Conceptfase Nieuwe Werkconcept Provincie Groningen. 'Plan van Aanpak' (concept)

Conceptfase Nieuwe Werkconcept Provincie Groningen 'Plan van Aanpak' (concept)

1. Inleiding Deze notitie omschrijft het plan van aanpak voor de conceptontwikkelingsfase als onderdeel van het traject naar de implementatie van het huisvestingsconcept HVP2004 binnen de provincie Groningen. De conceptontwikkelingsfase is voorafgegaan door een oriëntatie- en definitiefase en een studie naar twee schetsontwerpen. Deze laatste is gedocumenteerd in de notitie Uitwerking en advies Schetsontwerpen HVP2004, registratienummer 050421, dd 21 april 2005. In de GS vergadering van 28 april 2005 heeft GS gekozen voor de implementatie van het Schetsontwerp Variant 2, Scenario Verbeteren. Om verwarring te vermijden wordt in deze notitie ipv schetsontwerp Variant 2, Scenario Verbeteren, gesproken over het Nieuwe Werkconcept Provincie Groningen, NWPG. Dit plan van aanpak is hierop gebaseerd. Doelstelling van deze notitie is inzicht te verschaffen vwb de conceptontwikkelingsfase in de: - doelstelling en opbrengsten - procesorganisatie: projectstructuur rol en verantwoordelijkheden verschillende projectgroepen planning, bemensing en afhankelijkheden - financiële consequenties - communicatie en informatie - beheersmechanismen - risico’s 2. Uitgangspunten NWPG In het NWPG zijn kaders voor de uitwerking van dit ontwerp benoemd. Deze kaders bestaan uit de randvoorwaarden van het activiteitgerelateerde werkconcept, de Ontwikkelagenda en de plannen van aanpak van de programma’s P8 en RIO van de provincie. Algemeen De huisvesting wordt verdeeld in 2 categorieën: werkplekken en algemene ruimten. Deze algemene ruimten worden vervolgens onderverdeeld in projectruimten, vergaderzalen, bedrijfsrestaurant en entreegebied inclusief vide. Werkplekken Uitgangspunten - De werkgebieden zijn open van opbouw en voorzien van zgn. activiteit gerelateerde werkplekken (vergader-en/of overlegwerkplekken en concentratie, semi-concentratie en/of open werkplekken). - Geen van de medewerkers krijgt een persoonsgebonden werkplek. - Functiegebonden werkplekken zijn voor medewerkers die beperkt mobiel of flexibel zijn vanwege gebondenheid aan papieren informatie, facilitaire specials (Arbo e.d.), direct noodzakelijke samenwerkingsverbanden en/of vindbaarheid. Het totale aantal beschikbare werkplekken is als volgt onderverdeeld: - 15% van de werkplekken is functiegebonden met een norm van 100% bezetting/fte - 85% van de werkplekken zijn activiteit gerelateerd en flexibele te gebruiken met een bezettingsgraad per werkdomein van 73% (73 werkplekken/100 medewerkers) - Per 50 medewerkers zijn 2 teamruimten met een omvang van max. 8 personen beschikbaar. Algemene ruimten - Vergaderruimten voor middelgrote en grote groepen worden centraal in het gebouw voorzien. - 2 Projectruimten met tenminste 20 werkplekken worden centraal in het gebouw voorzien. - Het bedrijfsrestaurant moet ingericht zijn voor lunchen, vergaderen en individueel werken zodat een betere bezetting gedurende de dag ontslaat; verder moet het toegankelijk zijn voor een mogelijke huurder. - De kruispunten op de gebouwdelenA2/E2 en A3/E3 moeten geschikt zijn voor informele overlegsituatie en als individuele werkplek. - Entree en vide moeten ingezet kunnen worden voor vergaderen en informeel ontmoeten. De entree moet een meer klantgerichte uitstraling krijgen. - Het ontwerpplan voor de multi-mediatheek in de vide moet worden ingepast in de verdere uitwerking van de vide.

050704 NWPG pva conceptfase vs9

2

Overige benodigde faciliteiten - Voor analoge (papieren) informatievoorziening wordt in de werkdomeinen 1 meter kastruimte per persoon (= normgetal) voorzien. - Telefoonvoorzieningen moeten aansluiten op iedere vorm van flexibel werken. Mobiele toestellen (draadloos) zijn daarbij vereist. - ICT voorzieningen moeten in het gehele gebouw plaatsonafhankelijk beschikbaar zijn. - De beschikbare informatie is op termijn in grote mate gedigitaliseerd en de medewerker heeft op elke werkplek toegang tot deze informatie. - Voor het werken (werkplekken) in de algemene ruimten en projectruimten zijn laptop computers beschikbaar. - In de algemene ruimten is een draadloos netwerk beschikbaar. 3. Doel conceptontwikkeling Doel van de conceptontwikkelingsfase is tweeledig. Ten eerste is het doel een goede basis te leggen voor de realisatiefase door het ontwikkelen van een integraal concept voor het Nieuwe Werkconcept Provincie Groningen (NWPG), gebaseerd op de kaders, genoemd in paragraaf 2 van dit plan van aanpak. Het tweede doel waarvoor hetzelfde resultaat een belangrijke basis moet bieden is het vergroten van inzicht en kennis van het Nieuwe Werkconcept Provincie en de nieuwe manier van werken ten einde het draagvlak substantieel te verbeteren. 4. Op te leveren producten 1. Schetsen voor de werkomgeving waarin de aard van, het aantal en de verhouding tussen de diverse type activiteitgerelateerde faciliteiten worden benoemd in de vorm van een functionele layout. De functionele lay-out ‘matcht’ de microfunctionaliteit met de gebouwplattegronden. 2. Schetsen voor de algemene gebieden waarin de aard van, het aantal en de verhouding tussen de faciliteiten benodigd voor het ontvangen, ontmoeten van gasten en het werken en lunchen door de medewerkers wordt benoemd in een functionele lay-out. 3. Schetsen voor de informatievoorziening; de wijze waarop informatie wordt geproduceerd, uitgewisseld, opgeslagen en toegankelijk gemaakt. In deze blauwdruk wordt bekeken in hoeverre het project Promis (P8) al voldoet aan de randvoorwaarden en uitgangspunten van het activiteitgerelateerde werkconcept. 4. Schetsen voor de ICT waarin de aard en omvang van infrastructuur, hardware en software voor gebruikers worden benoemd. In deze blauwdruk wordt bekeken in hoeverre het project RIO voldoet aan de randvoorwaarden en uitgangspunten van het activiteitgerelateerde werkconcept. 5. Schetsen voor de organisatie, waarin de gevolgen van het project voor individueel werken, samenwerken en leidinggeven worden benoemd, de wijze van implementatie evenals ontwerprichtlijnen voor het herontwerp van basis kantoorprocessen. In deze schetsen wordt de overlap benoemd tussen het project naar een nieuwe werk-huisvestingswijze en de ontwikkelagenda. 5. Projectstructuur, rollen en verantwoordelijkheden Voor de realisatie van de conceptfase van het huisvestingsproject NWPG is een projectorganisatie geformeerd. De organisatiestructuur, rollen en verantwoordelijkheden zijn in deze paragraaf vastgelegd. In bijlage 1 is het projectorganogram weergegeven. 5.1 Algemene organisatie en verantwoordelijkheden Het project NWPG wordt in opdracht van de provincie secretaris voorbereid, begeleid en gerealiseerd door het Kernteam (KT) onder leiding en verantwoordelijkheid van de Procesmanager (PM). 5.2 Projectdirecteur De provincie secretaris vervult in het project NWPG de functie van project directeur. Hij is eindverantwoordelijke en informeert de OR formeel over de stand van zaken. Hij is de voorzitter van de stuurgroep. 5.3 Projectcontroller De concerncontroller vervult in het project NWPG de functie van projectcontroller. Zij bewaakt het projectbudget voor wat betreft de uitgaven en inkomsten. Daarnaast adviseert zij de stuurgroep omtrent de te nemen financiële risico's. De projectcontroller maakt deel uit van de stuurgroep.


3

5.4 Procesmanager De procesmanager geeft leiding aan het project NWPG en bewaakt de algehele dagelijkse voortgang van het project. Hij stuurt en coördineert, is bewaker van planning, budget en kwaliteit. De procesmanager is de voorzitter van de Projectgroep Concept en geeft leiding aan het Kernteam. Hij is tevens stuurgroeplid. 5.5 Stuurgroep De stuurgroep geeft invulling aan de strategie/beleid van het project. Zij neemt definitieve besluiten in het project, heeft een voorbeeldfunctie, geeft goedkeuring aan de fase documenten en stuurt in de conceptfase enerzijds de conceptontwikkeling aan, anderzijds stuurt zij de trajecten aan die van belang zijn voor de besluitvorming van het vervolg. De stuurgroep bestaat uit de projectdirecteur, de procesmanager (intern), de projectleider van de externe adviseur en de concerncontroller. Afhankelijk van de te nemen besluiten wordt de stuurgroep op afroep wordt aangevuld met zg experts. De beslisdocumenten worden aangeleverd door de procesmanager van het Kernteam (KT). 5.6 Kernteam De dagelijkse leiding van het project NWPG berust bij het Kernteam (KT). Tot de taken van het KT behoren - bewaken van kwaliteit, budget en planning - het aanleveren van beslisnotities aan de stuurgroep - verzorgen van de communicatie rondom het project zowel binnen de organisatie als naar externen - verzorgen van de afstemming van alle uit te voeren activiteiten rondom het conceptontwikkelingstraject - het plannen en organiseren van alle projectgebonden activiteiten - voorbereiden van de daadwerkelijke projectrealisatie. Het Kernteam bestaat uit de procesmanager, de (interne) project adviseur, de projectleider van de externe adviseur, project assistent, het projectsecretariaat en de communicatiemedewerker(s). 5.7 Projectgroep Concept De dagelijkse aansturing van alle gebruikersgroepen aan de vraagzijde en de werkgroep/expertgroepen aan de aanbodzijde van de ontwikkeling van het inrichtingsconcept vindt plaats door de procesmanager. Vaste deelnemers van deze projectgroep zijn de 2 woordvoerders van de gebruikersgroepen, de woordvoerder van de expertgroepen, afdelingshoofden ICT, DIM, P&O en FZ en de projectleider van de externe adviseur. Afhankelijk van de te nemen besluiten wordt de projectgroep op afroep wordt aangevuld met zg experts. Tot de taken van de projectgroep concept behoren: - het afstemmen tussen de gebruikersgroepen aan de vraagzijde en werk/expertgroepen aan de aanbodzijde van het concept; - het maken van keuzen; - het zorgdragen van het accepteren van het concept door de gebruikers; - toetsen van het concept op inhoudelijkheid, samenhang en de uitgangspunten; - leidinggeven aan de uitwerking van het concept (conceptontwikkeling); - het maken van beslisnota's aan de stuurgroep; - sturen en coördineren van de betrokken werkgroepen. 5.8 Gebruikersgroepen Ten behoeve van de conceptontwikkeling worden gebruikersgroepen geformeerd. De specifieke activiteiten die binnen de organisatie zijn te herkennen staan in deze groepen centraal. Vanuit de te inventariseren activiteiten wordt een functionele plattegrond en bijbehorende gedragsafspraken ontwikkeld waarbij het activiteitgerelateerde werken centraal staat. Naast de totstandkoming van dit product, is het essentieel dat draagvlak en toenemend enthousiasme bij de gebruikers tot stand komt. Aan bod komen: het - analyseren van de activiteiten om de benodigde faciliteiten te benoemen; - definiëren van een faciliteitenpalet en de verhouding van faciliteiten per organisatorische eenheid; - analyseren van samenwerkingsverbanden tussen afdelingen; - definiëren van domeinen; - inventariseren van hardwarematige/facilitaire specials; - inventariseren van eisen en wensen van algemene ruimten; - opstellen van de functionele plattegrond per vloerdeel/verdieping;


4

- toetsen van de voorstellen van specialisten uit de werkgroepen. Er worden tien gebruikersgroepen gevormd die gezamenlijk het specifieke activiteitenpatroon van de afdelingen van de provincie inventariseren. Een gebruikersgroep is gekoppeld aan minstens twee afdelingen op basis van een frequent voorkomend samenwerkingsverband. Hierdoor zijn alle afdelingen vertegenwoordigd in de conceptontwikkelingsfase. Een gebruikersgroep bestaat uit acht tot tien medewerkers. Elke gebruikersgroep is samengesteld uit een functionele mix van medewerkers, zodat alle voorkomende activiteiten van de betreffende afdelingen kunnen worden geïnventariseerd. De te creëren functionele plattegronden zijn specifieke plattegronden die in de implementatiefase voor alle domeinen worden uitgewerkt en gerealiseerd. Een (n.t.b.) voorzitter van de gebruikersgroep is verantwoordelijk voor de organisatie van de verschillende sessies en zit de bijeenkomsten voor. De externe adviseur draagt zorg voor de inhoud en voert regie tijdens de sessies. Leden van de gebruikersgroepen nemen deel aan een excursie en vervolgens aan vier sessies in workshopvorm. Naast het bijwonen van sessies en hierin een actieve rol spelen, wordt de leden gevraagd zo veel mogelijk te overleggen met hun collega's en zich daarvoor voldoende te verdiepen in de materie. Gebruikersgroepen komen om de twee weken bij elkaar en hebben een totale doorlooptijd van acht weken. De voorzitters van de gebruikersgroepen gaan in overleg met elkaar en met de woordvoerders van de gebruikersgroepen. Deze laatste rapporteren aan de projectgroep concept. Vóór de eerste bijeenkomst is een start-up document beschikbaar waarin de verschillende te behandelen thema’s per bijeenkomst zijn uitgewerkt. 5.9 Werkgroep ontwikkeling Algemene Ruimten De ontwikkeling van de algemene ruimten geschiedt op een expertmatige basis. Hierdoor zullen deze gebieden grotendeels uitgewerkt worden door de projectleider (externe adviseur). Voor de benodigde input en het toetsen van de voorstellen van de externe adviseur zullen twee medewerkers van de afdeling FZ gevraagd worden. Start-up van de activiteiten vindt plaats in de vorm van een groepbijeenkomst waarin onder leiding van de externe adviseur de gewenste functionaliteit in dit generieke gebied zal worden benoemd. In twee tot vier brainstormsessies wordt in samenspraak met de medewerkers van FZ een principeindeling voor de algemene ruimten uitgewerkt. Resultaat is dat de externe adviseur op basis van haar expertise, de input van de afdeling FZ én van de gebruikersgroepen voorstellen doet aan de stuurgroep in de vorm van varianten op de plattegrond. 5.10 Werkgroep DIM Deze werkgroep ontwikkelt een actieplan van papier naar digitaal, waarbij gebruik wordt gemaakt van de nieuwe structuur van het digitaal archief (gebaseerd op zgn. kenniskaarten) ter waarborging van optimale toegankelijkheid. Tevens ziet de werkgroep erop toe dat de functionele eisen die in het kader van Promis (opvolger DOROS) zijn gedefinieerd en de realisatiekeuzes hierin aansluiting blijven houden met de uitgangspunten van het nieuwe huisvestingsconcept. Het afdelingshoofd DIM is de voorzitter van deze werkgroep. Omwille van tijdige oplevering van Promis en de reikwijdte van het RIO programma is het belangrijk daarbij vast te houden aan de functionele uitgangspunten zoals deze binnen dat project zijn vastgelegd. Eventuele aanvullende functionele eisen zullen door de werkgroep DIM op nut / noodzaak worden getoetst en mogelijk leiden tot wijzigingsvoorstellen. Deze zullen op hun beurt in het vervolg op RIO (periode vanaf 2007 e.v.) worden gerealiseerd. Het digitaal archief (Records Management), dat tegemoet komt aan een papierarme werkomgeving zal daarin meegenomen worden. Op basis van aanvullend te treffen voorziening bovenop hetgeen nu met Promis wordt gerealiseerd, wordt door de werkgroep een planning daarvoor en een financiële onderbouwing geleverd. De blauwdruk DIM wordt door de DIM-specialisten van de provincie zelf gemaakt. De externe adviseur maakt een start-up notitie met daarin een stappenplan voor de aanpak van papier naar digitaal, met daarin onderwerpen als opschonen werkvoorraad, creëren van gezamenlijke digitale archieven, creëren van fysieke archieven (afdelings/domein), technische oplossing implementatie scannen en archiveren binnenkomende post, scannen bestaande archieven, implementatie/uitrol en verankering Promis e.d. De groep heeft één primaire focus, het project Promis. Het project Promis creëert een basis voor digitaal werken en realiseert functionaliteit voor subsidieverlening en vergunningen. Digitaal werken in een volledig papierloze omgeving wordt niet gerealiseerd (zie vervolg op RIO)!


5

De voorzitter van de werkgroep maakt een plan van aanpak en benoemt hierin toetsingsmomenten waarop met de externe adviseur de verschillende thema’s worden besproken.


6

5.11 Werkgroep ICT Deze werkgroep ontwikkelt mogelijkheden voor ICT-infrastructuur, ICT-hulpmiddelen voor gebruikers en ICT-randapparatuur op basis van de ambities vastgelegd in het projectplan RIO. Het afdelingshoofd ICT s de voorzitter van deze werkgroep. In eerste instantie ontwikkelt deze groep een ICT-concept dat het voor de gehele organisatie mogelijk maakt plaatsonafhankelijk te werken binnen het provinciehuis. Dit generieke concept wordt vervolgens gespecificeerd naar aanleiding van speciale wensen en eisen van een organisatorische eenheid. De blauwdruk ICT wordt door de ICT-specialisten van de provincie zelf opgesteld. V+C maakt een start-up notitie waarin uitgangspunten worden verwoord vanuit het plaatsonafhankelijk werken met betrekking tot de infrastructuur, middelen (desktops, laptops, PDA’s ed), telefonie en randapparatuur.. In de maanden september en oktober worden de onderwerpen achtereenvolgens uitgewerkt en vertaald naar een realistische planning. De voorzitter van de werkgroep maakt een plan van aanpak en benoemt hierin toetsingsmomenten waarop met de externe adviseur de verschillende thema’s worden besproken. De blauwdruk wordt door de stuurgroep getoetst aan de uitgangspunten van het Nieuwe Huisvestingsconcept NWPG, de planning en organisatie van de realisatie ervan en de samenhang met de overige schetsen. 5.12 Werkgroep Ontwikkelagenda De werkgroep ontwikkelagenda benoemt in een aantal brainstormsessies hoe het Nieuwe Werkconcept (NWPG) een hefboomfunctie kan vervullen voor de ontwikkelagenda en kan aansluiten op de streefbeelden hiervan. Overlappende onderwerpen in beide projecten zoals klantgerichtheid, doelgerichtheid, samenwerking, kennisdelen, ontwikkeling medewerker en efficiency worden opgezocht en de speerpunten voor het NWPG worden op basis van deze overlap bepaald. De externe adviseur bereidt de brainstormsessies voor en begeleidt de sessies. Het afdelingshoofd P&O is de voorzitter van deze werkgroep. 5.13 Werkgroep FZ In de werkgroep FZ onderzoeken medewerkers van de afdeling FZ onder begeleiding van de externe adviseur welke perspectieven het project biedt om de dienstverlening te optimaliseren. Het aanpassen van algemene ruimten in samenspraak met tendensen als digitalisering en virtualisering vraagt een omslag in denken over de facilitaire dienstverlening. Deze omslag kan gepaard gaan met een vitaliseringsslag in de dienstverlening naar de (interne) klant. In de conceptontwikkelingsfase wordt in een tweetal workshops een begin gemaakt met het denken over de optimalisatie van dienstverlening. Te behandelen onderwerpen zijn oa klantgerichtheid, doelgerichtheid en efficiency. In de implementatiefase wordt dit verder uitgewerkt en wordt een actieplan opgesteld door de werkgroep. De externe adviseur bereidt de brainstormsessies voor en begeleidt de sessies. Het afdelingshoofd FZ is de voorzitter van deze werkgroep. 5.14 Expertgroepen Er worden drie expertgroepen samengesteld. Deze groepen, op de gebieden secretariaat/managementassistent, technici en middenmanagement verdienen extra aandacht omdat de verwachting is dat zij een aparte positie in het project vervullen. Voor de secretariaten geldt dat ze een spilfunctie in de organisatie vervullen, vindbaarheid is hierbij essentieel. Voor de technici geldt een mogelijke uitzonderingspositie in hardware en software. Voor het middenmanagement geldt dat ze een centrale functie vervullen in het implementeren en handhaven van het Nieuwe Werkconcept. De expertgroepen worden begeleid door de externe adviseur en doorlopen een zelfde traject als de gebruikers. De expertgroepen rapporteren via de externe adviseur en een eigen woordvoerder direct aan de projectgroep concept. 5.15 Verhuur, Europese aanbesteding, tijdelijke huisvesting, voorbereiding bouwrealisatie, fitness en parkeren en ABP Werkgroep Verhuur In de werkgroep verhuur worden de onderhandelingen met de mogelijke huurder (RijksGebouwenDienst / Openbaar Ministerie) gevoerd. De persoon/personen in deze werkgroep worden ondersteund door het kernteam en rapporteren rechtstreeks aan de procesmanager. De externe adviseur maakt geen deel uit van deze werkgroep.


7

Werkgroep Europese Aanbesteding In deze werkgroep wordt bekeken welke trajecten (uitvoering en begeleiding van het proces) europees moeten worden aanbesteed. Het resultaat zal dusdanig zijn dat, indien directie, GS en PS in november en december 2005 besluiten daadwerkelijk te implementeren, selectie van partijen meteen kan starten. De externe adviseur is sparringpartner (op basis van haar praktijkervaring) van deze werkgroep. Werkgroep Tijdelijke Huisvesting De werkgroep tijdelijke huisvesting bestaat uit minimaal één persoon. Deze persoon is verantwoordelijk voor het uitwerken van mogelijke scenario’s voor tijdelijke huisvesting, opstellen van schuifschema’s, het inrichten van de tijdelijke huisvesting en het daadwerkelijk uitvoeren van de verhuisbeweging(en). De externe adviseur heeft geen rol in deze werkgroep. Zij toetsen in het kernteam enkel de voorstellen op realiteit en haalbaarheid. Planning van tijdelijke huisvesting kan namelijk grote invloed hebben op de doorlooptijd van het totale project. Werkgroep Voorbereiding bouwrealisatie Daar in Juni 2005 door de provincie Groningen besloten is om tot eind conceptontwikkeling geen formele relaties aan te gaan met huur-, bouw- en bouwmanagement partijen, neemt de externe adviseur de voorbereiding van bouwrealisatie in deze periode op zich. Deze vorm van gebouwadvisering is erop gericht het gebouw geschikt te maken voor schil 3: het formuleren van gebouweisen en aandragen van oplossingsrichtingen in het kader van de te realiseren activiteitgerelateerde werkomgeving (werkplekken) en algemene ruimten. Consequenties van beslissingen betreffende het gebouw voor de uiteindelijke werkomgeving en de manier van werken worden inzichtelijk gemaakt. Er wordt geadviseerd over uitgangspunten inzake routing en lay-out, de uitgangspunten inzake klimaat- en technische installaties, akoestiek en data infrastructuur. Voor het advies inzake klimaat- en technische installaties, akoestiek en data infrastructuur etc. zullen hiervoor door de externe adviseur externe deskundigen, onder haar verantwoordelijkheid worden ingeschakeld. De werkzaamheden zijn erop gericht om afstemming te laten plaatsvinden tussen de functionele plattegronden en de hiervoor te realiseren techniek. Eisen worden vastgelegd in een functioneel programma van eisen voor de gebouw- gebonden inrichtingsaspecten. Het betreft hier die aspecten die naar boven komen gekoppeld aan het totstandkomen van de functionele plattegrond. Werkgroep Fitness en Parkeerfaciliteiten Deze werkgroep is verantwoordelijk voor het uitwerken van mogelijke scenario's voor het parkeren van voertuigen van zowel de provincie Groningen als de mogelijke huurder onder respectievelijk in de directe omgeving van het complex STJ4. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het realiseren van een nieuwe fitnessfaciliteit op beperkte afstand van de huidige locatie. De werkzaamheden zijn gericht om afstemming te laten plaatsvinden enerzijds tussen de provincie Groningen en anderzijds tussen de huurder respectievelijk het bestaande fitnessbedrijf. De werkgroep bestaat uit minimaal minimaal één persoon. Werkgroep ABP Deze werkgroep zal onderhandelingen voeren met het ABP over het huidige (ongunstige) leasecontract van het gebouw. Voorstel is om het bedrag nodig voor dit project ook te lenen bij het ABP onder de voorwaarde dat de nu nog uitstaande lening tezamen met de nieuwe lening wordt afgesloten voor een marktconforme prijs ten aanzien van rente en aflossing. 5.16 Ondernemingsraad (OR) De OR heeft adviesrecht vwb het Project NWPG. De projectdirecteur informeert de OR formeel over de stand van zaken omtrent dit project. Teneinde de OR optimaal te betrekken bij dit project nemen OR-leden als toehoorder in tenminste 4 van de 12 gebruikersgroepen deel. Daarnaast worden de voorstellen die aan de stuurgroep door de procesmanager ter goedkeuring worden voorgelegd, vooraf aan de OR ter kennisneming aangeboden. Tot slot beoordeelt de OR de eindresultaten van de conceptfase en geeft hierover haar advies op uiterlijk 25 november 2005 aan de projectdirecteur.


8

6. Planning No activiteit 1 1. goedgekeurd plan van aanpak conceptfase inclusief benodigde financiering 2. invulling interne en externe bemensing projectorganisatie 2 1. samenstellen gebruikersgroepen 2. inplannen sessies en uitnodigen deelnemers 3. type en datum excursies bepalen

3

4

5 6 7 8

9

1. samenstellen expertgroepen 2. inplannen sessies en uitnodigen deelnemers 3. type en datum excursies bepalen

1. samenstellen werkgroepen ICT, DIM, FZ, Ontwikkelagenda, Algemene Ruimten 2. inplannen sessies en uitnodigen deelnemers 3. werkgroepsessies Huurcontract Europese aanbesteding Tijdelijke Huisvesting Stuurgroepbijeenkomsten 1. Functionele kaders 2. Besluitvorming resultaten conceptfase Besluitvorming resultaten conceptfase en doorstart plan/realisatiefase - MT - GS - MT - OR - PS commissie FB - Definitief besluit GS - PS

deelnemers KT + Externe Adviseur

tijd-periode 6 juli MT / 13 juli GS

Procesmanager / KT

juli/aug 2005

medewerkers 12 afdelingen; juli 2005 per gebruikersgroep 10-12 juli 2005 medewerkers Sept. t/m nov. 2005 1. Sessie 1: week 36 2. Sessie 2: week 38 3. Sessie 3: week 40 4. Sessie 4: week 42 5. Sessie 5: week 44 secretaresses, technici en juli 2005 middenmanagement juli 2005

medewerkers betrokken afdelingen aangevuld met experts en externe adviseur

Sept. t/m nov. 2005 1. Sessie 1: week 37 2. Sessie 2: week 39 3. Sessie 3: week 41 4. Sessie 4: week 43 september

september september - oktober KT / FZ / ABJ juli - december KT / Externe Adviseur / FZ juli - december en ABJ KT / PL tijdelijke huisvesting juli - december stuurgroep september november


2 november 8 november 9 november 25 november 28 november 29 november 21 december

9

7. Aanpak, invulling en tijdbesteding 7.1 Overlegbijeenkomsten gebruikers-expert-werkgroepen

Overlegbijeenkomsten

Aanpak en invulling

Gebruikersgroepen

1. 10 gebruikersgroepen 2. 5 sessies per groep 3. Sessie 1 = excursie 4. Sessie 4 = toets ICT/DIM

Expertgroepen

Werkgroepen

Tijdsbesteding per gebruiker •Excursie: 2 dagdelen •Sessies: 5 dagdelen •Afstemming: 2 dagdelen Totaal: 9 dagdelen Ca. 100 gebruikers zijn betrokken •Excursie: 2 dagdelen

1. 3 expertgroepen 2. 3 sessies per groep 3. sessie 1 = excursie

1. 5 werkgroepen (ICT, DIM, Veranderagenda, FZ en Algemene Ruimten) 2. 3 sessies per groep

•Sessies: 4 dagdelen •Afstemming: 2 dagdelen Totaal: 8 dagdelen Ca. 25 gebruikers zijn betrokken •Sessies: 4 dagdelen •Afstemming: 6 dagdelen Totaal: 10 dagdelen Ca. 20 gebruikers zijn betrokken

7.2 Totaal overzicht inzet(bemensing) eigen organisatie

functie

inzet (fte)

periode

projectdirecteur OR procesmanager projectleider realisatie

0.1 0.1 0.4 0.2 (concept) oplopend tot 1.0 (realisatie) 1.0 1.0 1.2

projectduur projectduur projectduur projectduur

inzet (fte) conceptfase 0.1 0.1 0.4 0.2

projectduur projectduur conceptfase

1.0 1.0 1.2

0.8 0.4 0.8 0.0 (in combinatie met RIO) 0.0(in combinatie met P8) 1.0

projectduur conceptfase projectduur projectduur

1.0 0.6 1.0 ntb

projectduur

ntb

projectduur

0.1

0.0

projectduur

ntb

0.2 0.2 1.0 0.05 nvt

projectduur projectduur projectduur projectduur projectduur

0.1 0.1 0.4 0.05 nvt

senior project adviseur projectassistent woordvoerder medewerkers (gebruikersgroepen) secretariaat woordvoerder expertgroepen communicatiemedewerker PL werkgroep ICT PL werkgroep DIM PL werkgroep FZ /Algemene Ruimten L werkgroep Veranderagenda (P&O) Bouwkundige FZ Technisch beheerder FZ PL Tijdelijke huisvesting Project Controller Overige stuurgroepleden


10

Medewerkers in gebruikersen expertgroepen tijdens conceptfase (1) leden werkgroep ICT (1) leden werkgroep DIM (1) leden werkgroep FZ (1) leden werkgroep Ontwikkelagenda (1) leden werkgroep tijdelijke huisvesting leden werkgroep verhuur leden werkgroep Europese aanbieding

0.05/gebruiker in totaal 1.5

conceptfase

1.5

0.05 0.05 0.05 0.1

conceptfase conceptfase conceptfase projectduur

0.05 0.05 0.05 0.05

0.2

projectduur

0.05

0.1 0.2

conceptfase projectduur

0.1 0.2

(1) zie voor specificatie paragraaf 5.1 van deze notitie. 8. Financieel plan In de investeringskosten van het project zijn niet begrepen de inzet (uren) die door de eigen organisatie moeten worden geleverd tijdens de conceptfase. Deze kosten kunnen dus niet ten laste van het project worden geboekt. In de investeringskosten van het project zijn niet begrepen de uitgaven die onafhankelijk van het project NWPG door de organisatie gemaakt worden. In de investeringskosten van het project zijn wel begrepen de honoraria voor de technische adviseurs (adviseurs technische installaties, beveiliging, keukeninrichting ed), binnenhuisarchitect, architect en projectmanagementbouw, projectleider tijdelijke huisvesting en project-procesadvisering. Om overzicht te houden hoeveel eigen inzet voor de projectrealisatie wordt gebruikt, wordt geadviseerd de uren hiervan op een intern NWPG-projectnummer te boeken. De kosten van de conceptfase moeten ten laste worden gebracht van het investeringsbudget project NWPG. Activiteit Excursies gebruikersgroepen, expertgroepen ed aan voorbeeldprojecten Projectbegeleiding conceptplan Projectbegeleiding voorbereiding bouwrealisatie Projectkosten Technische Adviezen Voorlopig Ontwerp Projectleiding Tijdelijke Huisvesting Externe deskundigheid ICT Voorbereiding Europese Aanbesteding Communicatie Onvoorzien Totaal

Kosten (bedragen in € x1000) 25 280 50 100 20 10 10 25 15 535

Daarnaast moet rekening gehouden worden met een claim van het OM indien het Project NWPG na /tijdens conceptfase wordt beëindigd. Hiervoor is €75.000 opgenomen (50% van het bedrag dat door het OM is aangegeven). 9. Communicatie en informatie Het plan van aanpak is er op gebaseerd medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij de conceptontwikkeling. Door betrokken medewerkers aan te sporen te communiceren met hun collega’s en achterban, wordt een netwerk verkregen waarmee kennis over het Nieuwe huisvestingsconcept NWPG wordt verspreid door de organisatie. Dit netwerk wordt door de organisatie gevoed door woordvoerders aan te stellen voor de gebruikersgroepen (2 personen) en voor de expertgroepen (1 persoon). Deze personen nemen namens de gebruikers deel aan de projectgroep concept, zodat hun belangen in de hele projectstructuur vertegenwoordigd zijn.


11

Het resultaat van deze belangenbehartiging kunnen de drie woordvoerders vervolgens gericht terugkoppelen aan de gebruikersen expertgroepen én zeker ook aan de gebruikers middels communicatiesessies en nieuwsbrieven. Naast deze gerichte vorm van het aanbieden van communicatie is voortdurende organisatiebrede communicatie door de programmaleiding (kernteam) en stuurgroep van groot belang. De basis hiervoor wordt gelegd in de vorm van een communicatieplan en een communicatiekalender. Hierbij krijgt regelmatige terugkoppeling over de voortgang van het proces aan GS, MT en in het bijzonder de medewerkers een nadrukkelijke plaats. 10. Beheersingsmechanismen Toleranties Tijdens de uitvoering van de conceptfase controleert de procesmanager regelmatig de voortgang. Indien de afwijking groter is dan de tolerantie wordt daarover gerapporteerd aan de opdrachtgever, de voorzitter van de stuurgroep. De tolerantie: - Doorlooptijd afwijking groter dan 2 weken - Draagvlak medewerkers vertoont onvoldoende stijging om gewenste doelstelling te behalen - Kosten uitgaven en benodigde investeringen aanmerkelijk hoger (10%) dan begroot, - Opbrengsten aanmerkelijk lager (10%) dan begroot Voortgangsrapportages Maandelijks aan de stuurgroep, MT, GS en OR. In deze rapportages wordt door de procesmanager de voortgang van het project gemeld. Het gaat hierbij niet alleen over afwijkingen van de geplande investeringen, tijd en activiteiten.

Tijd- en kostenrapportages Alle uitgaven dienen door de projectleiding/procesmanager vooraf te worden goedgekeurd Door Afdeling F&C wordt een maandelijkse projectrapportage verzorgd. In het NFAS wordt een projectadministratie van dit project gevoerd. Uitzonderingsprocedure Tijdens de conceptfase van het project is het mogelijk dat de voortgang van het project en/of de uitgaven hoger zijn dan gebudgetteerd. Rapportage door de projectleider aan de voorzitter van de stuurgroep vindt dan onmiddellijk plaats. Hierin wordt aangegeven wat de oorzaken en de mogelijke gevolgen zijn. Tevens wordt een voorstel gedaan en wat hiervan de gevolgen weer zijn. Indien nodig wordt door de voorzitter van de Stuurgroep de voltallige stuurgroep bijeen geroepen.


12

11. Risico-inventarisatie HVP Risico Beperkte capaciteit intern personeel tbv uitwerking HVP.

Niet halen tijdsplanning

Onvoldoende draagvlak voor het plan

Maatregel Actiehouder Alle betrokkenen goed doordringen van de tijdsklem Projectleiding waarin het project zich bevindt. Alle betrokkenen overtuigen van de consequenties van het niet tijdig realiseren van het HVP. Betrokkenen aanspreken op hun verantwoordelijkheid (integraal management). Ontbrekende interne capaciteit opvangen door verhoogde externe capaciteit. Is in principe niet mogelijk in verband met Projectleiding ingangsdatum huurcontract en besluitvormingstraject inclusief beschikbaarstellen investeringskrediet MT/GS/PS. Verhoging van de inzet is de enige manier om een achterstand t.o.v. de planning in te lopen Communicatie en informatie naar medewerkers MT vergroten projectdirecteur Met OR overleggen en gezamenlijk actieplan maken Projectleiding om draagvlak te vergroten

Niet tijdig realiseren digitalisering Eisen Project NWPG worden onvoldoende door RIO project hierop aanpassen; strikte sturing op RIO project gecoverd planning en organisatie deelproject Eisen Project NWPG worden onvoldoende door Extern inhuren arbeidskrachten voor schonen en implementatie Promis en digitalisering van de herstructureren. benoemde werkprocessen gecoverd Promis aanpassen voor NWPG en aangewezen te digitaliseren werkprocessen opnieuw overwegen Aanwezig zijn van meer dan 700 medewerkers Goede inventarisatie en registratie van personeel en (600 fte) bezetting Aantal functiegebonden werkplekken > 15% Analyse van specials en strikte sturing op toekenning specials Projectvertraging tgv Europese Nagaan in hoeverre Europese aanbesteding wettelijk aanbestedingsprocedures verplicht is; betrokken deelprojecten in kaart brengen vwb activiteiten, procedures en doorlooptijden projecten/opdrachten als deelopdrachten onderhands beschouwen. Financiële haalbaarheid a. Investeringskosten hoger dan geraamd - onvoldoende onvoorzien/veiligheidsmarge Strakke budgetbewaking. projectcontroller aanstellen. - prijspeil 2005 (tekort bij uitstel hvp) Budget is taakstellend. Risico zit in de veiligheidsmarge - realiteit kengetallen Veldhoen Nader onderzoek door specialisten naar toepasbaarheid kengetallen binnen de Provincie + afstemming met FZ. Risico zit in de veiligheidsmarge - voorbereidingskosten zonder go-besluit - krediet voor voorfinanciering aanvragen - bij definitief no-go-besluit PS om krediet vragen tbv gemaakte voorbereidingskosten. b. Opbrengsten lager dan geraamd - minder afname vloeroppervlakte - investeren alvorens contract is aangegaan Mag niet! - Huuropzegging na 10 jaar. De Financieel perspectief in beeld brengen investeringslasten lopen deels door: jaar 1015 € 560.000 per jaar en jaar 15-40 € 322.000 per jaar. - besparingen worden niet gerealiseerd Taakstellingen / opdrachten invoeren c. Financiële effecten na 10 jaar, budget dat dan Groot onderhoudsplan actualiseren en indien nodig weer nodig is voor bijv. groot onderhoud. extra krediet aanvragen. Lange termijn-effect in beeld brengen

Projectleiding hoofd ICT Projectleiding Hoofd ICT Projectleiding Hoofd DIM

PO/FZ Projectleiding Projectleiding

Projectleiding Projectleiding Projectleiding FZ Projectleiding

Projectleiding Projectleiding Projectleiding F&C

Provincie-secretaris Projectleiding Concerncontroller Projectleiding Hoofd FZ

d. Rente en afschrijving


13

- verdelingspercenages pakken anders uit

Cijfers bezien als concreet alles is ingevuld, overigens Projectleiding is het budget taakstellend. Budget is taakstellend Projectleiding

- rentepercentage is te laag e. Claims derden - OM: claim bij afblazen HVP i.v.m. Risico zit in de veiligheidsmarge voorbereidingskosten OM (schatting € 200.000). - Construction fitness: claim tbv gedwongen Risico zit in de veiligheidsmarge verhuizing (schatting € 200.000).


Projectleiding

Projectleiding

14

Bijlage Organogram project NWPG

OR

Projectdirecte

Stuurgroep Voorzitter Procesmanager Concerncontroller Projectleider V+C Experts op afroep

Kernteam Voorzitter (JJ) Projectadviseur (HvdH) Communicatie (SD) Projectassistent (RR) Secretariaat GH) V+ Werkgroep tijdelijke huisvestin

Werkgroep aanbesteding

Werkgroep

Voorbereiding bouwrealis Voorzitter (V+C)

Projectgroep

Woordvoerde expertgroep

Expertgroe secretariaat/man.as

Werkgroep

Expertgroe middenmanageme

Werkgroep

Expertgroe techni

Werkgroep

Werkgroe veranderagen Werkgroep algemene

Woordvoerd medewerke

Gebruikersgro Gebruikersgro Gebruikersgro Gebruikersgro Gebruikersgro Gebruikersgro

Woordvoerd medewerke

Gebruikersgro Gebruikersgro Gebruikersgro Gebruikersgro Gebruikersgro Gebruikersgro

Aanbodzijde

Vraagzijde

In bovenstaand organogram is de werkgroep ABP nog niet verwerkt.


15

Conceptfase Nieuwe Werkconcept Provincie Groningen. 'Plan van Aanpak' (concept)

Recommend Documents