Project Papierloos Vergaderen door de Gemeenteraad

Project Papierloos Vergaderen door de Gemeenteraad

Verslag Draagvlakonderzoek Raadsleden

Datum

:

26 oktober 2011

Projectleider

:

Marijke van der Wal, jr. concern adviseur

Opdrachtgever

:

Josee Gehrke, raadsgriffier

actief en betrokken

dewolden.nl

Samenvatting Uit het draagvlakonderzoek komt het volgende naar voren: Betekenis papierloos vergaderen Geconcludeerd kan worden dat alle raadsleden ‘papierloos vergaderen’ zien als het vergaderen met een tablet computer. Ervaring huidige wijze van vergaderen Ruim de helft van de raadsleden (58%) is content met de huidige werkwijze. De overige raadsleden vinden de werkwijze omslachtig of achterhaald. Kan de huidige wijze van vergaderen worden verbeterd? Een meerderheid van 53% ziet verbeteringsmogelijkheden voor de huidige wijze van vergaderen. Verandering huidige werkwijze naar papierloos vergaderen Tweederde van de raadsleden (68%) staat positief tegenover het papierloos vergaderen met uitsluitend gebruik van een tablet, zonder papieren raadssetjes, waarbij apparatuur als de huidige laptop en printer vervalt. Slechts enkele uitgezonderde stukken liggen nog uitgeprint in de leeskamer. Vergaderen zonder blocnote daar was 47% van de raadsleden het niet mee eens. Dit signaal kwam zowel van raadsleden die het niet met de stelling eens waren, als ook van raadsleden die het wel eens waren met de stelling. Hoe kan een tablet overige raadswerkzaamheden verbeteren? Het merendeel van de raadsleden (53%) geeft aan dat een tablet de overige raadswerkzaamheden kan verbeteren. Nadelige consequenties van een tablet Drie nadelige consequenties die meerdere malen worden genoemd: • een tablet is minder functioneel dan een laptop/pc; • niet snel aantekeningen kunnen maken, onderstrepen of markeren; • klein scherm, moeilijk lezen. Oplossing om te voorkomen dat raadsleden raadsstukken printen Driekwart van de raadsleden (74%) zegt dat dit niet te voorkomen is en dat dit eigen verantwoordelijkheid van raadsleden is en op eigen kosten. Gevolgen ‘papierloos vergaderen’ voor opvolgers en steunfractieleden De meerderheid van de raadsleden (53%) geeft aan dat wanneer de raadsleden met een tablet vergaderen, dat de stukken voor eerste opvolgers en de steunfractieleden digitaal beschikbaar kunnen worden gesteld. Bereidheid van raadsleden om tijd te investeren in het leren vergaderen met een tablet De meerderheid van de raadsleden (84%) geeft aan bereid te zijn om tijd te investeren in het leren vergaderen met een tablet. Functionaliteit nieuwe apparatuur Bijna tweederde van de raadsleden (63%) is het niet eens met de stelling dat zij op een tablet computer niet kunnen tekstverwerken of presentaties kunnen maken.

Versie 27.10.2011

Papierloos Vergaderen - Draagvlakonderzoek

Pg. 2 van 13

Gewenste ondersteuning nieuwe werkwijze Eenderde deel van de raadsleden geeft aan dat wanneer zij thuis een storing met de tablet ondervinden, dat zij een beschikbare helpdesk tijdens kantooruren voldoende vinden. Een merendeel van 58% wenst een beschikbare helpdesk in de avonduren. Bij storing van de tablet bij een raadsvergadering geeft 47% van de raadsleden aan dat zij de aanwezigheid van een ICT’er bij de raadsvergadering wensen. Vormgeving en wensen bij invoering van het papierloos vergaderen Een grote meerderheid van 89% van de raadsleden geven aan dat zij een goede ondersteuning en overgangsfase nodig hebben. De overige raadsleden (11%) willen de papieren stukken blijven ontvangen. Conclusie Een ruime meerderheid van de raadsleden is voorstander en bereid om papierloos te gaan vergaderen. Dit met de mogelijkheid voor een blocnote. Deze meerderheid geeft aan bereid te zijn om tijd te investeren in het leren vergaderen met een tablet. Daarbij geven zij aan dat er zorggedragen moet worden voor goede ondersteuning en een overgangsperiode.

Versie 27.10.2011


Pg. 3 van 13

Inleiding Binnen verschillende overheidsinstellingen wordt overgegaan tot de aanschaf van tablet computers om papierloos te vergaderen. Een veel genoemd uitgangspunt voor organisaties is duurzaamheid met de intentie dat er compleet wordt gestopt met printen. In verscheidene Gemeenten wil papierloos vergaderen zeggen dat de gemeenteraad uitsluitend gebruik maakt van iPad’s om de raadsstukken te kunnen lezen en te gebruiken tijdens de raadsvergaderingen. Er worden dan geen papieren raadssetjes meer gemaakt, er gaan geen papieren raadsstukken meer onder de arm mee, maar ook geen aantekeningen meer maken op een blocnote. Binnen de raadswerkgroep ICT van De Wolden is naar aanleiding van de ontwikkelingen binnen andere gemeenten gesproken over het idee om binnen gemeente De Wolden de informatievoorziening aan raadsleden volledig te digitaliseren. Hierbij speelt mee dat het contract voor de huidige apparatuur van de raadsleden per juni 2012 afloopt en dat dit een geschikt moment kan zijn om een eventuele wijziging van apparatuur en werkwijze in te voeren. Op initiatief van de raadswerkgroep ICT is het onderwerp papierloos vergaderen in het presidium ingebracht in de presidiumraadsvergadering van 7 april 2011. Het presidium heeft positief gereageerd en de Griffie is gevraagd om te onderzoeken of er vanaf het politieke seizoen 2012/2013 door de gemeenteraad papierloos kan worden vergaderd. Dit onderzoek is de aanleiding voor het project “papierloos vergaderen”. Binnen het project Papierloos Vergaderen is een onderzoek onder raadsleden uitgevoerd. Vooraf aan dit onderzoek hebben raadsleden een demosessie Papierloos Vergaderen kunnen bijwonen. In deze praktijkgerichte sessie werden zij aan de hand van een demo geïnformeerd over wat het papierloos vergaderen inhoudt, werd geoefend hoe het apparaat werkt en hoe het papierloos vergaderen in zijn werk gaat.

Onderzoeksopzet Het onderzoek onder raadsleden is gebeurd door middel van interviews en enquêtes. Doel van dit onderzoek was de inventarisatie in hoeverre er draagvlak is om het vergaderen te digitaliseren en hoe raadsleden hier tegenover staan. Er zijn zeven interviews afgenomen, waarvan één telefonisch interview. Daarnaast zijn er 13 enquêtes uitgezet en terug ontvangen. Dit betekent een 100% respons. In het onderdeel resultaten zijn de interviews en enquêtes kort en krachtig uitwerken ten gunste van de leesbaarheid. Meningen die sterk op elkaar lijken zijn gegroepeerd. In de enquête en interviews is aangegeven dat bij het noemen van de iPad een tablet computer wordt bedoeld. De term iPad is voor de beeldvorming genoemd, aangezien de iPad veel bekendheid kent. Aan de raadsleden is aangegeven dat de keuze voor het merk tablet computer in dit stadium van het project nog niet is gemaakt. Bij de uitwerking van de resultaten is gekozen om de term tablet computer te gebruiken.

Versie 27.10.2011


Pg. 4 van 13

Resultaten Er wordt afgeweken van de volgorde van de enquête en interviewvragenlijst. Daarnaast zijn uitgebreide antwoorden verplaatst naar bijlage III. De vragen zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: • Betekenis papierloos vergaderen • Ervaring huidige wijze van vergaderen • Kan de huidige wijze van vergaderen worden verbeterd? • Verandering huidige werkwijze naar papierloos vergaderen • Hoe kan een tablet overige raadswerkzaamheden verbeteren? • Nadelige consequenties van een tablet • Oplossing om te voorkomen dat raadsleden raadsstukken printen • Gevolgen ‘papierloos vergaderen’ voor opvolgers en steunfractieleden • Bereidheid van raadsleden om tijd te investeren in het leren vergaderen met een tablet • Functionaliteit nieuwe apparatuur • Gewenste ondersteuning nieuwe werkwijze • Vormgeving en wensen bij invoering van het papierloos vergaderen

Betekenis papierloos vergaderen Op de vraag wat “papierloos vergaderen” inhoud is volgens de raadsleden als volgt geantwoord:

Niet meer uitprinten van stukken, alle stukken digitaal benaderen en gebruiken.

21%

11%

Geen papieren stukken meer, vergaderen met alleen een tablet, alle raadsstukken en achterliggende stukken digitaal benaderbaar. Papierarm, hoofdzakelijk via de tablet computer vergaderen. 68%

Ervaring huidige wijze van vergaderen Op de vraag hoe de raadsleden aankijken tegen de huidige wijze van vergaderen met papieren raadstukken/ raadssetjes en de leeskamer, is geantwoord:

10,5%

10,5% heel positief / erg aan gehecht goed werkbaar, prima

32,0%

47,0%

omslachtig, rommelig, gesleep, veel papierwerk ouderwets, achterhaald

Versie 27.10.2011


Pg. 5 van 13

Kan de huidige wijze van vergaderen worden verbeterd?

47%

hoeft niet verbeterd, zie geen verbeteringen, geen idee ziet wel verbeteringsmogelijkheden

53%

Zie bijlage III voor de verbetersuggesties van de raadsleden.

Verandering huidige werkwijze naar papierloos vergaderen De raadsleden is gevraagd hoe ze tegenover de volgende stelling staan: “Wanneer Gemeente De Wolden overgaat op papierloos vergaderen betekent dit dat de gemeenteraad uitsluitend gebruik maakt van een iPad om de raadsstukken te kunnen lezen en te gebruiken tijdens de raadsvergaderingen. In plaats van de huidige laptop krijgt het raadslid een iPad in bruikleen en bijbehorende apparatuur als een printer vervalt. Er worden geen papieren raadssetjes meer gemaakt, er gaan geen papieren raadsstukken meer onder de arm mee en er worden geen aantekeningen meer gemaakt op een blocnote. Hooguit wordt een bestemmingsplan eenmaal uitgeprint in de leeskamer gelegd.”

32% Niet mee eens, doorgeschoten Wennen, lastige overgang

47%

Mee eens 21%

Bijna de helft (47%) van de raadsleden geven aan dat zij een blocnote in de vergadering willen gebruiken voor aantekeningen. Dit signaal wordt gegeven door raadsleden die niet met de stelling eens zijn, maar ook die het wel eens zijn met de stelling. Reden voor de blocnote is dat tekst sneller op papier kan worden geschreven dan ingetikt op de tablet. • • • •

Daarnaast wordt genoemd dat: het mogelijk moet zijn om raadsstukken op papier te ontvangen (2x); het mogelijk moet zijn papieren stukken mee te nemen in de vergadering (3x); de printer ter beschikking blijft gesteld (4x); er een pak papier ter beschikking blijft gesteld (1x).

Versie 27.10.2011


Pg. 6 van 13

• • • • •

Hoe kan een tablet overige raadswerkzaamheden verbeteren? Het merendeel van de raadsleden (53%) geeft aan dat een tablet de overige werkzaamheden kan verbeteren: tijd efficiënter besteden, door niet naar stukken zoeken, overzichtelijk en gemakkelijk stukken erbij pakken; beter in staat om tijd en plaats ongebonden te werken, en over de juiste én volledige stukken beschikken; foto’s/filmpjes maken; afstemming met fractie, burgers en andere organisaties; presentaties weergeven op schermen.

De overige raadsleden (47%) hebben er geen beeld bij hoe een tablet de overige werkzaamheden van een raadslid kan verbeteren.

• • • • • • • • • • • • •

Nadelige consequenties van een tablet De onderstaande punten werden door raadsleden benoemd als nadelig voor de raadswerkzaamheden: er niet mee kunnen werken geeft verlangen naar papieren raadsstukken (4x); een tablet is minder functioneel dan een laptop/pc, bijv. voor tekstverwerking en presentaties. Dat moet dan via eigen laptop/pc (4x); niet meer snel aantekeningen maken, onderstrepen of markeren (3x); klein scherm, moeilijk lezen (3x); minder kennis van de stukken (2x); meer gefocust op tablet dan vergadering (2x); bij storing niets om handen (2x); belasting van een stuk vrije tijd, vanwege training / opleiding (2x); onmogelijkheid papieren naast elkaar te leggen; kwetsbaar als je niet regelmatig een backup maakt; kwijtraken tablet is duurder dan papieren stukken; negatief idee van de buitenwereld; dat ik het werk niet meer kan doen.

Oplossing om te voorkomen dat raadsleden raadsstukken printen Driekwart van de raadsleden (74%) zegt dat het niet te voorkomen is dat raadsleden voor eigen gebruik nog papieren raadsstukken printen. Zij geven aan dat het op eigen verantwoordelijkheid van de raadsleden is en op eigen kosten. • • •

•

•

Daarbij geven de overige raadsleden (26%) de volgende oplossingen aan: Papier en cartridges zelf laten kopen, dat is een extra obstakel om te gaan printen. Raadsleden krijgen tenslotte een vergoeding. Geen printer meer in bruikleen geven of cartridges vergoeden. Bij onoverkomelijke bezwaren (na 1 jaar) en bij steunfractie papieren versie blijven verstrekken tegen vergoeding uit fractiebudget. Geen papieren versies van stukken die je zelf niet behandelt in de raad. Printen kun je voorkomen door tablets te voorzien van een permanente internetverbinding, waardoor je niet afhankelijk bent van de aanwezigheid van WiFi. Dan is het bij werken op locatie (fractievergadering o.i.d.) altijd mogelijk (de laatste versie van) stukken te gebruiken. Alle stukken in de leeskamer neerleggen voor hen die het lastig vinden. Zij kunnen het hier lezen. De leeskamer wordt weer in ere hersteld en het mapje voor de raadsstukken wordt dan niet meer verzonden.

Versie 27.10.2011


Pg. 7 van 13

Gevolgen ‘papierloos vergaderen’ voor opvolgers en steunfractieleden Aan raadsleden is gevraagd wat de gevolgen zijn voor eerste opvolgers en steunfractieleden wanneer er door de raadsleden papierloos wordt vergaderd met een tablet.

Hoe omgaan met steunfractieleden en eerste opvolgers?

16,0%

21,0% eerste opvolger ook een tablet stukken digitaal beschikbaar stellen

10,5% papieren stukken blijven toesturen geen idee 52,5%

Van de raadsleden die aangeven dat steunfractieleden en opvolgers de stukken digitaal moeten krijgen, geeft een deel aan dat dit kan via de website (42%) de anderen geven aan dat dit via de email kan (11%). Daarbij werd opgemerkt: • fractieleden vergoeding / tegemoetkoming geven om zelf te bepalen of ze stukken wel / niet uitprinten (4x); • op de website worden vertrouwelijke stukken geblokkeerd (2x); • geen uitzonderingen, iedereen print op eigen kosten; • nadeel is dat aantekeningen door het raadslid niet digitaal kunnen worden gedeeld; • de stukken moeten dan voortaan eerder dan de fractievergadering beschikbaar worden gesteld, dat is nu naderhand. Opmerkingen van raadsleden die aangeven dat de eerste opvolger ook een tablet moet: • niet gezegd is dat de gemeente moet zorgdragen voor de apparatuur (2x); • als zij papieren stukken houden hebben we straks verschillende informatie; • aangezien ze ook al geen vergoeding krijgen, zullen ze veel eerder afhaken. Opmerkingen van raadsleden die aangeven dat steunfractieleden en opvolgers de papieren stukken blijven ontvangen: • tegen vergoeding uit fractiebudget; • zij kunnen evenals abonnementhouders van papieren stukken gebruik maken.

Versie 27.10.2011


Pg. 8 van 13

Gebruik huidige apparatuur

Werken met de huidige apparatuur 16%

Goed

Werk niet met laptop, maar met eigen computer

84%

Gebruik van de apparatuur 21% Laptop niet, printer weinig tot niet

11%

Niet zo vaak, twee of drie keer per week Regelmatig / bijna dagelijks

57% 11%

Dagelijks

Demosessie ‘papierloos vergaderen’

Ervaring demosessie 'papierloos vergaderen' met een iPad 5% Goed / leerzaam 20% Heb er niet veel mee / wennen Niet meegemaakt. 65% 10%

Geen antwoord

Enkele raadsleden die positief waren over de demosessie gaven aan dat de demosessie was meegevallen, dit vergeleken bij hun eerdere terughoudendheid over ‘papierloos vergaderen’. Zij gaven aan dat ze door de demosessie beter weten wat voor mogelijkheden deze andere werkwijze biedt.

Versie 27.10.2011


Pg. 9 van 13

Bereidheid van raadsleden om tijd te investeren in het leren vergaderen met een tablet

16%

Wel bereid Weinig tot niet bereid

84%

• • • • • • •

Door de raadsleden die deze bereidheid hebben, werden de volgende aanvullende opmerkingen gemaakt: Ik denk dat het ‘gewoon doen’ veel belangrijker is. (3x) Het zal wel meevallen, als je het maar wilt. (2x) Ik zit er niet om te springen dat is een andere zaak, maar ik ga wel mee. (2x) Zie het niet als investering maar als vereenvoudiging, de tijd win je vanzelf terug. Niet te veel en te vaak terug te vallen op oude middelen. Een raadslid heeft wel de inspanningsverplichting om er aan mee te werken. Gezien de beschikbaarheid van tijd is het belangrijk om goed overleg te voeren over wanneer cursussen worden aangeboden binnen de raadsweek. Door de raadsleden die weinig tot geen bereidheid hebben om te leren vergaderen met de tablet, werden genoemd dat het werk van een raadslid heel veel tijd kost naast je andere verplichtingen, waardoor tijd heel beperkt is.

Functionaliteit nieuwe apparatuur Aan raadsleden is de stelling voorgelegd dat de tablet computer niet bedoeld is voor tekstverwerken of presentaties te maken, en dat er daarom geen software wordt geïnstalleerd die dit mogelijk maakt.

5% 32% Mee eens Niet mee eens Geen mening 63%

Versie 27.10.2011


Pg. 10 van 13

Gewenste ondersteuning nieuwe werkwijze Gewenste ondersteuning bij storing tablet in geval van raadswerkzaamheden thuis 10,5%

5,0%

24 uur ondersteuning helpdesk Ondersteuning helpdesk in avonduren 31,5%

37,0%

Alleen in overgangsperiode helpdesk ’s avonds bereikbaar Helpdesk tijdens kantooruren Geen antwoord

16,0%

• • • • • • • •

Door de raadsleden werden de volgende aanvullende opmerkingen gemaakt: Meeste raadsleden werken overdag, dus die moeten ’s avonds raadswerkzaamheden kunnen doen. Nu kun je ook altijd bij je stukken en papier is er altijd; Altijd in leeskamer van internet alle stukken inzichtelijk, zodat bij nood deze ingezien kunnen worden en een bijdrage gemaakt kan worden; Mogelijkheid creëren om stukken via eigen computer te benaderen; Een helpdesk in de avond is financieel niet haalbaar; Wel de mogelijkheid om in de nacht een boodschap in te spreken of een mail naar de helpdesk te sturen, zodat ik de volgende ochtend antwoord krijg. Bekijken of we het ’s avonds collegiaal op kunnen vangen of dat een ICT’er thuis kan worden gebeld; Aantekeningen die het raadslid heeft gemaakt moeten na herstel of vervanging van de apparatuur nog wel beschikbaar zijn.

Gewenste ondersteuning bij storing tablet in geval van een raadsvergadering

26%

21%

ICT’er aanwezig die direct voor een oplossing zorgt Alleen in overgangsperiode ICT’er aanwezig Raadsvergadering zonder tablet door laten gaan Raadsvergadering aflassen

16%

21%

Geen antwoord

16%

Versie 27.10.2011


Pg. 11 van 13

Vormgeving en wensen bij invoering van het papierloos vergaderen

Behoefte bij overgangsperiode papierloos vergaderen 11%

Ondersteuning / overgangsfase Papieren stukken

89%

• • • • • • • • •

Raadsleden die aangeven dat zij voor deze nieuwe manier van werken ondersteuning en een overgangsfase nodig hebben, merken op: Meerdere instructie bijeenkomsten, waarbij uitgebreid geoefend kan worden. Aandacht voor zowel voor langzame als snelle leerlingen, zodat iedereen de werkwijze meekrijgt (13); Een overgangsperiode met papier en tablet (7); Overgangsperiode vóór het verdwijnen van de laptops (2); Bij de hand genomen worden qua ondersteuning. De vrijheid hebben om iets drie of vier keer aan ICT te vragen zonder het idee dat je zeurt en moeilijk doet (2); Systemen en informatiestroom moet gegarandeerd zijn (3); Mogelijkheid om apparatuur na afloop van het contract voor een gereduceerd tarief over te nemen (3); Horen hoe het bij andere Gemeenten gaat (2); Bijeenkomst een half jaar na invoeren om met elkaar te evalueren en te leren; Na juni geen vergadering wegens vakantie, mooie tijd om te oefenen.

Versie 27.10.2011


Pg. 12 van 13

Conclusies Uit het draagvlak onderzoek onder de raadsleden van De Wolden is naar voren gekomen dat een grote meerderheid van 89% voorstander is en bereid is om papierloos te gaan vergaderen. Tweederde van de raadsleden (68%) staat positief tegenover het papierloos vergaderen met uitsluitend gebruik van een tablet, zonder papieren raadssetjes, waarbij apparatuur als de huidige laptop en printer vervalt. Daarbij liggen slechts enkele uitgezonderde stukken (bijv. bestemmingsplan) nog uitgeprint in de leeskamer. Wel geeft bijna de helft van de raadsleden aan dat zij de mogelijkheid voor een blocnote in de vergadering wilden behouden. Dit omdat tekst sneller op papier kan worden geschreven dan ingetikt op de tablet. Een meerderheid van de raadsleden ziet mogelijkheden dat een tablet de overige raadswerkzaamheden kan verbeteren. Daarbij geeft 84% aan bereid te zijn om tijd te investeren in het leren vergaderen met een tablet. Opgemerkt dat er zorggedragen moet worden voor goede ondersteuning en een overgangsperiode.

Versie 27.10.2011


Pg. 13 van 13

Bijlagen

Bijlage I: Bijlage II Bijlage III:

Introducerende email voor raadsleden Enquêtevragen Papierloos Vergaderen Nadere uitwerking resultaten

Versie 27.10.2011


Bijlagen

Bijlage I:

Introducerende email voor raadsleden

Datum: Onderwerp:

29-08-2011 09:38 Aanmelden demosessie papierloos vergaderen met iPad

Beste raadsleden, Binnen de raadswerkgroep ICT van De Wolden is naar aanleiding van de ontwikkelingen binnen andere gemeenten gesproken over het idee om binnen gemeente De Wolden de informatievoorziening aan raadsleden volledig te digitaliseren. Hierbij speelt mee dat het contract voor de huidige apparatuur van de raadsleden per juni 2012 afloopt en dat dit een geschikt moment kan zijn om een eventuele wijziging van apparatuur en werkwijze in te voeren. Bij de Kadernota 2012 heeft u vervolgens besloten om te onderzoeken of er vanaf het politieke seizoen 2012/2013 door de gemeenteraad papierloos kan worden vergaderd. Er is inmiddels een projectplan opgesteld en besproken met de raadswerkgroep en we starten nu met het onderzoek. In overleg met de directie heb ik junior concern adviseur Marijke van der Wal kunnen inschakelen als projectleider. Om dit onderzoek te kunnen doen heeft Marijke van der Wal uw medewerking nodig. In september benadert zij u om mee te werken aan het onderzoek door middel van een interview of een enquête. Dit gaat onder andere in op wat raadsleden voor het papierloos vergaderen nodig hebben en wat de wensen zijn ten aanzien van de ondersteunende apparatuur en software. Om vooraf aan dit onderzoek een idee te krijgen wat het papierloos vergaderen inhoudt, heeft de projectleider contact gehad met een organisatie die demosessies voor de raadsleden kan verzorgen. Dit worden praktijkgerichte sessies waarin er met iPads wordt geoefend hoe het apparaat werkt en hoe het papierloos vergaderen in zijn werk gaat. Het is voor het onderzoek belangrijk dat u deelneemt aan deze sessie, als basis voor het interview/ de enquête en om de mogelijke nieuwe werkwijze te ervaren. Alhoewel ik weet dat het druk is in september, hebben wij toch gemeend in deze maand de demosessies van 1,5 uur te organiseren. Het kost namelijk flink wat tijd om zo'n verandering van werkwijze van de gemeenteraad in te voeren. Wilt u per e-mail doorgeven of u bij één van onderstaande sessies aanwezig kunt zijn: - Woensdag 7 september, 's middags van 16:30-18:00 uur - Woensdag 7 september, 's avonds van 19:30-21:00 uur Graag mailen naar Marijke van der Wal: [email protected] Alvast dank voor uw medewerking! Met vriendelijke groet, drs. Josee Gehrke raadsgriffier De Wolden T. (0528) 378376 of (06) 25067812 E. [email protected] I. dewolden.nl Denk aan het milieu voordat u deze e-mail print Proclaimer Versie 27.10.2011


Bijlagen

Bijlage II

Enquêtevragen Papierloos Vergaderen

Beste raadsleden, In de Kadernota 2012 heeft u besloten om te onderzoeken of er vanaf het politieke seizoen 2012/2013 door de gemeenteraad papierloos kan worden vergaderd. Om dit te kunnen onderzoeken wil ik u vragen om de tijd te nemen om over de onderstaande vragen na te denken en om deze vragen zorgvuldig te beantwoorden. Uw antwoord mag u typen in het daarvoor bestemde antwoordkader. Graag zie ik uw mail met de antwoorden op deze vragen vóór a.s. 13 oktober tegemoet. N.B. In deze enquete/interview wordt bij het noemen van de iPad een tablet computer bedoeld. Aangezien de iPad veel bekendheid heeft wordt dit merk voor de beeldvorming benoemd. De keuze voor het merk tablet computer is in dit stadium van het project nog niet gemaakt.

Huidige vergaderwijze

1. Hoe kijkt u aan tegen de huidige wijze van vergaderen met papieren raadstukken/ raadssetjes en de leeskamer?

2. Hoe kan de huidige wijze van vergaderen volgens u worden verbeterd en waarom is dit een verbetering?

Gemeenteraad vergadert voor het eerst papierloos 12 januari 2011 | Gemeente Hardenberg | http://www.hardenberg.nl/ “De Hardenbergse gemeenteraad is de eerste raad van Nederland die volledig papierloos vergadert met behulp van iPads. Hiermee wordt een eind gemaakt aan het verspreiden van het vele papier dat na een vergadering vaak direct in de papierbak verdwijnt.” 3. Wat houdt volgens u “papierloos vergaderen” in en hoe kan dit de huidige werkwijze verbeteren / verslechteren?

4. Hoe ziet u het papierloos vergaderen in relatie tot toegang hebben tot de vertrouwelijke / besloten stukken?

Verandering werkwijze 13 september 2011 | NRC Handelsblad| http://www.nrc.nl/ “Senaat ruilt papier in voor iPad.De leden van de Eerste Kamer krijgen voortaan geen enkel vel papier meer toegestuurd. Ze zijn uit milieu- en bezuinigingsoverwegingen overgestapt op iPads met een vergader-app die al het papierwerk overbodig maken.”

Versie 27.10.2011


Bijlagen

5. Hoe staat u ertegenover de onderstaande stelling? “Wanneer Gemeente De Wolden overgaat op papierloos vergaderen betekent dit dat de gemeenteraad uitsluitend gebruik maakt van een iPad om de raadsstukken te kunnen lezen en te gebruiken tijdens de raadsvergaderingen. In plaats van de huidige laptop krijgt het raadslid een iPad in bruikleen en bijbehorende apparatuur als een printer vervalt. Er worden geen papieren raadssetjes meer gemaakt, er gaan geen papieren raadsstukken meer onder de arm mee en er worden geen aantekeningen meer gemaakt op een blocnote. Hooguit wordt een bestemmingsplan eenmaal uitgeprint in de leeskamer gelegd.”

6. Wat voor oplossing denkt u dat er mogelijk is om te voorkomen dat raadsleden voor eigen gebruik nog papieren raadsstukken printen?

In de huidige regeling hebben enkel de raadsleden apparatuur in bruikleen en geldt dit niet voor de eerste opvolgers en/of steunfractieleden. In de nieuwe situatie blijft dit gelijk.

7. Wat zijn volgens u gevolgen voor de eerste opvolgers en de steunfractieleden wanneer er door de raadsleden papierloos wordt vergaderd met een iPad? Hoe denkt u hiermee om te gaan?

Gebruik huidige apparatuur Het contract voor de huidige apparatuur loopt per juni 2012 af. Dit kan een geschikt moment zijn voor een overstap op andere apparatuur.

8. Hoe gaat het werken met de huidige apparatuur u af?

9. Waarvoor gebruikt u uw huidige apparatuur?

10. Hoe vaak gebruikt u de huidige apparatuur?

11. Heeft uw huidige apparatuur beperkingen die u in uw werk belemmeren? Zo ja, welke beperking en wat voor oplossing ziet u hiervoor?

Vergaderen met de iPad 12. Wat vond u van de demosessie papierloos vergaderen met de iPad?

Versie 27.10.2011


Bijlagen

11 mei 2011 | Apeldoorns Stadsblad | http://www.deweekkrant.nl/ “Bij de diverse gemeentes die proefdraaien of al gedeeltelijk papierloos vergaderen, geeft het merendeel van de beginnende gebruikers aan dat ze het leerproces om de iPad efficiënt te gebruiken, hebben onderschat.” 13. In hoeverre bent u bereid om tijd te investeren om te leren vergaderen met de iPad?

14. Welke afspraken zijn volgens u noodzakelijk over gebruik van bijvoorbeeld internet, email en twitter tijdens de vergaderingen?

Functionaliteit nieuwe apparatuur 11 mei 2011 | Apeldoorns Stadsblad | http://www.deweekkrant.nl/ “Grootste valkuil is dat de iPad wordt gezien als een handige computer. Daarbij wordt aan het belangrijkste doel voorbij gegaan: namelijk dat de iPad is bedoeld om papierloos te kunnen vergaderen en in veel mindere mate om ermee te werken.”

15. Hoe staat u tegenover de volgende stelling? “De iPad wordt gebruikt voor het raadplegen van informatie en om eenvoudige e-mails en teksten te maken. Het is niet bedoeld als computer en om die reden wordt er geen software geïnstalleerd waarmee raadsleden kunnen tekstverwerken of presentaties kunnen maken.”

De huidige afspraak blijft staan dat voor de uitoefening van het raadslidmaatschap de apparatuur en software geheel of nagenoeg geheel zakelijk wordt gebruikt. Op een iPad worden alleen programma’s/applicaties (apps) geïnstalleerd die voor de werkzaamheden van de raadsleden noodzakelijk zijn.

16. Wat moet er mogelijk zijn met nieuwe apparatuur en welke functies zijn nodig, zodat het voor u mogelijk is om er papierloos mee te kunnen vergaderen?

17. Op wat voor manier denkt u dat bijvoorbeeld een iPad uw overige werkzaamheden als raadslid kan verbeteren?

18. Wat voor nadelige consequenties denkt u dat een iPad voor uw werkzaamheden als raadslid kan hebben?

Ondersteuning nieuwe werkwijze Wanneer de nieuwe werkwijze wordt ingevoerd, ontstaan er vragen over het apparaat of programma’s. Ook kan het voorkomen dat u na te maken krijgt met een iPad die niet werkt.

Versie 27.10.2011


Bijlagen

Op dit moment is de helpdesk van de ambtelijke organisatie ’s avonds niet werkzaam. Stel dat u ’s avonds een raadsvergadering wil voorbereiden en u merkt dat uw iPad niet werkt? Of stel dat uw iPad het begeeft net voor aanvang van de raadsvergadering?

19. Hoe denkt u dat de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie of als raadsleden naar elkaar toe het beste vorm kan krijgen?

20. Hoe denkt u dat de invoering van het papierloos vergaderen vorm kan krijgen? Wat heeft u nodig wanneer deze nieuwe manier van werken ingevoerd wordt?

Bedankt voor uw tijd en medewerking!

De volgende stappen in het project papierloos vergaderen zijn het opstellen van het onderzoeksverslag en een presentatie van de resultaten. Graag zie ik uw mail met de antwoorden op deze vragen vóór a.s. 13 oktober tegemoet. Mocht u vragen hebben dan hoor ik graag van u. Met vriendelijke groet, Marijke van der Wal (jr. Concern Adviseur) T. (0528) 378602 / E. [email protected]

Versie 27.10.2011


Bijlagen

Bijlage III: Nadere uitwerking resultaten Voordelen huidige werkwijze / nadelen papierloos vergaderen Er is de raadsleden gevraagd naar de voordelen van de huidige werkwijze. Deze antwoorden kwamen grotendeels overeen met de antwoorden op de vraag hoe het papierloos vergaderen de huidige werkwijze kan verslechteren. De antwoorden zijn daarom samengevoegd.

Door meerdere raadsleden benoemd: • mogelijk om snel aantekeningen en markeringen in de tekst aan te brengen; • alle papieren stukken bij elkaar en gemakkelijk opzoekbaar in een eigen archief (2); • slechte computerlezer, moeite met lezen op het scherm van de computer (2); • mogelijkheid door stukken te bladeren en naast elkaar te leggen; • eerst zoeken in die ipad, en anders pakte je het stuk er zo bij • leeskamer bevalt prima voor lezen en kopiëren onderliggende stukken (2); Daarnaast kwamen de volgende punten naar voren: • tablet leidt af van de discussie / vergadering • mogelijk om alles uit te printen wat je echt wil lezen/bestuderen • als je niet handig wordt met zo’n tablet resulteert dat in een slechte voorbereiding van de vergadering; • niet afhankelijk van WIFI verbinding. • toegankelijk voor de burger. • duurzaamheid tablet slecht, niet-hernieuwbare grondstoffen, lage lonenlandenarbeid en milieubelastende afgedankte batterij/accu Meerdere raadsleden (6) noemen dat zij in het geval van papierloos vergaderen stukken als de kadernota en begroting op papier willen blijven ontvangen. Nadelen huidige werkwijze / voordelen papierloos vergaderen Ook hier benoemde raadsleden nadelen van de huidige werkwijze die overeenkwamen met de antwoorden op de vraag hoe het papierloos vergaderen de huidige werkwijze kan verbeteren. De antwoorden zijn samengevoegd.

Door meerdere raadsleden benoemd: • op een tablet zijn stukken digitaal beschikbaar en dus altijd benaderbaar; • niet hoeven te zoeken naar papieren; • alle benodigde informatie en gegevens bij elkaar en opslaan in een archief; • kost geld om ze te kopiëren en verspreiden; • tablet beter voor het milieu is; • leeskamer gebruik ik niet vaak, je moet er speciaal naartoe. Daarnaast kwamen de volgende punten naar voren: • altijd juiste versie van stukken beschikbaar; • alle informatie thuis beschikbaar; • minder archiefruimte thuis; • stukken meer to the point; • informatie-uitwisseling kan sneller plaatsvinden; • wat je niet in portefeuille hebt wordt op een stapel gelegd en niet meer naar om gekeken; • vrij veel dubbel toegestuurd wordt.

Versie 27.10.2011


Bijlagen

Andere verbeteringssuggesties die naar voren kwamen voor de wijze van vergaderen: • • • •

• •

• • •

Stukken die gering ingekeken worden of die slecht te kopiëren zijn alleen ter inzage leggen in de leeskamer en niet op papier verspreiden; Eén kopie van de raadsstukken kan in de leeskamer liggen, deze kan deze kopie na de vergadering in het archief worden opgenomen; Steunfractieleden krijgen niet altijd alle stukken; Meer soepelheid in systeem van vergaderen (afhankelijk van werkwijze nieuwe burgemeester) voor het wisselen van de stukken. Wat gekunstelde manier van technisch vergaderen (opiniërend/hamerstuk), wanneer je er wel en niet wat over mag zeggen. Bij technische vragen kan het wel eens gebeuren dat je vage of wollige antwoorden van college krijgt en je met een kluitje het riet in wordt gestuurd. Dat er bij kortere raadsvergaderingen een informerend punt achteraan wordt gezet. Daar zijn informatieve avonden voor. Daarbij is het niveau van sprekers vaak zeer matig van sprekers buitenaf als ook van ambtenaren, waarbij sheets heel slecht worden voorbereid en het een voorleeswedstrijd wordt. Dan kunnen de sheets per mail worden toegezonden. Herstelling van het grote scherm. Raadsleden kunnen achter hun desk de presentaties op de kleine schermen goed volgen, maar het merendeel van de mensen op de 3de of 4de rij in de publieke tribune niet. Zoekfunctie op het besloten deel kan verbeterd worden. Dat als je trefwoorden intoetst dat je direct weet in welke vergadering dat is geweest of welke partij waar iets over heeft gezegd als je bijvoorbeeld op CDA zoekt. Herinvoering notulen (digitaal). Met alleen een besluitenlijst kan je niet gemakkelijk meer terugvinden wie wat gezegd heeft. Je kunt geluidsverslagen afspelen en daar kun je wel in zoeken, maar dit is niet gemakkelijk en hier moet je echt de tijd voor nemen om het af te luisteren. Geen behoefte om de raadsvergadering over te doen.

Versie 27.10.2011


Bijlagen

Project Papierloos Vergaderen door de Gemeenteraad

Recommend Documents