Papierloos, digitaal, efficiënt en slimmer werken? Hieronder tref je een aantal tips voor Outlook, waardoor je: minder of geen papier meer hoeft te printen. De meeste mensen printen e-‐mailberichten omdat ze er nog iets mee moeten doen. Als je papierloos en/ of clean desk wilt werken, dan is het handiger om e-‐mailberichten waar je nog wat mee moet, in je e-‐mail omgeving zelf af te handelen. Kort door de bocht: als je een e-‐mail binnen krijgt waarvan je weet dat het je een behoorlijke tijd gaat kosten, en er zit een deadline aan (door jou zelf bepaald of door iemand anders), dan kun je deze mail het beste direct naar je agenda slepen / kopiëren/verplaatsen omdat je daar tijd voor moet maken. Als je een e-‐mailbericht binnen krijgt waarvan je zegt: daar moet ik een keer iets mee, maar dat hoeft niet nu, dan kun je deze het beste in je takenlijst zetten. Je kunt in die taak dan aangeven wanneer herinnert wilt worden aan het feit dat je er wellicht weer eens naar moet kijken. Daarmee hou je je inbox en je hoofd leeg en maak je optimaal gebruik van de mogelijkheden van je e-‐mailomgeving. De meest gebruikte toepassingen tref je hieronder aan. Bij slepen met de linkermuisknop raak je af en toe een bijlage kwijt. Daarom is het verstandiger om te slepen met de rechtermuisknop, waar je kunt kiezen uit verplaatsen of kopiëren. Als je je inbox schoon wilt houden, is het het verstandigst om zoveel mogelijk de functie ‘Verplaatsen’ te gebruiken, waardoor je minder mb’s gebruikt dan bij kopiëren. En zoals gezegd, ook help je jezelf doordat je daardoor je e-‐mailomgeving een beetje ‘schoner’ houdt. De verschillen tussen Outlook 2007 en 2010 zijn soms groot als het gaat om de vraag waar wat verstopt zit. We hebben ons best gedaan en hopen dat dit je een beetje gaat helpen. Voor sommige toepassingen nemen we ook Lotus Notes mee. 1. Berichten en bijlagen slepen, invoegen of kopiëren naar de agenda Deze toepassing gebruik je als je van een e-‐mailbericht een afspraak met jezelf wilt maken omdat het een klus is die echt wel wat tijd vraagt, of als je documenten in wilt voegen bij een agenda afspraak: je hebt dan alle documenten bij de hand op het moment dat je ze nodig hebt, zodat je het ook van het scherm kunt lezen, waardoor je wat minder papier gebruikt. Outlook 2007 en 2010 Slepen: je selecteert de mail die je wilt verplaatsen en houdt de rechtermuisknop ingedrukt zodat de betreffende mail blauw (of grijs) blijft. Vervolgens sleep je de mail naar de agenda. Je staat met de cursor op “Agenda” links onderin en laat los. Er verschijnt nu een tekstbox waarbij je kunt kiezen of je wilt kopiëren met bijlagen of verplaatsen met bijlagen. Kies wat je wilt gebruiken en vul de afspraak verder in. Opslaan en sluiten en de mail staat nu met bijlagen in de agenda. Invoegen: je kunt ook een afspraak maken en vanuit de nieuwe afspraak naar invoegen gaan. Dat is een tabje boven in de werkbalk. Daar zie je 3 mogelijkheden. Kies voor items en zoek de mail op die je in wilt voegen. Opslaan en sluiten en de mail staat met bijlagen in de agenda. Als je bestand kiest (dus niet het emailicoontje) dan kom je bij de documenten op jouw stukje van de server terecht. Dan kun je een document selecteren en dan komt dit document in de agenda-‐ afspraak te staan. Deze toepassing is vooral handig als je een volle agenda hebt, want dan moet je eerst zoeken naar een plekje om vanuit dat vrije plekje iets in te voegen. Handig als je clean desk & papierloos wilt werken. NB: dit werkt niet op de IPAd of Android. ©hetbeterewerken
Tips ’n trucs basis Outlook 2007 en 2010
2.
Kopiëren: je gaat op de e-‐mail staan die je in je agenda wilt plaatsen. Je drukt op de rechtermuisknop en gaat naar bewerken in de werkbalk links bovenin. Kies de optie Kopiëren. Ga vervolgens naar de plek in de agenda waar je dit bericht in wilt voegen, ga naar bewerken en kies plakken. Outlook 2010 Kopiëren: ga op het bericht staan, druk op de rechtermuisknop en dan verschijnt de mogelijkheid kopiëren. Kies kopiëren en ga vervolgens naar de plek in de agenda waar je het bericht wil hebben. Verplaatsen: ga op het bericht staan ( maak het dus blauw) en ga naar het tabje in de werkbalk bovenin. Kies verplaatsen en er verschijnt een lijstje met mogelijkheden. Zit de agenda er niet bij, kies dan de onderste optie: andere mappen. Lotus Notes Ga op het e-‐mailbericht staan dat je naar de agenda wilt verplaatsen en klik op de rechtermuisknop. Daar verschijnt een menu , kies agenda of vergadering. Maak een afspraak in de agenda en je e-‐mailbericht staat in de agenda met bijlagen. Berichten en bijlagen slepen, invoegen of kopiëren naar de takenlijst. Dat doe je met berichten waarvan je denkt: moet ik ooit nog iets mee doen, maar nu nog niet. Wel wil je ze niet uit het oog verliezen. Je takenlijst wordt daarmee een verzameling to do’s die je regelmatig langsloopt om te kijken welke je in moet gaan plannen. Hiermee hou je je inbox schoon en heb je al je acties op 1 plek. Ook handig voor de collega’s als er iets met je aan de hand is: dan kunnen ze in 1 x zien wat er te doen is. Ook handig voor overdracht van werkzaamheden bij vakanties. Outlook 2007 en 2010 Slepen: je selecteert de mail die je in je agenda wilt zetten en houdt deze met de rechtermuisknop ingedrukt en sleept deze vervolgens naar de takenlijst. Je staat met de muisaanwijzer op “taken” en laat dan de muisknop los. Er verschijnt nu een tekstbox waarbij je kunt kiezen of je wilt kopiëren met bijlagen of verplaatsen met bijlagen. Kies wat je wilt gebruiken en vul de taak verder in. Opslaan en sluiten en de mail staat nu met bijlagen in de takenlijst.
Invoegen: maak een nieuwe taak en kies boven in in de werkbalk invoegen. Daar zie je 3 mogelijkheden. Kies voor items en zoek de mail op die je in wilt voegen. Opslaan en sluiten en de mail staat met bijlagen in de takenlijst. Verplaatsen: selecteer het bericht in je inbox dat je wilt verplaatsen. Druk op de rechtermuisknop en bepaal naar welke map het bericht moet. Je kunt ook scrollen naar Agenda en Takenlijst, of een nieuwe map maken. Kopiëren: zie bij 1. Outlook 2010 Kopiëren: ga op het bericht staan, druk op de rechtermuisknop en dan verschijnt de mogelijkheid kopiëren. Kies kopiëren en ga vervolgens naar de plek in de agenda waar je het bericht wil hebben.
Papierloos, digitaal, efficiënt en slimmer werken? 3.
Verplaatsten: ga op het bericht staan ( maak het dus blauw) en ga naar het tabje in de werkbalk bovenin. Kies verplaatsen en er verschijnt een lijstje met mogelijkheden. Een taak uit de takenlijst in de agenda zetten als een geplande taak Dat doe je als je vindt dat je een taak nu eindelijk eens moet gaan plannen. Outlook 2007 en 2010 Invoegen: je kunt een taak uit de takenlijst in de agenda zetten als afspraak met jezelf: maak een nieuwe afspraak in de agenda en ga naar invoegen links in de werkbalk. Daar zie je 3 mogelijkheden. Kies voor items en zoek de taak op die je in wilt voegen. Opslaan en sluiten en de taak staat nu in de agenda. Kopiëren 2007 Selecteer de taak staan die je in de agenda wilt plaatsten. Ga naar het tabje links bovenin “Bewerken’ en kies kopiëren. Ga naar de agenda en ga op de plek staan waar je de taak wilt hebben en kies “bewerken’ en vervolgens plakken. Kopiëren 2010 Selecteer de taak die je in de agenda wilt plaatsen. Druk op de rechtermuisknop en selecteer Kopiëren. Ga naar de agenda op de plek waar je de taak wilt plaatsen en druk op de rechtermuisknop. Kies Plakken.
Als je een taak toe wilt wijzen aan iemand anders, kun je ook aanvinken dat je het in je eigen taakoverzicht wilt kunnen zien, zodat je de vinger aan de pols kunt houden 4.
Verplaatsten 2007 Ga op de taak staan die je wilt verplaatsen. Ga naar bestand en kies verplaatsen. Kies in het schermpje wat verschijnt “takenlijst’. Verplaatsten 2010 Selecteer de taak die je wilt verplaatsen. Ga naar het tabje in de werkbalk “Verplaatsen’. Kies “takenlijst’. Een gedeelde team-‐takenlijst maken en: waarom is dat handig? Een gedeelte takenlijst is handig als er gezamenlijk taken worden uitgevoerd. Denk aan parttimers. Je hoeft dan niet steeds over te dragen wat er gedaan is en wat er nog openstaat. Je doet dat als volgt: • Klik in Taken in het navigatiedeelvenster op Mijn taken delen. • Opmerking: als het navigatiedeelvenster in de weergave geminimaliseerd wordt gebruikt, klik dan in het navigatiedeelvenster op Navigatiedeelvenster en vervolgens op de map mijn taken delen. • Typ in het vak aan de naam van de geadresseerde van het bericht met uitnodiging tot delen. • Indien gewenst kun je machtigingen aanvragen om de standaardmap taken van de geadresseerde weer te geven. Hiervoor schakel je het selectievakje Machtiging aanvragen om map Taken van geadresseerde weer te geven in.
©hetbeterewerken
Tips ’n trucs basis Outlook 2007 en 2010
5.
6.
Opmerking: Als je toegang wilt vragen tot een andere map met taken dan de standaardmap Taken, moet je een e-‐maibericht sturen waarin je toegang vraagt tot die specifieke map. • Typ de tekst voor het bericht. • Klik op Verzenden. • Bekijk het bevestigingsdialoogvenster en klik op OK als dit correct is. Wat is auto-‐archiveren en hoe doe je dat? Niet bij alle organisaties is de functionaliteit auto-‐archiveren ingesteld. Dat heeft te maken met beleid van de organisatie. Kun je wel auto-‐archiveren, dan is het om de volgende reden interessant om het wel te doen: je kunt al je afzonderlijke mappen zo instellen, dat per map outlook berichten van ouder dan (jezelf bepaalt) bij het afsluiten weggooit. Daarmee pleegt Outlook onderhoud en hoef jij dat zelf niet meer te doen. Elke afzonderlijke Outlookmap kun je autoarchiveren op de volgende manier: • Ga in Outlook naar de map die je wilt autoarchiveren, • klik met rechtermuisknop • selecteer Eigenschappen en dan Autoarchiveren. • Daar kun je met de diverse opties aangeven hoe je met welke frequentie waarheen (via bladeren) wilt auto-‐ archiveren. Een wizard regel helpt om je inbox leeg te houden.. Een regel is een automatische actie die wordt ondernomen voor e-‐mailberichten en vergaderverzoeken die voldoen aan bepaalde voorwaarden. Regels worden ook wel filters genoemd. Voor Outlook 2007 • Ga naar extra • Regels en waarschuwingen • Klik op nieuwe regel Voorbeeld • Kies: nieuwe berichten van iemand verplaatsen (of andere mogelijkheden waaruit je kunt kiezen zoals verwijderen, doorsturen enz.). • Klik op personen of distributielijst in het vak onderaan. • Selecteer de naam van de afzender uit het adresboek van wie je nooit het bericht leest (bijv. nieuwsbrieven). • Klik op van • Klik op oké (deze afzender wordt dan in de regel ingevuld.) • Kies vervolgens naam map. • Selecteer de submap waarnaar het bericht verplaatst moet worden. • Klik op oké. • Klik op voltooien. Voor Outlook 2010: • Bestand • Info • Regels en waarschuwingen Zie voorbeeld onder Outlook 2007.
Papierloos, digitaal, efficiënt en slimmer werken? 7. Het belletje/waarschuwing “u heeft mail” uit zetten: het uitzetten van het belletje zorgt ervoor dat je niet op de automatische piloot als je met een concentratietaak bezig bent naar je inbox gaat om je nieuwsgierigheid te bevredigen. Voor Outlook 2007 • Extra • Opties • E-‐mailopties • Geavanceerde emailopties • Vinkje weghalen bij geluid afspelen Voor outlook 2010 • Bestand (het meest linkse tabje bovenin) • Opties • Mail • Vinkje weghalen bij geluid afspelen 8. Verzenden en ontvangen uitschakelen: Dat kun je doen als je even ongestoord in je postvak in wilt werken, zonder dat je voortdurend mail ziet binnenkomen. Als je zelf een mail verstuurt terwijl je de functie verzenden en ontvangen hebt uitgeschakeld, zet outlook je mail in postvak uit. Zodra je verzenden en ontvangen weer ingeschakelt,wordt je mail verzonden. Voor Outlook 2007 Onder “extra” op de menubalk • Verzenden/ontvangen • Instellingen voor verzenden/ontvangen • Uitschakelen Voor Outlook 2010 • Tabblad verzenden en ontvangen • Werk offline 9. Mappen aanmaken Mappen maken in mappenlijst linkerkant naast emailbox: • Ga op de map staan waaronder de nieuwe map moet komen • Rechtermuisklik • Nieuwe map, vul naam in op werkbalkje of • Klik op “bestand” links bovenin in werkbalk • Klik op “map” , op “nieuwe map”, vul naam in in werkbalkje. 10. Voor het ordenen van je Inbox de volgende mappen aanmaken: • Actie • Wachten • Lezen • Werkarchief
©hetbeterewerken
Tips ’n trucs basis Outlook 2007 en 2010 Mappen vormen een plek waar documenten in kunnen worden opgeborgen. Door de mappen in een heldere structuur te plaatsen, ontstaat er een archief. Duidelijke rubrieken en namen zorgen voor logica in het opbergen. Zo kunnen er hoofdmappen met submappen ontstaan.. 11. Zelf de volgorde van je mappen bepalen door er cijfers voor te zetten. Outlook en Lotus zetten mappen op alfabetische volgorde. Soms moet je dan scrollen naar een map die begint met de Z omdat je heel veel met die map werkt. Je kunt dat oplossen door 01. voor de naam van de map te zetten. Je kunt doornummeren tot 99. 12. Categorieën maken in je takenlijst Door gebruik te maken van categorieën kun je taken bundelen. Praktisch als je met projecten werk. Ieder project een eigen naam (categorie) • Ga naar “beeld” en klik aan “huidige weergaven aanpassen” en kies “ op categorieën” • Ga dan op “klik hier voor het maken van een taak” staan • Omschrijf de taak • Ga onder in het beeldscherm naar “categorieën” en benoem zelf de categorie (project o.i.d.) • Opslaan en sluiten Als je nu direct in de takenbalk een taak wilt aanmaken kun je ook kiezen uit een categorie. Je moet dan wel de instelling “weergaven op categorie” in “beeld” ingesteld hebben. 13. Taak toewijzen Je iemand anders vragen een klusje uit te voeren. Dat houdt in dat je zelf deze taak kunt aanmaken en vervolgens kunt toewijzen, aan een collega, (zie taaktoewijzen in de werkbalk). Dit is een vorm van delegeren waarbij je toch overzicht kunt houden op de taak.. De collega krijgt het taakverzoek in de inbox en als deze geaccepteerd wordt verschijnt deze in de takenlijst van beiden. Is de taak klaar en wordt deze afgevinkt, dan krijgt automatisch de eigenaar van de taak bericht. 14. Herinneringen gebruiken Een herinnering herinnert. Het houdt je bij de les. Op het moment dat je destijds het besluit had genomen om de taak of afspraak uit te voeren popt het op om je te herinneren. 15. Een terugkerende taak maken Een terugkerende taak is hetzelfde aan een terugkerende afspraak in de agenda. Het is handig omdat je steeds dezelfde routine uitvoert. Bij het maken van een taak kun je in de knoppenbalk op terugkerende taak keren en dan in het dialoogvenster aangeven met welke frequentie 16. De out of office assistent inschakelen en de tekst aanpassen Voor Outlook 2007 en eerdere versies • Op het menu Extra en klik Out of Office-‐assistent. • In het Out of Office-‐assistent dialoogvenster, klik op Ik ben momenteel niet op kantoor • In het automatisch antwoord slechts een keer aan elke afzender met de volgende tekst: typ het bericht dat je wilt verzenden wanneer je niet op kantoor bent
Papierloos, digitaal, efficiënt en slimmer werken?
17.
Voor Outlook 2010 • Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op het tabblad Info in het menu. • Klik op Automatische antwoorden (out of office). • In de Out of Office-‐assistent dialoogvenster, selecteer je de automatische antwoorden verzenden selectievakje. • Stel een tijd en datum in, selecteer het ‘Alleen te verzenden tijdens dit selectievakje’. • In het tabblad ‘Binnen mijn organisatie’, typ je het bericht dat je wilt verzenden binnen je organisatie en in het ‘Buiten mijn organisatie tabblad’, typ je het bericht dat je wilt verzenden buiten je organisatie. • Klik op Toepassen.
Anderen autoriseren voor agenda, takenlijst en postvak-‐in Voor Outlook 2007 • Ga naar extra/opties • Daar zie je de tabbladen Voorkeuren ……………….. t/m Overige staan. • Kies machtigingen. Vanaf dat moment wijst het zichzelf. Voor Outlook 2010: • Ga naar Bestand • Ga naar Info • Kies account settings Vanaf dat moment wijst het zichzelf. Gaat het zo niet lukken? Wij helpen u graag een handje. Hier kunt u meer informatie krijgen over onze trainingen. Bellen kan natuurlijk ook: 06-‐55707201 Ook vragen die via de mail tot ons komen beantwoorden we natuurlijk:
[email protected]
©hetbeterewerken
