Vergadering: Agendanummer: Status:
1192012 september 2012 9 Informerend
Aan de gemeenteraad,
Onderwerp: Papierloos vergaderen
Voorgestelde besluit: Wij stellen u voor: 1. Een pilot papierloos vergaderen te starten – voor de duur van 1 jaar op basis van het in dit voorstel beschreven scenario 2; 2. De eenmalige kosten van dit pilot (€ 4.682) te dekken uit de bestaande ICT budgetten en de “structurele” (=periodieke) kosten (afhankelijk van deelname maximaal) € 3.658) te dekken de uit de raadsbudgetten (2012/2013); 3. In het najaar van 2013 op basis van een evaluatie een definitieve keuze te maken.
Samenvatting: Technische mogelijkheden zorgen er voor dat het niet meer vanzelfsprekend is dat vergaderstukken (voor bijvoorbeeld de gemeenteraad) op papier worden verstrekt. In meerdere gemeenten wordt geëxperimenteerd met c.q. is overgegaan op digitale verstrekking van stukken. Dit door toepassing van software die het ook mogelijk maakt aantekeningen op voorstellen aan te brengen en die informatie met collega’s – bijvoorbeeld fractieleden – te delen. De commissie bestuurlijke vernieuwing heeft – in opdracht van de raad een notitie laten opstellen op basis waarvan deze nieuwe wijze van werken ook in Winsum toegepast kan worden. Idee is dit vooralsnog als experiment te introduceren. Voor wie dat wil blijft verstrekking van vergaderstukken op de nu gebruikelijke wijze (dus: op papier) mogelijk. De voor raadsleden geldende vergoedingen voor bijvoorbeeld internet blijven (gedurende de pilotperiode) ongewijzigd. Na afloop van het experiment zal een definitieve keuze worden voorgesteld.
Pagina 1 van 6
Inleiding: De raad van de gemeente Winsum heeft een motie aangenomen, waarin is gevraagd onderzoek te doen naar de mogelijkheden van papierloos vergaderen. De commissie bestuurlijke vernieuwing heeft deze opdracht opgepakt en in het najaar 2011 een presentatie laten verzorgen over “papierloos werken”. De raads en collegeleden van de gemeente Winsum, alsook Bedum en de Marne (hierna: BMW gemeenten) waren hiervoor uitgenodigd. De presentatie is positief ontvangen en aansluitend is – in BMW verband een onderzoek naar papierloos vergaderen opgestart. Het resultaat daarvan is vastgelegd in de notitie “Onderzoek Papierloos vergaderen BMWgemeenten”. Wettelijk of beleidskader: Geen. Probleem: Vanuit de raad is de behoefte kenbaar gemaakt op een meer eigentijdse wijze van vergaderstukken voor de raad te worden voorzien. Doelstelling en randvoorwaarden: Doelstelling is de informatievoorziening aan raadsleden te moderniseren (en daarmee ondermeer gebruik van papier aanzienlijk te reduceren). Randvoorwaarden zijn: − −
deelname is vrijblijvend (wie niet deelneemt ontvangt de vergaderstukken op papier); bestaande vergoedingen voor raadsleden (bijv. internetvergoeding) blijven gedurende de pilotperiode ongewijzigd.
Mogelijke maatregelen / oplossing: In de notitie de volgende twee (mogelijke) scenario’s opgenomen: −
Scenario 1: aanschaf van GO Raad mobiel; aanschaf van GO App; aanleg van WiFi in de gemeentehuizen; opleiding van gebruikers en aanschaf van (Apple)iPads;
Pagina 2 van 6
−
Scenario 2: aanschaf van GO Raad mobiel; aanschaf van GO App; aanleggen van WiFi in de gemeentehuizen en opleiding van gebruikers.
Verschil tussen de scenario’s is: het al dan niet beschikbaar stellen/aanschaffen van iPads.
Advies / Voorstel: In de notitie zijn de genoemde scenario’s niet slechts genoemd, maar zijn voor en nadelen daarvan (in de paragraaf “Keuzes in perspectief”) beschreven. Op basis van de beschrijving en het daaruit volgende advies opteren wij voor scenario 2. Financiële consequenties: Wanneer wordt overgegaan op papierloos vergaderen, dan zijn daar kosten mee gemoeid. Het betreft zowel eenmalige als “structurele” kosten. In het onderstaande overzicht zijn de kosten – voor de volledigheid voor beide scenario’s – zichtbaar gemaakt, uitgaande van 21 personen (15 raadsleden, College van B&W, Griffier, Gemeentesecretaris). Kostenoverzicht ex. BTW
Aantal Eenmalig
Jaarlijks
1. TOEPASSINGEN GO| APP Jaarabonnement Saas (Huur, € 95,- per maand) Implementatie plus vormgeving conform huisstijl
€ 1.140 € 1.962
GO| -Raadmobiel € 9,- per persoon per maand
21
Implementatie
€ 2.268 € 1.250
2. NETWERK INFRASTRUCTUUR Wifi Gemeentehuis Abonnement internet provider
€ 250
Implementatie
€ 750
3. SCHOLING Opleiding Raadsleden Introductie/ training (per dagdeel) a € 360 4. DEVICES
Pagina 3 van 6
2
€ 720
Tablets/iPads Met 3G (via mobiele tel. Netwerk) gemiddeld € 500,- (ex. btw) per stuk
21
Kapitaallasten (afschrijvingstermijn 4 jaar)
€ 2.625
Scenario 1 1. Toepassingen 2. Netwerk Infrastructuur 3. Scholing 4. Devices Totaal Kosten Scenario 1
Eenmalig Jaarlijks € 3.212 € 3.408 € 750 € 250 € 720 €0 € 0 € 2.625 € 4.682 € 6.283
Scenario 2 1. Toepassingen 2. Netwerk Infrastructuur 3. Scholing Totaal Kosten Scenario 2
Eenmalig Jaarlijks € 3.212 € 3.408 € 750 € 250 € 720 €0 € 4.682 € 3.658
Tegenover de kosten staan besparingen. Deze hebben met name betrekking op kopieerkosten, papier en porti. In het onderstaande overzicht zijn de te verwachten besparingen zichtbaar gemaakt. Lasten: papier, kopieerkosten (excl, manuren) en porti
€ 3.405 /
leges abonnees stukken raad
€ 1.461 / € 2.944
Baten: Netto besparing Verder mogelijke besparingen: − −
geen computervergoeding voor raadsleden vermindering vergoeding internetkosten raadsleden
Communicatie: Externe communicatie is niet nodig. Wel zal (intern) aan de raadsleden de keuze worden voorgelegd om al dan niet deel te nemen aan het experiment. Voor degenen die er voor kiezen deel te nemen zal aanvullend informatie worden verstrekt over de nieuwe wijze van werken, de ondersteuning e.d. Uitvoering:
Pagina 4 van 6
Na besluitvorming door de raad zal de pilot zo spoedig mogelijk worden gestart. Evaluatie: Bij aanvang van het laatste kwartaal van de pilotperiode (deze is 1 jaar) zal een evaluatie worden gehouden. Aansluitend zal de raad (eind 2013) – op basis daarvan een definitief voorstel worden aangeboden. Op basis daarvan wordt besloten of na de raadsverkiezingen van 2014 papierloos vergaderen volledig wordt ingevoerd (waarbij ook de keuze voor een ander scenario kan worden gemaakt), of niet.
Relatie met: Geen. Bijlagen: Notitie “Onderzoek papierloos vergaderen BMWgemeenten”. Achterliggende documenten: Geen. De Commissie bestuurlijke vernieuwing, H. Blok, voorzitter
J. van der Meer, griffier
Pagina 5 van 6
Agendanummer: Vergadering: De raad van de gemeente Winsum; gezien het voorstel van de commissie bestuurlijke vernieuwing;
b e s l u i t :
1. Een pilot papierloos vergaderen te starten – voor de duur van 1 jaar op basis van het in dit voorstel beschreven scenario 2; 2. De eenmalige kosten van deze pilot (€ 4.682) te dekken uit de bestaande ICTbudgetten en de “structurele” (=periodieke) kosten (afhankelijk van deelname maximaal) € 3.658) te dekken uit de raadsbudgetten (2012/2013); 3. In het najaar van 2013 op basis van een evaluatie een definitieve keuze te maken.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van
De raad voornoemd,
voorzitter,
griffier,
Pagina 6 van 6
