Papierloos vergaderen met NotuBox Handleiding versie 24 februari 2015 Versie 3.3 van de applicatie voor ios

Papierloos vergaderen met NotuBox Handleiding versie 24 februari 2015 Versie 3.3 van de applicatie voor iOS

NotuBiz Trias III K.P. v.d. Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam

Telefoon: 010-789 09 90 E-mail: [email protected]

De handleiding voor NotuBox voor Android™ is hier te downloaden: http://www.notubiz.nl/downloads/handleiding_notubox_android.pdf

© NotuBiz 2015 - versie 3.3 - februari 2015

Inhoud Nieuw / aangepast in NotuBox 3.3 Inhoud ..................................................................................................................................................... 1 1. De iPad................................................................................................................................................. 3 2. Installatie van de NotuBox-App........................................................................................................... 4 3. Inloggen in NotuBox ............................................................................................................................ 5 4. Kalender............................................................................................................................................... 6 4.1 De kalender........................................................................................................................... 6 4.2 Dag-/week-/maandweergave en verversen ......................................................................... 6 4.3 Vergaderingen in de kalender .............................................................................................. 6 4.4 Evenementen in de kalender ................................................................................................ 6 4.4 Zoeken in de kalender .......................................................................................................... 7 5. Menu ................................................................................................................................................... 8 6. Instellingen .......................................................................................................................................... 9 6.1 Account ................................................................................................................................. 9 6.2 Voorkeuren ......................................................................................................................... 10 6.3 Hulp..................................................................................................................................... 11 6.4 Dataretentie ....................................................................................................................... 11 7. Een vergadering ................................................................................................................................. 12 7.1 De agenda ........................................................................................................................... 12 7.1 Audio- / videoverslag .......................................................................................................... 13 8. Documenten ...................................................................................................................................... 14 8.1 Documenten openen .......................................................................................................... 14 8.2 Document raadplegen en markeren .................................................................................. 16 9. Notities .............................................................................................................................................. 18 9.1 Notities maken ................................................................................................................... 18 9.1.1 Notities bij agendapunten ............................................................................................... 18 9.1.2 Notities in documenten ................................................................................................... 19 9.2 Notities delen ..................................................................................................................... 20 9.3 Groepen en personen beheren .......................................................................................... 22 9.7 Notities ontvangen ............................................................................................................. 24 9.7.1 Gedeelde notities bij agendapunten ............................................................................... 24 9.7.1 Gedeelde notities in documenten ................................................................................... 24 10. Persoonlijk dossier........................................................................................................................... 25 10.1 Dossiermappen aanmaken ............................................................................................... 25 10.2 Bestanden in het dossier plaatsen ................................................................................... 25 1


10.3 Dossiers bekijken .............................................................................................................. 26 10.4 Persoonlijk dossier beheren via notubox.nl ..................................................................... 26 10.5 Bestanden toevoegen vanuit andere applicaties ............................................................. 28 11. Gesprekken ...................................................................................................................................... 29 11.1 Een gesprek starten .......................................................................................................... 29 11.2 Een gesprek voeren .......................................................................................................... 30 11.3 Een gesprek verlaten / sluiten .......................................................................................... 30 12. Gedeelde mappen ........................................................................................................................... 31 12.1 Gedeelde mappen beheren via notubox.nl ...................................................................... 31 12.2 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox ...................................................................... 31 13. Vergadermappen ............................................................................................................................. 33 13.1 Vergadermappen raadplegen in NotuBox ........................................................................ 33 13.2 Vergadermappen bekijken via notubox.nl ....................................................................... 33 14. Downloads ....................................................................................................................................... 36 15. Schriftelijke vragen .......................................................................................................................... 37 16. Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken............................................................................................. 39 16.1 Vertrouwelijke agenda’s ................................................................................................... 39 16.2 Vertrouwelijke agendapunten .......................................................................................... 40 16.3 Vertrouwelijke documenten............................................................................................. 40 17. FAQ .................................................................................................................................................. 41

2


1. De iPad Hieronder treft u een overzicht aan van de buitenkant van de iPad en de benaming van de diverse onderdelen.

Deze beschrijving helpt ons in het vervolg van dit document om zaken verder toe te lichten. Voor een uitgebreide beschrijving van de iPad en haar functionaliteiten verwijzen we u naar de iPad gebruikershandleiding.

3


2. Installatie van de NotuBox-App Zet uw iPad aan door de ‘Knop voor de sluimerstand’ enkele tellen vast te houden. Na verloop van tijd krijgt u beeld. Onderaan dit beeld vindt u een schuifknop. Is dit niet het geval, druk dan kort op de ‘thuisknop’. Vervolgens sleept u de schuifknop met uw vinger naar rechts en laat deze los. U komt nu in het thuisscherm van uw iPad.

Op het thuisscherm selecteert u vervolgens de App Store. In het scherm dat verschijnt selecteert u rechtsboven het zoek veld door deze met uw vinger aan te tikken. Er verschijnt een toetsenbord onderaan het scherm waarmee u ‘NotuBox’ invoert. Na het intypen van ‘NotuBox’ klikt u op de grote ‘zoek-toets’ op het toetsenbord. U tikt NotuBox3 aan en gaat naar een vervolgscherm met meer informatie. Rechts naast het NotuBox logo staat: GRATIS. Hier tikt u met uw vinger op. Vervolgens komt er te staan: INSTALLEER. U tikt met uw vinger op deze tekst. U krijgt twee opties te zien: Gebruik bestaande Apple ID en Maak nieuwe Apple ID aan. U selecteert hier: Gebruik bestaande Apple ID als u al een Apple ID heeft. Uw Apple ID (e-mailadres) en wachtwoord vult u in, en u tikt op OK. De iPad keert terug naar het bureaublad en installeert daar de NotuBox applicatie. Als u nog geen Apple ID had aangemaakt tikt u op Maak nieuwe Apple ID aan. U krijgt een lijst met vragen te zien. Na het invullen van alle gegevens op het scherm tikt u rechts bovenin het scherm op volgende, dit blijft u doen tot uw Apple ID is aangemaakt. Na het aanmaken van uw Apple ID kunt u de NotuBox3-applicatie installeren. Als de installatie voltooid is bent u klaar om deze te gaan gebruiken!

Tip Na installatie houdt u uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-applicatie. U kunt deze nu verslepen naar de taakbalk onderaan. Hierdoor heeft u altijd snel uw vergaderinformatie bij de hand. 4


3. Inloggen in NotuBox Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram. U krijgt nu het volgende inlogscherm te zien.

Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft aangemaakt. U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBizcontactpersoon binnen uw organisatie. U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens selecteert u ‘Inloggen’. Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie. Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent, klik dan op de link wachtwoord vergeten? die u onder de knop Inloggen vindt. U wordt dan doorgeleid naar www.notubox.nl, waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen (let op! Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet). Verder is het mogelijk om direct in te loggen in de offline-modus. Deze functie kan handig zijn als u wilt inloggen in een ruimte waar geen (of een zeer beperkte) internetverbinding beschikbaar is. In dat geval probeert NotuBox tevergeefs contact te krijgen met de NotuBox-server en kan vervolgens niet inloggen. Door in de offline modus in te loggen valt de NotuBox-app terug op de lokaal opgeslagen data, waardoor u bijvoorbeeld agenda’s en documenten die al gedownload zijn kunt blijven gebruiken. Om offline in te kunnen loggen moet u al wel één keer eerder ingelogd zijn met internetverbinding.

Demo-versie Als u geen inloggegevens hebt, maar wel geïnteresseerd bent in de werking van de app, dan kunt u inloggen in de demo-versie, door op de knop ‘Demo-gebruiker’ te tikken onder de knop ‘inloggen’.

5


4. Kalender 4.1 De kalender Als u de applicatie opent, komt u terecht in de kalender. Deze wordt standaard in de weekweergave geopend. U ziet in één oogopslag welke vergaderingen en evenementen er deze week zijn. Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren. Door op de maand te klikken kunt u snel van maand en jaar wisselen.

4.2 Dag-/week-/maandweergave en verversen Onder de kalender is er de mogelijkheid om te kiezen voor dag-, week-, of maandweergave. Via het knopje met de pijl dat ernaast staat ( versie van de kalender.

) kunt u de kalender verversen en ziet u de meest actuele

4.3 Vergaderingen in de kalender Als u op een vergadering klikt, opent er een pop-upscherm met meer informatie over de vergadering. Datum, tijd en locatie worden weergegeven. Ook kan er een stukje tekst met extra informatie over de vergadering zijn toegevoegd. Via de knop ‘Voeg toe aan iCal’ wordt het evenement toegevoegd aan uw agenda op de iPad. Door op ‘Ga naar agenda’ te klikken, krijgt u de agenda met de bijbehorende stukken te zien.

4.4 Evenementen in de kalender Naast vergaderingen kunnen er in de kalender van NotuBox ook evenementen worden weergegeven. Als uw organisatie de module Evenementen van de dienst NotuDoc bij NotuBiz afneemt, ziet u deze evenementen terug in de kalender. U herkent een evenement aan het rode vlaggetjesicoon. Een aankondiging van een vergadering waarvoor nog geen agenda is aangemaakt, wordt ook als evenement weergegeven. Als u op het evenement klikt, wordt er extra informatie over het evenement weergegeven. In de volgende afbeelding is hier een voorbeeld van te zien.

6


Via de knop ‘Voeg toe aan iCal’ kunt u het evenement toevoegen aan uw agenda op de iPad. Aan een evenement kunnen ook documenten of links gekoppeld zijn.

4.4 Zoeken in de kalender Boven de kalender bevindt zich een zoekscherm. Hier kunt u zoeken op vergaderingen, agendapunten en documenttitels. Er kan alleen gezocht worden in agendapunten en documenttitels die al eerder bekeken (gedownload) zijn. In onderstaand voorbeeld is bijvoorbeeld gezocht op vergaderingen van de commissie Verkeer. Als u resultaat aanklikt, wordt u direct doorgeleid naar de betreffende agenda.

7


5. Menu Aan de linkerzijkant bevindt zich een knop met drie bolletjes. Als u deze knop aanklikt komt u in het menu. Via dit menu kunt u navigeren naar verschillende onderdelen in NotuBox.

Hier vindt u uw persoonlijke dossier, de gedeelde mappen en de vergadermappen terug. Als uw organisatie ook de module Schriftelijke vragen bij NotuBiz afneemt, is een overzicht van de schriftelijke vragen ook via het menu te benaderen. Onderaan het menu kunt u zien of de app verbinding heeft met internet, en of u dus toegang heeft tot de meest recente informatie.

8


6. Instellingen In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen. Als u hierop klikt, krijgt u het volgende scherm te zien.

6.1 Account Onder het tabblad Account kunt u uitloggen uit NotuBox. Uw accountgegeven kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox. Deze is te vinden op http://www.notubox.nl. (U kunt hiervoor ook gaan naar de specifieke pagina voor uw organisatie: http://www.[organisatie].notubiz.nl).

9


6.2 Voorkeuren Onder dit tabblad heeft u verschillende opties. Zo kunt u hier instellen of u on- of offline wilt werken. Verder hebt u de volgende keuzes: Offline werken Deze functie kan handig zijn als u wilt werken in een ruimte waar beperkte internetverbinding beschikbaar is. In dat geval probeert NotuBox tevergeefs contact te krijgen met de NotuBox-server en kan vervolgens niet inloggen. Door in de offline modus te werken valt de NotuBox-app terug op de lokaal opgeslagen data, waardoor u bijvoorbeeld agenda’s en documenten die al gedownload zijn kunt blijven gebruiken. Weergave modus van documenten Hier kunt u instellen hoe u meerdere documenten getoond wilt hebben, bijvoorbeeld in uw gedeelde mappen. U kunt kiezen uit de roosterweergave of de tabelweergave. Op de volgende afbeeldingen worden de opties getoond.

Voorbeeld van de rooster-weergave

Voorbeeld van de lijst-weergave

Standaardweergave kalender Hier kan worden ingesteld hoe u de kalender standaard wilt hebben weergegeven: in de dag-, weekof de maandweergave. Toon vergadercategorieën Als u vergaderingen van een bepaalde categorie liever niet in uw kalender terug ziet, kunt u deze hier uitschakelen. Toon folders Als u geen gebruik maakt van ‘Persoonlijk dossier’, ‘Gedeelde mappen’ of ‘Vergadermappen’, dan kunt u deze uitschakelen zodat deze niet meer in het menu weergegeven worden.

10


Toon schriftelijke vragen Als uw organisatie de module ‘schriftelijke vragen’ afneemt, maar u maakt hier geen gebruik van, dan kunt u deze module hier ook uitschakelen.

6.3 Hulp Hulp Door op deze knop te drukken opent zich de gebruikershandleiding. Mocht u vragen hebben over de werking of het gebruik van de NotuBox-app, raadpleeg dan eerst de handleiding voor een antwoord op uw vraag. FAQ Naast de handleiding op www.notubox.nl bevat de applicatie een FAQ waarin u veel gestelde vragen en antwoorden kunt vinden. Tutorial Door hierop te klikken opent een tutorial waarin in een aantal sheets de belangrijkste functionaliteiten van NotuBox worden uitgelegd.

6.4 Dataretentie De functionaliteit Dataretentie bepaalt hoe lang informatie op uw iPad bewaard blijft. Het bijbehorende scherm wordt in de volgende afbeelding getoond. Hier kan ingesteld worden hoe lang documenten in de mappen bewaard worden en hoe lang de andere documenten op uw iPad bewaard worden. Na het verstrijken van de ingestelde periode worden de documenten automatisch verwijderd. Hiermee zorgt u ervoor dat het geheugen van uw iPad niet vol raakt.

Leeg cache Met de optie ‘Leeg cache’ kunt u de gedownloade bestanden weer van uw iPad verwijderen. Uw notities zullen dan niet verloren gaan, deze blijven op de server bewaard. Let op: Na het legen van de cache kunt u de documenten niet meer offline benaderen. U dient de bestanden daarvoor opnieuw te downloaden.

11


7. Een vergadering 7.1 De agenda Na het aanklikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend. U ziet een overzicht van de agenda.

Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn. Als u klikt op een agendapunt, verschijnt de volledige titel, eventueel een tekstuele toelichting en daaronder de stukken die bij het agendapunt horen. Als u klikt op een bijlage, opent deze in de interne PDF-reader van NotuBox. Als u rechts boven de agenda op vergrootglas-icoontje klikt, kunt u zoeken naar een specifiek agendapunt of een titel van een bijlage. Klikt u vervolgens op een van de resultaten, dan springt u hier direct naartoe in het overzicht van de agenda. Op deze manier kunt u ook in een lange agenda eenvoudig en snel uw weg vinden naar het agendapunt of de bijlage waar u naar op zoek bent. Boven de agenda staan de laatst geopende agenda’s en documenten in tabbladen. De rode tabbladen horen bij agenda’s en de grijze bij documenten. U kunt naar een ander tabblad navigeren, door erop te tikken. Een eerder geopend document kunt u opnieuw openen door te dubbelklikken op het miniatuur in het tabblad. In het menu boven de agenda staan de volgende knoppen. Twitter Als u een twitter account heeft en u heeft deze geconfigureerd op uw iPad dan kunt direct vanuit de NotuBox app twitteren.

Notitieoverzicht Per agenda kunt u een notitieoverzicht bekijken. U ziet dan alle notities bij deze agenda (bij agendapunten en in documenten). Dit zijn uw eigen notities, maar ook de notities die met u gedeeld zijn. Zie het hoofdstuk ‘Notities’ voor meer informatie over het maken en delen van notities.

12


Met ‘Ververs’ kunt u de meest actuele versie van de agenda plus bijbehorende stukken oproepen.

U kunt alle stukken uit de agenda in één keer downloaden door op de knop ‘Download’ te klikken. Als u dit hebt gedaan kunt u de stukken ook offline raadplegen. Via het menu vindt u de stukken vervolgens terug onder ‘Downloads’. Onder het info-icoon vindt u extra informatie over de vergadering. Via de optie Voeg toe aan iCal kunt u hier ook de vergadering toevoegen aan uw eigen agenda. iCal is de persoonlijke agenda die standaard is ingebouwd in het iOS-besturingssysteem van Apple. Voor organisaties die gebruik maken van audio-/videoverslaglegging van NotuBiz is het mogelijk om het audio-/videoverslag van de vergadering te bekijken.

7.1 Audio- / videoverslag Als bij een agenda de knop Uitzending wordt geselecteerd dan opent zich het scherm zoals in de volgende afbeelding. U kunt navigeren door de uitzending door agendapunten te selecteren. Als u een agendapunt aantikt worden de namen van de sprekers bij het agendapunt zichtbaar. (Uitzendingen zijn alleen zichtbaar voor organisaties die gebruik maken van audio/videoverslaglegging van NotuBiz. Sprekersinformatie is ook optioneel )

In het filter bovenaan de pagina kunt u aangeven van welke spreker u bijdragen wilt ziet. Dit doet u door in het zoekveld achter het persoonsicoon en de loep te klikken. Dan opent er een lijst met sprekers die in de vergadering gesproken hebben. U kunt ook zelf een stukje van de naam typen, de naam zal, mits deze spreker in de vergadering voorkomt, vanzelf in beeld verschijnen. U kunt een of meerdere sprekers aanklikken, als er een vinkje achter de naam staat zijn ze geselecteerd. Vervolgens worden alleen de bijdrages van deze geselecteerde personen weergegeven. Op dezelfde manier kunt u ook agendapunten filteren.

13


8. Documenten 8.1 Documenten openen Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen. Door op een agendapunt te klikken, opent een tweede paneel met een overzicht van de bijlagen. Als het PDFicoon van de bijlage grijs is, betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet offline in te zien. Als de bijlage al wel gedownload is, dan is het PDF-icoon rood gekleurd.

Achter iedere bijlage staat het volgende icoon zien.

. Als u hierop tikt krijgt u de volgende opties te

Open document U opent het document zodat u het kunt lezen en notities kunt toevoegen. Nadat u heeft getikt op Open document, krijgt u het onderstaande scherm te zien.

14


Openen met… Naast de ingebouwde PDF-reader van NotuBox, kunnen PDF-documenten ook met de andere PDFreaders die op uw iPad geïnstalleerd zijn worden geopend en bekeken. De eerste keer dat u deze optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een externe reader staan beschreven. U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te kunnen gebruiken. Nadat het document is gedownload, wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen met welke reader u het document wilt openen. In dit menu worden de PDF-readers getoond die op uw iPad zijn geïnstalleerd. NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze externe readers. Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-vertrouwelijke documenten. Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft, kunnen vertrouwelijke documenten alleen met de ingebouwde PDF-reader van NotuBox worden bekeken. E-mail Deze optie is alleen zichtbaar bij openbare documenten. Hiermee stuurt een mail met daarin een link naar het betreffende document op internet. Hiervoor dient u wel uw e-mailaccount ingesteld te hebben op uw i-Pad. Hoe dat in zijn werk gaat, vindt u op de volgende webpagina van Apple. Plaats in dossier Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijk Dossier. Zie ook het hoofdstuk ‘Persoonlijk dossier’. Verplaats Als er meerdere documenten aan een agendapunt gekoppeld zijn kunt u de volgorde van de documenten wijzigen door op Verplaats document te klikken. Achter ieder document verschijnt een extra icoontje waarmee u de documenten omhoog of omlaag kunt slepen

.

Als u klaar bent met het verplaatsen van de documenten, tikt u opnieuw op verplaatsen.

en kies Stop

Nieuw gesprek Er zijn twee manieren om een gesprek op te starten. U kunt dit doen door in het hoofdmenu ‘ gesprekken’ te selecteren of vanuit een document bij een agenda. Zodra u een gesprek start bent u leider van dit gesprek. Alleen bij openbare documenten kunnen gesprekken gestart worden. Lees meer over gesprekken in het hoofdstuk ‘Gesprekken’.

15


8.2 Document raadplegen en markeren Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal gereedschappen.

Notitie overzicht Met deze optie krijgt u een overzicht te zien van notities die u gemaakt heeft in dit document en de notities die met u gedeeld zijn. Zie hiervoor het hoofdstuk ‘notities’.

Bladeren Hiermee kunt u instellen hoe u wilt bladeren door het document. Standaard kunt u verticaal scrollen. Als u deze knop aan en weer uit zet, kunt u door de pagina’s bladeren door naar links en naar rechts over het scherm te vegen. Markeren Met de markeerfunctie kunt u teksten markeren door uw vinger op de eerste letter te zetten en over de tekst te slepen. Als u uw vinger loslaat, kunt u de selectie nog preciezer afstellen door te slepen met de blauwe rondjes. U kunt de kleur van de markering aanpassen voor of na het aanmaken van de markering. U past de kleur aan door het rondje te verplaatsen over het kleurenpallet Scroll/stop scroll Zodra u een markering maakt wordt het automatisch scrollen geblokkeerd. Met deze optie kunt u dat handmatig aanpassen. Als u klaar bent met de markering klikt u op opslaan. Nadat u dit gedaan hebt kunt u de markering eventueel nog na bewerken door deze opnieuw te selecteren. De opties die u dan nog heeft zijn verwijderen en kleur aanpassen.

16


Vrij tekenen U kunt ook vrij tekenen in een document. De kleur, dikte en transparantie (opacity) van de lijnen kunt u instellen. Met de optie Wissen, kunt u de notities uitgummen door eroverheen te vegen. Bent u klaar met wissen klik dan op Stop wissen. Zodra u de stift gebruikt, wordt het automatisch scrollen geblokkeerd. Met de optie Scroll/stop scroll kunt u dat handmatig aanpassen. Bent u klaar met uw tekening? Klik dan opslaan. Nadat u de markering hebt opgeslagen kunt u deze wijzigen door op de tekening te tikken. U kunt dan kleur, dikte en opacity nog aanpassen of de tekening verwijderen. Notitie maken Met deze optie kunt u notities plaatsen in het document. Zie hiervoor het hoofdstuk ‘notities’. Zoeken in een document Om te zoeken in een document tikt u op het vergrootglas. U vult een zoekterm in en tikt aan de rechterkant van het toetsenbord op Zoeken. Bovenaan verschijnt het aantal zoekresultaten. Met de pijltjes kunt u navigeren tussen de resultaten. Bent u klaar met zoeken? Klik dan op gereed.

17


9. Notities 9.1 Notities maken Bij de agendapunten en in de documenten die u opent in NotuBox kunt u notities typen. 9.1.1 Notities bij agendapunten Een notitie maken bij een agendapunt doet u door te klikken op het agendapunt. Deze klapt open, en rechts bovenin het opengeklapte scherm staat een icoon met een pennetje. Als u hierop tikt verschijnt de optie Maak notitie.

Als u op Maak notitie tikt, verschijn een notitieblaadje. Hier kunt u een notitie typen. Mocht uw notitie dusdanig lang zijn dat de tekst onder het toetsenbord dreigt te verdwijnen dan kunt u het notitieveld verschuiven zodat de onderste regel zichtbaar blijft. U kunt maar één notitie bij een agendapunt maken. Met de buttons die u aan de rechterbovenzijde van het notitievel ziet, kunt u de lettergrootte vergroten (linker button) en ervoor zorgen dat het notitievel wordt vergroot (rechterbutton).

18


9.1.2 Notities in documenten In een document maakt u een notitie door het notitie-icoon in de werkbalk te selecteren. Vervolgens tikt u op een plaats in het document waar u de notitie wilt maken. Het maken van een notitie werkt hetzelfde als bij agendapunten. In het document markeert een tekstwolkje de plaats waar de notitie is gemaakt. U kunt uw notities labelen door deze een kleur te geven.

Via het icoon links in de menubalk, opent u een overzicht van de notities in het document. Een voorbeeld van het overzicht wordt getoond in de volgende afbeelding. In het overzicht is te zien waar de notities gemaakt zijn. Achter de notities ziet u twee vierkantjes. De bovenste geeft de kleur van de notitie weer. Het onderste vierkantje bevat en potloodje, als u die aantikt dan kunt u de tekst bewerken. Door op een notitie in het overzicht te tikken, wordt de complete tekst zichtbaar, en daarnaast de pagina waarop de notitie gemaakt is. Op deze manier kan er eenvoudig tussen de notities gebladerd worden.

19


9.2 Notities delen In de NotuBox-applicatie kunt u notities delen met andere personen. Uw gedeelde notities worden ook zichtbaar in de NotuBox applicatie van personen waar u mee deelt. Personen die geen NotuBoxaccount hebben kunnen uw notities lezen in de mail die zij ontvangen als u met hen deelt. Uw fractiegenoten met een NotuBox-account staan standaard weergegeven in de applicatie. Als u andere personen wilt toevoegen om notities mee te delen, dan kan dit via de website www.notubox.nl. In de paragraaf ‘Groepen en personen toevoegen’ staat beschreven hoe u dit kunt doen. Nadat u een notitie heeft getypt kunt u deze delen. Notities bij agendapunten kunt u delen door te tikken op de knop met de pijl rechts bovenin bij het notitieblaadje. Bij een notitie in een document tikt u op Delen in de menubalk van een notitie. Vervolgens verschijnt een lijst met namen zoals te zien is in de volgende afbeelding.

20


Standaard wordt de lijst op alfabetische volgorde weergegeven, maar u kunt ook kiezen voor een weergave van groepen. Bij Groepen wordt altijd de groep Fractie als eerste weergegeven. In deze groep staan de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde partij als u. Als u niet tot een partij behoort, zult u hier iedereen zien die net als u niet bij een bepaalde fractie is ingedeeld. Mocht de getoonde groep niet juist zijn, neem dan contact op met de persoon die binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het contact met NotuBiz. De overige groepen die onder Fractie worden getoond zijn de groepen die u kunt aanmaken via www.notubox.nl. Hierover kunt u meer lezen in paragraaf 9.4. Als u de personen waarmee u de notitie wilt delen selecteert, verschijnt er een vinkje achter hun naam. U kunt alle personen in een groep in één keer selecteren via het schuifbalkje achter de groepsnaam. Zodra u tevreden bent met de mensen die u geselecteerd heeft drukt u op de knop Deel, boven de lijst. Op dit moment wordt de notitie ook daadwerkelijk gedeeld en ontvangen de geselecteerde personen de notitie. Als u een gedeelde notitie later wijzigt, verschijnt de schuifknop Wijziging delen. Hiermee kunt u aangeven of u de notitie die u heeft gewijzigd opnieuw wilt delen. Standaard staat deze knop uit. Door de knop naar rechts te schuiven geeft u aan dat u de gewijzigde notitie opnieuw wilt versturen naar de mensen waarmee u de notitie nu ook deelt. Deze mensen ontvangen dan een e-mail waarin staat dat u uw notitie heeft gewijzigd. Eventueel kunt u de notitie nu ook met andere personen delen door via de knop Delen met… nieuwe personen te selecteren. Door op Opslaan te drukken wordt de gewijzigde notitie ook daadwerkelijk verzonden.

21


9.3 Groepen en personen beheren Standaard wordt alleen de groep Fractie weergegeven in NotuBox om notities mee te delen. Om notities te delen met personen buiten de eigen fractie moeten eerst andere groepen met personen aangemaakt worden.

Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox. Deze is te vinden op http://www.notubox.nl. (U kunt hiervoor ook gaan naar de specifieke pagina voor uw organisatie: http://www.[organisatie].notubiz.nl). Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad. Na het inloggen heeft u toegang tot heb beheren van groepen en personenen. Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken klikt u in het menu op de knop Groepen. Hierna kiest u voor Nieuwe groep. Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken. Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities wilt delen. Deze naam wordt getoond in de NotuBoxapplicatie op de iPad. Nadat u een naam hebt ingevuld voor de groep, kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee te kunnen delen. Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-account en personen zonder NotuBox-account. U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep. Dit doet u door een gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te klikken. Om meerdere personen tegelijk te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de gewenste gebruikers. Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te klikken zet u vervolgens de geselecteerde personen 22


klaar om definitief toe te voegen aan de groep. Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers. Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-account heeft toegevoegd, kunt u vervolgens onder de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die geen NotuBox-account hebben. Dit doet u door de volgende velden in te vullen: Naam: hier kunt u een naam invoeren voor de betreffende persoon. Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad. E-mail: hier dient u het e-mailadres van de betreffende persoon in te voeren. Deze gebruiker ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-mailadres. Aangezien deze persoon zelf geen NotuBoxaccount heeft is dit dan ook de enige manier voor deze persoon om de notities te bekijken. Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te voegen aan de groep. Ze verschijnen dan in het veld Geselecteerde gebruikers. Hierna kunt u eventueel ingevoerde personen nog weer verwijderen door op de betreffende gebruiker te dubbelklikken. Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief toe aan de groep door te klikken op de knop Opslaan. De geselecteerde personen ontvangen een e-mail waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u willen ontvangen. Zodra zij toestemming hebben gegeven worden deze personen zichtbaar in de NotuBox applicatie. Overigens werkt het geven van toestemming niet vice versa: als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor uit te nodigen. Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd, komt de groep te staan in het overzicht.

Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen klikt u op het potlood-icoon. Als u notities met anderen deelt, dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen waarmee u gedeeld heeft. Als afzender wordt de ingestelde afkorting van uw naam getoond. Deze kunt u zelf instellen onder het tabblad Account op de webomgeving.

23


9.7 Notities ontvangen Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het emailadres dat bij uw account is ingevoerd op http://www.notubox.nl. In deze e-mail staat de tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is gemaakt. De notitie kunt u echter ook bekijken via uw NotuBox-applicatie. 9.7.1 Gedeelde notities bij agendapunten Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt dit aangegeven door een icoon voor de agendapunttitel zoals in de volgende afbeelding wordt getoond. Deze notitie is vervolgens te bekijken door op notitie-icoon te tikken. Kies voor Bekijk gedeelde notities.

Er opent een overzicht met gedeelde notities bij dit agendapunt. Door een van de notities in de tabbladen aan te klikken, opent de betreffende notitie. 9.7.1 Gedeelde notities in documenten Als er een notitie in een document met u gedeeld is dan kunt u deze via de NotuBox-applicatie bekijken door allereerst het document te openen op de gebruikelijke manier. Gedeelde notities staan net als uw eigen notities met een icoon van een praatwolkje in het document. Als u via het menu het overzicht van notities opent, dan vindt u ook daar de gedeelde notities. Met een afkorting staat weergegeven van wie deze notitie afkomstig is. De naam die hier wordt getoond is de afkorting die de afzender heeft ingevoerd op www.notubox.nl in het veld NotuBox afkorting.

De gedeelde notitie is te openen door in het overzicht met notities op een notitie te drukken of door op het tekstwolkje te drukken in het document. Gedeelde notities zijn niet te bewerken.

24


10. Persoonlijk dossier Met de functie Persoonlijk Dossier is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken. Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een dossiermap geplaatst worden. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar in een dossiermap plaatsen. Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude vergaderingen naar de documenten te zoeken. Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten in uw persoonlijk dossier plaatsen.

10.1 Dossiermappen aanmaken Via de knop Persoonlijk dossier in het menu, benadert u uw Persoonlijk dossier. Voordat er bestanden in uw dossier geplaatst kunnen worden, dient u eerst mappen aan te maken. Dit doet u door op de knop Nieuwe Map te drukken. Vervolgens verschijnt het volgende scherm.

In het invoerveld uit het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven. Door vervolgens op ‘Maak’ te drukken, wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt.

10.2 Bestanden in het dossier plaatsen Om bestanden in het dossier te plaatsen opent u op de gebruikelijke manier een agenda en vervolgens het overzicht met documenten bij een agendapunt. Daarna klikt u achter een specifiek document. Dan opent zich het menu. Wanneer u hier klikt op de knop Plaats in dossier opent zich het uitklapmenu met bestaande dossiers.

In het voorbeeld in de afbeelding is alleen de map Test aangemaakt. Door op een van de mappen te klikken plaatst u het bestand in de betreffende map. Als het bestand in een map is geplaatst wordt dit weergegeven met een vinkje achter de naam. 25


10.3 Dossiers bekijken Door in het menu klikken op de knop Persoonlijk dossier, keert u weer terug naar uw Persoonlijk Dossier. Hier worden de mappen getoond die in het Persoonlijk Dossier staan. Onder de mapnaam staat weergegeven hoeveel bestanden er in het dossier zitten. U opent de map door erop te tikken. De bestanden in de map kunt u ordenen op alfabetische en chronologische volgorde met de knoppen rechts boven de bestanden.

Door op de pijl achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu. In het uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven: - Open document: opent het document in de app. - Openen met...: hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen - E-mail: Hiermee kunt u een e-mail verzenden met daarin een link naar het document op het internet. - Verwijderen: verwijdert het document uit de dossiermap - Verplaatsen: (alleen zichtbaar als er meerdere mappen zijn) hiermee kunt u een document vanuit de ene naar de andere map verplaatsen

10.4 Persoonlijk dossier beheren via notubox.nl Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (www.notubox.nl) zelf mappen en documenten toe te voegen aan het Persoonlijke Dossier van de NotuBox-applicatie. Deze documenten zijn dan dus via de NotuBox te bekijken. Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie op de iPad in het Persoonlijke Dossier worden geplaatst ook via de webomgeving te openen. Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan het persoonlijk dossier, dient u eerst met uw account in te loggen op www.notubox.nl. U komt dan in het startscherm met uw accountgegevens. Vervolgens klikt u in het menu op de knop Persoonlijk Dossier. U komt dan in het volgende scherm.

26


Bovenin beeld staan de huidige mappen uit het Persoonlijke Dossier. In het voorbeeld staan er twee mappen in het Persoonlijk dossier met de naam Testmap en Tweede testmap. Voor het beheer van het persoonlijk dossier zijn er de volgende opties: -

Nieuwe map: Via deze knop kunt u mappen toevoegen aan het Persoonlijk dossier. De map wordt dan zichtbaar in de webomgeving en in de iPad-applicatie. Wis een map: Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt, rechts van de titel van een dossiermap, wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist. Upload document: Hier kan een document aan een van de mappen uit het persoonlijk dossier worden toegevoegd. Een document moet altijd aan een van de bestaande mappen worden toegevoegd.

Via de optie Upload document kunnen bestanden aan de mappen worden toegevoegd. Wanneer u klikt op Upload document verschijnt een venster waarin u een bestand kunt selecteren om toe te voegen aan uw persoonlijk dossier. Ik de volgende afbeelding is te zien hoe dit venster eruit ziet, wanneer testbestand.pdf wordt toegevoegd aan de map Map via Web van het persoonlijk dossier.

Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd, aangezien ook alleen PDF-bestanden in de NotuBox getoond kunnen worden. 27


Bestanden die in de NotuBox-app worden toegevoegd aan het persoonlijk dossier worden op dezelfde wijze weergegeven op notubox.nl als bestanden die zijn toegevoegd vanuit de webomgeving. Door op de naam van het bestand te klikken opent het document zich. Afhankelijk van uw internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad. Mocht u het bestand willen verwijderen dan kunt u klikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document. De bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd, zijn ook meteen te raadplegen via de iPad.

10.5 Bestanden toevoegen vanuit andere applicaties Het is ook mogelijk bestanden toe te voegen aan het persoonlijk dossier vanuit een andere applicatie op de iPad. Hierbij kunt u denken aan Dropbox of de e-mailapplicatie. In onderstaande screenshots kunt u zien hoe het werkt als u een bestand vanuit een andere applicatie aan het persoonlijk dossier toevoegt. U opent eerst het delen-menu door uw vinger op het betreffende document te laten rusten tot de lijst met applicaties verschijnt. Vervolgens selecteert u Open met NotuBox. De vergaderapplicatie maakt dan automatisch de map Inbox aan in uw persoonlijk dossier. De bestanden in deze map zijn binnen NotuBox te openen, maar kunnen ook geraadpleegd worden via de webomgeving. Vanuit de inbox kunnen bestanden ook verplaatst worden naar andere mappen in het persoonlijk dossier. Als u documenten heeft geopend in NotuBox, dan kan het even duren voordat de documenten op de server geüpload zijn. Totdat de upload gereed is, kunnen de bestanden niet verplaatst worden.

28


11. Gesprekken Het is mogelijk om in de NotuBox applicatie een gesprek te voeren. Met deze functie kunt u overleggen met andere NotuBox-gebruikers binnen uw organisatie. Deze functie werkt alleen optimaal in de online modus. Via het menu opent u het gesprekkenscherm. Het scherm is opgedeeld in twee delen. Links ziet u uw lopende gesprekken, rechts het geselecteerde gesprek.

11.1 Een gesprek starten Er zijn twee manieren om een gesprek te starten. U kunt dit doen in het gesprekkenscherm, of bij een document in een agenda. Zodra u een gesprek start bent u gespreksleider van dit gesprek. Als u Gesprekken opent vanuit het menu, dan ziet u bovenaan de opties Ververs en Nieuw. U start een nieuw gesprek door Nieuw te selecteren en een titel in te vullen. De beschrijving is facultatief. Na het invullen van deze gegevens tikt u op Starten. Als u een gesprek wilt starten vanuit een document , opent u het menu bij het document. U selecteert daar Nieuw gesprek. Het gesprek is dan gestart en krijgt automatisch de titel van het document. Het document wordt als bijlage aan het gesprek toegevoegd, en is te openen via het paperclipicoon boven het gesprek. Gesprekken kunnen alleen gestart worden bij openbare documenten.

29


U voegt personen toe aan het gesprek door rechtsboven het gesprek op het personen-icoon te tikken. Dit symbool is alleen zichtbaar als u gespreksleider bent. In het opengeklapte menu heeft u keuze uit uw groepen en contacten. Met de zoekfunctie kunt u eventueel personen zoeken.

Uw fractiegenoten met een NotuBox-account staan standaard weergegeven in de applicatie. Als u andere personen wilt toevoegen om gesprekken mee te voeren, dan kan dit via de website www.notubox.nl. In de paragraaf ‘Groepen en personen toevoegen’ staat beschreven hoe u dit kunt doen. Zodra u de gewenste persoon gevonden hebt klikt u op zijn/haar naam om deze toe te voegen. U kunt ook naderhand nog personen toevoegen. Let op! Personen die u heeft toegevoegd, kunt u niet meer verwijderen. In het gesprekscherm wordt vermeld welke personen zijn toegevoegd.

11.2 Een gesprek voeren Als u een bericht wilt sturen klikt u onderaan het op tekstveld. Het toetsenbord komt dan tevoorschijn. Berichten die u stuurt kunnen maximaal duizend karakters hebben, het aantal karakters telt mee rechtsonder het tekstveld. Het bericht wordt toegevoegd als u op de pijl naast het tekstveld tikt. Na verzenden komt het bericht in het gesprek te staan. Op het moment dat het bericht verzonden is verschijnt een groen vinkje naast het bericht. Als u offline werkt dan word het bericht pas verzonden als u een werkende internetverbinding heeft. Teruglezen doet u door de bestaande berichten naar beneden te slepen. Bent u een gesprek gestart vanuit een document, dan kunt u hiernaartoe navigeren door bovenaan op het paperclip symbool te tikken.

11.3 Een gesprek verlaten / sluiten Als u klaar bent met het voeren van een gesprek kunt u deze verlaten via het exit-icoon rechts boven het gespreksscherm. Het gesprek verdwijnt dan uit uw gesprekkenlijst. Als u gespreksleider bent, moet u de leiding van het gesprek overdragen aan iemand anders. De lijst met personen klapt open en u kunt de naam van de persoon selecteren waaraan u de leiding overdraagt.

Als groepsleider heeft u ook nog de optie om een gesprek te sluiten. Een gesloten gesprek blijft wel bewaard in de lijst met gesprekken maar er kunnen geen nieuwe berichten aan toegevoegd worden. 30


12. Gedeelde mappen Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn. Hiermee lijken de Gedeelde mappen qua functionaliteit sterk op het Persoonlijk Dossier. Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn. Personen waarmee u deze mappen deelt, zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde partij als u. Als u niet tot een partij behoort, deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij een bepaalde fractie is ingedeeld.

12.1 Gedeelde mappen beheren via notubox.nl Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd op de webomgeving van NotuBox. Vervolgens klikt u in het accountscherm in het menu links op de knop Gedeelde mappen.

U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map. Bestanden toevoegen aan de map via de webomgeving gaat op dezelfde manier als bij het persoonlijk dossier. Door op de bestandsnaam te klikken wordt een document geopend. Afhankelijk van de browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad. Onder het document staat weergegeven door wie het bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd. In dit geval is het bestand dus toegevoegd door Test Account op 17 maart 2014. Via de knop met het prullenbaksymbool kunnen documenten uit de map verwijderd worden. Alle fractieleden kunnen documenten verwijderen uit een gedeelde map, ook als ze de documenten zelf niet toegevoegd hebben.

12.2 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via de iPad te bekijken door alle fractieleden.

31


Zoals is te zien, wordt in de app onder de naam van de map weergegeven hoeveel documenten er in de map zitten. Als er op een map wordt geklikt wordt de inhoud van de map getoond. Door op het document te klikken opent het document zich in de PDF-reader. In tegenstelling tot de Persoonlijke Dossiers kunnen er via de iPad alleen documenten uit de Gedeelde mappen worden bekeken. Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de NotuBox applicatie is niet mogelijk.

32


13. Vergadermappen Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving worden toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app door de alle commissieleden te bekijken zijn. Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde mappen. Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en toegevoegd. De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-contactpersoon van uw organisatie. Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden op de webomgeving en in de NotuBox applicatie.

13.1 Vergadermappen raadplegen in NotuBox Op de iPad worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende afbeelding.

In dit scherm worden dezelfde Vergadermappen getoond als in de webomgeving. Onder de naam van de map staat hoeveel documenten zich in de map bevinden. Door op een map te klikken worden de documenten uit de map weergegeven. Als u op de map klikt worden onder de map de documenten weergegeven. Door op een van de documenten te klikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader. Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk.

13.2 Vergadermappen bekijken via notubox.nl Om bestanden te bekijken in de webomgeving (www.notubox.nl), moet u daar eerst inloggen. Vervolgens klikt u in het menu op de knop Vergadermappen.

33


In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieën waar u lid van bent. De gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de ‘vergaderingen’ Gemeenteraad en Commissie Economie, welke bij de organisatie Demo zz horen. Tussen haakjes staat achter elke commissienaam hoeveel mappen zich bevinden binnen de vergadermap. Door op een commissie te klikken opent zich de betreffende vergadermap.

Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie economie één map zit met de naam Testmap economie. Door op een van de mappen te klikken opent de map zich en worden de documenten die erin zitten getoond.

34


Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd. Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden. Afhankelijk van de browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad. Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen, dan gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen.

35


14. Downloads Als u een document opent in de NotuBox applicaties, dan wordt deze opgeslagen op uw iPad. Via de optie Downloads in het menu opent u een overzicht van alle documenten die gedownload zijn of worden. Door op een van de documenten in de lijst te klikken, opent het document zich rechtstreeks. De titel van het document wordt getoond samen met de datum waarop het document is gedownload. Het meest recent gedownloade document staat bovenaan de lijst.

Het overzicht toont ook welke documenten er op dat moment in de wachtrij staan om gedownload te worden en welke documenten op dat moment gedownload worden. Dit kan vooral relevant zijn als er veel documenten tegelijkertijd worden gedownload en de snelheid van de internetverbinding niet heel hoog is. Er kan dan voor worden gekozen om bepaalde downloads tijdelijk te pauzeren, zodat andere documenten eerder worden binnengehaald. Op een later moment, als de internetverbinding bijvoorbeeld beter is, kunnen de gepauzeerde downloads dan weer worden hervat. Via de optie Instellingen in het menu kunt u ook alle downloads in één keer verwijderen. Zie hiervoor het hoofdstuk ‘Instellingen’.

36


15. Schriftelijke vragen Naast agenda’s is het ook mogelijk om de schriftelijke vragen van uw organisatie in NotuBox te tonen. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat uw organisatie een overeenkomst met NotuBiz heeft voor het gebruik van de schriftelijke vragen-module.

De schriftelijke vragen zijn in NotuBox te openen via het menu. Er wordt een overzicht getoond van alle ingevoerde vragen. Met de zoekfunctie rechts bovenin kan er in de titels van de schriftelijke vragen gezocht worden. Daarnaast is het mogelijk om de schriftelijke vragen te filteren. Dit kan met de knoppen onder de tab Filter. - Beantwoord: van elke schriftelijke vraag wordt geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen. Door ‘Ja’ te selecteren worden er alleen nog vragen getoond die al beantwoord zijn. Door ‘Nee’ te selecteren worden er alleen onbeantwoorde vragen getoond. Door de optie ‘Beide’ te selecteren worden zowel beantwoorde als onbeantwoorde vragen getoond. Overigens dient een antwoord op een vraag wel ingevoerd te zijn in NotuDoc alvorens dit in de NotuBox getoond kan worden. - Fractie(s): van de schriftelijke vragen worden de indienende fracties geregistreerd. Er kan een van de partijen uit uw organisatie geselecteerd worden en vervolgens worden er Schriftelijke Vragen getoond die door deze partij (mede) ingediend zijn. - Jaar: er kan een jaartal geselecteerd worden waaruit de Schriftelijke Vragen afkomstig zijn. De afzonderlijke filters kunnen tegelijk gebruikt worden. Als er niets geselecteerd wordt bij een filter dan staat deze standaard op Alle (of Beide in het geval van Beantwoord). Dit houdt in dat er niet gefilterd wordt op deze categorie. Als een specifieke vraag geselecteerd worden door er op te tikken, opent het scherm dat hieronder staat afgebeeld.

37


In dit scherm worden de volgende gegevens van de schriftelijke vraag getoond. - Datum vraag: dit is de datum waarop de vraag is ingediend. - Datum antwoord: dit is de datum waarop het definitieve antwoord op de vraag is gegeven. Als er geen antwoord op de vraag is gegeven dan wordt dit veld niet getoond. - Fractie(s): hier worden de fracties getoond die de schriftelijke vraag hebben ingediend. Net als bij agendapunten, kunnen er bij schriftelijke vragen notities gemaakt worden. Behalve de vraag en het (tussen)antwoord kunnen er ook bijlages bij een schriftelijke vraag worden getoond. Deze worden weergegeven onder het antwoorddocument. Door op het vraag- en antwoorddocument of de bijlage te drukken opent het betreffende document in de PDF-reader.

38


16. Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de rechten toe hebben. Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen; het niveau van een gehele agenda, het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage.

16.1 Vertrouwelijke agenda’s Vertrouwelijke agenda’s zijn agenda’s van vergadercategorieën die enkel voor de leden zichtbaar mogen zijn. Denk hierbij aan agenda’s van het presidium of het college van B&W. Als een agenda vertrouwelijk is, is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben. Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien, dan is deze zichtbaar zoals in de afbeelding hieronder. U ziet hier dat het kenmerk ‘vertrouwelijk’ is meegegeven. Als een agenda vertrouwelijk is gemaakt, zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk.

39


16.2 Vertrouwelijke agendapunten Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda, maar slechts een of enkele agendapunten vertrouwelijk zijn, alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt. Het is aangemerkt als vertrouwelijk. Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft.

Deze agenda bevat een vertrouwelijk agendapunt, deze gebruiker heeft recht dit punt te zien, dus het wordt getoond. Het punt is aangemerkt als vertrouwelijk.

Deze agenda bevat een vertrouwelijk agendapunt, maar deze gebruiker heeft geen rechten dit te zien. Het agendapunt wordt dus niet getoond.

16.3 Vertrouwelijke documenten Is een agendapunt wel openbaar, maar bevat deze vertrouwelijke documenten, dan zal deze bijlage alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze vergadercategorie te zien. Gebruikers die deze rechten niet hebben, kunnen het agendapunt en de overige stukken wel gewoon inzien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage, te herkennen aan het slotje bij het PDF-icoontje.

40


17. FAQ V1. Ik heb geen NotuBox-account. Hoe kan ik een account aanvragen? A1. Voor het aanvragen van een account kunt u contact opnemen met uw griffie of Bestuursondersteuning. Zij kunnen voor u een account aanvragen bij NotuBiz. V2. Ik ben mijn inloggegevens voor NotuBox vergeten. Hoe kan ik mijn gebruikersnaam / wachtwoord opvragen? A2. U kunt via www.notubox.nl een nieuw wachtwoord aanvragen. Ga hiervoor naar de optie ‘Ik ben mijn wachtwoord vergeten’. Vul vervolgens het e-mailadres in dat bij NotuBiz bekend is. U ontvangt vervolgens een mail met daarin uw gebruikersnaam en een link waarmee u een nieuw wachtwoord kunt opgeven. Dit wachtwoord dient te bestaan uit ten minste acht tekens, waarvan minstens een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer of leesteken. V3. Ik kan niet inloggen in de NotuBox-applicatie op mijn iPad. A3. Krijgt u bij het inloggen de melding: ‘Login failed; Onjuist gebruikersnaam of wachtwoord.’? Zie dan het antwoord bij vraag 2. V4. Ik zie niet de meest recente versie van de agenda. Hoe kan ik deze zichtbaar krijgen? A4. Controleer eerst of u verbinding heeft met het internet en niet in offline modus werkt. Als dit het geval is, klik dan op de verversknop in de kalender. Let er wel op dat het tot een half uurtje na publicatie kan duren voordat een wijziging zichtbaar is in uw NotuBox. V5. De NotuBox-applicatie sluit zichzelf elke keer af wanneer ik een groot bestand open. Wat is er aan de hand? A5. U heeft waarschijnlijk veel applicaties open staan op uw iPad. U kunt uw iPad in zijn geheel afsluiten en opnieuw opstarten, of de losse applicaties die open staan stuk voor stuk sluiten. Dit doet u op de volgende manier: U klikt twee maal op de thuisknop. Vervolgens ziet u onderaan de laatst geopende apps. Eventueel kunt u naar links en rechts bladeren. Vervolgens houdt u uw vinger een seconde of drie op één van de icoontjes die zojuist onderin zijn verschenen, zodat ze gaan trillen. U kunt nu stuk voor stuk applicaties af sluiten door op het 'minnetje' te drukken.

41

Papierloos vergaderen met NotuBox Handleiding versie 24 februari 2015 Versie 3.3 van de applicatie voor ios

Recommend Documents