Eerste hulp bij slimmer werken

Eerste hulp bij slimmer werken Door slimmer met je tijd om te gaan en je mensen op de juiste manier aan te sturen, kan je het verschil maken. Maar hoe doe je dat dan slimmer werken? In deze whitepaper praktische tips zodat je meer uit jezelf en je mensen kunt halen.

In deze whitepaper: Wat is slimmer werken? Hoe kun je mensen slimmer laten werken? Wat is slim leiderschap? Hoe doe je dat: slim leidinggeven? Wat heb je nodig om slim te werken? Hoe doen andere ondernemers dat?

MKB TV

Meer over nieuwe manier van leidinggeven zie je in de Turbocursus Slim Leiderschap

Jeroen Busscher, auteur van het boek Turbomanagement: ‘Hard werken is geen garantie voor succesvol zijn.’

Wat is slimmer werken? Meer bereiken door minder te doen. Dat is kort gezegd slimmer werken. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Want wie durft er achterover te leunen als iets dreigt mis te gaan? Of te zeggen ‘Wat denk je zelf?’ als een medewerker om advies vraagt? Toch kan iedereen het leren om slimmer te werken. De baas bepaalt Tot een jaar of twintig geleden bepaalde de baas wat iemand moest doen en hoe hij het moest doen. Zelf nadenken was voor medewerkers niet nodig. In die tijd was er ook een duidelijk verband tussen hard werken en resultaat want hoe harder je werkte, hoe meer er geproduceerd werd. Hoe anders is dat nu. Onze lonen zijn zo hoog geworden dat het produceren van goederen in andere landen beter en goedkoper kan. Wij moeten het in onze economie juist hebben van andere zaken zoals organisatievermogen en creativiteit. Daarom vragen we van onze medewerkers ook niet langer om een herhalende handeling, maar juist om de uitzondering. Nieuwe manier van leidinggeven Wat we van medewerkers willen is ondernemerschap, verantwoordelijkheid, proactiviteit, creativiteit, klantgerichtheid en samenwerken. Allemaal eigenschappen die gaan over hoe mensen hun werk moeten doen. Dat vraagt om een nieuwe manier van leiderschap. Veel ‘bazen’ denken nog industrieel. In je hart beschouw je jouw medewerkers nog als onwillig, onwetend en onverantwoordelijk. Terwijl medewerkers óók succes willen, zelf dromen en visioenen hebben en vaak meer weten van het productieproces dan jij. Leiderschap is tegenwoordig datgene leveren zodat je mensen optimaal kunnen presteren. Dat betekent voor jou dat je het werk moet overlaten aan mensen die daar beter in zijn dan jijzelf en zelf alleen dat te doen waar jij in uitblinkt.

www.mkbservicedesk.nl/slimmerwerken

1

Hoe kun je je personeel slimmer laten werken? Elly Valk van Valk Consulting: ‘Ik werk al jaren zonder tijden plaatsgebonden te zijn. Vroeger zag ik mijn team gewoon door het hele land en tegenwoordig ook via mobiel internet, op social media en blogs. Mijn tip: Praat vanuit je werk en bekijk eerst wat wilt bereiken en waar je dat wilt doen en zet dan Het Nieuwe Werken in.’

tip persoonlijk contact moet altijd blijven Harry Lamers van MKB Noordwest Holland: ‘Het is goed dat werknemers mobiel en flexibel werken, maar persoonlijk contact moet altijd overeind blijven’

Ineke Aronds, eigenaar kunsthandel: ‘Werk vanuit je intuïtie, dan gaat het altijd goed.’

Een bedrijf valt of staat met de mensen die er werken. Om succesvol te zijn moet je daarom je personeel de faciliteiten én de power geven om het verschil te kunnen maken. Om ze hun werk goed te kunnen laten doen moet je als ondernemer voor drie dingen zorgen: een warm nest, werkzame kaders en een gedeelde ambitie. Hoe doe je dat: 1. Biedt kennis, opleiding en inspiratie Kennis is het belangrijkste instrument van een medewerker. Hoe meer iemand weet, hoe meer zelfvertrouwen iemand heeft. Als organisatie moet je daarom zorgen voor de juiste opleiding en cursussen, maar ook voor momenten waarop iemand zijn kennis met collega’s kan delen. En denk eens aan inspiratie buiten de reguliere cursussen om. Dat kan in de vorm van een spreker of een nieuw boek, maar ook een brainstorm. 2. Geef ze de juiste spulletjes Om goed te kunnen werken, heb je goede spullen nodig. Een pc, auto van de zaak of een smartphone of tablet. Natuurlijk afhankelijk van wat de taken van je medewerker zijn. Mooi gereedschap zoals een coole laptop, routeplanners en andere gadgets tonen bovendien de waardering die de organisatie voor iemand heeft. Lees meer over smartphones, tablets en andere faciliteiten die mobiel werken makkelijker maken in de special Efficiënt communiceren.

3. Biedt ondersteuning Alle aandacht die je medewerker moet geven aan niet functionerende systemen, is zonde van je tijd. Denk bijvoorbeeld aan niet werkende databases, content management systemen of niet functionerende collega’s. Alle bijzaken die uit handen kunnen worden genomen, maken iemand veel effectiever en gemotiveerder. 4. Bepaal waar iemand verantwoordelijk voor is Bemoei je niet met de inhoud en proces, maar alleen met het resultaat. ‘Begint je medewerker wel op tijd en maakt hij geen fouten? Niet mee bemoeien’, zegt Jeroen Busscher, auteur van het boek Turbomanagement, minder doen, meer bereiken. ‘Ook niet waar hij mee bezig is (wel naar vragen). Maak wel duidelijke afspraken over de output.’


2

Jeroen van Gennep van HIM+: ‘Zet de automatische synchronisatie van je e-mail uit. Zo kun je je mail checken en afhandelen als het jou uitkomt en word je niet geleefd door allerlei vragen van de buitenwereld.’

Hoe maak je duidelijk afspraken over de output? Bepaal van te voren: 1. Welke bijdrage voor de klant je mag verwachten 2. Hoe je die bijdrage meet 3. Wat de minimumvoorwaarden zijn waar jouw organisatie aan moet voldoen 4. Wat je doet met onvoorziene zaken? 5. Wanneer en hoe je samen naar de geleverde output kijkt en wat doe je als die niet wordt gehaald. Lees meer over resultaatgericht managen in het artikel Hoe manage ik mobiele werkers?

tip Haal het beste uit je mensen Wil je ook het beste uit je mensen halen en excelleren met je bedrijf? Lees er alles over in de Excelleren desk

5. Maak duidelijk waar de grenzen liggen (technisch, moreel en juridisch) Betrek mensen voortdurend in het vaststellen en het ter discussie stellen van regels, afspraken en procedures. Kaders waar ze zelf aan hebben meegewerkt, worden als veel werkbaarder ervaren. 6. Bescherm ze tegen bureaucratisch geneuzel Zorg dat je mensen zo weinig mogelijk worden lastig gevallen met formulieren en urenregistraties, zodat ze zoveel mogelijk tijd hebben om zich bezig te houden met datgene waar je ze voor inhuurt: hun werk. Vul die registraties desnoods zelf in als het echt moet.


3

Wat is slim leiderschap? Ans Tros van VistaNova: ‘Slimmer werken betekent dat je mensen het vertrouwen geeft om hun eigen tijden in te delen’

Martin Haring van het Amsterdam Center voor Entrepreneurship: ‘Begin elke ochtend met een sportief moment. Zo begin je je dag met een fris gemoed. Neem dan je e-mail door en besteed de rest van de dag aan leuke dingen waar je plezier in hebt.’

tip Turbocursus Slimmer werken Wil je het naadje van de kous weten als het op slim werken aan komt? Bekijk de turbocursus Slimmer werken van Jeroen Busscher. Bekijk de turbocursus Slimmer werken van Jeroen Busscher

Het runnen van een succesvol bedrijf vraagt om een hele andere dynamiek dan twintig jaar geleden. Je hoeft als ondernemer niet meer tegen een medewerker te zeggen wat hij moet doen en hoe hij het moet doen. Wel kun je ze helpen om het beste uit zichzelf te halen. Dat doe je door vragen te stellen, interesse te tonen en vertrouwen te hebben. Geen antwoord geven - Wel vragen stellen ‘Weet je hoe dat zit?’ Waar vind ik..’ Word jij ook regelmatig door je personeel bevraagt als kennisbron of sparringpartner? ‘De verleiding is groot om antwoord te geven’, zegt Jeroen Busscher. ‘Omdat het voor jou lekker is om bescherming en goedkeuring te bieden. En het geeft status. Maar heb je er wel eens aan gedacht om het niet te doen en een tegenvraag te stellen? ‘Vanwaar deze vraag?’of ‘Goh, hoe zou je het zelf oplossen? Geen antwoord geven dwingt mensen om zelf na te denken. Terwijl antwoord geven afhankelijkheid creëert waardoor mensen minder makkelijk tot nieuwe inzichten komen. En het is ook een vorm van luiheid. Weet je nog dat je vroeger zelf vroeg ‘Mama, waar is mijn sjaal?’ Een moeder die de sjaal direct ging pakken creëerde luie kinderen. Een slimme moeder zei: ‘Wat denk je zelf?’’ Geen voorbeeldgedrag - Wel interesse tonen Iedere ochtend als eerste aanwezig zijn, vergaderingen kort proberen te houden, druk lopen doen op de gang. Hoe hard je ook je best doet, voorbeeldgedrag werkt niet. Het beïnvloedt het gedrag van medewerkers slechts voor een heel klein gedeelte. Een kapotte computer, een moeilijke klant of een chagrijnige collega hebben veel meer invloed. Wat wel invloed heeft is oprechte interesse. Vaak worden medewerkers vooral aangesproken op fouten die ze maken of moeten ze zich verantwoorden voor wat ze aan het doen zijn. Probeer eens zonder oordeel te vellen of je ermee te bemoeien te vragen ‘Goh, waar ben je mee bezig?’ Of ‘Vertel eens, hoe heb je dat opgelost?’


4

Robbert de Smit van Dutchdrops: ‘Laat mensen meer thuiswerken.’

Hanneke op ’t Veld van Novatio: ‘Denk niet teveel mee, maar laat je personeel denken en bekijk het zelf van een afstandje.’

Niet coachen - Wel vertrouwen hebben Coaching is een hele nuttige en effectieve manier om mensen beter te laten functioneren. Het is eigenlijk een vorm van therapie. Maar bij coachen geldt één belangrijke basisregel: er mogen geen andere belangen spelen dan de therapie zelf. En bij een ondernemer die coacht zijn die er natuurlijk wel. ‘Lekker aan iemand anders over later dus’, vult Jeroen Busscher aan. ‘Wat je wel kunt doen is vertrouwen geven. Gaat een project een keer niet helemaal goed? Geen probleem. Mensen leren door te doen. Door de fouten die ze daarbij maken en de inzichten die ze krijgen. Door erop te vertrouwen dat ook jouw werknemers zich op die manier ontwikkelen, krijgen ze zelfvertrouwen en dat hebben ze nodig om te kunnen excelleren.’


5

Hoe doe je dat: slim leidinggeven? Frank Keijzer van Efaflex: ‘We gaan onze mensen naast een Blackberry waarmee ze onder meer hun agenda’s bijhouden, ook uitrusten met een IPad zodat ze bij de klant direct bewegende beelden kunnen laten zien.’

Het vak van ondernemer en manager is in de 21e eeuw niet meer zo glamoureus dan je misschien graag zou willen. Zagen 20ste-eeuwse managers zichzelf als onmisbaar en allesbepalend, de turbomanager van nu weet dat zijn rol veel bescheidener is. Niet hij staat in de schijnwerpers, maar zijn mensen. Die doen immers het werk. Jij hoeft alleen te zorgen dat ze dat werk goed kunnen doen. Niet meedenken - Wel inspireren Veel ondernemers denken graag met hun mensen mee. Niet altijd omdat ze zoveel bij te dragen hebben, maar meer omdat hun dat een gevoel van nut en controle geeft. Maar jij betaalt je mensen om mee te denken. Waarom zou je dus nog zelf meedenken? Jouw taak is het om mensen zo goed mogelijk te laten functioneren. En dat doe je aan de zijlijn.

tip Wat is het geheim van succes? Lees ook de column van Jeroen Busscher ‘Het geheim van succes’ Lees hier

Wat je wel wilt, is inspireren en iets zinvols aan de discussie toevoegen. Dat kan ook door je mening voor je te houden en door verwarring te scheppen. Het dwingt de vragensteller namelijk om na te denken over de context en nog harder te werken. Een slimme ondernemer draagt niet bij, maar breekt open. Hij biedt geen oplossingen, maar boort niveaus aan die buiten het gedachtegoed van de medewerker ligt. Dat dwingt je personeel om breed te blijven denken en zichzelf te blijven ontwikkelen. Niet hard werken - Wel briljant zijn Kijk rond. Regel even wat. Zet af en toe even de turbo aan en laat vooral heel veel gewoon lekker gebeuren. Een goede ondernemer durft lui te zijn en grijpt niet direct in als er iets fout dreigt te gaan, maar kijkt hoe mensen het zelf oplossen en daarvan leren. Management gaat over aandacht, op tijd het juiste doen, een idee hebben.

Ed Hillenaar van Ed Hillenaar Makelaardij: ‘Besteed je tijd goed. Ga niet altijd overal naar toe. Dat is ook goed voor je huwelijk.’

Jeroen Busscher: ‘Je geeft niet beter leiding door harder te lopen, wel door op het juiste moment in de koppen. Maak daarbij alleen gebruik van je allergrootste talenten en zorg ervoor dat je alleen die in je werk inzet. Teveel ondernemers doen een te groot deel van hun werk met hun middelmatige talenten. Middelmatige talenten moet je noch ontwikkelen noch gebruiken. Die moet je uitbesteden aan anderen. Te veel gebruik maken van je middelmatige talenten creëert middelmatigheid, geen succes.’


6

Wat heb je nodig om slim te werken? Rob Kusters van Tripolis Advies: ‘Wij verwachten flexibiliteit van onze mensen. Dat betekent geen acht tot vijf mentaliteit en soms ’s avonds werken. Daarbij moeten ze gebruik kunnen maken van moderne hulpmiddelen. Daarom hebben al onze consultants een smartphone waarmee ze dag en nacht bereikbaar zijn.’

MKB TV

Wat heb je als ondernemer aan een tablet?

Jeroen van Rongen van Artistix: ‘Mijn klanten zijn veeleisend en willen liever gister dan morgen geleverd hebben. Daarom is het voor mij praktisch om altijd mobiel bereikbaar te zijn. Per telefoon, maar ook per e-mail en internet.’

Om je werk slim en flexibel te kunnen, heb je natuurlijk wel de juiste spullen nodig. En je werknemers ook. Tablet Een tablet, zoals de iPad of de Samsung Galaxy Tab, is praktisch voor als je meer nodig hebt dan een smartphone en niet je laptop tevoorschijn wilt halen. Als je ’s avonds op de bank of tussen twee afspraken door nog even wat door wilt lezen, is een tablet ideaal. Je zit niet meteen met je laptop op schoot, maar kunt wél grotere stukken tekst in één keer lezen. Ook is een tablet praktisch voor het maken van aantekeningen tijdens bijvoorbeeld een vergadering of het bijhouden van je agenda. De voordelen: n Een tablet is licht en sterk; n Hij gaat direct aan en batterij gaat hele dag mee; n Ideaal om je agenda op bij te houden, mee te surfen, foto’s, ontwerpen of bouwtekeningen aan klanten te laten zien en je vakliteratuur op te lezen; n Scheelt je stapels papier en een hoop gesjouw. Smartphone Maak je veel gebruik van Twitter? Wil je regelmatig onderweg een snel fotootje maken om een inspiratiemoment op te slaan? Wil je veel korte mailtjes onderweg (in de trein) typen: dan is een smartphone erg praktisch. De voordelen: n De smartphone is klein en handzaam; n Met een nieuwe applicatie verandert je telefoon steeds van functie. Denk aan mobiel bankieren, op internet browsen of je mail bekijken; n Je blijft overal op de hoogte van belangrijke berichten die binnenkomen of belangrijke (bedrijfs)informatie.

MKB TV

Waarom is een smartphone voor een ondernemer handig?


7

Paul van den Hoven van Sandler: ‘Ik ben veel onderweg. Een mobiele telefoon en mobiel breedband apparaat zijn dé uitkomst om te zorgen dat ik voor iedereen bereikbaar ben.’

MKB TV

Waarom een laptop handig is?

Laptop Werk je veel onderweg, wil je grote documenten doornemen en er meteen mee aan de slag gaan? Dan voldoen een tablet en smartphone vaak niet meer. Wil je veel gaan vergaderen vanuit huis, dan is het praktisch om een laptop met webcamfunctie te hebben, zodat degene met wie je vergadert, jou ook kan zien. Let bij de aanschaf onder meer op de accuduur en of er ingebouwde WiFi op zit. Wil je buiten kantoor ook toegang hebben tot internet via de laptop, overweeg dan eens om een mobiel breedband abonnement aan te schaffen. De voordelen: n Grote documenten doornemen en er direct mee aan de slag gaan; n Overal kunnen werken of presentaties geven; n Met een Mobiel Breedbandverbinding en mobiele kantooromgeving als Google Apps zijn je documenten overal beschikbaar. Online diensten (Software as a Service): Wat is het en wat kun je ermee? Software as a Service (SaaS) is een onderdeel van cloud computing. Door gebruik te maken van online diensten voor bijvoorbeeld boekhouden of documentbeheer, kun je kosten besparen.

tip Wat heb je nodig om slim te kunnen werken?

Wat is Software as a Service? Bij online werken maak je gebruik van software die draait op een externe server. Je gebruikt dus niet de programma’s die op de computer zijn geïnstalleerd, maar programma’s die worden gehost op een server van leveranciers van online diensten. Je maakt dus gebruik van software als een dienst. Ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. Voorbeelden van SaaS zijn webmailprogramma’s zoals Hotmail en Gmail, kantoorsoftware als Google Apps, Microsoft Office 365, CRMsoftware van Salesforce en online boekhouding zoals Exact Online en Twinfield. eer weten over hoe je slimmer kunt werken door online diensten te gaan M gebruiken? Download gratis het boekje Eerste hulp bij Online Ondernemen

Wil je direct slimmer gaan werken? Bestel wat je nodig hebt in onze eigen webshop Lees hier


8

Hoe doen andere ondernemers dat? Waarom het wiel opnieuw uitvinden? Verschillende ondernemers die al slim werken geven hun drie belangrijkste tips.

Ans Tros VistaNova

Marco Vonck DLXTravel.nl

Ans Tros, creatief directeur bij VistaNova, School voor loopbaan & leiderschap, eigenaar van SchoolvoorCoaching en auteur van diverse coachingsboeken: n Wordt supporter van je medewerkers. Ontdek waar mensen echt goed in zijn en stimuleer hen om zich daarin nog verder te ontwikkelen. n Investeer in een goed samenwerkend team. Ga twee keer per jaar met je managementteam de hei op samen met een externe procesbegeleider. Je kunt dan zelf beter focussen op de inhoud omdat het proces door een ander wordt bewaakt. n Focus continue op dingen die goed gaan en benoem dat, maar gun je mensen ook hun bloopers. Dit heet leren op de werkplek en dat kan elke dag. Marco Vonck, eigenaar van DLXTravel.nl, een online reisbureau gespecialiseerd in luxe vakanties: n Noteer een week lang hoeveel minuten je waaraan hebt besteed en vraag jezelf af hoeveel tijd je teveel steekt in dingen die eigenlijk helemaal niet belangrijk zijn of die je niets opleveren. n Probeer zo fit mogelijk te zijn. De meesten van ons zitten de hele dag achter de pc. Het is bewezen dat mensen die fit zijn zich zelfverzekerder en prettiger voelen maar ook veel productiever zijn. Zelf heb ik een mountainbike gekocht waar ik na elke werkdag even een rondje op rij. n Maak (helemaal gratis) in Google Docs een enquêteformulier aan die je naar je klanten verstuurd. Als je formulier af is kost het je verder weinig tijd, maar levert het je een heleboel relevante informatie op.


9

Kees Hensen Him+

Martyn Top Höcker Advocaten

tip Mobiel werken scan

Kees Hensen, eigenaar Horeca Inspiratie Maatschappij (Him+), Hotel Villa Ruimzicht, Horeca op Golfbaan ‘t Zelle en StrandLodge Winterswijk: n Maak gebruik van Google Apps zodat iedereen altijd bij informatie kan komen en kan delen, of dat nu op de werkplek of thuis is n Laat werknemers vrij om te bepalen wanneer en waar ze werken, op deze manier krijg je gemotiveerde werknemers die ook in hun vrije tijd voor jou aan het werk zijn. n Maak medewerkers ambassadeurs van je bedrijf door ze actief te betrekken in Fourquare, Facebook, Linkedin en Twitter. Advocaat Martyn Top van Höcker Advocaten: n Ga indien mogelijk dicht bij je werk wonen. Files vreten energie en het openbaar vervoer doet dat ook. n Laat je in je werkzaamheden niet teveel afleiden door binnenkomende e-mails. Niets is zo verleidelijk om elke e-mail direct te beantwoorden, terwijl e-mails vaak kunnen wachten op beantwoording. n Exploreer de mogelijkheden van social media eens. Wellicht liggen daar kansen voor je bedrijf. Ikzelf gebruik social media met name als manier om in contact te blijven met cliënten. Ik doe dat bijvoorbeeld door via Twitter berichten te posten met een link naar onze website. Dat zorgt voor naamsbekendheid en trekt cliënten naar de site. Wil je nog meer tips van andere ondernemers? Bekijk dan het filmpje ‘De beste tips om slimmer te werken’

Weten of jij ook toe bent aan het nieuwe werken? Doe dan nu de gratis scan voor ondernemers

Powered by

Over MKB Servicedesk. Vodafone Smart Business

Als strategisch partner van MKB-Nederland is de MKB Servicedesk de vraagbaak voor ondernemend Nederland. Op www.mkbservicedesk.nl vind je betrouwbare, concrete en betaalbare antwoorden op alle ondernemersvragen in het midden- en kleinbedrijf. Maandelijks bezoeken meer dan 200.000 ondernemers mkbservicedesk.nl.

Het is niet toegestaan om beeldmateriaal en informatie afkomstig uit dit document zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van MKB Servicedesk te kopiëren in welke vorm dan ook. Copyright @MKB Servicedesk

10

Eerste hulp bij slimmer werken

Recommend Documents