Papierloos vergaderen met NotuBox Handleiding versie 7 februari 2014 Versie 3.0 van de applicatie

Papierloos vergaderen met NotuBox Handleiding versie 7 februari 2014 Versie 3.0 van de applicatie

NotuBiz Adriaan Volker Huis Oostmaaslaan 71 Postbus 833 3000 AV Rotterdam

Telefoon: 0800 – NOTUBIZ (0800 – 66 88 249) E-mail: [email protected]

© NotuBiz 2014 - versie 3.0 – februari 2014

Inhoud Inhoud ..................................................................................................................................................... 1 1. De iPad................................................................................................................................................. 3 2. Installatie van de NotuBox-App........................................................................................................... 4 3. Inloggen in NotuBox ............................................................................................................................ 5 4. Kalender............................................................................................................................................... 6 4.1 De kalender........................................................................................................................... 6 4.2 Dag-/weekweergave en verversen ....................................................................................... 6 4.3 Vergaderingen in de kalender .............................................................................................. 6 4.4 Evenementen in de kalender ................................................................................................ 7 4.4 Zoeken in de kalender .......................................................................................................... 8 5. Menu ................................................................................................................................................... 9 6. Instellingen ........................................................................................................................................ 10 6.1 Account ............................................................................................................................... 10 6.2 Voorkeuren ......................................................................................................................... 10 6.3 Hulp..................................................................................................................................... 12 6.4 Dataretentie ....................................................................................................................... 12 7. Een vergadering ................................................................................................................................. 13 7.1 Agendapunten zoeken ........................................................................................................ 13 7.2 Vergadering in iCal plaatsen ............................................................................................... 13 7.3 Bijbehorende archiefuitzending bekijken........................................................................... 13 7.4 Afzonderlijke sprekersbijdragen raadplegen...................................................................... 14 8. Documenten ...................................................................................................................................... 15 8.1 Documenten openen .......................................................................................................... 15 8.2 Document raadplegen en werken in het document .......................................................... 18 8.2.1 Zoomlock ......................................................................................................................... 18 8.2.2 Pagina weergave.............................................................................................................. 18 8.2.3 Zoeken in een document ................................................................................................. 18 8.2.4 Markeren ......................................................................................................................... 20 8.2.5 Toolbar tonen/verbergen ................................................................................................ 20 8.2.6 Terug naar de agenda ...................................................................................................... 20 8.2.7 Hyperlinks in PDF-documenten ....................................................................................... 20 9. Notities .............................................................................................................................................. 21 9.1 Notities maken ................................................................................................................... 21 9.2 Notities delen ..................................................................................................................... 23 9.3 Groepen en personen toevoegen....................................................................................... 24 9.4 Nieuwe groep aanmaken.................................................................................................... 25 1


9.5 Groepen wijzigen ................................................................................................................ 27 9.6 Uitnodiging voor gedeelde notities accepteren/weigeren ................................................ 29 9.7 Gedeelde notities bekijken ................................................................................................. 29 9.8 Gedeelde notities verwijderen ........................................................................................... 31 10. Persoonlijk dossier........................................................................................................................... 32 10.1 Dossiermappen aanmaken ............................................................................................... 32 10.2 Bestanden in het dossier plaatsen ................................................................................... 32 10.3 Dossiers bekijken .............................................................................................................. 33 10.4 Persoonlijk dossier beheren via notubox.nl ..................................................................... 34 10.4.1 Mappen toevoegen aan Persoonlijk Dossier ................................................................. 35 10.4.2 Bestanden toevoegen aan Persoonlijk Dossier ............................................................. 36 11. Gedeelde mappen ........................................................................................................................... 38 11.1 Mappen toevoegen aan Gedeelde mappen ..................................................................... 38 11.2 Bestanden toevoegen aan Gedeelde mappen ................................................................. 39 11.3 Bestanden bekijken via iPad ............................................................................................. 40 12. Vergadermappen ............................................................................................................................. 41 12.1 Mappen en bestanden bekijken in Vergadermappen via webomgeving ......................... 41 12.2 Mappen en bestanden kijken in Vergadermappen via iPad............................................. 43 13. Downloads ....................................................................................................................................... 44 14. Schriftelijke vragen .......................................................................................................................... 45 14.1 Overzicht schriftelijke vragen ........................................................................................... 45 14.2 Schriftelijke vraag selecteren ........................................................................................... 46 15. Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken............................................................................................. 47 15.1 Vertrouwelijke agenda’s ................................................................................................... 47 .................................................................................................................................................. 47 15.2 Vertrouwelijke agendapunten .......................................................................................... 48 .................................................................................................................................................. 48 .................................................................................................................................................. 48 15.3 Vertrouwelijke documenten............................................................................................. 48 16. FAQ .................................................................................................................................................. 49 17. Volgende versies.............................................................................................................................. 50

2


1. De iPad Hieronder treft u een overzicht aan van de buitenkant van de iPad en de benaming van de diverse onderdelen.

Deze beschrijving helpt ons in het vervolg van dit document om zaken verder toe te lichten. Voor een uitgebreide beschrijving van de iPad en haar functionaliteiten verwijzen we u naar de iPad gebruikershandleiding. 3


2. Installatie van de NotuBox-App Zet uw iPad aan door de ‘Knop voor de sluimerstand’ enkele tellen vast te houden. Na verloop van tijd krijgt u beeld. Onderaan dit beeld vindt u een schuifknop. Is dit niet het geval, druk dan kort op de ‘thuisknop’. Vervolgens sleept u de schuifknop met uw vinger naar rechts en laat deze los. U komt nu in het thuisscherm van uw iPad:

Op het thuisscherm selecteert u vervolgens de App Store. In het scherm dat verschijnt selecteert u rechtsboven het zoek veld door deze met uw vinger aan te tikken. Er verschijnt een toetsenbord onderaan het scherm waarmee u ‘NotuBox’ invoert. Na het intypen van ‘NotuBox’ klikt u op de grote ‘zoek-toets’ op het toetsenbord. U tikt NotuBox3 aan en gaat naar een vervolgscherm met meer informatie. Links onder het NotuBiz-logo staat: GRATIS. Hier tikt u met uw vinger op. Vervolgens komt er te staan: INSTALLEER. U tikt met uw vinger op deze tekst. U krijgt twee opties te zien: Gebruik bestaande Apple ID en Maak nieuwe Apple ID aan. U selecteert hier: Gebruik bestaande Apple ID als u al een Apple ID heeft. Uw Apple ID (e-mailadres) en wachtwoord vult u in, en u tikt op OK. De iPad keert terug naar het bureaublad en installeert daar de NotuBox applicatie. Als u nog geen Apple ID had aangemaakt tikt u op Maak nieuwe Apple ID aan. U krijgt een lijst met vragen te zien. Na het invullen van alle gegevens op het scherm tikt u rechts bovenin het scherm op volgende, dit blijft u doen tot uw Apple ID is aangemaakt. Na het aanmaken van uw Apple ID kunt u de NotuBox3-applicatie installeren. Als de installatie voltooid is bent u klaar om deze te gaan gebruiken!

Tip: Na installatie houdt u uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-applicatie. U kunt deze nu verslepen naar de taakbalk onderaan. Hierdoor heeft u altijd snel uw raadsinformatie bij de hand.

4


3. Inloggen in NotuBox Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram. U krijgt nu het volgende inlogscherm te zien.

Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft aangemaakt. U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBizcontactpersoon binnen uw organisatie. U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens selecteert u ‘Inloggen’. Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie. Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent, klik dan op de link wachtwoord vergeten? die u onder de knop Inloggen vindt. U wordt dan doorgeleid naar www.notubox.nl, waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen (let op! Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet). Verder is het mogelijk om direct in te loggen in de offline-modus. Deze functie kan handig zijn als u wilt inloggen in een ruimte waar geen (of een zeer beperkte) internetverbinding beschikbaar is. In dat geval probeert NotuBox tevergeefs contact te krijgen met de NotuBox-server en kan vervolgens niet inloggen. Door in de offline modus in te loggen valt de NotuBox-app terug op de lokaal opgeslagen data, waardoor u bijvoorbeeld agenda’s en documenten die al gedownload zijn kunt blijven gebruiken. Om offline in te kunnen loggen moet u al wel één keer eerder ingelogd zijn met internetverbinding.

5


4. Kalender 4.1 De kalender Als u de applicatie opent, komt u terecht in de kalender. Deze wordt standaard in de weekweergave geopend. U ziet in één oogopslag welke vergaderingen en evenementen er deze week zijn. Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren. Door op de maand te klikken kunt u snel van maand en jaar wisselen.

4.2 Dag-/weekweergave en verversen Onder de kalender is er de mogelijkheid om te kiezen voor dagweergave. Dat doet u door te klikken op de button ‘dag’. Switchen naar ‘week’ gaat op dezelfde manier. Via het icoontje dat ernaast staat (

) kunt u de kalender verversen en ziet u de meest actuele versie van de kalender.

4.3 Vergaderingen in de kalender Als u op een vergadering klikt, opent er een pop-upscherm met meer informatie over de vergadering. Zo worden datum, tijd en locatie weergegeven. Ook kan er een stukje tekst met extra informatie over de vergadering zijn toegevoegd. Hieronder is bijvoorbeeld te zien dat een vergadering om 15.00 uur plaatsvindt in SH 7. Via de knop ‘Voeg toe aan iCal’ wordt het evenement toegevoegd aan uw agenda op de iPad. Door op ‘Ga naar agenda’ te klikken, krijgt u de agenda met de bijbehorende stukken te zien.

6


4.4 Evenementen in de kalender Naast vergaderingen kunnen er in de kalender van NotuBox ook evenementen worden weergegeven. Als uw organisatie de module Evenementen van de dienst NotuDoc bij NotuBiz afneemt, ziet u deze evenementen terug in de kalender. U herkent een evenement aan het rode vlaggetjesicoon. Als u op het evenement klikt, wordt er extra informatie over het evenement weergegeven. Een voorbeeld:

In deze afbeelding is te zien dat er om 12.30 uur een evenement met de titel Instructie NotuBiz is gepland met als locatie Stadhuis. Via de knop ‘Voeg toe aan iCal’ wordt het evenement toegevoegd aan uw agenda op de iPad. In de NotuBox kunnen er drie type evenementen worden weergegeven, afhankelijk van de manier waarop het evenement is ingevoerd in NotuDoc: - Het eerste type is een evenement waaraan een document is gekoppeld. Door op het evenement te drukken wordt het document geopend in de interne PDF-reader van de NotuBox. - Het tweede type is een evenement waaraan een hyperlink is gekoppeld. Door op het evenement te drukken opent de hyperlink zich in de Safari-browser van uw iPad. - Het derde type vormt een aankondiging of uitnodiging van een vergadering. Aangezien aan dit type evenement geen documenten en dergelijke zijn gekoppeld, zijn deze verder niet te openen.

7


4.4 Zoeken in de kalender Boven de kalender bevindt zich een zoekscherm. Hier kunt u zoeken op vergaderingen van bepaalde gremia. In onderstaand voorbeeld is bijvoorbeeld gezocht op vergaderingen van de commissie Verkeer:

Als u een vergadering aanklikt, wordt u direct doorgeleid naar de betreffende agenda.

8


5. Menu Aan de linkerzijkant bevindt zich een knop met drie bolletjes. Als u deze knop aanklikt komt u in het menu. Via dit menu kunt u navigeren naar verschillende onderdelen in NotuBox.

Zo vindt u hier uw persoonlijke dossier, de gedeelde mappen en de vergadermappen terug. Als uw organisatie ook de module Schriftelijke vragen bij NotuBiz afneemt, is een overzicht van de schriftelijke vragen ook via het menu te benaderen.

9


6. Instellingen Onderaan in het menu vindt u de knop Instellingen. Als u hierop klikt, krijgt u het volgende scherm te zien:

6.1 Account Hier kunt u uitloggen uit NotuBox. Tevens kunt u op deze pagina uitloggen en instellen of automatisch uitgelogd wilt worden van uw NotuBiz-account. U kunt zelf instellen binnen hoeveel uur u automatisch uitgelogd wilt worden. U kunt er ook voor kiezen dat u nooit automatisch uitgelogd wordt. 6.2 Voorkeuren Onder dit tabblad heeft u verschillende opties. Zo kunt u hier instellen of u on- of offline wilt werken. Verder hebt u de volgende keuzes: Weergave modus van documenten Hier kunt u instellen hoe u meerdere documenten getoond wilt hebben, bijvoorbeeld in uw gedeelde mappen.

10


Een voorbeeld van de rooster-weergave:

Een voorbeeld van de tabel-weergave:

Weergave modus van PDF-reader Er kunnen drie opties geselecteerd worden voor hoe een document standaard wordt weergegeven in NotuBox: Normaal: de PDF-reader toont het document zo groot mogelijk in z’n geheel, zonder de verhoudingen aan te passen. Dubbel: de PDF-reader toont het document in boekvorm. Volledig scherm: de PDF-reader gebruikt de volle breedte van het scherm.

11


Standaardweergave kalender Hier kan worden ingesteld hoe u de kalender standaard wilt hebben weergegeven: in de dag- of de weekweergave. 6.3 Hulp ‘Hulp’: Door op deze knop te drukken opent zich de gebruikershandleiding. Mocht u vragen hebben over de werking of het gebruik van de NotuBox-app, raadpleeg dan eerst de handleiding voor een antwoord op uw vraag. FAQ: Naast de handleiding op www.notubox.nl bevat de applicatie nu ook een FAQ waarin u veel gestelde vragen en antwoorden kunt vinden. Tutorial: Door hierop te klikken opent een tutorial waarin in een aantal sheets de belangrijkste functionaliteiten van NotuBox worden uitgelegd. 6.4 Dataretentie De functionaliteit Dataretentie bepaalt hoe lang informatie op uw iPad bewaard blijft. Het bijbehorende scherm wordt hieronder getoond.

Leeg cache: Met de optie ‘Leeg cache’ kunt u de gedownloade bestanden weer van uw iPad verwijderen. Uw aantekeningen zullen dan niet verloren gaan, deze blijven op de server bewaard. Let op: Na het legen van de cache kunt u de documenten niet meer offline benaderen. U dient de bestanden daarvoor opnieuw te downloaden.

12


7. Een vergadering Na het aanklikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend. U ziet een overzicht van de agendapunten. Achter deze agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn. Als u klikt op een agendapunt, verschijnt de volledige titel en ziet u daaronder de stukken die bij het agendapunt horen. U kunt kiezen voor een rooster- of tabelweergave door op de iconen te klikken . Als u klikt op een bijlage, opent deze in de interne PDF-reader van NotuBox. U kunt terugkeren naar de kalender door rechtsboven op ‘Terug’ te tikken. U kunt alle stukken uit de agenda downloaden door op de knop ‘Download’ te klikken. Via het menu vindt u de stukken vervolgens terug onder ‘Downloads’. Met ‘Ververs’ kunt u de meest actuele versie van de agenda plus bijbehorende stukken oproepen. 7.1 Agendapunten zoeken Als u rechts boven de agenda op vergrootglas-icoontje klikt, kunt u zoeken naar een specifiek agendapunt of een titel van een bijlage. Als u een tekst intikt, verschijnen in het venstertje alleen die titels waar deze tekst in voorkomt. Klikt u vervolgens op een van de resultaten, dan springt u hier direct naartoe in het overzicht van de agenda. Op deze manier kunt u ook in een lange agenda eenvoudig en snel uw weg vinden naar het agendapunt of de bijlage waar u naar op zoek bent. 7.2 Vergadering in iCal plaatsen Rechts bovenin vindt u een info-icoon waaronder u extra informatie over de vergadering vindt. Tevens kunt u hier de vergadering toevoegen aan uw eigen agenda via de optie Voeg toe aan iCal. iCal is de persoonlijke agenda die standaard is ingebouwd in het iOS-besturingssysteem van Apple. Door op Voeg toe aan iCal te drukken wordt de vergadering direct in uw agenda geplaatst. 7.3 Bijbehorende archiefuitzending bekijken Voor organisaties die gebruik maken van NotuRecord (audio-/videoverslaglegging van NotuBiz) is het mogelijk om de audio-/videobestanden die horen bij de betreffende agendapunten te bekijken. De videoplayer is in NotuBox geïntegreerd. Klik hiervoor op het icoon met het filmstripje dat rechtsbovenin het scherm staat Als de knop Uitzending afspelen wordt geselecteerd dan opent zich het scherm zoals in de volgende afbeelding.

13


Standaard start de uitzending bij het begin, maar door een van de agendapunten te selecteren verspringt de uitzending naar de start van dit agendapunt. Tevens worden de onderliggende sprekers zichtbaar als u een agendapunt aanklikt. 7.4 Afzonderlijke sprekersbijdragen raadplegen In het filter bovenaan de pagina kunt u aangeven van welke spreker u bijdrages wilt ziet. Dit doet u door in het zoekveld achter het persoonsicoon en de loep te klikken. Dan opent er een lijst met sprekers die in de vergadering aanwezig waren. U kunt ook zelf een stukje van de naam typen, de naam zal, mits deze spreker in de vergadering voorkomt, vanzelf in beeld verschijnen. U kunt een of meerdere sprekers aanklikken, als er een vinkje achter de naam staat zijn ze geselecteerd. Vervolgens worden alleen de bijdrages van deze geselecteerde personen weergegeven. Het filteren op agendapunt, dat in het zoekveld onder die van de sprekers kan worden gedaan, werkt op dezelfde manier. 14


8. Documenten 8.1 Documenten openen Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen. Door op een agendapunt te klikken, opent een tweede paneel met een overzicht van de bijlagen. Als het PDFicoon van de bijlage grijs is, betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet offline in te zien. Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon rood gekleurd. De documenten zijn terug te vinden onder ‘Downloads’ dat u bereikt via het hoofdmenu (de drie bolletjes bovenin).

Achter iedere bijlage staat het volgende icoon zien:

. Als u hierop tikt krijgt u een aantal opties te

Open document: U opent het document zodat u het kunt lezen en notities kunt toevoegen. Nadat u heeft getikt op ‘Open document’, krijgt u het onderstaande scherm te zien.

15


Door naar rechts te swipen kunt u de volgende pagina raadplegen. Openen met…: U kunt er ook voor kiezen uw openbare documenten in een andere reader te raadplegen. Naast de ingebouwde PDF-reader van NotuBox, kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-readers die op uw iPad geïnstalleerd zijn worden geopend en bekeken. De eerste keer dat u deze optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een externe reader staan beschreven. U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te kunnen gebruiken. Indien u akkoord bent gegaan, wordt het document eerst gedownload in het lokale geheugen van de iPad. Zolang het downloaden bezig is, ziet u hiervan een melding in beeld en kunt u dit eventueel annuleren. Nadat het document is gedownload, wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen met welke reader u het document wilt openen. Zie de volgende afbeelding:

16


In dit menu worden de PDF-readers getoond die op uw iPad zijn geïnstalleerd. Door een reader te selecteren wordt het document direct in de betreffende reader geopend. NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze externe readers. Het openen met een externe PDFreader is alleen toegestaan bij niet-vertrouwelijke documenten. Vertrouwelijke documenten kunnen alleen met de ingebouwde PDF-reader van NotuBox worden bekeken. Indien u een vertrouwelijk document probeert te openen met een externe reader verschijnt er een melding in beeld waarin staat dat dit niet mogelijk is. Plaats in dossier: Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijk Dossier. Zie ook hoofdstuk 10. Verplaats: Als er meerdere documenten aan een agendapunt gekoppeld zijn kunt u de volgorde van de documenten wijzigen door op Verplaats document te klikken. Achter ieder document verschijnt een extra icoontje waarmee u de documenten omhoog of omlaag kunt slepen. Als u klaar bent met het verplaatsen van de documenten, tikt u opnieuw op het

17

en kies Stop verplaatsen.


8.2 Document raadplegen en werken in het document Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal gereedschappen. De functies worden in de volgende paragrafen beschreven. 8.2.1 Zoomlock De zoomlock-knop staat helemaal links in de knoppenbalk. Met deze functie kunt u nadat u heeft ingezoomd op een bepaalde pagina, deze zoomstand vergrendelen. Als u naar een volgende pagina gaat dan neemt deze pagina automatisch weer dezelfde zoomstand aan. 8.2.2 Pagina weergave Met deze knop kan de weergavewijze van het document worden veranderd. De knop heeft drie verschillende standen: - Standaard: in deze weergave wordt er één pagina tegelijk weergegeven. Deze weergave is bij het openen van een document standaard geselecteerd. - Boekvorm: in deze weergave worden de pagina’s getoond als een boek. Net als bij de voorkant van een boek, wordt de eerste pagina van een document nog enkel weergegeven. Daarna worden de pagina’s dubbel getoond. - Uitgevuld: als de iPad horizontaal wordt gehouden, dan worden de pagina’s van het document horizontaal in het scherm uitgevuld. Als de iPad verticaal wordt gehouden, dan worden pagina’s verticaal in het scherm uitgevuld. 8.2.3 Zoeken in een document Om te zoeken in een document tikt u op het vergrootglas. U vult een zoekterm in en tikt aan de rechterkant van het toetsenbord op zoeken. Er verschijnt een lijst met zoekresultaten. Door een zoekresultaat aan te tikken zoomt u automatisch in op het gedeelte in het document waar dit zoekresultaat staat. De tekst wordt ook gemarkeerd, zodat u het niet kunt missen. Bovenin het scherm heeft u de mogelijkheid om naar het volgende zoekresultaat te gaan (pijltje rechtsonder), naar het vorige zoekresultaat te gaan (pijltje linksonder), terug te gaan naar de zoekresultaten (pijltje linksboven) of te stoppen met zoeken (kruisje rechtsboven).

18


19


8.2.4 Markeren Met de markeerfunctie kunt u teksten markeren zoals u dit gewend bent op papier. Als u de markeerstift selecteert, kunt u tekenen op het document. Na het selecteren van de markeerstift verschijnen er rechts bovenin het scherm vier extra icoontjes aan: Gum: Hiermee kunt u markeringen weggummen. Dubbele Gum: Wist alle markeringen op de betreffende bladzijde. Kleurselectie: Hiermee kunt u een kleur kiezen voor uw markeringen. Lijndikte: Hiermee kunt u de dikte van de markeringslijnen instellen. Om te stoppen met markeren tikt u opnieuw op de markeerstift in de toolbar aan. Om de markeermodus af te sluiten klik op nogmaals op het

.

8.2.5 Toolbar tonen/verbergen De toolbar is standaard altijd zichtbaar boven documenten, zodat u snel alle gereedschappen kunt benaderen. Mocht u de toolbar willen verbergen, dan kan dat. Rechts bovenin het scherm treft u in de toolbar een slotje aan. Als u dit slotje aantikt, dan verdwijnt de toolbar. Het slotje staat nu ook open. Als u vervolgens in het midden van het scherm tikt, dan wordt de toolbar tijdelijk weer zichtbaar. Door opnieuw het slotje te selecteren zorgt u dat de toolbar zichtbaar blijft. Het slotje staat nu weer dicht. 8.2.6 Terug naar de agenda Via het pictogram meest rechts in de toolbar kunt u weer terug naar het overzicht van de agenda met documenten. Het maken en delen van notities wordt uitgelegd in het volgende hoofdstuk. 8.2.7 Hyperlinks in PDF-documenten Hyperlinks die in PDF’s zijn opgenomen kunnen direct worden geopend via een ingebouwde browser van de PDF-reader. Deze browser opent zich automatisch zodra op de hyperlink wordt geklikt. Houd er rekening mee dat de PDF-reader wel in staat moet zijn om de hyperlink als zodanig te herkennen. Van PDF’s die als afbeelding zijn verwerkt zijn eventuele hyperlinks niet te herkennen.

20


9. Notities 9.1 Notities maken Bij de agendapunten en in de documenten die u opent in NotuBox kunt u notities maken. Een notitie maken bij een agendapunt doet u door te klikken op het icoon dat rechts bovenin het schermpje staat dat opent als u op een agendapunt in de agenda hebt geklikt. Er komt dan een melding met ‘Maak notitie’. Daar klikt u op, het volgende scherm verschijnt:

Op het notitieblaadje kunt u een notitie typen met behulp van het toetsenbord dat automatisch verschijnt op uw iPad. Mocht uw notitie dusdanig lang zijn dat de tekst onder het toetsenbord dreigt te verdwijnen dan kunt u het notitieveld verschuiven zodat de onderste regel zichtbaar blijft. U kunt maar één notitie bij een agendapunt maken.

Met de buttons die u aan de rechterbovenzijde van het notitievel ziet, kunt u de lettergrootte vergroten (linkerbutton) en ervoor zorgen dat het notitievel fullscreen wordt weergegeven (rechterbutton). In een document maakt u een notitie door het knopje in het midden van de werkbalk boven het document te selecteren en vervolgens op een plaats in het document te tikken waar u de notitie wilt maken. Het maken van een notitie werkt hetzelfde als bij agendapunten. Boven het notitieveld kunt u de notitie ook kleurlabel meegeven.

21


Let op: Vanwege de benodigde ruimte ziet u het notitievel en de pagina alleen naast elkaar als het maken van notities gebeurt terwijl de iPad in landscape modus (dus ‘liggend’) wordt gehouden. Als de iPad zich in portrait modus bevindt krijgt u alleen het notitievel te zien. In het document markeert een tekstwolkje de plaats waar de notitie is gemaakt (deze heeft in dit geval de kleur groen meegekregen).

Verder is bovenin beeld, rechts van het midden een icoontje bijgekomen . Als op dit icoontje wordt gedrukt, verschijnt er een overzicht met de door u gemaakte notities in dit document. Een voorbeeld van het overzicht wordt getoond in de eerstvolgende afbeelding. In het overzicht is te zien waar de notities gemaakt zijn en welke kleur de notities hebben. Dit kan van pas komen als u een bepaalde kleur voor een bepaald type notitie gebruikt.

Het overzicht toont de notities op de betreffende pagina volledig uitgeklapt. Door op een notitie op een andere pagina te drukken, wordt deze pagina naast het overzicht getoond. Op deze manier kan er eenvoudig tussen de notities gebladerd worden.

22


Achter elke notitie staat aangegeven welke kleur deze heeft in de pagina, daarnaast kan de notitie worden bewerkt door op het potlood-icoon te drukken of te dubbel klikken op de notitie zelf. Om een zelfgemaakte notitie weer te verwijderen, opent u de notitie en drukt u op de knop Verwijderen.

9.2 Notities delen In de NotuBox-applicatie kunt u notities delen met andere personen. Uw gedeelde notities worden ook zichtbaar in de NotuBox applicatie van personen waar u mee deelt. Personen die geen NotuBoxaccount hebben kunnen uw notities lezen in de mail die verzonden wordt als u met hen deelt. Uw fractiegenoten met een NotuBox-account staan standaard weergegeven in de applicatie. Als u andere personen wilt toevoegen om notities mee te delen, dan kan dit via de website www.notubox.nl. In paragraaf 9.4 kunt u lezen hoe u personen kunt toevoegen. Nadat u uw notitie heeft getypt (zoals omschreven in de vorige paragraaf) kunt u deze delen door te drukken op de knop rechts bovenin bij het notitievel. Vervolgens verschijnt het scherm dat te zien is in de volgende afbeelding.

In het pop-upscherm ziet u als eerst een rij met personen waarmee u uw notitie kunt delen. Deze kunt u aanklikken, zij krijgen dan een vinkje achter hun naam. Als u weer op de naam klinkt, verdwijnt het vinkje weer. Bij Groepen wordt altijd de groep Fractie als eerste weergegeven. In deze groep staan de NotuBoxgebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde partij als u. Als u niet tot een partij behoort, zult u hier iedereen zien die net als u niet bij een bepaalde fractie is ingedeeld. Mocht de getoonde groep niet juist zijn, neem dan contact op met de persoon die binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het contact met NotuBiz. De overige groepen die onder Fractie worden getoond zijn de groepen die u kunt aanmaken via www.notubox.nl. Hierover kunt u meer lezen in paragraaf 9.4. Als u ook nog mensen uit andere groepen wilt selecteren drukt u op de knop sluit en selecteert u de mensen uit de volgende groep op dezelfde manier. Er blijft een vinkje achter een groep staan als een of meerdere personen uit de groep geselecteerd zijn. Zodra u tevreden bent met de mensen die u

23


geselecteerd heeft drukt u op de knop Opslaan, boven de notitie. Op dit moment wordt de notitie ook daadwerkelijk gedeeld en ontvangen de geselecteerde personen de notitie. Als u een gedeelde notitie later wijzigt, verschijnt de schuifknop Wijziging delen. Hiermee kunt u aangeven of u de notitie die u heeft gewijzigd opnieuw wilt delen. Standaard staat deze knop uit. Door de knop naar rechts te schuiven (de knop wordt dan blauw) geeft u aan dat u de gewijzigde notitie opnieuw wilt versturen naar de mensen waarmee u de notitie nu ook deelt. Deze mensen ontvangen dan een e-mail waarin staat dat u uw notitie heeft gewijzigd. Eventueel kunt u de notitie nu ook met andere personen delen door via de knop Delen met… nieuwe personen te selecteren. Door op Opslaan te drukken wordt de gewijzigde notitie ook daadwerkelijk verzonden.

9.3 Groepen en personen toevoegen Standaard wordt alleen de groep Fractie weergegeven in NotuBox om notities mee te delen. Om notities te delen met personen buiten de eigen fractie moeten eerst andere groepen met personen aangemaakt worden. Deze groepen kunnen aangemaakt en beheerd worden via de webomgeving van NotuBox. Deze is te vinden op http://www.notubox.nl. Deze pagina ziet eruit zoals weergegeven in de volgende afbeelding.

U kunt hier inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad. Nadat u heeft ingelogd komt u in het startscherm waar u uw accountgegevens kunt beheren.

24


In dit scherm is het veld Initialen zichtbaar. Hier kunt u een afkorting van uw naam invoeren die wordt getoond als afzender van de notities die u met anderen deelt. Wanneer u een naam heeft gekozen, bevestigt u deze door op de knop Wijzig te drukken. Door links bovenin op de knop Groepen te klikken komt u in het scherm dat in de volgende afbeelding wordt getoond. Vanuit dit scherm kunt u groepen aanmaken en beheren.

9.4 Nieuwe groep aanmaken Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken klikt u op de knop Maak groep. Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken.

25


Allereerst dient er in het veld Naam groep een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities wilt delen. Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad. Nadat u een naam hebt ingevuld voor de groep, kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee te kunnen delen. Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-account en personen zonder NotuBox-account. U kunt eerst personen selecteren die ook een NotuBox-account hebben. Dit doet u door de velden onder de kop NotuBox-gebruikers in te vullen. Kies een organisatie: hier kunt u allereerst een keuze maken uit een van de organisaties die gebruik maken van NotuBox. Overigens kan het zijn dat een organisatie die gebruik maakt van NotuBox, heeft aangegeven niet in deze lijst opgenomen te willen worden. Deze organisatie staat hier dan niet genoemd. Kies een partij: nadat u een organisatie heeft gekozen verschijnen de verschillende partijen die voor deze organisatie zijn ingevoerd in het NotuBox-systeem. Tussen haakjes staat hoeveel NotuBoxgebruikers er per partij in het systeem zijn ingevoerd. Gebruikers: als u een vinkje zet bij een of meerdere partijen dan verschijnen de NotuBox-gebruikers van die partijen in het veld Gebruikers. Door op een naam te klikken selecteert u deze gebruiker. Om meerdere gebruikers tegelijk te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de gewenste gebruikers. Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te klikken zet u vervolgens de geselecteerde personen klaar om definitief toe te voegen aan de groep. Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers.

26


Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-account heeft toegevoegd, kunt u vervolgens onder de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die geen NotuBox-account hebben. Dit doet u door de volgende velden in te vullen: Naam: hier kunt u een naam invoeren voor de betreffende persoon. Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad. E-mail: hier dient u het e-mailadres van de betreffende persoon in te voeren. Op dit e-mailadres ontvangt deze persoon allereerst een uitnodiging om NotuBox-notities van u te ontvangen, waarna hij kan aangeven of hij dit wil of niet. Daarna ontvangt de gebruiker de notities die u deelt ook op dit e-mailadres. Aangezien deze persoon zelf geen NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige manier voor deze persoon om de notities te bekijken. Door vervolgens op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te klikken zet u de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te voegen aan de groep. Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers. Hierna kunt u eventueel ingevoerde personen nog weer verwijderen door ze te selecteren en vervolgens op de knop Verwijder te drukken. Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief toe aan de groep door te klikken op de knop Opslaan. De personen die u heeft toegevoegd ontvangen hierna automatisch een e-mail waarin staat dat u NotuBox-notities met hen wil delen. Vervolgens kunnen zij aangeven of ze dit willen of niet. Overigens werkt dit niet vice versa: als deze persoon ook notities met u wil delen dient u zelf hiervoor uitgenodigd te worden.

9.5 Groepen wijzigen Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd, komt de groep te staan in het overzicht.

27


Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen klikt u op het potlood-icoon in de kolom Wijzig. In de volgende afbeelding ziet u het scherm dat dan getoond wordt.

Hier worden de personen getoond die al zijn toegevoegd aan de groep. Van elke persoon wordt in de kolom Groep naam de naam getoond en, indien een NotuBox-gebruiker, de organisatie waar deze deel van uitmaakt. In de kolom Status zijn er drie opties: - Uitgenodigd: de betreffende persoon heeft nog niet gereageerd op de uitnodiging om uw notities te ontvangen. - Geaccepteerd: de betreffende persoon heeft aangegeven de notities die u met hem deelt te willen ontvangen. - Geweigerd: de betreffende persoon heeft aangegeven geen notities van u te willen ontvangen. In de kolom Verwijder staat achter elke persoon een knop waarmee de persoon uit de groep verwijderd wordt. Verder staat onderin beeld nog de knop Gebruikers toevoegen. Hiermee kunt u nieuwe gebruikers aan de bestaande groep toevoegen. Dit werkt op dezelfde manier als in de vorige paragraaf staat beschreven. Nadat u een persoon heeft toegevoegd of verwijderd uit de groep keert u terug naar het overzichtsscherm van de groepen. U kunt hier ook een complete groep verwijderen door bij de betreffende groep op de knop met het kruissymbool uit de kolom Verwijder te drukken.

28


9.6 Uitnodiging voor gedeelde notities accepteren/weigeren Als u personen heeft toegevoegd aan een groep om notities met hen te delen, ontvangen deze personen hiervoor een uitnodiging per e-mail. In deze e-mail staat een link opgenomen waarmee deze personen kunnen aangeven of zij gedeelde notities willen ontvangen of niet. Als zij op deze link klikken, komen zij terecht in het volgende scherm.

In het veld Wachtwoord dient de genodigde het wachtwoord van zijn of haar NotuBox-account in te voeren en vervolgens kan deze aangeven gedeelde notities van de ander te accepteren of te weigeren. Als de genodigde geen NotuBox-account heeft, hoeft deze uiteraard geen wachtwoord in te voeren.

9.7 Gedeelde notities bekijken Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het emailadres dat bij uw account is ingevoerd op www.notubox.nl. In deze e-mail staat de tekst van de notitie en een link naar het betreffende document. De notitie kunt u echter ook bekijken via uw NotuBox-applicatie. Als er een notitie met u gedeeld is dan kunt u deze via de NotuBox-applicatie bekijken door allereerst het document te openen op de gebruikelijke manier. Vervolgens ziet u het volgende scherm.

29


In dit scherm ziet u op de plaats waar de gedeelde notitie is gemaakt een tekstwolkje. Als u hierop klikt kunt u de notitie bekijken. Bovenin beeld staat een icoon dat aangeeft dat er gedeelde notities in dit document zijn. Als u op dit icoon drukt ziet u onderstaand scherm:

Dit scherm is vergelijkbaar met het scherm waarin uw eigen notities opgesomd staan. Echter, dit scherm geeft een overzicht van alle notities die anderen met u gedeeld hebben. De kolom Pagina geeft aan waar de notitie gemaakt is, en in de kolom Notitie staat de eerste regel van de notitie. Nieuw is de kolom Afzender, hierin staat (met een afkorting) weergegeven van wie deze notitie afkomstig is. De naam die hier wordt getoond is de afkorting die de afzender heeft ingevoerd op www.notubox.nl in het veld Initialen. De notitie zelf is te openen door in het overzicht met notities op een notitie te drukken of door op het tekstwolkje te drukken in het document. Vervolgens opent de notitie zicht op de manier zoals hieronder wordt getoond in. Dit scherm is vergelijkbaar met het scherm dat u krijgt als u uw eigen notities opent, maar nu is de notitie alleen te bekijken. De notitie kan dus niet aangepast worden qua tekst of kleur en kan ook niet verwijderd worden.

30


Naast het delen van notities in documenten is het zoals eerder beschreven ook mogelijk om notities bij agendapunten te delen met anderen. Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt dit aangegeven op door een icoon afbeelding wordt getoond.

voor de agendapunttitel zoals in onderstaande

Bij Agendapunt 1 is een notitie gedeeld. Deze notitie is vervolgens te bekijken door op het klikken. Kies voor ‘Bekijk gedeelde notities’.

te

Er opent een overzicht met gedeelde notities bij dit agendapunt. Door een van de notities in de lijst aan te klikken, opent de betreffende notitie zich op dezelfde manier als bij de notities die gemaakt zijn bij documenten.

9.8 Gedeelde notities verwijderen Om een gedeelde notitie te verwijderen opent u de notitie die u wil verwijderen. U klikt op het prullenbak-icoon . Daarmee is de notitie bij u verwijderd. Bij degene die de notitie met u heeft gedeeld, blijft de notitie gewoon zichtbaar.

31


10. Persoonlijk dossier Met de functie Persoonlijk Dossier is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken. Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een dossiermap geplaatst worden. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar in een dossiermap plaatsen. Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude vergaderingen naar de documenten te zoeken.

10.1 Dossiermappen aanmaken Via de knop Persoonlijk dossier in het menu (dat u bereikt via de knop met de drie witte bolletjes aan de linkerbovenkant van het scherm met de kalender), benadert u uw Persoonlijk dossier. Voordat er bestanden in uw dossier geplaatst kunnen worden, dient u eerst mappen aan te maken. Dit doet u door op de knop Nieuwe Map te drukken. Vervolgens verschijnt het volgende scherm.

In het invoerveld uit het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven. In dit geval wordt de naam Test ingevoerd. Door vervolgens op ‘Maak’ te drukken, wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt. Wilt u toch geen nieuwe map aanmaken, dan drukt u op knop Annuleer. Nadat u een map heeft aangemaakt verschijnt deze in het scherm dat hieronder wordt getoond.

10.2 Bestanden in het dossier plaatsen Om bestanden in het dossier te plaatsen opent u op de gebruikelijke manier een agenda en vervolgens het overzicht met documenten bij een agendapunt. Daarna klikt u achter een specifiek document. Dan opent zich een uitklapmenu. Wanneer u hier klikt op de knop Plaats in dossier opent zich het uitklapmenu.

Hierin worden de verschillende dossiermappen getoond die u heeft aangemaakt, in dit voorbeeld is alleen de map Test aangemaakt. Door op een van de mappen te klikken plaatst u het bestand in de 32


betreffende map. Als het bestand in een map is geplaatst wordt dit weergegeven met een vinkje achter de naam, zoals te zien is in de volgende afbeelding.

10.3 Dossiers bekijken Door in het menu klikken op de knop Persoonlijk dossier, keert u weer terug naar uw Persoonlijk Dossier. Hier worden de mappen getoond die in het Persoonlijk Dossier staan. Onder de mapnaam staat weergegeven hoeveel bestanden er in het dossier zitten. In het voorbeeld is dit dus 1 bestand. Door op de map te klikken verschijnen de bestanden die in de map zitten. Door op achter de naam van een bestand te drukken verschijnt het uitklapmenu dat wordt getoond in de volgende afbeelding.

In het uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven: - Open document: opent het document op de gebruikelijke manier. - Openen met...: hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen - Verwijderen: verwijdert het document uit de dossiermap - Verplaats document: de volgorde van de documenten binnen de dossiermap kan veranderd worden. Door nogmaals op de rode plus-knop te drukken verschijnt op deze plek de knop Stop verplaatsen.

33


10.4 Persoonlijk dossier beheren via notubox.nl Het is mogelijk om via de webomgeving van de NotuBox (www.notubox.nl) zelf mappen en documenten toe te voegen aan het Persoonlijke Dossier van de NotuBox-applicatie. Deze documenten zijn dan dus via de NotuBox te bekijken. Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie op de iPad in het Persoonlijke Dossier worden geplaatst ook via de webomgeving te openen.

Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan het persoonlijk dossier, dient u eerst met uw account in te loggen op www.notubox.nl. U komt dan in het startscherm met uw accountgegevens. Vervolgens klikt u in het menu links in beeld op de knop Persoonlijk Dossier. U komt dan in het volgende scherm.

34


Bovenin beeld staan de huidige mappen uit het Persoonlijke Dossier. Op dit moment staat er één map in het Persoonlijk dossier met de naam Map via iPad. Onder de kop Beheer persoonlijk dossier kunt u het persoonlijk dossier beheren. Er zijn de volgende opties. - Maak een nieuwe map: hier kunt u mappen toevoegen aan het Persoonlijk dossier. De map wordt dan zichtbaar in de web-ontsluiting en in de iPad-applicatie - Wis een map: de map wordt inclusief de documenten die erin staan gewist. - Upload een nieuw document: hier kan een document aan een van de mappen uit het persoonlijk dossier worden toegevoegd. Een document moet altijd aan een van de bestaande mappen worden toegevoegd. 10.4.1 Mappen toevoegen aan Persoonlijk Dossier Als voorbeeld is nu de map Map via Web toegevoegd aan het Persoonlijk Dossier. Dit is te zien in onderstaande afbeelding. Boven in beeld wordt deze map nu getoond.

35


Ook op de iPad is deze map direct terug te vinden. Alleen als u zich op het moment van toevoegen op de iPad al in het Persoonlijk Dossier van de NotuBox bevond, moet u het beeld verversen om de nieuwe map te tonen. 10.4.2 Bestanden toevoegen aan Persoonlijk Dossier Via de optie Upload een nieuw document kunnen bestanden aan de mappen worden toegevoegd. Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd, aangezien ook alleen PDF-bestanden in de NotuBox getoond kunnen worden. Als voorbeeld is aan beide mappen een bestand toegevoegd met de naam Testbestand. Dit is te zien in de eerstvolgende afbeelding. In de map Map via iPad was al een bestand met de naam Test via de NotuBox-app toegevoegd. Doordat dit bestand afkomstig is van een vergaderagenda staan de vergadergegevens onder dit bestand. Het bestand Test is dus afkomstig van de agenda van de gemeenteraad op 28 mei 2012 die om 14:00 uur begint. Bestanden die via de webomgeving van NotuBox worden toegevoegd zijn niet afkomstig van een agenda en krijgen dus geen vergadergegevens mee. Door op de naam van het bestand te klikken opent het document zich. Afhankelijk van uw internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad. Mocht u het bestand willen verwijderen dan kunt u klikken op de knop wis document achter de naam van het document.

36


De bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd, zijn ook meteen te raadplegen via de iPad. Van bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd en dus niet afkomstig zijn van een vergadering kan geen vergaderinformatie worden getoond. Ook zijn de bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd altijd weergegeven als vertrouwelijk. Door op een van de bestanden uit een map te klikken opent zich het betreffende bestand.

37


11. Gedeelde mappen Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn. Hiermee lijken de Gedeelde mappen qua functionaliteit sterk op het Persoonlijk Dossier. Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn.

11.1 Mappen toevoegen aan Gedeelde mappen Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd op de webomgeving van NotuBox. Vervolgens klikt u in het accountscherm in het menu links op de knop Gedeelde mappen. U komt dan in onderstaand scherm:

Dit is de gedeelde map van de fractie met de naam Testfractie. Omdat er nog geen mappen zijn aangemaakt is het overzicht nu nog leeg en kunnen er alleen nieuwe mappen worden aangemaakt. Dit kan via de functie Maak een nieuwe map worden gedaan. Als voorbeeld maken we de map met de naam Test gedeelde map aan. Deze is nu te zien in de volgende afbeelding:

38


11.2 Bestanden toevoegen aan Gedeelde mappen Bestanden toevoegen aan de map via de webomgeving gaat op dezelfde manier als bij het persoonlijk dossier. Aan de map Test gedeelde map is als voorbeeld het bestand met de naam Testbestand toegevoegd. Dit word getoond op de volgende afbeelding.

Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden. Afhankelijk van de browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad. Onder het document staat weergegeven door wie het bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd. In dit geval is het 39


bestand dus toegevoegd door Testpersoon1 op 29 mei 2012. Via de knop wis document kunnen documenten uit de map verwijderd worden. Alle fractieleden kunnen documenten verwijderen uit een gedeelde map, ook als ze de documenten zelf niet toegevoegd hebben.

11.3 Bestanden bekijken via iPad De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via de iPad te bekijken door alle fractieleden. De map Test fractiemap en het bijbehorende toegevoegde bestand zijn te zien op de volgende afbeelding.

Zoals is te zien, wordt in de app onder de naam van de map weergegeven hoeveel documenten er in de map zitten. Als er op een map wordt geklikt wordt de inhoud van de map getoond. In dit geval is dit dus alleen het document Testbestand. In de app wordt alleen de naam van het document getoond. Door op het document te klikken opent het document zich in de PDF-reader. In tegenstelling tot de Persoonlijke Dossiers kunnen er via de app alleen documenten uit de Gedeelde mappen worden bekeken. Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk. Ook is het niet mogelijk om notities te maken en te delen via de Gedeelde mappen.

40


12. Vergadermappen Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving worden toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app door de alle commissieleden te bekijken zijn. Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde mappen. Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en toegevoegd. De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-contactpersoon van uw organisatie.

12.1 Mappen en bestanden bekijken in Vergadermappen via webomgeving Om mappen en bestanden in Vergadermappen te bekijken, dient allereerst te worden ingelogd op de webomgeving van NotuBox. Vervolgens klikt u in het accountscherm in het menu links op de knop Vergadermappen. U krijgt dan het volgende scherm:

In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieën waar u lid van bent. De gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de ‘vergaderingen’ Gemeenteraad, Commissie test en Commissie test 2. Tussen haakjes staat achter elke commissie hoeveel mappen zich bevinden binnen de vergadermap. Door op een commissie te klikken opent zich de betreffende vergadermap. Vervolgens opent zich het volgende scherm.

41


Hier is te zien dat in de Vergadermap van Commissie test 2, twee mappen zitten met de namen Testmap en Testmap2. Tussen haakjes staat weer hoeveel documenten zich in de afzonderlijke mappen bevinden. In de eerste map zitten dus vier documenten en in de tweede map zitten twee documenten. Door op een van de mappen te klikken opent de map zich en worden de documenten die erin zitten getoond. In dit geval wordt de map Testmap aangeklikt. Vervolgens opent zich het volgende scherm.

Zo worden de documenten uit Testmap getoond. Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd. Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden. Afhankelijk van de browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad. Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen, dan gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen.

42


12.2 Mappen en bestanden kijken in Vergadermappen via iPad Op de iPad worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende afbeelding:

In dit scherm worden dezelfde Vergadermappen getoond als in de webomgeving. U ziet de verschillende mappen op dezelfde manier weergegeven als de Gedeelde mappen. Onder de naam van de map staat hoeveel documenten zich in de map bevinden. Door op een map te klikken worden de documenten uit de map weergegeven. Als u op de map klikt worden onder de map de documenten weergegeven. Door op een van de documenten te klikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader. Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk.

43


13. Downloads Onder ‘Downloads’ wordt een overzicht getoond van gedownloade documenten. Als u een document opent in de agenda (door erop te klikken), komt het automatisch bij de gedownloade documenten terecht. Ook kunt u in één keer alle documenten downloaden door op de Downloadknop de klikken die rechts bovenaan de agenda staat. Door op een van de documenten te klikken, opent het document zich rechtstreeks. De titel van het document wordt getoond samen met de datum waarop het document is gedownload. Het meest recent gedownloade document staat bovenaan de lijst. Dit wordt getoond in de volgende afbeelding:

Daarnaast toont dit overzicht ook welke documenten er op dat moment in de wachtrij staan om gedownload te worden en welke documenten op dat moment gedownload worden. Dit kan vooral relevant zijn als er veel documenten tegelijkertijd worden gedownload en de snelheid van de internetverbinding niet heel hoog is. Er kan dan voor worden gekozen om bepaalde downloads tijdelijk te pauzeren, zodat andere documenten eerder worden binnengehaald. Op een later moment, als de internetverbinding bijvoorbeeld beter is, kunnen de gepauzeerde downloads dan weer worden hervat.

44


14. Schriftelijke vragen Naast agenda’s is het ook mogelijk om de schriftelijke vragen van uw organisatie in NotuBox te tonen. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat uw organisatie een overeenkomst met NotuBiz heeft voor het gebruik van de schriftelijke vragen-module in NotuDoc. De schriftelijke vragen zijn in NotuBox te openen via het menu dat u raadpleegt via de drie witte bolletjes aan de linker bovenkant van het scherm. Mocht uw organisatie geen gebruikmaken van de schriftelijke vragen-module in NotuDoc, dan kunnen er in de NotuBox ook geen schriftelijke vragen getoond worden. Wanneer uw organisatie wel gebruik maakt van de schriftelijke vragen-module in NotuDoc, maar deze niet in NotuBox getoond worden, neem dan contact op met de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie.

14.1 Overzicht schriftelijke vragen Als u op het schriftelijke vragen-knop in de werkbalk drukt komt u terecht in het volgende scherm.

Hierin is een overzicht te zien van de schriftelijke vragen die via NotuDoc zijn ingevoerd. Ze worden standaard gefilterd op het huidige jaar, vanzelfsprekend zijn de schriftelijke vragen van andere jaren met doorklikken wel op te vragen zijn. Met de zoekfunctie bovenin kan er in de titels van de schriftelijke vragen gezocht worden. Daarnaast is het mogelijk om de schriftelijke vragen te filteren. Dit kan met de knoppen onder de tab Filter. Het gaat om de volgende filters: - Beantwoord: van elke schriftelijke vraag wordt geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen. Door ‘Ja’ te selecteren worden er alleen nog vragen getoond die al beantwoord zijn. Door ‘Nee’ te selecteren worden er alleen onbeantwoorde vragen getoond. Door de optie ‘Beide’ te selecteren worden zowel beantwoorde als onbeantwoorde vragen getoond. Overigens dient een antwoord op een vraag wel ingevoerd te zijn in NotuDoc alvorens dit in de NotuBox getoond kan worden. - Fractie(s): van de schriftelijke vragen worden de indienende fracties geregistreerd. Er kan een van de partijen uit uw organisatie geselecteerd worden en vervolgens worden er Schriftelijke Vragen getoond die door deze partij (mede) ingediend zijn. - Jaar: er kan een jaartal geselecteerd worden waaruit de Schriftelijke Vragen afkomstig zijn. 45


De afzonderlijke filters kunnen tegelijk gebruikt worden. Als er niets geselecteerd wordt bij een filter dan staat deze standaard op Alle (of Beide in het geval van Beantwoord). Dit houdt in dat er niet gefilterd wordt op deze categorie.

14.2 Schriftelijke vraag selecteren Als er met behulp van de filters of de zoekfunctie een beperktere lijst van vragen is samengesteld, kan er een specifieke vraag geselecteerd worden door er op te klikken. Vervolgens opent het scherm dat hieronder staat afgebeeld.

In dit scherm worden allereerst de onderstaande gegevens van de schriftelijke vraag getoond. - Datum vraag: dit is de datum waarop de vraag is ingediend. - Datum antwoord: dit is de datum waarop het definitieve antwoord op de vraag is gegeven. Als er geen antwoord op de vraag is gegeven dan wordt dit veld niet getoond. - Fractie(s): hier worden de fracties getoond die de schriftelijke vraag hebben ingediend. Onder deze gegevens wordt altijd een PDF-document getoond. Als er nog geen (tussen)antwoord op de schriftelijke vraag is gekomen, dan heet dit document Vraag en bevat het alleen de Schriftelijke Vraag zelf. Als er ook een (tussen)antwoord is gekomen op de vraag is gekomen dan heet het document (tussen)antwoord en bevat het document naast de vraag ook het (tussen)antwoord. Behalve de vraag en het (tussen)antwoord kunnen er ook bijlages bij een schriftelijke vraag worden getoond. Deze worden weergegeven onder het antwoorddocument. Hoe dit eruit ziet wordt getoond in de volgende afbeelding. Let op: de bijlage is dus níet het antwoorddocument. Door op het vraag- en antwoorddocument of de bijlage te drukken opent het betreffende document in de PDF-reader.

46


15. Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de rechten toe hebben. Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen; het niveau van een gehele agenda, het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage.

15.1 Vertrouwelijke agenda’s Vertrouwelijke agenda’s zijn agenda’s van vergadercategorieën die enkel voor de leden zichtbaar mogen zijn. Denk hierbij aan agenda’s van het presidium of het college van B&W. Als een agenda vertrouwelijk is, is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben. Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien, dan is deze zichtbaar zoals in de afbeelding hieronder. U ziet hier dat het kenmerk ‘vertrouwelijk’ is meegegeven. Als een agenda vertrouwelijk is gemaakt, zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk.

47


15.2 Vertrouwelijke agendapunten Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda, maar slechts een of enkele agendapunten vertrouwelijk zijn. Degenen die er geen recht toe hebben, zien een vertrouwelijk agendapunt niet. Degenen die er wel recht toe hebben, zien het agendapunt wel. Het is aangemerkt als vertrouwelijk. Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft.

Deze agenda bevat een vertrouwelijk agendapunt, deze gebruiker heeft recht dit punt te zien, dus het wordt getoond. Het punt is aangemerkt als vertrouwelijk.

Deze agenda bevat een vertrouwelijk agendapunt, maar deze gebruiker heeft geen rechten dit te zien. Het agendapunt wordt dus niet getoond.

15.3 Vertrouwelijke documenten Is een agendapunt wel openbaar, maar bevat deze vertrouwelijke documenten, dan zal deze bijlage alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze vergadercategorie te zien. Gebruikers die deze rechten niet hebben, kunnen het agendapunt en de overige stukken wel gewoon inzien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage, te herkennen aan het slotje bij het PDF-icoontje.

48


16. FAQ V1. Ik heb geen NotuBox-account. Hoe kan ik een account aanvragen? A1. Voor het aanvragen van een account kunt u contact opnemen met uw griffie of Bestuursondersteuning. Zij kunnen voor u een account aanvragen bij NotuBiz. V2. Ik ben mijn inloggegevens voor NotuBox vergeten. Hoe kan ik mijn gebruikersnaam / wachtwoord opvragen? A2. U kunt via www.notubox.nl een nieuw wachtwoord aanvragen. Ga hiervoor naar de optie ‘Ik ben mijn wachtwoord vergeten’. Vul vervolgens het e-mailadres in dat bij NotuBiz bekend is. U ontvangt vervolgens een mail met daarin uw gebruikersnaam en een link waarmee u een nieuw wachtwoord kunt opgeven. Dit wachtwoord dient te bestaan uit ten minste acht tekens, waarvan minstens een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer of leesteken. V3. Ik kan niet inloggen in de NotuBox-applicatie op mijn iPad. A3. Krijgt u bij het inloggen de melding: ‘Login failed; Onjuist gebruikersnaam of wachtwoord.’? Zie dan het antwoord bij vraag 2. V4. Als ik notities wil maken is het notitieveld zwart. Hierdoor kan ik niet zien wat ik typ. Wat is er aan de hand? A4. Het iOS besturingssysteem van uw iPad is verouderd. U kunt bij de Instellingen van uw iPad, onder Algemeen, bij Software-update kijken of uw besturingssysteem up-to-date is. Zodra u uw software heeft bijgewerkt, kunt u weer eenvoudig notities maken. V5. Ik zie niet de meest recente versie van de agenda. Hoe kan ik deze zichtbaar krijgen? A5. Controleer eerst of u verbinding heeft met het internet en niet in offline modus werkt. Als dit het geval is, klik dan op de verversknop in de kalender. Let er wel op dat het tot een half uurtje na publicatie kan duren voordat een wijziging zichtbaar is in uw NotuBox. V6. De NotuBox-applicatie sluit zichzelf elke keer af wanneer ik een groot bestand open. Wat is er aan de hand? A6. U heeft waarschijnlijk veel applicaties open staan op uw iPad. U kunt uw iPad in zijn geheel afsluiten en opnieuw opstarten, of de losse applicaties die open staan stuk voor stuk sluiten. Dit doet u op de volgende manier: U klikt twee maal op de thuisknop. Vervolgens ziet u onderaan de laatst geopende apps. Eventueel kunt u naar links en rechts bladeren. Vervolgens houdt u uw vinger een seconde of drie op één van de icoontjes die zojuist onderin zijn verschenen, zodat ze gaan trillen. U kunt nu stuk voor stuk applicaties af sluiten door op het 'minnetje' te drukken.

49


17. Volgende versies De volgende zaken zullen in de komende releases doorgevoerd worden in NotuBox: 

De mogelijkheid om multimediafragmenten te delen via social media

Tot slot kunnen wij u melden dat er ook een Android-versie van NotuBox beschikbaar zal komen. Hebt u zelf nog ontwikkelsuggesties? Stuur deze naar de Helpdesk: [email protected].

50

Papierloos vergaderen met NotuBox Handleiding versie 7 februari 2014 Versie 3.0 van de applicatie

Recommend Documents