen voorbereiden/vast even lezen; het lezen van stukken; gestructureerd werken en notities verwerken; snel even je mail/agenda thuis checken;
Een aantal medewerkers geven aan dat voor sommige werkzaamheden de iPad niet geschikt is. Zo ervaren zij dat de iPad niet handig is voor: grote procesdossiers (denk aan 200 pagina’s); procesvergaderingen (juridische zaken): switchen tussen dossiers kost teveel tijd en het maken van notities gaat te langzaam (ook omdat je niet kunt blindtypen op de iPad). notuleren; het bekijken van grote tekeningen (bouwtekeningen, bestemmingsplannen); notities maken en tegelijkertijd je gesprekspartner(s) aankijken; je kunt niet bij je mappenstructuur of je eigen werkomgeving. geen toegang tot gedeelde postbus. niet overal (buiten het gemeentehuis) mogelijk op wifi te komen. grote stukken >10Mb kun je niet binnen halen behalve via webmail, en daar moet je wifi voor hebben. stukken gaan na een aantal weken uit je mail. Het werken met een iPad is nog niet voor alle taken van medewerkers geschikt. Voor een gedeelte ligt dit aan de beperkingen van de iPad en de manier waarop informatie ontsloten
5 EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN
VERSIE 0.3
kan worden. Voor een gedeelte ligt dit ook aan de vaardigheden en onbekendheid van medewerkers met de iPad. 3.3 Vervolg We zien dat sommige werkzaamheden wel goed digitaal kunnen worden uitgevoerd maar niet op een iPad. In het vervolg van de pilot, tot november 2013, willen we dan ook andere apparatuur inzetten naast de iPads. Medewerkers mogen bijvoorbeeld hun eigen laptop meenemen. Daarmee kunnen ze dan bij al hun documenten en post, De pilot en het vervolg zijn erop gericht uit te vinden hoe papierloos werken het meeste kan bijdragen aan efficiënter werken en vergaderen. Tot november 2013 lossen we een aantal knelpunten op. Zoals de achterliggende informatievoorziening (bijvoorbeeld mappenstructuur en eigen werkomgeving). In die periode verwachten we ook duidelijkheid te krijgen over de manier waarop de Belastingdienst omgaat met het verstrekken van iPads. Op basis van die kennis en het vervolg van de pilots maken we een vervolgvoorstel voor de raad voor januari 2014. 3.4 Conclusie De pilots zijn nu goed op stoom, waardoor we voor het vervolg hogere eisen gaan stellen, bijvoorbeeld aan de gerealiseerde besparing op papier. Eind november verwachten we duidelijkheid te hebben over de manier waarop we de iPads en andere middelen kunnen financieren. Wanneer de pilot het succes is, maken we een voorstel voor de definitieve en gemeentebrede invoering van het papierloos werken, dat we in december 2013 aan de raad zullen aanbieden.
6 EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN
VERSIE 0.3
