Handleiding Zakelijk Exchange Online. Versie maart 2014

Handleiding Zakelijk Exchange Online Versie maart 2014

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding

3

Hoofdstuk 2. Installatie

4

2.1 Inloggen in Zelfservice Cloud

4

2.2 Abonnement selecteren

4

2.3 Eerste gebruiker aanmaken

5

2.4 Winkel

5

Hoofdstuk 3. Gebruik

7

3.1 Zakelijk Exchange Online gebruiksklaar maken

8

3.2 Instellen van uw Outlook op pc en Mac 3.2.1 Instellen van uw e-mailbox type Standaard 3.2.2 Instellen van uw e-mailbox type Zakelijke Exchange Online Kiosk

8 8 8

3.3 Telefoon en tablet installeren

10

3.4 Werken met Zakelijk Exchange Online 3.4.1 De mogelijkheden van Office 365 3.4.2 Informatie over de functionaliteiten van de services

10 10 11

Hoofdstuk 4. Beheer

12

4.1 Licenties selecteren en gebruikers aanmaken 4.1.1 Gebruikersoverzicht weergeven 4.1.2 Gebruiker toevoegen

12 12 12

4.2 Licentie van een bestaande gebruiker wijzigen

13

4.3 Licenties opzeggen

13

4.4 Gebruikers verwijderen

13

4.5 Eigen wachtwoord opnieuw instellen 4.6 Wachtwoord voor een gebruiker aanmaken

14 15

4.7 Beheerder in de Microsoft Online portal 4.8 Aanmaken van een distributiegroep 4.9 Toekennen van Archivering

15 16 17

Hoofdstuk 5. Beveiligingsmaatregelen 5.1 Beveiligingsmaatregelen

18 18

2 van 18

Hoofdstuk 1.

Inleiding

Zakelijk Exchange Online van KPN is een onderdeel van Microsoft Office 365 en is daarmee een dienst waarmee u in de Cloud altijd en overal, veilig en eenvoudig toegang hebt tot uw e-mail, agenda, contactpersonen en taken. In deze handleiding leest u hoe u uw Zakelijk Exchange Online-omgeving instelt en ermee aan de slag gaat. U start altijd met 1 licentie voor Zakelijk Exchange Online. In deze handleiding leest u hoe u meer licenties aanschaft bij uw abonnement en hoe u deze aan een gebruiker koppelt. Indien gewenst maakt u ook extra beheerders aan. De dienst bestaat uit 2 componenten: 1. Zelfservice Cloud om licenties aan te schaffen en e-mailboxen aan te maken 2. Microsoft Online Portal om als beheerder eventuele extra instellingen uit te voeren met betrekking tot Zakelijk Exchange Online. Voor een gebruiker is dit het portaal om online toegang te krijgen tot zijn persoonlijke Zakelijk Exchange Omgeving. Uw Zakelijk Exchange Online-omgeving bevindt zich op het Office 365 platform en is goed beveiligd. Dit wil zeggen dat uw gegevens op een veilig servernetwerk worden opgeslagen. Zo beschikt u bijvoorbeeld bij verlies van uw laptop en bij aanschaf van een nieuwe laptop weer snel over uw bestanden. U bepaalt zelf wie waartoe toegang heeft. Om deze beveiliging te garanderen zijn onder andere strenge wachtwoorden vereist. Lees daarom deze handleiding aandachtig door zodat u snel en veilig kunt werken met Zakelijk Exchange Online.

3 van 18

Hoofdstuk 2.

Installatie

In dit hoofdstuk vindt u instructies hoe u in de Zelfservice Cloud voor Zakelijk Exchange Online als beheerder licenties toevoegt aan uw abonnement en gebruikers en e-mailadressen aanmaakt. U bepaalt zelf welke licenties u wilt afnemen en hoeveel. 2.1 Inloggen in Zelfservice Cloud Log in via kpn.com/zelfservicecloud. Uw gebruikersnaam en wachtwoord vindt u terug in de bevestigingsmail van Zakelijk Exchange Online. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en selecteer uw gewenste taal. Klik op ‘login’ om in te loggen. (Afbeelding 1)

Afbeelding 1: Het inlogscherm van uw Zelfservice Cloud

2.2 Abonnement selecteren Selecteer het Zakelijk Exchange Online-abonnement waar u licenties en gebruikers aan wilt toevoegen. (Afbeelding 2)

Afbeelding 2: Abonnement Zakelijk Exchange Online selecteren

2.3 Eerste gebruiker aanmaken De eerste gebruiker die u aanmaakt moet altijd een beheerder zijn. Een beheerder is iemand die Zakelijk Office 365 instelt voor uw bedrijf. Dit kan één beheerder zijn, maar ook een heel team. Beheerders kunnen instellingen wijzigen die voor het hele bedrijf gelden. Deze instellingen verschillen van de persoonlijke accountinstellingen, die door een gebruiker zijn ingesteld. Klik op Gebruiker toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. De volgende gegevens dienen te worden ingevuld: 1.

Hoofdmenu    

Vul bij Weergavenaam de naam van de gebruiker in Selecteer bij Gebruikersnaam het juiste domein (dit is het domein waarop u Zakelijk Exchange Online hebt besteld) Vul bij Gebruikersnaam de gewenste gebruikersnaam in. Dit is meteen het e-mailadres van de gebruiker Wachtwoord: kies een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 12 karakters. Het wachtwoord moet het volgende bevatten: Een nummer van 0 tot 9, een hoofdletter, een kleine letter en een speciaal karakter. U kunt ook kiezen voor een automatisch gegenereerd wachtwoord door te klikken op ‘genereer nieuw wachtwoord’.

2.

Diensten: Office 365

3.

Taal: Kies de gewenste taal en klik op ‘Volgende’

4.

Licentie kiezen  Selecteer de gewenste licentie voor de gebruiker  Selecteer Beheerdersrechten. De 1e gebruiker die u aanmaakt, is altijd de beheerder

5.

Dienst  Kies bij Land van gebruik het land waar Zakelijk Exchange Online het meest gebruikt gaat worden  Klik op ‘Volgende’

6.

Overzicht  Controleer of de ingevoerde gegevens van de gebruiker correct zijn  Kies ‘voltooien’  De gebruiker wordt aangemaakt. Als de status op ‘gereed’ staat, dan kan de nieuwe gebruiker inloggen op Zakelijk Exchange Online door te klikken op ‘Openen’ of door in te loggen op de Microsoft Online Portal via kpnoffice365.nl, met het e-mailadres en wachtwoord die u zojuist hebt ingesteld. De licentie is automatisch gekoppeld aan de gebruiker

2.4 Winkel In de winkel kunt u licenties voor Zakelijk Exchange Online kopen of wijzigen. Om Zakelijk Exchange Online te kunnen gebruiken moet aan elke gebruiker een licentie gekoppeld worden. Het aantal licenties dat u extra koopt is dus afhankelijk van de hoeveelheid gebruikers u wilt aanmaken. 1. Klik op ‘Rechten kopen of wijzigen’ om naar het ‘Koop additionele bronnen’ scherm te gaan. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.3)

5 van 18

Afbeelding 3: Rechten kopen of wijzigen

2.

Bij stap 1 ‘Abonnement selecteren’ wordt een overzicht getoond van uw abonnement(en). Selecteer het abonnement waar u licenties voor wilt kopen of wijzigen en klik op ‘volgende’

3.

Bij stap 2 ‘Upgradebronnen’ kunt u het gewenste aantal licenties wijzigen. De tarieven kunt u e vinden op kpn.com/cloudtarieven. De 1 keer dat u bestelt, staat het huidige gebruik van de betreffende dienst op 1. Door op het pijltje naar boven of beneden te klikken kunt u de licentieaantallen wijzigen voor de betreffende licentie. Kies de licenties die u wilt toevoegen en kies de gewenste hoeveelheid in de kolom Nieuwe limiet. Klik op ‘Volgende’ om verder te gaan naar stap 3

4.

Controleer bij stap 3 ‘Order bevestigen’ of de hoeveelheid die u hebt besteld correct is. Klik op ‘Order plaatsen’ om uw order te bevestigen en te plaatsen

5.

Het laatste scherm van de wizard toont de huidige bestel- en betaalstatus. Indien de Orderstatus Voltooid is dan is uw huidige bestelling afgerond. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.4) Klik op ‘sluit wizard’ om de wizard af te sluiten

Afbeelding 4: Orderstatus Voltooid

6 van 18

Hoofdstuk 3.

Gebruik

Nadat u een gebruiker hebt gekoppeld aan een licentie kunt u aan de slag met Zakelijk Exchange Online. U logt in via kpnoffice365.nl, met het e-mailadres en wachtwoord dat u voor de gebruiker hebt ingesteld in hoofdstuk 2.3. Eenmaal ingelogd ziet u onderstaand scherm (afbeelding 5). Tip: U komt altijd weer terug op de ‘Aan de slag met Office 365’ pagina door naar kpnoffice365.nl te gaan of naar Instellingen en daar te kiezen voor Instellingen voor Office 365. menubalk

gebruiker

instellingen

Afbeelding 5: Startscherm Office 365

7 van 18

3.1 Zakelijk Exchange Online gebruiksklaar maken U maakt uw Zakelijk Exchange Online op de Office 365-omgeving in 2 stappen gebruiksklaar. Stap 1a: persoonlijke instellingen wijzigen. Wijzig de taal en uw wachtwoord.  Ga naar ‘Instellingen’  Kies in Instellingen voor ‘Office 365’ of ‘Office 365 Settings’ en wijzig uw taal en/of wachtwoord Stap 1b: persoonlijke instellingen wijzigen. Wijzig profiel  Ga naar ‘Gebruiker’  Kies ‘Over mij’ en kies voor ‘Bewerken’ om uw profiel aan te passen Stap 2:    

Aan de slag met Office 365. Office 365 installeren op uw pc en Mac Ga naar de ‘Aan de slag’ pagina via kpnoffice365.nl Kies voor ‘pc en Mac’ Uw ‘Desktoptoepassingen instellen’ Klik bij Bureaubladinstallatie op ‘Configuratie’ om Outlook samen te gebruiken met Outlook op uw computer. Dit kan alleen als u Outlook 2013, Outlook 2010 of Outlook 2007 al op uw computer hebt geïnstalleerd. Hebt u deze varianten niet geïnstalleerd op uw computer dan is het niet nodig om uw computer te configureren.

3.2 Instellen van uw Outlook op pc en Mac U kunt uw e-mail via uw browser gebruiken op kpnoffice365.nl, maar ook via Outlook op uw computer. Voor Outlook 2010 staan hieronder de instellingen, voor de overige e-mailprogramma’s worden de instellingen uitgelegd op kpn.com/cloudservice.

3.2.1 Instellen van uw e-mailbox type Standaard Het instellen van uw e-mailbox van het type Standaard (in Outlook 2010) gaat als volgt:   

Ga in uw Outlook 2010 naar Bestand, kies Info en klik op Account toevoegen Standaard staat e-mailaccount aangevinkt. Vul hier uw naam, uw e-mailadres en uw wachtwoord in en klik op Volgende Alle gegevens worden nu automatisch gezocht en ingesteld, dit kan een paar minuten duren

3.2.2 Instellen van uw e-mailbox type Zakelijke Exchange Online Kiosk Instellen van uw e-mailbox van het type Zakelijk Exchange Online Kiosk (in Outlook 2010) gaat als volgt:  Ga in Outlook 2010 naar Bestand, kies Info en klik op Account toevoegen  Kies Serverinstellingen of Extra servertypen handmatig configureren en klik op volgende  Kies ‘Internet e-mail’ en klik weer op ‘Volgende’ In dit scherm moeten de juiste instellingen ingevuld worden (afbeelding 6):

8 van 18

Afbeelding 6: Instellingen voor internet-e-mail

 



 

Vul bij ‘Gebruikersgegevens’ uw naam en e-mailadres in Stel bij ‘Servergegevens’ het volgende in: − Kies bij type account POP3 − Bij server inkomende e-mail vult u pop.outlook.com in − Bij server uitgaande e-mail vult u smtp.outlook.com in Vul bij ‘Aanmeldingsgegevens’ het volgende in: − Bij gebruikersnaam uw e-mailadres − Bij wachtwoord uw wachtwoord. Zorg ervoor dat het vakje Wachtwoord onthouden aangevinkt is Vink ook het vakje ‘Beveiligd-wachtwoordverificatie (SPA) is verplicht’ aan Kies vervolgens rechtsonder op de knop ‘Meer instellingen’

Er komt nu een nieuw venster, hierin moeten bij 2 tabs een aantal instellingen ingevuld worden:  Kies de tab ‘Server voor uitgaande e-mail’ − Vink het vakje ‘Voor de server voor uitgaande e-mail (SMTP) is verificatie vereist’ aan − Vink het vakje ‘Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende e-mail’ aan Kies de tab ‘Geavanceerd’ − Vink het vakje ‘Voor deze server is een versleutelde verbinding vereist (SSL)’ aan − Vul bij ‘uitgaande e-mail (SMTP) 587’/ in − Kies bij Gebruik’ het volgende type versleutelde verbinding voor ‘TLS’ − Vink het vakje ‘van server verwijderen na 14 dagen uit’  Deze tab ziet er nu als volgt uit (afbeelding 7):

9 van 18

Afbeelding 7: Instellingen voor internet-e-mail



Klik op ‘OK’ U bent weer terug in het 1e scherm, klik hier op ‘Volgende’ om de instellingen af te ronden.

3.3 Telefoon en tablet installeren Doorloop onderstaande stappen om Zakelijk Exchange Online op telefoon en tablet te installeren: 1. Ga naar de ‘Aan de slag’-pagina via kpnoffice365.nl 2. Kies ‘Telefoon en tablet’. Selecteer vervolgens uw telefoon en/of tablet en volgt u de instructies om uw e-mail op uw mobiele apparaat in te stellen

3.4 Werken met Zakelijk Exchange Online Nadat u Zakelijk Exchange Online hebt geïnstalleerd, kunt u het meteen gebruiken. In deze paragraaf wordt uitgelegd: 1. Waar u de Zakelijk Exchange Online-mogelijkheden van Office 365 kunt vinden. 2. Waar u alle relevante informatie over het gebruik van de services kunt nalezen

3.4.1 De mogelijkheden van Office 365 Alle mogelijkheden van Office 365 kunt u vinden in de bovenste menubalk, zoals hieronder is afgebeeld (afbeelding 8).

Afbeelding 8: Menubalk

1

In de Office 365 menubalk ziet u 3 services staan: Outlook, Agenda en Mensen

De opties onder Instellingen verschillen per service. Als u zich in Outlook bevindt, krijgt u de instellingen te zien die op Outlook van toepassing zijn

10 van 18

Onder Help krijgt u onderwerpen te zien die van toepassing zijn op het onderdeel waarin u zich bevindt. Als u zich in Outlook bevindt, krijgt u de helponderwerpen te zien die op Outlook van toepassing zijn Met Outlook, Agenda of Mensen hebt u altijd toegang tot uw e-mail, afspraken en contacten. Als u op een van deze opties klikt, komt u altijd terecht in de Outlook Web App. In de Outlook Web App kunt u het volgende doen:  E-mail verzenden en ontvangen  Afspraken en herinneringen maken  Outlook of andere e-mailprogramma's instellen voor toegang tot uw e-mail, agenda en contactpersonen in Office 365  E-mail en contactpersonen van uw oude accounts importeren Tip: wilt u meer informatie over Outlook en de Outlook Web App? Ga naar de Aan de slag pagina via kpnoffice365.nl. Kies voor Online, vervolgens voor e-mail, daarna voor een van de links in Meer informatie over Outlook Web App in Office 365.

3.4.2 Informatie over de functionaliteiten van de services Alle informatie over de services in Office 365 vindt u op de ‘Aan de slag’ pagina (afbeelding 9). U kunt altijd weer terugkomen op deze pagina door naar kpnoffice365.nl te gaan of onder Instellingen te kiezen voor ‘Instellingen’ voor Office 365.

Afbeelding 9: Aan de slag met Office 365

Alle informatie over de functionaliteiten van Office 365 vindt u onder ‘Online’. U vindt hier informatie over Office 365 en e-mail. De informatie in het kader aan de rechterkant wijzigt naar het onderwerp dat u kiest.

11 van 18

Hoofdstuk 4.

Beheer

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het beheren van Zakelijk Exchange Online-licenties en gebruikersaccounts in de Zelfservice Cloud (paragraaf 4.1 - 4.6). Tevens wordt ingegaan op de beheerfuncties in de Microsoft Online portal (paragraaf 4.7).

4.1 Licenties selecteren en gebruikers aanmaken Met het onderdeel Gebruikers beheert u bestaande gebruikers en voegt u nieuwe gebruikers toe. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.10)

Afbeelding 10: Gebruikers

4.1.1 Gebruikersoverzicht weergeven Wanneer u op de knop Gebruikers klikt, ziet u een overzicht van de gebruikers die geregistreerd zijn binnen het geselecteerde abonnement. Indien reeds aangemaakte gebruikers niet zichtbaar zijn, controleer dan of u het juiste abonnement hebt geselecteerd (Paragraaf 2.2).

4.1.2 Gebruiker toevoegen Klik op Gebruiker toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. De volgende gegevens dienen te worden ingevuld: 1.

Hoofdmenu    

2.

Vul bij Weergavenaam de naam van de gebruiker in Selecteer bij Gebruikersnaam het juiste domein (dit is het domein waarop u Zakelijk Exchange Online hebt besteld) Vul bij Gebruikersnaam de gewenste gebruikersnaam in. Dit is meteen het e-mailadres van de gebruiker Wachtwoord: Kies een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 12 karakters. Het wachtwoord moet het volgende bevatten: een nummer van 0 tot 9, een hoofdletter, een kleine letter en een speciaal karakter. U kunt ook kiezen voor een automatisch gegenereerd wachtwoord door te klikken op ‘Genereer nieuw wachtwoord’. Diensten: Office 365

12 van 18

3.

Taal: Kies de gewenste taal en klik op ‘Volgende’

4.

Licentie kiezen  Selecteer de gewenste licentie voor de gebruiker  Selecteer Beheerdersrechten als de gebruikers deze rechten moet krijgen. De eerste gebruiker die u aanmaakt, moet een gebruiker zijn die dienst doet als beheerder

5.

Dienst  Kies bij Land van gebruik het land waar Office 365 het meest gebruikt gaat worden  Klik op ‘Volgende

6.

Overzicht  Controleer of de ingevoerde gegevens van de gebruiker correct zijn  Kies ‘Voltooien’  De gebruiker wordt aangemaakt. Als de status op ‘gereed’ staat, dan kan de nieuwe gebruiker inloggen op Zakelijk Exchange Online door te klikken op ‘Openen’ of door in te loggen op de Microsoft Online portal via kpnoffice365.nl, met het e-mailadres en wachtwoord die u zojuist hebt ingesteld. De licentie is automatisch gekoppeld aan de gebruiker

4.2 Licentie van een bestaande gebruiker wijzigen Als u een gebruiker een andere Office 365 licentie wilt toekennen moet u de huidige licentie wijzigen in een nieuwe. U bestelt eerst de gewenste licentie. Dit kunt u doen door eerst de stappen te volgen uit hoofdstuk 1.4. Nadat u de licentie heeft besteld koppelt u deze aan de gebruiker. Volg onderstaande instructies.       

Kies Gebruikers in het hoofdscherm Kies de gebruiker waar u een andere licentie aan wilt toekennen door op de Weergavenaam van de gebruiker te klikken Kies Microsoft Office 365 Kies Opties wijzigen En selecteer bij Soort de gewenste licentie Selecteer Beheerdersrechten als de gebruikers deze rechten moet krijgen. Kies Volgende

4.3 Licenties opzeggen U kunt de licenties die u buiten uw contract hebt besteld flexibel op en afschalen. Zo zegt u licenties die u niet meer gebruikt eenvoudig op. Raadpleeg hoofdstuk 2.4 (Winkel) hoe u eenvoudig licenties afschaalt.

4.4 Gebruikers verwijderen U kunt gebruikers die niet langer gebruikmaken van een licentie verwijderen. U doet dit op de volgende manier:   

Kies Gebruiker in het hoofdscherm Selecteer de gebruiker die u wilt verwijderen Kies verwijderen

13 van 18

4.5 Eigen wachtwoord opnieuw instellen

Bent u uw wachtwoord vergeten? Voer dan de onderstaande stappen uit om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. 1. Klik op de ‘Wachtwoord vergeten?’ link. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.11)

Afbeelding 11: Klik op de link Wachtwoord vergeten?

2.

Voer uw gebruikersnaam in en klik op ‘Aanpassen’. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.12)

Afbeelding 12: Uw gebruikersnaam invoeren

U ontvangt per e-mail instructies om uw wachtwoord te resetten. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.13)

14 van 18

Afbeelding 13: E-mail is verzonden

Klik in de ontvangen e-mail op de link. De link is slechts éénmalig geldig. Voer uw nieuwe wachtwoord in en klik op ‘aanpassen’.

4.6 Wachtwoord voor een gebruiker aanmaken De beheerder kan een nieuw wachtwoord aanmaken voor een gebruiker wanneer deze zijn wachtwoord vergeten is. Dit doet u op de volgende manier:    



Kies Gebruiker in het hoofdscherm Selecteer de gebruiker waarvoor u een nieuw wachtwoord wilt instellen Kies Algemeen en klik op Wachtwoord wijzigen Bedenk een sterk wachtwoord of klik op Genereer nieuw wachtwoord  Als u het wachtwoord aanmaakt, wordt het getoond als lichtgrijze tekst. De aanhalingstekens maken géén deel uit van het wachtwoord  Noteer vervolgens het gekozen/aangemaakte wachtwoord Kies Versturen en deel het wachtwoord met de gebruiker

4.7 Beheerder in de Microsoft Online portal U kunt als beheerder inloggen in de Microsoft Online Portal via kpnoffice365.nl met het e-mailadres en wachtwoord dat u hebt ingesteld in de module Zelfservice Cloud (hoofdstuk 1.5.2). Dit e-mailadres moet dan mét beheerdersrechten zijn aangemaakt. U hebt dezelfde menubalk als de gebruikers (afbeelding 15), maar dan met een extra beheerdersmenu.

Afbeelding 15: Menubalk

U wijzigt via het beheerdersmenu instellingen. In het Office 365 beheercentrum wijzigt u algemene instellingen en in het Exchange beheercentrum instellingen expliciet voor Exchange Online.

15 van 18

Per beheercentrum ziet u links een menu waarin u uw instellingen verder wijzigt. Wij lichten hier een aantal veel voorkomende instellingen toe.

Afbeelding 15: Toevoegen van e-mail aliassen aan uw gebruikers

U kunt voor elke e-mailbox één of meerdere alternatieve e-mailadressen aanmaken. Dit wordt ook wel een ‘Alias’ genoemd. E-mails die naar één van die alternatieve e-mailadressen worden verstuurd komen in dezelfde e-mailbox terecht.  Ga naar uw Exchange beheercentrum via de menubalk. Klik op beheerder, en kies Exchange  Kies in het menu voor Ontvangers  Kies de gebruiker voor wie u een alias wilt aanmaken. Dubbelklik op die gebruiker  U krijgt een nieuw scherm met weer een menu - Kies in dat menu voor e-mailadres - En klik op de + om een e-mailadres toe te voegen - U krijgt weer een nieuw scherm  Kies bij type e-mailadres voor ‘SMTP’  Vul bij e-mailadres het gewenste alternatieve e-mailadres in. Vul hier het volledige e-mailadres in, dus met domeinnaam achter de @.  Klik op OK - Klik op ‘Opslaan’ of voeg nóg een alternatief e-mailadres toe voor deze gebruiker

4.8 Aanmaken van een distributiegroep Een distributiegroep bestaat uit 2 of meer personen die als een groep in een gedeeld adresboek voorkomen. Wanneer een e-mailbericht naar een distributiegroep wordt verzonden, wordt het bericht naar alle leden van de groep verzonden.  Ga naar uw Exchange beheercentrum via de menubalk. Klik op beheerder en kies Exchange.  Kies in het menu voor Ontvangers  Kies bovenaan voor Groepen  Klik op + en vervolgens op Distributiegroep  U krijgt een nieuw scherm met weer een menu - Vul bij Weergavenaam de naam in voor de distributiegroep - Bij Alias kunt u het E-mailadres invullen (het deel voor de @) - Automatisch wordt nu het e-mailadres gevuld - U staat als Eigenaar van de distributiegroep. U wijzigt dit met de + en de - Vul de leden van de distributiegroep in. Klik op de + - U krijgt weer een nieuw scherm met daarin alle bestaande gebruikers  Selecteer een gebruiker en klik op toevoegen  Herhaal dit tot u alle gebruikers hebt toegevoegd welke u wilt  Klik op OK als u gereed bent  Klik op Opslaan

16 van 18

4.9 Toekennen van Archivering U kunt de archivering aanzetten wanneer een gebruiker een e-mailbox heeft met archivering. Ga naar uw Exchange beheercentrum via de menubalk. Klik op Beheerder, en kies Exchange  Kies in het menu voor Ontvangers  Kies de gebruiker voor wie u een archivering wilt aanzetten. Dubbelklik op die gebruiker  U krijgt een nieuw scherm met weer een menu - Kies in dat menu voor Postvakfuncties - Scroll naar beneden tot u Archiveren uitgeschakeld ziet - Klik op inschakelen om archivering in te schakelen - Klik op opslaan Archivering is nu voor deze gebruiker aangezet. De limiet van deze archivering staat op 100 GB. Als de gebruiker geen e-mailbox met archivering heeft, krijgt u een foutmelding en blijft deze functie uitgeschakeld.

17 van 18

Hoofdstuk 5.

Beveiligingsmaatregelen

5.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf ook bijdragen aan het beveiligen van uw digitale gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten.

18 van 18