Lean Management bij gemeenten
Slimmer werken, niet harder Tekst: Riek Veurink / Fotografie: Kees Winkelman
En ineens hoor je het overal om je heen: Lean Management als manier om ontwikkelingen in gemeenteland het hoofd te bieden. A+O fonds Gemeenten vroeg studente Alma Vermeulen om onderzoek te doen naar werkwijzen en resultaten. “Lean doe je allereerst om kwaliteit te verbeteren.” Het waren donkere wolken, waaronder in Eindhoven het idee geboren werd om met Lean aan de slag te gaan. Programmamanager Slim Werken Paul Vos: “We kregen een
Paul Vos:
bezuinigingsdoelstelling voor onze kiezen die zó groot was, dat onze wethouder zei: dit redden we niet als we allemaal alleen maar een stapje harder zetten. We hebben een visie nodig op hoe we het écht anders gaan doen. Dat past ook bij de nieuwe rol die we als overheid hebben.” En dus werd er in Eindhoven drie jaar geleden een Slim Werkenteam opgericht. Dit team, bestaande uit zeven mensen uit de organisatie die
Paul Vos “Gedrag en leiderschap zijn de motoren van échte vernieuwing”
een opleiding in Lean hebben gehad, is beschikbaar voor sectoren met een vraag over hun proces. Tenminste, als die
Vos: “Wat we grofweg doen, is de huidige situatie analyseren
vraag voldoet aan in ieder geval twee eisen: de kwaliteit van
in interactieve sessies met mensen van de werkvloer. Zij
het werk wordt er beter van en er is in potentie geld mee te
hebben immers de kennis van de praktijk. Vervolgens gaan we
besparen.
even los van de grond: wat wil de klant en hoe kunnen we het
Jan den Hollander: “Lean gaat over samenwerken op basis van een ambitieus verbeterdoel”
proces hier het beste op inrichten? Ten slotte brengen we die
constateerde allereerst dat Lean op verschillende manieren
twee, de huidige praktijk en de stip aan de horizon, weer bij
wordt toegepast. Logisch ook, want gemeenten beginnen er
elkaar. Daarbij betrekken we bedrijfsvoering en ICT. Want we
om verschillende redenen aan. Lean had in elke gemeente
hebben natuurlijk niks aan ideeën die niet uitvoerbaar zijn.”
gevolgen: van meer kwaliteit voor de burger tot aan fte’s die kwamen te vervallen. Vermeulen: “Je kunt je overigens
Kortere doorlooptijden, minder geld
afvragen of Lean de beste methode is als je alleen als doel
Eindhoven is een van de tien gemeenten waar Alma
hebt om een bezuiniging te realiseren. Lean is immers ooit
Vermeulen onderzoek deed naar ervaringen met Lean. Ze
ontworpen om het product te verbeteren.”
vroeg onder meer hoe ze Lean toepassen, wat de gevolgen
Daar is Paul Vos het helemaal mee eens. “We wilden in
en bevorderende en belemmerende factoren zijn. Vermeulen
Eindhoven een beweging op gang brengen van kwaliteits-
op basis van een ambitieus verbeterdoel. Je projecteert je werkproces volledig op de klant. Voor de klant zijn bijvoorbeeld doorlooptijden belangrijk. Als je die weet terug te brengen van drie maanden naar twee weken, heb je een mooie kwaliteitsslag gemaakt. En het gevolg is vaak ook dat je het werk in zo’n proces met minder mensen en middelen kunt uitvoeren. Maar dit is bijvangst, geen doel op zich. Als je Lean alleen inzet als bezuinigingstool, wordt het een instrument. En Michel Melis en Jan den Hollander
dat is het niet, het is een filosofie die gericht is op het continu verbeteren en waarmee je ook efficiency bereikt.
verbetering. Daar investeren we bijvoorbeeld in door te
Doorzetten in de praktijk
werken in actieteams op de werkvloer, met coaching,
Het belangrijkste onderzoeksresultaat is volgens Vermeulen
opleiding en het spelen van Lean-games. Natuurlijk vinden
dat elke laag binnen de gemeente betrokken moet worden bij
we het fijn als door het anders inrichten van processen ook
de invoering van Lean. Vermeulen: “Dat is nodig om ervoor te
bespaard kan worden, maar zonder goede borging van continu
zorgen dat de Lean filosofie niet in een bureaulade belandt,
verbeteren krijg je al gauw terugval in oude gewoonten en
maar diep doordringt in de werkwijze van alle werknemers.”
wordt slimmer werken vooral harder werken.”
Want dat laatste - doorzetten – is nog wel een toer. Paul Vos:
Daar zijn ze het in Katwijk, waar ze vier jaar geleden zijn
“Het primaire proces is in the lead bij de uitvoering van de
begonnen met Lean, helemaal mee eens. Organisatie
verbeterideeën, ons Slim Werkenteam ondersteunt daarbij.
adviseur Jan den Hollander: “Lean gaat over samenwerken
In de praktijk valt het niet mee. Mensen hebben het allemaal
druk om hun eigen zaak draaiende te houden, daardoor schuiven ze de implementatie van verbeteringen soms voor zich uit. Zo ontstaat een vicieuze cirkel. Wij hebben een soort innovatiefonds waarmee we die cirkel doorbreken: uit dat potje betalen we onder meer tijdelijke inhuur om achterstanden weg te werken en ruimte te geven aan vakspecialisten om te werken aan verbeteringen. Daarnaast vraagt de uitvoering van Lean commitment en bevlogenheid van leidinggevenden, anders kom je er niet. Gedrag en leiderschap zijn de motoren van échte vernieuwing.” Om van Lean een duurzame organisatiefilosofie te maken,
die door Leantrajecten boventallig worden. Melis: “Bij
volgen ze in Katwijk drie sporen. Lean adviseur Michel Melis:
Lean staan de mensen op de werkvloer centraal. Zij staan
“We hebben Lean allereerst gekoppeld aan het management
immers het dichtst bij het werk en de klant. Medewerkers
development traject en we hebben samen met de directie,
mogen hun eigen werkproces herontwerpen, en dat zorgt
afdelingshoofden en teamleiders de Leanfilosofie in Katwijk
voor een hoge mate van betrokkenheid. Tegelijkertijd is er
ontwikkeld .” Den Hollander: “Daarnaast heeft de OR vanaf
onzekerheid: wat betekent een nieuw werkproces voor mijn
het allereerste begin aan tafel gezeten. Zo kon ze van meet
plek binnen de organisatie? Daarvoor is een werkgarantie voor
af aan meedenken, in plaats van achteraf geconfronteerd te
onbepaalde tijd afgesproken in de Flexafdeling. Daarin zijn
worden met al genomen besluiten.” Ten slotte heeft Katwijk
alle instrumenten voor mobiliteit ondergebracht. En daarmee
een Flexafdeling ingericht, onder andere voor medewerkers
kunnen we medewerkers zo veel mogelijk op basis van hun
eigen voorkeur inzetten op een andere plek in de organisatie.
Kijken op de werkvloer
Dat scheelt ook weer externe inhuur.”
Volgend jaar loopt het programma Slim Werken in Eindhoven af. Paul Vos: “Ik weet zeker dat we doorgaan, op welke manier
Niet perse leuker
dan ook. Het verbeteren van processen is niet begrensd in
Vermeulen interviewde voor haar onderzoek niet alleen
de tijd. Als we Lean verinnerlijken kunnen we veel sneller
gemeenten, maar raadpleegde ook een flitspanel bestaande
en beter inspelen op nieuwe ontwikkelingen.” Ook in Katwijk
uit bijna drieduizend medewerkers in gemeenteland, over hoe
gaan ze verder met hun ‘Katwijk-way’. Melis: “De werkvloer
ze hun werk ervaren. “Heel opvallend is dat medewerkers die
staat voor ons vanaf 2014 centraal. Hoe zorg je ervoor dat
nog niet met Lean Management bezig zijn, verwachten dat hun
de nieuwe werkprocessen ook daadwerkelijk zo worden
werk leuker wordt na implementatie van Lean. Bijvoorbeeld
uitgevoerd? De Lean- en HR adviseurs gaan dagelijks de
omdat ze minder overbodige handelingen hoeven te doen. Het
werkvloer op om er samen met het management voor te
gekke is dat medewerkers die al bezig waren met Lean, niet
zorgen dat eind 2014 alle teams succesvol standhouden en
vonden dat hun werk er leuker op werd.”
continu verbeteren.”
In Katwijk hebben ze de daar wel een verklaring voor. Den Hollander: “Lean gaat onder andere over het standaardiseren
Download hier het rapport
van werkprocessen om fundamenteel te kunnen verbeteren
van Alma Vermeulen
en om gegarandeerde kwaliteit te kunnen bieden aan de klant. Dat je daardoor allemaal op eenzelfde manier gaat werken, is voor sommige collega’s wennen. Waar de een het juist als heel positief ervaart, omdat het rust in het werk schept, heeft de ander er meer moeite mee.”
