Slimmer en sneller werken

rubriek

dossier

automatisering

Boordcomputers Interfaces met boordcomputers blijven een belangrijk item voor TMS-leveranciers. In diverse TMS wordt nu ook positie- en statusinformatie weergegeven op het planbord.

Ontwikkelingen in TMS

Slimmer en sneller werken Qua functionaliteit zijn de meeste transportmanagementsystemen (TMS) op de Nederlandse markt al vrij compleet. Vandaar dat nieuwe ontwikkelingen zich vooral richten op het verbeteren van processen met behulp van het TMS. Centraal staan de ondersteuning van de planner, order-entry via internet, documenten digitaal verwerken en het genereren van actuele, bedrijfsbrede managementinformatie..

auto’s is TMS dit jaar zelfs één van de belangrijkste ICT-investeringsgebieden. Ook TMS-aanbieders geven aan dat de orderpijplijn net als vorig jaar goed gevuld is. Naast het installeren van systemen zijn ze bezig met nieuwe ontwikkelingen die er vooral op gericht zijn kosten te beheersen en meer werk te verrichten met hetzelfde aantal mensen.

Ook dit jaar blijft de transportsector investeren in TMS, zo blijkt uit de ICT-enquête 2008 die TLN dit voorjaar publiceerde. Gaat het bij bedrijven met meer dan 100 wagens vooral om vervanging - ze zijn al jaren allemaal voorzien van een

Planning

www.ttm.nl

TMS -, in de groep van 20 tot 100 wagens is een duidelijke groei zichtbaar in het aantal nieuwe TMSgebruikers. TLN meldt een stijging van maar liefst 15 procent ten opzichte van 2007. Voor transporteurs met wagenparken van 10 à 20

De planning is één van de belangrijkste onderdelen van een TMS. Hier koppelt de planner de middelen - materieel, chauffeurs en charters - aan opdrachten. Dit moet zo efficiënt mogelijk gebeuren, binnen

de gestelde randvoorwaarden en tijdvensters. Om de planner hierbij te ondersteunen bieden de TMS een steeds uitgebreidere grafische weergave van de planning op een digitaal planbord. De planner ziet op een kaart niet alleen waar de auto’s zijn, maar krijgt ook overzicht over zaken als: waar komen auto’s leeg, welke orders moeten in die regio geladen worden en waar bevinden zich afgekoppelde opleggers of emballage. Realtime positie- en statusinformatie uit de auto’s komt bij een groeiend aantal transporteurs via boordcomputers binnen. Interfaces met boordcomputersystemen blijven daarom een belangrijk aandachtsseptember 2008 | 45

automatisering

Aanbieders over hun product Naast de eerdergenoemde ontwikkelingen zijn er ook specifieke zaken waar TMS-aanbieders mee bezig zijn. TTM.nl sprak hierover met 10 aanbieders met een veelgebruikte TMS in ons land. GreenCat levert twee TMS: Cat4RoadHaulier en RoadRunner+. De eerste werd de afgelopen jaren opnieuw ontwikkeld en heeft nu workflowmanagement als uitgangspunt. “Niet het dossier, maar de processen en de aansturing daarvan staan centraal in Cat4RoadHaulier”, vertelt business development manager Jasper van Schelven. Het TMS werkt met verschillende modaliteiten en heeft met de TopIQ een eigen, geïntegreerde boordcomputeroplossing. Centric Logistic Solutions richt zich vooral op het verder integreren van haar nieuwe Roady boordcomputertoepassing in Plan&Go! en de combinatie van TMS, WMS en fleetmanagement, waar veel belangstelling voor is. “We ondersteunen onze klanten steeds vaker bij het maken van analyses en het verbeteren van processen”, aldus manager Jan Timmerman.

Webbased Kewill heeft haar transportsoftware volledig webbased gemaakt. De oplossingen voor TMS, expeditie, douane en WMS heten nu ook Kewill in plaats van Chainware. Kewill richt zich vooral op internationaal opererende netwerkdistributeurs en gespecialiseerde bedrijven met meerdere vestigingen. “Daar hebben we de opzet van ons systeem op aangepast”, zegt productmanager Gerry Daalhuisen. “We leveren nu veel meer een compleet distributieconcept in plaats van een stuk software.” Qurius ontwikkelt het op Microsoft Dynamics gebaseerde Q-Logistics. “Door Microsoft als geïntegreerd platform te gebruiken kunnen we ons TMS eenvoudig uitbreiden of met andere toepassingen integreren”, vertelt senior sales manager Monique Fermont. Een voorbeeld daarvan is de nieuwe Q-toGO mobiele oplossing. Four Soft Netherlands heeft haar transportsoftware webbased gemaakt, zodat deze wereldwijd toegankelijk is. Ook is de naam veranderd van i-Logistics in de eTrans suite. Deze is geschikt voor weg-

punt voor TMS-leveranciers. Technisch gezien zorgt zo’n koppeling tegenwoordig voor weinig problemen. Wel moet een vragenpad ingericht worden en zijn afspraken nodig over welke gegevens in het TMS worden verwerkt. Informatie uit de boordcomputer wordt bovendien steeds vaker rechtstreeks op het planbord in het TMS weergegeven, waarbij ingezoomd kan worden op de achterliggende ordergegevens. Daarnaast ontwikkelen de planborden binnen een TMS zich verder als het gaat om planadviezen. Een goed TMS meldt of randvoorwaarden overschreden worden, of de planning uit de tijd dreigt te lopen en wat een rit kost en oplevert. 46 | september 2008

Naast de bestaande koppelingen met ritplanningssystemen wordt sporadisch ook al de volledige integratie van de ritoptimalisatiesoftware in een TMS gerealiseerd. Voorbeelden daarvan zijn intertour in Despatch Advisor bij Direct Distributie en ORTEC in Cat4 bij De Rijke.

Digitaal Steeds meer vervoerders zien de voordelen in van digitale orderentry: het gaat snel, scheelt veel typewerk op kantoor en de kans op invoerfouten vermindert aanzienlijk. Voor vaste klanten met grote orderaantallen wordt vaak een rechtstreekse koppeling met het TMS gerealiseerd. Maar ook als het gaat

transport, zee-/luchtvracht, warehousing en douane-afhandeling. “Nieuw zijn onder meer de modules i-Drive, eConnect en ePoms”, aldus managing director Richard Gralike.

Kaartplanning Art Systems integreerde onlangs niet alleen online order-entry in het Transpas TMS, maar ook een nieuwe module ‘interactieve kaartplanning’. “In deze module wordt de boordcomputerinformatie verwerkt op het planbord en kunnen orders volledig grafisch worden ingepland”, meldt sales manager Willie Bruining. NACHON breidt NACHON Mobile, dat is geïntegreerd met Nachon TMS, steeds verder uit. Recente ontwikkelingen zijn een vaste boordcomputer (de Mobile XL), een draadloze koppeling met een weegbrug en een speciale module om charters zonder boordcomputer in het systeem te integreren. “Ook zijn we bezig met de infrastructuur van ons TMS zodat we makkelijk kunnen aanhaken op services van anderen”, aldus account manager Marco Nijssen. TANS voegt dit najaar naast een webordermodule ook het nieuwe ‘FlexCalc’ toe aan TALIS. “Hiermee kunnen gebruikers zelf formules aan een applicatie hangen”, licht directeur René Knapen toe. Bijvoorbeeld een berekening die ervoor zorgt dat transporteenheden als pallets en rolcontainers automatisch door het TMS worden omgerekend naar laadmeters.

Kleinschalig Com-Unit heeft Spider Road opnieuw ontwikkeld in Java en omgedoopt tot Spider Cargo. Het TMS speciaal voor fijnmazige distributie is nu grafisch georiënteerd en in de toekomst ook te combineren met andere platformen dan AS400. Nieuw is ook Spider for Windows. “Dit is een PC/server-applicatie voor kleinschalige distributiebedrijven”, zegt Harold Verberkmoes, manager consultancy en ontwikkeling. GMT Logistic Solutions, dat met Parsis Logistics een TMS, WMS, financiële en garagesoftware levert, richt zich vooral op de inkoopkant van het TMS. “Dat zijn onder andere de verplichtingen in de administratie”, vertelt account manager Wout van Raaij. Zo kunnen inkoopnota’s nu digitaal worden vastgelegd in de crediteurenadministratie, waarna ze worden verdeeld onder de personen die ze moeten goedkeuren.

om incidentele klanten of kleine aantallen is het praktisch dat orders digitaal binnenkomen. Order-entrymodules via internet worden dan ook volop ontwikkeld door de TMSleveranciers die deze mogelijkheid nog niet boden. Hetzelfde geldt voor het digitaal verwerken van transportdocumenten en inkoopfacturen. Bijna alle TMS-aanbieders hebben inmiddels een koppeling met een documentmanagementsysteem. Daarbij worden de documenten gescand en opgeslagen in een digitaal archief, waarna ze met een druk op de knop zijn terug te vinden. Ook kunnen de digitale documenten gemakkelijk via internet aan opdrachtgevers of andere belanghebbenden

beschikbaar worden gesteld, zodat tijdrovend zoekwerk overbodig is. Bij de digitale afhandeling van inkoopfacturen wordt er bovendien voor gezorgd dat de facturen binnen de eigen organisatie automatisch bij de juiste personen terechtkomen voor fiattering. Dit laatste, mensen aansturen door ze op het juiste moment van informatie te voorzien, heet workflowmanagement en is in steeds meer TMS aanwezig, vaak in combinatie met eventmanagement. Hierbij geeft de software een signaal als een bepaalde (uitzonderings)situatie zich voordoet of vooraf ingestelde grenswaarden worden overschreden. Eén van de belangrijkste recente ontwikkelingen binnen TMS is het www.ttm.nl

Managementinfo

Grafisch plannen

De vraag naar actuele, bedrijfsbrede managementinformatie groeit sterk. Steeds meer aanbieders integreren daarom business intelligence in hun TMS.

In veel TMS wordt de grafische weergave van de planning verder uitgebreid. Bijvoorbeeld met informatie als waar auto’s leegkomen, welke orders in die regio geladen moeten worden en waar zich afgekoppelde opleggers of emballage bevinden.

genereren van actuele, bedrijfsbrede managementinformatie. Naast enkelvoudige presentaties als het aantal orders per klant en de gemiddelde omzet per order bieden TMS nu ook samengestelde presentaties met meerdere elementen, bijvoorbeeld de omzet of het rendement per klant. Een groeiend aantal TMS kent een ‘dashboard’ waarmee deze key performance indicatoren (KPI’s) gepresenteerd kunnen worden. Daarbij is het mogelijk direct in te zoomen op de onderliggende informatie om de reden van een afwijkende KPI te bekijken en snel actie te ondernemen. Vaak is de voor KPI’s benodigde informatie afkomstig uit verschillende systemen. Niet alleen het TMS, maar ook bijvoorbeeld het financiële pakket en een boordcomputer- of ritplanningssysteem. Om gegevens uit verschillende databases tot één geheel samen te voegen, combineren veel leveranciers inmiddels business intelligence software met hun TMS.

Hosting Diverse TMS-leveranciers bieden de mogelijkheid de hardware en het beheer daarvan uit te besteden (hosting) en/of het TMS te huren (Software as a Service). Zowel bij hosting als Software as a Service (SaaS) draait de software op een - meestal zwaar beveiligde - server van de aanbieder en heeft de www.ttm.nl

Planning

Scannen

Planning is een wezenlijk onderdeel binnen een TMS. Veel leveranciers werken dan ook aan een betere ondersteuning van de planner via het digitale planbord.

De meeste TMS-aanbieders hebben nu een koppeling met een document management systeem. Daarbij worden documenten gescand, waarna ze digitaal beschikbaar zijn.

gebruiker qua hardware op kantoor alleen nog een snelle internetverbinding en PC’s of thin clients nodig. Het verschil tussen hosting en een TMS als SaaS is dat er in het laatste geval alleen het TMS (+ de daarvoor benodigde hardware) wordt uitbesteed. Bij hosting kan dat alle bedrijfssoftware zijn, dus bijvoorbeeld ook MS Office, het financiële pakket, de boordcomputeroplossing of een ritplanningssysteem. Dit wordt overigens ook door andere ICT-aanbieders geleverd.

Eigen login Als hard- en software zijn uitbesteed, wordt via internet met een eigen login gebruik gemaakt van de software. De TMS-/ICT-aanbieder verzorgt het systeembeheer en

Order-entry Omdat steeds meer transporteurs overstappen op digitale orderentry, zijn veel TMS inmiddels voorzien van een order-entrymodule via internet.

onderhoud aan hard- en software, zoals het vervangen van hardwarecomponenten, het installeren van het TMS of een update en het maken van backups. Voor deze services wordt een vast bedrag per gebruiker in rekening gebracht. Hosting en SaaS zijn onder andere geschikt voor kleinere vervoerders zonder veel maatwerk. Hiermee wordt een aparte ICT-medewerker

uitgespaard en kan ook thuis of onderweg met de bedrijfssoftware worden verdergewerkt. Nederland kent een groot aanbod aan TMS. Inmiddels zijn er ruim 30 systemen op de markt. Een overzicht vindt u op www.ttm.nl. De meeste aanbieders zijn al vele jaren actief in ons land en in toenemende mate ook in het buitenland. Toch komt er af en toe nog een nieuw TMS bij. Zo introduceerde het Arnhemse SinFox eind vorig jaar haar nieuwe SmartHandler transportsoftware, terwijl Direct Distributie dit najaar een nieuw en zelf ontwikkeld TMS voor fijnmazige distributie op de markt brengt. Sandra Waenink september 2008 | 47

automatisering

Mark Warner (Den Hartogh Logistics) over BI:

“Elke dag inzicht in de operatie van de dag ervoor” “Onze operationele en financiële gegevens bevinden zich in meerdere systemen”, zegt Mark Warner, Group Strategic Director bij Den Hartogh Logistics. Om data uit deze systemen te combineren tot bedrijfsbrede managementinformatie maakt Den Hartogh gebruik van business intelligence (BI). “Daarmee hebben we dagelijks inzicht in de operatie van gisteren.” Den Hartogh Logistics is gespecialiseerd in transport en opslag van chemicaliën en gas. De logistiek dienstverlener heeft naast het hoofdkantoor in Rozenburg vijftien eigen vestigingen in verschillende Europese landen en beschikt over een wagenpark van in totaal zo’n 650 tankwagens en ruim 2.200 tankcontainers (zie ook www.denhartogh.com). “Voor het genereren van managementinformatie deden we altijd veel met Crystal Reports en Excel, maar dat is toch minder robuust dan BIsoftware”, vindt Warner. “De informatie is minder snel gecombineerd beschikbaar, je hebt niet meteen een bedrijfsbreed beeld en als je ergens een verkeerde formule gebruikt, dan zijn de uitkomsten onbetrouwbaar.” Den Hartogh wilde dat alle managers - van hoog tot laag, intern en extern - dagelijks die informatie te zien krijgen die relevant is voor de elementen die zij moeten besturen. Daarom werkt het bedrijf sinds begin dit jaar met de Business Objects BI-software.

Strategisch De implementatie van BI vergt de nodige voorbereidingen, geeft Warner aan. “Je moet eerst vastleggen welke factoren je kunt beïnvloeden, waar je precies op wilt sturen en welke KPI’s daaraan ten grondslag liggen.” Toen dit helder was, heeft Den Hartogh voor elke groep managers een eigen portal ontwikkeld met managementinfor48 | september 2008

matie die dagelijks wordt ververst. Warner geeft een voorbeeld. “In mijn functie als Group Strategic Director ben ik vooral geïnteresseerd in de businessactiviteiten op macroniveau. Via mijn portal krijg ik dagelijks onder andere een totaaloverzicht van alle gerealiseerde volumes van de dag ervoor: omzet, aantal ritten, aantal reinigingen en de bezettingsgraad van tanks en terminals.”

Overleg Met Business Objects kunnen we gedetailleerd in beeld brengen wat we voor een klant doen”, vertelt Mark Warner. “Dat vereenvoudigt het overleg over prijzen en procesverbeteringen.”

Muis Deze informatie wordt door Business Objects vergeleken met voorgaande jaren. Om te bekijken waar en waarom verschuivingen plaatsvinden, kan hij met één muisklik de diepte in. Warner: “Dan krijg ik dezelfde informatie, maar dan op klant- en geografisch niveau.” Ook ziet hij dagelijks hoe de kosten van personeel, materieel en modaliteiten zich onderling verhouden en hoe de geografische stromen verlopen. “Op basis hiervan kan ik onder meer beoordelen of onze strategie werkelijkheid wordt, hoe deze zich verhoudt tot het budget en op welke gebieden nieuwe investeringen nodig zijn.”

Beladingsgraad Op operationeel niveau wordt de managementinfo vooral gebruikt voor het verbeteren van de efficiency van het transport. “Neem bijvoorbeeld de beladingsgraad”, licht Warner toe. “Vaak vervoeren we nog teveel lucht. Met Business

inzetten, dat we dan op een gunstiger tijdstip afhalen.”

Relevant Via de bi-software krijgen alle managers bij Den Hartogh dagelijks die informatie te zien die relevant is voor de elementen die zij moeten besturen.

Objects kunnen we in kaart brengen hoeveel we van welk product voor een klant meenemen, van elk laadnaar elk losadres. Aan de hand daarvan kunnen we onze klanten precies laten zien waar verbeteringen mogelijk zijn en hoe dus op de vrachtkosten bespaard kan worden.” Ditzelfde geldt voor het vermijden van knelpunten. Op basis van gegevens uit TransFusion en de boordcomputers brengt Business Objects in beeld waar en wanneer lange wachttijden of congestie voorkomen. Warner: “Daardoor wordt onder meer duidelijk waar we beter een drop-/swapsysteem kunnen

Kosten Voor BI is inmiddels een groot aantal softwaretools op de markt. “We hebben voor Business Objects gekozen omdat het een bewezen track record heeft en is voorbereid op onze toekomstige wensen”, zegt Warner. “Ook is het voor veel van onze opdrachtgevers een bekende toepassing. Dat maakt het overleg over onder andere prijzen en procesverbeteringen makkelijker.” Den Hartogh investeerde aanzienlijk in de implementatie van Business Objects in combinatie met een database van Sybase IQ. “De grootste investering is echter die in je eigen organisatie”, stelt Warner. “We hebben speciale business analisten aangesteld en medewerkers in de hele organisatie opgeleid om met bi te werken.” Sandra Waenink www.ttm.nl

automatisering

Unieke dynamische normering

Direct Distributie bouwt zelflerend TMS

“Een nadeel van de bestaande TMS is dat ze bij de normering van activiteiten altijd uitgaan van een gemiddelde. En dat klopt in de praktijk bijna nooit. De nacalculatie en aansturing vinden dan plaats op basis van onnauwkeurige cijfers”, stelt Albert Joordens, directeur van Direct Distributie. Deze logistiek dienstverlener ontstond medio 2007 toen de binnen Lekker van der Laan Dekker gefuseerde groothandels hun logistieke activiteiten verzelfstandigden. Direct Distributie verzorgt vanuit vier vestigingen met zo’n 60 voertuigen de op-/overslag en distributie van alle artikelen die een convenience store verbruikt. Afleveradressen zijn onder andere horeca-ondernemingen, supermarkten, tabakswinkels, tankstations en sportkantines (zie ook www.directdistributie.nl). “We werkten al met zelf ontwikkelde transportsoftware, maar door de samenvoeging van zo’n 20 groothandels werd dat een lappendeken”, vertelt Joordens, die eerder bij Bakker Logistiek de Orderflow transwww.ttm.nl

Foto’s Michel Zoeter

Nog maar weinig transporteurs ontwikkelen tegenwoordig hun eigen TMS. Het feit dat Direct Distributie dit wel deed, is op zich al opvallend. Nog opvallender is de opzet van het systeem: dankzij een unieke dynamische normering is het TMS zelflerend. Hiervoor zijn ritplanningssysteem PTV Intertour en een eigen fleetmanagementoplossing op een bijzondere manier in het TMS geïntegreerd. Uniek “Despatch Advisor heeft twee unieke uitgangspunten: het is zelflerend en werkt op een nieuwe manier samen met PTV Intertour”, vertelt Albert Joordens, directeur van Direct Distributie en ontwikkelaar van het nieuwe TMS.

portsoftware ontwikkelde. Met de bestaande TMS kon hij niet uit de voeten, vandaar dat eind 2006 werd begonnen met het bouwen van een nieuw systeem, helemaal toegespitst op fijnmazige distributie. Dit TMS, Despatch Advisor genaamd, draait inmiddels en wordt binnenkort ook als ASP-oplossing aan derden beschikbaar gesteld.

Uniek Despatch Advisor heeft twee unieke uitgangspunten, waarvoor Joordens zelfs patent heeft aangevraagd. Het eerste is een dynamische normering, het tweede de manier waarop PTV Intertour van PTV Nederland in het TMS is geïntegreerd. Hierbij worden de in Intertour geplande trajecten

Rij-advies Nadat Intertour een rit heeft gepland, vervangt het TMS de trajecten tussen twee adressen automatisch door een ‘van deur tot deur’ rij-advies voor de chauffeur.

door het TMS vervangen door een ‘van deur tot deur’ rij-advies voor de chauffeur. Voor de normering van alle transportactiviteiten ontwierp

Direct Distributie een dynamisch statistisch model. Dit verwerkt de werkelijk gerealiseerde tijden die aan elke transportactiviteit worden besteed. Daarnaast registreert het TMS de tijdsduur van alle administratieve handelingen binnen het systeem, zoals het handmatig invoeren van een order, en verwerkt deze in de normering. Uniek aan dit concept is dat het september 2008 | 49

automatisering

Handheld Via een handheldtoepassing meet het TMS welke activiteiten de chauffeur onderweg uitvoert en hoelang deze duren. Op basis hiervan wordt de normering aangepast.

Despatch Advisor Het door Direct Distributie ontwikkelde TMS ‘Despatch Advisor’ meet de werkelijke tijdsduur van activiteiten en verwerkt deze in een dynamisch normeringsmodel.

zelflerend is. “Dit betekent niet alleen dat de planning altijd klopt doordat de normen worden bijgesteld, maar ook dat de implementatie gemakkelijker is dan bij statische systemen”, vertelt Joordens. “Natuurlijk moet je je basisgegevens goed vastleggen, maar na een paar maanden klopt je planning precies. Bij Despatch Advisor kun je je concentreren op de communicatie met chauffeurs en klanten. De beste manier om af te leveren leert het pakket zelf.”

communicatie en waar nodig een scanner. “De chauffeur hoeft hier zelf weinig voor te doen”, licht Joordens toe. Het TMS is gebaseerd op geocodering, ofwel het nauwkeurig registreren van GPS-posities. Joordens: “Aan de hand van de GPS-posities ziet het TMS waar de chauffeur is, terwijl ook bekend is waar een order uit bestaat.” Als de auto stilstaat, geeft de chauffeur op zijn handheld aan welke activiteit hij gaat doen, zoals laden, lossen of het invoeren van emballage of een rembours. De tijd die de chauffeur met elke activiteit bezig is, wordt automatisch gemeten, via GPRS doorgestuurd naar het TMS en verwerkt in het statistisch normeringsmodel. Hierbij worden ze gedifferentieerd naar chauffeur, adres en opdrachtgever.

Handhelds De activiteiten die de chauffeur onderweg uitvoert, worden gemeten via een handheld terminal, voorzien van GPS-plaatsbepaling, GPRS50 | september 2008

Activity Based Costing In Despatch Advisor legt Direct Distributie in een klantprofiel gedetailleerd vast welke activiteiten - van

orderpicken tot afleveren - op welke manier voor een opdrachtgever uitgevoerd kunnen worden. Joordens: “Omdat we vervolgens precies meten wat we in de praktijk doen, beschikken we over nauwkeurige, actuele managementinformatie.” Zo bewaakt het TMS de afspraken die Direct Distributie met haar opdrachtgevers heeft. “Als bijvoorbeeld een prijs per stop is afgesproken met een gemiddelde zendinggrootte van twee rolcontainers, houdt het TMS in de gaten of dit er ook echt twee zijn.” Omdat de normtijd per activiteit steeds wordt geactualiseerd, is altijd zichtbaar of een tarief nog realistisch is opgebouwd en wat per klant wordt verdiend. Joordens: “Despatch Advisor kent de kosten per opdrachtgever, uitgesplitst naar afleveradres, soort goederen en levering in een normale of actieperiode. Daarmee kunnen we onze klanten een helder inzicht geven in de kosten die wij maken om een bepaald serviceniveau te handhaven. Zo kunnen we gericht over mogelijke veranderingen praten.” Een voordeel van het registreren van de werkelijke tijdsduur van activiteiten per chauffeur, per adres en per klant is bovendien dat bij afwijkingen snel kan worden bijgestuurd.

Innovatieve planning Innovatief aan Despatch Advisor is ook de manier waarop Direct Distributie PTV Intertour gebruikt. Het ritplanningssysteem is voor het eerst volledig geïntegreerd in een TMS en er vindt een bijzondere interactie plaats. Joordens: “Normaal gesproken leg je in Intertour vooraf een aantal parameters vast, bijvoorbeeld de gemiddelde snelheid van een bepaalde weg. Wij vinden dat niet nauwkeurig genoeg en sturen deze gegevens daarom vanuit ons TMS naar Intertour.” Hij geeft een voorbeeld. “Als je in Utrecht rijdt, is de snelheid aan de rand van de stad Utrecht lager dan

op een provinciale weg. En in de stad zelf ligt hij nog lager.” Despatch Advisor meet via de handhelds van de chauffeurs steeds wat de werkelijk gereden snelheden zijn en geeft deze elke keer met de te plannen orders door aan Intertour.

Rij-instructies Het ritplanningssysteem berekent vervolgens de te rijden ritten. Uniek is dat Despatch Advisor de geplande trajecten tussen twee adressen daarna vervangt door een ‘van deur tot deur’ rij-instructie voor de chauffeur. Deze wordt doorgestuurd naar het navigatiesysteem op zijn handheld. “Omdat we met min of meer vaste routes werken, registreert het TMS via de handhelds wat de beste route is om van het ene naar het andere adres te rijden”, legt Joordens uit. “Een chauffeur rijdt bijvoorbeeld richting Zoetermeer altijd over de snelweg, behalve op donderdag. Dan gaat hij er bij Roelofarendsveen af en neemt een binnenweg. Een andere chauffeur neemt altijd de snelweg en doet er op donderdag langer over. Het TMS signaleert dan dat de route van de eerste chauffeur de beste is en geeft op donderdagen de route via de binnenweg door aan de handheld van de chauffeur die deze moet rijden.” Ook houdt het TMS bij hoe het laatste stuk naar een adres wordt gereden en bij welke deur moet worden gestopt. Op deze manier kan Direct Distributie ook chauffeurs op weg sturen die minder ervaring hebben met een bepaalde route. Overigens weet het TMS ook wat de meest ervaren chauffeur op een bepaalde route is en stelt deze voor aan de planner. Die kan de planning nu makkelijk alleen af, terwijl er voorheen drie planners actief waren. Praktisch is ook dat afwijkingen van de normale route worden gesignaleerd, waarop het systeem de chauffeur vraagt wat hiervan de oorzaak is. Joordens: “Is dit bijvoorbeeld een omleiding die enige tijd van kracht blijft, dan geeft de chauffeur dit op zijn handheld aan. Het TMS neemt de omleiding de volgende keer automatisch in dat traject mee. Zo wordt de planning steeds preciezer.” Sandra Waenink www.ttm.nl

automatisering

Integratie vergemakkelijkt werk Thomassen Transport

Roady opgenomen in Plan&Go!

Integratie. Dat was de belangrijkste reden voor Thomassen Transport in het Gelderse Loenen om per 1 januari 2006 te starten met de transportsoftware van Centric. Thomassen is met zo’n 90 eigen wagens, 170 opleggers, 120 medewerkers en 12.000 m2 magazijnruimte, actief in transport en warehousing van onder andere papier, karton, bouwmaterialen en van slachterijen afkomstig bloed. Het bedrijf distribueert in de Benelux, Duitsland, Denemarken en NoordFrankrijk (zie ook www.thomassentransport.nl) “Ons oude TMS werd naar ons idee onvoldoende doorontwikkeld en het koppelen met andere systemen verliep niet altijd soepel”, vertelt Heezen. “Daarom wilden we over naar één oplossing voor de planning, de auto’s, de garage, de administratie, het management en - mocht dit nodig zijn - ook het magazijn.” De integratie van al deze componenten gaven mede de doorslag bij de keuze voor Centric.

Planning “Het gemak van een geïntegreerd systeem is vooral op de planning goed te merken”, vindt planner Edwin te Kampe, die de invoering van nieuwe ICT bij Thomassen begeleidt. Dat begint al met het feit dat maar één systeem geopend hoeft te worden. “Voorheen moesten we nog een planbord en een communicatiemodule apart opstarten”, licht Te Kampe toe. 52 | september 2008

Een voordeel vindt hij dat alle informatie voor de planners nu via het planbord in Plan&Go! toegankelijk is. Zo verspringt een order van kleur op basis van de statusinformatie uit de boordcomputer. “Ook kunnen we meteen inzoomen op onderliggende orderinformatie en kan het TMS aangeven of een rit rendabel is of niet”, aldus Te Kampe. Praktisch is ook dat vanuit de garagemodule aan het planbord wordt doorgegeven wanneer materieel niet beschikbaar is vanwege onderhoud of reparatie. “Dat kan de planner overigens wel overrulen”, aldus Te Kampe. Ook als chauffeurs afwezig zijn gemeld in de personeelsadministratie is dit zichtbaar op het planbord.

Dashboard Door de integratie van TMS, financiële software en boordcomputers bevinden alle gegevens ten behoeve van de managementinformatie zich in één systeem. Heezen: “We merken duidelijk dat Plan&Go! veel meer een operationele insteek heeft dan de financiële van ons vorige TMS. Deze gegevens kunnen we nu direct in de managementinformatie betrekken.” Om dit te bereiken richt Thomassen de komende tijd samen met Centric een dashboard met key performance indicatoren in, waaronder ook KPI’s die op de boordcomputer betrekking hebben. “Daarmee meten we onder andere de effectiviteit van de auto’s”, aldus Heezen.

Foto: Jan Willem Schouten

Diverse TMS-aanbieders leveren naast een TMS ook een eigen boordcomputersysteem, financiële software en een WMS. “Een geïntegreerd systeem maakt het leven een stuk makkelijker”, vindt Jerry Heezen, directeur van Thomassen Transport. Het bedrijf stapte over op het Plan&Go! TMS en de nieuwe Roady-boordcomputer van Centric Logistic Solutions.

Eén systeem “Alle bedrijfsinformatie, zowel operationeel als financieel, is nu aanwezig in één systeem en daardoor gemakkelijk toegankelijk”, zeggen Jerry Heezen (links) en Edwin te Kampe.

Stabiel De nieuwe Roady-boordcomputer wordt door Thomassen uitvoerig getest. “Na verschillende aanpassingen is het systeem nu technisch stabiel”, meldt Te Kampe.

Na de implementatie van het TMS is begin dit jaar gestart met de boordcomputers. Thomassen koos als één van de eersten voor de nieuwe Roady-boordcomputer, die toen nog in ontwikkeling was. Waarom werd eigenlijk geen bestaand systeem aangeschaft? Heezen: “We gingen voor een geïntegreerde oplossing en de manier waarop Centric met de Roady bezig was gaf ons voldoende vertrouwen. Daarom zijn we er ook testbedrijf voor geworden.”

Vuurdoop Eind vorig jaar werden enkele Roady’s ingebouwd, waarna de boordcomputer in januari 2008 zijn

vuurdoop in de praktijk kreeg. “Na verschillende aanpassingen is het systeem nu technisch stabiel”, vertelt Te Kampe. Ook op functioneel gebied zijn allerlei zaken bijgeschaafd en toegevoegd, onder andere in het vragenpad, het gebruikersgemak en het navigatiesysteem. “Hiervoor is en wordt intensief overleg gepleegd met onze planning en de chauffeurs”, aldus Te Kampe. Zo ontstaat in zijn ogen een praktijkgericht en gebruikersvriendelijk systeem. “En omdat ze zo dicht bij de nieuwe ontwikkelingen staan, verloopt ook de acceptatie bij de chauffeurs heel gemakkelijk.” Inmiddels is Thomassen begonnen met de verdere uitrol van de Roady over het hele wagenpark. Ook blijft de logistiek dienstverlener als testbedrijf betrokken bij de verdere ontwikkeling van functionaliteit voor Centric’s boordcomputer. Sandra Waenink www.ttm.nl

automatisering

Transics introduceert TX Max

Boordcomputer met joggle wheel en touchscreen Geen revolutie, maar een technologische evolutie. Zo omschrijft algemeen directeur Walter Mastelinck de introductie van Transics’ nieuwe TX Max boordcomputer die naast de bestaande Quattro Plus wordt gepositioneerd. “Zowel qua uitvoering als qua processor- en geheugencapaciteit is de TX Max op de toekomst voorbereid.” Toen Transics in 2000 de Quattro Plus introduceerde, was de Belgische aanbieder de eerste die het Windows CE-platform toepaste voor een boordcomputer. “Dat was zeker een risico”, vertelt Mastelinck. “Windows CE is echter uitgegroeid tot een standaard, die we ook voor de TX Max weer gebruiken. Maar als Microsoft toen een ander platform zou hebben gekozen, had onze toekomst er misschien heel anders uitgezien.” Inmiddels is Transics Europees marktleider, met zo’n 54.000 geïnstalleerde boordcomputers waarvan er zo’n 7.500 in het afgelopen half jaar werden verkocht. De introductie van de TX Max is niet zo’n revolutie als de Quattro Plus in 2000, vindt Mastelinck. “We hebben bewust gewacht tot het touchscreen algemeen ingeburgerd was en kwalitatief op een hoog niveau stond.”

Kwaliteit Kwaliteit is de insteek voor de nieuwe TX Max, waaraan Transics de afgelopen 1,5 jaar heeft gewerkt. “We wilden zeker weten dat de nieuwe boordcomputer technisch goed functioneert en gemakkelijk is in gebruik”, licht Mastelinck toe. De afgelopen maanden is de TX Max al aangeschaft door diverse Transicsgebruikers, waaronder Wemmers Tanktransport in Nederland, 2XL uit België en het Franse Translocad. Zijn er uiterlijk geen raakvlakken tussen de TX Max en de Quattro Plus, qua functionaliteit is de nieuwww.ttm.nl

we boordcomputer niet fundamenteel anders dan zijn voorganger. Beide systemen hebben dezelfde basisfunctionaliteiten en zijn naast elkaar te gebruiken, zodat een geleidelijke overstap mogelijk is. Technisch gezien zijn er uiteraard de nodige verschillen. “De TX Max is uitgerust met de best beschikbare performance aan processor- en geheugencapaciteit”, zegt Mastelinck. “En de benodigdheden om randapparatuur te koppelen zijn zoveel mogelijk standaard in het systeem geïntegreerd.” Daarom beschikt de nieuwe boordcomputer naast diverse communicatiepoorten ook over bluetooth draadloze communicatie. Ook werd de kaartlezer voor de chauffeurskaart van de digitach geïntegreerd in de TX Max. .

Joggle wheel Veel aandacht besteedde Transics aan een logische werking van het systeem. “Een boordcomputer moet intuïtief te bedienen zijn”, vindt Mastelinck. “Daarom maken we bijvoorbeeld alleen gebruik van alom bekende iconen, in combinatie met tekstbuttons.” Opvallend is het joggle wheel (de draaiknop) rechtsboven op de boordcomputer. “Hiermee kun je snel naar de gewenste plek scrollen”, legt Mastelinck uit. Dit is ook op afstand mogelijk, via een joggle wheel die op het stuur kan worden geklikt. “De chauffeur kan dan met de handen aan het stuur snel even iets op de boordcomputer opzoe-

Anti-diefstal

Joggle wheel

Het scherm van de TX Max is afneembaar om het op diefstalgevoelige plekken uit het zicht te leggen of mee te nemen.

Met de joggle wheel kan het systeem vanaf het stuur worden bediend.

ken, bijvoorbeeld in-/uitzoomen op het navigatiesysteem of de rij-/rusttijden bekijken.” Om onveilige situaties tijdens het rijden te voorkomen bepaalt een vervoerder zelf wat zijn chauffeurs met de joggle wheel op het stuur mogen doen. Gekozen werd verder voor een afneembaar touchscreen. “Als de auto op een diefstalgevoelige plek staat, leg je de boordcomputer uit het zicht of neemt hem mee”, aldus Mastelinck.

“Chauffeurs werken vaker in deeltijd en blijven minder lang bij dezelfde werkgever. Er is daardoor minder tijd voor opleiding.” Dit is te ondervangen met instructie via de boordcomputer. Mastelinck geeft een voorbeeld: “Als een chauffeur bij een opdrachtgever in de chemische sector komt, wordt verwacht dat hij de daar geldende regels kent. Deze kennis zou je kunnen overdragen via een interactieve presentatie op de boordcomputer, die de chauffeur bekijkt voordat hij de eerste keer naar die laad- of losplaats gaat. Dit behoort tot de toekomstige mogelijkheden van de TX Max.”

Toekomst De TX Max is voorbereid op de toekomst, die er wat communicatie met de chauffeur betreft anders uit zal gaan zien, verwacht Mastelinck.

Sandra Waenink september 2008 | 53

automatisering

Transparante en bedrijfsbrede managementinfo

Inzet business intelligence neemt sterk toe

“Middelgrote en grote logistieke ondernemingen hebben al aardig wat ICT in huis: TMS, boordcomputers, ritplanningssystemen, WMS, scanning”, vertelt Jan Willem Slagt, manager bij BI-aanbieder Redline Systems. “Deze zijn echter overwegend ingericht om het operationele proces te ondersteunen. Ondanks het feit dat ze veel informatie herbergen, schieten ze tekort als managementinformatie op strategisch niveau is gewenst.” Dit is ook de ervaring van Jorgen Heizenberg, Principal Technology Officer BI Domain bij Capgemini. “De reden daarvoor is niet alleen de operationele inslag, maar ook het feit dat de benodigde gegevens zich in verschillende systemen bevinden”, onderschrijft hij Slagts bevindingen. Managementrapportages in TMS bestaan daarom veelal uit lijsten met enkelvoudige presentaties zoals het totale aantal orders per dag/week en de gemiddelde omzet per order.

Spreadsheets Voor bredere managementinfo wordt massaal gebruik gemaakt van spreadsheets. Dat heeft echter verschillende nadelen: het is tijdrovend, waardoor informatie pas achteraf beschikbaar is, gegevens zijn niet altijd vergelijkbaar als niet met dezelfde standaard wordt gerekend, het is met een spreadsheetprogramma niet altijd mogelijk om grote hoeveelheden data te verwerken en er zijn geen validaties die de bewerkingen op de data controleren. “Dit 56 | september 2008

Foto: Koos Groenewold

Nu de kosten voor transportondernemers gestaag blijven stijgen, neemt de vraag naar actuele, bedrijfsbrede managementinformatie toe. Dit om zowel op operationeel als op strategisch niveau de juiste beslissingen te kunnen nemen en de efficiency te verbeteren. Business intelligence (BI) voorziet in die informatiebehoefte. leidt in de praktijk regelmatig tot fouten of afwijkende uitkomsten als verschillende personen met deze spreadsheets gaan werken”, merken Heizenberg en Slagt op. Met als risico: verkeerde aannames en conclusies en daardoor foute beslissingen. “Hierdoor ontstaat vaak een discussie over de juistheid van de cijfers in plaats van over de betekenis ervan”, vertelt Heizenberg. Dit soort problemen zijn te voorkomen door de inzet van business intelligence.

BI Kort samengevat haalt een business intelligence-oplossing gegevens uit verschillende systemen en slaat deze op in een aparte database, een zogenaamde datawarehouse. Hierbij zorgt de BI-software ervoor dat gegevens worden opgeschoond en omgezet naar dezelfde standaard, waarna ermee kan worden gerekend. Heizenberg: “Hierdoor ontstaat bedrijfsbreed een eenduidige informatie-omgeving, ook wel ‘one version of the truth’ genoemd.” Daarvoor biedt BI drie mogelijkheden: forecasting, datamining en multi-source reporting. Bij forecasting rekent de BI-oplossing voorspellingen door op basis van beschikbare gegevens, de zogenaamde ‘whatif’ scenario’s. “Met BI kun je bijvoorbeeld snel doorrekenen wat de gevolgen zijn van het toevoegen of wegvallen van een ladingstroom”, licht Slagt toe. Datamining wil zeggen dat de software trends en op het oog niet te

Oorzaak “Een voordeel van BI ten opzichte van een spreadsheet is dat het de informatie altijd relateert aan de oorzaak”, aldus Jan Willem Slagt van Redline. “Je kunt direct inzoomen op de onderliggende gegevens, waardoor de oorzaak van afwijkingen snel te achterhalen is.”

vinden verbanden opzoekt in historische gegevens. En bij multi-source reporting bundelt de BI-oplossing data uit verschillende IT-systemen tot transparante, bedrijfsbrede managementinformatie. Dit laatste wordt het meeste toegepast in de transportsector. Zo is met BI financiële informatie te verkrijgen als kosten, omzet en rendement per klant, afdeling, zending, auto of chauffeur. “Dit maakt BI ook geschikt voor Activity Based Costing”, zegt

Slagt. Verder levert BI procesinformatie als de beladingsgraad per transportmiddel, lostijd per klant, schades per zending of chauffeur en de wachttijden per locatie of chauffeur.

Drilldown “BI relateert informatie altijd aan de oorzaak”, leggen Heizenberg en Slagt uit. Via een drilldown-functie kan direct worden ingezoomd op de onderliggende gegevens. Van de omzet per week kun je bijvoorbeeld doorklikken naar de omzet per klant of per locatie van de klant. Zo is de oorzaak van afwijkende situaties snel te herleiden, is na te gaan wat er eventueel nog meer fout is gegaan en kan gericht actie ondernomen worden. Ook is de informatie vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Niet alleen de winst per maand, maar ook per klant, per www.ttm.nl

Actief sturen Een andere pré van BI is dat de informatievoorziening wordt ingebed in de dagelijkse gang van zaken. Rapportages worden dagelijks bijgewerkt, waarbij de software meldt wanneer de laatste update is geweest. Slagt: “BI automatiseert het handwerk dat je in een spreadsheet moet doen. Daardoor kan de frequentie gemakkelijk worden ver-

Dashboard

Foto: Ton Kastermans

auto of per chauffeur. Daarnaast bewaakt BI vooraf ingestelde ‘key performance indicatoren’ (KPI’s). “Wie gaat werken met een BI-oplossing moet - net als bij de selectie van een TMS - eerst de processen in kaart brengen en aangeven waarop de organisatie wordt gestuurd”, vertelt Slagt. “Dit wordt vervolgens vertaald naar KPI’s, die door de BI-software worden bewaakt en weergegeven, bijvoorbeeld op een dashboard.” Een BIrapportage kan overigens op allerlei manieren worden weergegeven, onder andere als Excel-sheet, pdffile of zelfs als SMS.

BI combineert data uit verschillende systemen tot managementinformatie. Deze kan op allerlei manieren worden gepresenteerd, onder andere in een dashboard of in een spreadsheet.

One version “Met BI ontstaat bedrijfsbreed een eenduidige informatie-omgeving, ook wel ‘one version of the truth’ genoemd”, zegt Jorgen Heizenberg van Capgemini.

hoogd naar week-, dag- of zelfs realtime rapportage.” Bovendien is de informatie bedrijfsbreed beschikbaar. “Alle data worden met elkaar verbonden en de mensen op sturingsposities krijgen als het ware een digitaal model van de organisatie te zien”, aldus Heizenberg en Slagt. Op die manier is het management in staat actiever te sturen - zowel op

korte als op lange termijn - en kunnen processen worden verbeterd, wat kosten bespaart. Zo kan een transporteur bijvoorbeeld lange wachttijden aanpakken en vaste knelpunten vermijden. Of de planning krijgt inzicht in welke charter het beste op welk traject kan worden ingezet. Dankzij de gedetailleerde informatie over proces, kosten en winstgevend-

heid per klant is het bovendien mogelijk de samenwerking met klanten te verbeteren, terwijl ook de uitgangspositie bij prijsonderhandelingen gunstiger is. “Zo stelt BI een onderneming in staat zich gemakkelijker aan te passen aan zijn omgeving”, concluderen Heizenberg en Slagt. Sandra Waenink

Advies over BI De kosten van BI-software hangen nauw samen met het aantal personen die er gebruik van maken binnen de organisatie. Aanbieders van BI-tools hanteren hierbij vaak een licentiestructuur. “Naast de aanschaf van software moet ook nagedacht worden over de rest van de BI-architectuur, het besturingsmodel van de organisatie en de rapportages”, aldus Heizenberg. Wie ondersteuning zoekt op het gebied van BI kan inmiddels terecht bij een groot aantal aanbieders en adviseurs.

www.ttm.nl

Ervaring in transport & logistiek hebben onder andere: Brio Nederland, Sliedrecht, www.brio.nl Capgemini, Utrecht, www.capgemini.com Districon, Maarssen, www.districon.nl Four Points Intelligence, Amsterdam, www.fourpoints.nl Information Builders Nederland, Amstelveen, www.informationbuilders.nl Process Improver, Breda/Loenen a/d Vecht, www.p-improvers.nl Redline Systems, Amersfoort, www.redline-systems.com september 2008 | 57