Handleiding Opslag Online voor Windows Versie februari 2014
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding
3
Hoofdstuk 2. Installatie
4
2.1 Systeemeisen
4
2.2 Downloaden van software
4
2.3 Installeren van de software
5
2.4 Configureren
7
Hoofdstuk 3. Gebruik
8
3.1 Je werkt online
8
3.2 De disk is gesynchroniseerd
9
3.3 Softwareversie en huidige gebruiker
9
3.4 Uitloggen en andere mogelijkheden
9
3.5 Bestanden en Mappen 3.5.1 Delen en Samenwerken 3.5.2 Versiebeheer
9 10 10
3.6 Offline mappen
12
3.7 Voortgang
12
3.8 Disk gestart
12
3.9 Instellingen
13
3.10 Algemene informatie
13
Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 4.1 Beveiligingsmaatregelen
14 14
2 van 14
Hoofdstuk 1.
Inleiding
Opslag Online van KPN voor uw Windows is een programma dat bestanden en mappen lokaal op uw pc of mac synchroniseert die u online hebt opgeslagen. U hebt altijd toegang hebt tot uw data, zelfs al u geen internetverbinding hebt. U kunt dus ‘offline’ aan uw bestanden werken. Zodra er weer een internetverbinding is, synchroniseert Opslag Online automatisch alle wijzigingen in een nieuwe versie, die u offline hebt doorgevoerd met uw bestanden in de cloud. Als u de software installeert op een Windows-apparaat (pc, laptop, tablet en smartphone), kunt u elke gewenste map of bestand naar Opslag Online kopiëren. De data worden dan automatisch gesynchroniseerd met uw account van Opslag Online. Elk bestand en iedere map die u lokaal aanpast of aanmaakt, wordt direct geüpdatet in de veilige online omgeving van Opslag Online. Vanuit Opslag Online kan de map of het bestand dan ook meteen door een andere gebruiker of vanaf een ander apparaat worden gedownload. De software kan op meerdere apparaten worden geïnstalleerd met dezelfde accountgegevens.
3 van 14
Hoofdstuk 2.
Installatie
2.1 Systeemeisen
De Opslag Online-software kan gebruikt worden op zowel Windows 7 als Windows 8. De software kan alleen geïnstalleerd worden met ‘Administrator’-rechten. Tevens moet er voldoende ruimte aanwezig zijn in het beschikbare systeemgeheugen (cache-geheugen). Dit moet minimaal gelijk zijn aan het grootste bestand dat geüp- of gedownload wordt. Minimale systeemeisen: Microsoft Windows 7 of 8, zowel 32 als 64 bits Minimaal 1 Gigabyte werkgeheugen Microsoft NET 3.5 of hoger (deze wordt automatisch geïnstalleerd indien niet aanwezig) Minimaal zoveel vrije diskruimte dat de volledige overdracht van mappen en bestanden kan worden gedaan Bijvoorbeeld: Als u 3 mappen tegelijk wilt overzetten van totaal 8 GB, dan dient er ook minimaal 8 GB ruimte vrij te zijn op uw harde schijf 2.2 Downloaden
van software Ga naar kpnopslagonline.nl en download Opslag Online voor Windows via de webinterface. Klik hiervoor in het hoofdscherm op het Windows-logo achter ‘Download Software’:
Afbeelding 1. Download software
Er verschijnt dan een zwarte balk waarin u de software kunt downloaden. Download het installatiebestand: Afbeelding 2. Download installatiebestand
Als het downloaden is voltooid, slaat u het betreffende bestand op en opent u de map waarin Opslag Online staat.
2.3 Installeren
van de software De software moet met Administrator-rechten wordt geïnstalleerd. Bent u niet de beheerder van de computer, laat de software dan installeren door uw beheerder. Klik met de rechtermuisknop op het installatieprogramma van Opslag Online en selecteer ‘Als Administrator uitvoeren’
Afbeelding 3. Administrator-installatie
Vervolgens krijgt u de melding ‘Gebruikersaccountbeheer’. Er wordt toestemming gevraagd om wijzigingen aan uw computer aan te brengen. Klik op ‘Ja’:
Afbeelding 4. Gebruikersaccountbeheer
Selecteer in het volgende scherm de taal (Nederlands/Engels) die gebruikt wordt tijdens de installatie:
Afbeelding 5. Taalkeuze
Vervolgens verschijnt het welkomstscherm van het installatieprogramma van Opslag Online. U krijgt daarin de melding van de versiegegevens en er wordt aangeraden om actieve programma’s te sluiten. Sluit deze programma’s af en ga dan pas verder met de installatie door op ‘Volgende’ te klikken.
5 van 14
Afbeelding 6. Welkomstscherm
Er verschijnt een overzicht met de installatie-instellingen. Klik op ‘Installeren’ om verder te gaan.
Afbeelding 7. Overzicht
Vervolgens wordt de software geïnstalleerd:
Afbeelding 8. Installatie Opslag Online
6 van 14
Als de installatie is voltooid, dan verschijnt het onderstaande scherm. Klik op ‘Voltooien’ om de installatie af te sluiten. Sluit vervolgens uw pc af.
Afbeelding 9. Installatie voltooid 2.4 Configureren
Zodra de computer opnieuw is opgestart, krijgt u het opstartscherm van Opslag Online. Hier kunt u uw gegevens invoeren om de juiste verbinding met Opslag Online te maken:
Afbeelding 10. Inlogvenster
Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Als u een vinkje zet bij ‘Toon Wachtwoord’ kunt u controleren of u geen typefouten maakt bij het wachtwoord. Proxy hoeft u niet aan te vinken. Indien u gebruikmaakt van een proxy worden deze instellingen automatisch meegenomen. Tip: Indien er geen verbinding gemaakt wordt, dan worden de proxy-instellingen niet goed uitgelezen. Pas in dat geval de proxy-instellingen wel aan met de gewenste instellingen.
7 van 14
Hoofdstuk 3. Gebruik
Afbeelding 11. Hoofdscherm
In het hoofdscherm van Opslag Online zijn er verschillende opties: Nummer
Tekst
Omschrijving
1
Je werkt online
Er is een internetverbinding en een verbinding met uw Opslag Online-account
2
De disk is gesynchroniseerd
De bestanden in Opslag Online hebben dezelfde versies
3
Softwareversie
Versienummer van de software
Huidige gebruiker
Het account waarop is ingelogd
Uitloggen
Hier kunt u uitloggen
?
Hier kunt u de Helpfunctie raadplegen
–
Hiermee minimaliseert u het venster
x
Hiermee sluit u het venster
5
Bestanden en Mappen
Hiermee opent u de Opslag Online disk
6
Offline Mappen
De plek van de bestanden voor als u werkt zonder
4
internetverbinding 7
Voortgang
De voortgang van de synchronisatie van de Opslag Online disk
8
Disk gestart
Hiermee kunt u de Opslag Online disk starten en stoppen
9
Instellingen
De instellingen van Opslag Online
10
Informatie
Algemene informatie over het Opslag Online
3.1 Je werkt online Zodra er een internetverbinding is gemaakt met de software van Opslag Online, verschijnt er een groen vinkje en werkt u online.
8 van 14
3.2 De disk is gesynchroniseerd De Opslag Online disk op uw computer is gesynchroniseerd met uw account. Beide opslagmogelijkheden hebben dus dezelfde bestanden en mappen. 3.3 Softwareversie en huidige gebruiker Hier staat welke softwareversie u gebruikt en als welke gebruiker u bent ingelogd. 3.4 Uitloggen en andere mogelijkheden Door uit te loggen sluit u het programma en uw sessie af. Andere mogelijkheden zijn: Het vraagteken brengt u naar de meest gestelde vragen over Opslag Online Het minteken minimaliseert uw scherm en met het kruis sluit u het scherm af. Opslag Online blijft wel actief Als u Opslag Online opnieuw wilt openen, dan gaat u naar de systemtray. Deze vindt u rechts onder in u scherm, waar uw Tijd en Datum staat. Daar staat een pictogram van Opslag Online. Eventueel klikt u op het pijltje om meer icoontjes te zien. o U klikt met uw rechtermuisknop op het icoontje van Opslag Online en kiest vervolgens voor ‘Instellingen’. o Het hoofdscherm zal dan weer openen.
Afbeelding 12. Systemtray
3.5 Bestanden en Mappen Als u klikt op ‘Bestanden en Mappen’, opent een venster van Windows Verkenner dat direct de virtuele schijf van Opslag Online opent. Naast de algemene functies in Windows Verkenner kunt u via Opslag Online ook uw bestanden delen en samenwerken in mappen.
9 van 14
3.5.1 Delen en Samenwerken Om bestanden te delen en samen te werken met anderen, klikt u met uw rechtermuisknop op het betreffende bestand of de betreffende map. Vervolgens gaat u naar het menu-item ‘Opslag Online van KPN’:
Afbeelding 13. Menu Opslag Online van KPN
Hebt u een map geselecteerd, dan kiest u in het menu dat uitvouwt voor ‘Deel deze map’ of ‘Samenwerken met…’ :
Afbeelding 14. Submenu Opslag Online van KPN
Hoe het delen en samenwerken van bestanden en mappen gaat, kunt u lezen in: Handleiding Opslag Online. Deze kunt u vinden op kpn.com/aandeslag bij Opslag Online. 3.5.2 Versiebeheer Bij bestanden kunt u niet samenwerken met anderen, maar u kunt bestanden wel delen met anderen. Ook kunt u bij bestanden in het menu kiezen voor de optie ‘Vorige versies…’. Wilt u samenwerken? Dan doet u dit in map en niet in een bestand.
Afbeelding 15. Submenu bestand delen
10 van 14
Vervolgens krijgt u een scherm met alle opgeslagen versies van het betreffende bestand:
Afbeelding. 16 Versiebeheer
U kiest welke versie u wilt herstellen en klikt op ‘Herstellen’. Vervolgens wordt het betreffende bestand opgeslagen met als toevoeging: _restore(x) Zo kunt u de actuele versie altijd onderscheiden van eventuele vorige versies die u hebt teruggehaald:
Afbeelding 17. Teruggehaalde versie
Tevens kunt u oudere versies verwijderen. Elke versie neemt namelijk ruimte in beslag binnen Opslag Online. Klik op ‘Verwijder’ in plaats van ‘Herstellen’ om een bepaalde versie uit de lijst te verwijderen. Tip: Voor een goed versiebeheer is het noodzakelijk dat u, na het opslaan van een document, de Windows Verkenner ververst. Dit zorgt voor een geforceerde synchronisatie met de cloud. Zo weet u zeker dat de wijzigingen ook in de webinterface van Opslag Online in versiebeheer komt te staan. Indien u dit niet doet, wordt alleen de laatst opgeslagen versie met de webinterface gesynchroniseerd.
11 van 14
3.6 Offline mappen Met Offline mappen is het mogelijk om aan uw bestanden te werken, ook als er geen internetverbinding is. Als u hierop klikt, krijgt u de mappen te zien die u kunt selecteren om offline beschikbaar te maken.
Afbeelding 18. Offline mappen
Bent u zonder internetverbinding dan ziet u dat de schijf Opslag Online nog gewoon actief is en dat alleen de offline mappen beschikbaar zijn. U kunt dus gewoon verder met de betreffende bestanden. Deze worden later weer geüpload, met een nieuw versienummer, op het moment dat u weer een internetverbinding hebt. 3.7 Voortgang In dit scherm krijgt u de voortgang te zien als de virtuele disk de bestanden aan het downloaden is. Daarna worden deze nog verder geverifieerd. Als dit proces klaar is, dan zijn de bestanden ook beschikbaar om geopend te worden.
Afbeelding 19. Voortgang
Als de verificatie nog niet is afgerond, dan ziet u het volgende symbool onderaan bij voortgang:
Afbeelding 20. Verificatie bij Voortgang
Of in het hoofdscherm: Afbeelding 21. Verificatie in hoofdscherm
3.8 Disk gestart Hiermee stopt u de virtuele disk. Deze verdwijnt dan ook uit uw Windows Verkenner. Om deze weer terug te krijgen, klikt u nogmaals op het ‘Disk’ icoon ‘.
12 van 14
3.9 Instellingen Stel hier uw voorkeuren in:
Afbeelding 22. Instellingen
1. Disk letter: Hier kunt u eventueel een andere letter aan uw virtuele schijf toewijzen 2. Automatisch opstarten: Als het vinkje niet aanstaat, moet u zelf Opslag Online opstarten op het moment dat u Opslag Online wilt gebruiken 3. Taal: Kies hier tussen Nederlands (NL) of Engels (EN) 4. Gebruik proxy: Indien de proxy-instellingen niet worden gevonden, raadpleeg dan uw systeembeheerder. De beheerder kan u verder helpen met deze instellingen 3.10 Algemene informatie U vindt hier de informatie met betrekking tot onder andere welke versie u gebruikt. Als er een nieuwe versie is, dan wordt Opslag Online automatisch geüpdatet.
13 van 14
Hoofdstuk 4.
Beveiligingsmaatregelen
4.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf ook een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten.
14 van 14
